JP2005217938A - ネットワークファクシミリ装置 - Google Patents

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Abstract

【課題】装置自身の記憶資源に負担を掛けることなく、多数の相手先名、発信元名等に各々対応したTTIやカバーページを簡易な操作で作成し送信原稿の画データに組み込むことができるネットワークファクシミリ装置を提供すること。
【解決手段】送信する原稿の画データに組み込むための情報を指定するための指定情報を受付ける受付手段と、受付けた前記指定情報を外部の装置18に提示し、その応答として情報を取得する情報取得手段と、前記取得した情報を送信する原稿に組み込んだ画データを生成する画データ生成手段と、を備えるネットワークファクシミリ装置1。
【選択図】図3

Description

本発明は、コンピュータネットワークに接続されたネットワークファクシミリ装置に関し、詳しくは、送信する原稿にTTI(発信元情報)やカバーページ(送り状)を付加する機能を備えたネットワークファクシミリ装置に関する。
近年、多くのネットワークファクシミリ装置は、TTIの画データを原稿の画データに付加して送信する機能を備えている。また、一部のネットワークファクシミリ装置は、クライアントPCにおいて作成されたカバーページの画データを送信する原稿の画データに付加する機能を備えている。
TTIは、発信元ファクシミリ番号、発信元名(会社の場合は、会社名、部署名、担当者名等)、発信日時等の情報で構成される。TTIは、通常、ネットワークファクシミリ装置内に機器設定情報として登録されているものがファクシミリ送信時に読み出されて送信原稿の画データの一部として組み込まれる。市販されているネットワークファクシミリ装置には、複数のTTIを登録することができるものもあり、かかる装置によれば、ユーザは、送信相手先によって、登録された複数のTTIから何れか1を選択して送信原稿に付加することができる。複数のTTIを選択する機能は、ネットワークファクシミリ装置が複数のユーザによって使用される場合、例えば会社に設置された場合に便利である。つまり、TTIの発信元名として、会社名のほかに、ユーザ毎に異なる部署名や担当者名等を登録することで、各ユーザは、送信操作に際して、自分用のTTIを選択してファクシミリ送信原稿に付加することができる。これにより、送信相手先対して、部署名や担当者名等の詳細な情報も伝えることができるようになる。
カバーページは、件名、挨拶文、相手先名、発信元名(ユーザが会社等である場合は、会社名、部署名、担当者名等)等の情報で構成されるものであるが、相手先名等は、送信相手先によって異なるので、少なくともそれらは、送信相手先毎に変更する必要がある。したがって、従来は、ユーザがカバーページ全体をワープロ・ソフトなどによって作成し、これを送信する原稿の先頭頁に付けてファクシミリ送信していた。また、従来のネットワークファクシミリ装置/クライアントPCシステムでは、挨拶文やデザインが異なった複数のカバーページのテンプレートが予めクライアントPCに登録されており、ユーザがそれを選択することにより、ユーザの好む挨拶文やデザインを含むカバページを送信する原稿の先頭頁に付加することも可能であった。しかし、その場合もカバーページの送信相手先名等は、宛先毎にユーザによって入力することが必要であった。また、会社等においては、カバーページの発信元名として部署名、担当者名を入力することが必要であった。
なお、特許文献1には、クライアントPCから宛先ごとに異なる複数のカバーページのデータと1の原稿の画データを受信して、原稿の画データに宛先ごとに異なるカバーページの画データを各々付加して同報送信を行うネットワークファクシミリ装置が開示されている。
特開2001−94704号公報
上記したように、カバーページの相手先名、発信元名(会社の部署、担当者名など)等の相手先毎に変更を要する情報については、ユーザの入力操作が必要であり、これにより送信操作が煩雑なものとなっていた。そこで、ネットワークファクシミリ装置内に、相手先名、発信元名などの相手先毎に変更を要する情報を多数登録しておき、ユーザの選択操作により選択された情報を、カバーページのテンプレートに組み込んで、相手先名や発信元名が入ったカバーページの画データを生成するようにすれば、複数登録されたTTIを選択する場合と同様に煩わしい文字列の入力操作をすることなく、各ユーザ独自のカバーページを付けて送信することが可能となる。
ところが、カバーページやTTIに組み込む発信元名等の情報やカバーページに組み込む相手先名等の情報をユーザごとに多件数登録すれば、登録するために、大容量の記憶資源を確保する必要が生じ、ネットワークファクシミリ装置の製造コストの上昇を招くという問題が生じる。
また、複数のネットワークファクシミリ装置を所有する企業等においては、入退社などによる社員の入れ替わり、社員の所属する部署名の変更、さらには、顧客等の増減変動の発生などにより、その都度、各装置毎にカバーページやTTIに組み込むための登録情報の更新作業を行わなければならず、登録情報の管理負担が増大するという問題が生じる。
