JP2006268800A - 議事録作成支援装置、議事録作成支援方法及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 会議参加者に負担をかけることなく、議事録作成者の意図を加味した議事録を作成できる議事録作成支援装置する。
【解決手段】 議事録作成支援装置１は、入力された会議の進行内容を受け付けると共に、この会議の進行内容を会議映像に関連付けるメモ編集部２と、会議の進行内容及び会議中の音声に基づいて、会議の進行内容の会議映像への関連付けを保持した状態で議事録を作成する議事録作成部３と、会議映像を保持する会議映像保持部４と、議事録作成部３が作成した議事録を閲覧するための議事録表示部５とを有する。また、議事録作成部３は、会議中の音声を音声認識することによって書き起こしテキストを作成して議事録を作成する。会議の進行内容の会議映像への関連付け保持した状態で議事録を作成するため、議事録の記述内容と会議映像との間にリンクをはることができ、記述内容が会議のどのシーンに対応するのかを後で確認することができる。
【選択図】 図１

Description

本発明は、議事録作成支援装置、議事録作成支援方法及びプログラムに関する。

一般に、組織において会議での議論内容は重要な資産であり、会議の後には議事録の提出が求められることが多い。会議には記録者がいてその会議の内容を手書きで記録していたため、議事録作成者に負担がかかっていた。議事録作成を支援するための技術として、以下のようなものが提案されている。

特許文献１記載の装置では、会議進行中に「議題」「出席者」「問題点」などを音声としてシステムにキーワードを与え、それをシステムが文字データに変換することで議事録の作成を支援する。

特許文献２記載の装置では、オンライン会議システムにおいて、発言前に「賛成」「反対」「中立」などの意思を明示することで会議の進行を支援すると同時に、それを議事録の代わりとして利用する。

特開平５−２６６０８４号公報 特開２００３−１５３２２４号公報

しかしながら、特許文献１記載の装置のように、音声キーワードによる断片的な文字の入力で議事録を作成した場合、興味のある部分の議事録が作成されないということが生じる。また、特許文献２記載の装置では、チャットを代表とするテキスト入力による完全なオンラインでの会議の進行では参加者の負担が大きいという問題がある。

そこで、本発明は、上記問題点に鑑みてなされたもので、会議参加者に負担をかけることなく、議事録作成者の意図を加味した議事録を作成できる議事録作成支援装置、議事録作成支援方法及びプログラムを提供することを目的とする。

上記課題を解決するために、本発明は、撮影手段で撮影された会議映像を日時情報に関連付けて保持する会議映像保持部と、所定の入力手段から入力された情報を前記日時情報と関連付けるメモ編集部と、前記日時情報を保持した状態で前記入力手段から入力された情報を編集する議事録編集部とを有する議事録作成支援装置である。本発明によれば、会議の進行内容の会議映像への関連付け保持した状態で議事録を作成でき、議事録の記述内容と会議映像との間にリンクをはることができる。これにより、記述内容が会議のどのシーンに対応するのかを後で確認することができる。また、会議参加者に負担をかけることもない。

本発明の議事録作成支援装置は、前記入力手段から入力された情報に基づいて、前記会議映像を再生する再生部をさらに有する。入力手段から入力された情報は日時情報を介して会議映像にリンクが張られているため、入力手段から入力された情報から会議映像を閲覧することができる。前記メモ編集部は、前記入力手段から入力された情報を所定の単位に前記日時情報と関連付けることを特徴とする。これにより、たとえば行毎などのブロック単位で編集が可能となる。

前記所定の単位は、文字、単語、句、文、行、およびこれらの組み合せのうちの少なくとも１つを含むことを特徴とする。前記メモ編集部は、前記入力手段から入力された情報を前記日時情報に対応させて表示することを特徴とする。前記議事録編集部は、前記入力手段から入力された情報を所定のブロック単位に移動できる画面を提供することを特徴とする。前記入力された情報は、テキスト形式の情報であることを特徴とする。

