JP2005217923A - データ蓄積管理装置、データ管理方法及びデータ管理プログラム - Google Patents
データ蓄積管理装置、データ管理方法及びデータ管理プログラム Download PDFInfo
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Abstract
【課題】データを蓄積するとともに、蓄積したデータを削除したり内容を更新する前に、その予告をユーザに通知するデータ蓄積装置において、前記予告通知を行うユーザを的確に把握することができるデータ蓄積管理装置、データ管理方法及びデータ管理プログラムを提供する。
【解決手段】
データを蓄積する蓄積手段24と、ネットワーク5を介してユーザの端末装置4と接続するための通信手段26と、ユーザに対し、前記通信手段26を介して、前記蓄積手段24に蓄積されたデータを送信しまたはデータの格納場所を通知するとともに、前記蓄積手段24に蓄積されたデータが削除されまたは更新される際には、削除予告または更新予告を通知し、予告通知後にデータの削除または更新を行うデータ管理手段21と、を備えたデータ蓄積管理装置2において、前記管理手段21は、前記データに対するアクセス状況に応じて、前記データの削除予告または更新予告の通知先を管理する。
【選択図】 図1
【解決手段】
データを蓄積する蓄積手段24と、ネットワーク5を介してユーザの端末装置4と接続するための通信手段26と、ユーザに対し、前記通信手段26を介して、前記蓄積手段24に蓄積されたデータを送信しまたはデータの格納場所を通知するとともに、前記蓄積手段24に蓄積されたデータが削除されまたは更新される際には、削除予告または更新予告を通知し、予告通知後にデータの削除または更新を行うデータ管理手段21と、を備えたデータ蓄積管理装置2において、前記管理手段21は、前記データに対するアクセス状況に応じて、前記データの削除予告または更新予告の通知先を管理する。
【選択図】 図1
Description
この発明は、画像データや文書データ等のデータを蓄積して管理するデータ蓄積管理装置、データ管理方法及びデータ管理プログラムに関する。
画像データや文書データ等のデータを共有ファイルとしてハードディスク等に蓄積するとともに、ユーザの要求に応じて共有ファイルのデータをネットワークを介してユーザの端末装置に送信し、あるいはデータの格納場所を電子メールなどによりユーザに通知するデータ蓄積管理装置が、従来より知られている。
また、上記のデータ蓄積管理装置において、装置管理者によりあるいは装置が自動的に、蓄積したデータを削除したり内容を更新することも行われており、またデータの削除や更新の前にその予告をユーザに通知することも行われている。
このような予告通知をユーザに行うためには、予告通知を行うユーザを把握しておくことが必要となり、例えば削除対象あるいは更新対象のデータを既に取得しているユーザに対しては予告通知を行わなくても良いが、閲覧のみ行ったユーザに対しては、データ未取得であるから予告通知を行うのが望ましい。
従来、ユーザのサーバへのアクセス履歴を管理し、その情報を管理者に通知する技術が知られている(例えば特許文献1〜3)。
また、サーバの管理者やデータの作成者のメール等、連絡先情報をサーバに保存し、ユーザに通知する技術も知られている(例えば特許文献4〜6)。
特開2003−50897号
特開2002−259274号
特開2002−208963号
特開2002−366757号
特開2002−183491号
特開2002−269017号
ところが、上記公報に記載された技術は、いずれも、装置管理者によりあるいは装置が自動的に、蓄積したデータを削除したり内容を更新する前にその予告をユーザに通知する装置に関するものではなく、予告通知を行うユーザを把握する技術ではなかった。
この発明は、このような課題を解決するためになされたものであって、データを蓄積するとともに、蓄積したデータを削除したり内容を更新する前に、その予告をユーザに通知するデータ蓄積装置において、前記予告通知を行うユーザを的確に把握することができるデータ蓄積管理装置、データ管理方法及びデータ管理プログラムの提供を課題とする。
上記課題を解決するために、この発明は次の手段を提供する。
