JP2009157461A

JP2009157461A - 文書管理システム、文書管理装装置、文書管理方法、およびプログラム

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Publication number: JP2009157461A
Application number: JP2007332245A
Authority: JP
Inventors: Yoshitaka Goto; 好高五島
Original assignee: Canon Marketing Japan Inc
Current assignee: Canon Marketing Japan Inc
Priority date: 2007-12-25
Filing date: 2007-12-25
Publication date: 2009-07-16
Anticipated expiration: 2027-12-25
Also published as: JP5057460B2

Abstract

【課題】検索結果からデータのダウンロード指示を行った場合に、ダウンロードが終了するまでの時間を削減する。
【解決手段】
クライアント装置で受け付けたダウンロード指示に従って、電子データの一覧ファイルのダウンロード要求を行い、文書サーバは、受け付けたダウンロード要求が、全項目の一覧ファイルの出力である場合に、バッチ処理で生成済みの全項目の一覧ファイルを取得し、任意の項目が選択されている新規の一覧ファイルの出力である場合に、当該任意の項目で一覧ファイルの生成を行う。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書管理装装置、文書管理方法、およびプログラムに関し、より詳細には、電子データであるデータファイルを記憶し、ネットワークを介して文書処理装置からのダウンロード指示に応答して、当該文書処理装置に指示されたデータをダウンロードする文書管理装置、文書管理方法およびプログラムに関する。

近年、業務上で発生する大量の文書の管理を如何に効率的に行うかという問題は、多くの場面で検討され議論されてきている。特に、近年はハードディスクの大容量化、低価格化が進み、更にはデータ圧縮技術の進歩などにより文書等の書類をスキャンし、ＰＤＦファイルとして電子データ化するなどによりデータファイルでの保存、管理が行われるようになっている。

例えば、特許文献１には、文書管理サーバ上で電子化された文書を管理しており、クライアント端末である文書処理装置から検索指示をし、文書管理サーバで検索された結果を文書処理装置上で表示するシステムが開示されている。

また、データベースに登録されているデータからテキスト情報を検索し、検索後に一覧表示したデータをＣＳＶ形式でダウンロードして出力する装置がある（特許文献２）。
特開２００５−２０２９３７号公報特開２００５−２７５９２９号公報

しかしながら、ダウンロードするＣＳＶデータのデータ量が多い場合、文書管理サーバでは、データベースからデータを抽出して、ＣＳＶ形式のデータに変換する作業に時間がかかり、クライアント端末へＣＳＶデータを送信するまでに長時間かかってしまう問題がある。

本発明は、検索結果からデータのダウンロード指示を行った場合に、ダウンロードが終了するまでの時間を削減するための仕組みを提供することを目的とする。

上記の目的を達成するための本発明による文書処理システムは以下の構成を備える。

即ち、ネットワークを介して文書管理装置に対して電子データのダウンロード指示を行う文書処理装置と、電子データであるデータファイルを記憶し、ダウンロード指示された電子データを当該文書処理装置に対して送信する文書管理装装置とを含む文書管理システムであって、前記文書処理装置は、ダウンロードする電子データの項目を選択する選択手段と、電子データの一覧ファイルのダウンロード指示を受け付ける指示受付手段と、前記指示受付手段で受け付けたダウンロード指示に従って、前記電子データの一覧ファイルのダウンロード要求を行うダウンロード要求手段とを備え、前記文書管理装置は、電子データを管理しているデータベースから、バッチ処理により当該電子データの全項目の一覧ファイルを生成するバッチ生成手段と、前記文書処理装置から受け付けたダウンロード要求が、全項目の一覧ファイルの出力であるか、任意の項目が選択されている新規の一覧ファイルの出力であるか判断する判断手段と、前記判断手段により受け付けたダウンロード要求が、全項目の一覧ファイルの出力であると判断された場合に、前記バッチ生成手段により生成済みの全項目の一覧ファイルを取得する取得手段と、前記判断手段により受け付けたダウンロード要求が、任意の項目が選択されている新規の一覧ファイルの出力であると判断された場合に、当該任意の項目で一覧ファイルの生成を行う一覧ファイル生成手段と、前記判断手段により受け付けたダウンロード要求が、全項目の一覧ファイルの出力であると判断された場合に、前記取得手段により取得された全項目の一覧ファイルを前記文書処理装置に送信し、一方、前記判断手段により受け付けたダウンロード要求が、任意の項目が選択されている新規の一覧ファイルの出力であると判断された場合に、前記一覧ファイル生成手段により生成された前記任意の項目の一覧ファイルを前記文書処理装置に送信する送信手段とを備える。

