JP2010114555A - 画像形成装置 - Google Patents

Abstract

【課題】保管期限が設定されている管理対象文書であっても、期限切れによる管理対象からの唐突な除外を可及的に回避する。
【解決手段】文書抽出部７７は、アクセスユーザが正当ユーザである旨の承認がユーザ認証部７５においてなされたとき、当該承認ユーザに係る識別情報と、前記管理者情報と、を照合することで、当該承認ユーザに係る管理対象文書を、文書蓄積部７３から抽出した後、当該抽出された管理対象文書に係る保管期限情報と、当該抽出時における日時情報と、に基づいて、各自の保管期限に至るまでの残期間が所定値以内である文書を、前記抽出された管理対象文書のなかから抽出する。これを受けて、表示制御部７９は、文書抽出部７７で抽出された文書を、各自の保管期限に至るまでの残期間が所定値以内である旨と併せてタッチパネル部５３の表示画面上に表示させる制御を行う。
【選択図】 図３

Description

本発明は、文書管理機能を有する画像形成装置に係り、特に、保管期限が設定されている管理対象文書であっても、期限切れによる管理対象からの唐突な除外を可及的に回避可能な画像形成装置に関する。

従来、コピー、ファクシミリ、スキャナ、並びにプリンタ等の諸機能を併せ持つ、いわゆるＭＦＰ（Multi Function Peripheral）とも呼ばれる画像形成装置が提供されている。かかるＭＦＰでは、文書管理機能を有するものが知られており、ファクシミリ受信画像、又はスキャナを介して読み取った画像に係る文書を、例えば文書ボックスと呼ばれる所定の場所に蓄積管理しておく。ユーザは、操作パネル又はネットワークを介して、所要の文書ボックスに蓄積管理されている文書にアクセスし、その内容を閲覧したり、同内容を記録紙上に画像形成出力させることができる。

こうした文書管理機能を有する画像形成装置の一例として、本願出願人は、印刷部と、スキャナ部と、ファクシミリ通信部とを有する画像形成装置であって、文書画像データを蓄積する文書画像データベースと、バー著作権処理部およびバーコード処理部を有する文書画像管理部とを備え、著作権処理部は、画像形成装置に入力された文書画像データに著作権情報が付加されているか否かを判別する機能を有し、著作権情報が付加された文書画像データの場合、前記バーコード処理部において該文書画像データにバーコードデータを付加することで、バーコードによって著作権情報が付加された文書画像を容易に識別可能とする技術を提案している（例えば特許文献１参照）。

特許文献１に記載の技術によれば、著作権情報が付加された文書画像を管理することができ、かつ、著作権情報が付加された文書画像を容易に認識できる画像形成装置を提供することができる。

ところで、仮に、文書管理機能を有する画像形成装置において、保管期限が設定されている管理対象文書に関し、期限切れによる管理対象からの唐突な除外を可及的に回避することができれば、ユーザの利便性向上に貢献するであろうことは想像に難くない。しかるに、こうした試みは一切されてこなかったのが現状である。
特開２００５−４７１４２号公報

解決しようとする問題点は、従来の文書管理技術では、保管期限が設定されている管理対象文書に関し、期限切れによる管理対象からの唐突な除外を可及的に回避することはできていなかった点である。

本発明は、保管期限が設定されている管理対象文書であっても、期限切れによる管理対象からの唐突な除外を可及的に回避可能な画像形成装置を提供することを目的として、複数の文書が蓄積されるとともに、当該複数の各文書に関連付けて、各文書に係る管理者情報並びに保管期限情報が蓄積される文書蓄積部と、前記複数の文書に係る各種情報を表示画面上に表示するための表示部と、当該画像形成装置の元にアクセスしてきたユーザに係る識別情報と、予め登録されている正規ユーザに係る識別情報と、に基づいて、当該アクセスユーザの正当性に係る認証を行うユーザ認証部と、前記アクセスユーザが正当ユーザである旨の承認が前記ユーザ認証部においてなされたとき、当該承認ユーザに係る識別情報と、前記管理者情報と、を照合することで、当該承認ユーザに係る管理対象文書を、前記文書蓄積部から抽出した後、当該抽出された管理対象文書に係る保管期限情報と、当該抽出時における日時情報と、に基づいて、各自の保管期限に至るまでの残期間が所定値以内である文書を、前記抽出された管理対象文書のなかから抽出する文書抽出部と、前記文書抽出部で抽出された文書を、各自の保管期限に至るまでの残期間が所定値以内である旨と併せて表示部の表示画面上に表示させる制御を行う表示制御部と、を備えて構成されることを最も主要な特徴とする。

