JP2008040626A - 受付システム - Google Patents

Abstract

【課題】本発明は、来客者が操作する無人受付装置を受付場所に設置することなく受付を行うことができると共に、来客者を面談場所まで案内する受付業務を省力化することができる受付システムを提供することを課題とする。
【解決手段】来客者の携帯電話５０のメールアドレスを含む面談予定情報を面談者端末１０から受信すると、面談情報登録部２４は、固有のアドレスが割り当てられ、来客者の到着入力を受け付ける受付画面を生成し、生成した受付画面のアドレスが記述された、面談予定情報の登録を来客者に知らせる面談案内メール７０をメールアドレス宛に送信し、面談場所に案内する面談場所情報を面談場所情報記憶部２３に記憶しておき、受付画面６０に基づく到着入力を携帯電話５０から受信すると、面談予定情報に含まれている面談場所に対応する面談場所情報を記載した場所案内画面を携帯電話５０に送信する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、来客者を受け付ける受付システムに関し、特に面談予定が設定されている来客者を受け付ける受付システムに関する。

受付業務を無人化し、受付業務の効率化、省力化を図る目的で、受付ホールに配置される無人受付装置と、各事務室に配置される電話機と、無人受付装置と、電話機を接続可能にする構内交換機と、電話機に設けられる入館証発行ボタンとを備え、来客者が無人受付装置から面談者を特定する情報を入力することで、面談者の電話機に発信がなされ、来客者と面談者とが通話した後、面談者が入館証発行ボタンを押下することで入館証が発行されるように構成した受付システムが提案されている（例えば、特許文献１参照）。

しかしながら、従来技術では、来客者が無人受付装置の操作を行う必要があるため、来客者が無人受付装置の操作に不慣れな場合には、受付で立ち往生してしまう恐れがあると共に、来客者を面談場所まで案内するために、面談者が口頭で説明したり、受付場所まで迎えに行ったりする必要があり、来客者を面談場所まで案内する受付業務が煩雑であるという問題点があった。

特開平５−２３６１４０号公報

本発明は斯かる問題点に鑑みてなされたものであり、その目的とするところは、来客者が操作する無人受付装置を受付場所に設置することなく、簡単に来客者の受付を行うことができると共に、来客者を面談場所まで案内する受付業務を省力化することができる受付システムを提供する点にある。

本発明は上記課題を解決すべく、以下に掲げる構成とした。
請求項１記載の発明の要旨は、面談者端末によって登録された面談予定情報によって来客者の到着を受け付ける受付システムであって、
前記来客者と面談を行う面談場所を含む前記面談予定情報を記憶する面談予定情報記憶手段と、
前記来客者の携帯電話のメールアドレスを含む前記面談予定情報を前記面談者端末から受信すると、受信した面談予定情報を前記面談予定情報記憶手段に記憶させると共に、固有のアドレスが割り当てられ、前記来客者の到着入力を受け付ける受付画面を生成し、生成した前記受付画面のアドレスが記述された、前記面談予定情報の登録を前記来客者に知らせる面談案内メールを前記メールアドレス宛に送信する面談情報登録手段と、面談者の連絡先が記述されている社員情報を記憶している社員情報記憶手段と、前記面談場所に案内する面談場所情報を記憶している面談場所情報記憶手段と、前記面談案内メールに記述されたアドレス宛のアクセスを受付画面リクエストとして前記携帯電話から受信すると、該当するアドレスの前記受付画面を前記携帯電話に送信し、前記受付画面に基づく前記到着入力を前記携帯電話から受信すると、前記社員情報を参照することで、前記面談者の連絡先に来客者の到着を通知すると共に、前記面談予定情報に含まれている前記面談場所に対応する前記面談場所情報を記載した場所案内画面を前記携帯電話に送信する受付処理手段とを具備することを特徴とする受付システムに存する。
また請求項２記載の発明の要旨は、前記受付処理手段は、前記受付画面に基づく前記到着入力を前記携帯電話から受信すると、前記面談予定情報に含まれている前記面談場所に対応する前記面談場所情報を記載した到着通知メールを前記面談者の連絡先に送信することを特徴とする請求項１記載の受付システムに存する。

