JP2010079585A - フリーアドレスオフィス支援システム及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】フリーアドレスオフィスにおいて勤務者が利用する執務席の固定化を回避し、以てフリーアドレス制のメリットを保つ。
【解決手段】フリーアドレスオフィス内に存在する各執務席について現在利用中であるのか空席であるのかを示す利用状況情報を記憶する利用状況記憶部１０１と、執務席の利用を希望するユーザによる執務席の利用を申請する旨を示す利用申請情報の入力を受け付ける利用申請受付部１０５と、利用申請情報の入力を受け付けたときに利用状況記憶部１０１に記憶している利用状況情報を参照して現在空席である執務席の中からユーザに割り当てる執務席をランダムに選出する執務席選出部１０６と、選出した執務席を指示する指示情報を出力して所要の表示デバイスに表示させる指示出力部１０７と、選出した執務席が現在利用中である旨を示す利用状況情報を利用状況記憶部１０１に書き込む利用状況更新部１０８とを具備するフリーアドレスオフィス支援システムを構成した。
【選択図】図３

Description

本発明は、いわゆるフリーアドレスオフィスの利用を好適に支援するためのシステムに関する。

フリーアドレス形式のオフィスレイアウトを採用したフリーアドレスオフィス（例えば、下記非特許文献を参照）は、１９８０年代後半に始まったとされる。フリーアドレスオフィスでは、勤務者個々人の自席を固定せず、誰でも自由に利用できるデスク及び椅子を配したカフェスタイルのフロアを構築する。勤務者は、必要書類やパーソナルコンピュータ等を持参して、空いている席に着いて仕事をする。

フリーアドレスオフィスにおいては、勤務者の在籍数よりも少ない数の執務席を用意すればよく、空間利用の効率化によるフロア面積の縮小、並びに家具什器類の削減を図ることができる。そのため、外出する機会が多い営業部門やサービス部門等に広く採用されてきた。さらには、フリーアドレスオフィスの導入に伴い、基本的には直行直帰の勤務とし必要に応じて帰社するといったワークスタイルも出現した。

近年では、フリーアドレスオフィスの導入理由にも変化が生じている。即ち、コスト削減以外の効果がクローズアップされるようになり、今では以下のような副次的な効果を狙ってフリーアドレス化を実行する企業が増えてきている。
・席が固定されないことによる勤務者間のコミュニケーションの活性化
・仕事内容に応じ、部署や部門を超えたコラボレーション
・入退室管理システムや社員証常時提示義務等の併用によるセキュリティの向上
・勤務者のリフレッシュ効果
嶋村仁志、山田哲弥、杉山武、岩田美成、「研究執務スペースのフリーアドレス化に関する研究その１：折畳移動机を用いたフリーアドレス・オフィスのユーザー満足度評価による効果分析」、日本建築学会計画系論文集、社団法人日本建築学会、１９９８年７月３０日、Ｎｏ．５０９、ｐｐ．１２９−１３４ 岩切一幸、毛利一平、外山みどり、野瀬かおり、落合孝則、城内博、斉藤進、「フリーアドレス形式オフィスレイアウトでのＶＤＴ作業者の姿勢および身体的疲労感」、産業衛生学雑誌、社団法人日本産業衛生学会、２００６年１月２０日、Ｖｏｌ．４８、ｐｐ．７−１４

しかしながら、フリーアドレスオフィスも長年運用を続けてゆくと、毎日同じ席に同じ人が着席しているような状況に陥る。そうなれば、事実上各員の自席を固定しているのと同じになり、折角のフリーアドレス制のメリットが発揮されなくなってしまう。

以上の問題に初めて着目してなされた本発明は、フリーアドレスオフィスにおいて勤務者が利用する執務席の固定化を回避することを所期の目的としている。

本発明では、フリーアドレスオフィスの利用を支援するためのシステムであって、フリーアドレスオフィス内に存在する各執務席について、現在利用中であるのか空席であるのかを示す利用状況情報を記憶する利用状況記憶部と、フリーアドレスオフィス内の執務席の利用を希望するユーザによる、執務席の利用を申請する旨を示す利用申請情報の入力を受け付ける利用申請受付部と、前記利用申請受付部で利用申請情報の入力を受け付けたときに、前記利用状況記憶部に記憶している利用状況情報を参照して、現在空席である執務席の中からユーザに割り当てる執務席をランダムに選出する執務席選出部と、前記執務席選出部で選出した執務席を指示する指示情報を出力して所要の表示デバイスに表示させまたは印刷する指示出力部と、前記執務席選出部で選出した執務席が現在利用中である旨を示す利用状況情報を前記利用状況記憶部に書き込む利用状況更新部とを具備するフリーアドレスオフィス支援システムを構成した。

本発明のシステムを援用すれば、勤務者の意思とは無関係に、毎回利用する席がアトランダムに変わることになる。従って、勤務者が利用する執務席の固定化が好適に回避され、中長期にわたってフリーアドレス制のメリットが保たれる。

前記指示出力部が、前記執務席選出部で選出した執務席の利用終了時刻をも出力して所要の表示デバイスに表示させまたは印刷し、前記利用状況更新部が、前記執務席選出部で選出した執務席の利用終了時刻を前記利用状況記憶部に書き込むものとすれば、執務席の利用時間を明示的に限定できるようになる。これにより、勤務者が特定の執務席に長時間居座ったり、書類等を置いたままで長時間席を離れたりするようなことが抑制される。勤務者から見れば、時間のオン／オフを明確に意識できるようになり、タイムマネジメント能力の向上が促され、また精神的なリフレッシュにも寄与する。

