JP2007328709A - 電子メール装置 - Google Patents

Abstract

【課題】電子メールやアドレス変更情報を受信していなくても、電子メールアドレスなどの宛先情報を自動で更新して、最新の宛先情報を用いて電子メールを送信することのできる技術を提供する。
【解決手段】電子メール装置１０のＣＰＵ１１は、記憶部１５に記憶された宛先情報のいずれかが選択されると、選択された宛先情報に含まれるＤＮを記憶部１５から読み出し、読み出したＤＮを検索キーとして外部検索装置３０において宛先情報を検索する。電子メール装置１０のＣＰＵ１１は、選択された宛先情報を、検索された宛先情報で更新し、ＣＰＵ１１は、更新された宛先情報に含まれる電子メールアドレスを宛先として、また、更新された宛先情報に含まれる公開鍵で電子メールを暗号化して送信する。
【選択図】図１

Description

本発明は、電子メール等の宛先情報を自動で更新するための技術に関する。

インターネットファックス機能やスキャナ機能を備えた複合機においては、受信した画像データや原稿をスキャンして生成した画像データを電子メールで送信する機能を備えたものがある。このような複合機においては、電子メールの送信宛先となる電子メールアドレスをユーザが複合機に登録する必要があるが、複合機は一般的に操作性に乏しいものが多く、電子メールアドレスの登録作業は複合機のユーザにとって煩雑であることが多い。

電子メールアドレスの登録に関するユーザの負担を軽減するために、メール受信時にヘッダを解析して電子メールアドレスを抽出し、これをアドレス帳に登録することで、ユーザの負担を軽減するシステムが提案されている（特許文献１参照）。また、特許文献２には、アドレス変更情報を送受信することで、アドレス変更の結果を自動的にアドレス帳に反映でき、ユーザの負担を軽減する電子メールシステムが提案されている。
一方、複数の複合機で用いられる電子メールアドレスをサーバで一括管理するシステムも提案されている（例えば、特許文献３参照）。このようなシステムにおいては、電子メールアドレスが変更されても、サーバ装置で一括して管理されているから、複合機のユーザが電子メールアドレスをいちいち変更する必要がない。
特開平１１−１２２４１６号公報 特開平０６−１３９１６４号公報 特開２００２−１５８６９２号公報

しかしながら、特許文献１に記載のシステムでは、アドレス帳に登録されるのはメール受信時のみであるから、アドレス帳に登録された電子メールアドレスを変更するためには、ユーザが操作パネル等の操作部を用いて随時変更しなければならず、その作業はユーザにとって煩雑となる。特許文献２に記載のシステムでは、アドレス変更情報を受信すればメールアドレスを変更することができるものの、例えば、アドレス変更情報が送信されなかったり、ネットワーク障害などの理由によってアドレス変更情報を受信できていなかった場合、複合機の電源が使用する直前までオフされていた場合などは、アドレス変更情報を受信できないから、このような場合には電子メールアドレスを変更することができない。
また、特許文献３に記載のシステムでは、電子メールアドレスが変更された場合に、変更前の電子メールアドレスと変更後の電子メールアドレスが同一のユーザのものであるかを判定することができない。このような場合は、同じユーザ名のデータが２種類作成されてしまうことになり、ユーザが混乱を招くおそれがある。

