JP2006148712A

JP2006148712A - ファクシミリシステム

Info

Publication number: JP2006148712A
Application number: JP2004338060A
Authority: JP
Inventors: Koichi Shiono; 耕一塩野
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2004-11-22
Filing date: 2004-11-22
Publication date: 2006-06-08

Abstract

【課題】ファクシミリ装置の管理者側によって登録されたメールアドレスに対してのみ送信結果を通知することのできるファクシミリシステムを提供する。
【解決手段】クライアント側の通信端末から受け付けた登録番号の存在とメールアドレスの有無をアドレス帳管理部３９に問い合わせ、一致する登録番号とメールアドレスが存在する場合には、ジョブのＩＤと検索したメールアドレスを、主制御部２１から結果通知制御部３０へ転送し、記憶する。次に、ファックス送信の実施と結果の確認を行い、ジョブのＩＤとファクスの送信結果を結果通知制御部３０に通知し、さらに、結果通知制御部３０にてジョブ結果に対応したメールのコンテンツを作成し、その後、メール制御部３８に対して、メールアドレスと作成したメールのコンテンツとを通知する。最後にメール制御部にてメール送信を行うことになる。
【選択図】図２

Description

本発明は、ファクス送信時に送信結果通知を行うファクシミリシステムに関する。

近年、ネットワークに接続されるファクシミリシステムにおいて、ファクス送信の送信結果がクライアント端末側で簡単に知ることが重要視されている。その一つの手段として、メールによる送信結果の通知機能が挙げられる。

ネットワークに接続されるファクシミリシステムに関する発明として、特許文献１の「同報通信システム及び同報通信方法」が挙げられる。この発明は、ネットワークの他の端末からの同報送信要求に対してメールサーバ装置が公衆網に接続された情報通信装置を介して公衆網の宛先に送信するものである。
特開２００３−１７４５３９号公報

しかし、クライアント端末側から任意のメールアドレスにメールが送信できるということは、すなわち、クライアント側の端末を悪意のあるユーザに良からぬアドレスに送信結果のメールを送られてしまうことにもなる。これは、セキュリティ上、また、スパムメール等の防犯上に少なからず影響を及ぼすことになる。

そこで、上述したような防犯上の観点から、ファクス送信の送信結果の通知にはファクシミリ装置の管理者側で何らかの制限を設ける必要がある。またこれは、クライアント端末側にも同様のことが言える。

本発明はこのような問題に鑑み、ファクシミリ装置の管理者側によって登録されたメールアドレスに対してのみ送信結果を通知することのできるファクシミリシステムを提供することを目的としている。

上記の課題を解決するため、請求項１に記載の発明は、少なくとも１つ以上のクライアント側の通信端末とファクシミリ装置とがネットワークに接続され、クライアント側の通信端末からの指示により通信を行うファクシミリシステムであって、ファクシミリ装置は、ファクス送信の送信結果を電子メールで通知する通知手段を有し、クライアント側の通信端末は、ファクシミリ装置にあらかじめ登録された送信先のアドレスを指定する指定手段と、送信先のアドレスを検索する検索手段とを有し、ファクシミリ装置は、指定手段により指定された送信先のアドレスとファクシミリ装置が有する自身のアドレスとを比較する比較手段をさらに有し、比較手段により比較される送信先のアドレスとファクシミリ装置が有する自身のアドレスとが一致した場合には、通知手段によって送信先のアドレスへ送信結果を通知することを特徴とする。

請求項２に記載の発明は、請求項１に記載のファクシミリシステムにおいて、ファクシミリ装置は、比較手段により比較された送信先のアドレスが一致しない場合には、通知手段による送信結果の通知を行わず、送信結果の通知を行わない旨を報告する第１の報告手段をさらに有することを特徴とする。

請求項３に記載の発明は、請求項１に記載のファクシミリシステムにおいて、ファクシミリ装置は、比較手段により比較された送信先のアドレスが一致しない場合には、通知手段により通知される送信結果を、報告する第２の報告手段をさらに有することを特徴とする。

請求項４に記載の発明は、請求項２または３に記載のファクシミリシステムにおいて、ファクシミリ装置は、第１及び第２の報告手段により報告される報告書を印刷し出力する印刷出力手段をさらに有することを特徴とする。

