JP2007122219A - 情報分析装置、および情報分析方法、並びにコンピュータ・プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】会議における参加メンバーの文書データベースに対するアクセス状況分析を行なう構成を提供する。
【解決手段】会議情報と文書管理システムに対するアクセスログを適用した分析によって、会議での文書利用状況を分析する。会議開催時間と開催メンバーの情報を取得し、会議中、会議前後の参加メンバーによる文書管理システムへのアクセス状況を解析し可視化して提示する。本構成により、会議の活用状況や、その後の業務に対する影響の度合いなどを知ることが可能であり、様々な会議に対応する文書管理システムの利用度合いを解析できる。解析に基づいて個々の会議の効果の推測や改善案の提示が可能となる。
【選択図】図３

Description

本発明は、会議の参加者開催日時などの会議情報と、文書管理システムに対するアクセスログに基づいて会議参加者の文書アクセス状況を解析し、会議の効果、プロジェクトの評価に活用できるデータを提示する処理を実行する情報分析装置、および情報分析方法、並びにコンピュータ・プログラムに関する。

例えば、会社組織などにおいては、頻繁に会議が行なわれており、会議に費やされる時間、コストは相当なものになる。しかし、このような会議が、業務に対してどれだけ貢献しているかを計ることは困難である。会議の必要性や、会議の効果などを効率的に計測する手法について提案した従来技術として例えば以下の構成がある。

特許文献１は、文書データベースに格納された文書のアクセス状況に応じて、会議の招集、開催を決定する処理構成を開示している。特許文献２は、イベントの組織コミュニケーションへの影響を測定する技術について開示している。また、特許文献３は、情報収集手段により各会議参加者の発言や提出した資料を収集し、その収集した発言や資料をもとに、情報分析手段が、各会議参加者の会議への関与を分析して、各会議参加者の貢献度を評価する構成について開示している。さらに、特許文献４は、質問項目により会議を含む組織の知的生産性を以下の７つの視点から評価する技術を開示している。１）ミーティングの状態、２）チームの運営状態、３）計画の共有化状態、４）仕事の受け渡し状態、５）仕事の振り返り（見直し）状態、６）仕事を通しての自己成長の状態、７）仕事への対応における上位下位者の合意と納得の状態。

しかし、上述の各従来技術に示される構成において、例えば特許文献１に記載の構成では、開催される会議の状況についての評価を行なう構成については示されていない。また特許文献２に記載の構成は、イベント自体が組織コミュニケーションと直接的には関係のないものであり、時間と参加者を限定してコミュニケーションを行う行為である会議を分析・評価することはできない。また、特許文献３に記載の構成は、遠隔会議において参加者の結論への貢献度を評価する技術を示しているが、通常の対面の会議が評価できないこと、参加者と資料の貢献度を評価するが会議自体は評価しないこと、貢献度を判定するために会議における明確な成果の存在を前提としているが問題である。さらに、特許文献４に記載の構成は、質問項目により会議を含む組織の知的生産性を評価する技術を示しているが、主観的な評価であることと、質問表調査が必須となりコスト高となってしまうことに課題がある。
特許第３１１６２８３号 特開２００３−８５３４７号 特開２０００−９９５７０号 特開２００３−１４１２６９号

本発明は、上述の問題点に鑑みてなされたものであり、会議の参加者開催日時などの会議情報と、文書管理システムに対するアクセスログに基づいて会議参加者の文書アクセス状況を解析し、会議の効果、プロジェクトの評価に活用できるデータの提示を実現する情報分析装置、および情報分析方法、並びにコンピュータ・プログラムを提供することを目的とする。

本発明の第１の側面は、文書データベースに対するアクセスログをログ情報データベースに格納し、ログ情報管理を実行するログ情報管理部と、会議参加者および会議日時情報を含む会議情報を取得し管理する会議情報管理部と、分析条件を設定する分析条件設定部と、前記分析条件設定部において設定された分析条件に従い、前記会議情報に基づいて会議参加者を特定し、前記ログ情報データベースに格納された文書アクセスログに基づいて、前記会議参加者の文書アクセス状況を分析する文書利用状況分析部と、前記文書利用状況分析部における分析結果に基づいて表示データを生成し表示する分析結果表示部とを有することを特徴とする情報分析装置にある。

本構成によれば、会議情報と、文書管理システムに対するアクセスログ情報を適用した分析によって、例えば業務における会議の中で文書がどのように使われているかを分析することが可能となり、多様な条件でアクセス状況を比較して可視化して結果を提示することが可能となる。

さらに、本発明の情報分析装置の一実施態様において、前記情報分析装置は、さらに、組織情報を管理する組織情報管理部を有し、前記文書利用状況分析部は、前記組織情報管理部の管理する組織情報を適用し、組織単位の文書利用状況分析処理を実行する構成であることを特徴とする。

本構成によれば、組織単位での会議における文書利用状況の解析が可能となり、組織における会議の有効性などの評価が可能となる。

さらに、本発明の情報分析装置の一実施態様において、前記文書利用状況分析部は、会議の開催時間中、会議開催前、会議開催後、少なくともいずれかの期間別の文書利用状況分析処理を実行する構成であることを特徴とする。

本構成によれば、会議の開催時間中、会議開催前、会議開催後における文書利用状況の解析が可能となり、時間推移に伴う文書利用状況の把握が可能となる。

さらに、本発明の情報分析装置の一実施態様において、前記文書利用状況分析部は、前記ログ情報データベースに格納された文書アクセスログに基づくアクセス状況の分析処理に際して、アクセスタイプを判別して分析を実行する構成であることを特徴とする。

本構成によれば、文書の参照［Ｇｅｔ］や、文書の格納［Ｐｕｔ］などのアクセスタイプを判別したログ解析により、正確なアクセス状況の把握を行なうことが可能となる。

さらに、本発明の情報分析装置の一実施態様において、前記文書利用状況分析部は、前記ログ情報データベースに格納された文書アクセスログに基づくアクセス状況の分析処理に際して、アクセス文書または文書タイプを判別して分析を実行する構成であることを特徴とする。

