JP2006059337A - 文書管理装置及び画像形成システム - Google Patents

Abstract

【課題】 直感的かつ簡単な操作によって効率的に文書データを管理する。
【解決手段】 フォルダＡ１に新たな文書保管制限情報が設定されると、下位階層であるフォルダＡ２１、Ａ２２、Ａ２３、Ａ３１、Ａ３２、Ａ４１、Ａ４２には、フォルダＡ１の新たな文書保管制限情報がそのまま承継される。例えば文書保管制限情報として「保管期限」が設定されていた場合、フォルダＡ２１、Ａ２２、Ａ２３、Ａ３１、Ａ３２、Ａ４１、Ａ４２の「保管期限」は、フォルダＡ１と同じ「保管期限」になる。
【選択図】 図３

Description

本発明は、文書管理装置及び画像形成システムに係り、特に、画像形成装置で用いる文書データを管理する文書管理装置及び画像形成システムに関する。

文書の電子化が進むに従って、従来は紙で保管していた書類や受信して印刷出力していたファックス原稿を、デジタル画像データとして処理し、電子文書として保管・再利用する文書処理が増加してきている。

文書が電子化され文書処理の利便性が向上する一方で、日々増え続ける電子文書の効率的な管理が課題となっている。例えば、一時的に共有して不必要になった文書を処分したり、週あるいは月度単位で電子文書をまとめて保管したり、といった簡便な保管文書の処理が望まれている。

そこで、複写機等の画像形成装置の機能拡張を実現するための画像形成装置用拡張ボックスが提案されている（例えば、特許文献１を参照。）。上記画像形成装置用拡張ボックスは、出力色座標系の画像データを装置外部との間で送受信可能なタイプの画像形成装置に接続して用いられ、画像データを入出力するための接続部と、画像データを格納するための蓄積部とを含むものである。

また、プリンタ機能、電子メール機能を有する複合機において、記憶部に記憶する文書データの保存期間を設定できる複合機が提案されている（例えば、特許文献２を参照。）。上記複合機は、文書データを記憶する記憶部と、記憶部に記憶されている文書の保存期間を設定する設定画面を構造化文書言語で構成して提供するウェブサーバと、前記設定された期間を経過すると、前記記憶部に記憶されている文書データを消去する制御を行う制御手段と、を備えている。さらに、上記複合機は、文書を記憶するフォルダ単位で、保存期間を設定している。

このように、画像形成装置の機能を拡張したり、複合機が文書に対して保管期限を設定して保管期限を越えた文書を削除する機能を有することは開示されている。
特開２０００−３３３０２６号公報 特開２００３−２８３７７９号公報

一般に、保管された文書の利用・管理に際しては、単純に文書を閲覧・印刷し、最後に削除するだけではない。例えば、文書やフォルダをコピー／移動したり、新規にフォルダを作成したり、また保管される文書に対して編集加工処理を行う等の諸操作が必要になる。

特許文献２に記載された技術において、前記保管制限属性を有する文書やフォルダに対して上述のような操作を繰り返すと、例えば、フォルダ属性とファイル属性の間に矛盾が生じたり、フォルダの階層やファイルの保管場所等の位置関係と属性設定の関係が直感的でなくなる、等の問題があった。

また、上記のような問題を解決しようとすると、文書保管システム全般に複雑な優先順位を設定したり、属性設定時にユーザに細かな選択を求めたり、といったような操作性を複雑にする必要があった。

本発明は、上述のような問題に鑑みてなされたものであって、直感的かつ簡単な操作によって効率的に文書データを管理することができる文書管理装置及び画像形成システムを提供することを目的とする。

上述した課題を解決するため、本発明に係る文書管理装置は、画像形成装置に接続可能な接続手段と、前記接続手段を介して、前記画像形成装置から送信された文書データ又は前記画像形成装置に送信すべき文書データを記憶するデータ記憶手段と、前記データ記憶手段に記憶されている文書データを、文書管理情報を有するフォルダ毎に格納すると共に、下位階層のフォルダは上位階層のフォルダの文書管理情報を承継するように管理する管理手段と、を備えている。