本発明の受付システムは、来客者の携帯電話のメールアドレスを含む面談予定情報を面談者端末から受信すると、受信した面談予定情報を面談予定情報記憶手段に記憶させると共に、固有のアドレスが割り当てられ、来客者の到着入力を受け付ける受付画面を生成し、生成した受付画面のアドレスが記述された、面談予定情報の登録を前記来客者に知らせる面談案内メールをメールアドレス宛に送信し、面談者の連絡先が記述されている社員情報を社員情報記憶手段に、面談場所に案内する面談場所情報を面談場所情報記憶手段にそれぞれ記憶しておき、面談案内メールに記述されたアドレス宛のアクセスを受付画面リクエストとして携帯電話から受信すると、該当するアドレスの受付画面を携帯電話に送信し、受付画面に基づく到着入力を携帯電話から受信すると、社員情報を参照することで、面談者の連絡先に来客者の到着を通知すると共に、面談予定情報に含まれている面談場所に対応する面談場所情報を記載した場所案内画面を携帯電話に送信するように構成することにより、来客者が携帯電話を用いて受付画面にアクセスし、到着入力を行うだけで受付が行われるため、来客者が操作する無人受付装置を受付場所に設置することなく、簡単に来客者の受付を行うことができると共に、場所案内画面によって来客者が面談場所を把握することができるため、面談者が口頭で説明したり、受付場所まで迎えに行ったりする必要がなく、来客者を面談場所まで案内する受付業務を省力化することができるという効果を奏する。

さらに、本発明の受付システムにおいては、受付画面に基づく到着入力を携帯電話から受信すると、面談予定情報に含まれている面談場所に対応する面談場所情報を記載した到着通知メールを面談者の連絡先に送信するように構成することにより、面談者は、面談場所を再確認することができ、面談場所に素早く確実に行くことができるという効果を奏する。

以下、本発明の実施の形態を図面に基づいて詳細に説明する。

図１は、本発明に係る受付システムの実施の形態の構成を示すブロック図であり、図２は、図１に示す面談管理装置の面談予定情報記憶部に記憶される面談予定情報例を示す図である。

本実施の形態の受付システムは、事前に面談予定が設定されている来客の受付を行うシステムであり、図１を参照すると、面談者が管理している面談者端末１０と、面談予定を管理する面談管理装置２０と、玄関等の来客者を受け付ける箇所に設置された入館証発行装置３０とがインターネット等のネットワーク４０を介して接続されており、来客者が所有する、ネットワーク４０に接続する機能を有する携帯電話５０を用いることで受付を行うことができるように構成されている。

面談者端末１０は、液晶ディスプレイ等の表示手段と、キーボード等の入力手段とを有し、面談者によって操作されるパーソナルコンピュータ等の情報処理装置であり、面談予定を入力するための面談予定入力画面をネットワーク４０経由で面談管理装置２０から受信して表示手段に表示する機能と、表示手段に表示された予定入力画面に基づいて、入力手段から入力された面談予定を面談予定情報としてネットワーク４０で面談管理装置２０に送信する機能と、来客を通知する来客通知メールをネットワーク４０経由で面談管理装置２０から受信する機能とを有する。

面談管理装置２０は、各種リクエストに応答するＷｅｂサーバ等のプログラムによって動作する情報処理装置であり、面談予定情報記憶部２１と、社員情報記憶部２２と、面談場所情報記憶部２３と、面談情報登録部２４と、受付処理部２５と、送受信部２６とを備えている。

面談予定情報記憶部２１は、面談予定情報を記憶するＨＤＤ等の記録手段である。面談予定情報は、面談者が面談者端末１０から入力する情報であり、図２を参照すると、受付画面のアドレスと、面談予定日時と、来客日時と、面談場所と、来客者名および会社名からなる来客者を特定するための来客者情報と、来客者が所有する携帯電話５０のメールアドレスと、面談者の社員番号、面談者名および部署名からなる面談者を特定する面談者情報とからなる。なお、来客日時は、実際に来客のあった日時であり、面談予定情報が登録された時点では、図２（ａ）に示すように、空欄となっている。