本発明は上述した背景に鑑みてなされたものであり、電子メールやアドレス変更情報を受信していなくても、電子メールアドレスなどの宛先情報を自動で更新して、最新の宛先情報を用いて電子メールを送信することのできる技術を提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、本発明は、ユーザを一意に識別するＤＮ（Distinguished Name）および当該ユーザの電子メールアドレスを含む宛先情報を複数記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶された宛先情報から１以上の宛先情報を選択する選択手段と、前記選択手段により選択された宛先情報に含まれるＤＮを、通信ネットワークを介して接続された外部検索装置に送信するＤＮ送信手段と、前記送信手段により送信したＤＮの応答情報として前記外部検索装置から送信される宛先情報を、通信ネットワークを介して受信する宛先情報受信手段と、前記記憶手段に記憶された宛先情報であって前記選択手段により選択された宛先情報を、前記受信手段により受信した宛先情報で更新する更新手段と、前記更新手段により更新された宛先情報に含まれる電子メールアドレスを宛先として、電子メールを送信する電子メール送信手段とを有することを特徴とする電子メール装置を提供する。
本発明の好ましい態様においては、電子メールアドレスの入力を受け付ける入力受付手段と、前記入力受付手段に入力された電子メールアドレスを、前記外部検索装置に、通信ネットワークを介して送信する電子メールアドレス送信手段と、前記電子メールアドレス送信手段により送信した電子メールアドレスの応答情報として前記外部検索装置から送信されるＤＮを、通信ネットワークを介して受信するＤＮ受信手段と、前記入力手段に入力された電子メールアドレスと前記ＤＮ受信手段により受信したＤＮとを含む宛先情報を、前記記憶手段に記憶する記憶制御手段とを有することを特徴とする。
本発明の更に好ましい態様においては、前記更新手段は、前記選択手段により選択された宛先情報と前記受信手段により受信した宛先情報とが一致するか否かを判定し、一致しないと判定された場合に、前記記憶手段に記憶された宛先情報であって前記選択手段により選択された宛先情報を、前記受信手段により受信した宛先情報で更新することを特徴とする。
本発明の更に好ましい態様においては、前記宛先情報は、前記ＤＮと前記電子メールに加えて、当該電子メールと対応する公開鍵を含み、前記電子メール送信手段は、前記更新手段により更新された宛先情報に含まれる公開鍵で電子メールを暗号化し、当該宛先情報に含まれるメールアドレスを宛先として当該電子メールを送信することを特徴とする。
本発明の更に好ましい態様においては、前記更新手段は、前記受信手段により宛先情報を受信した場合に、前記記憶手段に記憶された宛先情報であって前記選択手段により選択された宛先情報を、前記受信手段により受信した宛先情報で更新し、一方、前記受信手段により宛先情報を受信できなかった場合には、前記選択手段により選択された宛先情報を更新しないことを特徴とする。
本発明の更に好ましい態様においては、前記外部検索装置による検索を行うか否かを選択し、検索を行わないと選択された場合には、前記ＤＮ送信手段に前記ＤＮの送信を行わせないように前記ＤＮ送信手段を制御する送信制御手段を備えることを特徴とする。

本発明によれば、電子メールやアドレス変更情報を受信していなくても、電子メールアドレスなどの宛先情報を自動で更新して、最新の宛先情報を用いて電子メールを送信することができる。

＜Ａ：第１実施形態＞
＜Ａ−１：構成＞
図１は、この発明の一実施形態に係るシステムの全体構成を示したブロック図である。このシステムは、電子メール装置１０と電子メールサーバ２０と外部検索装置３０とが通信ネットワーク４０によって接続されて構成される。電子メール装置１０は、スキャナ機能、インターネットファックス機能を備えた装置であり、原稿を読み取って生成した画像データやパーソナルコンピュータ等の他の装置から通信ネットワーク４０を介して受信した画像データを電子メールで送信する機能を有している。電子メールサーバ２０は、電子メール装置１０と電子メールで通信を行う装置である。外部検索装置３０は、認証局が管理するX.509公開鍵基盤に基づいた公開鍵証明書を記憶しているサーバ装置である。この外部検索装置３０はディレクトリサーバであり、最新の宛先情報として公開鍵も保持している。なお、本実施形態では、X.509公開鍵基盤を用いているが、本発明は、もちろん、これに限定されるわけではなく、ＰＧＰ（Pretty Good Privacy）などの他の公開鍵基盤を利用してもかまわない。
なお、このシステムには、実際には複数の電子メール装置が接続されているが、図が煩雑になるのを防ぐために図１においては１つの電子メール装置１０のみを図示している。

図１において、電子メール装置１０のＣＰＵ（Central Processing Unit）１１は、ＲＯＭ（Read Only Memory）１３に格納されたプログラムにしたがって電子メール装置１０の制御を行う。アドレス・データバス１２は、ＣＰＵ１１の制御対象となる各部分と接続してデータの通信を行う。ＲＡＭ（Random Access Memory）１４は、プログラム実行時のワークメモリや電子メールの送受信の通信バッファメモリとなる。ＲＯＭ１３には、電子メール装置１０の制御や電子メールの送受信、電子メールの暗号や復号に関する各種プログラムが格納されている。記憶部１５はハードディスク等の記憶手段であり、アドレス帳記憶領域１００を有している。

