JP2005222467A

JP2005222467A - 印刷管理システムおよび印刷制御方法および印刷制御プログラム

Info

Publication number: JP2005222467A
Application number: JP2004032150A
Authority: JP
Inventors: Hiroshi Shimazaki; 浩島崎
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2004-02-09
Filing date: 2004-02-09
Publication date: 2005-08-18

Abstract

【課題】
会議を管理する会議管理サービスと連携して会議資料の印刷部数を管理することで無駄な印刷処理を抑えることを可能にした印刷管理システムおよび印刷制御方法および印刷制御プログラムを提供する。
【解決手段】
会議開催を行う会議開催者Ｘ１０１が会議情報を会議管理サービス２０３に登録し、会議管理サービス２０３が参加予定者Ａ１０２および参加予定者Ｂ１０３および参加予定者Ｃ１０４の参加状況を確認することで、必要印刷部数を管理する。会議開催者Ｘ１０１が会議開催に際して会議資料の一括印刷要求を行う場合は、会議管理サービス２０３と統合印刷サービス２０８の連携により適切な印刷部数の会議資料が出力される。
【選択図】図１

Description

本発明は、印刷管理システムおよび印刷制御方法および印刷制御プログラムに関し、特に、会議を管理する会議管理サービスと連携して会議資料の印刷部数を管理することにより重複した印刷を防止するようにした印刷管理システムおよび印刷制御方法および印刷制御プログラムに関する。

従来、あるドキュメントに対して全体の印刷部数を管理する技術として、特許文献１記載の「情報出力制御装置、情報処理システム、情報出力制御方法、及び記憶媒体」が開示されている。

この特許文献１の発明は、文書情報提供者が出力操作の際に出力文書通知を他のユーザへ行うことで、他のユーザは文書出力への参加が可能になり、出力装置では、一括出力をもって複数ユーザによる同一データの印刷ジョブの一本化が実現する。この結果、ネットワークリソースや出力装置の無駄が省かれるというものである。

また、会議を行うに際して開催をフォローする技術として、特許文献２記載の「会議ナビゲーションシステム」が開示されている。

この特許文献２の発明は、会議の目的に適した会議室を容易に選べ、また、画面に会議のプロセスモデルが表示されるので、会議全体の流れを容易に掴むことができ、会議の開催および進行が円滑になるというものである。

また、会議資料の印刷制御を行う技術として、特許文献３記載の「印刷制御装置、印刷制御方法、及び記憶媒体」が開示されている。

この特許文献３の発明は、指定された印刷有効期間だけ、対応の印刷データに対して印刷装置での印刷を可能にするので、印刷有効期間を会議中に限るなどの適切な指定で、機密性が保持可能になるというものである。
特開２０００−３３９１１４特開２０００−２８６８４４特開２００１−３３１２９４

しかしながら、上記特許文献１の発明は、印刷部数を把握および管理することは可能であるが、同一印刷ジョブを一括して印刷することでネットワークリソース等の非効率な利用を抑止することを目的としているため、本発明の趣旨とは異なる。

また、上記特許文献２の発明は、会議の開催および進行を円滑にすることを目的としており、会議資料を紙出力することに関する考慮はされていない。

また、上記特許文献３の発明は、本発明と同一の目的ではあるが、会議室に設置されたプリンタで会議資料を印刷することで機密性を確保するという形態をとっているので、前提条件として会議室にプリンタが設置されている必要がある。

また、従来のワークフローシステムでは電子化することを想定しているため、重要な会議資料なども電子配布されることでユーザによる自由な印刷が許され、本発明のようにワークフローから印刷までの一括した連携管理を行い、印刷物にもセキュリティを配慮するというものは今ままでなかった。

