JP2008140073A - 複製文書管理システム及び複製文書管理方法およびプログラムおよび記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】紙文書の物理的な特性を考慮し、紛失や妥当でない配付等の状況発生に対して、複写を行った者、当該複写された紙文書を受け取った者を特定し、事故発生原因や状況を把握するための配付者／受取者の系譜履歴を提供し、問題の追跡を可能にすること。
【解決手段】端末１０１が原本となる紙文書１０４を印刷する印刷作業と、複合機１０３が紙文書１０４の複製データ（文書イメージ）を配付文書管理ＤＢ１０８に登録する配付作業と、複合機１０３−ａが配付文書管理ＤＢ１０８に記憶された複製データを印刷して複製文書１０４−ａを作成する受取作業を有し、印刷作業，受取作業では、紙文書の印刷の度に、印刷文書を受け取る作業者の情報の履歴をＱＲコードとして付加印刷するとともに、前記印刷文書を受け取る作業者の情報の履歴を履歴管理ＤＢ１０７に登録する構成を特徴とする。
【選択図】図１

Description

本発明は、紙文書のセキュリティを確保する複製文書管理システム及び複製文書管理方法およびプログラムおよび記録媒体に関する。

高度情報化社会におけるセキュリティに対する意識は高まりつつある。セキュリティは様々な情報媒体に適用され、特に電子媒体には、技術面でも多種多様な管理手法が取り入れられている。

しかし、紙文書は、保管上はきちんと管理されても、一度外部に取り出されると、簡単に複製が作成でき、認証性も低い点に問題がある。

企業活動では、紙状態で使用することが多く、機密文書であっても、そのセキュリティの確保は至難であり、一重に人間のコンプライアンス意識に依存せざるを得ない状況がある。

この問題解決に当り、認証性確保のため、電子透かしやＱＲコード等を利用したセキュリティ管理が提案されている。電子透かしやＱＲコードとして記録されたセキュリティ関連情報が、文書の情報漏洩防止や複製履歴追跡を可能にするセキュリティ管理に応用できるからである。電子透かしやＱＲコードのような手軽な記録手段をセキュリティ管理に利用した発明として、特許文献１の提案がある。

特許文献１では、文書識別情報と複製可能回数制限情報を電子透かし又はＱＲコードにより文書に埋め込み、複写の度に複製可能回数が更新され、制限値に達したところで複製禁止とする。また、複製回数等の更新された情報は、電子透かし等に変換され、複製した紙媒体に記録される。

また、複写作業者の認証によりアクセス権限を取得して、アクセス権限により複製可能回数を制御して複製管理を行う。

また、上記構成に加え、複写機のシステム識別情報，複写作業者の識別情報を電子透かし等の画像データに追記し、紙媒体に出力する。この追記された情報は、紛失した文書が回収されたときや、当該文書が所有者の所在が明確でない状態に置かれたときに、複製者が誰で、どの機器で複製されたものであるかの判別に利用できる。即ち、特許文献１によれば、複製の度に、紙媒体の埋めこみ情報が更新されるので、複製文書の追跡に利用できるとされている。
特開２００５−２２９１７６号公報

しかしながら、特許文献１で提案されている履歴管理の方法は、次のような問題を抱えている。

特許文献１の方法では、複製文書に対して、複写作業者と複写を行った複写機器を追跡できるのみである。そのため、当該複製文書が持ち主不明な文書となった場合でも、当該複製文書が誰の所有であるか（誰に配付されたものであるか）、誰が管理しているものであるのか、当該複製文書からは特定できない。

また、複製文書から当該複製文書の複写作業者と複写機の履歴は特定できるものの、同一の原本から複製された全ての複製文書の一連の系譜については、全く確認及び管理することができず、文書管理者であっても完全なセキュリティデータの把握ができない。このため、情報漏洩が発覚した場合であっても、複製／配付状況から疑わしい文書を絞り込むことができず、複製文書全体を一旦回収する等して調査せざるをえず、調査が非常に困難となる。

また、複製文書が本来の配付者以外に渡った事が発覚した場合又は疑わしき場合等のように、文書の複製拡散を止めたい場合であっても、以降の複製を禁止する手段が用意されていない。

また、紙媒体の特性から何枚かのページの分離がありうるため、ページ管理は紙文書のセキュリティ維持上、不可欠な管理であるが、このようなページ管理を行うことができない。

また、情報漏洩のように、意図した不正、うっかりミス、劣悪なセキュリティ環境等、様々な要因と状況が関係する事故では、その原因を探り、防止策を練るためには、必要十分な情報が必要である。このためには、少なくとも、複写、配付までの全文書の一連の系譜を文書管理者に提供し、全文書追跡可能にしなくてはならない。しかし、従来では、上述したように、複写，配付までの全文書の一連の系譜を管理することができず、機密文書の複製管理としては不十分であった。

本発明は、上記の問題点を解決するためになされたもので、本発明の目的は、紙文書の物理的な特性を考慮し、紛失や妥当でない配付等の状況発生に対して、複写を行った者、当該複写された紙文書を受け取った者を特定し、事故発生原因や状況を把握するための配付者／受取者の系譜履歴を提供し、問題の追跡を可能にする仕組みを提供することである。

本発明は、配付文書情報記憶手段と、文書データを記録材に印刷して紙文書の原本を作成する印刷作業を行う印刷作業実行手段と、原本又は複製された紙文書から当該紙文書の複製データを作成して前記配付文書情報記憶手段に登録する配付作業を行う配付作業実行手段と、前記配付文書情報記憶手段に記憶された複製データを記録材に印刷して複製文書を作成する受取作業を行う受取作業実行手段と、を有するものであり、前記印刷作業実行手段は、当該印刷作業に関する情報を受取履歴情報とし、この受取履歴情報と文書識別情報を含む付加情報を文書データの各ページに付加する付加手段と、前記付加情報が付加された文書データを記録材に印刷して紙文書の原本を作成する原本印刷手段と、を有するものであり、前記配付作業実行手段は、前記付加情報が付加されている原本又は複製された紙文書から画像データを読み取る読取手段と、前記画像データを文書イメージと付加情報とに分離する分離手段と、配付識別情報を発番する発番手段と、前記配付識別情報に紐つけて、前記文書イメージと前記付加情報に含まれていた文書識別情報と受取履歴情報を含む配付文書情報を前記配付文書情報記憶手段に登録する登録手段と、を有するものであり、前記受取作業実行手段は、入力される前記配付識別情報に基づいて前記配付文書情報記憶手段から該当する前記配付文書情報を取得する取得手段と、前記配付文書情報に含まれていた前記受取履歴情報に、当該受取作業に関する情報を追加して前記受取履歴情報を更新する更新手段と、前記配付文書情報に含まれていた文書識別情報と前記更新された受取履歴情報を含む付加情報を前記文書イメージの各ページに付加する付加手段と、前記更新された受取履歴情報を含む付加情報が付加された文書データを記録材に印刷して紙文書の複製を作成する複製印刷手段と、を有することを特徴とする。

また、本発明は、受取履歴情報記憶手段を設け、前記印刷作業実行手段は、前記文書識別情報に紐つけて、前記受取履歴情報を前記受取履歴情報記憶手段に登録する履歴登録手段を設けたものであり、前記受取作業実行手段は、前記文書識別情報に紐つけて、前記更新した受取履歴情報を前記受取履歴情報記憶手段に追加する履歴登録手段を設けた、ことを特徴とする。

本発明によれば、紙文書の物理的な特性を考慮し、紛失や妥当でない配付等の状況発生に対して、複写を行った者、当該複写された紙文書を受け取った者を特定し、事故発生原因や状況を把握するための配付者／受取者の系譜履歴を提供し、問題の追跡を可能にすることができる等の効果を奏する。

〔第１実施形態〕
本発明の実施形態では、紙文書に付加する文書履歴情報は２次元バーコードのＱＲコードを使用して説明しているが、ＱＲコードのどのモデル、どのバージョンでもよい。また、ＱＲコード以外の他の形式のバーコードを使用しても実施可能である。さらに、バーコードの代わりに、紙に漉き込んだＲＦＩＤや電子透かしを用いてもよい。その場合、ＲＦＩＤや電子透かしの読み込み／書き込みの手法をＲＦＩＤや電子透かしに合わせて以下に示す実施形態を変更するものとする。

図１は、本発明の一実施形態を示す複製文書追跡管理システム全体の概要を示すシステム構成図である。

図１において、１０１は端末であり、１０２はプリンタ、１０３はデジタル複合機、１０５は管理サーバであり、それぞれネットワーク１００を介して通信可能に接続されている。なお、管理サーバ１０５は、履歴管理ＤＢ１０７、配付文書管理ＤＢ１０８、ユーザ管理ＤＢ１０９を記憶管理する。

図２Ａ，図２Ｂ，図２Ｃは、本実施形態の複製文書追跡管理システムで用いられる情報のデータ構造の一例を示す図である。なお、図２の説明は後述する。

図２Ａ，図２Ｂ，図２Ｃにおいて、１３０１はドキュメント情報であり、本実施形態では、後述する印刷作業・受取作業により印刷される文書にＱＲコードとして付加されるデータに対応する。本実施形態では、文書に付加されたＱＲコードから、ドキュメント情報１３０１を読み取り、該文書の情報（文書識別情報，作業情報（文書を受け取ったユーザの履歴情報），管理サーバ情報等）を知ることができる。

１３０２は履歴管理ＤＢ情報であり、図１に示す履歴管理ＤＢ１０７に記憶されるデータの構造に対応する。本実施形態では、後述する印刷作業・受取作業時に該作業により印刷される文書の受け取りの履歴情報（文書識別情報，作業情報（文書を受け取ったユーザの履歴情報），再配付の可不可を示す情報等）を、履歴管理ＤＢ情報１３０２として履歴管理ＤＢ１０７に記憶することにより、印刷作業・受取作業により印刷された文書の履歴を管理する。

１３０４は配付文書情報であり、図１に示す配付文書管理ＤＢ１０８のデータ構造に対応する。後述する配付作業時に該文書の配付情報（配付部数や受取のための情報，配付する文書のイメージ情報等）を配付文書情報１３０４として配付文書管理ＤＢ１０８に記憶することにより、配付作業により配付された文書の配付情報を管理する。

１３０３はユーザ管理ＤＢ情報であり、図１に示すユーザ管理ＤＢ１０９のデータ構造に対応するものであり、本システムを使用するユーザを管理する。

以下、図１を用いて、本実施形態の複製文書追跡管理装置における文書追跡管理全体の流れについて説明する。

まず、文書管理者が端末１０１を用いて機密文書の印刷作業を行う。なお、本実施形態において、印刷作業とは、文書管理者が文書を印刷し受け取る作業のことを示す。ここで図３を参照して、上記文書管理者による印刷作業について説明する。

図３は、図１に示した端末１０１の表示装置上に表示される文書管理情報入力画面の一例を示す模式図である。

文書管理者が、図３に示す文書管理情報入力画面２００１の文書識別名２００２に文書識別名（例えば、機密文書Ａ）、文書管理者識別ＩＤ２００３に文書管理者の個人識別ＩＤ（例えば、ＩＤ１０４０２２）、管理サーバ情報２００４に管理サーバ１０５のＩＰアドレス（例えば、128.11.1.2）をそれぞれ入力する。なお、文書識別名２００２は文書ファイル名がデフォルトでセットされるが上書き可能である。また、管理サーバ１０５のＩＰアドレスについても、予め設定されて端末１０１のハードディスクに格納された値がデフォルトセットされるものとする。

そして、文書管理者が印刷ボタン２００５を端末１０１の入力装置（例えばマウス）によりクリック指示することによる機密文書の印刷指示が行われると、端末１０１で機密文書印刷処理が実行されて、プリンタ１０２で機密文書１０４が印刷される（この印刷作業で印刷された機密文書１０４が原本となる）。

この印刷処理と同時に、端末１０１よりネットワーク１００を経由して管理サーバ１０５に履歴管理ＤＢ１０７の更新情報が送られて、管理サーバ１０５の履歴管理ＤＢ１０７に印刷によるセグメントが作成される。即ち、図２の履歴管理ＤＢ情報１３０２のデータ構造で、印刷処理により文書の受け取りがあったことを示す履歴情報（例えば、後述する図９Ａの１５０１，１５０２）が履歴管理ＤＢ１０７に登録される。

ここで、上記印刷作業により印刷される機密文書１０４について説明する。

図４は、図１に示した端末１０１の制御（印刷作業）によりプリンタ１０２から印刷された機密文書１０４を説明するための模式図である。

図４に示すように、機密文書１０４には、ＱＲコード２１０１が印刷される。このＱＲコード２１０１内のデータ構造を図２のドキュメント情報１３０１に示す。なお、ＱＲコード２１０１内の具体的なデータ例を後述する図８Ａの１４０１〜１４０６等に示す。図２の１３０１に示すように、ＱＲコード２１０１には、文書と文書管理者を特定可能な(1)文書識別情報と、当該印刷作業に関する情報（(i)今回受取情報）として、受取部番号，印刷された文書を受け取ることになる作業者の情報，受取日時（作業日時），受取ぺージ番号，受取機器識別ＩＤ（作業機器を特定する情報），管理用サーバＩＰアドレス等が含まれる。

このようなＱＲコードを印刷文書のページ毎に付加することにより、この文書が外部に出回った際等には、このＱＲコードから誰が受け取った文書であるか分かり、責任の所在を明確化することが可能である。

以下、図１の説明に戻る。

次に、上記印刷作業により機密文書１０４を受け取った文書管理者（以下、配付作業者）は、該機密文書１０４の配付作業をデジタル複合機１０３を用いて行う。ここで図５を参照して、上記配付作業者による配付作業について説明する。なお、本実施形態において、配付作業とは、上述した印刷作業等で受け取った文書を他のユーザが後述する受取作業により受け取り可能な状態にすることを示す。

図５Ａ，図５Ｂ，図５Ｃは、デジタル複合機１０３の操作パネル上に表示される操作画面の一例を示す模式図である。

図５Ａ，図５Ｂ，図５Ｃにおいて、１９０１は操作画面であり、デジタル複合機１０３によるドキュメント配付機能選択画面１９０２、ドキュメント受取機能選択画面１９０３、履歴情報照会機能選択画面１９０４、ドキュメント情報照会機能選択画面１９０５を備えている。

ドキュメント配付機能選択画面１９０２において、配付者が図示しないテンキー等で配付部数を指定して配付ボタンをタッチ指示することにより、デジタル複合機１０３の原稿読み取り台にセットされる機密文書１０４の配付作業を行うことが可能となる。

以下、図１の説明に戻る。

この配付作業がなされると、デジタル複合機１０３は原稿読み取り台にセットされる機密文書１０４から文書イメージを読み取り、さらに、文書に付加されているＱＲコードから該文書のドキュメント情報を読み取る。そして、デジタル複合機１０３は、配付識別ＩＤを発番し、この配付識別ＩＤ，上記指定された配付部数，上記文書イメージ，上記ドキュメント情報等に基づいて配付文書管理ＤＢ１０８の更新情報(図２の配付文書情報１３０４)を作成して、管理サーバ１０５に送信する。これにより、管理サーバ１０５では、配付文書管理ＤＢ１０８に、配付作業によるセグメントが作成される。即ち、図２の配付文書情報１３０４のデータ構造で、配付された文書の受け取りのための情報（例えば、後述する図１０の１６０１）が配付文書管理ＤＢ１０８に登録される。

