JP2009053997A - 文書管理システム及び管理装置及び文書管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】一連の文書のライフサイクルにおいて、文書に含まれた構成部品を一貫して管理できるようにした文書管理システム及び管理装置及び文書管理プログラムを提供する。
【解決手段】各オブジェクトにオブジェクト情報（オブジェクトＩＤ等を含む）がそれぞれ埋め込まれた電子文書（１世代目文書）があり、この電子文書が管理職権限を有するユーザにより印刷されたとする。この結果得られた紙文書（２世代目文書）では、印刷元となった電子文書と同様の情報が可視化されて印刷される。また、この紙文書が当該ユーザにより再び電子化されたとする。この結果得られた電子文書（３世代目文書）は、元の電子文書と同様のものとなる。更に、この電子文書が一般職権限を有するユーザによりコピーされたとする。この結果得られた紙文書（４世代目文書）では、権限が認められなかったオブジェクト（組織図、イメージ）はブラックマスク等により読取り不可にされる。
【選択図】図６

Description

本発明は、文書管理システム及び管理装置及び文書管理プログラムに関する。

昨今、紙文書や電子文書（以下、これらを総称して単に文書と言う場合もある）に対するセキュリティの維持が重要課題と考えられており、これら文書のトレーサブル化の確立が望まれている。トレーサブル化とは、電子文書がいつ誰に印刷されたか、またその印刷された紙文書がどのような状態にあるのか等、文書の一連のライフサイクル（電子から紙、紙から電子）を追跡記録することを言う。例えば、文書は、表や図形、イメージ、テキスト等様々な構成部品から構成されるが、これら構成部品を部品取りして別文書を作成する場合がある。これに関連して例えば、特許文献１には、文書画像データに付加するアノテーションに対しアクセス権を設定する技術について言及されている。
特開２０００−１８１８６８号

文書は、電子から紙、紙から電子、更に電子から電子などの一連のライフサイクルを経るが、これまでは、このようなライフサイクルの中で文書に含まれた構成部品の管理は行なわれていなかった。

本発明は、一連の文書のライフサイクルにおいて、文書に含まれた構成部品を一貫して管理できるようにした文書管理システム及び管理装置及び文書管理プログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、請求項１の文書管理システムの発明は、文書に含まれる１または複数の該文書の構成部品に対応する識別情報を管理する管理手段と、前記管理手段により管理された前記識別情報を前記文書に含まれる前記構成部品に設定する設定手段と、前記設定手段により前記構成部品に設定された前記識別情報に対応する該構成部品の履歴情報を管理する履歴管理手段とを具備する。

また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記設定手段は、前記構成部品の特性に応じた手法で前記識別情報の設定を行う。

また、請求項３の発明は、請求項１または２の発明において、前記設定手段は、前記文書の形態に応じた手法で前記識別情報の設定を行う。

また、請求項４の発明は、請求項１の発明において、前記設定手段により前記構成部品に設定された前記識別情報に対応する該構成部品の機密度情報を管理する機密度管理手段を更に具備する。

また、請求項５の発明は、請求項４の発明において、前記機密度管理手段は、前記識別情報に対応して管理された前記構成部品の機密度情報を要求に基づき一時的に変更する。

また、請求項６の発明は、請求項４または５の発明において、前記構成部品に設定された前記識別情報に対応して前記機密度管理手段で管理されている機密度情報に基づき該当構成部品を読取不可にする機密化処理手段を更に具備する。

また、請求項７の管理装置の発明は、文書に含まれる１または複数の該文書の構成部品に対応する識別情報を管理する管理手段と、前記管理手段により管理された前記識別情報に対応する該構成部品の履歴情報を管理する履歴管理手段と、前記管理手段により管理された前記識別情報に対応する該構成部品の機密度情報を管理する機密度管理手段とを具備する。

また、請求項８の文書管理プログラムの発明は、コンピュータを、文書に含まれる１または複数の該文書の構成部品に対応する識別情報を管理する管理手段、前記管理手段により管理された前記識別情報に対応する該構成部品の履歴情報を管理する履歴管理手段、前記管理手段により管理された前記識別情報に対応する該構成部品の機密度情報を管理する機密度管理手段として機能させる。

