JP2006293448A - 文書管理システムおよび文書管理方法およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】タイムスタンプのような検証可能な方法で証明された文書と一般の文書が混在する文書管理システムにおいて、誤って原本の改ざんを行ってしまったり、更新後に改めて外部証明機関から電子証明を受けるのを忘れてしまったりといった事態の発生を抑えて、効率的に文書管理を行うこと。
【解決手段】ＤＭＳクライアント１３より行われるＤＭＳサーバ１２からチェックアウトされて編集された文書データの更新時に、前記文書データに対応する有効なタイムスタンプがＤＭＳサーバ１２で管理されていると判定された場合、前記編集された文書データを、ＤＭＳサーバ１２で管理されている文書データの新しいバージョンとしてＤＭＳサーバ１２で管理されている文書データを更新するとともに、該新しいバージョンの文書データに対するタイムスタンプを取得するように制御する構成を特徴とする。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書データと共に電子証明情報を保存管理する文書管理システムに関する。

特許文献１には、ある文書管理システムに登録された文書が、ある日時に、この内容で存在した事を証明する文書管理システムが記載されている。この文書管理システムでは、文書の内容からハッシュ値を出力し、該ハッシュ値をもとに、第三者の公的機関からタイムスタンプや電子署名を含む電子証明書を受け、その電子証明書をその文書と共に管理している。

また、この文書管理システムでは、文書の内容に改ざんが無い事を証明する際、上述の電子証明書を文書と合わせて検証機関に検証を依頼する事で、確認を行っている。さらに、この文書管理システムでは、上述の電子証明書を文書と共に保存管理することで、法的に文書の保存を義務づけられた文書を保存管理可能にしている。
特開２００１−２０９７１４号公報

上述のタイムスタンプは、法的に改ざんを行わず、一定期間、文書を保管する事を義務づけられた種類の文書の保存を行う場合に用いる。一般的には、契約書や証券証書等の更新しない文書や、変更が許されない文書を管理する場合に用いる。また、契約書や保証書のような文書の種類も、一旦作成すると内容の変更は行わないため、この管理方法が有効である。

これに対して、顧客名簿や、売り上げ報告書のような種類の文書は、日々更新を行う種類の文書である。しかし、決まった日時には内容の証明を行う必要がある。

しかし、この種の文書では、一旦証明を受けてタイムスタンプを押下された文書を更新してしまうと、その文書に対する改ざんになる。そのため、通常は更新後の文書は別の文書として保存するか、バージョンを管理する事ができるシステムにおいては、新しいバージョンの文書として保存する必要がある。

また、タイムスタンプによる証明を行うには、証明のために費用がかかり、その文書管理システムに格納されている全ての文書に対して証明を行うと、非常にコストがかかってしまう。よって、一般的には最低限必要な文書にのみこのスタンプを証明として用いている。

そのため、編集等の更新後に、その文書がタイムスタンプによる証明が必要な文書であるかどうかの判断を、文書を更新した操作者自身が毎回行わなければならないという問題点がある。

また、文書に対する法的な保存期限が切れた場合は、原本を更新してもかまわないが、法的な保存期限が残っている場合は、必ず新規文書にするか、バージョンを更新して保存するかを操作者自身が判断しなくてはならない。

さらに、文書管理システムによっては、アノテーション（注釈）という原本の内容には変更を加えず、原本に合成して表示する機能が存在するため、文書によっては原本に変更を加えていないので、改めて証明を発行する必要の無い更新方法も存在する。

よって、その操作（更新方法）を判断して、その時々においてタイムスタンプによる証明が必要か否かを操作者自身が判断することは非常に効率的ではない。そればかりか、誤って改ざんを行ってしまったり、更新後に改めて証明を受けるのを忘れてしまったりといった事態が発生する可能性があるという問題点があった。

本発明は、上記の問題点を解決するためになされたもので、本発明の目的は、登録された文書データと共に、その文書データがある日時に存在した事を外部認証機関で認証されたことを証明できる検証可能なタイムスタンプを記憶媒体に記憶して記憶管理可能であり、且つ、文書データのバージョンを管理可能なサーバ装置と、前記サーバ装置と通信して前記サーバ装置で管理される文書データを取得して編集し前記サーバ装置で管理される文書データを更新可能なクライアント装置とを有する文書管理システムにおいて、前記クライアント装置より行われる前記サーバ装置から取得されて編集された文書データの更新時に、前記文書データに対応する有効なタイムスタンプが前記サーバ装置で管理されているかどうかを判定し、文書データに対応する有効なタイムスタンプが前記サーバ装置で管理されていると判定された場合、前記編集された文書データを、前記サーバ装置で管理されている文書データの新しいバージョンとして前記サーバ装置で管理されている文書データを更新するように制御するとともに、該新しいバージョンの文書データに対するタイムスタンプを取得するように制御することにより、従来ユーザが文書の更新操作時に行っていた煩雑な更新方法の判断や操作を軽減して、その時々においてタイムスタンプによる証明が必要か否かを操作者自身が判断して操作するといった非効率的な作業を軽減するとともに、誤って原本の改ざんを行ってしまったり、更新後に改めて外部証明機関から電子証明を受けるのを忘れてしまったりといった事態が発生するのを抑えて、タイムスタンプのような検証可能な方法で証明された文書と一般の文書が混在する文書管理システムにおいて効率的に文書管理を行うことができる文書管理システムおよび文書管理方法およびプログラムを提供することである。

本発明は、登録された文書データと共に、その文書データがある日時に存在した事を外部認証機関で認証されたことを証明できる検証可能なタイムスタンプを記憶媒体に記憶して記憶管理可能であり、且つ、文書データのバージョンを管理可能なサーバ装置と、前記サーバ装置と通信して前記サーバ装置で管理される文書データを取得して編集し前記サーバ装置で管理される文書データを更新可能なクライアント装置とを有する文書管理システムにおいて、前記クライアント装置より行われる前記サーバ装置から取得されて編集された文書データの更新時に、前記文書データに対応する有効なタイムスタンプが前記サーバ装置で管理されているかどうかを判定する第１の判定手段と、前記第１の判定手段により前記文書データに対応する有効なタイムスタンプが前記サーバ装置で管理されていると判定された場合、前記編集された文書データを、前記サーバ装置で管理されている文書データの新しいバージョンとして前記サーバ装置で管理されている文書データを更新するように制御する制御手段とを有することを特徴とする。

本発明によれば、登録された文書データと共に、その文書データがある日時に存在した事を外部認証機関で認証されたことを証明できる検証可能なタイムスタンプを記憶媒体に記憶して記憶管理可能であり、且つ、文書データのバージョンを管理可能なサーバ装置と、前記サーバ装置と通信して前記サーバ装置で管理される文書データを取得して編集し前記サーバ装置で管理される文書データを更新可能なクライアント装置とを有する文書管理システムにおいて、前記クライアント装置より行われる前記サーバ装置から取得されて編集された文書データの更新時に、前記文書データに対応する有効なタイムスタンプが前記サーバ装置で管理されているかどうかを判定し、前記文書データに対応する有効なタイムスタンプが前記サーバ装置で管理されていると判定された場合、前記編集された文書データを、前記サーバ装置で管理されている文書データの新しいバージョンとして前記サーバ装置で管理されている文書データを更新するように制御するので、文書更新操作の際に、操作者自身が、文書が改ざんにならないかという判断を行い、上書き又は新たなバージョンとして文書を更新していた従来の非効率的で複雑な操作環境を改善するとともに、誤って原本の改ざんを行ってしまうといったミスの発生するのを抑えることができる。

従って、タイムスタンプのような検証可能な方法で証明された文書と一般の文書が混在する文書管理システムにおいて、ミスを抑え且つ効率的な文書更新操作を行うことができる、優れた操作環境を提供することができる等の効果を奏する。

〔第１実施形態〕
以下、図面を参照して本発明の好適な実施形態について詳細に説明する。

図１は、本発明の一実施形態に係る文書管理システム（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ Ｓｙｓｔｅｍ；以下ＤＭＳという）の概略構成を示すブロック図である。

図１に示すように、本実施形態のＤＭＳは、ネットワーク１１上に構築されている。このシステム（ＤＭＳ）は基本的には、ネットワーク１１に接続されるＤＭＳサーバ１２，ＤＭＳクライアント１３で構成される。

ＤＭＳサーバ１２は、このシステム全体の管理を行うコンピュータであり、公知の技術で実現されるネットワーク処理の他に、主に文書データベースの構築、各装置間の文書データの送受信処理、セキュリティ処理、複数ユーザ間の排他制御処理、文書データを蓄積するデータベースの管理等を行う。このＤＭＳサーバ１２の詳細は図２を参照して後述する。

ＤＭＳクライアント１３は、ユーザが実際に文書データの入力，参照，出力等の操作を行うコンピュータであり、図１では便宜上一つのみ記載しているが、本実施形態では、複数台のＤＭＳクライアント１３がネットワーク１１に接続されていることを想定している。このＤＭＳクライアント１３の詳細は図３を参照して後述する。

１５はスキャナ（Ｓｃａｎｎｅｒ）で、紙に印刷または記載された文字，図形，画像等のデータを読み取り、画像データに変換して出力する装置であり、ネットワーク１１に接続されている。各ＤＭＳクライアント１３は、公知の技術を用いてスキャナ１５を共有し、それぞれネットワーク１１を経由してその動作を制御することができる。

本実施形態において、スキャナ１５は、主にＤＭＳサーバ１２に蓄積する文書を読み込み、読み込んだデータをＤＭＳサーバ１２に直接格納する役割を果たす事も可能である。加えてスキャナ１５は、上述のＤＭＳサーバ１２への文書登録時に、外部の認証機関にスキャンした結果のハッシュ値を送り、その値に時刻を含むタイムスタンプ情報と電子署名を受けた情報を、文書と共にＤＭＳサーバ１２に格納することも可能である。

１４はプリンタ（Ｐｒｉｎｔｅｒ）で、ネットワーク１１に接続されており、スキャナ１５と同様に公知の技術を用いて複数のＤＭＳクライアント１３によって共有される。各ＤＭＳクライアント１３は、プリンタ１４をネットワーク１１を経由して制御することができる。プリンタ１４は、本実施形態においては、主にＤＭＳサーバ１２に蓄積された文書データを印刷出力する役割を果たす。

１６はモデム（Ｍｏｄｅｍ）で、公衆回線を介して、他のネットワークシステムとの電子メールの送受信、ＦＡＸの送受信の処理を行う。このモデム１６も、複数のＤＭＳクライアント１３に共有されており、各ＤＭＳクライアント１３は、ネットワーク１１を経由してその制御を行うことができる。

