JP2007133494A - 印刷設定自動変更装置及び同変更方法 - Google Patents

Abstract

【課題】受信者がデータの印刷設定情報を意識することなく印刷指示を行った場合でも、受信者側の意図した通りの印刷を行うことができる印刷設定自動変更装置及び、及び印刷設定自動変更方法を提供する。
【解決手段】受信手段１０８により受信したデータの印刷設定情報と、登録手段１０４に登録された印刷設定情報とが同じかどうかを判断する判断手段５０１と、前記判断の結果、受信したデータの印刷設定情報と登録された印刷設定情報とが異なる場合には、データの印刷設定情報を前記登録された印刷設定情報に変更する印刷設定変更手段５０２と、前記印刷設定変更手段により印刷設定情報が変更された前記データを印刷装置４００に送信する送信手段１０７を備えている。
【選択図】 図２

Description

この発明は、データの受信機能や送信機能を有するパーソナルコンピュータ等からなる端末装置や、プリンタあるいはプリント機能付き複写機等の画像形成装置に適用される印刷設定自動変更装置、及び同変更方法に関する。

一般に、通信手段を介して、例えば電子メールにより画像データなどの添付ファイルが転送される場合、その添付ファイルは、予めパーソナルコンピュータ等にインストールされたアプリケーションソフト（以下、単にアプリケーションともいう）によって作成および編集が行われ、そのアプリケーション上で印刷設定情報の設定や印刷指示が行われる。

一方、従来、印刷データの生成時に、端末装置で現在選択されているプリンタドライバと、ファイルに印刷設定情報が保存されているプリンタドライバが一致しているか否かを判別し、不一致の場合には、端末装置のプリンタドライバのデフォルト設定に変更し、一致の場合には現在端末装置で選択されているプリンタドライバの設定に、ファイルに設定されている印刷設定情報を反映させるようにした技術が知られている（例えば、特許文献１参照）。
特開２００３−９９２１６号公報

ところで、データを作成するアプリケーションによっては、データを保存する時に印刷設定情報も一緒に保存されてしまうので、データ送信前に送信側の都合で印刷設定情報を変更して印刷し、そのままの状態で保存して通信手段を介してデータの送受信が行われた場合には、印刷設定情報も変更された状態で送信、あるいは受信されてしまう。

このため、そのデータの受信者がそのまま印刷指示を行うと、その受信者にとっては意図しない印刷設定にて印刷が実行されてしまうという不都合があった。

なお、前述した特許文献１に記載の技術は、印刷データの生成時にファイルの設定を端末装置のプリンタドライバの設定に変更するものであり、一旦生成された後は、変更後の設定で送信されあるいは受信されてしまうため、受信者の意図しない印刷設定のままで印刷が実行されてしまうという不都合に対して、これを解決することはできなかった。

この発明は、上記実情に鑑みてなされたものであり、受信者がデータの印刷設定を意識することなく印刷指示を行った場合でも、受信者側の意図した通りの印刷を行うことができる印刷設定自動変更装置及び、及び印刷設定自動変更方法を提供することを課題とする。

上記課題は、以下の手段によって解決される。
（１）印刷設定情報が設定されたデータを受信する受信手段と、印刷設定情報が予め登録されている登録手段と、前記受信したデータの印刷設定情報と前記登録された印刷設定情報とが同じかどうかを判断する判断手段と、前記判断の結果、受信したデータの印刷設定情報と登録された印刷設定情報とが異なる場合には、データの印刷設定情報を前記登録された印刷設定情報に変更する印刷設定変更手段と、前記印刷設定変更手段により印刷設定情報が変更された前記データを印刷装置に送信する送信手段と、を備えたことを特徴とする印刷設定自動変更装置。
（２）前記予め登録された印刷設定情報は、初期設定された印刷設定情報である前項１に記載の印刷設定自動変更装置。
（３）前記印刷設定変更手段は、データを受信したタイミングで印刷設定情報を変更する前項１に記載の印刷設定自動変更装置。
（４）前記印刷設定変更手段は、受信したデータを所定の記憶手段に記憶するタイミングで印刷設定情報を変更する前項１に記載の印刷設定自動変更装置。
（５）前記印刷設定変更手段は、印刷装置によるデータの印刷が指示されたタイミングで印刷設定情報を変更する前項１に記載の印刷設定自動変更装置。
（６）前記印刷装置を内蔵した画像形成装置からなる前項１に記載の印刷設定自動変更装置。
（７）前記データは電子メールの添付ファイルとして受信される前項１に記載の印刷設定自動変更装置。
（８）前記データの印刷設定情報は、前記データと同一の添付ファイルに格納されている前項７に記載の印刷設定自動変更装置。
（９）送信先の印刷設定情報が予め登録されている登録手段と、送信対象のデータに対して設定された印刷設定情報と、前記登録された送信先の印刷設定情報とが同じかどうかを判断する判断手段と、前記判断の結果、設定された印刷設定情報と登録された印刷設定情報とが異なる場合には、データの印刷設定情報を前記登録された印刷設定情報に変更する印刷設定変更手段と、前記印刷設定変更手段により印刷設定情報が変更された前記データを、外部装置に送信する送信手段と、を備えたことを特徴とする印刷設定自動変更装置。
（１０）前記予め登録された印刷設定情報は、送信先で初期設定された印刷設定情報である前項９に記載の印刷設定自動変更装置。
（１１）前記印刷設定変更手段は、データの送信が指示されたタイミングで印刷設定情報を変更する前項９に記載の印刷設定自動変更装置。
（１２）前記印刷設定変更手段は、所定の記憶手段に記憶されたデータを記憶手段から読み出したタイミングで印刷設定情報を変更する前項９に記載の印刷設定自動変更装置。
（１３）画像形成装置からなる前項９に記載の印刷設定自動変更装置。
（１４）前記データは電子メールの添付ファイルの形式で送信される前項９に記載の印刷設定自動変更装置。
（１５）前記データの印刷設定情報は、前記データと同一の添付ファイルに格納されている前項１４に記載の印刷設定自動変更装置。
（１６）印刷設定情報の設定がなされたデータを受信する受信ステップと、前記受信したデータの印刷設定情報と、登録手段に予め登録された印刷設定情報とが同じかどうかを判断するステップと、判断の結果、受信したデータの印刷設定情報と登録された印刷設定情報とが異なる場合には、データの印刷設定情報を前記登録された印刷設定情報に変更する印刷設定変更ステップと、前記印刷設定変更ステップにより印刷設定情報が変更された前記データを印刷装置に送信する送信ステップと、を備えたことを特徴とする印刷設定自動変更方法。
（１７）送信対象のデータに対して設定された印刷設定情報と、登録手段に予め登録された送信先の印刷設定情報とが同じかどうかを判断するステップと、前記判断の結果、設定された印刷設定情報と登録された印刷設定情報とが異なる場合には、データの印刷設定情報を前記登録された印刷設定情報に変更する印刷設定変更ステップと、前記印刷設定変更ステップにより印刷設定情報が変更された前記データを送信先に送信する送信ステップと、を備えたことを特徴とする印刷設定情報自動変更方法。