(1)データを蓄積する蓄積手段と、ネットワークを介してユーザの端末装置と接続するための通信手段と、ユーザに対し、前記通信手段を介して、前記蓄積手段に蓄積されたデータを送信しまたはデータの格納場所を通知するとともに、前記蓄積手段に蓄積されたデータが削除されまたは更新される際には、削除予告または更新予告を通知し、予告通知後にデータの削除または更新を行うデータ管理手段と、を備えたデータ蓄積管理装置において、前記管理手段は、前記データに対するアクセス状況に応じて、前記データの削除予告または更新予告の通知先を管理することを特徴とするデータ蓄積管理装置。
(2)前記管理手段は、前記データの削除予告または更新予告の通知先であるユーザの端末装置に、削除対象または更新対象のデータを送信済みである場合には、そのユーザについては前記削除予告または更新予告の通知先リストから削除する請求項1に記載のデータ蓄積管理装置。
(3)前記管理手段は、データの閲覧のみ行いデータを取得していないユーザについて、前記削除予告または更新予告の通知先リストに登録する請求項1に記載のデータ蓄積管理装置。
(4)前記管理手段は、前記データの削除または更新後にユーザからそのデータの取得要求がなされた場合、以前にそのデータを取得したユーザとの連絡方法を、前記データの取得要求元に通知する請求項1に記載のデータ蓄積管理装置。
(5)前記管理手段は、前記データの削除または更新後にユーザからそのデータの取得要求がなされた場合、以前にそのデータを取得したユーザに対し、データ蓄積管理装置にそのデータを送信する旨か、前記データ取得要求元にそのデータを送信する旨を依頼する請求項1に記載のデータ蓄積管理装置。
(6)前記管理手段は、前記データの削除または更新後にユーザからそのデータの取得要求がなされた場合、以前にそのデータを取得したユーザの前記端末装置におけるデータ保存場所を検索し、そのデータが存在している場合には、そのデータを取得して前記データ取得要求元に送信する請求項1に記載のデータ蓄積管理装置。
(7)ネットワークを介してユーザの端末装置と接続するための通信手段を介して、蓄積手段に蓄積されたデータをユーザに送信しまたはデータの格納場所を通知するステップと、前記蓄積手段に蓄積されたデータが削除されまたは更新される際には、削除予告または更新予告をユーザに通知するステップと、予告通知後に、データの削除または更新を行うステップと、を備えたデータ管理方法において、前記データに対するアクセス状況に応じて、前記データの削除予告または更新予告の通知先を管理するステップを実施することを特徴とするデータ管理方法。
(8)ネットワークを介してユーザの端末装置と接続するための通信手段を介して、蓄積手段に蓄積されたデータをユーザに送信しまたはデータの格納場所を通知するステップと、前記蓄積手段に蓄積されたデータが削除されまたは更新される際には、削除予告または更新予告をユーザに通知するステップと、予告通知後に、データの削除または更新を行うステップと、をコンピュータに実行させるデータ管理プログラムにおいて、前記データに対するアクセス状況に応じて、前記データの削除予告または更新予告の通知先を管理するステップをコンピュータにさらに実行させることを特徴とするデータ管理プログラム。
(1)データを蓄積する蓄積手段と、ネットワークを介してユーザの端末装置と接続するための通信手段と、ユーザに対し、前記通信手段を介して、前記蓄積手段に蓄積されたデータを送信しまたはデータの格納場所を通知するとともに、前記蓄積手段に蓄積されたデータが削除されまたは更新される際には、削除予告または更新予告を通知し、予告通知後にデータの削除または更新を行うデータ管理手段と、を備えたデータ蓄積管理装置において、前記管理手段は、前記データに対するアクセス状況に応じて、前記データの削除予告または更新予告の通知先を管理することを特徴とするデータ蓄積管理装置。
(2)前記管理手段は、前記データの削除予告または更新予告の通知先であるユーザの端末装置に、削除対象または更新対象のデータを送信済みである場合には、そのユーザについては前記削除予告または更新予告の通知先リストから削除する請求項1に記載のデータ蓄積管理装置。
(3)前記管理手段は、データの閲覧のみ行いデータを取得していないユーザについて、前記削除予告または更新予告の通知先リストに登録する請求項1に記載のデータ蓄積管理装置。
(4)前記管理手段は、前記データの削除または更新後にユーザからそのデータの取得要求がなされた場合、以前にそのデータを取得したユーザとの連絡方法を、前記データの取得要求元に通知する請求項1に記載のデータ蓄積管理装置。
