JP2008176496A - 契約締結支援装置及び契約締結の支援方法 - Google Patents

Abstract

【課題】 私募債の発行のように、条件の一部を共通にする２以上の契約を同一の相手方と締結する場合において、新たな契約スキームに対応した事務処理を効率的に支援することが可能な契約締結支援装置を提供する。
【解決手段】 本発明では、金融機関等が契約の相手方と２以上の契約の基本条件を定めたマスタ契約を締結し、以後の契約締結時にはマスタ契約に定めのない金額や適用利率等の契約条件（発行条件）を確認する確認書のみを締結する契約形態を前提とする。本発明を私募債発行に適用する場合には、新規の社債発行情報を社債発行連絡ＤＢから取り込む際に、社債事務管理システムでは発行体情報記憶部でマスタ契約の有無を確認し、マスタ契約を有する相手方である場合には、確認書を自動作成して電子的な処理のみによって担当者が必要な書類を受け取れるように構成される。
【選択図】 図４

Description

本発明は、私募債の発行のように、契約条件の一部を共通にする２以上の契約を同一の相手方と締結する場合の事務処理を支援するための、契約締結支援装置及び契約締結の支援方法に関するものである。

銀行等の金融機関は、融資や私募債の発行などの形式で顧客企業等に対して資金を供給しているが、その際には融資条件や社債の発行条件について契約書を締結して確認することが一般的である。これらの契約書には様々な契約条件が織り込まれ、契約書が大部になってしまうことも少なくないので、契約書の作成や調印のための持ち回りにかかる手間を軽減するために、契約書をコンピュータ処理するシステムが提供されるようになっている（例えば、特許文献１参照。）。

特開２００５−２２２２６８号公報

特許文献１に開示された電子融資契約システムは、契約書への調印を電子的に処理することを可能にするものであって、契約書の作成や調印のための持ち回りにかかる負担の軽減に有効なものである。一方で、このシステムによって取り扱われる契約の内容自体は従来の融資契約の場合と異なるものではなく、契約書が大部なものとなってしまうと、当事者が契約を締結する際の内容確認に負担がかかることになる。特に、金融機関が定期的に応募している私募債や、予め設定された融資枠の枠内での融資実行など、基本的な契約条件を共通にしながら適用利率等のみが変更になるようなケースでは、実際に変更されている部分は左程多くないにも関わらず、調印を行う以上は契約書全体を確認するため、必要以上に負荷がかかってしまうことになる。

本発明は、このような課題に対応するものであり、私募債の発行のように、条件の一部を共通にする２以上の契約を同一の相手方と締結する場合において、新たな契約スキームに対応した事務処理を効率的に支援することが可能な、契約締結支援装置及び契約締結の支援方法を提供することを目的とするものである。

このような課題を解決するために、本発明は、契約条件の一部を共通にする２以上の契約を同一の相手方と締結する場合の事務処理を支援する契約締結支援装置であって、前記２以上の契約の基本条件を定めたマスタ契約の締結の有無を含む、契約者に関する情報を記憶する契約者情報記憶手段と、前記契約者を相手方として締結した各々の契約の契約条件に関する情報を記憶する契約情報記憶手段と、前記契約者を担当する担当者の電子メールアドレスを含む担当者に関する情報を記憶する担当者情報記憶手段と、締結が予定された契約について、契約の相手方、契約条件に関する情報を含む新たな契約に関する契約予定情報を受け付ける契約予定情報受付手段と、前記契約予定情報に含まれる契約の相手方となる契約者について前記契約者情報記憶手段を参照し、前記マスタ契約の有無を確認するマスタ契約確認手段と、前記マスタ契約確認手段においてマスタ契約有と確認されると、前記契約者を担当する担当者の電子メールアドレスを前記担当者情報記憶手段から取得して、前記電子メールアドレスを送信先に指定した送信用メールを作成する送信用メール作成手段と、前記契約予定情報に含まれる契約条件に関する情報から、前記相手方との間で前記基本条件以外の契約条件の確認に用いるための確認書ファイルを作成し、前記確認書ファイルを書込不可に設定して、前記送信用メールに添付する確認書ファイル添付手段と、前記確認書ファイルが添付された送信用メールの送信処理を実行するメール送信手段と、を備えることを特徴とする。

本発明では、金融機関等が契約の相手方と２以上の契約に共通する契約の基本条件を定めたマスタ契約を締結し、以後の契約締結時にはマスタ契約に定めのない金額や適用利率等の契約条件（発行条件）を確認する確認書のみを締結する契約形態を前提としている。かかる契約における事務処理を支援するために、本発明は、マスタ契約を有する相手方であることが確認されると、確認書を自動作成して電子的な処理のみによって担当者が必要な書類を受け取れるように構成されている。

