JP2006113811A - 帳票回覧システムおよび帳票処理ルール反映方法およびプログラムおよび記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】 承認者が設定した帳票処理ルールを帳票の入力規制ルールとして反映し、該入力規制ルールをメッセージとして画面に表示して、起票時に適正な帳票項目入力を促すこと。
【解決手段】 サーバ２０４が、クライアント２０２から設定される帳票の各項目に対する承認者毎の承認又は否認処理条件を取得し帳票処理ルールとしてルールＤＢ２０８に登録しておき、前記承認者宛てに回覧される帳票をルールＤＢ２０８に記憶される該承認者に対応する帳票処理ルールに応じて前記帳票を承認又は否認処理し、また、クライアント２０２から行われる帳票の起票時に、帳票各項目への入力を監視し、ルールＤＢ２０８に記憶される各承認者に対応する帳票処理ルールを、前記帳票各項目の入力規制ルールとして反映させ、前記帳票各項目への入力値が帳票処理ルールに合致する場合には、その旨の通知を前記起票時の回覧先端末に行う構成を特徴とする。
【選択図】図２

Description

本発明は、承認者によって個別に設定された帳票処理ルールを、帳票回覧サーバが抽出し帳票への入力規制ルールとして反映させる帳票回覧システムおよび帳票処理ルール反映方法およびプログラムおよび記録媒体に関する。

従来より、電子文書（帳票）を、ある特定の規則（ルール）に従ってユーザに処理（承認や起票など）を行わせ、最終的にある業務を完結させる電子帳票回覧システム（以降システム）があった。なお、上述のルールとは、帳票に入力できる値の属性や値による帳票遷移先の分岐などを定義したものである。また、このルールは、一般的には管理者により設定されるものであり、ユーザはそのルールに沿って作業を行うといったものである。

しかし、業務内容や手順の細かい変更などで、予め設定されたルールが適用できず、システムが使用できなくなってしまうことがある。その場合、管理者にルールの変更を依頼することになるが、管理者は現場の作業手順や業務内容に必ずしも精通しているとはいえず、ユーザの意図に沿ったルールの設定が出来ない場合があった。

このような不具合を解決するものとして、特許文献１（特開平８−１０１８１７号公報）の「ワークフロー支援システム」では、ユーザごとに分散し独立して定義されたルールを集中管理し、そのルールにそって電子文書を処理させることが出来るシステムが提案されている。これにより、ユーザが直接ルールを設定することが出来るようになった。
特開平８−１０１８１７号公報

しかしながら、上記特許文献１のワークフロー支援システムでは、ユーザが設定したルールは当該ユーザしか分からない。そのため、起票するユーザ（起票者）は、帳票に入力した値で最後まで処理が正常に終了するか（ルールに則っているか）、起票時には分からない。もし起票者が、承認するユーザ（承認者）のルールに則らない値を入力してしまった場合、途中まで処理が進んだ時点で否認されてしまい、再び入力し直さなければならないという状況になる。

例えば、予め帳票に設定さているある項目の項目入力ルールとして、「５００,０００までしか入力できない」というものがあった場合、起票時に、該項目に対して「６００,０００」を入力してしまうと、途中で否認されてしまい、再度、「５００,０００」以下の値を入力しなおさなければならない。

そのため途中までの処理に要した時間と再入力の時間等が無駄になり、業務効率を著しく低下してしまうという問題点があった。

本発明は、上記の問題点を解決するためになされたもので、本発明の目的は、回覧先端末から設定される帳票の各項目に対する承認者毎の承認又は否認処理条件を取得し帳票処理ルールとして記憶手段に登録しておき、前記承認者宛てに回覧される帳票を前記記憶手段に記憶される該承認者に対応する帳票処理ルールに応じて前記帳票を承認又は否認処理し、また、前記回覧先端末から行われる帳票の起票時に、帳票の各項目への入力を監視し、前記記憶手段に記憶される前記各承認者に対応する帳票処理ルールを、前記帳票の各項目の入力規制ルールとして反映させ、前記帳票各項目への入力値が帳票処理ルールに合致する場合には、その旨の通知を前記起票時の回覧先端末に行うことにより、承認者が設定した帳票処理ルールを帳票の入力規制ルールとして反映し、該入力規制ルールをメッセージとして画面に表示できるため、起票者は帳票に入力を行う時点で、入力した値により帳票が、その後にどのように処理されるか知ることができ、これにより、帳票が最終承認に行き着く途中で否認され、項目を再入力するなどの修正作業を減らすことができ、業務効率を上げることができ、また、一方、承認者は、帳票処理ルールに合致した帳票は、承認処理する必要がなく、さらに、承認者は、上述した入力規制があるため、承認すべき帳票に入力されている値をある程度予想することができ、承認時における確認の作業を軽減することができる帳票回覧システムおよび帳票処理ルール反映方法およびプログラムおよび記録媒体を提供することである。

本発明は、所定の通信媒体を介して通信可能な回覧先端末に帳票を回覧して承認又は否認する帳票回覧サーバにおいて、前記帳票の各項目に対する承認者毎の承認又は否認処理条件を帳票処理ルールとして記憶する記憶手段と、前記承認者宛てに回覧される帳票を前記記憶手段に記憶される該承認者に対応する帳票処理ルールに応じて前記帳票を承認又は否認処理する帳票処理手段と、前記回覧先端末から行われる帳票の起票時に、帳票の各項目への入力を監視し、前記記憶手段に記憶される前記各承認者に対応する帳票処理ルールを、前記帳票の各項目の入力規制ルールとして反映させ、前記帳票の各項目への入力値が帳票処理ルールに合致する場合には、その旨の通知を前記起票時の回覧先端末に行う帳票処理ルール反映手段とを有することを特徴とする。

