JP2008186067A - 文書管理装置および文書管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】
本発明は、文書管理を行うために、木構造で表現された文書に対する操作履歴をユーザが指定する情報に基づき簡略化して表示できる文書管理装置および文書管理プログラムを提供する。
【解決手段】
文書に対する操作に基づき該文書から派生して生成される複数の文書をそれぞれ文書識別子を付して木構造で管理する文書管理手段と、文書管理手段で木構造で管理される文書の中で操作の要因の少なくとも１つの要因が共通する複数の文書を同一の文書識別子に対応させて縮退して表示する表示制御手段とを具備する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、文書管理装置および文書管理プログラムに関する。

近年、コンピュータ、複写機、印刷装置、スキャナ等の機器の普及とネットワーク技術の発達により、電子データによる文書の作成や編集、電子データの印刷、用紙に印刷された文書の複写、スキャン等が容易に行えるようになっている。

また、作成された文書は、文書の更新、文書の格納場所の変更、文書の印刷、印刷された文書の複写、スキャン等、種々の形態で利用されている。

機密情報の漏洩防止、情報管理のセキュリティー強化が望まれる昨今、このような文書の種々な利用形態に応じて生成される文書に対して、当該文書の元文書、複写文書、移動文書、印刷文書等、派生関係にある関連文書及びこれらの文書を操作したユーザや操作日等の操作履歴も系統的に管理できる方法や装置の提案が望まれている。

情報の派生関係を表現する方法としては、起点情報から順に互いに関連する情報をリンクさせ、リンク先の情報をリンク元の情報の子とするように順次関連する情報をリンクさせて木構造で表現する方法がある。

例えば、特許文献１には、印刷物のジョブの工程管理を行う場合に適用されるジョブ管理装置、印刷製本システム、制御方法、及びプログラムが提案されている。

上記特許文献１に示される発明は、ジョブの進捗状況に対応して工程毎の工程記録をノードとする木構造を表示し、指定されたノードに対応する工程から派生させる派生ジョブを工程記録と木構造に反映させて管理するように構成したものである。

また、特許文献２には、ハイパーテキスト構造を簡略化した木構造を作成するにあたり、冗長な情報を省いて簡素な木構造を作成する木構造情報作成装置及び方法が提案されている。

上記特許文献２に示される発明は、起点文書から順に文書間のリンクをたどり、そのリンク先の文書をリンク元の文書の子として木構造に組み込んで木構造情報を作成する過程で、第１文書のリンク先の第２文書を第１文書の子として木構造に組み込む際、第２文書が第１文書の親文書のリンク先である場合は、第２文書を第１文書の子として木構造に組み込まないように構成して簡素な木構造を作成するように構成したものである。

また、特許文献３には、電子的な文書の自由な流通と文書の履歴管理を両立させる文書管理装置が提案されている。

上記特許文献３に示される発明は、文書ファイル中に、その文書データと、その文書に対する操作内容をまとめて格納し、文書管理装置が文書に対して操作を行う毎にその操作内容を示す履歴レコードを生成して文書ファイル中に格納することで、文書が流通して、その文書が生成されたコンピュータ以外のコンピュータに移動したとしても、その文書の操作履歴を読み出すことで、その文書の履歴が取得できるように構成されたものである。
特開２００６−３０２０３８号公報 特開２００６−０３１１９１号公報 特開平１１−２５９４５９号公報

上記特許文献１及び特許文献３には、印刷ジョブの工程や文書に対する編集履歴を木構造で表現する技術が示され、特許文献３には、ハイパーテキスト構造を木構造に簡略化して表現する技術が示されている。

しかしながら、表現された木構造を特定情報に基づき簡略化したり、複雑化した木構造を規則的に簡略化して表現する方法は、提案されていない。

そこで、本発明は、文書管理を行うために、木構造で表現された文書に対する操作履歴をユーザが指定する情報に基づき簡略化して表示できる文書管理装置および文書管理プログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、請求項１の文書管理装置の発明は、文書に対する操作に基づき該文書から派生して生成される複数の文書をそれぞれ文書識別子を付して木構造で管理する文書管理手段と、前記文書管理手段で木構造で管理される文書の中で前記操作の要因の少なくとも１つの要因が共通する複数の文書を同一の文書識別子に対応させて縮退して表示する表示制御手段とを具備することを特徴とする。

また、請求項２の文書管理装置の発明は、請求項１の発明において、前記表示制御手段は、前記操作の要因の中の操作者が同一の操作により生成された文書を同一の文書識別子に対応させて縮退して表示することを特徴とする。

また、請求項３の文書管理装置の発明は、請求項１の発明において、前記表示制御手段は、前記操作の要因の中の操作内容が同一の操作により生成された文書を同一の文書識別子に対応させて縮退して表示することを特徴とする。

また、請求項４の文書管理装置の発明は、請求項１の発明において、前記表示制御手段は、前記複数の文書の縮退を解除して各文書を各文書識別子に対応して表示する縮退解除手段を具備することを特徴とする。