また、本発明は、前記マスタ契約確認手段においてマスタ契約無と確認されると、前記契約予定情報に含まれる契約の相手方に関する情報から前記マスタ契約の締結に用いるための契約書ファイルを作成し、前記契約書ファイルを出力装置に出力させる契約書作成手段と、前記契約者情報記憶手段に、前記契約予定情報に含まれる契約の相手方に関する情報から作成した契約者に関する情報を、マスタ契約有として記憶させる契約書情報登録手段と、を備えることを特徴とすることもできる。

このように構成すると、契約の相手方との間でマスタ契約を締結していない場合には、マスタ契約に必要な書類が自動作成されるとともに、マスタ契約が締結されたことを記録することによって、以後の契約の際には確認書のみでの手続を行うための設定を、自動的に行うことが可能になる。

さらに、本発明は、前記送信用メール作成手段は、前記メール送信手段により送信された電子メールの履歴管理に用いるための履歴管理用アドレスをＣＣ又はＢＣＣに指定した送信用メールを作成することを特徴としてもよい。

本発明において、作成した確認書ファイルの送信処理が複数の操作者のアカウントから行われる場合には、どの契約について契約締結のための処理が行われたかの履歴管理が煩雑になるという問題が生じるが、上記のように構成すると、本装置から送信された電子メールの履歴を１つのアカウントで管理することが可能になる。

さらに、本発明は、担当者の電子メールアドレスと、所属部署及び所属部署の異動に関する情報を記憶するアドレス情報記憶手段を備えていて、前記メール送信手段は、前記送信用メールの送信処理を実行する前に前記アドレス情報記憶手段を参照し、前記送信用メールに指定された電子メールアドレスに対応する担当者について、所定の期間内に所属部署の異動が記録されている場合には、前記送信用メールの送信処理を停止することを特徴としてもよい。

本発明では、自動作成した確認書ファイルを営業店等の担当者に電子メールで送信するが、担当者情報を登録した後に担当者が異動となってしまった場合には、適切な担当者に電子メールが送信されないという問題が生じてしまう。そこで、送信用メールの送信前に宛先に指定された担当者の異動の有無を確認するよう構成することによって、かかる問題の発生を回避することができる。

また、本発明は、本発明にかかる契約締結支援装置の各々の構成によって実行される、契約締結の支援方法として特定することもできる。

つまり、本発明にかかる契約締結の支援方法は、契約条件の一部を共通にする２以上の契約を同一の相手方と締結する場合の事務処理をコンピュータシステムによって支援する契約締結の支援方法であって、前記コンピュータシステムには、前記２以上の契約の基本条件を定めたマスタ契約の締結の有無を含む、契約者に関する情報を記憶する契約者情報記憶部と、前記契約者を相手方として締結した各々の契約の契約条件に関する情報を記憶する契約情報記憶部と、前記契約者を担当する担当者の電子メールアドレスを含む担当者に関する情報を記憶する担当者情報記憶部と、が備えられていて、前記コンピュータシステムが、締結が予定された契約について、契約の相手方、契約条件に関する情報を含む新たな契約に関する契約予定情報を受け付ける契約予定情報受付ステップと、前記コンピュータシステムが、前記契約予定情報に含まれる契約の相手方となる契約者について前記契約者情報記憶部を参照し、前記マスタ契約の有無を確認するマスタ契約確認ステップと、前記コンピュータシステムが、前記マスタ契約確認ステップにおいてマスタ契約有と確認されると、前記契約者を担当する担当者の電子メールアドレスを前記担当者情報記憶部から取得して、前記電子メールアドレスを送信先に指定した送信用メールを作成する送信用メール作成ステップと、前記コンピュータシステムが、前記契約予定情報に含まれる契約条件に関する情報から、前記相手方との間で前記基本条件以外の契約条件の確認に用いるための確認書ファイルを作成し、前記確認書ファイルを書込不可に設定して、前記送信用メールに添付する確認書ファイル添付ステップと、前記コンピュータシステムが、前記確認書ファイルが添付された送信用メールの送信処理を実行するメール送信ステップと、を有することを特徴とする契約締結の支援方法である。

また、本発明にかかる契約締結の支援方法は、前記コンピュータシステムが、前記マスタ契約確認ステップにおいてマスタ契約無と確認されると、前記契約予定情報に含まれる契約の相手方に関する情報から前記マスタ契約の締結に用いるための契約書ファイルを作成し、前記契約書ファイルを出力装置に出力させる契約書作成ステップと、前記コンピュータシステムが、前記契約者情報記憶部に、前記契約予定情報に含まれる契約の相手方に関する情報から作成した契約者に関する情報を、マスタ契約有として記憶させる契約書情報登録ステップと、を有することを特徴とすることもできる。

