JP2009152758A - 画像処理装置及びデータ暗号化通信システム - Google Patents

画像処理装置及びデータ暗号化通信システム Download PDF

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Abstract

【課題】スキャナで読み取ったデータを電子メールに添付して送信するネットワークスキャナ機能において、複数の宛先に暗号化データを送信する際に、メールを受け取ったユーザがメールの返信によって暗号化するためのパスワードを指定することで、送信側と受け取り側の暗号化のための処理の簡単化と利便性を図る。
【解決手段】画像処理装置１０１は、暗号化されたデータを受け取るか否かを宛先のクライアント装置１０５等に問い合わせる通知メールをメールサーバ１０３に送信し、宛先のクライアント装置１０５等から暗号化されたデータを受け取る旨の前記通知メールへの返信をメールサーバ１０３から受信し、受信した電子メールにパスワードが付与されている場合には、そのパスワードを使用してデータを暗号化し、宛先への電子メールに添付データとして添付してメールサーバ１０３に送信する。
【選択図】図１

Description

本発明は、スキャナで読み取った画像を電子メールに添付して送信するネットワークスキャナ機能を実行する画像処理装置及びデータ暗号化通信システムに係り、より詳細には、複数の宛先にデータを送信する場合の暗号化技術に関するものである。
最近のオフィス環境などでは、画像処理装置の画像読み取り部で読み取ったデータを電子メールに添付して送信する機能を用いて、多数の宛先に対して電子データを送信することが行われているが、その際に、パスワードを指定することでのみ表示させることができる暗号化データに変換して送信することが可能となっている。
例えば、特許文献１には、親展メール情報を受信者がパスワード操作により取得することが記載されている。
特開平１１−１２２２９４号公報
しかし、上記特許文献１では、暗号化のために用いるパスワードは全ての宛先に対して共通となっているため、宛先となるユーザ全てに対してパスワードを共有させる必要がある。そのため、パスワードを共有させたくない複数のユーザに対しては、一度の送信実行で処理することができなかった。すなわち、宛先毎に何度も異なるパスワードを設定して送信する必要があるため、手間がかかり面倒であるといった問題があった。
また、上述の特許文献１では、ユーザが指定したパスワードでメールを受け取ることができない。そのため、ユーザは、他人が設定したパスワードを覚えておかなければならず、忘れた場合には思い出すことが難しいため、取得したデータを復号できない事態も発生するといった問題があった。
また、このように一度の送信で複数の宛先にデータを送信する場合、個々の宛先に確実に送信されたか否かの確認が面倒であるといった問題もあった。さらに、未送信のデータが残っている場合に、そのデータをどのように取り扱うのか（すなわち、未送信のデータを削除してしまうのか、宛先からの送信要求が無くても送信するのか）といったことの管理も煩雑であるといった問題もあった。
本発明はかかる問題点を解決すべく創案されたもので、その目的は、スキャナで読み取ったデータを電子メールに添付して送信するネットワークスキャナ機能において、複数の宛先に暗号化データを送信する際に、メールを受け取ったユーザがメールの返信によって暗号化するためのパスワードを指定することで、送信側と受け取り側の暗号化のための処理の簡単化を図るとともに、複数の宛先へのデータ送信の管理の利便性を図った画像処理装置及びデータ暗号化通信システムを提供することにある。
上記課題を解決するため、本発明の画像処理装置は、メールサーバとネットワークを介して接続され、送信先として指定された宛先への電子メールを前記メールサーバへ送信するとともに、前記メールサーバから装置本体宛の電子メールを受信する電子メール機能と、原稿台に載置された原稿から読み取ったデータを暗号化し、電子メールの添付データとして前記メールサーバに送信する画像送信機能とを有する画像処理装置において、前記暗号化されたデータを受け取るか否かを宛先のクライアント装置に問い合わせる通知メールを前記メールサーバに送信する通知メール送信手段と、前記宛先のクライアント装置から暗号化されたデータを受け取る旨の前記通知メールへの返信を、前記メールサーバから受信する返信メール受信手段と、前記受信した電子メールに付与されたパスワードを使用してデータを暗号化し、前記宛先への電子メールに添付データとして添付して、前記メールサーバに送信するデータ送信手段と、を備えたことを特徴としている。この場合、データ送信手段は、送信する宛先として複数の宛先が指定されると、それぞれの宛先のクライアント装置からの返信メールで指定されたパスワードにより暗号化したデータを個別に電子メールに添付して送信する構成としている。
すなわち、従来技術のように、送信者自身が宛先別に個別にパスワードを設定して送信する必要がないため、宛先側のパスワードの共有化を回避しつつ、宛先別に個別の暗号化処理が可能となる。一方、画像処理装置からデータを受け取った宛先の受信者は、自身が指定したパスワードによってデータを復号することができるので、暗号化されているデータを確実に復号することができる。この場合、パスワードをど忘れしてしまった場合でも、自身の指定したパスワードであることから、思い出すのも比較的容易であるため、使い勝手も良いものとなる。