操作表示部１６は、タッチパネルとして機能する液晶ディスプレイを備えており、電子メール装置１０の利用者はこの液晶ディスプレイに触れることで各種操作を行うことができる。操作表示部１６は、電子メール装置１０の状態表示や、アドレス帳記憶領域１００への宛先情報の登録や、アドレス帳記憶領域１００に登録された宛先情報の参照あるいは指定や、電子メールを暗号化するか否かあるいは電子メール装置に自動判断させるのいずれかの選択や、前記選択のデフォルトをいずれにするかの設定や、電子メール送信指示などを行う。スキャナ１７は、ＣＣＤ（Charge Coupled Device）等により構成される光学系部材（図示略）を備えており、原稿載置台（図示略）に載置された原稿の画像を光学的に読み取り、読み取った画像を表す画像データを生成する。ネットワークＩ／Ｆ１８は、通信ネットワーク４０上に接続する電子メールサーバ２０と通信を行い、電子メールの送受信を行うためのインタフェースである。

図２は、記憶部１５のアドレス帳記憶領域１００に記憶されるアドレス帳のデータの内容の一例を示す図である。このアドレス帳記憶領域１００には、図示のように、「メールアドレス」と「ユーザ名」と「ＤＮ」と「公開鍵」との各項目が互いに関連付けられて構成される宛先情報が複数記憶されている。これらの項目のうち、「メールアドレス」の項目には、ユーザの電子メールの宛先となる電子メールアドレスが記憶される。「ユーザ名」の項目には、ユーザの名称（名前、部署名等）を示すテキストデータが記憶される。「ＤＮ」の項目には、ＲＦＣ２２５３にてその形式が定められているＤＮが記憶される。このＤＮは、ユーザを一意に識別する識別情報である。「公開鍵」の項目には、そのユーザの公開鍵が記憶される。

外部検索装置３０は、ＣＰＵと、ＲＯＭと、ＲＡＭと、バスと、ネットワークＩ／Ｆと、記憶部とを有しており、外部検索装置３０のＣＰＵは、ＲＯＭに記憶されているコンピュータプログラムを読み出してＲＡＭにロードし、これを実行することにより、バスを介して外部検索装置３０の各部を制御する。

外部検索装置３０の記憶部はアドレス帳記憶領域を有している。なお、このアドレス帳記憶領域に記憶されるアドレス帳の構成は、上述した電子メール装置１０の記憶部１５に記憶されているそれと同様であり、ここではその説明を省略する。なお、電子メール装置１０に記憶されているアドレス帳には、後述する宛先情報登録動作によって登録される宛先情報、すなわち電子メール装置１０で利用される宛先情報が複数記憶されており、一方、外部検索装置３０のアドレス帳記憶領域には、電子メール装置１０で利用される宛先情報のみならず、システム全体、すなわち複数の電子メール装置で利用される宛先情報が記憶されている。また、外部検索装置３０は、システム全体のユーザの宛先情報を管理するサーバであり、常に最新の宛先情報を記憶している。

＜Ｂ：動作＞
以上の構成のもと、電子メール装置１０に宛先情報を登録する処理について図３のフローチャートを使って説明する。また、電子メール装置１０で送信宛先を指定し、電子メールを暗号化して送信する場合の処理について図４のフローチャートを使って説明する。なお、以下の説明で図３および図４に示されない符号は特に指示しない限り図１を参照するものとする。
＜Ｂ−１：宛先情報登録動作＞
まず、ユーザは宛先情報を電子メール装置に登録する。以下、そのステップを説明する。
電子メール装置１０のユーザは、操作表示部１６を操作して、利用したいユーザのユーザ名、電子メールアドレスおよび公開鍵（以下、「宛先情報（Ａ）」）を登録する。なお、この登録は、例えば電子メール装置１０のＣＰＵ１１が操作表示部１６の液晶ディスプレイに、外部検索装置３０から取得した宛先情報の一覧を表示させ、ユーザがこの一覧から選択するようにしてもよく、または、ユーザが操作表示部１６のテンキーなどを用いて各情報を入力するようにしてもよい。ユーザによって操作表示部１６が操作されると、電子メール装置１０の操作表示部１６は、操作内容に応じた信号をＣＰＵ１１に入力し、ＣＰＵ１１は、操作表示部１６からの信号を受信することで、ユーザ名、電子メールアドレスおよび公開鍵（宛先情報（Ａ））の入力を受け付ける（ステップＳ１）。