文書データとは、文書に関するデータであれば特に限定されず、例えば、テキストデータ、イメージデータ、圧縮データなどであってもよい。データ記憶手段は、文書データを記憶できればよく、磁気ディスク、光ディスク、半導体メモリなどであってもよい。

データ記憶手段に記憶される文書データは、複数のフォルダのいずれかに格納される。フォルダは、内部に格納されている文書データを管理するための文書管理情報を有している。そして、管理手段は、下位階層のフォルダは上位階層のフォルダの文書管理情報を承継するように管理する。

したがって、本発明に係る文書管理装置は、フォルダの編集があった場合でも、下位階層のフォルダは上位階層のフォルダの文書管理情報を承継するので、フォルダ内の文書データを容易に管理することができる。

ここで、管理手段は、新規フォルダが作成されると、前記新規フォルダがその上位階層のフォルダの文書管理情報を承継するように管理してもよい。さらに、管理手段は、フォルダの階層位置が変更されたとき又はフォルダがコピーされたときは、前記フォルダの文書管理情報を破棄し、前記フォルダが新たな階層位置に対する上位階層のフォルダの文書管理情報を承継するように管理してもよい。

また、管理手段は、下位階層のフォルダの文書管理情報に変更指示があったとき、前記変更指示を拒否するとよい。これにより、下位階層のフォルダは上位階層のフォルダの文書管理情報を承継している。

管理手段は、フォルダの文書管理情報に基づいて前記フォルダ内の文書データが保管対象外であるか否かを判定し、保管対象外と判定した文書データを削除する又は所定の場所へ移動させてもよい。これにより、不要な文書データがデータ記憶手段に蓄積されるのを防止したり、不要な文書データの存在をユーザに報知することができる。

管理手段は、保管対象外と判定した文書データがあったときは、所定の警報処理を行うと更によい。

文書管理情報としては、文書データの保管期限、フォルダの保管容量、前記記憶手段の保管容量、のいずれか１つであるのが好ましい。

さらに、上述した文書管理装置と、前記文書管理装置に文書データを送信、又は前記文書管理装置からの文書データを受信する画像形成装置と、を備えた画像形成システムを構成してもよい。

本発明に係る文書管理装置及び画像形成システムによれば、文書管理情報を有するフォルダ毎に文書データを格納すると共に、下位階層のフォルダは上位階層のフォルダの文書管理情報を承継するように管理することにより、文書データを容易に管理することができる。

以下、本発明の好ましい実施の形態について図面を参照しながら詳細に説明する。

［第１の実施形態］
図１は、本発明の第１の実施形態に係る画像形成システム１０の概略的な構成を示すブロック図である。

同図に示すように、画像形成システム１０は、画像形成装置としての多機能複写機（以下、ＭＦＰという。）１２及び外部機器１４で構成されている。

外部機器１４は、ＭＦＰ１２に着脱自在な構成であり、通常動作時はＭＦＰ１２に装着され、ＭＦＰ１２と併置される。

ＭＦＰ１２及び外部機器１４は、各々ネットワーク１６に接続されており、このネットワーク１６には、クライアントＰＣ１８等の他の機器も接続されている。

［ＭＦＰ１２］
ＭＦＰ１２は、原稿画像を読み取って印刷用紙に印刷する複写機能の他、ＰＳＴＮ（Ｐｕｂｌｉｃ Ｓｗｉｔｃｈｅｄ ＴｅｌｅｐｈｏｎｅＮｅｔｗｏｒｋ）やＩＳＤＮ（Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ Ｓｅｒｖｉｃｅｓ Ｄｉｇｉｔａｌ Ｎｅｔｗｏｒｋ）などの電話回線経由で受信した画像データを印刷するファクシミリ機能、ネットワーク１６に接続されたクライアントＰＣ１８等からの要求を受けて文書データ等を印刷するプリンタ機能等の各種機能を少なくとも１つ以上備えている。なお、印刷方式としては一例として電子写真方式が採用されるが、これに限られるものではない。

