JP2006092020A - 文書管理装置および方法 - Google Patents

Abstract

【課題】 文書管理装置の文書をアーカイブサーバ装置に移管する場合に生じる不具合を解消する。
【解決手段】 移管文書選択部１０１は、アーカイブサーバ装置２０に移管する移管対象の文書を選択する。オリジナル文書移管部１０２は、移管文書選択部１０１により選択された文書のオリジナル文書（オリジナルレンディション）をアーカイブサーバ装置２０に移管する。移管済みオリジナル文書アクセス部１０３は、アーカイブサーバ装置２０に移管されているオリジナル文書をクライアント装置３０を代理してアクセスする。オリジナル文書復帰部１０４は、所定の基準に準拠して、アーカイブサーバ装置２０に移管したオリジナル文書を復帰させる。検索用インデックス作成時には、文書管理装置１０のテキストレンディションを参照すれば良く、アーカイブサーバ装置２０にアクセスする必要がない
【選択図】 図８

Description

本発明は、文書管理技術に関し、とくに管理対象文書のアーカイブに伴う問題を解消するようにしたものである。

文書管理装置はエンドユーザーがいろいろな知識や文書などデータを蓄積することを目的としている。しかし、このようなデータは古くなって利用頻度の少なくなったものも同じように保存されており、その文書管理装置の記憶領域を圧迫するという問題があった。この問題を解決するために、特許文献１では図Ａのような構成で、利用頻度が少ないものや管理期限を設けたデータを、自動および手動でアーカイブサーバに移動することがあげられている。

だが、この方法では文書管理装置がそのアーカイブサーバに移動されている文書コンテンツを取得するのには、文書管理装置に直接格納されている文書コンテンツと比べて、取得に要する時間がかかってしまう問題があり、とくに、検索サービスを提供する場合には、検索用インデックスの構築時に通常より時間がかかってしまう問題が発生してしまう。

また、特許文献１の提案では、アーカイブサーバに格納されている文書コンテンツにユーザーがアクセスする場合、文書管理装置がアーカイブサーバから文書コンテンツを取得してユーザーに提供する方法と、ユーザーに直接アーカイブサーバへのリンクを提供して直接取得させる方法の２つを挙げている。だが、前者の場合は、前述したとおり、文書管理装置に直接格納されている文書コンテンツと比べて取得に要する時間がかかってしまう問題があり、アーカイブサーバにある文書が再び頻繁に使用されるようになった場合無視できない問題になる。また、後者の場合はパフォーマンスに関する問題はないが、ユーザーに提供されるリンク情報が漏洩した場合、アーカイブサーバに対してアクセス制御の機能を組み込まない限り不特定多数のユーザーにその文書コンテンツを提供してしまう、という問題がある。

さらに、アーカイブサーバに移動した文書の属性情報やコンテンツの更新に関しては言及しておらず、移動後の文書の更新作業を行うことを考慮した場合には不十分である。
特開２００１−２７９６０公報

本発明は、以上の事情を考慮してなされたものであり、文書をアーカイブする際の問題を解消することを目的としている。

以下、本発明を説明する。

本発明の原理的な構成では、上述の目的を達成するために、文書の管理方法として図１のような階層構造を採用する。この図のアイコンが各オブジェクトを表しており、オブジェクトの右に記述してあるのがそのオブジェクトの説明である。この図では、ある文書をＤｏｃｕＳｈａｒｅ（富士ゼロックス株式会社の商標）の表示形式（フォーマット形式、レンディションともいう）で登録したのちに２回更新作業を行い、バージョンが３つ格納されている状態である。表示形式が異なる複数のコンテンツのオブジェクトが１つの文書に対して登録されている。登録した文書コンテンツのレンディションをオリジナルレンディションと呼んでいる。また、ＤｏｃｕＳｈａｒｅがテキスト抽出に対応している文書は、オリジナルレンディションからテキスト抽出を行い、そのテキストコンテンツをテキストレンディションとして作成する。検索用インデックスデータはそのテキストレンディションを使用して構築する。

