JP2004336288A

JP2004336288A - 文書管理システム

Info

Publication number: JP2004336288A
Application number: JP2003127996A
Authority: JP
Inventors: Sozo Yamazaki; 壮三山崎
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 2003-05-06
Filing date: 2003-05-06
Publication date: 2004-11-25

Abstract

【課題】複写機によるドキュメントの複製に際して、複製原稿をもとに、オリジナル原稿を容易に特定し探し出すことができ、更に、オリジナル原稿の更新情報を反映することで、最新のオリジナル原稿の複製を容易に入手する文書管理システムを提供する。
【解決手段】オリジナル原稿の画像データを予め記憶装置に記憶しておき、記憶装置から読み出して印刷する際に、画像データに記憶装置内の格納先及びデータ属性を示した画像情報を埋め込んだ複製原稿を作成する。この複製原稿を画像読取り手段で読取る際に、画像データに画像情報があるか否かを判別し、判別された場合には画像情報から記憶装置内のオリジナル原稿の格納先を認識して、複製原稿とオリジナル原稿のそれぞれのデータ属性を比較し、オリジナル原稿が更新されている場合には、オリジナル原稿を記憶装置から読み出して印刷する。
【選択図】図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、複写機によるドキュメントの複製に際して、オリジナル原稿の更新情報を反映して、最新のオリジナル原稿の複製を容易に入手する文書管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、スキャナから読み取った画像データや、パーソナルコンピュータ等のホストコンピュータからネットワークを介して送られたＰＤＬデータ（ＰａｇｅＤｅｓｃｒｉｐｔｉｏｎＬａｎｇｕａｇｅｄａｔａ：ページ記述言語データ）をビットマップに展開した画像データをハードディスク等のメモリに一旦記憶し、そのメモリから任意の原稿の画像データを繰り返し読み出してプリントアウト（印刷）する機能を備えたデジタル複写機が知られている。
【０００３】
こうしたデジタル複写機の中には、パーソナルボックス機能を備えた機種がある。パーソナルボックス機能には、デジタル複写機にハードディスク等のメモリを備えることにより、画像データを一旦、そのメモリ上のユーザ毎に分割された領域に記憶させる機能と、ユーザが複写機の前で操作パネルを操作して、ユーザパスワードを入力し、ユーザが本人かどうかを認証した後、記憶している画像データを記録紙（用紙）に出力する機能とを有している。従って、デジタル複写機から離れた位置にあるホストコンピュータからネットワークを介して、ユーザがデジタル複写機にて書類をプリントアウトした場合、ユーザがプリントアウトされた書類を取りにデジタル複写機の前まで行く間に、書類の内容を第三者に見られる恐れがない。そこで、パーソナルボックス機能を備えたデジタル複写機は、機密書類等の他人に見られたくない書類をコピーやプリントアウト等する場合に適している。
【０００４】
また、機密書類ではない一般書類をプリントアウトする場合でも、画像データをメモリに蓄積させておくことにより、ユーザは、ホストコンピュータからプリントアウトの指示をしなくても、ユーザがデジタル複写機の前で操作パネルを操作し、欲しいときに欲しい部数の出力を得ることができる。すなわち、デジタル複写機による文書管理が可能となる。
【０００５】
また、機密の流出を抑えるために、複写の日時や複写機番号といった流出ルート探索情報を符号化し、肉眼での判別ができないように複写画像に埋め込むプリント制御手法が提案されている。
【０００６】
【特許文献１】
特開平７−７４９４０号公報
【特許文献２】
特開２００１−２６６１１２号公報
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、複写機の利用に際して複写の対象となる原稿は、オリジナル原稿と、それの複写によって得られる複製原稿とに大別される。ここで、オリジナル原稿とは、複写機の使用者（ユーザ）によるドキュメント管理上の原本を意味する。通常、オリジナル原稿は、書籍を含む各種の印刷物、プリンタによる印字物、及び手書き文書といった、複写機によらずに作成されたドキュメントである。ただし、他の複写機によって作成されたドキュメントがオリジナル原稿となる場合もある。
【０００８】
さて、例えば一般のオフィスにおいては、複写機による複製物の回覧や配布が頻繁に行われ、複製物から更に複製物を作成する場合（つまり複製原稿の複写を行う場合）が多い。
【０００９】
このような場合、オリジナル原稿に修正や追記等により更新がなされても、作成者が閲覧者に対し、回覧物が更新されていることを伝えられていなければ、閲覧者は更新前の原稿の複製物を作成してしまうことになる。
【００１０】
これは、従来では、オリジナル原稿の保管場所（又は保管者、作成者）を容易に知ることができず、オリジナル原稿を探し出す作業が面倒であるということと、回覧物を見ただけでは、閲覧者には更新されていることの判断ができないことが問題であった。
【００１１】