本発明は、撮影手段で撮影された会議映像を日時情報に関連付けるステップと、所定の入力手段から入力された情報を前記日時情報と関連付けるステップと、前記日時情報を保持した状態で前記入力手段から入力された情報を編集するステップとを有する議事録作成支援方法である。本発明によれば、会議の進行内容の会議映像への関連付け保持した状態で議事録を作成でき、議事録の記述内容と会議映像との間にリンクをはることができる。これにより、記述内容が会議のどのシーンに対応するのかを後で確認することができる。また、会議参加者に負担をかけることもない。

本発明の議事録作成支援方法は、前記入力手段から入力された情報に基づいて、前記会議映像を再生するステップをさらに有する。入力手段から入力された情報は日時情報を介して会議映像にリンクが張られているため、入力手段から入力された情報から会議映像を閲覧することができる。本発明の議事録作成支援方法は、前記入力手段から入力された情報を前記日時情報に対応させて表示するステップをさらに有する。本発明の議事録作成支援方法は、前記入力手段から入力された情報を所定のブロック単位に移動できる画面を表示するステップをさらに有する。

本発明は、撮影手段で撮影された会議映像を日時情報に関連付けるステップ、所定の入力手段から入力された情報を前記日時情報と関連付けるステップ、前記日時情報を保持した状態で前記入力手段から入力された情報を編集するステップをコンピュータに実行させるためのプログラムである。

本発明によれば、会議参加者に負担をかけることなく、議事録作成者の意図を加味した議事録を作成できる議事録作成支援装置、議事録作成支援方法及びプログラムを提供できる。

以下、本発明を実施するための最良の形態について実施例を用いて説明する。図１は、本発明の実施形態における議事録作成支援装置１のブロック図である。図１に示すように、議事録作成支援装置１は、メモ編集部２、議事録作成部３、会議映像保持部４及び議事録表示部５を備える。この議事録作成支援装置１は、例えばＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＡＭ（Random Access Memory）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ハードディスク装置、ディスプレイ、マウス、キーボード、ビデオカメラ等を用いて構成される。会議映像保持部４は、ビデオカメラ（撮影手段）で撮影された会議映像を日時情報に関連付けて保持する。すなわち会議映像保持部４は、ビデオカメラによって会議での風景を撮影した会議映像を保存する。

メモ編集部２は、キーボードなど（所定の入力手段）から入力された情報を日時情報と関連付けるものである。すなわち、メモ編集部２は、議事録作成者によって入力された会議の進行内容を受け付けると共に、会議の進行内容を会議映像に関連付けて保持する。ここで、会議の進行内容とは、議事録作成者が入力したメモである。メモ編集部２は、会議映像の日時によって会議の進行内容を会議映像に関連付ける。また、メモ編集部２は、会議の進行内容を入力できる画面（ユーザインタフェース）を提供する。したがって、メモ編集部２は、会議中に議事録作成者が、会議での発言や決定内容を記録するために利用するエディタとして機能する。また、上記において、メモ編集部２は、入力手段から入力された情報を所定の単位に日時情報と関連付ける。ここで所定の単位は、文字、単語、句、文、行、およびこれらの組み合せを含む。またこれらをブロックと呼ぶこともある。入力手段から入力された情報はたとえばテキスト形式の情報である。また、メモ編集部２は、図２に示すように、入力手段から入力された情報を日時情報に対応させて表示する。

図２は、メモ編集部２が提供するユーザインタフェース３１を示す図である。議事録作成者は、メモ編集部２が提供するユーザインタフェース３１を用いて、自分の感想や総括的まとめ等のような会議の進行内容を記述することができる。通常のエディタと違う点は、各ブロックに、そのブロックが記述された日時を関連付けて保持することである。