本構成によれば、アクセス文書または文書タイプを指定した解析を行なう構成としたので、例えば議事録など特定の文書名を指定しない検索、解析が可能となり、確実なデータ抽出が実現される。

さらに、本発明の情報分析装置の一実施態様において、前記文書利用状況分析部は、組織毎、またはプロジェクト毎の文書利用状況分析処理を実行する構成であることを特徴とする。

本構成によれば、アクセス文書または文書タイプを指定した解析を行なう構成としたので、組織毎、またはプロジェクト毎の文書利用状況分析処理を実行する構成としたので、組織やプロジェクトを解析単位とした処理が可能となる。

さらに、本発明の第２の側面は、
分析条件設定部における分析条件設定ステップと、
前記分析条件に従い、会議参加者および会議日時情報を含む会議情報に基づいて会議参加者を特定し、文書データベースに対するアクセスログに基づいて、前記会議参加者の文書アクセス状況を分析する文書利用状況分析ステップと、
前記文書利用状況分析ステップにおける分析結果に基づいて表示データを生成し表示する分析結果表示ステップと、
を有することを特徴とする情報分析方法にある。

本構成によれば、会議情報と、文書管理システムに対するアクセスログ情報を適用した分析によって、例えば業務における会議の中で文書がどのように使われているかを分析することが可能となり、多様な条件でアクセス状況を比較して可視化して結果を提示することが可能となる。

さらに、本発明の情報分析方法の一実施態様において、文書利用状況分析ステップは、前記組織情報管理部の管理する組織情報を適用し、組織単位の文書利用状況分析処理を実行するステップであることを特徴とする。

本構成によれば、組織単位での会議における文書利用状況の解析が可能となり、組織における会議の有効性などの評価が可能となる。

さらに、本発明の情報分析方法の一実施態様において、前記文書利用状況分析ステップは、会議の開催時間中、会議開催前、会議開催後、少なくともいずれかの期間別の文書利用状況分析処理を実行するステップであることを特徴とする。

本構成によれば、会議の開催時間中、会議開催前、会議開催後における文書利用状況の解析が可能となり、時間推移に伴う文書利用状況の把握が可能となる。

さらに、本発明の情報分析方法の一実施態様において、前記文書利用状況分析ステップは、前記文書アクセスログに基づくアクセス状況の分析処理に際して、アクセスタイプを判別して分析を実行することを特徴とする。

本構成によれば、文書の参照［Ｇｅｔ］や、文書の格納［Ｐｕｔ］などのアクセスタイプを判別したログ解析により、正確なアクセス状況の把握を行なうことが可能となる。

さらに、本発明の情報分析方法の一実施態様において、前記文書利用状況分析ステップは、前記ログ情報データベースに格納された文書アクセスログに基づくアクセス状況の分析処理に際して、アクセス文書または文書タイプを判別して分析を実行することを特徴とする。

本構成によれば、アクセス文書または文書タイプを指定した解析を行なう構成としたので、例えば議事録など特定の文書名を指定しない検索、解析が可能となり、確実なデータ抽出が実現される。

さらに、本発明の情報分析方法の一実施態様において、前記文書利用状況分析ステップは、組織毎、またはプロジェクト毎の文書利用状況分析処理を実行することを特徴とする。

本構成によれば、アクセス文書または文書タイプを指定した解析を行なう構成としたので、組織毎、またはプロジェクト毎の文書利用状況分析処理を実行する構成としたので、組織やプロジェクトを解析単位とした処理が可能となる。

さらに、本発明の第３の側面は、情報分析装置において情報分析処理を実行させるコンピュータ・プログラムであり、分析条件設定部における分析条件設定ステップと、前記分析条件に従い、会議参加者および会議日時情報を含む会議情報に基づいて会議参加者を特定し、文書データベースに対するアクセスログに基づいて、前記会議参加者の文書アクセス状況を分析する文書利用状況分析ステップと、前記文書利用状況分析ステップにおける分析結果に基づいて表示データを生成し表示する分析結果表示ステップとを実行させることを特徴とするコンピュータ・プログラムにある。

本構成によれば、会議情報と、文書管理システムに対するアクセスログ情報を適用した分析によって、例えば業務における会議の中で文書がどのように使われているかを分析することが可能となり、多様な条件でアクセス状況を比較して可視化して結果を提示するコンピュータ・プログラムが実現される。

なお、本発明のコンピュータ・プログラムは、例えば、様々なプログラム・コードを実行可能なコンピュータシステムに対して、コンピュータ可読な形式で提供する記憶媒体、通信媒体、例えば、ＣＤやＦＤ、ＭＯなどの記録媒体、あるいは、ネットワークなどの通信媒体によって提供可能なコンピュータ・プログラムである。このようなプログラムをコンピュータ可読な形式で提供することにより、コンピュータシステム上でプログラムに応じた処理が実現される。

本発明のさらに他の目的、特徴や利点は、後述する本発明の実施例や添付する図面に基づくより詳細な説明によって明らかになるであろう。なお、本明細書においてシステムとは、複数の装置の論理的集合構成であり、各構成の装置が同一筐体内にあるものには限らない。

本発明の構成によれば、会議情報と、文書管理システムに対するアクセスログ情報を適用した分析によって、業務におけるリアル／バーチャルの会議の中で文書がどのように使われているかを分析することが可能となる。すなわち、会議開催時間と開催メンバーの情報を取得し、会議中、会議前後の参加メンバーによる文書管理システムへのアクセス状況を多様な条件で抽出し解析し、これを可視化して結果を提示することが可能となる。本構成により、会議の活用状況や、その後の業務に対する影響の度合いなどを知ることが可能であり、うまくいくプロジェクトとそうでないプロジェクト等に対応する様々な会議に対応する文書管理システムの利用度合いの違いについても解析することができる。このような解析に基づいて個々の会議の効果の推測や改善案の提示につなげることが可能となる。