本発明は、上述の問題に鑑み、閲覧者が複写機によるドキュメントの複製に際して、オリジナル原稿の更新情報を反映して、最新のオリジナル原稿の複製を容易に入手できることと、作成者が最新ドキュメントの電子データを特定の箇所に格納しておくことで、最新のドキュメントを閲覧者に提供できることを目的としている
【００１２】
【課題を解決するための手段】
上記問題を解決する為、本発明は、オリジナル原稿又は複製原稿を読み取り画像データを生成する画像読取り手段と、
オリジナル原稿又は複製原稿を読み取り画像データを生成する画像読取り手段と、
オリジナル原稿の画像データとその画像情報を記憶装置に記憶するための記憶手段と、
複製原稿上の画像情報に対応した符号画像データを画像データから抽出する画像判別手段と、
抽出された符号画像データから画像情報を復元する復号化手段と、
複製原稿の画像情報をもとに、前記記憶手段に記憶されたオリジナル原稿の画像情報を検索し選び出す検索手段と、
オリジナル原稿と複製原稿との画像情報を比較する比較手段と、
前記比較手段の結果、検索されたオリジナル原稿の画像情報が更新されている場合には、複製原稿上の画像データの代わりに、検索されたオリジナル原稿の画像データを読み出し、画像形成を行う画像形成手段とを有することを特徴とする文書管理システムを提供するものである。
【００１３】
なお、さらに詳細に説明すれば、本発明は下記の構成によって前記課題を解決できた。
【００１４】
（１）オリジナル原稿又は複製原稿を読み取り画像データを生成する画像読取り手段と、オリジナル原稿の画像データとその画像情報を記憶装置に記憶するための記憶手段と、複製原稿上の画像情報に対応した符号画像データを画像データから抽出する画像判別手段と、抽出された符号画像データから画像情報を復元する復号化手段と、複製原稿の画像情報をもとに、前記記憶手段に記憶されたオリジナル原稿の画像情報を検索し選び出す検索手段と、オリジナル原稿と複製原稿との画像情報を比較する比較手段と、前記比較手段の結果、検索されたオリジナル原稿の画像情報が更新されている場合には、複製原稿上の画像データの代わりに、検索されたオリジナル原稿の画像データを読み出し、画像形成を行う画像形成手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
【００１５】
（２）前記画像情報とは、該画像データが記憶される記憶装置内の格納先と、画像データの名称及び格納時間、日付等の属性を指すことを特徴とする前記（１）記載の文書管理システム。
【００１６】
（３）前記検索手段の結果、オリジナル原稿が記憶されている場合に、その画像情報内容を表示装置に表示する表示手段を有することを特徴とする前記（１）記載の文書管理システム。
【００１７】
（４）前記画像データは、文字、数字、記号やバーコード等の可視のデータや、もしくは、電子透かし等で画像データに埋め込まれた不可視のデータであることを特徴とする前記（１）記載の文書管理システム。
【００１８】
（５）前記検索手段の結果、オリジナル原稿が記憶されている場合に、その画像情報を表示する表示手段を有することを特徴とする前記（１）記載の文書管理システム。
【００１９】
（６）前記検索手段の結果、オリジナル原稿が記憶されている場合に、読取られた複製原稿とオリジナル原稿のどちらの画像形成を行うか選択できる選択手段を有することを特徴とする前記（１）記載の文書管理システム。
【００２０】
（７）前記記憶手段により記憶されるオリジナル原稿は、ネットワークを介して接続された外部の機器から受け取り記憶されたものであることを特徴とする前記（１）記載の文書管理システム。
【００２１】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態について図面を用いて説明する。
【００２２】
【第１の実施例】
図１は、本発明の実施形態である複写装置の一例を示す断面図で、１００は複写装置本体、１８０は自動原稿送り装置（ＡＤＦ）である。
【００２３】
図１において、１０１は原稿載置台としてのプラテンガラスで、１０２はスキャナで、原稿照明ランプ１０３、走査ミラー１０４等で構成されている。不図示のモータによりスキャナが所定方向に往復されて、プラテンガラス１０１上の原稿からの反射光１０７は走査ミラー１０４〜１０６、レンズ１０８を介してＣＣＤセンサ（イメージセンサ部）１０９に結像する。
【００２４】
１２０はレーザ、ポリゴンスキャナ等で構成された露光制御部である。露光制御部１２０はイメージセンサ部１０９で電気信号に変換され、後述する所定の画像処理が行われた画像信号に基づいて変調されたレーザ光１２９を感光体ドラム１１０に照射する。
【００２５】
感光体ドラム１１０の回りには、１次帯電器１１２、現像器１２１、転写帯電器１１８、クリーニング装置１１６、前露光ランプ１１４が装備されている。画像形成部１２６において、感光体ドラム１１０は不図示のモータにより図に示す矢印の方向に回転しており、１次帯電器１１２により所望の電位に帯電された後、露光制御部１２０からのレーザ光１２９が照射され、静電潜像が形成される。感光体ドラム１１０上に形成された静電潜像は、現像器１２１により現像されて、トナー像として可視化される。一方、上段カセット１３１あるいは下段カセット１３２からピックアップローラ１３３，１３４により給紙された転写紙は、給紙ローラ１３５、１３６により本体１００に送られ、レジストローラ１３７により転写ベルト１３０に給紙され、可視化されたトナー像が転写帯電器１１８により転写紙に転写される。転写後の感光体ドラム１１０は、クリーナー装置１１６により残留トナーが清掃され、前露光ランプ１１４により残留電荷が消去される。
【００２６】