本発明は、かかる課題に鑑みてなされたものであり、装置自身の記憶資源に負担を掛けることなく、多数の相手先名、発信元名等に各々対応したTTIやカバーページを簡易な操作で作成し送信原稿の画データに組み込むことができるネットワークファクシミリ装置を提供することを目的とする。また、複数のネットワークファクシミリ装置を所有するユーザにとって、TTIやカバーページに組み込むための情報の管理負担を軽減することを可能とするネットワークファクシミリ装置を提供することをも目的とする。
上記目的を達成するために、請求項1記載のネットワークファクシミリ装置は、送信する原稿の画データに組み込むための情報を指定するための指定情報を受付ける受付手段と、受付けた前記指定情報を外部の装置に提示し、その応答として情報を取得する情報取得手段と、前記取得した情報を送信する原稿に組み込んだ画データを生成する画データ生成手段と、を備えることを特徴としている。
請求項2記載のネットワークファクシミリ装置は、請求項1記載のネットワークファクシミリ装置において、前記画データ生成手段は、前記取得した情報を送信する原稿のTTIの一部として組み込むことを特徴としている。
請求項3記載のネットワークファクシミリ装置は、請求項1記載のネットワークファクシミリ装置において、前記画データ生成手段は、前記取得した情報を送信する原稿のカバーページの一部として組み込むことを特徴としている。
請求項4記載のネットワークファクシミリ装置は、原稿の画データとともに送信する情報を指定するための指定情報を受付ける受付手段と、受付けた前記指定情報を外部の装置に提示し、その応答として情報を取得する情報取得手段と、前記取得した情報を原稿の画データとともに送信する送信手段と、を備えることを特徴としている。
請求項5記載のネットワークファクシミリ装置は、請求項4記載のネットワークファクシミリ装置において、前記指定情報は、TSIを指定するための指定情報であり、前記送信手段は前記取得した情報をTSIとして送信することを特徴としている。
本発明に係るネットワークファクシミリ装置によれば、外部の装置に発信元に関する情報(会社名、部課名、担当者名など)と相手先に関する情報(会社名、部課名、担当者名など)を登録しておくことにより、装置自身の記憶資源に負担を掛けることなく、多数の相手先名、発信元名等に各々対応したTTIやカバーページを簡易な操作で作成し送信原稿の画データに組み込むことが可能となる。また、画データとともに相手先に送信されるTSI等の情報についても装置自身の記憶資源に負担を掛けることなく、多数の相手先名、発信元名等に各々対応したものを簡易な操作で選択することができる。さらに、本発明に係るネットワークファクシミリ装置は、外部の装置に登録され情報をTTIやカバーページに組み込む情報として取得するので、複数のネットワークファクシミリ装置を所有するユーザは、外部の装置を1台に統一することで、登録情報の管理負担を軽減することが可能となる。
以下本発明の第1の実施の形態に係るネットワークファクシミリ装置について図面に基づき説明する。図1に本発明の第1の実施の形態に係るネットワークファクシミリ装置1の構成例を示す。すなわち、ネットワークファクシミリ装置1は、CPU(中央処理装置)2、RAM(ランダムアクセスメモリー)3、ROM(リードオンリーメモリー)4、画像メモリ5、モデム6、NCU7、コーデック8、読取部9、記録部10、操作部11、表示部12、及びLANインターフェース13を備えたものであって、各部2乃至13はバス14によって接続されている。
CPU2は、ROM4に格納された制御プログラムに従って、このネットワークファクシミリ装置1を構成する各部を制御する制御手段として機能する。RAM3は、CPU2の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ROM4は前記制御プログラムを格納している。画像メモリ5は、受信した画データ、読取部10で読取った画データ等を蓄積する。
モデム6は、例えばITU−T(国際電気通信連合)の勧告V.34規格又はこれと同様のものに従った送受信データの変調及び復調を行う。NCU7は、電話回線を制御して電話をかけたり、切ったりする回線網制御装置であり、PSTN(公衆交換電話網)15に接続されている。コーデック8は、画データの符号化及び復号を行う。すなわち、読取部9により読み取った原稿の画データを送信のためにMH、MR方式等により符号化し、外部から受信した画データを復号する。
読取部9は、原稿の画データを読取るものであり、例えば、CCDカラーラインセンサ、A/Dコンバータ、画像処理回路等で構成される。記録部10は、受信した画データ等について記録紙上に画像形成処理を行う。例えば電子写真方式のものが適用される。操作部11は、ユーザが文字列等の情報を入力する入力キー表示部12に表示されたカーソルを移動させるためのカーソルキーなどを具備し、ユーザによる各種の操作は、この操作部11において行われる。表示部12は、例えば操作部11に並設されたLCD(Liquid Crystal Display)からなり、各種の画面情報を表示する表示手段として機能する。LANインターフェース13は、ネットワークファクシミリ装置1とLAN16とを通信可能に接続する。
