JP2005267083A - 文書管理方法および装置 - Google Patents

Abstract

【課題】
一度印刷した文書を再利用するための再利用データに対する改変の有無を管理することのできる文書管理方法および装置を提供する。
【解決手段】
スキャナ３またはクライアント４から入力されたジョブをジョブ受信部１１が受け付け、該ジョブをジョブ転送部１７がプリンタ２に転送するとともに、該ジョブの処理に使用された出力データを該ジョブの処理内容を記述したログとともに出力データ保持部１２に保持する。このとき、タイムスタンプ生成部１３が、出力データ保持部１２に保持された出力データに基づいて生成されるハッシュ値を少なくとも含む証明書を生成し、該生成した証明書を該当する出力データと関連付けて出力データ保持部１２に保持する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、文書管理方法および装置に関し、特に、作成した文書を再利用する際に、当該文書に対する変更の有無を確認することのできる文書管理方法および装置に関する。

従来から、一度印刷した文書を必要に応じて再利用したいといった要求がある。このような要求に応える技術としては、印刷等の処理を行った文書を、その処理内容や処理条件等を記述したログファイルと関連付けて保存し、当該文書を再利用する際にログファイルを参照して処理内容や読み取り条件、印刷条件等を取得して適切な処理を実行するものがある（例えば、特許文献１参照）。

一方、電子文書は、編集を容易に行うことができる等の利点を有する反面、その内容の改変はもとより、作成時刻をも容易に改変することができてしまう。このため、電子文書に対して、その信頼性を保証するための技術があり、そのような技術の１つとして、文書の作成時刻をタイムスタンプとして押印する技術がある（例えば、特許文献２参照）。
特開２００２−０６３００９号公報 特開２００３−２４４１３９号公報

ところで、特許文献１に記載された文書管理装置では、アプリケーションソフトウェア等で作成した電子文書とは異なり、複数のファイル、例えば、文書ファイルとログファイルの両者を利用して、当該文書を再利用するものである。このため、文書ファイルに改変が加えられた場合はもちろんのこと、文書ファイルに対して改変が加えられなくともログファイルに対して改変が加えられた場合には、再利用データとしては、改変が加えられたものとなる。

このため、特許文献１に記載された文書管理装置では、特許文献２に記載された技術を単に適用しただけでは、再利用データが作成時以降、改変されていないことを証明することができない。

そこで、本発明は、一度印刷した文書を再利用するための再利用データに対する改変の有無を管理することのできる文書管理方法および装置を提供することを目的とする。

上述した目的を達成するため、請求項１の発明は、所定のジョブ処理に使用した文書を保存し、該保存した文書を使用して要求された新たなジョブ処理を実行する文書管理方法において、ジョブの処理に使用された文書を該ジョブの処理内容を記述したログ情報とともに文書グループとして保存し、前記文書に基づいて生成されるハッシュ値を少なくとも含む証明書を前記文書グループと関連付けて保存することを特徴とする。

また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記ハッシュ値は、所定の認証機関により、時刻情報とともに電子署名が施された後に、前記証明書に含められることを特徴とする。

また、請求項３の発明は、請求項１または２の発明において、前記文書を利用したジョブを実行する際に、前記証明書に基づいて前記文書を検証し、該検証結果に応じて予め定められた処理を実行することを特徴とする。

また、請求項４の発明は、請求項３の発明において、前記検証結果を示す検証情報を示す画像データを生成し、該生成した画像データを前記文書の表紙としてジョブを実行することを特徴とする。

また、請求項５の発明は、請求項３の発明において、前記検証結果を示す検証情報を前記文書の各ページに合成してジョブを実行することを特徴とする。

また、請求項６の発明は、所定のジョブ処理に使用した文書を保存し、該保存した文書を使用して要求された新たなジョブ処理を実行する文書管理方法において、ジョブの処理に使用された文書を該ジョブの処理内容を記述したログ情報とともに文書グループとして保存する文書保存手段と、前記文書に基づいて生成されるハッシュ値を少なくとも含む証明書を生成し、該生成した証明書を前記文書グループと関連付けて保存する証明書生成手段とを具備することを特徴とする。