本発明によれば、回覧先端末から設定される帳票の各項目に対する承認者毎の承認又は否認処理条件を取得し帳票処理ルールとして記憶手段に登録しておき、前記承認者宛てに回覧される帳票を前記記憶手段に記憶される該承認者に対応する帳票処理ルールに応じて前記帳票を承認又は否認処理し、また、前記回覧先端末から行われる帳票の起票時に、帳票の各項目への入力を監視し、前記記憶手段に記憶される前記各承認者に対応する帳票処理ルールを、前記帳票の各項目の入力規制ルールとして反映させ、前記帳票の各項目への入力値が帳票処理ルールに合致する場合には、その旨の通知を前記起票時の回覧先端末に行うので、承認者が設定した帳票処理ルールを帳票の入力規制ルールとして反映し、該入力規制ルールをメッセージとして画面に表示できるため、起票者は帳票に入力を行う時点で、入力した値により帳票が、その後にどのように処理されるか知ることができ、これにより、帳票が最終承認に行き着く途中で否認され、項目を再入力するなどの修正作業を減らすことができ、業務効率を上げることができる等の効果を奏する。

また、一方、承認者は、帳票処理ルールに合致した帳票は、承認処理する必要がなく、さらに、承認者は、上述した入力規制があるため、承認すべき帳票に入力されている値をある程度予想することができ、承認時における確認の作業を軽減することができる等の効果を奏する。

図１は、本発明の一実施形態を示す電子帳票回覧システムの概念を示した模式図である。

図１において、１１０１は起票者、１１０２，１１０３は承認者（課長），承認者（部長）を表している。

承認者１１０２，１１０３は、それぞれ自動承認（否認）のルール１１０４，１１０５を設定している。ルール１１０４は、帳票の項目「購入数」に「１０」より小さい値が入力されていれば自動的に「承認」して、次の承認者に帳票を渡すというものである。また、ルール１１０５は、帳票の項目「購入額」が「１０００００」より大きかったら自動的に「否認」して帳票を戻すというものである。

１１０６〜１１０９は、自動承認時の帳票の流れを示したものである。１１０６は、起票時の画面を示している。画面１１０６の項目「購入数」に値（この例では「９」）を入力すると、電子帳票回覧システムは、その入力値とその項目に設定されたルールとを比較する。本実施形態では、ルール１１０４（帳票の項目「購入数」に「１０」より小さい値が入力されていれば自動的に「承認」して次の承認者に帳票を渡す）が適用され、入力値が「９」であるのでルールが満たされる。この場合、画面１１０６には、メッセージ１１０７の様に、課長の承認は通る旨の情報が表示される。

また、画面１１０６の項目「購入額」に値（この例では「２５０００」）を入力すると、電子帳票回覧システムは、その入力値とその項目に設定されたルールとを比較する。ここでは、ルール１１０５（帳票の項目「購入額」が「１０００００」より大きかったら自動的に「否認」して帳票を戻す）が適用され、入力値が「２５０００」であるのでルールは満たされない。この場合、画面１１０６には、特にメッセージ等は表示されない。なお、ルールが定められた項目については、該項目への入力に応じて、ルールが満たされる場合も満たされない場合のいずれの場合も、該ルールに対応するメッセージを画面に表示するように構成してもよい。

そして、帳票が起票されると、電子帳票回覧システムは、帳票の回覧を制御する。そして、帳票が、承認者（課長）１１０２の承認ステップ１１０８に遷移すると、該帳票を自動的に承認し、承認者（部長）１１０９の承認待ち状態とする。

同様に、１１１０〜１１１４は、自動承認・否認時の帳票の流れを示したものである。１１１０は、起票時の画面を示している。上述した場合と同様に、画面１１１０の項目「購入数」に値「９」を入力すると、電子帳票回覧システムは、その入力値とその項目に設定されたルール１１０４とを比較し、画面１１１０には、メッセージ１１１１の様に、課長の承認は通る旨の情報が表示される。

上述した場合とは異なり、画面１１１０の項目「購入額」に値「１２５０００」を入力すると、電子帳票回覧システムは、その入力値とその項目に設定されたルールとを比較し、ルール１１０５（帳票の項目「購入額」が「１０００００」より大きかったら自動的に「否認」して帳票を戻す）が適用される。入力値が「１２５０００」であるのでルール１１０５が満たされる。この場合、画面１１１０には、メッセージ１１１２の様に、部長で否認される旨の情報が表示される。

そして、この状態のままで、帳票が起票されると、電子帳票回覧システムは、ステップ１１１３で、帳票を自動的に承認し、ステップ１１１４に遷移するが、このステップでは、帳票を自動的に否認して起票者に差し戻すことになる。

なお、本実施形態では、ステップ１１１４〜ステップ１１１０に自動的に帳票を差し戻しているが、動作はこれに限ったものではなく、１つ前のステップ（ステップ１１１３）に戻したり、ステップ１１１４に留めるように設定することも可能である。

このように、起票者は入力の段階（起票段階）で、値の正／不正を判断することができ、ルール上、正しく処理される（自動承認される／自動否認されない）値を入力することができるようになり、ルールに従って自動否認されてしまう帳票を起票してしまうといった無駄を取り除くことができ、また、ルールに従って自動承認される帳票を起票することができ、業務効率を向上することができる。

以下、図２を用いて、本発明の電子帳票回覧システムのシステム構成について説明する。

図２は、本発明の一実施形態を示す電子帳票回覧システムの構成の一例を示すシステム構成図である。

本電子帳票回覧システムは、ＬＡＮやＷＡＮやＷＷＷ等を単体もしくは複合されて構成されるネットワーク２０１に回覧先端末としてのクライアント２０２や電子帳票回覧サーバ（ワークフローサーバ又は単にサーバともいう）２０４として機能する複数のコンピュータを接続して構成されている。なお、各コンピュータのハードウェア構成は図２に示す。

各クライアント２０２は、ユーザインタフェース２０３をもち、帳票（タスク）の起票（生成）や承認処理の操作を行うことができる。サーバ２０４は、帳票データＤＢ２０７（図６），ルールＤＢ２０８（図７），帳票定義ＤＢ２０９（図５），回覧順序定義ＤＢ２１０（図８）等の定義情報を保持し、さらにワークフロー制御部２０５，ルール制御部２０６等の制御部を有している。

