JP2010028389A - ホワイトボードシステム、ホワイトボードシステムの制御方法、プログラム、及び、記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】会議の前に参加者がマーカー等を用いてホワイトボードに手書きするといった煩雑で非効率的な会議準備作業を回避し、会議の事前準備を効率よく行うこと。
【解決手段】ホワイトボード１が設置された会議室の使用予定日時を含む予約情報を会議情報ＤＢに登録しておく。また、会議情報ＤＢに登録された予約情報に含まれる使用予定日時に紐付けて描画データを描画データＤＢに登録しておく。そして、情報管理装置１１は、描画データＤＢに登録された描画データに紐付けられた使用予定日時になった際、前記使用日時に紐付けられた描画データをホワイトボード１に送信する。ホワイトボード１では、情報管理装置１１から描画データを受信し、受信した描画データを描画部３の描画装置３５０が被描画部２の白板２１０へ描画する構成を特徴とする。
【選択図】図２

Description

本発明は、ユーザが描画を行うための被描画部を備えたホワイトボード装置と前記ホワイトボード装置へ描画するための描画データを記憶管理する情報処理装置が相互に接続されて構成されるホワイトボードシステムに関する。

ホワイトボードには、板書された文字・図形を電子データに変換し、紙媒体に印刷する機能を持つものが広く普及している。また、近年、板書された文字・図形を印刷するだけでなく、板書された内容を電子データとしてホワイトボードの利用者に電子メールで配信する機能を持つホワイトボードが提案されている。

特許文献１には、人事システムやグループウェアシステムと連携してホワイトボードの利用者の電子メールアドレスやＦＡＸ番号を取得し、取得した電子メールアドレスやＦＡＸ番号に対して、文字・図形データを配信するホワイトボードが開示されている。
特開２００５−１９７７９６号公報

しかしながら、特許文献１に記載のホワイトボードにおいては、会議にてホワイトボードに板書した文字・図形を会議の参加者に一方的に配信する事しか出来なかった。

その為、従来では、会議のアジェンダや検討事項、前回の会議のまとめ等を、会議の前に参加者がマーカー等を用いてホワイトボードに手書きするといった煩雑で非効率的な作業を行っていた。

このように、特許文献１に記載の従来のホワイトボードでは、会議後に会議の内容を配信して確認することは可能であったが、会議の効率化・準備時間の短縮の為に、会議の事前準備を行う効率的な方法がなかった。

本発明は上記課題を解決するためになされたものであり、会議に使用するホワイトボード装置と、会議の参加者が使用する情報処理装置との間で双方向にデータを連携することが出来るホワイトボードシステムを提供することを目的とする。

本発明は、ユーザが描画を行うための被描画部を備えたホワイトボード装置、及び前記ホワイトボード装置へ描画するための描画データを記憶管理する情報処理装置が、ネットワークを介して接続されたホワイトボードシステムであって、前記ホワイトボード装置は、前記情報処理装置から描画データを受信するホワイトボード受信手段と、前記ホワイトボード受信手段によって受信した描画データを前記被描画部へ描画する描画手段と、前記情報処理装置は、前記ホワイトボード装置が設置された会議室の使用予定日時を含む予約情報を記憶管理する会議室情報記憶手段と、前記会議室情報記憶手段に記憶された予約情報に含まれる使用予定日時に紐付けて描画データを記憶する描画情報記憶手段と、描画情報記憶手段に記憶された描画データを前記ホワイトボード装置へ送信する情報処理装置送信手段と、前記描画情報記憶手段に記憶された描画データに紐付けられた使用予定日時になった際、前記使用日時に紐付けられた描画データを前記情報処理装置送信手段によって送信する情報処理装置制御手段とを備えることを特徴とする。

本発明によれば、ホワイトボードが設置された会議室の使用予定日時に対応させて当該ホワイトボードへ描画を希望する描画データを記憶することによって、当該予定日時にホワイトボードへ自動で描画することができるため、ユーザのスケジュールの都合によって会議準備を行うことができるので、業務の効率化を図ることができる、という効果を奏する。

したがって、会議の前に参加者がマーカー等を用いてホワイトボードに手書きするといった煩雑で非効率的な会議準備作業を回避し、会議の事前準備を効率よく行うことが可能となる。

〔第１実施形態〕
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。

図１は、本発明の一実施形態を示すホワイトボードシステムを適用可能な会議システムの構成を示す図である。なお、図１に示す各種装置の構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。

図１において、１はホワイトボード装置（以下、単に「ホワイトボード」）であり、ユーザが板面に文字・図形を描画する装置である。ホワイトボード１の基本的な機能は、普及しているホワイトボードと同様であり、マーカーによる描画及びイレイザによる消去、ページ送り機能、紙媒体への印刷機能を保有している。

ホワイトボード１は、夫々がネットワーク接続部７により、ネットワーク１０に接続されている。このネットワーク１０は、有線のＬＡＮでも無線のＬＡＮでも構わない。

また、夫々のホワイトボード１は、情報保存部５を持ち、読取部４で描画データに変換された文字・図形データを保存する。読取部４により読み取られたデータまたは、情報保存部５に保存されたデータは、他の一つ以上のホワイトボードと送受信可能である。

ホワイトボード１の描画部３は、受信したデータをＲＡＭ３２０（図２参照）に格納し、ＲＡＭ３２０に格納した描画データを用いて被描画部２上に描画を行う。この被描画部２は、普及している（一般的な）ホワイトボードのマーカーにより描画する板面と同じものである。

さらに、上記ネットワーク１０上に、情報管理装置１１が接続されている。情報管理装置１１は、夫々のホワイトボード１の読取部４あるいは情報保存部５のデータをネットワーク１０を介して受信し蓄積する。

また、情報管理装置１１は、外部装置１３からの描画データを蓄積することが可能である。外部装置１３は、ワードプロセッサー、描画ソフトを搭載したパーソナルコンピュータ（ＰＣ）、ファクシミリ（ＦＡＸ）、スキャナ、携帯電話、印刷装置等である。これら外部装置１３が作成した描画データをネットワーク１０を介して情報管理装置１１が備える記憶媒体である描画データＤＢ３５（図３参照）に蓄積する。情報管理装置１１に蓄積された描画データは、一つ以上のホワイトボード１に送信される。

情報管理装置１１は、描画データを、外部装置とデータの送受信を行うためのネットワーク接続装置３７を介して、ネットワーク１０に送信する。送信された描画データに指定されている受信先のホワイトボード１は、ネットワーク接続部７を介して描画データを受信し、情報保存部５に格納する。

ホワイトボード１の描画部３は、受信したデータをＲＡＭ３２０に格納し、ＲＡＭ３２０に格納した描画データを用いて被描画部２上に描画する。この情報管理装置１１のハードウェアはキーボード・マウス等の入力装置及びディスプレイ等の出力装置を持つ一般的なＰＣである。なお、情報管理装置１１は、一台のＰＣであっても良いし、クライアント・サーバーシステムやＷｅｂアプリケーションシステムのように、複数のＰＣから構成されても構わない。

また、情報管理装置１１は、保存された描画データの編集・削除、ホワイトボード１への送受信、描画指示、外部装置１３との送受信を行う。また、夫々のホワイトボード１も操作部６により同様の処理が可能である。

さらに、ネットワーク１０に接続されたＰＣ１２のワープロソフト，プレゼンテーションソフト等にて描画データを作成し、情報管理装置１１への保存、ホワイトボード１の板面への描画が出来る。

また、情報管理装置１１は、ネットワーク１０で接続されたＦＡＸ、スキャナ、携帯電話からの描画データの取得及び、携帯電話への描画データの表示が可能である。

次に、図１の会議システムにおけるホワイトボード１のハードウェア構成について、図２を用いて説明する。

図２は、図１に示した会議システムのホワイトボード１のハードウェア構成を示す図である。

図２において、２１０は白板であり、マーカー及びイレイザにより文字・図形の描画・消去が可能なフィルム状の白板面（被描画面）である。なお、白板２１０は、白色に限定されるものではない。

巻取り装置２２０は、コントローラ２３０からの制御信号に基づいて、白板２１０の巻取り・巻き戻しを行い、ページの送り・戻しを行う。ＣＰＵ２４０は、システムバス９から受信した信号に応じて、コントローラ２３０へ巻取り装置２２０の制御信号を送る。例えば、システムバス９から、'ページ送り'を示す信号を受信した場合、ＣＰＵ２４０は、'巻取り'を示す信号をコントローラ２３０に送る。

コントローラ２３０は、モーター等の回転機構を備えている巻取り装置２２０を制御し、白板２１０の巻取りを行う。ＲＡＭ２５０は、ＣＰＵ２４０の主メモリ及びワークメモリ等として機能する。ＲＯＭ２６０は、ＯＳ（オペレーティングシステム）や被描画部２を制御するための各種制御プログラムや設定情報等を記憶する。

描画装置３５０は、白板２１０に文字・図形を描画する。描画装置３５０は、一般に普及しているコピー機と同様の描画機能を持つ、例えば、トナーを用いた静電記録方式による印字装置等で構成される。ただし、白板２１０上でユーザによるイレイザによる拭き取りにて消去可能とするために、静電記録方式により現像されたトナー画像を白板２１０に転写させるものであり、熱や圧力による定着化は行わない。また、静電記録方式による印字装置の代わりに、マーカーをペン代わりに使用したＸＹプロッタでも、インクジェット方式の印刷装置でも構わない。

コントローラ３３０は、描画装置３５０を制御し前述の処理により描画を行う。また、消去装置３４０の制御を行う。消去装置３４０はコントローラ３３０の指示信号に従って、白板２１０に描画された文字・図形を消去する。例えば、この消去装置３４０は白板２１０の全面に接する事が可能な、布状のイレイザを具備している。このイレイザには一般に普及しているＯＡクリーナのパーム油や、界面活性剤が浸透しているものである。

ＣＰＵ３１０は、システムバス９から受信した信号に応じて、コントローラ３３０に描画信号あるいは消去信号を送る。例えば、システムバス９から描画信号が送られた場合、ＣＰＵ３１０はシステムバス９から同時に送られてくる描画データと共に描画信号あるいは消去信号をコントローラ３３０に送る。