また、請求項７の発明は、請求項６の発明において、前記証明書生成手段は、所定の認証機関に前記ハッシュ値を送信し、該ハッシュ値と時刻情報とに電子署名を施させ、該電子署名が施されたハッシュ値を前記証明書に含めることを特徴とする。

また、請求項８の発明は、請求項６または７の発明において、前記文書を利用したジョブを実行する際に、前記証明書に基づいて前記文書を検証し、該検証結果に応じて予め定められた処理を実行する文書検証手段をさらに具備することを特徴とする。

また、請求項９の発明は、請求項８の発明において、前記検証結果を示す検証情報を示す画像データを生成し、該生成した画像データを前記文書の表紙として合成する文書加工手段をさらに具備することを特徴とする。

また、請求項１０の発明は、請求項８の発明において、前記検証結果を示す検証情報を前記文書の各ページに合成する文書加工手段をさらに具備することを特徴とする。

本発明によれば、再利用データに改変が加えられていないことを証明することができるとともに、改変が加えられていた場合には、利用者がその旨を認識することができる。

以下、本発明に係る文書管理方法および装置の一実施の形態について、添付図面を参照して詳細に説明する。

図１は、本発明を適用したプリントサーバを含むネットワークシステムの構成例を示した図である。同図に示す構成例では、プリントサーバ１とプリンタ２、スキャナ３、複数のクライアント４（４−１〜４−ｎ）が、ネットワーク５を介して接続されている。また、ネットワーク５は、ゲートウェイ６を介して他のネットワーク（不図示）と接続されており、当該ネットワークを介して認証機関７とネットワーク接続されている。

プリントサーバ１は、本発明を適用したもので、スキャナ２やクライアント４から受け付けたジョブを処理してプリンタ２から印刷出力を行うとともに、その出力データを再利用データとして管理する。

プリンタ２は、プリントサーバ１が出力する出力データに基づいて印刷出処理を行う。スキャナ３は、原稿を読み取って画像データを生成し、生成した画像データを含むジョブをプリントサーバ１に入力する。クライアント４は、アプリケーションソフトウェア等で作成した電子文書等に基づいて、プリンタドライバを介してジョブを生成し、生成したジョブをプリントサーバ１に入力する。また、クライアント４は、プリントサーバ１に対して再利用データの出力や編集等の指示を入力する。

ゲートウェイ６は、ネットワーク５と他のネットワークを接続する。認証機関７は、プリントサーバ１が管理する情報等に対する認証を行う外部機関である。

ここで、プリントサーバ１の構成について説明する。図２は、プリントサーバ１の機能的な構成を示すブロック図である。

同図に示すように、プリントサーバ１は、ジョブ受信部１１と、出力データ保持部１２、タイムスタンプ生成部１３、タイムスタンプ課金情報保持部１４、タイムスタンプ検証部１５、出力データ加工部１６、ジョブ転送部１７、課金情報保持部１８、閲覧・編集処理部１９を具備して構成される。

ジョブ受信部１１は、スキャナ３やクライアント４から入力されるジョブを受け付ける。出力データ保持部１２は、ジョブ受信部１１が受信したジョブに含まれる出力データ等を保持する。なお、出力データの保持形態については後述する。

タイムスタンプ生成部１３は、出力データ保持部１２が保持する出力データに対するタイムスタンプを生成し、このタイムスタンプを含む証明書を生成する。タイムスタンプの生成に際しては、認証機関７との間で情報の授受を行う。タイムスタンプ課金情報保持部１４は、タイムスタンプ生成部１３がタイムスタンプを生成した時間や回数等を課金情報として保存しておく。この課金情報を証明書の発行に対する課金等に利用することができる。また、この課金情報に対する証明書をタイムスタンプ生成部１３に生成させることもでき、当該証明書の生成を課金情報が変更される都度、若しくは、一定時間間隔で行うことができる。

タイムスタンプ検証部１５は、出力データ保持部１２に保持されている出力データが証明書の発行後、つまり、タイムスタンプの生成後に変更されたか否かを検証する。出力データ加工部１６は、タイムスタンプ検証部１５の検証結果に基づいて該当する出力データを加工したり、閲覧・編集指示部１９からの編集指示に基づいて出力データを加工したりする。ジョブ転送部１７は、出力データ若しくは出力データ加工部１６で加工された出力データを含むジョブをプリンタ２に転送する。

