JP2006254325A - 画像形成装置、画像形成システム、及び画像形成方法 - Google Patents

Abstract

【課題】税理関係書類等の特殊文書を読み取り電子原本とする際に、電子署名やタイムスタンプ等の付与を所定の権限者に限定することができると共に、予め定めた機能毎に使用権限者を限定することができる画像形成装置を提供する。
【解決手段】本発明に係る画像形成装置は、所定の機能を有し画像を形成する画像形成部と、所定の機能を制御する制御部と、所定の機能の実行を設定する操作部と、ユーザの識別情報を入力する識別情報入力部と、所定の機能とその機能を実行する権限を有するユーザの識別情報とが予め対応付けられて登録されている権限登録部と、権限登録部の登録内容に基づいて、設定された前記所定の機能と入力された前記ユーザの識別情報とを認証する認証部とを備え、制御部は、前記認証部において認証が成功した場合には前記機能を実行させ、認証が失敗した場合には前記機能を実行させないことを特徴とする。
【選択図】 図１

Description

本発明は、画像形成装置、画像形成システム、及び画像形成方法に係り、特に、文書や画像を入力し、保存、プリント或いは表示する画像形成装置、画像形成システム、及び画像形成方法に関する。

今日、企業等においては、情報の共有化や保存場所の問題を解決するため、紙等に印刷された文書を電子化して画像データとして保存することが一般化してきている。

膨大な印刷文書を電子化し、例えば企業内の特定のサーバに保存することによって情報の共有化が図れ、必要な人が必要なときに電子化情報に容易にアクセスすることが可能となる。また、一旦電子化された情報は必要時にいつでもハードコピーをとることができるため、元の印刷文書を保管する必要がなく保管場所の削減にも寄与する。

しかしながら、現実は必ずしも総ての文書が電子化されるわけではない。例えば、税務関係書類、財務関係書類等（以下、税務関係書類等という）のいわゆる原本と呼ばれる書類は、企業等において電子化することなく原本のまま紙ベースで保管することが今日でも一般的である。

この理由は、法制度上の制約もあるものの、技術的な観点からみれば、唯一無二の原本を一般文書以上に高い再現性を確保可能に読み取り、また読み取った電子化情報を高い再現性で印刷する技術が必ずしも十分とは言い切れない点にあった。

さらに重要な点は、従来スキャナ等の画像形成装置においては、秘匿性、改竄防止等の保全性確保に関わる技術が必ずしも十分に開発、適用されていなかった点にある。

しかしながら、近年、スキャナ等の画像形成装置の高解像度化や色再現技術の進捗は著しく、また、秘匿性向上、改竄防止等のセキュリティ技術も大きく進展している。このため、技術的な観点から見れば、税務関係書類等の原本を電子化しこれを電子原本として保存、管理すれば、元の紙の原本を保存し続ける必要性はなくなりつつある。

税理関係書類等の特殊書類を電子化し、これを電子原本として保存するには、改竄防止技術や、いわゆる「なりすまし」を防止する技術が不可欠となる。このため、電子原本に電子署名やタイムスタンプを電子情報として付与する技術が必要となる。

特許文献１には、使用本人の認証が可能で、読み取った画像データを改竄やなりすましから防止することのできる画像読み取り装置に関する技術が開示されている。
特開２００４−３４３２３６号公報

税務関係書類等の文書を電子化する際には一般の文書よりも高い保全性、高再現性を確保して電子化する技術が必要となる。特に保全管理、或いはセキュリティ管理は税務関係書類等の電子化及びその維持、管理にとって非常に重要となる。

このため、例えば税務関係書類等の特殊文書を電子化し、それを電子原本とするためには、例えば、第３者機関から電子原本の作成年月日時刻を証明するタイムスタンプの提供を受け、このタイムスタンプを電子化された特殊文書に埋め込むことによって作成日時の偽造や電子文書作成後の改竄を防止することによって高いセキュリティの確保を図っている。

また、電子原本を生成する際には、その出所を明確にするため、電子原本の作成者の署名も必要であり、この電子署名を第３者機関から認証を受けることにより、電子原本の改竄やいわゆる「なりすまし」を防止している。

ところで、企業などにおいて税理関係書類等を電子原本とするために、これらの電子署名やタイムスタンプの提供を第３者機関に申請し、提供を受けた電子署名やタイムスタンプを電子化文書に組み込む部門は、例えば企業内の経理部門等に限定される場合が多い。

逆に、企業等において総ての従業員に電子署名やタイムスタンプの取扱を認めると、相応のコストも発生するし、また、誤操作等によって不適切な電子署名やタイムスタンプを付与することも考えられる。