(5)前記管理手段は、前記データの削除または更新後にユーザからそのデータの取得要求がなされた場合、以前にそのデータを取得したユーザに対し、データ蓄積管理装置にそのデータを送信する旨か、前記データ取得要求元にそのデータを送信する旨を依頼する請求項1に記載のデータ蓄積管理装置。
(6)前記管理手段は、前記データの削除または更新後にユーザからそのデータの取得要求がなされた場合、以前にそのデータを取得したユーザの前記端末装置におけるデータ保存場所を検索し、そのデータが存在している場合には、そのデータを取得して前記データ取得要求元に送信する請求項1に記載のデータ蓄積管理装置。
(7)ネットワークを介してユーザの端末装置と接続するための通信手段を介して、蓄積手段に蓄積されたデータをユーザに送信しまたはデータの格納場所を通知するステップと、前記蓄積手段に蓄積されたデータが削除されまたは更新される際には、削除予告または更新予告をユーザに通知するステップと、予告通知後に、データの削除または更新を行うステップと、を備えたデータ管理方法において、前記データに対するアクセス状況に応じて、前記データの削除予告または更新予告の通知先を管理するステップを実施することを特徴とするデータ管理方法。
(8)ネットワークを介してユーザの端末装置と接続するための通信手段を介して、蓄積手段に蓄積されたデータをユーザに送信しまたはデータの格納場所を通知するステップと、前記蓄積手段に蓄積されたデータが削除されまたは更新される際には、削除予告または更新予告をユーザに通知するステップと、予告通知後に、データの削除または更新を行うステップと、をコンピュータに実行させるデータ管理プログラムにおいて、前記データに対するアクセス状況に応じて、前記データの削除予告または更新予告の通知先を管理するステップをコンピュータにさらに実行させることを特徴とするデータ管理プログラム。
前項(1)に係る発明によれば、蓄積されたデータに対するアクセス状況に応じて、前記データの削除予告または更新予告の通知先リストが管理手段により自動的に管理されるから、管理者の手間を要することなく、削除予告または更新予告の通知先を的確に把握することが可能となる。
前項(2)に係る発明によれば、前記データの削除予告または更新予告の通知先であるユーザの端末装置に、削除対象または更新対象のデータを送信済みである場合には、そのユーザについては前記削除予告または更新予告の通知先リストから削除されるから、データ取得済みのユーザに対する無駄な削除予告または更新予告を行うのを防止することができ、効率的な管理を行うことができる。
前項(3)に係る発明によれば、データの閲覧のみ行いデータを取得していないユーザについて、前記削除予告または更新予告の通知先リストに登録するから、閲覧という行為によってそのデータに興味を示したユーザが知らないうちに、データ削除や更新がなされる不都合を防止でき、ユーザの利便性を高めることができる。
前項(4)に係る発明によれば、データの削除または更新後にユーザからそのデータの取得要求がなされた場合、以前にそのデータを取得したユーザとの連絡方法を、前記データの取得要求元に通知するから、要求元ユーザは既にファイル取得済みのユーザに連絡して、所期するデータファイルを入手することができる。
前項(5)に係る発明によれば、データの削除または更新後にユーザからそのデータの取得要求がなされた場合、以前にそのデータを取得したユーザに対し、データ蓄積管理装置にそのデータを送信する旨か、前記データ取得要求元にそのデータを送信する旨を依頼するから、要求元ユーザは所期するデータファイルを入手することができる。
前項(6)に係る発明によれば、データの削除または更新後にユーザからそのデータの取得要求がなされた場合、以前にそのデータを取得したユーザの前記端末装置におけるデータ保存場所を検索し、そのデータが存在している場合には、そのデータを取得して前記データ取得要求元に送信するから、要求元ユーザは所期するデータファイルを入手することができる。
前項(7)に係る発明によれば、蓄積されたデータに対するアクセス状況に応じて、前記データの削除予告または更新予告の通知先リストを自動的に管理するから、管理者の手間を要することなく、削除予告または更新予告の通知先を的確に把握することが可能となる。
前項(8)に係る発明によれば、蓄積されたデータに対するアクセス状況に応じて、前記データの削除予告または更新予告の通知先リストを自動的に管理する処理を、コンピュータに実行させることができる。
以下、この発明の一実施形態を説明する。
図1は、この発明の一実施形態に係るデータ蓄積管理装置が用いられたデータ蓄積管理システムの構成を示すブロック図である。