また、本発明の画像処理装置は、全ての宛先に対してデータの送信完了後も前記データを保持し続ける有効期間を設定する有効期間設定手段と、前記データ、送信者、宛先、有効期間の条件、通知メールの情報をジョブとして管理するジョブ管理手段とをさらに備え、ジョブ管理手段は、受信した電子メールを現在管理しているジョブと関連付けるように構成してもよい。このように、有効期間を設けることで、全ての宛先にデータを送信完了した後であっても、有効期間内であれば再度データを受け取ることが可能となる。
また、本発明の画像処理装置は、受信した宛先のクライアント装置からの返信メールに関連付けられたジョブが存在しない場合には、既に有効期間を過ぎ削除されていることを通知する電子メールを送信するように構成してもよい。これにより、ジョブが存在しない旨を宛先に通知することができる。
また、本発明の画像処理装置は、保持しているデータを送信していない宛先に対して、有効期間を過ぎた後に自動的にデータを送信するか取りやめるかのいずれかの選択を設定する手段を備えていてもよい。これにより、有効期間内に返信をしなかった宛先に対して、データを送信するか否かを送信者側で選択することができる。
また、本発明の画像処理装置は、保持しているデータを送信していない宛先に対して、有効期間を過ぎた後にデータ送信処理を取りやめることが設定されていた場合には、有効期間が過ぎたときにその宛先のクライアント装置に対して有効期間を過ぎたためデータ送信処理が取りやめられたことを電子メールで通知するように構成してもよい。これにより、有効期間内に返信をしなかった宛先に対して、有効期間が過ぎたことを通知することができる。
また、本発明の画像処理装置は、保持しているデータを送信していない宛先に対して、有効期間を過ぎた後にデータ送信処理を取りやめることが設定されていた場合には、有効期間が過ぎたときにデータ送信処理が取りやめられた宛先の一覧を送信者のクライアント装置に通知する通知手段を備えていてもよい。これにより、有効期間が過ぎたために送信されなかった宛先を送信者が知ることができる。
また、本発明の画像処理装置は、予め設定された有効期間の間に宛先のクライアント装置から受け取り拒否の返信メールを受け取った場合には、その宛先に対するデータの送信を取りやめるように構成してもよい。これにより、宛先のユーザは、通知されたデータを受け取る必要がない場合に、これをキャンセルすることができる。
また、本発明の画像処理装置は、送信を取りやめた宛先の情報を送信者のクライアント装置に電子メールにて通知するように構成してもよい。これにより、受け取ることをキャンセルした宛先を、送信者が知ることができる。
また、本発明の画像処理装置は、画像送信機能実行時に、宛先のクライアント装置からパスワードとなる文字列が指定されなかった場合にパスワードとして使用する文字列を装置側で自動的に設定するように構成（または、予めデフォルトとして設定されているパスワードを使用するように構成）してもよい。これにより、パスワード未指定の返信メールに対しても、データを送信することができる。
また、本発明の画像処理装置は、宛先のクライアント装置からの返信メールにパスワードとなる文字列が指定されなかった場合は、その返信メールを無効としてデータの送信を行わないか、または未指定時に設定したパスワードを使用してデータを暗号化し電子メールに添付して送信するかのいずれかを設定できるように構成してもよい。これにより、有効期間が過ぎたために送信されなかった宛先を送信者が知ることができる。
また、本発明の画像処理装置は、宛先のクライアント装置からの返信メールにパスワードとなる文字列が指定されなかった場合であって、その返信メールを無効としてデータの送信を行わない場合には、その宛先のクライアント装置に対して返信メールが無効であることを通知する電子メールを送信するように構成してもよい。これにより、宛先側のユーザは、自身の送信した返信メールが無効であったためにデータが送信されないことを知ることができる。
また、本発明の画像処理装置は、予め設定された有効期間の間に宛先のクライアント装置から返信メールが無く、有効期間を過ぎた後に自動的にデータを送信することが設定されている場合、前記データ送信手段は、設定された文字列をパスワードとしてデータを暗号化して電子メールに添付して送信するように構成してもよい。これにより、有効期間を過ぎた場合にも、返信メールの来ない未送信の宛先に、暗号化したデータを送信することができる。
また、本発明の画像処理装置は、有効期間内に、既にデータを受け取った宛先のクライアント装置から再度返信メールを受け取った場合、前記データ送信手段は、前記クライアント装置に対して保持しているデータを送信するように構成してもよい。すなわち、有効期間内であれば、既にデータを受け取った宛先であっても、再度返信メールを送信することで、改めてデータを取得することが可能となる。これにより、宛先側のユーザは、有効期間内であれば、必要に応じてデータを再度取得することができる。
また、本発明の画像処理装置は、有効期間内に、送信を取りやめた宛先のクライアント装置から再度返信メールを受け取った場合、前記データ送信手段は、前記クライアント装置に対して保持しているデータを送信するように構成してもよい。すなわち、有効期間内であれば、送信と取りやめた宛先であっても、再度返信メールを送信することで、改めてデータを取得することが可能となる。これにより、宛先側のユーザは、例えばキャンセルを指示した後であっても、有効期間内であれば、必要に応じてデータを再度取得することができる。
また、本発明の画像処理装置は、送信をとりやめた宛先のクライアント装置から改めてデータを受け取る旨の返信メールが送信されたことで、保持しているデータを前記クライアント装置に送信した場合、前記通知メール手段は、送信者のクライアント装置に対し、前記クライアント装置にデータを送信したことを電子メールで通知するように構成してもよい。これにより、キャンセル指示をした宛先にもデータが送信されたことを、送信者が知ることができる。
