JP2006135632A

JP2006135632A - スキャン設定の動的設定

Info

Publication number: JP2006135632A
Application number: JP2004322034A
Authority: JP
Inventors: Jun Nakawaki; 純中脇
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 2004-11-05
Filing date: 2004-11-05
Publication date: 2006-05-25

Abstract

【課題】文書管理システムにおいてキャビネットやフォルダの使用目的によっては、極度にファイルサイズの大きな画像を必要としないフォルダにファイルサイズの大きな画像を格納することによって、文書管理システムの容量を消費してしまうという問題があった。
【解決手段】フォルダに対応した複数の前記スキャン設定情報を管理する手段と、前記スキャン設定情報を作成する手段と、ＭＦＰからの要求によって、指定されたフォルダに対応するスキャン設定情報をＭＦＰに通知する手段とを有することを特徴とするドキュメント入力システム。
【選択図】図１

Description

本発明は、送信機能を有したデバイスによる文書管理システムへのスキャン文書格納に関するものである。

文書管理システムとネットワークによって接続されているデバイスにおいて、スキャンを行う際、オペレーションパネル上でユーザによる任意のスキャン設定によって、スキャンし、文書管理システムに格納することができた。（特許文献１参照）
特開２００１―２１７９８０号公報

しかしながら、文書管理システムにおいてキャビネットやフォルダの使用目的によっては、極度にファイルサイズの大きな画像を必要としないフォルダにファイルサイズの大きな画像を格納することによって、文書管理システムの容量を消費してしまうという問題があった。

また、スキャンごとに読込設定をしなければならないという問題があった。

本発明は、ＭＦＰから文書管理システムにログインする手段と、ＭＦＰから文書管理システムの任意のフォルダを指定する手段と、前記指定したフォルダに対応し、スキャン動作時に必要な設定項目をまとめたスキャン設定情報（ＩＤ、カラーモード、解像度、原稿タイプ、ファイル形式などをまとめた情報）を取得する手段と、複数の前記スキャン設定情報リストから任意の１データを選択する手段と、文書管理システムの管理者によって設定されたフォルダにおいて唯一のスキャン設定情報を使用する「自動設定」もしくは前記管理者によって作成された複数のスキャン設定情報から任意のスキャン設定情報を選択可能かを設定する手段と、１スキャン設定情報をＭＦＰのスキャン設定に動的に設定する手段と、上記文書管理システムにおいて、フォルダに対応した複数の前記スキャン設定情報を管理する手段と、前記スキャン設定情報を作成する手段と、前記スキャン設定情報を編集する手段と、ＭＦＰからの要求によって、指定されたフォルダに対応するスキャン設定情報をＭＦＰに通知する手段とを有することを特徴とするドキュメント入力システム。

上記文書管理システムにおいて、フォルダに対応したファイルサイズを調整、選択可能になるので、記憶容量の節約が出来る。

図１は、本実施形態におけるシステム構成図を示す。

ここでは、ネットワーク上に、文書管理システム（１０１）、スキャナ・プリンタ・コピー・メール・ファックス機能を有するＭＦＰ（マルチファンクションペリフェラル）（１０２、１０３）が接続されている。

ＭＦＰ１０２とＭＦＰ１０３は異なる能力を有するスキャナを有する。

文書管理システム１０１はスキャン設定情報をそのフォルダ毎に、フォルダで一意のＩＤとスキャン設定（カラーモード、解像度、原稿タイプ、ファイル形式）を図１７のようなテーブルで管理する。もしくは、文書管理システム内で唯一のスキャン設定情報ファイルとして、文書管理システムのフォルダパスを用いて、図１８のようにフォルダとスキャン設定情報を対応付けて管理してもよい。

また、図１９はＭＦＰ（１０２，１０３）と文書管理システム１０１の間で行われるデータのやり取りを時系列であらわしたものである。

＜＜システム基本フロー図２＞＞
図２は、本発明の実施におけるシステムの基本フローである。

まず、ステップＳ１０１で、ＭＦＰ（１０２もしくは１０３）は図６のようなＭＦＰの操作部において、図７の機能能選択画面において「送信（２０１）」の選択によって送信機能を選択される。

ステップＳ１０２で、図７の送信設定画面において「宛先（２０２）」ボタンを押下されると、ステップＳ１０３に移る。

ステップＳ１０３で、文書管理システム１０１にログインするために、図８ログイン画面を表示する。入力されたユーザ名２０３とパスワード２０４を用い、文書管理システム１０１にログインする。

ステップＳ１０４で、図９を表示し、スキャンした文書を格納する文書管理システムのフォルダが決定される。

ステップＳ１０５で、指定されたフォルダに属するスキャン設定情報を取得、設定する。詳細は図３を用いて後述する。

指定されたフォルダに属するスキャン設定情報を取得、設定されたスキャン設定は図１２の「読込設定」画面の表示によって示す。

ステップＳ１０６で、スタートボタンが押下される。

ステップＳ１０７で、従来のスキャンを行い、ステップＳ２０４で指定されたフォルダにスキャン文書を格納する。

＜スキャン設定情報取得処理図３＞
図３はスキャン設定情報取得処理フローである。

まず、ステップＳ２０１で、図１１で、設定された状態が「自動設定」の場合、ステップＳ２０２に移る。設定された状態が、「手動設定」の場合、ステップＳ２０６に移る。

ステップＳ２０２で、指定されたフォルダのスキャン設定情報リスト（図１７もしくは、図１８の指定されたフォルダ分）を取得する。

ステップＳ２０３で、取得したスキャン設定情報を図１０の画面を用いて、表示する。

ステップＳ２０４で、任意のスキャン設定情報が選択される。

また、ステップＳ２０６で、指定されたフォルダのＩＤ１のスキャン設定情報を取得する。

ステップＳ２０５で、ステップＳ２０４で選択されたスキャン設定情報、もしくはステップＳ２０６で取得したスキャン設定情報をＭＦＰ（１０２もしくは１０３）のスキャン設定に反映する。