また、前記文書処理装置は、前記指示受付手段により受け付けたダウンロード指示が、任意の項目が選択されている一覧ファイルの出力である場合に、前記文書管理装置のバッチ生成手段によりバッチ処理による当該任意の項目の一覧ファイルを生成するか否かを設定する設定手段を更に備え、前記文書管理装置は、前記文書処理装置の設定手段により前記バッチ生成手段によりバッチ処理による当該任意の項目の一覧ファイルを生成することが設定されている場合に、選択されている任意の項目についてバッチ処理で一覧ファイルを生成すべくバッチリストに登録する登録手段を更に備え、前記バッチ生成手段は、前記登録手段により登録されているバッチリストに従って、前記データベースから、該バッチ処理により前記バッチリストに登録されている項目の一覧ファイルを生成する。

また、前記文書管理装置の判断手段は、前記文書処理装置から受け付けたダウンロード要求が、前記バッチリストに登録されている所定の項目が選択されている一覧ファイルの出力であるかを判断し、前記取得手段は、前記判断手段により受け付けたダウンロード要求が、前記バッチリストに登録されている所定の項目が選択されている一覧ファイルの出力であると判断された場合に、前記バッチ生成手段により生成済みの前記所定の項目の一覧ファイルを取得し、前記送信手段は、前記判断手段により受け付けたダウンロード要求が、前記バッチリストに登録されている所定の項目が選択されている一覧ファイルの出力であると判断された場合に、前記取得手段により取得された所定の項目の一覧ファイルを前記文書処理装置に送信する。

また、上記処理を実行する方法、及びプログラムにより解決する。

本発明によれば、検索結果からデータのダウンロード指示を行った場合に、ダウンロードが終了するまでの時間を削減することができる。

以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。

図１は本発明における一実施形態の文書管理システムに好適なデータファイル管理システムの構成を示す図である。

尚、図１のネットワーク１００上に接続される各種端末の構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。ネットワーク１００はＴＣＰ／ＩＰのプロトコルで通信可能な環境を有するＬＡＮで構成されるものである。

本発明の文書管理装置に好適なデータファイル管理サーバ１１０（以下、文書サーバと呼ぶ）は、電子化されているデータファイルを保存すると共に、各データファイルの書誌情報やデータファイル同士の関係付けデータを管理するための管理データを保存している。また、文書サーバ１１０はＷｅｂサーバとしての機能を有し、クライアント装置であるＰＣ１３０から汎用ブラウザを用いてｈｔｔｐ（ハイパーテキストトランスファープロトコル）により行われるアクセスに対してレスポンス処理を行うことが可能な構造となっている。さらに、文書サーバ１１０は、例えば印刷物または写真をスキャナで読み取りイメージデータを生成するといった電子データ生成機能、あるいはネットワーク送信機能を有する複合機１２０から電子データを受信して所定の格納場所に保存し諸所の利用に供することが可能である。

また、文書サーバ１１０はＰＤＦファイル等を受信した後、受信したＰＤＦファイルを前述のＷｅｂサーバとして表示用データを生成する際に用いる表示用のＪＰＥＧ画像へ変換するための機能をも有している。

複合機１２０は、原稿のスキャン機能、スキャンデータのＰＤＦファイル作成機能、ＳＭＢ（Server Message Block）等を用いたファイル転送機能などを有しており操作者の指示で原稿をスキャンして、電子化すると共にＰＤＦファイル等のファイルを生成し、予め設定された格納場所（フォルダ）へファイルを転送するといった一連の流れを実行する。

本発明の文書処理装置に好適なクライアント装置であるＰＣ１３０は、ユーザが用いる汎用のＰＣであり、管理サーバ１１０と双方向通信可能な通信機能と汎用ブラウザアプリケーションを有しており、ｈｔｔｐで管理サーバ１１０と通信可能である。双方向通信のために汎用ブラウザはＣＧＩ（Common Gateway Interface）パラメータ情報の送信等の機能を有する。ＣＧＩとは、ＷｅｂサーバがＷｅｂブラウザからの要求に応じて、プログラムを起動するための仕組みである。尚、ＣＧＩに限らずＪａｖａ（登録商標）などを用いた仕組みでも実現可能である。

次に、図１で説明した本発明の文書サーバ１１０およびＰＣ１３０のハードウエア構成について、図２を用いて説明する。図２は、本発明の文書サーバ装置１１０のハードウェア構成を示す図である。図２において、ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ１１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるオペレーティングシステム（ＯＳ）や、文書サーバあるいはクライアント装置の後述する各種機能を実現するためのプログラムが記憶されている。また、検索対象の電子データを管理するデータベースや、バッチファイルにより生成された一覧ファイル（ＣＳＶ形式データ）もこの外部メモリ１１１に格納されている。