以下、図面を参照しながら本発明の情報分析装置、および情報分析方法、並びにコンピュータ・プログラムの詳細について説明する。

まず、本発明の情報分析の実行環境としてのネットワークシステムの構成例について、図１を参照して説明する。ネットワークシステムは、例えば、ある企業内の複数の事業所にまたがって構築された広域ネットワーク（ＷＡＮ）であって、図１に示すように複数のユーザ端末（クライアント）５１〜５３がネットワーク６０によって接続されている。ネットワーク６０には、文書管理システム７０、会議情報管理システム８０、さらに、本発明に係る情報分析装置１００が接続されている。

ユーザ端末５１〜５３は、文書管理システム７０に格納された電子文書を取得、あるいは閲覧を行なうことができる。文書管理システム７０には、様々な電子文書が管理データと共に格納されている。管理データは、文書名、文書作成者、作成日時などの文書属性情報を含む。

文書管理システム７０にアクセスが実行されると、アクセスログが記録される。アクセスログには、アクセスユーザの識別情報、アクセス文書の識別情報、アクセス日時情報などが記録される。

会議情報管理システム８０は、会議の開催予定情報、実際に開催された会議の開催時間情報、参加者情報などが記録される。なお、図に示すネットワーク構成では、会議情報管理システム８０を独立した構成として示しているが、会議情報管理システム８０の実行する処理は、例えば情報分析装置１００において実行する構成としてもよい。さらに、情報分析装置１００は、文書管理システム７０と統合した処理システムとして構築してもよい。

図２は、図１に示した情報分析装置１００のハードウェア構成を示す図である。情報分析装置１００は、図２に示すように、ＣＰＵ２０２およびメモリ２０４などを含むデータ処理部２５０、ディスプレイ、キーボードおよびマウス（図示せず）を含む表示・入力部２０６、ＨＤＤ・ＣＤ装置などのデータ記録部２８０、および、ネットワークおよびＬＡＮとの間で通信を行う通信部２１２から構成される。つまり、情報分析装置１００は、ネットワークを介した通信が可能な一般的なコンピュータとしての構成可能である。

図３は、情報分析装置１００の処理機能を説明するブロック図である。情報分析装置１００は、図１に示すネットワーク６０を介して処理に適用するデータを入力して、データ解析を実行する。

図３に示すように、情報分析装置１００は、会議情報管理部３０１、文書利用状況分析部３０２、分析条件設定部３０３、ログ情報管理部３０４、分析結果表示部３０５、組織情報管理部３０６を有する。ログ情報管理部３０４には、ログ情報データベース３１１が設定される。これらの各処理部の実行する処理について説明する。

会議情報管理部３０１は、会議の情報を取得し記憶部に記憶し、これらの情報を文書利用状況分析部３０２に提供する。会議情報の取得は、分析者がユーザインタフェースから入力する方法、スケジュール管理システムや会議室管理システムなど会議の情報を記憶する会議情報管理システム８０から入手する方法、文書管理システム７０に登録された議事録から会議の情報を抽出する方法、位置情報システム等を用いて会議の発生を検知する方法など、様々な方法が適用可能である。

図４に会議情報管理部３０１が取得し、記憶部に記憶する会議情報のデータ例を示す。図４に示す会議情報には、会議名、会議の開始時間、会議の終了時間、会議の参加者を１つのデータエントリとして設定した会議情報の例である。会議情報管理部３０１はこのような会議情報を取得して記憶部に格納する処理を実行する。

文書利用状況分析部３０２は、会議情報管理部３０１において取得した会議の情報に基づき、分析条件設定部３０３で指定された分析条件によってログ情報管理部３０４にクエリーを発行し、ログ情報データベース３１１からクエリーに対する検索結果を取得して、分析結果表示部３０５に渡す。

分析条件設定部３０３は、例えばオペレータによる分析条件の指定部である。分析の条件としては、一回の会議全体をひとまとめに分析する、あるいは会議の中を一定時間の経過時間などにより複数に区切って分析する、あるいは、単一の会議か複数の会議を分析対象とするか、さらに、特定のタイプの会議のみを分析するか、会議において特定あるいは特定のタイプの文書のみを分析するか、アクセスはすべてのアクセスを集計するか、読み込みや編集などアクセス毎に分けて分析するかなどの条件であり、これら様々な条件およびその組み合わせを分析条件として設定することが可能である。

ログ情報管理部３０４は、図１に示す文書管理システム７０に対するユーザ（クライアント）からのアクセスログを取得し、その全体あるいは一部をログ情報データベース３１１に格納して管理する。アクセスログは、文書管理システム７０自体が、文書管理システムに対するアクセスログを、情報分析装置１００のログ情報管理部３０４内のデータベースに蓄積する構成としてもよいし、文書管理システム７０において、いったんテキストファイルの形式で蓄積されたアクセスログを、文書管理システム７０が、逐次あるいは一定の期間・件数毎など、間欠的なバッチ処理としてログ情報全体あるいは分析に必要な一部を抽出して情報分析装置１００のログ情報管理部３０４内のログ情報データベース３１１に格納する構成としてもよい。

図５にログ情報管理部３０４が取得し、ログ情報データベース３１１に格納する文書アクセスログデータの例を示す。図５に示すアクセスログデータは、文書管理システム７０に対する様々なユーザのアクセス情報からなるログデータである。図５に示す例では、文書管理システム７０に対してアクセスを実行したユーザ名、アクセス文書名、アクセス時間、さらにアクセスタイプ情報の対応データを１つのデータエントリとして設定したアクセスログの例である。

アクセスタイプは、
文書管理システム７０に対して文書を格納したアクセス処理を示す［Ｐｕｔ］、
文書管理システム７０に格納された文書を参照したアクセス処理を示す［Ｇｅｔ］、
など、アクセス処理の種類を示す識別情報である。ログ情報管理部３０４はこのような文書管理システム７０に対するアクセス情報を取得してログ情報データベース３１１に格納する処理を実行する。

分析結果表示部３０５は、文書利用状況分析部３０２において抽出された結果を、ディスプレイ等に表示する。表やグラフの形式でディスプレイ上に表示する場合や、分析結果がある特定の条件を満たせば、クライアントに通知する処理を実行する構成としてもよい。具体的な表示例については、後段で説明する。

