JP2009277202A

JP2009277202A - 出欠管理を行うソフトウェア

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Publication number: JP2009277202A
Application number: JP2008151060A
Authority: JP
Inventors: Noriaki Murakami; 範明村上
Original assignee: Individual
Current assignee: Individual
Priority date: 2008-05-13
Filing date: 2008-05-13
Publication date: 2009-11-26

Abstract

【課題】コンピュータにインストールするだけで、遅刻および無断早退を含む出欠状況を確認する方法を提供する。
【解決手段】授業中に受講者の携帯端末から、当該受講者の識別情報とその都度異なるキーワードを複数回送信させる。それを既存のメールサーバで受信したものを、授業担当教員のコンピュータから読み取り、各回の送信ごとに、受講者の送信したキーワードが教員の指定したキーワードと同一であれば、その送信回には教室にいたと判別し、すべての回にいた受講者を出席とし、最初の回以外はすべていた受講者を遅刻とし、最初の回以外はいなかった受講者は無断早退とする。その上で、メールサーバからの読み取り情報と出席・遅刻・無断早退情報を当該コンピュータに記録し保存する。
【選択図】図１

Description

本発明は教育機関、研修機関等で開かれる講義、セミナーなどの出欠管理を行うための方法に係わり、特に携帯端末を用いた出欠管理に関する。

教育機関、研修機関等で開かれる講義、セミナーなどに出席している人員の確認は教員、講師などが行うのが通例である。従来は、その際、手書きの出席票などを回収して確認するなどの方法が行われていたが、これには集計に時間がかかり講義の時間を無駄にすることが多かった。

そこで、近年では下記特許文献１に開示されているように、学生個々が所有する携帯端末を用いて、出欠を管理するシステムが提案されている。具体的には、学生の携帯端末から、学生の識別情報と、キーワードとを送信させ、これを蓄積管理することで出席状況を確認している。特に、識別情報と共に送信させるキーワードを授業中に教員が発することで、遠隔地からの不正な出席情報の送信を防止している。

特開平１６−２３４１２０

また、下記特許文献２に開示されているように、授業中に学生が所有する端末から学生の識別情報と当該授業に関する出席情報を送信して、学生の出席を登録したのち、講義中に随時教員が学生に当該授業に関する設問情報を送信すると同時に、当該設問情報に対する回答を表す回答情報を学生の携帯端末から受け付けて、授業中随時学生の講義への参加状況を把握し出欠状況管理の確実性の向上を図るシステムも提案されている。

特開平１９−３３４６５２

しかしながら、上記特許文献１のシステムおよび特許文献２のシステムのいずれにおいても、大学もしくは学校、または研修、セミナーもしくは講座を行う機関またはその一部の組織（以下、大学等とよぶ）がこのようなシステムを導入することを前提にして初めて実行可能なシステムであり、そのためのコストが必要である。すなわち、上記特許文献１のシステムにおいては、学生の携帯端末から送信された情報を受信するメールサーバもしくは同等の機能をもつ装置が不可欠である。また、上記特許文献２のシステムにおいては、学生の携帯端末から送信された情報を受信し記憶する装置と、学生の携帯端末へ当該授業に関連した設問情報を送信する装置が不可欠である。

このため、大学等がこのようなシステムを導入することを待たず、一部の教員だけが出席管理をすることは不可能であった。例えば、このようなシステムを持たない大学に赴いた非常勤講師が独自に簡便に出欠を取る方法はないことになる。また、ホテルまたは市民ホールなどのように、通常このようなシステムを用意していない場所で行うセミナー、研修等で講師が簡便に出欠を取る方法もない。

さらに、上記特許文献１のシステムでは、１回の送信で出席か否かを判定しているため、送信が終わったあと教室を出た者まで出席となってしまう。また、１回の送信時にまだ教室に到着してはいなかったが、その後授業を受けた学生は遅刻という扱いを受けず、欠席となる不都合があった。

