JP2009020642A - ファクシミリ注文票ペーパーレス入力システム - Google Patents

Abstract

【課題】 ファックス注文等の入力作業と運用の効率化を図り、入力確認動作の軽減、入力時間の短縮、入力データの正確性が図られたファクシミリ注文票ペーパーレス入力システムを提供する。
【解決手段】 コンピュータ２に注文票のイメージマスター情報と注文票の商品明細マスター情報を入力する手段と、ファクシミリにより受信された注文票１′からなるイメージ情報をコンピュータ２に取込む手段と、注文票１′のイメージ情報と前記商品明細マスター情報４とをディスプレイ３上に表記する手段と、注文票１′のイメージ情報にイメージマスター情報を基にして商品明細マスター情報４を位置合わせする手段と、注文票１′のイメージ情報からデータ（１，３，１５）をコンピュータに入力する手段とを具備している。
【選択図】 図８

Description

本発明は、ファクシミリ送信により受信された注文票をコンピュータに入力するファクシミリ注文票ペーパーレス入力システムに関するものである。

従来、例えば、小売り業者から仲卸業者のように、買い手側から売り手側に商品を注文する場合、注文書の手渡し、ファクシミリ（以下、ファックスあるいはＦＡＸという）による注文、郵送による注文、口頭による注文、電話による注文、インターネットによる注文等様々な手段があるが、ファックスによる注文は、高い割合で行われている。

従来のファックス注文入力作業には２つのパターンがある。１．パターン１は、注文票と画面を確認しながらの入力、これは注文票と入力画面（ディスプレイ）の両方を常に確認しながら入力しなければならないため紙の注文商品と該当する画面の商品入力行を間違えて入力してしまうミスが発生して注文と異なる商品を納品する誤りを犯すことがある。２．パターン２は、ファックスによる注文票の数字をＯＣＲソフトを使い自動認識させてデータ化し、誤認識した数字がある場合はその場で訂正して入力するシステムである。このような場合、注文票の明細行の間隔を広く取らなければならない。何故なら、明細行が狭いと罫線を文字として認識してしまって誤入力の原因になるからである。パターン２は注文商品アイテム数が少ない場合には非常に有効なシステムだが、アイテム数が多い場合には融通が利かず、注文票の枚数がかさんで注文数の記入や送信処理に手間が掛かってしまうという問題があった。

図９を参照してパターン１の流れを説明する。
まず、（１） 発注元（買手側）は、発注先（売手側）から商品注文票１０１を受け取る。次に、（２） 発注元は、受け取った商品注文票１０１に注文数を記入して発注先へ注文票１０１′を返信する。具体的には、商品注文票１０１に設けられた商品コード１０、１１、１２の数量に１、３、１５を記入して商品注文票１０１′を作成する。（３） 発注先は、返信された注文数を記入した注文票１０１′を見ながらコンピュータ１０２に入力された商品明細マスター１０３をディスプレイに表示して注文票１０１′のデータを入力する。具体的には、商品明細マスター１０３に設けられた商品コード１０、１１、１２の数量に１、３、１５を入力する。

次に、図１０及び図１１を参照してパターン２の流れを説明する。
（１）、（２） 図１０において説明した商品注文票１０１′を作成するまではパターン１の流れと同じであるので省略する。（３） 商品注文票１０１′は、受注ＦＡＸ機よりイメージ情報として読み込まれ、コンピュータ１０２のディスプレイに表示されて入力される。具体的には、読み込まれた商品注文票１０４に設けられた商品コード１０、１１、１２の手書きの数量から１、３、１５をＯＣＲソフトにより認識され認識数量として入力される。図１０に示すように、ＦＡＸＯＣＲが可能な条件として、注文数記入枠が罫線枠内の手書き数値がＯＣＲ認識可能なことである。図１１（ａ）では手書き注文数をＯＣＲ認識し罫線を数字と誤ることなくデータ化が可能である。しかし、図１１（ｂ）では行間が狭く（即ち注文数記入枠が狭い）罫線枠そのものも数字として認識されるので、注文数としてＯＣＲ認識が不可能である。
特許文献１には、注文者を識別して注文情報を管理し、注文端末へ提示する情報を用いて、商品またはサービスの販売を促進することができる商品注文システム、商品注文方法及びそのプログラムが開示されている。
ＷＯ２００３／０６９５２８号公報