これらの機能を実現するため、ＭＦＰ１２は、操作表示部２０を制御するＵＩ制御部２２、画像入力部２４、画像処理部２６、画像出力部２８、通信インターフェース（通信Ｉ／Ｆ）３０、ネットワークインターフェース（ネットワークＩ／Ｆ）３２、及びメモリ３４がバス３６を介して各々接続された構成となっている。

操作表示部２０は、表示機能と操作機能とが一体化されたタッチパネルの他、ユーザが各種操作を行うための操作ボタン（例えばスタートキー、ストップキー、リセットキー、テンキーなど）を含んで構成されている。ＵＩ（ユーザ・インターフェース）制御部２２は、操作表示部２０における画面表示やユーザの操作に応じた入力コマンド処理を制御する。

画像入力部２４は、図示しないプラテンガラス上に載置された原稿の表面を、指定されたパラメータに従って光学的にスキャンし、スキャンした画像の画像データをメモリ３４に記憶する機能を備えている。

画像処理部２６は、メモリ３４に記憶された画像入力部２４から入力された画像データに対して所定の画像処理を実行し、メモリ３４に記憶する機能を備えている。ここで行われる画像処理は、入力された画像データを後述の画像出力部２８が印刷出力可能なデータ・フォーマットに変換する処理を含む。例えば、画像出力部２８は、イエロー（Ｙ）、マゼンダ（Ｍ）、シアン（Ｃ）、及び黒（Ｋ）という４色のトナーの組み合わせを用いてカラー画像を再現する。このため、画像処理部２６は、ＲＧＢの３原色からなる入力色座標系をＹＭＣＫ４色の出力色座標系に色座標変換処理する機能を含む。また、画像処理部２６は、色変換処理の他、色相／彩度／濃度調整、デジタル・フィルタリング、下地調整、Ｔ／Ｉ分離、階調補正等の各種画像処理を行う機能を有する。

上述のような画像処理を、外部機器１４側に委ねることなく、ＭＦＰ１２内部で行うのには、２つの理由がある。第一の理由は、これらの処理内容の機種依存性が高いことにある。すなわち、画像出力部２８というハードウェア個体に対して処理パラメータを最適化しなければならないが、着脱自在（すなわち他の画像形成装置にも装着可能）な外部機器１４側に画像処理部を搭載したのでは最適化が困難である。また、他の理由は、画像データの処理速度に依拠する。すなわち、電子写真方式を採用する画像出力部２８に対しては画像データをリアルタイムで供給する要請から、ソフトウェアではなく、専用の画像処理ハードウェアとして実装するのが処理速度の面で好ましい構成である。複写機等の画像形成装置は、一般に、かかる画像処理ハードウェアを標準装備する。これに対し、汎用のコンピュータをベースとした外部機器１４上に高価な画像処理ハードウェアを搭載することは、経済的ではない。

なお、上記のようにＭＦＰ１２側で実行した方が好ましい基本的な処理以外の処理については、外部機器１４で実行される。

画像出力部２８は、メモリ３４に記憶された画像処理後の画像データ、すなわち画像処理部２６において色座標変換等の所定の画像処理が済んだ出力系データ・フォーマットの画像データに基づいて、原稿画像を電子写真方式により印刷用紙上に印刷する機能を備えている。

電子写真方式では、まず図示しない感光体の表面を図示しない帯電器によって一様に帯電させた後、画像データに従って感光体表面を露光して静電潜像を形成する。そして、図示しない現像器によって静電潜像をトナー像とした後、このトナー像を図示しない転写器によって印刷用紙上に転写する。その後、加熱溶融・圧着処理によりトナー像を用紙上に定着させて、図示しない排出トレイに排紙する。転写後の感光体表面の残留トナーは、図示しないクリーナーによって除去され、次の現像プロセスに利用される。カラートナーすなわち多色トナーを用いる印刷方式の場合、イエロー（Ｙ）、マゼンダ（Ｍ）、シアン（Ｃ）、及び、黒（Ｋ）の各トナー色毎にこの現像プロセス・ユニットが用意される。

通信Ｉ／Ｆ３０は、通信回線３８を介して外部機器１４との間で画像データ等の各種データやコマンドの入出力を行うための高速なデータ転送が可能な通信インターフェースである。この通信Ｉ／Ｆは、例えばＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｓｅｒｉａｌ Ｂｕｓ）やＩＥＥＥ１３９４等の公知の汎用的なインターフェースでもよいし、専用のインターフェースでもよく、また、有線、無線を問わない。