社員情報記憶部２２は、社員情報が記憶されているＨＤＤ等の記録手段である。社員情報は、面談者となり得る社員の情報であり、少なくとも社員の連絡先であるメールアドレスが社員番号に対応して記述されている。

面談場所情報記憶部２３は、面談場所情報が記憶されているＨＤＤ等の記録手段である。
面談場所情報は、来客者を面談場所まで案内するための情報であり、面談場所の位置を示す画像データや文字データが面談場所毎に用意されている。

面談情報登録部２４は、面談者端末１０から面談予定登録リクエストを受信すると、面談予定を入力するための面談予定入力画面を、送受信部２６を用いてネットワーク４０経由で面談者端末１０に送信する。また、面談情報登録部２４は、面談予定入力画面に基づいて入力された面談予定情報を、ネットワーク４０経由で面談者端末１０から受信すると、固有のアドレスが割り当てられた受付画面を生成すると共に、生成した受付画面のアドレスと、受信した面談予定情報とを面談予定情報記憶部２１に記憶させる。なお、面談情報登録部２４によって生成される受付画面は、来客者の到着を受け付けると共に、来客者の到着が来客予定時間から遅延する場合の受け付けを行う画面であり、ネットワークがインターネットである場合には、ＣＧＩ（Common Gateway Interface）が組み込まれたｈｔｍｌ文書等で作成され、面談予定情報記憶部２１に記憶される。また、受付画面は、割り当てられたアドレスにアクセスされた際に、動的に生成されるようにしても良く、この場合には、面談予定情報記憶部２１に受付画面の雛型を記憶しておき、割り当てられたアドレスにアクセスされた際に、面談予定情報記憶部２１に記憶している受付画面の雛型と該当する面談予定情報とに基づいて生成するように構成すると良い。

受付処理部２５は、遅延時間を受信すると、社員情報記憶部２２を参照することで、面談者のメールアドレスを特定し、特定したメールアドレスに、遅延時間が記述され、来客者の到着が遅延することを知らせる遅延通知メールを送信する。また、受付処理部２５は、到着入力を受信すると、社員情報記憶部２２を参照することで、面談者のメールアドレスを特定し、特定したメールアドレスに、来客者が到着したことを知らせる到着通知メールを送信すると共に、入館証の発行を指示する入館証発行通知を、送受信部２６を用いてネットワーク４０経由で入館証発行装置３０に、来客者を面談場所に案内するための場所案内画面を、送受信部２６を用いてネットワーク４０経由で携帯電話５０にそれぞれ送信する。

送受信部２６は、有線もしくは無線でネットワーク４０に接続する機能を有し、ＨＴＴＰ（Hypertext Transfer Protocol）やＦＴＰ（File Transfer Protocol）等のプロトコルに基づいてネットワーク４０を介して面談者端末１０、入館証発行装置３０および携帯電話５０と情報通信を行う。

入館証発行装置３０は、ネットワーク４０との接続機能を有する熱転写プリンタやインクジェットプリンタ等の印字手段であり、面談管理装置２０から入館証発行通知を受信すると、予め定められているフォームの入館証を発行する。

次に、本実施の形態の動作について図３乃至図６を参照して詳細に説明する。
図３は、本発明に係る受付システムの実施の形態における面談登録動作、遅延処理動作および到着処理動作を説明するためのシーケンス図であり、図４は、図１に示す面談管理装置から携帯電話に提供される画面例を示す図であり、（ａ）は、受付画面例を示す図であり、（ｂ）は、場所案内画面例を示すである。図５は、図１に示す面談管理装置から送信される面談案内メール例を示す図であり、図６は、図１に示す面談管理装置から携帯電話にメール例を示す図であり、（ａ）は、遅延通知メール例を示す図であり、（ｂ）は、到着通知メール例を示す図である。