LAN16には、例えば、クライアントPC17、ディレクトリサービスを提供するディレクトリサーバ18、ルータ19などが接続されている。ディレクトリサーバ18には、例えば図2に示すような、ディレクトリ管理データベース18aが形成されている。このデータベース18aには、「"cn"」、「"ou"」、「"o"」、「"telephonNumber"」、「"facsimileNumber"」、「"exTelephonNumber"」、「"ex facsimileNumber "」、「"mail"」、「"短縮"」などの属性情報が登録されており、ネットワークファクシミリ装置1は、例えばLDAP(Lightweight Directory Access Protocol)により該データベース18aにアクセスして、登録されている各種の情報を取得する。図示するデータベース18aにおいては、「"cn"」に対応させて部課名が、「"ou"」に対応させて会社の事業部名が、「"o"」に対応させて会社名が、「"telephonNumber"」に対応させて内線電話番号が、「"exTelephonNumber"」に対応させて外線電話番号が、「"facsimileNumber"」に対応させて内線ファクシミリ番号が、「"ex facsimileNumber "」に対応させて外線ファクシミリ番号が、「"mail"」に対応させてメールアドレスが、「"短縮"」に対応させて短縮番号が登録されている。なお、「"cn"」、「"ou"」、「"o"」、「"telephonNumber"」、「"facsimileNumber"」、「"exTelephonNumber"」、「"ex facsimileNumber "」、「"mail"」には互いに同じものが登録されている場合があるが、「”短縮”」は、互いに異なる短縮番号が登録されている。また、「”短縮”」に登録される情報は、ネットワークファクシミリ装置1の短縮番号に対応している。なお、データベース18に登録される属性情報はこれに限定されず、その他種々のものを属性情報として登録してもよい。例えばファクシミリ伝送手順において相手先に送信されるTSI(送信端末識別信号)をデータベース18の属性情報(例えば、「"属性情報"=」)として登録しておいてもよい。
上記した構成を備えるネットワークファクシミリ装置1は、ファクシミリ通信機能、インターネットファクシミリ通信機能(メールサーバ機能)などの画データを送受信するための通信機能を備えている。そして、これら通信機能によって送信する原稿にカバーページを付加するカバーページ付加機能と、TTIを付加するTTI付加機能とを備える。
前記カバーページ付加機能とTTI付加機能は、ユーザの所定操作により、ユーザが指定した指定情報がディレクトリサーバ18に対して提示され、その応答として取得した情報をカバーページの情報(例えば宛先欄、発信元欄等を示す情報)、TSIの発信元名を示す情報として適用するものである。
これを図3の概念図に基づいて説明すると、ネットワークファクシミリ装置1は、ユーザが入力指定した指定情報、例えば相手先ファクシミリ番号「012−345−6665」、ユーザ自身の端末のファクシミリ番号「1112」などの指定情報、をディレクトリサーバ18に提示する。提示に際しては、属性情報「”facsimileNumber”」又は「”exfacsimileNumber”」に、前記指定情報と同じものを含むディレクトリ対象の属性情報「”o”、”ou”、”cn”」を検索する検索条件を提示し、その応答として、前記指定情報に対応する宛先又は発信元の属性情報「”o”、”ou”、”cn”」を取得し、これをカバーページやTTIに適用する。なお、前記指定情報としては、インタネットファクシミリ送信する場合にあっては、メールアドレスを採用することができる。
以下、ネットワークファクシミリ装置1がカバーページ付加機能、TTI付加機能を実行する際の処理動作を図3の概念図及び図4のフローチャートに基づいて説明する。なお、フローチャートに基づいて説明するネットワークファクシミリ装置1の処理動作は、CPU2がROM4に格納されている制御プログラムに基づいて発行する命令に従って行われる。
まず最初に、ユーザがネットワークファクシミリ装置1において、カバーページ付加機能、TTI付加機能を利用して原稿を送信する場合について説明する。なお、本実施形態において送信は、ファクシミリ送信により行われる場合を説明するが、これは通信手段の一例であり、インタネットファクシミリ送信やその他の送信手段によって行われるようにしてもよい。
ユーザにより原稿用紙が読取部9にセットされ、相手先のファクシミリ番号の入力操作などの通常のファクシミリ送信操作に加えて、カバページ情報、TTI情報の表示を要求するための所定操作がなされる。該所定操作においては、送信する原稿の画データに組み込むための情報を指定するための指定情報として、宛先ファクシミリ番号と発信元ファクシミリ番号が前記送信操作におけるものとは別個に又は同時に、ユーザの入力操作により指定され、ネットワークファクシミリ装置1は、これらの操作による指示、ファクシミリ番号(指定情報)を受付ける(S1)。