また、外部メモリ１１１には、本装置が文書サーバである場合は、図３、図８、図９のフローチャートで示すプログラムコードが格納されている。また、外部メモリ１１１には、本装置がクライアント装置である場合は、図３、図７のフローチャートで示すプログラムコードが格納されている。

ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１のメインメモリ、ワークエリア、一時待避領域等として用いられる。入力コントローラ２０５は、入力部２０９からの入力を制御する。この入力部２０９としては、特に、サーバやクライアント等の装置においては、キーボード、マウス等のポインティングデバイスが挙げられる。また、複合機１２０といった印刷装置等では、タッチパネル、ボタン、スイッチ等が挙げられる。

ビデオコントローラ２０６は、表示部２１０の表示を制御する。この表示部２１０としては、例えば、ＣＲＴや液晶等が挙げられる。外部メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、ブートプログラム、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、プリンタドライバ等を記憶する外部メモリ１１１へのアクセスを制御する。

加えて、各サーバあるいは各クライアントの各種機能を実現するための関連付けデータを含む各種テーブル、パラメータが記憶するデータベースの機能も有しているということができる。この外部メモリ１１１としては、ハードディスク（ＨＤ）やフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）、ＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）、スマートメディア等が挙げられる。

通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、ネットワーク１００を介して外部機器との通信制御処理を実行する。具体的には、ネットワークを介して相手の装置にデータを送信し、またはネットワークに接続された他の装置からのデータを受信する。

本発明を実現するための制御プログラムは外部メモリ１１１に格納されており、必要に応じてＲＡＭ２０２にロードされ、ＣＰＵ２０１によって実行される。さらに、本発明に係わる制御プログラム２１２で用いられるデータファイル２１３及び各種情報テーブル２１４も同様に外部メモリ１１１に格納されている。これらのデータファイルおよびテーブルについての詳細な説明は後述する。

以上文書サーバ１１０を中心に説明したが、汎用のパーソナルコンピュータであるクライアント装置１３０も、基本的な構成は管理サーバと変わらないものとする。クライアント装置１３０も、基本的には汎用のブラウザを有し、ＮＩＣを介して文書サーバ１１０と通信して画像の表示を行い、指示入力用のマウスやキーボードを有していれば本発明の目的を達することができる。

次に、本発明のデータファイル管理システムの一実施形態の基本的な処理フローについて、図３、図７、図８、図１０を用いて説明する。

図３は、本発明の文書処理装置であるクライアント装置の制御フローチャートと、本発明の文書管理装置である文書サーバの制御フローチャートを示している。それぞれ、外部メモリ１１１に格納された制御プログラムがＲＡＭ２０２に読み出されてＣＰＵ２０１により制御されるものとする。

まず本処理を開始すると、ステップＳ３０１では、クライアント装置１３０は文書サーバ１１０に対して、電子データの検索、一覧出力のためのログイン処理の要求を行う。このログイン処理は、図示省略したログイン画面がクライアント装置１３０に表示され、ユーザＩＤとパスワードを入力して、送信ボタンを押下することにより行われる。

一方、文書サーバ１１０は、ステップＳ３０２で、クライアント装置１３０からログイン要求を受信し、ステップＳ３０３でログイン要求で受取ったユーザＩＤとパスワードを用いて認証処理を行う。この認証処理は、既知の技術であるため、詳細な説明は省略する。

ステップＳ３０４では、文書サーバ１１０は、認証が成功すると、図４に示すメインメニューのＨＴＭＬ画面を生成し、ステップＳ３０５でＨＴＭＬ画面を送信する。なお、認証が失敗した場合は、その旨のＨＴＭＬ画面を生成して、送信することになる。

ステップＳ３０６では、クライアントＰＣ１３０は、文書サーバ１１０からＨＴＭＬ画面を受信して、図４に示すメインメニュー画面を表示する。図４のメインメニューでは、案件管理のメニューに一括作業ボタンが用意されている。この一括作業ボタンは、文書サーバ１１０のデータベースに管理されている電子データの一覧を一括出力することを指示するためのボタンである。

また、ライセンス検索のメニューでは、ライセンス検索ボタンが用意されている。このライセンス検索ボタンは、文書サーバ１１０のデータベースに管理されている電子データから、所定の検索条件に合致した電子データを検索することを指示するためのボタンである。このライセンス検索ボタンが押下されると、図５に示す検索条件入力画面が表示される。

図５の検索条件入力画面では、検索条件として、文書ＩＤ、項目１、項目２、項目３について、キーワードを入力することが可能となっている。これらの項目に、必要に応じて検索キーワードを入力し、検索ボタンを押下することで、この検索条件に従った検索指示を行うことが可能となっている。

また、この検索条件入力画面では、ＣＳＶ出力ボタンも用意されている。このＣＳＶ出力ボタンを押下することで、全件この検索条件に従った検索結果の一覧をＣＳＶ形式のデータファイルとしてダウンロードすることを指示することが可能となっている。