他方、上記特許文献２のシステムでは、学生が教室にいるかいないかを時間で管理するのでなく、授業中の学生の講義への参加状況によって判定しようとしているため、遅刻者または早退者なのか、それとも出席自体はきちんとしているが、授業への参加状況の悪い学生なのか、判然としない難点があった。また、授業中の学生の講義への参加状況の判定は、個々の教員がこれに関わる情報をそれぞれ自分のコンピュータにダウンロードして、表計算ソフトを用いることで行われることとされており、このシステム自体が判定方法を提供している訳ではない。

また、学生が携帯端末より情報を送信する際、送信先もしくは送信すべき情報を誤ることが少なくない。送信すべき情報に関して多い誤りは、文字の変換ミスおよびたんなるキーの打ち間違いである。これに対し上記特許文献１のシステムおよび上記特許文献２のシステムのいずれも、人間が間違いを犯しやすいことに対する対策が必ずしも十分でない。例えば、上記特許文献１では、出欠確認のための、学生への通知メールによって行うこととしているが、明らかな単純なミスは学生に確認することなく修正する方がはるかに時間と手間を省くことができる。

学生によっては携帯端末を忘れたり、携帯端末が電池切れ等の理由で使えない場合がある。そのような場合は、当該学生より手書きの出席票の提出を受けることとなるが、携帯端末の送信情報によって作成した出席状況の記録を、提出された出席票を用いて手入力で修正し記録することが必要になる。しかしながら、上記特許文献１のシステムおよび特許文献２のシステムのいずれにおいても、このような方法を提供していない。

ときには、教員は授業中に小テストを行ったり、感想文を書かせて提出させることがある。そのような場合、答案の提出あるいは感想文の提出により出席状況が把握できる。このようにして把握された出席状況と、携帯端末からの送信により記録された出席状況とを統合して出席状況として記録されると便利である。しかしながら、上記特許文献１のシステムおよび特許文献２のシステムのいずれにおいても、このような方法を提供していない。

また、上記特許文献１のシステムおよび特許文献２のシステムのいずれにおいても、学生の当該講義に関わる成績情報を各学生に伝える手段を有していない。すなわち、特許文献１のシステムにあっては、学生に送信するのは出席の確認のメールだけである。また、特許文献２のシステムにあっては、講義内容に応じた設問情報または、講義に関連する、もしくは、関連しない質問を表すアンケート情報を学生に送信するが、いずれも送信対象となる学生全員に同一の情報であり、個別の学生ごとに異なる情報を送信するものではない。

上述の状況に鑑み、本発明では、大学等に既存の、もしくは、一般に普及している、メールサーバを用いて受信した情報を各教員のコンピュータ上で読み取り処理するソフトウェアを提供することにより、低コストかつ簡便に出欠管理、および個別の個人情報の送信を可能にする方法を提供するものである。

本発明に係わるソフトウェアは、受講者の携帯端末より送信された情報を、大学等に既存の、または、一般に普及している、メールサーバを用いて受信したものを、読み取り記録するステップと、読み取った記録を修正するステップと、読み取り修正された記録と受講者情報（本発明において受講者情報とは、特定の講義を受講する者として、大学等に登録された受講者の識別情報および氏名を集成した情報のことである）とから出席状況を記録するステップと、記録された出席状況を手入力にて修正するステップと、記録された出席状況に、携帯端末からの送信以外の方法により確認された出席状況を追加記録するステップと、読み取り修正された記録と受講者情報とから受講者のアドレスを記録するステップと、記録された受講者のアドレスを用いて受講者全員または一部に同一情報または各自の個人情報を送信するステップを含む。

上記発明について順に詳しく説明すると次のとおりである。

まず、受講者は講義を受講している間、複数回にわたり、講義名またはその略称を件名として、自己の識別情報と教員より指示された、回ごとに異なるキーワードを本文としたメールを送信する。送信先のアドレスとしては、大学等が現に使用しているメールシステムから提供されるアドレスを用いてもよいし、例えば、Ｇｍａｉｌなどの、一般に用いられているメールシステムから提供されたアドレスを用いてもよい。

