JP2008262343A

JP2008262343A - 業務報告書の書式変換システム

Info

Publication number: JP2008262343A
Application number: JP2007103921A
Authority: JP
Inventors: Masanobu Naito; 雅将内藤
Original assignee: Mitsubishi Electric Building Techno Service Co Ltd
Current assignee: Mitsubishi Electric Building Solutions Corp
Priority date: 2007-04-11
Filing date: 2007-04-11
Publication date: 2008-10-30

Abstract

【課題】個別の業務報告書を規格化された書式の業務報告書に簡易に変換し、閲覧可能に蓄積可能な業務報告書の書式変換システムを提供する。
【解決手段】個別業務報告書を読込む個別報告書読込手段２と、規格業務報告書を文章ブロックに分割し、各文章ブロックのアドレスを記憶する規格報告書書式記憶手段４と、個別業務報告書にキーワードとして用いられる文字列を、各文章ブロックのアドレスに関連させて記憶する文字列記憶手段５と、変換された個別業務報告書を格納する規格報告書格納手段６と、変換された個別業務報告書を表示する規格報告書表示手段７と、個別業務報告書を文章ブロックごとに分割して文字認識し、その文章ブロックの文字列から文字列記憶手段５が記憶する文字列を検索し、その文字列が関連する文章ブロックのアドレスに文章ブロックの内容を書き込む報告書書式変換手段３と、を備える。
【選択図】図１

Description

本発明は、業務報告書の書式変換システムに係り、特に、共通する業務に関する業務報告の内容について、作成者がそれぞれ個別の書式で作成した個別業務報告書を、規格化された書式に編集した規格業務報告書に変換する業務報告書の書式変換システムに関する。

一般の会社内において業務報告書の書式は規格化され、各担当者は規格化された業務報告書の書式に基づいて記載して提出する。業務を受注した業者が発注者に対して受注した業務の完了に伴い、業務報告書を提出する場合がある。この場合、その業者の社内の担当者により業務が実施される場合には、業務報告書を規格化することは容易である。しかし、発注者から受注した業務を社外の関連会社等に委託して実施させる場合がある。この場合には、業務報告書は委託先の会社により個別に作成されるのが一般的であり、それらを規格化することは難しい。特に、委託先の会社が多数であり、新規の委託先も発生する場合には、委託元である受注した業者の業務報告書の書式に統一させることは難しい。

この業務報告書は発注者に提出しなければならないが、提出の際には、発注者から受注した業者として、統一された書式の業務報告書を作成して提出しなければならない。従って、従来は委託先から提出された個別業務報告書をワープロ等により統一された書式の業務報告書の書式に転記していた。また、個別業務報告書はファクシミリにより送信される場合が多く、ファクシミリにより送信された個別業務報告書はスキャナ等により電子データ化して処理していた。

また、業務を受注した業者は、発注者に提出された業務報告書を本社、支社、或いは営業所ごとに保管していた。また、発注者に提出された業務報告書は各担当者により、電子データ又は紙によるデータ個別に保管される場合もあった。従って、過去に提出された業務報告書の内容を関係者が閲覧するには本社、支社、或いは営業所に問い合わせるか、担当者へ直接問い合わせていた。

特許文献１には、日報等の報告書を作成する際に、その報告書の報告項目に関連する電子化資料を選別して提示する報告書作成支援装置が開示されている。ここでは、資料格納部に格納されている電子化資料のうち、報告書入力部により抽出された期間キーワードが示す報告対象期間内に作成され、かつ、その報告項目キーワード等と一致する文字列を含む電子化資料が検索される。

特開２００３−１７８０７４号公報

従来行われていた、個別業務報告書をワープロにより統一された書式の業務報告書に転記する方法は非生産的な作業であり、業務の効率化の支障となっていた。また、転記する際にミスが発生し、発注者に対して信用を損なう虞があった。

また、発注者に提出された業務報告書は本社、支社、或いは営業所ごとに保管され、或いは個人で保管されていたためその管理が難しく、過去に提出された業務報告書の内容を閲覧するのに手間がかかるという問題があった。