図５の検索条件入力画面で検索ボタンが押下されるか否かにより、ステップＳ３０７で検索指示されたか否かを判断する。検索指示されたと判断した場合は、ステップＳ３０９でクライアントＰＣ１３０は、文書サーバ１１０に対して検索条件を送信する。

一方、ステップＳ３０７で検索指示されていないと判断された場合には、ステップＳ３０８で一括出力指示されたか否かを判断する。図４のメインメニューで一括作業ボタンが押下された場合には、一括出力指示されたと判断する。一括出力指示されたと判断した場合には、ステップＳ３１６に処理を進める。また、これらのボタン以外の操作が行われた場合にはそれに対応した処理を行うが、本発明とは関連性が薄いので説明を省略する。

ステップＳ３１０で、文書サーバ１１０はクライアントＰＣ１３０から検索条件を受信すると、ステップＳ３１１で検索条件に従って、データベースから該当する電子データを検索処理する。この検索処理は既知の技術であるので詳細な説明は省略する。

続いて、ステップＳ３１２では、文書サーバ１１０は、検索結果のＨＴＭＬ画面（図６）を生成して、クライアントＰＣ１３０に送信する。

ステップＳ３１３にて、クライアントＰＣ１３０は、文書サーバ１１０から受信したＨＴＭＬ画面を受信して、ステップＳ３１４にて、検索結果を表示する。検索結果表示画面を図６に示す。

図６では、図５で入力された検索条件に従って文書サーバ１１０で検索した結果の一覧が表示される。この検索結果一覧画面では、ＣＳＶ出力ボタンが用意されている。このＣＳＶ出力ボタンをユーザが押下することで、クライアントＰＣ１３０から文書サーバ１１０に対してＣＳＶ形式のデータファイルとしてダウンロードすることを指示することが可能となっている。また、この検索結果一覧画面では、各項目にチェックボックスが用意されており、このチェックボックスにチェックをすることで、ＣＳＶ出力をする際に、どの項目をＣＳＶ出力するかを指示することが可能となっている。

また、同様に検索結果の各レコードにもチェックボックスが用意されており、このチェックボックスにチェックをすることで、ＣＳＶ出力をする際に、どのレコードのデータをＣＳＶ出力するかを指示することが可能となっている。

ステップＳ３１５では、クライアントＰＣ１３０はダウンロード指示されたか否かを判断する。図６の検索結果一覧画面において、ＣＳＶ出力ボタンが押下されると、ダウンロード指示されたと判断する。ダウンロード指示されると、次のステップＳ３１６に処理を進める。

ステップＳ３１６では、ＣＳＶ取得要求処理が行われる。このＣＳＶ取得要求処理の詳細については、図７のフローチャートを用いて後述する。ＣＳＶ取得要求処理によって、クライアントＰＣ１３０から文書サーバ１１０に対して、ＣＳＶ取得要求が行われる。

ステップＳ３１７では、文書サーバ１１０は、クライアント装置１３０からＣＳＶ取得要求を受信する。そしてステップＳ３１８では、ＣＳＶ取得処理が行われる。このＣＳＶ取得処理の詳細については、図８のフローチャートを用いて後述する。ＣＳＶ取得処理によって取得されたＣＳＶを、ステップＳ３１９で、文書サーバ１１０はクライアント装置１３０に送信する。

ステップＳ３２０では、クライアント装置１３０は文書サーバ１１０からＣＳＶ形式の一覧ファイルを取得して、ステップＳ３２１で、ローカルハードディスクのユーザにより指定されたパスにＣＳＶの一覧ファイルを保存して、処理を終了する。

以上が、文書サーバ１１０とクライアント装置１３０との間で行われるＣＳＶ要求からＣＳＶ取得までの全体処理である。

次に、図７のフローチャートを用いて、文書処理装置であるクライアント装置１３０におけるＣＳＶ取得要求処理の詳細について説明する。

ステップＳ７０１では、クライアントＰＣ１３０は、全電子データの一括出力指示であるか判断する。ここでは、ステップＳ３０８で、図４の一括作業ボタンが押下されて一括出力指示されると、全電子データの一括出力指示であると判断される。全電子データの一括出力指示ではなく、検索された電子データの一括出力であると判断されると、ステップＳ７０２に処理を進める。また、全電子データの一括出力指示であると判断されると、ステップＳ７０３に処理を進め、クライアントＰＣ１３０は、文書サーバ１１０に対して、生成済みのＣＳＶ形式の一覧ファイルの取得命令を生成する。これは後述するように、文書サーバ１１０のデータベースに管理されている全ての電子データの一覧を一括出力することは、本システムでは定型業務であるため、予め文書サーバ１１０にてバッチ処理で用意しているためである。