課金情報保持部１８は、ジョブ転送部１７が転送したジョブに基づいて、使用する印刷用紙の枚数等を課金情報として保存し、この課金情報をジョブの実行に対する課金等に利用することができる。また、この課金情報に対する証明書をタイムスタンプ生成部１３に生成させることもでき、当該証明書の生成を課金情報が変更される都度、若しくは、一定時間間隔で行うことができる。閲覧・編集処理部１９は、クライアント４からの指示に基づいて、タイムスタンプ課金情報保持部１４に保持されている課金情報や課金情報保持部１８に保持されている課金情報を取得してクライアント４で閲覧させたり、出力データ加工部１６に対して出力データの加工を行わせたりする。

次に、出力データ保持部１２による出力データの保持形態について説明する。図３は、出力データ保持部１２が保持する出力データの構成例を示した図である。

同図に示すように、出力データ保持部１２は、出力データを［Ｇｒｏｕｐ−Ａ］１００等のグループ単位で保存する。このグループは、印刷等が実行された際のジョブに対応したもので、複数のファイルにより構成される。

例えば、［Ｇｒｏｕｐ−Ａ］１００には、［Ｏｒｉｇｉｎａｌ］１０１としてまとめられた［ｆｉｌｅ］１１１、［ｆｉｌｅ］１１２、［ｆｉｌｅ］１１３と、［７０％］１０２としてまとめられた［ｆｉｌｅ］１２１、［ｆｉｌｅ］１２２、［ｆｉｌｅ］１２３、［赤補正］１０３としてまとめられた［ｆｉｌｅ］１３１、［ｆｉｌｅ］１３２、［ｆｉｌｅ］１３３、［Ｏｔｈｅｒ］１０４としてまとめられた［ｆｉｌｅ］１４１、［ｆｉｌｅ］１４２、［ｆｉｌｅ］１４３、［Ｔｈｕｍｂｎａｉｌ］１０５に分類される［ｆｉｌｅ］１５１、［ｌｏｇ］１６１、［証明書］１７１が格納される。

［Ｏｒｉｇｉｎａｌ］１０１に分類される［ｆｉｌｅ］１１１、［ｆｉｌｅ］１１２、［ｆｉｌｅ］１１３は、オリジナルの出力データであり、例えば、スキャナ３で原稿を読み取って生成された画像データである。

［７０％］１０２に分類される［ｆｉｌｅ］１２１、［ｆｉｌｅ］１２２、［ｆｉｌｅ］１２３は、それぞれ［Ｏｒｉｇｉｎａｌ］１０１に分類されるファイルの画像データを７０％に縮小した画像データである。例えば、先の印刷でスキャナ２で読み取った画像を７０％縮小してプリンタ２から出力した場合、実際に使用したのは、［７０％］１０２の各ファイルであるが、再利用に備えて［Ｏｒｉｇｉｎａｌ］１０１にオリジナルのファイルを保存していることになる。

また、［赤補正］１０３に分類される［ｆｉｌｅ］１３１、［ｆｉｌｅ］１３２、［ｆｉｌｅ］１３３は、赤色の補正がなされた画像データである。例えば、プリンタ２が通常の印刷を行い、図示しない他のプリンタが赤色を強調して印刷を行うものであった場合に、当該プリンタからの出力用の画像データとして再利用される。なお、［ｆｉｌｅ］１３１、［ｆｉｌｅ］１３２、［ｆｉｌｅ］１３３は、スキャナ３で［Ｏｒｉｇｉｎａｌ］１０１の各ファイルとともにスキャンされてもよく、出力データ加工部１６で［Ｏｒｉｇｉｎａｌ］１０１の各ファイルに基づいて作成するようにしてもよい。

また、［Ｏｔｈｅｒ］１０４に分類される［ｆｉｌｅ］１４１、［ｆｉｌｅ］１４２、［ｆｉｌｅ］１４３は、クライアント４等で利用する別のアプリケーションソフトウェアに対応する文書であり、［Ｔｈｕｍｂｎａｉｌ］１０５に分類される［ｆｉｌｅ］１５１は、文書の再利用に際して、文書を確認するためのサムネイル画像の表示用データである。

