JP2004334275A

JP2004334275A - 会議支援システム、プログラム及び記憶媒体

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Publication number: JP2004334275A
Application number: JP2003125013A
Authority: JP
Inventors: Akira Sakurai; 彰桜井
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2003-04-30
Filing date: 2003-04-30
Publication date: 2004-11-25

Abstract

【課題】グループウェアとの連携を容易に実現したり、端末装置を選ぶことなく用いたりできる会議支援システムを提供する。
【解決手段】電子メールの送受信をおこなうメール送受信部１３を備えた会議支援システムにおいて、受信した電子メールの内容を解釈するメール解釈部１１を備え、さらに、そのメール解釈部１１により解釈された電子メールの内容が会議に係る要求情報であるとき、記憶しておいた会議情報のうちの１つをその要求情報に従って加工する情報加工手段として、会議開催通知生成部１５、会議予約処理部１６、議事録配布生成部１７、会議資料情報配布生成部１８を備え、前記情報加工手段により加工された会議開催通知など会議情報をメール送受信部１３により電子メールで送信する構成にした。また、電子メールを送受信できるグループウェアサーバ１内に前記要求情報記載の電子メールを作成するメール作成手段を備えた。
【選択図】図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ＬＡＮや広域ネットワークに接続されたサーバおよび複数のクライアント装置を含んで構成される会議支援システムに係わり、特に、電子メールにより会議関連情報の送受信をおこなう会議支援システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、会議支援システムでは、クライアント装置としてＬＡＮや広域ネットワークに接続されたパーソナルコンピュータなど情報処理装置を用いて、会議室の予約をしたり、サーバを介して会議開催通知や議事録などを配布したりしている。しかし、従来は一般に、会議支援システムを実現するアプリケーションプログラムは同じハードウェア上で動作している他のシステムのアプリケーションプログラムとは無関係に構築されていたので、他のシステムと連携するのが困難であるとか、連携のために相当な作業を必要とするという問題があった。
そこで、このような問題を解決するために、会議関連情報の送受信に電子メールを活用した従来技術が提供されるようになった。例えば、特開平８−１２３７６７号公報に示された従来技術は、メールシステムを利用してスケジュールを調整する技術であり、クライアント装置からの電子メールによった要求に応じてサーバ内のスケジュールＤＢ（データベース）を検索し、その結果を電子メールによりクライアント装置へ返す。
また、特開平８−２１４０２３号公報に示された従来技術では、個人スケジュールに関係する催し情報を電子メールにより各個人へ送信するとともに、その個人の個人スケジュールや組織スケジュールにその催し情報を登録する。
【０００３】
また、特開２０００−２０６２６公報に示された従来技術では、会議サーバは会議予約データを受信すると、それをデータベースに登録し、その情報を基に、それに含まれる会議参加者のメールアドレスに対して会議通知メールを送信する。
また、特開２００１−２６５９１３公報に示された従来技術では、会議室予約要求のデータを受信すると、そのデータを複数の会議室予約システムのデータ形式に変換し、変換されたそれぞれのデータ形式のデータを用いて複数の会議室予約システムを検索して会議室を予約する。
一方、近年においては、すでに多くの企業で、複数のアプリケーションを一体化したグループウェアが導入されており、そのようなグループウェアを用いて例えばスケジュール管理やプロジェクト管理、ワークフローなどを運用しているが、会議支援システムをサポートしているグループウェアはない。