全電子データの一括出力ではなく、検索結果に対する一覧出力である場合には、ステップＳ７０２に処理が移り、クライアントＰＣ１３０は、一覧ファイルとして出力すべきチェック項目を判断する。これは、図６で示した検索結果一覧画面にて、チェックされている項目を判断する処理である。

次に、ステップＳ７０４では、クライアントＰＣ１３０では、文書サーバ１１０のバッチ処理により、今後もこの一覧ファイルをＣＳＶ形式ファイルとして作成しておくか否かを判断する。この判断は、例えば、図６の検索結果一覧画面にてＣＳＶ出力ボタンが押下されたときに、バッチ登録するか否かを選択するためのラジオボタンを備えるダイアログ（図示省略）を表示し、このラジオボタンの選択により、いずれの指定がなされたか判断することにおり実現できる。なお、この判断分岐は、本発明に必須構成でなくてもよく、常にバッチ処理するとして登録してもよいし、バッチ処理の登録をしなくてもよい。

バッチ処理に登録しておくと判断されると、ステップＳ７０５では、クライアントＰＣ１３０は、ＣＳＶ取得命令と共に、バッチ登録命令を生成する。このバッチ登録命令とは、文書サーバ１１０に対して、バッチ処理として、この検索条件の検索結果を選択された項目についてＣＳＶ形式の一覧ファイルとして出力することを命令するものである。そのため、このバッチ登録命令には、Ｓ３０７で指定された検索条件と、ＣＳＶ形式の一覧ファイルを生成する命令文と、選択されたチェック項目の指定と、バッチ登録することを指示するための命令文とを含んでいる。

バッチ処理に登録しないと判断されると、ステップＳ７０６では、クライアントＰＣ１３０は、ＣＳＶ取得命令を生成する。このＣＳＶ取得命令は、文書サーバ１３０に対して、この検索条件の検索結果を選択された項目についてＣＳＶ形式の一覧ファイルとして出力することを命令するものである。

そのため、このＣＳＶ取得命令には、Ｓ３０７で指定された検索条件と、ＣＳＶ形式の一覧ファイルを生成する命令文と、選択されたチェック項目の指定とを含んでいる。

次に図８のフローチャートを用いて、文書管理装置である文書サーバ装置１１０におけるＣＳＶ取得処理の詳細について説明する。

ステップＳ８０１では、文書サーバ１１０は、クライアント装置１１０から受信した命令が、全電子データの一括出力指示であるか判断する。これは、図７のステップＳ７０３で生成された、生成済みのＣＳＶ形式の一覧ファイルの取得命令である場合に、全電子データの一括出力指示であると判断する。全電子データの一括出力指示であると判断された場合には、処理をステップＳ８０２に進め、文書サーバ１１０は、既にバッチ処理で生成済みのＣＳＶ形式の一覧ファイルを取得する。

一方、全電子データの一括出力指示ではなく、検索結果に対する一覧出力である場合には、ステップＳ８０３に処理を進め、文書サーバ１１０は、クライアントＰＣ１３０で選択されたチェック項目を特定する。これは受信したバッチ登録命令またはＣＳＶ取得命令から抽出することにより特定できる。

次に、ステップＳ８０４では、文書サーバ１１０は、受信された命令から抽出された検索条件と、特定されたチェック項目の組み合わせが、バッチリストにあるかを判断する。バッチリストの詳細を図９に示す。

図９は、文書サーバ１１０が、所定時刻に行うバッチ処理の条件を定義しているバッチリストの一例である。なお、本文書サーバ１１０では、毎日午前５時にバッチ処理として条件に合致するＣＳＶ形式の一覧ファイルが生成されることになる。所定の時刻は、任意に設定可能である。バッチリストには、バッチ番号、ダウンロード項目、検索条件を項目として備えている。

図９の例では、バッチ番号が１（デフォルトで保持しているものとする）には、全ての項目をダウンロード項目としているバッチ処理の条件が定義されている。また、後述するが、バッチリストに新規に条件が登録されることもあり、バッチ番号２がその一例である。

バッチ番号が２には、ダウンロード項目として、「項目１、項目２、項目５」が定義されており、検索条件には、項目１のキーワードとして「基本契約」があり、項目２のキーワードとして「○×株式会社」が定義されている。この条件はいずれも、受信したバッチ登録命令またはＣＳＶ取得命令から抽出することにより新規登録できる。

ステップＳ８０４で受信された命令から抽出された検索条件と特定されたチェック項目の組み合わせが、バッチリストにあると判断されると、ステップＳ８０２に処理を進め、前述したように、生成済みのＣＳＶ形式の一覧ファイルを取得する。これは、バッチリストにあるということは、バッチ処理で生成済みであるため、このタイミングで再度生成する必要がないからである。