描画信号が送られてきた場合、コントローラ３３０は描画装置３５０に対して描画データの描画を指示する。ＲＡＭ３２０は、ＣＰＵ３１０の主メモリ及びワークメモリ等として機能する。ＲＯＭ３６０はＯＳ（オペレーティングシステム）や描画部３を制御するための各種制御プログラムや設定情報等を記憶する。

読取装置４４０は、一般に普及しているホワイトボードと同様にＣＣＤ方式等により、白板２１０上の文字・図形を読取り、画像データに変換する装置である。読取装置４４０は、ホワイトボード１の側面に固定されフィルム状の白板２１０が巻き取られることで白板２１０が読取装置４４０を通過し全面を読み取る方式であっても、読取装置４４０が白板２１０を移動して全面を読み取る方式であっても構わない。コントローラ４３０は読取装置４４０を制御する。

ＣＰＵ４１０は、システムバス９から受信した信号に応じて、コントローラ４３０に対して、読取の開始・終了等の制御信号を送る。また、ＣＰＵ４１０は読取装置４４０からコントローラ４３０を通じて受信した画像データを情報保存部５に保存する。ＣＰＵ４１０は、システムバス９を通じてコピー指示を受信した場合は、情報保存部５の画像データをコピー装置４５０に送信し、紙媒体への印刷を行う。

また、ＣＰＵ４１０は、システムバス９を通じてネットワーク１０への画像データの送信指示を受信した場合は、情報保存部５の画像データを、ネットワーク接続部７を通じてネットワークに送信する。ＲＡＭ４２０は、ＣＰＵ４１０の主メモリ及びワークメモリ等として機能する。ＲＯＭ４６０はＯＳ（オペレーティングシステム）や読取部４を制御するための各種制御プログラムや設定情報等を記憶する。

操作盤６４０は、ユーザが、ホワイトボードの電源スイッチオン・オフ、白板２１０のページ送り・ページ戻し、コピー装置４５０での紙媒体への印刷等を操作する装置である。一般に普及しているホワイトボードに装備されているように、手の指で押す複数のボタンを具備している。

この操作盤６４０は、ユーザからの操作を、電気信号に変換してコントローラ６３０に送信する。表示装置６５０は操作盤６４０での操作の状態をユーザに対して表示する装置である。操作盤６４０でユーザによりコピー枚数が１０枚と入力された場合、表示装置６５０に数字の１０を表示する等の一般的な使い方を行う。表示装置６５０は、ＣＲＴであっても、液晶ディスプレイ方式であっても、有機ＥＬディスプレイ方式等、表示方式は何であっても構わない。

また、操作盤６４０と表示装置６５０が一体化したタッチパネル形式のディスプレイでも構わない。コントローラ６３０は、操作盤６４０から受信した操作命令を元に、表示装置６５０を制御する。例えば、操作盤６４０でコピー枚数が１０枚と入力された場合、コントローラ６３０がその入力を基に、表示装置６５０に対して、数字の１０の表示を指示する。表示装置６５０は、液晶ディスプレイ方式等、種々の方式に応じて動作する。

また、コントローラ６３０は、操作盤６４０からの入力信号をＣＰＵ６１０に送信する。ＣＰＵ６１０は、コントローラ６３０から受信した操作信号を、システムバス９に送信する。例えば、操作盤６４０に対して、ユーザがページ送りの操作を行った場合、コントローラ６３０が、ページ送りの状態（例えば"ページＮｏ"）を、表示装置６５０に対して表示させ、かつ、ＣＰＵ６１０にページ送り信号を送る。

ＣＰＵ６１０は、被描画部２がページ送り信号を取得出来る為のヘッダ情報を加えて、システムバス９に操作信号を送信する。被描画部２では、ＣＰＵ２４０がページ送り信号を受信し、コントローラ２３０にページ送りを指示する信号を送る。

また、ユーザが操作盤６４０に対してホワイトボード板面の文字・図形の読取操作の実行を入力した場合、ＣＰＵ６１０は、コントローラ６３０を介して受信した読取命令をシステムバス９に送信する。読取部４のＣＰＵ４１０はその読取命令を受信し、コントローラ４３０に読取指示を出す。

同様にユーザが操作盤６４０に対してホワイトボード板面への文字・図形の描画操作の実行を入力した場合、ＣＰＵ６１０は、コントローラ６３０を介して受信した描画命令をシステムバス９に送信する。描画部３のＣＰＵ３１０はその描画命令を受信し、コントローラ３３０に描画指示をだす。

なお、各ＣＰＵとシステムバス、コントローラ間の通信は、ＯＳ（オペレーティングシステム）が処理する。

ＲＡＭ６２０は、ＣＰＵ６１０の主メモリ及びワークメモリ等として機能する。ＲＯＭ６６０はＯＳ（オペレーティングシステム）や操作部６を制御するための各種制御プログラムや設定情報等を記憶する。電源装置８は被描画部２、描画部３、読取部４、操作部６、ネットワーク接続部７に対して電力を供給する。

Ｉ／Ｆボード７１０は、ネットワーク１０を介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワーク１０での通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。

図３は、図１に示した情報管理装置１１のハードウェア構成を示すブロック図である。

図３に示すように、情報管理装置１１は、一般的に普及しているＰＣであって、キーボード、マウス、ディスプレイ、スピーカー等の入出力装置３１と、ＣＰＵ３２と、主メモリ及びワークメモリとして機能するＲＡＭ３３と、ハードディスク等の記憶装置３４と、ＬＡＮボードや無線ＬＡＮデバイス等のネットワーク接続装置３７と、各装置に電気を供給する電源装置３８と、システムバス３９を持つ。

また、描画データＤＢ３５、会議情報ＤＢ３６を持つ。描画データＤＢ３５及び会議情報ＤＢ３６はＤＢＭＳ（データベース管理システム）を用いて構築されても構わないし、ＯＳ（オペレーティングシステム）のファイルシステムを用いて記憶装置３４上に構築されても構わない。

描画データＤＢ３５は、文字・図形の描画データを格納するデータベース（以下、ＤＢとする。）である。描画データＤＢ３５に格納される描画データは、本発明のネットワーク１０に接続された１つ以上のホワイトボード１から受信した描画データ、或いはホワイトボード１に送信する為にＰＣ１２或いは外部装置１３にて作成された描画データである。

図２７は、描画データＤＢ３５のレイアウトの一例を示す図である。

図２７に示すように、描画データＤＢ３５のレイアウトは、テーブル形式である。「データＩＤ項目」はデータレコードのインデックスを、「作成者項目」はデータを作成したユーザ名を、「作成日時項目」はデータが作成された日時を、「作成場所項目」はデータを作成した場所を、「データ形式項目」はデータの形式を、「ファイル名項目」はユーザが認識し易いように付けた任意のファイル名を表す。

また、「頁数項目」はページ数を、「参照先項目」はＯＳ上での物理的なファイル名を、「描画フラグ項目」は描画対象かどうかを示すフラグを、「描画先項目」は描画対象のホワイトボードが設置してある会議室名を、「予約者項目」は描画対象のホワイトボードが設置してある会議室の予約者名を、「描画日項目」は描画予約日を、「描画時刻項目」は描画予約時刻を、「ステータス項目」は描画予約状況を示す。

以下、図３の説明に戻る。

会議情報ＤＢ３６は、会議情報として会議室の予約情報を格納するＤＢである。この情報により、本発明のホワイトボードがいつどのユーザにより使用されたか或いは使用される予定かの情報を取得する事が出来る。この会議情報は会議情報ＤＢを直接編集する事によって作成しても構わない。

図２８は、会議情報ＤＢ３６のレイアウトの一例を示す図である。

図２８に示すように、ＤＢのレイアウトはテーブル形式である。「データＩＤ項目」はデータレコードのインデックスを、「設備名項目」は会議の開催場所を、「予約日項目」は会議の開催日を、「開始時刻項目」は会議の開始時刻を、「終了時刻項目」は会議の終了時刻を、「会議名項目」は会議の名称を表す。

また、「予約者名項目」は会議の予約者氏名を、「所属項目」は会議の予約者の会社組織等の所属部課所名称を、「メールアドレス項目」は電子メールアドレスを、「電話番号」は電話番号を、「出席者名１項目」は出席者１名の氏名を、「出席者アドレス１項目」は出席者１の電子メールアドレスを、「出席者２項目」は出席者１とは異なる出席者１名の氏名を、「出席者アドレス２項目」には出席者２の電子メールアドレスを示す。出席者名と出席者アドレスは２組以上設定可能である。

図４は、図１に示したＰＣ１３のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。

図４に示すように、ＰＣ１３は、一般的に普及しているＰＣであって、キーボード、マウス、ディスプレイ、スピーカー等の入出力装置４１と、ＣＰＵ４２と、主メモリ及びワークメモリとして機能するＲＡＭ４３と、ハードディスク等の記憶装置４４と、ＬＡＮボードや無線ＬＡＮデバイス等のネットワーク接続装置４５と、各装置に電気を供給する電源装置４６と、システムバス４７を持つ。

次に、本実施形態の会議システムの基本的な処理フローについて、図５を用いて説明する。

図５は、本実施形態の会議システムの基本的な処理フローを示図である。

図５に示すように、本実施形態の会議システムには、基本的な処理として、会議前描画処理（Ｓ１００）、描画データ保存処理（Ｓ２００）、描画データ再現処理（Ｓ３００）、描画データ送信処理（Ｓ４００）等がある。以下、この流れについて説明する。

まず、ステップＳ１００の会議前描画処理では、会議等のホワイトボード使用開始前に、予め、ホワイトボード１へ描画を行う。

次に、ステップＳ２００の描画データ保存処理では、ホワイトボード１上に描画された文字・図形を描画データとして保存する。ここで、ホワイトボード１上に描画された文字・図形は、ステップＳ１００にて描画した文字・図形または、その文字・図形にマーカーやイレイザにて追記・削除・修正を行ったものである。なお、描画データ保存処理（Ｓ２００）は、会議前描画処理（Ｓ１００）を伴わずに、ユーザによりマーカーで描画された文字・図形でも構わない。また、ホワイトボード板面に、粘着テープ等によりはがれないように添付された紙に描画された文字・図形でも構わない。