さらに、配付作業者は、配付作業後に電話，メール等により配付対象者へ受取作業を促す連絡をとり、同時に配付識別ＩＤを通知する。

この連絡を受けた配付対象者は、デジタル複合機１０３−ａで受取機能を選択して配付識別ＩＤを入力して受取作業を行う。なお、本実施形態において、受取作業とは、上述した配付作業で受け取り可能となった文書を実際に印刷して印刷物を受け取ることを示す。

具体的には、図５に示すドキュメント受取機能選択画面１９０３上の配付識別ＩＤを図示しないテンキーやキーボード画面等で指定して受取ボタンをタッチ指示する。この受取指示に応じて、デジタル複合機１０３−ａは、ネットワーク１００を経由して管理サーバ１０５の配付文書管理ＤＢ１０８より配付識別ＩＤに対応する配付文書情報（図２に示す１３０４内の(8)文書イメージ）を取得して、該取得した配付文書（機密文書１０４−ａ）を印刷出力する。このようにして、配付対象者は、配付者により配付された文書（機密文書１０４−ａ）を受け取ることができる。また、この受取作業時に管理サーバ１０５の履歴管理ＤＢ１０７に受取作業によるセグメントが作成される。即ち、図２の履歴管理ＤＢ情報１３０２のデータ構造で、受取処理により文書の受け取りがあったことを示す履歴情報（例えば、後述する図９Ｂの１５０３）が履歴管理ＤＢ１０７に登録される。

なお、本受取作業において、印刷される機密文書１０４−ａの各ページには、当該受取作業に関する情報としての(i)今回受取情報（配付識別ＩＤ，受取部番号，印刷された文書を受け取ることになる作業者の情報，受取日時（作業日時），受取ぺージ番号，受取機器識別ＩＤ（作業機器を特定する情報）等）が含まれるドキュメント情報がＱＲコードとして付加される（例えば、後述する図８Ｂの１４０５）。これにより、この文書が外部に出回った際等には、このＱＲコードから誰が受け取った文書であるか分かり、責任の所在を明確化することが可能である。

さらに、上記履歴管理ＤＢ１０７への登録と同時に、デジタル複合機１０３により管理サーバ１０５に配付文書管理ＤＢ１０８の受取済部数を更新する指示が送られて、配付文書管理ＤＢ１０８の対応する配付文書情報１３０４内の「(4)受取済部数」が更新される。これにより、配付した文書の配付済（受取済）状況や配付可能な残り部数を管理可能となる。

なお、上記配付対象者が配付作業者となり、上記受け取った機密文書１０４−ａを再配付する場合も上記と同様の流れとなる。例えば、配付作業者がデジタル複合機１０３−ａを用いて機密文書１０４−ａの配付作業を行い、配付対象者がデジタル複合機１０３−ｂを用いて受取作業を行い、機密文書１０４−ｂを受け取る。そして、この場合も、上述したように、履歴管理ＤＢ１０７に新たな受取作業に対応する情報が登録される。このように、文書が何世代に渡って受け渡しされても、その受け渡しの情報が全て履歴管理ＤＢ１０７に保存されるため、文書の系譜を管理することが可能となる。

なお、本システムでは、保持者が不明となっている機密文書１０４−ｃが発見された場合、機密文書１０４−ｃから当該機密文書１０４−ｃのドキュメント情報の照会を行うことができる。

この場合、照会者は、デジタル複合機１０３−ｃの原稿読み取り台に機密文書１０４−ｃを置いてデジタル複合機１０３−ｃより照会作業を行う。具体的には図４に示すドキュメント情報照会機能選択画面１９０５の照会ボタンをタッチ指示する。この受取指示に応じて、デジタル複合機１０３−ｃは、機密文書１０４−ｃを読み取り、さらに該読み取った機密文書１０４−ｃ上のＱＲコードよりドキュメント情報を読み取り、該ＱＲコードより読み取ったドキュメント情報を、デジタル複合機１０３−ｃの操作パネル上に、図５の１９０７に示すような形式で表示、又は印刷する。なお、操作パネル表示の場合はスクロールで全体を表示可能とする。このようなドキュメント情報照会機能により、照会者は、機密文書１０４−ｃは誰が誰からいつ受け取った文書であるのか等の情報を知ることができる。

また、本システムでは、文書管理者が自分の管理している機密文書の系譜情報を必要とした場合には、デジタル複合機１０３−ｃまたは端末１０１等から履歴情報照会が可能である。

例えば、デジタル複合機１０３−ｃから履歴情報参照を行う場合は、文書管理者は、デジタル複合機１０３−ｃの操作パネル上より照会作業を行う。具体的には図５に示す履歴情報照会機能選択画面１９０４において（予め個人認証ＩＤカードにより文書管理者識別ＩＤが入力され表示された状態で）照会ボタンをタッチ指示する。

この指示に応じてデジタル複合機１０３−ｃからネットワーク１００を経由して管理サーバ１０５に履歴情報検索データが送られ、管理サーバ１０５から文書管理者識別ＩＤに対応した履歴管理ＤＢ１０７の検索結果（文書識別名，文書発行日時のデータ）をデジタル複合機１０３−ｃに送る。

デジタル複合機１０３−ｃでは、この検索結果（文書識別名，文書発行日時のデータ）を受け取り、履歴情報照会機能選択画面１９０４の文書識別名，文書発行日時にセットする。そして、文書管理者は、履歴情報照会機能選択画面１９０４において文書識別名，文書発行日時を選択して再度、照会ボタンをタッチ指示する。この指示に応じてデジタル複合機１０３−ｃからネットワーク１００を経由して管理サーバ１０５に履歴情報検索データが送られ、管理サーバ１０５から検索条件に対応した履歴管理ＤＢ１０７の検索結果をデジタル複合機１０３−ｃに送る。そして、デジタル複合機１０３−ｃは該返送される履歴管理ＤＢ１０７の検索結果に基づいて図５の１９０６に示すような形式の履歴情報を印刷する。なお、文書管理者は、はじめから履歴情報照会機能選択画面１９０４において文書識別名，文書発行日時を入力して、照会ボタンをタッチ指示するようにしてもよい。

なお、照会指示の際に入力した文書管理者識別ＩＤ，文書識別名，文書発行日時は、図２に示したように履歴管理ＤＢ１０７の第一キーとなっている。この第一キーは、１印刷文書単位で共通でありグルーピングキーとして使用できる。なお、履歴管理ＤＢ１０７の第二キーは、セグメントをユニークにするためのキーである。

また、端末１０１から履歴情報参照を行う場合は、文書管理者が端末１０１上の履歴照会画面(図６の１７０１)より指示を行う。以下、図６を参照して履歴紹介画面１７０１について説明する。

図６は、図１に示した端末１０１の表示装置上に表示される履歴紹介画面の一例を示す模式図である。

図６に示すように、文書管理者は、文書管理者識別ＩＤ１７０４に自分の識別ＩＤを入力した後に、照会ボタン１７０７を端末１０１の入力装置によりクリック指示する。この指示に応じて端末１０１からネットワーク１００を経由して管理サーバ１０５に履歴情報検索データが送られ、管理サーバ１０５から文書管理者識別ＩＤに対応した履歴管理ＤＢ１０７の検索結果（文書識別名，文書発行日時のデータ）を端末１０１に送る。

端末１０１では、この検索結果（文書識別名，文書発行日時のデータ）を受け取り、履歴紹介画面の文書識別名１７０５，文書発行日時１７０６にセットする。そして、文書管理者は、文書識別名１７０５，文書発行日時１７０６を選択して再度、照会ボタン１７０７を端末１０１の入力装置によりクリック指示する。この指示に応じて端末１０１からネットワーク１００を経由して管理サーバ１０５に履歴情報検索データが送られ、管理サーバ１０５から検索条件に対応した履歴管理ＤＢ１０７の検索結果を端末１０１に送る。この検索結果に基づいて、端末１０１は端末１０１の表示装置上に、セグメントの一連の階層構造を示したセグメント階層概略図（１７０２）を表示する。なお、文書管理者は、はじめから文書管理者識別ＩＤ１７０４，文書識別名１７０５，文書発行日時１７０６を入力して、照会ボタン１７０７をクリック指示するようにしてもよい。

次に、文書管理者が、セグメント階層概略図（１７０２）からいずれかのセグメントを選択することで、端末１０１の表示装置上に、該選択したセグメントの詳細情報照会図（１７０３）が表示される。

このような履歴情報照会機能により、漏洩等が疑わしき履歴管理ＤＢ１０７のセグメントが存在した場合には、文書管理者は、該セグメントをセグメント階層概略図（１７０２）から選択し、表示される詳細情報照会図（１７０３）により、該当セグメントの配付区分を１７０８に示すように配付禁止状態とし、更新ボタン１７０９を端末１０１の入力装置によりクリック指示する。これにより、該当セグメントに対する更新データが管理サーバ１０５に送信されて履歴管理ＤＢ１０７が更新される（例えば、後述する図９Ｂの１５０４）。その結果、上記セグメントに対応するドキュメントは、これ以後、新たに配付作業が行えなくなる。

また、既に配付中のドキュメントを配付中止とする場合は、配付者が、端末１０１からの配付文書管理ＤＢ(図２の１３０４)の照会・更新画面（図７の１８０１）により配付部数を更新することで可能である。ここで図７を参照して、上記照会・更新画面について説明する。

図７は、端末１０１の表示装置上に表示される照会・更新画面の一例を示す模式図である。

図７に示す配付文書情報照会画面１８０１において、文書管理者が、配付者識別ＩＤ１８０２を入力し、照会ボタン１８０６を端末１０１の入力装置によりクリック指示することにより、配付文書管理ＤＢ（図２の１３０４）より該配付者識別ＩＤに対応するセグメント情報の一覧１８０３が表示される。このセグメント情報一覧１８０３において、配付部数１８０４を受取済部数１８０５と同じ値に変更して、更新ボタン１８０７を端末１０１の入力装置によりクリック指示することにより、これ以上の配付を中止することが可能となる。

また、文書配付者は、配付識別ＩＤの確認や配付部数の増減を行いたい場合にも配付文書情報照会画面１８０１を使用する。

配付者は、セグメント情報一覧１８０３において、配付識別ＩＤの確認が可能である。また、配付部数の増減を行いたい場合は、配付者は、配付部数１８０４を上書きして更新ボタン１８０７を端末１０１の入力装置によりクリック指示することで可能である。但し、配付部数１８０４は受取済部数１８０５以上の値しか指定できない。

また、図示しないが各種ＤＢ１０７〜１０９を管理サーバ１０５以外にデジタル複合機１０３や端末１０１内で記憶管理するように構成しても良い。

さらに、図３の文書管理情報入力画面をデジタル複合機１０３の操作パネル上に表示して、文書の印刷作業をデジタル複合機１０３から実行可能に構成してもよい。

なお、ユーザ管理ＤＢ１０９は、図示しないがパスワード項目を持たせて、個人識別ＩＤ毎にパスワード管理を行うように構成してもよい。

また、上述の配付作業，受取作業を経ずに、ＱＲコード２１０１が付加された文書を複写しようとした場合、デジタル複合機１０３（−ａ〜ｃ）は、機密文書１０４からＱＲコードを読み取り、該文書の文書管理者に通知するとともに、該複写作業者（個人認証ＩＤカードにより特定）による以降の作業を禁止するように管理サーバ１０５のユーザ管理ＤＢ１０９に登録する（当該個人識別ＩＤを使用できないＩＤとして登録する等）。また、当該文書の以降の配付を禁止するように管理サーバ１０５の履歴管理ＤＢ１０７，配付文書管理ＤＢ１０８のデータを更新するように構成してもよい。

なお、紙文書は、複写して配付することにより、複数の同一文書が広範にかつ容易に拡散できる特徴があり、管理不十分な場合は、バラバラになって、何の文書のページであるかがわからなくなり、機密を要する文書の場合はセキュリティの確保が困難になる。本発明では、上述のように、紙の原本の印刷時（上記印刷作業時）及び複写時（上記受取作業時）に、文書情報，複写情報，配付履歴情報を各ページにＱＲコードに変換して付加する。このＱＲコードにより、当該ページが誰が、いつ作成した文書であるか、いつ誰が複写し、配付されたものを直前に誰がいつ複写した文書又はページであるかが判明する。

よって、機密文書が紛失されても容易に状況が判明し、素早く対応がとれ、セキュリティの確保を補強できる。また、ページ単位にＱＲコードが付加されるので、文書の分割配付でも（バラバラに配付されても）管理が可能であり。特に事故により、所属不明のページが発見されてもその文書の所有者の把握が可能になる。

また、現在までに、或る文書の複写物がどのように配付されたかを、その文書の複写文書の全体について、配付の系譜を作成できるので、機密漏洩等の事故に対して、素早く問題の所在を明確化し、有効な処置を迅速に取る材料を提供できる。

なお、複写し、配付したその最終配付者が特定できなければ、完全な現時点の配付の系譜は把握できない。そこで、本発明では、配付物を取得できる者は、特定の複写印刷可能な機器（デジタル複合機１０３（−ａ〜ｃ））のもとで、本人が取り出さねば配付されたことにならないように構成している。これにより、配付と受け取りが同時になり、配付の記録が正確かつ完全になる。また、本人しか受け取れないことから、第三者の目に触れる機会も減少でき、機密情報の漏洩を防止できる効果もある。

また、事故があった文書やページ、配付状況に異常があった場合、システムが自動的に又は管理者による手動で、事故発生と推定される部署（人間）からの以後の複写を中止するように構成するので、事故の拡大化を阻止できる効果がある。

このように、本発明の複製文書追跡管理システムでは、上述したような紙文書の弱点を補強し、紙の発生場所やその配付系譜を明らかにすることができる。

以下、図８〜図１０を参照して、図１で説明した印刷作業、配付作業、受取作業において機密文書１０４内のＱＲコード２１０１として付加されるデータ、履歴管理ＤＢ１３０２に作成されるセグメント、配付文書管理ＤＢ１３０４に作成されるセグメントの様子を具体例を用いて説明する。

図８Ａ〜図８Ｅは、図１で説明した印刷作業、配付作業、受取作業において機密文書１０４にＱＲコード２１０１として付加されるデータの一例を示す模式図である。

図９Ａ〜図９Ｃは、図１で説明した印刷作業、配付作業、受取作業において履歴管理ＤＢ１３０２に作成されるセグメントの一例を示す模式図である。

図１０は、図１で説明した印刷作業、配付作業、受取作業において配付文書管理ＤＢ１３０４に作成されるセグメントの一例を示す模式図である。

まず、図１に示した印刷作業により、ユーザ「観音Ａ」が３ページからなる「機密文書Ａ」を２部印刷した場合、該印刷されたドキュメントの１／２部目の１〜３頁目のＱＲコードには、それぞれ図８Ａの１４０１〜１４０３に示すデータが記載される。また、２／２部目の１〜３頁目のＱＲコードには、それぞれ図８Ａの１４０４〜１４０６に示すデータが記載される。