また、請求項５の文書管理装置の発明は、文書識別子で識別される文書に対する操作に基づき該文書から発生して新たな文書が生成された場合は、該文書に新たな文書識別子を付与して管理する文書管理手段と、前記新たな文書の操作履歴を管理する操作履歴管理手段と、前記操作履歴管理手段で管理される操作履歴の中で前記新たな文書を生成した操作の要因が共通する複数の文書を同一の文書識別子に対応させて縮退して表示する表示制御手段とを具備することを特徴とする。

また、請求項６の文書管理装置の発明は、請求項５の発明において、前記操作履歴管理手段は、前記文書の操作を行った操作者および操作内容を該文書に対応して管理し、前記表示制御手段は、前記文書管理手段で管理される複数の文書の中で該文書が生成された操作の操作者が共通する文書を同一の文書識別子に対応させて縮退して表示することを特徴とする。

また、請求項７の文書管理装置の発明は、請求項５の発明において、前記操作履歴管理手段は、前記文書の操作を行った操作者および操作内容を該文書に対応して管理し、前記表示制御手段は、前記文書管理手段で管理される複数の文書の中で該文書が生成された操作の操作内容が共通する文書を同一の文書識別子に対応させて縮退して表示する文書管理装置。

また、請求項８の文書管理装置の発明は、請求項５の発明において、前記表示制御手段は、前記複数の文書の縮退を解除して各文書を各文書識別子に対応して表示する縮退解除手段を具備することを特徴とする。

また、請求項９の文書管理プログラムの発明は、コンピュータを、文書に対する操作に基づき該文書から派生して生成される複数の文書をそれぞれ文書識別子を付して木構造で管理する文書管理手段、前記文書管理手段で木構造で管理される文書の中で前記操作の要因の少なくとも１つの要因が共通する複数の文書を同一の文書識別子に対応させて縮退して表示する表示制御手段として機能することを特徴とする。

本発明の文書管理装置および文書管理プログラムによれば、文書に対する操作に基づき該文書から派生して生成される複数の文書をそれぞれ文書識別子を付して木構造で管理し、木構造で管理される文書中で操作の要因の少なくとも１つの要因が共通する複数の文書を同一の文書識別子に対応させて縮退して表示するので、木構造で表現された文書に対する操作履歴を簡略化して表示することができる。

また、木構造で管理される文書中で該文書に対する操作の要因の中の操作が同一により生成された文書を同一の文書識別子に対応させて縮退して表示するので、ユーザが指定する情報で木構造で表現された文書に対する操作履歴を簡略化して表示することができる

以下、本発明に係わる文書管理装置および文書管理プログラムの一実施例について、添付図面を参照して詳細に説明する。

図１は、本発明に係わる文書管理装置１の機能的な主な構成を示す構成図である。

文書管理装置１は、入力装置（例えばキーボードやマウス等）、出力装置（例えばディスプレイ等）、中央処理装置（例えばＣＰＵ）、記憶装置（メモリ２０、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスク、外部記憶装置等）等で構成された一般的なコンピュータであり、文書管理装置１の主な機能的構成は、図１に示すように、文書管理ソフト１０、メモリ２０、入力部３０、文書ファイル格納部４０、履歴情報蓄積部５０、表示部６０で構成されている。

また、文書管理装置１は、用紙に印刷された文書の画像を読み取るスキャナ及び文書管理装置１で各種文書処理された文書データを印刷出力する印刷装置３と接続されている。

なお、ＣＰＵは、Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ、ＲＯＭは、Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ、ＲＡＭは、Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙの略である。

文書管理ソフト１０は、本発明に係わる文書管理を実現するための制御動作を行うプログラムであり、この文書管理ソフト１０が文書管理装置１のＣＰＵ（図示せぬ）によりハードディスク（図示せぬ）からメモリ２０へ読み込まれ、実行されることで本発明の文書管理の制御動作が実現される。なお、文書管理ソフト１０の詳細は、後述する。

メモリ２０は、文書管理装置１のメインメモリであり、半導体メモリを用いて構成される。

入力部３０は、キーボードやマウス等の入力装置であり、ユーザの指示操作により入力された入力データ及びコマンドを文書管理装置１へ入力する。

文書ファイル格納部４０は、ユーザの指示操作により新規作成された文書ファイルや、各種文書処理された文書ファイルを記憶保持する。

履歴情報蓄積部５０は、ユーザの指示操作により文書管理装置１で各種文書処理等が操作される毎に生成される操作履歴情報をテーブル化（操作履歴テーブル２１０（図３参照）と言い、詳細は、後述する）して蓄積記憶する。

なお、本実施例では、履歴情報蓄積部５０及び文書ファイル格納部４０が文書管理装置１のハードディスク（図示せぬ）に構築された例を想定して示してあるが、これらと文書管理装置１とは他の装置に構築する構成としてもよい。