さらに、本発明にかかる契約締結の支援方法は、前記送信用メール作成ステップにおいて、前記コンピュータシステムは、前記メール送信ステップにおいて送信された電子メールの履歴管理に用いるための履歴管理用アドレスをＣＣ又はＢＣＣに指定した送信用メールを作成することを特徴としてもよい。

さらに、本発明にかかる契約締結の支援方法は、前記コンピュータシステムには、担当者の電子メールアドレスと、所属部署及び所属部署の異動に関する情報を記憶するアドレス情報記憶部が備えられていて、前記メール送信ステップにおいて、前記コンピュータシステムは、前記送信用メールの送信処理を実行する前に前記アドレス情報記憶部を参照し、前記送信用メールに指定された電子メールアドレスに対応する担当者について、所定の期間内に所属部署の異動が記録されている場合には、前記送信用メールの送信処理を停止することを特徴としてもよい。

本発明によって、契約条件の一部を共通にする２以上の契約を同一の相手方と締結する場合において、マスタ契約を用いた新たな契約スキームに対応した事務処理の効率化を支援することができる。私募債発行時の契約のように、金額や適用利率等の一部が変更されるのみで各回の契約の基本条件を共通にする契約を繰り返し行う場合などにおいて、特に好適である。

本発明を実施するための最良の形態について、図面を用いて以下に詳細に説明する。本発明にかかる契約締結支援装置によって取り扱われる契約の種類は特に限定されるものではないが、以下の実施形態に示すように、本発明は私募債発行のための契約締結事務に用いると特に好適である。以下の実施形態において、本発明における契約条件の一部を共通にする２以上の契約には、金融機関が同一の発行体との間で締結する私募債発行のための契約が、本発明における契約者情報には、私募債を発行する発行体の発行体情報が、本発明における履歴管理用アドレスには、共有メールボックスの電子メールアドレスが、それぞれ対応する。

図１は、従来の一般的な私募債発行のための契約手続の流れを示す図である。図２、図３は、本発明にかかる契約締結支援装置を用いた場合の、私募債のそれぞれ初回発行時、２回目以降の発行時の契約手続の流れを示す図である。図４は、本発明にかかる契約締結支援装置を私募債発行に用いる場合の構成を示すブロック図である。図５〜図７は、本発明にかかる契約締結支援装置を私募債発行に用いる場合の、それぞれ発行体情報記憶部、契約情報記憶部、担当者情報記憶部の一例を示す図である。図８〜図１０は、本発明にかかる契約締結支援装置を私募債発行に用いる場合の処理フローを示す、それぞれ第１〜第３のフローチャートである。

まず、本発明にかかる契約締結支援装置によって行われる私募債発行時の契約手続の流れについて、図１〜図３を用いて説明する。図１は、現在私募債の発行の際に一般的に行われている、個別契約方式による契約手続の流れを示したものである。私募債を発行する発行体（私募債により資金調達を行う企業等）の担当窓口となる金融機関の営業店では、私募債を発行する都度、金融機関の本部から私募債の発行に必要な契約書類を受け取って、発行体との間で社債の発行や債務保証にかかる契約書類への調印を行う。調印済の契約書類は、本部に送られて管理される。かかる契約手続は、発行体が同一であっても私募債の発行毎に行われ、契約書類には契約の基本条件から付帯条件まで全ての内容が含まれて大部なものとなることが多いため、営業店や発行体における契約書の確認手続や調印手続が負担となりやすい。

これに対して、本発明にかかる契約締結支援装置を用いて私募債を発行する際には、初回発行時には、図２に示したように、社債取引の基本条件を定めた基本約定書（マスタ契約）を締結する。この基本約定書（マスタ契約）は、通常の契約に含まれる社債の発行条件のうち、発行回毎に変更されることがない基本条件（例えば、資金の払込方法、約定返済の方法、利息や違約金の計算方法、繰上償還の条件など）を確認するものである。基本条件以外の初回発行時に固有の条件（発行金額や適用利率など）については、基本約定書とは別の確認書に調印することによって確認されるが、初回の発行条件のみについては発行毎に可変の条件であることを明記して、基本約定書の一部として織り込むこととしてもよい。尚、基本約定書の締結と初回の社債発行にかかる確認書への調印は必ずしも同時に行われるものでなくてもよく、準備段階として初回の社債発行前に基本約定書の締結のみを行い、初回の社債発行にかかる確認書から、後述の２回目以降の発行時と同様の手続を行うこととしてもよい。