図1において、1はプリンタ機能、スキャナ機能、コピー機能、ファクシミリ機能を有する複合型複写装置であるMFP(Multi Function Peripheral)、2はデータ蓄積管理装置としてのデータ蓄積管理サーバ、3はメールサーバ、4はユーザが保有する、パーソナルコンピュータ、携帯電話、携帯端末等からなる端末装置であり、これらのMFP1、データ蓄積管理サーバ2、メールサーバ3、ユーザの端末装置4とはネットワーク5を介して接続されている。
前記MFP1は、原稿読取装置11を備え、この原稿読取装置11で読み取った原稿の画像データ等を、前記データ蓄積管理サーバ2へ送信できるようになっている。
前記データ蓄積管理サーバ2は、図2に示すように、CPU21、ROM22、RAM23、記憶装置24、アドレスリスト管理用メモリ25、通信制御部26を備えている。
前記CPU21は、ROM22あるいは記憶装置24に記憶されている管理プログラムを実行することにより動作するデータ管理手段として機能する。具体的には、前記MFP1から送信されてきた画像データや他の文書データ等の各種データを、記憶装置24に蓄積したり、通信制御部27を介して、記憶装置24に蓄積されたデータファイルをユーザに送信したりあるいはデータファイルの格納場所をユーザに通知したり、さらにシステムの管理者の指示によってまたは管理プログラムの実行によって、前記記憶装置24に蓄積されたデータファイルを削除しまたは更新する。さらには、前記記憶装置24に記憶されたデータファイルに対するユーザのアクセス状況に応じて、データファィルの削除または更新の予告通知を行うユーザを管理すると共に、データファイルの削除または更新に際して前記ユーザに予告通知を行い、予告通知から一定期間経過後にデータファイルの削除または更新を行う。
前記ROM22は、各種のパラメータや必要に応じて前記管理プログラム等を記憶するものである。
前記RAM23は、CPU21が管理プログラムを実行する際の作業エリア等として機能する。
前記記憶装置24は、例えばハードディスクからなり、前記MFP1から送信されてきた画像データを蓄積する蓄積手段として機能する。また、必要に応じて、CPU21が実行する前記管理プログラム等も記憶する。
前記アドレスリスト管理用メモリ25は、記憶装置24に蓄積されているデータファイルを削除または更新する際に通知するユーザのメールアドレスのリストを記憶するとともに、アクセス履歴情報を記憶するものである。このアドレスリスト管理用メモリにおけるメールアドレスの登録、削除、アクセス履歴情報の更新等は、ユーザがデータファイルへアクセスしたときに、アクセスの態様に応じてCPU21が管理する。
前記通信制御部26は、データ蓄積管理サーバ2をネットワーク5と接続するためのインターフェイス部であり、データ蓄積管理サーバ2とユーザの端末装置4等とを接続するための通信手段として機能する。
前記メールサーバ3は、データ蓄積管理サーバ2によって送信されるデータファイル添付のメールや、データ蓄積管理サーバ2がデータファイルの削除や更新前に送信する前記予告通知のメールを、ユーザのメールアドレスに転送するものである。
次に、図1に示したデータ蓄積管理システムにおけるデータ蓄積管理サーバ2のCPU21が実行する前記予告通知先の管理処理の一例を、フローチャートを参照して説明する。
なお、以下では、データファイルを削除する場合について説明するが、データファイルを更新する場合についても同じである。また、以下の説明及び図面において、ステップを「S」と略記する。
図3は、ユーザの端末装置4(要求元)からデータファイルの閲覧及び取得要求があったときに、前記アドレスリスト管理用メモリ25に新規のメールアドレスを登録し、あるいはアクセス履歴情報を更新する場合の処理を示す。
図3において、S101で、CPU21は要求元からデータファイルの閲覧及び取得要求があったことを認識すると、S102で、要求されたデータファイルがサーバ2内の記憶装置24に存在するか否かを判断する。
データファイルが存在しなければ(S102の判断がNO)、S103で、当該ファイルは削除済みであることを要求元に通知して処理を終了する。
データファイルが記憶装置24に存在していれば(S102の判断がYES)、S104で、当該ファイルを要求元に送信した後、S105で要求元ユーザのメールアドレスが、アドレスリスト管理用メモリ25における当該ファイルについての削除予告通知用アドレスリストに登録済みであるか否かを判断する。