請求項１の文書管理システムによれば、文書に含まれる構成部品を追跡記録し管理することができる。

また、請求項２の文書管理システムによれば、構成部品の特性に応じた手法で識別情報の設定を行なわない場合よりも、見栄えや情報欠落を抑えられる。

また、請求項３の文書管理システムによれば、文書の形態に応じた手法で識別情報の設定を行なわない場合よりも、見栄えや情報欠落を抑えられる。

また、請求項４の文書管理システムによれば、本構成を有さない場合よりも、機密度に応じた構成部品の管理が行なえる。

また、請求項５の文書管理システムによれば、本構成を有さない場合よりも、機密度情報を一時的に変更できる。

また、請求項６の文書管理システムによれば、本構成を有さない場合よりも、構成部品の機密性を保つことができる。

また、請求項７の文書管理装置によれば、文書に含まれる構成部品を追跡記録し管理することができる。

また、請求項８の文書管理プログラムによれば、文書に含まれる構成部品を追跡記録し管理することができる。

以下、本発明に係わる文書管理システム及び管理装置及び文書管理プログラムの実施例について添付図面を参照して詳細に説明する。

図１は、本発明の実施の一形態に係わる文書管理システムの全体構成の一例を示す図である。

文書管理システムには、ＬＡＮ（Local Area Network）やＷＡＮ（Wide Area Network）等で構成されたネットワークを介してクライアント１０と、画像処理装置２０と、管理サーバ３０と、文書格納サーバ４０とが接続されている。なお、このネットワーク構成はあくまで一例であり、この他、プリンタや各種サーバ等が接続されていてもよい。

クライアント１０は、ユーザが扱うコンピュータ等であり、本実施例においては特に、電子文書の作成や、当該電子文書に対する印刷を指示等する機能を果たす。印刷に際しては、例えばプリンタドライバを介して印刷が指示される。

画像処理装置２０は、印刷機能、コピー機能、スキャン機能等の全部若しくはその一部を含む機能を備えており、本実施例においては特に、ユーザからの指示に基づき印刷を行ったり、また、紙文書を読取りコピーしたり、電子化したりする機能を果たす。

管理サーバ３０は、本システムにおける文書等の管理を行なう機能を果たし、本実施例においては特に、電子文書、紙文書、及びこれら文書を構成する各オブジェクト（例えば、図形、表、イメージ、テキスト等）に係わる情報や、各オブジェクトに付与されたセキュリティに係わる情報等の管理を行なう。

文書格納サーバ４０は、電子文書を格納する機能を果たす。文書格納サーバ４０には、例えば、クライアント１０からの操作に基づき格納された電子文書、画像処理装置２０により電子化された電子文書等が格納される。

以上が、本発明に係わる文書管理システムの全体構成の説明である。なお、上記説明した、クライアント１０、画像処理装置２０、管理サーバ３０、文書格納サーバ４０などの各装置には、コンピュータが組み込まれており、これらコンピュータは、主制御手段としてのＣＰＵ(Central Processing Unit)等、記憶手段としてのＲＯＭ(Read Only Memory)、ＲＡＭ(Random Access Memory)、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）等、入出力手段としてのキーボード、マウス、ディスプレイ等、通信手段としてのネットワークカード等がバスにより接続されて構成される。なお、これら各構成手段は、記憶手段に記憶されたプログラムが主制御手段により実行されることで制御される。

さて、本文書管理システムにおいて管理される文書には文書ＩＤが割り当てられる。また文書内の各ページにはページＩＤがそれぞれ割り当てられ、文書内の各オブジェクトにはオブジェクトＩＤがそれぞれ割り当てられる。

図２には、電子文書及び紙文書の一例が示される。図２（上側）に示す電子文書は、タイトル、テキストＡ、組織図、テキストＢ、予算表、写真等のオブジェクトを含んで構成される。各オブジェクトには、当該オブジェクトの特性（本実施例においてはオブジェクトの種類とする）に応じた形式でオブジェクト情報がそれぞれ埋め込まれている。例えば、タイトル、テキストＡ及びテキストＢは、文字情報で構成されるため、その文字間隔や文字のシャギー等を用いてオブジェクト情報が埋め込まれており、また例えば、組織図や写真は、図形、イメージで構成されるため、電子透かしを用いてオブジェクト情報が埋め込まれており、また例えば、表は、セルの余白等を利用しウォータマークを用いてオブジェクト情報が埋め込まれている。また、電子文書の文書ＩＤとページＩＤは、２次元バーコードを用いて埋め込まれている。