ワークフロー制御部２０５は、システム全体を統制し、起票、タスクの処理、遷移などの制御を行う。また、ルール制御部２０６は、ルールＤＢ２０８に保持されるルールに基づくルールの適用を制御する。

以下、図３を参照して、図２に示したクライアント２０２，電子帳票回覧サーバ２０４に適用可能なコンピュータの構成について説明する。

図３は、図２に示したクライアント２０２，サーバ２０４に適用可能なコンピュータの構成の一例を示すブロック図である。

図３において、１００は、クライアント２０２，サーバ２０４に適用可能なコンピュータである。１０１はＣＰＵであり、このＣＰＵ１０１は、ＲＯＭ１０３又は外部記憶装置１０４（例えば、ハードディスク，フレキシブルディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−ＲＯＭ等どのような記憶装置であってもよい）に格納されたプログラムをＲＡＭ１０２上にロードして実行することにより、コンピュータ１０全体を制御する。ＲＡＭ１０２は、ＣＰＵ１０１の作業領域として使用される。

１０８は通信インタフェースで、ネットワーク２０１への接続を可能とする。１０６は入力装置で、キーボードやマウス等のポインティングデバイス等に相当する。１０７は表示装置で、ＣＲＴ，ＬＣＤ等で構成される。

以下、図２に示したシステムの各構成要素の実装について図３を用いて説明する。

まず、図２に示したユーザインタフェース２０３は、クライアント２０２のＣＰＵが、外部記憶装置等に格納されたプログラムをＲＡＭ上にロードして実行することにより実装されるものであり、クライアント２０２のＣＰＵは、サーバ２０４等から受け取った（、クライアント２０２で生成された、又は、外部記憶装置１０５から読み出した）入力画面をクライアント２０２の表示装置に表示制御し、該入力画面へのクライアント２０２の入力装置を用いた入力制御を行う。

また、図２に示したワークフロー制御部２０５，ルール制御部２０６は、サーバ２０４のＣＰＵが、外部記憶装置等に格納されたプログラムをＲＡＭ上にロードして実行することにより実装される。

さらに、図２に示した帳票データＤＢ２０７，ルールＤＢ２０８，帳票定義ＤＢ２０９，回覧順序定義ＤＢ２１０は、全て、サーバ２０４の外部記憶装置に構築される。

図４は、図２に示した電子帳票回覧システムを機能的な視点から説明するための機能ブロック図である。

まず、ユーザからの処理データの受け取り機能について説明する。

ユーザインタフェース２０３は、ユーザからの処理要求を受け付けるためのものであり、ユーザ（起票者、承認者）は、ユーザインタフェース２０３を用いて起票の処理や承認の処理を行い帳票に値を入力する。ユーザインタフェース２０３で受け付けたデータは、ワークフロー制御部２０５を通して各ＤＢに書き込まれる。

また、ユーザは、ユーザインタフェース２０３を用いて、起票者による帳票への入力を規制するための設定（ルール）を帳票の項目単位に定義入力することができる。ユーザインタフェース２０３で受け付けたルールは、ワークフロー制御部２０５，ルール制御部２０６を通してルールＤＢ２０８に書き込まれる。

次に、帳票へのルール適用機能について説明する。

ルール制御部２０６は、ルールＤＢ２０８に保存されたルールを帳票入力規制として反映させる機能を有している。

ユーザインタフェース２０３より起票の処理が開始されると、その旨がワークフロー制御部２０５からルール制御部２０６に通知される。そして、ルール制御部２０６は、ワークフロー制御部２０５を介して帳票データＤＢ２０７から帳票の構成を取得し、続いて取得した項目構成情報をもとにルールＤＢ２０８から対象となるルールの情報を取得する。取得したルールは、帳票項目単位に設定されるものであり、ルール制御部２０６は、起票者が帳票に値を入力すると、その旨をワークフロー制御部２０５から受け取り、その時点でルールと比較し、ルールを満たしていればその趣旨をユーザインタフェース２０３に表示させる機能を持つ。

次に、各ＤＢについて説明する。

＜帳票定義ＤＢ２０９＞
帳票定義ＤＢ２０９は、システム上で使用される帳票の構成を定義したものであり、そのデータ構成は帳票定義ＤＢをコピーしたものになる。この帳票定義ＤＢ２０９をモデル化したものを図５に示す。

図５は、図２に示した帳票定義ＤＢ２０９の構成を示す図である。

図５に示すように、帳票定義ＤＢ２０９の列１の項目は帳票種類ＩＤ（帳票ＩＤ）で、帳票単位にユニークな番号を振り当てたものである。列２の項目はシステムＩＤで、帳票が処理されるシステムを表している。列３〜８の項目は、帳票に定義されている項目を表している。

これらの項目には、ルールを紐付けるために項目ＩＤが自動的に付与される。これらの項目ＩＤは、システムＩＤに「−連番」で定義される。例えば、システムＩＤが「Ｓ−Ａ」の場合、列３の項目「氏名」の項目ＩＤは、「Ｓ−Ａ−１」となり、列４の項目「部品種類」の項目ＩＤは「Ｓ−Ａ−２」になる。

＜帳票データＤＢ２０７＞
帳票データＤＢ２０７は、入力された帳票のデータを保存するＤＢである。この帳票定義ＤＢ２０９をモデル化したものを図６に示す。

図６は、図２に示した帳票データＤＢ２０７の構成を示す図である。

図６に示すように、帳票データＤＢ２０７の列３〜８の項目には、実際に入力されたデータが保存される。

＜ルールＤＢ２０８＞
ルールＤＢ２０８は、承認者が設定した帳票処理ルールが保存されたＤＢである。なお、この帳票処理ルールは、起票時の帳票入力を規制するルールとしても適用される。このルールＤＢ２０８をモデル化したものを図７に示す。