転写後の転写紙は、転写ベルト１３０から分離され、定着前帯電器１３９，１４０によりトナー画像が再帯電され、定着器１４１に送られる。トナー画像は定着器１４１で加圧、加熱により定着され、排出ローラ１６１により本体１００の外に排出される。
【００２７】
本体１００には、例えば４０００枚の転写紙を収納し得るデッキ１５０が装備されている。デッキ１５０のリフタ１５１は、給紙ローラ１５２に転写紙が常に当接するように転写紙の量に応じて上昇する。また、１００枚の転写紙を収容し得る、マルチ手差し１５３が装備されている。
【００２８】
更に、図１において、１５４は排紙フラッパであり、両面記録側ないし多重記録側と排紙側の経路を切り替える。排紙ローラ１４２から送り出された転写紙は、この排紙フラッパ１５４により両面記録側ないし多重記録側に切り替えられる。また、下搬送パス１５８は排紙ローラ１４２から送り出された転写紙を再排紙トレイ１５６に導く。１５９は経路１６０を通じて転写紙を感光体ドラム１２６側に給紙する給紙ローラである。１６１は排紙フラッパ１５４の近傍に配置されて、この排紙フラッパ１５４により排出側に切り替えられた転写紙を本体１００の外に排出する排出ローラである。両面記録（両面複写）時には、排紙フラッパ１５４を上方に上げて、複写済みの転写紙を搬送パス１５５、１５８を介して裏返した状態で再給紙トレイ１５６に格納する。
【００２９】
本体１００から転写紙を反転して排出する時には、排紙フラッパ１５４を上方へ上げ、多重フラッパ１５７を右方向へ倒し、複写済みの転写紙を搬送パス１５５側へ搬送し、転写紙の後端が第１の送りローラ１６２を通過した後に、反転ローラ１６３によって第２の送りローラ１６２ａ側へ搬送し、排出ローラ１６１によって、転写紙を裏返して本体１００の外へ排出される。
【００３０】
図２は、本発明の実施形態である複写装置のブロック図である。図２において、画像読み取り部２０１は、ＣＣＤセンサ１０９、アナログ信号処理部２０２等により構成され、ＣＣＤセンサ１０９に結像された原稿画像は、ＣＣＤセンサ１０９により、アナログ電気信号に変換される。変換された画像情報は、画像処理部２０２に入力され、サンプル＆ホールド、ダークレベルの補正等が行われた後に、アナログ・デジタル変換（Ａ／Ｄ変換）される。デジタル化された信号は、シューティング補正（原稿を読み取るセンサのばらつき、および原稿照明用ランプの配光特性の補正）、変倍処理、γ補正等の出力系で必要な補正処理や、スムージング処理、エッジ強調、その他の処理、加工等が行われ、画像メモリ部２０３に入力される。
【００３１】
画像メモリ部２０３では、ＣＰＵ回路部２０５からの指令により、画像読み取り部２０１から読み取った原稿や、外部Ｉ／Ｆ処理部２０９からのビットマップ画像を画像メモリに一旦すべて蓄積したり、画像メモリから画像データを順次読み出して出力する。
【００３２】
画像メモリ部２０３は、高速のページメモリと、複数のページ画像データを蓄積可能な大容量のメモリ（ハードディスク）とを有している。ハードディスクに格納された複数の画像データは、画像形成装置１００の操作部７００で指定された編集モードに応じた順序で出力される。例えば、ソートの場合、ＡＤＦ１８０から読み取った原稿束の画像を順に出力する。ハードディスクから一旦格納された原稿の画像データを読み出し、これを複数回繰り返して出力する。これにより、ビンが複数あるソータと同じ役割を果たすことができる。
【００３３】
画像メモリ部２０３から出力した画像データはプリンタ部２０４へと転送される。
【００３４】
プリンタ部２０４は、図１の断面構成図により説明した、レーザ等から成る露光制御部１２０、画像形成部１２６、転写紙の搬送制御部等により構成され、入力された画像信号により転写紙上に画像を記録する。
【００３５】
また、ＣＰＵ回路部２０５は、ＣＰＵ２０６、ＲＯＭ２０７、ＲＡＭ２０８等により構成され、画像読み取り部２０１、画像メモリ部２０３、プリンタ部２０４等を制御し、本シーケンス制御を統括的に制御する。更にＣＰＵ回路部２０５は現時刻を認識する時計機能を備えている。そして、複写装置の操作部７００で設定された指示はＣＰＵ回路部２０５に入力される。
【００３６】
外部Ｉ／Ｆ処理部２０９は、外部のホストコンピュータ１０００から出力されたＰＤＬをビットマップ画像に展開し、画像データとして画像メモリ部２０３に出力する。
【００３７】
次に画像メモリ部２０３の詳細を図３に従って述べる。画像メモリ部２０３では、ＤＲＡＭ等のメモリで構成されるページメモリ部３０１に、メモリコントローラ部３０２を介して外部Ｉ／Ｆ処理部２０９、画像読取部２０１からの２値画像の書き込み、プリンタ部２０４への画像読み出し、大容量の記憶装置であるハードディスク３０４への画像の入出力のアクセスを行う。外部Ｉ／Ｆ処理部２０９は外部のコンピュータから入力されたＰＤＬをビットマップに展開し、画像圧縮部３０３はＨＤの入出力に画像データの伴ってＪＢＩＧ、ＬＺ等の圧縮、解凍を行う。
【００３８】
メモリコントローラ部３０２は、ページメモリ３０１のＤＲＡＭリフレッシュ信号の発生を行い、又、外部Ｉ／Ｆ処理部２０９、画像読取部２０１、ハードディスク３０４からのページメモリ３０１へのアクセスの調停を行う。更に、ＣＰＵ２０６の指示に従い、ページメモリ部３０１への書き込みアドレス、ページメモリ部３０１からの読み出しアドレス、読み出し方向などの制御をする。それにより、ＣＰＵ２０６はページメモリ部３０１に複数の原稿画像をならべてレイアウトを行い、プリンタ部に出力する機能や、画像の一部のみ切り出して出力する機能や、画像回転機能を制制する。