本発明に係わるソフトウェアは、あらかじめ教員のコンピュータ（同等の機能をもつ情報処理装置を含む。以下同じ）にインストールされている。このソフトウェアが、上記［００１８］で述べた、受講者により送信されたメールが送信先のメールサーバにより受信されたものを読み取り、教員のコンピュータに講義名またはその略称ごとに記録される。

受講者はメールを送信する際、識別情報やキーワードを誤って送信することが少なくない。例えば、全角と半角のミス、文字の変換ミスなど明らかな誤記がある。そこで、上記［００１９］で記録された情報のうち、このような明らかなミスと思われるものを、本発明に係わるソフトウェアを用いて、手入力で修正する。

また、受講者はメールを送信する際、講義名を件名として送信すべきところ、件名を忘れたり誤ったりすることが少なくない。そこで、本発明に係わるソフトウェアを用いて、上記［００１９］で講義名ごとに記録された情報に、送信時刻およびキーワードから判断して明らかに当該講義に関するメールであると見られるものを、追加し記録する。

本発明に係わるソフトウェアは、上記［００１９］において記録された情報と受講者情報とを用いて、各回ごとに大部分の受講者が送信してきたキーワードを正解キーワードとし、正解キーワードを送信してきた受講者はその回には教室にいたと判定する。これにより、１回目の送信時には教室にいたが、２回目以降の送信時には教室にいないと判定された受講者は途中から無断で教室外に退出したので欠席とされる。他方、１回目の送信時には教室にいなかったが、２回目以降のすべての回に教室にいたと判定された受講者は遅刻とされる。すべての回に教室にいたと判定されたものだけが出席とされる。

本発明に係わるソフトウェアは、上記［００１９］において記録された情報と受講者情報とに基づき、受講者の携帯端末のアドレスのリストを作成する。この際、各受講者が最後に送信した際のアドレスを用いるので、つねに最新のアドレスリストが作成される。このアドレスリストを用いて、特定の受講者に連絡のメールを送ること、および、受講者全員にテストの予告など講義に関する同一の情報を送信すること、および、受講者全員に、それぞれその名前を呼びかけながら、同一の情報を送信すること、および、受講者全員にそれぞれの成績などの個人情報を送信することができる。

１）受講者の出欠管理を受講者からのメールを用いて行う場合、大学等が、このようなメールを受信するシステムを有しなくても、大学等の外部で一般に普及しているメールサーバを利用することで、個々の教員のコンピュータにインストールされたソフトウェアだけで行うことを初めて可能にした。このため、メールサーバの維持管理に必要な人的、物的費用を払う必要がなく、きわめて低廉なコストで出欠管理を行うことを可能にした。
２）講義への出席に関して、たんに出席しているか否かではなく、遅刻および無断早退も把握することを可能にした。
３）受講者の携帯端末から送信された内容に、明らかな誤りがあるとき、簡便に訂正することを可能にした。
４）教室での受講者の携帯端末からの送信によって出席状況を記録するほかに、小テスト、授業の感想文の提出など、携帯端末からの送信によらない方法で出席を確認した場合、後者を前者に統合して記録することを可能にした。
５）受講者の携帯端末から送信された情報に基づき、受講者の携帯端末のアドレスのリストを作成し、それを用いて全員または一部の受講者の携帯端末に同一の内容のメールを送信するばかりでなく、個々に成績等の個人情報を送信することを可能にした。

本発明は、大学等において授業を受講する受講者が教室内から自ら保有する携帯端末を用いて送信する情報に基づいて、遅刻および無断早退を含む出欠状況を記録する方法を提供するものであるが、教員の所有するコンピュータにインストールし、そのコンピュータ上で動作するソフトウェアであることに特徴がある。これにより、大学または、学部、学科、キャンパス、セミナー会場など、大学等がシステムを導入することを待たずとも、出欠管理をしたいと考える教員または講師だけが個々に本発明を利用することが可能である。