そこで、本発明は、会議を管理する会議管理サービスと連携して会議資料の印刷部数を管理することで無駄な印刷処理を抑えることを可能にした印刷管理システムおよび印刷制御方法および印刷制御プログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、請求項１の発明は、会議で用いる会議資料の印刷を管理する印刷管理システムにおいて、会議の開催者からの会議情報に基づき会議の参加者に対する召集連絡を行うとともに、該参加者および該会議で用いる会議資料を管理する会議管理サービス手段と、前記会議管理サービス手段と連携して前記会議資料の印刷を制御する統合印刷サービス手段とを具備し、前記統合印刷サービス手段は、前記参加者からの前記会議資料の印刷要求を受け付け、前記会議資料の印刷を制御する参加者印刷ジョブ制御手段と、前記開催者からの前記会議資料の印刷要求を受け付け、前記会議資料の印刷を制御する開催者印刷ジョブ制御手段と、前記会議管理サービス手段から前記会議の参加者情報を取得し、該参加者情報に基づき前記参加者印刷ジョブ制御手段および前記開催者印刷ジョブ制御手段における前記会議資料の印刷を管理する印刷管理手段とを具備することを特徴とする。

また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記会議管理サービス手段は、前記開催者からの前記会議にかかわる会議情報および会議資料を登録する会議情報登録手段と、前記会議情報登録手段に登録された会議情報に基づき該会議の参加予定者に対して該会議への召集連絡を行う会議召集連絡手段と、前記参加者からの会議参加、不参加の回答を受信して該回答結果に基づき該会議の参加者を把握する参加者把握手段とを具備し、前記印刷管理手段は、前記参加者把握手段から前記会議の参加者情報を取得して前記参加者印刷ジョブ制御手段から前記会議資料の印刷許可申請があった場合は、前記参加者情報に基づき該会議資料の印刷を許可し、前記開催者印刷ジョブ制御手段からの前記会議資料の印刷許可申請があった場合は、前記印刷を許可した参加者を除く部数の該会議資料の印刷を許可することを特徴とする。

また、請求項３の発明は、会議の開催者からの会議情報に基づき会議の参加者に対する召集連絡を行うとともに、該参加者および該会議で用いる会議資料を管理する会議管理サービス手段と、前記会議管理サービス手段と連携して前記会議資料の印刷を制御する統合印刷サービス手段とを具備し、前記統合印刷サービス手段は、前記参加者からの前記会議資料の印刷要求を受け付け、前記会議資料の印刷を制御する参加者印刷ジョブ制御手段と、前記開催者からの前記会議資料の印刷要求を受け付け、前記会議資料の印刷を制御する開催者印刷ジョブ制御手段とを具備する印刷管理システムにおける前記会議資料の印刷制御方法であって、前記会議管理サービス手段から前記会議の参加者情報を取得し、前記参加者印刷ジョブ制御手段から前記会議資料の印刷許可申請があった場合は、前記参加者情報に基づき該会議資料の印刷を許可し、前記開催者印刷ジョブ制御手段からの前記会議資料の印刷許可申請があった場合は、前記印刷を許可した参加者を除く部数の該会議資料の印刷を許可することを特徴とする。

また、請求項４の発明は、会議の開催者からの会議情報に基づき会議の参加者に対する召集連絡を行うとともに、該参加者および該会議で用いる会議資料を管理する会議管理サービス手段と、前記会議管理サービス手段と連携して前記会議資料の印刷を制御する統合印刷サービス手段とを具備し、前記統合印刷サービス手段は、前記参加者からの前記会議資料の印刷要求を受け付け、前記会議資料の印刷を制御する参加者印刷ジョブ制御手段と、前記開催者からの前記会議資料の印刷要求を受け付け、前記会議資料の印刷を制御する開催者印刷ジョブ制御手段とを具備する印刷管理システムにおける前記会議資料の印刷制御をコンピュータにより実行させる印刷制御プログラムであって、前記会議管理サービス手段から前記会議の参加者情報を取得するステップと、前記参加者印刷ジョブ制御手段から前記会議資料の印刷許可申請があった場合は、前記参加者情報に基づき該会議資料の印刷を許可するステップと、前記開催者印刷ジョブ制御手段からの前記会議資料の印刷許可申請があった場合は、前記印刷を許可した参加者を除く部数の該会議資料の印刷を許可するステップとを含むことを特徴とする。

本発明によれば、会議を管理する会議管理サービスと連携して会議資料の印刷部数を管理することで、会議資料の必要以上の部数を印刷することを抑止する。また、印刷可能期間を管理することで会議終了後には印刷処理を禁止するという制御も可能であり、環境面およびセキュリティに関して効果を奏する。