次に、ステップ３００の描画データ再現処理では、描画データ保存処理（Ｓ２００）にて保存された描画データを、ホワイトボードの板面に再度、描画する。

次に、ステップＳ４００の描画データ送信処理では、保存済みの描画データまたは、新たにマーカーでホワイトボード上に描画した文字・図形乃至、描画データ再現処理（Ｓ３００）にて再現した文字・図形に追加・削除・修正を行った文字・図形を、ネットワークに送信する。

なお、図５では、Ｓ１００〜Ｓ４００の処理をシーケンスに記載しているが、これらの処理は、必ずこの順序で行われるものではない。

以下、上述したステップＳ１００〜Ｓ４００の処理について夫々、詳細に説明する。

まず、ステップＳ１００の会議前描画処理について説明する。

情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、待機画面として、ディスプレイ等の入出力装置３１にメインメニュー（図１２）を表示し、ユーザによる操作を待機する。

図１２は、メインメニューの一例を示す図である。

情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ユーザによりメインメニュー（図１２）の描画データ事前描画ボタン１２０１が押下されたことを検知すると、ステップＳ１００の会議前描画処理を開始する。以下、図６を用いて詳細に説明する。

図６〜図１１は、本実施形態の会議システムにおける処理を示すフローチャートである。なお、図中、ホワイトボード１にて実行される処理は、操作部６のＣＰＵ６１０がＲＯＭ６６０に格納されたプログラムを読み出して実行することにより実現される。また、図中、情報管理装置１１にて実行される処理は、ＣＰＵ３２が記憶装置３４に格納されたプログラムを読み出して実行することにより実現される。さらに、図中、ＰＣ１２にて実行される処理は、ＣＰＵ４２が記憶装置４４に格納されたプログラムを読み出して実行することにより実現される。また、図中、外部装置１３にて実行される処理は、外部装置のＣＰＵが記憶装置に格納されたプログラムを読み出して実行することにより実現される。

図６は、図５のステップＳ１００に示した会議前描画処理の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。

まずステップＳ１０１にて、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、事前描画メニュー（図１３）をディスプレイ等の入出力装置３１に表示する。

図１３は、事前描画メニューの一例を示す図である。

図１３において、描画データ新規作成ボタン１３０１は、ユーザがホワイトボード１に描画する為の描画データを新規に作成しようとした場合に押下するボタンである。

描画データ一覧表示ボタン１３０２は、ユーザが既存の描画データをホワイトボード１に描画しようとした場合に押下するボタンである。

以下、図６のフローチャートの説明に戻る。

ステップＳ１０２，Ｓ１０３では、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ユーザによる事前描画メニュー（図１３）の描画データ新規作成ボタン１３０１，描画データ一覧表示ボタン１３０２の押下を検知するまで待機する。

そして、描画データ新規作成ボタン１３０１の押下を検知した場合（Ｓ１０２でＹｅｓ）、ユーザがホワイトボード１、ワードプロセッサー、描画ソフトが装備されたＰＣ１２、ＦＡＸやスキャナ等の外部装置１３にて新規作成（Ｓ１０４）された描画データを、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、描画データＤＢ３５に登録する（Ｓ１０５）。

以下、図１４を参照して新規作成処理（Ｓ１０４）、描画データ登録処理（Ｓ１０５）について説明する。

図１４は、描画データ登録画面の一例を示す図であり、図６のＳ１０５の描画データ登録処理において情報管理装置１１のＣＰＵ３２の制御によりディスプレイ等の入出力装置３１に表示される。

情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ユーザによる描画データファイル選択ボタン１４０１による描画データファイル（登録対象データ）の選択を検知した場合、選択された登録対象データ（画像データやワードプロセッサー文書データ等の描画データファイル）のプレビューをプレビュー画面１４０２に表示する。

登録対象データは、ユーザによりホワイトボード１の白板２１０の手書き文字を基に作成された場合はホワイトボード１の情報保存部５に存在し、ＰＣ１２にて作成された場合はＰＣ１２の記憶装置４４に存在し、外部装置１３にて作成された場合は外部装置１３の記憶装置（不図示）に存在する。

描画データファイル選択ボタン１４０１が押下されると、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、一般的に普及しているＯＳ（オペレーティングシステム）のネットワークファイル共有機能により上記情報保存部５、ＰＣ１２、外部装置１３に存在している描画データを選択可能に表示する。これにより、上記各装置に存在している描画データが選択可能となる。なお、ネットワークファイル共有機能による描画データファイル選択の方法は、本発明の範囲外なので詳細は省略する。

ユーザはプレビュー１４０２により、描画データファイルの内容を確認した後、描画データファイルの属性情報として、作成者１４０３、登録日１４０４、登録期限１４０５、説明１４０６の入力を行う。その後、登録ボタン１４０７が押下された場合、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、描画データファイル選択ボタン１４０１で選択された描画データファイル及び１４０３〜１４０６で登録された前記属性情報を描画データＤＢ３５に登録する。なお、キャンセルボタン１４０８が押下された場合、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、描画データの登録を中止する。そして、図６にステップＳ１０２に処理を戻す。

描画データ登録処理（Ｓ１０５）が終了すると、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ステップＳ１０６に処理を進める。

また、描画データ一覧表示ボタン１３０２の押下を検知した場合（Ｓ１０２でＮｏ且つＳ１０３でＹｅｓ）、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ステップＳ１０６に処理を進める。

ステップＳ１０６では、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、描画データＤＢ３５に保存されている描画データと属性情報を読込み、ディスプレイ等の入出力装置３１に対して描画データ一覧画面（図１５）として表示する。

図１５は、描画データ一覧画面の一例を示す図である。

描画データ一覧画面では、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、１５０１に示すように、描画データのファイル名及び属性情報を表示する。また、１５０４に示すように、一覧画面の各行に参照ボタンを配置し、参照ボタンが押下された場合には、描画データの内容を情報管理装置１１のディスプレイ等の入出力装置３１上に表示する。

さらに、１５０５に示すように、一覧画面の各行に描画予約のチェックボックスを配置する。ユーザは、描画対象データの描画予約１５０５にチェックを入れることで、描画予約する描画データを選択することができる。

また、１５０１に表示された描画データの夫々に対する（紐付けられた）事前描画の予定（実際に描画を行う対象のホワイトボード及び描画日時等の予定）が、描画データＤＢ３５に登録されている場合は、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、描画データＤＢ３５から予定情報を読込み、１５０２に示すように、一覧表（１５０１）の同じ行に表示する。

事前の描画予定が無い描画データに対しては、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、１５０３の例のように、予定情報を表示しない。この場合、プルダウンメニュー１５０６〜１５０９により、描画データに対応する描画予定を設定することがきる。なお、１５０６〜１５０９を押下してもプルダウンメニューに何も表示されない場合は、会議情報ＤＢ３６に会議予定データが存在しないことを示している。

また、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、描画予定に対応する描画ステータスを１５１０に表示する。

以下、図６のフローチャートの説明に戻る。

次に、ステップＳ１０７において、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、描画データの選択を受け付ける。ユーザは、描画データ一覧画面（図１５）の選択すべき描画対象データの描画予約１５０５にチェックを入れることで、描画データの選択することができる。

また、ステップＳ１０８において、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、会議情報ＤＢ３６に会議予定データが存在するか否かを判定する。

図１６は、会議室予約システム画面の一例を示す図である。会議予定は、会議情報ＤＢ３６をＳＱＬ等のＤＢ操作言語で直接編集登録してもよいし、不図示の登録画面から登録可能に構成してもよい。

上記ステップＳ１０８において、会議情報ＤＢ３６に会議予定データが存在する場合には、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、描画データと会議の紐付け処理（図１０）を行う（Ｓ１１０）。

一方、ステップＳ１０８において、会議情報ＤＢ３６に会議予定データが存在しない場合には、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、会場予定登録（Ｓ１０９）の後に、描画データと会議の紐付け処理を行う（Ｓ１１０）。

ここで、図１０を参照して、上記ステップＳ１１０の描画データと会議の紐付け処理を詳細に説明する。

図１０は、図６のＳ１１０に示した描画データと会議予定の紐付け処理を詳細に示すフローチャートである。

まず、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ステップＳ１１００１において、会議情報ＤＢ３６から設備名を取得する。即ち、会議情報ＤＢ３６のレイアウト一例を示す図２８の「設備名項目」に相当する値を取得する。

次に、ステップＳ１１００２において、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ステップＳ１１００１で取得した設備名を、図１５の描画データ一覧の各描画データに対する描画先プルダウンメニュー１５０６の選択項目として設定し、描画データ一覧画面（図１５）を再表示する。

次に、ステップＳ１１００３において、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ユーザによる描画先プルダウンメニュー１５０６の選択を検知した場合、Ｓ１１００４に処理を進める。

一方、ステップＳ１１００３において、ユーザによる描画先プルダウンメニュー１５０６の選択を検知することなく描画データ一覧画面（図１５）の終了を検知した場合には、そのまま図６のフローチャートに処理を戻す。なお、この場合、図示しないが図６のフローチャートの処理もそのまま終了し、待機画面として、ディスプレイ等の入出力装置３１にメインメニュー（図１２）を表示する。

ステップＳ１１０４では、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ステップＳ１１０３で選択された描画先を、描画データＤＢ３５の対応する描画データの描画先に保存する。即ち、描画データＤＢ３５のレイアウト例の図２７の「描画先項目」に相当する値として保存する。

次に、ステップＳ１１０５において、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ステップＳ１１０３で選択された設備名をキーに、会議情報ＤＢ３６を検索し、設備名に対応する予約者名を取得する。即ち、会議情報ＤＢ３６のレイアウト例の図２８の「予約者名項目」に相当する値を取得する。なお、ある設備名に対して予約者が複数存在する場合は、予約者名は複数取得される。

次に、ステップＳ１１００６において、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ステップＳ１１０５で取得した予約者名を、ユーザが描画先プルダウンメニュー１５０６を選択した描画データの予約者プルダウンメニュー１５０７の選択項目として設定し、描画データ一覧画面を再表示する。