本願の目的は、かかる課題を解決し、個別の書式で作成された個別業務報告書を規格化された書式により編集する規格業務報告書に簡易に変換し、閲覧可能に蓄積する業務報告書の書式変換システムを提供することである。

上記目的を達成するため、本発明に係る業務報告書の書式変換システムは、共通する業務に関する業務報告の内容について、作成者がそれぞれ個別の書式で作成した個別業務報告書を読込む個別報告書読込手段と、業務報告の内容を規格化された書式により編集した規格業務報告書を文章ブロックに分割し、規格業務報告書内での各文章ブロックのアドレスを記憶する規格報告書書式記憶手段と、個別業務報告書にキーワードとして用いられる文字列を、規格報告書書式記憶手段が記憶する各文章ブロックのアドレスに関連させて記憶する文字列記憶手段と、規格業務報告書の書式に変換して編集された個別業務報告書を格納する規格報告書格納手段と、規格業務報告書の書式に変換して編集された個別業務報告書を表示する規格報告書表示手段と、個別報告書読込手段により読込まれた個別業務報告書を、文章ブロックごとに分割して文字認識し、個別業務報告書の文章ブロックの文字列から文字列記憶手段が記憶する文字列を検索し、規格報告書書式記憶手段が記憶するその文字列が関連する規格業務報告書の文章ブロックのアドレスに書き込み、規格報告書格納手段に格納する報告書書式変換手段と、を備えることを特徴とする。

また、業務報告書の書式変換システムは、個別業務報告書の分割された文章ブロックを、それが変換され編集された規格業務報告書の文章ブロックのアドレスに対応させて記憶する個別報告書書式記憶手段を備え、報告書書式変換手段が、個別報告書読込手段により読込まれた個別業務報告書の分割された文章ブロックを、個別報告書書式記憶手段に記憶された規格業務報告書の文章ブロックの対応するアドレスに従って書き込み、規格報告書格納手段に格納することが好ましい。

また、業務報告書の書式変換システムは、個別報告書読込手段により読込まれた個別業務報告書の内容を表示する個別報告書表示手段を備え、報告書書式変換手段が、個別業務報告書の文章ブロックの文字列から文字列記憶手段に記憶された文字列が検索されない個別業務報告書については、個別報告書表示手段にその文章ブロックの文章を識別可能に表示させることが好ましい。

また、業務報告書の書式変換システムは、報告書書式変換手段が、個別報告書表示手段に識別可能に表示された文章ブロックについて、入力により指定された規格業務報告書の文章ブロックのアドレスにその文章ブロックの文章を書き込むことが好ましい。

また、業務報告書の書式変換システムは、報告書書式変換手段が、個別報告書表示手段に識別可能に表示された文章ブロックについて、入力により書き換えられた文章ブロックの文章から、再度文字列記憶手段に記憶された文字列を検索することが好ましい。

また、業務報告書の書式変換システムは、報告書書式変換手段が、個別報告書表示手段に識別可能に表示された文章ブロックに含まれ、文字列記憶手段により記憶されていない文字列が入力により文字列記憶手段に追加されたときは、その文字列と関連して記憶された規格業務報告書の文章ブロックのアドレスにその文章ブロックの文章を書き込むことが好ましい。

また、業務報告書の書式変換システムは、ＡＳＰサーバ上に設けられ、電子データで送信された個別業務報告書が、端末機から公衆通信回線を介してＡＳＰサーバにアクセスされ、規格業務報告書に書式変換されることが好ましい。

さらに、業務報告書の書式変換システムは、ＡＳＰサーバ上に設けられ、ファクシミリで送付された個別業務報告書が、スキャナにより電子化されてＡＳＰサーバにアクセスされ、規格業務報告書に書式変換されることが好ましい。

上記構成により、業務報告書の書式変換システムは、個別報告書読込手段により読込まれた個別業務報告書を文章ブロックごとに分割して文字認識し、その文章ブロックの文字列のなかから文字列記憶手段が記憶した文字列を検索し、規格報告書書式記憶手段が記憶するその文字列が関連する文章ブロックのアドレスに文章ブロックの内容を書き込み、規格報告書格納手段に格納することができる。また、規格業務報告書に規格化された個別業務報告書は、ＡＳＰサーバ内に蓄積されるため、過去に提出された業務報告書は、ＡＳＰサーバにアクセスすることで閲覧できる。