バッチリストにない場合は、ステップＳ８０５に処理を進め、文書サーバ１１０は、与えられた検索条件で検索のクエリを生成してデータベースから検索処理を実行する。そして、検索結果から、指定された項目について抽出したＣＳＶ形式の一覧ファイルを作成する。

次に、ステップＳ８０６では、文書サーバ１１０は、今回生成した条件をバッチリストに登録するか否か判断する。これは、ステップＳ７０５で生成された、バッチ登録することを指示するための命令文を含むバッチ登録命令を受信したか否かで判断できる。バッチ登録することを指示するための命令文がある場合には、ステップＳ８０７で、文書サーバ１１０は、バッチ登録命令に含まれる、検索条件とダウンロード項目（チェック項目）とを新規のバッチ番号のレコードに登録する。

そして、ステップＳ８０８では、ステップＳ８０２で取得したＣＳＶファイルまたはステップＳ８０５で生成したＣＳＶファイルを、ＣＳＶ取得要求に応答して、クライアントＰＣ１３０に送信して、処理を終了する。

次に図１０のフローチャートを用いて、文書管理装置である文書サーバ装置１１０におけるバッチ処理の詳細について説明する。本処理は、所定の時刻になったときに実行されるものとする。この時刻は任意に決定できることは言うまでもない。

ステップＳ１００１では、文書サーバ１１０は、図９に示されるバッチリストを読み込む。そして、ステップＳ１００２では、文書サーバ１１０は、読み込んだバッチリストからバッチ番号順に、検索条件を取得して、この検索条件に従って、検索のクエリを生成する。

そして、ステップＳ１００３では、文書サーバ１１０は、このクを用いて電子データを管理しているデータベースで検索処理を行い、検索結果を取得する。この検索処理については既知の技術であるため、詳細は省略する。

そして、ステップＳ１００４では、文書サーバ１１０は、取得した検索結果を変換して、ＣＳＶ形式の一覧ファイルを生成する。そして、ステップＳ１００５では、所定のディレクトリに生成したＣＳＶ形式の一覧ファイルを格納して処理を終了する。

以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

本実施の形態によれば、検索結果からデータのダウンロード指示を行った場合に、予め必要なデータのＣＳＶ形式一覧ファイルをバッチ処理で用意しておくため、毎回ＣＳＶファイルの生成を行う必要がなくなり、ダウンロードが終了するまでの時間を削減することができる。

本発明の実施形態の文書管理システムの構成を示す図である。本発明の実施形態の文書処理装置及び文書管理装置のハードウエア構成を示す図である。本発明の実施形態の文書管理システムの基本的な処理手順を示すフローチャートである。本発明の実施形態の一括出力指示を行うボタンを備える表示画面の一例である。本発明の実施形態の検索条件を入力するための表示画面の一例である。本発明の実施形態の検索結果の一覧を表示する表示画面の一例である。本発明の実施形態のＣＳＶ取得要求処理を示すフローチャートである。本発明の実施形態のＣＳＶ取得処理を示すフローチャートである。本発明の実施形態のバッチリストの一例を示す図である。本発明の実施形態のバッチ処理を示すフローチャートである。

符号の説明

１００ローカルエリアネットワーク
１１０文書サーバ
１１１外部メモリ
１１２モジュール構造
１２０複合機
１３０クライアント装置
２０１ＣＰＵ
２０２ＲＡＭ
２０３ＲＯＭ
２０４システムバス
２０５入力コントローラ
２０６ビデオコントローラ
２０７メモリコントローラ
２０８通信Ｉ／Ｆコントローラ
２０９キーボード
２１０表示装置（ＣＲＴ）