前項（１）に係る発明によれば、受信したデータに設定されている印刷設定情報が、受信者の意図した印刷設定情報と異なっていても、登録手段に予め登録された印刷設定情報に自動的に変更されるとともに、印刷設定情報が変更された状態でデータを印刷装置に送信することができる。このため、ユーザが印刷設定情報を変更する必要はない上、受信者がデータの印刷設定を意識することなく印刷指示を行った場合にも、受信者の意図する印刷設定内容で印刷が行われることになり、極めて便利である。

前項（２）に係る発明によれば、受信したデータの印刷設定情報を初期設定された印刷設定情報に自動的に変更することができる。

前項（３）に係る発明によれば、データを受信したタイミングで印刷設定情報が自動変更されるから、受信した全てのデータに対する印刷設定情報の変更を確実に行うことができる。

前項（４）に係る発明によれば、受信したデータを所定の記憶手段に記憶するタイミングで印刷設定情報が自動変更されるから、印刷設定情報の変更対象となるデータを記憶手段に記憶させるデータに限定でき、記憶させる必要のないデータに対してまで設定変更が行われるのを回避することができる。

前項（５）に係る発明によれば、印刷装置によるデータの印刷が指示されたタイミングで印刷設定情報が自動変更されるから、印刷設定情報の変更対象となるデータを、印刷指示がなされたデータに限定でき、印刷を行わないデータに対してまで設定変更が行われるのを回避することができる。

前項（６）に係る発明によれば、画像形成装置で受信したデータについての印刷設定情報を、自動的に変更することができる。

前項（７）に係る発明によれば、データは電子メールの添付ファイルとして受信されるから、電子メールの添付ファイルに対して、受信者側がファイルの印刷設定情報を意識することなく印刷指示を行っても、予め登録された印刷設定情報に従って印刷することが可能となる。

前項（８）に係る発明によれば、印刷設定情報がデータの添付ファイルと同一のファイルに格納されているから、印刷設定情報の変更対象を、受信した電子メールの添付ファイルのデータに限定でき、添付ファイル以外のデータに対する印刷設定情報の不要な変更操作を回避することができる。

前項（９）に係る発明によれば、データの送信前に印刷設定情報が変更されていても、データの送信時には、印刷設定情報が予め登録されている送信先の印刷設定情報に自動的に変更される。このため、データ送信先の受信者がデータの印刷設定を意識することなく印刷指示を行った場合にも、受信者の意図する印刷設定内容で印刷が行われることになり、極めて便利である。

前項（１０）に係る発明によれば、送信対象のデータの印刷設定情報を送信先で初期設定された印刷設定情報に自動的に変更することができる。

前項（１１）に係る発明によれば、データの送信が指示されたタイミングで印刷設定情報が自動変更されるから、送信される全てのデータに対する印刷設定情報の変更を確実に行うことができる。

前項（１２）に係る発明によれば、所定の記憶手段に記憶されたデータを記憶手段から読み出したタイミングで印刷設定情報が自動変更されるから、印刷設定情報の変更対象となるデータを記憶手段から読み出すデータに限定でき、読み出しが行われないデータに対してまで設定変更が行われるのを回避することができる。

前項（１３）に係る発明によれば、画像形成装置から送信するデータについての印刷設定情報を、自動的に変更することができる。

前項（１４）に係る発明によれば、データは電子メールの添付ファイルとして送信されるから、電子メールの添付ファイルを受信した受信者がファイルの印刷設定情報を意識することなく印刷指示を行っても、予め登録された印刷設定情報に従って印刷することが可能となる。

前項（１５）に係る発明によれば、印刷設定情報がデータの添付ファイルと同一のファイルに格納されているから、印刷設定情報の変更対象を、電子メールで送信する添付ファイルのデータに限定でき、添付ファイル以外のデータに対する印刷設定情報の不要な変更操作を回避することができる。

前項（１６）に係る発明によれば、受信者がデータの印刷設定を意識することなく印刷指示を行った場合にも、受信者の意図する印刷設定内容で印刷が行われることになり、極めて便利である。