以下、この発明に係わる印刷管理システムおよび印刷制御方法および印刷制御プログラムの実施例について添付図面を参照して詳細に説明する。

図１は、この発明に係わる印刷制御方法を適用したシステム構成図である。

同図には、会議を開催する責任者として会議開催者Ｘ１０１、会議開催者Ｘ１０１が開催する会議に召集される参加予定者Ａ１０２および参加予定者Ｂ１０３および参加予定者Ｃ１０４、この発明に係わる会議管理サービス２０３および統合印刷サービス２０８が示されている。

ここで、会議開催者Ｘ１０１により会議が開催されることになり、会議開催者Ｘ１０１は会議名および日時および場所および招集者リストを含む会議情報と会議資料を会議管理サービス２０３に登録する。

会議情報の登録を受け付けた会議管理サービス２０３は会議情報の招集者リストに示される参加予定者Ａ１０２および参加予定者Ｂ１０３および参加予定者Ｃ１０４に対して出欠状況を問い合わせ、参加予定者Ｃ１０４以外は会議に出席するとの応答を受ける。

会議参加者の参加予定者Ｂ１０３は会議開催前に会議管理サービス２０３において管理される会議資料を印刷する。

そして、会議開催直前になったので会議開催者Ｘ１０１が統合印刷サービス２０８に会議資料の一括印刷を要求する。その要求を受け付けた統合印刷サービス２０８は会議管理サービス２０３と連携し、予め会議開催前に会議資料を印刷した参加予定者Ｂ１０３の会議資料を除いた会議開催者Ｘ１０１および参加予定者Ａ１０２の会議資料を会議情報（会議名、会議日時、場所、参加者）と共に印刷する。

なお、会議管理サービス２０３に登録した会議資料はダウンロードすることができず、会議資料を必要とする人（会議参加予定者）による参照処理か印刷処理は許可される。

上記処理により印刷物（会議資料）が無駄に重複して印刷されることが起こらず、セキュリティおよび環境面に配慮したシステムである。

図２は、図１に示したシステム構成図を機能毎にブロック図として示したものである。

同図は、会議開催者（オーナー）２０１、会議参加予定者（ユーザ）２０２、会議管理サービス２０３、統合印刷サービス２０８を具備して構成される。

会議開催者２０１は、会議を開催する責任者を指し、会議管理サービス２０３に会議に関する情報（例えば、会議名および日時および場所および会議招集者リスト）、および会議の際に使用する資料として会議資料を登録する。そして、登録した会議情報の会議招集者リストに基づいて会議管理サービス２０３から会議参加予定者２０２の参加／不参加に関する通知を受ける。また、会議開催者２０１は、会議開催に際して統合印刷サービス２０８に会議用印刷要求を送信すると、統合印刷サービス２０８により、事前に会議資料を印刷した会議参加予定者２０２の会議資料を除いた印刷部数の印刷ジョブが生成され、その印刷ジョブがプリンタ２１３に送信され出力される。

会議参加予定者２０２は、会議開催者２０１により開催される会議に召集される参加予定者を指し、会議開催者２０１により会議管理サービス２０３に会議参加予定者として会議情報の会議招集者リストに設定された会議参加予定者２０２は、会議管理サービス２０３から会議連絡を受ける。この会議連絡手段としては、例えば、電子メールなどが用いられる。そして、その会議連絡を受けた会議参加予定者２０２は、その会議に参加するか参加しないかの応答を会議管理サービス２０３に行う。また、会議参加予定者２０２は、会議連絡を受けた会議に関する会議資料を、事前に印刷することができ、統合印刷サービス２０８に会議資料の印刷要求を送信すると、統合印刷サービス２０８により、必要印刷部数の印刷ジョブが生成され、その印刷ジョブがプリンタ２１３に送信され出力される。この必要印刷部数とは、会議参加予定者２０２に対して１部のみの印刷を許可するものであることが想定されるが、状況により会議開催者２０１およびシステム管理者の判断で必要に応じた部数が設定される。

次に、会議管理サービス２０３は、会議情報登録部２０４、会議召集情報連絡部２０５、会議参加者管理部２０６、会議情報ＤＢ２０７を具備して構成される。

会議情報登録部２０４は、会議開催者２０１から登録される会議情報および会議資料を会議情報ＤＢ２０７に登録する。また、会議開催者２０１から登録された会議情報を会議召集情報連絡部２０５に通知する。