Claims

ネットワークを介して文書管理装置に対して電子データのダウンロード指示を行う文書処理装置と、電子データであるデータファイルを記憶し、ダウンロード指示された電子データを当該文書処理装置に対して送信する文書管理装装置とを含む文書管理システムであって、
前記文書処理装置は、
ダウンロードする電子データの項目を選択する選択手段と、
電子データの一覧ファイルのダウンロード指示を受け付ける指示受付手段と、
前記指示受付手段で受け付けたダウンロード指示に従って、前記電子データの一覧ファイルのダウンロード要求を行うダウンロード要求手段とを備え、
前記文書管理装置は、
電子データを管理しているデータベースから、バッチ処理により当該電子データの全項目の一覧ファイルを生成するバッチ生成手段と、
前記文書処理装置から受け付けたダウンロード要求が、全項目の一覧ファイルの出力であるか、任意の項目が選択されている新規の一覧ファイルの出力であるか判断する判断手段と、
前記判断手段により受け付けたダウンロード要求が、全項目の一覧ファイルの出力であると判断された場合に、前記バッチ生成手段により生成済みの全項目の一覧ファイルを取得する取得手段と、
前記判断手段により受け付けたダウンロード要求が、任意の項目が選択されている新規の一覧ファイルの出力であると判断された場合に、当該任意の項目で一覧ファイルの生成を行う一覧ファイル生成手段と、
前記判断手段により受け付けたダウンロード要求が、全項目の一覧ファイルの出力であると判断された場合に、前記取得手段により取得された全項目の一覧ファイルを前記文書処理装置に送信し、一方、前記判断手段により受け付けたダウンロード要求が、任意の項目が選択されている新規の一覧ファイルの出力であると判断された場合に、前記一覧ファイル生成手段により生成された前記任意の項目の一覧ファイルを前記文書処理装置に送信する送信手段と
を備えることを特徴とする文書管理システム。
前記文書処理装置は、
前記指示受付手段により受け付けたダウンロード指示が、任意の項目が選択されている一覧ファイルの出力である場合に、前記文書管理装置のバッチ生成手段によりバッチ処理による当該任意の項目の一覧ファイルを生成するか否かを設定する設定手段を更に備え、
前記文書管理装置は、
前記文書処理装置の設定手段により前記バッチ生成手段によりバッチ処理による当該任意の項目の一覧ファイルを生成することが設定されている場合に、選択されている任意の項目についてバッチ処理で一覧ファイルを生成すべくバッチリストに登録する登録手段を更に備え、
前記バッチ生成手段は、前記登録手段により登録されているバッチリストに従って、前記データベースから、該バッチ処理により前記バッチリストに登録されている項目の一覧ファイルを生成することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
前記文書管理装置の判断手段は、前記文書処理装置から受け付けたダウンロード要求が、前記バッチリストに登録されている所定の項目が選択されている一覧ファイルの出力であるかを判断し、
前記取得手段は、前記判断手段により受け付けたダウンロード要求が、前記バッチリストに登録されている所定の項目が選択されている一覧ファイルの出力であると判断された場合に、前記バッチ生成手段により生成済みの前記所定の項目の一覧ファイルを取得し、
前記送信手段は、前記判断手段により受け付けたダウンロード要求が、前記バッチリストに登録されている所定の項目が選択されている一覧ファイルの出力であると判断された場合に、前記取得手段により取得された所定の項目の一覧ファイルを前記文書処理装置に送信することを特徴とする請求項２記載の文書管理システム。
ネットワークを介して電子データのダウンロード指示を行う文書処理装置と通信可能であり、電子データであるデータファイルを記憶し、ダウンロード指示された電子データを当該文書処理装置に対して送信する文書管理装装置であって、
電子データを管理しているデータベースから、バッチ処理により当該電子データの全項目の一覧ファイルを生成するバッチ生成手段と、
前記文書処理装置から受け付けたダウンロード要求が、全項目の一覧ファイルの出力であるか、任意の項目が選択されている新規の一覧ファイルの出力であるか判断する判断手段と、
前記判断手段により受け付けたダウンロード要求が、全項目の一覧ファイルの出力であると判断された場合に、前記バッチ生成手段により生成済みの全項目の一覧ファイルを取得する取得手段と、
前記判断手段により受け付けたダウンロード要求が、任意の項目が選択されている新規の一覧ファイルの出力であると判断された場合に、当該任意の項目で一覧ファイルの生成を行う一覧ファイル生成手段と、
前記判断手段により受け付けたダウンロード要求が、全項目の一覧ファイルの出力であると判断された場合に、前記取得手段により取得された全項目の一覧ファイルを前記文書処理装置に送信し、一方、前記判断手段により受け付けたダウンロード要求が、任意の項目が選択されている新規の一覧ファイルの出力であると判断された場合に、前記一覧ファイル生成手段により生成された前記任意の項目の一覧ファイルを前記文書処理装置に送信する送信手段と、
を備えることを特徴とする文書管理装置。
ネットワークを介して文書管理装置に対して電子データのダウンロード指示を行う文書処理装置と、電子データであるデータファイルを記憶し、ダウンロード指示された電子データを当該文書処理装置に対して送信する文書管理装装置とを含む文書管理システムにおける文書管理方法であって、