また、この場合、履歴管理ＤＢ１３０２には、図９Ａの１５０１，１５０２に示すような印刷作業によるセグメントが作成されて記憶される。なお、１／２部目のドキュメントはセグメント１５０１に対応し、２／２部目のドキュメントはセグメント１５０２に対応する。

次に、該印刷された１／２部目のドキュメントを、ユーザ「観音Ａ」が図１に示した配付作業により１部配付した場合、配付文書管理ＤＢ１３０４には、図１０の１６０１に示すような配付作業によるセグメントが作成されて記憶される。

そして、該配付されたドキュメントを、図１に示した受取作業により、ユーザ「観音Ｂ」が受け取った場合、履歴管理ＤＢ１３０２には、図９Ｂの１５０３に示すような受取作業によるセグメントが作成されて記憶される。また、図１０のセグメント１６０１の受取済部数が「１」に更新される。

なお、該ユーザ「観音Ｂ」が受け取ったドキュメントの１〜３頁目のＱＲコードには、それぞれ図８Ｂの１４０５〜１４０７に示すデータが記載される。

さらに、該受け取ったドキュメントの２，３頁目を、ユーザ「観音Ｂ」が配付作業により１部配付した場合、配付文書管理ＤＢ１３０４には、図１０の１６０２に示すような配付作業によるセグメントが作成されて記憶される。

そして、該配付されたドキュメントを受取作業により、ユーザ「観音Ｃ」が受け取った場合、履歴管理ＤＢ１３０２には、図９Ｃの１５０６に示すような受取作業によるセグメントが作成されて記憶される。また、図１０のセグメント１６０２の受取済部数が「１」に更新される。

なお、該ユーザ「観音Ｃ」が受け取ったドキュメントの２，３頁目のＱＲコードには、それぞれ図８Ｃの１４０８，１４０９に示すデータが記載される。

次に、上記印刷作業により２部印刷されたドキュメントの１部目のドキュメントを、再度、ユーザ「観音Ａ」が配付作業により２部配付した場合、配付文書管理ＤＢ１３０４には、図１０の１６０３に示すような配付作業によるセグメントが作成されて記憶される。

そして、該配付されたドキュメントの１／２部目を、受取作業によりユーザ「観音Ｄ」が受け取った場合、履歴管理ＤＢ１３０２には、図９Ｂの１５０４に示すような受取作業によるセグメントが作成されて記憶される。また、図１０のセグメント１６０３の受取済部数がインクリメントされる。さらに、該配付されたドキュメントの２／２部目を、受取作業によりユーザ「観音Ｅ」が受け取った場合、履歴管理ＤＢ１３０２には、図９Ｂの１５０５に示すような受取作業によるセグメントが作成されて記憶される。また、図１０のセグメント１６０３の受取済部数がインクリメントされる。

なお、該ユーザ「観音Ｄ」が受け取った１／２部目のドキュメント１〜３頁目のＱＲコードには、それぞれ図８Ｄの１４１０〜１４１２に示すデータが記載される。さらに、該ユーザ「観音Ｅ」が受け取った２／２部目のドキュメント１〜３頁目のＱＲコードには、それぞれ図８Ｄの１４１３〜１４１５に示すデータが記載される。

さらに、ユーザ「観音Ｅ」が該受け取った２／２部目のドキュメントの１頁目を配付作業により１部配付した場合、配付文書管理ＤＢ１３０４には、図１０の１６０４に示すような配付作業によるセグメントが作成されて記憶される。さらに、ユーザ「観音Ｅ」が該受け取った２／２部目のドキュメントの２頁目を配付作業により１部配付した場合、配付文書管理ＤＢ１３０４には、図１０の１６０５に示すような配付作業によるセグメントが作成されて記憶される。

そして、該配付されたドキュメントの１頁目を受取作業によりユーザ「観音Ｆ」が受け取った場合、履歴管理ＤＢ１３０２には、図９Ｃの１５０７に示すような受取作業によるセグメントが作成されて記憶される。また、図１０のセグメント１６０４の受取済部数が「１」に更新される。

さらに、該配付されたドキュメントの２頁目を受取作業によりユーザ「観音Ｇ」が受け取った場合、履歴管理ＤＢ１３０２には、図９Ｃの１５０８に示すような受取作業によるセグメントが作成されて記憶される。また、図１０のセグメント１６０５の受取済部数が「１」に更新される。

なお、該ユーザ「観音Ｆ」が受け取ったドキュメントの１頁目のＱＲコードには、図８Ｅの１４１６に示すデータが記載される。さらに、該ユーザ「観音Ｇ」が受け取ったドキュメントの２頁目のＱＲコードには、図８Ｅの１４１７に示すデータが記載される。

以上、図８Ａ〜図８Ｅに示したようなドキュメント情報１３０１が、印刷作業，受取作業等により印刷された機密文書の各頁に付加されることにより、これらのいずれかが保持者不明の文書となってしまった場合でも、本システムのドキュメント情報参照機能により、該文書に付加されたＱＲコード（即ち、図８Ａ〜図８Ｅの１４０４〜１４１７）を読み出して保持者等を確認できる。なお、紙媒体の特性から何枚かのページの分離された場合にもページ毎に保持者等の確認が可能である。

また、図９Ａ〜図９Ｃに示したような履歴管理ＤＢ情報１３０２が、文書の印刷時（複製作成時）と同時に履歴管理ＤＢ１０７に登録されていくことにより、文書管理者も含めて文書の受け取りの履歴を連続した階層構造で捉えて管理することができる。しかも頁単位に管理可能となる。よって、秘密漏洩が発覚した場合には、文書の系譜履歴により、疑わしき文書を絞り込むことが容易に可能である。

また、図９Ｂの１５０４に示したように、文書の(4)配付制御情報の配付区分を「配付不可」に更新することにより、文書の再配付による拡散を防止することができる。これにより、複写作業を制御して被害を最小限に留めることができる。

以上のように、紙文書に対して、より高いセキュリティの確保が可能となる。

以下、図１１を参照して、図１に示した端末１０１，デジタル複合機１０３，管理サーバ１０５のハードウェア構成について説明する。

図１１は、図１に示した端末１０１，デジタル複合機１０３，管理サーバ１０５のハードウェア構成を示すブロック図である。なお、図１と同一のものには同一の符号を付してある。

図１１に示すように、管理サーバ１０５はネットワーク１００を介して、デジタル複合機１０３または端末１０１と接続されている。

管理サーバ１０５は、ＣＰＵ２０１、ＲＡＭ２０２、ＲＯＭ２０３、外部メモリ２０４、入力装置２０６、表示装置２０７、通信インタフェース２０８等で構成される。

端末１０１も管理サーバ１０５に同様に、ＣＰＵ２１８、ＲＡＭ２１９、ＲＯＭ２２０、ハードディスク，ＦＤ，ＣＤ−ＲＯＭ等の外部メモリ２２１、キーボード，マウス等の入力装置２２３、ディスプレイ等の表示装置２２４、通信インタフェース２２５等で構成される。

さらに、デジタル複合機１０３は、ＣＰＵ２１０、ＲＡＭ２１１、ＲＯＭ２１２、外部メモリ２１３、通信インタフェース２１７等を有する。

また、デジタル複合機１０３には、個人識別ＩＤカード（以下、ＩＤカード）より情報を読込むカードリーダ部２１４、複写する文書を読み込むスキャナ部２１５、配付文書（例えば、機密文書１０４−ａ）等を印刷するプリンタ部２０９、各種機能を選択するタッチパネル式の操作パネル２１６を有する。

なお、管理サーバ１０５，デジタル複合機１０３，端末１０１の通信インタフェース（２０８，２１７，２２５）は、管理サーバ１０５，デジタル複合機１０３，端末１０１が相互に通信を行うことを役割とする。

また、管理サーバ１０５の外部メモリ２０４上のデータベース（ＤＢ）２０５は、図２に示した履歴管理ＤＢ１０７、配付文書管理ＤＢ１０８、ユーザ管理ＤＢ１０９を含む。

また、端末１０１の外部メモリ２２１上のデータベース（ＤＢ）２２２は、図１に示した機密文書等が記憶される。

また、端末１０１の表示装置２２４には、ＣＰＵ２１８が外部メモリ２２１に格納されるプログラムをＲＡＭ２１９上で実行することにより、図３に示した文書管理情報入力画面２００，図６に示した履歴情報照会画面１７０１，図７に示した配付文書情報照会画面１８０１等が表示される。

また、デジタル複合機１０３の操作パネル２１６には、ＣＰＵ２１０がＲＯＭ２１１又は外部メモリ２１３に格納されるプログラムをＲＡＭ２１９上で実行することにより、図５に示した操作画面１９０１，履歴情報１９０６，ドキュメント情報１９０７等が表示される。

以下、図１２〜図１６を参照して、図１に示した端末１０１，デジタル複合機１０３，管理サーバ１０５の処理構成の概要について説明する。

図１２は、図１で説明した機密文書の印刷作業及び履歴情報照会・更新作業の端末１０１における処理概要を示す構成図である。

まず、文書管理者が、端末１０１より文書情報３０１の印刷をする際に、文書管理情報入力画面２００１（図３）より文書識別名３０９，文書管理者識別ＩＤ３０８，管理サーバ情報３１０を入力して印刷指示３０７を行う。

するとドキュメント情報作成部３０３は、先ずサーバ情報確認部３１４へ文書管理者識別ＩＤ３０８を送り、サーバ情報確認部３１４では文書管理者識別ＩＤ３０８からユーザ情報検索データを作成して、通信インタフェース２０８よりネットワーク１００を経由して管理サーバ１０５に送信する。そして、サーバ情報確認部３１４は、管理サーバ１０５から返送される検索結果を取得し、適合性を確認してドキュメント情報作成部３０３へ、処理続行か処理中止かの制御情報を送る。

処理続行の場合、ドキュメント情報作成部３０３では、前記入力情報３０８〜３１０と文書情報３０１とタイマ３０２の情報より、履歴管理ＤＢ情報１３０２（図２）を作成して管理サーバ更新情報発信部３０５へ送る、と同時にドキュメント情報１３０１（図２）を作成して画像合成部３０４へ送る。

管理サーバ更新情報発信部３０５は、ドキュメント情報作成部３０３から受け取った履歴管理ＤＢ情報１３０２を履歴情報作成データとして通信インタフェース２０８よりネットワーク１００を経由して管理サーバ１０５に送り、履歴管理ＤＢ１０７内に印刷作業による履歴セグメントを作成させる。

一方、画像合成部３０４では、ドキュメント情報作成部３０３から受け取ったドキュメント情報１３０１よりＱＲコードを作成して、該作成したＱＲコードと文書情報３０１から受け取った文書自体の情報（イメージ情報）とを画像合成させた情報を印刷出力部３０６へ送る。印刷出力部３０６は、該受け取った情報に基づいて印刷処理を実行して、通信インタフェース２０８よりネットワーク１００を経由してプリンタ１０２へ印刷データを送信して、プリンタ１０２よりＱＲコード２１０１付の機密文書１０４（図４）を印刷出力させる。

また、文書管理者が端末１０１より履歴情報照会・更新を行う場合、端末１０１の履歴情報照会画面１７０１（図６）より文書管理者識別ＩＤ，文書識別名，文書発行日時，管理サーバ情報を入力して履歴情報照会指示３１１を行う（なお、初めに文書管理者識別ＩＤのみを入力して管理サーバ１０５から文書識別名，文書発行日時を取得して該取得した文書識別名，文書発行日時から選択入力してもよい）。

すると履歴情報照会・更新情報発信部３１２は、入力された履歴情報照会指示に基づいて履歴情報検索データを作成して通信インタフェース２０８よりネットワーク１００を経由して管理サーバ１０５へ送り、管理サーバ１０５に履歴管理ＤＢ１０７を検索させ、該検索結果より履歴系譜情報を作成させて、端末１０１に返させる。そして、端末１０１の履歴情報照会結果表示部３１３では、管理サーバ１０５より返信された履歴系譜情報に基づいて履歴情報の系譜図を画面上に表示する（セグメント階層概略図（１７０２））。

さらに、履歴セグメントを更新する場合、文書管理者が端末１０１のセグメント階層概略図（１７０２）から、いずれかのセグメントを選択して、図６の１７０８に示すように配付区分を変更して更新指示３１１を行う。すると履歴情報照会・更新情報発信部３１２が、更新指示３１１に基づいて履歴情報更新データを作成して通信インタフェース２０８よりネットワーク１００を経由して管理サーバ１０５へ送り、管理サーバ１０５で履歴管理ＤＢ１０７の対応するセグメントの配付区分を更新させる。

なお、図１２に示したタイマ３０２，ドキュメント情報作成部３０３，画像合成部３０４，管理サーバ更新情報発信部３０５，印刷出力部３０６，履歴情報照会・更新情報発信部３１２，履歴情報照会結果表示部３１３，サーバ情報確認部３１４は、図１１に示した端末１０１のＣＰＵ２１８が外部メモリ２２１に格納されるプログラムをＲＡＭ２１９上で実行することにより実現されるものである。

また、文書情報３０１は、端末１０１の外部メモリ２２１に記憶されるものである。

さらに、印刷指示３０７，文書管理者識別ＩＤ３０８，文書識別名３０９，管理サーバ情報３１０，履歴情報照会・更新指示３１１は、端末１０１の入力装置２２３から入力・選択されるものである。

図１３は、図１で説明した機密文書の配付作業のデジタル複合機１０３における処理概要を示す構成図である。

まず、機密文書１０４の配付作業者は、デジタル複合機１０３のカードリーダ部２１４にＩＤカードをかざしてＩＤカード４０１から個人識別ＩＤを読み込ませ、図５のドキュメント配付機能選択画面１９０２から配付作業指示４０２を行う。すると、使用者認識部４０６が個人識別ＩＤよりユーザ情報検索データを作成して、該ユーザ情報検索データをサーバ情報確認部４０５が通信インタフェース２１７よりネットワーク１００を経由して管理サーバ１０５へ送る。

管理サーバ１０５でユーザ情報検索データに基づくユーザ管理ＤＢ１０９の検索が行われ検索結果がデジタル複合機１０３へ返される。すると、サーバ情報確認部４０５が検索結果を判断してエラーがあった場合には、表示部４１１でエラーメッセージを表示して配付作業を中止する。一方、エラーがない場合には、スキャナ部２１５から機密文書１０４が読み込まれ、画像分離部４０３により機密文書１０４自体のイメージ情報とＱＲコードが分離され、イメージ情報は配付情報作成部４０９に送信される。なお、分離されたＱＲコードはコード解析部４０４により解析されてサーバ情報確認部４０５を介して配付情報作成部４０９に送信される。そして、配付情報作成部４０９では、複合機情報４０７（複合機識別ＩＤ）とタイマ４０８からの日時情報（配付作業日時）と配付者識別ＩＤから新たに配付識別ＩＤ（複合機識別ＩＤ、配付者識別ＩＤ、配付作業日時等から作成するユニークとなるＩＤ）を作成（発番）する。