【特許文献１】特開平８−１２３７６７号公報
【特許文献２】特開平８−２１４０２３号公報
【特許文献３】特開２０００−２０６２６公報
【特許文献４】特開２００１−２６５９１３公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
前記したように、従来、会議支援システムをサポートしているグループウェアはないし、特開平８−１２３７６７号、特開平８−２１４０２３号、特開２０００−２０６２６、および特開２００１−２６５９１３など各公報に示された従来技術では、依然として、グループウェアと連携するのが困難であるか、連携のために相当な作業を必要とする。
本発明の目的は、このような従来技術の問題を解決することにあり、具体的には、グループウェアとの連携を容易に実現できる会議支援システムを提供することにある。ほとんどのグループウェアはメール送受信機能をもっていることに鑑み、本発明では会議情報の操作をすべて電子メールを用いておこなうものである。これにより、グループウェアとの連携のための作業は少なくて済む。また、本発明のひとつでは会議支援システムはほとんどの端末装置が持っているメールクライアント機能により動作するので、端末装置を選ぶことなく、インターネット／イントラネットの区別なく操作できる。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
前記の課題を解決するために、請求項１記載の発明では、電子メールの送受信をおこなうメール送受信手段を備えた会議支援システムにおいて、受信した電子メールの内容を解釈する内容解釈手段と、その内容解釈手段により解釈された電子メールの内容が会議に係る要求情報である場合に、予め記憶しておいた会議情報をその要求情報に従って加工する情報加工手段と、加工された会議情報を電子メールにより送信する送信手段とを備えた。
また、請求項２記載の発明では、請求項１記載の発明において、電子メールの送受信をおこなうことができるグループウェアサーバ内に前記要求情報記載の電子メールを作成するメール作成手段を備え、そのメール作成手段により作成された前記要求情報記載の電子メールを用いて前記会議情報を加工するように前記情報加工手段を構成した。
また、請求項３記載の発明では、請求項２記載の発明において、同一の会議を示す会議識別符号を用いて複数のグループウェアサーバと電子メールの送受信をおこなうことにより、前記情報加工手段は複数のグループウェアサーバのメール作成手段により作成された前記要求情報記載の電子メールを用いて前記会議情報を加工する構成とし、前記送信手段は加工された会議情報を電子メールにより複数のグループウェアサーバへ送信する構成とした。
また、請求項４記載の発明では、請求項１、請求項２、または請求項３記載の発明において、前記要求内容が会議開催を要求する内容であった場合、前記情報加工手段は予め記憶しておいた会議開催通知フォーマットを前記会議情報としてその要求内容を用いて会議開催通知メールを生成する構成とした。
また、請求項５記載の発明では、請求項４記載の発明において、前記送信手段が会議開催通知メールを送信し、その返答から出欠情報を作成する構成にした。
また、請求項６記載の発明では、請求項５記載の発明において、前記会議開催通知メールに対する返答が会議開催前の定められた日時までにない場合、返答を催促する電子メールを送信する構成にした。
【０００６】
また、請求項７記載の発明では、請求項４または請求項５記載の発明において、会議開催の所定時間前にまもなく会議が始まる旨を示す注意メールを送信する構成にした。
また、請求項８記載の発明では、請求項７記載の発明において、前記注意メッセージをクライアント装置へ直接送信する構成にした。
また、請求項９記載の発明では、請求項８記載の発明において、ＩＰメッセージ送信手段を備え、ＩＰメッセージにより前記注意メッセージを送信する構成にした。
また、請求項１０記載の発明では、請求項１、請求項２、または請求項３記載の発明において、前記要求内容が会議室予約を要求する内容であった場合、記憶されている当該会議室の予約状況が未予約状態ならば予約状態にして予約した旨を示す返答メールを送信し、予約状態ならば予約不可の返答メールを送信する構成にした。