無論、執務席での作業に要する時間は各勤務者の事情や業務内容等によって異なるであろうから、ある程度は勤務者の任意に執務席の利用時間を選択できることが望ましい。前記利用申請受付部が、前記ユーザによる執務席の利用希望時間の入力を受け付け、前記指示出力部が、前記利用申請受付部で入力を受け付けた利用希望時間の経過後の時点を前記執務席の利用終了時刻として出力して所要の表示デバイスに表示させまたは印刷し、前記利用状況更新部が、前記利用申請受付部で入力を受け付けた利用希望時間の経過後の時点を前記執務席の利用終了時刻として前記利用状況記憶部に書き込むものとすれば、勤務者自身による執務席の利用時間の選択が可能となる。

フリーアドレスオフィス内の執務席を利用していたユーザによる、執務席の利用を終了する旨を示す終了申請情報の入力を受け付ける終了申請受付部をさらに具備し、前記利用状況更新部が、前記終了申請受付部で終了申請情報の入力を受け付けたときに、ユーザがそれまで利用していた執務席が現在空席である旨を示す情報を前記利用情報記憶部に書き込むシステムとすれば、利用終了時刻の到来する以前に、勤務者自らが執務席の利用の終了を宣言でき、以後はその席を空席として取り扱うことが可能になる。実際には既に利用されていないのに利用状況情報の上では利用中となっていて他の勤務者に割り当てられない執務席が少なくなり、オフィス内の執務席の一層の有効利用を図り得る。

フリーアドレスオフィス内に存在する各執務席について、その執務席の利用が許可される時間帯または日を規定するスケジュール情報を記憶するスケジュール記憶部をさらに具備し、前記執務席選出部が、前記利用申請受付部で利用申請情報の入力を受け付けたときに、前記スケジュール情報記憶部に記憶しているスケジュール情報をも参照して、利用が許可されている執務席のうち現在空席であるものの中からユーザに割り当てる執務席をランダムに選出するものとすれば、時間帯や曜日等に応じて利用可能な執務席に制限をかけることが可能となる。例えば、定時以降フロアの一部領域を消灯したり空調を止めたりする省エネルギー施策をとっている場合において、該当領域内にある執務席が定時以降に利用されることのないように（該当領域外にある執務席の中から）席の割り当てを行うことができる。

各ユーザについて、ユーザが過去にフリーアドレスオフィス内の執務席を利用した回数または時間を示す利用履歴情報を記憶する利用履歴記憶部と、前記利用履歴記憶部に記憶している利用履歴情報を参照して、ユーザ毎にまたは複数人のユーザのグループ毎に、当該ユーザまたは当該グループが一定の期間内に執務席を利用した回数または時間に応じた利用費用を算定する費用算定部と、前記費用算定部で算定した利用費用を含む利用費情報を出力して所要の表示デバイスに表示させまたは印刷する利用費出力部とをさらに具備するシステムであれば、例えば、企業内の部署または部門毎のオフィス利用コストを算出して知ることができ、部署または部門に対し課金する等の事後処理やその他のマネジメントに生かすことが可能になる。

フリーアドレスオフィス内に存在する各執務席について、その執務席のランクを規定する席ランク情報を記憶する席ランク記憶部と、各ユーザについて、ユーザが過去にフリーアドレスオフィス内の執務席を利用した回数または時間を示す利用履歴情報を記憶する利用履歴記憶部とをさらに具備し、前記執務席選出部が、前記利用申請受付部で利用申請情報の入力を受け付けたときに、前記利用履歴記憶部に記憶している利用履歴情報を参照して、執務席の利用を希望するユーザが一定の期間内に執務席を利用した回数または時間を知得し、その回数または時間に応じて当該ユーザに割り当てるべき執務席のランクを決定するとともに、前記席ランク記憶部に記憶している席ランク情報をも参照して、当該ユーザに割り当てるべきランクに属する執務席のうち空席であるものの中からユーザに割り当てる執務席をランダムに選出するものとすれば、執務席の利用頻度や累積利用時間等に応じて割り当てる席のランクを変えることができる。例えば、一日のうちの利用回数が著しく多い、即ち頻繁に席を変える傾向にある勤務者に対しては、腰を落ち着けて作業ができるような特定のランクの席を割り当てる、といったことが可能になる。

本発明によれば、フリーアドレスオフィスにおいて勤務者が利用する執務席の固定化を回避でき、フリーアドレス制のメリットが保たれる。

以下、本発明の一実施形態を、図面を参照して説明する。本実施形態のフリーアドレスオフィス支援システムは、図１に示すようなコンピュータ１を主体とする。このコンピュータ１は、フリーアドレスオフィスを運用する者が所轄するもので、例えばフリーアドレスオフィスの入退出口近傍に配置する。

コンピュータ１は、図２に示すように、プロセッサ１ａ、メインメモリ１ｂ、補助記憶デバイス１ｃ、表示制御デバイス１ｄ、表示デバイスたるディスプレイ１ｅ、操作入力デバイス１ｆ、通信インタフェース１ｇ、ＲＦＩＤ（Ｒａｄｉｏ Ｆｒｅｑｕｅｎｃｙ ＩＤｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）リーダ１ｈといったハードウェア資源を備え、これらがコントローラ（システムコントローラ、Ｉ／Ｏコントローラ等）１ｉにより制御されて連携動作するものである。補助記憶デバイス１ｃは、ハードディスクドライブ、フラッシュメモリ、光学ディスクドライブ等である。表示制御デバイス１ｄは、プロセッサ１ａより受けた描画指令を基に表示させるべき画像データを生成してディスプレイ１ｅに向けて送出するビデオチップ（グラフィクスチップ）、画像データ等を一時的に格納しておくビデオメモリ等を要素とする。操作入力デバイス１ｆは、手指で操作可能な押下ボタン、キーボードや、マウス、トラックパッド、タッチパネル等のポインティングデバイスである。通信インタフェース１ｇは、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）、ＷＡＮ（Ｗｉｄｅ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）、インターネットやその他の電気通信回線３を介した情報通信を行うためのデバイスであり、ＮＩＣ（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ Ｃａｒｄ）や無線ＬＡＮトランシーバに代表されるが、これら以外にＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｓｅｒｉａｌ Ｂｕｓ）、ＩＥＥＥ１３９４等のインタフェースを採用することもできる。ＲＦＩＤリーダ１ｈは、ユーザが所持する非接触ＩＣカード（社員証等）に記憶されているユーザ識別子等を読み取る。

