JP4826464B2

JP4826464B2 - 文書登録プログラムおよびシステムおよび装置

Info

Publication number: JP4826464B2
Application number: JP2006347815A
Authority: JP
Inventors: 幸史竹田
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2006-12-25
Filing date: 2006-12-25
Publication date: 2011-11-30
Anticipated expiration: 2026-12-25
Also published as: JP2008158857A

Description

本発明は、文書登録プログラムおよびシステムおよび装置に関する。

昨今、企業内で取り扱われる文書にセキュリティ管理の必要性が問われている。

そのため、企業内で取り扱われる極秘文書や秘密文書などの機密書類を、ユーザによって操作範囲を制限して管理することができる文書管理システムが存在する。

特許文献１には、電子文書のアクセス権限を含む付帯情報が設定された複数種類のテンプレートに関する情報が記憶される情報管理サーバ１よりユーザがテンプレートを選択し、その選択されたテンプレートに設定された付帯情報を、アップロードする電子文書と対応付けて記憶して、機密性を維持しつつ汎用性を向上させることができる情報管理システム、情報管理方法およびプログラムが提案されている。

また、特許文献２には、電子文書を作成する作成者端末と、電子文書に係わるセキュリティルールを生成し電子文書のセキュリティの属性とそのセキュリティルールとに基づいてアクセス制御リストを生成するポリシーサーバと、電子文書にかかわる権限を管理する権限管理サーバとを通信回線を介して接続し、組織のセキュリティルールに従って文書コンテンツデータにＡＣＬを添付することを目的とするアクセス制御リスト添付システム、オリジナルコンテンツ作成者端末、ポリシーサーバ、オリジナルコンテンツデータ管理サーバ、プログラム及び記録媒体が提案されている。
特開２００６−１８５２１２号公報特開２００６−４８３４０号公報

しかし、特許文献１や特許文献２などの従来の技術では、文書管理が行われる文書のアクセス制御は、一度セキュリティルールの設定を行った登録された文書に対して行われていた。

また、電子文書や紙文書を統一的に取り扱う文書管理装置では、登録する文書の形態が電子文書か紙文書かによって、適用できるセキュリティルールと適用できないセキュリティルールが存在することになる。

また、従来の技術では、セキュリティルールを設定するユーザが操作を許可されないセキュリティルールを設定することができる可能性もあった。

その為、セキュリティルールを文書に設定する時点で、そのセキュリティルールのうえでは入手が許可されないユーザが紙文書として文書を入手することができる場合が存在するというセキュリティ上の抜け穴の問題があった。

それで、この発明は、セキュリティルールを設定する時点で、設定可能なセキュリティルールを制限した上で設定を行う文書登録プログラムおよびシステムおよび装置を提供することを目的とする。

上記目的を達成する為、請求項１の発明の文書登録プログラムは、コンピュータを、登録する文書を電子文書または紙文書のいずれかの形態で受け付ける登録文書受付手段、前記登録文書受付手段で受け付けた文書が電子文書として登録されるか紙文書として登録されるかを受け付ける文書形態受付手段、前記登録文書受付手段により登録する文書を電子文書として受け付けるとともに、前記文書形態受付手段により電子文書として登録されると受け付けた場合は予め設定された処理制約規則の中から前記登録文書受付手段で受け付けた形態が電子文書で、かつ電子文書としての登録形態を許容する処理制約規則を抽出し、前記登録文書受付手段により登録する文書を紙文書として受け付けるとともに、前記文書形態受付手段により電子文書として登録されると受け付けた場合は予め設定された処理制約規則の中から前記登録文書受付手段で受け付けた形態が紙文書で、かつ電子文書としての登録形態を許容する処理制約規則を抽出し、前記登録文書受付手段により登録する文書を電子文書として受け付けるとともに、前記文書形態受付手段により紙文書として登録されると受け付けた場合は予め設定された処理制約規則の中から前記登録文書受付手段で受け付けた形態が電子文書で、かつ紙文書としての登録形態を許容する処理制約規則を抽出し、前記登録文書受付手段により登録する文書を紙文書として受け付けるとともに、前記文書形態受付手段により紙文書として登録されると受け付けた場合は予め設定された処理制約規則の中から前記登録文書受付手段で受け付けた形態が紙文書で、かつ紙文書としての登録形態を許容する処理制約規則を抽出する抽出手段、前記抽出手段で抽出した処理制約規則を表示する表示手段、前記表示手段により表示された処理制約規則の中からユーザ所望の処理制約規則を受け付ける処理制約規則受付手段、前記処理制約規則受付手段により受け付けた処理制約規則に基づき前記登録文書受付手段で受け付けた文書を登録処理する登録処理手段として機能させるためのように構成される。

また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記抽出手段は、前記登録文書受付手段で受け付けた文書の処理権限の認証を行う認証手段による認証に基づき前記処理制約規則を抽出するように構成される。

また、請求項３の発明は、請求項１または２の発明において、前記登録文書受付手段は、紙文書を画像読取装置より電子情報として読み取り、前記抽出手段は、前記画像読取装置の性能に基づき前記処理制約規則を抽出するように構成される。

また、請求項４の発明は、請求項１乃至３のいずれか記載の発明が、前記抽出手段は、前記登録処理手段で登録された文書を用紙に印刷する印刷手段の性能に基づき前記処理制約規則を抽出するように構成される。

また、請求項５の発明は、請求項４の発明が、前記印刷手段は、印刷する用紙に前記登録処理手段で登録された文書以外の情報を追加して印刷を行う性能を有するように構成される。

また、請求項６の発明は、請求項５に記載の発明が、前記印刷手段は、印刷する用紙に前記登録処理手段で登録された文書以外の情報を電子透かし情報として埋め込んで印刷する性能を有するように構成される。

また、請求項７の発明は、請求項５または６の発明において、前記登録処理手段は、前記登録文書受付手段で受け付けた文書に識別番号を付与する採番手段を更に備え、前記採番手段によって付与された番号と前記処理制約規則受付手段によって受け付けた処理制約規則とを組にして記憶し、前記印刷手段は、前記採番手段によって採番された識別番号を、前記登録処理手段で登録された文書以外の情報として追加して印刷するように構成される。

また、請求項８の発明は、請求項１から７のいずれかの発明において、前記処理制約規則受付手段は、前記処理制約規則受付手段によって受け付けた処理制約規則のなかから前記登録処理手段で登録することができない処理制約規則を拒絶する拒絶手段を更に備えるように構成される。

また、請求項９の発明は、請求項８に記載の発明が、前記拒絶手段は、前記認証手段によって認証される前記コンピュータの操作者に基づいて処理制約規則を拒絶するように構成される。