本実施形態においては、モデム１６は主に、ＤＭＳサーバ１２に格納する文書のハッシュ値を外部認証機関に送付し、時刻情報を含む電子署名を受けた文書情報を受信し、ＤＭＳサーバ１２に格納する役割を果たす。なお、ＤＭＳと他のネットワークシステムとの通信はモデム１６以外の装置（例えばルータ）等を用いて行うように構成してもよい。

１７はＣＤ−ＲＯＭドライブで、ＤＭＳサーバ１２及び複数のＤＭＳクライアント１３に共有される。ＤＭＳサーバ１２等は、ネットワーク１１を経由してＣＤ−ＲＯＭドライブ１７の制御を行うことができる。ＣＤ−ＲＯＭドライブ１７は、本実施形態においては、主にＤＭＳサーバ１２，ＤＭＳクライアント１３のＤＭＳ制御プログラムのインストールに用いられる。

なお、本実施形態では、プリンタ１４、スキャナ１５、モデム１６、及びＣＤ−ＲＯＭドライブ１７をネットワーク１１に接続した形式を採用しているが、これに限られず、例えば、ＤＭＳクライアント１３にこれらを直接接続する形式を採用することもできる。

図２は、図１に示したＤＭＳサーバ１２の構成をさらに詳細に説明したブロック図である。

図２において、２２はＣＰＵ（中央処理装置）であり、主にＲＯＭ２３や外部記憶装置（ＨＤＤ）２８に格納されている各制御プログラムに従って、後述するフローチャートに示すような処理を行う。

２３はＲＯＭ（リードオンリメモリ）であり、後述するフローチャートの基本的な判断プログラムや、表示・印刷に用いる文字フォント、入力装置としてのキーボード２５からキーを押下された事によって出力される電気信号に対応した文字コード表や、あらかじめ設定されている値などを記憶している。

２４はＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）であり、ＣＰＵ２２による各処理中に必要となるワークエリアを有する。ＲＡＭ２４において、２４１は基本Ｉ／Ｏプログラムの領域であり、ＲＯＭ２３に格納される基本判断プログラムが動作する時に必要とされるワーク領域である。ＣＰＵ２２はまず、基本Ｉ／Ｏプログラムを起動し、次にＤＭＳが動作するＯＳを起動することになる。

２４２はＯＳが動作するためのワーク領域（ＯＳ ＷＯＲＫ）である。２４３は、ＤＭＳサーバプログラムが動作するための領域であり、外部記憶装置（ＨＤＤ）２８に格納されているＤＭＳサーバプログラム２８２がロードされる領域である。２４４は、ＤＭＳプログラムが動作するために必要とされる外部記憶装置（ＨＤＤ）２８に格納されているＤＭＳデータ２８３のリソースなどの固定データなどがロードされる領域である。

２４５は、ＤＭＳプログラムが動作するための一時的に外部記憶装置（ＨＤＤ）２８に格納されているデータベースデータなどを編集するためのワーク領域（ＤＭＳ Ｗｏｒｋ）である。２４６は、その他の処理で使用されるワーク領域（その他ＷＯＲＫ）である。

２５は入力装置としてのキーボード（ＫＢ）である。２６は入力装置としてのポインティングデバイス（ＰＤ）であり、本実施形態では一例としてマウス（Ｍｏｕｓｅ）を使用している。２７は表示装置（Ｄｉｓｐｌａｙ）であり、このＤＭＳサーバの管理者はその表示に従って、操作の経過，結果を判断する。

外部記憶装置２８は、ＣＰＵ２２が実行する各制御プログラムやデータを格納するものであり、本実施形態では一般的な固定ディスク（ＨＤＤ）を用いる。以下、この外部記憶装置（ＨＤＤ）２８において、格納される各制御プログラムやデータについて説明する。

２８１はネットワークを管理する基本プログラムである。２８２はＤＭＳを管理するプログラムであるＤＭＳサーバプログラムである。このＤＭＳサーバプログラム２８２の中には、この文書管理システムにおいて、任意に選択した文書のハッシュ値を生成し、その値を外部認証機関に送信し、認証時刻情報を含むタイムスタンプ情報と電子署名をつけて返信してもらうためのプログラム，文書を更新するためのプログラム，更新時にタイムタイムスタンプの有無を確認及び判断するプログラム，文書のバージョンを管理するためのプログラム等が含まれる。

２８３はＤＭＳプログラムが動作するために必要とされるリソースなどの固定データなどのＤＭＳデータである。２８４はスキャナ１５を管理する制御するプログラムであるスキャンプログラムである。

２８５はこのＤＭＳサーバ１２が管理するデータベースの一覧を記憶管理する領域（ＤＭＳデータベースリスト）である。２８６には文書データを蓄積管理するためのデータベースの実体を格納する領域（ＤＭＳ ＤＢ）である。このデータベースには、ユーザ，グループ，特権データ，この発明の特徴を表すタイムスタンプの再認証を行う機能のリストを格納する領域，インデックス，文書，フォルダなどが記憶管理されている。詳細は後述する図４で説明する。

２８７はデータベースに格納された文書の実体を格納する領域（ＤＭＳ Ｖｏｌｕｍｅ）である。２８８はこのデータベースに登録されているアノテーションの表示用，印刷展開用の実データを格納する領域（ＤＭＳアノテーション）である。

２９はフレキシブルディスクドライブ（ＦＤＤ）であり、フレキシブルディスク（ＦＤ）２Ａへの文書データの格納などに使用される他、フレキシブルディスク２Ａに記録されたこのＤＭＳの制御プログラムを、ＤＭＳサーバ１２にインストールするため等に用いられる。この制御プログラムは、図中、ＨＤＤ２８のＤＭＳサーバプログラム２８２，ＤＭＳデータ２８３等で示した領域にインストールされることになる。フレキシブルディスク２Ａの記録内容については、図１２を参照して後述するなお、ＦＤＤ２９及びＦＤ２Ａの代わりに、ＣＤ−ＲＯＭドライブとＤＭＳ制御プログラムが格納されたＣＤ−ＲＯＭを用いることもできる。

図３は、図１に示したＤＭＳクライアント１３の構成を更に詳細に説明したブロック図である。

図３において、３２はＣＰＵ（中央処理装置）であり、主にＲＯＭ３３及び外部記憶装置（ＨＤＤ）３７に格納されているＤＭＳクライアント制御プログラム３７１に従って、後述するフローチャートに示すような処理を行う。

ＲＯＭ（リードオンリメモリ）３３は、後述するフローチャートの基本的な判断プログラムや、表示・印刷に用いる文字フォント、入力装置としてのキーボード３４からキーを押下された事によって出力される電気信号に対応した文字コードを出力するための文字コード表や、あらかじめ設定されている値などを記憶している。

３４は入力装置としてのキーボード（ＫＢ）である。３５はＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）であり、ＣＰＵ３２による各処理中に必要となるワークエリアを有する。

ＲＡＭ２４において、３５１は基本Ｉ／Ｏプログラムの領域であり、ＲＯＭ３３に格納される基本判断プログラムが動作するときに必要とされるワーク領域である。ＣＰＵ３２はまず、基本Ｉ／Ｏプログラムを起動し、次にＤＭＳが動作するＯＳを起動することになる。

３５２はＯＳが動作するためのワーク領域（ＯＳ ＷＯＲＫ）である。３５３はＤＭＳクライアントが動作するための領域であり、外部記憶装置（ＨＤＤ）３７に格納されているＤＭＳクライアントプログラム３７１がロードされる領域である。

３５４はＤＭＳクライアントプログラムが動作するために必要とされる外部記憶装置（ＨＤＤ）３７に格納されたＤＭＳデータ３７３のリソースなどの固定データ等がロードされる領域である。３５５はその他の領域で使用されるワーク領域（その他ＷＯＲＫ）である。

３６は入力装置としてのポインティングデバイス（ＰＤ）であり、本実施形態では一例としてマウス（Ｍｏｕｓｅ）を使用している。

外部記憶装置３７は、ＣＰＵ３２が実行する各制御プログラムやデータを格納するものであり、本実施形態では一般的な固定ディスク（ＨＤＤ）を使用している。以下、この外部記憶装置３８において、格納される各制御プログラムやデータについて説明する。

３７１はＤＭＳクライアントプログラムであり、ＤＭＳサーバ１２とデータの通信などを行うプログラムを含む。また、ＤＭＳクライアントプログラム３７１は、本発明を説明する上で最も特徴的な機能であるＤＭＳサーバ１２のＤＭＳ ＤＢ２８６で管理される文書をＤＭＳクライアント１３にチェックアウトして、任意のアプリケーションで編集操作を行った後、チェックインを行って、再びＤＭＳ ＤＢ２８６に戻すことによって、その編集結果を反映するプログラムを含む。さらに、ＤＭＳクライアントプログラム３７１は、バージョンを新規に作成するプログラムや、タイムスタンプを登録する操作や、どのような文書更新を行った場合に、タイムスタンプの再認証をチェックインの処理の中で行うかを設定及び判断するプログラムや、そうした文書操作を行うためのユーザインタフェースを含むプログラム等を含む。

３７２はスキャンプログラムであり、スキャナ１５を管理する制御するプログラムである。３７３はＤＭＳデータであり、ＤＭＳプログラムが動作するために必要とされるリソースなどの固定データ、本発明を説明するために必要とされるＤＭＳクライアント１３が動作するための初期設定値等を含む。

３７４はＤＭＳデータベースリストであり、ＤＭＳクライアント１３が参照するために登録してあるデータベースの一覧を管理するための領域である。この一覧にはＤＭＳサーバ１２だけではなく、異なるネットワーク上のＤＭＳサーバが管理するデータベースの一覧も登録されている。

３７５は、例えばマイクロソフト社のＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）のような基本Ｉ／Ｏプログラム３５１が管理する領域で、ファイルを保存するレポジトリの領域である。本実施形態では、ＤＭＳサーバ１２に格納された文書を編集する場合、そのままではＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）の一般的なアプリケーションが読み込むことができるフォーマットでは無いため、アプリケーションが読み込み可能なこの領域にチェックアウトして編集を行うものであり、そのための「チェックアウトフォルダ」と呼ぶ領域である。

３８は表示装置（Ｄｉｓｐｌａｙ）であり、ＤＭＳクライアント１３で作業するユーザはこの表示装置３８に表示されるＤＭＳのユーザインタフェースの様子で操作の経過、結果を判断する。

３９はフレキシブルディスクドライブ（ＦＤＤ）であり、フレキシブルディスク３Ａへの文書データの格納などに使用され、またＦＤ３Ａに記録されたこのＤＭＳの制御プログラムをインストールするために用いられる。