さらに、配付情報作成部４０９は、上記の配付識別ＩＤと、機密文書１０４のＱＲコード情報と、機密文書１０４自体のイメージ情報とに基づいて配付文書情報１３０４（図２）を作成して、管理サーバ更新情報発信部４１０へ渡す。

管理サーバ更新情報発信部４１０では、上記配付文書情報１３０４を配付文書情報作成データとして通信インタフェース２１７よりネットワーク１００を経由して管理サーバ１０５へ送る。管理サーバ１０５では、受信した配付文書情報作成データに基づいて配付文書管理ＤＢに配付作業による配付セグメントが作成される。また、上記新たに発番された配付識別ＩＤは、配付情報作成部４０９から表示部４１１へ送られて操作パネル２１６上に表示される。

図１４は、図１で説明した機密文書の受取作業のデジタル複合機１０３−ａにおける処理概要を示す構成図であり、図１３と同一のものには同一の符号を付してある。

機密文書１０４の配付作業者より電話、メール等により受取指示と配付識別ＩＤの連絡を受けた受取作業者は、デジタル複合機１０３−ａのカードリーダ部２１４にＩＤカードをかざしてＩＤカード４０１から個人識別ＩＤを読み込ませ、図５のドキュメント受取機能選択画面１９０３から配付識別ＩＤを入力して受取作業指示５０１を行う。すると、使用者認識部４０６が個人識別ＩＤよりユーザ情報検索データを作成して、該ユーザ情報検索データをサーバ情報確認部４０５が通信インタフェース２１７よりネットワーク１００を経由して管理サーバ１０５へ送る。

管理サーバ１０５でユーザ情報検索データに基づくユーザ管理ＤＢ１０９の検索が行われ検索結果がデジタル複合機１０３−ａへ返される。すると、サーバ情報確認部４０５が検索結果を判断してエラーがあった場合には、表示部４１１でエラーメッセージを表示して受取作業を中止する。一方、エラーがない場合には、サーバ情報確認部４０５は受取作業指示５０１で入力された配付識別ＩＤを配付文書情報検索データとして通信インタフェース２１７よりネットワーク１００を経由して管理サーバ１０５へ送る。すると、管理サーバ１０５より検索結果（図２配付文書情報１３０４）がデジタル複合機１０３−ａへ返され、サーバ情報確認部４０５が検索結果を判断してエラーがあった場合には、表示部４１１でエラーメッセージが表示され受取作業を中止する。一方、エラーがない場合には、サーバ情報確認部４０５は、個人識別ＩＤ検索結果情報と配付文書検索結果情報（図２配付文書情報１３０４）とタイマ４０８から取得した日時情報を、画像合成部５０５及び管理サーバ更新情報発信部５０７へ送る。すると、画像合成部５０５では、上記サーバ情報確認部４０５から受け取った情報に基づいてドキュメントのＱＲコード（図２のドキュメント情報１３０１）を作成して、該ＱＲコードと配付文書検索結果情報内に含まれる文書イメージとを合成させて印刷出力部５０６へ送り、機密文書１０４−aを印刷出力させる。

また、管理サーバ更新情報発信部５０７では、上記サーバ情報確認部４０５から受け取った情報に基づいて、受取作業に基づく履歴管理ＤＢ情報１３０２を作成して履歴情報作成データとして通信インタフェース２１７よりネットワーク１００を経由して管理サーバ１０５へ送り、管理サーバ１０５で履歴管理ＤＢ１０７に受取作業のセグメントを作成させる。

図１５は、図１で説明した機密文書のドキュメント情報照会作業・履歴情報照会作業のデジタル複合機１０３−ｃにおける処理概要を示す構成図であり、図１３，図１４と同一のものには同一の符号を付してある。

デジタル複合機１０３−ｃでは保持者が不明となっている機密文書１０４−ｃがある場合、保持者や配付作業者の情報確認を行うためにドキュメント情報照会や文書管理者がドキュメントの履歴情報照会を行うことが可能である。

まず、ドキュメント情報照会を行う場合、作業者はデジタル複合機１０３−ｃのカードリーダ部２１４にＩＤカードをかざしてＩＤカード４０１から個人識別ＩＤを読み込ませ、図５のドキュメント情報照会機能選択画面１９０５から「表示」又は「印刷」を指示してドキュメント情報照会指示６０１を行う。すると、使用者認識部４０６が個人識別ＩＤよりユーザ情報検索データを作成して、該ユーザ情報検索データをサーバ情報確認部４０５が通信インタフェース２１７よりネットワーク１００を経由して管理サーバ１０５へ送る。

管理サーバ１０５でユーザ情報検索データに基づくユーザ管理ＤＢ１０９の検索が行われ検索結果がデジタル複合機１０３−ｃへ返される。すると、サーバ情報確認部４０５が検索結果を判断してエラーがあった場合には、表示部４１１でエラーメッセージを表示してドキュメント情報照会作業を中止する。一方、エラーがない場合には、デジタル複合機１０３−ｃの原稿台にセットされた機密文書１０４−ｃがスキャナ部２１５から読み込まれ、画像分離部４０３により機密文書１０４−ｃ自体のイメージ情報とＱＲコードが分離される。コード解析部４０４は、分離されたＱＲコードを解析してドキュメント情報１３０１（図２1）を読み取り、照会情報出力部６０７へ送る。そして、照会情報出力部６０７は、ドキュメント情報１３０１を履歴情報照会指示６０１で選択された出力方法（表示or印刷）により図５の１９０７に示す形式で出力する（「表示」なら表示部４１１で操作パネル２１６上に表示し、「印刷」なら文書１０６-aを印刷する）。

一方、履歴情報照会を行う場合、作業者はデジタル複合機１０３−ｃのカードリーダ部２１４にＩＤカードをかざしてＩＤカード４０１から個人識別ＩＤを読み込ませ、図５の履歴情報照会機能選択画面１９０４から文書識別名，文書発行日時，管理サーバ情報を入力して履歴照会指示６０１を行う（なお、初めにＩＤカードから個人識別ＩＤのみを入力して管理サーバ１０５から文書識別名，文書発行日時を取得して該取得した文書識別名，文書発行日時から選択入力してもよい）。

すると、使用者認識部４０６が個人識別ＩＤよりユーザ情報検索データを作成して、該ユーザ情報検索データをサーバ情報確認部４０５が通信インタフェース２１７よりネットワーク１００を経由して管理サーバ１０５へ送る。

管理サーバ１０５でユーザ情報検索データに基づくユーザ管理ＤＢ１０９の検索が行われ検索結果がデジタル複合機１０３−ｃへ返される。すると、サーバ情報確認部４０５が検索結果を判断してエラーがあった場合には、表示部４１１でエラーメッセージを表示して履歴情報照会作業を中止する。一方、エラーがない場合には、サーバ情報確認部４０５は、個人認証ＩＤカードより読み込まれた個人識別ＩＤ，履歴情報照会指示６０１で入力された文書識別名，文書発行日時を検索条件とした履歴情報検索データを作成して、通信インタフェース２１７よりネットワーク１００を経由して管理サーバ１０５へ送る。すると、管理サーバ１０５で、該当履歴情報検索データに対応する履歴管理ＤＢ１０７の一連のセグメント（履歴管理ＤＢ情報１３０２）が検索され、該検索結果より履歴系譜情報を作成されて、デジタル複合機１０３−ｃへ返される。

そして、デジタル複合機１０３−ｃのサーバ情報確認部６０５は、管理サーバ１０５より返信された履歴系譜情報を照会情報出力部６０７に送り、照会情報出力部６０７はこの履歴系譜情報に基づき図５の１９０６に示した形式で文書１０６-ａを印刷する。

なお、図１３〜図１５に示した画像分離部４０３，コード解析部４０４，サーバ情報確認部４０５，使用者認識部４０６，タイマ４０８，配付情報作成部４０９，管理サーバ更新情報発信部４１０，表示部４１１，画像合成部５０５，印刷出力部５０６，照会情報出力部６０７は、図１１に示したデジタル複合機１０３（−ａ〜ｃ）のＣＰＵ２１０がＲＯＭ２１２又は外部メモリ２１３に格納されるプログラムをＲＡＭ２１１上で実行することにより実現されるものである。

また、複合機情報４０７は、デジタル複合機１０３（−ａ〜ｃ）の外部メモリ２１３に記憶されるものである。

さらに、配付作業指示４０２，受取作業指示５０１，ドキュメント情報・履歴情報照会指示６０１は、デジタル複合機１０３（−ａ〜ｃ）の操作パネル２１６から入力されるものである。

図１６は、図１に示した管理サーバ１０５における履歴情報の検索・更新，配付文書情報の検索・更新及びユーザ情報の検索処理の概要を示す構成図である。

端末１０１又はデジタル複合機１０３からネットワーク１００を経由してユーザ情報検索データが管理サーバ１０５へ送られてきた場合に、ユーザ情報検索部７０２では、上記ユーザ情報検索データに基づいてユーザ管理ＤＢ１０９を検索して、検索結果を通信インタフェース２０８よりネットワーク１００を経由して端末１０１又はデジタル複合機１０３へ返送する。

また、端末１０１又はデジタル複合機１０３からネットワーク１００を経由して管理サーバ１０５へ履歴情報検索データが送られてきた場合に、履歴情報検索部７０３では、上記履歴情報検索データに基づいて履歴管理ＤＢ１０７を検索して、検索結果を通信インタフェース２０８よりネットワーク１００を経由して端末１０１又はデジタル複合機１０３へ返送する。

また、端末１０１又はデジタル複合機１０３からネットワーク１００を経由して管理サーバ１０５へ履歴情報作成データが送られてきた場合に、履歴情報更新部７０４では、上記履歴情報作成データに基づいて、履歴管理ＤＢ１０７のセグメントを作成（登録）する。

また、端末１０１又はデジタル複合機１０３からネットワーク１００を経由して管理サーバ１０５へ履歴情報更新データが送られてきた場合に、履歴情報更新部７０４では、上記履歴情報更新データに基づいて、履歴管理ＤＢ１０７の該当セグメントを更新する。

また、デジタル複合機１０３からネットワーク１００を経由して配付文書情報作成データが管理サーバ１０５へ送られてきた場合に、配付文書情報更新部７０６では、上記配付文書情報作成データに基づいて、配付文書管理ＤＢ１０８のセグメントを作成（登録）する。

また、端末１０１からネットワーク１００を経由して配付文書情報検索データが管理サーバ１０５へ送られてきた場合に、配付文書情報検索部７０５では、配付文書情報検索データに基づいて配付文書管理ＤＢ１０８を検索し、検索結果を通信インタフェース２０８よりネットワーク１００を経由して端末１０１へ返送する。その後、端末１０１からネットワーク１００を経由して配付文書情報更新データが管理サーバ１０５へ送られてきた場合に、配付文書情報更新部７０６では、上記配付文書情報更新データに基づいて配付文書管理ＤＢ１０８の該当セグメントを更新する。

以下、図１７〜図２２を参照して、端末１０１からの機密文書印刷処理，デジタル複合機１０３からの機密文書配付処理，機密文書受取処理，端末１０１からの履歴情報照会処理，履歴情報更新処理，デジタル複合機１０３からの履歴情報照会処理，ドキュメント情報照会処理について詳細に説明する。

図１７は、本発明における第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、図１２に示した端末１０１からの機密文書印刷処理に対応する。なお、図中、Ｓ８０１，Ｓ８０２は文書管理者により行われる操作に対応する。また、Ｓ８０３，Ｓ８０５〜Ｓ８０９，Ｓ８１１，Ｓ８１２は図１２に示した端末１０１の各部（ＣＰＵ２１８により実現される）が実行する処理に対応するが、以下では単にＣＰＵ２１８が実行すると記す。また、Ｓ８０４，Ｓ８１３は図１６に示した管理サーバ１０５の各部（ＣＰＵ２０１により実現される）が実行する処理に対応するが、以下では単にＣＰＵ２０１が実行すると記す。また、Ｓ８１０は図１に示したプリンタ１０２が実行する処理に対応する。

文書管理者は、文書を印刷する際に、ステップＳ８０１で文書管理情報入力画面（図３の２００１）より文書識別名（２００２），文書管理者識別ＩＤ（２００３），管理サーバ情報（２００４）を入力する。なお、文書識別名（２００２）は、デフォルトで印刷文書のファイル名称が設定されており上書き可能である。また、文書管理者識別ＩＤ（２００３）には自分の個人識別ＩＤの入力を行う。また、管理サーバ情報（２００４）には管理サーバの所在（ＩＰアドレス等）を入力する。

上記完了後に、文書管理者は、ステップＳ８０２において、印刷ボタン２００５により印刷指示を行う。

端末１０１では、ＣＰＵ２１８が、ステップＳ８０３において、ステップＳ８０１で入力された個人識別ＩＤを取得し、個人識別ＩＤをキーに管理サーバ１０５のユーザ管理ＤＢ１０９を検索する（個人識別ＩＤをキーとするユーザ情報検索データを作成して管理サーバ１０５に送信する）。

管理サーバ１０５では、ステップＳ８０４において、ＣＰＵ２０１が、端末１０１より受け取ったユーザ情報検索データに基づいてユーザ管理ＤＢ１０９を検索し、該検索結果を端末１０１へ返送する。

端末１０１では、ステップＳ８０５において、ＣＰＵ２１８が、管理サーバ１０５からの応答結果に基づいて、管理サーバ１０５が存在しているか、稼働しているかを、管理サーバ１０５からの応答があったか否かで判断し、ステップＳ８０６において、個人識別ＩＤが管理サーバ１０５のユーザ管理ＤＢ１０９に存在するか否かを判断する。

端末１０１のＣＰＵ２１８が、ステップＳ８０５で応答がないと判定した場合、又は、ステップＳ８０６でユーザ情報が登録されていないと判定した場合には、ステップＳ８０７において、端末１０１のＣＰＵ２１８は、エラーメッセージを表示装置２２４に表示させて印刷処理を終了する。

一方、端末１０１のＣＰＵ２１８が、ステップＳ８０５で応答があり、且つ、ステップＳ８０６でユーザ情報が登録されていると判定した場合には、ステップＳ８０８に処理を進める。