登録済みでなければ(S105の判断がNO)、S106で、削除予告通知用アドレスリストにユーザのメールアドレスを新規登録して処理を終了する。ユーザのメールアドレスは、LDAP(エルダップ)サーバ等のデータベースから検索しても良いし、予めユーザから入手しておいても良い。
S105の判断において、要求元ユーザのメールアドレスが削除予告通知用アドレスリストに登録済みであれば(S105の判断がYES)、S107で、アドレスリストのメールアドレスと対応付けてアクセス済み情報を更新し、処理を終了する。
図4は、他の実施形態を示すもので、ユーザの端末装置4(要求元)からデータファイルの取得要求があったときに、前記アドレスリスト管理用メモリ25の削除通知用アドレスリストに既にメールアドレスが登録されていれば、アドレスリストから削除する場合の処理を示す。
図4において、S201で、CPU21は要求元からデータファイルの取得要求があったことを認識すると、S202で、要求されたデータファイルがサーバ2内の記憶装置24に存在するか否かを判断する。
データファイルが存在しなければ(S202の判断がNO)、S203で、当該ファイルは削除済みであることを要求元に通知して処理を終了する。
データファイルが記憶装置24に存在していれば(S202の判断がYES)、S204で、当該ファイルを要求元に送信した後、S205で要求元ユーザのメールアドレスが、アドレスリスト用メモリ25の削除予告通知用アドレスリストに登録済みであるか否かを判断する。
登録済みでなければ(S205の判断がNO)、処理を終了する。登録済みであれば、S206で、削除予告通知用アドレスリストからそのユーザのメールアドレスを削除して処理を終了する。
この実施形態では、データ蓄積処理サーバ2がデータファイルの削除または更新前に送信する予告通知が、そのファイルについての削除予告通知用アドレスリストに登録されているメールアドレスのユーザに対してのみ行われ、アドレスリストから削除されたユーザは既にデータファイルを取得しているので、予告通知は行われない。
図5はさらに他の実施形態を示すもので、ユーザの端末装置4(要求元)からデータファイルの閲覧要求があったときに、前記アドレスリスト管理用メモリ25の削除予告通知用アドレスリストにメールアドレスが登録されていなければ、アドレスリストに登録する場合の処理を示す。
図5において、S301で、CPU21は要求元からデータファイルの閲覧要求があったことを認識すると、S302で、要求されたデータファイルがサーバ2内の記憶装置24に存在するか否かを判断する。
データファイルが存在しなければ(S302の判断がNO)、S303で、当該ファイルは削除済みであることを要求元に通知して処理を終了する。
データファイルが記憶装置24に存在していれば(S302の判断がYES)、S304で、当該ファイルを要求元に送信(閲覧のみ)した後、S305で、要求元ユーザのメールアドレスが、アドレスリスト管理用メモリ25の当該ファイルについての削除予告通知用アドレスリストに登録済みであるか否かを判断する。
登録済みでなければ(S305の判断がNO)、S306で、要求元ユーザのメールアドレスを削除予告通知用アドレスリストに追加登録した後、処理を終了する。
一方、S305において、要求元ユーザのメールアドレスが登録済みであれば(S305の判断がYES)、そのまま処理を終了する。
この実施形態では、データファイルの閲覧のみを行ったユーザについては、まだデータファイルが取得されていないことから、そのデータファイルの削除や更新が行われるときには予告通知がなされることになり、利便性が確保される。
図6はこの発明のさらに他の実施形態を示すもので、ユーザの端末装置4(要求元)からデータファイルの閲覧・取得要求があったときに、そのデータファイルが既に削除または更新されていれば、そのデータファイルを取得済みの他のユーザの連絡先を、要求元ユーザに通知する場合の処理を示す。
図6において、S401で、CPU21は要求元からデータファイルの閲覧・取得要求があったことを認識すると、S402で、要求されたデータファイルがサーバ2内の記憶装置24に存在するか否かを判断する。
データファイルが存在していれば(S402の判断がYES)、S403で、当該ファイルを要求元に送信した後、処理を終了する。
データファイルが存在しなければ(S402の判断がNO)、S404で、アドレスリスト管理用メモリ25に記録されているアクセス履歴(アクセス状況)等を参照して、当該データファイルをダウンロードしたユーザを検索し、S405で、ダウンロード済みユーザが存在するかどうかを判断する。