このように、本発明に係る業務報告書の書式変換システムによれば、個別の書式で作成された個別業務報告書を規格化された書式により編集する規格業務報告書に簡易に変換でき、閲覧可能に蓄積することが可能となる。

以下に、図面を用いて本発明に係る業務報告書の書式変換システムの実施形態につき、詳細に説明する。

図１に、業務報告書の書式変換システムの１つの実施形態の概略構成を示す。また、図２に、本業務報告書の書式変換システムによる業務報告書の流れを示す。本実施の形態では、発注者であるビルの所有者からビル管理業務を受注したビル管理会社３１が、発注者に対して提出する業務報告者の書式変換システム１について説明する。ここでは、ビル管理会社３１は、ビル管理業務の委託先であるビル管理請負業者３０が作成した個別業務報告書１０をビル管理会社３１の規格業務報告書１１に書式変換する。図１に示すように、本業務報告書の書式変換システム１は、ＡＳＰデータセンタ２４に設置されたＡＳＰサーバ２１、複数の端末機２３、端末機２３に接続されたスキャナ２２が公衆通信回線２０によりネットワークを構成する。また、ＡＳＰサーバ２１は、ＡＳＰアプリケーションプログラムである個別報告書読込手段２、報告書書式変換手段３、規格報告書表示手段７、及び個別報告書表示手段９と、ＡＳＰデータベースである規格報告書書式記憶手段４、文字列記憶手段５、規格報告書格納手段６、及び個別報告書書式記憶手段８と、から構成される。

また、図２に示すように、ビル管理請負業者３０から個別業務報告書１０ａの電子データを受け取ったビル管理会社３１の担当者は、ビル管理業者３１の本社、支店或いは営業所に設置された端末機２３から公衆通信回線２０を介してＡＳＰデータセンタ２４に設けられたＡＳＰサーバ２１にアクセスする。また、ビル管理請負業者３０から個別業務報告書１０ｂをファクシミリにより受け取ったビル管理会社３１の担当者は、個別業務報告書１０ｂをスキャナ２２により読込み電子化し、本社、支店或いは営業所に設置された端末機２３から公衆通信回線２０を介してＡＳＰサーバ２１にアクセスする。ＡＳＰサーバ２１は、端末機２３に対して業務報告書の書式変換システム１のアプリケーションプログラムを提供し、個別業務報告書１０を、規格化された書式に編集する規格業務報告書１１に変換して出力する。規格業務報告書１１に変換された個別業務報告書１０を、ＡＳＰデータベースとして蓄積する。

個別報告書読込手段２は、端末機２３から送信された個別業務報告書１０を読込む。ここで、個別業務報告書１０とは、作成者が共通する業務に関する業務報告の内容についてそれぞれ個別の書式で作成した業務報告書をいう。つまり、ビル管理会社３１から、ビル管理業務を委託されたビル管理請負業者３０が、例えば委託業務の終了後に発注者に対して報告する業務報告書は、そのビル管理請負業者３０の個別の書式により作成される。この個別業務報告書１０はビル管理会社３１へその書式のまま送付される。この個別の書式による個別報告書１０は、ビル管理会社３１により編集された統一された書式である規格報告書１１の書式に変換して発注者に提出しなければならない。

図２に示す個別業務報告書１０ａ，１０ｂは、それぞれ複数の文章ブロック３２に分割することができ、その文章ブロック３２の文章に含まれる文字列１３ｂが検索される。この個別業務報告書１０ａ，１０ｂの文章ブロック３２の構成は、個別業務報告書１０を作成するビル管理請負業者３０により独自の書式である場合が多く、それらの文章ブロック３２の文章に含まれる文字列１３ｂは必ずしも各業社共通ではない。