本発明に係る画像形成装置では、文書抽出部は、アクセスユーザが正当ユーザである旨の承認が前記ユーザ認証部においてなされたとき、当該承認ユーザに係る識別情報と、前記管理者情報と、を照合することで、当該承認ユーザに係る管理対象文書を、前記文書蓄積部から抽出した後、当該抽出された管理対象文書に係る保管期限情報と、当該抽出時における日時情報と、に基づいて、各自の保管期限に至るまでの残期間が所定値以内である文書を、前記抽出された管理対象文書のなかから抽出する。これを受けて、表示制御部は、前記文書抽出部で抽出された文書を、各自の保管期限に至るまでの残期間が所定値以内である旨と併せて表示部の表示画面上に表示させる制御を行う。従って、保管期限が設定されている管理対象文書であっても、期限切れによる管理対象からの唐突な除外を可及的に回避可能な、ユーザの利便性向上に資する画像形成装置を得ることができる。

保管期限が設定されている管理対象文書であっても、期限切れによる管理対象からの唐突な除外を可及的に回避可能な、ユーザの利便性向上に資する画像形成装置を得るといった目的を、前記アクセスユーザが正当ユーザである旨の承認が前記ユーザ認証部においてなされたとき、当該承認ユーザに係る識別情報と、前記管理者情報と、を照合することで、当該承認ユーザに係る管理対象文書を、前記文書蓄積部から抽出した後、当該抽出された管理対象文書に係る保管期限情報と、当該抽出時における日時情報と、に基づいて、各自の保管期限に至るまでの残期間が所定値以内である文書を、前記抽出された管理対象文書のなかから抽出する文書抽出部と、前記文書抽出部で抽出された文書を、各自の保管期限に至るまでの残期間が所定値以内である旨と併せて表示部の表示画面上に表示させる制御を行う表示制御部と、の主要部の組合せに係る構成により具現化した。

以下、本発明に係る画像形成装置について、図面を参照しつつ詳細に説明する。なお、以下において、本発明に係る画像形成装置として、文書管理機能を有するデジタルカラー複写機を例示して説明する。

［デジタルカラー複写機周辺の概略構成］
図１は、デジタルカラー複写機周辺の概略構成図、図２は、本機に搭載された操作パネル部の外観図である。

本デジタルカラー複写機は、印刷出力、スキャナ、ファックス送信、メール送信、及びデータ送信を含む各種機能を利用可能であり、マイクロコンピュータ及び専用のハードウェア回路等から構成される主制御部１１によって制御される。この主制御部１１に接続され諸機能を担う入出力機器として、本機は、スキャナ部２１、画像処理部３１、エンジン部４１、操作パネル部５１、ファクシミリ通信部６１、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）６３、並びにネットワークＩ／Ｆ（インタフェース）部６５を備える。

主制御部１１は、スキャナ機能を実現するための動作制御を行うスキャナコントローラ１３と、ファクシミリ機能を実現するための動作制御を行うファクシミリコントローラ１５、プリンタ機能を実現するための動作制御を行うプリンタコントローラ１７、並びに、コピー機能を実現するための動作制御を行うコピーコントローラ１９を内蔵し、本機全体の動作を統括制御する。

スキャナ部２１は、図示しないスキャナを構成する画像照射ランプ２３及びＣＣＤ（電荷結合素子：Charge Coupled Device）センサー２５を含む。スキャナ部２１は、画像照射ランプ２３により原稿を照射し、その反射光をＣＣＤセンサー２５で受光することにより、原稿から画像を読み取り、読み取った画像に対応する画像データを画像処理部３１へ出力する。

画像処理部３１は、補正部３３、画像加工部３５及び画像メモリ３７を含む。画像処理部３１は、スキャナ部２１で読み取られた画像データを必要に応じて補正部３３及び画像加工部３５により処理し、処理された画像データを画像メモリ３７に記憶したり、エンジン部４１、ファクシミリ通信部６１等へ出力する。補正部３３は、スキャナ部２１で読み取られた画像データに対してレベル補正、Ｙ補正等の所定の補正処理を行う。画像加工部３５は、画像データの圧縮又は伸張処理、及び拡大又は縮小処理等の種々の加工処理を行う。