通常、プロセッサ１ａによって実行されるべきプログラムが補助記憶デバイス１ｃに格納されており、プログラムの実行の際には補助記憶デバイス１ｃからメインメモリ１ｂに読み込まれ、プロセッサ１ａによって解読される。本実施形態では、既知のＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）プログラムやこれに付帯する各種デバイスドライバプログラム等が予めインストールされ、他のプログラムによる上記ハードウェア資源の利用を仲介する。その上で、フリーアドレスオフィス支援システムを構成するために必要となるプログラムがインストールされており、これらプログラムに従いハードウェア資源を作動して、図３に示す利用状況記憶部１０１、スケジュール記憶部１０２、席ランク記憶部１０３、利用履歴記憶部１０４、利用申請受付部１０５、執務席選出部１０６、指示出力部１０７、利用状況更新部１０８、利用履歴更新部１０９、終了申請受付部１１０、費用算定部１１１及び利用費出力部１１２としての機能を発揮する。

各部の機能を詳述する。利用状況記憶部１０１は、メインメモリ１ｂまたは補助記憶デバイス１ｃの記憶領域を利用し、フリーアドレスオフィス内に存在する各執務席について、現在利用中であるのか空席であるのかを示す利用状況情報を記憶する。利用状況情報を、図４に例示する。利用状況記憶部１０１は、執務席毎の利用状況を、執務席を識別する識別子（座席番号等）に関連づけて記憶する。既に何人かに利用されている執務席については、その席の利用終了時刻または残り利用時間を記憶するものとする。因みに、本実施形態において、フリーアドレスオフィス内には、単一人が利用する個人用執務席とともに、複数人（特に、二人）が集って利用する複数人用執務席（ペア席）を設けている。複数人用執務席は、複数人分のデスク及び椅子を固めて配置したものであり、その複数人分の席を一単位として、一つの識別子を付与して取り扱う。

スケジュール記憶部１０２は、メインメモリ１ｂまたは補助記憶デバイス１ｃの記憶領域を利用し、その執務席の利用が許可される時間帯または日を規定するスケジュール情報を記憶する。スケジュール情報を、図５に例示する。スケジュール記憶部１０２は、執務席毎の利用許可時間帯、利用許可日、利用許可曜日等を、執務席を識別する識別子に関連づけて記憶する。あるいは逆に、執務席毎にその利用が禁止される時間帯または日を、スケジュール情報として記憶しても構わない。スケジュール情報は、主としてフリーアドレスオフィスの運用者が予め入力し登録する。例えば、定時以降フロアの一部領域を消灯したり空調を止めたりする場合、該当領域内にある執務席については９時から１７時の間に限り利用を許可する、というような内容のスケジュール情報を登録する。

席ランク記憶部１０３は、メインメモリ１ｂまたは補助記憶デバイス１ｃの記憶領域を利用し、フリーアドレスオフィス内に存在する各執務席について、その執務席のランクを規定する席ランク情報を記憶する。席ランク情報を、図６に例示する。席ランク記憶部１０３は、執務席毎のランク付けの値を、執務席を識別する識別子に関連づけて記憶する。席ランク情報もまた、主としてフリーアドレスオフィスの運用者が予め入力し登録する。

利用履歴記憶部１０４は、メインメモリ１ｂまたは補助記憶デバイス１ｃの記憶領域を利用し、各ユーザが過去にフリーアドレスオフィス内の執務席を利用した回数または時間を示す利用履歴情報を記憶する。利用履歴情報を、図７に例示する。利用履歴記憶部１０４は、ユーザ毎の執務席利用履歴を、ユーザを識別する識別子（社員番号等）に関連づけて記憶する。利用履歴には、利用開始日時、利用終了日時、執務席の利用時間、利用した執務席の識別子等が含まれる。

利用申請受付部１０５は、フリーアドレスオフィス内の執務席の利用を希望するユーザによる、執務席の利用を申請する旨を示す利用申請情報の入力を受け付ける。執務席を利用しようとするユーザは、原則として、コンピュータ１の設置場所に赴き、その場で直接コンピュータ１に利用申請情報を入力する。コンピュータ１は、図８に示すような画面をディスプレイ１ｅに表示し、ユーザによる申請入力を待ち受ける。利用申請情報には、ユーザを識別する識別子、及び当該ユーザが希望する利用時間の値が含まれる。ユーザは、自身が所持する非接触ＩＣカードをＲＦＩＤリーダ１ｈにかざし、非接触ＩＣカードに記憶されているユーザ識別子をコンピュータ１に読み取らせるか、操作入力デバイス１ｆを操作してユーザ識別子を入力する。複数人用執務席を利用したいのであれば、複数人分のユーザ識別子を入力する。並びに、ユーザは、操作入力デバイス１ｆを操作して、利用希望時間をコンピュータ１に入力する。本実施形態では、３０分、６０分、９０分または１２０分というように、最大１２０分までの範囲で利用希望時間の長さを選択することが可能である。

執務席選出部１０６は、ユーザによる利用申請情報の入力を受け付けたときに、現在空席である執務席の中からユーザに割り当てる執務席を選出する。利用申請情報として複数人分のユーザ識別子の入力を受け付けた場合には、現在空席である複数人用執務席の中からユーザに割り当てる執務席を選出する。執務席選出部１０６は、少なくとも、利用状況記憶部１０１に記憶している利用状況情報を参照し、利用状況情報が空席である旨を示している執務席、利用状況情報として記述されている利用終了時刻が現在時刻以前である（既に利用を終えているはずである）執務席、または残り利用時間の値が負である（同じく、既に利用を終えているはずである）執務席の中から、ユーザに割り当てる執務席をランダムに選出する。