また、本発明の画像処理装置は、宛先のクライアント装置からの返信メールに無効な記述が含まれている場合に、有効な記述のみを指示として認識するように構成してもよい。これにより、通知メールの引用のような無関係な記述を残したままの返信メールを受け取った場合でも、その中の有効な記述のみを確実に認識することができる。
また、本発明の画像処理装置は、画像送信機能実行時に、宛先のクライアント装置に対して事前に通知する電子メールと同様の内容に送信者であることの記述を追加した電子メールを、送信者のクライアント装置に対して送信するように構成してもよい。これにより、送信者を宛先に加えなくても、送信者のクライアント装置に対して通知メールを送信することができるので、送信者は、自身が宛先に送信した電子メールを通知メールとして受け取ることができる。
また、本発明の画像処理装置は、送信者のクライアント装置に送信した電子メールに対する返信メールを受信すると、前記ジョブ管理手段は、受信した返信メールが送信者に対する電子メールの返信であることを、管理しているジョブと関連付けて保存するように構成してもよい。これにより、ジョブ管理手段は、送信者からの返信メールを宛先からの返信メールと区別することができる。
また、本発明の画像処理装置は、受信した送信者のクライアント装置からの返信メールに関連付けられたジョブが存在しない場合、前記ジョブ管理手段は、すでに有効期間を過ぎているものとして、有効期間を過ぎていることを通知する電子メールを送信者のクライアント装置に送信するように構成してもよい。これにより、ジョブが存在しない旨を送信者に通知することができる。
また、本発明の画像処理装置は、通知された電子メールに対する送信者のクライアント装置からの返信メールを受信すると、前記データ送信手段は、前記送信者のクライアント装置に対して保存しているデータを送信するように構成してもよい。これにより、送信者は通知された電子メールに対する返信メールにより、宛先のクライアント装置と同様にデータを取得することが可能となる。これにより、データの送信者自身も、自身の設定したパスワードによって暗号化されたデータを取得することができる。
また、本発明の画像処理装置は、受け取った送信者のクライアント装置からの返信メールに特定の書式で送信を取りやめることが記述されていた場合には、その時点でまだ送信していない宛先のクライアント装置に対して、送信者により送信を取りやめにされたことを通知する電子メールを送信するように構成してもよい。これにより、画像送信機能実行後であっても、送信をキャンセルすることができる。
また、本発明の画像処理装置は、受け取った送信者のクライアント装置からの返信メールに特定の書式で有効期間を変更することが記述されていた場合には、現在記憶している有効期間を返信メールに記述された有効期間に変更し、その時点でまだ送信していない宛先のクライアント装置に対して、送信者により有効期間が変更されたことを通知する電子メールを送信するように構成してもよい。これにより、画像送信機能実行後であっても、送信者の都合に応じて有効期間を変更することができる。
また、本発明の画像処理装置は、設定された有効期間を過ぎるときに、その時点でまだ送信していない宛先が予め設定された一定数以上残っている場合には、現在の有効期間を予め設定されている一定期間だけ延長し、その時点でまだ送信していない宛先のクライアント装置に対して有効期間が自動的に変更されたことを通知する電子メールを送信するように構成してもよい。これにより、画像送信機能実行後であっても、有効期間が経過するときに、未送信の宛先が一定数以上ある場合には、自動的に有効期間を延長することで、未送信の宛先がデータを取得するチャンスを広げることができる。
また、本発明の画像処理装置は、受け取った送信者のクライアント装置からの返信メールに特定の書式でまだ送信していない宛先の一覧を取得することが記述されていた場合には、その時点でまだ送信していない宛先の一覧を送信者のクライアント装置に対して電子メールで送信するように構成してもよい。これにより、データを送信していない宛先を送信者が知ることができる。
また、本発明のデータ暗号化通信システムは、上記各構成の画像処理装置と、メールサーバと、前記画像処理装置から送信された電子メールの受信、及び、受信した電子メールに対して返信メールを送信する宛先のクライアント装置及び送信者側のクライアント装置とが、ネットワークを介して接続された構成となっている。
本発明によれば、従来技術のように、送信者自身が宛先別に個別にパスワードを設定して送信する必要がないため、宛先側のパスワードの共有化を回避しつつ、宛先別に個別の暗号化処理が可能となる。一方、画像処理装置からデータを受け取った宛先の受信者は、自身が指定したパスワードによってデータを復号することができるので、暗号化されているデータを確実に復号することができる。
以下、本発明の実施の形態について、図面を参照して説明する。
図１は、本発明の画像処理装置を含むデータ暗号化通信システムの全体構成図である。
このデータ暗号化通信システムは、スキャナで読み取ったデータ（写真、絵、図形、文字等の各種画像データ）を電子メールに添付して送信するネットワークスキャナ機能を実行する画像処理装置１０１と、メールサーバ１０３と、画像処理装置１０３から送信された電子メールの受信、及び、受信した電子メールに対して返信メールを送信する１または複数台の宛先のクライアント装置１０５，１０６，・・・、及び送信者のクライアント装置１０４とが、インターネットやＬＡＮ、ＷＡＮ等の所定のネットワーク１０２を介して相互通信可能に接続された構成となっている。すなわち、画像処理装置１０１は、ネットワーク１０２によってメールサーバ１０３及び送信者のクライアント装置１０４、ｎ台のそれぞれの宛先のクライアント装置１０５，１０６，・・・と接続されており、画像処理装置１０１及び各クライアント装置１０４，１０５，１０６，・・・とは、メールサーバ１０３を介することにより、電子メールの送受信が可能となっている。