表示部６０は、ＣＲＴ（＝Ｃａｔｈｏｄｅ Ｒａｙ Ｔｕｂｅ）や液晶ディスプレイ等の表示装置であり、各種表示データを表示装置に表示する。

文書管理ソフト１０は、入力処理部１１、文書処理部１２、履歴情報生成部１３、出力処理部１４で構成されている。

入力処理部１１は、入力部３０やスキャナ２からの入力信号を解析して、ユーザによる指示内容の情報や入力データを取得する。

文書処理部１２は、ユーザの操作に応じて、文書に対する各種文書処理（新規登録、編集、印刷、複写、移動、削除等）を実行する。

なお、各種文書処理は、各種文書処理した文書を文書ファイル格納部４０に格納する、または文書ファイル格納部４０から読み込んで、各種文書処理後、文書ファイル格納部４０に格納する。

また、各種文書処理は、文書ファイル全体のデータ、文書ファイルの一部のデータ、文書データのページ単位の各種文書処理を行うようにしてもよい。

履歴情報生成部１３は、ユーザの指示操作により各種処理が行われる毎に後述する操作履歴情報２００（図２参照）を生成し、履歴情報蓄積部５０に格納する。

出力処理部１４は、文書表示処理部１４０、履歴表示処理部１４１及び図示せぬ印刷処理部で構成されており、文書表示処理部１４０は、文書処理部１２と連携して各種文書処理のための画面及び文書データ並びに処理された文書データを表示する。

履歴表示処理部１４１は、ユーザが選択した文書についての操作履歴の系統図を表示するための表示画面を生成し、表示部６０に表示する。なお、履歴表示処理部１４１の表示処理は、本発明の要部であり、詳細説明を後述する。

図２は、履歴情報生成部１３で生成される操作履歴情報２００の一例を示す図である。

図２に示すように、操作履歴情報２００は、「履歴Ｎｏ．」２０１、「生成文書名」２０２、「操作文書名」２０３、「操作内容」２０４、「操作ユーザ」２０５、「操作日時」２０６、「文書格納場所」２０７、及びその他の本発明の文書管理に必要な情報の「その他の情報」２０８の各情報で構成されている。

「履歴Ｎｏ．」２０１は、当該操作履歴情報の履歴番号を示し、「操作文書名」２０３は、当該操作の操作対象となった文書名を示し、「生成文書名」２０２は、当該操作で新たに生成された文書名を示し、「操作内容」２０４は、当該操作の操作内容を示し、「操作ユーザ」２０５は、当該操作を行ったユーザを識別するユーザＩＤを示し、「操作日時」２０６は、当該操作が行われた日時を示し、「文書格納場所」２０７は、当該操作の操作対象となった文書及び当該操作で新たに生成された文書の各文書データが格納されている場所を示す情報をそれぞれ示している。

なお、「操作内容」２０４の情報は、文書を新規作成して保存した場合を「新規作成」、文書編集後、編集操作した文書を更新した場合を「編集」、文書編集後、編集後の文書データを新たな文書として作成保存した場合を「編集作成」、文書を開き、編集することなく閉じた場合を「閲覧」、文書複写後、複写データを新たな文書として作成保存した場合を「複写作成」等の情報で示す。

この操作履歴情報２００は、文書管理ソフト１０の文書処理部１２で各種文書処理が行われる毎に、履歴情報生成部１３が当該操作に関する前述の操作履歴情報２００の各情報を収集し、収集した情報に履歴番号を付加して作成する。

履歴番号は、履歴情報生成部１３が操作履歴情報２００の各情報を収集して作成する毎に、新たな履歴番号を発行し、当該履歴情報固有の識別子として付加する。

本例の履歴番号が「０００００１」（「履歴Ｎｏ．」２０１）の操作履歴情報２００は、文書Ａ０１（「生成文書名」２０２）が「２００６／１２／１ １２：３４：５６」の日時（「操作日時」２０６）に「ＵｓｅｒＡ」（「操作ユーザ」５０６）のユーザによって、新規作成（「操作内容」２０４）され、その文書データがＣ：￥ＡＢＣ￥ａｂｃ・・・に格納されていることを示している。

なお、本例の操作内容は、文書の新規作成（「操作内容」２０４）のため、操作対象となった文書が存在しないので「操作文書名」２０３には「Ｎｏｔｈｉｎｇ」の情報が設定される。

このように構成された操作履歴情報２００は、前述したように、ユーザの指示操作により各種文書処理が行われる毎に、履歴情報生成部１３が生成し、履歴情報蓄積部５０に格納する。

図３は、履歴情報生成部１３で生成された操作履歴情報２００が履歴情報蓄積部５０で蓄積保持された状態を示す図である。

図３に示すように、履歴情報蓄積部５０には、ユーザの指示操作により各種文書処理が行われる毎に、履歴情報生成部１３で生成された操作履歴情報２００が順次蓄積格納されている。