そこで、電子原本に対する電子署名やタイムスタンプ等の付与については、所定の権限を有する者に限ってこれを認める仕組みが望まれる。

また、電子署名やタイムスタンプ等の付与以外であっても、例えばプリント機能やスキャン機能毎に使用権限者を限定することによって、効率的かつ安全な装置運用が図れる場合もある。

本発明は、上記事情に鑑みてなされたもので、税理関係書類等の特殊文書を読み取り電子原本とする際に、電子署名やタイムスタンプ等の付与を所定の権限者に限定することができると共に、予め定めた機能毎に使用権限者を限定することができる画像形成装置、画像形成システム、及び画像形成方法を提供することを目的とする。

上記課題を解決するため、本発明に係る画像形成装置は、請求項１に記載したように、所定の機能を有し画像を形成する画像形成部と、前記所定の機能を制御する制御部と、前記所定の機能の実行を設定する操作部と、ユーザの識別情報を入力する識別情報入力部と、前記所定の機能とその機能を実行する権限を有するユーザの識別情報とが予め対応付けられて登録されている権限登録部と、前記権限登録部の登録内容に基づいて、設定された前記所定の機能と入力された前記ユーザの識別情報とを認証する認証部とを備え、前記制御部は、前記認証部において認証が成功した場合には前記機能を実行させ、認証が失敗した場合には前記機能を実行させないことを特徴とする。

また、本発明に係る画像形成システムは、請求項５に記載したように、所定の機能を有し画像を形成する画像形成部と、前記所定の機能を制御する制御部と、前記所定の機能の実行を設定する操作部と、ユーザの識別情報を入力する識別情報入力部とを具備した画像形成装置と、前記所定の機能とその機能を実行する権限を有するユーザの識別情報とが予め対応付けられて登録されている権限登録部と、前記権限登録部の登録内容に基づいて、設定された前記所定の機能と入力された前記ユーザの識別情報とを認証する認証部とを具備した認証装置とを備え、前記画像形成装置の制御部は、前記認証部において認証が成功した場合には前記機能を実行させ、認証が失敗した場合には前記機能を実行させないことを特徴とする。

また、本発明に係る画像形成方法は、請求項６に記載したように、所定の機能を有し画像を形成するステップと、前記所定の機能を制御するステップと、前記所定の機能の実行を設定するステップと、ユーザの識別情報を入力するステップと、前記所定の機能とその機能を実行する権限を有するユーザの識別情報とを予め対応付けて登録するステップと、前記権限登録部の登録内容に基づいて、設定された前記所定の機能と入力された前記ユーザの識別情報とを認証するステップとを備え、前記制御するステップは、前記認証が成功した場合には前記機能を実行させ、前記認証が失敗した場合には前記機能を実行させないことを特徴とする。

本発明に係る画像形成装置、画像形成システム、及び画像形成方法によれば、税理関係書類等の特殊文書を読み取り電子原本とする際に、電子署名やタイムスタンプ等の付与を所定の権限者に限定することができると共に、予め定めた機能毎に使用権限者を限定することができる。

本発明に係る画像形成装置、画像形成システム、及び画像形成方法の実施形態について、添付図面を参照して説明する。

（１）画像形成装置の実施形態
図１は、本発明の実施形態に係る画像形成装置１の構成例を示したものである。

本発明の実施形態に係る画像形成装置１は、所定の機能を有し画像を形成する画像形成部２と、画像形成部２が有する前記所定の機能を制御する制御部７と、前記所定の機能の実行を設定する操作部６と、ユーザの識別情報を入力するユーザ識別情報入力部５と、前記所定の機能とその機能を実行する権限を有するユーザの識別情報とが予め対応付けられて登録されている権限登録部３と、設定された前記所定の機能と入力された前記ユーザの識別情報とを権限登録部３の登録内容に基づいて認証する認証部４とを備えて構成される。

また、画像形成部２は、スキャン機能、プリント機能、或いはこれらを組み合わせてコピー機能を実現するように構成される。

具体的には、紙文書を光学的に読み取り画像データに変換するスキャナ読取部２０と、スキャナ読取部２０で変換した画像データに対して例えば適宜の階調補正変換等のスキャナ処理を施すスキャナ処理部２１と、スキャナ処理された画像データに電子署名やタイムスタンプを電子的に付与する電子署名／タイムスタンプ付与部２２と、外部機器１０との間で通信するインタフェース部２３とが順次接続されて構成される。

また、画像形成部２は、スキャナ処理された画像データを入力し、色変換処理やフィルタ処理等の各種画像処理を行う画像処理部２４と、画像処理された画像データを印刷用用紙等にプリントする記録部２５を備えている。