制御プログラムは、図中、ＨＤＤ３７のＤＭＳクライアントプログラム３７１，スキャンプログラム３７２，ＤＭＳデータ３７３等で示した領域にインストールされることとなる。ＦＤ３Ａの記録内容については、図１２を参照して後述する。なお、ＦＤＤ３９及びＦＤ３Ａは、それぞれＣＤ―ＲＯＭドライブ及びＣＤ−ＲＯＭであっても良い。

図４は、図２に示したデータベースを管理する領域（ＤＭＳ ＤＢ２８６）の内容の一例を更に詳細に表した図である。

ＤＭＳ ＤＢ２８６は、データベースが管理するユーザ，グループなどのデータベース管理情報や、登録されている文書情報を含むものであり、図４に示す情報群４０，４１は、それぞれ１つのデータベースのデータを示している。従って、サーバに登録されたキャビネットの数だけ以下に述べるデータが存在することとなる。

４２はキャビネット識別子であり、本実施形態では“○×営業所”というキャビネット名を格納している。４３はユーザリストであり、このキャビネットに登録されているユーザの一覧が格納されている。キャビネットへの接続はこのユーザ名を使用して行う。

４４はグループリストであり、このキャビネットに登録されているグループの一覧が格納されている。グループリスト４４は、複数のユーザに同じ管理を行いたい場合に用いる。また、グループリスト４４には、ユーザリスト４３に登録されているユーザが各グループにそれぞれ任意に登録されている。

４５はプリンタリストであり、このキャビネットにおいて使用することが出来るプリンタの一覧がここに登録されている。本発明のシステムにおいて、ＤＭＳクライアント１３はこの領域（プリンタリスト４５）に登録されたプリンタで印刷できる。

４６はインデックスリストである。このインデックスリスト４６のインデックスは文書の分類，検索等の目的で使用するものである。また、このインデックスリスト４６には、インデックスがキャビネット単位で登録されており、インデックスのタイトル，既に登録済みのインデックスの一覧等が記憶管理されている。

４７は自動タイムスタンプ認証機能リストである。この自動タイムスタンプ認証機能リスト４７は、本発明の特徴を表す機能のひとつで、この領域に格納されている文書編集の機能を実行した場合に、タイムスタンプの再認証を行う機能のリストが格納されている。この領域に格納されている機能のリストは、本実施形態の場合、後述する図１０に示すようなユーザインタフェースで登録，設定する事が可能である。また、この領域に格納されている機能のリストには、この機能には、本実施形態の場合、文書の更新とアノテーションの追加，削除が指定されている（含まれている）。

４８は文書リストであり、このキャビネットに登録されている文書の文書名，ファイルサイズ，作成日，更新日，本発明の特徴を表すインデックス等の属性情報が全て格納されている。なお、本発明の実施形態では、一例として、デバイス／機器商品の注文伝票の文書の情報を格納する。

４９はアノテーションリストであり、このキャビネットに登録されているアノテーションの属性が登録されている。

４Ａはボリュームリストである。このキャビネットに登録されている文書の実体は、図２に示したＤＭＳ Ｖｏｌｕｍｅ２８７に格納されているが、このボリュームリスト４Ａには、その実体へのポインタが格納されている。

図５は、図４に示した文書リスト４８に格納される文書情報の内容の一例を詳細に表した図である。

図５において、５０，５１は文書の情報単位であり、文書の登録数だけこの単位が格納されている。

５２は文書識別子であり、当該文書の識別子を示す。本実施形態では、一例として“ａｃｊｆ２００３１２０８”という情報が割り振られている。この情報は内部処理を行うために使用されるもので、操作をするユーザが目にすることはない。

５３は文書名であり、本実施形態では、一例として“売り上げ報告”という情報が割り振られている。５４は文書属性情報であり、本発明の特徴を表す項目で、文書属性情報を管理する。この文書属性情報５４には、文書名，作成者等の文書属性に関する情報が格納されている。なお、本発明で説明するタイムスタンプ，電子署名情報，保存期間等の情報は、この文書属性情報５４に示す領域で管理設定される。この、文書属性情報５４の詳細は後述する図６を用いて詳細に説明する。また、この文書属性情報５４に格納されている値の参照や変更は、ユーザが後述する図７，図８等に示すユーザインタフェースを用いて行う。

５５は文書のバージョンであり、文書の版数を示す情報を格納する。本実施形態では、一例として”Ｖｅｒ１.２”という情報が格納されている。５６はこの文書の作成日時であり、この文書が文書管理システムに登録された日時を格納する。本実施形態では、一例として”２００２／０９／２０”が格納されている。

５７はこの文書の更新日時であり、この文書に対して不特定のユーザが変更を行って更新した日時を格納する。本実施形態では、一例として“２００２／１２／２５”が格納されている。５８はアクセス日時であり、この文書に対して不特定のユーザが参照などの操作でアクセスを行った日時を格納する。本実施形態では、一例として”２００２／１２／２６”が格納されている。

５９はこの文書に対するＡＣＬ（アクセス・コントロール・リスト）であり、各ユーザがこの文書にアクセスする場合のセキュリティレベルの一覧が格納されている。

５Ａ，５Ｂも次に続く文書５１の文書識別子，文書名の情報であり、以下上述した文書５０と同様に情報が格納される。

図６は、図５に示した文書属性情報５４に格納される内容の一例を詳細に表した図である。

この文書属性情報５４は、バージョン単位で格納されており、図６において、６０，６１，６２はそれぞれ各バージョンに対する属性情報である。つまり、バージョンが変更された場合には、新たに異なるバージョンの文書属性情報が追加格納される。

なお、各属性情報６０，６１，６２で設定される情報は、図４に示したインデックスリスト４６において管理され、データベースの管理者が必要に応じてインデックスのリストのメンテナンスを実施する。以下の設定項目は、このインデックスを文書属性に設定した場合を説明するものである。

６３はバージョンであり、文書属性６１が使用されているバージョンが格納されている。本実施形態では、一例として”１．２”という値が格納され、バージョン１．２の文書を管理する文書属性であることを示している。

６４，６５，６６，６７は、ユーザによりこの文書に対して指定された書誌事項、一例として、売り上げ月，製品名，ハード種別，価格の情報を格納する。売り上げ月６４には、報告書の売り上げ月を格納する。本実施形態では”１１月”という値が格納され、１１月度の売り上げを記載する文書であることを示している。製品名６５には、この報告書で管理する製品名を格納する。本実施形態では”×××３２００“という製品名が格納されている。

ハード種別６６には、製品名６５で示す製品が属するカテゴリ（製品の種別）を示す情報を格納する。本実施形態では”ＭＦＰ（Ｃｏｌｏｒ）”という値が格納され、製品名６５に格納される“×××３２００”はＭＦＰの一種であり、カラーのデバイスであることから、このカテゴリであることを示している。価格６７には、製品名６４で示す製品の価格を格納する。本実施形態では”８，５００，０００”という値が格納されており、８５０万円の製品価格であることを示している。

６８はタイムスタンプの有効期限を格納する領域である。本ＤＭＳシステムでは、外部の認証機関が、ある時刻にこの内容で文書が存在することの証明として発行したタイムスタンプ情報をデータベースに文書データと共に格納するが、その際にそのタイムスタンプの有効期限をこの領域に格納する。本実施形態では、一例として”２００４／１２／２５ ２０：００ ＪＳＴ”が格納され、この日時に有効期限が切れることを示している。なお、外部認証機関の証明がない文書の場合は、この領域にはブランク（又はＮＵＬＬ等）を格納し、証明されていないことを示す。なお、上記タイムスタンプの有効期限には、対応する文書に定められた期限（法的に文書の保存を義務づけられた期限）を格納するようにしてもよい。これにより、タイムスタンプの有効期限を、法的な文書の保存期限として判断することができる。

６９は電子証明書であり、この文書が外部の認証期間で証明された文書である場合は、その電子証明書（その文書データがある日時に存在した事を外部認証機関で認証されたことを証明できる検証可能なタイムスタンプ及び電子署名を含む）をこの領域に格納する。なお、この領域は暗号化され、外部からは電子証明書の有無自体も確認することはできない。

以下、図７〜図９を参照して、図１に示したＤＭＳクライアント１３におけるユーザインタフェースについて説明する。なお、図７〜図９のユーザインタフェースは、ＤＭＳクライアント１３においてＣＰＵ３２がＤＭＳクライアントプログラム３７１を実行することにより表示装置３８に表示制御されるものとする。また、図７〜図９のユーザインタフェースからの指示は、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２がＤＭＳクライアントプログラム３７１に基づいて、該指示に応じた処理を実行する。

図７は、図３に示したＤＭＳクライアントプログラム３７１に格納されて提供されるユーザインタフェースを示す図であり、クライアント１３においてＣＰＵ３２がＤＭＳクライアントプログラム３７１を実行することにより表示装置３８に表示制御される。なお、このユーザインタフェースは、ＤＭＳクライアント１３から、ＤＭＳサーバ１２に格納されている文書を参照，編集更新，検索などの文書管理操作を行う場合に用いるユーザインタフェースに対応する。

図７において、７０はレポジトリ領域であり、図３に示したＤＭＳクライアント１３において管理されているＤＭＳデータベースリスト３７４の一覧に対応するデータが表示制御される。このレポジトリ領域７０におけるいずれかのデータベースの選択操作と、該選択されるデータベースへの認証操作をＫＢ３４，マウス３６等から行うと、コンテンツ領域７１に、レポジトリ領域７０で選択しているデータベースで管理されている文書の一覧が表示制御される（ＤＭＳサーバ１２より取得しコンテンツ領域７１に表示制御する）。

コンテンツ表示領域７１は、上述したようにレポジトリ領域７０で選択されているデータベースで管理されている文書の一覧を表示するものであり、図７では”Ｒｅｐｏｒｔ”というフォルダで管理されている文書の一部が表示されている。なお、図７ではサムネイル形式で表示されている場合について示しているが、一覧表示形式で表示することも可能である。

７２は文書を表すアイコンであり、本実施形態の場合、サムネイル表示の形式で表示されている。一覧表示の形式の場合は、アイコンで表示される。ＫＢ３４，マウス３６等の操作により、この文書を開いて参照したり、例えばＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）のようなＩＯプログラムで動作する一般的なアプリケーションでこの文書を編集し、文書の内容を更新することも可能である。

また、本発明の特徴として、この文書がある日時にある内容で存在していたことを証明するために、外部の認証機関へ認証を行う操作もこのユーザインタフェースで文書をＫＢ３４，マウス３６等により選択して行うことができる。７３は認証を受けたことを明示的にユーザが認識できるように、認識可能な形式で押下されたタイムスタンプを表している。

なお、ユーザは、ＫＢ３４，マウス３６等により、コンテンツ表示領域７１からいずれかの文書のアイコンを選択し、図７のユーザインタフェースのツールバー上のメニュー等から「チェックアウト」，「チェックイン」と呼ぶ操作を行うことができ、選択されている文書の更新等を行うことができる。この文書の更新の詳細等については後述する。