図２は、図１に示す各装置及びメールサーバのより具体的な構成を示している。
画像処理装置１０１は、画像読み取り部２０１、データ蓄積部２０２、データ暗号部２０３、ジョブ管理部２０４、メール送信部２０５、メール生成部２０６、メール受信部２０７、メール解析部２０８からなり、画像読み取り部２０１から読み取ったデータをデータ蓄積部２０２に、ジョブの情報をジョブ管理部２０４にそれぞれ保管する。宛先に対する通知の電子メール及びデータを添付した電子メールは、メール生成部２０６により作成され、メール送信部２０５を経由してネットワーク上のメールサーバ１０３に対して送信される。電子メールに添付するための暗号化データは、データ暗号部２０３により暗号化データに変換される。宛先及び送信者からの返信メールは、メール受信部２０７により受信され、メール解析部２０８により内容の解析が行われる。
メールサーバ１０３は、メール受信部２０９、メール保存部２１０、メール送信部２１１からなり、メール受信部２０９にてクライアント装置から送信された電子メールを受信し、メール保存部２１０に保存する。また、クライアント装置から受信要求があるとメール送信部２１１にてクライアント装置に電子メールを送信する。
送信者のクライアント装置１０４は、メール受信部２１２、メール送信部２１３、メール生成部２０４からなり、メール受信部２１２にてメールサーバ１０３からのメールを受信し、メール生成部２１３で返信メールを生成し、メール送信部２１４からメールサーバ１０３に対して返信メールを送信する。
宛先のクライアント装置１０５，１０６，・・・は、メール受信部２１５、メール送信部２１６、メール生成部２１７からなり、メール受信部２１５にてメールサーバ１０３からのメールを受信し、メール生成部２１６で返信メールを生成し、メール送信部２１６からメールサーバ１０３に対して返信メールを送信する。
以上が、各装置及びメールサーバの基本的な処理動作である。
次の上記構成のデータ暗号化通信システムにおいて、主に画像形成装置１０１によるデータ暗号化通信の処理動作について、図３乃至図６に示すフローチャート、及び図７乃至図２３に示すメールの記述例を参照して順次説明する。
まず、画像処理装置１０１でデータを暗号化して送信する機能を選択し（ステップＳ３０１）、次に、送信したい宛先を選択する（ステップＳ３０２）。そして、実行するジョブの条件として、有効期間、有効期間を過ぎた時の動作指定、パスワード未指定時の動作指定、パスワード未指定時に用いるパスワードの設定、送信者にも通知メールを送信するかどうかの設定を行う（ステップＳ３０３）。
このようにしてジョブ条件の設定が完了すると、画像読み取り部２０１より画像を読み込み（ステップＳ３０４）、読み込んだデータをデータ蓄積部２０２に保存後（ステップＳ３０５）、それぞれの宛先に対して、画像送信機能により暗号化されたデータが送信されることを通知するための通知メールをメール生成部２０６で作成し、メール送信部２０５からメールサーバ１０３に送信する（ステップＳ３０６）。
図７は、このときに宛先に対して送信される通知メールの内容の一例を示している。この通知メールでは、特にコメント欄に、「暗号化データとしてスキャン画像を送信するジョブが実行されました。データを取得したい場合は、このメールへの返信としてデータ暗号化のためのパスワードを本文に指定してください。」というコメントが表示され、宛先ユーザに暗号化のためのパスワードの入力を促すようになっている。
次に、画像処理装置１０１は、送信者に対する通知メールを送信することが設定されているかを判断し（ステップＳ３０７）、設定されている場合は送信者に対する通知メールをメール生成部２０６で作成し、メール送信部２０５からメールサーバ１０３に送信する（ステップＳ３０８）。
図８は、このときに送信者に対して送信される通知メールの内容の一例を示している。この通知メールの内容は、基本的に図７に示した宛先への電子メールの内容とほぼ同じであるが、図８の通知メールでは、本メールを送信者が送信した旨の確認メッセージが追加されている。
画像処理装置１０１は、このようにして通知メールの送信が完了すると、データ、返信メールからジョブを確定するための情報、送信者、宛先及びジョブ条件をジョブ管理部２０４のジョブ管理テーブルに登録する（ステップＳ３０９）。
このようにしてデータ暗号化通信の前処理を完了すると、画像処理装置１０１は、次に、有効期間が過ぎているかどうかを定期的に判定し（ステップＳ３１０）、有効期間を過ぎていれば，有効期間超過処理として、宛先からのキャンセル指示以外でデータが未送信状態となっている宛先があるかを判定する（ステップＳ３１１）。
その結果、未送信状態の宛先が無ければ（ステップＳ３１１でＮｏと判断されれば）、ジョブ管理テーブルから該当ジョブを削除して（ステップＳ３１７）、当該ジョブの処理を終了する。
一方、キャンセル指示以外のデータ未送信状態の宛先がある場合（ステップＳ３１１でＹｅｓと判断された場合）は、有効期間を過ぎた後に、保存しているデータを未送信の宛先に自動的に送信することが設定されているかを判断し（ステップＳ３１２）。
その結果、データを未送信の宛先に自動送信することが設定されている場合（ステップＳ３１２でＹｅｓと判断された場合）には、この時点で宛先からパスワードの指定が行われていないため、最初に設定したパスワード未指定時用のパスワードを用いてデータを暗号化し（ステップＳ３１３）、電子メールの添付として未送信状態の宛先に対して送信した後（ステップＳ３１４）、ジョブ管理テーブルから該当ジョブを削除して（ステップＳ３１７）、当該ジョブの処理を終了する。