執務席の選出にあたり、スケジュール記憶部１０２に記憶している利用状況情報を参照してもよい。即ち、現時点において利用が許可されている、及び／または、現時点の時刻にユーザの希望する利用時間を加味した利用終了時刻において利用が許可されている執務席であって、現在空席であるものの中から、ユーザに割り当てる執務席をランダムに選出することができる。

執務席の選出にあたり、利用履歴記憶部１０４に記憶している利用履歴情報及び席ランク記憶部１０３に記憶している席ランク情報を参照してもよい。その際、執務席選出部１０６は、受け付けた利用申請情報に含まれるユーザ識別子をキーとして利用履歴情報を検索し、執務席の利用を希望するユーザの過去の執務席の利用履歴を抽出する。そして、当該ユーザが一定の期間内に執務席を利用した累積回数または累積時間を知得し、累積回数または累積時間の多寡に応じて割り当てるべき席のランクを決定する。例えば、今日一日における執務席の利用回数（席を移動した回数）を知得し、３回未満ならＡランク、３回以上９回未満ならＢランク、９回以上ならＣランクと決定する。その上で、決定したランクに属する執務席であって、現在空席であるものの中から、ユーザに割り当てる執務席をランダムに選出する。

指示出力部１０７は、執務席選出部１０６で選出した執務席を指示する指示情報を出力して所要の表示デバイスに表示させる。本実施形態では、図９に示すように、ディスプレイ１ｅに、指示情報として、選出した執務席の識別子、その執務席の利用開始時刻、利用終了時刻、及びその執務席のフロア内での所在を示す画像を表示する。既に述べた通り、利用終了時刻は、利用開始時刻からユーザの入力した利用希望時間が経過した後の時点の時刻である。執務席の所在を示す画像は、メインメモリ１ｂまたは補助記憶デバイス１ｃに予め記憶しているものを読み出して用いる。なお、ディスプレイ１ｅへの表示とともに、またはディスプレイ１ｅへの表示に替えて、コンピュータ１に接続しているプリンタを介して印刷出力するようにしてもよい。

終了申請受付部１１０は、フリーアドレスオフィス内の執務席を利用していたユーザによる、執務席の利用を終了する旨を示す終了申請情報の入力を受け付ける。執務席の利用を終えたユーザは、原則として、コンピュータ１の設置場所に赴き、その場で直接コンピュータ１に終了申請情報を入力する。終了申請情報には、ユーザを識別する識別子、またはユーザが利用していた執務席を識別する識別子が含まれる。ユーザは、自身が所持する非接触ＩＣカードをＲＦＩＤリーダ１ｈにかざし、非接触ＩＣカードに記憶されているユーザ識別子をコンピュータ１に読み取らせるか、操作入力デバイス１ｆを操作してユーザ識別子を入力する。あるいは、操作入力デバイス１ｆを操作して、執務席識別子を入力する。この終了申請は、執務席の利用終了時刻の到来前であっても行うことができる。但し、終了申請受付部１１０は必須要素ではなく、これを省いてもよい。ユーザが終了申請を行わなかったとしても、利用終了時刻が到来すればユーザはそれまで利用していた席の利用を終了しなければならず、またその席を利用する（その席を割り当てられた）新たなユーザに席を譲らなければならない。

利用状況更新部１０８は、利用状況情報の更新を司る。利用状況更新部１０８は、少なくとも、執務席選出部１０６でユーザに割り当てる執務席を選出したときに、換言すればユーザが執務席の利用を開始するときに、その執務席が現在利用中である旨を示す利用状況情報を利用状況記憶部１０１に書き込む。本実施形態では、利用状況情報として、ユーザに割り当てた執務席の利用終了時刻または残り利用時間を、当該執務席の識別子に関連づけて書き込む。なお、利用状況記憶部１０１に残り利用時間を記憶保持している場合、所定周期（例えば、１分）毎にその残り利用時間を減算する処理を反復的に実行する。

また、利用状況更新部１０８は、終了申請受付部１１０で終了申請情報の入力を受け付けたときに、ユーザがそれまで利用していた執務席が現在空席である旨を示す情報を利用状況記憶部１０１に書き込む。このときの利用状況更新部１０８は、終了申請情報に含まれるユーザ識別子をキーとして利用履歴情報を検索し、執務席の利用を終えたユーザが今まで利用していた執務席の識別子を抽出する。尤も、終了申請情報に今まで利用していた執務席の識別子が含まれているならば、利用履歴情報の検索は不要である。そして、当該執務席識別子に関連づけて記憶されている利用状況情報の値を、現在空席である旨を示す情報に書き換える。

利用履歴更新部１０９は、利用履歴情報の更新を司る。利用履歴更新部１０９は、少なくとも、執務席選出部１０６でユーザに割り当てる執務席を選出したときに、ユーザが執務席を利用を開始した事実を示す利用履歴情報を利用履歴記憶部１０４に書き込む。本実施形態では、利用履歴情報として、ユーザに割り当てた執務席の識別子、その執務席の利用開始日時、利用終了日時、執務席の利用時間を、当該執務席の利用ユーザの識別子に関連づけて書き込む。

また、利用履歴更新部１０９は、終了申請受付部１１０で終了申請情報の入力を受け付けたときに、ユーザが執務席の利用を終了した事実を示す利用履歴情報を利用履歴記憶部１０４に書き込む。このときの利用履歴更新部１０９は、終了申請情報に含まれるユーザ識別子または執務席識別子に関連づけて記憶されている、直近の利用履歴情報のうちの利用終了日時の値を、利用申請情報の入力を受け付けた日時、即ち実際に執務席の利用を終えた日時に書き換える。並びに、同利用履歴情報のうちの執務席の利用時間の値を、利用開始日時から利用申請情報の入力を受け付けた日時までの時間、即ち実際に執務席を利用していた時間に書き換える。