エンジン部４１は、図示しない給紙カセットや給紙ローラ等から構成される用紙搬送部４３、図示しない感光体ドラム、露光装置、現像装置等から構成される画像形成部４５、図示しない転写ローラ等から構成される転写部４７、及び図示しない定着ローラ等から構成される定着部４９を含む。エンジン部４１は、スキャナ部２１で読み取られた画像データ、ネットワークＩ／Ｆ部６５を介してＬＡＮ（Local Area Network）によりクライアントＰＣ（パーソナルコンピュータ）等から送信された画像データ、ファクシミリ通信部６１を用いて外部のファクシミリ装置等から受信したファクスデータ等の画像データを用いて画像を用紙に印刷する。具体的には、用紙搬送部４３は用紙を画像形成部４５へ搬送し、画像形成部４５は上記の画像データに対応するトナー像を形成し、転写部４７はトナー像を用紙に転写し、定着部４９はトナー像を用紙に定着させて画像を形成する。

操作パネル部５１は、図２に示すように、タッチパネル部５３及び操作キー部５５を含む。操作パネル部５１は、ユーザがスキャナ機能、ファクシミリ機能、プリンタ機能、コピー機能等に関する操作を行うために使用され、ユーザによる操作指令等を主制御部１１に与える。

タッチパネル部５３（本発明の「表示部」に相当する。）は、タッチパネルとカラーＬＣＤ（Liquid Crystal Display）とを組み合わせたタッチパネルユニット等から構成され、種々の操作画面、例えば、コピー機能実行時には、原稿サイズ、コピーサイズ、複写部数等に関する情報を表示するとともに、ユーザが該当部分をタッチすることにより種々の操作指令を入力するための操作ボタン類を表示する。また、タッチパネル部５３は、後述する通り、文書ボックスに収容されている文書ファイルに係る画像を、順次スライドショー表示する際に用いられる。

操作キー部（本発明の「操作情報取得部」の一部に相当する。）５５は、ユーザの操作入力を受付けるための複数の操作キーを備えており、例えば、コピー機能、プリンタ機能、スキャナ機能、ファクシミリ機能など諸機能のなかから、所要機能のキー入力操作をユーザが選択的に実行する際に、又は、ユーザが複写部数やコピー実行指令などを操作入力する際に用いられる。また、操作キー部５３は、保管期限の延長に係る入力操作を行う際などに用いられる。

ファクシミリ通信部６１は、符号化／復号化部（図示省略）、変復調部（図示省略）及びＮＣＵ（Network Control Unit）（図示省略）を含む。ファクシミリ通信部６１は、スキャナ部２１によって読み取られた原稿の画像データを電話回線を介してファクシミリ装置等へ送信したり、ファクシミリ装置等から送信された画像データを受信する。

ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）６３は、複数の文書ボックスのための記憶領域を有しており、スキャナ部２１によって読み取られた画像データ及び同画像データに設定されている出力形式等の種々のデータ等を記憶する。ＨＤＤに記憶されている画像データは、画像形成装置、プログラム及び記録媒体内部で使用されるだけでなく、必要に応じて、ネットワークＩ／Ｆ部６５を介してクライアントＰＣ等から確認したり、クライアントＰＣやＦＴＰサーバ等の所定のフォルダへ転送される。

ネットワークＩ／Ｆ部６５は、ネットワークインタフェース（１０／１００Ｂａｓｅ−ＴＸ）等を用い、ＬＡＮを介して接続されたクライアントＰＣ等に対する種々のデータの送受信を制御する。