前項（１７）に係る発明によれば、データ送信先の受信者がデータの印刷設定を意識することなく印刷指示を行った場合にも、受信者の意図する印刷設定内容で印刷が行われることになり、極めて便利である。

以下、この発明の一実施形態を図面に基づいて説明する。

図１は、この発明の一実施形態に係る印刷設定自動変更装置が適用された端末装置、およびその周辺機器の電気的構成を示すブロック図である。この実施形態では、データを電子メールの添付ファイルとして送受信する場合を例示している。

図１において、端末装置１００は、例えばパーソナルコンピュータなどから構成されている。また、端末装置１００には、表示装置２００、入力装置３００が接続され、また画像形成装置４００とも接続されている。

前記表示装置２００には、例えば液晶（ＬＣＤ）やＣＲＴなどの各種ディスプレイ装置が使用される。

前記入力装置３００は、図示しないキーボードやマウスなどから構成されている。この入力装置３００を用いて、ユーザは、ファイルの保存指示、印刷指示、メール送信指示、データ指定、送信先指定、登録モード指定等、各種の指示や指定を行うことができる。

前記画像形成装置４００は、プリンタ、あるいはプリンタ機能やスキャナ機能などを備えた複合機（ＭＦＰ：Multi Function Peripherals）などから構成されている。

前記端末装置１００は、ＣＰＵ１０１を有し、ＣＰＵ１０１のバス１０１Ａには、ＲＯＭ１０２、ＲＡＭ１０３、ハードディスクドライブ（ＨＤＤという）１０４、表示装置インターフェイス１０５、入力装置インターフェイス１０６、画像形成装置インターフェイス１０７、通信制御部１０８、さらには、ファイル印刷設定情報部５００が接続されている。

前記ＣＰＵ１０１は、端末装置１００の全体の動作を統括制御するものであり、前記ＲＯＭ１０２は、ＣＰＵ１０１の動作プログラムが格納されたメモリであり、前記ＲＡＭ１０３は、ＣＰＵ１０１の動作する際の作業領域を提供するためのメモリである。

前記ＨＤＤ１０４は、電子メールの送受信を行うアプリケーションプログラムであるメーラプログラムなどが格納されている。このメーラプログラムは、表示装置２００の表示画面からの選択により、ＨＤＤ１０４からＲＡＭ１０３にロードされる。そして、ＣＰＵ１０１によるメーラプログラムの実行により、電子メール制御機能が実現され、表示装置２００上に電子メール操作用画面が表示されるようになっている。

前記通信制御部１０８は、ＬＡＮなどのネットワークを介して外部機器との通信を行うネットワークインターフェイスとして機能するものである。

前記印刷設定情報部５００は、ファイル管理部５０１と、印刷設定変更部５０２と、印刷設定情報登録部５０３を備えている。

前記ファイル管理部５０１は、電子メールの送信時あるいは送受信時にメール本文以外に、画像データ等の添付ファイルの有無を確認する機能を有している。

前記印刷設定変更部５０２は、前記添付ファイルに含まれている印刷設定情報が、印刷設定情報登録部５０３に予め登録されている印刷設定情報と同じかどうかを判断し、異なっていれば、所定のタイミングで事前に登録されている印刷設定情報に変更する機能を有している。

前記印刷設定情報登録部５０３は、印刷設定情報を予め登録するものである。登録は、ユーザが前記入力装置３００を用いて行うことができる。

このような構成の端末装置１００においては、電子メール送信時には、端末使用者が表示装置２００上に表示された前記メーラプログラムに基づく電子メール操作用画面を見ながら、キーボードなどの入力装置３００を操作して、メール本文の文章を作成する。そして、宛先の設定、添付ファイルの設定などを行なう。

このようにして作成された電子メールは、ＲＡＭ１０３に記憶され、通信制御部１０８により所定のプロコトルに従って、ＬＡＮなどの通信回線を介して送信先に送信される。

また、電子メ−ル受信時には、通信制御部１０８が電子メールの着信があることを認識したのち、電子メールを取り込み、取り込んだ電子メールはＲＡＭ１０３に格納される。

表示装置２００には、端末装置１００のメーラプログラムが起動されることにより電子メール操作用画面が表示され、この表示画面を通じて電子メール本文が表示される。

さらにまた、電子メールに添付ファイルがある時も同様に、この添付ファイルは通信制御部１０８によりＲＡＭ１０３に格納される。

添付ファイルは、メーラプログラムに基づいて表示装置２００に表示された操作用画面を操作することによって、前記ＨＤＤ１０４あるいはＬＡＮ接続されている外部記憶装置（図示せず）に保管することができる。

電子メールで受信した添付ファイルについては、メーラプログラムに基づいて表示装置２００に表示された操作用画面を操作することにより、あるいはＨＤＤ１０４等に保管後に直接にファイルの実行指示をすることにより、添付ファイルを表示するためのアプリケーションプログラム（ワープロ、表計算ソフトなど）を起動させ、表示装置２００上に添付ファイルの内容を表示させることができる。

表示装置２００に表示された添付ファイルの内容を前記画像形成装置４００により印刷する場合、アプリケーションプログラムに基づいて表示された操作用画面の操作により印刷領域を設定したり、また予め端末装置１００にインストールされているプリンタドライバを起動させ、表示装置２００に表示される印刷設定情報画面から印刷設定情報を入力することができる。

前記印刷設定情報は、画像形成装置４００が備えている印刷機能の各種設定を示す情報のことであり、例えば印刷部数、両面印刷か片面印刷かの指定、印刷用紙として使用する用紙トレイの番号、ステープルや紙折りなどの後処理、画像色、画像濃度、画像の縮小倍率や拡大倍率、などを設定するための情報をいう。