このように蓄積格納された操作履歴情報２００は、操作履歴情報２００の各情報（履歴番号、生成文書名、・・・）が時系列（図中の上下方向）に配置されてテーブル化されて格納されている（説明の便宜上、「操作履歴テーブル２１０」という。）。

このように、操作履歴情報２００を受付順に順次蓄積保持することで、文書の派生関係に基づくその文書に対する操作履歴を木構造で表現することができる。

例えば、操作履歴テーブル２１０の「０００００１」（「履歴Ｎｏ．」２０１）の操作履歴情報は、文書Ａ０１が新規作成されたことを示し、「０００００２」の操作履歴情報は、文書Ａ０１編集後の文書データが文書０２として新たに作成保存されたことを示し、「０００００４」の操作履歴情報は、文書Ａ０２複写後の文書データが文書０３として新たに作成保存されたことを示し、「０００００５」の操作履歴情報は、文書Ａ０３編集後の文書データが文書０３として新たに作成保存されたことを示している。

このことから、これら各文書（文書Ａ０１、文書Ａ０２、文書Ａ０３、文書Ａ０４）からなる文書群の派生関係は、文書Ａ０１を元親（ルート）とし、文書Ａ０１の子として文書Ａ０２が派生し、文書Ａ０２の子として文書Ａ０３が派生し、文書Ａ０３の子として文書Ａ０４が派生した状態を示す木構造で表現することができる。

ここで言う文書の派生関係とは、文書の元原本、編集された文書、複写された文書、移動された文書、最新版の文書等、ある文書が操作されて新たに生成された文書群の各文書間の関連性を示している。

このように、文書群を構成する各文書の派生関係を木構造で表現し、木構造で表現される各文書に対する操作履歴情報を付加することで、各文書の派生関係に基づく操作履歴情報を木構造で表現することができる。

図４は、操作履歴テーブル２１０（図３参照）に記録された各履歴情報に基づき生成される木構造化された操作履歴情報４００を模式的に示した模式図である。

操作履歴テーブル２１０の各操作履歴情報から木構造化された操作履歴情報４００を表現する方法は、前述したように、新規作成された文書の操作履歴情報を元親（ルーツ）とし、この新規作成文書から派生して順次作成された文書の作成時の操作履歴情報を派生元文書作成時の操作履歴情報の子ノードとして順次接続した木構造として表現する。

また、元親（ルーツ）から派生して作成された文書に対する各操作履歴情報を当該文書作成時の操作履歴情報の子ノードとして接続した木構造として表現する。

具体的には、図４に示すように、操作履歴テーブル２１０の「００００００１」（「履歴Ｎｏ．」２０１）の操作履歴情報（文書Ａ０１の新規作成）に対応する「新規作成」ノード４０１を元親（ルーツ）とし、「００００００２」の操作履歴情報（文書Ａ０１編集後の文書を文書Ａ０２で保存）に対応する「編集作成０１」ノード４０２を「新規作成」ノード４０１の子ノードとして接続する。

なお、図中の四角外の左上の数字は履歴番号（「履歴Ｎｏ．」２０１）、四角中の文字は操作内容（「操作内容」２０４）、四角外の右側の文字は生成文書名（「生成文書名」２０２）、ユーザＩＤ（「操作ユーザ」２０５）、操作内容（「操作内容」２０４）等の各情報を示している。

また、「００００００３」の操作履歴情報（文書Ａ０２を開き、編集せず閉じた）に対応する「閲覧０１」ノード４０３と、「００００００４」の操作履歴情報（文書Ａ０２複写後の文書を文書Ａ０３で保存）に対応する「複写作成０１」ノード４０４を「編集作成０１」４０２の子ノードとして接続する。

また、「００００００５」の操作履歴情報（文書Ａ０３編集後の文書を文書Ａ０４で保存）に対応する「編集作成０２」ノード４０５を「複写作成０１」ノード４０４の子ノードとして接続し、「００００００６」の操作履歴情報（文書Ａ０４を開き、編集せず閉じた）に対応する「閲覧０２」ノード４０６を「編集作成０２」４０５の子ノードとして接続する。

また、「００００００７」の操作履歴情報（文書Ａ０３を開き、編集せず閉じた）に対応する「閲覧０３」ノード４０７を「複写作成０１」ノード４０４の子ノードとして接続する。

このように木構造で表現される各文書の派生関係に基づき各文書に対する操作履歴情報を示すことで、各文書の派生関係に対応した操作履歴情報を木構造で表現することができる。

このように構成された文書管理装置１が行う本発明に係わる文書管理の詳細について、以下に説明する。

本発明の要部は、文書管理を行うために、文書に対する操作の履歴情報を木構造で表示するとともに、木構造で表示される操作履歴情報をユーザが指定する情報（操作履歴情報を構成する各情報の何れかの情報であり、以下、「特定情報」という。）に基づき簡略化表示できる点に特徴がある。

文書管理装置１でユーザが指定する文書と、特定情報に応じて簡素化された木構造の操作履歴情報を表示させるためには、ユーザは、文書管理装置１の表示部６０に表示される図示せぬ文書一覧画面に表示される文書一覧の中から対象の文書を選択し、メニューバーにて「操作履歴表示」のコマンドを選択する。