基本約定書が締結されていることを前提として、２回目以降の発行時には、図３に示したように、各回発行時に固有の条件（発行金額や適用利率など）について、確認書を締結することによって確認する。社債発行の基本条件は基本約定書において確認済なので、確認書では可変の条件のみを確認すればよく、調印の必要な契約書類が減少するとともに、契約書類が大部になることもないので、営業店や発行体における契約書の確認手続の負担が著しく軽減される。

本発明にかかる契約締結支援装置は、このような私募債の発行方式における契約手続の事務処理の効率化を支援するものであって、私募債発行のための契約書類を自動作成して担当者に引き渡す際に、マスタ契約締結の有無によって必要書類を選択し、作成した書類についての履歴管理等が行われるように構成されている。

図４は、本発明にかかる契約締結支援装置を私募債発行に用いる場合の構成の一例を示している。本発明にかかる契約締結支援装置となる社債事務管理システム１０は、発行体情報記憶部１１、契約情報記憶部１２、担当者情報記憶部１３、契約書類ファイル１４、発行情報取込部１５、契約書類作成部１６、及び契約書類送信部１７を備えるコンピュータシステムで、社債を引き受ける金融機関の本部に設置された本部端末２０、プリンタ２１と接続されている。社債事務管理システム１０は通常は複数の担当者によって操作されるので、本部端末２０には複数のコンピュータが用いられることになる。

発行体情報記憶部１１、契約情報記憶部１２、担当者情報記憶部１３及び契約書類ファイル１４には、それぞれコンピュータのハードディスク等の所定の記憶領域が割り当てられる。発行情報取込部１５、契約書類作成部１６、及び契約書類送信部１７は、いずれも機能的に特定されるものであって、それぞれに対応するプログラムが社債事務管理システム１０を構成するコンピュータのハードディスク等に記憶されていて、該プログラムがコンピュータのメインメモリに読み出されて実行されることによって、各々の機能が実現される。

社債発行連絡データベース３０は、社債事務管理システム１０と接続された、発行体情報記憶部３１、契約情報記憶部３２、担当者情報記憶部３３を備えるデータベースサーバであって、入力情報登録部３４の機能によって、営業店端末５０又は本部端末２０から情報の登録や更新を行うことができる。営業店端末５０は各々の営業店に設置されるので、複数のコンピュータが用いられるのが通常である。社員データベース４０には、社債を引き受ける金融機関の社員の所属部署や電子メールアドレス等の情報が記憶されている。

発行体（社債を発行する企業等）の窓口となる営業店（金融機関の支店等）では、発行体との間で新たな社債発行の条件について合意すると、営業店端末５０を操作して、社債発行連絡データベース３０に新たな社債発行についての条件を登録する。新規の情報を登録する際には、社債発行連絡データベース３０にアクセスし、入力情報登録部３４を起動して、表示される入力画面に従って発行体に関する情報、社債の発行条件などの契約条件に関する情報、営業店の担当者に関する情報等を登録する。これらの情報は、それぞれ発行体情報記憶部３１、契約情報記憶部３２、担当者情報記憶部３３に記憶される。尚、社債発行連絡データベース３０は、営業店毎に分散して設置されるものであってもよいし、本部側の一ヶ所に集中して設置され、本部側のシステムの一部を構成するものであってもよい。

尚、発行体情報記憶部３１には発行体毎の情報が、契約情報記憶部３２には社債発行毎の情報が登録されるので、同一の発行体が複数の社債を発行する場合には、２回目以降の発行の際には発行体を顧客コード等によって特定し、後者の情報のみを新たに登録することとすればよい。担当者情報記憶部３３には、社債発行毎に担当者が異なる場合には契約情報記憶部３２への新規登録とあわせて担当者情報記憶部３３への担当者に関する情報の登録が必要になるが、発行体となる顧客毎に担当者が割り当てられている場合には、顧客コード等により発行体情報と関連付けておけば、２回目以降の発行の際には新たな担当者情報を登録する必要はない。

社債発行連絡データベース３０と社債事務管理システム１０は専用線等で接続されていて、本部端末２０から社債事務管理システム１０を操作すると、社債発行連絡データベース３０に記憶された社債の発行条件等に関する情報を取り込むことができる。本部の管理担当者が本部端末２０を操作し、社債事務管理システム１０の発行情報取込部１５を起動すると、社債発行連絡データベース３０の発行体情報記憶部３１、契約情報記憶部３２、担当者情報記憶部３３に新たに登録された社債の発行条件等の契約条件に関する情報が社債事務管理システム１０に取り込まれる。