また、図２（下側）には、紙文書の一例が示される。なお、この紙文書は、上述した電子文書が印刷されたものである。紙文書は、上記同様のオブジェクト構成を採り、また、各オブジェクトには上記同様にオブジェクト情報がそれぞれ埋め込まれている。紙文書には、上記説明した電子文書とは異なる形式によりオブジェクト情報が埋め込まれる。例えば、組織図や写真には、電子透かしではなく不可視トナー（例えば、イエロー）を用いてオブジェクト情報が埋め込まれており、また例えば、表には、ウォータマークではなくハイブリッドウォータマーク等により可視トナーを用いてオブジェクト情報が埋め込まれている。タイトル、テキストＡ及びテキストＢには、上記同様にその文字間隔等を用いてオブジェクト情報が埋め込まれている。なお、オブジェクトの特性やオブジェクトの埋め込み先が紙であるか電子であるか等により、その埋め込み方を替えるのは、例えば、見栄えや情報欠落の抑止等を考慮してのことである。

ここで、上述したオブジェクト情報には、少なくともオブジェクトを識別するためのオブジェクトＩＤが含まれている。オブジェクト情報は、例えば図３に示すように、文書ＩＤ、ページＩＤ、オブジェクトＩＤ、セキュリティレベル、テキスト、表、イメージ、履歴情報等から構成される。なお、テキスト、表、イメージ領域には、当該オブジェクトの種類を指し示すフラグ等が格納される。例えば、オブジェクトがテキストであるならば、テキスト領域にフラグが立てられることになる。

文書へのオブジェクト情報の埋め込み方は、管理サーバ３０において、図４に示す設定方法管理テーブルを用いて管理される。設定方法管理テーブルには、オブジェクトの種類に対応してオブジェクト情報の埋め込み方が規定されている。設定方法管理テーブルは、紙文書用（電子から紙、紙から紙）と、電子文書用（電子文書の新規作成、紙から電子）との２パターン設けられ、例えば、電子文書を印刷する際には、設定方法管理テーブル（紙文書）に規定された内容に基づきオブジェクト情報が各オブジェクトに埋め込まれる。

また、管理サーバ３０では、各オブジェクトに係わる情報を図５に示す各テーブルを用いて管理している。ここで、図５（ａ）に示すオブジェクト所在地管理テーブルでは、文書ＩＤとページＩＤとに対応するオブジェクトＩＤとそのオブジェクトの種類とが管理されており、オブジェクトがどの文書内のどのページにどのような形式により所在するかを示す情報が規定される。

また、図５（ｂ）に示すセキュリティ管理テーブルでは、オブジェクトＩＤに対応してそのセキュリティレベルが管理されており、各オブジェクトに付与された機密度が規定される。例えば、当該セキュリティレベルを満たさないユーザにより印刷が行われた場合には、当該オブジェクトはブラックマスク（黒塗り）あるいはイレース（消去）等され、読取り不可（意味のないものに置き換えられるの意）になる。なお、セキュリティレベルは、該当オブジェクトの適用範囲や操作に係わる事項を規定する内容で構成されていてもよい。

また、図５（ｃ）に示す履歴情報管理テーブルでは、オブジェクトＩＤに対応してその履歴情報が管理されており、当該オブジェクトがどの文書のどのページから切り貼りされてどの文書のどのページに存在するものであるか、等のオブジェクトに対応した履歴が規定される。

ここで、図６を用いて、本文書管理システムにおける文書のライフサイクルの流れについて簡単に説明する。

各オブジェクトにオブジェクト情報がそれぞれ埋め込まれた電子文書（１世代目文書）があり、この電子文書が管理職権限を有するユーザにより印刷されたとする。この結果得られた紙文書（２世代目文書）では、印刷元となった電子文書と同様の情報が可視化されて印刷される。また、この紙文書が当該ユーザにより再び電子化されたとする。この結果得られた電子文書（３世代目文書）は、元の電子文書と同様のものとなる。更に、この電子文書が一般職権限を有するユーザによりコピーされたとする。この結果得られた紙文書（４世代目文書）では、権限が認められなかったオブジェクト（組織図、イメージ）はブラックマスク等により読取り不可にされる。