図３に規格業務報告書１１の書式の１つの実施例を示す。また、規格業務報告書１１の文章ブロック１２と対応する文字列１３ａとの関係を示す。本実施形態では、規格業務報告書１１は、ビル管理業務における設備管理点検報告書の場合である。規格報告書書式記憶手段４は、業務報告の内容を規格化された書式により編集する規格業務報告書１１を文章ブロック１２ａ〜１２ｉに分割し、規格業務報告書１１内における各文章ブロック１２のアドレスを記憶する。本実施形態では、文章ブロック１２は、宛先情報を記載する文章ブロック１２ａ、担当者情報を記載する文章ブロック１２ｂ、気象情報を記載する文章ブロック１２ｃ、設備管理項目を記載する文章ブロック１２ｄ、作業内容を記載する文章ブロック１２ｅ、完了又は未完了の情報を記載する文章ブロック１２ｆ、連絡又は引継ぎ事項を記載する文章ブロック１２ｇ、点検内容の詳細を記載する文章ブロック１２ｈ、及び発注元への連絡事項を記載する文章ブロック１２ｉから構成される。

図４に個別業務報告書１０の検索に用いられる文字列１３ａの例を示す。個別業務報告書１０は、作成者であるビル管理請負業者３０が異なる場合であっても、共通する業務に関する業務報告であるため、その文章内に共通のキーワードが含まれている場合が多い。文字列記憶手段５は、個別業務報告書１０にキーワードとして用いられる文字列１３ａを、規格報告書書式記憶手段４が記憶する各文章ブロック１２のアドレスに関連させて記憶する。図４に示すように、本実施形態では、文字列記憶手段５には、例えばＡ〜Ｎの符号１４が付された文字列１３ａが記憶されている。この符号１４は、それぞれ図３に記入されている各文章ブロック１２ａ〜１２ｉに対応して関連付けられる。

報告書書式変換手段３は、個別報告書読込手段２により読込まれた個別業務報告書１０を文章ブロック３２ごとに分割して文字認識し、その文章ブロック３２の文字列１３ｂから文字列記憶手段５が記憶した文字列１３ａを検索し、規格報告書書式記憶手段４が記憶するその文字列１３ａが関連する規格業務報告書１１の文章ブロック１２のアドレスにその内容を書き込む。すなわち、報告書書式変換手段３は、文字列記憶手段５に記憶された文章ブロック１２と文字列１３ａとの対応に基づいて、個別業務報告書１０を規格業務報告書１１に変換する。

また、規格報告書格納手段６は、報告書書式変換手段３により規格業務報告書１１の書式に変換して編集された個別業務報告書１０を格納する。また、規格報告書格納手段６は、ビル管理請負業者３０ごとに変換された規格業務報告書１１を格納し、ＡＳＰデータベース１６とする。また、規格報告書表示手段７は、報告書書式変換手段３により規格業務報告書１１の書式に変換して編集された個別業務報告書１０を、例えば端末機２３の画面上に表示する。このように、報告書書式変換手段３により、個別業務報告書１０の文章ブロック３２の文字列１３ｂを検索することで、個別業務報告書１０に記載された内容を、規格業務報告書１１の書式に変換して編集することができる。

業務報告書の書式変換システム１の他の実施例として、本業務報告書の書式変換システム１は、図１に示す個別報告書書式記憶手段８を備える。この個別報告書書式記憶手段８は、個別報告書読込手段２により読込まれた個別業務報告書１０の分割された文章ブロック３２を、変換されて編集された規格業務報告書１１の文章ブロック１２に対応させて記憶する。これにより、報告書書式変換手段３は、個別業務報告書１０の分割された文章ブロック３２を、個別報告書書式記憶手段８に記憶された規格業務報告書１１の文章ブロック１２の対応するアドレスに従って書き込み、規格報告書格納手段６に格納することができる。すなわち、ビル管理請負業者３０が作成した個別業務報告書１０の書式が定型である場合には、一旦、個別業務報告書１０の文章ブロック３２と、規格業務報告書１１の文章ブロック１２との対応関係を個別報告書書式記憶手段８に記憶させれば、その後の定型の個別業務報告書１０に対しては、個別業務報告書１０の文章ブロック３２の文字列１３ｂを検索しなくても変換することができる。つまり、定型化された業務報告書１０の書式変換をより効率的に行うことが可能となる。