ステップＳ８０８では、端末１０１のＣＰＵ２１８は、ドキュメント情報１３０１（図２）を作成する。その際、ドキュメント情報１３０１（図２）内の(1)文書識別情報の文書識別名，文書管理者識別ＩＤ，文書管理者氏名，文書管理者所属と(3)管理サーバ情報を、文書管理情報入力画面２００１（図３）で入力された情報より設定する。また、(1)文書識別情報の文書総ページ数、本ページ番号を、文書情報３０１（図１２）より設定する。また、(2)作業情報の(i)今回受取情報の個人識別ＩＤ〜受取ページ番号を、上記設定した(1)文書識別情報の文書管理者識別ＩＤ〜文書総ページ数より設定する。また、(2)作業情報の(i)今回受取情報の受取部番号と受取機識別ＩＤを、ステップＳ８０１で入力された印刷指示より設定する。また、(2)作業情報の(i)今回受取情報の配付識別ＩＤと(2)作業情報の(ii)前回受取情報にスペースを設定する。最後に、端末１０１のＣＰＵ２１８は、上記のように作成されたドキュメント情報１３０１（図２）をＱＲコード化する（例えば、図８Ａの１４０１〜１４０６）。

次に、ステップＳ８０９において、端末１０１のＣＰＵ２１８は、文書情報３０１自体とＱＲコードを合成した印刷情報を生成して、プリンタ１０２へ送る。

プリンタ１０２は、ステップＳ８１０において、端末１０１から受信した印刷情報に基づいて文書を印刷する。

端末１０１では、ステップＳ８１０において、端末１０１のＣＰＵ２１８は、印刷文書が終了したか否かを判定し、終了していない場合（印刷文書が複数枚ある場合）には、端末１０１のＣＰＵ２１８は、ステップＳ８０８に処理を戻し、印刷文書の次の頁に処理を実行する。

そしてステップＳ８１０で、印刷文書が終了したと判断した場合には、端末１０１のＣＰＵ２１８は、ステップＳ８１２に処理を進める。

次に、ステップＳ８１２において、端末１０１のＣＰＵ２１８は、印刷文書の受取履歴を管理するために、管理サーバ１０５の履歴管理ＤＢ１０７の更新情報としての履歴管理ＤＢ情報１３０２（図２）を作成する。その際、ステップＳ８０８で作成したドキュメント情報１３０１（図２）の(1)文書識別情報の文書識別名〜文書総ページ数と(2)作業情報の(i)今回受取情報，(ii)前回受取情報を、履歴管理ＤＢ情報１３０２の同項目へセットする。また、端末１０１のＣＰＵ２１８は、履歴管理ＤＢ１３０２の(4)配付制御情報の配付区分を「配付可」に設定する。そして、端末１０１のＣＰＵ２１８は、上記のように作成された履歴管理ＤＢ情報１３０２を履歴情報作成データとして管理サーバ１０５へ送信する。

管理サーバ１０５では、ステップＳ８１３において、ＣＰＵ２０１が、端末１０１から受信した履歴情報作成データに基づいて、履歴管理ＤＢ１０７へ履歴セグメントを登録して履歴管理ＤＢ１０７を更新する（例えば、図９Ａの１５０１，１５０２）。以上により、本印刷処理を終了する。

図１８は、本発明における第２の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、図１３に示したデジタル複合機１０３からの機密文書配付処理に対応する。なお、図中、Ｓ９０１，Ｓ９０２は配付作業者により行われる操作に対応する。また、Ｓ９０３，Ｓ９０５〜Ｓ９０９，Ｓ９１１〜Ｓ９１７は図１３に示したデジタル複合機１０３の各部（ＣＰＵ２１０により実現される）が実行する処理に対応するが、以下では単にＣＰＵ２１０が実行すると記す。また、Ｓ９０４，Ｓ９１０，Ｓ９１８は図１６に示した管理サーバ１０５の各部（ＣＰＵ２０１により実現される）が実行する処理に対応するが、以下では単にＣＰＵ２０１が実行すると記す。

配付作業者は、文書を配付する際に、デジタル複合機１０３の原稿台に配付するドキュメントをセットし、ステップＳ９０１において、ＩＤカードをデジタル複合機１０３のカードリーダ部２１４にかざしてデジタル複合機１０３に個人識別ＩＤを読込ませる。

次に、配付作業者は、ステップＳ９０２において、画面１９０１（図５）のドキュメント配付機能選択画面１９０２で、配付部数の設定と配付指示を行う。

すると、デジタル複合機１０３では、ステップＳ９０３において、ＣＰＵ２１０が、ＩＤカードから読み込んだ個人識別ＩＤをキーに管理サーバ１０５のユーザ管理ＤＢ１０９を検索する（サーバ情報確認部３１４が個人識別ＩＤをキーとするユーザ情報検索データを作成して管理サーバ１０５に送信する）。

管理サーバ１０５では、ステップＳ９０４において、ＣＰＵ２０１が、デジタル複合機１０３より受け取ったユーザ情報検索データに基づいてユーザ管理ＤＢ１０９を検索し、該検索結果をデジタル複合機１０３へ返送する。

デジタル複合機１０３では、ステップＳ９０５において、ＣＰＵ２１０が、管理サーバ１０５からの応答結果に基づいて、管理サーバ１０５が存在しているか、稼働しているかを、管理サーバ１０５からの応答があったか否かで判断し、ステップＳ９０６において、個人識別ＩＤが管理サーバ１０５のユーザ管理ＤＢ１０９に存在するか否かを判断する。

デジタル複合機１０３のＣＰＵ２１０が、ステップＳ９０５で応答がないと判定した場合、又は、ステップＳ９０６でユーザ情報が登録されていないと判定した場合には、ステップＳ９０７において、デジタル複合機１０３のＣＰＵ２１０は、エラーメッセージを表示装置２２４に表示させて配付処理を終了する。

一方、デジタル複合機１０３のＣＰＵ２１０が、ステップＳ９０５で応答があり、且つ、ステップＳ９０６でユーザ情報が登録されていると判定した場合には、ステップＳ９０８に処理を進める。

ステップＳ９０８では、デジタル複合機１０３のＣＰＵ２１０は、スキャナ部２１５により原稿台にセットされた文書から１枚の用紙を読み取り、該読み取った用紙のＱＲコードよりドキュメント情報１３０１(図２)を読み取り、該読み取ったドキュメント情報１３０１と用紙自体の情報（イメージ情報）と対応させてデジタル複合機１０３内部のＲＡＭ２１１で保存させる。

次に、ステップＳ９０９において、デジタル複合機１０３のＣＰＵ２１０は、ステップＳ９０８で読み取ったドキュメント情報１３０１（図２）の(1)文書識別情報の文書識別名〜文書発行日時と、(2)作業情報の(i)今回受取情報の配付識別ＩＤ，受取部番号をキーとして管理サーバ１０５の履歴管理ＤＢ１０７から該当セグメントを検索する（上記キーを履歴情報検索データとして管理サーバ１０５へ送信する）。

管理サーバ１０５では、ステップＳ９１０において、ＣＰＵ２０１が、デジタル複合機１０３から受信した履歴情報検索データに基づいて履歴管理ＤＢ１３０２を検索し、該検索結果をデジタル複合機１０３へ返送する。

デジタル複合機１０３では、ステップＳ９１１において、ＣＰＵ２１０が、ステップＳ９０８で取得した配付用紙のドキュメント情報１３０１(図２)の(2)作業情報の(i)今回受取情報の個人識別ＩＤが、ステップＳ９０１で入力された配付作業者の個人識別ＩＤと一致するか否かを判定する。

そして、ステップＳ９１１で、デジタル複合機１０３のＣＰＵ２１０が、個人識別ＩＤが一致しないと判定した場合には、ステップＳ９１４に処理を進める。

一方、ステップＳ９１１で、デジタル複合機１０３のＣＰＵ２１０が、個人識別ＩＤが一致すると判定した場合には、ステップＳ９１２に処理を進める。

ステップＳ９１２では、デジタル複合機１０３のＣＰＵ２１０は、管理サーバ１０５からの返信される検索結果に基づいて、配付用紙に対応している履歴管理ＤＢ１０７のセグメントが存在しているか否かを判定し、存在していないと判定した場合には、ステップＳ９１４に処理を進める。

一方、ステップＳ９１２で、配付用紙に対応している履歴管理ＤＢ１０７のセグメントが存在していると判断した場合には、ステップＳ９１３に処理を進める。

ステップＳ９１３では、デジタル複合機１０３のＣＰＵ２１０は、当該セグメント（管理サーバ１０５からの検索結果として返信された履歴管理ＤＢ情報１３０２）内の(4)配付制御情報の配付区分が「配付可」となっているか否かを判定する。

そして、ステップＳ９１３で、配付区分が「配付可」となっていないと判定した場合には、デジタル複合機１０３のＣＰＵ２１０は、ステップＳ９１４に処理を進める。

ステップＳ９１４では、デジタル複合機１０３のＣＰＵ２１０は、当該用紙を配付対象から外し、ステップＳ９１５に処理を進める。

一方、ステップＳ９１３で、配付区分が「配付可」となっていると判定した場合には、デジタル複合機１０３のＣＰＵ２１０は、ステップＳ９１５に処理を進める。

ステップＳ９１５では、デジタル複合機１０３のＣＰＵ２１０は、原稿台にまだ読み取る配付用紙が存在するか否かにより、配付文書が終了していないか否を判定し、終了していないと判定した場合（配付文書が複数枚の用紙で構成される場合）には、ステップＳ９０８に処理を戻し、次の用紙の処理へ移行する。

そして、ステップＳ９１５で、配付文書が終了したと判定した場合には、デジタル複合機１０３のＣＰＵ２１０は、ステップＳ９１６に処理を移行させる。

ステップＳ９１６では、デジタル複合機１０３のＣＰＵ２１０は、当該配付文書の配付識別ＩＤを発番して、ドキュメント配付機能選択画面１９０２（図５）へ表示する。

次に、ステップＳ９１７において、デジタル複合機１０３のＣＰＵ２１０は、配付文書情報１３０４（図２）を作成する。まず、配付文書情報１３０４の(1)配付識別ＩＤにステップＳ９１６で発番した配付識別ＩＤをセットする。また、配付文書情報１３０４の(2)配付者識別ＩＤ，(3)配付部数に、ステップＳ９０１で入力された配付作業者の個人識別ＩＤ，ステップＳ９０２で入力された配付部数をそれぞれセットする。また、(4)受取済部数に「０」をセットする。また、(5)配付ページ番号にステップＳ９０８〜Ｓ９１５で処理した用紙の全てのページ番号をセットする。また、(6)元セグメントキー情報の(i)文章情報の文書識別名〜文書発行日時に、ステップＳ９０８で読み取ったドキュメント情報１３０１(図２)の(1)文書識別情報の文書識別名〜文書発行日時の情報をセットする。(7)元セグメントキー情報の管理用サーバＩＰアドレスにステップＳ９０８で読み取ったドキュメント情報１３０１(図２)の(3)管理サーバ情報の管理用サーバＩＰアドレスの情報をセットする。また、(8)文書イメージにステップＳ９０８で読み取った全ての用紙のイメージをセットする。最後に上記のように作成した配付文書情報１３０４を配付文書情報作成データとして管理サーバ１０５へ送信する。

管理サーバ１０５では、ステップＳ９１８において、ＣＰＵ２０１が、デジタル複合機１０３から受信した配付文書情報作成データに基づいて配付文書管理ＤＢ１０８にセグメント（配付文書情報１３０４）を登録して配付文書管理ＤＢ１０８を更新する（例えば、図１０の１６０１）。そして、本配付処理を終了する。

図１９は、本発明における第３の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、図１４に示したデジタル複合機１０３−ａからの機密文書受取処理に対応する。なお、図中、Ｓ１００１，Ｓ１００２は受取作業者により行われる操作に対応する。また、Ｓ１００３，Ｓ１００５〜Ｓ１００７，Ｓ１００９〜Ｓ１０１４，Ｓ１０１７〜Ｓ１０１８は図１４に示したデジタル複合機１０３の各部（ＣＰＵ２１０により実現される）が実行する処理に対応するが、以下では単にＣＰＵ２１０が実行すると記す。また、Ｓ１００４，Ｓ１００８，Ｓ１０１５，Ｓ１０１６は図１６に示した管理サーバ１０５の各部（ＣＰＵ２０１により実現される）が実行する処理に対応するが、以下では単にＣＰＵ２０１が実行すると記す。

受取作業者は、文書を受け取る際に、ステップＳ１００１において、ＩＤカードをデジタル複合機１０３−ａのカードリーダ部２１４にかざしてデジタル複合機１０３に個人識別ＩＤを読込ませる。

次に、配付作業者は、ステップＳ１００２において、画面１９０１（図５）のドキュメント受取機能選択画面１９０３で、配付識別ＩＤの入力と受取指示を行う。

すると、デジタル複合機１０３−ａでは、ステップＳ１００３において、ＣＰＵ２１０が、ＩＤカードから読み込んだ個人識別ＩＤをキーに管理サーバ１０５のユーザ管理ＤＢ１０９を検索する（サーバ情報確認部３１４が個人識別ＩＤをキーとするユーザ情報検索データを作成して管理サーバ１０５に送信する）。

管理サーバ１０５では、ステップＳ１００４において、ＣＰＵ２０１が、デジタル複合機１０３−ａより受け取ったユーザ情報検索データに基づいてユーザ管理ＤＢ１０９を検索し、該検索結果をデジタル複合機１０３−ａへ返送する。

デジタル複合機１０３−ａでは、ステップＳ１００５において、ＣＰＵ２１０が、管理サーバ１０５からの応答結果に基づいて、管理サーバ１０５が存在しているか、稼働しているかを、管理サーバ１０５からの応答があったか否かで判断し、ステップＳ１００６において、個人識別ＩＤが管理サーバ１０５のユーザ管理ＤＢ１０９に存在するか否かを判断する。

デジタル複合機１０３−ａのＣＰＵ２１０が、ステップＳ１００５で応答がないと判定した場合、又は、ステップＳ１００６でユーザ情報が登録されていないと判定した場合には、ステップＳ１０１３において、デジタル複合機１０３−ａのＣＰＵ２１０は、エラーメッセージを表示装置２２４に表示させて受取処理を終了する。

一方、デジタル複合機１０３−ａのＣＰＵ２１０が、ステップＳ１００５で応答があり、且つ、ステップＳ１００６でユーザ情報が登録されていると判定した場合には、ステップＳ１００７に処理を進める。

ステップＳ１００７では、デジタル複合機１０３−ａのＣＰＵ２１０は、ステップＳ１００２で入力された配付識別ＩＤより、配付文書管理ＤＢ(図１３の１３０４)の検索と関連する履歴管理ＤＢ(図１３の１３０２)の検索を指示する（配付識別ＩＤを配付文書情報検索データとして管理サーバ１０５へ送信する）。

管理サーバ１０５では、ステップＳ１００８において、ＣＰＵ２０１が、デジタル複合機１０３−ｃから受信した配付文書情報検索データ（配付識別ＩＤ）に基づいて配付文書管理ＤＢ１０８を検索し、該当したセグメント（配付文書情報１３０４（図２））を取得する。さらに、管理サーバ１０５のＣＰＵ２０１は、上記検索して取得した配付文書情報１３０４（図２）の(6)元セグメントキー情報内の(i)文書識別情報（第一キー），（ii）受取情報（第二キー）に基づいて、履歴管理ＤＢ１０７を検索して該当したセグメント（履歴管理ＤＢ情報１３０２（図２））を取得する。そして、上記配付文書管理ＤＢ１０８と履歴管理ＤＢ１０７の検索結果をデジタル複合機１０３−ｃへ返送する。