このように本文書管理システムにおいては、文書のライフサイクルの中で印刷やコピー、及びスキャン等が繰り返し行なわれたとしても、文書内における各オブジェクトのセキュリティは引き継がれ維持されることになる。

次に、図７を用いて、上記図１に示す文書管理システムの各装置における機能的な構成の一例について説明する。

クライアント１０は、電子文書の作成を行う電子文書作成部１１と、当該電子文書等に対する印刷を指示する印刷指示部１２と、印刷指示等に際してユーザ認証を行う認証部１３とを具備して構成される。電子文書作成部１１には、電子文書の作成に際して文書ＩＤ及びページＩＤを要求するＩＤ要求部１４と、当該要求に基づく文書ＩＤ及びページＩＤを電子文書に埋め込み設定するＩＤ設定部１５と、電子文書内のオブジェクトに対するオブジェクトＩＤを要求するオブジェクトＩＤ要求部１６と、当該要求に基づくオブジェクトＩＤを含むオブジェクト情報をオブジェクトに埋め込み設定するオブジェクト情報設定部１７とを具備して構成される。オブジェクト情報設定部１７には、オブジェクトＩＤを設定するオブジェクトＩＤ設定部１７ａ、ユーザ入力に基づき各オブジェクトに対するセキュリティレベルを設定するセキュリティレベル設定部１７ｂとが具備される。

管理サーバ３０は、ＩＤ作成部３１と、オブジェクトＩＤ作成部３２と、オブジェクト情報管理部３３とを具備して構成される。ＩＤ作成部３１は、クライアント１０からの要求に応じて文書ＩＤ及びページＩＤを作成しそれを応答する。オブジェクト情報作成部３２は、クライアント１０からの要求に応じてオブジェクトＩＤを作成しそれを応答する。オブジェクト情報管理部３３は、前述の設定方法管理テーブル３３ａ及びオブジェクト所在地管理テーブル３３ｂ、セキュリティ管理テーブル３３ｃ、履歴情報管理テーブル３３ｄを用いて、オブジェクトに係わる情報等を管理し、クライアント１０及び画像処理装置２０等からの要求に応じてそれを応答する。

画像処理装置２０は、コピー、スキャン等の読取り指示に際してユーザ認証を行う認証部２１と、紙文書から画像情報を読取る読取部２２と、当該読み取られた画像情報等に対して画像処理を行う画像処理部２３と、当該処理された画像情報を電子文書として文書格納サーバ４０等に向けて送信する電子文書送信部２４と、当該処理された画像情報に基づき画像を形成し印刷を行う印刷部２５と、オブジェクトの履歴を管理サーバ３０に向けて送信する履歴情報送信部２６とを具備して構成される。画像処理部２３には、画像情報内からオブジェクトを分離するオブジェクト分離部５１と、当該分離されたオブジェクトからオブジェクトＩＤを含むオブジェクト情報を抽出（抽出元のオブジェクトからはオブジェクト情報が取り除かれる）するオブジェクト情報抽出部５２と、当該抽出されたオブジェクトＩＤに対応するセキュリティレベルを取得するセキュリティレベル取得部５３と、当該取得したセキュリティレベルに基づきオブジェクトにセキュリティ処理を施すセキュリティ処理部５４と、オブジェクト情報をオブジェクトに埋め込み設定するオブジェクト情報設定部５５とが具備される。

文書格納サーバ４０は、画像処理装置２０等から送られてきた電子文書を格納する文書格納部４１を具備して構成される。以上が、各装置についての説明である。なお、上記図７を用いて、クライアント１０、画像処理装置２０、管理サーバ３０、文書格納サーバ４０の機能的な構成について説明したが、これら各装置に設けられた機能的な構成は、必ずしも上記図示した通りに実現される必要はなく、いずれかの装置にその全部若しくは一部が実現されていればよい。例えば、管理サーバ３０を構成する機能を全て画像処理装置２０内に実現し、管理サーバ３０を省略してもよい。