まず、面談管理装置２０に面談予定を登録する面談登録動作を説明する。
来客予定がある場合には、面談者は、面談者端末１０を操作することで、面談予定登録リクエストをネットワーク４０経由で面談管理装置２０に送信し（ステップＡ１）、面談管理装置２０の面談情報登録部２４は、面談者端末１０から面談予定登録リクエストを受信すると、面談予定を入力するための面談予定入力画面を、送受信部２６を用いてネットワーク４０経由で面談者端末１０に送信する（ステップＡ２）。

面談者は、面談者端末１０に表示された面談予定入力画面に基づいて、面談予定日時と、来客日時と、面談場所と、来客者名および会社名からなる来客者を特定するための来客者情報と、来客者が所有する携帯電話５０のメールアドレスと、面談者の社員番号、面談者名および部署名からなる面談者を特定する面談者情報とからなる面談予定情報を入力し（ステップＡ３）、入力した面談予定情報をネットワーク４０経由で面談管理装置２０に送信する。

面談管理装置２０の面談情報登録部２４は、面談予定入力画面に基づいて入力された面談予定情報を、面談者端末１０から受信すると、図４に示すように、固有のアドレスを有し、来客者が到着したことを面談管理装置２０に通知するための到着ボタン６１と、面談予定日時に遅延する時間を入力する遅延時間入力欄６２と、遅延時間入力欄６２に入力された遅延時間を面談管理装置２０に通知するための遅延ボタン６３とが設けられた受付画面６０を生成する（ステップＡ４）。また、面談情報登録部２４は、生成した受付画面６０のアドレスと、受信した面談予定情報を面談予定情報記憶部２１に記憶させ、さらに、図５に示すように、生成した受付画面６０のアドレスを含む面談予定情報が記述されている面談案内メール７０を、ネットワーク４０経由で来客者が所有する携帯電話５０宛に送信する（ステップＡ５）。

次に、来客者が面談予定日時に遅延する場合に行われる遅延処理動作について説明する。
渋滞や電車の遅れ等の理由によって面談予定日時に遅延する場合に、来客者は、携帯電話５０を操作することで、面談案内メール７０を表示させ、面談案内メール７０に記述されている受付画面６０のアドレスをクリックする。面談案内メール７０に記述されている受付画面６０のアドレスがクリックされると、携帯電話５０は、面談管理装置２０にネットワーク４０経由で受付画面６０のアドレス宛に受付画面リクエストを送信する（ステップＡ６）。面談管理装置２０の受付処理部２５は、携帯電話５０から受付画面リクエストを受信すると、受付画面６０を、送受信部２６を用いてネットワーク４０経由で携帯電話５０に送信する（ステップＡ７）。

来客者は、携帯電話５０に表示された受付画面６０の遅延時間入力欄６２に遅延時間を入力し、遅延ボタン６３をクリックする遅延入力を行う（ステップＡ８）。遅延ボタン６３がクリックされると、携帯電話５０は、面談管理装置２０にネットワーク４０経由で遅延時間入力欄６２に入力された遅延時間を送信する。

面談管理装置２０の受付処理部２５は、遅延時間入力欄６２に入力された遅延時間を受信すると、社員情報記憶部２２を参照することで、面談者のメールアドレスを特定し、特定したメールアドレスに、図６（ａ）に示すような、遅延時間入力欄６２に入力された遅延時間が記述され、来客者の到着が遅延することを知らせる遅延通知メール８０を送信する（ステップＡ９）。なお、遅延通知メール８０は、来客者の到着が遅延することを知らせるための１つの手段であり、社員情報記憶部２２に社員への連絡先として内線番号等の他の情報を記憶しておき、内線電話等の他の手段によって来客を通知するようにしても良い。

次に、来客者が到着した場合に行われる到着処理動作について説明する。
来客者は、玄関等の受付場所、すなわち入館証発行装置３０の設置場所に到着すると、携帯電話５０を操作することで、面談案内メール７０を表示させ、面談案内メール７０に記述されている受付画面６０のアドレスをクリックする。面談案内メール７０に記述されている受付画面６０のアドレスがクリックされると、携帯電話５０は、面談管理装置２０にネットワーク４０経由で受付画面６０のアドレス宛に受付画面リクエストを送信する（ステップＡ１０）。面談管理装置２０の受付処理部２５は、携帯電話５０から受付画面リクエストを受信すると、受付画面６０を、送受信部２６を用いてネットワーク４０経由で携帯電話５０に送信する（ステップＡ１１）。