このような階層構造で文書データを管理しているシステムにおいて、図２のようにオリジナルレンディションをアーカイブサーバへ移動することができるようにすると（Ｘ０１、Ｘ０２）、背景技術の項で述べたような問題を解決することができる。以下にそれぞれの問題点に対する解決方法を述べていく。

（１）文書管理装置の記憶領域の圧迫問題

特許文献１の手法では、記憶領域の圧迫の対策として文書データをアーカイブサーバへ移動できるようにしているが、本発明の原理的な構成では、前述した文書データの階層構造による管理方法において、オリジナルレンディションだけをアーカイブサーバへ移動するようにしている。本発明の原理的な構成では、テキストレンディションをアーカイブサーバへ移動することはしないが、オリジナルレンディションに比べテキストレンディションは使用する記憶領域が少ないので、最終的には記憶領域の節約という目的は達することができる。

一例だが、図を含む２６ページのＭＳ−Ｗｏｒｄ（米国マイクロソフト社の商標）文書で約４Ｍｂｙｔｅのサイズのものからテキストを抽出して作成されたテキストレンディションは約３０ＫＢｙｔｅであった。テキストレンディションによる記憶領域の圧迫はほとんど無視できる。

（２）検索用インデックスの構築時のパフォーマンスに関する問題

検索用インデックスの構築は、文書管理装置の中に入っている検索インデックス構築サービスが行う（Ｘ１１）。そこで、従来のアーカイブサーバの構成において、アーカイブサーバに移動されている文書の検索インデックスを作成しようとすると、図３のように、アーカイブサーバにネットワークを通じてアクセスする必要があり（Ｘ１２、Ｘ１３）、パフォーマンスに影響を与えてしまう。そこで、本発明の原理的な構成例のようにオリジナルレンディションのみアーカイブサーバへ移動する構成では（Ｘ２１、Ｘ２２、Ｘ２３）、図４のようにアーカイブサーバへアクセスする必要がないため、従来の構成のようにパフォーマンスの低下は起こらない。よって、アーカイブサーバへ移動した文書でも、検索用インデックスの作成がパフォーマンスの低下なしに行うことができる。

（３）ユーザーの文書コンテンツ取得時におけるパフォーマンスの問題

特許文献１の手法では、この問題に対する対策としてユーザーに直接アーカイブサーバのリンク情報を提供して、ユーザーが直接取得するようにしている。だが、前述した通り、この方式だとアーカイブサーバにアクセス制御の機能を組み込まない限りは、リンク情報を知っている人なら誰でもアーカイブサーバにある文書を取得することができてしまう。しかし、文書管理装置と同等のアクセス制御の機能をアーカイブサーバに用意するのは現実的ではない。よって、本発明の原理的な構成例では上記リンク情報の提供方式をとらず、一度アーカイブサーバへ移した文書も、頻繁に参照、編集されるようになった時点で、アーカイブサーバから文書管理装置に戻せる機構を用意することで対処する。戻すタイミングとしては、ユーザーが直接指示を与えて戻す方法や、あるしきい値を設定し、そのしきい値を超えた文書は自動的に文書管理装置に戻す、ということが考えられる。もちろんアクセス制御が容易に行なえる場合にはリンクを張るような構成を採用しても良い。

（４）アーカイブサーバに移動した文書の更新

アーカイブサーバに移動したオリジナルレンディションの属性情報の管理は文書管理装置で行っているため、属性情報の更新は特に問題はない。オリジナルレンディションの文書コンテンツの更新については、前述したような階層構造の文書データ管理方法において、文書データを更新すると、新しいバージョンとして、階層構造の中に加わる（図５）。新しいバージョンの下には、更新した文書のオリジナルレンディションとテキストレンディションが作成され、文書の更新も問題なく行えることがわかる。また、更新前のオリジナルレンディションはアーカイブサーバに移動したままでよく、古いバージョンの文書データはあまり参照されなくなるので、記憶領域の節約の面からもこの方式は効果あることがわかる。