組織情報管理部３０６は、組織メンバーの情報や、業務におけるプロジェクトの情報、職種の情報など、組織およびその業務に関する情報を記憶部に格納し、これらの情報を文書利用状況分析部３０２に提供する。なお、この組織情報管理部３０６は必須ではないが、これらの情報を活用することで、会議について、プロジェクト毎の状況や、職種毎の状況、組織毎の状況などの分析が可能となる。

図６に組織情報管理部３０６が取得し、記憶部に記憶する組織情報のデータ例を示す。図６に示す組織情報には、組織名、組織の構成メンバー名を１つのデータエントリとして設定した組織情報の例である。組織情報管理部３０６はこのような組織情報を取得して記憶部に格納する処理を実行する。

次に、図７に示すフローチャートを参照して、本発明の情報分析装置１００において実行する情報分析処理シーケンスについて説明する。まず、ステップＳ１０１において、会議情報取得を実行する。会議情報管理部３０１が会議の情報を取得し、記憶部に記憶する。この会議情報取得処理においては、会議の名称、開始時間、終了時間（あるいは会議にかかった時間）、参加者の情報などを取得する。これらの会議情報の取得方法は、前述したように、情報分析装置１００に設定されたユーザインタフェースを介して各属性を分析者が入力したり、各クライアントマシンにおいて入力する会議情報をネットワークを介して入力する。あるいは、図１に示す会議情報管理システム８０が保持するスケジュール管理ソフトウェアなどの管理する会議情報をネットワーク６０を介して取得するなど、様々な手法が適用可能である。

次に、ステップＳ１０２において、分析条件設定処理を実行する。オペレータによる分析条件の指定を分析条件設定部３０３を介して入力する。この分析条件設定処理においては、どのような条件で文書アクセスのログを分析するかを指定する。たとえば、ある会議への参加者全員による、会議中の文書アクセスのうち、文書の参照アクセスのみを集計して表示するといった分析条件を設定する。
一回の会議全体をひとまとめに分析する、
会議の中を一定時間の経過時間などにより複数に区切って分析する、
単一の会議か複数の会議を分析対象とするか、
特定のタイプの会議のみを分析するか、
会議において特定あるいは特定のタイプの文書のみを分析するか、
アクセスはすべてのアクセスを集計するか、
読み込みや編集などアクセス毎に分けて分析するか、
など、様々な条件およびその組み合わせを分析条件として設定する。

図８に、分析条件設定部３０３において、オペレータに提示されるユーザインタフェースの例を示す。例えば図８に示す分析条件設定画面が、ディスプレイに提示され、オペレータは、このユーザインタフェースを適用して、様々な分析条件の設定を実行する。

図８のユーザインタフェースのデータ構成について説明する。会議条件設定部５０１は、分析対象となる会議を選択する部分である。上部の「全ての会議」を選択すると、全ての会議の種類が分析対象となる。「全ての会議」を選択せずに、下部の個々の会議を選択することで、分析対象とする会議を限定することができる。ここで、会議は複数の選択を可能としてもよい。なお、会議名をリストの表示領域内に全て表示できない場合は、リストの右側に示すようなスクロールバーを設けて、多数の項目に対応することができる。リストに表示される会議名は、会議情報管理部において格納されている会議情報から抽出する。会議情報管理部にて格納されている会議名は同じ名前のものが存在する場合は、異なる名前のものだけを抽出して、リストする。

組織条件設定部５０２は、分析対象となる組織を選択する部分である。対象の指定方法は会議条件と同様である。リストに表示される組織名は、組織情報管理部において格納されている組織情報から抽出する。なお、本実施例では組織を分析条件の単位として利用しているが、プロジェクトやグループなどの業務を行う単位や、オフィスの場所や、職種など、メンバーの様々な分け方を利用することも考えられる。

文書条件設定部５０３は、分析対象となる文書を選択する部分である。対象の指定方法は会議条件と同様である。リストに表示される文書名は、組織情報管理部において格納されている文書情報から抽出する。

アクセス条件設定部５０４は、分析対象となる文書アクセスを選択する部分である。対象の指定方法は会議条件と同様である。リストに表示されるアクセスのタイプは、文書管理システムで固定のものであり、その全てあるいは一部をリストに表示して分析対象を選択する。

分析範囲設定部５０５は、会議の開催前、開催中、開催後をそれぞれトグルスイッチで１つ以上選択する。本実施例では、会議前と会議後は、会議開催の一ヶ月前、一ヶ月後までの期間とする。会議前を選択した場合は、分析対象となる会議の途中にアクセスされた文書が、その会議参加者によって、会議の前一ヶ月で、どれだけアクセスしたかを分析する。会議後も同様に、会議後の一ヶ月で、どれだけ会議で使われた文書にアクセスしたかを分析する。会議中を選択した場合は、会議の開催時間中の会議参加者による文書アクセスの状況を分析する。これらの選択肢は、一つ以上で複数を選択することができる。

分析期間設定部５０６は、分析対象となる期間を指定する部分である。「全期間」を選択した場合、文書アクセスログが残っていて分析可能な全期間を対象とする。「期間指定」を選択した場合、右側の〜から〜までの部分に明示的に分析期間を指定する事ができる。

分析時間単位設定部５０７では、会議時間中の分析をまとめて集計するのか、開始から１５分毎に区切って分析するのかを指定する。区切ることで、会議中の状況をより詳しく知ることができる。

「分析実施」指定部５０８は、設定された会議分析条件に応じた分析の開始を指示する。「キャンセル」指定部５０９は、分析を開始せず、分析条件設定の処理を終了する場合に操作される。

分析条件設定部３０３では、このようなユーザインタフェースに対するオペレータの入力に基づいて分析条件の設定が行なわれる。

図７のフローに戻り処理シーケンスの説明を続ける。ステップＳ１０２における分析条件の設定が終了すると、ステップＳ１０３において、文書利用状況分析部３０２は、会議情報管理部３０１において取得した会議の情報に基づき、分析条件設定部３０３で指定された分析条件によってログ情報管理部３０４にクエリーを発行し、ログ情報データベース３１１からクエリーに対する検索結果を取得して、分析結果表示部３０５に渡す。