費用算定部１１１は、利用履歴記憶部１０４に記憶している利用履歴情報を参照して、ユーザ毎にまたは複数人のユーザのグループ毎に、当該ユーザまたは当該グループが一定の期間内に執務席を利用した回数または時間に応じた利用費用を算定する。例えば、一回の執務席の利用時間に対し、０分から３０分までは０円、３１分から６０分までは２５０円、６１分から９０分までは３００円、９１分から１２０分までは３５０円というように課金額を決定しておく。この例では、執務席を９０分間連続して利用したユーザに課される金額は５５０円、１２０分間連続して利用したユーザに課される金額は９００円となる。

利用費出力部１１２は、費用算定部１１１で算定した利用費用を含む利用費情報を出力して所要の表示デバイスに表示させる。本実施形態では、図１０に示すように、ディスプレイ１ｅに、利用費情報として、あるグループに属するユーザ各々の執務席の利用回数及び利用時間、そのグループの累計利用回数及び累計利用時間、そのグループが費やした利用費用の合計金額を表示する。なお、ディスプレイ１ｅへの表示とともに、またはディスプレイ１ｅへの表示に替えて、コンピュータ１に接続しているプリンタを介して印刷出力するようにしてもよい。

本実施形態のフリーアドレスオフィス支援システムの動作手順を、図１１及び図１２に示す。コンピュータ１は、ユーザによる利用申請情報の入力を受け付けたとき（ステップＳ１）、この利用申請情報に含まれるユーザ識別子をキーとして利用履歴情報を検索、当該ユーザの利用履歴情報を参照して当該ユーザに割り当てる執務席のランクを決定する（ステップＳ２）。次いで、スケジュール情報及び利用状況情報を参照し、決定したランクに属する執務席であって、現在時刻及び利用終了（予定）時刻において利用が許可されており、かつ現在空席である執務席（の識別子）をおしなべて抽出する（ステップＳ３）。ここで、利用終了時刻は、利用開始時刻即ち現在の時刻から、利用申請情報に含まれる利用希望時間が経過した後の時刻とする。そして、抽出した執務席の候補群の中から、ランダムに一つの執務席を選出する（ステップＳ４）。

しかる後、選出した執務席、利用開始時刻及び利用終了時刻を含む指示情報を、ディスプレイ１ｅの画面に表示する（ステップＳ５）。また、これと相前後して、選出した執務席に関する利用状況情報の更新を行う（ステップＳ６）。ステップＳ６では、ユーザに割り当てた執務席の利用終了時刻または残り利用時間を、当該執務席の識別子に関連づけて書き込む。加えて、当該ユーザに関する利用履歴情報の更新をも行う（ステップＳ７）。ステップＳ７では、ユーザに割り当てた執務席の識別子、その執務席の利用開始日時、利用終了日時、執務席の利用時間を、当該執務席の利用ユーザの識別子に関連づけて書き込む。

並びに、コンピュータ１は、ユーザによる終了申請情報の入力を受け付けたとき（ステップＳ８）、この終了申請情報に含まれるユーザ識別子をキーとして利用履歴情報を検索、当該ユーザの利用履歴情報を参照して当該ユーザが今まで利用していた執務席（の識別子）を取得し、その執務席に関する利用状況情報の更新を行う（ステップＳ９）。ステップＳ９では、ユーザが今まで利用していた執務席の識別子に関連づけて記憶されている利用状況情報の値を、現在空席である旨を示す情報に書き換える。加えて、当該ユーザに関する利用履歴情報の更新をも行う（ステップＳ１０）。ステップＳ１０では、終了申請情報に含まれるユーザ識別子に関連づけて記憶されている、直近の利用履歴情報のうちの利用終了日時の値を、利用申請情報の入力を受け付けた日時に書き換えるとともに、同利用履歴情報のうちの執務席の利用時間の値を、利用開始日時から利用申請情報の入力を受け付けた日時までの時間に書き換える。但し、ステップＳ８は必須ではない。ユーザが終了申請を行わなかったとしても、利用終了時刻が到来すればユーザはそれまで利用していた席の利用を終了しなければならないのであるから、利用状況情報の更新（ステップＳ９）、利用履歴情報の更新（ステップＳ１０）はどのタイミングで実施しても構わない（該当のユーザの利用終了時刻の到来時でもよく、該当のユーザの利用開始時（利用申請受付時、または指示情報の出力時）でもよい）。

本実施形態によれば、フリーアドレスオフィスの利用を支援するためのシステムであって、フリーアドレスオフィス内に存在する各執務席について、現在利用中であるのか空席であるのかを示す利用状況情報を記憶する利用状況記憶部１０１と、フリーアドレスオフィス内の執務席の利用を希望するユーザによる、執務席の利用を申請する旨を示す利用申請情報の入力を受け付ける利用申請受付部１０５と、前記利用申請受付部１０５で利用申請情報の入力を受け付けたときに、前記利用状況記憶部１０１に記憶している利用状況情報を参照して、現在空席である執務席の中からユーザに割り当てる執務席をランダムに選出する執務席選出部１０６と、前記執務席選出部１０６で選出した執務席を指示する指示情報を出力して所要の表示デバイスに表示させまたは印刷する指示出力部１０７と、前記執務席選出部１０６で選出した執務席が現在利用中である旨を示す利用状況情報を前記利用状況記憶部１０１に書き込む利用状況更新部１０８とを具備するフリーアドレスオフィス支援システムを構成したため、これを援用して、勤務者の意思とは無関係に、毎回利用される席をアトランダムに変えることができる。従って、勤務者が利用する執務席の固定化が好適に回避され、中長期にわたってフリーアドレス制のメリットが保たれる。