次に、ステップＳ１１００７において、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ユーザによる予約者プルダウンメニュー１５０７の選択を検知した場合、Ｓ１１００８に処理を進める。

一方、ステップＳ１１００７において、ユーザによる予約者プルダウンメニュー１５０７の選択を検知することなく描画データ一覧画面（図１５）の終了を検知した場合には、そのまま図６のフローチャートに処理を戻す。なお、この場合、図示しないが図６のフローチャートの処理もそのまま終了し、待機画面として、ディスプレイ等の入出力装置３１にメインメニュー（図１２）を表示する。

ステップＳ１１００８では、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ステップＳ１１０３で選択された予約者を、描画データＤＢ３５の対応する描画データの予約者に保存する。即ち、描画データＤＢ３５のレイアウト例の図２７の「予約者項目」に相当する値として保存する。

次に、ステップＳ１１００９において、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、選択された設備名及び選択された予約者をキーに、会議情報ＤＢ３６を検索し、設備名及び予約者名に対応する予約日を取得する。即ち、会議情報ＤＢ３６のレイアウト例の図２８の「予約日項目」に相当する値を取得する。なお、ある設備名及び予約者に対する予約日が複数存在する場合は、予約日は複数取得される。

次に、ステップＳ１１０１０において、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ステップＳ１１００９で取得した予約日を、ユーザが予約者プルダウンメニュー１５０７を選択した描画データの予約日プルダウンメニュー１５０８の選択項目として設定し、描画データ一覧画面を再表示する。

次に、ステップＳ１１０１１において、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ユーザによる予約日プルダウンメニュー１５０８の選択を検知した場合、Ｓ１１０１２に処理を進める。

一方、ステップＳ１１０１１において、ユーザによる予約日プルダウンメニュー１５０８の選択を検知することなく描画データ一覧画面（図１５）の終了を検知した場合には、そのまま図６のフローチャートに処理を戻す。なお、この場合、図示しないが図６のフローチャートの処理もそのまま終了し、待機画面として、ディスプレイ等の入出力装置３１にメインメニュー（図１２）を表示する。

ステップＳ１１０１２では、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ステップＳ１１１１で選択された予約日を、描画データＤＢ３５の対応する描画データの予約日に保存する。即ち、描画データＤＢ３５のレイアウト例の図２７の「描画日項目」に相当する値として保存する。

次に、ステップＳ１１０１３において、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、選択された設備名及び選択された予約者及び予約日をキーに、会議情報ＤＢ３６を検索し、設備名及び予約者名及び予約日に対応する開始時刻を取得する。即ち、会議情報ＤＢ３６のレイアウト例の図２８の「開始時刻項目」に相当する値を取得する。なお、ある設備名及び予約者名及び予約日に対する開始時刻が複数存在する場合は、開始時刻は複数取得される。

次に、ステップＳ１１０１４において、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ステップＳ１１１３で取得した開始時刻を、ユーザが予約日プルダウンメニュー１５０８を選択した描画データの時刻プルダウンメニュー１５０９の選択項目として設定し、描画データ一覧画面を再表示する。

次に、ステップＳ１１０１５において、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ユーザによる時刻プルダウンメニュー１５０９の選択を検知した場合、Ｓ１１０１６に処理を進める。

一方、ステップＳ１１０１５において、ユーザによる時刻プルダウンメニュー１５０９の選択を検知することなく描画データ一覧画面（図１５）の終了を検知した場合には、そのまま図６のフローチャートに処理を戻す。なお、この場合、図示しないが図６のフローチャートの処理もそのまま終了し、待機画面として、ディスプレイ等の入出力装置３１にメインメニュー（図１２）を表示する。

ステップＳ１１０１６では、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ステップＳ１１０１５で選択された時刻を、描画データＤＢ３５の対応する描画データの描画時刻に保存する。即ち、描画データＤＢ３５のレイアウト例の図２７の「描画時刻項目」に相当する値として保存する。

次に、ステップＳ１１０１７において、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、描画データＤＢ３５の対応する描画データの描画ステータスを"描画予約中"に設定する。即ち、描画データＤＢ３５のレイアウト例の図２７の「ステータス項目」に相当する値として設定する。また、描画データ一覧画面の描画ステータス１５１０を"描画予約中"に設定し、描画一覧画面を再表示する。

次に、ステップＳ１１０１８において、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ユーザによる描画予約の追加ボタン１５１１の押下を検知した場合、ステップＳ１１０１９に処理を進める。

Ｓ１１０１９では、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、１つの描画データに対して、ユーザによる複数の描画予約の追加登録を可能にする為に、予約登録情報１５０２として、描画先プルダウンメニュー１５０６、予約者プルダウンメニュー１５０７、予約日プルダウンメニュー１５０８、時刻プルダウンメニュー１５０９、描画ステータス１５１０及び描画予約の追加ボタン１５１１を同じ行に追加し（不図示）、描画データ一覧画面を再表示する。そして、ステップＳ１１００２に処理を戻す。即ち、ユーザが描画予約を追加する場合は、Ｓ１１００２〜Ｓ１１０１７を繰り返すこととなる。

一方、ステップＳ１１０１８において、ユーザによる描画予約の追加ボタン１５１１の押下を検知することなく描画データ一覧画面（図１５）の終了を検知した場合には、そのまま図６のフローチャートに処理を戻す。

以下、図６のフローチャートの説明に戻る。

図１０に示した描画データと会議の紐付け処理（Ｓ１１０）を終了すると、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ステップＳ１１１に処理を進める。

ステップＳ１１１では、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、描画データＤＢ３５の描画予定日時「描画日項目」、「描画時刻項目」とＯＳ（オペレーションシステム）が管理する現時刻の日時情報とを比較し、会議予定時間となるまで待機する（Ｓ１１２）。

例えば、図２７に示す描画データＤＢ３５のレイアウト例の２行目では、「鈴木恵子」が作成した「スケジュール検討案」の描画データが、「２００８年４月１５日」（描画日項目）、「９時０分」（描画時刻項目）に、「８０２会議室」（描画先項目）のホワイトボードに描画する予約がされているので、ＯＳの管理する現時刻が「２００８年４月１５日９時０分」になった場合に、描画予定時間になったと判定される。

そして、Ｓ１１１において、会議予定時間となったと判定した場合には、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ステップＳ１１３に処理を進める。

ステップＳ１１３では、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、描画データＤＢ３５からＳ１０７で選択された描画データを取得し、ネットワーク１０を介してホワイトボード１に送信する。

ホワイトボード１では、ネットワーク接続部７を介して上記情報管理装置１１から送信された描画データを受信したことを検知すると、操作部６のＣＰＵ６１０は、該受信した描画データを描画部３のＲＡＭ３２０に記憶させる。

次にＳ１１４において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、表示装置６５０に描画警告の表示（図１７）を行う。

図１７は、警告表示の一例を示す図である。

なお、会議室は無人の場合があるので、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、一定の時間（図１７の例では３０秒）後までに、描画確認の回答があった（中止ボタン１７１、又は、直ちに描画ボタン１７２が押下された）か判断し（Ｓ１１５）、処理を分岐する。

そして、描画確認の回答があった場合（Ｓ１１５でＹｅｓの場合）には、ステップＳ１１６において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、描画ＯＫ（押下されたのが直ちに描画ボタン１７２であった）か判断する。

そして、描画ＯＫでない（押下されたのが中止ボタン１７１であった）と判断した場合には（Ｓ１１６でＮｏの場合には）、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、描画がキャンセルされた旨をネットワーク接続部７を介して情報管理装置１１に通知する。

この通知を受けた情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ステップＳ１１７において、予約した描画予約がユーザからキャンセルされた旨の情報「キャンセル」を描画データＤＢ３５に書き込み（描画ステータス更新し）、本フローチャートの処理を終了する。

一方、ステップＳ１１６において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、描画ＯＫ（押下されたのが直ちに描画ボタン１７２であった）と判断した場合には（Ｓ１１６でＹｅｓの場合には）、ステップＳ１１８に処理を進める。

また、ステップＳ１１５において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、描画確認の回答がなかったと判断した場合には（Ｓ１１５でＮｏの場合には）、ステップＳ１１８に処理を進める。

ステップＳ１１８では、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、白板２１０の消去指示を描画部３に送信する。当該消去指示を受けたホワイトボード１の描画部３は、消去装置３４０を用いて描画前に白板２１０上に描画された既存の文字・図形の消去を行う。なお、消去前に読取部４にて白板２１０上に描画された文字・図形の有無を確認し、無い場合は、消去装置３４０による消去を省略しても良い。

次に、ステップＳ１１９において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、上記描画部３のＲＡＭ３２０に記憶された描画データの描画指示を描画部３に送信する。当該描画指示を受けたホワイトボード１の描画部３は、上記描画部３のＲＡＭ３２０から上記描画データを取得し、描画装置３５０により白板２１０への描画を行う。

なお、ステップＳ１１９の描画が終了すると、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、「描画完了」した旨をネットワーク接続部７を介して情報管理装置１１に通知する。

この通知を受けた情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ステップＳ１２０において、予約した描画が完了した旨の情報「描画完了」を描画データＤＢ３５に書き込み（描画ステータス更新し）、本フローチャートの処理を終了する。

なお、「描画完了」等の描画が完了した事を表す情報の文字列や、「キャンセル」等の描画がキャンセルされた事を表す情報の文字列は、情報管理装置１１のＣＰＵ３２にロードされているプログラムに保持されていても構わないし、情報管理装置１１の記憶装置３４にパラメータファイルとして保持しておき、描画ステータスの更新時に都度、そのパラメータファイルを読込んでも構わない。なお、描画ステータスは、図２７の「ステータス項目」に対応する。この描画ステータスの情報は、図１５に示した描画データ一覧画面の描画ステータス１５１０にて確認可能である。

なお、以上、図６に示した会議前描画処理（Ｓ１００）は、ホワイトボード１からでも実行可能なものであり、その詳細は、上記情報管理装置１１から実行する場合と同様であるので省略する。