［ｌｏｇ］１６１は、印刷の際に使用された指示やパラメータが記載されたファイルであり、出力メディアの種別や用紙の方向、画像の方向、ページ数、部数、カラーバランス、施したイメージ処理の種別等が記載される。例えば、文書がスキャナ３で読み取られて、プリンタ２から出力された場合には、スキャナ３における読み取り解像度やページ順（［ｆｉｌｅ］１１１等の印刷順）、プリンタ２における拡縮率や印刷部数、印刷時の各種パラメータ等が記載されている。また、閲覧・編集処理部１９により編集がなされた場合にも、その処理内容が記載される。

［証明書］１７１は、［Ｇｒｏｕｐ−Ａ］１００の出力データに対する証明書であり、出力データの作成時刻、出力データのハッシュ値、認証機関名、作成者等が記載されている。また、出力データに対して編集処理が行われた場合には、その編集処理の種類等も併せて記載される。なお、［証明書］１７１は、出力データが出力データ保持部１６に格納された後に付与されるものである。

なお、出力データには、［７０％］１０２、［赤補正］１０３、［Ｏｔｈｅｒ］１０４、［Ｔｈｕｍｂｎａｉｌ］１０５は、必ずしも含まれているとは限らず、［Ｏｒｉｇｉｎａｌ］１０１と［ｌｏｇ］１６１、［証明書］１７１のみを含むものが最小の構成となる。

次に、プリントサーバ１の動作を説明する。図４は、プリントサーバ１におけるジョブ受付時の出力データ保存の流れを示すフローチャートである。

プリントサーバ１は、ジョブ受信部１１がスキャナ３やクライアント４から入力されるジョブを受け付けると（ステップ２０１）、当該ジョブを出力データ保持部１６に格納する（ステップ２０２）。そして、当該ジョブをジョブ転送部１７がプリンタ２に転送してプリンタ２に印刷を実行させ（ステップ２０３）、その処理内容に基づいて課金情報保持部１８に保持されている課金情報を更新する（ステップ２０４）。ただし、ジョブが出力データの保存のみを目的とした場合や証明書作成後の印刷が指示されているものである場合は、ここでのジョブ転送は行われない。

続いて、タイムスタンプ生成部１３が出力データのハッシュ値を計算する（ステップ２０５）。算出するハッシュ値は、
１．出力データ全体（［Ｇｒｏｕｐ−Ａ］１００）のハッシュ値
２．［Ｏｒｉｇｉｎａｌ］１０１のハッシュ値
３．［Ｏｒｉｇｉｎａｌ］１０１と［ｌｏｇ］１６１のハッシュ値
４．［Ｏｒｉｇｉｎａｌ］１０１と［ｌｏｇ］１６１の変更を許していない部分のみのハッシュ値
５．出力データ全体（［Ｇｒｏｕｐ−Ａ］１００）の変更を許していない部分のみのハッシュ値
である。

ハッシュ値を算出すると、タイムスタンプ生成部１３は、算出したハッシュ値等を認証機関７に送信して、その証明を要求する（ステップ２０６）。そして、認証機関７がハッシュ値に時刻情報を付加して電子署名を施し、これをタイムスタンプ生成部１３に証明書として返すと、タイムスタンプ生成部１３がこれを受領する（ステップ２０７）。そして、タイムスタンプ生成部１３は、受領した証明書を出力データ保持部１３に保存し（ステップ２０８）、タイムスタンプ課金情報保持部１４に保持されている課金情報を更新して（ステップ２０９）、処理を終了する。なお、ステップ２０８で保存した証明書は、［証明書］１７１に相当するものである。

続いて、出力データ保持部１３に保持されている出力データを再出力する際のプリントサーバ１の動作について説明する。図５は、再出力時のプリントサーバ１の処理の流れを示すフローチャートである。