この印刷設定情報は、前記アプリケーションプログラム上での操作により、添付ファイルに関連付けされ記憶される。記憶される印刷設定情報は、添付ファイルのデータに組み込まれる。

そして、アプリケーションプログラムに基づいて表示された操作用画面の操作により印刷が指示されると、添付ファイルのデータはプリンタドライバにより前述の印刷設定情報に応じたプリントデータ（印刷データ）に変換され、画像形成装置インターフェイス１０７を介して画像形成装置４００に送出される。

画像形成装置４００は、端末装置１００からのプリントデータを受けると、印刷設定情報に従って印刷データの印刷を実行する。

図２は、データと印刷設定情報が格納されたデータファイルの構成例を示す図である。この例では、データが画像データであり、ファイルが画像ファイルである場合を示している。

画像ファイルは例えばＴＩＦＦ（Tagged Image File Format）形式のデータであり、画像データ８ａに対応してタグ領域８ｂが設けられる。タグ領域８ｂには、画像サイズ（Image Length）や圧縮形式（Compression）等の情報が書き込まれるように規定されている。このタグ領域８ｂに、印刷設定情報が記述される印刷設定情報タグ８ｃが設定される。

ここで、紙の原稿を読み取ってＴＩＦＦ形式の画像ファイル８ａを生成すると、画像ファイル８はページ単位で作成される。このため、複数枚の原稿を電子化して保存すると、それぞれ独立した画像ファイル８として保存されることになる。そこで、印刷設定情報タグ８ｃには、複数の画像ファイルを関連付けられるような情報として、例えば、複数枚の原稿を綴じた状態で出力するとか、両面印刷で出力するとか、パンチ穴をあけて出力するとか等を指定できるようにする。図２の例では、印刷設定情報の一例として、ステープルをどのように行うかの設定、両面印刷をどのように行うかの設定及びパンチ穴開けをどのように行うかの設定が保存されている。なお、印刷設定情報はこの例に限定されるものではない。

端末装置１００や画像形成装置４００は、画像ファイル８の印刷設定情報タグ８ｃを解析し、印刷設定情報を検出する。アプリケーションで作成された画像ファイルにも、アプリケーションで設定された印刷設定情報を同様に印刷設定情報タグ８ｃに書き込み、受信側でこのタグ内容を解析することができる。

つぎに、データについての印刷設定情報の変更制御について、電子メールの添付ファイルとしてデータが送受信される場合を例に説明する。

電子メールの添付ファイルとして例えば画像データ等が送受信される場合、その画像データの印刷設定情報は、端末装置１００における添付ファイルを実行するアプリケーションプログラム上で設定され、その印刷設定情報は、その添付ファイルに組み付けられる。

電子メールの添付ファイルとしてデータが送受信される場合、アプリケーションプログラムによっては、前述した印刷設定情報が添付ファイルに記憶されたまま送受信される場合がある。

この実施形態では、添付ファイルとして送受信される画像データに設定された印刷設定情報は、受信者側では必要としないと考え、画像データについて設定され添付ファイルに含まれる印刷設定情報を、受信者側の端末装置１００で予め登録された印刷設定情報に変更するように制御を行う。

まず、ユーザは印刷設定情報登録部５０３に印刷設定情報を予め登録しておく。

図３は、表示装置２００に表示された印刷設定情報の入力画面の一例を示す図である。ユーザが入力装置３００により登録モードを指定すると、図３に示す印刷設定ダイアログの画面（入力画面）が表示される。ユーザが、画面に表示された印刷部数、用紙サイズ、両面印刷の有無、給紙トレイの種類、排紙トレイの種類等の各項目に対して入力を行う。この入力は、プルダウンメニュー等から選択することにより行われても良い。「決定」ボタンが押されるとその設定内容が印刷設定情報登録部５０３に等録される。なお、「キャンセル」ボタンが押されると登録モードが解除される。

図４は、印刷設定情報を印刷設定情報登録部５０３に登録する場合の登録処理を示すフローチャートである。

ステップＳ０１において、入力装置３００を介してユーザにより印刷設定情報登録モードが選択されたか否かが判断される。選択されていれば（ステップＳ０１でＹＥＳ）、ステップＳ０２で、図３に示した入力画面が開かれる。選択されていなければ（ステップＳ０１でＮＯ）、そのまま処理を終了する。

次にステップＳ０３で、各入力項目についてユーザに印刷設定情報入力させ、ステップＳ０４で「決定」ボタンが押されたかどうかを調べる。押されていなければ（ステップＳ０４でＮＯ）、ステップＳ０６で、「キャンセル」ボタンが押されたかどうかを調べ、「キャンセル」ボタンも押されていなければ（ステップＳ０６でＮＯ）、ステップＳ０３に戻る。

「決定」ボタンが押された場合には（ステップＳ０４でＹＥＳ）、ステップＳ０５で、入力された印刷設定情報を印刷設定情報登録部５０３に登録して、本処理を終了する。ステップＳ０６で「キャンセル」ボタンが押されたときには（ステップＳ０６でＹＥＳ）、ステップＳ０７で入力画面を閉じ、本処理を終了する。

図５は、電子メールによる添付ファイル受信時における印刷設定情報の変更処理を示すフローチャートである。

図５において、ステップＳ０００で、端末装置１００が通信制御部１０８を介して電子メールの着信を検出すると、ステップＳ００１で、ファイル管理部５０１は、電子メールに添付ファイルが添付されているか否を判断する。