大学等で一斉に本発明を利用することも可能であるが、その場合も、本ソフトウェアが動作する特別のサーバもしくは同等の機能をもつ装置を用意する必要はなく、全教員のコンピュータにインストールして用いるだけでよい。また、メールサーバのような、受講者からの携帯端末からの送信を受信するシステムもしくは装置を特別に用意する必要もなく、すでに大学等にあるメールサーバを用いるか、大学等の外で一般に普及しているメールサーバを用いて受信してもよい。メールを受講者に送信する場合も同様に既存のメールサーバを利用すればよい。

以下に、実施例を用いて、本発明についてさらに詳細に説明する。図１は本発明のソフトウェアを用いた作業の概要を示している。受講者の保有する２００の携帯端末より送信されたメールはＮのネットワークを介してＭのメールサーバで受信される。この受信されたメールを５００の教員のコンピュータにインストールされた１００の、本発明に係るソフトウェアにより読み取り処理されて出欠状況が記録される。

図２は本発明に係るソフトウェアが図１の５００の教員のコンピュータ上で動作している状態の１つを示している。受講者が携帯端末２００より、件名を講義名またはその略称とし、本文を図３のようにしたメールを教員の指定したアドレス宛に送信する。図３の１１は受講者の識別情報、１２は送信の際に教員より指示されたキーワードである。キーワードは半角英数文字に限らない。「桜」「ゆめ」など日常用いられる日本語の単語でよい。むしろ、その方が入力ミスが少ない。本発明に係るソフトウェアは受講者よりこうして送信されたメールを処理することで出欠管理をする。以下、このソフトウェアを操作する手順に従って説明する。

図２の１１０、１２０、１３０、１８０、１９０はソフトウェアの操作メニューである。１１０をクリックすると、「メール閲覧」、「受信メール処理」、「処理メール閲覧」、「残メール処理」、「不規則メール処理」の項目が現れる（メニューの項目は図に表示されていない。以下同様）。これらの項目はそれぞれ、メニューの下にあるアイコン１１１、１１２、１１３、１１４、１１５に対応している。メニュー項目の「メール閲覧」を選択するか、または、アイコン１１１をクリックすると、図４のように、受講者が送信したメールがすべてつながった１つの情報として閲覧できる。これにより、受講者の送信したメールを１つ１つ開くことなく、必要な情報を一挙に閲覧できるのである。Ｓｕｂｊｅｃｔ（件名）は講義名またはその略称である。本文に受講者の識別情報とキーワードが表示されている。

図２の１１０のメニュー項目の「受信メール処理」を選択するか、アイコン１１２をクリックすると、受講者の送信したメールがＳｕｂｊｅｃｔ（件名）ごとに分けられて、それぞれ「講義年度前期（後期）件名メールデータ．ｔｘｔ」というテキストファイルが作成される。例えば、「環境」という講義題目の講義が２００８年度後期に行われており、講義題目と同じ「環境」を件名として、この講義の受講者に図３のような本文のメールを送信させた場合、アイコン１１２をクリックすると件名を問うウィンドウが出てそこに環境と入力すると、「２００８後期環境メールデータ．ｔｘｔ」というファイルが「２００８後期環境」というフォルダーの下に作成される。

図２の１１０のメニュー項目の「処理メール閲覧」を選択するか、アイコン１１３をクリックすると、上記［００３０］で作成された「講義年度前期（後期）件名メールデータ．ｔｘｔ」というテキストファイルが図５のように表示される。受講者が講義中にメールを送信する際、自分の識別情報やキーワードを誤って入力することが少なくない。明らかな単純な入力ミスと思われるものはこの図５の画面で教員が直接手入力して修正する。こうすることにより、あとから受講者からの申し出で出席状況を修正する手間を大幅に減らすことができる。修正したデータは１３のボタンを押して保存する。