（５）サムネイル一覧表示時のパフォーマンスに関する問題

アーカイブサーバに移された文書の検索インデックスの構築時におけるパフォーマンスに関しては、テキストレンディションを利用する方法で解決を図っているが、文書のサムネイル表示時にも同じようにレンディションを利用して解決することができる。

たとえば、アーカイブサーバにある文書のサムネイルを図６のように表示するためには、そのつど文書を取得し、サムネイル画像を生成して表示する方法がある。この方法だと、表示するだけで毎回アーカイブサーバに文書を取得しにいくため、文書管理装置自身に保存されている文書に比べ表示速度が遅くなってしまう。なお、図６では、一部の文書をサブネイル表示し、他の文書を対応するアイコンで表示している。

この問題を解決するために、図７のように一度生成されたサムネイルデータをサムネイルレンディションとして格納しておくと、オリジナルレンディションがアーカイブサーバに移動されている文書でも、アーカイブサーバに問い合わせることなくサムネイル表示を行うことができる。

本件発明を全般的にさらに説明する。

本発明の一側面によれば、上述の目的を達成するために、オリジナル文書に関連付けて、当該オリジナル文書を所定のフォーマットに変換した所定フォーマット文書を記憶管理する文書管理装置に：アーカイブサーバ装置に移管するオリジナル文書の選択する移管文書選択手段と；上記移管文書選択手段により選択された移管対象のオリジナル文書に対応する所定フォーマット文書をそのまま保持したままで、当該オリジナル文書のみを上記アーカイブサーバ装置に移管する移管手段とを設けるようにしている。

この構成においては、オリジナル文書をアーカイブ対象とし、種々の目的に合致した所定フォーマットの文書は文書管理装置本体に留保することにより、アーカイブによる不都合を回避している。例えば、検索用インデックス作成用にテキスト文書等を留保し、アーカイブ文書のサムネイル表示一覧用にサムネイル画像を留保する。

オリジナル文書から複数種類のフォーマット文書を作成する場合には、支障のない範囲で、一部のフォーマット文書をオリジナル文書とともにアーカイブサーバ装置に移管しても良い。

移管は、文書のアクセス頻度、コピー頻度、更新書き込み（バージョン作成）の頻度、アクセス時間、文書の古さ等を考慮して自動的に行なっても良い。文書指定手段を用いてユーザが移管を指示しても良い。

この構成において、好ましくは、上記所定フォーマット文書には例えばテキスト文書、ＨＴＭＬ文書、当該オリジナル文書の所定ページのサムネイル画像の少なくとも１つが含まれる。

上記移管文書決定手段は、上述のとおり、文書の古さと利用頻度に基づいて移管対象のオリジナル文書を決定してもよい。

また、上記アーカイブサーバ装置に移管されたオリジナル文書に対するアクセス要求がユーザ装置からあったときに、上記アクセス要求に応じて上記アーカイブサーバ装置にアクセス要求を行い上記オリジナル文書を上記アーカイブサーバ装置から読み出して上記ユーザ装置に供給するようにしてもよい。上記アーカイブサーバ装置の文書へのリンクがユーザに提供されても良い。

また、上記アーカイブサーバ装置に移管された１のオリジナル文書に対して所定の頻度でアクセス要求があったときに上記１のオリジナル文書を上記アーカイブサーバ装置から復帰させるようにしてもよい。

なお、本発明は装置またはシステムとして実現できるのみでなく、方法としても実現可能である。また、そのような発明の一部をソフトウェアとして構成することができることはもちろんである。またそのようなソフトウェアをコンピュータに実行させるために用いるソフトウェア製品も本発明の技術的な範囲に含まれることも当然である。

本発明の上述の側面および他の側面は特許請求の範囲に記載され以下実施例を用いて詳述される。

本発明によれば、オリジナル文書をアーカイブサーバ装置に移管し、その他のフォーマット文書を必要に応じて文書管理装置に残しているので、検索用インデックスの作成等において従来生じていた問題を解消できる。