図７は、図２に示したルールＤＢ２０８の構成を示す図である。

図７に示すように、ルールＤＢ２０８の列１の項目は帳票種類ＩＤ（帳票ＩＤ）で、帳票単位にユニークな番号を振り当てたものである。列２の項目はシステムＩＤで、帳票が処理されるシステムを表している。列３の項目は承認者ＩＤで、ルールを設定した承認者を示す。

列４の項目は設定番号（Ｎｏ）で、設定された条件ごとに自動的に割り当てられたもの（帳票の種類，システムＩＤ，承認者ＩＤの組み合わせにおいてユニーク）であり、後述する列６の項目において条件式同士の論理演算に使用するものである。列５の項目は項目ＩＤで、帳票の項目を識別するものである。

列６の項目は条件式で、帳票への入力を規制する条件を定義しており、例えば、行１の場合、「１０より小さい」ときに条件が成立する。また、この欄には条件式同士の論理演算も設定される。その場合は列４の項目のＮｏ，列５の項目の項目ＩＤは、空白となる。

列７の項目はパラメータで、列６の項目の条件式が成立した場合に行う処理が定義されている。「承認」，「否認」のように帳票を直接操作する場合には、この列７の項目のパラメータに「承認」，「否認」というように記述し、帳票を操作せず入力の規制として設定する場合は「コメント：」を最初に記述し、その後ろに表示したいメッセージを記述するようになっている。

例えば、行１の場合、「コメント：」が最初に記述されているため、コメントを帳票の入力画面に表示する。また、行３，行４の場合は、入力画面に「否認」を表示し、さらに実際に承認ステップまで帳票が流れてきた場合に自動的に「否認」することを示している。

なお、このルールの設定は、承認者が入力画面（後述する図１１）から行い、起票等の際の入力で、帳票の種類（帳票ＩＤ），システムＩＤ，承認者ＩＤ，帳票の項目，規制の条件を満たしたときに行う処理が設定される。

＜回覧順序定義ＤＢ２１０＞
回覧順序定義ＤＢ２１０は、帳票の回覧順序と回覧先を設定したＤＢである。定義の内容をモデル化したものを図８に示す。

図８は、図２に示した回覧順序定義ＤＢ２１０の構成を示す図である。

図８に示すように、回覧順序定義ＤＢ２１０は、列１の項目のシステムＩＤ，列２の項目の帳票ＩＤ，列３の項目のユーザＩＤ，列４の項目の処理内容，列５の項目の順番で構成されている。

列１のシステムＩＤは、回覧システム単位にユニークに割り当てられたものである。列２の帳票ＩＤは回覧システムで使用される伝票の種類を表している。列３は承認や起票の処理を行う担当者を示している。

列４の項目の処理内容は担当者が行う作業内容を示しており、起票や承認がある。列５の項目の順番は回覧の順序を示したものである。

以下、図９を参照して、本発明の電子帳票回覧システムにおける処理概要を説明する。

図９は、本発明の電子帳票回覧システムにおける第１の制御処理の一例を示すフローチャートであり、本発明の電子帳票回覧システムの処理概要に対応する。なお、図中、Ｓ３０１はクライアント２０２側のステップに対応し、図２に示したクライアント２０２のＣＰＵが外部記憶装置等に格納されるプログラムをＲＡＭ上にロードして実行することにより実現される。さらに、Ｓ３０２〜Ｓ３０７はサーバ２０４側のステップに対応し、サーバ２０４のＣＰＵが外部記憶装置等に格納されるプログラムをＲＡＭ上にロードして実行することにより実現される。

まず、本発明の電子帳票回覧システムでは、承認者がクライアント２０２から自身の担当する帳票の項目値に条件を設定し、その条件にあった帳票を自動的に処理（承認や否認）させるルールを設定することから始まる。

ステップＳ３０１において、クライアント２０２から帳票の項目ごとにルールを設定し、該設定されたルールをサーバ２０４のＣＰＵがルールＤＢ２０８に格納する。

次に、帳票への入力の規制について説明する。

まず、起票者がクライアント２０２からサーバ２０４へ起票処理の開始を指示すると、ステップＳ３０２において、サーバ２０４のＣＰＵは、起票処理を開始し、サーバ２０４は、帳票定義ＤＢ２０９から帳票の構成を取得して、クライアント２０２のモニタに帳票の形の画面を表示させる。

そして、起票者がクライアント２０２において表示された画面で帳票への入力を行うと、クライアント２０２のＣＰＵは、該入力値，帳票の種類，帳票のシステムＩＤ，帳票項目等をサーバ２０４に送信する。

そして、サーバ２０４のＣＰＵは、ステップＳ３０３において、クライアント２０２から入力された入力値，帳票の種類，帳票のシステムＩＤ，帳票項目を取得して、ルールＤＢ２０８を検索し、取得したルールにもとづいて入力された値のチェックを行う。もし、値がルールの定めた条件と一致したら、サーバ２０４のＣＰＵは、ルールＤＢ２０８の列７の項目のパラメータに基づいて、帳票項目の入力画面に図１０の１００１に示すようなメッセージを、クライアント２０２のモニタにポップアップ表示させる。

図１０は、図２に示したクライアント２０２のモニタに表示される起票画面の一例を示す模式図である。

図１０に示すメッセージ１００１は、起票画面から入力された項目の入力値がルールＤＢ２０８に定義された列６の項目である条件と一致した場合に、ルールＤＢ２０８の列７の項目のパラメータに基づいて、サーバ２０４からの指示により表示される。

１００２は起票ボタンで、このボタンが指示されると、クライアント２０２は、起票の指示をサーバ２０４に送信する。１００３はキャンセルボタンで、このボタンが指示されると、クライアント２０２は、起票画面を閉じ、起票処理を中止する。

以下、図９のフローチャートの説明に戻る。

起票者がクライアント２０２において起票の指示を行うと、クライアント２０２のＣＰＵは、起票の指示とともに、該起票の入力値，帳票の種類，帳票のシステムＩＤ，帳票項目等をサーバ２０４に送信する。