なお、前記宛先ファクシミリ番号と発信元ファクシミリ番号は、指定情報の一例であり、これらに代えて適当な文字列等からなるキーワードを採用してもよい。また、ディレクトリサーバ18のデータベース18aにTSIが登録されている場合には、前記所定操作において、送信する原稿の画データとともに送信する情報を指定するための指定情報として、データベース18a上でTSIに対応する所定のキーワード(適当な文字列など;前記宛先ファクシミリ番号などであってもよい)がユーザの入力操作により指定され、ネットワークファクシミリ装置1が、そのキーワードを受付けるようにして、これを前記発信元ファクシミリ番号と同様の指定情報として、ディレクトリサーバ18に提示し、登録されているTSIを取得するようにしてもよい。
前記S1の処理に続いて、ネットワークファクシミリ装置1は、受付けた2つのファクシミリ番号と検索条件をそれぞれ外部の装置であるディレクトリサーバ18に対して例えばLDAP(Lightweight Directory Access Protocol)により提示する(S2)。検索条件は、S1で取得したファクシミリ番号を含むディレクトリ対象に属する情報を要求するものである。例えばディレクトリサーバ18に、図2に示したようなデータベース18aが形成されており、ネットワークファクシミリ装置1が指定情報として、宛先ファクシミリ番号「012-345-6665」と発信元ファクシミリ番号「1112」を受付けている場合には、図3に示すように、ネットワークファクシミリ装置1が、ディレクトリサーバ18に対し、「”exfacsimile Number”=012-345-6665」となるディレクトリ対象の「”o”、”ou”、”cn”」を検索すべきとする検索条件を提示する。そして、その応答としてディレクトリサーバ18は、検索結果として「"o"=”××商事” 、"ou"=”第1営業部” 、"cn"=”FAX販売室”」と、「"o"=”××商事”、"ou"=”第1営業部”、"cn"=”サービスセンタ”」を返信する。さらに、ネットワークファクシミリ装置1が、ディレクトリサーバ18に対し、「”facsimile Number”=1112」となるディレクトリ対象の「”o”、”ou”、”cn”」を検索すべきとする検索条件を提示すると、その応答として、ディレクトリサーバ18は、検索結果として「"o"=”○○機械株式会社”、"ou"=”情報機器事業部”、"cn"=”IT開発”」と、「"o"=” ○○機械株式会社”、"ou"=” 情報機器事業部”、"cn"=”ソフトチーム”」を返信する。
このようにディレクトリサーバ18は、データベース18a内において、ネットワークファクシミリ装置1に指定されたファクシミリ番号に対応する情報、つまり、該ファクシミリ番号を属性情報として有するディレクトリ対象に属する情報である、宛先又は発信元の会社名、事業部名、部課名等を検索し(S51)、検出したそれらの情報を検索結果としてネットワークファクシミリ装置1に対して返信する(S52)。
ネットワークファクシミリ装置1は、ディレクトリサーバ18から上記情報を取得すると(S3)、例えば図5に示すように取得した情報X、Yをカバーページの候補として選択可能に表示部12に表示する(S4)。図5(a)においては、ネットワークファクシミリ装置1がディレクトリサーバ18から宛先ファクシミリ番号に対応する情報Xとして「"o"=”××商事”、"ou"=”第1営業部”、"cn"=”FAX販売室”」と、「"o"=”××商事”、"ou"=”第1営業部”、"cn"=”サービスセンタ”」を取得し、発信元ファクシミリ番号に対応する情報Yとして、「"o"=”○○機械株式会社”、"ou"=”情報機器事業部”、"cn"=”IT開発”」と、「"o"=” ○○機械株式会社”、"ou"=” 情報機器事業部”、"cn"=”ソフトチーム”」を受信した場合の表示例を示している。宛先ファクシミリ番号に対応する情報Xには、カバーページの宛先に記載する情報の選択操作をユーザに対して要求するための説明文20aが併せて表示され、発信元ファクシミリ番号に対応する情報には、カバーページの発信元に記載する情報の選択操作をユーザに対して要求するための説明文20bが併せて表示されている。また、所定の画面切り替え操作により、図5(b)に示す画面が表示部12に切り替え表示される。該画面は、ディレクトリサーバ18から取得した発信元ファクシミリ番号に対応する情報YをTTIに組み込む情報の候補として選択可能に表示部12に表示するものである。表示された発信元ファクシミリ番号に対応する情報Yに併せて、TTIに記載する情報の選択操作をユーザに対して要求するための説明文20cが表示される。
図示するような反転表示のカーソルがユーザの操作によって移動され「決定」ボタンが選択されるなどして、表示された情報が選択されると(S5:YES)、読取部9にセットされた原稿の画データが読取られる(S6)。そして、S5でカバーページの宛先及び発信元に記載する情報として選択された情報を含んでなるカバーページの画データが生成されてS6で生成した画データの先頭ページに組み込まれ、さらにはS5でTTIに記載する情報として選択された情報を含むTTIの画データが、原稿画データ(カバーページの画データを含む)の各ページに組み込まれる(S7)。そして、TTI、カバーページが組み込まれた画データが、S1の送信操作に際して指定された、宛先ファクシミリ番号に対して送信される(S8)。