前記指示出力部１０７が、前記執務席選出部１０６で選出した執務席の利用終了時刻をも出力して所要の表示デバイスに表示させまたは印刷し、前記利用状況更新部１０８が、前記執務席選出部１０６で選出した執務席の利用終了時刻を前記利用状況記憶部１０１に書き込むものとしているため、執務席の利用時間を明示的に限定できるようになる。これにより、勤務者が特定の執務席に長時間居座ったり、書類等を置いたままで長時間席を離れたりするようなことが抑制される。勤務者から見れば、時間のオン／オフを明確に意識できるようになり、タイムマネジメント能力の向上が促され、また精神的なリフレッシュにも寄与する。

前記利用申請受付部１０５が、前記ユーザによる執務席の利用希望時間の入力を受け付け、前記指示出力部１０７が、前記利用申請受付部１０５で入力を受け付けた利用希望時間の経過後の時点を前記執務席の利用終了時刻として出力して所要の表示デバイスに表示させまたは印刷し、前記利用状況更新部１０８が、前記利用申請受付部１０５で入力を受け付けた利用希望時間の経過後の時点を前記執務席の利用終了時刻として前記利用状況記憶部１０１に書き込むものとしているため、勤務者自身による執務席の利用時間の選択が可能となり、勤務者毎の事情や業務内容等の違いにも対処が可能となる。

フリーアドレスオフィス内の執務席を利用していたユーザによる、執務席の利用を終了する旨を示す終了申請情報の入力を受け付ける終了申請受付部１１０をさらに具備し、前記利用状況更新部１０８が、前記終了申請受付部１１０で終了申請情報の入力を受け付けたときに、ユーザがそれまで利用していた執務席が現在空席である旨を示す情報を前記利用状況記憶部１０１に書き込むシステムとしたため、利用終了時刻の到来する以前に、勤務者自らが執務席の利用の終了を宣言でき、以後はその席を空席として取り扱うことが可能になる。実際には既に利用されていないのに利用状況情報の上では利用中となっていて他の勤務者に割り当てられない執務席が少なくなり、オフィス内の執務席の一層の有効利用を図り得る。

フリーアドレスオフィス内に存在する各執務席について、その執務席の利用が許可される時間帯または日を規定するスケジュール情報を記憶するスケジュール記憶部１０２をさらに具備し、前記執務席選出部１０６が、前記利用申請受付部１０５で利用申請情報の入力を受け付けたときに、前記スケジュール情報記憶部に記憶しているスケジュール情報をも参照して、利用が許可されている執務席のうち現在空席であるものの中からユーザに割り当てる執務席をランダムに選出するものとしているため、時間帯や曜日等に応じて利用可能な執務席に制限をかけることが可能となる。例えば、定時以降フロアの一部領域を消灯したり空調を止めたりする省エネルギー施策をとっている場合において、該当領域内にある執務席が定時以降に利用されることのないように（該当領域外にある執務席の中から）席の割り当てを行うことができる。

各ユーザについて、ユーザが過去にフリーアドレスオフィス内の執務席を利用した回数または時間を示す利用履歴情報を記憶する利用履歴記憶部１０４と、前記利用履歴記憶部１０４に記憶している利用履歴情報を参照して、ユーザ毎にまたは複数人のユーザのグループ毎に、当該ユーザまたは当該グループが一定の期間内に執務席を利用した回数または時間に応じた利用費用を算定する費用算定部１１１と、前記費用算定部１１１で算定した利用費用を含む利用費情報を出力して所要の表示デバイスに表示させまたは印刷する利用費出力部１１２とをさらに具備するシステムであるので、例えば、企業内の部署または部門毎のオフィス利用コストを算出して知ることができ、部署または部門に対し課金する等の事後処理やその他のマネジメントに生かすことが可能になる。

フリーアドレスオフィス内に存在する各執務席について、その執務席のランクを規定する席ランク情報を記憶する席ランク記憶部１０３と、各ユーザについて、ユーザが過去にフリーアドレスオフィス内の執務席を利用した回数または時間を示す利用履歴情報を記憶する利用履歴記憶部１０４とをさらに具備し、前記執務席選出部１０６が、前記利用申請受付部１０５で利用申請情報の入力を受け付けたときに、前記利用履歴記憶部１０４に記憶している利用履歴情報を参照して、執務席の利用を希望するユーザが一定の期間内に執務席を利用した回数または時間を知得し、その回数または時間に応じて当該ユーザに割り当てるべき執務席のランクを決定するとともに、前記席ランク記憶部１０３に記憶している席ランク情報をも参照して、当該ユーザに割り当てるべきランクに属する執務席のうち空席であるものの中からユーザに割り当てる執務席をランダムに選出するものとしているため、執務席の利用頻度や累積利用時間等に応じて割り当てる席のランクを変えることができる。例えば、一日のうちの利用回数が著しく多い、即ち頻繁に席を変える傾向にある勤務者に対しては、腰を落ち着けて作業ができるような特定のランクの席を割り当てる、といったことが可能になる。

なお、本発明は以上に詳述した実施形態に限られるものではない。例えば、コンピュータ１に対し、利用申請情報を電気通信回線３を介して入力するものとしても構わない。この場合において、執務席の利用を希望するユーザは、パーソナルコンピュータやワークステーション、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｄｉｇｉｔａｌ Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）、携帯電話機といった、コンピュータ１と通信接続可能な情報処理端末２を使用して、コンピュータ１に向けて利用申請情報を送信する。利用申請情報を受信したコンピュータ１は、現在空席である執務席の中から当該ユーザに割り当てる執務席をランダムに選出した上で、選出した執務席やその利用開始時刻、利用終了時刻等を指示する指示情報を、電気通信回線３を介して情報処理端末２に返信する。これを受信した情報処理端末２は、受信した指示情報をディスプレイに画面表示したり、印刷したりする。要するに、利用申請受付部１０５は電気通信回線３を介して利用申請情報の入力を受け付けることがあり、また、指示出力部１０７は電気通信回線３を介して指示情報を出力し外部の情報処理端末２のディスプレイ等の表示デバイスにこれを表示させることがある。