ネットワークＩ／Ｆ３２は、ＭＦＰ１２をネットワーク１６に接続するためのインターフェースである。ネットワーク１６は、例えばＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等で構成され、ネットワーク１６に接続された各装置は、ＴＣＰ／ＩＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ／Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）等の所定の通信プロトコルに従って相互に情報の授受が可能である。

なお、上述の画像入力部２４、画像処理部２６、及び画像出力部２８は、操作表示部２０を介したユーザからの指示に従って動作することが可能であると共に、通信Ｉ／Ｆ３０を介した外部機器１４からの指示によって動作することも可能である。すなわち、ＭＦＰ１２は、操作表示部２０からの直接操作に従って、スタンドアロン環境、すなわち外部機器１４と接続されない状況でも稼動することが可能である。

［外部機器１４］
外部機器１４は、汎用のコンピュータ・システムと略同様の構成であるが、本実施形態では、操作部や表示部が付属していないコンピュータ本体のみの構成とされており、汎用コンピュータ・システムが持つ演算能力やネットワーク環境などを利用して、ＭＦＰ１２の機能拡張を比較的安価且つ容易に実現するものである。

図１に示すように、外部機器１４は、汎用コンピュータ・システムのアーキテクチャと同様に、ＣＰＵ４０、ＲＡＭ４２、ＲＯＭ４４、ハードディスク４６、通信Ｉ／Ｆ４８、及びネットワークＩ／Ｆ５０がバス５２によって各々接続された構成となっている。

ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）４０は、外部機器１４というシステムの内部動作を統括的に制御するメイン・コントローラであり、オペレーティングシステム（ＯＳ）が提供する動作環境下で、各種のアプリケーション・プログラムを実行する。また、ＣＰＵ４０は、クライアントＰＣ１８からの指示に従って、ハードディスク４６に記憶された文書データの移動、コピー、削除等の編集処理も実行する。なお、詳しくは後述するが、ＣＰＵ４０は、文書データのフォルダについて様々な処理を行うこともできる。

ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）４２は、例えば複数のＤＲＡＭ（Ｄｙｎａｍｉｃ ＲＡＭ）チップで構成される書き込み可能メモリであり、ＣＰＵ４０の実行プログラムをロードしたり、作業データを一時格納するために使用される。

ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）４４は、プログラム・コードその他の情報が不揮発的に書き込まれた読み出し専用メモリであり、例えば、始動時に実行する自己診断プログラム（ＰＯＳＴ）や、入出力操作用のコード群（ＢＩＯＳ）を格納している。

ハードディスク４６は、比較的大容量の磁気ディスク型外部記憶装置であり、ＣＰＵ４０において実行されるソフトウェア・プログラムや、文書や画像など各種のデータを各々に適合したフォーマット・ファイルの形式で保存する。例えば、通信Ｉ／Ｆ４８経由でＭＦＰ１２から受信したＹＭＣＫ系画像データや、ネットワーク１６経由で送られてくる画像データを、文書データとしてハードディスク４６に蓄積することができる。

ハードディスク４６は、例えばＩＤＥ（Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ Ｄｒｉｖｅ Ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃｓ）やＳＣＳＩ（Ｓｍａｌｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ Ｓｙｓｔｅｍ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）のようなインターフェース規格に従って、バス５２に接続される。

ハードディスク４６には、文書保管制限情報を有するフォルダ毎に文書データが記憶されている。すなわち、文書データは、階層構造が形成された複数のフォルダのいずれか１つに格納され、格納されたフォルダの文書保管制限情報に拘束される。フォルダは、例えば、クライアントＰＣ１８の指示に従って作成されたものでもよいし、ＭＦＰ１２から送信された文書データの種別毎に自動的に作成されたものでもよい。

文書保管制限情報とは、フォルダ内の文書データを保管できる制限を表した情報をいう。文書保管制限情報としては、例えば、文書データを保管できる期限を示す「保管期限」、そのフォルダの限界容量を示す「フォルダ保管容量」、ハードディスク４６の限界容量を示す「ハードディスク保管容量（記憶容量）」などがある。