ダウンロード済みユーザが存在する場合には(S405の判断がYES)、S406で、そのユーザのメールアドレス等の連絡先を要求元のユーザに通知した後、処理を終了する。例えば、「このデータは既にサーバから削除されました。必要でしたら、下記のメールアドレスの方々が以前にダウンロードされていますので、お問い合わせ下さい。user1@yyy.zzzzz.com、user2@yyy.zzzzz.com、・・・」というメッセージを通知する。
ダウンロード済みユーザが存在しない場合には(S405の判断がNO)、S407で、当該ファイルは削除済みであることを要求元に通知して処理を終了する。
この実施形態では、要求元ユーザが要求したデータファイルが既に存在しない場合には、アクセス履歴(アクセス状況)等を参照して、過去にそのデータを取得したユーザが存在すればそのユーザの連絡先を要求元ユーザに通知するから、要求元ユーザは既にファイル取得済みのユーザに連絡して、所期するデータファイルを入手可能となる。
図7はこの発明のさらに他の実施形態を示すもので、ユーザの端末装置4(要求元)からデータファイルの閲覧・取得要求があったときに、そのデータファイルが既に削除または更新されていれば、そのデータファイルを取得済みの他のユーザに所定の措置を依頼する場合の処理を示す。
図7において、S501で、CPU21は要求元からデータファイルの閲覧・取得要求があったことを認識すると、S502で、要求されたデータファイルがサーバ2内の記憶装置24に存在するか否かを判断する。
データファイルが存在していれば(S502の判断がYES)、S503で、当該ファイルを要求元に送信した後、処理を終了する。
データファイルが存在しなければ(S502の判断がNO)、S404で、アドレスリスト管理用メモリ25に記録されているアクセス履歴(アクセス状況)等を参照して、当該データファイルをダウンロードしたユーザを検索し、S505で、ダウンロード済みユーザが存在するかどうかを判断する。
ダウンロード済みユーザが存在する場合には(S505の判断がYES)、S506で、そのユーザに、取得済みのデータファイルをデータ蓄積管理サーバ2かあるいは要求元のユーザに送信してほしい旨のメールを送信した後、処理を終了する。例えば、「以前、サーバよりファイルxxxxを送信またはダウンロードされましたが、まだ保存されていますか?保存されている場合、サーバに送信または下記メールアドレスまで送信お願いします。」というメッセージを通知する。
ダウンロード済みユーザが存在しない場合には(S505の判断がNO)、S507で、当該ファイルは削除済みであることを要求元に通知して処理を終了する。
この実施形態では、要求元ユーザが要求したデータファイルが既に存在しない場合には、アクセス履歴(アクセス状況)等を参照して、過去にそのデータを取得したユーザが存在すればそのユーザに、データファイルをデータ蓄積管理サーバ2や要求元のユーザに送信してほしい旨のメールを送信するから、要求元ユーザは所期するデータファイルを入手可能となる。
図8はこの発明のさらに他の実施形態を示すもので、ユーザの端末装置4(要求元)からデータファイルの閲覧・取得要求があったときに、そのデータファイルが既に削除または更新されていれば、そのデータファイルを取得済みの他のユーザの端末装置にデータ蓄積管理装置2からアクセスしてそのデータファイルを入手し、入手したデータファイルを要求元に送信する場合の処理を示す。
図8において、S601で、CPU21は要求元からデータファイルの閲覧・取得要求があったことを認識すると、S602で、要求されたデータファイルがサーバ2内の記憶装置24に存在するか否かを判断する。
データファイルが存在していれば(S602の判断がYES)、S603で、当該ファイルを要求元に送信した後、処理を終了する。
データファイルが存在しなければ(S602の判断がNO)、S604で、アドレスリスト管理用メモリ25に記録されているアクセス履歴(アクセス状況)等を参照して、当該データファイルをダウンロードしたユーザを検索し、S605で、ダウンロード済みユーザが存在するかどうかを判断する。
ダウンロード済みユーザが存在する場合には(S605の判断がYES)、S606で、そのユーザの端末装置4のダウンロード先ディレクトリを検索し、S607で、ダウンロード先の端末装置4に当該ファイルが存在するか否かを判断する。