一方、キャンセル指示以外のデータ未送信状態の宛先があり、かつ、有効期間を過ぎた後にデータ未送信の宛先に自動送信することが設定されていない場合（ステップＳ３１１でＹｅｓ、ステップＳ３１２でＮｏと判断された場合）は、データ未送信の宛先に対して、有効期間が過ぎたことを通知するメール（図９参照）を送信し（ステップＳ３１５）、送信者に対して、有効期間を過ぎたため未送信となった宛先の一覧の電子メール（図１０参照）を送信した後（ステップＳ３１６）、ジョブ管理テーブルから該当ジョブを削除して（ステップＳ３１７）、当該ジョブの処理を終了する。
次に、宛先のクライアント装置１０５，１０６，・・・及び送信者のクライアント装置１０４からメールサーバ１０３を経由して返信メールが送信されてきたときの画像処理装置１０１の返信メールの解析処理について、図４に示すフローチャートを参照して説明する。
返信メールの解析処理では、画像処理装置１０１は、メールサーバ１０３に対して定期的に確認を行い（ステップＳ４０１）、新着の電子メールが存在するかを判定する（ステップＳ４０２）。しそて、新着メールが存在した場合は、その新着メールを取得し（ステップＳ４０３）、メール解析部２０８で内容を解析して、有効な記述のみを取り出す（ステップＳ４０４）。
そして、新着メールを解析した結果、画像処理装置１０１が送信した通知メールに対する返信の電子メールであるかを判断し（ステップＳ４０５）、返信メールでない場合は再度新着メールの確認を行う。
一方、返信メールであった場合は、該当するジョブが現在、ジョブ管理テーブルに存在しているかを判断し（ステップＳ４０６）、存在しない場合（Ｎｏと判断された場合）は、有効期間を過ぎていることを通知する電子メール（図１１参照）を、返信メールの送信者（宛先）に対して送信する（ステップＳ４０７）。
一方、該当するジョブがジョブ管理テーブルに存在する場合（ステップＳ４０６でＹｅｓと判断された場合）は、受信した返信メールの送信者（宛先）がそのジョブの宛先に含まれているかを判断し（ステップＳ４０８）、宛先に含まれていなければ（ステップＳ４０８でＮｏと判断されれば）、その返信メールが送信者（画像送信者）に対して通知した電子メールに対する返信であるかを判断する（ステップＳ４０９）。その結果、送信者（画像送信者）に対する通知メールの返信でもない場合（ステップＳ４０９でＮｏと判断された場合）は、そのジョブにキャンセル指示以外の未送信宛先が存在するかを判断し（ステップＳ４１２）、未送信宛先が存在しない場合（ステップＳ４１２でＮｏと判断された場合）は、次に、有効期間内はジョブを保持するように設定されているかを判断し（ステップＳ４１３）、設定されていなければ（ステップＳ４１３でＮｏと判断されれば）、ジョブ管理テーブルから該当ジョブを削除した後（ステップＳ４１４）、電子メール受信処理を終了するかを判断し（ステップＳ４１５）、終了する場合は受信処理を終了する。
＜宛先用応答処理の説明＞
ステップＳ４０８において、受信した返信メールの送信者（宛先）がそのジョブの宛先に含まれていると判断された場合（Ｙｅｓと判断された場合）は、ステップＳ４１０の宛先用応答処理を実施する。
図５は、ステップＳ４１０で実施される宛先用応答処理を示すフローチャートである。以下、このフローチャートを参照して宛先用応答処理について説明する。
宛先用応答処理では、画像処理装置１０１は、受信した返信メールによってデータの受け取りをキャンセルすることが指示されているかを判断し（ステップＳ５０１）、キャンセルが指示されていれば、ジョブ管理テーブルに管理している該当する宛先情報にキャンセル指示を受け取ったことを示す情報（ＣＡＮＣＥＬ：ＴＲＵＥ）を記録（図１２参照）するとともに（ステップＳ５０２）、送信者（画像送信者）に対して、キャンセル指示をした宛先を通知するメール（図１３参照）を送信する（ステップＳ５０３）。
一方、受信した返信メールの送信者（宛先）がそのジョブの宛先に含まれており、かつ、データの受け取りをキャンセルすることが指示されていない場合（ステップＳ５０１でＮｏと判断された場合）は、次に、受信した返信メールに暗号化のためのパスワードが指示されているかを判断する（ステップＳ５０４）。その結果、返信メールに暗号化のためのパスワードが指示されている場合（図１５参照）は、ステップＳ５０４からステップＳ５０８への処理を進め、指定されたパスワードを用いてデータを暗号化し、返信した宛先に対して、暗号化したデータを添付した電子メールとして送信する（ステップＳ５０９）。図１５では、暗号化のためのパスワードとして「ｐａｓｓ１」が指定されている。
一方、パスワードが未指定であれば（ステップＳ５０４でＮｏと判断されれば）、次に、パスワード未指定の返信メールを無効とする設定がされているかを判断する（ステップＳ５０５）。そして、無効とする設定がされていれば（ステップＳ５０５でＹｅｓと判断されれば）、パスワードが必要であることを通知するメール（図１４参照）を、返信した宛先に対して送信する（ステップＳ５０６）。
一方、パスワードが未指定で、かつ、パスワード未指定の返信メールを無効としない場合（ステップＳ５０４でＮｏ、ステップＳ５０５でＮｏと判断された場合）は、未指定時のために予め設定されたパスワードを暗号化のためのパスワードとして適用し（ステップＳ５０７）、このパスワードを用いてデータを暗号化し（ステップＳ５０８）、返信した宛先に対して、暗号化したデータを添付した電子メールとして送信する（ステップＳ５０９）。