本発明は、ファックス注文等の入力作業と運用の効率化を図り、入力確認動作の軽減、入力時間の短縮、入力データの正確性が図られたファクシミリ注文票ペーパーレス入力システムを提供する。

本発明のペーパーレス入力システムの一態様は、コンピュータに注文票のイメージマスター情報と注文票の商品明細マスター情報を入力する手段と、ファクシミリにより受信された注文票からなるイメージ情報を前記コンピュータに取込む手段と、前記イメージ情報と前記商品明細マスター情報とをディスプレイ上に表記する手段と、前記イメージ情報にイメージマスター情報を基にして前記商品明細マスター情報と位置合わせする手段と、前記イメージ情報からデータを前記コンピュータに入力する手段とを具備したことを特徴としている。前記入力されたデータは、各単位毎に担当者又は商品分類などが付されており、前記データは、前記担当者又は商品分類など毎に並べ換えるようにしても良い。

本発明は、ファックス注文等の入力作業と運用の効率化が図れ、入力確認動作の軽減、入力時間の短縮、入力データの正確性が可能になる。

本発明は、卸売業者やメーカーなどがスーパーなどの小売業者からファックスによる注文票を受け取り、注文数をコンピュータに入力する作業に関するものであり、販売現場及び事務所において手書きによる売上伝票、仕入伝票等の入力システムにも適応することができる。
以下、実施例を参照して発明の実施の形態を説明する。

図１乃至図８を参照して実施例を説明する。
図１は、注文票をコンピュータに取り込んでなるイメージマスター情報を示す平面図、図２は、注文票の商品明細マスターのイメージ情報を示す平面図、図３は、ファックス受信した注文票をコンピュータに取り込んでイメージ情報とする手順を説明するコンピュータの入力画面（ディスプレイ）の平面図、図４は、受信した注文票に該当する商品明細イメージ情報を示すコンピュータの入力画面の平面図、図５は、受信した注文票に該当する商品明細行の位置合わせをを説明するコンピュータの入力画面の平面図、図６は、注文票のイメージ情報の商品注文数を該当する商品明細行に入力する手段を説明するコンピュータの入力画面の平面図、図７は、ファックス注文票ペーパーレス入力を説明する流れ図、図８は、図７の入力を説明する入力画面の平面図である。

まず、（１） 発注元（買手側）は、発注先（売手側）から商品注文票１を受け取る（図７（ａ））。次に、（２） 発注元は、受け取った商品注文票１に注文数を記入して発注先へファックス注文票１′を送信する（図７（ｂ））。具体的には、商品注文票１に設けられた商品コード１０、１１、１２の数量に１、３、１５を記入して商品注文票１′を作成する。次に、（３） コンピュータ２に注文票のイメージマスター情報と注文票の商品明細マスター情報を入力する。イメージマスター情報は、ＦＡＸ注文を受ける注文票のすべての様式の構成する直線の角度と位置情報を登録し保存するものである（図１参照）。商品明細マスター情報は、ファックス注文される注文票のすべての商品明細をあらかじめ登録する（図２参照）。

次に、図７（ｃ）に示すように、注文票のファックスにより受信された注文票からなるイメージ情報を前記コンピュータ２に取り込む。そして、前記ファックスにより受信された注文票のイメージ情報１′を入力画面３の左側に画面表示する（図３、図８参照）。また、受信された注文票に該当する商品明細のイメージ情報４を前記商品明細マスター情報から入力画面右側に画面表示する（図８参照）。画面表示する際には、図４に示すように、右側にファックスにより受信された注文票の注文行に合わせた入力明細行を自動生成させる。
次に、図５に示すように、入力画面の左側の受信した注文票とこの注文票に該当する商品明細行との位置合わせを行う。