また、請求項１０の発明は、請求項８に記載の発明が、前記拒絶手段は、前記画像読取装置の性能に基づいて処理制約規則を拒絶するように構成される。

また、請求項１１の発明は、請求項８に記載の発明が、前記拒絶手段は、前記印刷手段の性能に基づいて処理制約規則を拒絶するように構成される。

また、請求項１２の発明の文書登録システムは、登録する文書を電子文書または紙文書のいずれかの形態で受け付ける登録文書受付手段と、文書に対応して該文書の処理制約規則を管理する管理手段と、前記登録文書受付手段で受け付けた文書が電子文書として登録されるか紙文書として登録されるかを受け付ける文書形態受付手段と、前記登録文書受付手段により登録する文書を電子文書として受け付けるとともに、前記文書形態受付手段により電子文書として登録されると受け付けた場合は前記管理手段が管理する処理制約規則の中から前記登録文書受付手段で受け付けた形態が電子文書で、かつ電子文書としての登録形態を許容する処理制約規則を抽出し、前記登録文書受付手段により登録する文書を紙文書として受け付けるとともに、前記文書形態受付手段により電子文書として登録されると受け付けた場合は前記管理手段が管理する処理制約規則の中から前記登録文書受付手段で受け付けた形態が紙文書で、かつ電子文書としての登録形態を許容する処理制約規則を抽出し、前記登録文書受付手段により登録する文書を電子文書として受け付けるとともに、前記文書形態受付手段により紙文書として登録されると受け付けた場合は前記管理手段が管理する処理制約規則の中から前記登録文書受付手段で受け付けた形態が電子文書で、かつ紙文書としての登録形態を許容する処理制約規則を抽出し、前記登録文書受付手段により登録する文書を紙文書として受け付けるとともに、前記文書形態受付手段により紙文書として登録されると受け付けた場合は前記管理手段が管理する処理制約規則の中から前記登録文書受付手段で受け付けた形態が紙文書で、かつ紙文書としての登録形態を許容する処理制約規則を抽出する抽出手段と、前記抽出手段で抽出した処理制約規則を表示する表示手段と、前記表示手段により表示された処理制約規則の中からユーザ所望の処理制約規則を受け付ける処理制約規則受付手段と、前記処理制約規則受付手段により受け付けた処理制約規則に基づき前記登録文書受付手段で受け付けた文書を登録処理する登録処理手段とを備えるように構成される。

また、請求項１３の発明の文書登録装置は、登録する文書を電子文書または紙文書のいずれかの形態で受け付ける登録文書受付手段と、前記登録文書受付手段で受け付けた文書が電子文書として登録されるか紙文書として登録されるかを受け付ける文書形態受付手段と、前記登録文書受付手段により登録する文書を電子文書として受け付けるとともに、前記文書形態受付手段により電子文書として登録されると受け付けた場合は予め設定された処理制約規則の中から前記登録文書受付手段で受け付けた形態が電子文書で、かつ電子文書としての登録形態を許容する処理制約規則を抽出し、前記登録文書受付手段により登録する文書を紙文書として受け付けるとともに、前記文書形態受付手段により電子文書として登録されると受け付けた場合は予め設定された処理制約規則の中から前記登録文書受付手段で受け付けた形態が紙文書で、かつ電子文書としての登録形態を許容する処理制約規則を抽出し、前記登録文書受付手段により登録する文書を電子文書として受け付けるとともに、前記文書形態受付手段により紙文書として登録されると受け付けた場合は予め設定された処理制約規則の中から前記登録文書受付手段で受け付けた形態が電子文書で、かつ紙文書としての登録形態を許容する処理制約規則を抽出し、前記登録文書受付手段により登録する文書を紙文書として受け付けるとともに、前記文書形態受付手段により紙文書として登録されると受け付けた場合は予め設定された処理制約規則の中から前記登録文書受付手段で受け付けた形態が紙文書で、かつ紙文書としての登録形態を許容する処理制約規則を抽出する抽出手段と、前記抽出手段で抽出した処理制約規則を表示する表示手段と、前記表示手段により表示された処理制約規則の中からユーザ所望の処理制約規則を受け付ける処理制約規則受付手段と、前記処理制約規則受付手段により受け付けた処理制約規則に基づき前記登録文書受付手段で受け付けた文書を登録処理する登録処理手段とを備えるように構成される。

請求項１または１２または１３の発明によれば、登録する文書の形態に基づいた処理制約規則に文書を登録することができるという効果を奏する。

請求項２の発明によれば、登録する文書の処理権限の認証に基づいた処理制約規則に文書を登録することができるという効果を奏する。

請求項３の発明によれば、紙文書を電子情報として読取る画像読取装置の性能に基づいた処理制約規則に文書を登録することができるという効果を奏する。

請求項４の発明によれば、印刷装置の性能に基づいた処理制約規則に文書を登録することができるという効果を奏する。

請求項５の発明によれば、登録される文書データが用紙に印刷される際に、登録される文書データ以外の情報が追加されて印刷されるという効果を奏する。

請求項６の発明によれば、登録される文書データが用紙に印刷される際に、登録される文書データ以外の情報が電子透かし情報として埋め込まれて印刷されるという効果を奏する。

請求項７の発明によれば、登録される文書データが用紙に印刷される際に、文書を登録した処理制約規則と組にされた番号が文書データに追加して印刷されるという効果を奏する。

請求項８の発明によれば、ユーザが選択しても登録することができない処理制約規則を拒絶することができるという効果を奏する。

請求項９の発明によれば、ユーザ情報に基づいて、ユーザが選択しても登録することができない処理制約規則を拒絶することができるという効果を奏する。

請求項１０の発明によれば、紙文書を電子情報として読取る画像読取装置の性能に基づいて、ユーザが選択しても登録することができない処理制約規則を拒絶することができるという効果を奏する。

請求項１１の発明によれば、印刷装置の性能に基づいて、ユーザが選択しても登録することができない処理制約規則を拒絶することができるという効果を奏する。

以下、本発明に係わる文書登録プログラムおよびシステムおよび装置の実施例について添付図面を参照して詳細に説明する。

図１は、本発明に係わる文書登録装置を含む文書登録システムの構成を示す構成図である。

図１に示すように文書登録システム１は、文書登録装置２、パーソナルコンピュータ３、サーバＡ（４）、サーバＢ（５）、サーバＣ（６）が通信回線７に接続されて相互に通信可能な状態である。

文書登録装置２は、印刷、コピー、ファックス、スキャンの機能を有する複合機であり、本発明に係わる機能として表示機能２１、入力機能２２、ユーザ認証機能２３、紙文書読取機能２４、紙文書出力機能２５、文書登録機能２６を有する。

パーソナルコンピュータ３は、電子文書入力機能２７を有し、電子文書入力機能２７を実行するプログラムを記憶する。

サーバＡ（４）は、文書リポジトリ機能３０を有し、文書リポジトリ機能３０を実行するプログラムを記憶する。

サーバＢ（５）は、文書管理機能２９を有し、文書管理機能２９を実行するプログラムを記憶する。

サーバＣ（６）は、セキュリティルールＤＢ（Data Base）機能２８を有し、セキュリティＤＢ機能２８を実行するプログラムを記憶する。

表示機能２１は、文書が登録される際に、設定可能なセキュリティルールを表示する。

入力機能２２は、登録文書のパターンを受け付け、また、ユーザが選択した所望のセキュリティルールを受け付ける。

ユーザ認証機能２３は、文書を登録するユーザの本人の真正性を確認して、ユーザ認証を行う。

紙文書読取機能２４は、スキャナによって紙文書を読取って電子文書に変換する。

紙文書出力機能２５は、電子文書を紙に印刷して排紙する。

文書登録機能２６は、セキュリティルールＤＢ機能２８にセキュリティルールの問い合わせを行う。

更に、文書登録機能２６は、入力機能２２より受け付けたパターンやユーザ認証機能２３で認証されたユーザに基づいて、設定可能なセキュリティルールを選び表示機能２１に表示させる。

更に、文書登録機能２６は、入力機能２２よりユーザが所望するセキュリティルールを受け付け、紙文書読取機能２４或いは電子文書読取機能より入力される電子文書に採番を行い、受け付けたセキュリティルールと採番したＩＤ（IDentifier）とを組にして文書管理機能２９に設定記憶させる。