次に、図８から図１０を用いて、上記図１に示す文書管理システムの各装置における動作について説明する。

まず、図８を用いて、クライアント１０における動作の流れについて説明する。

クライアント１０は、文書が作成されるか、印刷を指示されるかするまで待機している（ステップＳ１０１でＮＯの後、ステップＳ１０２でＮＯ）。この状態において、ユーザにより文書が作成されると（ステップＳ１０１でＹＥＳ）、クライアント１０は、ＩＤ要求部１４において、管理サーバ３０に向けて文書ＩＤ及びページＩＤを要求し（ステップＳ１０３）、ＩＤ設定部１５において、当該要求に基づき応答されてきた文書ＩＤ及びページＩＤを例えば２次元バーコード等により電子文書内に埋め込み設定する（ステップＳ１０４）。

続いてクライアント１０は、オブジェクトＩＤ要求部１６において、管理サーバ３０に向けて各オブジェクトに対するオブジェクトＩＤを要求する（ステップＳ１０５）。この要求内には、電子文書内に存在する各オブジェクトの種類が含まれる。その後、要求に基づくオブジェクトＩＤが送られてくると、これを受けたクライアント１０は、各オブジェクトに対して付与するセキュリティレベルの入力をユーザに要求する（ステップＳ１０６）。この要求に応じて各オブジェクトに対するセキュリティレベルが入力されると、クライアント１０は、オブジェクト情報設定部１７において、前述の管理サーバ３０から受信したオブジェクトＩＤ及び当該入力されたセキュリティレベルを含むオブジェクト情報を、当該オブジェクトＩＤとともに管理サーバ３０から送られてきた埋め込み方により各オブジェクトに埋め込み設定する（ステップＳ１０７）。また、この設定が済むとオブジェクト情報設定部１７は、当該埋め込んだ各オブジェクト情報を管理サーバ３０に向けて送信する（ステップＳ１０８）。その後、この処理を終了する。なお、複数ページにオブジェクト情報を埋め込み設定する場合は、各ページ毎に上記同様の処理を繰り返すことになる。

また、上記ステップＳ１０１及びステップＳ１０２における待機状態において、ユーザにより印刷が指示されると（ステップＳ１０１でＮＯの後、ステップＳ１０２でＹＥＳ）、クライアント１０はユーザに認証を要求する。この要求に応じてユーザがＩＣカード等を用いて認証情報を入力すると、これを受けたクライアント１０は、認証部１３において、ユーザ認証を行うとともに（ステップＳ１０９）、印刷指示部１２において、電子文書及び権限情報を含む印刷指示を画像処理装置２０に向けて送信する（ステップＳ１１０）。その後、この処理は終了する。

次に、図９を用いて、画像処理装置２０における動作の流れについて説明する。なお、ここでは、文書内の各オブジェクトに埋め込まれたオブジェクト情報内から当該オブジェクトのセキュリティレベルを取得するのではなく、管理サーバ３０から取得する場合の動作を例に挙げて説明する。

画像処理装置２０は、印刷指示を受けるか、紙文書の読取り指示（例えば、スキャン、コピー）を受けるかするまで待機している（ステップＳ２０１でＮＯの後、ステップＳ２０２でＮＯ）。この状態において、クライアント１０から印刷指示を受信すると（ステップＳ２０１でＹＥＳ）、画像処理装置２０は、オブジェクト分離部５１において、当該指示内に含まれた電子文書内からオブジェクトを分離するとともに、オブジェクト情報抽出部５２において、当該分離したオブジェクトからオブジェクト情報の抽出を行なう（ステップＳ２０３）。

オブジェクト情報の抽出が済むと画像処理装置２０は、セキュリティレベル取得部５３において、当該抽出した１または複数のオブジェクトＩＤを含むセキュリティ要求を管理サーバ３０に向けて送信し、管理サーバ３０から各オブジェクトに対応するセキュリティレベルを取得する（ステップＳ２０４）。

続いて、画像処理装置２０は、セキュリティ処理部５４において、当該取得したセキュリティレベルと、前述の印刷指示内に含まれた印刷指示ユーザの権限情報とに基づき各オブジェクトを処理する（ステップＳ２０５）。この処理では、例えば、ユーザ権限が足りないオブジェクトがあれば、当該オブジェクトをブラックマスク等して読取り不可にする。

この処理が済むと画像処理装置２０は、オブジェクト情報設定部５５において、上記分離した各オブジェクトの種類に応じた埋め込み方を管理サーバ３０から取得し（ステップＳ２０６）、当該取得した埋め込み方によりオブジェクト情報を各オブジェクトに埋め込み設定する（ステップＳ２０７）。そして、印刷部２５において、ステップＳ２０１において受信した印刷指示に基づく印刷を行うとともに（ステップＳ２０８）、履歴情報送信部２６において、上記処理に係わるオブジェクトの履歴を管理サーバ３０に送信し（ステップＳ２０９）、この処理を終了する。