なお、S1において、TSIに対応するキーワードをも受付けるようにした場合には、受付けたキーワードに対してもS2、S51、S52、S3、S4、S5の処理動作を実行し、S8におけるファクシミリ伝送手順において、S2で提示したキーワードの応答として取得した情報をTSIとして原稿の画データとともに相手先に送信する。
次に、ユーザがクライアントPC17からカバーページ付加機能、TTI付加機能を利用して原稿を送信する場合について図6等に基づいて説明する。なお、上述した、ネットワークファクシミリ装置1から送信する場合と同様の処理動作については、同符号を付してその説明を省略する。
まず、クライアントPC17におけるユーザにより、相手先のファクシミリ番号の入力操作などの通常のファクシミリ送信操作に加えて、カバページ情報、TTI情報の表示を要求するための所定操作がなされる(S101)。該所定操作においては、送信する原稿の画データに組み込むための情報を指定するための指定情報として、宛先ファクシミリ番号と発信元ファクシミリ番号が、前記送信操作におけるものとは別個に、ユーザの入力操作により指定される。そして、指定された宛先ファクシミリ番号、発信元ファクシミリ番号、前記表示要求等がネットワークファクシミリ装置1に対して送信される(S102)。
なお、前記宛先ファクシミリ番号と発信元ファクシミリ番号は、指定情報の一例であり、これらに代えて適当な文字列等からなるキーワードを採用してもよい。また、ディレクトリサーバ18のデータベース18aにTSIが登録されている場合には、前記所定操作において、送信する原稿の画データとともに送信する情報を指定するための指定情報として、データベース18a上でTSIに対応する所定のキーワード(適当な文字列など;前記宛先ファクシミリ番号などであってもよい)がユーザの入力操作により指定され、クライアントPC17及びネットワークファクシミリ装置1が、そのキーワードを受付けるようにして、これを前記発信元ファクシミリ番号と同様の指定情報として、ディレクトリサーバ18に提示し、登録されているTSIを取得するようにしてもよい。
ネットワークファクシミリ装置1は、クライアントPC17から受信したカバーページ情報、TTI情報等の表示要求及びファクシミリ番号を受付け(S151)、その2つのファクシミリ番号と検索条件をそれぞれ外部の装置であるディレクトリサーバ18に対して例えばLDAPにより提示する(S2)。なお、検索条件は、前述したネットワークファクシミリ装置1本体からファクシミリ送信する場合と同様である。
次いで、ディレクトリサーバの前記したS51、S52の処理動作、ネットワークファクシミリ装置1の前記したS3の処理動作を経て、ネットワークファクシミリ装置1は、図5に示したような、取得した情報をカバーページ情報又はTTI情報として選択可能にクライアントPC17の表示部に表示するための画面情報を同クライアントPC17に対して送出する(S154)。
これを受信したクライアントPC17は、図5に示したように、取得した情報X、Yをカバーページの候補として選択可能に表示部12に表示する(S103)。クライアントPC17におけるユーザの操作によって、表示された情報が選択されると(S104:YES)、送信する原稿画データとともに、カバーページの宛先及び発信元に記載する情報として選択された情報と、TTIに記載する情報として選択された情報と、をそれぞれネットワークファクシミリ装置1に対して送信する(S105、S155)。
次いで、ネットワークファクシミリ装置1において、カバーページの宛先及び発信元に記載する情報として受信した情報を含んでなるカバーページの画データが生成され、これが原稿画データの先頭ページに組み込まれ、さらにTTIに記載する情報として受信した情報を含むTTIの画データが、原稿画データ(カバーページの画データを含む)の各ページに組み込まれる(S156)。そして、TTI、カバーページが組み込まれた前記画データが、S101の送信操作に際して指定された、宛先ファクシミリ番号に対して送信される(S8)。
なお、S101において、TSIに対応するキーワードをも受付けるようにした場合には、受付けたキーワードに対しても同様の一連の処理動作を実行し、ネットワークファクシミリ装置1はS2で提示したキーワードの応答として取得した情報のうち、S104で選択された情報を、S8におけるファクシミリ伝送手順においてTSIとして原稿の画データとともに相手先に送信する。
以上の説明から明らかなように第1の実施の形態に係るネットワークファクシミリ装置1によれば、ディレクトリサーバ18のデータベース18aに発信元に関する情報(会社名、部課名など)と相手先に関する情報(会社名、部課名など)を登録しておくことにより、送信する原稿に、相手先毎或いはネットワークファクシミリ装置1のユーザ毎に固有のカバーページやTSIを簡易な操作で組み込むことができる。また、指定情報に対応付けられた情報が複数ある場合に、ユーザは表示されたそれらの情報から所望のものを選択することができるので、種々の利点が生じる。例えば、送信先が、1台のファクシミリ装置を複数の事業部、部課で共用しているような場合に、当該ファクシミリ装置のファクシミリ番号に対応付けてデータベース18aに複数の事業部、部課を登録しておけば、ネットワークファクシミリ装置1のユーザは、事業部、部課などの詳細な情報が記載されたカバーページを簡易に原稿に付加して送信することができる。