図８は、図７に示したユーザインタフェースで文書の更新を行った後に、表示装置３８に毎回表示されるユーザインタフェースを示す図であり、文書を任意のアプリケーションで編集した後にユーザが確認するためのものである。

なお、本発明の場合、データベースに格納された文書を編集する場合、たとえば図７のサムネイル７２に示す文書は、データベース上にあるため、一般のアプリケーションでは直接その文書データを読み込むことはできない。そのため、図７に示すユーザインタフェース上で「チェックアウト」と呼ぶ操作を行うと、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２が、ＤＭＳクライアント１３の図３に示したＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）などのＯＳが管理する領域である「チェックアウトフォルダ」３７５に「チェックアウト」制御し（コピーが生成される）、その文書の内容を編集可能とする。編集が終了したら、その一時的に編集した内容をデータベース上の文書に戻す操作を行う。その操作を「チェックイン」と呼ぶ。図８はそのチェックインを行う際に表示されるユーザインタフェースである。

図８において、８０は文書名であり、文書の編集を行った対象文書の名前とその格納場所が表示される。本実施形態の場合、「売り上げ報告」という名称と、その文書が「￥新規キャビネット￥Ｒｅｐｏｒｔ」として格納されている場所が表示されている。

８１は更新を行うためのボタンであり、このボタンを押下すると（マウス３６等で指示操作すると）、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、一時的にＤＭＳクライアント１３のチェックアウトフォルダ３７５にコピーされていた文書の内容を、図７に示した文書７２の内容に上書きする操作（ＤＭＳサーバ１２のＤＭＳ ＤＢ２８６，ＤＭＳ Ｖｏｌｕｍｅに上書き又は新しいバージョンとして登録する処理）を行う。これによって、文書７２の文書更新が完了する。

８２は更新を中止するためのボタンであり、このボタンは一時的にＤＭＳクライアント１３のチェックアウトフォルダ３７５にコピーされていた文書の内容を図７に示した文書７２の内容に上書きする操作（処理）は行わない。よって、このボタン８２を押下すると（マウス３６等で指示操作すると）、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、文書７２の内容はチェックアウトする前の状態のままとなり、結果として文書の更新は行われない。

８３は、チェックアウトフォルダ３７５で編集した内容を別名で保存する場合に使用するボタンである。このボタン８３を押下すると（マウス３６等で指示操作すると）、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、一時的にＤＭＳクライアント１３のチェックアウトフォルダ３７５にコピーされていた文書の内容を図７に示した文書７２の内容に上書きする操作（処理）は行わず、別の文書としてデータベースに登録する操作（別の文書としてＤＭＳサーバ１２のＤＭＳ ＤＢ２８６，ＤＭＳ Ｖｏｌｕｍｅに登録する処理）を行う。よって、このボタン８３は、元の文書を更新せず、新しい文書として編集内容を保存する場合に用いる。

８４はボタン８１を押下した場合に表示されるインタフェースである。インタフェース８４の「はい」ボタン８４１は、この場合はチェックアウトフォルダ３７５で編集した内容を新しいバージョンとして保存する（新しいバージョンの文書としてＤＭＳサーバ１２のＤＭＳ ＤＢ２８６，ＤＭＳ Ｖｏｌｕｍｅの登録する）場合に使用するボタンである。この「はい」ボタン８４１を押下すると（マウス３６等で指示操作すると）、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、一時的にＤＭＳクライアント１３のチェックアウトフォルダ３７５にコピーされていた文書の内容を図７に示した文書７２の内容に上書きする操作（処理）は行わず、元の文書のバージョンを更新して新しいバージョンの内容としてデータベースに登録する操作（処理）を行う。よって、このボタン８４１は、元の文書を更新せず、新しいバージョンとして編集内容を保存する場合に用いる。

また、インタフェース８４の「いいえ」ボタン８４２は、この場合はチェックアウトフォルダ３７５で編集した内容を上書きする場合に使用するボタンである。この「いいえ」ボタン８４２を押下すると（マウス３６等で指示操作すると）、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、一時的にＤＭＳクライアント１３のチェックアウトフォルダ３７５にコピーされていた文書の内容を図７に示した文書７２の内容に上書きする操作（処理）を行う。よって、元の文書を更新される。

８５はチェックインの際に更新した内容の文書に対して、外部の認証機関によるタイムスタンプの承認を行う場合に選択するチェックボックスである。タイムスタンプを押された文書を更新すると、原本の変更になるため、改ざんとなってしまう。その場合に再度新しい内容の証明を受ける場合にチェックボックス８５にチェックを入れる。本発明の場合、原本（更新した文書）がタイムスタンプを押下された文書の場合、このチェックボックス８５の状態は、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２により自動的にオンに制御される。なお、詳細は後述する。

図９は、図７に示すユーザインタフェースで行う本発明を説明する上で必要な「チェックアウト」「チェックイン」の操作の流れを説明するための図であり、図８と同一のものには同一の符号を付してある。以後、この図を用いて、チェックアウト、チェックインの操作の流れの説明を行う。

図９において、９０は図７に示したユーザインタフェースで示すところの文書７２である。文書の実体はＤＭＳサーバ１２のＤＭＳ ＤＢ２８６，ＤＭＳ Ｖｏｌｕｍｅ２８７等のデータベース上で記憶管理されている。

ユーザは、マウス３６等により、まず文書９０を選択し、図７に示したユーザインタフェースのツールバーのメニュー等から「チェックアウト」を選択する。

これによって、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、ＤＭＳサーバ１２と通信して、ＤＭＳ ＤＢ２８６の該当するＤＢから、この文書の文書情報を獲得する。本実施形態の場合、文書７２に該当する図４に示した文書４０の文書情報を獲得する。

即ち、この文書情報のボリュームリスト４ＡからＤＭＳ Ｖｏｌｕｍｅ２８７への該当する領域へのポインタを獲得し、ＤＭＳクライアント１３の図３に示したチェックアウトフォルダ３７５にチェックアウトを行う。

このチェックアウトフォルダ３７５は、基本Ｉ／Ｏプログラム３５１が管理する領域であり、例えばＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）のアプリケーション等がアクセスでき、読み込むことが可能な形式としてコピーされる。一般のＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）のアプリケーション等は、ＤＭＳサーバ１２のＤＭＳ Ｖｏｌｕｍｅ２８７等の領域に直接アクセスする仕組みはなく、またそのフォーマットを直接読み込むことはできないのが一般的であり、本実施形態でも、同様の構成をとっている。

９１は、例えばＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）の一般的なアプリケーションが、文書９０のチェックアウトフォルダ３７５に一時的にチェックアウトされたファイルを、開いて参照，編集している様子を表している。

ここで編集，保存された内容は、ＤＭＳサーバ１２のＤＭＳ Ｖｏｌｕｍｅ２８７の該当する領域ではなく、ＤＭＳクライアント１３のチェックアウトフォルダ３７５に一時的にチェックアウトされたファイルに保存される。よって、この段階では、文書９０の内容には、まだ変更は加えられていない。

９２は、９１に示すアプリケーションが終了すると、ＤＭＳクライアントプログラムを実行するＣＰＵ３２により表示制御されるチェックインの操作を選択するユーザインタフェースであり、図８に示したインタフェースに対応するものであり、この画面では、チェックインの手順を確認する。

ここでボタン８１を選択すると、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、チェックインの処理を実行する。即ち、チェックアウトフォルダ３７５に格納されていた文書を、ＤＭＳ ＤＢ２８６，ＤＭＳ Ｖｏｌｕｍｅ２８７の該当する領域に戻す処理を行う。これを「チェックイン」と呼ぶ。ボタン８２を選択すると、チェックインはキャンセルされる。ボタン８３を選択すると別文書としてチェックインされる。

オプションのチェックボタン８５をチェックしておくと、チェックインの際に、ＤＭＳサーバ１２によりタイムスタンプの再認証が行われる。

インタフェース８４は、インタフェース９２でボタン８１を押下した場合に表示される次に表示される確認を行うインタフェースである。新しいバージョンの文書として保存する場合、ボタン８４１を選択すると、編集した文書は、新しいバージョンの文書としてＤＭＳ ＤＢ２８６，ＤＭＳ Ｖｏｌｕｍｅ２８７に登録される。ボタン８４２を押下した場合は、編集した文書は、ＤＭＳ ＤＢ２８６，ＤＭＳ Ｖｏｌｕｍｅ２８７の該当する領域に上書きされる。これによって、文書９０の更新が完了する。

図１０は、ＤＭＳクライアント１３における文書更新の操作でタイムスタンプの再認証が必要な編集操作を指定するユーザインタフェースを示す図である。

図１０において、１００はデータベースの名称であり、データベース単位でこの設定を行う事が出来る。本実施形態では”○×営業所”という名称が表示され、図４に示すデータベース４０に対して操作を行っている様子を表している。

１０１は、タイムスタンプオプション１０２で指定する編集操作が行われた場合、即ち、本発明で説明するところのチェックイン操作を行った際に、タイムスタンプの再認証処理を行うかどうかを選択するラジオボタンである。ここでは、「自動タイムスタンプを設定する」が選択されている。

タイムスタンプオプション１０２は、編集操作の一覧である。チェックボックスで選択されたものが、ラジオボタン１０１で選択された設定の対象となる。本実施形態では、デフォルトで、アノテーションの追加／削除１０５と文書更新１０６が自動タイムスタンプの対象となることを表している。

１０３はページ変更の文書編集操作をタイムスタンプオプションとして指定するためのものである。１０４はページの回転，斜行補正などをタイムスタンプオプションとして指定するためのものである。なお、本実施形態の文書管理システムでは、ページの向きは文書の内容に変更を加えずに行う事ができるため、原本の変更にはならないと判断する事も可能である。

１０５はアノテーションの追加，削除に関する操作をタイムスタンプオプションとして指定するためのものである。なお、アノテーションは文書の原本には編集を加えず、別のレイヤに注釈などの文字、図形を書き込み、それを原本と合成表示するものであるから、原本の変更は行われていないと判断する事も可能である。

１０６は文書の更新を、タイムスタンプオプションとして指定するためのものである。なお、本実施形態では、文書の更新は明らかに原本の変更を行っているので、無条件にチェックボックスが「ＯＮ」の状態に固定されている。

以上の設定を行い、ＯＫボタン１０７を指示することで、キャビネット単位でどの編集操作を自動でタイムスタンプの認証を行う対象とするかを設定する事が可能となる。この設定値は、ＤＭＳクライアント１３からＤＭＳサーバ１２に送信されて、データベース中に格納される。本実施形態では図４に示したデータベース４０の自動タイムスタンプ認証機能リスト４７に格納される。