また、上記ステップＳ２０１及びステップＳ２０２における待機状態において、ユーザにより紙文書の読取りが指示されると（ステップＳ２０１でＮＯの後、ステップＳ２０２でＹＥＳ）、画像処理装置２０はユーザに認証を要求する。この要求に応じてユーザがＩＣカード等を用いて認証情報を入力すると、画像処理装置２０は、認証部２１において、ユーザ認証を行なうとともに（ステップＳ２１０）、読取部２２において、ステップＳ２０２において読取りを指示された紙文書の読取りを行なう（ステップＳ２１１）。そして、オブジェクト分離部５１において、当該読み取られた紙文書内におけるオブジェクトを分離し、また、オブジェクト情報抽出部５２において、分離したオブジェクトからオブジェクト情報の抽出を行なう（ステップＳ２１２）。

オブジェクト情報の抽出が済むと画像処理装置２０は、セキュリティレベル取得部５３において、当該抽出した１または複数のオブジェクトＩＤを含むセキュリティ要求を管理サーバ３０に向けて送信し、管理サーバ３０から各オブジェクトに対応するセキュリティレベルを取得する（ステップＳ２１３）。

続いて、画像処理装置２０は、セキュリティ処理部５４において、当該取得したセキュリティレベルと、ステップＳ２１０における認証により特定されたユーザの権限情報とに基づき各オブジェクトを処理する（ステップＳ２１４）。この処理では、例えば、ユーザ権限が足りないオブジェクトがあれば、当該オブジェクトをブラックマスク等して読取り不可にする。

この処理が済むと画像処理装置２０は、オブジェクト情報設定部５５において、上記分離した各オブジェクトの種類に応じた埋め込み方を管理サーバ３０から取得し（ステップＳ２１５）、当該取得した埋め込み方によりオブジェクト情報を各オブジェクトに埋め込み設定する（ステップＳ２１６）。そして、ステップＳ２０２における読取り指示がコピーに基づくものであれば（ステップＳ２１７でＹＥＳ）、印刷部２５において、ステップＳ２０２において指示されたコピーに基づく印刷を行うことになるが（ステップＳ２１８）、ステップＳ２０２における読取り指示が紙文書の電子化を指示するものであれば（ステップＳ２１７でＮＯ）、画像処理装置２０は、電子文書送信部２４において、上記処理された画像情報を電子文書として文書格納サーバ４０に送信する（ステップＳ２１９）。その後、画像処理装置２０は、履歴情報送信部２６において、上記処理に係わるオブジェクトの履歴を管理サーバ３０に送信し（ステップＳ２０９）、この処理を終了する。なお、ステップＳ２１９における電子文書の送信先は、文書格納サーバ４０以外であってもよく、例えば、自装置内の記憶領域等であってもよい。

次に、図１０を用いて、管理サーバ３０における動作の流れについて説明する。

管理サーバ３０は、各種装置から情報要求等を受信するまで待機している（ステップＳ３０１からステップＳ３０５でＮＯ）。この状態において、クライアント１０から文書ＩＤ及びページＩＤの要求を受信すると（ステップＳ３０１でＹＥＳ）、管理サーバ３０は、ＩＤ作成部３１において、文書ＩＤ及びページＩＤを作成するとともに（ステップＳ３０６）、当該作成した文書ＩＤ及びページＩＤをクライアント１０に応答し（ステップＳ３０７）、この処理を終了する。

また、上記ステップ３０１からステップＳ３０５における待機状態において、クライアント１０からオブジェクトＩＤ要求を受信した場合には（ステップＳ３０１でＮＯの後、ステップＳ３０２でＹＥＳ）、管理サーバ３０は、オブジェクトＩＤ作成部３２において、オブジェクトＩＤを作成するとともに（ステップＳ３０８）、当該作成したオブジェクトＩＤと当該オブジェクトの種類に応じた埋め込み方とをクライアント１０に応答し（ステップＳ３０９）、この処理を終了する。