この操作により、履歴表示処理部１４１が選択された文書に対する操作履歴情報を履歴情報蓄積部５０から取得し、当該文書の操作履歴情報を木構造化して表示する。

図５は、選択された文書の木構造化されて表示された操作履歴情報の一例を示す図である。

なお、図５（ａ）は、選択文書の操作履歴情報が簡略表示されていない操作履歴情報５００の一例を示す図であり、図５（ｂ）は、選択文書の操作履歴情報が簡略表示された操作履歴情報５１０である。

図５（ａ）に示すように、操作履歴情報５００には、選択された文書Ｂ０１を起点として文書Ｂ０１から文書Ｂ０２、文書Ｂ０２から文書Ｂ０３、文書Ｂ０３から文書Ｂ０４、文書Ｂ０４から文書Ｂ０５へそれぞれ派生して作成された文書群と、その操作履歴情報５００が表示されている。

具体的には、文書Ｂ０１の新規作成時の操作履歴情報に対応する「新規作成」ノード５０１を元親（ルーツ）とし、文書Ｂ０１編集後の文書データを新たな文書Ｂ０２として作成保存した時の操作履歴情報に対応する「編集作成０１」ノード５０２を元親（ルーツ）の子ノードとして接続し、文書Ｂ０２編集後の文書データを新たな文書Ｂ０３として作成保存した時の操作履歴情報に対応する「編集作成０２」ノード５０３を「編集作成０１」ノード５０２の子ノードとして接続し、文書Ｂ０３編集後の文書データを新たな文書Ｂ０４として作成保存した時の操作履歴情報に対応する「複写作成０１」ノード５０４を「編集作成０２」ノード５０２の子ノードとして接続し、文書Ｂ０４編集後の文書データを新たな文書Ｂ０５として作成保存した時の操作履歴情報に対応する「編集作成０３」ノード５０５を「編集作成０１」ノード５０２の子ノードとして接続した木構造の操作履歴情報が表示されている。

このように表示される操作履歴情報５００に対してユーザが特定情報（この場合は、操作ユーザ）を選択指定すると、図５（ｂ）に示すような同一操作ユーザの操作履歴情報が一つに折りたたまれて簡略化された操作履歴情報５１０を生成し表示する。

すなわち、図５（ａ）に示すような元親（新規作成）ノード５０１の下位に接続された各操作履歴情報（「編集作成０１」ノード５０２、「編集作成０２」ノード５０３、「複写作成０１」ノード５０４、「編集作成０３」ノード５０５）のうちの同一操作ユーザを有する操作履歴情報（この場合は、「編集作成０１」ノード５０２、「編集作成０２」ノード５０３、「複写作成０１」ノード５０４）を図５（ｂ）に示すように一つの「編集、複写作成０１、０２、０３」ノード５１２に簡略化してまとめた操作履歴情報５１０を表示する。

なお、特定情報の選択指定は、操作履歴情報５００が表示されている画面中の図示せぬメニューバーにて「操作ユーザの簡略表示」（操作履歴情報を操作ユーザで簡略表示する場合）のコマンドを選択して行う。

図６は、選択された文書の木構造化されて表示された操作履歴情報の他の例を示す図である。

なお、図６（ａ）は、選択文書の操作履歴情報が簡略表示されていない操作履歴情報５３０の一例を示す図であり、図６（ｂ）は、選択文書の操作履歴情報が簡略表示された操作履歴情報５４０を示す図である。

図６（ａ）に示すように簡略前の操作履歴情報５３０には、選択された文書Ｃ０１を起点とし、文書Ｃ０１からそれぞれ派生して生成された文書Ｃ０２、文書Ｃ０３、文書Ｃ０４の文書群に対する操作履歴情報が表示されている。

具体的には、文書Ｃ０１の新規作成時の操作履歴情報に対応する「新規作成」ノード５３１を元親（ルーツ）とし、文書Ｃ０１編集後の文書データを新たな文書Ｃ０２として作成保存した時の操作履歴情報に対応する「編集作成０１」ノード５３２を元親（ルーツ）５３１の子ノードとして接続し、文書Ｃ０１編集後の文書データを新たな文書Ｃ０３として作成保存した時の操作履歴情報に対応する「編集作成０２」ノード５３３を「編集作成０１」ノード５３２の弟ノードとして接続し、文書Ｃ０１編集後の文書データを新たな文書Ｃ０４として作成保存した時の操作履歴情報に対応する「編集作成０３」ノード５３４を「編集作成０２」ノード５３３の弟ノードとして接続した木構造の操作履歴情報が表示されている。

このような操作履歴情報５３０に対してユーザが特定情報（この場合は、操作内容）を選択指定すると、図６（ｂ）に示すような同一操作内容の操作履歴情報が一つに折りたたまれて簡略化された操作履歴情報５４０を生成し表示する。