なお、図１０に示したタイムスタンプの再認証が必要な文書編集の種類の設定は、ほんの一例であり、本発明は、図１０示した文書編集の種類に限定されるものではなく、いかなる編集の種類も任意に、タイムスタンプの再認証が必要な文書編集の種類として設定可能である。

図１１は、本発明の文書管理システムを構成する文書管理装置，情報処理装置（ＤＭＳサーバ１２，ＤＭＳクライアント１３）の制御プログラムを格納した記憶媒体（例えば、フレキシブルディスク）のメモリマップを説明するものである。本文書管理システムはこの様な形式で供給され、ＤＭＳサーバ１２のＨＤＤ２８やＤＭＳクライアント１３のＨＤＤ３７にインストールされる。なお、文書管理システムの制御プログラムはＣＤ−ＲＯＭ等に格納されてもよい。

図１１において、１２１は媒体のフォーマット形式、ディレクトリ管理形式、媒体に付けられた名称などを管理する領域である。１２２はディレクトリ情報を管理する領域である。１２３は文書管理システムのサーバプログラムを格納した領域で、インストールによってＤＭＳサーバ１２のＨＤＤ２８のＤＭＳサーバプログラム２８２に格納される。１２４は文書管理システムの固定データ（ＤＭＳサーバデータ）を格納した領域で、インストールによってＨＤＤ２８のＤＭＳデータ２８３に格納される。

１２５は文書管理システムのクライアントプログラムを格納した領域で、インストールによってＤＭＳクライアント１３のＨＤＤ３７のＤＭＳクライアントプログラム３７１に格納される。１２６は文書管理システムの固定データを格納した領域で、インストールによってＨＤＤ３７のＤＭＳデータ３７３に格納される。

以下、図１２，図１３を参照して、図９に示したように、ユーザインタフェースで文書９０の文書をチェックアウトし、アプリケーション９１で編集した後、チェックインする際にユーザインタフェース９２での操作において、その文書がタイムスタンプが押下されていた文書であった場合のチェックインの処理について説明する。

図１２，図１３は、本発明の文書管理装置における第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。なお、このフローチャートの処理は、図９に示したようにユーザインタフェースで文書９０の文書をチェックアウトし、アプリケーション９１で編集した後、チェックインする際にユーザインタフェース９２での操作において、その文書がタイムスタンプが押下されていた文書であった場合のチェックインの処理等に対応する。また、このフローチャートに示す処理は、ＤＭＳクライアント１３においてＣＰＵ３２がＤＭＳクライアントプログラム３７１を実行することにより実行される。また、図中、Ｓ１１００〜Ｓ１１２３は各ステップを示す。

まず、ステップＳ１１００において、ユーザからの起動操作に応じて、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２が初期化処理を行う。詳細には、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、起動処理を行うと共に、ネットワーク１１を介してネットワークシステムへの接続処理を行う。なお、図示しないが、ＤＭＳサーバ１２、プリンタ１４、スキャナ１５、モデム１６、ＣＤ−ＲＯＭドライブ１７、ネットワークシステム１１も起動を行うと共に、ネットワーク１１を介してネットワークシステムへの接続処理を行う。また、これらは公知の技術で実施できるものであるため、詳細は省略する。

そして、本文書管理システムの各データベースに格納されている文書に操作を行うために、ユーザが図３に示したＤＭＳクライアントプログラム３７１の起動を指示すると、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、図３に示したクライアントプログラム３７１を起動して、図７に示したようなユーザインタフェースを表示装置３８に表示制御する。

次に、ユーザが、図７に示したようなユーザインタフェースからデータベースへの接続操作を行うと、ステップＳ１１０１において、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、ネットワーク１１を介してＤＭＳサーバ１２に接続し、各データベースでのユーザの認証処理等を行う。詳細には、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、ネットワーク１１を介してＤＭＳサーバ１２に接続要求（接続するデータベースを示す情報，予めＤＭＳデータ３７３等に設定される認証情報等を含む）を送信する。そして、ＤＭＳサーバ１２は、この接続要求を受信し、接続要求内に含まれる認証情報に基づいて認証処理を行い、該認証結果をＤＭＳクライアント１３に返信する。なお、認証処理に成功した場合には、接続したデータベースの情報をＤＭＳクライアントに送信する。この処理は、公知の技術で実現できるものであるので、詳細は省略する。本実施形態の場合、図４に示すデータベース４０に接続操作を行うものとする。そして、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、ＤＭＳサーバ１２からの返信データを受け取りステップＳ１１０２に処理を移行させる。

そして、ステップＳ１１０２において、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、ＤＭＳサーバ１２から返信されたデータに基づいてステップＳ１１０１で行った接続処理の接続結果判定処理を行う。ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、入力の間違いやネットワーク障害等で接続に失敗したと判断した場合には、ステップＳ１１０１に処理を戻す。

一方、ステップＳ１１０２で、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、接続認証処理が成功した（ＯＫ）と判断した場合には、次のステップＳ１１０３に処理を移行させる。

そして、ステップＳ１１０３において、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、ユーザによる、データベース４０に登録されている文書群からある文書（例えば「売り上げ報告書」）を選択する操作（図９に示すユーザインタフェースで文書９０を選択する操作）を受け付け、該選択操作がユーザにより行われると、該選択された文書を選択状態とし、ステップＳ１１０４に処理を移行させる。

次に、ステップＳ１１０４において、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、ユーザによる、図７に示すユーザインタフェースのメニューから「チェックアウト」を選択する操作等を受け付け、ユーザにより操作が行われると、ステップＳ１１０５に処理を移行させる。

ステップＳ１１０５において、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、ステップＳ１１０４でチェックアウトメニュー選択操作が実行されたか否かの判定を行い、チェックアウトメニュー選択操作が実行されていないと判断した場合には、ステップＳ１１０４に処理を戻す。

一方、ステップＳ１１０５で、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２が、ステップＳ１１０４でチェックアウトメニュー選択操作が実行されたと判断した場合には、ステップＳ１１０６に処理を移行させる。

次に、ステップＳ１１０６において、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、チェックアウト処理を行う。詳細には、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、選択された文書のチェックアウト要求をＤＭＳサーバ１２に送信する。そして、ＤＭＳサーバ１２は、このチェックアウト要求を受け取ると、ＤＭＳサーバ１２のＤＭＳ ＤＢ２８６，ＤＭＳ Ｖｏｌｕｍｅ２８７に格納されている文書の実体の該当する領域（選択された文書に該当する領域）のデータをＤＭＳクライアント１３に返信する。そして、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、このデータを受信し、ＤＭＳクライアント１３のチェックアウトフォルダ３７５に格納する。本実施形態では、図９の文書９０を選択してチェックアウトを実行した場合、図２に示すＤＭＳサーバ１２のＤＭＳ ＤＢ２８６，ＤＭＳ Ｖｏｌｕｍｅ２８７に格納されている文書の実体の該当する領域のデータをＤＭＳクライアント１３の図３に示すチェックアウトフォルダ３７５にコピーする。これは公知の技術で容易に実現できるので詳細は省略する。

次に、ステップＳ１１０７において、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、チェックアウトフォルダ３７５にコピーされた文書の実体を、該文書に対応付けられた例えばＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）の任意のアプリケーションで開く処理を行い、アプリケーションでの編集操作を受け付ける。これによって文書９０の文書はアプリケーションで開かれ、該アプリケーションを解してユーザにより文書の参照，編集が可能となる。本実施形態の場合、図９の９１がそのアプリケーションで編集している様子を表している。

そして、ステップＳ１１０８において、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、アプリケーション上での操作が終了し、アプリケーションが終了された（もしくは文書が終了された）か否かを判定し、まだアプリケーションが終了されていない（もしくは文書が終了されていない）と判断した場合には、ステップＳ１１０７に処理を戻し、引き続き、ユーザによる文書の参照，編集を受け付ける。

一方、ステップＳ１１０８で、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２が、アプリケーションでの操作が終了してアプリケーションが終了された（もしくは文書が終了された）と判断した場合には、ステップＳ１１０９に処理を進める。なお、アプリケーションで文書の変更が行われてアプリケーションで保存操作された場合、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、該文書のデータをチェックアウトフォルダ３７５にコピーされたファイルに保存し、ＤＭＳサーバ１２に格納されている文書９０の実体にはまだ反映されていない状態となる。

そして、ステップＳ１１０９において、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、チェックアウトフォルダ３７５に格納されているファイル（ステップＳ１１０７で参照，編集された文書）が更新されているかどうかを判定する。なお、本実施形態の場合、ファイルの更新日付やファイルサイズの変更が行われているかどうかで更新の判定を行う。

ステップＳ１１０９で、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２が、ファイルの更新が行われなかったと判断した場合には、当該文書に対するチェックインの処理が必要ないので、ステップＳ１１１６に処理を移行させて、文書の更新処理を終了する。

一方、ステップＳ１１０９で、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２が、ファイルの更新が行われたと判断した場合には（ＤＭＳサーバ１２から取得されて編集された文書データが更新された際に）、ステップＳ１１１０に処理を移行させる。

そして、ステップＳ１１１０において、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、ステップＳ１１０７で行われた編集操作が、本実施形態の特徴の一つである、図１０のユーザインタフェースで設定された項目（データベース４０の自動タイムスタンプ認証機能リスト４７に格納される確認指定操作）に該当するかどうかを判定する（編集された文書データがＤＭＳサーバ１２の自動タイムスタンプ認証機能リスト４７（図６）に記憶される種類の文書編集を施されたものか否かを判定する）。

なお、自動タイムスタンプ認証機能リスト４７に格納される確認指定操作の情報は、この時点で、ＤＭＳサーバ１２から取得してもよいし、ステップＳ１１０６のチェックアウト処理時等に、ＤＭＳサーバ１２から取得しておいてもよい。

また、この判定処理は、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２が、編集前の文書データと編集後の文書データとを比較等して、文書データにどのような編集操作が行われたかを判断し、該編集操作が上述の確認指定操作に該当するか否かで判定するものとする。

なお、本実施形態では、この判定処理を、ＤＭＳクライアント１３側で行っているが、ＤＭＳクライアント１３から実行した編集操作の情報をＤＭＳサーバ１２に送信し、ＤＭＳサーバ１２で行うように構成してもよい。

ステップＳ１１１０で、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２が、ステップＳ１１０７で行われた編集操作が、上述の確認指定操作に該当しないと判断した場合には、処理をステップＳ１１１４に移行させる。

一方、ステップＳ１１１０で、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２が、ステップＳ１１０７で行われた編集操作が、上述の確認指定操作に該当すると判断した場合には、文書の更新処理を続けるために、ステップＳ１１１１に処理を移行させる。