なお、図６では、情報管理装置１１が描画データをホワイトボード１に送信する構成について説明した。しかし、情報管理装置１１が描画データをホワイトボード１だけでなく、外部装置１３にも送信するように構成してもよい。例えば、描画予約の際に、外部装置１３（例えば、他のホワイトボード１、ＰＣ、ファクシミリ装置、携帯電話、印刷装置等）の送信先も設定しておき、該送信先にも描画データを送信するようにする。この構成の場合、情報管理装置１１は、指定された送信先に応じて、送信プロトコルを変更するように構成する。

以下、図７を参照して、図５のＳ２００に示した描画データ保存処理について処理手順を説明する。

ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、待機画面として、表示装置６５０にメインメニュー（図１２）を表示し、ユーザによる操作を待機する。

ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ユーザによりメインメニュー（図１２）の描画データ保存ボタン１２０２が押下されたことを検知すると、ステップＳ２００の描画データ保存処理を開始する。以下、図７を用いて詳細に説明する。

まず、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ステップＳ２０１において、被描画部２に白板２１０のページ送りの指示を送信するとともに、ステップＳ２０２において、読取部４に白板２１０上の文字・図形の読取指示を送信する。当該ページ送り指示を受けた被描画部２は、白板２１０のページ送りを行う。

また、上記読取指示を受けた読取部４は、白板２１０から文字・図形を読取る。さらに、読取部４のＣＰＵ４１０は、白板２１０から読取った文字・図形を描画データに変換する（Ｓ２０３）。さらに、読取部４のＣＰＵ４１０は、描画データの属性情報として読取った日時、ページ情報、描画データの保存期限等を、読取った描画データに付与し、読取部４のＲＡＭ４２０に保存する（Ｓ２０４）。なお、描画データの保存期限は、予め操作部６のＲＯＭ６６０や読取部４のＲＯＭ４６０等に記録させておき、それを使う構成でも、都度、保存時に操作部６からユーザに指定させる構成でも構わない。

なお、本実施形態では、描画データの保存は、当該ホワイトボード１の情報保存部５に保存する場合と、ネットワーク１０を介して情報管理装置１１に保存する場合、及び、当該ホワイトボード１の情報保存部５と情報管理装置１１の両方に保存するがある。これはユーザによりどれかが選択される（予め設定されていてもよい）。

実際の選択は、ホワイトボード１の操作部６の操作盤６４０上に配置された保存ボタン、或いは操作部６の表示装置６５０（タッチパネル式のディスプレイ）上のボタンとして実装された保存ボタン（図１８の１８１〜１８３）をユーザが押下する事により決定される。

図１８は、データの保存先を選択するボタンの例を示す図である。

ステップＳ２０５において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、表示装置６５０に保存先選択画面（図１８）を表示させ、ユーザから入力される保存ボタン１８１，１８２，１８３の入力を判断する。

上記ステップＳ２０５において、保存先選択画面（図１８）の保存ボタン１８１が押下されたと判断した場合には、操作部６のＣＰＵ６１０は、ステップＳ２０６に処理を進める。

ステップＳ２０６では、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、読取部４のＲＡＭ４２０に保存した描画データを情報保存部５に保存させる。なお、情報保存部５は、描画データＤＢ３５と同様のデータ構成となっている。

次に、ステップＳ２１０において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、情報保存部５内の保存期限切れの描画データの検索を行う。

例えば、ホワイトボード１の操作部６のＲＯＭ６６０に保存期限が３０日と設定されていた場合、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、情報保存部５の作成日時に３０日を加算した日時とＯＳ等から取得した現在日時を比較し、現在日時より小さければ保存期限切れデータと判断する。

上記ステップＳ２１０において、保存期限切れデータが無いと判断した場合には、操作部６のＣＰＵ６１０は、ステップＳ２１４に処理を進める。

一方、上記ステップＳ２１０において、保存期限切れデータが有ると判断した場合には、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ステップＳ２１１に処理を進める。

ステップＳ２１１では、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、保存期限切れデータに対する作成者情報を情報保存部５から取得し、作成者情報が存在するか判断する。そして、作成者情報が存在すると判断した場合には、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ステップＳ２１２において、作成者へ電子メールにより保存期限切れデータの送信を行う。これは、保存期限切れデータを削除する前に、作成者に対してバックアップを送る為である。なお、作成者の電子メールアドレスは、ホワイトボード１の操作部６内に記憶しておく構成であっても、外部の装置から取得する構成であってもよい。

次に、ステップＳ２１３において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、保存期限切れデータを情報保存部５から削除させ、ステップＳ２１４に処理を進める。

なお、Ｓ２１０〜Ｓ２１３に示した保存期限切れ描画データの削除処理は、当該描画データ保存処理（Ｓ２００）で実施する構成であっても、定時のバッチ処理にて、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０又は読取部４のＣＰＵ４１０が実施する構成であっても構わない。

次に、ステップＳ２１４において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、被描画部２に白板２１０のページ巻き戻し指示を送信する。当該ページ巻き戻し指示を受けた被描画部２は、白板２１０のページ巻き戻しを行う。

次に、ステップＳ２１５において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、描画データの保存が完了した旨のメッセージ（図１９）を、読取部４のＲＡＭ４２０内の情報を基に表示装置６５０に表示し、本フローチャートの処理を終了する。

図１９は、描画データの保存が完了した旨のメッセージ画面の一例を示す図である。

以下、図７のフローチャートの説明に戻る。

上記ステップＳ２０５において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、保存先選択画面（図１８）の保存ボタン１８２が押下されたと判断した場合には、図示しないステップにおいて、読取部４のＲＡＭ４２０に保存した描画データ及び描画データの属性情報を情報管理装置１１に送信し、描画データＤＢ３５に保存を指示する。この際、ホワイトボード１の操作部６のＲＯＭ６６０に記録された設備名も送信するものとする。

この描画データ等を受信した情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ステップＳ２０８において、会議情報の取得を行う。情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、上記属性情報内の画像データを読取った日時および上記設備名を検索キーに会議情報ＤＢ３６を検索し、会議情報として会議室名及び会議予約者等の会議の属性情報を取得する。

次に、ステップＳ２０９において、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、上記描画データ及び描画データの属性情報及び会議情報を描画データＤＢ３５に記録する。

なお、上記ステップＳ２０８にて会議情報の検索が出来なかった場合は、描画データ及び描画データの属性情報のみを描画データＤＢ３５に記録する。なお、記録した描画データ及び描画データの属性情報及び会議情報は、描画データ一覧画面（図１５）にて確認可能である。

次に、ステップＳ２１０において、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、描画データＤＢ３５内の保存期限切れの描画データの検索を行う。

例えば、情報管理装置１１の記憶装置３４に保存期限が３０日と設定されていた場合、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、描画データＤＢ３５の作成日時に３０日を加算した日時とＯＳ等から取得した現在日時を比較し、現在日時より小さければ保存期限切れデータと判断する。

上記ステップＳ２１０において、保存期限切れデータが無いと判断した場合には、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ステップＳ２１４に処理を進める。

一方、上記ステップＳ２１０において、保存期限切れデータが有ると判断した場合には、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ステップＳ２１１に処理を進める。

ステップＳ２１１では、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、保存期限切れデータに対する作成者情報を描画データＤＢ３５から取得し、作成者情報が存在するか判断する。そして、作成者情報が存在すると判断した場合には、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ステップＳ２１２において、作成者へ電子メールにより保存期限切れデータの送信を行う。これは、保存期限切れデータを削除する前に、作成者に対してバックアップを送る為である。なお、作成者の電子メールアドレスは、情報管理装置１１の記憶装置３４内に記憶しておく構成であっても、外部の装置から取得する構成であってもよい。

次に、ステップＳ２１３において、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、保存期限切れデータを描画データＤＢ３５から削除し、図示しないステップにおいて、上記ホワイトボード１に、データの保存が完了した旨の通知を行う。

この通知を受信したホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ステップＳ２１４〜Ｓ２１５の処理を実行する。

なお、Ｓ２１０〜Ｓ２１３に示した保存期限切れ描画データの削除処理は、当該描画データ保存処理（Ｓ２００）で実施する構成であっても、定時のバッチ処理にて、情報管理装置１１のＣＰＵ３２が実施する構成であっても構わない。

また、上記ステップＳ２０５において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、保存先選択画面（図１８）の保存ボタン１８３が押下されたと判断した場合には、ステップＳ２０７に処理を進める。

ステップＳ２０７では、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、読取部４のＲＡＭ４２０に保存した描画データを情報保存部５に保存させる。さらに、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、図示しないステップにおいて、読取部４のＲＡＭ４２０に保存した描画データ及び描画データの属性情報を情報管理装置１１に送信し、描画データＤＢ３５に保存を指示する。この際、ホワイトボード１の操作部６のＲＯＭ６６０に記録された設備名も送信するものとする。

そして、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、Ｓ２１０〜Ｓ２１５の処理を実行する。

また、上記ホワイトボード１から描画データの保存指示を受けた情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ステップＳ２０８〜Ｓ２１３の処理を実行する。

また、上記ステップＳ２０５において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、保存先選択画面（図１８）のキャンセルボタン１８４が押下されたと判断した場合には、図示しないが図７のフローチャートの処理をそのまま終了し、待機画面として、表示装置６５０にメインメニュー（図１２）を表示する。

なお、以上、図７に示した描画データ保存処理（Ｓ２００）は、情報管理装置１１からでも実行可能なものである。この場合、描画データ保存対象のホワイトボードを指定するものとする。なお、この処理の詳細は、上記ホワイトボード１から実行する場合と同様であるので省略する。

以下、図８を参照して、図５のＳ３００に示した描画データ再現処理の処理手順を説明する。

ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、待機画面として、表示装置６５０にメインメニュー（図１２）を表示し、ユーザによる操作を待機する。ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ユーザによりメインメニュー（図１２）の描画データ再現ボタン１２０３が押下されたことを検知すると、ステップＳ３００の描画データ再現処理を開始する。

また、同様に、情報管理装置１１のＣＰＵ３２も、待機画面として、ディスプレイ等の入出力装置３１にメインメニュー（図１２）を表示し、ユーザによる操作を待機する。そして、情報管理装置１１のＣＰＵ３２は、ユーザによりメインメニュー（図１２）の描画データ再現ボタン１２０３が押下されたことを検知すると、ステップＳ３００の描画データ再現処理を開始する。