請求項５に記載の発明は、請求項４に記載のファクシミリシステムにおいて、ファクシミリ装置は、報告書を印刷出力手段により行うか否かユーザが選択することができる選択手段をさらに有することを特徴とする。

本発明のファクシミリシステムによれば、ファクシミリ装置の管理者側によって登録されたメールアドレスに対してのみ送信結果を通知することができる。したがって、悪意のあるユーザに意図せぬアドレスに対して、送信結果のメールを送られてしまうのを防止することができ、さらにはスパムメールなどの防止策にもなる。

以下に、本発明のファクシミリシステムを好適に実施した実施形態について、図面を用いて詳細に説明する。なお、本発明はこの実施形態に限定されず、その趣旨を逸脱しない範囲において、種々変更が可能である。

図１は、本実施形態におけるファクシミリシステムの、クライアント側の通信端末の構成を示すブロック図である。
本実施形態のクライアント側の通信端末は、ＣＰＵ１と、ＲＯＭ２と、ＲＡＭ３と、送付状作成部４と、文書作成部５と、圧縮伸長部６と、操作部７と、宛先情報作成部８と、コマンド作成部９と、通信媒体制御部１０と、を備えている。
クライアント側の通信端末は、ファクシミリ装置に対しファクス送信要求コマンドを送信する手段を備えている。また、文書ファイル作成手段や送付状作成手段も備え、これらの画像データ転送手段も備えている。さらに、ファクス送信要求は複数の宛先に対して可能である。

図２は、本実施形態におけるファクシミリシステムの、ファクシミリ装置側の構成を示すブロック図である。
本実施形態のファクシミリ装置は、操作制御部２２と、Ｇ３／Ｇ４制御部２３と、プロッタ制御部２４と、宛先管理部２５と、ファイル管理部２６と、レポート管理部２７と、ネットワーク管理部２８と、省エネ制御部２９と、結果通知制御部３０と、表示制御部３１と、圧縮伸長制御部３２と、スキャナ制御部３３と、ジョブ制御部３４と、コマンド解析部３５と、内部スイッチ３６と、ページフレーム制御部３７と、メール制御部３８と、アドレス帳管理部３９と、を備えている。そしてこれらは主制御部２１にて制御される。
ファクシミリ装置側は、一般のファクシミリ規格にあったファクシミリ送信手段を備え、前述したクライアント側の通信端末からの送信要求コマンドを受信する手段も備えている。また、文書ファイルを保持するメモリを有する。
本実施形態におけるファクシミリシステムのクライアント側の通信端末とファクシミリ装置とは、一般的な定められた手順で通信を行い、宛先や文書ファイルを送受信している。

図３は、本実施形態におけるファクシミリシステムの、クライアント側の通信端末に備えられる操作部７の操作画面を示す図である。この画面上でユーザはファクス送信の送信結果を通知するかの選択、および、送信する場合には送信先として登録されるアドレス番号の入力を行う。

次に、本実施形態におけるファクシミリシステムの動作について説明する。図４は、本実施形態のファクシミリシステムにおける通常動作時を示すシーケンスチャートである。

まず、図３に示したような、クライアント側の通信端末に備えられる操作部７の操作画面上でユーザがファクス送信の送信結果の通知を行うかの条件を入力する。クライアント側の通信端末にて登録番号を入力することになる（ステップＳ１０１）。入力する項目は、各ファクシミリ装置に登録されている各アドレス帳に割り付けられた登録番号になる。

クライアント側の通信端末から登録番号の入力が行われると、ファクシミリ装置のネットワーク制御部２８にその旨のデータの転送が行われ、主制御部２１へ受信通知が送られる（ステップＳ１０２）。ここで、コマンド解析部３５ではファクス送信結果通知に関する一連のコマンドの解析が行われる（ステップＳ１０３）。ユーザからのファクス送信の送信結果通知の要求があった場合には、クライアント側の通信端末から受け付けた登録番号の存在とメールアドレスの有無をアドレス帳管理部３９に問い合わせる（ステップＳ１０４）。この問い合せに対し、一致する登録番号とメールアドレスが存在する場合には、ジョブのＩＤと検索したメールアドレスを、主制御部２１から結果通知制御部３０へ転送し、記憶する（ステップＳ１０５）。次に、ファックス送信の実施と結果の確認を行い、ジョブのＩＤとファクスの送信結果を結果通知制御部３０に通知する（ステップＳ１０６）。さらに、結果通知制御部３０にてジョブ結果に対応したメールのコンテンツを作成し、その後、メール制御部３８に対して、メールアドレスと作成したメールのコンテンツとを通知する（ステップＳ１０７）。最後にメール制御部にてメール送信を行うことになる。