デジタル複合機１０３−ｃでは、ステップＳ１００９において、ＣＰＵ２１０が、管理サーバ１０５から受信した配付文書管理ＤＢ１０８の検索結果に基づいて、上記入力された配付識別ＩＤに対応する情報が配付文書管理ＤＢ１０８に存在するか判断し、存在しないと判定した場合には、ステップＳ１０１３に処理を進め、エラーメッセージを出力して受取処理を終了する。

一方、ステップＳ１００９で、デジタル複合機１０３−ｃのＣＰＵ２１０が、上記入力された配付識別ＩＤに対応する情報が配付文書管理ＤＢ１０８に存在すると判定した場合には、ステップＳ１０１０に処理を進める。

ステップＳ１０１０では、デジタル複合機１０３−ｃのＣＰＵ２１０は、管理サーバ１０５から検索結果として受信した配付文書情報１３０４（図２）の(4)受取済部数が(3)配付部数に達していないか否かを判定し、既に(4)受取済部数が(3)配付部数に達していると判定した場合には、ステップＳ１０１３に処理を進め、エラーメッセージを出力して受取処理を終了する。

一方、ステップＳ１０１０で、まだ(4)受取済部数が(3)配付部数に達していないと判定した場合には、ステップＳ１０１１に処理を進める。

ステップＳ１０１１では、デジタル複合機１０３−ｃのＣＰＵ２１０は、管理サーバ１０５から受信した履歴管理ＤＢ１０７の検索結果に基づいて、検索した配付文書情報１３０４（図２）の(6)元セグメントキー情報に対応する情報が履歴管理ＤＢ１０７に存在しているか否かを判定し、存在しないと判定した場合には、ステップＳ１０１３に処理を進め、エラーメッセージを出力して受取処理を終了する。

一方、ステップＳ１０１１で、検索した配付文書情報１３０４（図２）の(6)元セグメントキー情報に対応する情報が履歴管理ＤＢ１０７に存在していると判断した場合には、デジタル複合機１０３−ｃのＣＰＵ２１０は、ステップＳ１０１２に処理を進める。

ステップＳ１０１２では、デジタル複合機１０３−ｃのＣＰＵ２１０は、ステップＳ１００８で管理サーバ１０５から検索結果として送信された履歴管理ＤＢ情報１３０２（図２）内の(4)配付制御情報の配付区分が「配付可」であるか否かを判定し、「配付可」でない（「配付不可」である）と判定した場合には、ステップＳ１０１３に処理を進め、エラーメッセージを出力して受取処理を終了する。

一方、ステップＳ１０１２で、履歴管理ＤＢ情報１３０２（図２）内の(4)配付制御情報の配付区分が「配付可」であると判定した場合には、デジタル複合機１０３−ｃのＣＰＵ２１０は、ステップＳ１０１４に処理を進める。

ステップＳ１０１４では、デジタル複合機１０３−ｃのＣＰＵ２１０は、配付文書情報１３０４(図２)の更新情報と履歴管理ＤＢ情報１３０２(図２)の更新情報を作成する。まず、デジタル複合機１０３−ｃのＣＰＵ２１０は、ステップＳ１００９で管理サーバ１０５から取得した配付文書情報１３０４(図２)の(4)受取済部数を１カウントアップして配付文書情報１３０４(図２)の更新情報を作成する。また、デジタル複合機１０３−ｃのＣＰＵ２１０は、管理サーバ１０５から取得した履歴管理ＤＢ情報１３０２(図２)の(1)文書識別情報を、履歴管理ＤＢ情報１３０２(図２)の更新情報の(1)文書識別情報へ設定する。また、管理サーバ１０５から取得した履歴管理ＤＢ情報１３０２(図２)の(2)作業情報の(i)今回受取情報の受取部番号〜受取機識別ＩＤを、履歴管理ＤＢ情報１３０２(図２)の更新情報の(ii)前回受取情報の受取部番号〜受取機識別ＩＤへ設定する。また、ステップＳ１００２で入力された配付識別ＩＤを、履歴管理ＤＢ情報１３０２(図２)の更新情報の(2)作業情報の(i)今回受取情報の受取識別ＩＤに設定する。また、ステップＳ１００９で取得した配付文書管理ＤＢ１３０４(図２)の(3)配付部数と(4)受取済部数に１を加算した計算結果より、ステップＳ１００２で入力された配付識別ＩＤの(2)作業情報の(i)今回受取情報の受取部番号を設定する。また、ステップＳ１００９で取得した配付文書管理ＤＢ１３０４(図２)の(5)配付ページ番号を、履歴管理ＤＢ情報１３０２(図２)の更新情報の(2)作業情報の(i)今回受取情報の受取ページ番号に設定する。また、ステップＳ１００５で取得したユーザ管理ＤＢ１３０３(図２)の情報から、履歴管理ＤＢ情報１３０２(図２)の更新情報の(2)作業情報の(i)今回受取情報の個人識別ＩＤ，氏名，所属を設定する。また、デジタル複合機１０３−ａのタイマより、履歴管理ＤＢ情報１３０２(図２)の更新情報の(2)作業情報の(i)今回受取情報の受取日時を設定する。また、デジタル複合機１０３−ａの機器情報等から履歴管理ＤＢ情報１３０２(図２)の更新情報の(2)作業情報の(i)今回受取情報の受取機識別ＩＤを設定する。最後に、デジタル複合機１０３−ａのＣＰＵ２１０は、上記のように作成した配付文書情報１３０４(図２)の更新情報を配付文書情報更新データ、履歴管理ＤＢ情報１３０２(図２)の更新情報を履歴情報更新データとして、管理サーバ１０５に送信する。

管理サーバ１０５では、ステップＳ１０１５において、デジタル複合機１０３−ａから受信した配付文書情報更新データに基づいて、配付文書管理ＤＢ１０８を更新する（(4)受取済部数を１カウントアップする）。

次に、ステップＳ１０１６において、デジタル複合機１０３−ａから受信した履歴情報更新データに基づいて、履歴管理ＤＢ１０７に受取セグメントを登録して履歴管理ＤＢ１０７を更新する（例えば、図９Ｂの１５０３）。

また、デジタル複合機１０３−ａでは、ステップＳ１０１７において、ＣＰＵ２１０が、受け取る文書の各ページに付与されるＱＲコード（ドキュメント情報１３０１（図２））を作成する。まず、デジタル複合機１０３−ａのＣＰＵ２１０は、ステップＳ１０１４で作成した履歴管理ＤＢ１０７の更新情報の(1)文書識別情報の文書識別名〜文書総ページ数と、(1)作業情報の(i)今回配付情報と(ii)前回作業情報とを、各ページに付与するＱＲコードに対応するドキュメント情報１３０１の同項目名にそれぞれ設定する。また、ステップＳ１００９で取得した配付文書情報１３０４(図２)の(5)配付ページ番号に基づいて、各ページのドキュメント情報１３０１の(1)文書識別情報の本ページ番号にそれぞれ設定する。また、ステップＳ１００９で取得した配付文書情報１３０４(図２)の(7)管理サーバ情報の管理用サーバＩＰアドレスを、各ページのドキュメント情報１３０１の(3)管理サーバ情報の管理用サーバＩＰアドレスに設定する。最後に、デジタル複合機１０３−ａのＣＰＵ２１０は、上記のように作成した各ページのドキュメント情報１３０１をそれぞれＱＲコード化して各ページのＱＲコードを作成する（例えば、図８Ｂの１４５〜１４７）。

次に、ステップＳ１０１８において、デジタル複合機１０３−ａのＣＰＵ２１０は、ステップＳ１０１７で作成した各ページのＱＲコードと、ステップＳ１００９で取得した配付文書情報１３０４(図２)の(8)文書イメージ（各ページのイメージ情報）をそれぞれ合成して印刷文書イメージを作成して、印刷を行う。そして、本受取処理を終了する。

図２０は、本発明における第４の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、図１２に示した端末１０１からの機密文書履歴情報照会処理及び履歴情報更新処理に対応する。なお、図中、Ｓ１１０１，Ｓ１１０２，Ｓ１１１３，Ｓ１１１８は文書管理者により行われる操作に対応する。また、Ｓ１１０３，Ｓ１１０６〜Ｓ１１１０，Ｓ１１１２，Ｓ１１１４，Ｓ１１１５は図１２に示した端末１０１の各部（ＣＰＵ２１８により実現される）が実行する処理に対応するが、以下では単にＣＰＵ２１８が実行すると記す。また、Ｓ１１０４，Ｓ１１０５，Ｓ１１１１，Ｓ１１１６，Ｓ１１１７は図１６に示した管理サーバ１０５の各部（ＣＰＵ２０１により実現される）が実行する処理に対応するが、以下では単にＣＰＵ２０１が実行すると記す。

文書管理者は、履歴情報照会を行う際に、ステップＳ１１０１で履歴情報照会画面（図６の１７０１）より文書管理者識別ＩＤ（１７０４）を入力する。

次に、文書管理者は、ステップＳ１１０２において、照会ボタン１７０７により履歴照会指示を行う。

端末１０１では、ＣＰＵ２１８が、ステップＳ１１０３において、ステップＳ１１０１で入力された文書管理者識別ＩＤ(ユーザ識別ＩＤ)をキーに管理サーバ１０５のユーザ管理ＤＢ１０９と履歴管理ＤＢ１０７の検索を行う（文書管理者識別ＩＤをキーとするユーザ情報検索データ，履歴情報検索データを作成して管理サーバ１０５に送信する）。

管理サーバ１０５では、ステップＳ１１０４において、ＣＰＵ２０１が、端末１０１より受け取ったユーザ情報検索データに基づいてユーザ管理ＤＢ１０９を検索し、該検索結果を端末１０１へ返送する。

また、ステップＳ１１０５において、管理サーバ１０５のＣＰＵ２０１は、履歴管理ＤＢ１０７より（2）作業情報の(ii)前回受取情報がブランク、又は、(i)今回受取情報の受取識別ＩＤがブランクとなっているセグメント（即ち、親セグメント）を対象に、履歴管理ＤＢ１０７の(1)文書情報の文書管理者識別ＩＤがステップＳ１１０１で入力された文書管理者識別ＩＤと同じセグメントを全て検索して、文書識別名，文書発行日時の情報を端末１０１へ送信する。

端末１０１では、ステップＳ１１０６において、ＣＰＵ２１８が、管理サーバ１０５からの応答結果に基づいて、管理サーバ１０５が存在しているか、稼働しているかを、管理サーバ１０５からの応答があったか否かで判断し、ステップＳ１１０７において、文書管理者識別ＩＤが管理サーバ１０５のユーザ管理ＤＢ１０９に存在するか否かを判断する。

端末１０１のＣＰＵ２１８が、ステップＳ１１０６で応答がないと判定した場合、又は、ステップＳ１１０７でユーザ情報が登録されていないと判定した場合には、ステップＳ１１０８において、端末１０１のＣＰＵ２１８は、エラーメッセージを表示装置２２４に表示させて印刷処理を終了する。

一方、端末１０１のＣＰＵ２１８が、ステップＳ１１０６で応答があり、且つ、ステップＳ１１０７でユーザ情報が登録されていると判定した場合には、ステップＳ１１０９に処理を進める。

ステップＳ１１０９では、端末１０１のＣＰＵ２１８は、ステップＳ１１０５で管理サーバ１０５から送信され情報（文書識別名，文書発行日時の情報）に基づいて履歴情報照会画面（図６の１７０１）の文書識別名（１７０５），文書発行日時（１７０６）を設定する。

ステップＳ１１１８において、文書管理者は、履歴情報照会画面（図６の１７０１）より文書識別名（１７０５），文書発行日時（１７０６）を選択して、照会ボタン１７０７により履歴照会指示を行う。

端末１０１では、ステップＳ１１１０において、ＣＰＵ２１８が、ステップＳ１１８で選択された文書識別名，文書管理者識別ＩＤ，文書発行日時の情報を履歴情報検索データとして、管理サーバ１０５へ送信する。

管理サーバ１０５では、ステップＳ１１１１において、ＣＰＵ２０１が、端末１０１から受信した履歴情報検索データに基づいて履歴管理ＤＢ１０７を検索し、該検索結果（条件に該当するドキュメント情報）より、(2)作業情報の(ii)前回受取情報がブランク、又は、(i)今回受取情報の配付識別ＩＤがブランクとなっている親セグメントを検索する。次に、該検索された親（上位）セグメントの(2)作業情報の(i)今回受取情報の個人識別ＩＤ，受取日時，受取部番の情報を、(2)作業情報の(ii)前回受取情報の個人識別ＩＤ，受取日時，受取部番に持つセグメントを検索して、これを上記親（上位）セグメントの傘下(下位)のセグメントとする。さらに、この親（上位）セグメントと傘下(下位)セグメントの関係の検索を繰り返して行ってドキュメントの系譜情報を作成する。なお、この履歴系譜情報作成処理の詳細は後述する図２２に示す。そして、作成した履歴系譜情報を端末１０１へ送信する。

端末１０１では、ステップＳ１１１２において、ＣＰＵ２１８が、管理サーバ１０５から履歴系譜情報を受信して履歴情報の系譜図（図６の１７０２）を表示装置２２４に表示する。

文書管理者が、１セグメントの詳細情報を照会したい場合には、系譜図（図６の１７０２）より該当セグメントを選択することにより、詳細情報画面（図６の１７０３）が表示される。

照会結果より配付を禁止したいセグメントがあった場合には、ステップＳ１１１３において、文書管理者が詳細情報画面（図６の１７０３）の配付区分をプルダウンより「配付不可」を選択して（図６の１７０８）、更新ボタン１７０９により更新指示を行う。

端末１０１では、ステップＳ１１１４において、ＣＰＵ２１８が、更新指示があるか否かを判定して、更新指示が無いと判定した場合には、本履歴情報照会処理及び履歴情報更新処理を終了する。

一方、ステップＳ１１１４で、更新指示があったと判断した場合には、ステップＳ１１１５に処理を進める。

ステップＳ１１１５では、端末１０１のＣＰＵ２１８は、ステップＳ１１１３で選択されたセグメントの履歴情報更新データとして、履歴管理ＤＢ情報１３０２（図２）の(1)文書識別情報の文書識別名〜文書発行日時、(2)作業情報の(i)今回受取情報の配付識別ＩＤ、受取部番号に該当する情報と(4)配付制御情報の配付区分の情報を、管理サーバ１０５へ送信する。

管理サーバでは、ステップＳ１１１６において、ＣＰＵ２０１が、端末１０１からの更新指示（履歴情報更新データの受信）があるか判断して、更新指示がないと判定した場合には、本履歴情報照会処理及び履歴情報更新処理を終了する。

一方、ステップＳ１１１６で、管理サーバのＣＰＵ２０１が、更新指示（履歴情報更新データの受信）があったと判定した場合には、ステップＳ１１１７において、管理サーバのＣＰＵ２０１は、端末１０１より受信した履歴情報更新データに基づいて、履歴管理ＤＢ１０７の該当セグメントの配付区分を更新する（例えば、図９Ｂの１５０４）。そして、本履歴情報照会処理及び履歴情報更新処理を終了する。