更に、文書登録機能２６は、入力機能２２より受け付けたパターンに応じて、採番された電子文書にＩＤを埋め込んで紙文書出力機能２５に印刷させる、或いは、採番された電子文書にＩＤを埋め込んで暗号化し文書リポジトリ機能３０に記憶させる。

電子文書入力機能２７は、登録する電子文書を文書登録機能２６に送る。

文書リポジトリ機能３０は、採番されたＩＤが埋め込まれて暗号化された電子文書を記憶する。

文書管理機能２９は、登録する文書に採番したＩＤとその文書に設定するセキュリティルールとを組にして記憶する。

セキュリティルールＤＢ機能２８は、文書登録システム１で文書に設定されるセキュリティルールを記憶する。

文書登録装置２と通信回線７で接続されたサーバＡ（４）、サーバＢ（５）、サーバＣ（６）と情報のやり取りをして、セキュリティルールを受信したり、登録する文書とセキュリティルールを関連付けてサーバに登録させたり、登録する文書を電子文書としてサーバに登録させたりする機能を司る。

次に、文書登録システム１における機能構成について図２を参照して説明する。

図２は、文書登録システム１における機能について示した構成図である。

図２に示すように、文書登録システム１において、文書登録装置２は、表示機能２１、入力機能２２、ユーザ認証機能２３、紙文書読取機能２４、紙文書出力機能２５、文書登録機能２６を有する。

また、パーソナルコンピュータ３は、電子文書入力機能２７を有する。

また、サーバＡ（４）は、セキュリティルールＤＢ機能２８を有する。

また、サーバＢ（５）は、文書管理機能２９を有する。

また、サーバＣ（６）は、文書リポジトリ機能３０を有する。

そして、図２に示すように、文書登録装置２の文書登録機能２６が文書登録システム１における他の機能間で情報のやり取りを行う。

次に、文書登録装置２の構成について図３を参照して説明する。

図３は、文書登録装置２の構成を示したブロック図である。

文書登録装置２は、制御部１１、表示部１１、入力部１２、ユーザ認証部１３、紙文書読取部１４、紙文書出力部１５、文書登録部１６、記憶部１７、通信Ｉ／Ｆ部１８、外部記憶媒体Ｉ／Ｆ部を有する。

制御部１１は、文書登録装置２の統括的な制御を行い、文書登録機能２６を司る文書登録部１６を有する。

表示部１１は、液晶の表示装置から構成され、文書登録装置２の表示機能２１を司り、ユーザに情報を表示する。

ユーザに表示される情報は、設定可能なセキュリティルールや文書登録指示画面などである。

入力部１２は、操作ボタンで構成され、文書登録装置２の入力機能２２を司り、ユーザが文書登録装置２に入力する情報を受け付ける。

ユーザ認証部１３は、ユーザ認証を行うデバイスで構成され、文書登録装置２のユーザ認証機能２３を司る。

ユーザ認証部１３は、例えば、社員証のＩＣ（Integrated Circuit）カードを読取るＩＣカード読取リーダなどのデバイスで構成される、或いは、ユーザＩＤとパスワードによるユーザ認証アプリケーションによって構成される。

紙文書読取部１４は、スキャナで構成され、文書登録装置２の紙文書読取機能２４を司り、紙文書を電子文書として読取る。

紙文書出力部１５は、文書登録装置２の紙文書出力機能２５を司り、電子文書を紙に印刷する際に採番したＩＤを機械可読な状態で印刷して排紙する。

機械可読な状態にする手段は、電子透かしや各種バーコードや用紙に付与するＩＣタグなどが可能である。

記憶部１７は、各種記憶装置で構成され、文書登録装置２を動作させるプログラムが記憶される。

なお、本発明を通信手段により提供することはもちろん、ＣＤＲＯＭ（Compact Disk Read Only Memory）等の記録媒体に格納して提供することも可能である。

通信インタフェース（以下、図面と共にＩ／Ｆと呼ぶ）部１８は、通信回線６と接続され、通信回線６に接続されるパーソナルコンピュータ３やサーバＡ（４）、サーバＢ（５）、サーバＣ（６）と情報の授受を行う。

外部記憶媒体Ｉ／Ｆ部１９は、電子文書が記憶される外部記憶媒体２０のインタフェースである。

この外部記憶媒体Ｉ／Ｆ部１９は、文書登録装置２に電子文書が入力される際の入力元となる。

外部記憶媒体２０は、例えば持ち運び可能なＵＳＢメモリーが可能である。

通常はパーソナルコンピュータ３から電子文書が文書登録装置２に送信されるが、ユーザが外部記憶媒体２０に電子文書を入力してその外部記憶媒体２０を文書登録装置２の外部記憶媒体Ｉ／Ｆ部１９に接続して、文書管理装置１０から電子文書がアクセス可能とすることもできる。

次に、文書に設定するセキュリティルールの構成について図４を参照して説明する。

図４は、文書登録システム１で文書に設定されるセキュリティルールの模式図であり、図４（ａ）、（ｂ）、（ｃ）に各種セキュリティルールの例を示す。

図４（ａ）に示すセキュリティルールの例にして説明すると、文書登録システム１で使用されるセキュリティルールは、セキュリティルール名が記載される項目と、電子文書化可能フラグが記載される項目と、紙文書化可能フラグが記載される項目と、アクセスコントロールリスト（以下、ＡＣＬ（Access Control List）と呼ぶ）が記載される項目がある。

図４（ａ）に示すセキュリティルールでは、セキュリティルール名が記載される項目にはセキュリティルール名である「社内向け開示情報」が記載される。

また、電子文書化可能フラグが記載される項目には、この「社内向け開示情報」のセキュリティルールが電子文書化可能であるか否かを示すためのフラグが立てられる。

電子文書化可能である場合には「１」のフラグが立てられ、電子文書化不可能である場合には、「０」が記載される。

また、紙文書化可能フラグが記載される項目には、この「社内向け開示情報」のセキュリティルールが紙文書化可能であるか否かを示すためのフラグが立てられる。

紙文書化可能である場合には「１」のフラグが立てられ、紙文書化不可能である場合には、「０」が記載される。

ここで電子文書化可能とは、電子文書として操作が許可されることを示す内容であり、電子文書化可能なセキュリティルールが設定されると、ユーザはその電子文書をセキュリティルールが許可する範囲内で電子文書としての操作をすることが可能となる。

また、紙文書化可能とは、紙文書化可能なセキュリティルールが設定されると、ユーザはその紙文書をセキュリティルールが許可する範囲内でコピーや複写などの操作をすることが可能となる。

例えば、電子文書化可能フラグに「１」のフラグが立てられ紙文書化可能フラグに「０」が記載されたセキュリティルールでは、そのセキュリティルールが設定された電子文書は、許可される範囲内で電子文書としての操作が行われるが、紙文書化可能フラグが立てられてないので紙に印刷する動作は許可されない。

このように電子文書化可能フラグ或いは紙文書化可能フラグに「１」のフラグが立てられた状態を「電子文書化可能フラグが立てられた」或いは「紙文書化可能フラグが立てられた」と表現する。

また、ＡＣＬが記載される項目には、セキュリティルールの対象となるユーザ／グループと、許可する操作の内容と、ルールを適用する有効期限と、印刷時の制限と、スキャン時の制限とが記載される。