すると、サーバ２０２のＣＰＵは、ステップＳ３０７において、クライアント２０２から起票の指示と帳票項目に入力された値を受信すると、該帳票項目に入力された値を帳票データＤＢ２０７に保存して起票処理を終了する。

次に、帳票の自動処理について説明する。

上述したステップＳ３０１で、承認者がルールＤＢ２０８に設定したルールは帳票の自動処理を行うルールとしても使用される。

サーバ２０４のＣＰＵは、ステップＳ３０５において、帳票データＤＢ２０７を監視し、新しい帳票のデータを取得すると、ステップＳ３０６において、ステップＳ３０５で取得した帳票の情報と承認者のＩＤからルールＤＢ２０８を検索してルール情報を取得する。

次に、サーバ２０４のＣＰＵは、ステップＳ３０６において、ステップＳ３０５で取得したルールに沿って、ステップＳ３０４で取得した帳票の処理を行う。

例えば、Ａという項目の値が１０以下だったら否認するというルールが有り、実際、帳票の項目Ａの入力値が１０以下の値であれば、上記ルールに沿って、当該帳票は否認されることになる。以上が処理概要である。

以下、図１１，図１２を参照して、図９のステップＳ３０１に示したルール設定処理について説明する。

図１１は、図２に示したクライアント２０２のモニタに表示されるルール設定画面の一例を示す模式図である。なお、図１１（ａ）は承認者ＩＤ「Ａ１０００」の承認者が設定を行う画面に対応し、図１１（ｂ）は承認者ＩＤ「Ｂ１５００」の承認者が設定を行う画面に対応する。

図１２は、本発明の電子帳票回覧システムにおける第２の制御処理の一例を示すフローチャートであり、図９のステップＳ３０１に示したルール設定処理に対応する。なお、図中、Ｓ１２０１，Ｓ１２０２はクライアント２０２側のステップに対応し、図２に示したクライアント２０２のＣＰＵが外部記憶装置等に格納されるプログラムをＲＡＭ上にロードして実行することにより実現される。さらに、ステップＳ１２０３はサーバ２０４側のステップに対応し、サーバ２０４のＣＰＵが外部記憶装置等に格納されるプログラムをＲＡＭ上にロードして実行することにより実現される。

まず、ステップＳ１２０１において、承認者は、クライアント２０２において図１１に示したルール設定画面を起動し、該ルール設定画面においてルールの設定を行う。なお、ルール設定画面は、クライアント２０２の外部記憶装置に格納されるものであっても、クライアント２０２からサーバ２０４に要求して取得するものであってもよい。

まず、設定は、ルール設定画面の帳票選択欄９０２で、帳票の種類を選ぶ。次に、項目名選択欄９０３で、帳票に含まれる項目のうち、ルールを設定したい項目を選ぶ。帳票選択欄９０２，項目名選択欄９０３は、それぞれプルダウンで選択できるようになっている。

続いて、条件式入力欄９０４で、条件を設定する。条件は帳票項目に対して、条件式で設定でき、図１１（ａ）の例では、項目「金額」が「５０,０００より大きい」場合に、パラメータ入力欄９０５に設定された処理が行われるという条件と、項目「氏名」が「椿太郎」である場合にパラメータ入力欄９０５に設定された処理を行う条件が入力されている。なお、条件式の文法は最初に比較演算子を記述し、その後に比較したい値を記述する。

次にルールが適用された際の処理内容をパラメータ入力欄９０５に設定する。図１１（ａ）の例では、条件式（＞５００００）を満たした場合、その帳票を「否認」するという設定と、条件式（＝椿太郎）を満たした場合、その帳票を「否認」するという設定が成されている。

パラメータを記述するための文法は、「承認」，「否認」のように帳票を直接操作するものは「承認」，「否認」というように記述する。帳票を操作せず入力の規制として設定する場合は「コメント：」を最初に記述し、その後ろに表示したいメッセージを記述する。例えば、図１１（ｂ）に示したように「コメント：単品扱いのため高くなります（×１．５）」と記述すれば、帳票項目入力時に条件式を満たせば、「単品扱いのため高くなります（×１.５）」というポップアップ画面がクライアント２０２のモニタに表示される。

帳票に対し複数の条件を設定した場合は、式入力欄９０６に、論理演算式を設定することができる。設定はルール単位に割り当てられた設定番号（Ｎｏ）９０１の値を使用して行う。例えば、「１ｏｒ２」と記述すれば設定番号（Ｎｏ）が「１」と「２」の論理和をとるように制御される。

また、承認者ＩＤ欄９０９には、サーバ２０４への認証時に使用した承認者ＩＤが表示される。

そして、クライアント２０２で、ルール設定画面のＯＫボタン９０７が指示されると、クライアント２０２のＣＰＵは、ステップＳ１２０２において、ルール設定の指示と、ルール設定画面の値をサーバ２０４に送信する。

すると、サーバ２０４のＣＰＵは、ステップＳ１２０３において、クライアント２０２から送信されたルール設定画面の値をルールＤＢ２０８に保存し、処理を終了する。

詳細には、選択番号欄９０１の値は、ルールＤＢ２０８の列４の項目「設定番号（Ｎｏ）」に格納される。また、帳票選択欄９０２の値は、ルールＤＢ２０８の列１の項目「帳票ＩＤ」に格納される。さらに、項目名選択欄９０３の値は、該項目名選択欄９０３の値（項目名）に対応する項目ＩＤが帳票定義ＤＢ２０９より検索されて、ルールＤＢ２０８の列５の項目は「項目ＩＤ」に格納される。

さらに、条件式入力欄９０４の値は、ルールＤＢ２０８の列６の項目の「条件式」に格納される。また、パラメータ入力欄９０５の値は、ルールＤＢ２０８の列７の項目の「パラメータ」に格納される。また、承認者ＩＤ欄９０９の値は、ルールＤＢ２０８の列３の項目の「承認者ＩＤ」に格納される。式入力欄９０６の値は、ルールＤＢ２０８の列６の項目の「条件式」に格納される。