文書利用状況分析部３０２は、ログ情報データベース３１１に対するデータ検索式としてのクエリーを生成する。データベースのクエリーでは、リレーショナルデータベースに格納された文書アクセスログのデータについて、分析条件設定の際に指定した条件にマッチするＳＱＬ（Ｓｔｒｕｃｔｕｒｅｄ Ｑｕｅｒｙ Ｌａｎｇｕａｇｅ）文を構成し、データベースへの問い合わせを行なう。すなわち、データベース言語としてのＳＱＬ文によってログ情報データベース３１１への問い合わせを行い、その結果を取得してメモリに一時的に記憶しておく。なお、文書アクセスログを格納するログ情報データベース３１１は、例えばリレーショナルデータベースによって構成される。

次に、ステップＳ１０４において、文書利用状況分析部３０２の生成したクエリーに基づく検索結果を文書利用状況分析部３０２から分析結果表示部３０５に出力し、分析結果表示部３０５において、文書利用状況分析部３０２において分析された結果に基づく表示データを生成してディスプレイ等に表示する。表やグラフの形式でディスプレイ上に表示する場合や、分析結果がある特定の条件を満たせば、クライアントに通知する処理を実行する構成としてもよい。

次に、本発明の情報分析装置において実行する処理の具体的な処理例について説明する。
２００５年１月１日から２００５年２月２８日までの期間のマネージャ会議について、議事録とレビュー資料について、組織Ｐの会議を通しての利用状況を、アクセスタイプ＝ＧＥＴのアクセスについてのみ分析する場合の例について説明する。

まず分析条件設定部３０３において、図８を参照して説明したユーザインタフェースを適用して、
会議条件＝マネージャ会議、
組織条件＝組織Ｐ、
文書条件＝議事録とレビュー資料の複数選択、
アクセス条件＝Ｇｅｔ、
分析範囲＝会議前・会議中・会議後を全て選択、
分析期間＝期間指定で２００５年１月１日から２００５年２月２８日まで、
分析時間単位＝会議全体を選択、
これらの分析条件を設定して、分析実施ボタンを押す。

これらの分析条件は、分析条件設定部３０３から、文書利用状況分析部３０２に入力される。文書利用状況分析部３０２は、これらの分析条件に基づいて、以下の処理を実行する。

（１）組織Ｐのメンバーを組織情報管理部３０６から取得する。
（２）分析対象期間において、組織Ｐのメンバーが含まれるマネージャ会議の会議情報を、会議情報管理部３０１から全て抽出する。
（３）抽出した会議それぞれの参加メンバーのうち組織Ｐのメンバーが会議開催中に議事録とレビュー資料について、文書管理システム７０に対して、アクセスタイプ＝［Ｇｅｔ］のアクセスをしている回数を、ログ情報管理部３０４のログ情報データベース３１１に格納されたアクセスログに基づいてカウントする。このカウントされた［Ｇｅｔ］回数は、各会議の情報とともに一時的に記憶部に記憶する。
（４）同様に、参加メンバーのうち組織Ｐのメンバーが会議開始前一ヶ月と会議終了後一ヶ月に議事録とレビュー資料について［Ｇｅｔ］のアクセスをしている回数を抽出する。それぞれ別のテーブルに一時的に格納する。
（５）対象となる全ての会議について会議の前・中・後の［Ｇｅｔ］アクセスを抽出後、それぞれのアクセス回数を合計して、会議前、中、後の［Ｇｅｔ］によるアクセスの結果を示すグラフを分析結果表示部３０５において生成し、分析結果として出力表示する。

上述した処理の具体的な処理シーケンスについて、図９に示すフローチャートを参照して説明する。図９に示すフローチャートは、分析条件が設定された後、設定された分析条件を文書利用状況分析部３０２が取得した以降の詳細処理を説明するフローチャートである。

まず、ステップＳ２０１において、文書利用状況分析部３０２は、分析条件として、組織条件の設定がなされているか否かを判定する。組織条件が設定されている場合はステップＳ２２１において、組織メンバーの抽出処理を実行する。組織のメンバーを組織情報管理部３０６から取得する。

組織Ｐのメンバー抽出処理を実行する場合は、下記のようなＳＱＬを生成して、組織情報管理部３０６の保有する組織情報の記憶部としてのデータベースに対する検索処理を実行する。
ＳＥＬＥＣＴ メンバー名 ＦＲＯＭ Ｍｅｍｂｅｒ ＷＨＥＲＥ 組織名＝"組織Ｐ"；

次に、ステップＳ２０２において、指定条件に基づく会議抽出処理を実行してその結果を一時的に記憶する。この処理においては、直前に取得したメンバー名を利用して、下記のようなＳＱＬを生成して、会議情報管理部３０１の保有する会議情報の記憶部としてのデータベース（会議テーブル）に対する検索処理を実行し、指定条件に基づく会議抽出を行なう。
ＳＥＬＥＣＴ ＊ ＦＲＯＭ 会議テーブル
ＷＨＥＲＥ （開始時間 ＢＥＴＷＥＥＮ ＃２００５／１／１＃ ＡＮＤ ＃２００５／２／２８＃） ＡＮＤ （終了時間 ＢＥＴＷＥＥＮ ＃２００５／１／１＃ ＡＮＤ ＃２００５／２／２８＃）
ＡＮＤ （（参加者 ＬＩＫＥ "％Ｐａｔｒｉｃｋ％"）ＯＲ（参加者 ＬＩＫＥ"％Ｊｏｈｎ％"）ＯＲ（参加者 ＬＩＫＥ"％Ｌａｒｒｙ％"）ＯＲ（参加者 ＬＩＫＥ"％Ｃｈａｒｌｅｓ％"）ＯＲ（参加者 ＬＩＫＥ"％Ｄｅｒｅｋ％"））ＡＮＤ 会議名＝"マネージャ会議"）；

このＳＱＬ文は、会議情報の記憶部としてのデータベース［会議テーブル］から、
開始時間＝２００５／１／１〜２００５／２／２８
終了時間＝２００５／１／１〜２００５／２／２８
であり、かつ、
参加者＝Ｐａｔｒｉｃｋ、またはＪｏｈｎ、またはＬａｒｒｙ、またはＣｈａｒｌｅｓ、またはＤｅｒｅｋ
であり、かつ、
会議名＝マネージャ会議
という条件に一致する会議情報を抽出する処理である。