次に、図８を参照してデータ（注文数量）の入力を説明する。
コンピュータ２の入力画面３において、位置合わせを行って左側の受信した注文票１′と右側の注文票に該当する商品明細のイメージ情報４の商品の行を一致させた後（図８（ａ））に、右側の注文票１′の数量の欄に記載された手書きの注文数をその数量を確認しながら、そのまま注文票１′に該当する一致させたイメージ情報５の明細行に入力する（図８（ｂ））。以上のようにして、注文票のイメージ情報からデータ（注文数量）がコンピュータに入力される。

以上、実施例１では、イメージ情報と商品明細マスター情報とをディスプレイ（入力画面）上に表記する場合、イメージ情報を左に、イメージマスター情報を右に表記しているが、図１２に示すように、これらを上下段に表記しても良い。ＦＡＸ注文票イメージ明細を１明細行単位を２行として上段に明細行を表示し、下段は空行表示する（図１２（ａ））。次に、下段にＦＡＸ注文票に該当する商品明細行を生成表示する（図１２（ｂ））。最後に、上段の手書き注文数量を下段の該当数量欄に入力する（図１２（ｃ））。

入力されたデータは、通常各単位毎に担当者又は商品分類などが付されておりしたがって、この入力データは、担当者又は商品分類毎に並べ換えることができる。
以上のように、本発明は、特に、注文商品アイテム数が多い場合、注文票の枚数が多い場合、注文明細票様式が多様の場合などのファックス注文等の入力作業と運用の効率化と入力作業の精神的ストレスの軽減化が可能になり、全体として入力確認動作の軽減、入力時間の短縮、入力データの正確性が図られる。
本発明は、このような効果の他に発注側もしくは受注側のいずれにも現在使用している注文票がそのまま使えるという利点がある。一般に、現在でもファックスによる注文が多いので、本発明は、有効な手段である。また、本発明は、様々な注文明細票形式に対応できるものである。さらに、受信した注文票は、注文票に該当する商品明細と同一画面に入力されているために確認がし易く入力作業が人に優しい。

実施例１に係る注文票をコンピュータに取り込んでなるイメージマスター情報を示す平面図。 実施例１に係る注文票の商品明細マスターのイメージ情報を示す平面図。 実施例１に係る受信した注文票をコンピュータに取り込んでイメージ情報とする手順を説明するコンピュータの入力画面の平面図。 実施例１に係る受信した注文票に該当する商品明細イメージ情報を示すコンピュータの入力画面の平面図。 実施例１に係る受信した注文票に該当する商品明細行の位置合わせを説明するコンピュータの入力画面の平面図。 実施例１に係る注文票のイメージ情報の商品注文数を該当する商品明細行に入力する手段を説明するコンピュータの入力画面の平面図。 実施例１に係るファックス注文票ペーパーレス入力を説明する流れ図。 図７の入力を説明する入力画面の平面図。 従来のファックス注文入力のパターン１を説明する流れ図。 従来のファックス注文入力のパターン２を説明する流れ図。 従来の注文票の例を示す平面図。 実施例２に係るファックス注文票ペーパーレス入力を説明する入力画面の平面図。

符号の説明

１・・・注文票
１′・・・注文数が記入された注文票
２・・・コンピュータ
３・・・コンピュータの入力画面（ディスプレイ）
４・・・注文票に該当する商品明細のイメージ情報
５・・・一致させた注文票に該当する商品明細のイメージ情報

Claims (2)

1. コンピュータに注文票のイメージマスター情報と注文票の商品明細マスター情報を入力する手段と、ファクシミリにより受信された注文票からなるイメージ情報を前記コンピュータに取込む手段と、前記イメージ情報と前記商品明細マスター情報とをディスプレイ上に表記する手段と、前記イメージ情報にイメージマスター情報を基にして前記商品明細マスター情報と位置合わせする手段と、前記イメージ情報からデータを前記コンピュータに入力する手段とを具備したことを特徴とするファクシミリ注文票ペーパーレス入力システム。
2. 前記入力されたデータは、各単位毎に担当者又は商品分類などが付されており、前記データは、前記担当者又は商品分類毎に並べ換えることを特徴とする請求項１に記載のファクシミリ注文票ペーパーレス入力システム。

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