【００３９】
また、画像メモリ部２０３では、ページメモリ部３０１に格納された画像データに、操作部７００で指定された所定の情報を画像データとして付加する合成処理と、ページメモリ部３０１に格納された画像データに、所定の情報が付加されていることを認識する判別処理が、ＣＰＵ２０６の制御により行われる。
【００４０】
そして合成処理は、ここでいう所定の情報とは、画像データがハードディスク３０４に格納される際、操作部７００からユーザにより入力されるパーソナルボックス情報を指す。パーソナルボックス情報は、画像データの格納先を示すパーソナルボックス番号と、文書の名称及び格納時間、日付等の属性を示す。これらの情報が特定のコードに変換されて、画像データの所定の位置に合成される。パーソナルボックス情報は、パーソナルボックス登録時に、各パーソナルボックスごとに設定され装置内に記憶されており、パーソナルボックスからの文書印刷時に読み出され合成処理が行われる。
【００４１】
また、判別処理は、コピー動作の原稿読取時に行われる処理で、画像データの所定の位置に前記した特定のコードが認識するもので、認識されるとコードからパーソナルボックス情報を復元する。
【００４２】
次に、図１で述べた、画像形成装置の複写動作を設定する操作部を図４に従って述べる。図４において、ランプ６２１は電源が入っていることを示すパワーランプである。パワースイッチ６１３による電源のＯＮ／ＯＦＦの切り替えにあわせ、ランプ６２１は点灯、消灯をする。テンキー６２２は、画像形成枚数の設定やモード設定の数値入力に使用する。また、ファクシミリ設定画面では、電話番号の入力に使用する。クリアキー６２３により、テンキー６２２で入力された設定がクリアされる。リセットキー６１６は、設定された画像形成枚数や動作モードや選択給紙段等のモードを既定値に戻すためのものである。スタートキー６１４は、この押下により画像形成動作を開始する。スタートキー６１４の中央にはスタート可能か否かを示す赤色とグリーンのＬＥＤ（不図示）があり、スタートできない場合は、赤色のＬＥＤが点灯し、スタート可能な場合はグリーンのＬＥＤが点灯する。ストップキー６１５は、複写動作の提訴を行うために使用する。
【００４３】
ガイドキー６１７を押下した後に、他のキーを押下すると、そのキーにより設定できる機能の説明が表示パネルに表示される。このガイド表示を解除する場合は、再度ガイドキー６１７を押下することで行う。ユーザ設定キー６１８を押下すると画像形成装置の設定をユーザが変更可能になる。ユーザが変更できる設定は、例えば、自動的に設定をクリアするまでの時間や、リセットキーを押下した時のモードの規定値の設定等である。割り込みキー６１９は、画像形成動作中にこのキーを押下すると、他の画像形成動作を中止して、自動原稿送り装置１８０を使用しないでコピーを行うことができる。表示パネル６２０は液晶等で構成され、詳細なモード設定を容易にするべく、設定モードに応じて表示内容が変わる。又、表示パネルの表面はタッチセンサになっている。
【００４４】
図４の例では、複写動作モードの設定画面の例を示している。図４では、表示パネル６２０内にキー６２４〜６３４を表示しており、このキーの表示の位置を触れることでキーの押下を判断して、モードを設定する。キー６２７は用紙段の選択キーであり、このキーを押下すると、カセット１３１，１３２のいずれから給紙を行うかを設定する表示を表示パネル６２０に行う。キー６２８〜６３４は複写動作の複写倍率を設定するためのキーである。キー６２６は応用モードの設定キーであり、このキーを押下すると、多重動作や縮小レイアウトモード、表示・合紙モード等の応用機能モードの設定する画面が表示パネルに表示される。例えば、図５の様な各応用機能モードの設定キーの表示がされ、応用モードの設定を可能にする。キー６２４は両面動作の設定キーであり、例えば、片面原稿から両面出力を行う「片−両モード」、両面原稿から両面出力を行う「両−両モード」、両面原稿から２枚の片面出力を行う「両−片モード」の３種類の両面モードの設定を行う。キー６２５はソートキーであり、このキーの押下で排紙処理装置１９０の動作モードの設定や、画像メモリを用いての出力紙の仕分けモード設定する。表示パネル内のキーの表示は通常の表示の他に、表示のキーのモードが設定できない場合は、表示の線を点線（網掛け）にすることで、そのキーが操作できないことをあらわすようになっている。
【００４５】
表示パネル６２０の上方には複写動作の設定された内容の表示や、現在の動作状態を表示する。又、画面の左上にはこの表示画面が後述する各機能モードのどの画面であるかを示す表示があり、図４の例では、コピーＡの設定画面を示している。図４の例では、文字で示されているがそれぞれを示す記号でも良い。又、表示パネル６２０の下方には後述する他の機能モードの動作状態を１ラインで表示できる範囲で表示している。図４の例では、コピーＢのプリンタ部への出力動作中であることを示している。表示パネル６２０内の応用モードキー６２６の横に、ユーザにより変更可能なキーがあり、応用モードの設定画面で設定できる機能のキーを最大２つまで登録可能である。応用モードの設定キーを図の位置に出して表示することで、その登録したモードの設定をより容易に行える様にすることができる。
【００４６】