図３は、会議の進行内容を日時に対応付けて保持するテーブルを示す図である。このテーブルはメモ編集部２が保持するものである。図３に示すように、メモ編集部２が保持するテーブルは、議事録作成者によって入力されたテキストがブロック毎に時間（日時）に対応付けて会議映像に関連付けられている。この日時は会議中のメモと会議映像との対応付けに利用することを意図したものである。ここで、ブロックとは記述内容の意味的なかたまりを示す。この意味的なかたまりがどのような形態で記述されるかはメモ作成者や会議の種類により異なるが、行や空行で区切られるかたまりに日時を付与すればよい。また、意味あるかたまりに日時を付与するのは、メモリ節約(データ量の軽減)のためであり、メモリ節約を意図しないのであれば、各単語や各文字毎に入力日時を付与してもよい。なお、メモ編集部２で編集されるメモは、会議の進行と平行して議事録作成者が手動で編集することを想定したもであるが、音声の自動認識技術を利用しても問題はない。

議事録作成部３は、日時情報を保持した状態で入力手段から入力された情報を編集できる画面を提供するものである。この議事録作成部３は、メモ編集部２から入力された会議の進行内容及び会議中の音声から得た書き起こしテキストに基づいて、会議の進行内容の会議映像への関連付けを保持した状態で議事録を作成することを可能とする。テキストがカット＆ペーストやドラッグ＆ドロップにより移動された場合も、そのテキストの属すブロックの日時もテキストと一緒に移動される。また、テキストが修正されても、もともとそのテキストの属すブロックに保持されていた日時は、そのまま保持される。こうして、完成した議事録では、議事録での記述内容が、会議中に記述されたメモのどれが土台になって作成されたかを(その記述内容に付与された日時を参照することで)辿ることができる。なお、図１では図示を省略するが、入力手段から入力された情報に基づいて、会議映像を再生する再生部がさらに設けられている。

図４は、議事録作成部３が提供する発展的なユーザインタフェースの例であり、アウトラインプロセッサのような機能をもつ。図４に示すように、議事録編集部３は、入力手段から入力された情報を所定のブロック単位に移動できる画面を提供する。メモ編集部２で作成されたテキストのブロックが断片の組織化４３の領域に広げられ、そこで組織化される。ブロックは会議での編集中に付与された日時をもっており、領域４３内で移動されても、そのまま日次を保持しつづける。また、ブロックが複数のブロックに分割された場合には、分割されたブロック全てに元のブロックの日時が付与される。各ブロックはグルーピングすることが可能であり(Ａ、Ｂはグループの例)、文書全体領域４２では、領域４３での組織化にならってブロックが順に並べられ、文書が生成されることとなる。具体的にはグループＡ、グループＢは文書内の見出しに相当し、各章立ての中にブロックが上から順に並べられる。図４では、領域４３でグループＡに属すブロックａ、ｂ、ｃ、ｄが領域４２で章Ａの中に並べられ、領域４３でグループＢに属すブロックｅ、ｆ、ｇが領域４２で章Ａの中に並べられている。

議事録表示部５は、議事録作成部３が作成した議事録を表示するものである。議事録表示部５は、議事録中の会議の進行内容に基づいて作成された部分を識別可能に表示する。議事録表示部５は、前記会議の進行内容が編集された部分を色付けて表示する。議事録作成部３で作成された議事録は、会議中のメモでブロック全体が削除されることのない限り、会議中のメモが修正された部分には日時が付与されている。

図５は議事録表示部５の表示例を示す図である。議事録表示部５では、会議の進行内容に基づいて作成された部分を識別可能に色付けて表示する。これは議事録での技術内容が会議での客観的記述であることを示すと同時に、その記述に対応するビデオ映像があることを示すものである。逆に、色付けされていない部分は会議中での記述内容の発展ではなく、議事録作成者の主観に基づく、会議全体のまとめや感想である可能性が高い。議事録表示部５は、議事録の中で選択された部分に対応する会議映像を再生する。例えば議事録表示部５では、色付けされた部分を閲覧者がクリックすることで、会議映像保持部４の中の対応する日時の会議映像を再生する。