新たに登録された情報を選択して取り込むための方法は特に限定されるものではなく、例えば、社債発行連絡データベース３０に情報の登録日時を記憶させ、登録日時が所定の期間に該当する情報のみを選択して取り込むこととしてもよいし、取り込みが行われていない情報には取込未済のフラグを立て、取り込み後に該フラグを取込済に更新することとして、該フラグによって取込未済と特定された情報のみを選択して取り込むこととしてもよい。

社債事務管理システム１０に取り込まれた情報は、発行体情報記憶部１１、契約情報記憶部１２、担当者情報記憶部１３に、それぞれ図５、図６、図７の例に示したように記憶される。

発行体情報記憶部１１には、図５の例に示したように、発行体である顧客毎に顧客を識別する顧客コードが割り当てられ、顧客毎に設けられたレコードに、企業名や本社所在地等の発行体に関する情報が記憶される。２回目以降の発行の際には既にこれらの情報は登録済となっているため、社債の発行回数等を記録して更新することとしてもよいが、企業名等については変更されていない限りは新たな情報が記憶されることはない。また、顧客毎に設けられるレコードには、作成する契約書を選択する際のキーとなるマスタ契約の有無に関する情報が含まれている。

契約情報記憶部１２には、図６の例に示したように、新たに発行する発行額、年限、利率などの発行条件を含む契約条件に関する情報が、顧客コードによって発行体情報と関連付けられて記憶される。これらの情報は発行する社債毎に可変であるため、初回の発行時から、発行された社債単位で新たなレコードが設けられることになる。

担当者情報記憶部１３には、図７の例に示したように、発行体の担当となる営業店を識別する営業店コード、営業店で該発行体を担当する担当者である起票者や検印者などの社員コードや所属部署、メールアドレスなどの担当者に関する情報が、顧客コードによって発行体情報と関連付けられて記憶される。これらの担当者が発行体毎に割り当てられている場合は、２回目以降の発行の際には既にこれらの情報は登録済であるため、担当者やメールアドレスが変更されていない限りは新たな情報が記憶されることはない。

このようにして、社債事務管理システム１０に新たな社債発行に関する情報が取り込まれると、契約書類作成部１６が起動されて、契約に必要な書類が自動作成される。作成する書類は、発行体についてマスタ契約の有無によって異なることとなるため、発行体情報記憶部１１のマスタ契約の有無に関する情報を参照する。

ここに「マスタ契約無し」と記憶されている場合には、契約書類ファイル１４からマスタ契約のひな型に対応する契約書ファイルを読み出して、発行体情報記憶部１１に記憶された企業名等の発行体に関する情報を埋め込んで、マスタ契約書の電子ファイルが自動作成される。作成されたマスタ契約書はプリンタ２１から出力され、本部の担当者によって内容がチェックされた上で、必要な部数が製本され、本部にて必要な押印を行った上で、営業店に送付される。

マスタ契約書が自動作成、出力されると、発行体情報記憶部１１の対応する発行体にかかるレコードのマスタ契約の有無に関する情報について、マスタ契約無しからマスタ契約有りへの更新が行われる。

また、マスタ契約書以外の必要書類、例えば、社債の発行毎に決定される発行金額や適用利率等の発行条件を確認する確認書の電子ファイルが、契約書類ファイル１４から確認書のひな型に対応する契約書ファイルを読み出し、契約情報記憶部１２に記憶された発行条件を埋め込んで自動作成される。本部の担当者はマスタ契約書の発送等を確認した上で、これらの必要書類の電子ファイルを営業店の担当者に電子メールで送信する。

一方、「マスタ契約有り」と記憶されている場合には、契約書類ファイル１４から確認書のひな型に対応する契約書ファイルを読み出して、契約情報記憶部１２に記憶された新たに発行される社債の発行金額や適用利率等の発行条件を埋め込んで、社債の発行毎に決定される発行条件の確認書の電子ファイルが自動作成される。この他にも、２回目以降の社債発行で必要となる書類のひな型が契約書類ファイル１４から読み出されて、必要書類の電子ファイルが自動作成される。

また、作成された電子ファイルを添付して、営業店の担当者に送付するための送信用の電子メールが自動作成される。この電子メールには、担当者情報記憶部１３から顧客コードをキーに起票者や検印者等の担当者の電子メールアドレスが読み出されて、宛先に自動セットされる。添付される電子ファイルについては、契約書の内容が改ざんされることがないように、書込不可の設定が行われる。書込不可とするための方法は特に限定されるものではないが、例えば、電子ファイルに読取専用の設定を行ったり、読み取りのみが可能なファイル形式で作成したりすればよい。