なお、保管期限は、所定の年月日時刻であってもよいし、任意の曜日（週単位で自動更新）、任意の日（月単位で自動更新）、任意の月日（年単位で自動更新）であってもよい。また、保管期限は、文書データ作成時又は文書データ更新時から所定の年数、日数、時間であってもよい。

ここで、ＣＰＵ４０は、所定のアプリケーション・プログラムに従って、下位階層のフォルダは上位階層のフォルダの文書保管制限情報を承継するように管理したり、フォルダの文書保管制限情報に基づいて、当該フォルダ内の文書データが保管期限を過ぎていないかを管理している。

通信Ｉ／Ｆ４８は、通信Ｉ／Ｆ３０と同様に、通信回線３８を介してＭＦＰ１２との間で画像データ等の各種データやコマンドの入出力を行うための高速なデータ転送が可能な通信インターフェースである。

ネットワークＩ／Ｆ５０は、ネットワークＩ／Ｆ３２と同様に、外部機器１４をネットワーク１６に接続するためのインターフェースである。なお、本実施形態では、ＭＦＰ１２が直接ネットワーク１６に接続された構成としているが、外部機器１４に複数のネットワークポートを備えたハブ（Ｈｕｂ）を設け、このハブにＭＦＰ１２のネットワークＩ／Ｆ３２を接続する構成としてもよい。これにより、ＭＦＰ１２を直接ネットワーク１６に接続する必要がなく、配線を簡略化することができる。

バス５２は、ＰＣＩ（Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ Ｃｏｍｐｏｎｅｎｔ Ｉｎｔｅｒｃｏｎｎｅｃｔ）バスやＩＳＡ（Ｉｎｄｕｓｔｒｙ Ｓｔａｎｄａｒｄ Ａｒｃｈｉｔｅｃｔｕｒｅ）バスのような、コンピュータ業界において標準的に採用されている仕様のバスを用いることができる。

外部機器１４は、前述したようにＭＦＰ１２の機能拡張を実現するものであり、主な拡張機能としては、プリントサーバとしての機能、すなわち、ネットワーク１６に接続されたクライアントＰＣ１８から受け取ったプリントジョブを処理して、ＭＦＰ１２を用いて印刷出力させる機能、ＭＦＰ１２でスキャンされたスキャン画像やファックス受信されたファックス画像を通信回線３８を介して受信し、受信した画像を指定された文書形式の文書データへ変換する機能、文書データをハードディスク４６内の指定されたフォルダへ保存する機能、文書データを指定された送信先へ電子メールとして送信する機能、文書データをネットワーク１６に接続された指定された保管先の装置へファイル転送する機能等がある。

なお、外部機器１４で実施される文書処理は上記に限定されず、例えばスキャン処理における原稿の傾き補正の指定やファックス受信における送信者情報に基づく振り分け条件の設定など、各種の文書処理が可能である。

［クライアントＰＣ１８］
クライアントＰＣ１８は、Ｗｅｂブラウザを操作することによって外部機器１４が提供する各種機能を利用することができる。すなわち、クライアントＰＣ１８が外部機器１４を利用する際には、クライアントＰＣ１８と外部機器１４とは、ＷｅｂサーバとＷｅｂクライアントとの関係となる。

例えばユーザは、クライアントＰＣ１８からＷｅｂブラウザを操作することにより外部機器１４にアクセスし、外部機器１４のハードディスク４６に蓄積された文書をダウンロードしたり、ネットワーク１６に接続された転送先の装置に転送したりすることができる。また、ＭＦＰ１２の操作表示部２０を操作することによっても、外部機器１４が提供する各種機能を利用することが可能である。

また、外部機器１４で実行される処理の各種パラメータは、クライアントＰＣ１８からＷｅｂ操作することにより、設定可能である。例えば、外部機器１４のフォルダに含まれている文書保管制限情報は、クライアントＰＣ１８を介して、設定又は更新可能になっている。なお、外部機器１４内の文書データやフォルダも、クライアントＰＣ１８を介して、編集可能である。