図４（ａ）に示すセキュリティルール「社内向け開示情報」では、「一般社員」がルールの対象となり、そのルールは「閲覧」だけを許可する内容であり、有効期限は「2020/1/1」までであるアクセスコントロールが一つ記載される。

このようにセキュリティルール「社内向け開示情報」では、「一般社員」に対して「閲覧」が許可されるので、電子文書化可能フラグの項目に「１」のフラグが立てられている。

セキュリティルール「社内向け開示情報」のもう一つのアクセスコントロールとして、「総務部」がルールの対象となり、そのルールは「閲覧・印刷」だけを許可する内容であり、有効期限は「2020/1/1」までであり、印刷時に「禁複写を重畳印刷」するように制限がされたアクセスコントロールが記載される。

このようにセキュリティルール「社内向け開示情報」では、「総務部」に対して「禁複写を重畳印刷」するように制限が加わっても紙面への印刷が許可されるので、紙文書化可能フラグの項目に「１」のフラグが立てられている。

また、図４（ｂ）に示すセキュリティルール「人事機密」では、アクセスコントロールとして、「人事部」がルールの対象となり、そのルールは「閲覧・編集」だけを許可し、有効期限は「2010/1/1」までであるアクセスコントロールが記載される。

このようにセキュリティルール「人事機密」では、印刷の操作が許可されていないので、電子文書化可能フラグが立てられて紙文書化可能フラグが立てられていない。

紙文書化可能フラグが立てられていないセキュリティルールは、文書登録システム１上、紙文書に対して設定されることはない。

また、図４（ｃ）に示すセキュリティルール「ＸＸ開発内資料」では、「ＸＸ開発部」がルールの対象となり、そのルールは「閲覧、編集、印刷、コピー、スキャン」だけを許可する内容であり、有効期限は「2007/1/1」までであり、印刷時に「ＩＤ埋め込み」をするように制限され、スキャン時に「カラー400dpi以上」の解像度でスキャンを行う制限されたアクセスコントロールが一つ記載される。

セキュリティルール「ＸＸ開発内資料」のもう一つのアクセスコントロールとして、「ＹＹ開発部」がルールの対象となり、そのルールは「閲覧」だけを許可する内容であり、有効期限は「2007/1/1」までであるアクセスコントロールが記載される。

このようにセキュリティルール「ＸＸ開発内資料」には電子文書化可能フラグが立てられるのに加えて、「ＸＸ開発部」に対して「ＩＤ埋め込み」の制限が加わった印刷が許可されるので紙文書化可能フラグも立てられている。

また、セキュリティルール「ＸＸ開発内資料」には「ＸＸ開発部」に対してスキャン時の制限として「カラー400dpi以上」という解像度でスキャンを行う制限があるので、文書登録システム１において、ＸＸ開発部の人間がスキャンを行って紙文書を登録しようとする場合には、スキャン時に「カラー400dpi以上」という制限が満たされないとこのセキュリティルールを紙文書に設定して登録することは行われない。

次に、文書登録装置２の表示部１１に表示される文書登録初期画面５００について図５を参照して説明を行う。

図５は、表示部１１に表示される文書登録初期画面５００を示す画面構成図である。

ユーザが文書登録装置１を使用して文書登録を行う場合、表示部１１に図５に示す文書登録初期画面５００が表示される。

文書登録初期画面５００では、ユーザが、文書を入力する手段と登録文書の形態とに応じて４つのうちから１つのパターンを選択できるように表示が行われる。

パターン１は、文書を入力する手段は紙文書として紙文書読取部１４から文書を入力し、登録文書の形態を紙文書として紙文書出力部１５より出力させるパターンである。

また、パターン２は、文書を入力する手段は紙文書として紙文書読取部１４から文書を入力し、登録文書の形態を電子文書としてサーバＡ（４）に登録させるパターンである。

また、パターン３は、文書を入力する手段は電子文書として外部記憶媒体２０或いはパーソナルコンピュータ３より文書を入力し、登録文書の形態を紙文書として紙文書出力部１５より出力させるパターンである。

また、パターン４は、文書を入力する手段は電子文書として外部記憶媒体２０或いはパーソナルコンピュータ３より文書を入力し、登録文書の形態を電子文書としてサーバＡ（４）に登録させるパターンである。

ユーザは文書を登録する際に、このように表示される文書登録初期画面５００よりパターンを選択する。

次に、文書登録初期画面５００でパターンが選択された後に表示される設定可能セキュリティルール表示画面６００について図６を参照して説明する。

図６は、文書登録装置２の表示部１１に表示される設定可能セキュリティルール表示画面６００を示す画面構成図である。

設定可能セキュリティルール表示画面６００は、図５を参照して説明した文書登録初期画面５００よりパターンが選択された後に表示される。

図６に示すように、設定可能セキュリティルール表示画面６００には、ユーザ情報と装置情報と設定可能セキュリティルールが表示される。

ユーザ情報には、操作される日時と前の画面である文書登録初期画面６００で選択されたパターンとユーザ認証部１３で認証されたユーザの所属や氏名が表示される。

文書登録部１６は、セキュリティルールＤＢに記憶されるセキュリティルールからユーザが選択することができる設定可能セキュリティルールを選ぶ際に、ユーザ情報を選ぶ基準とする。

すなわち、文書登録部１６は、日時に基づいて有効期限内であるセキュリティルールを選び、パターンに基づいて操作する文書に適したセキュリティルールを選び、ユーザの所属や氏名に基づいてそのユーザを対象としたセキュリティルールを選ぶ。

操作する文書に適したセキュリティルールは、セキュリティルールに記載される電子文書化可能フラグと紙文書化可能フラグとに基づいて選ばれる。

具体的には、文書登録初期画面５００で登録する文書の形態が紙文書のパターンが選択されると紙文書化可能フラグが立てられているセキュリティルールが選ばれ、文書登録初期画面５００で登録する文書の形態が電子文書のパターンが選択されると電子文書化可能フラグが立てられているセキュリティルールが選ばれる。

また、装置情報には、文書登録システム１において紙文書読取機能２４を司る紙文書読取部１４のスキャナの性能と、文書登録システム１において紙文書出力機能２５を司る紙文書出力部１５の印刷性能とが表示される。

文書登録部１６は、セキュリティルールＤＢに記憶されるセキュリティルールからユーザが選択することができる設定可能セキュリティルールを選ぶ際に、装置情報も選ぶ基準とする。

すなわち、スキャナの性能を超えるスキャン時の制限が設けられるセキュリティルールは設定可能セキュリティルールから除外し、また、印刷性能を超える印刷時の制限が設けられるセキュリティルールも設定可能セキュリティルールから除外する。

例えば、紙文書読取部１４のスキャナの性能が600dpiの時には、1000dpi以上をスキャン時の制限とするセキュリティルールは設定可能セキュリティルールから除外する。

このように文書登録部１６が、セキュリティルールＤＢに記録されるセキュリティルールから、ユーザ情報に適したセキュリティルールを選択し、更に、装置情報を超える制限が設けられたセキュリティルールは除外して、残ったセキュリティルールを設定可能セキュリティルールとして表示する。

図６に示すように、設定可能セキュリティルール表示画面６００の画面下部に設定可能セキュリティルールが表示され、ユーザは表示される設定可能セキュリティルールから設定するセキュリティルールを選択してＯＫボタン６０１を押下する。