そして、ステップＳ１１１１において、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、ステップＳ１１０６でチェックアウトを行った文書（即ち、ステップＳ１１０７で編集処理した文書）の原本がタイムスタンプを押下したものであるかどうかを判定する（編集された文書データの原本（ＤＭＳサーバ１２で管理されている文書データ）に対応するタイムスタンプがＤＭＳサーバ１２で管理されているかどうか判定する））。詳細には、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、編集された文書データの原本（ＤＭＳサーバ１２で管理されている文書データ）に対応するタイムスタンプの有無（タイムスタンプがＤＭＳサーバ１２で管理されているかどうか）をＤＭＳサーバ１２に問い合わせる。そして、ＤＭＳサーバ１２のＣＰＵ３２が、上記問い合わせに応じて、対応するタイムスタンプの有無（電子証明書６９（図６）に電子証明書データがあるかどうか）をタイムスタンプ６８（図６）に有効期限の情報が格納されているか否かで判定し（上述したように、本実施形態では、電子証明書６９は暗号化されており存在の有無も確認不可能であるため）、該判定結果をＤＭＳクライアント１３に返す。そして、ＤＭＳクライアント１３は、その判定結果に基づいて、チェックアウトを行った文書のタイムスタンプの有無を判定する。

なお、本実施形態では、この判定処理を、ＤＭＳクライアント１３からＤＭＳサーバに問い合わせることで行っているが、文書のチェックアウト時等に、ＤＭＳサーバ１２から、当該文書とともにタイムスタンプ６８のデータを取得しておき、ＤＭＳクライアント１３側で判定するように構成してもよい。

ステップＳ１１１１で、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２が、チェックアウトを行った文書の原本がタイムスタンプを押下したものでないと判断した場合には（編集した文書データの原本（ＤＭＳサーバ１２で管理されている文書データ）に対応するタイムスタンプがＤＭＳサーバ１２で管理されていないと判定された場合には）、ステップＳ１１４に処理を移行させる。

一方、ステップＳ１１１で、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２が、チェックアウトを行った文書の原本がタイムスタンプを押下したものであると判断した場合には、ステップＳ１１２に処理を移行させる。

ステップＳ１１１２において、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、ステップＳ１１１で確認したタイムスタンプが有効期限内（保存期限内）であるかどうかを判定する（保存期限の確認）。詳細には、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、タイムスタンプが有効期限内（保存期限内）であるかをＤＭＳサーバ１２に問い合わせる。そして、ＤＭＳサーバ１２のＣＰＵ３２が、上記問い合わせに応じて、タイムスタンプが有効期限内（保存期限内）であるかを判定し（図６に示すタイムスタンプ６８に認証を受けた有効期限が格納されているので、現在の日時と比較し、有効期限内（保存期限内）であるかどうか判定し）、該判定結果をＤＭＳクライアント１３に返す。そして、ＤＭＳクライアント１３は、その判定結果に基づいて、チェックアウトを行った文書のタイムスタンプが有効期限内（保存期限内）であるかを判定する。

なお、本実施形態では、この判定処理を、ＤＭＳクライアント１３からＤＭＳサーバに問い合わせることで行っているが、文書のチェックアウト時等に、ＤＭＳサーバ１２から、当該文書とともにタイムスタンプ６８のデータを取得しておき、ＤＭＳクライアント１３側で判定するように構成してもよい。

ステップＳ１１１２で、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２が、ステップＳ１１１で確認したタイムスタンプが有効期限内でない（保存期限切れ）と判断した場合には（即ち、有効なタイムスタンプがＤＭＳサーバ１２で管理されていないと判定した場合には）、ステップＳ１１４に処理を移行させる。

一方、ステップＳ１１１２で、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２が、ステップＳ１１１で確認したタイムスタンプが有効期限内である（保存期限有効）と判断した場合には（即ち、有効なタイムスタンプがＤＭＳサーバ１２で管理されていると判定した場合には）、ステップＳ１１３に処理を移行させる。

ステップＳ１１１３において、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、チェックアウトの処理を選択する操作を行うユーザインタフェース９２を表示する前に、チェックボックス８５の状態をあらかじめ「ＯＮ（チェック済状態）」に設定する。なお、ユーザインタフェースの表示内容は、ＤＭＳクライアント１３のＷＯＲＫ３５５の表示データ作成領域に一時的に作成される。そして、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、そのチェックボックス８５に該当する領域のステータスをＯＮにする。これによって、更新された内容が反映される文書は必ず、タイムスタンプの再認証を行う処理を実施する事になる。なお、ここで「ＯＮ」されたチェックボックス８５は、ユーザにより「ＯＦＦ」できないような状態に設定してもよいし、ユーザにより「ＯＦＦ」も可能な状態に設定するように構成してもよい。

また、本実施形態では、ユーザインタフェースは、ＤＭＳクライアント１３側で生成して表示しているが、ＤＭＳサーバ１２側で生成してＤＭＳクライアント１３に送信し、ＤＭＳクライアント１３側で表示するように構成してもよい。このような構成の場合、上述のステップＳ１１１３の処理も、ＤＭＳサーバ１２側で行うような構成としてもよい。

次に、ステップＳ１１１４において、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、図９に示すユーザインタフェース９２（ＤＭＳクライアント１３のＷＯＲＫ３５５の表示データ作成領域に作成されている）を表示する。そして、ユーザがこのユーザインタフェース９２で操作を行うと、該操作をＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２が検知し、ステップＳ１１１５に処理を移行させる。

そしてステップＳ１１１５において、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、ユーザがユーザインタフェース９２で行った操作が、チェックインをする操作であったか、チェックインをキャンセルする操作であったかどちらであったかを判定する。

ステップＳ１１１５で、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２が、ユーザがユーザインタフェース９２で「いいえ」ボタン８２を選択したと判断した場合には、アプリケーション９１で行った変更内容を破棄してチェックインをキャンセルすると判断し、処理をステップＳ１１１６に移行させる。この場合、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、チェックインは行わず、チェックアウトのキャンセル処理を行う。

そして、ステップＳ１１１６において、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、チェックアウトのキャンセル操作（処理）を行う。ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、ＤＭＳクライアント１３のチェックアウトフォルダ３７５に、ＤＭＳ Ｖｏｌｕｍｅ２８７からコピーされていた該当するファイルの削除を行い、ステップＳ１１２３に処理を移行させる。これにより、チェックアウトのキャンセルとなり、チェックアウト後、何も行わなかったことになる。

一方、ステップＳ１１１５で、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２が、ユーザがユーザインタフェース９２で「はい」ボタン８１または「名前を付けて保存」ボタン８３を選択したと判断した場合には、チェックインを行うものと判断し、処理をステップＳ１１１７に移行させる。

そして、ステップＳ１１１７において、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、チェックアウトの操作の種類の判定を行う（操作判定処理）。

ステップＳ１１１７で、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２が、ユーザがユーザインタフェース９２で「名前を付けて保存」ボタン８３が押下された（新規文書として保存する）と判定された場合は、処理を１１１９に移行させる。

そして、ステップＳ１１１９において、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、ＤＭＳクライアント１３のチェックアウトフォルダ３７５で更新された文書のファイルを、別の文書（新規文書）としてＤＭＳサーバ１２のデータベースＤＭＳ ＤＢ２８６に登録する処理を行い、ステップＳ１１２１に処理を移行させる。本実施形態の場合、図５に示す文書５１のように、新しい文書を登録作成し、図９に示すユーザインタフェースに新しい文書を表示させる。

この処理は詳細には、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、ＤＭＳサーバ１２に、ＤＭＳクライアント１３のチェックアウトフォルダ３７５で編集された文書のファイルと別の文書として保存する（名前を付けて保存する）旨の要求（保存する文書名を含む）を送信する。この要求を受けたＤＭＳサーバ１２のＣＰＵ２２は、ＤＭＳサーバ１２のＤＭＳ ＤＢ２８６，ＤＭＳ Ｖｏｌｕｍｅ２８７に新しい文書を作成（登録）し、該新しい文書にＤＭＳクライアント１３から受け取った文書のファイルを格納する。

また、ステップＳ１１１７で、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２が、ユーザインタフェース９２でチェックボックス８５が「ＯＮ」の状態でユーザが「はい」ボタン８１を選択した（新規バージョンとする）と判断した場合には（即ち、ＤＭＳクライアント１２での更新操作の際に、編集した文書データの原本に対応する有効なタイムスタンプがＤＭＳサーバ１２で管理されていると判定された場合には）、処理をステップＳ１１１８に移行させる。なお、この場合、チェックボックス８５が「ＯＮ」に設定されているため、原本がタイムスタンプが押下されている文書を更新する場合（即ち、ＤＭＳクライアント１２での更新操作の際に、編集した文書データの原本に対応する有効なタイムスタンプがＤＭＳサーバ１２で管理されている文書を更新する場合）であり、ＤＭＳサーバ１２のＤＭＳ ＤＢ２８６，ＤＭＳ Ｖｏｌｕｍｅ２８７に格納されている元データへの上書きを行うと、原本の改ざんになってしまうため、ステップＳ１１１８において、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、新しいバージョンの文書をＤＭＳサーバ１２上に作成し、該新しいバージョンの文書にＤＭＳクライアント１３のチェックアウトフォルダ３７５で編集されたファイルを上書きする処理を行い（即ち、新規のバージョンの文書としてＤＭＳサーバ１２で管理されているデータベースに登録する処理を行い）、ステップＳ１１２１に処理を移行させる。本実施形態の場合、図６に示す文書属性６２のように、新しいバージョンの属性を作成し、図９に示すユーザインタフェースに表示される文書９０の内容は、文書名などは変わらないまま、最新バージョンの文書が表示されるようになる。

この処理は詳細には、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、その文書にＤＭＳクライアント１３のチェックアウトフォルダ３７５で編集された文書のファイルと新しいバージョンで保存する要求を送信する。この要求を受けたＤＭＳサーバ１２のＣＰＵ２２は、ＤＭＳサーバ１２のＤＭＳ ＤＢ２８６，ＤＭＳ Ｖｏｌｕｍｅ２８７に新しいバージョンの文書を作成し、該作成した新しいバージョンの文書にＤＭＳクライアント１３から受け取った文書のファイルを格納する。