ダウンロード先の端末装置4に当該ファイルが存在していれば(S607の判断がYES)、S608で、CPU21はそのデータファイルを取得して、要求元に送信する。この場合、データファイルの更新日付やサイズ等により、ユーザがそのデータファイルを変更していないことを確認するのが望ましい。
S605においてダウンロード済みユーザが存在しない場合(S605の判断がNO)や、S607においてダウンロード先にデータファイルが存在しない場合には(S607の判断がNO)、S609で、当該ファイルは削除済みであることを要求元に通知して処理を終了する。
この実施形態では、要求元ユーザが要求したデータファイルが既に存在しない場合には、アクセス履歴(アクセス状況)等を参照して、過去にそのデータを取得したユーザが存在すればそのユーザの端末装置にアクセスしてそのデータを取得し、要求元に送信するから、要求元ユーザは所期するデータファイルを入手可能となる。
図9は、データ蓄積管理サーバ2のCPU21が実行するデータ削除処理(データ更新処理も同じ)の流れを示すフローチャートである。
S701において、CPU21は管理者から所定のデータファイルについて削除指示があったかどうか、または管理プログラムによって規定された削除タイミングが到来しているか否かを判断する。削除指示がなくまたは削除タイミングでもない場合には(S701の判断がNO)、処理を終了する。
削除指示があったかまたは削除タイミングである場合には(S701の判断がYES)、S702で、アドレスリスト管理用メモリ25における当該ファイルの削除予告通知用アドレスリスト、あるいはアドレス履歴情報を参照して、予告通知先が存在するか否かを判断する。
予告通知先が存在しなければ(S702の判断がNO)、S705に進む。予告通知先が存在していれば(S702の判断がYES)、S703でそのデータファイルを削除する旨の予告通知を行い、S704に進む。削除予告通知のメッセージの一例としては、「このデータはX月Xに削除されます。必要な方はそれ以前に取得して下さい。」を挙げることができ、更新予告通知のメッセージの一例としては、「このデータは更新されました。旧版はXXXに格納されていますが、X月X日に削除されます。必要な方はそれ以前に取得して下さい。」を挙げることができる。
S704では、一定期間経過するまで(削除日時に達するまで)待つ。一定期間が経過すれば(S704の判断がYES)、S705で、当該データファイルを削除して処理を終了する。
以上、本発明の一実施形態を説明したが、この発明はこれら実施形態に限定されることはない。例えば、データ蓄積処理装置がサーバ2である場合を示したが、図10に示すように、MFP1をデータ蓄積処理装置として機能させても良い。この場合には、図2に示した構成要素がMFP1に内蔵され、図10に示すように、原稿読取装置11で読み取られた原稿の画像データが、内蔵のハードディスク等の記憶装置24に蓄積される。この場合は、例えばSMTP(Simple Mail Transfer Protocol)サーバ6、POP(Post Office Protocol)サーバ7等を経由してデータファイルの格納先等がユーザの端末装置4に転送され、ユーザは端末装置4のブラウザ等によりMFP1にアクセスすることができる。
1 MFP
2 データ蓄積管理サーバ(データ蓄積管理装置)
3 メールサーバ
4 ユーザの端末装置
5 ネットワーク
21 CPU(管理手段)
24 記憶装置(蓄積手段)
25 アドレスリスト管理用メモリ
26 通信制御部
2 データ蓄積管理サーバ(データ蓄積管理装置)
3 メールサーバ
4 ユーザの端末装置
5 ネットワーク
21 CPU(管理手段)
24 記憶装置(蓄積手段)
25 アドレスリスト管理用メモリ
26 通信制御部
Claims (8)
- データを蓄積する蓄積手段と、
ネットワークを介してユーザの端末装置と接続するための通信手段と、
ユーザに対し、前記通信手段を介して、前記蓄積手段に蓄積されたデータを送信しまたはデータの格納場所を通知するとともに、前記蓄積手段に蓄積されたデータが削除されまたは更新される際には、削除予告または更新予告を通知し、予告通知後にデータの削除または更新を行うデータ管理手段と、
を備えたデータ蓄積管理装置において、
前記管理手段は、前記データに対するアクセス状況に応じて、前記データの削除予告または更新予告の通知先を管理することを特徴とするデータ蓄積管理装置。 - 前記管理手段は、前記データの削除予告または更新予告の通知先であるユーザの端末装置に、削除対象または更新対象のデータを送信済みである場合には、そのユーザについては前記削除予告または更新予告の通知先リストから削除する請求項1に記載のデータ蓄積管理装置。