このように、文書登録初期画面５００でパターンが選択された後に、設定可能セキュリティルール表示画面６００よりセキュリティルールの選択が行われる。

また、文書登録初期画面５００で紙文書として登録するパターンが選択されたのにセキュリティルールＤＢに紙文書化可能フラグが立てられたセキュリティルールが存在しない場合には、セキュリティルール表示画面６００に紙文書としての形態を許すセキュリティルールが存在しないことを表示して登録処理は中止される。

また、文書登録初期画面５００で電子文書として登録するパターンが選択されたのにセキュリティルールＤＢに電子文書化可能フラグが立てられたセキュリティルールが存在しない場合には、セキュリティルール表示画面６００に電子文書としての形態を許すセキュリティルールが存在しないことを表示して登録処理は中止される。

次に、文書登録システム１における処理であって、文書入力手段が紙文書で登録文書の形態が紙文書であるパターン１における処理について図７を参照して説明する。

図７は、パターン１を処理する文書登録システム１の機能構成図である。

まず、文書を登録するユーザは、登録する文書内容が記載された紙文書を紙文書読取機能２４を司る紙文書読取部１４に配置し、ユーザ認証機能２３を使用してユーザ認証を行う。

ユーザ認証が行われると、ユーザ情報が、ユーザ認証機能を司るユーザ認証部１３から文書登録機能２６を司る文書登録部１６に送られる（Ｓ７０１）。

次に、ユーザは、表示部１１に表示される文書登録初期画面５００より、入力手段が紙文書で登録文書形態が紙文書であるパターン１を選択して入力機能２２を使用して入力する。

選択されたパターン１の情報は、入力機能２２を司る入力部１２より文書登録部１６に送られる（Ｓ７０２）。

文書登録機能２６は、登録文書形態が紙文書であるパターンを受け付けたので、サーバＣ（６）のセキュリティルールＤＢ機能２８に紙文書化可能フラグが立てられたセキュリティルールの問い合わせを行う（Ｓ７０３）。

セキュリティルールＤＢ機能２８は、記憶するセキュリティルールの中から紙文書化可能フラグが立てられたセキュリティルールを文書登録部１６に送る（Ｓ７０３）。

文書登録機能２６は、紙文書化可能フラグが立てられたセキュリティルールを受信すると、ユーザ認証機能２３によって認証されたユーザが紙文書への印刷か複写をすることができるセキュリティルールを選ぶ。

その際選ばれるセキュリティルールは、認証されたユーザを含むグループが紙文書への印刷か複写を許可されるセキュリティルールであればよい。

更に、文書登録機能２６は、選んだセキュリティルールから、文書読取部１４のスキャナの性能や紙文書出力部１５の印刷性能を超える制限が設けられるセキュリティルールを除外する。

除外されて残ったセキュリティルールは、設定可能セキュリティルール表示画面５００に設定可能セキュリティルールとして、表示機能２１を司る表示部１１に表示される（Ｓ７０４）。

ユーザは、設定可能セキュリティルール表示画面５００より所望のセキュリティルールを選択して入力機能２２を使用して入力する。

選択されたユーザ所望のセキュリティルールの情報は文書登録機能２６を司る文書登録部１７に送られる（Ｓ７０５）。

文書登録機能２６は、ユーザが所望するセキュリティルールの情報を受け取ると、紙文書読取機能を司る紙文書読取部１４に紙文書を読取らせる。

ユーザが選択した所望のセキュリティルールにスキャン時の制限が記載されていると、紙文書読取機能２４がその制限に沿ってスキャンを実行する。

文書登録機能２６は、紙文書読取機能２４が読取った電子データを受け取り（Ｓ７０６）、受け取った電子データにＩＤを採番する。

そして、文書登録機能２６は、紙文書の電子データに採番したＩＤとユーザが所望するセキュリティルールとを組にして文書管理機能２９を司るサーバＢ（５）に記憶させる（Ｓ７０７）。

文書管理機能２９によって、ＩＤとセキュリティルールとが組にされてサーバＢ（５）に記憶されると、次に文書登録機能２６は、ＩＤが採番された電子データを紙文書出力機能２５を司る紙文書出力部１５に送る。

紙文書出力部１５に送られた電子データは、紙文書出力機能２５によって、印刷紙面の一部に採番されたＩＤが機械可読な状態で埋め込まれて印刷される。

紙文書出力機能２５によって印刷が行われる際には、文書管理機能２９によってＩＤと組にして記憶されたセキュリティルールの印刷時の制限に沿って印刷実行される。

記憶されるセキュリティルールに印刷時の制限が記されてない場合は、上記のように、採番されたＩＤが機械可読な状態で埋め込まれて印刷実行される。

記憶されるセキュリティルールの印刷時の制限とは、例えば、機械可読な電子透かしとして採番されたＩＤを埋め込んで印刷を行う制限や、印刷紙面の一部に「コピー禁止」といった文字や印刷日時等の情報を埋め込んで印刷を行うなどの制限である。

このように、文書登録システム１において、表示機能２１、入力機能２２、ユーザ認証機能２３、紙文書読取機能２４、紙文書出力機能２５、文書登録機能２６、セキュリティルールＤＢ機能２８、文書管理機能２９が働き、文書の入力手段が紙文書で登録文書の形態が紙文書であるパターン２の文書登録が行われる。

そして、紙文書出力部１５より出力されるＩＤが印刷された紙文書は、そのＩＤと組にされてサーバＢ（５）に記憶されたセキュリティルールによって管理される。

次に、文書登録システム１における処理であって、文書入力手段が紙文書で登録文書の形態が電子文書であるパターン２における処理について図８を参照して説明する。

図８は、パターン２を処理する文書登録システム１の機能構成図である。

ユーザ認証が行われると、ユーザ情報が、ユーザ認証機能を司るユーザ認証部１３から文書登録機能２６を司る文書登録部１６に送られる（Ｓ８０１）。

次に、ユーザは、表示部１１に表示される文書登録初期画面５００より、入力手段が紙文書で登録文書形態が電子文書であるパターン２を選択して入力機能２２を使用して入力する。

選択されたパターン２の情報は、入力機能２２を司る入力部１２より文書登録部１６に送られる（Ｓ８０２）。

文書登録機能２６は、登録文書形態が電子文書であるパターンを受け付けたので、サーバＣ（６）のセキュリティルールＤＢ機能２８に電子文書化可能フラグが立てられたセキュリティルールの問い合わせを行う（Ｓ８０３）。

セキュリティルールＤＢ機能２８は、記憶するセキュリティルールの中から電子文書化可能フラグが立てられたセキュリティルールを文書登録部１６に送る（Ｓ８０３）。

文書登録機能２６は、電子文書化可能フラグが立てられたセキュリティルールを受信すると、ユーザ認証機能２３によって認証されたユーザが電子文書として操作が許されているセキュリティルールを選ぶ。

その際選ばれるセキュリティルールは、認証されたユーザを含むグループが電子文書として操作が許されているセキュリティルールであればよい。

更に、文書登録機能２６は、選んだセキュリティルールから、文書読取部１４のスキャナの性能を超える制限が設けられるセキュリティルールを除外する。

除外されて残ったセキュリティルールは、設定可能セキュリティルール表示画面５００に設定可能セキュリティルールとして、表示機能２１を司る表示部１１に表示される（Ｓ８０４）。