画像形成部２を構成する各部は、制御部７に接続され、制御部７の制御に従って処理される。

また、制御部７は、ユーザの操作によって操作部６から設定される所定の機能の実行を制御する。ここで、所定の機能とは、スキャン機能、電子署名／タイムスタンプ付スキャン機能、プリント機能、及びコピー機能を含むものである。

スキャン機能は、スキャナ読取部２０、スキャナ処理部２１によって生成された画像データを、電子署名／タイムスタンプ付与部２２をバイパスした後、インタフェース部２３を介して外部に出力する機能である。また、電子署名／タイムスタンプ付与部２２をバイパスした後、図示しないＨＤＤ等の記憶装置に保存する形態であっても良い。

電子署名／タイムスタンプ付スキャン機能は、スキャナ読取部２０、スキャナ処理部２１によって生成された画像データに、電子署名／タイムスタンプを電子的に付与した後、インタフェース部２３を介して外部に出力する機能である。また、電子署名／タイムスタンプを付与した後、図示しないＨＤＤ等の記憶装置に保存する形態であっても良い。

電子署名は、電子原本の作成元を証明するための電子データであり、例えば、適宜の第３者機関から認証された暗号鍵で暗号化された電子情報である。

また、タイムスタンプは、電子原本の作成年月日時刻を証明するために、第３者機関から電子原本の作成年月日時刻の提供を受けた時刻情報である。

プリント機能は、パーソナルコンピュータ等の外部機器１０から画像データを受信し、受信したこの画像データに対して画像処理部２４で必要な画像処理を行った後、記録部２５でプリントする機能である。また、外部機器１０からの受信に替えて、図示しない記憶装置に保存されている画像データをプリントする形態であっても良い。

コピー機能は、スキャン機能とプリント機能とを組み合わせた機能であり、スキャン機能で紙文書から電子文書に変換された画像データを、プリント機能によって適宜の用紙等にプリントする機能である。

ユーザ識別情報入力部５は、例えばユーザＩＤと呼ばれる英数字で表現された識別情報や、これと併用されるパスワード等で構成されるユーザ識別情報を入力する手段である。入力形態は特に限定するものではないが、例えば、英数字が表示される表示器とタッチパネルの組み合わせ等によって実現される。

この他、ユーザ識別情報は、例えば指紋などの生体情報であっても良い。

操作部６は、スキャン機能等の機能設定の他、濃度設定やプリント枚数などの各種パラメータの設定を併用する形態でも良い。操作部６の実装形態は特に限定する者ではないが、例えば、液晶表示器とタッチパネルの組み合わせ等によって実現する形態であっても良い。

権限登録部３は、ユーザ識別情報と、そのユーザに許可された機能とを対応付けて予め登録された情報を記憶する手段である。適宜の半導体メモリ或いはＨＤＤ等で構成される。図２は、権限登録部３に登録される内容の具体例を示したものである。各ユーザのユーザＩＤ及びパスワードと、このユーザに対して許可された機能とが対応付けられて登録されている。図２では、許可された機能を実行する権限が与えられている場合には○印で、また、権限が与えられていない場合には×印で権限の有無を示している。例えば、Ａ氏には、コピー機能とプリント機能のみを実行する権限しか与えられていない。これに対して、Ｃ氏には、コピー機能、プリント機能、スキャン機能、及び電子署名／タイムスタンプ付スキャン機能の総ての機能を実行する権限が与えられている。

認証部４は、操作部６で設定される機能と、ユーザ識別情報入力部５から入力されるユーザ識別情報とを、権限登録部３の登録内容と照合し、そのユーザが操作部６で設定された機能を実行する権限を有するか否かを判断する。権限を有している場合には認証成功とし、権限を有していない場合には認証失敗とする。

認証の結果は、各機能毎に制御部７へ出力され、制御部７では認証成功の機能のみを実行するように画像形成部２の各部を制御する。

上記のように構成された画像形成装置の動作例について図３を用いて説明する。

ユーザは画像形成装置１の使用にあたって、ユーザ識別情報を入力する（ステップＳＴ１）。

画像形成装置１のコントロールパネル（操作部６）には、標準画面が表示されている（ステップＳＴ２）。この標準画面には、「スキャン」、「プリント」、「コピー」の基本的な機能に対応するボタンが表示されている。コントロールパネル（操作部６）は、例えば、液晶表示器とタッチパネルとを備えて構成されているものである。

ユーザは、税理関係書類等の特殊文書を、電子署名／タイムスタンプ付スキャン機能を用いて電子原本を生成しようとする場合には、「スキャン」ボタンをタッチパネルの上から押下する（ステップＳＴ３）。