添付ファイルが添付されていない場合は（ステップＳ００１でＮＯ）、そのまま本処理を終了する。

電子メールに添付ファイルが添付されている場合は（ステップＳ００１でＹＥＳ）、ステップＳ００２で、印刷設定変更部５０２により、その添付ファイルのデータと共に添付ファイルに格納されているそのデータの印刷設定情報を解析し、ステップＳ００３に進む。

ステップＳ００３では、解析の結果、印刷設定情報が印刷設定情報登録部５０３に事前登録されている受信者の意図した印刷設定情報と同じであるか否かを判断する。データの印刷設定情報が端末装置１００に事前登録されている印刷設定情報と異なる場合は（ステップＳ００３でＮＯ）、ステップＳ００４で印刷設定変更部５０２は、その印刷設定情報を端末装置１００に事前登録されている印刷設定情報の設定値に変更を行い、ステップＳ００５に進む。

ついで、ステップＳ００５では、添付ファイルを端末装置１００のメーラプログラム上で指示される記憶部（データ保存場所）に記憶（保存）したのち本処理を終了する。

ステップＳ００３において、データの印刷設定情報が事前登録されている印刷設定情報と同じ場合は（ステップＳ００３でＹＥＳ）、印刷設定情報を変更する必要がないので、そのままステップＳ００５に進み、メーラプログラムで指示されるデータ保存場所に保存して本処理を終了する。

保存された添付ファイルのデータを印刷する場合には、受信者は前記データを指定して画像形成装置４００に対し印刷指示を行う。画像形成装置４００は、端末装置１００から送信されてきたデータと印刷設定情報を受領し、前記印刷設定情報に従って印刷を実行する。

このように、この実施形態では、端末装置１００により電子メールの添付ファイルとして受信したデータに設定されている印刷設定情報が、予め登録されている受信者の意図した印刷設定情報と異なっていても、自動的に前記登録された印刷設定情報に変更されるため、受信者が印刷設定情報を変更する必要はない上、印刷設定情報を意識することなく受信者が印刷を行っても、所期する設定内容での印刷が行われ、受信者にとって極めて便利である。

なお、事前登録された印刷設定情報は、受信者が設定したものに限られることはなく、端末装置１００で初期設定登録されている印刷設定情報であってもよい。例えば、端末装置１００には予め画像形成装置４００へ印刷データを送信するプリンタドライバがインストールされており、そのプリンタドライバに設定される印刷設定情報を端末装置１００の印刷初期設定情報としても良い。端末装置１００に複数の画像形成装置４００が登録されている場合は、第１優先順位の画像形成装置４００の印刷設定情報を端末装置１００の印刷初期設定情報としてもよい。

この場合も、受信者が、データの印刷設定情報を意識することなく印刷指示を行っても、印刷設定情報の初期値に従って前記データを印刷することが可能となる。

なお、図５に示す実施形態では、電子メールを受信したタイミングで添付ファイルに含まれるデータの印刷設定情報を変更する場合を示したが、添付ファイル（データ）をメーラプログラム上で指示される記憶部、例えばＨＤＤ１０８に保存するタイミングで印刷設定情報を変更しても良い。

添付ファイルを記憶部に保存するタイミングで印刷設定情報を変更する場合の処理を、図６のフローチャートを参照して説明する。

図６において、ステップＳ１００で、端末装置１００が通信制御部１０８を介して電子メールの着信を検出すると、ステップＳ１０１で、ファイル管理部５０１は、電子メールに添付ファイルが添付されているか否を判断する。

添付ファイルが添付されていない場合は（ステップＳ１０１でＮＯ）、そのまま本処理を終了する。

電子メールに添付ファイルが添付されている場合は（ステップＳ１０１でＹＥＳ）、ステップＳ１０２で、受信者による添付ファイルの保存指示があったかどうかを判断する。

添付ファイルの保存指示が無ければ（ステップＳ１０２でＮＯ）、そのまま本処理を終了する。

添付ファイルの保存指示があれば（ステップＳ１０２でＹＥＳ）、ステップＳ１０３では、印刷設定変更部５０２により、データと共に添付ファイルに格納されているそのデータの印刷設定情報を解析し、ステップＳ１０４に進む。

ステップＳ１０４では、解析の結果、印刷設定情報が印刷設定情報登録部５０３に事前登録されている受信者の意図した印刷設定情報と同じであるか否かを判断する。データの印刷設定情報が印刷設定情報登録部５０３に事前登録されている印刷設定情報と異なる場合は（ステップＳ１０４でＮＯ）、ステップＳ１０５で印刷設定変更部５０２は、その印刷設定情報を印刷設定情報登録部５０３に事前登録されている印刷設定情報の設定値に変更を行い、ステップＳ１０６に進む。データの印刷設定情報が事前登録されている印刷設定情報と同じ場合は（ステップＳ１０４でＹＥＳ）、印刷設定情報を変更する必要がないので、そのままステップＳ１０６に進む。

ステップＳ１０６では、添付ファイルを端末装置１００のメーラプログラム上で指示される記憶部（データ保存場所）に記憶（保存）したのち本処理を終了する。

保存された添付ファイルのデータを印刷する場合には、受信者は前記データを指定して画像形成装置４００に対し印刷指示を行う。画像形成装置４００は、端末装置１００から送信されてきたデータと印刷設定情報を受領し、前記印刷設定情報に従って印刷を実行する。

このように、図６に示した実施形態では、例えばＨＤＤ１０８への記憶が指示されたタイミングで、印刷設定情報が予め登録されている印刷設定情報に自動的に変更される。このため、印刷設定情報の変更対象となるデータをＨＤＤ１０８等に記憶させるデータに限定でき、記憶させる必要のないデータに対してまで設定変更が行われるのを回避することができる。