ユーザ名、電子メールアドレスおよび公開鍵の入力を受け付けると、電子メール装置１０のＣＰＵ１１は、入力された電子メールアドレスを含むリクエストを、入力された電子メールアドレスをキーとして宛先情報を検索する旨のリクエストとして、通信ネットワーク４０を介して接続された外部検索装置３０に、ネットワークＩ／Ｆ１８を介して送信する。すなわち、入力された電子メールアドレスを検索キーとして、外部検索装置３０において宛先情報を検索する（ステップＳ２）。

外部検索装置３０は、リクエストを受信したことを検知すると、受信されたリクエストに含まれる電子メールアドレスを検索キーとしてアドレス帳から宛先情報を検索する。検索された場合は、検索された宛先情報（以下、「宛先情報（Ｂ）」）に含まれるＤＮを、応答情報として電子メール装置１０に送信し、一方、宛先情報が見つからなかった場合には、その旨を示すレスポンスを応答情報として電子メール装置１０に送信する。

電子メール装置１０のＣＰＵ１１は、外部検索装置３０から受信する応答情報を判断して、検索に成功したか否かを判定する。検索に成功したと判断された場合には（ステップＳ３；ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、送信した電子メールアドレスの応答情報として外部検索装置から送信されるＤＮを、入力されたユーザ名、電子メールアドレス、公開鍵と対応付けて、記憶部１５のアドレス帳記憶領域１００に記憶する。すなわち、宛先情報（Ｂ）のＤＮを、宛先情報（Ａ）に設定する（ステップＳ４）。一方、検索に失敗したと判断された場合には（ステップＳ３；ＮＯ）、ＣＰＵ１１は、そのまま処理を終了する。

ここで、ＤＮはユーザを一意に表す識別子であるから、それ以降に電子メールアドレスや公開鍵が変更されても、このＤＮを使用して最新の宛先情報を取得することができる。

＜Ｂ−２：電子メール送信動作＞
次に、電子メールを暗号化して送信する処理について、図４に示すフローチャートを参照しつつ以下に説明する。
まず、電子メール装置１０のユーザは、スキャナ１７に原稿をセットし、操作表示部１６を操作して、記憶部１５に記憶されたアドレス帳から送信宛先となる宛先情報を選択し、電子メールを暗号化して送信する旨を指示する。この処理は、例えば、記憶部１５のアドレス帳記憶領域１００に記憶された電子メールアドレスとユーザ名との一覧を操作表示部１６に表示させ、表示された一覧からユーザが操作表示部１６を操作して選択するようにすればよい。

操作表示部１６が操作されると、操作表示部１６は、操作内容に応じた信号をＣＰＵ１１に供給し、ＣＰＵ１１は、操作表示部１６からの信号を判断することによって、アドレス帳記憶領域１００に記憶された宛先情報から１以上の宛先情報を選択する（ステップＳ５）。

ＣＰＵ１１は、選択された宛先情報（以下、「宛先情報（Ａ）」）を操作表示部１６に表示させ、続けて、ＣＰＵ１１は、選択された宛先情報に含まれるＤＮを記憶部１５から読み出し、読み出したＤＮを、通信ネットワーク４０を介して接続された外部検索装置３０にネットワークＩ／Ｆ１８を介して送信することによって、外部検索装置３０にＤＮを検索キーとして宛先情報を検索させる（ステップＳ６）。

外部検索装置３０は、ＤＮを受信したことを検知すると、受信されたＤＮを検索キーとして、記憶部のアドレス帳記憶領域に記憶されている宛先情報を検索し、検索された宛先情報（以下、「宛先情報（Ｂ）」）を、通信ネットワークを介して電子メール装置１０に送信する。