すなわち、図６（ａ）に示すような元親「新規作成」ノード５３１の子として接続された各操作履歴情報（「編集作成０１」ノード５３２、「編集作成０２」ノード５３３、「編集作成０３」ノード５３４）のうちの同一操作内容を有する操作履歴情報（この場合は、「編集作成０１」ノード５３２、「編集作成０２」ノード５３３、「編集作成０３」ノード５３４）を図６（ｂ）に示すように一つの「編集作成０１、０２、０３」ノード５４２に簡略化してまとめた操作履歴情報５４０を表示する。

このように簡略表示された操作履歴情報には「プラス」記号が付加されて表示されており、この「プラス」記号または「プラス」記号が付加された操作履歴情報を選択することで、簡略表示前の元の木構造の操作履歴情報（例えば操作履歴情報５００、操作履歴情報５３０）が表示される。

なお、本例の特定情報の選択指定は、操作履歴情報５３０が表示されている画面中の図示せぬメニューバーにて「操作内容の簡略表示」のコマンドを選択して行う。

また、特定情報の選択指定を行うメニューバーには、操作履歴情報を構成する生成文書名、操作文書名、操作日時、文書格納場所等の各情報に対応した選択メニューが選択できるように構成されており、選択指定された選択メニューの特定情報に応じた選択文書の操作履歴情報が簡略表示される。

このように、木構造で表示された操作履歴情報を特定情報（操作履歴情報を構成する各情報の何れかの情報）に基づき簡略化表示する処理の詳細について図７乃至図９を参照して説明する。

なお、図７は、木構造化された操作履歴情報をユーザが指定した特定情報に応じて簡略表示する処理の流れを示す流れ図であり、図８及び図９は、図７に示す処理の流れを説明するための木構造で示される操作履歴情報を模式的に示した模式図である。

図７に示すように、木構造化された操作履歴情報を簡略して表示する処理は、着目の操作履歴情報（以下、「自ノード」という。）に弟の接続関係で接続された操作履歴情報（以下、「弟ノード」という。）がなく、（ステップＳ７０１でＹＥＳ）、かつ、自ノードに子の接続関係で接続された操作履歴情報（以下、「子ノード」という。）があり（ステップＳ７０２でＹＥＳ）、かつ、子ノードに弟ノードがなく（ステップＳ７０３でＹＥＳ）、かつ、自ノードと子ノードの操作履歴情報がユーザ指定の特定情報（例えば、操作ユーザ、操作内容等の情報）と同じ場合は（ステップＳ７０４でＹＥＳ）、自ノードの操作履歴情報リストに子ノードの操作履歴情報を追加し、自ノードの子ノードを子ノードの子ノードで置き換えて簡略表示する（ステップＳ７０５）。

具体的には、図８（ａ）に示す木構造化された操作履歴情報５５０において、ユーザが操作履歴情報を操作ユーザで簡略表示する指示を行った場合は、着目する自ノードを「編集作成０１」５５２の操作履歴情報とすると、自ノード「編集作成０１」５５２には弟ノードがなく（ステップＳ７０１でＹＥＳ）、かつ、自ノードに子ノード「編集作成０２」５５３があり（ステップＳ７０２でＹＥＳ）、かつ、子ノード「編集作成０２」５５３には弟ノードがなく（ステップＳ７０３でＹＥＳ）、かつ、自ノードと子ノードの各操作履歴情報がユーザ指定の特定情報（例えば、操作ユーザがＵｓｅｒＡ）と同じなので（ステップＳ７０４でＹＥＳ）、自ノード「編集作成０１」５５２の操作履歴情報リストに子ノード「編集作成０２」５５３の操作履歴情報を追加した合成履歴情報（例えば、「編集作成０１」の操作履歴情報・・・に「編集作成０２」の操作履歴情報を追加したＵｓｅｒＡ、編集作成／編集作成・・・）を作成し、図８（ｂ）に示すように、作成した合成履歴情報のノード（以下、「簡略表示ノード５６２」という。）を自ノード「編集作成０１」５５２とその子ノード「編集作成０２」５５３とが接続されていた部分（図８（ａ）参照）と置き換え、子ノード「編集作成０２」５５３に接続されていた子ノード「編集作成０２」５５３の子ノード「複写作成０１」５５４を簡略表示ノード（「編集作成０１、０２」５６２）の子ノードにして接続した木構造で簡略表示する（ステップＳ７０５）。