また、画像処理装置１０１は、電子メールを送信してきた宛先が、既に（過去において）キャンセル指示をしていたかどうかを判断し（ステップＳ５１０）、過去においてキャンセル指示をしていた場合は、キャンセル指示済みの宛先からデータ取得指示があったことを通知するメール（図１６参照）を送信者（画像送信者）に送信し（ステップＳ５１１）、ジョブ管理テーブルの該当する宛先情報に対してキャンセル指示の記録を削除する（ステップＳ５１２）とともに、電子メールを送信してきた宛先が送信済みであることを記録する（ステップＳ５１３）。
＜送信者用応答処理の説明＞
図４のステップＳ４０９において、受信した返信メールが送信者（画像送信者）に対する通知メールの返信である場合は、ステップＳ４１１の送信者用応答処理を実施する。
図６は、ステップＳ４１１で実施される送信者用応答処理を示すフローチャートである。以下、このフローチャートを参照して送信者用応答処理について説明する
送信者用応答処理では、画像処理装置１０１は、受信したその返信メールによってジョブをキャンセルすることが指示されているかを判断し(ステップＳ６０１)、キャンセルが指示（ＣＡＮＣＥＬ：ＴＲＵＥ）されていれば（図１７参照）、データの送信を既にキャンセル指示している宛先以外の未送信宛先に対して、送信者（画像送信者）によりジョブがキャンセルされたことを通知するメール（図１８参照）を送信するとともに（ステップＳ６０２）、ジョブ管理部２０４は、キャンセル指示を受け取ったジョブをジョブ管理テーブルから削除する（ステップＳ６０３）。
一方、受信した返信メールがジョブのキャンセル指示でない場合（ステップＳ６０１でＮｏと判断した場合）は、次に、暗号化のためのパスワードが指示されているかを判断する（ステップＳ６０４）。その結果、パスワード指定があった場合（図１９参照）は、指示されたパスワード（図１９の例ではパスワードとして「ｐａｓｓｋｅｙ」が指定されている。）でデータを暗号化し（ステップＳ６０５）、送信者（データ送信者）に対して暗号化したデータを添付メールとして送信する（ステップＳ６０６）。
一方、ジョブのキャンセル指示でも、パスワード指示でも無い場合（ステップＳ６０１でＮｏ、ステップＳ６０４でＮｏと判断された場合）は、次に、有効期間の変更が指示されているかを判断する（ステップＳ６０７）。その結果、変更指示があった場合（図２０参照）は、指示された有効期間でジョブ情報を更新し（ステップＳ６０８）、既にキャンセル指示を行っている宛先以外の未送信宛先に対して、送信者（データ送信者）により有効期間が変更されたことを通知する電子メール（図２１参照）を送信する（ステップＳ６０９）。図２０では、有効期間の変更指示が特定の書式（予約名、区切り文字、値）で記述されている。具体的には、「ＥＸＰＩＲＥ：２００７／０８／１５」と記述されている。すなわち、図２０及び図２１には、有効期間を当初の「２００７／０８／１０」から「２００７／０８／１５」に変更する例が示されている。
さらに、キャンセル指示でも、パスワード指定でも、有効期間の変更でも無い場合には、次に、キャンセル指示済み以外の未送信宛先の一覧取得の指示であるかを判断する（ステップＳ６１０）。その結果、キャンセル指示済み以外の未送信宛先の一覧取得の指示であった場合（図２２参照）は、送信者（データ送信者）に対して、その時点でキャンセル指示済み以外の未送信宛先の一覧の電子メール（図２３参照）を送信する（ステップＳ６１１）。図２２では、「ＬＩＳＴ：ＴＲＵＥ」として一覧取得が指示されており、図２３では、「ａｄｄｒｅｓｓ１，５，６」の３人の宛先が未送信宛先の一覧として記述されている。
上記送信者用応答処理の説明では、有効期間の変更を送信者が指示することによって変更する構成として説明しているが、有効期間の変更を自動的に行うことも可能である。
すなわち、ジョブ管理テーブルで管理されている有効期間を監視し、有効期間が経過するときに、その時点でまだ送信していない宛先が予め設定された一定数以上残っている場合には、現在の有効期間を予め設定されている一定期間（例えば、５日間）だけ延長するように構成してもよい。このとき、その時点でまだ送信していない宛先のクライアント装置に対して有効期間が自動的に変更（延長）されたことを通知する電子メールを送信するように構成してもよい。ここで、一定数以上とは、例えば当初の送信予定宛先数の５０％以上とすることができる。すなわち、当初の送信予定宛先数が１０件であった場合に、有効期間が経過するときに未送信宛先数が５件以上残っている場合には、その時点で有効期間を自動的に５日間延長することになる。なお、このような自動延長は、１回に限らす複数回行うように構成してもよい。また、何回行うのかの設定は、送信者が設定可能としておけばよい。このように、有効期間を自動延長することで、送信者が変更することを忘れた場合でも、有効期間を自動的に変更（延長）することができる。
本発明の画像処理装置を含むデータ暗号化通信システムの全体構成図である。 図１に示す各装置及びメールサーバのより具体的な構成を示すブロック図である。 データ暗号化通信の処理動作を説明するためのフローチャートである。 返信メールの解析処理動作を説明するためのフローチャートである。 図４のステップＳ４１０で実施される宛先用応答処理を示すフローチャートである。 図４のステップＳ４１１で実施される送信者用応答処理を示すフローチャートである。 宛先のユーザに通知されるメールの記述例である。 送信者に通知されるメールの記述例である。 有効期間を過ぎたことをデータ未送信の宛先のユーザに対して通知するメールの記述例である。 有効期間を過ぎた後に送信者に対して応答される未送信宛先一覧のメールの記述例である。 有効期間を過ぎた後に返信メールを送信した場合に応答されるメールの記述例である。 宛先のユーザがデータの受け取りをキャンセルすることを指示する返信メールの記述例である。 