受講者の中には、メールの送信の際に、件名を入力し忘れたり、間違えたりするものが少なくない。このようなメールも、正しく件名が入力されたメールといっしょに処理されるべきである。そこで、図２の１１０のメニュー項目の「残メール処理」を選択するか、アイコン１１４をクリックすると、教員の指定したアドレスに送信されたメールすべてがメールサーバからダウンロードされた後、「指定したアドレスダウンロード日残メールデータ．ｔｘｔ」というファイルが作成される（例えば、「ａｔｔｅｎｄ２００８０５２１残メールデータ．ｔｘｔ」）。次いで、図２の１１０のメニュー項目の「不規則メール処理」を選択するか、アイコン１１５をクリックすると、「指定したアドレスダウンロード日残メールデータ．ｔｘｔ」というファイルを選択させるウィンドウが出た後、上記［００３０］で作成された「講義年度前期（後期）件名メールデータ．ｔｘｔ」を選択させるウィンドウが出て、該当するデータを選択すると、図６のような画面が現れる。この画面に表示されたメールのうち、送信時刻またはキーワードから判断して、講義に出席した際に送信したと思われるメールを選択し、１４のボタンを押す。この作業を繰り返し、該当するメールすべてについて、選択し１４のボタンを押し終わったら、１５のボタンを押すと、上記［００３０］で作成された「講義年度前期（後期）件名メールデータ．ｔｘｔ」にこれらのメールが追加される。

上記［００３２］において、別の仕様として、「指定したアドレスダウンロード日残メールデータ．ｔｘｔ」というファイルが作成される手順と、次いで、それを選択させるウィンドウを出す手順を省略して、「残メール処理」を選択すると、この２つの手順を本ソフトウェア操作者に見えない形で処理した後、上記［００３０］で作成された「講義年度前期（後期）件名メールデータ．ｔｘｔ」を選択させるウィンドウが出て、該当するデータを選択すると、図６のような画面が現れるようにするという仕様も考えられる。

図２の１２０をクリックすると、「出席表作成」、「出席表閲覧・修正」、「アドレス帳作成」、「アドレス帳閲覧・利用」、「通知表作成」、「通知表閲覧」の項目が現れる。これらの項目はそれぞれ、メニューの下にあるアイコン１２１、１２２、１２３、１２４、１２５、１２６に対応している。出席表を作成するには、図２の１２０のメニュー「送信準備」の項目の「出席表作成」を選択するか、アイコン１２１をクリックする。そうすると、図７の画面が現れる。本発明において、出席表とは、各受講者の識別情報および氏名ならびに授業回ごとの遅刻または出席の状況を記録したデータを全受講者について統合して１つのデータとした表のことである。図７の１６のボタンをクリックすると、上記［００３０］で作成された「講義年度前期（後期）件名メールデータ．ｔｘｔ」と受講者情報ファイルを用いて出席表が作られる。出席表が作られる手順を詳しく述べると次の［００３５］のようになる。

図７の１６のボタンをクリックすると、図８のウィンドウが現れ、遅刻を考慮するか否かを問う。「はい」のボタンを押すと、図９のウィンドウが現れる。ここに数値を入力することで、出席１回を１として、遅刻を例えば０．５とか０．３として扱うことができる。図８で「いいえ」のボタンを押すと、出席は１か０（欠席の場合）のみとなる。この後、上記［００３０］で作成された「講義年度前期（後期）件名メールデータ．ｔｘｔ」および受講者情報ファイルを選択するウィンドウが現れ、それぞれ該当するファイルを選択すると出席表が作成される。

作成された出席表は、図２の１２０のメニュー「送信準備」の項目の「出席表閲覧・修正」を選択するか、アイコン１２２をクリックすることにより、図１０のように閲覧できる。この出席表の数値についてであるが、授業中に例えば受講者に３回送信メールを送らせた場合、遅刻を考慮する場合は、１回目に送信メールがなく、残り２回送信メールがある受講者は遅刻扱いとなる。３回全部の送信メールがある受講者のみ出席１回となる。また、遅刻を考慮しない場合は１回でも送信メールがない場合は０（欠席）となる。こうすることにより、最初の１回または２回に送信メールを送っておきながら、無断で退室した受講者は欠席扱いとすることができ、この種の不正を防止できる。また、授業の最初と最後だけ出席し、途中は教室を抜け出していた受講者も欠席とできる。