プリントサーバ１は、閲覧・編集処理部１９がクライアント４からの再出力指示を受け付けると（ステップ３０１）、出力データ加工部１６が出力データ保持部１３から指定された出力データを取得し、タイムスタンプ検証部１５に取得した出力データのタイムスタンプの検証を実行させる。タイムスタンプ検証部１５は、証明書（［証明書］１７１に相当するもの）の電子署名に基づいて当該証明書が改竄されていないことを確認した後に、当該証明書に含まれているハッシュ値に基づいて、出力データが変更されているか否かを検証する（ステップ３０２）。

タイムスタンプ検証部１５によるタイムスタンプの検証の結果、出力データが変更されていなかった場合には（ステップ３０３でＹＥＳ）、出力データ加工部１６は、出力データが変更されていない場合の処理を行う（ステップ３０４）。この出力データが無変更である場合の処理は、予め指定されている処理であり、例えば、
１．出力データに何も加工を行わず、当該出力データをジョブ転送部１７からプリンタ２に転送する
２．変更されていないことを示す情報を時刻とともに記載したカバーページを生成し、このカバーページを出力データに合成してジョブ転送部１７からプリンタ２に転送する
３．出力データの各ページに、変更されていないことを示す情報を時刻とともに合成し、合成した出力データをジョブ転送部１７からプリンタ２に転送する
４．３の処理に加え、コピーを禁止するマーク等を各ページに合成する
等の処理のうちのいずれかの処理が実行される。

一方、タイムスタンプ検証部１５によるタイムスタンプの検証の結果、出力データが変更されていた場合には（ステップ３０３でＮＯ）、出力データ加工部１６は、出力データが変更されている場合の処理を行う（ステップ３０５）。この出力データが変更されている場合の処理は、予め指定されている処理であり、例えば、
１．再出力処理を停止する（再出力させない）
２．変更されている旨を示す情報を記載したカバーページを生成し、このカバーページを出力データに合成してジョブ転送部１７からプリンタ２に転送する
３．出力データの各ページに、変更されている旨を示す情報を合成し、合成した出力データをジョブ転送部１７からプリンタ２に転送する
等の処理のうちのいずれかの処理が実行される。

また、出力データが変更されていた場合には、証明書に含まれる複数のハッシュ値から、変更された部分が推定できるため、その部分を情報としてカバーページ等に記載するようにしてもよい。

続いて、出力データ保持部１３に保持されている出力データが編集された際のプリントサーバ１の動作について説明する。図６は、出力データの編集時のプリントサーバ１の処理の流れを示すフローチャートである。

プリントサーバ１は、閲覧・編集処理部１９がクライアント４からの編集指示を受け付けると（ステップ４０１）、出力データ加工部１６が指定された出力データをコピーし（ステップ４０２）、コピーした出力データに対して指定された編集処理を実行する（ステップ４０３）。ここで実行する編集処理は、ページ抽出やページの並び替え、合成、黒点除去、傾き補正等である。

編集処理が終了すると、出力データ加工部１６は、編集した出力データをジョブ転送部１７からプリンタ２に転送し（ステップ４０４）、その処理内容に基づいて課金情報保持部１８に保持されている課金情報を更新する（ステップ４０５）。ただし、証明書作成後の印刷が指示された場合は、ここでのジョブ転送は行われない。

続いて、タイムスタンプ生成部１３が出力データのハッシュ値を計算する（ステップ４０６）。算出するハッシュ値は、上述のステップ２０５の場合と同様である。ハッシュ値を算出すると、タイムスタンプ生成部１３は、算出したハッシュ値等を認証機関７に送信して、その証明を要求する（ステップ４０７）。このとき、先に実行した編集処理の内容も証明書に含めるため、これを併せて送信する。

そして、認証機関７がハッシュ値等に時刻情報を付加して電子署名を施し、これをタイムスタンプ生成部１３に証明書として返すと、タイムスタンプ生成部１３がこれを受領する（ステップ４０８）。そして、タイムスタンプ生成部１３は、受領した証明書を出力データ保持部１３に保存し（ステップ４０９）、タイムスタンプ課金情報保持部１４に保持されている課金情報を更新して（ステップ４１０）、処理を終了する。

本発明を適用したプリントサーバを含むネットワークシステムの構成例を示した図である。 プリントサーバ１の機能的な構成を示すブロック図である。 出力データ保持部１２が保持する出力データの構成例を示した図である。 プリントサーバ１におけるジョブ受付時の出力データ保存の流れを示すフローチャートである。 再出力時のプリントサーバ１の処理の流れを示すフローチャートである。 出力データの編集時のプリントサーバ１の処理の流れを示すフローチャートである。