さらに、電子メールの宛先には、ＣＣとして送信履歴の管理に用いるための共有メールボックスの電子メールアドレスを設定することが好ましい。本部の担当者が複数名存在する場合には、ここで作成された電子メールを各々の端末やアカウントから送信するとすれば、送信されたファイルが分散してしまうことになり、営業店に発信した確認書等の履歴管理が困難になるという問題が生じる。そこで、送信履歴管理用の共有メールボックスを設定し、ＣＣに指定することによって、各々の担当者が送信した電子メールを一元的に管理することが可能になる。本部の担当者にはこの共有メールボックスへのアクセス権限を与えることによって、共有メールボックスを参照するだけで、社債事務管理システム１０に登録された各々の社債の発行に必要な書類が送信済であるか否かを確認することが可能になる。

作成された送信用の電子メールは、本部端末２０のメーラにより端末上に表示されて、担当者が送信ボタンを押下することによって送信処理が行われる。但し、担当者情報を登録した後に担当者が異動となってしまった場合には、適切な担当者に電子メールが送信されないという問題が生じるため、この電子メールの送信処理を行う際には、社員データベース４０を参照して、宛先に指定された担当者が異動となっていないかを確認し、異動が確認された場合には送信処理を停止するよう構成することが好ましい。

担当者が異動となっていないかを確認するための方法は特に限定されるものではないが、例えば、社員データベース４０には担当者の異動日を記録することとして、所定の期間内（例えば、電子メールの送信日以前の1週間）に所属部署の異動日が記録されている場合にはエラー表示を行うこととしてもよいし、社員データベース４０には各々の社員の所属部署コードを記録し、送信用の電子メールのヘッダー等に担当部署の部署コード等を埋め込んでおいて、宛先に指定された社員の所属部署コードと電子メールに埋め込まれた部署コードが一致しない場合にはエラー表示を行うこととしてもよい。

上記の処理で宛先不明でエラー表示となった場合には、本部の担当者は社員データベース４０を参照して営業店の最新の担当者を確認し、宛先を該担当者のメールアドレスに変更して、電子メールを再送する。電子メールを受信した営業店では、添付ファイルをプリントアウトして確認書への調印手続等を進めることになる。

図８〜図１０のフローチャートを用いて、本発明にかかる契約締結支援装置を私募債発行に用いる場合の処理フローについて説明する。図８のフローチャートは、新規の社債発行に関する情報の取り込みにかかる処理フローを、図９のフローチャートは「マスタ契約無し」となっている場合の契約書類作成の処理フローを、図１０のフローチャートは「マスタ契約有り」となっている場合の契約書類作成の処理フローをそれぞれ示している。

本部の担当者が新たな社債発行に関する情報を取得するための操作を行うと、図８のフローチャートのように処理が行われる。まず、社債発行連絡データベースに登録された新規登録情報の、社債事務管理システムへの取り込みが行われる（Ｓ０１）。取り込んだ情報のうち、発行体に関する情報が既に社債事務管理システムに登録されているかを、発行体を識別する顧客コード等をキーに確認する（Ｓ０２）。

発行体に関する情報が登録されている場合には、発行体情報の中で変更されている情報（例えば本社所在地等）がないかを確認し（Ｓ０３）、変更されている情報がある場合には変更されている発行体情報を更新する（Ｓ０４）。変更されている情報がない場合、又は変更されている情報を更新した後には、新たに発行する社債に関する発行条件等を含む社債の契約条件に関する情報を、新たなレコードを設けて登録する（Ｓ０５）。さらに、発行体情報において「マスタ契約有り」となっているかを確認する（Ｓ０６）。

発行体に関する情報が登録されていない場合には、新たなレコードを設けて発行体情報を登録するとともに、発行する社債に関する発行条件等を含む社債の契約条件に関する情報を、新たなレコードを設けて登録する（Ｓ０７）。

発行体に関する情報が登録されていて、かつ発行体情報において「マスタ契約無し」となっている場合、又は発行体に関する情報が登録されていない場合には、図９のフローチャートのように処理が行われる。発行体情報をひな型に埋め込んだマスタ契約書が作成され、プリンタに出力される（Ｓ１１）。発行条件の確認書などのその他の発行書類も自動作成され（Ｓ１２）、マスタ契約書を作成した発行体の発行体情報には、「マスタ契約有り」と記録される（Ｓ１３）。