会議召集情報連絡部２０５は、会議情報登録部２０４から通知された会議情報の招集者リストに設定される会議参加予定者２０２に会議連絡を行う。この会議連絡とは、会議参加予定者２０２がその会議に参加するかどうかを問い合わせるものであり、会議名および日時および場所および会議招集者リストを含んだ情報で構成されている。

会議参加者管理部２０６は、会議召集情報連絡部２０５が会議参加予定者２０２に送信した会議連絡に対する会議参加予定者２０２からの応答を受け付け、その会議参加予定者２０２の会議への参加状況を会議開催者２０１に通知するといった処理を行う。また、会議資料に対して会議参加予定者が印刷処理を行ったかどうかの管理も行い。統合印刷サービス２０８から印刷許可部数および会議参加予定者２０２に対する印刷を許可するかどうかの問い合わせを受信し、応答として参加者情報を送信することで統合印刷サービス２０８と連携がとれたワークフローから印刷までの一括した処理を実現できる。

会議情報ＤＢ２０７は、会議情報登録部２０４で会議開催者２０１により登録された会議情報と会議資料を対応させて保存し、必要に応じて統合印刷サービス２０８にデータの連携を行う。また、会議情報登録部２０４において登録された会議情報の会議日時によりその会議が終了すると自動的に会議資料を印刷不可能にする。

次に、統合印刷サービス２０８は、オーナージョブ管理部２０９、印刷管理部２１０、ユーザジョブ管理部２１１、印刷ジョブ制御部２１２を具備して構成される。

オーナージョブ管理部２０９は、会議開催者２０１からの印刷要求を処理する。会議開催に際して会議開催者２０１から会議用印刷要求を受け付けると、印刷管理部２１０に印刷許可申請を問い合わせ、印刷許可の場合は印刷部数を応答として受ける。そして、会議開催者２０１から受け付けた印刷要求と印刷管理部２１０から応答を受けた印刷部数を設定し印刷ジョブ制御部２１２に出力処理を依頼する。

印刷管理部２１０は、会議管理サービス２０３と統合印刷サービス２０８が連携しワークフローから印刷までの一括した処理が行えるように印刷管理を行う。オーナージョブ管理部２０９およびユーザジョブ管理部２１１から、受信した印刷要求に対する印刷許可申請の問い合わせが来た場合は、会議管理サービス２０３に印刷許可部数を問い合わせ、応答として参加者情報、会議情報および会議資料を受信し、会議開催者２０１からの会議用印刷要求に対して重複の無い適正な印刷部数の出力処理を行い。また、ユーザからの会議資料の印刷要求に対して印刷可能な会議参加予定者２０２のみに出力処理を許可する。

印刷ジョブ制御部２１２は、印刷ジョブの生成および制御処理を行う。オーナージョブ管理部２０９およびユーザジョブ管理部２１１からの印刷依頼に対する印刷ジョブを生成し、プリンタ２１３においてその印刷ジョブを出力する。

図３は、図２に示した会議管理サービス２０３における会議情報登録処理の動作を説明するフローチャートである。

会議管理サービス２０３において、会議開催者２０１から会議情報登録処理が行われるか否かを監視している（ステップ３０１）。

ここで、会議開催者２０１から会議情報の登録が行われると、この会議情報登録処理は開始される（ステップ３０１でＹＥＳ）。

まず、会議情報の登録処理を受け付けた会議情報登録部２０４において、会議情報および会議資料を会議情報ＤＢ２０７に登録する。（ステップ３０２）。

次に、会議開催者２０１に登録された会議情報に基づいて、会議召集情報連絡部２０５において、会議参加予定者２０２に会議連絡を送信する（ステップ３０３）。

次に、会議召集情報連絡部２０５において送信された、会議連絡に対する応答を会議参加予定者２０２から会議参加者管理部２０６において受信する（ステップ３０４）。

そして、会議管理サービス２０３は、会議参加者管理部２０６において受信した会議参加予定者２０２からの会議に関する出欠情報を会議参加状況として会議開催者２０１に通知し（ステップ３０５）、この会議情報登録処理を終了する。