［文書保管サービス］
以上のように構成された画像形成システム１０は、外部機器１４及びクライアントＰＣ１８によって、ＭＦＰ１２で処理された文書を保管して管理する文書保管サービスを提供することができる。

図２は、画像形成システム１０が提供する文書保管サービスの概略的な内容を示す図である。文書保管サービスは、文書入力、文書編集、文書出力、フォルダ属性設定、期限切れ処理の各機能を有している。ここでは、フォルダ属性設定及び期限切れ処理について説明する。

文書保管サービスは、ＭＦＰの文書データ（文書ファイル）をフォルダ毎に保管・管理する。文書保管サービスは、ＭＦＰ１２から文書が入力されると、文書形式変換などの処理を行うと共にサムネイル用の画像を生成し、ハードディスク４６のそれぞれ所定のフォルダへ文書データを格納する。具体的には、共有フォルダ（図２における「文書ファイル本体」に属するフォルダ）には文書データが格納され、ＴＮフォルダ（図２における「ＴＮファイル」に属するフォルダ）には文書データに関するサムネイルファイルが格納される。

このとき、フォルダの文書保管制限情報は、文書データ（ファイル）の名称や作成日などの属性と合わせて、外部機器１４内のデータベースに保持される。

文書保管サービスは、稼働中は、クライアントＰＣ１８からのユーザの操作や画像形成システム１０の時刻を常時監視している。そして、フォルダの文書保管制限情報に基づく保管対象外になった文書データやフォルダがあった場合、予め設定された処理、例えばその文書データやフォルダを削除したり、所定の場所へ移動させる処理を行う。

また、図１に示す外部機器１４のＣＰＵ４０は、階層構造が形成されたフォルダにおいて、下位階層のフォルダは上位階層のフォルダの文書保管制限情報を承継するように、フォルダ属性を管理している。

図３は、文書保管サービスによるフォルダの文書保管制限情報を承継することを説明する図である。例えば、フォルダＡ１に新たな文書保管制限情報が設定（又は更新）されると、下位階層であるフォルダＡ２１、Ａ２２、Ａ２３、Ａ３１、Ａ３２、Ａ４１、Ａ４２には、フォルダＡ１の新たな文書保管制限情報がそのまま承継される。例えば文書保管制限情報として「保管期限」が設定されていた場合、フォルダＡ２１、Ａ２２、Ａ２３、Ａ３１、Ａ３２、Ａ４１、Ａ４２の「保管期限」は、フォルダＡ１と同じ「保管期限」になる。

また、フォルダＢ１の下位階層にフォルダＢ２１が作成されると、フォルダＢ２１には上位階層のフォルダＢ１の文書保管制限情報がそのまま承継される。また、フォルダＢ３１がフォルダＡ３２に移動すると、上位階層のフォルダＡ１の文書保管制限情報が有効になる。すなわち、フォルダＡ３２は、移動元のフォルダＢ３１の文書保管制限情報を破棄して、上位階層のフォルダＡ１の文書保管制限情報をそのまま承継する。フォルダ３１をコピーしてフォルダＡ３２に配置したときも、移動の場合と同様に、元の文書保管制限情報を破棄して、移動先における上位階層のフォルダの文書保管制限情報をそのまま承継する。

そして、外部機器１４のＣＰＵ４０は、フォルダの文書保管制限情報に基づいて前記フォルダ内の文書データが保管対象となるか保管対象外かを判定する。例えば、文書データが「保管期限」を過ぎていた場合、フォルダ内の文書データの容量が「フォルダ保管容量」を超した場合、ハードディスク４６の容量が「ハードディスク保管容量」を超した場合は、保管対象外となる。ＣＰＵ４０は、保管対象外と判定した文書データについては、ハードディスク４６から削除したり、所定の場所へ移動させる制御を行う。これにより、不要な文書データがハードディスク４６に蓄積されるのを防止したり、不要な文書データが所定のデータ領域に蓄積されるのを防止することができる。なお、ＣＰＵ４０は、フォルダに設定された「保管期限」が切れた場合、そのフォルダ内の文書データを上記のように削除、移動させるのではなく、単に、編集可能な状態（例えば、誰でも読み取り、移動、削除等が可能な状態）にしてもよい。