図１０の出席表の数値は手入力で修正できる。これは、携帯端末を忘れたり、携帯端末の電池が切れたりして、送信メールを送れなかった受講者について、当該受講者から回収した手書きの出席票に基づいて、出席表を訂正するためである。修正した出席表は図１０の１８のボタンを押して保存する。

教室での受講者の携帯端末からの送信によって出席状況を記録するほかに、小テスト、授業の感想文の提出など、携帯端末からの送信によらない方法で出席を確認する場合がある。そのような場合は、図１０の１９のボタンを押して、図１０の出席表に、携帯端末からの送信によらない方法で出席を記録する列を挿入して、その列に記録する。その後、保存する。

図１０の出席表の上部に、学籍番号、氏名の次に、「何月何日何限＿数字」（例：１０月５日＿１、１０月１２日２限＿２）とあるが、このうち、何月何日何限は受講者によるメールの送信時間と当該大学等の授業時間帯とから自動的に判別されるものである。また、数字は、携帯端末からの送信によって出席を記録した授業の順序を表しており、上記［００３８］のように、携帯端末からの送信によらない方法で出席を確認した場合を容易に識別できるようになっている。

学期の中途で図１０の出席表を作成した後、さらに何回か授業を行った場合、それらの授業についての出席状況を追加した出席表を作成する必要が生じる。この場合、図７の１６のボタンをクリックして出席表を作成すると、上記［００３７］で手入力で修正した出席表、および上記［００３８］で列を挿入して作成した出席表が、「講義年度前期（後期）件名メールデータ．ｔｘｔ」を用いて上書き作成されてしまい、再度手入力および列の挿入等を行う手間が生じる。これを防ぐため、図７の１７のボタンをクリックして出席表を作成する。

上記［００３６］から［００４０］で述べた出席表は、受講者の送信したメールのデータと別に用意された受講者情報とを用いて作成される。しかしながら、講演会のように、聴衆についての情報が別に用意されない場合もある。このような場合、聴衆から図３のようなメールを送信させる場合、１１の受講者の識別情報に代えて、聴衆の氏名を入力させ、その情報を用いて、聴衆の氏名および出欠状況に関する一覧表を作成するという仕様も考えられる。

図２の１２０のメニュー「送信準備」の項目の「アドレス帳作成」を選択するか、アイコン１２３をクリックすることにより、上記［００３０］で作成された「講義年度前期（後期）件名メールデータ．ｔｘｔ」および受講者情報ファイルを用いて、当該受講者たちの携帯のアドレス帳（アドレスリスト）が作成される。図２の１２０のメニュー「送信準備」の項目の「アドレス帳閲覧・利用」を選択するか、アイコン１２４をクリックすることにより、作成されたアドレス帳が図１１のように表示される。２０は受講者の識別情報、２１は氏名、２２はアドレスである。表示された受講者のうち、１人もしくは複数人に同一内容のメールをするときには、対象となる受講者をカーソルで選んでから図１１の２３のボタンを押す操作を繰り返し、その後、図１１の２４のボタンを押すと図１２のウィンドウが現れ、メールを一度に送信できる。図１２のウィンドウにパスワードの入力ウィンドウがあるのは、ＳＳＬ対応でメールを送信するためである。

図２の１２０のメニュー「送信準備」の項目の「通知表作成」を選択するか、アイコン１２５をクリックすることにより、上記［００４２］で作成されたアドレス帳を用いて、個々の受講者に当該受講者の成績など個人情報を送信するための通知表が作成される。受講者の個人情報の一覧はあらかじめＣＳＶ形式のファイルで作成しておく。この作成には、一般に流通している表計算ソフトを用いてもよいし、別途開発されたソフトウェアを用いてもよい。作成された通知表は、図２の１２０のメニュー「送信準備」の項目の「通知表閲覧」を選択するか、アイコン１２６をクリックすることにより、閲覧できる。通知表は受講者の個人情報の一覧に各受講者の携帯のアドレスを付加したものである。