選択されたユーザ所望のセキュリティルールの情報は文書登録機能２６を司る文書登録部１７に送られる（Ｓ８０５）。

ユーザが選択した所望のセキュリティルールにスキャン時の制限が記載されていると、紙文書読機能２４がその制限に沿ってスキャンを実行する。

文書登録機能２６は、紙文書読取機能２４が読取った紙文書の電子データを受け取り（Ｓ８０６）、受け取った電子データにＩＤを採番する。

そして、文書登録機能２６は、ＩＤが採番された紙文書の電子データとユーザが所望するセキュリティルールとを組にして文書管理機能２９を司るサーバＢ（５）に記憶させる（Ｓ８０７）。

文書管理機能２９によって、ＩＤが採番された電子データとセキュリティルールとが組としてサーバＢ（５）に記憶されると、次に文書登録機能２６は、紙文書の電子データに採番されたＩＤを埋め込み、そのＩＤが埋め込まれたデータを暗号化して文書リポジトリ機能３０を司るサーバＡ（４）に記憶させる（Ｓ８０８）。

このように、文書登録システム１において、表示機能２１、入力機能２２、ユーザ認証機能２３、紙文書読取機能２４、文書登録機能２６、セキュリティルールＤＢ機能２８、文書管理機能２９、文書リポジトリ機能３０が働き、文書の入力手段が紙文書で登録文書の形態が電子文書であるパターン２の文書登録が行われる。

そして、サーバＣ（６）に記憶された電子データは、電子データに採番されたＩＤと組にされてサーバＢ（５）に記憶されたセキュリティルールによって管理される。

次に、文書登録システム１における処理であって、文書入力手段が電子文書で登録文書の形態が紙文書であるパターン３における処理について図９を参照して説明する。

図９は、パターン３を処理する文書登録システム１の機能構成図である。

まず、文書を登録するユーザは、登録する文書内容が記載された電子文書を電子文書入力機能２７を司るパーソナルコンピュータ３から文書登録装置２に送信して、文書登録機能２６を司る文書登録部１６に電子文書を送る（Ｓ９０１）。

文書登録部１６に電子文書を送る手段は、パーソナルコンピュータ３より送信される以外に、送る電子文書を外部記憶媒体２０に記憶させ、文書登録装置２の外部記憶媒体Ｉ／Ｆ部１９にその外部記憶媒体２０を接続させることで文書登録部１６に外部記憶媒体２０内の電子文書を送ることができる状態にする手段も可能である。

その後ユーザは、文書登録装置２のユーザ認証機能２３を使用してユーザ認証を行う。

ユーザ認証が行われると、ユーザ情報が、ユーザ認証機能を司るユーザ認証部１３から文書登録機能２６を司る文書登録部１６に送られる（Ｓ９０２）。

そして、ユーザは、表示部１１に表示される文書登録初期画面５００より、入力手段が電子文書で登録文書形態が紙文書であるパターン３を選択して入力機能２２を使用して入力する。

選択されたパターン３の情報は、入力機能２２を司る入力部１２より文書登録部１６に送られる（Ｓ９０３）。

文書登録機能２６は、登録文書形態が紙文書であるパターンを受け付けたので、サーバＣ（６）のセキュリティルールＤＢ機能２８に紙文書化可能フラグが立てられたセキュリティルールの問い合わせを行う（Ｓ９０４）。

セキュリティルールＤＢ機能２８は、記憶するセキュリティルールの中から紙文書化可能フラグが立てられたセキュリティルールを文書登録部１６に送る（Ｓ９０４）。

更に、文書登録機能２６は、選んだセキュリティルールから、紙文書出力部１５の印刷性能を超える制限が設けられるセキュリティルールを除外する。

除外されて残ったセキュリティルールは、設定可能セキュリティルール表示画面５００に設定可能セキュリティルールとして、表示機能２１を司る表示部１１に表示される（Ｓ９０５）。

選択されたユーザ所望のセキュリティルールの情報は文書登録機能２６を司る文書登録部１７に送られる（Ｓ９０６）。

文書登録機能２６は、ユーザが所望するセキュリティルールの情報を受け取ると、パーソナルコンピュータ３から送られた電子文書或いは外部記憶媒体Ｉ／Ｆ部１９に接続された外部記憶媒体２０から入手する電子文書に採番を行う。

そして、文書登録機能２６は、電子文書に採番したＩＤとユーザが所望するセキュリティルールとを組にして文書管理機能２９を司るサーバＢ（５）に記憶させる（Ｓ９０７）。

文書管理機能２９によって、ＩＤとセキュリティルールとが組にされてサーバＢ（５）に記憶されると、次に文書登録機能２６は、ＩＤが採番された電子文書を紙文書出力機能２５を司る紙文書出力部１５に送る。

紙文書出力部１５に送られた電子文書は、紙文書出力機能２５によって、印刷紙面の一部に採番されたＩＤが機械可読な状態で埋め込まれて印刷される。

記憶されるセキュリティルールの印刷時の制限が記されてない場合は、上記のように、採番されたＩＤが機械可読な状態で埋め込まれて印刷実行される。

このように、文書登録システム１において、表示機能２１、入力機能２２、ユーザ認証機能２３、紙文書出力機能２５、文書登録機能２６、電子文書入力機能２７、セキュリティルールＤＢ機能２８、文書管理機能２９が働き、文書の入力手段が電子文書で登録文書の形態が紙文書であるパターン３の文書登録が行われる。

次に、文書登録システム１における処理であって、文書入力手段が電子文書で登録文書の形態が電子文書であるパターン４における処理について図１０を参照して説明する。

図１０は、パターン４を処理する文書登録システム１の機能構成図である。

まず、文書を登録するユーザは、登録する文書内容が記載された電子文書を電子文書入力機能２７を司るパーソナルコンピュータ３から文書登録装置２に送信して、文書登録機能２６を司る文書登録部１６に電子文書を送る（Ｓ１００１）。

ユーザ認証が行われると、ユーザ情報が、ユーザ認証機能を司るユーザ認証部１３から文書登録機能２６を司る文書登録部１６に送られる（Ｓ１００２）。

そして、ユーザは、表示部１１に表示される文書登録初期画面５００より、入力手段が電子文書で登録文書形態が電子文書であるパターン４を選択して入力機能２２を使用して入力する。

選択されたパターン４の情報は、入力機能２２を司る入力部１２より文書登録部１６に送られる（Ｓ１００３）。

文書登録機能２６は、登録文書形態が電子文書であるパターンを受け付けたので、サーバＣ（６）のセキュリティルールＤＢ機能２８に電子文書化可能フラグが立てられたセキュリティルールの問い合わせを行う（Ｓ１００４）。

セキュリティルールＤＢ機能２８は、記憶するセキュリティルールの中から電子文書化可能フラグが立てられたセキュリティルールを文書登録部１６に送る（Ｓ１００４）。

そのようにして選ばれたセキュリティルールは、設定可能セキュリティルール表示画面５００に設定可能セキュリティルールとして、表示機能２１を司る表示部１１に表示される（Ｓ１００５）。

選択されたユーザ所望のセキュリティルールの情報は文書登録機能２６を司る文書登録部１７に送られる（Ｓ１００６）。

そして、文書登録機能２６は、電子文書に採番したＩＤとユーザが所望するセキュリティルールとを組にして文書管理機能２９を司るサーバＢ（５）に記憶させる（Ｓ１００７）。

文書管理機能２９によって、ＩＤが採番された電子データとセキュリティルールとが組としてサーバＢ（５）に記憶されると、次に文書登録機能２６は、電子文書に採番されたＩＤを埋め込み、そのＩＤが埋め込まれたデータを暗号化して文書リポジトリ機能３０を司るサーバＡ（４）に記憶させる（Ｓ１００８）。