以下、本発明の実施例について説明する。

この実施例では、さきに本件発明の原理的な構成例で説明した図１のような階層構造を採用する。文書を新たに登録すると当該文書、バージョン（第１バージョン）、オリジナルレンディション、テキストレンディションが生成される。文書を更新すると新たなバージョンが登録され、そのバージョンについてオリジナルレンディションおよびテキスト連ディションが登録される。文書、バージョン、レンディションはそれぞれオブジェクトとして扱われ、それぞれ一意の識別子（ハンドル名とも呼ぶ）が付与される。図１では、バージョン３まで登録されていることはすでに説明した。レンディションとしては、オリジナルおよびテキストのみでなく、ＨＴＭＬや、要約を採用しても良い。図６で説明したようにサムネイル画像のレンディションを設けても良い。各レンディションは後述するようにフォーマット変換部１０５（図８参照）により生成される。

この実施例では図２に示すように、まずアーカイブサーバ装置へ移管する文書を選択する（Ｘ０１）。こののち選択した文書のオリジナルレンディションのみアーカイブサーバ装置に移管する（Ｘ０２）。

つぎに実施例の文書管理装置の詳細について説明する。

図８はこの実施例の文書管理装置およびその利用環境を全体として示しており、この図において、この実施例の文書管理装置１０が、アーカイブサーバ装置２０、クライアント装置３０とともに通信ネットワーク４０に接続されている。文書管理装置１０は、文書データベース１００に文書を図１の階層構造で登録管理する。ユーザはクライアント装置３０を用いてシステムにログインし、文書の登録・削除、閲覧等を行なう。文書管理装置１０は、本発明との関連において、移管文書選択部１０１、オリジナル文書移管部１０２、移管済みオリジナル文書アクセス部１０３、オリジナル文書復帰部１０４、フォーマット変換部１０５としてそれぞれ示される各機能部を具備する。文書管理装置１０はコンピュータ１０Ａ上で実行されるプログラム（プロセス）として実現され、上述の各機能部はコンピュータ１０Ａのハードウェア資源およびソフトウェア資源を協同させて実現される。

なお、登録された文書（バージョンごと）には、テキスト、ＨＴＭＬ、要約、サムネイルのレンディションがフォーマット変換部１０５により生成されて登録される。所定のレンディション例えばサムネイルは所定のプログラムで作成された文書について作成するようにしてもよい。文書の一覧をアイコンで表示するときには作成プログラム用に準備されたアイコンを用い、特定の場合にはサムネイルを表示する。

移管文書選択部１０１は、アーカイブサーバ装置２０に移管する移管対象の文書を選択するものである。移管文書選択部１０１は、文書のアクセス履歴に基づいて種々の方針で移管対象の文書を選択できる。例えば、参照頻度、参照が行なわれていない期間、参照しているユーザの属性等を基準にして移管対象文書を選択する。管理者や文書のオーナが選択しても良い。オリジナル文書移管部１０２は、移管文書選択部１０１により選択された文書をアーカイブサーバ装置２０に移管する。

移管済みオリジナル文書アクセス部１０３は、アーカイブサーバ装置２０に移管されているオリジナル文書をクライアント装置３０を代理してアクセスするものである。すなわち、図８に示すように、文書管理装置１０の移管済みオリジナル文書アクセス部１０３は、クライアント装置３０から移管済みオリジナル文書の参照要求を受け取ると、これに代わって、アーカイブサーバ装置２０に対して当該オリジナル文書の参照要求を発行し、当該オリジナル文書がアーカイブサーバ装置２０から送られてくるとこれをクライアント装置３０に送出する。

オリジナル文書復帰部１０４は、所定の基準に準拠して、アーカイブサーバ装置２０に移管したオリジナル文書を復帰させる。例えば、アーカイブサーバ装置２０に保管されているオリジナル文書についてアクセス頻度を算出し、アクセス頻度が所定の閾値を超えたものについては文書管理装置１０に復帰させる。