図２１は、本発明における第５の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、図１５に示したデジタル複合機１０３からの機密文書のドキュメント情報照会処理及び履歴情報照会処理に対応する。なお、図中、Ｓ１２０１，Ｓ１２０２，Ｓ１２１７，Ｓ１２１８は文書管理者により行われる操作に対応する。また、Ｓ１２０３，Ｓ１２０５〜Ｓ１２１１，Ｓ１２１３，Ｓ１２１４，Ｓ１２１６は図１４に示したデジタル複合機１０３−ｃの各部が実行する処理に対応するが、以下では単にＣＰＵ２１０が実行すると記す。また、Ｓ１２０４，Ｓ１２１２，Ｓ１２１５は図１６に示した管理サーバ１０５の各部（ＣＰＵ２０１により実現される）が実行する処理に対応するが、以下では単にＣＰＵ２０１が実行すると記す。

文書管理者は、機密文書のドキュメント情報照会処理又は履歴情報照会を行う際に、ステップＳ１２０１において、ＩＤカードをデジタル複合機１０３−ｃのカードリーダ部２１４にかざしてデジタル複合機１０３−ｃに個人識別ＩＤを読込ませる。

次に、文書管理者は、ステップＳ１２０２において、画面１９０１（図５）のドキュメント情報照会機能選択画面１９０５で表示ボタン又は印刷ボタンによりドキュメント情報照会指示を行う、又は、履歴情報照会機能選択画面１９０４で照会ボタンにより履歴照会指示を行う。なお、ドキュメント情報照会を指示した場合は、文書管理者は、ステップＳ１２１７において、該当用紙をデジタル複合機１０３−ｃの原稿台へセットする。

デジタル複合機１０３−ａでは、ステップＳ１２０３において、ＣＰＵ２１０が、ＩＤカードから読み込んだ個人識別ＩＤをキーに管理サーバ１０５のユーザ管理ＤＢ１０９を検索する（サーバ情報確認部３１４が個人識別ＩＤをキーとするユーザ情報検索データを作成して管理サーバ１０５に送信する）。

管理サーバ１０５では、ステップＳ１２０４において、ＣＰＵ２０１が、デジタル複合機１０３−ｃより受け取ったユーザ情報検索データに基づいてユーザ管理ＤＢ１０９を検索し、該検索結果をデジタル複合機１０３−ｃへ返送する。

デジタル複合機１０３−ｃでは、ステップＳ１２０５において、ＣＰＵ２１０が、管理サーバ１０５からの応答結果に基づいて、管理サーバ１０５が存在しているか、稼働しているかを、管理サーバ１０５からの応答があったか否かで判断し、ステップＳ１２０６において、個人識別ＩＤが管理サーバ１０５のユーザ管理ＤＢ１０９に存在するか否かを判断する。

デジタル複合機１０３−ｃのＣＰＵ２１０が、ステップＳ１２０５で応答がないと判定した場合、又は、ステップＳ１２０６でユーザ情報が登録されていないと判定した場合には、ステップＳ１２０７において、デジタル複合機１０３−ｃのＣＰＵ２１０は、エラーメッセージを表示装置２２４に表示させて受取処理を終了する。

一方、デジタル複合機１０３−ｃのＣＰＵ２１０が、ステップＳ１２０５で応答があり、且つ、ステップＳ１２０６でユーザ情報が登録されていると判定した場合には、ステップＳ１２０８に処理を進める。

ステップＳ１２０８では、デジタル複合機１０３−ｃのＣＰＵ２１０は、ステップＳ１２０２での指示が、履歴情報照会かドキュメント情報照会かを判定し、ドキュメント情報照会と判定した場合には、ステップＳ１２０９に処理を進める。

ステップＳ１２０９では、デジタル複合機１０３−ｃのＣＰＵ２１０は、デジタル複合機１０３−ｃの原稿台にセットされた用紙をスキャナ部２１５により読み取ってドキュメントのＱＲコードよりドキュメント情報１３０１(図２)を読み取る。

次に、ステップＳ１２１０において、デジタル複合機１０３−ｃのＣＰＵ２１０は、ステップＳ１２０９で読み取ったドキュメント情報を、図５の１９０７に示したような形態で出力する。この時、ステップＳ１２０２のドキュメント情報照会指示の際に「表示」が選択された場合はドキュメント情報を操作パネル２１６に表示出力する。一方、ステップＳ１２０２のドキュメント情報照会指示の際に「印刷」が選択された場合はドキュメント情報をプリンタ部２０９より印刷出力する。そして、本ドキュメント情報照会処理を終了する。

一方、ステップＳ１２０８で、ステップＳ１２０２での指示が、履歴情報照会と判定した場合には、デジタル複合機１０３−ｃのＣＰＵ２１０は、ステップＳ１２１１に処理を進める。

ステップＳ１２１１では、デジタル複合機１０３−ｃのＣＰＵ２１０は、ステップＳ１２０１で入力された文書管理者識別ＩＤ(ユーザ識別ＩＤ)をキーに管理サーバ１０５の履歴管理ＤＢ１０７の検索を行う（文書管理者識別ＩＤをキーとする履歴情報検索データを作成して管理サーバ１０５に送信する）。

管理サーバ１０５では、ステップＳ１２１２において、ＣＰＵ２０１は、履歴管理ＤＢ１０７より（2）作業情報の(ii)前回受取情報がブランク、又は、(i)今回受取情報の受取識別ＩＤがブランクとなっているセグメント（即ち、親セグメント）を対象に、履歴管理ＤＢ１０７の(1)文書情報の文書管理者識別ＩＤがデジタル複合機１０３−ｃのＣＰＵ２１０から受け取った履歴情報検索データ（文書管理者識別ＩＤ）と同じセグメントを全て検索して、文書識別名，文書発行日時の情報をデジタル複合機１０３−ｃへ送信する。

デジタル複合機１０３−ｃでは、ステップＳ１２１３において、ＣＰＵ２１０が、管理サーバ１０５から受信した情報（文書識別名，文書発行日時の情報）に基づいて履歴情報照会機能選択画面（図５の１９０４）の文書識別名，文書発行日時を設定する。

そして、文書管理者は、ステップＳ１２１８において、履歴情報照会機能選択画面（図５の１９０４）より文書識別名，文書発行日時を選択して、照会ボタンにより履歴照会指示を行う。

デジタル複合機１０３−ｃでは、ステップＳ１２１４において、ＣＰＵ２１０が、選択された文書識別名，文書管理者識別ＩＤ，文書発行日時の情報を履歴情報検索データとして、管理サーバ１０５へ送信する。

管理サーバ１０５では、ステップＳ１２１５において、ＣＰＵ２０１が、デジタル複合機１０３−ｃから受信した履歴情報検索データに基づいて履歴管理ＤＢ１０７を検索し、該検索結果（条件に該当するドキュメント情報）より、(2)作業情報の(ii)前回受取情報がブランク、又は、(i)今回受取情報の配付識別ＩＤがブランクとなっている親セグメントを検索する。次に、該検索された親（上位）セグメントの(2)作業情報の(i)今回受取情報の個人識別ＩＤ，受取日時，受取部番の情報を、(2)作業情報の(ii)前回受取情報の個人識別ＩＤ，受取日時，受取部番に持つセグメントを検索して、これを上記親（上位）セグメントの傘下(下位)のセグメントとする。さらに、この親（上位）セグメントと傘下(下位)セグメントの関係の検索を繰り返して行ってドキュメントの系譜情報を作成する。なお、この履歴系譜情報作成処理の詳細は後述する図２２に示す。そして、作成した履歴系譜情報をデジタル複合機１０３−ｃへ送信する。

デジタル複合機１０３−ｃでは、ステップＳ１２１６において、ＣＰＵ２１０が、管理サーバ１０５から履歴系譜情報を受信して履歴情報の系譜図（図５の１９０６）をプリンタ部２０９により印刷する。そして、本履歴情報照会処理を終了する。

以下、図２２を参照して、図２０のステップＳ１１１１，図２１のステップＳ１２１５内で実行される履歴系譜情報作成処理について説明する。

図２２は、本発明における第６の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、図２０のステップＳ１１１１，図２１のステップＳ１２１５内で実行される履歴系譜情報作成処理に対応する。なお、図中、Ｓ１４０１〜Ｓ１４１１は図１６に示した管理サーバ１０５の履歴情報検索部（ＣＰＵ２０１により実現される）が実行する処理に対応するが、以下では単にＣＰＵ２０１が実行すると記す。

なお、ドキュメントの履歴系譜情報は、最初に印刷した時点（上述の印刷作業を行った時点）での情報である文書識別名，文書管理者識別ＩＤ，文書発行日時でグルーピング出来る。また、そのセグメントを並び替えることで系譜情報が作成できる。

先ず、ステップＳ１４０１において、管理サーバ１０５のＣＰＵ２０１は、端末１０１又はデジタル複合機１０３等の機器から受信した履歴情報検索データ（文書識別名，文書管理者識別ＩＤ，文書発行日時を含む）と、履歴管理ＤＢ１０７内の(1)文書識別情報の文書識別名，文書管理者識別ＩＤ，文書発行日時が一致するセグメントであり、且つ、(2)作業情報の(ii)前回受取情報がブランクまたは(i)今回受取情報の配付識別ＩＤがブランクであるセグメント（即ち、親セグメント）を検索して、該検索した親セグメントを第一階層としてＲＡＭ２０２内に設定する（複数ある場合には、全て親セグメントと設定する）。そして、カレントの階層を親セグメントに設定する。

次に、ステップＳ１４０２において、管理サーバ１０５のＣＰＵ２０１は、ステップＳ１４０１で設定した親セグメントを所定の順序で１つ読み込む処理を行い、ステップＳ１４０３において、ステップＳ１４０２の読込み込み処理で親セグメントを読み込めたか（未処理の親セグメントが有ったか）否かを判定する。

ステップＳ１４０３で、読み込む親セグメントが有ったと判定した場合には、ステップＳ１４０４において、管理サーバ１０５のＣＰＵ２０１は、読み込んだ親セグメントの(2)作業情報の(i)今回受取情報の受取部番号〜受取機識別ＩＤの情報と、同内容を(2)作業情報の(ii)前回受取情報の受取部番号〜受取機識別ＩＤの情報を持つセグメントを検索する。

そして、ステップＳ１４０５において、管理サーバ１０５のＣＰＵ２０１は、ステップＳ１４０４で検索したセグメントを、ステップＳ１４０２で読み込んだ親セグメントの一階層下に設定しＲＡＭ２０２内に記憶し、ステップＳ１４０２に処理を戻し、次ぎの親セグメントの処理に移行する。

そして、ステップＳ１４０３で、読み込む親セグメントが無かったと判定した場合には、ステップＳ１４０６に処理を進める。

ステップＳ１４０６では、管理サーバ１０５のＣＰＵ２０１は、カレントの階層に１階層プラスした階層を新たにカレントの階層とし、該カレントの階層にセグメントが有るか否かを判定し、セグメントが有ると判定した場合には、ステップＳ１４０８に処理を進める。

ステップＳ１４０８では、管理サーバ１０５のＣＰＵ２０１は、カレントの階層のセグメントを所定の順序で１つ読み込む処理を行い、ステップＳ１４０９において、ステップＳ１４０８の読込み込み処理でセグメントを読み込めたか（未処理のセグメントが有ったか）否かを判定する。

ステップＳ１４０９で、読み込むセグメントが有ったと判定した場合には、ステップＳ１４１０において、管理サーバ１０５のＣＰＵ２０１は、読み込んだセグメントの(2)作業情報の(i)今回受取情報の受取部番号〜受取機識別ＩＤの情報と、同内容を(2)作業情報の(ii)前回受取情報の受取部番号〜受取機識別ＩＤの情報を持つセグメントを検索する。

そして、ステップＳ１４１１において、管理サーバ１０５のＣＰＵ２０１は、ステップＳ１４１０で検索したセグメントを、ステップＳ１４０８で読み込んだセグメントの一階層下に設定しＲＡＭ２０２内に記憶し、ステップＳ１４０８に処理を戻し、次ぎのセグメントの処理に移行する。

そして、ステップＳ１４０９で、読み込むセグメントが無かったと判定した場合には、管理サーバ１０５のＣＰＵ２０１は、ステップＳ１４０６に処理を戻し、カレントの階層をさらに１階層プラスする。

そして、ステップＳ１４０７で、カレントの階層にセグメントが無いと判定した場合には、本履歴系譜情報作成処理を終了する。

なお、本履歴系譜情報作成処理は、端末１０１又はデジタル複合機１０３で実行するように構成してもよい。

また、本実施形態では、ドキュメント情報２１０１及び履歴管理ＤＢ情報１３０２内の(2)作業情報内に２回の受取履歴情報（(i)今回受取情報及び(ii)前回受取情報）を格納する構成について説明した。しかし、(2)作業情報内に格納する受取履歴情報は２回に限られるものではなく、３回以上の受取履歴情報を格納するように構成してもよし、格納可能な限り回数無制限に受取履歴情報を追加格納するように構成してもよい。

なお、従来では、配付者が複写した時点の情報を記録し、その履歴を遡る方法であり、最終配付者が不明となったり、紙文書を分割して配付した場合、事故の状況が掴み難く、調査しているうちに、文書が拡散されてしまう危険があった。しかし、本実施形態の複製文書管理システムでは、紙文書の物理的な特性を考慮し、紛失や妥当でない配付等の状況発生に対して、複製文書の配付を行った者、当該複製文書を受け取った者を特定し、事故発生原因や状況を把握するための配付者／受領者の系譜履歴を提供し、問題の追跡を可能にする。

具体的には、文書の原本から複製文書の最終受け取りまでの、文書の配付全体の情報の系譜を提供することができる。また、ページ単位にＱＲコードで文書の履歴を記録してあり、ＱＲコード情報の印刷、又は、管理サーバの履歴管理ＤＢ１０７に保存されている履歴管理ＤＢ情報により、即座に、当該ページの配付者や所有者を知ることができる。これらの効果は、文書全体だけでなく、文書を分割しても得られるものである。

従って、原本から複製文書の受け取りの全履歴を連続した階層構造で捉えて、複製文書の文書管理者、配付者、所有者も含めた配付履歴も捉えて管理を可能する。そして、複製部数、複製ページも管理することにより、正確に現状を把握でき、より高いセキュリティの確保が可能となる。