このように、文書登録システム１において、表示機能２１、入力機能２２、ユーザ認証機能２３、電子文書入力機能２７、文書登録機能２６、セキュリティルールＤＢ機能２８、文書管理機能２９、文書リポジトリ機能３０が働き、文書の入力手段が電子文書で登録文書の形態が電子文書であるパターン４の文書登録が行われる。

そして、サーバＣ（６）に記憶された電子文書データは、電子データに採番されたＩＤと組にされてサーバＢ（５）に記憶されたセキュリティルールによって管理される。

次に、本実施例に係わる文書登録システムの構成として、図１を参照して説明した文書登録システム１とは異なる他の文書登録システムの構成を図１１乃至１３を参照して説明する。

図１１は、文書登録機能２６が文書登録装置２に設置されるのではなくパーソナルコンピュータに設置される文書登録システムを示した構成図である。

図１１に示すように、本実施例に係わる文書登録システムに必要な各機能のうち、表示機能２１、入力機能２２、ユーザ認証機能２３、電子文書入力機能２７、文書登録機能２６がパーソナルコンピュータに設置され、紙文書読取機能２４がスキャナ装置に設置され、紙文書出力機能２５は印刷装置に設置される文書登録システムも構成可能である。

なお、図１１に示す文書登録システムでは、セキュリティルールＤＢ機能２８、文書管理機能２９、文書リポジトリ機能３０は文書登録システム１と同様にネットワーク上のサーバ上に設置される。

次に、文書登録機能２６が文書登録装置２に設置されるのではなくスキャナ装置に設置される文書登録システムについて図１２を参照して説明する。

図１２は、文書登録機能２６が文書登録装置２に設置されるのではなくスキャナ装置に設置される文書登録システムを示した構成図である。

図１２に示すように、本実施例に係わる文書登録システムに必要な各機能のうち、紙文書読取機能２４と文書登録機能２６がスキャナ装置に設置され、表示機能２１、入力機能２２、ユーザ認証機能２３、電子文書入力機能２７がパーソナルコンピュータに設置され、紙文書出力機能２５が印刷装置に設置される文書登録システムも構成可能である。

なお、図１２に示す文書登録システムでは、セキュリティルールＤＢ機能２８、文書管理機能２９、文書リポジトリ機能３０は文書登録システム１と同様にネットワーク上のサーバ上に設置される。

次に、文書登録機能２６が文書登録装置２に設置されるのではなく印刷装置に設置される文書登録システムについて図１３を参照して説明する。

図１３は、文書登録機能２６が文書登録装置２に設置されるのではなく印刷装置に設置される文書登録システムを示した構成図である。

図１３に示すように、本実施例に係わる文書登録システムに必要な各機能のうち、紙文書出力機能２５と文書登録機能２６が印刷装置に設置され、表示機能２１、入力機能２２、ユーザ認証機能２３、電子文書入力機能２７がパーソナルコンピュータに設置され、紙文書読取機能２４がスキャナ装置に設置される文書登録システムも構成可能である。

なお、図１３に示す文書登録システムでは、セキュリティルールＤＢ機能２８、文書管理機能２９、文書リポジトリ機能３０は文書登録システム１と同様にネットワーク上のサーバ上に設置される。

なお、本実施例では、文書登録機能２６によって設定可能なセキュリティルールが選ばれて表示機能２１によって表示部１１に表示されるように説明したが、表示部１１にサーバＡ（４）より受け取ったセキュリティルールが全て表示されるように構成されてもよい。

そして、全てのセキュリティルールが表示された後にユーザが選択したセキュリティルールが設定可能でない場合にはそのセキュリティルールは拒絶されるように構成される。

また、本実施例では、本発明に係わる文書登録プログラムおよびシステムおよび装置は、ユーザによって文書登録初期画面５００よりパターンが選択されて、その選択されたパターンに見合うセキュリティルールが電子文書化可能フラグ或いは紙文書化可能フラグを基にサーバＡ（４）から文書登録機能２６に送られるように説明したが、文書登録初期画面５００よりパターンが選択されずに表示部１１にはセキュリティルールＤＢ機能２８が記憶する全てのセキュリティルールが表示され、ユーザによって選択されたセキュリティルールが設定可能でない場合にそのセキュリティルールが拒絶されるように構成してもよい。

また、本実施例では、本発明に係わる文書登録プログラムおよびシステムおよび装置は、ユーザによって文書登録初期画面５００よりパターンが選択されて、その選択されたパターンに見合うセキュリティルールが電子文書化可能フラグ或いは紙文書化可能フラグを基にサーバＡ（４）より文書登録機能２６に送られるように説明したが、文書登録初期画面５００よりパターンが選択されずに、文書登録機能２６は、ユーザ認証機能２３によって読取られたユーザ情報と紙文書読取機能２４を司る紙文書読取部１４のスキャナ性能と紙文書出力機能２５を司る紙文書出力部１５の印刷性能とに基づいて設定可能なセキュリティルールを表示機能２１に表示するように構成されてもよい。

その場合には、ユーザは、表示機能２１に表示されるセキュリティルールの電子文書化可能フラグ或いは紙文書化可能フラグを視認して所望のセキュリティルールを選択する。

この発明は、文書登録プログラムおよびシステムおよび装置において利用可能である。

この発明によれば、文書の入力手段や登録する文書の形態、或いは、認証されるユーザ情報に基づいて、文書と一緒に登録する文書管理のセキュリティルールの種類を制限することができる。

文書登録装置２を含む文書登録システム１の構成を示す構成図。文書登録システム１における機能について示した構成図。文書登録装置２の構成を示したブロック図。セキュリティルールの模式図。文書登録初期画面５００の画面構成図。設定可能セキュリティルール表示画面６００の画面構成図。パターン１の処理を示す機能構成図。パターン２の処理を示す機能構成図。パターン３の処理を示す機能構成図。パターン４の処理を示す機能構成図。文書登録機能２６がパーソナルコンピュータに設置される文書登録システムの構成図。文書登録機能２６がスキャナ装置に設置される文書登録システムの構成図。文書登録機能２６が印刷装置に設置される文書登録システムの構成図。

符号の説明

１文書登録システム
２文書登録装置
３パーソナルコンピュータ
４サーバＡ
５サーバＢ
６サーバＣ
７通信回線７
１０制御部
１１表示部
１２入力部
１３ユーザ認証部
１４紙文書読取部
１５紙文書出力部
１６文書登録部
１７記憶部
１８通信Ｉ／Ｆ部
１９外部記憶媒体Ｉ／Ｆ部
２１表示機能
２２入力機能
２３ユーザ認証機能
２４紙文書読取機能
２５紙文書出力機能
２６文書登録機能
２７電子文書入力機能
２８セキュリティルールＤＢ機能
２９文書管理機能
３０文書リポジトリ機能