次に、議事録作成支援装置１の処理の流れを説明する。図６は、議事録作成支援装置の処理フローチャートである。ステップＳ１で、まずは会議の内容はビデオ撮影され、日時情報と一緒に会議映像を会議映像保持部４に保持される。ステップＳ２で、会議中、議事録作成者は会議での進行内容をメモ編集部２により断片的な記述を行う。この記述は発言の正確な記述などではなく、単なるキーワードであってもかまわない。ステップＳ３で、記述内容はメモ編集部２により日時情報と一緒に保持される。ステップＳ４で、会議後、議事録作成者は議事録作成部３により、会議中に記載したメモをもとに議事録の作成を行う。この際、記述内容を移動しても日時情報はそれと一緒に移動し、最終的に作成された議事録の個々の記述部分には日時情報が付与される。

ステップＳ５で、議事録が配布された後、議事録の閲覧者は議事録表示部５で議事録を閲覧する。この際、会議中に記述されたテキストが編集されて議事録に活かされた部分には色づけされ、それをクリックすることで、対応する会議映像を閲覧することが可能となる。これにより、会議中のメモを再利用することで、議事録を容易に作成することが可能となる。議事録の内容から対応する映像に簡単にアクセスすることが可能となる。よって、議事録閲覧者は、議事録を読んで興味のある部分のみの映像を見ることができるし、議事録で疑問に思った点を簡単に確認することが可能となる。

図７は、メモ編集の処理フローチャートである。ステップＳ１１で、メモ編集部２は、エディタが終了しているかどうかを調べ、エディタが終了していなければ、ステップＳ１２に進む。ステップＳ１２で、メモ編集部２は、ブロック入力開始の場合、ステップＳ１３で、タイムスタンプを取得する。ステップＳ１４で、メモ編集部２は、図３で示したテーブルにカラムを挿入する。ステップＳ１５で、メモ編集部２は、図３で示したテーブル中の時間の欄にタイムを設定する。ステップＳ１６で、メモ編集部２は、文字入力があるかどうかを判断し、文字入力がないと判断した場合、ステップＳ１１に戻り、文字入力があると判断した場合、ステップＳ１７に進み、図３に示したテーブル中のテキスト欄に文字を挿入し、メモ編集部２の処理を終了する。

図９は、図４で示す議事録作成部３の発展的なユーザインタフェースで作成された文書のデータ構造を示すものである。テーブルの行は各ブロックを示し、ブロック識別子とテキスト内容、ブロックに付与された時間、ブロックが属すグループが管理されている。図８は、図９のテーブルから文書を構成する流れを示すものである。なお、ここで構成される文書は図４の文書全体の領域４２で表示されるものである。ステップＳ２１で、テーブルの上から順に処理を行う。ステップＳ２２で、議事録作成部３は、テーブルに行がまだあるか否かを調べ、テーブルを保持していると判断した場合、ステップＳ２３に進む。ステップＳ２３で、議事録作成部３は、グループカラムが空であると判断した場合、ステップＳ２１に戻り、グループカラムが空でないと判断した場合は、ステップＳ２４に進む。ステップＳ２４で、議事録作成部３は、文書Ｄが章立て構造をもつかどうかを調べ、章立て構造をもつ場合は小見出しＡの最後にブロックのテキストを追加し（Ｓ２５）、章立て構造をもたない場合は文書Ｄの最後にテキストを追加する（Ｓ２８）。ステップＳ２６で、議事録作成部３は、タイムＴが空であると判断した場合、ステップＳ２１に戻り、タイムＴが空でないと判断した場合、ステップＳ２７で、テキストにタイムを基にリンクをはる。

以上本発明によれば、議事録作成者が入力した会議の進行内容を考慮して、議事録を作成するので、議事録作成者の意図を加味した議事録を自動的に作成することができる。また、議事録の表現と自分が記憶している内容に食い違いがある場合に、どちらが正しいかをチェックしたい場合があるが、従来技術では通常の議事録での記述内容と会議映像との間にリンクがはられていないため、記述内容が会議のどのシーンを書き起こしたものであるのかを知ることができなかった。この点、本発明では、会議の進行内容の会議映像への関連付け保持した状態で議事録を作成するため、議事録の記述内容と会議映像との間にリンクをはることができる。これにより、記述内容が会議のどのシーンに対応するのかを後で確認することができる。また、会議参加者に負担をかけることもない。