ここでは、ホワイトボード１から処理を実行する場合について説明する。なお、情報管理装置１１からの処理を実行する場合も同様であるので説明は省略する。

まず、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ステップＳ３０１において、描画する対象データ分類の選択画面（図２０）を表示装置６５０に表示する。描画する対象データの分類は、ホワイトボード１自体の情報保存部５に保存されている描画データ、情報管理装置１１の描画データＤＢ３５に保存されているデータの２分類である。

次に、ステップＳ３０２において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、描画する対象データ分類の選択画面（図２０）を介して、ユーザからどちらの分類のデータを描画するかの選択を受付ける。

図２０は、描画する対象データ分類の選択画面の一例を示す図である。

ユーザによる描画する対象データ分類の選択処理は、対象データ分類の選択画面のボタン２０１，２０２を押下することによって行われる。

上記ステップＳ３０２において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、情報保存部５に保存されているデータの描画ボタン２０１の押下を検知したと判断した場合には、Ｓ３０３〜Ｓ３０５の処理を実行する。

また、上記ステップＳ３０２において、情報管理装置１１に保存されているデータの描画ボタン２０２の押下を検知したと判断した場合には、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、Ｓ３０６〜Ｓ３０８の処理を実行する。

また、上記ステップＳ３０２において、キャンセルボタン２０３の押下を検知したと判断した場合には、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、本フローチャートの処理を終了し、待機画面として、表示装置６５０にメインメニュー（図１２）を表示する。

ステップＳ３０３では、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、情報保存部５に保存された描画データ（属性情報を含む）の一覧を読込み、表示装置６５０に対して描画データ選択画面（図２１）として表示する。

図２１は、描画データ選択画面の一例を示す図である。

次にＳ３０４において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、描画データ選択画面（図２１）を介してユーザの描画データの選択を受付ける。ユーザは描画データ選択画面（図２１）のメッセージに従って、操作盤６４０を操作し、描画対象チェック２２２にチェックを入れる事で描画データの選択を行う。

次に、ステップＳ３０５において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ユーザによる図２１の参照ボタン２２１の押下を検知した場合、押下検知した参照ボタン２２１に対応する描画データを情報保存部５から読み込み、表示装置６５０にプレビュー表示する。

また、ステップＳ３０６において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ネットワーク１０を介して情報管理装置１１から情報管理装置１１に保存された描画データの一覧（属性情報を含む）を取得し、表示装置６５０に描画データ選択画面（図２１）として表示する。

次にＳ３０７において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、描画データ選択画面（図２１）を介してユーザの描画データの選択を受付ける。

次に、ステップＳ３０８において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ユーザによる図２１の参照ボタン２２１の押下を検知した場合、押下検知した参照ボタン２２１に対応する描画データをネットワーク１０を介して情報管理装置１１から取得し、表示装置６５０にプレビュー表示する。

次に、ステップＳ３０９において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ユーザによる描画データ選択画面（図２１）の描画ボタン２２３の押下を検知した場合は、ステップＳ３１０に処理を進める。

ステップＳ３１０では、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ネットワーク１０を介して情報管理装置１１の会議情報ＤＢ３６から会議室情報を取得し、描画先ホワイトボードの一覧（描画先選択画面（図２２））として表示装置６５０に表示する。

図２２は、描画先ホワイトボードの一覧を表示する描画先選択画面の一例を示す図である。

次にＳ３１１において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、描画先選択画面（図２２）を介してユーザの描画先の選択を受付ける。ユーザは描画先選択画面（図２２）のメッセージに従って、操作盤６４０を操作し、描画先チェック２３１にチェックを入れ、描画ボタン２３２を押下する事で描画先を選択を行う。

そして、ユーザによる図２２の描画ボタン２３２の押下を検知した場合、ステップＳ３１３において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、Ｓ３０４又はＳ３０７で選択された描画データの属性情報と、Ｓ３１１で選択された描画先情報を用いて、確認画面（図２３）を表示装置６５０に表示する。そして、確認ボタン２４１の押下を判断する。

図２３は、確認画面の一例を示す図である。

上記ステップＳ３１２において、確認ボタン２４１の押下を検知した場合、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ステップＳ３１３以降に処理を進める。

一方、上記ステップＳ３１２において、確認ボタン２４１の押下を検知しなかった場合、即ち、中止ボタン２４２の押下を検知した場合、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、本フローチャートの処理を終了し、待機画面として、表示装置６５０にメインメニュー（図１２）を表示する。

ステップＳ３１３では、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、Ｓ３０４で選択された描画データを情報保存部５から取得し、又は、Ｓ３０４で選択された描画データをネットワーク１０を介して情報管理装置１１の描画データＤＢ３５から取得し、描画部３のＲＡＭ３２０に記憶させる。

次に、ステップＳ３１４において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、被描画部２に白板２１０のページ送りの指示を送信するとともに、読取部４に白板２１０上の文字・図形の読取指示を送信する。上記ページ送り指示を受けた被描画部２は、白板２１０のページ送りを行う。また、上記読取指示を受けた読取部４は、白板２１０から文字・図形を読取り、該読取った文字・図形を描画データに変換してＲＡＭ４２０に格納する。

次に、ステップＳ３１５において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、読取部４による読取結果に基づいて、文字・図形が白板２１０に描かれているか否かを判断する。

そして、文字・図形が白板２１０に描かれていると判断した場合には、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ステップＳ３１６において、表示装置６５０に警告メッセージ（図１７）を表示する。

一方、上記ステップＳ３１５において、文字・図形が白板２１０に描かれていないと判断した場合には、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、Ｓ３２１に処理を進める。

以下、ステップＳ３１６〜Ｓ３２１の処理は、図６に示したＳ１１４〜Ｓ１１９と同様である。

ステップＳ３１７において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、一定の時間（図１７の例では３０秒）後までに、描画確認の回答があった（中止ボタン１７１、又は、直ちに描画ボタン１７２が押下された）か判断し、処理を分岐する。

そして、描画確認の回答があった場合（Ｓ３１７でＹｅｓの場合）には、ステップＳ３１８において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、描画ＯＫ（押下されたのが直ちに描画ボタン１７２であった）か判断する。

そして、描画ＯＫでない（押下されたのが中止ボタン１７１であった）と判断した場合には（Ｓ３１８でＮｏの場合には）、ステップＳ３２０において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、表示装置６５０に警告表示として描画が失敗した旨のメッセージ（不図示）を表示して、本フローチャートの処理を終了し、待機画面として、表示装置６５０にメインメニュー（図１２）を表示する。

一方、上記ステップＳ３１８において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、描画ＯＫ（押下されたのが直ちに描画ボタン１７２であった）と判断した場合には（Ｓ３１８でＹｅｓの場合には）、ステップＳ３１９に処理を進める。

また、ステップＳ３１７において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、描画確認の回答がなかったと判断した場合には（Ｓ３１７でＮｏの場合には）、ステップＳ３１９に処理を進める。

ステップＳ３１９では、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、白板２１０の消去指示を描画部３に送信する（ページ消去）。当該消去指示を受けたホワイトボード１の描画部３は、消去装置３４０を用いて描画前に白板２１０上に描画された既存の文字・図形の消去を行う。

次に、ステップＳ３２１において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、上記Ｓ３１３で描画部３のＲＡＭ３２０に記憶された描画データの描画指示を描画部３に送信する。当該描画指示を受けたホワイトボード１の描画部３は、上記描画部３のＲＡＭ３２０から上記描画データを取得し、描画装置３５０により白板２１０への描画を行い、描画結果を操作部６のＣＰＵ６１０に通知する。

次に、ステップＳ３２１の描画が終了すると、ステップＳ３２２において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、表示装置６５０に描画が成功したかどうか（描画結果）のメッセージ（不図示）を表示する。なお、こここで、描画が失敗していた場合には、ユーザはホワイトボード１の操作部６から再描画を指示可能である。

以下、図９を参照して、図５のＳ４００に示した描画データ送信処理の処理手順を説明する。

ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、待機画面として、表示装置６５０にメインメニュー（図１２）を表示し、ユーザによる操作を待機する。ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ユーザによりメインメニュー（図１２）の描画データ送信ボタン１２０４が押下されたことを検知すると、ステップＳ４００の描画データ送信処理を開始する。

まず、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ステップＳ４０１において、送信対象データ分類の選択を促す送信対象選択メッセージを送信対象選択画面（図２４）として表示装置６５０に表示する。

図２４は、送信対象選択画面の一例を示す図である。

次に、ステップＳ４０２において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、送信対象選択画面（図２４）からの入力を判断し、処理を分岐する。そして、このホワイトボードの白板２１０上のデータ（文字・図形）を送信するボタン２５１の押下を検知したと判断した場合には、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ステップＳ４０３以降の処理を行う。

また、このホワイトボードの情報保存部５に登録してある（保存済みの）描画データを送信するボタン２５２の押下を検知したと判断した場合には、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ステップＳ４０７以降の処理を行う。

また、情報管理装置１１に登録してある（保管されている）描画データを送信するボタン２５３の押下を検知したと判断した場合には、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ステップＳ４１５以降の処理を行う。

また、キャンセルボタン２５４の押下を検知したと判断した場合には、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、本フローチャートの処理を終了し、待機画面として、表示装置６５０にメインメニュー（図１２）を表示する。

ステップＳ４０３では、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、被描画部２に白板２１０のページ送りの指示を送信するとともに、ステップＳ４０４において、読取部４に白板２１０上の文字・図形の読取指示を送信する。当該ページ送り指示を受けた被描画部２は、白板２１０のページ送りを行う。

また、上記読取指示を受けた読取部４は、白板２１０から文字・図形を読取る。さらに、読取部４のＣＰＵ４１０は、白板２１０から読取った文字・図形を描画データに変換し、描画データの属性情報として読取った日時、ページ情報、描画データの保存期限等を、読取った描画データに付与し、読取部４のＲＡＭ４２０に保存する（Ｓ４０５）。なお、描画データの保存期限は、予め操作部６のＲＯＭ６６０や読取部４のＲＯＭ４６０等に記録させておき、それを使う構成でも、都度、保存時に操作部６からユーザに指定させる構成でも構わない。