来客者は、携帯電話５０に表示された受付画面６０の到着ボタン６１をクリックする到着入力を行う（ステップＡ１２）。到着ボタン６１がクリックされると、携帯電話５０は、面談管理装置２０にネットワーク４０経由で到着入力を送信する。

面談管理装置２０の受付処理部２５は、到着入力を受信すると、到着入力を携帯電話５０から受信した日時を、図２（ｂ）に示すように、面談予定情報の来客日時として登録する（ステップＡ１３）。また、受付処理部２５は、社員情報記憶部２２を参照することで、面談者のメールアドレスを特定すると共に、面談場所に対応する面談場所情報２３１を面談場所情報記憶部２３から読み出し、特定したメールアドレスに、図６（ｂ）に示すような、来客者が到着したことを知らせるメッセージと、面談を行う面談場所に対応する面談場所情報２３１とが記載された到着通知メール９０を送信する（ステップＡ１４）。なお、図６（ｂ）には、面談場所情報２３１として画像データが到着通知メール９０に記載される例を示したが、面談場所情報２３１として文字データを記載するようにしても良い。また、到着通知メール９０に画像データを直接記載するのではなく、面談場所情報記憶部２３に記憶されている面談場所情報２３１にアクセスするリンク情報を記載するようにしても良い。

さらに、受付処理部２５は、到着入力を受信すると、入館証の発行を指示する入館証発行通知と、面談予定情報とを、送受信部２６を用いてネットワーク４０経由で入館証発行装置３０に送信する（ステップＡ１５）。入館証発行装置３０は、ネットワーク４０経由で面談管理装置２０から入館証発行通知と面談予定情報とを受信すると、面談予定情報が反映された入館証を発行する（ステップＡ１６）。これにより、来客者は、発行された入館証を持って面談者との面談に望むことができる。

さらに、受付処理部２５は、到着入力を受信すると、面談場所に対応する面談場所情報２３１を面談場所情報記憶部２３から読み出し、図４（ｂ）に示すような、読み出した面談場所情報２３１を記載した場所案内画面１００を、送受信部２６を用いてネットワーク４０経由で携帯電話５０に送信する（ステップＡ１７）。これにより、来客者は、場所案内画面１００に記載された面談場所情報２３１によって、面談場所を把握することができ、面談場所まで案内する受付業務を省力化することができる。

以上説明したように、本実施の形態によれば、来客者の携帯電話５０のメールアドレスを含む面談予定情報を面談者端末１０から受信すると、面談情報登録部２４は、受信した面談予定情報を面談予定情報記憶部２１に記憶させると共に、固有のアドレスが割り当てられ、来客者の到着入力を受け付ける受付画面６０を生成し、生成した受付画面６０のアドレスが記述された、面談予定情報の登録を来客者に知らせる面談案内メール７０をメールアドレス宛に送信し、面談者の連絡先が記述されている社員情報を社員情報記憶部２２に、面談場所に案内する面談場所情報２３１を面談場所情報記憶部２３にそれぞれ記憶しておき、面談案内メール７０に記述されたアドレス宛のアクセスを受付画面リクエストとして携帯電話５０から受信すると、受付処理部２５は、該当するアドレスの受付画面６０を携帯電話５０に送信し、受付画面６０に基づく到着入力を携帯電話５０から受信すると、社員情報を参照することで、面談者の連絡先に来客者の到着を通知すると共に、面談予定情報に含まれている面談場所に対応する面談場所情報２３１を記載した場所案内画面１００を携帯電話５０に送信するように構成することにより、来客者が携帯電話５０を用いて受付画面にアクセスし、到着入力を行うだけで受付が行われるため、来客者が操作する無人受付装置を受付場所に設置することなく、簡単に来客者の受付を行うことができると共に、場所案内画面１００によって来客者が面談場所を把握することができるため、面談者が口頭で説明したり、受付場所まで迎えに行ったりする必要がなく、来客者を面談場所まで案内する受付業務を省力化することができるという効果を奏する。