このように、アドレス管理帳３９にクライアント側の通信端末から受け付けた登録番号の存在とメールアドレスの有無を問い合わせて、そのジョブＩＤとメールアドレスとが存在する（一致する）場合に送信結果通知を行うので、任意のアドレスにメールが送信されることを防止できる。したがって、悪意あるユーザのスパムメールの防止ともなって、セキュリティを高めることができる。

次に、アドレス帳検索時にエラーが発生した場合の動作について説明する。図５はアドレス帳管理部３９からジョブのＩＤとメールアドレスが検索できなかった場合を示すシーケンスチャートである。

まず、クライアント側の通信端末にて登録番号を入力する（ステップＳ２０１）。クライアント側の通信端末から登録番号の入力が行われると、ファクシミリ装置のネットワーク制御部２８にその旨のデータの転送が行われ、主制御部２１へ受信通知が送られる（ステップＳ２０２）。ここで、コマンド解析部３５ではファクス送信結果通知に関する一連のコマンドの解析が行われる（ステップＳ２０３）。ユーザからのファクス送信の送信結果通知の要求があった場合には、クライアント側の通信端末から受け付けた登録番号の存在とメールアドレスの有無をアドレス帳管理部３９に問い合わせる（ステップＳ２０４）。ここまでは、通常動作時と同様である。

このとき、ジョブのＩＤや検索したメールアドレスが何らかの理由で検索できなかった場合に、主制御部２１はこの検索エラーの発生を認識し内部スイッチ３６を参照し、ファクス送信後にレポート印刷するのか、ファクス送信前にレポート印刷するのかを決定する。その結果により、主制御部２１は、検索エラーが発生した旨の内容を記した紙のレポートを出力することを認識する（ステップＳ２０５）。そして、レポート制御部２７に対して発生したエラー内容を通知する（ステップＳ２０６）。エラー内容の通知を受けたレポート制御部２７は、そのエラー内容に対応したレポートのコンテンツを作成し、プロッタ制御部２４に対して印刷の指示をかける（ステップＳ２０７）。そしてファクス送信を実施する。

さらに、本実施形態のファクシミリシステムによれば、ファクス送信の送信結果通知を紙のレポートとして出力することもできる。図６は、図５において送信結果の通知を紙のレポートにて出力する場合を示すシーケンスチャートである。

まず、クライアント側の通信端末にて登録番号を入力する（ステップＳ３０１）。クライアント側の通信端末から登録番号の入力が行われると、ファクシミリ装置のネットワーク制御部２８にその旨のデータの転送が行われ、主制御部２１へ受信通知が送られる（ステップＳ３０２）。ここで、コマンド解析部３５ではファクス送信結果通知に関する一連のコマンドの解析が行われる（ステップＳ３０３）。ユーザからのファクス送信の送信結果通知の要求があった場合には、クライアント側の通信端末から受け付けた登録番号の存在とメールアドレスの有無をアドレス帳管理部３９に問い合わせる（ステップＳ３０４）。ここまでは、通常動作時と同様である。

このとき、ジョブのＩＤや検索したメールアドレスが何らかの理由で検索できなかった場合に、主制御部２１はこの検索エラーの発生を認識し内部スイッチ３６を参照し、ファクス送信後にレポート印刷するのか、ファクス送信前にレポート印刷するのかを決定する。その結果により、主制御部２１は、ファクス送信の送信結果のレポートを出力することを認識する（ステップＳ３０５）。ここでファクス送信を実施し、その結果を確認する。さらに、ジョブのＩＤとファクス送信の送信結果とを結果通知制御部３０を介してレポート制御部２７へと通知する（ステップＳ３０６）。そして、レポート制御部２７にて、送信結果に対応したレポートのコンテンツを作成し、プロッタ制御部２４に対して印刷の指示をかける（ステップＳ３０７）。その後、プロッタ制御部２４より印刷の出力を行う。