なお、本発明による議事録作成支援方法は、例えば、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等を用いて実現され、プログラムをハードディスク装置や、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤまたはフレキシブルディスクなどの可搬型記憶媒体等からインストールし、または通信回路からダウンロードし、ＣＰＵがこのプログラムを実行することで、各ステップが実現される。

このプログラムは、撮影手段で撮影された会議映像を日時情報に関連付けるステップ、所定の入力手段から入力された情報を前記日時情報と関連付けるステップ、前記日時情報を保持した状態で前記入力手段から入力された情報を編集するステップをＣＰＵ（コンピュータ）に実行させる。なお、メモ編集部２が編集部に対応する。

以上本発明の好ましい実施例について詳述したが、本発明は係る特定の実施例に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形、変更が可能である。

本実施形態における議事録作成支援装置のブロック図である。 メモ編集部が提供するユーザインタフェースを示す図である。 会議の進行内容を日時に対応付けて保持するテーブルを示す図である。 議事録作成部が提供するユーザインタフェースを示す図である。 議事録表示部の表示例を示す図である。 議事録作成支援装置の処理フローチャートである。 メモ編集の処理フローチャートである。 テーブルからの文書の構成法の流れを示す図である。 図４で示す議事録作成部３の発展的なユーザインタフェースで作成された文書のデータ構造を示すものである。

符号の説明

１ 議事録作成支援装置
２ メモ編集部
３ 議事録作成部
４ 会議映像保持部
５ 議事録表示部

Claims (12)

1. 撮影手段で撮影された会議映像を日時情報に関連付けて保持する会議映像保持部と、
   所定の入力手段から入力された情報を前記日時情報と関連付けるメモ編集部と、
   前記日時情報を保持した状態で前記入力手段から入力された情報を編集する議事録編集部と
   を有することを特徴とする議事録作成支援装置。
2. 前記入力手段から入力された情報に基づいて、前記会議映像を再生する再生部をさらに有することを特徴とする請求項１に記載の議事録作成支援装置。
3. 前記メモ編集部は、前記入力手段から入力された情報を所定の単位に前記日時情報と関連付けることを特徴とする請求項１に記載の議事録作成支援装置。
4. 前記所定の単位は、文字、単語、句、文、行、およびこれらの組み合せのうちの少なくとも１つを含むことを特徴とする請求項３に記載の議事録支援装置。
5. 前記メモ編集部は、前記入力手段から入力された情報を前記日時情報に対応させて表示することを特徴とする請求項１に記載の議事録作成支援装置。
6. 前記議事録編集部は、前記入力手段から入力された情報を所定のブロック単位に移動できる画面を提供することを特徴とする請求項１に記載の議事録作成支援装置。
7. 前記入力された情報は、テキスト形式の情報であることを特徴とする請求項１に記載の議事録作成支援装置。
8. 撮影手段で撮影された会議映像を日時情報に関連付けるステップと、
   所定の入力手段から入力された情報を前記日時情報と関連付けるステップと、
   前記日時情報を保持した状態で前記入力手段から入力された情報を編集するステップと
   を有することを特徴とする議事録作成支援方法。
9. 前記入力手段から入力された情報に基づいて、前記会議映像を再生するステップをさらに有することを特徴とする請求項８に記載の議事録作成支援方法。
10. 前記入力手段から入力された情報を前記日時情報に対応させて表示するステップをさらに有することを特徴とする請求項８に記載の議事録作成支援方法。
11. 前記入力手段から入力された情報を所定のブロック単位に移動できる画面を表示するステップをさらに有することを特徴とする請求項８に記載の議事録作成支援方法。
12. 撮影手段で撮影された会議映像を日時情報に関連付けるステップ、
    所定の入力手段から入力された情報を前記日時情報と関連付けるステップ、
    前記日時情報を保持した状態で前記入力手段から入力された情報を編集するステップをコンピュータに実行させるためのプログラム。
    

Images