これによって、原本の文書がタイムスタンプが押下されたものであった場合、ユーザが意識せずとも新しいバージョンの文書としてチェックインを実行することが可能となる。

また、ステップＳ１１１７で、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２が、ユーザがユーザインタフェース９２でチェックボックス８５が「ＯＦＦ」の状態で「はい」ボタン８１を選択したと判断した場合には、処理をステップＳ１１２０に移行させる。なお、この場合、チェックボックス８５が「ＯＦＦ」に設定されているため、原本がタイムスタンプの押下されていない一般の文書であるか、あるいはタイムスタンプの有効期限が切れている場合（即ち、ＤＭＳクライアント１２での更新操作の際に、編集した文書データの原本に対応する有効なタイムスタンプがＤＭＳサーバ１２で管理されていないと判定された場合）である。つまり、ステップＳ１１２０において、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、ＤＭＳクライアント１３のチェックアウトフォルダ３７５に格納されているファイルをＤＭＳ ＤＢ２８６，ＤＭＳ Ｖｏｌｕｍｅ２８７の該当する原本に上書きする処理を行い（即ち、ＤＭＳサーバ１２で管理されているデータベースに上書きする処理を行い）、ステップＳ１１２１に処理を移行させる。

この処理は詳細には、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、その文書にＤＭＳクライアント１３のチェックアウトフォルダ３７５で編集された文書のファイルと上書きする旨の要求を送信する。この要求を受けたＤＭＳサーバ１２のＣＰＵ２２は、ＤＭＳサーバ１２のＤＭＳ ＤＢ２８６，ＤＭＳ Ｖｏｌｕｍｅ２８７にＤＭＳクライアント１３から受け取った文書のファイルを上書き格納する。

なお、このフローチャートでは、図９に示したユーザインタフェース８４は表示せず、ユーザがユーザインタフェース９２でチェックボックス８５が「ＯＮ」の状態で「はい」ボタン８１が選択された場合には、編集した文書データを、強制的に新たなバージョンの文書データとしてＤＭＳサーバ１２に登録し、一方、チェックボックス８５が「ＯＦＦ」の状態で「はい」ボタン８１が選択された場合には、編集した文書データをＤＭＳサーバ１２に上書き登録する場合について説明したが、チェックボックス８５が「ＯＦＦ」の状態で「はい」ボタン８１が選択された場合にのみ図９に示したユーザインタフェース８４は表示させ、ユーザにより選択可能に構成してもよい。

また、チェックボックス８５のＯＮ／ＯＦＦ状態にかかわらず「はい」ボタン８１が選択後に、常に図９に示したユーザインタフェース８４は表示させ、ユーザにより選択可能に構成してもよい。

さらに、「はい」ボタン８１が選択後に、ユーザインタフェース８４は表示させるか否かを設定しておくように構成してもよい。

次に、ステップＳ１１２１において、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、以上の処理で登録した文書，バージョンに対して、外部認証機関へ再認証の申請処理を行うかどうかを判定する。

この判定は、図９に示したユーザインタフェース９２のチェックボックス８５が「ＯＮ」であったかどうかで判定する。本発明では、原本がタイムスタンプを押下され、且つ有効期限内である文書が自動的に（ユーザによる判断，指示無しに）再認証を受ける処理が可能となる点を特徴としている。よって、このステップの判定処理において、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、チェックボックス８５が「ＯＮ」である（再認証）と判定した場合には、ステップＳ１１２２に処理を移行させる。

そして、ステップＳ１１２２において、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、ステップＳ１２１でタイムスタンプの再認証が必要であると判定された場合には（即ち、編集した文書データの原本に対応する有効なタイムスタンプがＤＭＳサーバ１２で管理されていると判定された場合には）、再度外部の認証機関に変更した文書，バージョンの認証を受ける処理を行い（該新しいバージョンの文書データに対するタイムスタンプを外部の認証機関から取得する処理を行い）、ステップＳ１１２３に処理を移行させる。詳細には、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、変更した文書，バージョンの認証を再度外部の認証機関に受ける処理の実行をＤＭＳサーバ１２に対して要求する。これを受けて、ＤＭＳサーバ１２のＣＰＵ２２は、上述したように、上記変更した文書，バージョンのハッシュ値を生成し、その値を外部認証機関に送信し、認証時刻情報を含むタイムスタンプ情報と電子署名を含む電子証明書を該外部認証機関から受け取り、ＤＭＳサーバ１２のＤＭＳ ＤＢ２８６に登録する。なお、この認証の処理自体は、公知の技術で実現できるものである。

一方、ステップＳ１１２１で、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、図９に示したユーザインタフェース９２のチェックボックス８５が「ＯＦＦ」であった（再認証不要）と判断した場合には（即ち、編集した文書データの原本に対応する有効なタイムスタンプがＤＭＳサーバ１２で管理されていないと判定された場合には）、ステップＳ１１２３に処理を移行させる。

ステップＳ１１２３において、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２は、チェックインの終了処理（メモリの解放処理等）を行い、処理を終了する。

なお、本実施形態では、ＤＭＳクライアント１３のＣＰＵ３２がＤＭＳクライアントプログラム３７１を実行して、図７〜図１０に示したユーザインタフェースを生成し表示するように構成したが、図７〜図１０に示したユーザインタフェースをＤＭＳサーバ１２のＣＰＵ２２がＤＭＳサーバプログラム２８２を実行して生成しＤＭＳサーバ１２に送信するように構成してもよい。この構成の場合、ＤＭＳクライアント１３のＤＭＳクライアントプログラム３７１は、ブラウザとして働き、ＤＭＳサーバ１２から送信されるユーザインタフェースを受信し、表示装置３８に表示する。また、ＤＭＳクライアント１３のＤＭＳクライアントプログラム３７１は、上記ユーザインタフェースに対するユーザによる操作をＤＭＳサーバ１２に送信する。そして、ＤＭＳサーバ１２上で、各種判断や処理（図１２，図１３のステップＳ１１０９〜１１２２等）を実行するように構成してもよい。

また、ＤＭＳクライアント１３のＤＭＳクライアントプログラム３７１は、ＤＭＳサーバ１２からＤＭＳクライアント１３へダウンロードされて、ＤＭＳクライアント１３上で実行される構成であってもよい。

以上の処理で、文書にタイムスタンプが押下されている文書データと通常の文書データとが混在する本実施形態の文書管理システム（ＤＭＳ）において、文書データをＤＭＳサーバ１２からチェックアウトして、ＤＭＳクライアント１３上で編集を行い、ＤＭＳサーバ１２にチェックインを行う際に、その文書データに対応するタイムスタンプの有無、有効期限の有効／無効、該文書データに実行した編集が編集の指定機能かどうかの判定を行い、上記文書データに有効なタイムスタンプが押下されており、且つ、該文書データに実行した編集が上記編集の指定機能に該当する場合は、上記チェックインの処理の中で、自動的に（ユーザによる特別な判断指示無しに）更新された内容でタイムスタンプの再認証処理を行うまでの処理が行われたことになる。

なお、従来の文書管理システムでは、文書に外部の認証機関で証明を受けた電子署名と、タイムスタンプが押下されていた場合、その文書を更新してしまうと原本の改ざんになるため、必要な場合は、ユーザ自身が意図的に、タイムスタンプの有無を確認し、且つ、それが有効期限内であるかどうかを確認し、確認結果に応じて、別文書として保存するか、新しいバージョンの文書として保存し、それからタイムスタンプの再認証を行う処理を各手順で判断して、行っていたので、非常に効率が悪かったという問題があった。

また、従来の文書管理システムでは、新しいバージョンの文書として保存すべきところを、誤って更新してしまったり、タイムスタンプの再認証を行う処理を忘れてしまったりといった問題があった。

さらに、この種の文書管理システムでは、文書の編集には、アノテーションと言う文書の実体には全く変更を加えないで、合成表示することで、あたかも編集されたかのように注釈などを付け加える機能があるが、運用によっては、このような場合は文書の実体には変更を加えていないので、原本を改ざんには該当しないこととなる。従来の文書管理システムでは、このような場合に、改ざんに該当する更新内容かどうかを、チェックイン処理とは別にユーザ自身が判断しなくてはならないため、非常に効率が悪いという問題があった。

そこで、本発明では、チェックインの処理の中で、システムが、その文書がタイムスタンプが押下されたものであるかどうかを判定し、有効なタイムスタンプが押下され、且つ、その文書に施された編集機能が予め指定された機能である場合には、チェックインによって反映された文書の内容でタイムスタンプの再認証処理を行うように制御することにより、上述したような従来の問題の発生を抑えることができる。

即ち、本発明によれば、従来はチェックインの処理と、チェックインを行うことによって、原本を改ざんしてしまうのではないかというユーザによる判定操作は、全く別であったため、チェックインごとに改ざんにならないかという判定をユーザ自身が行い、それからチェックイン操作を行っていたため、非常に効率が悪く、誤って文書の改ざんを行ってしまう可能性があるという問題があったが、チェックインの操作を選択するユーザインタフェースに、タイムスタンプの再認証を行うオプション機能（チェックボックス８５）を設け、さらに、システムがタイムスタンプの再認証の有無を自動的に（ユーザの判断指示無しに）判定して制御することによって、自動的に（ユーザの判断指示無しに）ユーザが選択すべき操作が決まり、且つ、誤って原本を改ざんしてしまうようなミスを抑えることが可能となる。これによって、チェックインの操作とタイムスタンプの有／無，タイムスタンプの有効性の判断が同時に行われるため、多種多様な文書が混在する文書管理システムにおいて、日常操作である文書更新操作を効率的に行うことが可能となる。

また、原本の改ざんになる操作（例えば、文書データそのものの変更等）をあらかじめ設定しておくことで、アノテーションをつけるような、厳密には原本に変更を加えないような文書更新の場合に、これが原本の更新かどうかの判断を、システムが、その設定に従って判断するため、ユーザ自身が如何なる編集行為が更新となるのかの判断に迷う事が無くなる。

従って、日常操作である文書の更新操作が効率的に行えるようになる。

なお、上記実施形態内で示した各種データ，ユーザインタフェース等の構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。

以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

また、上述した実施形態内の各変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。

以下、図１１に示したメモリマップを参照して本発明に係る文書管理システムを構成する各装置で読み取り可能なデータ処理プログラムの構成について説明する。

特に図示しないが、図１１に示した記憶媒体（記録媒体）に記憶されるプログラム群を管理する情報、例えばバージョン情報，作成者等も記憶され、かつ、プログラム読み出し側のＯＳ等に依存する情報、例えばプログラムを識別表示するアイコン等も記憶される場合もある。

さらに、各種プログラムに従属するデータも上記ディレクトリに管理されている。また、各種プログラムをコンピュータにインストールするためのプログラムや、インストールするプログラムが圧縮されている場合に、解凍するプログラム等も記憶される場合もある。

本実施形態における図１２，図１３に示す機能が外部からインストールされるプログラムによって、ホストコンピュータにより遂行されていてもよい。そして、その場合、ＣＤ−ＲＯＭやフラッシュメモリやＦＤ等の記憶媒体により、あるいはネットワークを介して外部の記憶媒体から、プログラムを含む情報群を出力装置に供給される場合でも本発明は適用されるものである。