さて、保管期限が設定されている管理対象文書であっても、期限切れによる管理対象からの唐突な除外を可及的に回避可能な画像形成装置を得ることを目的として、主制御部１１は、タッチパネル部５３の表示画面上に表示されている機能に係る各種項目のなかから、ユーザの意図に従う項目がユーザによって入力操作されたとき、当該操作情報を取得する操作情報取得部（操作パネル部５１と協働して「操作情報取得部」として機能する。）７１と、複数の文書が蓄積されるとともに、当該複数の各文書に関連付けて、各文書に係る管理者情報並びに保管期限情報が蓄積される文書蓄積部７３と、本発明実施例に係る装置の元にアクセスしてきたユーザに係る識別情報と、予め登録されている正規ユーザに係る識別情報と、に基づいて、当該アクセスユーザの正当性に係る認証を行うユーザ認証部７５と、前記アクセスユーザが正当ユーザである旨の承認がユーザ認証部７５においてなされたとき、当該承認ユーザに係る識別情報と、前記管理者情報と、を照合することで、当該承認ユーザに係る管理対象文書を、文書蓄積部７３から抽出した後、当該抽出された管理対象文書に係る保管期限情報と、当該抽出時における日時情報と、に基づいて、各自の保管期限に至るまでの残期間が所定値以内である文書を、前記抽出された管理対象文書のなかから抽出する文書抽出部７７と、文書抽出部７７で抽出された文書を、各自の保管期限に至るまでの残期間が所定値以内である旨と併せてタッチパネル部５３の表示画面上に表示させる制御を行う表示制御部７９と、操作情報取得部７１で取得した操作情報に、文書抽出部７７で抽出された文書に係る保管期限情報の変更情報が含まれているとき、当該変更情報に従って該当文書に係る保管期限情報を更新管理する保管管理部８０と、を含んで構成されている。

［本発明実施例に係る画像形成装置の動作］
次に、本発明実施例に係る画像形成装置の動作について、図３〜図５を参照して説明する。図３は、本画像形成装置の動作フローチャート図、図４は、ユーザ毎に設定される延長回数や延長期間に係る文書保管情報テーブル例を示す説明図、図５は、あるアクセスユーザに係る文書についての、各自の保管期限に至るまでの残期間に係る表示画面例を示す説明図である。

本動作説明に先立って、前提となる画像形成装置の構成に言及する。本画像形成装置は、ユーザが所持するカードキー６９との間で認証情報に係るデータ交換を通じて装置の使用を許可するカードキー認証モードと、ユーザ識別情報及び暗証番号（認証情報）のキー入力操作をユーザに要求することを通じて装置の使用を許可するパネル認証モードとを二通り備えており、原則として、カードキー認証モードで動作している。以下の実施例では、原則通りの処理であるカードキー認証モードでの、画像形成装置の動作について説明してゆく。

図３に示すように、ＩＣカード通信部６７は、ＩＣカードキー６９のアクセスを常時監視している。このとき、例えば、文書蓄積部７３に蓄積されている自身の管理下にある複数の文書のなかから、自身の意図に沿った文書にアクセスしようと装置の元にやってきたユーザが、ＩＣカードキー６９を画像形成装置におけるＩＣカードリーダライタ（不図示）にセットすると、ＩＣカード通信部６７は、ＩＣカードキー６９のアクセスを検知する（ステップＳ１１）とともに、ＩＣカードキー６９に記憶されているユーザ識別情報を読み取り、読み取ったＩＣカードキー６９のユーザ識別情報を、ユーザ認証部７５宛に転送する。

ユーザ認証部７５は、ＩＣカード通信部６７から転送されてきたユーザ識別情報と、装置本体に予め登録されている正規ユーザに係るユーザ識別情報等を照合することで、カードキー認証を介してアクセスしてきたユーザが正規ユーザか否かに係るユーザ認証を行う（ステップＳ１２）。なお、ユーザ認証に際して、暗証番号によるログイン管理機能を追加しても良い。

ステップＳ１２のユーザ認証の結果、アクセスユーザが正規ユーザである旨の承認がなされると、文書抽出部７７は、当該承認ユーザに係る識別情報と、前記管理者情報と、を照合することで、当該承認ユーザに係る管理対象文書を、文書蓄積部７３から抽出した後、当該抽出された管理対象文書に係る保管期限情報と、当該抽出時における日時情報と、に基づいて、各自の保管期限に至るまでの残期間が所定値以内である文書を、前記抽出された管理対象文書のなかから抽出する文書抽出処理を実行する（ステップＳ１３）。

ステップＳ１３における文書抽出処理後に、文書抽出部７７は、該当文書が抽出されたか否かに係る判定を行う（ステップＳ１４）。

ステップＳ１４における判定の結果、該当文書が抽出されない旨の判定が下されたとき（ステップＳ１４の”Ｎｏ”）、文書抽出部７７は、一連の処理の流れを終了させる。

一方、ステップＳ１４における判定の結果、該当文書が抽出された旨の判定が下されたとき（ステップＳ１４の”Ｙｅｓ”）、文書抽出部７７は、該当文書に係る保管期限情報等を表示制御部７９に渡す。