以下本発明の第2の実施の形態に係るネットワークファクシミリ装置について説明する。本発明の第2の実施の形態に係るネットワークファクシミリ装置1Aは、第1の実施の形態に係るネットワークファクシミリ装置1と同様の構成及び機能を有するが、送信する原稿の画データに組み込むための情報を指定するための指定情報が、ファクシミリ番号(又はメールアドレス)ではなく、短縮番号である点において相違する。そして、指定情報として指定された短縮番号をディレクトリサーバ18に提示し、その応答として、データベース18a上で対応する情報を取得して、第1の実施形態で説明したユーザよる選択操作を必要とすることなく、取得した情報をカバーページやTTIの情報として適用する。以下において、第1の実施の形態と同様の構成及び処理動作については、同符号を付してその説明を省略し、相違点についてのみ説明する。なお、本実施の形態においても、フローチャートに基づいて説明するネットワークファクシミリ装置1Aの処理動作は、CPU2がROM4に格納されている制御プログラムに基づいて発行する命令に従って行われる。
まず最初に、ユーザがネットワークファクシミリ装置1Aにおいて、カバーページ付加機能、TTI付加機能を利用して原稿を送信する場合について図7のフローチャートに基づいて説明する。なお、本実施形態において送信は、ファクシミリ送信により行われるが、インタネットファクシミリ送信やその他の送信手段によって行われるようにしてもよい。
ユーザにより原稿用紙が読取部9にセットされ、相手先のファクシミリ番号の入力操作などの通常の送信操作に加えて、カバページ情報、TTI情報の表示を要求するための所定操作がなされる。該所定操作においては、送信する原稿の画データに組み込むための情報を指定するための指定情報として、送信しようとする相手先に対応する短縮番号(以下「宛先短縮番号」ともいう。)と、発信元に対応する短縮番号(以下「発信元短縮番号」ともいう。)が、ユーザの入力操作により指定され、ネットワークファクシミリ装置1Aは、これらの短縮番号を受付ける(S301)。なお、ここでは、ファクシミリ番号が登録されていない短縮番号が使用される。
なお、前記宛先短縮番号と発信元短縮番号は、指定情報の一例であり、これらに代えて適当な文字列等からなるキーワードを採用してもよい。また、ディレクトリサーバ18のデータベース18aにTSIが登録されている場合には、前記所定操作において、送信する原稿の画データとともに送信する情報を指定するための指定情報として、データベース18a上でTSIに対応する所定のキーワード(適当な文字列など;前記宛先短縮番号などでもよい)がユーザの入力操作により指定され、ネットワークファクシミリ装置1Aが、そのキーワードを受付けるようにして、これを前記発信元短縮番号と同様の指定情報として、ディレクトリサーバ18に提示し、登録されているTSIを取得するようにしてもよい。
次いで、ネットワークファクシミリ装置1Aは、受付けた2つの短縮番号と検索条件をそれぞれ外部の装置であるディレクトリサーバ18に対して例えばLDAPにより提示する(S302)。検索条件は、S301で取得した短縮番号を含むディレクトリ対象に属する情報を要求するものである。例えばディレクトリサーバ18に、図2に示すようなデータベース18aが形成されており、ネットワークファクシミリ装置1Aが指定情報として宛先短縮番号「109」と発信元短縮番号「102」を受付けている場合には、ネットワークファクシミリ装置1Aは、ディレクトリサーバ18に対して、「”短縮”=109」となるディレクトリ対象の「”o”、”ou”、”cn”」を検索すべきとする検索条件を提示する。そして、その応答として、ディレクトリサーバ18は、検索結果として「「"o"=”××商事”、"ou"=”第1営業部”、"cn"=”サービスセンタ”」を返信する。さらに、ネットワークファクシミリ装置1Aから、「”短縮”=102」となるディレクトリ対象の「”o”、”ou”、”cn”」を検索すべきとする検索条件がディレクトリサーバ18に対して提示される。そして、その応答として、ディレクトリサーバ18は、検索結果として「"o"=” ○○機械株式会社”、"ou"=” 情報機器事業部”、"cn"=”ソフトチーム”」を返信する。
このようにディレクトリサーバ18は、データベース18a内において、ネットワークファクシミリ装置1Aに指定された短縮番号に対応する情報、つまり、該短縮番号を属性情報として有するディレクトリ対象に属する情報である、宛先又は発信元の会社名、事業部名、部課名等を検索し(S51)、検出したそれらの情報を検索結果としてネットワークファクシミリ装置1に対して返信する(S52)。
ネットワークファクシミリ装置1Aは、ディレクトリサーバ18から情報を取得すると(S303)、例えば図8に示すように、取得した情報M、Nを表示するとともに、それをカバーページの宛先名、カバーページ及びTTIの発信元名として記載してよいか否かの確認をユーザに求める確認画面を表示部12に表示する(S304)。