以上のように、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

従って、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等、プログラムの形態を問わない。

プログラムを供給するための記憶媒体としては、例えばフレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤなどを用いることができる。

この場合、記憶媒体から読出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは、圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記憶媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバやｆｔｐサーバ等も本発明の請求項に含まれるものである。

また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムを格納した記憶媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

本発明は上記実施形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨に基づき種々の変形（各実施形態の有機的な組合せを含む）が可能であり、それらを本発明の範囲から排除するものではない。

本発明の様々な例と実施形態を示して説明したが、当業者であれば、本発明の趣旨と範囲は、本明細書内の特定の説明に限定されるのではない。

以上説明したように、本実施形態によれば、文書の属性情報に、タイムスタンプの情報，電子署名の情報を格納し、外部の証明期間でタイムスタンプの認証と電子署名を受けた文書の場合、その情報を格納できるようにし、チェックインの際にその情報のステータスによって、その文書のタイムスタンプの情報について判定し、その情報をユーザインタフェースに表示することで、ユーザが誤った操作を行わないように誘導するように構成した。

また、タイムスタンプの再認証が必要な文書編集操作の種類を予め設定できるようにし、データベースの属性として格納できるようにしたことにより、タイムスタンプの再認証が必要の無い場合は、再認証を行わなくても良い選択がユーザが出来るよなユーザインタフェースを提供し、選択できるようにした。

上述したように外部機関で認証を受けた文書が混在する文書管理システムにおいて、文書の更新を行う際に、効率的な文書のチェックアウト、チェックインを可能とする。

従って、外部認証機関で認証された電子証明書（タイムスタンプ，電子署名）の情報が付加された文書を更新する場合、文書の更新操作に応じて、原本に有効なタイムスタンプが押下されていない場合は、原本の更新を許可し、一方、原本に有効なタイプスタンプが押下されている文書の場合は、新規バージョンまたは新規文書として保存する処理を行うとともに、自動的に（ユーザによる特別な判断及び操作なしに）タイムスタンプの再認証の処理（当該新たなバージョンの文書に対応するタイムスタンプを取得する処理）を実施し、また、法的な保存期限が切れた文書（タイムスタンプの有効期限が切れた文書）については原本の更新を許可し、また、再認証を行なう文書編集操作の種類を任意に設定可能にする事によって、例えば文書データ自体の更新ではなくアノテーションのみの文書更新の場合は、タイムスタンプの再認証を行わないという判断処理を更新処理中にユーザの判断なしに行うことによって、タイムスタンプのような検証可能な方法で証明された文書と一般の文書が混在する文書管理システムにおいて効率的な文書更新処理を実現することができる。

本発明の一実施形態に係る文書管理システム（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ Ｓｙｓｔｅｍ；ＤＭＳ）の概略構成を示すブロック図である。 図１に示したＤＭＳサーバの構成をさらに詳細に説明したブロック図である。 図１に示したＤＭＳクライアントの構成を更に詳細に説明したブロック図である。 図２に示したデータベースを管理する領域（ＤＭＳ ＤＢ）の内容の一例を更に詳細に表した図である。 図４に示した文書リストに格納される文書情報の内容の一例を詳細に表した図である。 図５に示した文書属性情報に格納される内容の一例を詳細に表した図である。 図３に示したＤＭＳクライアントプログラムに格納されて提供されるユーザインタフェースを示す図である。 図７に示したユーザインタフェースで文書の更新を行った後に、表示装置３８に毎回表示されるユーザインタフェースを示す図である。 図７に示すユーザインタフェースで行う本発明を説明する上で必要な「チェックアウト」「チェックイン」の操作の流れを説明するための図である。 ＤＭＳクライアントにおける文書更新の操作でタイムスタンプの再認証が必要な編集操作を指定するユーザインタフェースを示す図である。 本発明の文書管理システムを構成する文書管理装置，情報処理装置（ＤＭＳサーバ，ＤＭＳクライアント）の制御プログラムを格納した記憶媒体のメモリマップを説明するものである。 本発明の文書管理装置における第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。 本発明の文書管理装置における第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。

符号の説明

１２ ＤＭＳサーバ
１３ ＤＭＳクライアント
２２ ＣＰＵ
２８ ＨＤＤ
２８６ ＤＭＳ ＤＢ
２８７ ＤＭＳ Ｖｏｌｕｍｅ
３２ ＣＰＵ
３７ ＨＤＤ
３７５ チェックアウトフォルダ

Claims (11)

1. 登録された文書データと共に、その文書データがある日時に存在した事を外部認証機関で認証されたことを証明できる検証可能なタイムスタンプを記憶媒体に記憶して記憶管理可能であり、且つ、文書データのバージョンを管理可能なサーバ装置と、前記サーバ装置と通信して前記サーバ装置で管理される文書データを取得して編集し前記サーバ装置で管理される文書データを更新可能なクライアント装置とを有する文書管理システムにおいて、
   前記クライアント装置より行われる前記サーバ装置から取得されて編集された文書データの更新時に、前記文書データに対応する有効なタイムスタンプが前記サーバ装置で管理されているかどうかを判定する第１の判定手段と、
   前記第１の判定手段により前記文書データに対応する有効なタイムスタンプが前記サーバ装置で管理されていると判定された場合、前記編集された文書データを、前記サーバ装置で管理されている文書データの新しいバージョンとして前記サーバ装置で管理されている文書データを更新するように制御する制御手段と、
   を有することを特徴とする文書管理システム。
2. 前記制御手段は、前記第１の判定手段により前記文書データに対応する有効なタイムスタンプが前記サーバ装置で管理されていると判定された場合、前記編集された文書データを、前記サーバ装置で管理されている文書データの新しいバージョンとして前記サーバ装置で管理されている文書データを更新するとともに、該新しいバージョンの文書データに対するタイムスタンプを取得するように制御することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
3. 前記制御手段は、前記第１の判定手段により前記文書データに対応する有効なタイムスタンプが前記サーバ装置で管理されていないと判定された場合、前記編集された文書データを前記サーバ装置で管理されている文書データに上書きして前記サーバ装置で管理されている文書データを更新するように制御することを特徴とする請求項１又は２記載の文書管理システム。
4. 設定されるタイムスタンプの再認証が必要な文書編集の種類を記憶する記憶手段と、
   前記クライアント装置より行われる前記サーバ装置から取得されて編集された文書データの更新時に、前記編集された文書データが前記記憶手段に記憶される種類の文書編集を施されたものか否かを判定する第２の判定手段とを設け、
   前記制御手段は、前記第２の判定手段により前記編集された文書データが前記記憶手段に記憶される種類の編集を施されたものであると判定され、且つ、前記第１の判定手段により前記文書データに対応する有効なタイムスタンプが前記サーバ装置で管理されていると判定された場合、前記編集された文書データを、前記サーバ装置で管理されている文書データの新しいバージョンとして更新するとともに、該新しいバージョンの文書データに対応するタイムスタンプを取得するように制御することを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載の文書管理システム。
5. 前記制御手段は、前記第２の判定手段により前記編集された文書データが前記記憶手段に記憶される種類の編集が施されたものでないと判定された場合、前記編集された文書データを前記サーバ装置で管理されている文書データに上書きして前記サーバ装置で管理されている文書データを更新するように制御することを特徴とする請求項４記載の文書管理システム。
6. 前記第２の記憶手段に記憶される、前記指定されるタイムスタンプの再認証が必要な文書編集の種類は、文書データに対するアノテーションの追加，削除を含むことを特徴とする請求項４又は５記載の文書管理システム。
7. 登録された文書データと共に、その文書データがある日時に存在した事を外部認証機関で認証されたことを証明できる検証可能なタイムスタンプを記憶媒体に記憶して記憶管理可能であり、且つ、文書データのバージョンを管理可能なサーバ装置と、前記サーバ装置と通信して前記サーバ装置で管理される文書データを取得して編集し前記サーバ装置で管理される文書データを更新可能な情報処理装置とを有する文書管理システムにおける情報処理装置において、
   前記サーバ装置から取得されて編集された文書データの更新時に、前記文書データに対応する有効なタイムスタンプが前記サーバ装置で管理されているかどうかを判定する第１の判定手段と、
   前記第１の判定手段により前記文書データに対応する有効なタイムスタンプが前記サーバ装置で管理されていると判定された場合、前記編集された文書データを、前記サーバ装置で管理されている文書データの新しいバージョンとして前記サーバ装置で管理されている文書データを更新するように制御する制御手段と、
   を有することを特徴とする情報処理装置。
8. 登録された文書データと共に、その文書データがある日時に存在した事を外部認証機関で認証されたことを証明できる検証可能なタイムスタンプを記憶媒体に記憶して記憶管理可能であり、且つ、文書データのバージョンを管理可能な文書管理装置と、前記文書管理装置と通信して前記文書管理装置で管理される文書データを取得して編集し前記文書管理装置で管理される文書データを更新可能な情報処理装置とを有する文書管理システムにおける文書管理装置において、
   前記情報処理装置において操作入力される当該文書管理装置から取得されて編集された文書データの更新指示を前記情報処理装置から受信したことに応じて、前記文書データに対応する有効なタイムスタンプが当該文書管理装置で管理されているかどうかを判定する第１の判定手段と、
   前記第１の判定手段により前記文書データに対応する有効なタイムスタンプが当該文書管理装置で管理されていると判定された場合、前記情報処理装置から受信した編集された文書データを、当該サーバ装置で管理されている文書データの新しいバージョンとして当該サーバ装置で管理されている文書データを更新するように制御する制御手段と、
   を有することを特徴とする文書管理装置。
9. 登録された文書データと共に、その文書データがある日時に存在した事を外部認証機関で認証されたことを証明できる検証可能なタイムスタンプを記憶媒体に記憶して記憶管理可能であり、且つ、文書データのバージョンを管理可能なサーバ装置と、前記サーバ装置と通信して前記サーバ装置で管理される文書データを取得して編集し前記サーバ装置で管理される文書データを更新可能なクライアント装置とを有する文書管理システムにおける文書管理方法において、
   前記クライアント装置より行われる前記サーバ装置から取得されて編集された文書データの更新時に、前記文書データに対応する有効なタイムスタンプが前記サーバ装置で管理されているかどうかを判定する判定ステップと、
   該判定ステップで前記文書データに対応する有効なタイムスタンプが前記サーバ装置で管理されていると判定された場合、前記編集された文書データを、前記サーバ装置で管理されている文書データの新しいバージョンとして前記サーバ装置で管理されている文書データを更新するように制御する更新ステップと、
   を有することを特徴とする文書管理方法。
10. 請求項９に記載された文書管理方法を実行するためのプログラム。
11. 請求項９に記載された文書管理方法を実行するためのプログラムをコンピュータが読み取り可能に記憶した記憶媒体。

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