図４において、符号６０１〜６１２及び６３４は複写装置本体１００を用いた、複写動作、システム動作の各機能の及び設定を行う為に操作部の表示を切り替える為のキー及びＬＥＤ表示である。キー６０１，６０４，６０７，６１０，６３４はそれぞれ、各機能を切り替えるキーになっている。これらのキーは半透明のキーボタンで構成されており、キーの内部にはＬＥＤ等の表示ランプ（不図示）がある。これらのキーを押下することで、操作画面を選択するとキー内部のランプが点灯する。各キーの内部のこのランプは選択されている操作機能画面のキーの内部にあるランプのみ点灯制御され、その他のキーの内部のランプは消灯するように制御される。
【００４７】
また、各キーの右にはグリーンのＬＥＤ６０３，６０６，６０９，６１２，６３３がそれぞれ配置されている。これらのＬＥＤは、各機能の動状況をあらわしている。例えば、コピーＢのＬＥＤ６０６は、コピーＢがスタンバイ中では消灯制御され、図４の例の様にコピーＢが出力動作中の場合は、点滅制御される。又、画像メモリのハードディスク３０４にコピーＢの画像が保存され、コピーＢのプリント動作が行われていない場合には、点灯制御される。同様に例えば、ファクスのＬＥＤ６０９では、通信動作中、プリント動作中、読み込み動作中では、点滅制御され、ファクシミリ部ハードディスク４０２にファクス画像がある場合には点灯制御される。
【００４８】
また、各キーの左にはレッドのＬＥＤ６０２，６０５，６０８，６１１，６３２それぞれが配置されている。これらのＬＥＤは、各機能の異常状況が発生したことをあらわす。例えば、コピーＢのＬＥＤ６０５は、コピーＢが紙なし中断やＪＡＭ等の異常が発生した時に点滅制御される。この時、コピーＢ機能キー６０４を押下し、操作部の表示をコピーＢに切り替えることで、表示パネルにコピーＢの状況が表示され、異常状況の詳細を確認することができる。
【００４９】
これらの機能切り替えキーは、各機能の動作状況によらず、いつでも押下可能であり、操作部を切り替え可能である。本実施例の様に、コピーＡ機能とコピーＢ機能とが切り替え可能である場合に、後述するストップキー、スタートキー、リセットキー等の表示パネル内のキー以外のキーに対する操作は、機能切り替えキー６０１，６０４により選択されている機能に対して作用する。例えば、図４の例で、コピーＡ操作画面を表示している時に、ストップキーを押下しても、コピーＢの出力動作に対して複写動作の停止を行うことはできない。コピーＢの複写動作を停止する場合は、コピーＢ機能キー６０４を押下後、ストップキー６１５を押下することで、コピーＢの出力は停止する。又、ユーザ設定キー６１８により設定されるデータはコピーＡ、コピーＢの操作部が選択されている画面それぞれにおいてデータを有して、それぞれの画面において独立に設定操作を行うことができる。
【００５０】
次に図６を用いて、本発明に関わるパーソナルボックスについて説明する。ハードディスク３０４には、テンポラリ領域９００とパーソナルボックス領域９０１とが割り当てられている。テンポラリ領域は、画像データを一時的に格納するための領域であり、ジョブ終了後にそれら画像データは消去される。パーソナルボックス領域は、パーソナルボックス番号により一意的に識別される領域に更に分割される。パーソナルボックスを利用する場合には、ホスト１０００から受信したＰＤＬ画像は、外部Ｉ／Ｆ処理部で展開されてビットマップ画像データとなり、ホストから指定されたパーソナルボックス番号に対応するパーソナルボックス領域に格納される。ユーザは、操作部７００から所定の操作を行うことで、自分のパーソナルボックス番号に対応するパーソナルボックス領域に格納されている画像データをプリントすることができる。またこのパーソナルボックス領域９０１には、格納された画像データに付随する、プリント時のプリントモードも記憶される。
【００５１】
図６の例では、１ＧＢのハードディスクを使用しており、３００ＭＢをテンポラリ領域、７００ＭＢをパーソナルボックス領域と分けて使用する。また、パーソナルボックス領域は１０個のパーソナルボックスに分けられており、各ボックスの領域サイズは、各７０ＭＢとなる。
【００５２】
また、各パーソナルボックスには番号がついており、例えばボックス９０２，９０３，９０４，９０５は、それぞれ、ボックス番号０，１，２，９である。ボックス１は田中というユーザ用のボックスであり、田中がホスト１０００から自分のパーソナルボックスにＰＤＬ文書を入れたい場合、ホスト１０００でボックス番号１を指定してデジタル複写機にその文書のＰＤＬデータを送信する。また、田中が、ホストから他人のボックスに自分のＰＤＬ文書を入れたい場合、文書を送りたい相手のボックス番号をホスト１０００から指定し、そのボックスにＰＤＬデータを送る。例えば、相手が「加藤」であればボックス番号９を指定する。これにより、自分のＰＤＬ文書を他人のボックスにメールすることが可能となる。
【００５３】
図７は、複写機本体１００の操作部７００のパーソナルボックスのメイン画面である。メイン画面８０１は、操作部７００のパーソナルボックスキー６３４を押下したときに表示される。図７のように、パーソナルボックスの数は、番号が００〜０９の１０個用意され、ホストからのＰＤＬデータは、ページごとのラスタイメージに展開された形で、指定された番号に応じたパーソナルボックスに保存されている。また、不図示の画面で、それぞれのパーソナルボックス番号に対して名前をつけることができる。たとえば、ボックス番号０１に「田中のボックス」という名前がつけられ、田中という名前の人が使用するボックスであることを明示できる。また、それぞれのボックスの欄の一番右に表示されているパーセント表示は、全体のパーソナルボックス領域のハードディスク容量に対して、使用されている割合を示す。例えば、ボックス番号０は、パーソナルボックス領域のハードディスク容量が７００ＭＢであった場合、その２％で、約１４ＭＢ使用しているということを示す。