また、請求項１１記載の発明では、請求項１、請求項２、または請求項３記載の発明において、前記要求内容が議事録配布を要求する内容であった場合、記憶されている会議参加者メールアドレスを元に議事録メールを送信する構成にした。
また、請求項１２記載の発明では、請求項１、請求項２、または請求項３記載の発明において、前記要求内容が会議資料情報配布を要求する内容であった場合、記憶されている会議参加者メールアドレスを元に会議資料情報メールを送信する構成にした。
また、請求項１３記載の発明では、情報処理装置上で実行されるプログラムにおいて、請求項１乃至請求項１２のいずれか１項に記載の会議支援システムによった会議支援を実行させるようにプログラミングされている構成にした。
また、請求項１４記載の発明では、プログラムを記憶した記憶媒体において、請求項１３記載のプログラムを記憶した。
【０００７】
【発明の実施の形態】
本発明の会議支援システムでは、コマンドフィールドとデータフィールドが明確にわかる形式の定型の電子メールを会議サーバ宛てに送信することにより、会議サーバにおいてコマンドの解釈とデータの格納を実行して会議支援を実現する。グループウェアの持つメール送受信機能を用いて会議関連依頼文書（要求内容）を定型メールで送信することにより、会議サーバが要求内容を容易に解釈し、要求に応じられるようにするのである。これにより、グループウェア内のスケジュール管理やプロジェクト管理と連携することも容易になる。
以下、図面により本発明の実施の形態を詳細に説明する。
【０００８】
図１は本発明の第１の実施例を示す会議支援システムのシステム構成図である。図示したように、この実施例の会議支援システムは、複数のアプリケーション処理をサービスするグループウェアサーバ１、電子メールの送受信サービスをおこなうメールサーバ２、そのグループウェアサーバ１およびメールサーバ２を介して会議開催通知の生成など各種会議支援をおこなう会議サーバ３、グループウェアサーバ１のサービスを受けることができる端末装置であるグループウェアクライアント装置４、およびメールサーバ２のサービスを受けることができる端末装置であるメールクライアント装置５などを備えている。
また、前記会議サーバ３内には、受信した電子メールの内容を解釈するメール解釈部１１、解釈された内容に従って会議に係る処理を実行するコマンド処理部１２、電子メールの送受信をおこなうメール送受信部１３、会議に関連した各種会議情報を監視して会議開催の所定期間前の時点で出欠が確定していない参加者宛てに出す催促メールなどを生成する注意メール生成部１４を備え、コマンド処理部１２内には、会議開催通知生成部１５、会議予約処理部１６、議事録配布生成部１７、会議資料情報配布生成部１８、および出欠情報処理部１９などを備える。
また、グループウェアサーバ１はメールＤＢ（データベース）として会議用メールＤＢ７および個人用メールＤＢ８を備えており、グループウェアクライアント装置４は、電子メールを送受信する際、グループウェアサーバ１内のメールＤＢを操作する。このメールＤＢはフォームを定義することができるので、会議支援システム用の定型フォームを容易に定義することができ、このフォームを用いて、例えば会議参加者などの入力はアドレス帳から検索しておこなうことができる。その結果、会議サーバ３内のメール送受信部１３では会議サーバ３が容易に解釈することができる図２に示したようなメールデータの電子メールを受信する。
【０００９】
図２に示したように、メールデータはｆｒｏｍ，ｔｏ，ｒｅｐｌｙ，ｓｕｂｊｅｃｔなどから成るメールヘッダの情報とメール本文の情報から成っている。この例では、以下のように、ｓｕｂｊｅｃｔにはコマンドが設定され、本文には複数のデータフィールドが設定されている。
コマンド：会議開催
日時：２００２．０９．０１１４：００−１６：００
参加者：ａ＠ｉｃｏｈ．ｃｏ．ｊｐ；ｂ＠ｉｃｏｈ．ｃｏ．ｊｐ
会議室：Ｍ０１
内容：ｘｘｘｘｘｘ
なお、図２において、ＳＭＴＰ（ＳｉｍｐｌｅＭａｉｌＴｒａｎｓｆｅｒＰｒｏｔｏｃｏｌ）とは、サーバなどに対して電子メールを送信するプロトコル（伝送制御手順）の名称である。