なお、クライアント２０２で、ルール設定画面のキャンセルボタン９０８が指示されると、クライアント２０２のＣＰＵは、ルール設定画面を閉じ、ルール設定処理を中止する。

以下、図１３を参照して、本発明の電子帳票回覧システムにおける起票時のルール反映処理について説明する。

図１３は、本発明の電子帳票回覧システムにおける第３の制御処理の一例を示すフローチャートであり、図９のステップＳ３０２，Ｓ３０３に示した起票時のルール反映に対応する。なお、図中、Ｓ４０７，Ｓ４０８はクライアント２０２側のステップに対応し、図２に示したクライアント２０２のＣＰＵが外部記憶装置等に格納されるプログラムをＲＡＭ上にロードして実行することにより実現される。さらに、Ｓ４０１〜Ｓ４０６はサーバ２０４側のステップに対応し、サーバ２０４のＣＰＵが外部記憶装置等に格納されるプログラムをＲＡＭ上にロードして実行することにより実現される。

まず、ステップＳ４０７において、起票者がクライアント２０２から起票を行うため帳票を選択して起票処理の開始を指示すると、サーバ２０４のＣＰＵは、ステップＳ４０１において、起票者の起票処理の開始をトリガにルールを反映するための処理を開始する。

次に、サーバ２０４のＣＰＵは、ステップＳ４０２において、起票処理された帳票の種類（帳票ＩＤ）とシステムＩＤをもとに帳票定義ＤＢ２０９，ルールＤＢ２０８を検索して帳票定義ＤＢ２０９，ルールＤＢ２０８のデータを取得する。

次に、サーバ２０４のＣＰＵは、ステップＳ４０３において、ステップＳ４０２で取得したルールＤＢ２０８の「項目ＩＤ」と帳票定義ＤＢ２０９の「項目ＩＤ」を比較して、同一の項目にルールＤＢ２０８で設定されているルールを適用する。そして、サーバ２０４のＣＰＵは、取得した帳票定義ＤＢ２０９のデータに基づいて、起票画面（図１０）を生成すするとともに、該起票画面をクライアント２０２に送信してクライアント２０２のモニタに表示させ、該クライアント２０２で起票画面に入力される値を監視する。

例えば、クライアント２０２で、帳票ＩＤ「発注伝票」、システムＩＤ「Ｓ−Ａ」が選択されたとすると、ここでは、図６に示した帳票定義ＤＢ２０９の行１列５の項目「個数」に、図７に示したルールＤＢ２０８の行１列６の項目「条件式」（＜１０），行１列７の項目「パラメータ」（コメント：単品扱いのため高くなります（×１．５））が適用される。また、帳票定義ＤＢ２０９の行１列６の項目「金額」に、ルールＤＢ２０８の行３列６の項目「条件式」（＞５００００），行３列７の項目「パラメータ」（否認）が適用される。さらに、帳票定義ＤＢ２０９の行１列３の項目「氏名」に、ルールＤＢ２０８の行４列６の項目「条件式」（＝椿太郎），行４列７の項目「パラメータ」（否認）が適用される。

そして、ステップＳ４０８において、クライアント２０２の起票画面で入力が行われると、該入力された値が、クライアント２０２からサーバ２０４に送信される。例えば、図１０に示したように、個数に「３」が入力されると、この値は、クライアント２０２からサーバ２０４に送信される。

そして、サーバ２０４のＣＰＵは、ステップＳ４０４において、クライアント２０２より受信した値（入力された値）が、ステップＳ４０３で適用された条件と一致するか否かを判定し、一致すると判定した場合には、ステップＳ４０５において、ステップＳ４０３で適用されたパラメータ（ここでは、「単品扱いのため高くなります（×１．５）」）及び該条件に対応する承認者の情報（ルールＤＢ２０８の例３の承認者ＩＤ、又は、承認者ＩＤに対応するユーザ名を図示しないユーザＤＢから取得する）をクライアント２０２に送信し、該クライアント２０２のモニタに表示させる（図１０の１００１）。

一方、ステップＳ４０４で、サーバ２０４のＣＰＵが、クライアントより受信した値（入力された値）が、ステップＳ４０３で適用された条件と一致しないと判定した場合には、そのままステップＳ４０６に進む。

つぎに、ステップＳ４０６において、サーバ２０４のＣＰＵは、クライアント２０２で、入力終了が指示された（図１０の起票ボタン１００２が指示された）旨のデータをクライアントから受け取ったか否かを判定し、入力終了が指示されていないと判定した場合には、ステップＳ４０４に戻り、クライアント２０２で起票画面に入力される値を引き続き監視する。

一方、ステップＳ４０６で、サーバ２０４のＣＰＵが、クライアント２０２で、入力終了が指示された（図１０の起票ボタン１００２が指示された）と判定した場合には、処理を終了する。

なお、この後、サーバ２０４のＣＰＵは、クライアント２０２から送信された起票画面での入力値を起票データＤＢ２０７に保存し、起票処理を終了する。

以上の処理により、図１０に示した起票画面への入力が、項目に関連づけられている条件に一致した場合は、１００１で示したように、ポップアップメッセージをクライアント２０２に表示させることにより、起票画面で入力を行っている起票者に、該項目の値の変更を促すことができる。

なお、本実施形態では、クライアント２０２における起票時の入力について、サーバ２０４でルールを適用し、ポップアップメッセージをクライアント２０２のモニタに表示させる場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、クライアント２０２における承認などの処理時にも、帳票項目の内容にルールを適用し、クライアント２０２にコメントを表示させるように構成してもよい。

以下、図１４を参照して、本発明の電子帳票回覧システムにおける帳票自動処理について説明する。

図１４は、本発明の電子帳票回覧システムにおける第４の制御処理の一例を示すフローチャートであり、図９のステップＳ３０５〜Ｓ３０７に示した帳票自動処理に対応する。なお、図中、Ｓ５０１〜Ｓ５０５はサーバ２０４側のステップに対応し、サーバ２０４のＣＰＵが外部記憶装置等に格納されるプログラムをＲＡＭ上にロードして実行することにより実現される。