【００５４】
ボタン８０２は、ボックス番号００に保存されているジョブを見るためのボタンである。同様に、ボタン８０３，８０４，８０５は、ボックス番号０１，０２，０３に保存されているジョブを見るためのボタンである。例えば、ユーザ田中が、自分のボックス番号である１番のボックスにアプリケーションで作成した文書データを保存するようホストから転送したとする。その後、デジタル複写機の操作部に表示されたパーソナルボックス画面８０１における田中のボックス番号０１のボタン８０３を押すことで、そこに格納された文書を印刷する際のプリントモード画面が表示される。
【００５５】
また、上下スクロールキー８０６，８０７を押すことにより、画面がスクロールでき、ボックス番号００〜０９の名前や使用容量を見ることができる。ボタン８０８は表示窓を閉じるためのボタンであり、これを押すことで、図４のメイン画面に戻ることができる。ボタン８０９は、ファックス状況ボタンであり、これを押すことで、ファックス送受信の状態を確認することができる。
【００５６】
パーソナルボックスの保守作業について、図８〜図１６に従って説明する。
【００５７】
図８はパーソナルボックスの登録の基本画面で、不図示のユーザモード等からパーソナルボックスの登録を選択することによってこの画面が表示される。ここで、ボタン１１０１〜１１０４は選択ボタンであり、それぞれのパーソナルボックスを選択するとき押すキーである。キー１１０６，１１０７はそれぞれページアップキー、ページダウンキーであり、キー１１０６を押すと画面が下にスクロールし、キー１１０７を押した場合は上にスクロールする。また、閉じるキー１１０９が押されると、ユーザモード等の画面に戻る。
【００５８】
図８の画面により、未登録のパーソナルボックスを選択し、登録ボタンを押すことによって新規パーソナルボックスの登録画面（図９）へと移行し、新規登録手順が遂行される。登録処理は、ＲＯＭ１７４あるいはＲＡＭ１７５に格納されたプログラムをＣＰＵ２０６により実行することで実現される。
【００５９】
登録処理は図８において、選択されたパーソナルボックスが登録済みのものか判定する。新規登録の場合には登録されていないため、図９の画面を表示し、パーソナルボックスの名称を入力させる。
【００６０】
図９の名称入力画面では、表示部に表示されるアルファベット１２０６を押すことにより文字が表示され、これによりパーソナルボックスの名前を入力する。この入力したものは１２０１に表示される。ここで入力する際、１２０５の［かな漢］キーを押すことで、ひらがな表示モード、ローマ字表示モードを切り替える。１２０４のバックスペースキーを押すことでカーソルの一文字前の文字を削除、１２０２，１２０３にてカーソルの移動、１２０８にてスペースの挿入、また、ひらがな表示時に１２０７を押すとひらがなを漢字変換ではなくカタカナ等に変換する。ひらがな表示時に１２０９ボタンを押すとひらがなを漢字変換する。ここでＯＫボタンを押すことにより、名称の入力が完了する。また、ここで取消しボタンを押すことにより、パーソナルボックスの登録の基本画面（図８）に戻る。
【００６１】
名称の入力が完了すると、図１０の暗証番号設定画面を表示させてパスワードを入力させる。パスワードは、操作部の番号キーにより例えば６桁の番号を入力し、ＯＫボタン１３０２を押すことにより、追加登録されるパーソナルボックスのパスワードが登録される。登録されたパスワードは、このパーソナルボックス内のファイルを印刷するとき、及び、このパーソナルボックスを削除する時に照会される。ここでパスワードを登録しないときには、番号は何も入力せずにＯＫボタン１３０２を押す。この場合、追加登録されるパーソナルボックスについては、パスワードが登録されない。そのため、このパーソナルボックス内に保存されたファイルを印刷する際にパスワードなしでも印刷できる。この画面において取消しボタン１３０１を押すと、図９の画面へと戻る。
【００６２】
図１５は、アクセスするパーソナルボックス番号が指定された時点から開始される、印刷のための手順のフローチャートである。まず、ステップＳ１８１において、パスワードが未登録であるか判定される。登録されていれば、ステップＳ１８２で、図１１の画面を表示して、パスワードを入力させ、登録されているパスワードを照会する。
【００６３】
図１１は、操作部のパスワード入力画面である。画面９１０は、パーソナルボックスのパスワード入力画面である。この画面で、第１のパスワード、例えば６桁の数値を入力させる。入力された数値は、他人に見られないようにするため、表示欄９１１において、入力された桁が※マーク、未入力の桁は・マークで示される。キー９１２はＯＫキーであり、入力したパスワードの照合を開始する場合に押す。キー９１３は取消しキーであり、パスワードの入力をキャンセルし、画面８０１に戻る場合に押す。
【００６４】
ステップＳ１８３では、照会の結果、パスワードと入力されたパスワードが一致するか判定し、一致しなければその時点で処理を終了し、パーソナルボックスへはアクセスさせない。
【００６５】
一方、一致していれば、あるいは、ステップＳ１８１においてパスワードが未登録であると判定された場合には、ステップＳ１８４において、印刷しようとする文書を指定させる。
【００６６】
図１２は、一つのパーソナルボックスに保存されている文書データを表示する画面である。
【００６７】