同様に、コンピュータ１に対し、終了申請情報を電気通信回線３を介して入力するものとしても構わない。この場合において、執務席の利用を終了するユーザは、コンピュータ１と通信接続可能な情報処理端末２を使用して、コンピュータ１に向けて終了申請情報を送信する。終了申請情報を受信したコンピュータ１は、当該ユーザがそれまで利用していた執務席に関する利用状況情報の更新を行う。要するに、終了申請受付部１１０は電気通信回線３を介して終了申請情報の入力を受け付けることがある。

さらに、コンピュータ１は、利用費情報を、外部の情報処理端末２に送信することもできる。これを受信した情報処理端末２は、受信した利用費情報をディスプレイに画面表示したり、印刷したりする。要するに、利用費出力部１１２は電気通信回線３を介して利用費情報を出力し外部の情報処理端末２のディスプレイ等の表示デバイスにこれを表示させることがある。

上記実施形態では、執務席の利用時間を利用申請情報の一部としてユーザに入力させていたが、ユーザの意思によらずに執務席の利用時間ひいては利用終了時刻を自動決定してもよい。

フリーアドレスオフィス内に存在する全ての執務席が常時利用許可されているような場合には、スケジュール情報及びスケジュール記憶部１０２を必要としない。

また、フリーアドレスオフィス内に存在する執務席がランク分けされていないような場合には、席ランク情報及び席ランク記憶部１０３を必要としない。

その他、各部の具体的構成や処理の手順等は、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々変形が可能である。

本発明の一実施形態のフリーアドレスオフィス支援システムを核としたネットワークを示す図。 同フリーアドレスオフィス支援システムが具備するハードウェア資源を示す図。 同フリーアドレスオフィス支援システムの機能ブロック図。 利用状況情報を例示する図。 スケジュール情報を例示する図。 席ランク情報を例示する図。 利用履歴情報を例示する図。 同フリーアドレスオフィス支援システムによる利用申請情報または終了申請情報の待受時の表示画面を示す図。 同フリーアドレスオフィス支援システムによる指示情報の表示画面を示す図。 同フリーアドレスオフィス支援システムによる利用費情報の表示画面を示す図。 同フリーアドレスオフィス支援システムがプログラムに従い実行する処理の手順を示すフロー図。 同フリーアドレスオフィス支援システムがプログラムに従い実行する処理の手順を示すフロー図。

符号の説明

１…コンピュータ（フリーアドレスオフィス支援システム）
１０１…利用状況記憶部
１０２…スケジュール記憶部
１０３…席ランク記憶部
１０４…利用履歴記憶部
１０５…利用申請受付部
１０６…執務席選出部
１０７…指示出力部
１０８…利用状況更新部
１０９…利用履歴更新部
１１０…終了申請受付部
１１１…費用算定部
１１２…利用費出力部

Claims (14)