- 前記管理手段は、データの閲覧のみ行いデータを取得していないユーザについて、前記削除予告または更新予告の通知先リストに登録する請求項1に記載のデータ蓄積管理装置。
- 前記管理手段は、前記データの削除または更新後にユーザからそのデータの取得要求がなされた場合、以前にそのデータを取得したユーザとの連絡方法を、前記データの取得要求元に通知する請求項1に記載のデータ蓄積管理装置。
- 前記管理手段は、前記データの削除または更新後にユーザからそのデータの取得要求がなされた場合、以前にそのデータを取得したユーザに対し、データ蓄積管理装置にそのデータを送信する旨か、前記データ取得要求元にそのデータを送信する旨を依頼する請求項1に記載のデータ蓄積管理装置。
- 前記管理手段は、前記データの削除または更新後にユーザからそのデータの取得要求がなされた場合、以前にそのデータを取得したユーザの前記端末装置におけるデータ保存場所を検索し、そのデータが存在している場合には、そのデータを取得して前記データ取得要求元に送信する請求項1に記載のデータ蓄積管理装置。
- ネットワークを介してユーザの端末装置と接続するための通信手段を介して、蓄積手段に蓄積されたデータをユーザに送信しまたはデータの格納場所を通知するステップと、
前記蓄積手段に蓄積されたデータが削除されまたは更新される際には、削除予告または更新予告をユーザに通知するステップと、
予告通知後に、データの削除または更新を行うステップと、
を備えたデータ管理方法において、
前記データに対するアクセス状況に応じて、前記データの削除予告または更新予告の通知先を管理するステップを実施することを特徴とするデータ管理方法。 - ネットワークを介してユーザの端末装置と接続するための通信手段を介して、蓄積手段に蓄積されたデータをユーザに送信しまたはデータの格納場所を通知するステップと、
前記蓄積手段に蓄積されたデータが削除されまたは更新される際には、削除予告または更新予告をユーザに通知するステップと、
予告通知後に、データの削除または更新を行うステップと、
をコンピュータに実行させるデータ管理プログラムにおいて、
前記データに対するアクセス状況に応じて、前記データの削除予告または更新予告の通知先を管理するステップをコンピュータにさらに実行させることを特徴とするデータ管理プログラム。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2004024217A JP2005217923A (ja) | 2004-01-30 | 2004-01-30 | データ蓄積管理装置、データ管理方法及びデータ管理プログラム |
Applications Claiming Priority (1)
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---|---|---|---|
JP2004024217A JP2005217923A (ja) | 2004-01-30 | 2004-01-30 | データ蓄積管理装置、データ管理方法及びデータ管理プログラム |
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Cited By (3)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2007257583A (ja) * | 2006-03-27 | 2007-10-04 | Hcx:Kk | 情報提供システム、情報提供装置及び端末装置 |
JP2010212780A (ja) * | 2009-03-06 | 2010-09-24 | Ricoh Co Ltd | 通信装置 |
US20200321088A1 (en) * | 2019-04-03 | 2020-10-08 | Mastercard International Incorporated | Maintaining individual immunization records |
-
2004
- 2004-01-30 JP JP2004024217A patent/JP2005217923A/ja active Pending
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