符号の説明

１ プリントサーバ
２ プリンタ
３ スキャナ
４、４−１〜４−ｎ クライアント
５ ネットワーク
６ ゲートウェイ
７ 認証機関
１１ ジョブ受信部
１２ 出力データ保持部
１３ タイムスタンプ生成部
１４ タイムスタンプ課金情報保持部
１５ タイムスタンプ検証部
１６ 出力データ加工部
１７ ジョブ転送部
１８ 課金情報保持部
１９ 閲覧・編集処理部
１００ ［Ｇｒｏｕｐ−Ａ］
１０１ ［Ｏｒｉｇｉｎａｌ］
１０２ ［７０％］
１０３ ［赤補正］
１０４ ［Ｏｔｈｅｒ］
１０５ ［Ｔｈｕｍｂｎａｉｌ］
１１１ ［ｆｉｌｅ］
１１２ ［ｆｉｌｅ］
１１３ ［ｆｉｌｅ］
１２１ ［ｆｉｌｅ］
１２２ ［ｆｉｌｅ］
１２３ ［ｆｉｌｅ］
１３１ ［ｆｉｌｅ］
１３２ ［ｆｉｌｅ］
１３３ ［ｆｉｌｅ］
１４１ ［ｆｉｌｅ］
１４２ ［ｆｉｌｅ］
１４３ ［ｆｉｌｅ］
１５１ ［ｆｉｌｅ］
１６１ ［ｌｏｇ］
１７１ ［証明書］

Claims (10)

1. 所定のジョブ処理に使用した文書を保存し、該保存した文書を使用して要求された新たなジョブ処理を実行する文書管理方法において、
   ジョブの処理に使用された文書を該ジョブの処理内容を記述したログ情報とともに文書グループとして保存し、前記文書に基づいて生成されるハッシュ値を少なくとも含む証明書を前記文書グループと関連付けて保存することを特徴とする文書管理方法。
2. 前記ハッシュ値は、
   所定の認証機関により、時刻情報とともに電子署名が施された後に、前記証明書に含められることを特徴とする請求項１記載の文書管理方法。
3. 前記文書を利用したジョブを実行する際に、前記証明書に基づいて前記文書を検証し、該検証結果に応じて予め定められた処理を実行することを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理方法。
4. 前記検証結果を示す検証情報を示す画像データを生成し、該生成した画像データを前記文書の表紙としてジョブを実行することを特徴とする請求項３記載の文書管理方法。
5. 前記検証結果を示す検証情報を前記文書の各ページに合成してジョブを実行することを特徴とする請求項３記載の文書管理方法。
6. 所定のジョブ処理に使用した文書を保存し、該保存した文書を使用して要求された新たなジョブ処理を実行する文書管理方法において、
   ジョブの処理に使用された文書を該ジョブの処理内容を記述したログ情報とともに文書グループとして保存する文書保存手段と、
   前記文書に基づいて生成されるハッシュ値を少なくとも含む証明書を生成し、該生成した証明書を前記文書グループと関連付けて保存する証明書生成手段と
   を具備することを特徴とする文書管理装置。
7. 前記証明書生成手段は、
   所定の認証機関に前記ハッシュ値を送信し、該ハッシュ値と時刻情報とに電子署名を施させ、該電子署名が施されたハッシュ値を前記証明書に含めることを特徴とする請求項６記載の文書管理装置。
8. 前記文書を利用したジョブを実行する際に、前記証明書に基づいて前記文書を検証し、該検証結果に応じて予め定められた処理を実行する文書検証手段をさらに具備することを特徴とする請求項６または７に記載の文書管理装置。
9. 前記検証結果を示す検証情報を示す画像データを生成し、該生成した画像データを前記文書の表紙として合成する文書加工手段をさらに具備することを特徴とする請求項８記載の文書管理装置。
10. 前記検証結果を示す検証情報を前記文書の各ページに合成する文書加工手段をさらに具備することを特徴とする請求項８記載の文書管理装置。

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