図４は、図２に示した統合印刷サービス２０８における会議資料印刷処理の動作を説明するフローチャートである。

統合印刷サービス２０８において、会議開催者２０１または会議参加予定者２０２から会議資料印刷処理が行われるか否かを監視している（ステップ４０１）。

ここで、統合印刷サービス２０８が、会議開催者２０１または会議参加予定者２０２から会議資料に対する印刷要求を受信すると、この会議資料印刷処理は開始される（ステップ４０１でＹＥＳ）。

まず、会議開催者２０１または会議参加予定者２０２から印刷要求を受信したオーナージョブ管理部２０９若しくはユーザジョブ管理部２１１から印刷管理部２１０を介して、会議管理サービス２０３に印刷許可数の問い合わせを行う（ステップ４０２）。

次に、印刷管理部２１０から印刷許可数の問い合わせを受信した会議管理サービス２０３は、会議情報ＤＢ２０７上の会議情報および会議資料と参加者情報を送信し、その情報を統合印刷サービス２０８は印刷管理部２１０において受信する（ステップ４０３）。

次に、印刷管理部２１０は受信した印刷要求がオーナージョブ管理部２０９で受信した会議開催者２０１からの印刷要求か、ユーザジョブ管理部２１１で受信した会議参加予定者２０２からの印刷要求かで処理を分岐する（ステップ４０４）。

ここで、受信した印刷要求がオーナージョブ管理部２０９で受信した会議開催者２０１からの印刷要求の場合は（ステップ４０４でオーナージョブ）、会議管理サービス２０３より受信した参加者情報に基づいて必要な印刷部数を割り出し（ステップ４０６）、印刷ジョブ制御部２１２において必要部数の印刷ジョブを生成する（ステップ４０８）。そして、その印刷ジョブをプリンタ２１３に送信し（ステップ４１０）、この会議資料印刷処理を終了する。

また、受信した印刷要求がユーザジョブ管理部２１１で受信した会議参加予定者２０２からの印刷要求の場合は（ステップ４０４でユーザジョブ）、会議管理サービス２０３より受信した参加者情報に基づいて、印刷許可ユーザかどうかを判定する（ステップ４０５）。

ステップ４０５の判定は、印刷要求を送信したユーザが印刷対象の会議資料に関する会議に招集者として登録されているかどうかの判定である。

ここで、印刷対象の会議資料に関する会議に招集者として登録されていない場合（ステップ４０５でＮＯ）、その印刷要求を送信したユーザに印刷要求で指定された会議資料の印刷を許可しないことを通知し（ステップ４０９）、この会議資料印刷処理を終了する。

また、印刷対象の会議資料に関する会議に招集者として登録されている場合（ステップ４０５でＹＥＳ）、印刷ジョブ制御部２１２において必要部数の印刷ジョブを生成する（ステップ４０７）。そして、その印刷ジョブをプリンタ２１３に送信し（ステップ４１０）、この会議資料印刷処理を終了する。

本発明の印刷管理システムおよび印刷制御方法および印刷制御プログラムは、会議資料等を印刷する印刷システムに利用可能である。本発明によれば、会議を管理する会議管理サービスと連携して会議資料の印刷部数を管理しているので、会議資料等が無駄に重複されて印刷されることを抑止することができ、特に頻繁に会議が行われ煩雑になった会議資料が溢れるオフィスおよび業務での印刷処理に有効利用できる。

この発明に係わる印刷制御方法を適用したシステム構成図である。図１に示したシステム構成図を機能毎にブロック図として示したものである。図２に示した会議管理サービス２０３における会議情報登録処理の動作を説明するフローチャートである。図２に示した統合印刷サービス２０８における会議資料印刷処理の動作を説明するフローチャートである。

符号の説明

２０１会議開催者（オーナー）
２０２会議参加予定者（ユーザ）
２０３会議管理サービス
２０４会議情報登録部
２０５会議召集情報連絡部
２０６会議参加者管理部
２０７会議情報ＤＢ
２０８統合印刷サービス
２０９オーナージョブ管理部
２１０印刷管理部
２１１ユーザジョブ管理部
２１２印刷ジョブ制御部
２１３プリンタ