ここで、報告書書式変換手段３が、個別業務報告書１０の文章ブロック３２の文字列１３ｂから文字列記憶手段５に記憶された文字列１３ａを検索できない場合について説明する。

まず、本業務報告書の書式変換システム１は、図１に示す個別報告書表示手段９を備える。個別報告書表示手段９は、個別報告書読込手段２により読込まれた個別業務報告書１０の内容を、例えば、端末機２３の画面に表示する。そして、個別報告書表示手段９は、文字列記憶手段５に記憶された文字列１３ａが検索されない個別報告書１０の文章ブロック３２の文章を、例えば、赤字反転させる等の手段により端末機２３の画面に識別可能に表示させる。

この識別可能に表示された文章ブロック３２の文章に対し、端末機２３の操作者の入力により、指定した規格業務報告書１１の文章ブロック１２のアドレスにその文章を書き込むことができる。つまり、操作者の判断により、個別業務報告書１０の文章ブロック３２を規格業務報告書１１の文章ブロック１２へと変換させる方法である。この方法により、特殊な業務報告の文章が記載された文章ブロック３２を、規格業務報告書１１の、例えば備考欄など適切な文章ブロック１２に書き込むことが可能となる。

また、端末機２３の操作者が入力により文章ブロック３２の文章の一部を書き換え、文字列記憶手段５に記憶された文字列１３ａを書き込み、報告書書式変換手段３に再度書き込まれた文字列１３ａを検索させることができる。つまり、この文字列１３ａの書き込みにより、報告書書式変換手段３はその文字列１３ａと関連して記憶された規格業務報告書１１の文章ブロック１２のアドレスにその文章を書き込む方法である。この場合、文章ブロック３２の文章に、文字列記憶手段５の文字列１３ａに類似する文字列１３ｂがあれば、その文字列１３ｂを文字列記憶手段５の文字列１３ａに追加することができる。この追加により、文字列記憶手段５の文字列１３ａを効果的に増加させ、報告書書式変換手段３による検索の効率を向上させることが可能となる。

さらに、端末機２３の操作者が、個別報告書表示手段９に識別可能に表示された文章ブロック３２に含まれる文字列１３ｂを、入力により文字列記憶手段５に追加することができる。の文字列１３ａの書き込みにより、報告書書式変換手段３はその文字列１３ａと関連して記憶された規格業務報告書１１の文章ブロック１２のアドレスにその文章を書き込む方法である。この方法により、文字列記憶手段５の文字列１３ａを効果的に増加させ、報告書書式変換手段３による検索の効率を向上させることが可能となる。

このようにして、個別業務報告書１０の文章ブロック３２の文字列１３ｂから文字列記憶手段５に記憶された文字列１３ａが検索されない場合についても、対処することができる。

本発明に係る業務報告書の書式変換システムの１つの実施形態の概略構成を示すブロック図である。本業務報告書の書式変換システムによる業務報告書の流れを示す説明図である。規格業務報告書の書式の１つの実施例を示す説明図である。個別業務報告書の検索に用いられる文字列の例を示す説明図である。

符号の説明

１業務報告書の書式変換システム、２個別報告書読込手段、３報告書書式変換手段、４規格報告書書式記憶手段、５文字列記憶手段、６規格報告書格納手段、７規格報告書表示手段、８個別報告書書式記憶手段、９個別報告書表示手段、１０，１０ａ，１０ｂ個別業務報告書、１１規格業務報告書、１２，１２ａ〜１２ｉ（規格報告書の）文章ブロック、１３ａ（文字列記憶手段に記憶された）文字列、１３ｂ（個別業務報告書の文章にある）文字列、１４符号、１５ＡＳＰアプリケーションプログラム、１６ＡＳＰデータベース、２０公衆通信回線、２１ＡＳＰサーバ、２２スキャナ、２３端末機、２４ＡＳＰデータセンタ、３０ビル管理請負業者、３１ビル管理会社、３２（個別報告書の）文章ブロック。