まず、ステップＳ５０１において、サーバ２０４のＣＰＵは、承認者のもとに処理すべき帳票データが有るかどうかをシステムが帳票データＤＢ２０７をチェックし、取得する。

そして、サーバ２０４のＣＰＵは、対象となる帳票があった場合、ステップＳ５０２において、ステップＳ５０１で取得した帳票データの帳票ＩＤ（列１），システムＩＤ（列３），回覧順序定義ＤＢ２１０で定義される処理を担当する承認者のユーザＩＤをキーにルールＤＢを検索して取得する。

例えば、帳票ＩＤ「発注伝票」，システムＩＤ「Ｓ−Ａ」，承認者のユーザＩＤ「Ａ１０００」の場合、設定されているルールは、ルールＤＢ（図７）の行２に設定されているルールとなる。

このルールは、承認者「Ａ１０００」に、発注伝票という帳票が来た際に、項目ＩＤ「Ｓ−Ａ−４（金額）」の値が「５００００より大きい」場合、又は、帳票を自動的に「否認」する設定と、項目ＩＤ「Ｓ−Ａ−１（氏名）」の値が「椿太郎」だったら「否認」するという設定になっている。なお、ルールＤＢの列７のパラメータに、「コメント：」で設定されているルールは帳票の自動処理においては無視されるルールとなる。

次に、ステップＳ５０３において、サーバ２０４のＣＰＵは、ステップＳ５０２で取得したルールＤＢ２０８の列４の「項目ＩＤ」で、帳票定義ＤＢ２０９を検索し、項目を取得して対象となる帳票項目を特定し（関連付け）、該特定した項目で帳票データＤＢ２０７の値をチェックするように、ルールを設定する。

次に、ステップＳ５０４において、サーバ２０４のＣＰＵは、ステップＳ５０１で受信した帳票データの各項目の値を、ルールＤＢ２０８の論理演算式と個別のルールの条件で比較し、条件を満たしていると判定した場合には、該帳票データに対して、ルールＤＢ２０８のパラメータ（列６）に設定された処理を行い、処理を終了する。例えば、帳票データＤＢ２０７の行１の帳票データの場合、否認の処理が行われ、帳票が差し戻されることになる。

一方、ステップＳ５０４で、サーバ２０４のＣＰＵが、ステップＳ５０１で受信した帳票データの各項目の値が、ルールＤＢ２０８の論理演算式と個別のルールの条件を満たしていないと判定した場合には、そのまま処理を終了する。

なお、本実施形態では、承認者が独自に設定した帳票処理ルールに基づいて、起票時の入力値規制を制御する構成について中心に説明したが、予め帳票に設定さている項目入力ルール（例えば、５００,０００までしか入力できない）等を有し、この項目入力ルールにより起票時の入力値も制御するものである。

以上の構成により、予め帳票に設定さている項目入力ルール（例えば、５００,０００までしか入力できない）に加えて、承認者が独自に設定した帳票処理ルール（例えば、５０,０００以内だったら自動承認、１００,０００以上なら否認）を起票時の入力値規制として用いて、該帳票処理ルールの内容をメッセージ表示し、起票時に適切なデータの入力を促すようにすることができる。

その結果、起票者は入力の段階で値の承認、否認を判断することができ、その後、承認される値を入力することができるようになる。

承認者は、クライアント２０２より、自分が担当する帳票に対して、自動的に処理（承認、否認）する場合の条件（帳票項目の値）を帳票処理ルール（例えば帳票の項目の値が１００以上だったら否認するなど）としてサーバ２０４に設定し、サーバ２０４は承認者が設定したルールを抽出し、帳票の項目と抽出したルールの情報を比較し、適用対象の項目に対しルールを付加し、該ルールを付加された帳票項目は、起票者が値を入力したときに、サーバ２０４がこれを取得し、該ルールに則らない値（ここでは１００以上の値）を入力した場合、帳票入力画面に、その値を入力すると否認されるとのメッセージとルールを設定した承認者の情報を表示するので、承認者が設定したルールを帳票入力規制として設定し、ルールをメッセージとして画面に表示できるため、起票者は帳票に入力を行う時点で、入力した値により帳票が後にどのように処理されるか知ることができる。これにより帳票が最終承認に行き着く途中で否認され、再度値の入力を行うなどの修正作業を減らすことができ、業務効率を上げることができる。また、承認者は上記の入力規制があるため、承認すべき帳票に入力されている値をある程度予想することができ、承認時における確認の作業を軽減することができる。

なお、本実施形態では、承認者が指定するルールは、ＤＢ（ルールＤＢ２０８）を利用して、ルールが設定された場合の格納とルールを適用する場合の抽出を実現しているが、ルールの所在と利用については、本発明は、これに限ったものではない。例えば、承認処理を行うクライアント端末ごとにルールを設定・格納して管理し、起票時に、関係のあるクライアント端末から、それぞれに格納された該当する全てのルールを抽出して帳票に適用させるように構成してもよい。

また、上記実施形態の各変形例を組み合わせた構成も全て、本発明に含まれるものである。

また、各クライアント２０２のモニタに表示される画面は、各クライアント２０２の外部記憶装置に格納され、各クライアント２０２にインストールされたアプリケーションプログラムによりモニタに表示されるように構成してもよいし、各クライアント２０２からサーバ２０４に要求して、サーバ２０４から取得して各クライアント２０２のモニタに表示するように構成してもよい。

さらに、本実施形態では、上述の図５〜図８の各種データは、サーバ２０４の外部記憶装置に記憶されている構成について説明したが、他の情報処理装置の記憶装置等に記憶される構成であってもよい。

また、図５〜図８の各種データの構成及びその内容は、これに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。

以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

以下、図１５に示すメモリマップを参照して本発明に係る電子帳票回覧システムを構成する各情報処理装置（クライアント２０２，サーバ２０４）で読み取り可能なデータ処理プログラムの構成について説明する。