次に、ステップＳ２０３において、一時的に記憶した会議情報の結果としてのリストの先頭から一つの会議情報エントリを取り出す。ステップＳ２０４において、すべての会議情報エントリの処理が終了したと判定した場合は、ステップＳ２３１に進む。処理対象の会議情報エントリが存在する場合は、ステップＳ２０５において、分析条件として会議中が選択されているか否かを判定する。

分析条件として会議中が選択されている場合は、ステップＳ２０６において、ログ情報管理部３０４のログ情報データベース３１１に格納されたアクセスログに基づいて、選択した会議中の組織Ｐのメンバーが、文書管理システム７０に対してアクセスタイプ＝［Ｇｅｔ］のアクセスをしているアクセスログを取得する。

このアクセスログ取得には、例えば以下のＳＱＬに基づくログ情報データベース３１１（アクセスログテーブル）の検索が実行される。
ＳＥＬＥＣＴ ＊ ＦＲＯＭ アクセステーブル
ＷＨＥＲＥ （アクセス時間 ＢＥＴＷＥＥＮ ＃２００５／３／１ １２：３０＃ ＡＮＤ ＃２００５／３／１ １３：００＃）
ＡＮＤ （名前ＩＮ（"Ｐａｔｒｉｃｋ"，"Ｊｏｈｎ"，"Ｌａｒｒｙ"））
ＡＮＤ （アクセスタイプ＝"Ｇｅｔ"）
ＡＮＤ （文書名ＩＮ（"％レビュー資料％"，"％議事録％"））；

このＳＱＬ文は、ログ情報データベース３１１（アクセスログテーブル）から、
アクセス時間＝２００５／３／１，１２：３０〜２００５／３／１，１３：００
であり、かつ、
アクセスユーザとして、Ｐａｔｒｉｃｋ、またはＪｏｈｎ、またはＬａｒｒｙ
が含まれ、かつ、
アクセスタイプ＝Ｇｅｔ、
であり、かつ、
文書名として、レビュー資料または議事録
が含まれる、
という条件に一致するアクセスログを抽出する処理である。

なお、上述のアクセスログの検索処理においては、文書利用状況分析部３０２は、直接特定の文書名を指定して検索を行なう設定や、レビュー資料または議事録などの文書タイプを指定して検索を行なうなど、様々な設定が可能である。

文書利用状況分析部３０２は、この結果を、文書利用状況分析部３０２のメモリに設定された、
会議中の結果用テーブル
に格納する。

なお、ここで、分析条件として１５分毎の時間単位が選択されていた場合、開始時間から１５分毎に時間間隔を区切って終了時間までループを回して分析することになる。会議開始後の（１５分間隔での）いくつめの区間かも合わせて結果に格納する。

次に、ステップＳ２０７において、分析条件として会議前が指定されているか否かを判定し、指定されている場合は、ステップＳ２０８において会議前を対象とした分析を行う。

分析条件として会議前が選択されている場合は、ステップＳ２０８において、ログ情報管理部３０４のログ情報データベース３１１に格納されたアクセスログに基づいて、選択した組織Ｐのメンバーが、会議前に、文書管理システム７０に対してアクセスタイプ＝［Ｇｅｔ］のアクセスをしているアクセスログを取得する。

このアクセスログ取得には、例えば以下のＳＱＬに基づくログ情報データベース３１１（アクセスログテーブル）の検索が実行される。
ＳＥＬＥＣＴ ＊ ＦＲＯＭ アクセステーブル
ＷＨＥＲＥ （（アクセス時間＞＝＃２００５／２／１ １２：３０＃）ＡＮＤ（アクセス時間＜＃２００５／３／１ １２：３０＃））
ＡＮＤ （名前ＩＮ（"Ｐａｔｒｉｃｋ"，"Ｊｏｈｎ"，"Ｌａｒｒｙ"））
ＡＮＤ （アクセスタイプ＝"Ｇｅｔ"）
ＡＮＤ （文書名ＩＮ（"％レビュー資料％"，"％議事録％"））；

このＳＱＬ文は、ログ情報データベース３１１（アクセスログテーブル）から、
アクセス時間＝２００５／２／１，１２：３０〜２００５／３／１，１２：３０
であり、かつ、
アクセスユーザとして、Ｐａｔｒｉｃｋ、またはＪｏｈｎ、またはＬａｒｒｙ
が含まれ、かつ、
アクセスタイプ＝Ｇｅｔ、
であり、かつ、
文書名として、レビュー資料または議事録
が含まれる、
という条件に一致するアクセスログを抽出する処理である。

次に、ステップＳ２０９において、分析条件として会議後が指定されているか否かを判定し、指定されている場合は、ステップＳ２１０において会議後を対象とした分析を行う。

分析条件として会議後が選択されている場合は、ステップＳ２１０において、ログ情報管理部３０４のログ情報データベース３１１に格納されたアクセスログに基づいて、選択した組織Ｐのメンバーが、会議後に、文書管理システム７０に対してアクセスタイプ＝［Ｇｅｔ］のアクセスをしているアクセスログを取得する。

このアクセスログ取得には、例えば以下のＳＱＬに基づくログ情報データベース３１１（アクセスログテーブル）の検索が実行される。
ＳＥＬＥＣＴ ＊ ＦＲＯＭ アクセステーブル
ＷＨＥＲＥ （（アクセス時間＞＃２００５／３／１ １３：００＃）ＡＮＤ（アクセス時間＝＜＃２００５／４／１ １３：００＃））
ＡＮＤ （名前 ＩＮ （"Ｐａｔｒｉｃｋ"，"Ｊｏｈｎ"，"Ｌａｒｒｙ"））
ＡＮＤ （アクセスタイプ＝"Ｇｅｔ"）
ＡＮＤ （文書名ＩＮ（"％レビュー資料％"，"％議事録％"））；