ＣＰＵ４０は、保管対象外と判定した文書データがあったときは、クライアントＰＣ１８に対して警報を示唆する通知を行ったり、クライアントＰＣ１８に警報音を発生させたりしてもよい。また、ＣＰＵ４０は、クライアントＰＣ１８を介して、下位階層のフォルダの文書保管制限情報に変更指示があったときは、クライアントＰＣ１８に対して変更指示を拒否する通知を行う。これにより、常に、下位階層のフォルダは上位階層のフォルダの文書管理情報を承継する状態を維持することができる。

以上のように、外部機器１４は、階層構造のフォルダを用いて文書データを格納すると共に、下位階層のフォルダは上位階層のフォルダの文書保管制限情報を承継するように管理している。これにより、外部機器１４は、新規フォルダが作成されたり、フォルダがコピー又は移動された場合でも、上位階層のフォルダの文書保管制限情報が下位階層のフォルダに承継される。

その結果、フォルダ属性とフォルダ内のファイル属性の間に矛盾が生じるのを回避することができ、さらに、フォルダの階層やファイルの保管場所等の位置関係と属性設定の関係を直感的に把握できるようになる。

［第２の実施形態］
つぎに、本発明の第２の実施形態について説明する。第２の実施形態に係る画像形成システムは、アクセス権と保管期限のように、異なる複数の属性を組み合わせて文書保管を設定できる。具体的には、画像形成システムは、第１の実施形態で説明した内容に加えて、次のことを実行できる。

外部機器１４のハードディスク４６の文書保管制限情報として、第１の実施形態で説明したものの他に、アクセス権に関するもの、具体的には、「アクセス権なし」、「読み取り可」、「読み書き可」、「制限なし」がある。

図４は、４種類のアクセス権で実施可能なフォルダ及びファイルの操作を説明する図である。ユーザ（オペレータ）は、アクセス権が「制限なし」に設定されているフォルダに対して、アクセス権を設定すること（所望のユーザに上記４種類のアクセス権のいずれかを登録すること）ができる。更に、ユーザは、「制限なし」もしくは「読み書き可」に設定されているフォルダに対して、保管期限を設定することができる（図４の点線領域）。

ここで、上位階層のフォルダにアクセス権や保管期限が設定された場合、その設定内容は下位階層のフォルダに承継される。但し、図４の点線領域の場合、以下の操作が禁止される。

図５は、保管期限が設定されているフォルダの下位階層のフォルダについて禁止される操作を説明する図である。保管期限が設定されているフォルダ（以下「第１フォルダ」という。）の下位階層にあるフォルダ（以下「第２フォルダ」という。）には、アクセス権の設定が禁止される。その理由は次の通りである。

保管期限が設定されている第１フォルダの管理期限が切れた場合、第１フォルダ内のファイルは、移動、削除、又は誰からも参照可能な状態になる。しかし、第２フォルダにアクセス権が設定されておりアクセスが制限されたままの状態になると、第１フォルダの下位階層である第２フォルダ内にあるファイルであっても、そのファイルが移動、削除又は参照できなくなる。つまり、上位階層のフォルダの属性が下位階層の属性に承継できないという問題を回避するため、上記設定が禁止される。

図６は、アクセス権が設定されているフォルダの上位階層のフォルダについて禁止される操作を説明する図である。アクセス権が設定されているフォルダ（以下「第２フォルダ」という。）の上位階層のフォルダ（以下「第１フォルダ」という。）には、保管期限の設定が禁止される。その理由は次の通りである。

アクセス権が設定されている第２フォルダの上位階層である第１フォルダに保管期限が設定された場合、第１フォルダの保管期限が切れると、第１フォルダ内のファイルは、移動、削除、又は誰からも参照可能な状態になる。しかし、その下位階層の第２フォルダにアクセス権が設定されておりアクセスが制限されたままの状態になると、第１フォルダの下位階層である第２フォルダ内のファイルにもかかわらず、そのファイルが移動、削除、又は参照できなくなる。つまり、上位階層のフォルダの属性が下位階層の属性に承継できないという問題を回避するため、上記設定が禁止される。