宛先のユーザがデータの受け取りをキャンセルしたことを送信者に通知するメールの記述例である。 パスワード未指定を無効とする設定の場合に、パスワード未指定の返信メールに対する応答メールの記述例である。 宛先のユーザがデータを受け取るためのパスワードを指示した返信メールの記述例である。 既にキャンセル指示をした宛先のユーザが、データを受け取るための指示をしたことを送信者に通知するメールの記述例である。 送信者がジョブをキャンセルすることを指示する返信メールの記述例である。 送信者によりジョブがキャンセルされたことを、データ未送信の宛先のユーザに通知するメールの記述例である。 送信者がデータを受け取るためのパスワードを指示した返信メールの記述例である。 送信者が有効期間を変更することを指示する返信メールの記述例である。 送信者によりジョブの有効期間が変更されたことを、データ未送信の宛先のユーザに通知するメールの記述例である。 送信者がデータ未送信の宛先一覧の取得を指示する返信メールの記述例である。 データ未送信の宛先一覧の取得を指示する返信メールに対する、応答メールの記述例である。
符号の説明
１０１ 画像処理装置
１０２ ネットワーク
１０３ メールサーバ
１０４ 送信者のクライアント装置
１０５〜１０７ 宛先のクライアント装置
２０１ 画像読み取り部
２０２ データ蓄積部
２０３ データ暗号部
２０４ ジョブ管理部
２０５，２１１，２１３，２１６ メール送信部
２０６，２１４，２１７ メール生成部
２０７，２０９，２１２，２１５ メール受信部
２０８ メール解析部
２１０ メール保存部

Claims (26)

  1. メールサーバとネットワークを介して接続され、送信先として指定された宛先への電子メールを前記メールサーバへ送信するとともに、前記メールサーバから装置本体宛の電子メールを受信する電子メール機能と、原稿台に載置された原稿から読み取ったデータを暗号化し、電子メールの添付データとして前記メールサーバに送信する画像送信機能とを有する画像処理装置において、
    前記暗号化されたデータを受け取るか否かを宛先のクライアント装置に問い合わせる通知メールを前記メールサーバに送信する通知メール送信手段と、
    前記宛先のクライアント装置から暗号化されたデータを受け取る旨の前記通知メールへの返信を、前記メールサーバから受信する返信メール受信手段と、
    前記受信した電子メールに付与されたパスワードを使用してデータを暗号化し、前記宛先への電子メールに添付データとして添付して、前記メールサーバに送信するデータ送信手段と、
    を備えたことを特徴とする画像処理装置。
  2. 請求項１に記載の画像処理装置において、
    送信する宛先として複数の宛先が指定されると、前記データ送信手段は、それぞれの宛先のクライアント装置からの返信メールで指定されたパスワードにより暗号化したデータを個別に電子メールに添付して送信することを特徴とする画像処理装置。
  3. 請求項２に記載の画像処理装置において、
    全ての宛先に対してデータの送信完了後も前記データを保持し続ける有効期間を設定する有効期間設定手段と、
    前記データ、送信者、宛先、有効期間の条件、通知メールの情報をジョブとして管理するジョブ管理手段とを備え、
    ジョブ管理手段は、受信した電子メールを現在管理しているジョブと関連付けることを特徴とする画像処理装置。
  4. 請求項３に記載の画像処理装置において、
    受信した宛先のクライアント装置からの返信メールに関連付けられたジョブが存在しない場合には、既に有効期間を過ぎ削除されていることを前記宛先のクライアント装置に通知する電子メールを送信することを特徴とする画像処理装置。
  5. 請求項３に記載の画像処理装置において、
    保持しているデータを送信していない宛先に対して、有効期間を過ぎた後に自動的にデータを送信するか取りやめるかのいずれかの選択を設定する手段を備えていることを特徴とする画像処理装置。
  6. 請求項５に記載の画像処理装置において、
    保持しているデータを送信していない宛先に対して、有効期間を過ぎた後にデータ送信処理を取りやめることが設定されていた場合には、有効期間が過ぎたときにその宛先のクライアント装置に対して有効期間を過ぎたためデータ送信処理が取りやめられたことを電子メールで通知することを特徴とする画像処理装置。
  7. 請求項５に記載の画像処理装置において、
    保持しているデータを送信していない宛先に対して、有効期間を過ぎた後にデータ送信処理を取りやめることが設定されていた場合には、有効期間が過ぎたときにデータ送信処理が取りやめられた宛先の一覧を送信者のクライアント装置に通知することを特徴とする画像処理装置。
  8. 請求項３に記載の画像処理装置において、
    予め設定された有効期間の間に宛先のクライアント装置から受け取り拒否の返信メールを受け取った場合には、その宛先に対するデータの送信を取りやめることを特徴とする画像処理装置。
  9. 請求項８に記載の画像処理装置において、
    送信を取りやめた宛先の情報を送信者のクライアント装置に電子メールにて通知することを特徴とする画像処理装置。
  10. 請求項２に記載の画像処理装置において、
    画像送信機能実行時に、宛先のクライアント装置からパスワードとなる文字列が指定されなかった場合にパスワードとして使用する文字列を設定することを特徴とする画像処理装置。
  11. 請求項１０に記載の画像処理装置において、