前記文書処理装置において、
ダウンロードする電子データの項目を選択する選択工程と、
電子データの一覧ファイルのダウンロード指示を受け付ける指示受付工程と、
前記指示受付工程で受け付けたダウンロード指示に従って、前記電子データの一覧ファイルのダウンロード要求を行うダウンロード要求工程とを含み、
前記文書管理装置において、
電子データを管理しているデータベースから、バッチ処理により当該電子データの全項目の一覧ファイルを生成するバッチ生成工程と、
前記文書処理装置から受け付けたダウンロード要求が、全項目の一覧ファイルの出力であるか、任意の項目が選択されている新規の一覧ファイルの出力であるか判断する判断工程と、
前記判断工程により受け付けたダウンロード要求が、全項目の一覧ファイルの出力であると判断された場合に、前記バッチ生成手段により生成済みの全項目の一覧ファイルを取得する取得工程と、
前記判断工程により受け付けたダウンロード要求が、任意の項目が選択されている新規の一覧ファイルの出力であると判断された場合に、当該任意の項目で一覧ファイルの生成を行う一覧ファイル生成工程と、
前記判断工程により受け付けたダウンロード要求が、全項目の一覧ファイルの出力であると判断された場合に、前記取得工程により取得された全項目の一覧ファイルを前記文書処理装置に送信し、一方、前記判断工程により受け付けたダウンロード要求が、任意の項目が選択されている新規の一覧ファイルの出力であると判断された場合に、前記一覧ファイル生成工程により生成された前記任意の項目の一覧ファイルを前記文書処理装置に送信する送信工程と、
を含むことを特徴とする文書管理方法。
前記文書処理装置において、
前記指示受付工程により受け付けたダウンロード指示が、任意の項目が選択されている一覧ファイルの出力である場合に、前記文書管理装置のバッチ生成工程によりバッチ処理による当該任意の項目の一覧ファイルを生成するか否かを設定する設定工程を更に含み、
前記文書管理装置において、
前記文書処理装置の設定工程により前記バッチ生成工程によりバッチ処理による当該任意の項目の一覧ファイルを生成することが設定されている場合に、選択されている任意の項目についてバッチ処理で一覧ファイルを生成すべくバッチリストに登録する登録工程を更に含み、
前記バッチ生成工程は、前記登録工程により登録されているバッチリストに従って、前記データベースから、該バッチ処理により前記バッチリストに登録されている項目の一覧ファイルを生成することを特徴とする請求項５記載の文書管理方法。
前記文書管理装置における判断工程は、前記文書処理装置から受け付けたダウンロード要求が、前記バッチリストに登録されている所定の項目が選択されている一覧ファイルの出力であるかを判断し、
前記取得工程は、前記判断工程により受け付けたダウンロード要求が、前記バッチリストに登録されている所定の項目が選択されている一覧ファイルの出力であると判断された場合に、前記バッチ生成工程により生成済みの前記所定の項目の一覧ファイルを取得し、
前記送信工程は、前記判断工程により受け付けたダウンロード要求が、前記バッチリストに登録されている所定の項目が選択されている一覧ファイルの出力であると判断された場合に、前記取得工程により取得された所定の項目の一覧ファイルを前記文書処理装置に送信することを特徴とする請求項６記載の文書管理方法。
ネットワークを介して文書管理装置に対して電子データのダウンロード指示を行う文書処理装置と、電子データであるデータファイルを記憶し、ダウンロード指示された電子データを当該文書処理装置に対して送信する文書管理装装置とを含む文書管理システムで読み取り実行可能な文書管理プログラムであって、該文書管理プログラムは、
前記文書処理装置を、
ダウンロードする電子データの項目を選択する選択手段と、
電子データの一覧ファイルのダウンロード指示を受け付ける指示受付手段と、
前記指示受付手段で受け付けたダウンロード指示に従って、前記電子データの一覧ファイルのダウンロード要求を行うダウンロード要求手段として機能させ、
前記文書管理装置を、
電子データを管理しているデータベースから、バッチ処理により当該電子データの全項目の一覧ファイルを生成するバッチ生成手段と、
前記文書処理装置から受け付けたダウンロード要求が、全項目の一覧ファイルの出力であるか、任意の項目が選択されている新規の一覧ファイルの出力であるか判断する判断手段と、
前記判断手段により受け付けたダウンロード要求が、全項目の一覧ファイルの出力であると判断された場合に、前記バッチ生成手段により生成済みの全項目の一覧ファイルを取得する取得手段と、
前記判断手段により受け付けたダウンロード要求が、任意の項目が選択されている新規の一覧ファイルの出力であると判断された場合に、当該任意の項目で一覧ファイルの生成を行う一覧ファイル生成手段と、
前記判断手段により受け付けたダウンロード要求が、全項目の一覧ファイルの出力であると判断された場合に、前記取得手段により取得された全項目の一覧ファイルを前記文書処理装置に送信し、一方、前記判断手段により受け付けたダウンロード要求が、任意の項目が選択されている新規の一覧ファイルの出力であると判断された場合に、前記一覧ファイル生成手段により生成された前記任意の項目の一覧ファイルを前記文書処理装置に送信する送信手段として機能させることを特徴とする文書管理プログラム。