画面９３０は、ある個人のパーソナルボックスに保存されている文書データを表示する画面である。欄９２３，９２４はこのパーソナルボックスに格納されている文書及びその属性を示す。例えば、欄９２３には、３月８日の１１時３０分に格納された「Ａ企画案」という名称の文書が表示されている。ここで、一番右の「プリント済」とは、この文書をパーソナルボックスに入れてから、少なくとも一度プリントされていることを示す。この欄には、その他「ＮＧ」など、例えば、ハードディスクがいっぱいで、文書を正しくボックスに入れることができなかったことを示す状態が表示されることもある。欄９２４には、３月１１日の２１時１４分に格納された「Ｂ会議資料」という文書が表示されている。ここで、一番右の「プリント可」とは、この文書をパーソナルボックスに入れてから、まだプリントを行っておらず、プリントが可能であることを示す。例えば、このラインをタッチすることにより、この欄を反転することなどによって、選択されていることが示される。
【００６８】
キー９１６は詳細情報キーであり、選択されたラインのジョブの詳細を表示するものである。これにより、ホストのアプリケーションの印刷ウインドウで設定した、例えば、「Ａ４用紙で両面で３部コピーする」などのジョブ情報が詳細に表示される。この表示画面で、ユーザの都合により、例えば部数を３部から５部に変更するなど、ジョブ情報の変更も可能となる。
【００６９】
ステップＳ１８５では、キー９２５の格納先表示キーが押されているか否かを判別する。
【００７０】
キー９２５はパーソナルボックスの格納先表示キーであり、このキーを押下することで、印刷される用紙の所定の位置に、コード化されたパーソナルボックス情報が、Ｓ１８４で指定された文書データに合成されて印刷される。パーソナルボックス情報とは、画像データの格納先を示すパーソナルボックス番号と、文書の名称及び格納時間、日付等の属性を指す。
【００７１】
キー９２５が設定されているか否かは、９１６詳細情報にも表示される。
【００７２】
キー９１７はプリントキーであり、反転したラインのジョブの、ラスタイメージで保存されている印刷データを、ホストからパーソナルボックスに転送するときに、指定した印刷ジョブ設定内容（９１６詳細情報で表示する）に応じて、プリントを開始する。キー９１８は消去キーであり、反転したラインのジョブを消去するときに押す。キー９１９，９２０は上下スクロールキーであり、一画面では表示しきれない多数のジョブを表示する場合に、画面をスクロールする。キー９２２は、ファックス状況キーであり、これを押すことで、ファックス送受信の状態を確認することができる。キー９２１は閉じるキーであり、図７のパーソナルボックス画面８０１に戻る場合に押す。
【００７３】
ステップＳ１８５で、キー９２５がおされてない場合には、ステップＳ１８４で指定された「Ｂ会議資料」の文書のみが、ステップＳ１８７で印刷される。
【００７４】
キー９２５がおされている場合には、ステップＳ１８６でコード化された「Ｂ会議資料」のパーソナルボックス情報が用紙の所定の位置に、例えば、図１４に示す用紙の右上の文書データと重ならない箇所にコード１７１が合成され、ステップＳ１８７で印刷される。
【００７５】
図１６は、本実施例における原稿読取り動作時の手順を示すフローチャートである。
【００７６】
コピー画像を出力する場合、Ｓ１９０１では、操作部７００上でユーザが当該コピージョブのコピー設定を行う。コピー設定内容は、部数、用紙サイズ、片面／両面、拡大／縮小率、ソート出力、ステイプル止めの有無等である。
【００７７】
Ｓ１９０２では、スタートキー６１４の押下によりコピー開始指示を与えると、ＣＰＵ２０６は、画像読取り部２０１を制御し、Ｓ１９０３で原稿の画像データの読み込み動作を行う。まず、ＡＤＦ１８０は、載置された原稿を１枚ずつプラテンガラス１０１上へ給送し、その際同時に原稿のサイズを検知する。検知された原稿のサイズに基づいて原稿を露光走査することにより、画像データが読み取られる。
【００７８】
読み取られた画像データはスキャナ１０２を介して画像メモリ部２０３内のページメモリ３０１上に記憶されて、Ｓ１９０４で画像データに、パーソナルボックス情報を表す所定のコードが付加されていることを認識する判別処理が行われる。
【００７９】
所定のコードが付加されている場合には、Ｓ１９０５でコードからパーソナルボックス情報に復元化し、このパーソナルボックス情報で示されるパーソナルボックス番号と文書の名称から、パーソナルボックス内の記憶データが検索される。同一名称の画像データがある場合には、これをオリジナル原稿と判断し、次に格納時間、日付等の属性を比較する。
【００８０】
Ｓ１９０４で所定のコードが付加されていない場合には、オリジナル原稿は更新されていないと判断され、Ｓ１９０３で読み取られた画像データをプリントする。
【００８１】
Ｓ１９０６で格納時間、日付等の属性が異なっている場合には、オリジナル原稿は更新されていると判断され、Ｓ１９０７で操作部７００上に図１７の情報を表示する。
【００８２】
Ｓ１９０６で格納時間、日付等の属性が同じ場合には、オリジナル原稿は更新されていないと判断され、Ｓ１９０３で読み取られた画像データをプリントする。
【００８３】
Ｓ１９０８で図１７の表示によりオリジナル原稿を印刷する場合には、Ｓ１９０９でパーソナルボックス内の記憶データが読み出されＳ１９１０でプリントされる。このとき、図１２のキー９１５が押されていれば、オリジナル原稿に対応したパーソナルボックス情報が合成され、オリジナル原稿の文書とともにプリントされる。
【００８４】