もとより、ＨＤＤ１０８等に記憶された前記データは、予め登録されている受信者の意図した印刷設定情報に変更されているため、印刷設定情報を意識することなく受信者が印刷を行っても、所期する設定内容での印刷が行われる。

また、印刷設定情報の変更を、電子メールを受信したタイミングや記憶部に保存するタイミングで行うのではなく、前記データの画像形成装置４００による印刷が指示されたタイミングで行われる構成としても良い。

図７は、この場合の処理を示すフローチャートである。

図７において、ステップＳ２００で、端末装置１００が通信制御部１０８を介して電子メールの着信を検出すると、ステップＳ２０１で、ファイル管理部５０１は、電子メールに添付ファイルが添付されているか否を判断する。

添付ファイルが添付されていない場合は（ステップＳ２０１でＮＯ）、そのまま本処理を終了する。

電子メールに添付ファイルが添付されている場合は（ステップＳ２０１でＹＥＳ）、ステップＳ２０２に進み、受信者により添付ファイルに含まれるデータについて印刷指示があったかどうかを判断する。

印刷指示がなければ（ステップＳ２０２でＮＯ）、ステップＳ２０７に進む。印刷指示があれば（ステップＳ２０２でＹＥＳ）、ステップＳ２０３では、印刷設定変更部５０２により、データと共に添付ファイルに格納されているそのデータの印刷設定情報を解析し、ステップＳ２０４に進む。

ステップＳ２０４では、解析の結果、印刷設定情報が印刷設定情報登録部５０３に事前登録されている受信者の意図した印刷設定情報と同じであるか否かを判断する。データの印刷設定情報が印刷設定情報登録部５０３に事前登録されている印刷設定情報と異なる場合は（ステップＳ２０４でＮＯ）、ステップＳ２０５で印刷設定変更部５０２は、その印刷設定情報を印刷設定情報登録部５０３に事前登録されている印刷設定情報の設定値に変更を行い、ステップＳ２０６に進む。データの印刷設定情報が事前登録されている印刷設定情報と同じ場合は（ステップＳ２０４でＹＥＳ）、印刷設定情報を変更する必要がないので、そのままステップＳ２０６に進む。

ステップＳ２０６では、設定されている印刷設定情報に基づいた印刷データを画像形成装置に送信する。これにより、変更後の印刷設定情報に基づいて、画像形成装置４００による印刷が行われる。

次に、ステップＳ２０７で、受信者によって添付ファイル（データ）の保存が指示されたかどうかを判断し、保存が指示されると（ステップＳ２０７でＹＥＳ）、ステップＳ２０８で添付ファイルを端末装置１００のメーラプログラム上で指示される記憶部に記憶したのち本処理を終了する。保存が指示されなければ（ステップＳ２０７でＮＯ）、そのまま終了する。

このように、図７に示した実施形態では、データの印刷が指示されたタイミングで、印刷設定情報が予め登録されている印刷設定情報に自動的に変更される。このため、印刷設定情報の変更対象となるデータを、印刷指示がなされたデータに限定でき、印刷を行わないデータに対してまで設定変更が行われるのを回避することができる。

もとより、印刷指示された前記データは、予め登録されている受信者の意図した印刷設定情報に変更されているため、印刷設定情報を意識することなく受信者が印刷を行っても、所期する設定内容での印刷が行われる。

なお、図７に示した実施形態では、添付ファイルを保存する前に印刷を行うものとしたが、受信後、ファイルを一旦記憶部に保存し、この保存されたデータについての印刷指示を行う場合に、印刷設定情報を変更するものとしても良い。

次に、電子メールによる添付ファイル送信時に、印刷設定情報を変更する場合の処理を、図９のフローチャートを参照して説明する。

この場合、図８に示すように、印刷設定情報登録部５０３には送信先毎に予め設定された印刷設定情報が、送信先に対応付けて登録されている。

図９において、ステップＳ３００で、端末装置１００で電子メールの送信が指示されると、ステップＳ３０１では、ファイル管理部５０１により、電子メールに添付ファイルが添付されているか否かを判断する。

電子メールに添付ファイルが添付されている場合（ステップＳ３０１でＹＥＳ）、ステップＳ３０２ではメールの送信先情報を読み出し、ステップＳ３０３で、前記読み出した送信先に関して、印刷設定情報登録部５０３に印刷設定情報が登録されているかどうかを調べる。登録されていれば（ステップＳ３０３でＹＥＳ）、ステップＳ３０４に進む。登録されていなければ（ステップＳ３０３でＮＯ）、ステップＳ３０７に進む。また、ステップＳ３０１で、添付ファイルが添付されていない場合も（ステップＳ３０１でＮＯ）、ステップＳ３０７に進む。

ステップＳ３０４では、印刷設定変更部５０２により、データと共に添付ファイルに格納されているそのデータの印刷設定情報を解析してステップＳ３０５に進む。

ステップＳ３０５では、前記データの印刷設定情報が、印刷設定情報登録部５０３に事前登録されている送信先の印刷設定情報と同じであるか否かを判断する。この事前登録された印刷設定情報は、電子メールの送信先の受信者の意図する印刷設定情報である。