発行体に関する情報が登録されていて、かつ発行体情報において「マスタ契約有り」となっている場合には、図１０のフローチャートのように処理が行われる。まず、契約情報に含まれる発行条件等がひな型に埋め込まれた、発行条件の確認書などの必要書類の電子ファイルが自動作成される（Ｓ２１）。続いて、送信用の電子メールファイルを新規に作成し（Ｓ２２）、担当者情報から起票者、検印者等の担当者の電子メールアドレスを読み出して、これらを電子メールファイルの宛先にセットする（Ｓ２３）。また、送信履歴を管理するための共有メールボックスの電子メールアドレスを、作成した電子メールファイルのＣＣにセットする（Ｓ２４）。さらに、自動作成した必要書類の電子ファイルに書込不可の設定を行い、作成した電子メールファイルの添付ファイルにセットする（Ｓ２５）。

作成した電子メールファイルについて、送信ボタンの押下等により送信命令を受け付けると（Ｓ２６）、社員データベースを参照して（Ｓ２７）、宛先に指定された起票者、検印者等の担当者の所属部署が所定の期間内に変更されていないかを確認する（Ｓ２８）。変更されていない場合にはそのまま送信処理を実行し（Ｓ２９）、変更されている場合にはエラー表示を行って（Ｓ３０）、処理を終了する。

従来の一般的な私募債発行のための契約手続の流れを示す図である。 本発明にかかる契約締結支援装置を用いた場合の、私募債の初回発行時の契約手続の流れを示す図である。 本発明にかかる契約締結支援装置を用いた場合の、私募債の２回目以降の発行時の契約手続きの流れを示す図である。 本発明にかかる契約締結支援装置を私募債発行に用いる場合の構成を示すブロック図である。 本発明にかかる契約締結支援装置を私募債発行に用いる場合の発行体情報記憶部の一例を示す図である。 本発明にかかる契約締結支援装置を私募債発行に用いる場合の契約情報記憶部の一例を示す図である。 本発明にかかる契約締結支援装置を私募債発行に用いる場合の担当者情報記憶部の一例を示す図である。 本発明にかかる契約締結支援装置を私募債発行に用いる場合の処理フロー（新規の社債発行に関する情報の取り込みにかかる処理フロー）を示す第１のフローチャートである。 本発明にかかる契約締結支援装置を私募債発行に用いる場合の処理フロー（「マスタ契約無し」となっている場合の契約書類作成の処理フロー）を示す第２のフローチャートである。 本発明にかかる契約締結支援装置を私募債発行に用いる場合の処理フロー（「マスタ契約有り」となっている場合等の契約書類作成の処理フロー）を示す第３のフローチャートである。

符号の説明

１０ 社債事務管理システム
１１ 発行体情報記憶部
１２ 契約情報記憶部
１３ 担当者情報記憶部
１４ 契約書類ファイル
１５ 発行情報取込部
１６ 契約書類作成部
１７ 契約書類送信部
２０ 本部端末
２１ プリンタ
３０ 社債発行連絡データベース
３１ 発行体情報記憶部
３２ 契約情報記憶部
３３ 担当者情報記憶部
３４ 入力情報登録部
４０ 社員データベース
５０ 営業店端末

Claims (8)