Ｓ１９０８で図１７の表示によりオリジナル原稿を印刷しない場合、Ｓ１９０３で読み取られた画像データをプリントする。
【００８５】
【他の実施形態】
第一の実施形態では、パーソナルボックス内に記憶される画像データとして、外部のホストコンピュータ１０００から出力された画像データについて示したが、画像読み取り部２０１から読み取られた画像データについても同様に、登録されたパーソナルボックスへと格納しておくことができ、オリジナル原稿として使用できるものとする。
【００８６】
また、パーソナルボックス情報についてコード化されたデータを文書に合成する場合を示したが、パーソナルボックス情報は文字や数字以外にバーコード等の原稿上で読み取れて判別できるものであれば良いものとする。電子透かし等により画像データに埋め込まれる不可視の情報でも良いものとする。この場合には文書に合成する際に、画像データに埋め込むという制御が行われる。
【００８７】
また、パーソナルボックスとして装置１００内部の記憶装置について示したが、記憶装置は装置本体外部に構成されても良く、ネットワークを介して接続された構成でも本発明は適用できるものとする。
【００８８】
また、パーソナルボックス機能にはパスワードによる認証があるが、パーソナルボックス情報よりオリジナル原稿を読み出す際に、パスワードの入力を要求することで、パーソナルボックスからのオリジナル原稿を印刷できる使用者を制限することも可能であるとする。
【００８９】
【発明の効果】
本発明によると、複製原稿をもとに、オリジナル原稿を容易に特定し探し出すことができ、更に、オリジナル原稿の更新情報を反映することで、最新のオリジナル原稿の複製を容易に入手することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】デジタル複写機のブロック図である。
【図２】デジタル複写機の制御ブロック図である。
【図３】画像メモリ部のブロック図である。
【図４】デジタル複写機の操作部を示す図である。
【図５】デジタル複写機の複写動作応用モードの設定画面例を示す図である。
【図６】パーソナルボックスの説明図である。
【図７】表示部のパーソナルボックス基本表示を示す図である。
【図８】表示部のパーソナルボックス登録基本画面を示す図である。
【図９】表示部のパーソナルボックス名前登録画面を示す図である。
【図１０】表示部のパーソナルボックスパスワード登録画面を示す図である。
【図１１】パスワード入力画面を示す図である。
【図１２】個々のパーソナルボックスの表示例の図である。
【図１３】パーソナルボックス削除のパスワード登録画面を示す図である。
【図１４】パーソナルボックス登録の処理手順のフローチャートである。
【図１５】パーソナルボックスからの文書の印刷手順のフローチャートである。
【図１６】原稿読取り動作時のフローチャートである。
【図１７】表示部のパーソナルボックス情報を示す図である。
【符号の説明】
２０１画像読み取り部
２０３電子ソータ部
２０４プリンタ部
２０５ＣＰＵ回路部
３０３制御部
３０４ハードディスク
７００操作部
１０００ホストコンピュータ

Claims

オリジナル原稿又は複製原稿を読み取り画像データを生成する画像読取り手段と、
オリジナル原稿の画像データとその画像情報を記憶装置に記憶するための記憶手段と、
複製原稿上の画像情報に対応した符号画像データを画像データから抽出する画像判別手段と、
抽出された符号画像データから画像情報を復元する復号化手段と、
複製原稿の画像情報をもとに、前記記憶手段に記憶されたオリジナル原稿の画像情報を検索し選び出す検索手段と、
オリジナル原稿と複製原稿との画像情報を比較する比較手段と、
前記比較手段の結果、検索されたオリジナル原稿の画像情報が更新されている場合には、複製原稿上の画像データの代わりに、検索されたオリジナル原稿の画像データを読み出し、画像形成を行う画像形成手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
前記画像情報とは、該画像データが記憶される記憶装置内の格納先と、画像データの名称及び格納時間、日付等の属性を指すことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
前記検索手段の結果、オリジナル原稿が記憶されている場合に、その画像情報内容を表示装置に表示する表示手段を有することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
前記画像データは、文字、数字、記号やバーコード等の可視のデータや、もしくは、電子透かし等で画像データに埋め込まれた不可視のデータであることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
前記検索手段の結果、オリジナル原稿が記憶されている場合に、その画像情報を表示する表示手段を有することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
前記検索手段の結果、オリジナル原稿が記憶されている場合に、読取られた複製原稿とオリジナル原稿のどちらの画像形成を行うか選択できる選択手段を有することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
前記記憶手段により記憶されるオリジナル原稿は、ネットワークを介して接続された外部の機器から受け取り記憶されたものであることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。