電子メール装置１０のＣＰＵ１１は、受信した宛先情報（以下、「宛先情報（Ｂ）」）に公開鍵が含まれているか否かを判断する（ステップＳ７）。受信された宛先情報に公開鍵が含まれていると判断された場合には（ステップＳ７；ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、宛先情報（Ａ）の公開鍵と宛先情報（Ｂ）の公開鍵とを比較し（ステップＳ８）、両者が一致しているか否かを判定する（ステップＳ９）。一致していないと判断された場合には（ステップＳ９；ＮＯ）ＣＰＵ１１は、宛先情報（Ａ）の公開鍵を宛先情報（Ｂ）の公開鍵に更新する。つまり、最新の公開鍵に更新する（ステップＳ１０）。一致していないとは、宛先情報（Ｂ）の公開鍵が最新のものに変わっていた、または、宛先情報（Ａ）に公開鍵が含まれていなかったなどの場合である。一方、一致していると判断された場合には（ステップＳ９；ＹＥＳ）、ステップＳ１０の処理を行わずにステップＳ１１へ進む。

電子メール装置１０のＣＰＵ１１は、宛先情報に含まれる公開鍵を用いて電子メールを暗号化し（ステップＳ１１）、電子メールアドレスに宛てて、電子メールを送信する（ステップＳ１２）。また、ステップＳ７において、宛先情報に公開鍵が含まれていないと判断された場合には（ステップＳ７；ＮＯ）、ＣＰＵ１１は、暗号化処理を行わずに、電子メールアドレスに宛てて、電子メールを送信する（ステップＳ１２）。

公開鍵は所定期間が過ぎると期限切れとなる場合があり、従来の電子メール装置においては、期限切れとなった場合には、有効でない公開鍵を使用して暗号化して電子メールを送信してしまうという問題があった。これに対し本実施形態においては、電子メールを送信する際にその都度公開鍵を最新のものに更新することができるから、有効でない公開鍵を使用して暗号化して不正に電子メールを送信することがなくなる。

なお、図４に示す動作においては、公開鍵を最新のものに更新する動作について説明したが、更新する情報は公開鍵に限らず、電子メールアドレスであってもよい。
従来の電子メール装置では、アドレス帳の宛先の情報が古くなった場合に、情報の更新を手動で行う必要があった。このような装置においては、更新のし忘れから、ときとして電子メールを正しく送信できない場合があった。これに対し本実施形態によれば、宛先の情報として宛先を一意に示すＤＮを保持し、このＤＮを検索キーとして外部検索装置３０から宛先情報を検索するから、宛先情報を自動的に最新のものに更新することが可能になる。

＜Ｃ：変形例＞
以上、本発明の実施形態について説明したが、本発明は上述した実施形態に限定されることなく、他の様々な形態で実施可能である。以下にその一例を示す。
（１）上述した実施形態においては、「メールアドレス」と「ユーザ名」と「ＤＮ」と「公開鍵」との組み合わせを宛先情報として用いた。なお、宛先情報の構成はこれらに限定されるものではなく、例えばＦＡＸの送信先を示す情報などを含むようにしてもよく、または、公開鍵を含まない構成としてもよい。要は、ユーザを一意に識別するＤＮおよび当該ユーザの電子メールアドレスを含む宛先情報であればよい。

（２）上述した実施形態において、外部検索装置３０による検索を行うか否かを選択できるようにしてもよい。具体的には、例えば、電子メール装置の記憶部に、検索を行うか否かを設定するための情報（フラグ）を記憶させておき、電子メール装置のＣＰＵが、このフラグを参照して検索を行うか否かを選択するようにすればよい。この場合、検索を行わないと選択された場合には、ＣＰＵ１１は、図４のステップＳ６〜ステップＳ１０までの処理を行わない。すなわち、選択された宛先情報に含まれるＤＮを外部検索装置に送信せずに、選択された宛先情報をそのまま用いて電子メールの送信処理を行う。
このように検索を行うか否かを選択できるようにすることで、毎回外部検索装置に問い合わせるのが煩わしい場合などに、必要なときにだけ検索を行わせることができる。