この処理動作を操作履歴情報を構成する全ノードに対して順次行うと、図８（ｂ）に示すように、次の自ノードを簡略表示ノード（「編集作成０１、０２」５６２）とし、自ノード（「編集作成０１、０２」５６２）とその子ノード「複写作成０１」５５４の各操作履歴情報は、ユーザが指定した特定情報（例えば操作ユーザがＵｓｅｒＡ）と同じなので、自ノード（「編集作成０１、０２」５６２）の操作履歴情報に子ノード「複写作成０１」５５４の操作履歴情報を追加した合成履歴情報（例えば、「編集、作成０１、０２」の操作履歴情報・・・に「複写作成０１」の操作履歴情報・・・を追加したＵｓｅｒＡ、編集作成／編集作成／複写作成・・・）を作成し、図８（ｃ）に示すように、作成した合成履歴情報の簡略表示ノード（「編集、複写作成０１、０２、０３」ノード５７２）を自ノード「編集作成０１、０２」５６２とその子ノード「複写作成０１」５５４とが接続された部分（図８（ｂ）参照）と置き換え、子ノード「複写作成０１」５５４に接続されていた子ノードの子ノード「編集作成０３」５５５を簡略表示ノード（「編集、複写作成０１、０２、０３」５７２）の子ノードにして接続した木構造で簡略表示する（ステップＳ７０１乃至ステップＳ７０５）。

また、ステップＳ７０１乃至ステップＳ７０４の何れかでＮＯの場合で、かつ、自ノードに子ノードがなく（ステップＳ７０６でＹＥＳ）、かつ、自ノードに弟ノードがあり（ステップＳ７０７でＹＥＳ）、かつ、弟ノードに子ノードがなく（ステップＳ７０８でＹＥＳ）、かつ、自ノードと弟ノードの操作履歴情報がユーザが指定した特定情報（例えば、操作ユーザ、操作内容等の情報）と同じ場合は（ステップＳ７０９でＹＥＳ）、自ノードの操作履歴情報リストに弟ノードの操作履歴情報を追加し、自ノードの弟ノードを弟ノードの弟ノードで置き換えて簡略表示する（ステップＳ７１０）。

具体的には、図９（ａ）に示す木構造化された操作履歴情報５８０において、ユーザが操作履歴情報を操作内容で簡略表示する指示を行った場合は、着目する自ノードを「編集作成０１」５８２とすると、自ノード「編集作成０１」５８２には子ノードがなく（ステップＳ７０６でＹＥＳ）、かつ、自ノードに弟ノード「編集作成０２」５８３があり（ステップＳ７０７でＹＥＳ）、かつ、弟ノードに子ノードがなく（ステップＳ７０８でＹＥＳ）、自ノード「編集作成０１」５８２と弟ノード「編集作成０２」５８３の操作履歴情報がユーザが指定した特定情報（例えば操作内容が編集作成）と同じなので（ステップＳ７０９でＹＥＳ）、自ノード「編集作成０１」５８２の操作履歴情報に弟ノードの「編集作成０２」５８３の操作履歴情報を追加した合成履歴情報（例えば、「編集作成０１」の操作履歴情報・・・に「編集作成０２」の操作履歴情報・・・を追加したＵｓｅｒＡ、ＵｓｅｒＢ、編集作成／・・・）を作成し、図９（ｂ）に示すように、作成した合成履歴情報の簡略表示ノード（「編集作成０１、０２」５９２）を自ノード「編集作成０１」５８２と弟ノード「編集作成０２」５８３とが接続された部分（図９（ａ）参照）と置き換え、弟ノード「編集作成０２」５８３に接続されていた弟ノードの弟ノード「編集作成０３」５８４を簡略表示ノード（「編集作成０１、０２」５９２）の弟ノードにして接続した木構造で簡略表示する（ステップＳ７１０）。

この処理動作を操作履歴情報を構成する全ノードに対して順次行うと、図９（ｂ）に示すように、次の自ノードを簡略表示ノード（「編集作成０１、０２」５９２）とし、自ノード「編集作成０１、０２」５９２とその弟ノード「編集作成０３」５８４の各操作履歴情報は、ユーザが指定した特定情報（例えば操作内容が編集作成）と同じなので、自ノード「編集作成０１、０２」５９２の操作履歴情報に弟ノード「編集作成０３」５８４の操作履歴情報を追加した合成履歴情報（例えば、「編集作成０１、０２」の操作履歴情報・・・に「編集作成０３」の操作履歴情報・・・を追加したＵｓｅｒＡ、ＵｓｅｒＢ、ＵｓｅｒＣ、編集作成／・・・）を作成し、図９（ｃ）に示すように、作成した合成履歴情報の簡略表示ノード「編集作成０１、０２、０３」６０２を自ノード「編集作成０１、０２」５９２とその弟ノード「編集作成０３」５８４とが接続された部分（図９（ｂ）参照）と置き換えた木構造で簡略表示する（ステップＳ７０６乃至ステップＳ７１０）。

また、ステップＳ７０６乃至ステップＳ７０９の何れかでＮＯの場合で、かつ、自ノードに子ノードがある場合は（ステップＳ７１１でＹＥＳ）、子ノードに対して簡略化を再帰的に施して簡略表示し（ステップＳ７１２）、また、自ノードに弟ノードがある場合は（ステップＳ７１３でＹＥＳ）、弟ノードに対して簡略化を再帰的に施して簡略表示する（ステップＳ７１４）。