認証部４では、ユーザがコントロールパネル（操作部６）から入力（設定）されたスキャン機能の許可者か否かを、権限登録部３の登録内容に基づいて認証する（ステップＳＴ４）。

スキャン機能の許可者でない場合には、スキャン不許可である旨を操作部６に表示し（ステップＳＴ５）、その後、ステップＳＴ２の戻る。

一方、スキャン機能の許可者であると認証された場合には、さらにそのユーザが電子署名／タイムスタンプ付スキャン機能の許可者であるか否かを権限登録部３の登録内容に基づいて認証する（ステップＳＴ６）。

ユーザが電子署名／タイムスタンプ付スキャン機能の許可者である場合には、図４（ａ）に例示した画面をコントロールパネル（操作部６）に表示する（ステップＳＴ７）。

図４（ａ）では、「スキャンtoファイル」ボタンと「電子署名／タイムスタンプ付スキャン」ボタンとが双方明るく表示されている。この表示により、ユーザが通常のスキャン機能と、電子署名／タイムスタンプ付スキャン機能の双方を選択的に実行することができることを示している。

ユーザは、例えば、「電子署名／タイムスタンプ付スキャン」ボタンをタッチパネルの上から押下することによって、電子署名／タイムスタンプ付スキャン機能を実行させることができる（ステップＳＴ８）。

他方、ユーザが電子署名／タイムスタンプ付スキャン機能の許可者ではない場合には、図４（ｂ）に例示した画面をコントロールパネル（操作部６）に表示する（ステップＳＴ９）。

図４（ｂ）では、「スキャンtoファイル」ボタンは図４（ａ）と同様に明るく表示されているものの、「電子署名／タイムスタンプ付スキャン」ボタンについては非表示或いは低輝度表示となっている。「電子署名／タイムスタンプ付スキャン」ボタンは非表示或いは低輝度表示となっている。この表示によって、ユーザは通常のスキャン機能のみしか実行できないことを示している。この場合、ユーザは「スキャンtoファイル」ボタンを押下してスキャン機能を実行させる（ステップＳＴ１０）。

本実施形態に係る画像形成装置１によれば、ユーザとそのユーザに許可された機能を予め登録しておき、登録内容に基づいた機能の実行のみをユーザに許可する形態となっているため、高いセキュリティを確保することができる。

特に、税理関係書類等の特殊文書を、電子署名／タイムスタンプ付スキャナ機能によって電子原本とする場合は、その権限を有する限定されたユーザ、例えば経理部門のユーザ、の使用のみが想定される。本実施形態に係る画像形成装置１によれば、電子署名／タイムスタンプ付スキャナ機能を特定のユーザにのみ許可することができるため、一般ユーザの使用を排除することが可能となり、高いセキュリティを確保するとともに、一般ユーザの使用による不要なコストの削減が可能となり、また、誤操作による損失を排除することもできる。

（２）画像形成システムの実施形態
図５は、本発明に係る画像形成システム１００の実施形態の構成例を示したものである。画像形成システム１００は、複数の画像形成装置１ａが、ネットワーク５００を介して認証装置２００に接続されて構成される。

画像形成システム１００は、図１に示した画像形成装置１の構成のうち、権限登録部３および認証部４を取り出して認証装置２００の構成としたものである。

各画像形成装置１ａが備えるユーザ識別情報入力部５ａから入力されるユーザの識別情報と、操作部６ａから設定されるスキャン機能等の各機能は、ネットワーク５００を介して認証装置２００が備える認証部３００へ伝達される。

認証装置２００の認証部３００では、伝達されたユーザ識別情報と各機能を権限登録部４００の内容と照合し認証する。

認証結果は、ネットワーク５００を介して各画像形成装置１ａの制御部７ａにフィードバックされ、許可された機能のみが実行されることになる。

図５に例示した構成では、複数の画像形成装置１ａがネットワーク５００に接続される形態となっているが、１つの画像形成装置１ａと認証装置２００とで構成する形態であっても良い。

本実施形態に係る画像形成システム１００によれば、画像形成装置１単独の形態の効果に加えて、認証機能を認証装置２００に集中させる形態とすることにより権限登録部３の登録内容を一元管理することが可能となり、さらにセキュリティが向上するとともに、登録内容の維持、管理が容易となる。

なお、本発明は上記の各実施形態そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。また、上記実施形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより、種々の発明を形成できる。例えば、実施形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を削除してもよい。さらに、異なる実施形態にわたる構成要素を適宜組み合わせても良い。