また、上記ステップＳ３０１からステップＳ３０５における待機状態において、クライアント１０からオブジェクト情報あるいは、画像処理装置２０から履歴を受信した場合には（ステップＳ３０１及びステップＳ３０２でＮＯの後、ステップＳ３０３でＹＥＳ）、管理サーバ３０は、オブジェクト情報管理部３３において、当該受信した情報に基づき各種テーブルを更新し（ステップＳ３１０）、この処理を終了する。

また、上記ステップＳ３０１からステップＳ３０５における待機状態において、画像処理装置３０からセキュリティ要求を受信した場合には（ステップＳ３０１からステップＳ３０３でＮＯの後、ステップＳ３０４でＹＥＳ）、画像処理装置２０は、オブジェクト情報管理部３３において、当該要求内に含まれた１または複数のオブジェクトＩＤを取得し（ステップＳ３１１）、当該オブジェクトＩＤに対応するセキュリティレベルを画像処理装置２０に応答する（ステップＳ３１２）。その後、この処理を終了する。

また、上記ステップＳ３０１からステップＳ３０５における待機状態において、画像処理装置２０からオブジェクト情報の埋め込み方要求を受信した場合には（ステップＳ３０１からステップＳ３０４でＮＯの後、ステップＳ３０５でＹＥＳ）、管理サーバ３０は、オブジェクト情報管理部３３において、当該要求内に含まれた１または複数のオブジェクトの種類に応じた埋め込み方を取得し（ステップＳ３１３）、それを画像処理装置２０に応答する（ステップＳ３１４）。その後、この処理を終了する。

以上が本発明の代表的な実施形態の一例であるが、本発明は、上記及び図面に示す実施例に限定することなく、その要旨を変更しない範囲内で適宜変形して実施できるものである。

例えば、上記説明では、各オブジェクトに対応してセキュリティレベルを管理していたが（図５参照）、セキュリティレベルをオブジェクト群に対応して管理するようにしてもよい。

また、上記説明では、オブジェクトに付与されたセキュリティレベルに対して権限が足りなかった場合には、ブラックマスク等して当該オブジェクトを読取り不可にする構成となっていたが（図９におけるステップＳ２０５及びステップＳ２１４）、権限が足りなかった場合に当該オブジェクトに対する権限を一時的に与える構成を採ってもよい。この処理について図１１を用いて説明する。なお、図１１に示す処理は、図９におけるステップＳ２０５及びステップＳ２１４で行なえばよい。

この処理ではまず、オブジェクトに付与されたセキュリティレベルと、ユーザの権限情報とが比較される（ステップＳ４０１）。この結果ユーザの権限が足りていれば（ステップＳ４０２でＹＥＳ）、そのまま次のオブジェクトの比較に移ることになるが（ステップＳ４０９）、上記比較によりユーザの権限が足りていなければ（ステップＳ４０２でＮＯ）、画像処理装置２０は、「利用権を権限者に確認しますか？」旨のメッセージ表示を行なう（ステップＳ４０３）。ここでユーザにより利用権を確認しない旨の指定がなされると（ステップＳ４０４でＮＯ）、画像処理装置２０は、当該オブジェクトをブラックマスク等により読取り不可にし（ステップＳ４０８）、次のオブジェクトへの処理に移るが、ユーザにより利用権を確認する旨の指定がなされた場合には（ステップＳ４０４でＹＥＳ）、画像処理装置２０は、管理サーバ３０経由で権限者に利用権の要求を行なう（ステップＳ４０５）。例えば、誰からのどのオブジェクトに対する要求であるか等を記載したメール等により権限者に確認が行なわれる。

この結果、利用許可が下りた場合には（ステップＳ４０６でＹＥＳ）、管理サーバ３０により一時的にオブジェクトに対する権限が与えられ（ステップＳ４０７）、画像処理装置２０では、そのまま次のオブジェクトの比較に移ることになるが（ステップＳ４０９）、利用権が認められなかった場合には（ステップＳ４０６でＮＯ）、画像処理装置２０は、当該オブジェクトをブラックマスク等により読取り不可し（ステップＳ４０８）、次のオブジェクトへの処理に移る。なお、上記ステップＳ４０７における処理では、期間や回数等によりオブジェクトに対する権限を一時的に付与する構成としてもよい。また、複数オブジェクトに対し一括して利用権を求めるようにしてもよいし、更に複数権限者に同時に利用権を求めるようにしてもよい。以上が、権限が足りないユーザに対してオブジェクトに対する権限を一時的に付与する場合の動作の流れについての説明である。