【００１０】
このようなコマンドとデータがコマンド処理部１２に渡ると、コマンドに対応したコマンド処理部１２内のモジュールが起動する。この例では、会議開催通知生成部１５がまず、得られたデータを図３に示したようなデータ構成の会議情報テーブル（図３（ａ））および参加者リストテーブル（図３（ｂ））に記憶する。なお、図３（ａ）に示した会議ＩＤ（識別符号）は通常、会議予約処理部１６が付与する。また、その図に示されたグループウェアサーバアドレスは会議開催通知要求を送ってきたグループウェアサーバ１のアドレスである。また、この時点では、参加者リストテーブル（図３（ｂ））の最下欄の値は「未返答」である。
この後、会議開催通知生成部１５は記憶したデータを元に会議参加者宛てに会議開催通知メールを生成する。その際、ｆｒｏｍフィールドには会議サーバ３のメールアドレスを入れ、ｔｏフィールドには１人ずつ入れて同報メールのような形で送ることも可能である。また、ｓｕｂｊｅｃｔフィールドには「会議開催通知」というように常に同じデータを入れ、返答として「Ｒｅ：会議開催通知」というｓｕｂｊｅｃｔの電子メールがきた場合、出欠情報処理部１９がこれを出欠情報処理のコマンドとして処理する。そのため、会議開催通知には出欠のデータフィールドを設定しておく。つまり、出欠情報処理部１９は出欠のデータフィールドの値を取得し、参加者リストテーブル（図３（ｂ）参照）の最下欄の値を取得した値に更新するのである。なお、返答メール中の会議開催通知メール部分の行頭に「＞」を付けるメールクライアント装置もあるので、コマンド処理部１２では行頭の「＞」を読み飛ばして処理する。
一方、会議室予約をおこなう場合には、図４に示したような、会議室ごとにタイムテーブルで管理できる会議室予約情報を用いる。そして、日時データを伴う会議室予約コマンドを受けたとき、会議予約処理部１６はそのタイムテーブルの当該時間帯が空きであるか否かを調べ、空きである場合は会議ＩＤを発行し、タイムテーブル上に会議ＩＤを入れ、会議室予約要求に対して会議ＩＤ記載の予約した旨を示す返信メールデータを生成する。また、空きがないならば予約不可の返答メールを送信する。なお、会議室予約をおこなわない場合には会議開催コマンドを受けたときに会議開催通知生成部１５が会議ＩＤを発行する。
【００１１】
また、議事録または会議資料情報の配布の際は、議事録または会議資料情報を内容とする添付ファイルを添付するか、またはその格納場所のＵＲＬ（アドレスの一種）を記載するとともに、会議ＩＤを記載した参加者宛てのメールデータを、それぞれ議事録配布生成部１７、会議資料情報配布生成部１８が生成する。記憶されている会議参加者メールアドレスを元に議事録メールを送信するのである。なお、議事録や会議資料情報をコマンド別に（例えば議事録と会議資料情報を分けて）グループウェアアドレスに格納して、複数のグループウェアを連携させることも可能である。例えば、会議資料情報を格納するサーバを別にしたい場合、会議サーバ３はその資料に係る会議情報として書誌的情報と格納先グループウェアアドレスのみを提供するのである。
一方、注意メール生成部１４は常に会議情報を監視し会議開催の所定期間前（例えば３日前）の時点で出欠が確定していない参加者宛てに催促メールを生成するほか、会議開催の所定時間前（例えば会議開始１０分前）に会議が始まることを知らせるメールを生成する。なお、注意メールにより会議が始まることを知らせる場合、その注意メールが会議開始前に到着しない恐れもあるが、ＳＭＴＰであれば電子メールの送信はグループウェアサーバ１を経由でなくても直接発行できるので、前記したような恐れを低減できる。
こうして、この実施例によれば、グループウェアの電子メール機能を用いて会議開催通知など会議情報の要求操作をすべておこなえるので、グループウェアとの連携のための作業は少なくて済む。また、ほとんどの端末装置が持っているメールクライアント機能により動作するので、端末装置を選ぶことなく、インターネット／イントラネットの区別なく操作できる。
【００１２】