この実施例においても、従来の問題点を解消できる。

すなわち、アーカイブサーバ装置２０へ退避する文書についてはすくなくともオリジナル文書（オリジナルレンディション）の文だけ文書管理装置の記憶領域の記憶量を節約できる。

また、アーカイブサーバ装置２０に退避した文書に関してもテキストレンディションやＨＴＭＬレンディション等は文書管理装置１０に保管するので、検索用インデックス作成時にクローラ（巡回ロボット）は文書管理装置１０のみにアクセスするだけで良く、アーカイブサーバ装置２０へのアクセスがボトルネックとなることがない。

アーカイブサーバ装置２０に移管したオリジナル文書については文書管理装置１０を介してアクセスする必要があり、その分処理コストがかかるが、アクセス頻度等に基づいてオリジナル文書復帰部１０４がオリジナル文書を文書管理装置１０側に復帰させるので、アーカイブサーバ装置２０へのアクセスを抑制することができる。

アーカイブサーバ装置２０に移管した文書を更新した場合には、新しいバージョンとして、階層構造の中に加わる（図５）。新しいバージョンの下には、更新した文書のオリジナルレンディションとテキストレンディションが作成され、文書の更新も問題なく行える。なお、更新前のオリジナルレンディションはアーカイブサーバ装置２０に保管したままでよい。

また、オリジナル文書をアーカイブサーバ装置２０に移管した後もサムネイルレンディションを文書管理装置１０に保持しているので、アーカイブサーバ装置２０へ移管した文書を文書一覧に表示する際にそのサムナイルレンディションを用いることができる。このため、一覧表示するためだけに毎回アーカイブサーバ装置２０に文書を取得しにいく必要がなくなる。

また上述実施例では、文書のフォーマットとしてテキスト、ＨＴＭＬ、要約等に加え、サムネイルレンディションを導入しているので、文書一覧の情報を豊富にすることができる。すなわち、上述実施例の他の技術的な特徴では、文書管理装置に：オリジナル文書と関連付けてオリジナル文書の所定のページの縮小画像を保持する縮小画像を記憶する縮小画像記憶部（文書データベース１００）と、上記縮小画像を用いて文書一覧を表示する一覧表示部とを設けているので、文書一覧の情報を豊富にすることができる。サムネイルは所定のページ例えば先頭ページの縮小画像でも良いし、場合によっては、所定数量のページまたはすべてのページの縮小画像を用い、図１０に示すように、特許第３４４３２５５号に採用されたページ送りボタン１０６Ａ等のページ送りアイコンを用いて文書一覧中で縮小画像のページ送りを行なっても良い。ページ送り部１０６はアイコンへのクリックイベントに基づいて次ページまたは前頁の縮小画像を取りだして一覧中の所定箇所に更新表示する。なお、１０７は文書一覧を表示する一覧表示部である。ページ送り部１０６および一覧表示部１０７もコンピュータ１０Ａのハードウェア資源およびソフトウェア資源を協同させて実現される。

なお、本発明は上述の実施例に限定されるものではなくその趣旨を逸脱しない範囲で種々変更が可能である。例えば、上述の例では移管対象の文書についてはすべてのオリジナルレンディション（オリジナル文書）をアーカイブサーバ装置に移管するようにしたが、記憶容量を逼迫させるおそれが少ないものについては、ファイルタイプ等に応じて移管を留保しても良い。あるいはそのようオリジナル文書を移管しないように移管条件を設定しても良い。

本発明が前提とする文書保管の階層構造の例を説明する図である。 本発明の原理的な構成例を説明する図である。 検索用インデックス作成時の従来の問題を説明する図である。 本発明の原理的な構成例における検索用インデックス作成例を説明する図である。 本発明の原理的な構成例におけるアーカイブ文書に更新時の動作を説明する図である。 サムネイルおよびアイコンを用いた文書一覧表示の例を説明する図である。 本発明の原理的な構成例におけるサムネイルレンディションの例を説明する図である。 本発明の実施例の構成を説明する図である。 本発明の実施例におけるアーカイブサーバ装置に保管されている文書のアクセス態様を説明する図である。 本発明の実施例の変形例を説明する図である。 従来例を説明する図である。