ユーザの所定操作によって、前記確認要求に対する承認がなされると(S305:YES)、読取部9にセットされた原稿の画データが読取られる(S6)。そして、S305でカバーページの宛先及び発信元に記載する情報として承認された情報を含んでなるカバーページの画データが生成されてS6で生成された画データの先頭ページに組み込まれ、さらにS305でTTIに記載する情報として承認された情報を含むTTIの画データが、原稿画データ(カバーページの画データを含む)の各ページに組み込まれる(S306)。そして、TTI、カバーページが組み込まれた画データが、S301の送信操作に際して指定された、宛先ファクシミリ番号に対して送信される(S8)。なお、前記S305において、承認されなかったと判断した場合は、一連の処理動作を終了する。
なお、S301において、TSIに対応するキーワードをも受付けるようにした場合には、受付けたキーワードに対してもS302、S51、S52、S303、S304、S305の処理動作を実行し、S8におけるファクシミリ伝送手順において、S302で提示したキーワードの応答として取得した情報をTSIとして原稿の画データとともに相手先に送信する。
次に、ユーザがクライアントPC17からカバーページ付加機能、TTI付加機能を利用して原稿を送信する場合について図9等に基づいて説明する。なお、上述した、ネットワークファクシミリ装置1Aから送信する場合と同様の処理動作については、同符号を付してその説明を省略する。
まず、クライアントPC17におけるユーザにより、相手先のファクシミリ番号の入力操作などの通常の送信操作に加えて、カバページ情報、TTI情報の表示を要求するための所定操作がなされる(S401)。該所定操作においては、送信する原稿の画データに組み込むための情報を指定するための指定情報として、送信相手先に対応する短縮番号(以下「宛先短縮番号」ともいう。)と、発信元に対応する短縮番号(以下「発信元短縮番号」ともいう。)が、ユーザの入力操作により指定される。そして、指定された宛先短縮番号、発信元短縮番号、前記表示要求等がネットワークファクシミリ装置1Aに対して送信される(S402)。
なお、前記宛先短縮番号と発信元短縮番号は、指定情報の一例であり、これらに代えて適当な文字列等からなるキーワードを採用してもよい。また、ディレクトリサーバ18のデータベース18aにTSIが登録されている場合には、前記所定操作において、送信する原稿の画データとともに送信する情報を指定するための指定情報として、データベース18a上でTSIに対応する所定のキーワード(適当な文字列など)がユーザの入力操作により指定され、クライアントPC17及びネットワークファクシミリ装置1Aが、そのキーワードを受付けるようにして、これを前記発信元短縮番号と同様の指定情報として、ディレクトリサーバ18に提示し、登録されているTSIを取得するようにしてもよい。
ネットワークファクシミリ装置1Aは、クライアントPC17から受信したカバーページ情報、TTI情報等の表示要求及び短縮番号を受付け(S451)、その2つの短縮番号と検索条件をそれぞれ外部の装置であるディレクトリサーバ18に対して例えばLDAPにより提示する(S452)。なお、検索条件は、前述したネットワークファクシミリ装置1A本体からファクシミリ送信する場合と同様である。
次いで、ディレクトリサーバ18の前記したS51、S52の処理動作、ネットワークファクシミリ装置1Aの前記したS303の処理動作を経て、ネットワークファクシミリ装置1Aは、例えば図8に示したように、取得した情報M、Nを表示するとともに、それをカバーページの宛先名、カバーページ及びTTIの発信元名として記載してよいか否かの確認をユーザに求める確認画面をクライアントPC17の表示部に表示するための画面情報を同クライアントPC17に対して送出する(S454)。
これを受信したクライアントPC17は、図8に示したように、取得した情報M、Nを表示するとともに、それをカバーページの宛先名、カバーページ及びTTIの発信元名として記載してよいか否かの確認をユーザに求める確認画面を表示部12に表示する(S403)。ユーザの所定操作によって、前記確認要求に対する認否がなされると、その旨を示す情報がネットワークファクシミリ装置1Aに対して送信すべき原稿の画データとともに送信される(S404)。
ネットワークファクシミリ装置1Aが認否を指定する情報及び原稿の画データをクライアントPC17から受信し(S455)、それが承認を指定する情報である場合は(S456:YES)、カバーページの宛先及び発信元に記載する情報として承認された情報を含んでなるカバーページの画データが生成され、これがクライアントPC17から受信した原稿画データの先頭ページに組み込まれ、さらにTTIに記載する情報として承認された情報を含むTTIの画データが、原稿画データ(カバーページの画データを含む)の各ページに組み込まれる(S457)。そして、TTI、カバーページが組み込まれた前記画データがS401の送信操作に際して指定された宛先ファクシミリ番号に対して送信される(S8)。なお、S456において、承認を指定する情報でないと判断した場合は、一連の処理動作を終了する。
なお、S401において、TSIに対応するキーワードをも受付けるようにした場合には、受付けたキーワードに対しても同様の一連の処理動作を実行し、ネットワークファクシミリ装置1AはS452で提示したキーワードの応答として取得した情報のうち、S104で選択された情報を、S8におけるファクシミリ伝送手順においてTSIとして原稿の画データとともに相手先に送信する。