次に、ステップＳ４０６において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、被描画部２に白板２１０のページ巻き戻し指示を送信し、ステップＳ４１５に処理を進める。なお、前記ページ巻き戻し指示を受けた被描画部２は、巻取り装置２２０により白板２１０のページ巻き戻しを行う。

また、ステップＳ４０７において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、情報保存部５から描画データの一覧を取得し、表示装置６５０に対して送信データ選択画面（図２５）を表示する。

図２５は、送信データ選択画面の一例を示す図である。

次に、ステップＳ４０８において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、送信データ選択画面（図２５）を介して、ユーザからの送信用の描画データの選択を受け付ける。ユーザは、送信データ選択画面（図２５）の選択すべき描画データの送信対象２６２にチェックを入れることで、送信する描画データを選択することができる。

次に、ステップＳ４０９において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ユーザによる送信データ選択画面（図２５）の参照ボタン２６１の押下を検知した場合、押下検知した参照ボタン２６１に対応する描画データを情報保存部５から読み込み、表示装置６５０にプレビュー表示する。

なお、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ユーザによる送信データ選択画面（図２５）の送信ボタン２６３の押下を検知した場合、ステップＳ４１５へ処理を進める。

また、ステップＳ４１１において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ネットワーク１０を介して情報管理装置１１の描画データＤＢ３５から描画データの一覧を取得し、表示装置６５０に対して送信データ選択画面（図２５）を表示する。

次に、ステップＳ４１２において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、送信データ選択画面（図２５）を介して、ユーザからの送信用の描画データの選択を受け付ける。

次に、ステップＳ４０９において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ユーザによる送信データ選択画面（図２５）の参照ボタン２６１の押下を検知した場合、押下検知した参照ボタン２６１に対応する描画データをネットワーク１０を介して情報管理装置１１の描画データＤＢ３５から取得し、表示装置６５０にプレビュー表示する。

なお、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ユーザによる送信データ選択画面（図２５）の送信ボタン２６３の押下を検知した場合、ステップＳ４１５へ処理を進める。

次に、ステップＳ４１５では、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ネットワーク１０を介して情報管理装置１１の会議情報ＤＢ３６から、当該時刻の当該会議室の予約者を検索して取得し、送信先一覧画面（図２６）を表示装置６５０に表示する。この際、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、送信先一覧画面（図２６）の会議室予約者２７２に前記取得した会議室予約者のデータがセットされる。

図２６は、送信先一覧画面の一例を示す図である。

次に、ステップＳ４１６において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、送信先一覧画面（図２６）を介して、ユーザからの送信先登録を受け付ける。

図２６に例示したように、ユーザによるメールアドレスの直接入力や、アドレス帳システムからの検索による送信先の指定を行えるようにしても構わない。なお、アドレス帳システムは、一般に普及している電子メールシステムの一機能として提供されているメールアドレスを一覧管理するシステムである。

以下、図１１を参照して、上記ステップＳ４１６に示した送信先登録受付処理を詳細に説明する。

まず、ステップＳ４１６０１において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、会議室予約者設定ボタン２７１の押下を検知した場合、Ｓ４１６０２において、会議室予約者２７２にデータが有るかチェックする。そして、会議室予約者２７２のデータがないと判断した場合には、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ステップＳ４１６１３に処理を進める。

一方、Ｓ４１６０２において、会議室予約者２７２のデータが有ると判断した場合には、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ステップＳ４１６０３に処理を進める。

ステップＳ４１６０３では、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、会議室予約者２７２にセットされているデータを送信先一覧２７７に追加するようにＲＡＭ６２０にセットし、ステップＳ４１６０４において、送信先一覧画面（図２６）を再表示する。

一方、ステップＳ４１６０１において、会議室予約者設定ボタン２７１の押下を検知しない場合、ステップＳ４１６０５に処理を進める。

ステップＳ４１６０５において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、直接入力設定ボタン２７３の押下を検知した場合、Ｓ４１６０６において、直接入力２７４にデータが入力されているかチェックする。そして、直接入力２７４にデータが入力されていないと判断した場合には、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ステップＳ４１６１３に処理を進める。

一方、Ｓ４１６０６において、直接入力２７４にデータが入力されていると判断した場合には、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ステップＳ４１６０７に処理を進める。

ステップＳ４１６０７では、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、直接入力２７４に入力されているデータを送信先一覧２７７に追加するようにＲＡＭ６２０にセットし、ステップＳ４１６０８において、送信先一覧画面（図２６）を再表示する。

一方、ステップＳ４１６０５において、直接入力設定ボタン２７３の押下を検知しない場合、ステップＳ４１６０９に処理を進める。

ステップＳ４１６０９において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、アドレス帳検索設定ボタン２７５の押下を検知した場合、Ｓ４１６１０において、アドレス帳検索プルダウンメニュー２７６が選択済みかチェックする。そして、アドレス帳検索プルダウンメニュー２７６が選択済みでないと判断した場合には、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ステップＳ４１６１３に処理を進める。

一方、Ｓ４１６１０において、アドレス帳検索プルダウンメニュー２７６が選択済みであると判断した場合には、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ステップＳ４１６１１に処理を進める。

ステップＳ４１６１１では、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、アドレス帳検索プルダウンメニュー２７６で選択されているデータを送信先一覧２７７に追加するようにＲＡＭ６２０にセットし、ステップＳ４１６１２において、送信先一覧画面（図２６）を再表示する。

一方、ステップＳ４１６０９において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、アドレス帳検索設定ボタン２７５の押下を検知しない場合、ステップＳ４１６１３に処理を進める。

ステップＳ４１６１３では、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、キャンセルボタン２８０の押下を検知した場合、本フローチャートの処理を終了し、そのまま図９のフローチャートに処理を戻す。なお、この場合、図示しないが図９のフローチャートの処理もそのまま終了し、待機画面として、表示装置６５０にメインメニュー（図１２）を表示する。

一方、ステップＳ４１６１３において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、キャンセルボタン２８０の押下を検知しない場合、ステップＳ４１６１４に処理を進める。

ステップＳ４１６１４において、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、送信ボタン２７９の押下を検知しない場合、再度、Ｓ４１６０１〜Ｓ４１６１４の処理を繰り返す。

一方、上記ステップＳ４１６１４において、送信ボタン２７９の押下を検知した場合、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、本フローチャートの処理を終了し、そのまま図９のフローチャートに処理を戻す。

なお、図１１には示していないが、設定した送信先一覧２７７は、削除ボタン２７８にて削除することも可能である。

以下、図９のフローチャートに説明を戻す。

ステップＳ４１６の送信先登録受付処理（図１１）が終了すると、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ステップＳ４１７に処理を進める。

ステップＳ４１７では、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、送信処理を行う。

なお、ステップＳ４１７の送信処理では、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０は、ステップＳ４０２にて白板２１０上のデータの送信が選択されていた場合は、ＲＡＭ４２０内のデータを読取り、ステップＳ４１６にてユーザから設定されたメールアドレス（図２６の送信先一覧２７７に設定されたメールアドレス）にネットワーク１０を通じて送信する。

また、ステップＳ４０２にて情報保存部５内のデータの送信が選択されていた場合は、情報保存部５よりデータを読取り、ステップＳ４１６にてユーザから設定されたメールアドレスにネットワーク１０を通じて送信する。

また、ステップＳ４０２にて情報管理装置１１上のデータの送信が選択されていた場合は、ネットワーク１０を介して情報管理装置１１の描画データＤＢ３５よりデータを読取り、ステップＳ４１６にてユーザから設定されたメールアドレスにネットワーク１０を通じて送信する。

なお、上記ステップＳ４１７の送信では、一般的に電子メールの送信に普及しているＳＭＴＰプロトコル等を利用する。その電子メールの送信の結果、取得される送信結果を、送信状態の表示として、ホワイトボード１の操作部６のＣＰＵ６１０が表示装置６５０に表示する。その後、本フローチャートの処理を終了し、待機画面として、表示装置６５０にメインメニュー（図１２）を表示する。

なお、以上、図９に示した描画データ送信処理（Ｓ４００）は、情報管理装置１１からでも実行可能なものである。この場合、白板２１０上のデータを送信する際には、送信元のあるホワイトボード１を選択して行うものとする。なお、この処理の詳細は、上記ホワイトボード１から実行する場合と同様であるので省略する。

なお、図９では、送付先として電子メールアドレスを登録し、該登録された送付先に電子メールを用いて描画データを送信する構成について説明した。しかし、送付先として外部装置（例えば、他のホワイトボード１、ＰＣ、ファクシミリ装置、携帯電話、印刷装置等）を指定し、該指定された外部装置に描画データを送信するようにしてもよい。この場合、指定された送信先に応じて、送信プロトコルを変更するように構成する。

なお、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。

以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

以上示したように、本実施形態によれば、ホワイトボード１が設置された会議室の使用予定日時に対応させて（紐付けて）当該ホワイトボード１へ描画を希望する描画データを情報管理装置１１等に記憶しておくことによって、当該予定日時にホワイトボードへ自動で描画することができる。このため、ユーザのスケジュールの都合によって、会議準備を行うことができ、業務の効率化を図ることができる。

即ち、従来のように、会議のアジェンダや検討事項、前回の会議のまとめ等を、会議の前に参加者がマーカー等を用いてホワイトボードに手書きするといった煩雑で非効率的な作業を回避することができ、会議の効率化・準備時間の短縮の為に、会議の事前準備を効率よく行うことが可能となる。

以下、図２９に示すメモリマップを参照して本実施形態のホワイトボード１，情報管理装置１１，ＰＣ１２，外部装置１３として、コンピュータを機能させるためのプログラムを記録した記録媒体の構成について説明する。

図２９は、本実施形態のホワイトボード１，情報管理装置１１，ＰＣ１２，外部装置１３として、コンピュータを機能させるためのプログラムを記録したコンピュータ読取り可能な記録媒体（記憶媒体）のメモリマップを説明する図である。