図５は本発明の第２の実施例を示す会議支援システムのシステム構成図である。この実施例では、グループウェアがＷｅｂベースで動作し、そのため、図示したように、Ｗｅｂメールを実現するためのサーブレット処理部９およびメール送受信ＣＧＩ（ＣｏｍｍｏｎＧａｔｅｗａｙＩｎｔｅｒｆａｃｅ）１０を備えており、サーブレット処理部９を用いて定型フォームの電子メールを生成することにより会議支援システムとの連携を可能にする。なお、サーブレットとはＷｅｂサーバの機能を拡張するための１つのアプリケーションプログラムの名称であり、ＣＧＩとは、ＷＷＷサーバを用いたシステムにおいて、ＨＴＭＬを用いてＷＷＷクライアント装置からＷＷＷサーバ内の当該プログラムを起動し、その結果をＷＷＷクライアント装置へ返すためのインタフェースである。ＨＴＭＬだけでは記述できないような動的なページを作成することができる。
こうして、この実施例の場合も、グループウェアのＷｅｂメール機能を用いて会議開催通知など会議情報の要求操作をすべておこなえるので、グループウェアとの連携のための作業は少なくて済む。
図６は本発明の第３の実施例を示す会議支援システムのシステム構成図である。この実施例では、メールサーバ２とは別に、会議サーバ３の使用量を個人ごとに管理し、使用料金を計算するメールサーバ２０を備える。このような構成では、１つのメールサーバ当たりの負荷を軽くすることができる。
図７は本発明の第４の実施例を示す会議支援システムのシステム構成図である。この実施例では、注意メッセージをさらに高速で送るために、ＩＰメッセンジャを用いて注意メッセージを利用者のクライアント装置へ直接送る。ＩＰメッセンジャとは、ＴＣＰ／ＩＰを使用した、ＬＡＮ用のメッセージ送受信サービスであり、サーバを介さずにＩＰアドレスに対して直接送信する。これにより、第４の実施例では、リアルタイムに注意メッセージを送ることができる。
以上、本発明の実施例を説明したが、説明したような会議支援方法に従ってプログラミングしたプログラムを着脱可能な記憶媒体に記憶し、その記憶媒体をこれまで会議サーバとして本発明によった会議支援をおこなえなかったパーソナルコンピュータなど情報処理装置に装着することにより、または、そのようなプログラムをネットワークを介してそのような情報処理装置へ転送することにより、その情報処理装置を会議サーバとして本発明によった会議支援をおこなうことができる。
【００１３】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、請求項１記載の発明では、ほとんどの端末装置が持っているメールクライアント機能を用いて標準フォームの要求情報をつくることにより、受信した電子メールの内容を解釈し、その電子メールの内容が会議に係る要求情報である場合に、予め記憶しておいた会議情報をその要求情報に従って加工し、加工した会議情報を電子メールにより送信できるので、端末装置を選ぶことなく、且つ容易に会議支援システムを実現・運用できる。
また、請求項２記載の発明では、請求項１記載の発明において、電子メールの送受信をおこなうことができるグループウェアサーバ内に備えたメール作成手段により要求情報記載の電子メールを作成し、その電子メールを用いて会議情報を加工できるので、グループウェアが持つワークフローやスケジュール管理などとの連携のための作業が少なくて済むし、容易に会議支援システムを実現・運用できる。
また、請求項３記載の発明では、請求項２記載の発明において、同一の会議を示す会議識別符号を用いて複数のグループウェアサーバと電子メールの送受信をおこなうことにより、複数のグループウェアサーバのメール作成手段により作成された要求情報記載の電子メールを用いて会議情報を加工でき、加工された会議情報を電子メールにより複数のグループウェアサーバへ送信できるので、各グループウェアの優れた機能を取捨選択できるし、異なったグループウェアを持つ他企業なども含めた会議支援システムの運用が可能になる。
また、請求項４記載の発明では、請求項１、請求項２、または請求項３記載の発明において、要求内容が会議開催を要求する内容であった場合、その要求内容を用いて、予め記憶しておいた会議開催通知フォーマットから会議開催通知メールを生成できるので、手を煩わせずに会議開催通知を出せるし、前記会議情報が会議開催通知の場合において請求項１、請求項２、または請求項３記載の発明の効果を得ることができる。