以上の説明から明らかなように、第2の実施の形態に係るネットワークファクシミリ装置1Aによれば、ユーザは、事業部、部課などの詳細な情報が記載されたカバーページをより一層簡易な操作で原稿に付加して送信することができる。すなわち、第1の実施の形態に係るファクシミリ装置1と比較すると、選択操作が省かれるので、操作の簡素化が図られる。例えば、頻繁に使用することにより、短縮番号に対応するカバーページやTSIの内容をユーザが覚えているような場合は、当該短縮番号の指定操作だけで当該カバーページ、TSIが付加された原稿を相手先に送信することができる。
以上、第1及び第2の実施の形態において、カバーページ付加機能とTTI付加機能について説明したが、本発明を適用することができる範囲は、カバーページ付加機能とTTI付加機能に限定されない。すなわち、送信する原稿に組み込む情報であれば、当該情報とこれに対応した指定情報をディレクトリサーバ18のデータベース18aに登録しておくことにより、上記したカバーページ付加機能やTTI付加機能と同様の付加機能を実現することができる。
また、本発明の第1及び第2の実施の形態においては、ディレクトリサーバ18に対して会社名、事業部名、部課名に対応する属性情報についてのみ取得して、これらをカバーページ情報、TSI情報の一部として採用するものであるが、勿論、会社名、事業部名、部課名に限らず、ディレクトリサーバ18のデータベース18aに担当者名など更に詳細な情報を登録し、その属性情報を指定してディレクトリサーバ18から取得するようにしてもよい。
また、本発明の第1及び第2の実施の形態においては、カバーページ及びTSIの双方を送信原稿の画データに組み込む場合を説明したが、カバーページ及びTSIの一方のみを送信原稿の画データに組み込むようにしてもよい。TSIのみを送信原稿の画データに組み込む場合は、ユーザが指定する指定情報、及び、ネットワークファクシミリ装置1がディレクトリサーバ18に対して提示する指定情報は1つで済む。
本発明は、例えば、送信する原稿にTTIやカバーページを付加する機能を備えたネットワークファクシミリ装置に適用することができる。
本発明の実施の形態に係るネットワークファクシミリ装置の構成例を示した図である。 ディレクトリ管理データベースの内容の一例を示した図である。 本発明の実施の形態に係るネットワークファクシミリ装置とディレクトリサーバとの間でやり取りされる情報を示した概念図である。 本発明の第1の実施の形態に係るネットワークファクシミリ装置がカバーページ付加機能、TTI付加機能を利用して装置本体からファクシミリ送信する場合にディレクトリサーバとの間で形成する処理動作等を示したフローチャートである。 カバーページ情報、TTI情報の選択画面の一例を示した図である。 本発明の第1の実施の形態に係るネットワークファクシミリ装置がカバーページ付加機能、TTI付加機能を利用してクライアントPCからファクシミリ送信する場合にディレクトリサーバとの間で形成する処理動作等を示したフローチャートである。 本発明の第2の実施の形態に係るネットワークファクシミリ装置がカバーページ付加機能、TTI付加機能を利用して装置本体からファクシミリ送信する場合にディレクトリサーバとの間で形成する処理動作等を示したフローチャートである。 カバーページ情報、TTI情報の承認画面の一例を示した図である。 本発明の第2の実施の形態に係るネットワークファクシミリ装置がカバーページ付加機能、TTI付加機能を利用してクライアントPCからファクシミリ送信する場合にディレクトリサーバとの間で形成する処理動作等を示したフローチャートである。
符号の説明
1 ネットワークファクシミリ装置
2 CPU
3 RAM
4 ROM
16 LAN
17 クライアントPC
18 ディレクトリサーバ
18a ディレクトリ管理データベース

Claims (5)

  1. 送信する原稿の画データに組み込むための情報を指定するための指定情報を受付ける受付手段と、受付けた前記指定情報を外部の装置に提示し、その応答として情報を取得する情報取得手段と、前記取得した情報を送信する原稿に組み込んだ画データを生成する画データ生成手段と、を備えることを特徴とするネットワークファクシミリ装置。
  2. 前記画データ生成手段は、前記取得した情報を送信する原稿のTTIの一部として組み込むことを特徴とする請求項1記載のネットワークファクシミリ装置。
  3. 前記画データ生成手段は、前記取得した情報を送信する原稿のカバーページの一部として組み込むことを特徴とする請求項1記載のネットワークファクシミリ装置。
  4. 原稿の画データとともに送信する情報を指定するための指定情報を受付ける受付手段と、受付けた前記指定情報を外部の装置に提示し、その応答として情報を取得する情報取得手段と、前記取得した情報を原稿の画データとともに送信する送信手段と、を備えることを特徴とするネットワークファクシミリ装置。
  5. 前記指定情報は、TSIを指定するための指定情報であり、前記送信手段は前記取得した情報をTSIとして送信することを特徴とする請求項4記載のネットワークファクシミリ装置。
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