Claims

共通する業務に関する業務報告の内容について、作成者がそれぞれ個別の書式で作成した個別業務報告書を読込む個別報告書読込手段と、
業務報告の内容を規格化された書式により編集した規格業務報告書を文章ブロックに分割し、規格業務報告書内での各文章ブロックのアドレスを記憶する規格報告書書式記憶手段と、
個別業務報告書にキーワードとして用いられる文字列を、規格報告書書式記憶手段が記憶する各文章ブロックのアドレスに関連させて記憶する文字列記憶手段と、
規格業務報告書の書式に変換して編集された個別業務報告書を格納する規格報告書格納手段と、
規格業務報告書の書式に変換して編集された個別業務報告書を表示する規格報告書表示手段と、
個別報告書読込手段により読込まれた個別業務報告書を、文章ブロックごとに分割して文字認識し、個別業務報告書の文章ブロックの文字列から文字列記憶手段が記憶する文字列を検索し、規格報告書書式記憶手段が記憶するその文字列が関連する規格業務報告書の文章ブロックのアドレスに書き込み、規格報告書格納手段に格納する報告書書式変換手段と、
を備えることを特徴とする業務報告書の書式変換システム。
請求項１に記載の業務報告書の書式変換システムにおいて、個別業務報告書の分割された文章ブロックを、それが変換され編集された規格業務報告書の文章ブロックのアドレスに対応させて記憶する個別報告書書式記憶手段を備え、報告書書式変換手段は、個別報告書読込手段により読込まれた個別業務報告書の分割された文章ブロックを、個別報告書書式記憶手段に記憶された規格業務報告書の文章ブロックの対応するアドレスに従って書き込み、規格報告書格納手段に格納することを特徴とする業務報告書の書式変換システム。
請求項１又は２に記載の業務報告書の書式変換システムにおいて、個別報告書読込手段により読込まれた個別業務報告書の内容を表示する個別報告書表示手段を備え、報告書書式変換手段は、個別業務報告書の文章ブロックの文字列から文字列記憶手段に記憶された文字列が検索されない個別業務報告書については、個別報告書表示手段にその文章ブロックの文章を識別可能に表示させることを特徴とする業務報告書の書式変換システム。
請求項３に記載の業務報告書の書式変換システムにおいて、報告書書式変換手段は、個別報告書表示手段に識別可能に表示された文章ブロックについて、入力により指定された規格業務報告書の文章ブロックのアドレスにその文章ブロックの文章を書き込むことを特徴とする業務報告書の書式変換システム。
請求項３に記載の業務報告書の書式変換システムにおいて、報告書書式変換手段は、個別報告書表示手段に識別可能に表示された文章ブロックについて、入力により書き換えられた文章ブロックの文章から、再度文字列記憶手段に記憶された文字列を検索することを特徴とする業務報告書の書式変換システム。
請求項３に記載の業務報告書の書式変換システムにおいて、報告書書式変換手段は、個別報告書表示手段に識別可能に表示された文章ブロックに含まれ、文字列記憶手段により記憶されていない文字列が入力により文字列記憶手段に追加されたときは、その文字列と関連して記憶された規格業務報告書の文章ブロックのアドレスにその文章ブロックの文章を書き込むことを特徴とする業務報告書の書式変換システム。
請求項１乃至６のいずれか１に記載の業務報告書の書式変換システムにおいて、書式変換システムはＡＳＰサーバ上に設けられ、電子データで送信された個別業務報告書は、端末機から公衆通信回線を介してＡＳＰサーバにアクセスされ、規格業務報告書に書式変換されることを特徴とする業務報告書の書式変換システム。
請求項１乃至６のいずれか１に記載の業務報告書の書式変換システムにおいて、書式変換システムはＡＳＰサーバ上に設けられ、ファクシミリで送付された個別業務報告書は、スキャナにより電子化されてＡＳＰサーバにアクセスされ、規格業務報告書に書式変換されることを特徴とする業務報告書の書式変換システム。