このＳＱＬ文は、ログ情報データベース３１１（アクセスログテーブル）から、
アクセス時間＝２００５／３／１，１３：００〜２００５／４／１，１３：００
であり、かつ、
アクセスユーザとして、Ｐａｔｒｉｃｋ、またはＪｏｈｎ、またはＬａｒｒｙ
が含まれ、かつ、
アクセスタイプ＝Ｇｅｔ、
であり、かつ、
文書名として、レビュー資料または議事録
が含まれる、
という条件に一致するアクセスログを抽出する処理である。

これらの処理が終了すると、文書利用状況分析部３０２は、これらの結果を分析結果表示部３０５に出力する。分析結果表示部３０５は、文書利用状況分析部３０２から入力する分析結果に基づいて表示データを生成して、ディスプレイに出力する。例えば、結果を会議前・中・後で集計したグラフを生成して出力する。なお、１５分間隔での分析の場合は、区間ごとに集計した表示データを生成する。

分析結果表示部３０５の生成する分析結果表示データの例を図１０に示す。図１０に示す表示データは、例えば会議Ｐに参加したメンバによって、会議に関連する資料（レビュー資料や議事録）を文書管理システム７０から取得（Ｇｅｔ）した回数を会議Ｐの行なわれる前、会議Ｐの会議中、会議Ｐの終了後、のそれぞれにおいて示したグラフである。

会議前には、会議参加者からのアクセスが盛んに行なわれていたが、会議後は、アクセスが低下していることが理解される。このように、本発明の情報分析装置においては、会議情報と、文書管理システムに対するアクセスログ情報を適用した分析によって、業務におけるリアル／バーチャルの会議の中で文書がどのように使われているかを分析することが可能となる。

すなわち、上述したように、会議開催時間と開催メンバーの情報を取得し、会議中、会議前後の参加メンバーによる文書管理システムへのアクセス状況を抽出する。多様な条件でアクセス状況を比較して可視化して結果を提示することが可能となる。例えば、分析結果に基づいて会議の活用状況や、その後の業務に対する影響の度合いなどを知ることが可能であり、うまくいくプロジェクトとそうでないプロジェクト等に対応する様々な会議に対応する文書管理システムの利用度合いの違いについても解析することができる。このような解析に基づいて個々の会議の効果の推測や改善案の提示につなげることが可能となる。

なお、図３に示す情報分析装置において、組織情報管理部３０６を利用しない構成も可能である。組織情報管理部３０６を利用しない構成では、例えば、一回あるいは複数回の会議における文書管理システム７０のアクセス状況を把握するのみの処理を実行し、これらの処理結果から会議がどのように行われているかを把握する。時期毎の比較や会議名称毎の比較など、会議情報のみから得られるバリエーションでの分析が可能となる。

組織情報管理部３０６を利用する構成では、文書利用状況分析部３０２は、会議の状況を、組織毎やプロジェクト毎に比較したり、会議タイプ毎に比較したり、プロジェクトの評価結果毎に比較したりすることができる。文書利用状況分析部３０２は、組織情報管理部３０６の管理する組織情報を適用し、組織単位の文書利用状況分析処理を実行することができる。例えば、好業績の組織における会議の状況を他の組織と比較して会議進行方法の改善を図るなどの工夫につながる情報などが得られる。

さらに、上述した実施例では、会議前後の期間のアクセスの時間的推移として、会議前後の期間のアクセスを全てまとめて表示したが、会議中の時間と同様に一定の期間ごとに分割してその推移を分析し、グラフ化する設定としてもよい。その場合、会議中と、会議前後では時間の範囲が大きくことなるため、会議中は１５分おきのデー区分表示としても、会議前後は一週間単位にするなど、区間の単位を変更する構成とすることが好ましい。

また、上述の実施例では、分析対象の文書について、複数の会議の前後で一律に利用状況を分析したが、それぞれの会議の中でアクセスした文書に限って、その前後の期間でのアクセスを分析するという設定としてもよい。このような設定とすれば、前の会議の結果の文書のアクセスが、次の会議の前のアクセスとして捉えられるといった事態を避けることができる。

以上、特定の実施例を参照しながら、本発明について詳解してきた。しかしながら、本発明の要旨を逸脱しない範囲で当業者が該実施例の修正や代用を成し得ることは自明である。すなわち、例示という形態で本発明を開示してきたのであり、限定的に解釈されるべきではない。本発明の要旨を判断するためには、冒頭に記載した特許請求の範囲の欄を参酌すべきである。

なお、明細書中において説明した一連の処理はハードウェア、またはソフトウェア、あるいは両者の複合構成によって実行することが可能である。ソフトウェアによる処理を実行する場合は、処理シーケンスを記録したプログラムを、専用のハードウェアに組み込まれたコンピュータ内のメモリにインストールして実行させるか、あるいは、各種処理が実行可能な汎用コンピュータにプログラムをインストールして実行させることが可能である。

例えば、プログラムは記録媒体としてのハードディスクやＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）に予め記録しておくことができる。あるいは、プログラムはフレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ Ｄｉｓｃ Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ），ＭＯ（Ｍａｇｎｅｔｏ ｏｐｔｉｃａｌ）ディスク，ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｃ）、磁気ディスク、半導体メモリなどのリムーバブル記録媒体に、一時的あるいは永続的に格納（記録）しておくことができる。このようなリムーバブル記録媒体は、いわゆるパッケージソフトウエアとして提供することができる。

なお、プログラムは、上述したようなリムーバブル記録媒体からコンピュータにインストールする他、ダウンロードサイトから、コンピュータに無線転送したり、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）、インターネットといったネットワークを介して、コンピュータに有線で転送し、コンピュータでは、そのようにして転送されてくるプログラムを受信し、内蔵するハードディスク等の記録媒体にインストールすることができる。

なお、明細書に記載された各種の処理は、記載に従って時系列に実行されるのみならず、処理を実行する装置の処理能力あるいは必要に応じて並列的にあるいは個別に実行されてもよい。また、本明細書においてシステムとは、複数の装置の論理的集合構成であり、各構成の装置が同一筐体内にあるものには限らない。