なお、特に図示しないが、記録媒体に記憶されるプログラム群を管理する情報、例えばバージョン情報，作成者等も記憶され、かつ、プログラム読み出し側のＯＳ等に依存する情報、例えばプログラムを識別表示するアイコン等も記憶される場合もある。

さらに、各種プログラムに従属するデータも上記ディレクトリに管理されている。また、インストールするプログラムやデータが圧縮されている場合に、解凍するプログラム等も記憶される場合もある。

本実施形態における図６，図７，図８，図９，図１０，図１１に示す機能が外部からインストールされるプログラムによって、ホストコンピュータにより遂行されていてもよい。そして、その場合、ＣＤ−ＲＯＭやフラッシュメモリやＦＤ等の記録媒体により、あるいはネットワークを介して外部の記録媒体から、プログラムを含む情報群を出力装置に供給される場合でも本発明は適用されるものである。

以上のように、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。

この場合、記録媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。

プログラムコードを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリコンディスク等を用いることができる。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

さらに、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムをネットワーク上のサーバ，データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。

本発明の一実施形態に係るホワイトボードを含む会議システムの構成を示す図である。 本発明の実施形態に係るホワイトボードのハードウェア構成を示す図である。 本発明の実施形態に係る情報管理装置のハードウェア構成を示す図である。 本発明の実施形態に係るＰＣのハードウェア構成を示す図である。 本発明の実施形態に係る基本的な処理フローを示すフローチャートである。 本発明の実施形態の会議前描画処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の描画データ保存処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の描画データ再現処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の描画データ送信処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の描画データと会議の紐付け処理の詳細を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の送信先登録受付処理の詳細を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の初期画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態の事前描画メニュー画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態の描画データ登録画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態の描画データ一覧画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態の会議予約画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態の警告メッセージ画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態の保存対象選択画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態の保存確認画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態の描画対象選択画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態の描画データ選択画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態の描画先選択画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態の描画確認画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態の送信対象選択画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態の送信データ選択画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態の送信先一覧画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態の描画データＤＢのデータ構成の一例を示す図である。 本発明の実施形態の会議情報ＤＢのデータ構成の一例を示す図である。 本実施形態のホワイトボードシステムとして、コンピュータを機能させるためのプログラムを記録したコンピュータ読取り可能な記録媒体（記憶媒体）のメモリマップを説明する図である。

符号の説明

１ ホワイトボード装置
２ 被描画部
３ 描画部
４ 読取部
５ 情報保存部
６ 操作部
７ ネットワーク接続部
８ 電源装置
９ システムバス
１０ ネットワーク
１１ 情報管理装置
１２ ＰＣ
１３ 外部装置
３１ 入出力装置
３２ ＣＰＵ
３３ ＲＡＭ
３４ 記憶装置
３５ 描画データＤＢ
３６ 会議情報ＤＢ
３７ ネットワーク接続装置
３８ 電源装置
３９ システムバス
４１ 入出力装置
４２ ＣＰＵ
４３ ＲＡＭ
４４ 記憶装置
４５ ネットワーク接続装置
４６ 電源装置
４７ システムバス
２１０ 白板
２２０ 巻取り装置
２３０ コントローラ
２４０ ＣＰＵ
２５０ ＲＡＭ
２６０ ＲＯＭ
３１０ ＣＰＵ
３２０ ＲＡＭ
３３０ コントローラ
３４０ 消去装置
３５０ 描画装置
３６０ ＲＯＭ
４１０ ＣＰＵ
４２０ ＲＡＭ
４３０ コントローラ
４４０ 読取装置
４５０ コピー装置
４６０ ＲＯＭ
６１０ ＣＰＵ
６２０ ＲＡＭ
６３０ コントローラ
６４０ 操作盤
６５０ 表示装置
６６０ ＲＯＭ
７１０ Ｉ／Ｆボード

Claims (17)

1. ユーザが描画を行うための被描画部を備えたホワイトボード装置、及び前記ホワイトボード装置へ描画するための描画データを記憶管理する情報処理装置が、ネットワークを介して接続されたホワイトボードシステムであって、
   前記ホワイトボード装置は、
   前記情報処理装置から描画データを受信するホワイトボード受信手段と、
   前記ホワイトボード受信手段によって受信した描画データを前記被描画部へ描画する描画手段と、
   前記情報処理装置は、
   前記ホワイトボード装置が設置された会議室の使用予定日時を含む予約情報を記憶管理する会議室情報記憶手段と、
   前記会議室情報記憶手段に記憶された予約情報に含まれる使用予定日時に紐付けて描画データを記憶する描画情報記憶手段と、
   描画情報記憶手段に記憶された描画データを前記ホワイトボード装置へ送信する情報処理装置送信手段と、
   前記描画情報記憶手段に記憶された描画データに紐付けられた使用予定日時になった際、前記使用日時に紐付けられた描画データを前記情報処理装置送信手段によって送信する情報処理装置制御手段と、
   を備えることを特徴とするホワイトボードシステム。
2. 前記ホワイトボード装置は、
   前記被描画部に描画された描画情報を読取る読取手段と、
   前記読取手段によって読取った描画情報に基づいて形成した描画データを前記情報処理装置へ送信するホワイトボード送信手段と、
   を更に備え、
   前記情報処理装置は、
   前記ホワイトボード送信手段から描画データを受信する情報処理装置受信手段を更に備え、
   前記描画情報記憶手段は、前記情報処理装置受信手段によって受信した描画データを記憶することを特徴とする請求項１に記載のホワイトボードシステム。
3. 前記情報処理装置は、ユーザからの操作入力に従って、前記描画情報記憶手段に記憶される描画データと前記会議室情報記憶手段に記憶された予約情報の使用予定日時とを紐付ける描画予約手段を備えたことを特徴とする請求項１又は２に記載のホワイトボードシステム。
4. 前記ホワイトボード装置は、前記ホワイトボード受信手段によって描画データを受信した場合、前記受信した描画データを前記被描画部へ描画することを示す予告情報をホワイトボード操作手段に表示する予告手段を備えたことを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のホワイトボードシステム。
5. 前記ホワイトボード装置は、前記被描画部へ描画された描画情報を消去する消去手段を更に備え、
   前記予告手段は、前記ホワイトボード操作手段に予告情報が表示されてから所定時間後に前記消去手段によって前記被描画部に描画された描画情報を消去させることを特徴とする請求項４に記載のホワイトボードシステム。
6. 前記情報処理装置は、描画データを生成可能な外部装置と前記ネットワークを介して接続され、
   前記情報処理装置受信手段は、前記外部装置から描画データを受信することを特徴とする請求項２乃至５のいずれか１項に記載のホワイトボードシステム。
7. 前記情報処理装置送信手段は、前記外部装置へ描画データを送信することを特徴とする請求項６に記載のホワイトボードシステム。
8. 前記外部装置は、少なくとも１以上のホワイトボード装置から成り、
   前記少なくとも１以上のホワイトボード装置が夫々会議室に設置されている場合、前記会議室毎に予約情報を前記会議室情報記憶手段に記憶することを特徴とする請求項６又は７に記載のホワイトボードシステム。
9. 前記外部装置は、パーソナルコンピュータ、ファクシミリ装置、携帯電話、或いは、印刷装置であることを特徴とする請求項６乃至８のいずれか１項に記載のホワイトボードシステム。
10. 前記ホワイトボード装置は、前記読取手段によって読取った描画データ、及び前記ホワイトボード受信手段によって受信した描画データを記憶する情報保存手段を更に備え、
    前記ホワイトボード操作手段は、前記情報保存手段に記憶された描画データを前記被描画部へ描画する指示を入力可能なことを特徴とする請求項４乃至９のいずれか１項に記載のホワイトボードシステム。
11. 前記ホワイトボード操作手段は、前記読取手段で読取った描画情報に基づいて生成された描画データを前記情報保存手段あるいは前記描画情報記憶手段の少なくとも一方に記憶する指示を入力可能なことを特徴とする請求項４乃至１０のいずれか１項に記載のホワイトボードシステム。
12. 前記ホワイトボード操作手段は、前記情報保存手段又は前記描画情報記憶手段に記憶された描画データを前記被描画部へ描画する指示を入力可能なことを特徴とする請求項４乃至１１のいずれか１項に記載のホワイトボードシステム。
13. 前記ホワイトボード送信手段は、前記情報保存部に記憶された描画データを電子メール送信することを特徴とする請求項１０乃至請求項１２のいずれか１項に記載のホワイトボードシステム。
14. 前記予約情報は、予約を行った予約者、及び会議に出席する出席者が所有する電子メールアドレスを含んで構成され、
    前記ホワイトボード送信手段は、前記情報保存部に記憶された描画データを、前記会議室情報記憶部に記憶された前記予約情報に含まれる電子メールアドレスに対して電子メール送信することを特徴とする請求項１３に記載のホワイトボードシステム。
15. ユーザが描画を行うための被描画部を備えたホワイトボード装置、及び前記ホワイトボード装置へ描画するための描画データを記憶管理する情報処理装置が、ネットワークを介して接続されたホワイトボードシステムの制御方法であって、
    前記情報処理装置の会議室情報登録手段が、前記ホワイトボード装置が設置された会議室の使用予定日時を含む予約情報を会議室情報記憶手段に記憶管理する会議室情報登録ステップと、
    前記情報処理装置の描画情報登録手段が、前記会議室情報記憶手段に記憶された予約情報に含まれる使用予定日時に紐付けて描画データを描画情報記憶手段に記憶する描画情報登録ステップと、
    前記情報処理装置の情報処理装置送信手段が、前記描画情報記憶手段に記憶された描画データに紐付けられた使用予定日時になった際、前記使用日時に紐付けられた描画データを前記ホワイトボード装置に送信する情報処理装置送信ステップと、
    前記ホワイトボード装置のホワイトボード受信手段が、前記情報処理装置から描画データを受信するホワイトボード受信ステップと、
    前記ホワイトボード装置の描画手段が、前記ホワイトボード受信ステップで受信した描画データを前記被描画部へ描画する描画ステップと、
    を備えることを特徴とするホワイトボードシステムの制御方法。
16. 請求項１５に記載されたホワイトボードシステムの制御方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
17. 請求項１６に記載されたプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

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