また、請求項５記載の発明では、請求項４記載の発明において、会議開催通知メールを送信し、その返答から出欠情報を作成できるので、会議の出欠を容易に管理できる。
【００１４】
また、請求項６記載の発明では、請求項５記載の発明において、会議開催通知メールに対する返答が会議開催前の定められた日時までにない場合、返答を催促する電子メールを自動的に送信できるので、手を煩わせることなく、より確実な出欠確認が可能になる。
また、請求項７記載の発明では、請求項４または請求項５記載の発明において、会議開催の所定時間前にまもなく会議が始まる旨を示す注意メールを自動的に送信できるので、参加者が会議開催を忘れていて参加せずに終わってしまうというような事態を手を煩わせずに回避できる。
また、請求項８記載の発明では、請求項７記載の発明において、注意メッセージをクライアント装置へ直接送信できるので、実時間で送信をおこなえ、したがって、会議開催の注意を遅滞なくおこなうことができる。
また、請求項９記載の発明では、請求項８記載の発明において、既存のＩＰメッセージにより注意メッセージを送信できるので、実現が容易になる。
また、請求項１０記載の発明では、請求項１、請求項２、または請求項３記載の発明において、要求内容が会議室予約を要求する内容であった場合、記憶されている当該会議室の予約状況が未予約状態ならば予約状態にして予約した旨を示す返答メールを送信し、予約状態ならば予約不可の返答メールを送信できるので、手を煩わせずに会議室予約ができるし、前記会議情報が会議室予約の場合において請求項１、請求項２、または請求項３記載の発明の効果を得ることができる。
また、請求項１１記載の発明では、請求項１、請求項２、または請求項３記載の発明において、要求内容が議事録配布を要求する内容であった場合、記憶されている会議参加者メールアドレスを元に議事録メールを送信できるので、手を煩わせずに議事録メールを出せるし、前記会議情報が議事録の場合において請求項１、請求項２、または請求項３記載の発明の効果を得ることができる。
【００１５】
また、請求項１２記載の発明では、請求項１、請求項２、または請求項３記載の発明において、要求内容が会議資料情報配布を要求する内容であった場合、記憶されている会議参加者メールアドレスを元に会議資料情報メールを送信できるので、手を煩わせずに会議資料情報を出せるし、前記会議情報が会議資料情報の場合において請求項１、請求項２、または請求項３記載の発明の効果を得ることができる。
また、請求項１３記載の発明では、請求項１乃至請求項１２のいずれか１項に記載の会議支援システムによった会議支援を実行させるようにプログラミングされているプログラムを情報処理装置上で実行させることができるので、情報処理装置を用いて請求項１乃至請求項１２のいずれか１項に記載の発明の効果を得ることができる。
また、請求項１４記載の発明では、請求項１３記載のプログラムを着脱可能な記憶媒体に記憶できるので、その記憶媒体をこれまで会議サーバとして請求項１乃至請求項１２のいずれか１項に記載の発明によった会議支援をおこなえなかったパーソナルコンピュータなど情報処理装置に装着することにより、その情報処理装置を会議サーバとして用いて請求項１乃至請求項１２のいずれか１項に記載の発明の効果を得ることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の第１の実施例を示す会議支援システムのシステム構成図である。
【図２】本発明の第１の実施例を示す会議支援システム要部のデータ構成図である。
【図３】本発明の第１の実施例を示す会議支援システム要部の他のデータ構成図である。
【図４】本発明の第１の実施例を示す会議支援システム要部の他のデータ構成図である。
【図５】本発明の第２の実施例を示す会議支援システムのシステム構成図である。
【図６】本発明の第３の実施例を示す会議支援システムのシステム構成図である。
【図７】本発明の第４の実施例を示す会議支援システムのシステム構成図である。
【符号の説明】