上記のステップＳ７０１乃至ステップＳ７１４の処理を行った後に、全ノードの処理を実施していれば（ステップＳ７１５でＹＥＳ）、処理を終了する。

なお、本発明に係わる木構造を簡略化する処理は、文書の操作履歴情報に限定されるものではなく、木構造で表現される種々の情報に適用可能である。

また、上記実施例では、文書管理装置に文書管理プログラムを実装し、当該プログラムに基づき、当該コンピュータを、例えば、文書に対する操作に基づき当該文書から派生して生成される複数の文書をそれぞれ文書識別子を付して木構造で管理する文書管理手段、文書管理手段で木構造で管理される文書の中で操作の要因の少なくとも１つの要因が共通する複数の文書を同一の文書識別子に対応させて縮退して表示する表示制御手段として機能させるようにしているが、当該画像処理プログラムをＣＤＲＯＭ等の記憶媒体に格納して提供するようにしても良い。

本発明は、情報を木構造で表現する技術に適用可能である。

本発明に係わる文書管理装置１の機能的な主な構成を示す構成図 操作履歴情報２００の一例を示す図 操作履歴テーブル２１０の一例を示す図 木構造化された操作履歴情報４００の模式図 表示された木構造の操作履歴情報（操作ユーザで簡略表示）を示す図 表示された木構造の操作履歴情報（操作内容で簡略表示）を示す図 本発明の表示処理の流れを示す流れ図 表示処理の流れを説明するための操作履歴情報の模式図 表示処理の流れを説明するための操作履歴情報の模式図

符号の説明

１ 文書管理装置
２ スキャナ
３ 印刷装置
１０ 文書管理ソフト
１１ 入力処理部
１２ 文書処理部
１３ 履歴情報生成部
１４ 出力処理部
２０ メモリ
３０ 入力部
４０ 文書ファイル格納部
５０ 履歴情報蓄積部
６０ 表示部
１４０ 文書表示処理部
１４１ 履歴表示処理部
２００ 操作履歴情報
２１０ 操作履歴テーブル
４００、５５０、５６０、５７０、５８０、５９０、６００ 木構造の操作履歴情報（模式図）
５００、５１０、５２０、５３０ 木構造の操作履歴情報（表示画面）

Claims (9)

1. 文書に対する操作に基づき該文書から派生して生成される複数の文書をそれぞれ文書識別子を付して木構造で管理する文書管理手段と、
   前記文書管理手段で木構造で管理される文書の中で前記操作の要因の少なくとも１つの要因が共通する複数の文書を同一の文書識別子に対応させて縮退して表示する表示制御手段と
   を具備する文書管理装置。
2. 前記表示制御手段は、
   前記操作の要因の中の操作者が同一の操作により生成した文書を同一の文書識別子に対応させて縮退して表示する請求項１記載の文書管理装置。
3. 前記表示制御手段は、
   前記操作の要因の中の操作内容が同一の操作により生成された文書を同一の文書識別子に対応させて縮退して表示する請求項１記載の文書管理装置。
4. 前記表示制御手段は、
   前記複数の文書の縮退を解除して各文書を各文書識別子に対応して表示する縮退解除手段
   を具備する請求項１記載の文書管理装置。
5. 文書識別子で識別される文書に対する操作に基づき該文書から発生して新たな文書が生成された場合は、該文書に新たな文書識別子を付与して管理する文書管理手段と、
   前記新たな文書の操作履歴を管理する操作履歴管理手段と、
   前記操作履歴管理手段で管理される操作履歴の中で前記新たな文書を生成した操作の要因が共通する複数の文書を同一の文書識別子に対応させて縮退して表示する表示制御手段と
   を具備する文書管理装置。
6. 前記操作履歴管理手段は、
   前記文書の操作を行った操作者および操作内容を該文書に対応して管理し、
   前記表示制御手段は、
   前記文書管理手段で管理される複数の文書の中で該文書が生成された操作の操作者が共通する文書を同一の文書識別子に対応させて縮退して表示する請求項５記載の文書管理装置。
7. 前記操作履歴管理手段は、
   前記文書の操作を行った操作者および操作内容を該文書に対応して管理し、
   前記表示制御手段は、
   前記文書管理手段で管理される複数の文書の中で該文書が生成された操作の操作内容が共通する文書を同一の文書識別子に対応させて縮退して表示する請求項５記載の文書管理装置。
8. 前記表示制御手段は、
   前記複数の文書の縮退を解除して各文書を各文書識別子に対応して表示する縮退解除手段
   を具備する請求項５記載の文書管理装置。
9. コンピュータを、
   文書に対する操作に基づき該文書から派生して生成される複数の文書をそれぞれ文書識別子を付して木構造で管理する文書管理手段、
   前記文書管理手段で木構造で管理される文書の中で前記操作の要因の少なくとも１つの要因が共通する複数の文書を同一の文書識別子に対応させて縮退して表示する表示制御手段
   として機能させる文書管理プログラム。

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