このような動作を行うことにより、例えば、悪意のないユーザの単純な操作ミスであっても、ファクス送信の送信結果や、メールが送れないことをユーザに通知できるので、使い勝手がよくなる。

さらに、本実施形態におけるファクシミリシステムでは、上述したファクス送信の送信結果の通知を行うか否か、選択することも可能である。例えば、送信結果のメール通知を行わない場合には、操作部７の操作画面上において、結果通知を行わない方のチェックをすれば良い。また、紙のレポートの出力に関しても同様に選択が可能である。これは、内部スイッチ３６にてレポート出力なしと判断されると、主制御部２１がレポート出力依頼の動作をスキップすることになる。

このようにメール通知の選択やレポート出力の有無など、ユーザが自由に動作設定を行うことが可能なので、さらに使い勝手がよくなる。また、悪意あるユーザからの紙出力に対するアタックも防ぐことができるので、セキュリティがさらに高まる。

本実施形態のファクシミリシステムにおけるクライアント側の通信端末の構成を示すブロック図である。本実施形態のファクシミリシステムにおけるファクシミリ装置の構成を示すブロック図である。本実施形態のクライアント側の通信端末における操作部７の操作画面を示す図である。本実施形態のファクシミリシステムの動作において、通常動作時を示すシーケンスチャートである。本実施形態のファクシミリシステムの動作において、アドレス帳検索エラー発生時を示すシーケンスチャートである。本実施形態のファクシミリシステムの動作において、アドレス帳検索エラー発生時を示すシーケンスチャートである。

符号の説明

１ＣＰＵ
２ＲＯＭ
３ＲＡＭ
４送付状作成部
５文書作成部
６圧縮伸長部
７操作部
８宛先情報部
９コマンド作成部
１０通信媒体制御部
２１主制御部
２２操作制御部
２３Ｇ３／Ｇ４制御部
２４プロッタ制御部
２５宛先管理部
２６ファイル管理部
２７レポート制御部
２８ネットワーク制御部
２９省エネ制御部
３０結果通知制御部
３１表示制御部
３２圧縮伸長制御部
３３スキャナ制御部
３４ジョブ制御部
３５コマンド解析部
３６内部スイッチ
３７ページフレーム制御部
３８メール制御部
３９アドレス制御部

Claims

少なくとも１つ以上のクライアント側の通信端末とファクシミリ装置とがネットワークに接続され、前記クライアント側の通信端末からの指示により通信を行うファクシミリシステムであって、
前記ファクシミリ装置は、
ファクス送信の送信結果を電子メールで通知する通知手段を有し、
前記クライアント側の通信端末は、
前記ファクシミリ装置にあらかじめ登録された送信先のアドレスを指定する指定手段と、
前記送信先のアドレスを検索する検索手段とを有し、
前記ファクシミリ装置は、前記指定手段により指定された前記送信先のアドレスと前記ファクシミリ装置が有する自身のアドレスとを比較する比較手段をさらに有し、前記比較手段により比較される前記送信先のアドレスと前記ファクシミリ装置が有する自身のアドレスとが一致した場合には、前記通知手段によって前記送信先のアドレスへ送信結果を通知することを特徴とするファクシミリシステム。
前記ファクシミリ装置は、
前記比較手段により比較された前記送信先のアドレスが一致しない場合には、
前記通知手段による送信結果の通知を行わず、前記送信結果の通知を行わない旨を報告する第１の報告手段をさらに有することを特徴とする請求項１に記載のファクシミリシステム。
前記ファクシミリ装置は、
前記比較手段により比較された前記送信先のアドレスが一致しない場合には、
前記通知手段により通知される前記送信結果を、報告する第２の報告手段をさらに有することを特徴とする請求項１に記載のファクシミリシステム。
前記ファクシミリ装置は、前記第１及び第２の報告手段により報告される報告書を印刷し出力する印刷出力手段をさらに有することを特徴とする請求項２または３に記載のファクシミリシステム。
前記ファクシミリ装置は、前記報告書を前記印刷出力手段により行うか否かユーザが選択することができる選択手段をさらに有することを特徴とする請求項４に記載のファクシミリシステム。