さらに、本実施の形態によれば、受付処理部２５は、受付画面６０に基づく到着入力を携帯電話５０から受信すると、面談予定情報に含まれている面談場所に対応する面談場所情報２３１を記載した到着通知メール９０を面談者の連絡先に送信するように構成することにより、面談者は、面談場所を再確認することができ、面談場所に素早く確実に行くことができるという効果を奏する。

なお、本発明が上記各実施の形態に限定されず、本発明の技術思想の範囲内において、各実施の形態は適宜変更され得ることは明らかである。また、上記構成部材の数、位置、形状等は上記実施の形態に限定されず、本発明を実施する上で好適な数、位置、形状等にすることができる。なお、各図において、同一構成要素には同一符号を付している。

本発明に係る受付システムの実施の形態の構成を示すブロック図である。 図１に示す面談管理装置の面談予定情報記憶部に記憶される面談予定情報例を示す図である。 本発明に係る受付システムの実施の形態における面談登録動作、遅延処理動作および到着処理動作を説明するためのシーケンス図である。 図１に示す面談管理装置から携帯電話に提供される画面例を示す図であり、（ａ）は、受付画面例を示す図であり、（ｂ）は、場所案内画面例を示すである。 図１に示す面談管理装置から送信される面談案内メール例を示す図である。 図１に示す面談管理装置から携帯電話にメール例を示す図であり、（ａ）は、遅延通知メール例を示す図であり、（ｂ）は、到着通知メール例を示す図である。

符号の説明

１０ 面談者端末
２０ 面談管理装置
２１ 面談予定情報記憶部
２２ 社員情報記憶部
２３ 面談場所情報記憶部
２４ 面談情報登録部
２５ 受付処理部
２６ 送受信部
３０ 入館証発行装置
４０ ネットワーク
５０ 携帯電話
６０ 受付画面
６１ 到着ボタン
６２ 遅延時間入力欄
６３ 遅延ボタン
７０ 面談案内メール
８０ 遅延通知メール
９０ 到着通知メール
１００ 場所案内画面
２３１ 面談場所情報

Claims (2)

1. 面談者端末によって登録された面談予定情報によって来客者の到着を受け付ける受付システムであって、
   前記来客者と面談を行う面談場所を含む前記面談予定情報を記憶する面談予定情報記憶手段と、
   前記来客者の携帯電話のメールアドレスを含む前記面談予定情報を前記面談者端末から受信すると、受信した面談予定情報を前記面談予定情報記憶手段に記憶させると共に、固有のアドレスが割り当てられ、前記来客者の到着入力を受け付ける受付画面を生成し、生成した前記受付画面のアドレスが記述された、前記面談予定情報の登録を前記来客者に知らせる面談案内メールを前記メールアドレス宛に送信する面談情報登録手段と、
   面談者の連絡先が記述されている社員情報を記憶している社員情報記憶手段と、
   前記面談場所に案内する面談場所情報を記憶している面談場所情報記憶手段と、
   前記面談案内メールに記述されたアドレス宛のアクセスを受付画面リクエストとして前記携帯電話から受信すると、該当するアドレスの前記受付画面を前記携帯電話に送信し、前記受付画面に基づく前記到着入力を前記携帯電話から受信すると、前記社員情報を参照することで、前記面談者の連絡先に来客者の到着を通知すると共に、前記面談予定情報に含まれている前記面談場所に対応する前記面談場所情報を記載した場所案内画面を前記携帯電話に送信する受付処理手段とを具備することを特徴とする受付システム。
2. 前記受付処理手段は、前記受付画面に基づく前記到着入力を前記携帯電話から受信すると、前記面談予定情報に含まれている前記面談場所に対応する前記面談場所情報を記載した到着通知メールを前記面談者の連絡先に送信することを特徴とする請求項１記載の受付システム。
   

Images