データの印刷設定情報が、印刷設定情報登録部５０３に事前登録されている送信先の印刷設定情報と異なる場合は（ステップＳ３０５でＮＯ）、ステップＳ３０６で印刷設定変更部５０２は、その印刷設定情報を印刷設定情報登録部５０３に事前登録されている送信先の印刷設定情報の設定値に変更を行い、ステップＳ３０７に進む。データの印刷設定情報が事前登録されている送信先の印刷設定情報と同じ場合は（ステップＳ３０５３でＹＥＳ）、印刷設定情報を変更する必要がないので、そのままステップＳ３０７に進む。

ステップＳ３０７では、電子メールの送信が端末装置１００のメーラプログラム上で指示されると、通信制御部１０８によりＬＡＮなどの通信回線に対して、添付ファイル付き電子メールの送信が行われる。

送信先において、電子メールの受信者が添付ファイルのデータを印刷する場合には、受信者は前記データを指定して画像形成装置４００に対し印刷指示を行う。画像形成装置４００は、端末装置１００から送信されてきたデータと印刷設定情報を受領し、前記印刷設定情報に従って印刷を実行する。

このように、図９に示す実施形態では、端末装置１００により電子メールの添付ファイルとして送信されるデータに対して設定されている印刷設定情報が、予め送信先に対応して登録されている印刷設定情報と異なっていても、自動的に前記登録された印刷設定情報に変更されるため、送信先の受信者が印刷設定情報を変更する必要はない上、印刷設定情報を意識することなく受信者が印刷を行っても、所期する設定内容での印刷が行われ、受信者にとって極めて便利である。

なお、事前登録された印刷設定情報は、送信先の端末装置１００で初期設定登録されている印刷設定情報であってもよい。例えば、送信先の端末装置１００には通常良く使用する画像形成装置へ印刷データを送信するプリンタドライバが予めインストールされており、そのプリンタドライバに設定される印刷設定情報を送信先の端末装置１００の印刷設定情報としても良い。

この場合は、送信先の受信者は、印刷設定情報の初期値に従って前記データを印刷することができる。

なお、図９に示す実施形態では、電子メールを送信するタイミングで添付ファイルに含まれるデータの印刷設定情報を変更する場合を示したが、電子メールに添付ファイルを添付するために、例えばＨＤＤ１０８等の記憶部からデータ読み出したタイミングで印刷設定情報を変更しても良い。

この場合の処理を、図１０のフローチャートを参照して説明する。

電子メールの送信側ユーザが、電子メールの送信先を指定して本文を作成し、添付ファイルボタンを操作したのち、ＨＤＤ１０４等の記憶部に記憶されたデータの中から添付ファイルとして送信すべきデータを指定すると、図６のステップＳ４００で、これが検出され（ステップＳ４００でＹＥＳ）、ステップＳ４０１で指定されたデータの記憶部からの読み出しが行われる。

次に、ステップＳ４０２でメールの送信先情報を読み出し、ステップＳ４０３で、前記読み出した送信先に関して、印刷設定情報登録部５０３に印刷設定情報が登録されているかどうかを調べる。登録されていれば（ステップＳ４０３でＹＥＳ）、ステップＳ４０４に進む。登録されていなければ（ステップＳ４０３でＮＯ）、ステップＳ４０７に進む。

ステップＳ４０４では、印刷設定変更部５０２により、そのデータに設定されている印刷設定情報を解析したのち、ステップＳ４０５で、前記データの印刷設定情報が、印刷設定情報登録部５０３に事前登録されている送信先の印刷設定情報と同じであるか否かを判断する。

データの印刷設定情報が印刷設定情報登録部５０３に事前登録されている送信先の印刷設定情報と異なる場合は（ステップＳ４０５でＮＯ）、ステップＳ４０６で印刷設定変更部５０２は、その印刷設定情報を印刷設定情報登録部５０３に事前登録されている送信先の印刷設定情報の設定値に変更を行い、ステップＳ４０７に進む。データの印刷設定情報が事前登録されている送信先の印刷設定情報と同じ場合は（ステップＳ４０５でＹＥＳ）、印刷設定情報を変更する必要がないので、そのままステップＳ４０７に進む。

ステップＳ４０７では、データを格納して添付ファイルを作成した後、ステップＳ４０８で、電子メールの送信が端末装置１００のメーラプログラム上で指示されると、通信制御部１０８によりＬＡＮなどの通信回線に対して、添付ファイル付き電子メールの送信が行われる。

なお、添付ファイルを設けない場合は（ステップＳ４００でＮＯ）、ステップＳ４０６で、電子メール本文のみを送信する。

このように、図１０に示した実施形態では、添付ファイル作成のためにデータが記憶部から読み出されたタイミングで、印刷設定情報が予め登録されている送信先の印刷設定情報に自動的に変更される。このため、印刷設定情報の変更対象となるデータを記憶部から読み出すデータに限定でき、読み出しが行われないデータに対してまで設定変更が行われるのを回避することができる。

以上、本発明の一実施形態を説明したが、この発明は、上記実施形態に限定されることはない。例えば、表示装置２００、入力装置３００および画像形成装置４００が接続された端末装置１００により印刷設定情報の変更処理を行うものとしたが、画像形成装置４００に端末装置１００の各構成要素、表示装置２００、入力装置３００等を内蔵した、電子メール送受信機能搭載の画像形成装置により、受信あるいは送信データの印刷設定情報の変更処理を行う構成であっても良い。この場合は、印刷設定情報が変更されたデータは画像形成装置に内蔵された印刷装置に送信されて印刷が行われることになる。