＜＜文書管理システム−スキャン設定情報の処理＞＞
＜スキャン設定情報の作成処理図４＞
図４は文書管理システムにおけるスキャン設定情報の作成処理フローである。

図１３の文書管理システムのメニューにより作成が選択される。

まず、ステップＳ３０１で、図１４の画面を表示する。「スキャン設定情報を作成するフォルダ」は図１６を表示して選択され、「カラーモード」、「解像度」、「原稿タイプ」、「ファイル形式」、「デバイスで「自動設定」のときにはこのスキャン設定を使用する」をそれぞれ選択される。「カラーモード」、「解像度」、「原稿タイプ」、「ファイル形式」には選択肢として、「フリー」が選択可能である。「フリー」が選択された場合、ＭＦＰではその項目は任意の設定でスキャンが可能にする。

ステップＳ３０２で、「デバイスで「自動設定」のときにはこのスキャン設定を使用する」がチェックされていれば、ステップＳ３０３に移る。チェックされていなければ、ステップＳ３０５に移る。

ステップＳ３０３で、スキャン設定情報を図１７で管理している場合、既存のデータのＩＤを１ずつ増やす。スキャン設定情報を図１８で管理している場合、同じフォルダパスのデータ群で、既存のデータのＩＤを１ずつ増やす。

ステップＳ３０４で、新規に作成されたスキャン設定情報をＩＤ１として追加する。

ステップＳ３０５で、同じフォルダパスのデータ群で、既存のテーブルの末尾に新規に作成されたスキャン設定情報を追加する。

＜スキャン設定情報の編集処理図５＞
図５は文書管理システムにおけるスキャン設定情報の編集処理フローである。

図１３の文書管理システムのメニューにより編集が選択される。

まず、ステップＳ４０１で、図１５の画面を表示する。

ステップＳ４０２で、指定されたＩＤの設定情報を画面に反映する。「スキャン設定情報を編集するフォルダ」は図１６を表示して選択され、「カラーモード」、「解像度」、「原稿タイプ」、「ファイル形式」、「デバイスで「自動設定」のときにはこのスキャン設定を使用する」をそれぞれ選択される。「カラーモード」、「解像度」、「原稿タイプ」、「ファイル形式」には選択肢として、「フリー」が選択可能である。「フリー」が選択された場合、デバイスではその項目は任意の設定でスキャンが可能にする。

ステップＳ４０３で、「デバイスで「自動設定」のときにはこのスキャン設定を使用する」がチェックされていれば、ステップＳ４０４に移る。チェックされていなければ、ステップＳ４０６に移る。

ステップＳ４０４で、スキャン設定情報を図１７で管理している場合、既存のデータのＩＤを１ずつ増やす。スキャン設定情報を図１８で管理している場合、同じフォルダパスのデータ群で、既存のデータのＩＤを１ずつ増やす。

ステップＳ４０５で、編集されたスキャン設定情報をＩＤ１として追加する。

ステップＳ４０６で、同じフォルダパスのデータ群で、既存のテーブルの末尾に新規に作成されたスキャン設定情報を追加する。

本発明の実施形態におけるシステム構成図。本発明の実施におけるシステムの基本フロー。スキャン設定情報取得処理フロー。文書管理システムにおけるスキャン設定情報の作成処理フロー。文書管理システムにおけるスキャン設定情報の編集処理フロー。ＭＦＰ操作部。送信用画面。ログイン画面。格納先フォルダ選択画面。スキャン設定選択画面。設定画面。読込設定画面。文書管理システムメニュー。文書管理システムにおけるスキャン設定情報作成画面。文書管理システムにおけるスキャン設定情報編集画面。フォルダの選択画面。スキャン設定情報管理テーブル１。スキャン設定情報管理テーブル２。本発明の実施におけるシーケンス図。

符号の説明

１０１文書管理システム
１０２ＭＦＰ
１０３ＭＦＰ
２０１送信機能
２０２宛先ボタン

Claims

ＭＦＰから文書管理システムにログインする手段と、
ＭＦＰから文書管理システムの任意のフォルダを指定する手段と、
前記指定したフォルダに対応し、スキャン動作時に必要な設定項目をまとめたスキャン設定情報を取得する手段と、
１スキャン設定情報をＭＦＰのスキャン設定に動的に設定する手段と、
を有することを特徴とするドキュメント入力システム。
更に、複数の前記スキャン設定情報リストから任意の１データを選択する手段と、
文書管理システムの管理者によって設定されたフォルダにおいて唯一のスキャン設定情報を使用する「自動設定」もしくは前記管理者によって作成された複数のスキャン設定情報から任意のスキャン設定情報を選択可能かを設定する手段と、
を有することを特徴とするドキュメント入力システム。
更に、上記文書管理システムにおいて、フォルダに対応した複数の前記スキャン設定情報を管理する手段と、
前記スキャン設定情報を作成する手段と、前記スキャン設定情報を編集する手段と、
ＭＦＰからの要求によって、指定されたフォルダに対応するスキャン設定情報をＭＦＰに通知する手段と、
を有することを特徴とするドキュメント入力システム。