1. フリーアドレスオフィスの利用を支援するためのシステムであって、
   フリーアドレスオフィス内に存在する各執務席について、現在利用中であるのか空席であるのかを示す利用状況情報を記憶する利用状況記憶部と、
   フリーアドレスオフィス内の執務席の利用を希望するユーザによる、執務席の利用を申請する旨を示す利用申請情報の入力を受け付ける利用申請受付部と、
   前記利用申請受付部で利用申請情報の入力を受け付けたときに、前記利用状況記憶部に記憶している利用状況情報を参照して、現在空席である執務席の中からユーザに割り当てる執務席をランダムに選出する執務席選出部と、
   前記執務席選出部で選出した執務席を指示する指示情報を出力して所要の表示デバイスに表示させまたは印刷する指示出力部と、
   前記執務席選出部で選出した執務席が現在利用中である旨を示す利用状況情報を前記利用状況記憶部に書き込む利用状況更新部と
   を具備するフリーアドレスオフィス支援システム。
2. 前記指示出力部は、前記執務席選出部で選出した執務席の利用終了時刻をも出力して所要の表示デバイスに表示させまたは印刷し、
   前記利用状況更新部は、前記執務席選出部で選出した執務席の利用終了時刻を前記利用状況記憶部に書き込む請求項１記載のフリーアドレスオフィス支援システム。
3. 前記利用申請受付部は、前記ユーザによる執務席の利用希望時間の入力を受け付け、
   前記指示出力部は、前記利用申請受付部で入力を受け付けた利用希望時間の経過後の時点を前記執務席の利用終了時刻として出力して所要の表示デバイスに表示させまたは印刷し、
   前記利用状況更新部は、前記利用申請受付部で入力を受け付けた利用希望時間の経過後の時点を前記執務席の利用終了時刻として前記利用状況記憶部に書き込む請求項２記載のフリーアドレスオフィス支援システム。
4. フリーアドレスオフィス内の執務席を利用していたユーザによる、執務席の利用を終了する旨を示す終了申請情報の入力を受け付ける終了申請受付部をさらに具備し、
   前記利用状況更新部は、前記終了申請受付部で終了申請情報の入力を受け付けたときに、ユーザがそれまで利用していた執務席が現在空席である旨を示す情報を前記利用状況記憶部に書き込む請求項１、２または３記載のフリーアドレスオフィス支援システム。
5. フリーアドレスオフィス内に存在する各執務席について、その執務席の利用が許可される時間帯または日を規定するスケジュール情報を記憶するスケジュール記憶部をさらに具備し、
   前記執務席選出部は、前記利用申請受付部で利用申請情報の入力を受け付けたときに、前記スケジュール情報記憶部に記憶しているスケジュール情報をも参照して、利用が許可されている執務席のうち現在空席であるものの中からユーザに割り当てる執務席をランダムに選出する請求項１、２、３または４記載のフリーアドレスオフィス支援システム。
6. 各ユーザについて、ユーザが過去にフリーアドレスオフィス内の執務席を利用した回数または時間を示す利用履歴情報を記憶する利用履歴記憶部と、
   前記利用履歴記憶部に記憶している利用履歴情報を参照して、ユーザ毎にまたは複数人のユーザのグループ毎に、当該ユーザまたは当該グループが一定の期間内に執務席を利用した回数または時間に応じた利用費用を算定する費用算定部と、
   前記費用算定部で算定した利用費用を含む利用費情報を出力して所要の表示デバイスに表示させまたは印刷する利用費出力部と
   をさらに具備する請求項１、２、３、４または５記載のフリーアドレスオフィス支援システム。
7. フリーアドレスオフィス内に存在する各執務席について、その執務席のランクを規定する席ランク情報を記憶する席ランク記憶部と、
   各ユーザについて、ユーザが過去にフリーアドレスオフィス内の執務席を利用した回数または時間を示す利用履歴情報を記憶する利用履歴記憶部とをさらに具備し、
   前記執務席選出部は、前記利用申請受付部で利用申請情報の入力を受け付けたときに、前記利用履歴記憶部に記憶している利用履歴情報を参照して、執務席の利用を希望するユーザが一定の期間内に執務席を利用した回数または時間を知得し、その回数または時間に応じて当該ユーザに割り当てるべき執務席のランクを決定するとともに、前記席ランク記憶部に記憶している席ランク情報をも参照して、当該ユーザに割り当てるべきランクに属する執務席のうち現在空席であるものの中からユーザに割り当てる執務席をランダムに選出する請求項１、２、３、４、５または６記載のフリーアドレスオフィス支援システム。
8. 請求項１、２、３、４、５、６または７記載のフリーアドレスオフィス支援システムを構成するために用いられるものであって、コンピュータを、
   フリーアドレスオフィス内に存在する各執務席について、現在利用中であるのか空席であるのかを示す利用状況情報を記憶する利用状況記憶部、
   フリーアドレスオフィス内の執務席の利用を希望するユーザによる、執務席の利用を申請する旨を示す利用申請情報の入力を受け付ける利用申請受付部、
   前記利用申請受付部で利用申請情報の入力を受け付けたときに、前記利用状況記憶部に記憶している利用状況情報を参照して、現在空席である執務席の中からユーザに割り当てる執務席をランダムに選出する執務席選出部、
   前記執務席選出部で選出した執務席を指示する指示情報を出力して所要の表示デバイスに表示させまたは印刷する指示出力部、並びに、
   前記執務席選出部で選出した執務席が現在利用中である旨を示す利用状況情報を前記利用状況記憶部に書き込む利用状況更新部
   として機能させるプログラム。
9. 前記指示出力部は、前記執務席選出部で選出した執務席の利用終了時刻をも出力して所要の表示デバイスに表示させまたは印刷し、
   前記利用状況更新部は、前記執務席選出部で選出した執務席の利用終了時刻を前記利用状況記憶部に書き込む請求項８記載のプログラム。
10. 前記利用申請受付部は、前記ユーザによる執務席の利用希望時間の入力を受け付け、
    前記指示出力部は、前記利用申請受付部で入力を受け付けた利用希望時間の経過後の時点を前記執務席の利用終了時刻として出力して所要の表示デバイスに表示させまたは印刷し、
    前記利用状況更新部は、前記利用申請受付部で入力を受け付けた利用希望時間の経過後の時点を前記執務席の利用終了時刻として前記利用状況記憶部に書き込む請求項９記載のプログラム。
11. さらにコンピュータを、フリーアドレスオフィス内の執務席を利用していたユーザによる、執務席の利用を終了する旨を示す終了申請情報の入力を受け付ける終了申請受付部としても機能させ、
    前記利用状況更新部は、前記終了申請受付部で終了申請情報の入力を受け付けたときに、ユーザがそれまで利用していた執務席が現在空席である旨を示す情報を前記利用状況記憶部に書き込む請求項８、９または１０記載のプログラム。
12. さらにコンピュータを、フリーアドレスオフィス内に存在する各執務席について、その執務席の利用が許可される時間帯または日を規定するスケジュール情報を記憶するスケジュール記憶部としても機能させ、
    前記執務席選出部は、前記利用申請受付部で利用申請情報の入力を受け付けたときに、前記スケジュール情報記憶部に記憶しているスケジュール情報をも参照して、利用が許可されている執務席のうち現在空席であるものの中からユーザに割り当てる執務席をランダムに選出する請求項８、９、１０または１１記載のプログラム。
13. さらにコンピュータを、各ユーザについて、ユーザが過去にフリーアドレスオフィス内の執務席を利用した回数または時間を示す利用履歴情報を記憶する利用履歴記憶部、
    前記利用履歴記憶部に記憶している利用履歴情報を参照して、ユーザ毎にまたは複数人のユーザのグループ毎に、当該ユーザまたは当該グループが一定の期間内に執務席を利用した回数または時間に応じた利用費用を算定する費用算定部、並びに、
    前記費用算定部で算定した利用費用を含む利用費情報を出力して所要の表示デバイスに表示させまたは印刷する利用費出力部
    としても機能させる請求項８、９、１０、１１または１２記載のプログラム。
14. さらにコンピュータを、フリーアドレスオフィス内に存在する各執務席について、その執務席のランクを規定する席ランク情報を記憶する席ランク記憶部、並びに、
    各ユーザについて、ユーザが過去にフリーアドレスオフィス内の執務席を利用した回数または時間を示す利用履歴情報を記憶する利用履歴記憶部としても機能させ、
    前記執務席選出部は、前記利用申請受付部で利用申請情報の入力を受け付けたときに、前記利用履歴記憶部に記憶している利用履歴情報を参照して、執務席の利用を希望するユーザが一定の期間内に執務席を利用した回数または時間を知得し、その回数または時間に応じて当該ユーザに割り当てるべき執務席のランクを決定するとともに、前記席ランク記憶部に記憶している席ランク情報をも参照して、当該ユーザに割り当てるべきランクに属する執務席のうち現在空席であるものの中からユーザに割り当てる執務席をランダムに選出する請求項８、９、１０、１１、１２または１３記載のプログラム。

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