    宛先のクライアント装置からの返信メールにパスワードとなる文字列が指定されなかった場合は、その返信メールを無効としてデータの送信を行わないか、または未指定時に設定したパスワードを使用してデータを暗号化し電子メールに添付して送信するかのいずれかを設定できることを特徴とする画像処理装置。
  12. 請求項１１に記載の画像処理装置において、
    宛先のクライアント装置からの返信メールにパスワードとなる文字列が指定されなかった場合であって、その返信メールを無効としてデータの送信を行わない場合には、その宛先のクライアント装置に対して返信メールが無効であることを通知する電子メールを送信することを特徴とする画像処理装置。
  13. 請求項５乃至請求項１０のいずれか１項に記載の画像処理装置において、
    予め設定された有効期間の間に宛先のクライアント装置から返信メールが無く、有効期間を過ぎた後に自動的にデータを送信することが設定されている場合、前記データ送信手段は、設定された文字列をパスワードとしてデータを暗号化して電子メールに添付して送信することを特徴とする画像処理装置。
  14. 請求項３乃至請求項８のいずれか１項に記載の画像処理装置において、
    有効期間内に、既にデータを受け取った宛先のクライアント装置から再度返信メールを受け取った場合、前記データ送信手段は、前記クライアント装置に対して保持しているデータを送信することを特徴とする画像処理装置。
  15. 請求項３乃至請求項８のいずれか１項に記載の画像処理装置において、
    有効期間内に、送信を取りやめた宛先のクライアント装置から再度返信メールを受け取った場合、前記データ送信手段は、前記クライアント装置に対して保持しているデータを送信することを特徴とする画像処理装置。
  16. 請求項９乃至請求項１５のいずれか１項に記載の画像処理装置において、
    送信をとりやめた宛先のクライアント装置から改めてデータを受け取る旨の返信メールが送信されたことで、保持しているデータを前記クライアント装置に送信した場合、前記通知メール手段は、送信者のクライアント装置に対し、前記クライアント装置にデータを送信したことを電子メールで通知することを特徴とする画像処理装置。
  17. 請求項３に記載の画像処理装置において、
    宛先のクライアント装置からの返信メールに無効な記述が含まれている場合に、有効な記述のみを指示として認識することを特徴とする画像処理装置。
  18. 請求項３に記載の画像形成装置において、
    画像送信機能実行時に、宛先のクライアント装置に対して事前に通知する電子メールと同様の内容に送信者であることの記述を追加した電子メールを、送信者のクライアント装置に対して送信することを特徴とする画像処理装置。
  19. 請求項１８に記載の画像処理装置において、
    送信者のクライアント装置に送信した電子メールに対する返信メールを受信すると、前記ジョブ管理手段は、受信した返信メールが送信者に対する電子メールの返信であることを、管理しているジョブと関連付けて保存することを特徴とする画像処理装置。
  20. 請求項１９に記載の画像処理装置において、
    受信した送信者のクライアント装置からの返信メールに関連付けられたジョブが存在しない場合、前記ジョブ管理手段は、すでに有効期間を過ぎているものとして、有効期間を過ぎていることを通知する電子メールを送信者のクライアント装置に送信することを特徴とする画像処理装置。
  21. 請求項１９に記載の画像処理装置において、
    通知された電子メールに対する送信者のクライアント装置からの返信メールを受信すると、前記データ送信手段は、前記送信者のクライアント装置に対して保存しているデータを送信することを特徴とする画像処理装置。
  22. 請求項１９に記載の画像処理装置において、
    受け取った送信者のクライアント装置からの返信メールに特定の書式で送信を取りやめることが記述されていた場合には、その時点でまだ送信していない宛先のクライアント装置に対して、送信者により送信を取りやめにされたことを通知する電子メールを送信することを特徴とする画像処理装置。
  23. 請求項１９に記載の画像処理装置において、
    受け取った送信者のクライアント装置からの返信メールに特定の書式で有効期間を変更することが記述されていた場合には、現在記憶している有効期間を返信メールに記述された有効期間に変更し、その時点でまだ送信していない宛先のクライアント装置に対して、送信者により有効期間が変更されたことを通知する電子メールを送信することを特徴とする画像処理装置。
  24. 請求項１９に記載の画像処理装置において、
    設定された有効期間を過ぎるときに、その時点でまだ送信していない宛先が予め設定された一定数以上残っている場合には、現在の有効期間を予め設定されている一定期間だけ延長し、その時点でまだ送信していない宛先のクライアント装置に対して有効期間が自動的に変更されたことを通知する電子メールを送信することを特徴とする画像処理装置。
  25. 請求項１９に記載の画像処理装置において、
    受け取った送信者のクライアント装置からの返信メールに特定の書式でまだ送信していない宛先の一覧を取得することが記述されていた場合には、その時点でまだ送信していない宛先の一覧を送信者のクライアント装置に対して電子メールで送信することを特徴とする画像処理装置。
  26. 請求項１及至２５のいずれか１項に記載の画像処理装置と、メールサーバと、前記画像処理装置から送信された電子メールの受信、及び、受信した電子メールに対して返信メールを送信する宛先のクライアント装置及び送信者側のクライアント装置とが、ネットワークを介して接続されていることを特徴とするデータ暗号化通信システム。
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