（３）なお、上述した各実施形態における電子メール装置１０のＣＰＵ１１によって実行されるプログラムは、磁気テープ、磁気ディスク、フレキシブルディスク、光記録媒体、光磁気記録媒体、ＣＤ（Compact Disk）−ＲＯＭ、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk）、ＲＡＭなどの記録媒体に記憶した状態で提供し得る。また、インターネットのようなネットワーク経由で電子メール装置１０にダウンロードさせることも可能である。

本発明の実施形態に係るシステムの全体構成を示すブロック図である。 アドレス帳の内容の一例を示す図である。 電子メール装置のＣＰＵが行う宛先情報登録処理の流れを示すフローチャートである。 電子メール装置のＣＰＵが行う電子メール送信処理の流れを示すフローチャートである。

符号の説明

１０…電子メール装置、１１…ＣＰＵ、１２…アドレス・データバス、１３…ＲＯＭ、１５…記憶部、１６…操作表示部、１７…スキャナ、１８…ネットワークＩ／Ｆ、２０…電子メールサーバ、３０…外部検索装置、４０…通信ネットワーク、１００…アドレス帳記憶領域。

Claims (6)

1. ユーザを一意に識別するＤＮ（Distinguished Name）および当該ユーザの電子メールアドレスを含む宛先情報を複数記憶する記憶手段と、
   前記記憶手段に記憶された宛先情報から１以上の宛先情報を選択する選択手段と、
   前記選択手段により選択された宛先情報に含まれるＤＮを、通信ネットワークを介して接続された外部検索装置に送信するＤＮ送信手段と、
   前記送信手段により送信したＤＮの応答情報として前記外部検索装置から送信される宛先情報を、通信ネットワークを介して受信する宛先情報受信手段と、
   前記記憶手段に記憶された宛先情報であって前記選択手段により選択された宛先情報を、前記受信手段により受信した宛先情報で更新する更新手段と、
   前記更新手段により更新された宛先情報に含まれる電子メールアドレスを宛先として、電子メールを送信する電子メール送信手段と
   を有することを特徴とする電子メール装置。
2. 請求項１に記載の電子メール装置において、
   電子メールアドレスの入力を受け付ける入力受付手段と、
   前記入力受付手段に入力された電子メールアドレスを、前記外部検索装置に、通信ネットワークを介して送信する電子メールアドレス送信手段と、
   前記電子メールアドレス送信手段により送信した電子メールアドレスの応答情報として前記外部検索装置から送信されるＤＮを、通信ネットワークを介して受信するＤＮ受信手段と、
   前記入力手段に入力された電子メールアドレスと前記ＤＮ受信手段により受信したＤＮとを含む宛先情報を、前記記憶手段に記憶する記憶制御手段と
   を有することを特徴とする電子メール装置。
3. 請求項１または請求項２に記載の電子メール装置において、
   前記更新手段は、前記選択手段により選択された宛先情報と前記受信手段により受信した宛先情報とが一致するか否かを判定し、一致しないと判定された場合に、前記記憶手段に記憶された宛先情報であって前記選択手段により選択された宛先情報を、前記受信手段により受信した宛先情報で更新する
   ことを特徴とする電子メール装置。
4. 請求項１乃至３のいずれかに記載の電子メール装置において、
   前記宛先情報は、前記ＤＮと前記電子メールに加えて、当該電子メールと対応する公開鍵を含み、
   前記電子メール送信手段は、前記更新手段により更新された宛先情報に含まれる公開鍵で電子メールを暗号化し、当該宛先情報に含まれるメールアドレスを宛先として当該電子メールを送信する
   ことを特徴とする電子メール装置。
5. 請求項１乃至４のいずれかに記載の電子メール装置において、
   前記更新手段は、前記受信手段により宛先情報を受信した場合に、前記記憶手段に記憶された宛先情報であって前記選択手段により選択された宛先情報を、前記受信手段により受信した宛先情報で更新し、一方、前記受信手段により宛先情報を受信できなかった場合には、前記選択手段により選択された宛先情報を更新しない
   ことを特徴とする電子メール装置。
6. 請求項１乃至５のいずれかに記載の電子メール装置において、
   前記外部検索装置による検索を行うか否かを選択し、検索を行わないと選択された場合には、前記ＤＮ送信手段に前記ＤＮの送信を行わせないように前記ＤＮ送信手段を制御する送信制御手段を備えることを特徴とする電子メール装置。

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