本発明に係る画像形成装置の実施形態の構成例を示す図。 本発明に係る画像形成装置の実施形態における権限登録部の登録内容の一例を示す図。 本発明に係る画像形成装置の実施形態の動作例を示すフローチャート。 本発明に係る画像形成装置の実施形態における操作部の表示例を示す図。 本発明に係る画像形成システムの実施形態の構成例を示す図。

符号の説明

１、１ａ 画像形成装置
２、２ａ 画像形成部
３ 権限登録部
４ 認証部
５、５ａ ユーザ識別情報入力部
６、６ａ 操作部
７、７ａ 制御部
１０ 外部機器
２０ スキャナ読取部
２１ スキャナ処理部
２２ 電子署名／タイムスタンプ付与部
２３ インタフェース部
２４ 画像処理部
２５ 記録部
２００ 認証装置
３００ 認証部
４００ 権限登録部
５００ ネットワーク

Claims (9)

1. 所定の機能を有し画像を形成する画像形成部と、
   前記所定の機能を制御する制御部と、
   前記所定の機能の実行を設定する操作部と、
   ユーザの識別情報を入力する識別情報入力部と、
   前記所定の機能とその機能を実行する権限を有するユーザの識別情報とが予め対応付けられて登録されている権限登録部と、
   前記権限登録部の登録内容に基づいて、設定された前記所定の機能と入力された前記ユーザの識別情報とを認証する認証部と、
   を備え、
   前記制御部は、前記認証部において認証が成功した場合には前記機能を実行させ、認証が失敗した場合には前記機能を実行させないことを特徴とする画像形成装置。
2. 前記所定の機能は、文書をスキャンし電子文書を生成すると共に、前記電子文書に電子署名およびタイムスタンプの少なくとも一方を電子的に付与する機能である、
   ことを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
3. 前記所定の機能は、文書をコピーする機能、文書をスキャンする機能、および文書をプリントする機能のうち、少なくとも１つの機能をさらに含む、
   ことを特徴とする請求項２に記載の画像形成装置。
4. 前記操作部は、前記所定の機能を表示すると共に非表示或いは低輝度表示可能な表示器とタッチパネルとを備えて構成され、
   前記操作部は、入力された前記ユーザの識別情報に対応する前記所定の機能が前記権限登録部に登録されていない場合には、前記所定の機能を非表示或いは低輝度表示することを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
5. 所定の機能を有し画像を形成する画像形成部と、
   前記所定の機能を制御する制御部と、
   前記所定の機能の実行を設定する操作部と、
   ユーザの識別情報を入力する識別情報入力部と、
   を具備した画像形成装置と、
   前記所定の機能とその機能を実行する権限を有するユーザの識別情報とが予め対応付けられて登録されている権限登録部と、
   前記権限登録部の登録内容に基づいて、設定された前記所定の機能と入力された前記ユーザの識別情報とを認証する認証部と、
   を具備した認証装置とを備え、
   前記画像形成装置の制御部は、前記認証部において認証が成功した場合には前記機能を実行させ、認証が失敗した場合には前記機能を実行させないことを特徴とする画像形成システム。
6. 所定の機能を有し画像を形成するステップと、
   前記所定の機能を制御するステップと、
   前記所定の機能の実行を設定するステップと、
   ユーザの識別情報を入力するステップと、
   前記所定の機能とその機能を実行する権限を有するユーザの識別情報とを予め対応付けて登録するステップと、
   前記権限登録部の登録内容に基づいて、設定された前記所定の機能と入力された前記ユーザの識別情報とを認証するステップと、
   を備え、
   前記制御するステップは、前記認証が成功した場合には前記機能を実行させ、前記認証が失敗した場合には前記機能を実行させないことを特徴とする画像形成方法。
7. 前記所定の機能は、文書をスキャンし電子文書を生成すると共に、前記電子文書に電子署名およびタイムスタンプの少なくとも一方を電子的に付与する機能である、
   ことを特徴とする請求項６に記載の画像形成方法。
8. 前記所定の機能は、文書をコピーする機能、文書をスキャンする機能、および文書をプリントする機能のうち、少なくとも１つの機能をさらに含む、
   ことを特徴とする請求項７に記載の画像形成方法。
9. 前記機能の設定をするための操作部は、前記所定の機能を表示すると共に非表示或いは低輝度表示可能な表示器とタッチパネルとを備えて構成され、
   前記操作部は、入力された前記ユーザの識別情報に対応する前記所定の機能が前記権限登録部に登録されていない場合には、前記所定の機能を非表示或いは低輝度表示することを特徴とする請求項６に記載の画像形成方法。

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