１グループウェアサーバ、２メールサーバ、３会議サーバ、４グループウェアクライアント装置、５メールクライアント装置、７会議用メールＤＢ、８個人用メールＤＢ、９サーブレット処理部、１０メール送受信ＣＧＩ、１１メール解釈部、１２コマンド処理部、１３メール送受信部、１４注意メール生成部、１５会議開催通知生成部、１６会議予約処理部、１７議事録配布生成部、１８会議資料情報配布生成部、１９出欠情報処理部、２０メールサーバ

Claims

電子メールの送受信をおこなうメール送受信手段を備えた会議支援システムにおいて、受信した電子メールの内容を解釈する内容解釈手段と、該内容解釈手段により解釈された電子メールの内容が会議に係る要求情報である場合に、予め記憶しておいた会議情報を前記要求情報に従って加工する情報加工手段と、加工された会議情報を電子メールにより送信する送信手段とを備えたことを特徴とする会議支援システム。
請求項１記載の会議支援システムにおいて、電子メールの送受信をおこなうことができるグループウェアサーバ内に前記要求情報記載の電子メールを作成するメール作成手段を備え、前記情報加工手段は、前記メール作成手段により作成された前記要求情報記載の電子メールを用いて前記会議情報を加工するようにしたことを特徴とする会議支援システム。
請求項２記載の会議支援システムにおいて、同一の会議を示す会議識別符号を用いて複数のグループウェアサーバと電子メールの送受信をおこなうことにより、前記情報加工手段は複数のグループウェアサーバのメール作成手段により作成された前記要求情報記載の電子メールを用いて前記会議情報を加工する構成とし、前記送信手段は加工された会議情報を電子メールにより複数のグループウェアサーバへ送信することを特徴とする会議支援システム。
請求項１、請求項２、または請求項３記載の会議支援システムにおいて、前記要求内容が会議開催を要求する内容であった場合、前記情報加工手段は、予め記憶しておいた会議開催通知フォーマットを前記会議情報として前記要求内容を用いて会議開催通知メールを生成することを特徴とする会議支援システム。
請求項４記載の会議支援システムにおいて、前記送信手段が会議開催通知メールを送信し、その返答から出欠情報を作成することを特徴とする会議支援システム。
請求項５記載の会議支援システムにおいて、前記会議開催通知メールに対する返答が会議開催前の定められた日時までにない場合、前記返答を催促する電子メールを送信することを特徴とする会議支援システム。
請求項４または請求項５記載の会議支援システムにおいて、会議開催の所定時間前にまもなく会議が始まる旨を示す注意メールを送信することを特徴とする会議支援システム。
請求項７記載の会議支援システムにおいて、前記注意メッセージをクライアント装置へ直接送信することを特徴とする会議支援システム。
請求項８記載の会議支援システムにおいて、ＩＰメッセージ送信手段を備え、前記ＩＰメッセージにより前記注意メッセージを送信することを特徴とする会議支援システム。
請求項１、請求項２、または請求項３記載の会議支援システムにおいて、前記要求内容が会議室予約を要求する内容であった場合、記憶されている当該会議室の予約状況が未予約状態の場合、予約状態にして予約した旨を示す返答メールを送信し、予約状態ならば予約不可の返答メールを送信することを特徴とする会議支援システム。
請求項１、請求項２、または請求項３記載の会議支援システムにおいて、前記要求内容が議事録配布を要求する内容であった場合、記憶されている会議参加者メールアドレスを元に議事録メールを前記会議参加者メールアドレスに送信することを特徴とする会議支援システム。
請求項１、請求項２、または請求項３記載の会議支援システムにおいて、前記要求内容が会議資料情報配布を要求する内容であった場合、記憶されている会議参加者メールアドレスを元に会議資料情報メールを前記会議参加者メールアドレスに送信することを特徴とする会議支援システム。
情報処理装置上で実行されるプログラムにおいて、請求項１乃至請求項１２のいずれか１項に記載の会議支援システムによった会議支援を実行させるようにプログラミングされていることを特徴とするプログラム。
プログラムを記憶した記憶媒体において、請求項１３記載のプログラムを記憶したことを特徴とする記憶媒体。