これを受けて表示制御部７９は、ステップＳ１３で抽出された該当文書を、各自の保管期限に至るまでの残期間が所定値以内である旨と併せて、タッチパネル部５３の表示画面上に表示させる制御を行う（ステップＳ１５）。また、表示制御部７９は、ステップＳ１３で抽出された該当文書を、該当文書に係る管理者宛に、各自の保管期限に至るまでの残期間が所定値以内である旨と併せて、電子メール経由で備忘通知を実行する（ステップＳ１６）。この備忘通知を受けた該当文書に係る管理者ユーザは、その保管期限に至るまでの残期間が残り少ない文書の存在を確実に知ることができる結果として、期限切れによる管理対象からの唐突な除外を未然に回避することができる。

さて、ステップＳ１５における一覧表示後に、かかる表示内容を視たユーザが、その保管期限に至るまでの残期間が残り少ない文書について、その保管期限を延長したいといった要請を生じる場合がある。

こうした要請に応えるために、本発明実施例に係る画像形成装置では、保管管理部８０は、その保管期限を延長するための仕組みを用意している。すなわち、保管管理部８０は、図４に示すように、複数の各ユーザ毎に設定される延長回数や延長期間に係る文書保管情報テーブルを記憶保持している。具体的には、図４に示す例では、ユーザ名「関西太郎」については、一文書について１回の延長回数が、１週間の延長期間だけ許可され、ユーザ名「大阪二郎」については、一文書について３回の延長回数が、各５週間の延長期間だけ許可され、ユーザ名「玉造三郎」については、一文書について５回の延長回数が、各９週間の延長期間だけ許可されている旨が、文書保管情報テーブルに記述されている。このように、複数の各ユーザ毎に、保管期限が設定されている管理対象文書に係る延長回数や延長期間を任意に設定可能に構成したので、ユーザの属性（例えば、所属グループや役職など）に従った柔軟な文書の保管管理を実現することができる。

ステップＳ１５における一覧表示内容（例えば図５参照）を視た承認ユーザが、残期間が「あと１時間」であるファイル名「Doc20080718_001」に係る文書についての、「保管期限変更」に係る操作を行うと、この操作内容が操作情報取得部７１で取得される。なお、図５の例では、残期間が「あと１時間」、「あと３日」、「あと５日」の３つの文書が、「その保管期限に至るまでの残期間が残り少ない文書（この例では、残期間が７日以内のもの）」に該当し、これら３文書に係るアイコンには、ユーザの注意を喚起する「警告マーク」が付されている。さて、このとき、保管管理部８０は、操作情報取得部７１で取得した操作情報に、文書抽出部７７で抽出された文書に係る保管期限情報の変更（延長或いは短縮）情報が含まれているか否かに係る判定を行う（ステップＳ１７）。

ステップＳ１７における判定の結果、操作情報取得部７１で取得した操作情報に、文書抽出部７７で抽出された文書に係る保管期限情報の変更（延長或いは短縮）情報が含まれていない旨の判定が下されたとき（ステップＳ１７の”Ｎｏ”）、保管管理部８０は、一連の処理の流れを終了させる。

一方、ステップＳ１４における判定の結果、操作情報取得部７１で取得した操作情報に、文書抽出部７７で抽出された文書に係る保管期限情報の変更（延長或いは短縮）情報が含まれている旨の判定が下されたとき（ステップＳ１７の”Ｙｅｓ”）、保管管理部８０は、該当文書に係る保管期限変更情報に従って、該当文書に係る保管期限情報を更新管理し（ステップＳ１８）、この更新管理後に、一連の処理の流れを終了させる。

［実施例の効果］
以上述べたように、本発明実施例に係る画像形成装置では、文書抽出部７７は、アクセスユーザが正当ユーザである旨の承認がユーザ認証部７５においてなされたとき、当該承認ユーザに係る識別情報と、前記管理者情報と、を照合することで、当該承認ユーザに係る管理対象文書を、文書蓄積部７３から抽出した後、当該抽出された管理対象文書に係る保管期限情報と、当該抽出時における日時情報と、に基づいて、各自の保管期限に至るまでの残期間が所定値以内である文書を、前記抽出された管理対象文書のなかから抽出する。これを受けて、表示制御部７９は、文書抽出部７７で抽出された文書を、各自の保管期限に至るまでの残期間が所定値以内である旨と併せてタッチパネル部５３の表示画面上に表示させる制御を行う。従って、保管期限が設定されている管理対象文書であっても、期限切れによる管理対象からの唐突な除外を可及的に回避可能な、ユーザの利便性向上に資する画像形成装置を得ることができる。