即ち、複製文書から文書管理者，所有者，配付者を把握ができる。また、原本文書から終端複製文書までの複製文書全体の複製／配付履歴を連続した階層構造として、完全なセキュリティデータを把握できる。また、複製文書の取扱い等で拡散を止めたい場合に先ず止めるべき末端の複製文書の情報を把握できる。また、取扱いに関する指示や追跡調査が正確かつ迅速に行え、本来配付される者以外の者に複製文書が渡った事が発覚した場合、又は疑わしき場合に、文書管理者が該当複製文書の複写作業を制御して被害を最小限に留めることができる。また、複製作業時に同時に複製した部数を管理しているため、配付／受取状況から疑わしき文書を絞り込むことが容易に可能である。また、複製文書全体の配付／受取状況が把握可能であることから疑わしき文書の絞込みが可能である。また、紙媒体の特性から何枚かのページの分離がある場合も、紙文書のセキュリティ維持上、不可欠な管理であるページ管理までの管理を行うことができる等の効果を奏する。

上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。

以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

以下、図２３に示すメモリマップを参照して本発明に係る複製文書追跡管理システムの端末１０１，デジタル複合機１０３（−ａ〜ｃ），管理サーバ１０５で読み取り可能なデータ処理プログラムの構成について説明する。

図２３は、本発明に係る本発明に係る複製文書追跡管理システムの端末１０１，デジタル複合機１０３（−ａ〜ｃ），管理サーバ１０５で読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記録媒体（記憶媒体）のメモリマップを説明する図である。

なお、特に図示しないが、記録媒体に記憶されるプログラム群を管理する情報、例えばバージョン情報，作成者等も記憶され、かつ、プログラム読み出し側のＯＳ等に依存する情報、例えばプログラムを識別表示するアイコン等も記憶される場合もある。

さらに、各種プログラムに従属するデータも上記ディレクトリに管理されている。また、インストールするプログラムやデータが圧縮されている場合に、解凍するプログラム等も記憶される場合もある。

本実施形態における図１７，図１８，図１９，図２０，図２１，図２２に示す機能が外部からインストールされるプログラムによって、ホストコンピュータにより遂行されていてもよい。そして、その場合、ＣＤ−ＲＯＭやフラッシュメモリやＦＤ等の記録媒体により、あるいはネットワークを介して外部の記録媒体から、プログラムを含む情報群を出力装置に供給される場合でも本発明は適用されるものである。

以上のように、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。

この場合、記録媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。

プログラムコードを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリコンディスク等を用いることができる。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

さらに、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムをネットワーク上のサーバ，データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。

本発明の一実施形態を示す複製文書追跡管理システム全体の概要を示すシステム構成図である。 本実施形態の複製文書追跡管理システムで用いられる情報のデータ構造の一例を示す図である。 本実施形態の複製文書追跡管理システムで用いられる情報のデータ構造の一例を示す図である。 本実施形態の複製文書追跡管理システムで用いられる情報のデータ構造の一例を示す図である。 図１に示した端末１０１の表示装置上に表示される文書管理情報入力画面の一例を示す模式図である。 図１に示した端末１０１の制御（印刷作業）によりプリンタ１０２から印刷された機密文書１０４を説明するための模式図である。 デジタル複合機１０３の操作パネル上に表示される操作画面の一例を示す模式図である。 デジタル複合機１０３の操作パネル上に表示される操作画面の一例を示す模式図である。 デジタル複合機１０３の操作パネル上に表示される操作画面の一例を示す模式図である。 図１に示した端末１０１の表示装置上に表示される履歴紹介画面の一例を示す模式図である。 端末１０１の表示装置上に表示される照会・更新画面の一例を示す模式図である。 図１で説明した印刷作業、配付作業、受取作業において機密文書１０４にＱＲコード２１０１として付加されるデータの一例を示す模式図である。 図１で説明した印刷作業、配付作業、受取作業において機密文書１０４にＱＲコード２１０１として付加されるデータの一例を示す模式図である。 図１で説明した印刷作業、配付作業、受取作業において機密文書１０４にＱＲコード２１０１として付加されるデータの一例を示す模式図である。 図１で説明した印刷作業、配付作業、受取作業において機密文書１０４にＱＲコード２１０１として付加されるデータの一例を示す模式図である。 図１で説明した印刷作業、配付作業、受取作業において機密文書１０４にＱＲコード２１０１として付加されるデータの一例を示す模式図である。 図１で説明した印刷作業、配付作業、受取作業において履歴管理ＤＢ１３０２に作成されるセグメントの一例を示す模式図である。 図１で説明した印刷作業、配付作業、受取作業において履歴管理ＤＢ１３０２に作成されるセグメントの一例を示す模式図である。 図１で説明した印刷作業、配付作業、受取作業において履歴管理ＤＢ１３０２に作成されるセグメントの一例を示す模式図である。 図１で説明した印刷作業、配付作業、受取作業において配付文書管理ＤＢ１３０４に作成されるセグメントの一例を示す模式図である。 図１に示した端末１０１，デジタル複合機１０３，管理サーバ１０５のハードウェア構成を示すブロック図である。 図１で説明した機密文書の印刷作業及び履歴情報照会・更新作業の端末１０１における処理概要を示す構成図である。 図１で説明した機密文書の配付作業のデジタル複合機１０３における処理概要を示す構成図である。 図１で説明した機密文書の受取作業のデジタル複合機１０３−ａにおける処理概要を示す構成図である。 図１で説明した機密文書のドキュメント情報照会作業・履歴情報照会作業のデジタル複合機１０３−ｃにおける処理概要を示す構成図である。 図１に示した管理サーバ１０５における履歴情報の検索・更新，配付文書情報の検索・更新及びユーザ情報の検索処理の概要を示す構成図である。 本発明における第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。 本発明における第２の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。 本発明における第３の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。 本発明における第４の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。 本発明における第５の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。 本発明における第６の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。 本発明に係る本発明に係る複製文書追跡管理システムの端末１０１，デジタル複合機１０３（−ａ〜ｃ），管理サーバ１０５で読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記録媒体（記憶媒体）のメモリマップを説明する図である。

符号の説明

１０１ 端末
１０２ プリンタ
１０３ デジタル複合機
１０４ 機密文書
１０５ 管理サーバ
１０７ 履歴管理ＤＢ
１０８ 配付文書管理ＤＢ
１０９ ユーザ管理ＤＢ

Claims (15)

1. 配付文書情報記憶手段と、
   文書データを記録材に印刷して紙文書の原本を作成する印刷作業を行う印刷作業実行手段と、
   原本又は複製された紙文書から当該紙文書の複製データを作成して前記配付文書情報記憶手段に登録する配付作業を行う配付作業実行手段と、
   前記配付文書情報記憶手段に記憶された複製データを記録材に印刷して複製文書を作成する受取作業を行う受取作業実行手段と、を有するものであり、
   前記印刷作業実行手段は、
   当該印刷作業に関する情報を受取履歴情報とし、この受取履歴情報と文書識別情報を含む付加情報を文書データの各ページに付加する付加手段と、
   前記付加情報が付加された文書データを記録材に印刷して紙文書の原本を作成する原本印刷手段と、を有するものであり、
   前記配付作業実行手段は、
   前記付加情報が付加されている原本又は複製された紙文書から画像データを読み取る読取手段と、
   前記画像データを文書イメージと付加情報とに分離する分離手段と、
   配付識別情報を発番する発番手段と、
   前記配付識別情報に紐つけて、前記文書イメージと前記付加情報に含まれていた文書識別情報と受取履歴情報を含む配付文書情報を前記配付文書情報記憶手段に登録する登録手段と、
   を有するものであり、
   前記受取作業実行手段は、
   入力される前記配付識別情報に基づいて前記配付文書情報記憶手段から該当する前記配付文書情報を取得する取得手段と、
   前記配付文書情報に含まれていた前記受取履歴情報に、当該受取作業に関する情報を追加して前記受取履歴情報を更新する更新手段と、
   前記配付文書情報に含まれていた文書識別情報と前記更新された受取履歴情報を含む付加情報を前記文書イメージの各ページに付加する付加手段と、
   前記更新された受取履歴情報を含む付加情報が付加された文書データを記録材に印刷して紙文書の複製を作成する複製印刷手段と、
   を有することを特徴とする複製文書管理システム。
2. 受取履歴情報記憶手段を設け、
   前記印刷作業実行手段は、前記文書識別情報に紐つけて、前記受取履歴情報を前記受取履歴情報記憶手段に登録する履歴登録手段を設けたものであり、
   前記受取作業実行手段は、前記文書識別情報に紐つけて、前記更新した受取履歴情報を前記受取履歴情報記憶手段に追加する履歴登録手段を設けた、ことを特徴とする請求項１に記載の複製文書管理システム。
3. 前記配付作業実行手段の登録手段は、入力される配付部数と初期化された受取済部数を含む配付文書情報を前記配付文書情報記憶手段に登録するものであり、
   前記受取作業実行手段は、
   前記取得手段により取得された配付文書情報に含まれていた受取済部数が配付部数に達していると判定した場合に当該配付処理を中断する中断手段と、
   受け取り可能と判断した場合に前記配付文書情報記憶手段に記憶される配付文書情報の受取済部数を更新する配付部数更新手段と、を有することを特徴とする請求項１又は２のいずれか１項に記載の複製文書管理システム。
4. 前記配付識別情報に対応して入力される配付部数の変更指示に基づいて、前記配付識別情報に紐つけられて前記配付文書情報記憶手段に登録済の前記配付文書情報内の配付部数を更新する配付部数更新手段を設けたことを特徴とする請求項３に記載の複製文書管理システム。
5. 前記受取履歴情報は、作業者を特定する情報，作業日時を特定する情報，作業機器を特定する情報，配布元及び配布先を特定する配布系譜に関する情報，配付識別情報を含むことを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の複製文書管理システム。
6. 紙文書の文書識別情報と受取履歴情報を出力する紙文書情報照会作業を行う紙文書情報照会作業実行手段を設け、
   前記紙文書情報照会作業実行手段は、
   文書識別情報と受取履歴情報を含む付加情報が付加されている原本又は複製された紙文書から画像データを読み取る読取手段と、
   前記画像データを文書イメージと付加情報とに分離する分離手段と、
   前記付加情報に含まれていた文書識別情報と受取履歴情報を出力する出力手段と、
   を有することを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の複製文書管理システム。
7. 紙文書の受け取りの系譜を出力する履歴情報照会作業を行う履歴情報照会作業実行手段を設け、
   前記履歴情報照会作業実行手段は、
   入力される文書識別情報に基づいて前記受取履歴情報記憶手段から該当する前記受取履歴情報を取得する取得手段と、
   前記取得手段により取得した受取履歴情報を出力する出力手段と、
   を有することを特徴とする請求項２乃至６のいずれか１項に記載の複製文書管理システム。
8. 受取作業済の紙文書からの配付作業を禁止する配付禁止作業を行う配付禁止作業実行手段を設け、
   前記配付禁止作業実行手段は、
   前記履歴情報照会作業実行手段の前記出力手段により出力されたいずれかの受取履歴情報を指定して、該受取履歴情報に対応する紙文書からの配付作業を禁止するように指示する指示手段と、
   前記指示手段の指示に応じて、前記指定された受取履歴情報に対応する紙文書からの配付作業を禁止する旨の情報を、前記受取履歴情報記憶手段に登録された履歴管理情報に追加する配付禁止登録手段と、を有するものであり、
   前記配付作業実行手段は、
   前記分離手段により分離された前記付加情報内の文書識別情報と受取履歴情報に基づいて、前記受取履歴情報記憶手段に登録された前記受取履歴情報を取得する取得手段と、
   前記受取履歴情報記憶手段に登録された前記受取履歴情報に前記配付を禁止する旨の情報が含まれている場合には、当該配付作業を中断する中断手段と、を有することを特徴とする請求項７に記載の複製文書管理システム。
9. 前記配付作業実行手段は、前記分離手段が分離した付加情報に含まれていた受取履歴情報内の作業者の情報と、当該印刷作業者の情報とが異なるページについては、配付対象から除外する除外手段を、有することを特徴とする請求項５乃至８のいずれか１項に記載の複製文書管理システム。
10. 前記配付文書情報記憶手段と、前記受取履歴情報記憶手段とを有するサーバ装置と、
    前記印刷作業実行手段を有する１又は複数の情報処理装置と、
    前記配付作業実行手段と、前記受取作業実行手段とを有する１又は複数の複合機と、
    が通信媒体を介して通信可能なことを特徴とする請求項２乃至９のいずれか１項に記載の複製文書管理システム。
11. 前記付加情報は、２次元バーコードを含むバーコード，電子透かしを含む付加方法で付加されることを特徴とする請求項１乃至１０のいずれか１項に記載の複製文書管理システム。
12. 文書データを記録材に印刷して紙文書の原本を作成する印刷作業を行う印刷作業実行ステップと、
    原本又は複製された紙文書から当該紙文書の複製データを作成して前記配付文書情報記憶手段に登録する配付作業を行う配付作業実行ステップと、
    前記配付文書情報記憶手段に記憶された複製データを記録材に印刷して複製文書を作成する受取作業を行う受取作業実行ステップと、を有するものであり、
    前記印刷作業実行ステップは、
    当該印刷作業に関する情報を受取履歴情報とし、この受取履歴情報と文書識別情報を含む付加情報を文書データの各ページに付加する付加ステップと、
    前記付加情報が付加された文書データを記録材に印刷して紙文書の原本を作成する原本印刷ステップと、を有するものであり、
    前記配付作業実行ステップは、
    前記付加情報が付加されている原本又は複製された紙文書から画像データを読み取る読取ステップと、
    前記画像データを文書イメージと付加情報とに分離する分離ステップと、
    配付識別情報を発番する発番ステップと、
    前記配付識別情報に紐つけて、前記文書イメージと前記付加情報に含まれていた文書識別情報と受取履歴情報を含む配付文書情報を前記配付文書情報記憶手段に登録する登録ステップと、
    を有するものであり、
    前記受取作業実行ステップは、
    入力される前記配付識別情報に基づいて前記配付文書情報記憶手段から該当する前記配付文書情報を取得する取得ステップと、
    前記配付文書情報に含まれていた前記受取履歴情報に、当該受取作業に関する情報を追加して前記受取履歴情報を更新する更新ステップと、
    前記配付文書情報に含まれていた文書識別情報と前記更新された受取履歴情報を含む付加情報を前記文書イメージの各ページに付加する付加ステップと、
    前記付加情報が付加された文書データを記録材に印刷して紙文書の複製を作成する複製印刷ステップと、
    を有することを特徴とする複製文書管理方法。
13. 前記印刷作業実行ステップは、前記文書識別情報に紐つけて、前記受取履歴情報を受取履歴情報記憶手段に登録する履歴登録ステップを設けたものであり、
    前記受取作業実行ステップは、前記文書識別情報に紐つけて、前記更新した受取履歴情報を前記受取履歴情報記憶手段に追加する履歴登録ステップを設けた、ことを特徴とする請求項１２に記載の複製文書管理方法。
14. 請求項１乃至１１のいずれか１項に記載された複製文書管理システムとしてコンピュータを機能させるためのプログラム、又は、請求項１２又は１３のいずれか１項に記載された複製文書管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
15. 請求項１乃至１１のいずれか１項に記載された複製文書管理システムとしてコンピュータを機能させるためのプログラム、又は、請求項１２又は１３のいずれか１項に記載された複製文書管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラムをコンピュータが読み取り可能に記憶した記録媒体。

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