Claims

会議で用いる会議資料の印刷を管理する印刷管理システムにおいて、
会議の開催者からの会議情報に基づき会議の参加者に対する召集連絡を行うとともに、該参加者および該会議で用いる会議資料を管理する会議管理サービス手段と、
前記会議管理サービス手段と連携して前記会議資料の印刷を制御する統合印刷サービス手段と
を具備し、
前記統合印刷サービス手段は、
前記参加者からの前記会議資料の印刷要求を受け付け、前記会議資料の印刷を制御する参加者印刷ジョブ制御手段と、
前記開催者からの前記会議資料の印刷要求を受け付け、前記会議資料の印刷を制御する開催者印刷ジョブ制御手段と、
前記会議管理サービス手段から前記会議の参加者情報を取得し、該参加者情報に基づき前記参加者印刷ジョブ制御手段および前記開催者印刷ジョブ制御手段における前記会議資料の印刷を管理する印刷管理手段と
を具備することを特徴とする印刷管理システム。
前記会議管理サービス手段は、
前記開催者からの前記会議にかかわる会議情報および会議資料を登録する会議情報登録手段と、
前記会議情報登録手段に登録された会議情報に基づき該会議の参加予定者に対して該会議への召集連絡を行う会議召集連絡手段と、
前記参加者からの会議参加、不参加の回答を受信して該回答結果に基づき該会議の参加者を把握する参加者把握手段と
を具備し、
前記印刷管理手段は、
前記参加者把握手段から前記会議の参加者情報を取得して前記参加者印刷ジョブ制御手段から前記会議資料の印刷許可申請があった場合は、前記参加者情報に基づき該会議資料の印刷を許可し、前記開催者印刷ジョブ制御手段からの前記会議資料の印刷許可申請があった場合は、前記印刷を許可した参加者を除く部数の該会議資料の印刷を許可する
ことを特徴とする請求項１記載の印刷管理システム。
会議の開催者からの会議情報に基づき会議の参加者に対する召集連絡を行うとともに、該参加者および該会議で用いる会議資料を管理する会議管理サービス手段と、
前記会議管理サービス手段と連携して前記会議資料の印刷を制御する統合印刷サービス手段と
を具備し、
前記統合印刷サービス手段は、
前記参加者からの前記会議資料の印刷要求を受け付け、前記会議資料の印刷を制御する参加者印刷ジョブ制御手段と、
前記開催者からの前記会議資料の印刷要求を受け付け、前記会議資料の印刷を制御する開催者印刷ジョブ制御手段と
を具備する印刷管理システムにおける前記会議資料の印刷制御方法であって、
前記会議管理サービス手段から前記会議の参加者情報を取得し、
前記参加者印刷ジョブ制御手段から前記会議資料の印刷許可申請があった場合は、前記参加者情報に基づき該会議資料の印刷を許可し、
前記開催者印刷ジョブ制御手段からの前記会議資料の印刷許可申請があった場合は、前記印刷を許可した参加者を除く部数の該会議資料の印刷を許可する
ことを特徴とする印刷制御方法。
会議の開催者からの会議情報に基づき会議の参加者に対する召集連絡を行うとともに、該参加者および該会議で用いる会議資料を管理する会議管理サービス手段と、
前記会議管理サービス手段と連携して前記会議資料の印刷を制御する統合印刷サービス手段と
を具備し、
前記統合印刷サービス手段は、
前記参加者からの前記会議資料の印刷要求を受け付け、前記会議資料の印刷を制御する参加者印刷ジョブ制御手段と、
前記開催者からの前記会議資料の印刷要求を受け付け、前記会議資料の印刷を制御する開催者印刷ジョブ制御手段と
を具備する印刷管理システムにおける前記会議資料の印刷制御をコンピュータにより実行させる印刷制御プログラムであって、
前記会議管理サービス手段から前記会議の参加者情報を取得するステップと、
前記参加者印刷ジョブ制御手段から前記会議資料の印刷許可申請があった場合は、前記参加者情報に基づき該会議資料の印刷を許可するステップと、
前記開催者印刷ジョブ制御手段からの前記会議資料の印刷許可申請があった場合は、前記印刷を許可した参加者を除く部数の該会議資料の印刷を許可するステップと
を含むことを特徴とする印刷制御プログラム。