以上、説明したように、本発明の構成によれば、会議情報と、文書管理システムに対するアクセスログ情報を適用した分析によって、業務におけるリアル／バーチャルの会議の中で文書がどのように使われているかを分析することが可能となる。すなわち、会議開催時間と開催メンバーの情報を取得し、会議中、会議前後の参加メンバーによる文書管理システムへのアクセス状況を多様な条件で抽出し解析し、これを可視化して結果を提示することが可能となる。本構成により、会議の活用状況や、その後の業務に対する影響の度合いなどを知ることが可能であり、うまくいくプロジェクトとそうでないプロジェクト等に対応する様々な会議に対応する文書管理システムの利用度合いの違いについても解析することができる。このような解析に基づいて個々の会議の効果の推測や改善案の提示につなげることが可能となる。

本発明にかかる情報分析処理が適用されるネットワークシステムの構成例を示す図である。 本発明にかかる情報分析装置のハードウェア構成例を示す図である。 本発明にかかる情報分析装置の機能を説明するブロック図である。 本発明にかかる情報分析装置の取得する会議情報のデータ構成例を示す図である。 本発明にかかる情報分析装置の取得するアクセスログ情報のデータ構成例を示す図である。 本発明にかかる情報分析装置の取得する組織情報のデータ構成例を示す図である。 本発明にかかる情報分析装置の実行する処理シーケンスについて説明するフローチャートを示す図である。 本発明にかかる情報分析装置の分析条件設定部の提供するユーザインタフェースの構成例を示す図である。 本発明にかかる情報分析装置の実行する処理シーケンスについて説明するフローチャートを示す図である。 本発明にかかる情報分析装置の実行する分析結果提示例について説明する図である。

符号の説明

５１，５２，５３ クライアント
６０ ネットワーク
７０ 文書管理システム
８０ 会議情報管理システム
１００ 情報分析装置
２０２ ＣＰＵ
２０４ メモリ
２０６ 表示・入力部
２１２ 通信部
２５０ データ処理部
２８０ データ記憶部
３０１ 会議情報管理部
３０２ 文書利用状況分析部
３０３ 分析条件設定部
３０４ ログ情報管理部
３０５ 分析結果表示部
３０６ 組織情報管理部
３１１ ログ情報データベース

Claims (13)

1. 文書データベースに対するアクセスログをログ情報データベースに格納し、ログ情報管理を実行するログ情報管理部と、
   会議参加者および会議日時情報を含む会議情報を取得し管理する会議情報管理部と、
   分析条件を設定する分析条件設定部と、
   前記分析条件設定部において設定された分析条件に従い、前記会議情報に基づいて会議参加者を特定し、前記ログ情報データベースに格納された文書アクセスログに基づいて、前記会議参加者の文書アクセス状況を分析する文書利用状況分析部と、
   前記文書利用状況分析部における分析結果に基づいて表示データを生成し表示する分析結果表示部と、
   を有することを特徴とする情報分析装置。
2. 前記情報分析装置は、さらに、
   組織情報を管理する組織情報管理部を有し、
   前記文書利用状況分析部は、
   前記組織情報管理部の管理する組織情報を適用し、組織単位の文書利用状況分析処理を実行する構成であることを特徴とする請求項１に記載の情報分析装置。
3. 前記文書利用状況分析部は、
   会議の開催時間中、会議開催前、会議開催後、少なくともいずれかの期間別の文書利用状況分析処理を実行する構成であることを特徴とする請求項１に記載の情報分析装置。
4. 前記文書利用状況分析部は、
   前記ログ情報データベースに格納された文書アクセスログに基づくアクセス状況の分析処理に際して、アクセスタイプを判別して分析を実行する構成であることを特徴とする請求項１に記載の情報分析装置。
5. 前記文書利用状況分析部は、
   前記ログ情報データベースに格納された文書アクセスログに基づくアクセス状況の分析処理に際して、アクセス文書または文書タイプを判別して分析を実行する構成であることを特徴とする請求項１に記載の情報分析装置。
6. 前記文書利用状況分析部は、
   組織毎、またはプロジェクト毎の文書利用状況分析処理を実行する構成であることを特徴とする請求項１に記載の情報分析装置。
7. 分析条件設定部における分析条件設定ステップと、
   前記分析条件に従い、会議参加者および会議日時情報を含む会議情報に基づいて会議参加者を特定し、文書データベースに対するアクセスログに基づいて、前記会議参加者の文書アクセス状況を分析する文書利用状況分析ステップと、
   前記文書利用状況分析ステップにおける分析結果に基づいて表示データを生成し表示する分析結果表示ステップと、
   を有することを特徴とする情報分析方法。
8. 前記文書利用状況分析ステップは、
   組織情報管理部の管理する組織情報を適用し、組織単位の文書利用状況分析処理を実行するステップであることを特徴とする請求項７に記載の情報分析方法。
9. 前記文書利用状況分析ステップは、
   会議の開催時間中、会議開催前、会議開催後、少なくともいずれかの期間別の文書利用状況分析処理を実行するステップであることを特徴とする請求項７に記載の情報分析方法。
10. 前記文書利用状況分析ステップは、
    前記文書アクセスログに基づくアクセス状況の分析処理に際して、アクセスタイプを判別して分析を実行することを特徴とする請求項７に記載の情報分析方法。
11. 前記文書利用状況分析ステップは、
    前記ログ情報データベースに格納された文書アクセスログに基づくアクセス状況の分析処理に際して、アクセス文書または文書タイプを判別して分析を実行することを特徴とする請求項７に記載の情報分析方法。
12. 前記文書利用状況分析ステップは、
    組織毎、またはプロジェクト毎の文書利用状況分析処理を実行することを特徴とする請求項７に記載の情報分析方法。
13. 情報分析装置において情報分析処理を実行させるコンピュータ・プログラムであり、
    分析条件設定部における分析条件設定ステップと、
    前記分析条件に従い、会議参加者および会議日時情報を含む会議情報に基づいて会議参加者を特定し、文書データベースに対するアクセスログに基づいて、前記会議参加者の文書アクセス状況を分析する文書利用状況分析ステップと、
    前記文書利用状況分析ステップにおける分析結果に基づいて表示データを生成し表示する分析結果表示ステップと、
    を実行させることを特徴とするコンピュータ・プログラム。

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