1. 契約条件の一部を共通にする２以上の契約を同一の相手方と締結する場合の事務処理を支援する契約締結支援装置であって、
   前記２以上の契約の基本条件を定めたマスタ契約の締結の有無を含む、契約者に関する情報を記憶する契約者情報記憶手段と、
   前記契約者を相手方として締結した各々の契約の契約条件に関する情報を記憶する契約情報記憶手段と、
   前記契約者を担当する担当者の電子メールアドレスを含む担当者に関する情報を記憶する担当者情報記憶手段と、
   締結が予定された契約について、契約の相手方、契約条件に関する情報を含む新たな契約に関する契約予定情報を受け付ける契約予定情報受付手段と、
   前記契約予定情報に含まれる契約の相手方となる契約者について前記契約者情報記憶手段を参照し、前記マスタ契約の有無を確認するマスタ契約確認手段と、
   前記マスタ契約確認手段においてマスタ契約有と確認されると、前記契約者を担当する担当者の電子メールアドレスを前記担当者情報記憶手段から取得して、前記電子メールアドレスを送信先に指定した送信用メールを作成する送信用メール作成手段と、
   前記契約予定情報に含まれる契約条件に関する情報から、前記相手方との間で前記基本条件以外の契約条件の確認に用いるための確認書ファイルを作成し、前記確認書ファイルを書込不可に設定して、前記送信用メールに添付する確認書ファイル添付手段と、
   前記確認書ファイルが添付された送信用メールの送信処理を実行するメール送信手段と、
   を備えることを特徴とする契約締結支援装置。
2. 前記マスタ契約確認手段においてマスタ契約無と確認されると、前記契約予定情報に含まれる契約の相手方に関する情報から前記マスタ契約の締結に用いるための契約書ファイルを作成し、前記契約書ファイルを出力装置に出力させる契約書作成手段と、
   前記契約者情報記憶手段に、前記契約予定情報に含まれる契約の相手方に関する情報から作成した契約者に関する情報を、マスタ契約有として記憶させる契約書情報登録手段と、
   を備えることを特徴とする請求項１記載の契約締結支援装置。
3. 前記送信用メール作成手段は、前記メール送信手段により送信された電子メールの履歴管理に用いるための履歴管理用アドレスをＣＣ又はＢＣＣに指定した送信用メールを作成すること
   を特徴とする請求項１又は２記載の契約締結支援装置。
4. 担当者の電子メールアドレスと、所属部署及び所属部署の異動に関する情報を記憶するアドレス情報記憶手段を備えていて、
   前記メール送信手段は、前記送信用メールの送信処理を実行する前に前記アドレス情報記憶手段を参照し、前記送信用メールに指定された電子メールアドレスに対応する担当者について、所定の期間内に所属部署の異動が記録されている場合には、前記送信用メールの送信処理を停止すること
   を特徴とする請求項１乃至３いずれかに記載の契約締結支援装置。
5. 契約条件の一部を共通にする２以上の契約を同一の相手方と締結する場合の事務処理をコンピュータシステムによって支援する契約締結の支援方法であって、前記コンピュータシステムには、前記２以上の契約の基本条件を定めたマスタ契約の締結の有無を含む、契約者に関する情報を記憶する契約者情報記憶部と、前記契約者を相手方として締結した各々の契約の契約条件に関する情報を記憶する契約情報記憶部と、前記契約者を担当する担当者の電子メールアドレスを含む担当者に関する情報を記憶する担当者情報記憶部と、が備えられていて、
   前記コンピュータシステムが、締結が予定された契約について、契約の相手方、契約条件に関する情報を含む新たな契約に関する契約予定情報を受け付ける契約予定情報受付ステップと、
   前記コンピュータシステムが、前記契約予定情報に含まれる契約の相手方となる契約者について前記契約者情報記憶部を参照し、前記マスタ契約の有無を確認するマスタ契約確認ステップと、
   前記コンピュータシステムが、前記マスタ契約確認ステップにおいてマスタ契約有と確認されると、前記契約者を担当する担当者の電子メールアドレスを前記担当者情報記憶部から取得して、前記電子メールアドレスを送信先に指定した送信用メールを作成する送信用メール作成ステップと、
   前記コンピュータシステムが、前記契約予定情報に含まれる契約条件に関する情報から、前記相手方との間で前記基本条件以外の契約条件の確認に用いるための確認書ファイルを作成し、前記確認書ファイルを書込不可に設定して、前記送信用メールに添付する確認書ファイル添付ステップと、
   前記コンピュータシステムが、前記確認書ファイルが添付された送信用メールの送信処理を実行するメール送信ステップと、
   を有することを特徴とする契約締結の支援方法。
6. 前記コンピュータシステムが、前記マスタ契約確認ステップにおいてマスタ契約無と確認されると、前記契約予定情報に含まれる契約の相手方に関する情報から前記マスタ契約の締結に用いるための契約書ファイルを作成し、前記契約書ファイルを出力装置に出力させる契約書作成ステップと、
   前記コンピュータシステムが、前記契約者情報記憶部に、前記契約予定情報に含まれる契約の相手方に関する情報から作成した契約者に関する情報を、マスタ契約有として記憶させる契約書情報登録ステップと、
   を有することを特徴とする請求項５記載の契約締結の支援方法。
7. 前記送信用メール作成ステップにおいて、前記コンピュータシステムは、前記メール送信ステップにおいて送信された電子メールの履歴管理に用いるための履歴管理用アドレスをＣＣ又はＢＣＣに指定した送信用メールを作成すること
   を特徴とする請求項５又は６記載の契約締結の支援方法。
8. 前記コンピュータシステムには、担当者の電子メールアドレスと、所属部署及び所属部署の異動に関する情報を記憶するアドレス情報記憶部が備えられていて、
   前記メール送信ステップにおいて、前記コンピュータシステムは、前記送信用メールの送信処理を実行する前に前記アドレス情報記憶部を参照し、前記送信用メールに指定された電子メールアドレスに対応する担当者について、所定の期間内に所属部署の異動が記録されている場合には、前記送信用メールの送信処理を停止すること
   を特徴とする請求項５乃至７いずれかに記載の契約締結の支援方法。