図１５は、本発明に係るサーバ装置で読み取り（読み出し）可能な各種データ処理プログラムを格納する記録媒体（記憶媒体）のメモリマップを説明する図である。

なお、特に図示しないが、記録媒体に記憶されるプログラム群を管理する情報、例えばバージョン情報，作成者等も記憶され、かつ、プログラム読み出し側のＯＳ等に依存する情報、例えばプログラムを識別表示するアイコン等も記憶される場合もある。

さらに、各種プログラムに従属するデータも上記ディレクトリに管理されている。また、インストールするプログラムやデータが圧縮されている場合に、解凍するプログラム等も記憶される場合もある。

本実施形態における図９，図１２，図１３，図１４に示す機能が外部からインストールされるプログラムによって、ホストコンピュータにより遂行されていてもよい。そして、その場合、ＣＤ−ＲＯＭやフラッシュメモリやＦＤ等の記録媒体により、あるいはネットワークを介して外部の記録媒体から、プログラムを含む情報群を出力装置に供給される場合でも本発明は適用されるものである。

以上のように、前述した実施形態の機能を実現するソフトウエアのプログラムコードを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。

この場合、記録媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。

プログラムコードを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリコンディスク等を用いることができる。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのソフトウエアによって表されるプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

さらに、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムをネットワーク上のサーバ，データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

本発明の一実施形態を示す電子帳票回覧システムの概念を示した模式図である。 本発明の一実施形態を示す本発明の電子帳票回覧システムの構成の一例を示すシステム構成図である。 図２に示したクライアント，サーバに適用可能なコンピュータの構成の一例を示すブロック図である。 図２に示した電子帳票回覧システムを機能的な視点から説明するための機能ブロック図である。 図２に示した帳票定義ＤＢの構成を示す図である。 図２に示した帳票データＤＢの構成を示す図である。 図２に示したルールＤＢの構成を示す図である。 図２に示した回覧順序定義ＤＢの構成を示す図である。 本発明の電子帳票回覧システムにおける第１の制御処理の一例を示すフローチャートである。 図２に示したクライアントのモニタに表示される起票画面の一例を示す模式図である。 図２に示したクライアントのモニタに表示されるルール設定画面の一例を示す模式図である。 本発明の電子帳票回覧システムにおける第２の制御処理の一例を示すフローチャートである。 本発明の電子帳票回覧システムにおける第３の制御処理の一例を示すフローチャートである。 本発明の電子帳票回覧システムにおける第４の制御処理の一例を示すフローチャートである。 本発明に係るサーバ置で読み取り（読み出し）可能な各種データ処理プログラムを格納する記録媒体（記憶媒体）のメモリマップを説明する図である。

符号の説明

２０１ ネットワーク
２０２ クライアント
２０３ ユーザインタフェース
２０４ サーバ
２０５ ワークフロー制御部
２０６ ルール制御部
２０７ 帳票データＤＢ
２０８ ルールＤＢ
２０９ 帳票定義ＤＢ
２１０ 回覧順序定義ＤＢ

Claims (7)

1. 所定の通信媒体を介して通信可能な回覧先端末に帳票を回覧して承認又は否認する帳票回覧サーバにおいて、
   前記帳票の各項目に対する承認者毎の承認又は否認処理条件を帳票処理ルールとして記憶する記憶手段と、
   前記承認者宛てに回覧される帳票を前記記憶手段に記憶される該承認者に対応する帳票処理ルールに応じて前記帳票を承認又は否認処理する帳票処理手段と、
   前記回覧先端末から行われる帳票の起票時に、帳票の各項目への入力を監視し、前記記憶手段に記憶される前記各承認者に対応する帳票処理ルールを、前記帳票の各項目の入力規制ルールとして反映させ、前記帳票の各項目への入力値が帳票処理ルールに合致する場合には、その旨の通知を前記起票時の回覧先端末に行う帳票処理ルール反映手段と、
   を有することを特徴とする帳票回覧サーバ。
2. 前記帳票処理ルール反映手段は、前記帳票の各項目への入力値が帳票処理ルールに合致する場合には、その旨と該帳票処理ルールに対応する承認者の情報の通知を前記起票時の回覧先端末に行うことを特徴とする請求項１記載の帳票回覧サーバ。
3. 前記入力条件記憶手段に記憶される前記帳票処理ルールは、メッセージ表示条件及びメッセージを含むものであり、
   前記帳票処理ルール反映手段は、前記帳票各項目への入力値が帳票処理ルールのメッセージ条件に合致する場合には、対応するメッセージの通知を前記起票時の回覧先端末に行うことを特徴とする請求項１又は２記載の帳票回覧サーバ。
4. 前記回覧先端末から設定される前記帳票の各項目に対する承認者毎の帳票処理ルールを取得し、前記入力条件記憶手段に登録する設定手段を有することを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載の帳票回覧サーバ。
5. 所定の通信媒体を介して通信可能な回覧先端末に帳票を回覧して承認又は否認する帳票回覧サーバにおける帳票処理ルール反映方法において、
   回覧先端末から設定される帳票の各項目に対する承認者毎の承認又は否認処理条件を取得し帳票処理ルールとして記憶手段に記憶させる設定ステップと、
   前記承認者宛てに回覧される帳票を前記記憶手段に記憶される該承認者に対応する帳票処理ルールに応じて前記帳票を承認又は否認処理する帳票処理ステップと、
   前記回覧先端末から行われる帳票の起票時に、帳票の各項目への入力を監視し、前記記憶手段に記憶される前記各承認者に対応する帳票処理ルールを、前記帳票の各項目の入力規制ルールとして反映させ、前記帳票の各項目への入力値が帳票処理ルールに合致する場合には、その旨の通知を前記起票時の回覧先端末に行う帳票処理ルール反映ステップと、
   を有することを特徴とする帳票処理ルール反映方法。
6. 請求項５に記載された帳票処理ルール反映方法を実行するためのプログラム。
7. 請求項５に記載された帳票処理ルール反映方法を実行するためのプログラムをコンピュータが読み取り可能に記憶した記録媒体。

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