また、印刷設定情報を変更するタイミングは、上記実施形態に限定されることはなく、デーの受信後あるいはデータの送信前の任意のタイミングで行えばよい。

また、印刷設定情報を変更されるデータは、電子メールの添付ファイルとして送受信されるデータに限定されることもない。

この発明の一実施形態に係る印刷設定自動変更装置の電気的構成を示すブロック図である。 データファイルの構成例を示す図である。 印刷設定情報の登録時の入力画面を示す図である。 印刷設定情報の登録処理を示すフローチャートである。 電子メールを受信したタイミングで、添付ファィルのデータに対する印刷設定情報の変更処理を行う場合のフローチャートである。 電子メールの添付ファイルのデータを記憶部に記憶するタイミングで印刷設定情報の変更処理を行う場合のフローチャートである。 電子メールの添付ファイルのデータを印刷指示したタイミングで印刷設定情報の変更処理を行う場合のフローチャートである。 印刷設定情報登録部に送信先毎の印刷設定情報が登録されている状態を示す表である。 電子メールを送信するタイミングで、添付ファイルのデータの印刷設定情報の変更処理を行う場合のフローチャートである。 電子メールに添付するデータを、記憶部から読み出すタイミングで印刷設定情報の変更処理を行う場合のフローチャートである。

符号の説明

１００ 端末装置（印刷設定自動変更装置）
１０１ ＣＰＵ
１０４ ハードディスク（登録手段、記憶手段）
１０７ 画像形成装置インターフェース（送信手段）
１０８ 通信制御部（受信手段、送信手段）
４００ 画像形成装置（印刷装置）
５０１ ファイル管理部
５０２ 印刷設定変更部
５０３ 印刷設定情報登録部

Claims (17)

1. 印刷設定情報が設定されたデータを受信する受信手段と、
   印刷設定情報が予め登録されている登録手段と、
   前記受信したデータの印刷設定情報と前記登録された印刷設定情報とが同じかどうかを判断する判断手段と、
   前記判断の結果、受信したデータの印刷設定情報と登録された印刷設定情報とが異なる場合には、データの印刷設定情報を前記登録された印刷設定情報に変更する印刷設定変更手段と、
   前記印刷設定変更手段により印刷設定情報が変更された前記データを印刷装置に送信する送信手段と、
   を備えたことを特徴とする印刷設定自動変更装置。
2. 前記予め登録された印刷設定情報は、初期設定された印刷設定情報である請求項１に記載の印刷設定自動変更装置。
3. 前記印刷設定変更手段は、データを受信したタイミングで印刷設定情報を変更する請求項１に記載の印刷設定自動変更装置。
4. 前記印刷設定変更手段は、受信したデータを所定の記憶手段に記憶するタイミングで印刷設定情報を変更する請求項１に記載の印刷設定自動変更装置。
5. 前記印刷設定変更手段は、印刷装置によるデータの印刷が指示されたタイミングで印刷設定情報を変更する請求項１に記載の印刷設定自動変更装置。
6. 前記印刷装置を内蔵した画像形成装置からなる請求項１に記載の印刷設定自動変更装置。
7. 前記データは電子メールの添付ファイルとして受信される請求項１に記載の印刷設定自動変更装置。
8. 前記データの印刷設定情報は、前記データと同一の添付ファイルに格納されている請求項７に記載の印刷設定自動変更装置。
9. 送信先の印刷設定情報が予め登録されている登録手段と、
   送信対象のデータに対して設定された印刷設定情報と、前記登録された送信先の印刷設定情報とが同じかどうかを判断する判断手段と、
   前記判断の結果、設定された印刷設定情報と登録された送信先の印刷設定情報とが異なる場合には、データの印刷設定情報を前記登録された印刷設定情報に変更する印刷設定変更手段と、
   前記印刷設定変更手段により印刷設定情報が変更された前記データを、外部装置に送信する送信手段と、
   を備えたことを特徴とする印刷設定自動変更装置。
10. 前記予め登録された印刷設定情報は、送信先で初期設定された印刷設定情報である請求項９に記載の印刷設定自動変更装置。
11. 前記印刷設定変更手段は、データの送信が指示されたタイミングで印刷設定情報を変更する請求項９に記載の印刷設定自動変更装置。
12. 前記印刷設定変更手段は、所定の記憶手段に記憶されたデータを記憶手段から読み出したタイミングで印刷設定情報を変更する請求項９に記載の印刷設定自動変更装置。
13. 画像形成装置からなる請求項９に記載の印刷設定自動変更装置。
14. 前記データは電子メールの添付ファイルの形式で送信される請求項９に記載の印刷設定自動変更装置。
15. 前記データの印刷設定情報は、前記データと同一の添付ファイルに格納されている請求項１４に記載の印刷設定自動変更装置。
16. 印刷設定情報の設定がなされたデータを受信する受信ステップと、
    前記受信したデータの印刷設定情報と、登録手段に予め登録された印刷設定情報とが同じかどうかを判断するステップと、
    判断の結果、受信したデータの印刷設定情報と登録された印刷設定情報とが異なる場合には、データの印刷設定情報を前記登録された印刷設定情報に変更する印刷設定変更ステップと、
    前記印刷設定変更ステップにより印刷設定情報が変更された前記データを印刷装置に送信する送信ステップと、
    を備えたことを特徴とする印刷設定自動変更方法。
17. 送信対象のデータに対して設定された印刷設定情報と、登録手段に予め登録された送信先の印刷設定情報とが同じかどうかを判断するステップと、
    前記判断の結果、設定された印刷設定情報と登録された印刷設定情報とが異なる場合には、データの印刷設定情報を前記登録された印刷設定情報に変更する印刷設定変更ステップと、
    前記印刷設定変更ステップにより印刷設定情報が変更された前記データを送信先に送信する送信ステップと、
    を備えたことを特徴とする印刷設定情報自動変更方法。
    

Images