符号の説明

１０ 文書管理装置
１０Ａ コンピュータ
２０ アーカイブサーバ装置
２０ 毎回アーカイブサーバ装置
３０ クライアント装置
４０ 通信ネットワーク
１００ 文書データベース
１０１ 移管文書選択部
１０２ オリジナル文書移管部
１０３ 移管済みオリジナル文書アクセス部
１０４ オリジナル文書復帰部
１０５ フォーマット変換部
１０６ ページ送り部
１０７ 一覧表示部

Claims (10)

1. オリジナル文書に関連付けて、当該オリジナル文書を所定のフォーマットに変換した所定フォーマット文書を記憶管理する文書管理用コンピュータプログラムにおいて、
   アーカイブサーバ装置に移管するオリジナル文書の選択する移管文書選択手段と、
   上記移管文書選択手段により選択された移管対象のオリジナル文書に対応する所定フォーマット文書をそのまま保持したままで、当該オリジナル文書のみを上記アーカイブサーバ装置に移管する移管手段とを実現するためにコンピュータで実行されることを特徴とする文書管理用コンピュータプログラム。
2. オリジナルの文書の所定フォーマット文書に変換する変換手段をさらに有する請求項１記載の文書管理用コンピュータプログラム。
3. 上記所定フォーマット文書にはテキスト文書が含まれる請求項１または２記載の文書管理用コンピュータプログラム。
4. 上記所定フォーマット文書にはＨＴＭＬ文書が含まれる請求項１、２または３記載の文書管理用コンピュータプログラム。
5. 上記所定のフォーマット文書には当該オリジナル文書の所定ページのサムネイル画像が含まれる請求項１、２、３または４記載の文書管理用コンピュータプログラム。
6. 上記移管文書決定手段は、文書の古さと利用頻度に基づいて移管対象のオリジナル文書を決定する請求項１、２、３、４または５記載の文書管理用コンピュータプログラム。
7. 上記アーカイブサーバ装置に移管されたオリジナル文書に対するアクセス要求がユーザ装置からあったときに、上記アクセス要求に応じて上記アーカイブサーバ装置にアクセス要求を行い上記オリジナル文書を上記アーカイブサーバ装置から読み出して上記ユーザ装置に供給する請求項１〜６のいずれかに記載の文書管理用コンピュータプログラム。
8. 上記アーカイブサーバ装置に移管された１のオリジナル文書に対して所定の頻度でアクセス要求があったときに上記１のオリジナル文書を上記アーカイブサーバ装置から復帰させる請求項１〜７のいずれかに記載の文書管理用コンピュータプログラム。
9. オリジナル文書に関連付けて、当該オリジナル文書を所定のフォーマットに変換した所定フォーマット文書を記憶管理する文書管理装置において、
   アーカイブサーバ装置に移管するオリジナル文書の選択する移管文書選択手段と、
   上記移管文書選択手段により選択された移管対象のオリジナル文書に対応する所定フォーマット文書をそのまま保持したままで、当該オリジナル文書のみを上記アーカイブサーバ装置に移管する移管手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
10. オリジナル文書に関連付けて、当該オリジナル文書を所定のフォーマットに変換した所定フォーマット文書を記憶管理する文書管理方法において、
    移管文書選択手段により、アーカイブサーバ装置に移管するオリジナル文書の選択するステップと、
    上記移管文書選択手段により選択された移管対象のオリジナル文書に対応する所定フォーマット文書をそのまま保持したままで、移管手段により、当該オリジナル文書のみを上記アーカイブサーバ装置に移管するステップとを有することを特徴とする文書管理方法。