本発明のソフトウェアは、受講者にメールを送信する方法として、４種類の方法を用意している。いずれの方法も、メールの受信の場合と同様に、大学等に既存の、または、一般に普及している、メールサーバを用いて送信する。１つの方法は、上記［００４２］で述べた方法で、１人もしくは複数人に同一の内容のメールを一度に送る方法である。残りの３つの方法は図２の１３０のメニュー「メール送信」をクリックすると現れる、「個別通知」「氏名入り一斉配信」「一斉配信」によって提供される。これらの方法はそれぞれアイコン１３１、１３２、１３３をクリックしても実施できる。以下、３つの方法について順次説明する。

「個別通知」を利用すると、上記［００４３］で作成した通知表に基づいて各受講者全員に当該受講者の個人情報を一度に送信する。例えば、通知表の元になる、ＣＳＶ形式のファイルとして作成された、受講者の個人情報の一覧の１行目に、「学籍番号，氏名，中間テスト，第１回レポート，第２回レポート，期末テスト，出席回数，最終評価」とあり、２行目に「０２Ｋ０００１Ａ，山田一郎，５６，Ｃ，Ｂ，７２，１２，良」とある場合、「個別通知」を利用すると、「０２Ｋ０００１Ａ，山田一郎さんの中間テストは５６で，第１回レポートはＣで，第２回レポートはＢで，期末テストは７２で，出席回数は１２で，最終評価は良です。」という内容のメールが「０２Ｋ０００１Ａ，山田一郎」に送られる。３行目以下に他の受講者についての個人情報があった場合、同様に送信される。また、この個人情報の前後に全員に共通の前書きと後書きを付加することができる。それは、「個別通知」を選択することによって現れる図１３のウィンドウに文章を入力することで実行できる。このほかに、件名とパスワードを入力して、「メールを送信する」ボタンを押すと一度に各受講者宛のメールが送信される。

「氏名入り一斉配信」を利用すると、本文の最初に、受講者の識別情報と氏名を挿入し、例えば、「０７Ｋ０００１Ａ，山田一郎さん，」の後に、受講者全員に同一の文章が付加されたメールが送信される。こうすることにより、メールを受け取った受講者の注意を喚起することが可能となる。同一の文章は図１４のウィンドウ内の大きな枠に入力する。このほかに、件名とパスワードを入力して、「呼びかけつき一斉配信メールを送信する」ボタンを押すと一度に全受講者宛のメールが送信される。

「一斉配信」を利用すると、受講者全員に同一のメールを送信する。メールの文章は図１５のウィンドウ内の大きな枠に入力する。このほかに、件名とパスワードを入力して、「一斉配信メールを送信する」ボタンを押すと一度に全受講者宛のメールが送信される。

この実施例では、受講者にメールを送信する際、その送信メールを保存する仕様にはなっていないが、上記［００４６］で述べた「氏名入り一斉配信」の場合および上記［００４７］で述べた「一斉配信」の場合、件名、送信日時、同一内容の本文を保存することも考えられる。また、上記［００４５］で述べた「個別通知」の場合、代表として最初の１通もしくは最後の１通の件名、送信日時、本文を保存することも考えられる。

本発明は、大学もしくは学校、または研修、セミナーもしくは講座において、受講者が実際にその場に出席して行う授業または会合での出欠管理を、受講者の持つ携帯端末からのメールを処理することにより行うソフトウェアであるが、教員もしくは講師の保有するコンピュータにインストールして利用するソフトウェアであり、携帯端末からのメールの受信には既存のメールサーバを利用するので、受信のためのシステムがない場所でも容易に出欠管理ができる。そのため、大学もしくは学校にとどまらず、ホテルや公共施設で行われる企業の研修、セミナーもしくは会合、または市民講座において、講師が出席管理を簡便に行う方法を提供しており、広い産業上の利用可能性がある。