［その他］
本発明は、上述した実施例に限られるものではなく、請求の範囲及び明細書全体から読み取れる発明の要旨、あるいは技術思想に反しない範囲で適宜変更可能であり、そのような変更を伴う画像形成装置もまた、本発明における技術的範囲の射程に包含されるものである。

すなわち、本発明実施例において、カードキー認証モードで動作中の画像形成装置を例示して説明したが、本発明はかかる実施例に限定されるものではなく、例えば、ユーザ識別情報及び暗証番号のキー入力操作をユーザに要求することを通じて装置の使用を許可するパネル認証モードで動作中の画像形成装置にも、本発明を適用可能である。

最後に、本発明における「ユーザ」とは、個人ユーザを含むことは当然として、例えば、ある部署の所属員を包括して意味する部門ユーザをも、その概念に含むことはいうまでもない。

本発明に係る画像形成装置（デジタルカラー複写機）周辺の概略構成図である。 本画像形成装置に搭載された操作パネル部の外観図である。 本画像形成装置の動作フローチャート図である。 ユーザ毎に設定される延長回数や延長期間に係る文書保管情報テーブル例を示す説明図である。 あるアクセスユーザに係る文書についての、各自の保管期限に至るまでの残期間に係る表示画面例を示す説明図である。

符号の説明

１１ 主制御部
２１ スキャナ部
５１ 操作キー部（操作情報取得部）
５３ タッチパネル部（表示部）
７１ 操作情報取得部
７３ 文書蓄積部
７５ ユーザ認証部
７７ 文書抽出部
７９ 表示制御部
８０ 保管管理部

Claims (5)

1. 複数の文書が蓄積されるとともに、当該複数の各文書に関連付けて、各文書に係る管理者情報並びに保管期限情報が蓄積される文書蓄積部と、
   前記複数の文書に係る各種情報を表示画面上に表示するための表示部と、
   当該画像形成装置の元にアクセスしてきたユーザに係る識別情報と、予め登録されている正規ユーザに係る識別情報と、に基づいて、当該アクセスユーザの正当性に係る認証を行うユーザ認証部と、
   前記アクセスユーザが正当ユーザである旨の承認が前記ユーザ認証部においてなされたとき、当該承認ユーザに係る識別情報と、前記管理者情報と、を照合することで、当該承認ユーザに係る管理対象文書を、前記文書蓄積部から抽出した後、当該抽出された管理対象文書に係る保管期限情報と、当該抽出時における日時情報と、に基づいて、各自の保管期限に至るまでの残期間が所定値以内である文書を、前記抽出された管理対象文書のなかから抽出する文書抽出部と、
   前記文書抽出部で抽出された文書を、各自の保管期限に至るまでの残期間が所定値以内である旨と併せて表示部の表示画面上に表示させる制御を行う表示制御部と、
   を備えて構成されることを特徴とする画像形成装置。
2. 請求項１記載の画像形成装置であって、
   ユーザによる各種の操作情報を取得する操作情報取得部と、
   前記操作情報取得部で取得した操作情報に、前記文書抽出部で抽出された文書に係る保管期限情報の変更情報が含まれているとき、当該変更情報に従って該当文書に係る保管期限情報を更新管理する保管管理部と、
   をさらに備えたことを特徴とする画像形成装置。
3. 請求項２記載の画像形成装置であって、
   前記保管期限情報の変更情報は、
   該当文書に係る保管期限を延長する旨の情報である、
   ことを特徴とする画像形成装置。
4. 請求項３記載の画像形成装置であって、
   前記該当文書に係る保管期限の延長回数、或いは延長期間は、
   前記アクセスユーザ毎にそれぞれ設定される、
   ことを特徴とする画像形成装置。
5. 請求項１〜４のうちいずれか一項に記載の画像形成装置であって、
   前記文書抽出部で抽出された文書の存在は、各自の保管期限に至るまでの残期間が所定値以内である旨と併せて、該当ユーザ宛に電子メール経由で通知される、
   ことを特徴とする画像形成装置。