以上のように、第２の実施形態の外部機器１４は、保管期限が設定されているフォルダの下位階層にあるフォルダに対してアクセス権の設定を禁止し、又は、アクセス権が設定されているフォルダの上位階層のフォルダに対して保管期限の設定を禁止する。これにより、フォルダの保管期限が切れた場合であっても、上位階層のフォルダの文書保管制限情報を下位階層のフォルダに承継するように管理することができる。

なお、本発明は、上述した実施の形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された範囲内で設計上の変更をされたものにも適用可能であるのは勿論である。例えば、文書データはフォルダ内に格納されていたが、フォルダと同義のもの例えばディレクトリ内に格納されてもよい。

本発明の実施形態に係る画像形成システムの概略的な構成を示すブロック図である。 画像形成システムが提供する文書保管サービスの概略的な内容を示す図である。 文書保管サービスによるフォルダの文書保管制限情報を承継することを説明する図である。 ４種類のアクセス権で実施可能なフォルダ及びファイルの操作を説明する図である。 保管期限が設定されているフォルダの下位階層のフォルダについて禁止される操作を説明する図である。 アクセス権が設定されているフォルダの上位階層のフォルダについて禁止される操作を説明する図である。

符号の説明

１０ 画像形成システム
１２ ＭＦＰ
１４ 外部機器
１６ ネットワーク
１８ クライアントＰＣ
２０ 操作表示部
２２ 制御部
２４ 画像入力部
２６ 画像処理部
２８ 画像出力部
３４ メモリ
３６ バス
３８ 通信回線
４０ ＣＰＵ
４２ ＲＡＭ
４４ ＲＯＭ
４６ ハードディスク
５２ バス
３０、４８ 通信Ｉ／Ｆ
３２、５０ ネットワークＩ／Ｆ

Claims (10)

1. 画像形成装置に接続可能な接続手段と、
   前記接続手段を介して、前記画像形成装置から送信された文書データ又は前記画像形成装置に送信すべき文書データを記憶するデータ記憶手段と、
   前記データ記憶手段に記憶されている文書データを、文書管理情報を有するフォルダ毎に格納すると共に、下位階層のフォルダは上位階層のフォルダの文書管理情報を承継するように管理する管理手段と、
   を備えた文書管理装置。
2. 前記管理手段は、新規フォルダが作成されると、前記新規フォルダがその上位階層のフォルダの文書管理情報を承継するように管理する
   請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記管理手段は、下位階層のフォルダの文書管理情報に変更指示があったとき、前記変更指示を拒否する
   請求項１に記載の文書管理装置。
4. 前記管理手段は、フォルダの階層位置が変更されたとき又はフォルダがコピーされたときは、前記フォルダの文書管理情報を破棄し、前記フォルダが新たな階層位置に対する上位階層のフォルダの文書管理情報を承継するように管理する
   請求項１に記載の文書管理装置。
5. 前記管理手段は、フォルダの文書管理情報に基づいて前記フォルダ内の文書データが保管対象外であるか否かを判定し、保管対象外と判定した文書データを削除する又は所定の場所へ移動させる
   請求項１乃至４のいずれか１項に記載の文書管理装置。
6. 前記文書管理情報は、文書データの保管期限、フォルダの保管容量、前記記憶手段の保管容量、のいずれか１つである
   請求項１乃至５いずれか１項に記載の文書管理装置。
7. 前記管理手段は、保管対象外と判定した文書データがあったときは、所定の警報処理を行う
   請求項５に記載の文書管理装置。
8. 前記管理手段は、保管期限が設定されているフォルダより下位のフォルダに対して、アクセス権の設定を禁止する
   請求項１に記載の文書管理装置。
9. 前記管理手段は、アクセス権が設定されているフォルダより上位のフォルダに対して、保管期限の設定を禁止する
   請求項１に記載の文書管理装置。
10. 請求項１乃至９のいずれか１項に記載の文書管理装置と、
    前記文書管理装置に文書データを送信、又は前記文書管理装置からの文書データを受信する画像形成装置と、
    を備えた画像形成システム。

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