本発明のソフトウェアの利用に係わる全体図である。本発明のソフトウェアをコンピュータ上で作動させて現れるウィンドウである。出席していることを確認するため受講者に送らせるメールの本文の一例である。受講者が送信したメールがすべてつながった１つの情報として閲覧できるウィンドウである。受講者が送信したメールのデータを一覧および修正するウィンドウである。件名不備のメールを選択して正しいメールのデータに付加するためのウィンドウである。出席表を作成するためのウィンドウである。出席表を作成する際、遅刻を考慮するかどうかを問うウィンドウである。遅刻を考慮する場合、遅刻者の出席点をいくつにするか入力するウィンドウである。作成した出席表の数値を手入力で修正するための、および、メール以外の方法で出席を取った場合に、それを記録するための列を挿入するためのウィンドウである。受講者のアドレスを表示し、選択した受講者にメールを送るためのウィンドウである。選択した受講者に送るメールを作成するウィンドウである。受講者の個人情報を送るメールを作成するウィンドウである。受講者全員に、本文の最初に受講者の識別情報および氏名を付けて、同一内容のメールを送る際に用いるウィンドウである。受講者全員に同一内容のメールを送る際に用いるウィンドウである。

符号の説明

１００本発明のソフトウェア
２００受講者の携帯端末
５００教員のコンピュータ
Ｍメールサーバ
Ｎインターネット

１１０受講者の送信したメールを処理するメニュー
１２０出席表や受講者のアドレス帳を作成するメニュー
１３０受講者にメールを送信するメニュー
１８０メールサーバのメールを一挙に削除するメニュー
１９０本ソフトウェアに係わる各種データを保存するフォルダーをあらかじめ決めるメニュー

１１１受講者が送信したメールがすべてつながった１つの情報として閲覧できるアイコン
１１２受講者が送信したメールを処理するためのアイコン
１１３処理したメールを閲覧および修正するためのアイコン
１１４メールサーバにあるすべてのメールをダウンロードするアイコン
１１５件名不備のメールを処理するためのアイコン

１２１出席表を作成するためのアイコン
１２２出席表を閲覧および修正するためのアイコン
１２３受講者のアドレス帳を作成するためのアイコン
１２４受講者のアドレス帳の表示と選択した受講者にメールを送るためのアイコン
１２５通知表を作成するためのアイコン
１２６通知表を閲覧するためのアイコン

１３１受講者に個別の個人情報を送るためのアイコン
１３２受講者に識別情報と氏名を付けて同一メールを送るためのアイコン
１３３受講者に同一メールを送るためのアイコン
１８１メールサーバのメールを全消去するためのアイコン
１９１本ソフトウェアに係わる各種データを保存するフォルダーをあらかじめ決めるためのアイコン

１１受講者の識別情報を入力した状態
１２キーワードを入力した状態
１３送信された情報を修正して保存するボタン
１４件名不備のメールを選択・追加するボタン
１５１４の操作後メールを保存するボタン
１６出席表を新規に作成するボタン
１７既存の出席表に追加して出席表を作成するボタン
１８手入力で修正した出席表を保存するボタン
１９出席表に列を挿入するボタン
２０受講者の識別情報
２１受講者の氏名
２２受講者のアドレス
２３メールする人を選ぶボタン
２４２３で選んだ人にメールするボタン

Claims

コンピュータ上で動作するソフトウェアであって、講義を受講している者の携帯端末より送信された情報を、受講者の所属する大学等の機関に既存の、または、機関外で一般に普及している、メールサーバを用いて受信したものを、読み取り記録するステップと、読み取った記録を修正するステップと、読み取り修正された記録と受講者情報（講義に受講すべくあらかじめ登録されている受講者の識別情報と氏名）とから遅刻および無断早退を含む出席状況を記録するステップと、記録された遅刻および無断早退を含む出席状況を手入力にて修正するステップとを含むもの。
コンピュータ上で動作するソフトウェアであって、前記の、記録された出席状況に、携帯端末からの送信によらない方法によって確認された出席状況を追加して記録するステップを含むもの。
コンピュータ上で動作するソフトウェアであって、前記の、記録された出席状況と前記受講者情報とから、受講者のメールリストを作成するステップと、作成されたメールリストに基づいて、受講者の所属する大学等の機関に既存の、または、機関外で一般に普及している、メールサーバを用いて、受講者の個人情報を個別に受講者の携帯端末に送信するステップを含むもの。