なお、上記説明したクライアント１０、画像処理装置２０、管理サーバ３０、文書格納サーバ４０において動作するプログラムは、ネットワーク等の通信手段により提供することは勿論、ＣＤ−ＲＯＭ等の外部記録媒体に記録して提供することも可能である。

本発明の実施の一形態に係わる文書管理システムの全体構成の一例を示す図である。 電子文書及び紙文書の一例を示す図である。 オブジェクト情報の構成の一例を示す図である。 設定方法管理テーブルのテーブル構成の一例を示す図である。 オブジェクトに係わる情報を管理する各テーブルのテーブル構成の一例を示す図である。 図１に示す文書管理システムにおける文書のライフサイクルの流れの一例を示す図である。 図１に示す文書管理システムの各装置における機能的な構成の一例を示す図である。 図１及び図７に示すクライアント１０における動作の流れを示すフローチャートである。 図１及び図７に示す画像処理装置２０における動作の流れを示すフローチャートである。 図１及び図７に示す管理サーバ３０における動作の流れを示すフローチャートである。 変形例の一例を示す図である。

符号の説明

１０ クライアント
１１ 電子文書作成部
１２ 印刷指示部
１３ 認証部
１４ ＩＤ要求部
１５ ＩＤ設定部
１６ オブジェクトＩＤ要求部
１７ オブジェクト情報設定部
１７ａ オブジェクトＩＤ設定部
１７ｂ セキュリティレベル設定部
２０ 画像処理装置
２１ 認証部
２２ 読取部
２３ 画像処理部
２４ 電子文書送信部
２５ 印刷部
２５ 履歴情報送信部
５１ オブジェクト分離部
５２ オブジェクト情報抽出部
５３ セキュリティレベル取得部
５４ セキュリティ処理部
５５ オブジェクト情報設定部
３０ 管理サーバ
３１ ＩＤ作成部
３２ オブジェクトＩＤ作成部
３３ オブジェクト情報管理部
３３ａ 設定方法管理テーブル
３３ｂ オブジェクト所在地管理テーブル
３３ｃ セキュリティ管理テーブル
３３ｄ 履歴情報管理テーブル
４０ 文書格納サーバ
４１ 文書格納部

Claims (8)

1. 文書に含まれる１または複数の該文書の構成部品に対応する識別情報を管理する管理手段と、
   前記管理手段により管理された前記識別情報を前記文書に含まれる前記構成部品に設定する設定手段と、
   前記設定手段により前記構成部品に設定された前記識別情報に対応する該構成部品の履歴情報を管理する履歴管理手段と
   を具備する文書管理システム。
2. 前記設定手段は、
   前記構成部品の特性に応じた手法で前記識別情報の設定を行う請求項１記載の文書管理システム。
3. 前記設定手段は、
   前記文書の形態に応じた手法で前記識別情報の設定を行う請求項１または２記載の文書管理システム。
4. 前記設定手段により前記構成部品に設定された前記識別情報に対応する該構成部品の機密度情報を管理する機密度管理手段
   を更に具備する請求項１記載の文書管理システム。
5. 前記機密度管理手段は、
   前記識別情報に対応して管理された前記構成部品の機密度情報を要求に基づき一時的に変更する請求項４記載の文書管理システム。
6. 前記構成部品に設定された前記識別情報に対応して前記機密度管理手段で管理されている機密度情報に基づき該当構成部品を読取不可にする機密化処理手段
   を更に具備する請求項４または５記載の文書管理システム。
7. 文書に含まれる１または複数の該文書の構成部品に対応する識別情報を管理する管理手段と、
   前記管理手段により管理された前記識別情報に対応する該構成部品の履歴情報を管理する履歴管理手段と、
   前記管理手段により管理された前記識別情報に対応する該構成部品の機密度情報を管理する機密度管理手段と
   を具備する管理装置。
8. コンピュータを、
   文書に含まれる１または複数の該文書の構成部品に対応する識別情報を管理する管理手段、
   前記管理手段により管理された前記識別情報に対応する該構成部品の履歴情報を管理する履歴管理手段、
   前記管理手段により管理された前記識別情報に対応する該構成部品の機密度情報を管理する機密度管理手段
   として機能させるための文書管理プログラム。

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