Claims

コンピュータを、
登録する文書を電子文書または紙文書のいずれかの形態で受け付ける登録文書受付手段、
前記登録文書受付手段で受け付けた文書が電子文書として登録されるか紙文書として登録されるかを受け付ける文書形態受付手段、
前記登録文書受付手段により登録する文書を電子文書として受け付けるとともに、前記文書形態受付手段により電子文書として登録されると受け付けた場合は予め設定された処理制約規則の中から前記登録文書受付手段で受け付けた形態が電子文書で、かつ電子文書としての登録形態を許容する処理制約規則を抽出し、前記登録文書受付手段により登録する文書を紙文書として受け付けるとともに、前記文書形態受付手段により電子文書として登録されると受け付けた場合は予め設定された処理制約規則の中から前記登録文書受付手段で受け付けた形態が紙文書で、かつ電子文書としての登録形態を許容する処理制約規則を抽出し、
前記登録文書受付手段により登録する文書を電子文書として受け付けるとともに、前記文書形態受付手段により紙文書として登録されると受け付けた場合は予め設定された処理制約規則の中から前記登録文書受付手段で受け付けた形態が電子文書で、かつ紙文書としての登録形態を許容する処理制約規則を抽出し、前記登録文書受付手段により登録する文書を紙文書として受け付けるとともに、前記文書形態受付手段により紙文書として登録されると受け付けた場合は予め設定された処理制約規則の中から前記登録文書受付手段で受け付けた形態が紙文書で、かつ紙文書としての登録形態を許容する処理制約規則を抽出する抽出手段、
前記抽出手段で抽出した処理制約規則を表示する表示手段、
前記表示手段により表示された処理制約規則の中からユーザ所望の処理制約規則を受け付ける処理制約規則受付手段、
前記処理制約規則受付手段により受け付けた処理制約規則に基づき前記登録文書受付手段で受け付けた文書を登録処理する登録処理手段
として機能させるための文書登録プログラム。
前記抽出手段は、
前記登録文書受付手段で受け付けた文書の処理権限の認証を行う認証手段による認証に基づき前記処理制約規則を抽出する請求項１記載の文書登録プログラム。
前記登録文書受付手段は、
紙文書を画像読取装置より電子情報として読み取り、
前記抽出手段は、
前記画像読取装置の性能に基づき前記処理制約規則を抽出する請求項１または２に記載の文書登録プログラム。
前記抽出手段は、
前記登録処理手段で登録された文書を用紙に印刷する印刷手段の性能に基づき前記処理制約規則を抽出する請求項１乃至３のいずれか記載の文書登録プログラム。
前記印刷手段は、
印刷する用紙に前記登録処理手段で登録された文書以外の情報を追加して印刷を行う性能を有する請求項４に記載の文書登録プログラム。
前記印刷手段は、
印刷する用紙に前記登録処理手段で登録された文書以外の情報を電子透かし情報として埋め込んで印刷する性能を有する請求項５に記載の文書登録プログラム。
前記登録処理手段は、
前記登録文書受付手段で受け付けた文書に識別番号を付与する採番手段を更に備え、
前記採番手段によって付与された番号と前記処理制約規則受付手段によって受け付けた処理制約規則とを組にして記憶し、
前記印刷手段は、
前記採番手段によって採番された識別番号を、前記登録処理手段で登録された文書以外の情報として追加して印刷する請求項５または６に記載の文書登録プログラム。
前記処理制約規則受付手段は、
前記処理制約規則受付手段によって受け付けた処理制約規則のなかから前記登録処理手段で登録することができない処理制約規則を拒絶する拒絶手段を更に備える請求項１乃至７にいずれか記載の文書登録プログラム。
前記拒絶手段は、
前記認証手段によって認証される前記コンピュータの操作者に基づいて処理制約規則を拒絶する請求項８に記載の文書登録プログラム。
前記拒絶手段は、
前記画像読取装置の性能に基づいて処理制約規則を拒絶する請求項８に記載の文書登録プログラム。
前記拒絶手段は、
前記印刷手段の性能に基づいて処理制約規則を拒絶する請求項８に記載の文書登録プログラム。
登録する文書を電子文書または紙文書のいずれかの形態で受け付ける登録文書受付手段と、
文書に対応して該文書の処理制約規則を管理する管理手段と、
前記登録文書受付手段で受け付けた文書が電子文書として登録されるか紙文書として登録されるかを受け付ける文書形態受付手段と、
前記登録文書受付手段により登録する文書を電子文書として受け付けるとともに、前記文書形態受付手段により電子文書として登録されると受け付けた場合は前記管理手段が管理する処理制約規則の中から前記登録文書受付手段で受け付けた形態が電子文書で、かつ電子文書としての登録形態を許容する処理制約規則を抽出し、前記登録文書受付手段により登録する文書を紙文書として受け付けるとともに、前記文書形態受付手段により電子文書として登録されると受け付けた場合は前記管理手段が管理する処理制約規則の中から前記登録文書受付手段で受け付けた形態が紙文書で、かつ電子文書としての登録形態を許容する処理制約規則を抽出し、
前記登録文書受付手段により登録する文書を電子文書として受け付けるとともに、前記文書形態受付手段により紙文書として登録されると受け付けた場合は前記管理手段が管理する処理制約規則の中から前記登録文書受付手段で受け付けた形態が電子文書で、かつ紙文書としての登録形態を許容する処理制約規則を抽出し、前記登録文書受付手段により登録する文書を紙文書として受け付けるとともに、前記文書形態受付手段により紙文書として登録されると受け付けた場合は前記管理手段が管理する処理制約規則の中から前記登録文書受付手段で受け付けた形態が紙文書で、かつ紙文書としての登録形態を許容する処理制約規則を抽出する抽出手段と、
前記抽出手段で抽出した処理制約規則を表示する表示手段と、
前記表示手段により表示された処理制約規則の中からユーザ所望の処理制約規則を受け付ける処理制約規則受付手段と、
前記処理制約規則受付手段により受け付けた処理制約規則に基づき前記登録文書受付手段で受け付けた文書を登録処理する登録処理手段と
を備える文書登録システム。
登録する文書を電子文書または紙文書のいずれかの形態で受け付ける登録文書受付手段と、
前記登録文書受付手段で受け付けた文書が電子文書として登録されるか紙文書として登録されるかを受け付ける文書形態受付手段と、
前記登録文書受付手段により登録する文書を電子文書として受け付けるとともに、前記文書形態受付手段により電子文書として登録されると受け付けた場合は予め設定された処理制約規則の中から前記登録文書受付手段で受け付けた形態が電子文書で、かつ電子文書としての登録形態を許容する処理制約規則を抽出し、前記登録文書受付手段により登録する文書を紙文書として受け付けるとともに、前記文書形態受付手段により電子文書として登録されると受け付けた場合は予め設定された処理制約規則の中から前記登録文書受付手段で受け付けた形態が紙文書で、かつ電子文書としての登録形態を許容する処理制約規則を抽出し、
前記登録文書受付手段により登録する文書を電子文書として受け付けるとともに、前記文書形態受付手段により紙文書として登録されると受け付けた場合は予め設定された処理制約規則の中から前記登録文書受付手段で受け付けた形態が電子文書で、かつ紙文書としての登録形態を許容する処理制約規則を抽出し、前記登録文書受付手段により登録する文書を紙文書として受け付けるとともに、前記文書形態受付手段により紙文書として登録されると受け付けた場合は予め設定された処理制約規則の中から前記登録文書受付手段で受け付けた形態が紙文書で、かつ紙文書としての登録形態を許容する処理制約規則を抽出する抽出手段と、
前記抽出手段で抽出した処理制約規則を表示する表示手段と、
前記表示手段により表示された処理制約規則の中からユーザ所望の処理制約規則を受け付ける処理制約規則受付手段と、
前記処理制約規則受付手段により受け付けた処理制約規則に基づき前記登録文書受付手段で受け付けた文書を登録処理する登録処理手段と
を備える文書登録装置。