JP2004279777A - 利用状況管理システム、管理装置および利用状況収集方法 - Google Patents
利用状況管理システム、管理装置および利用状況収集方法 Download PDFInfo
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Abstract
【課題】利用者によるＯＡ機器の利用状況を適切に収集することのできる利用状況管理システムを提供することである。
【解決手段】利用者に操作されたＯＡ機器２，３は、複写動作等を行うと、利用詳細情報を生成して、機器管理サーバ５１，６１に送信する。機器管理サーバ５１，６１は、送られた利用詳細情報を受信すると、利用情報ＤＢ５２，６２に記憶されている管理設定項目情報に従って、利用詳細情報から対象項目を抽出する。そして、抽出して生成した利用状況情報収集情報を利用情報ＤＢ５２，６２に格納する。機器管理サーバ５１，６１は、格納した利用状況情報収集情報から利用状況のレポートを生成し、管理端末１に向けて送信する。管理端末１は、受信した利用状況のレポートに従って、社内及び社外における利用状況を分析し、改善施策を策定する。
【選択図】 図１
【解決手段】利用者に操作されたＯＡ機器２，３は、複写動作等を行うと、利用詳細情報を生成して、機器管理サーバ５１，６１に送信する。機器管理サーバ５１，６１は、送られた利用詳細情報を受信すると、利用情報ＤＢ５２，６２に記憶されている管理設定項目情報に従って、利用詳細情報から対象項目を抽出する。そして、抽出して生成した利用状況情報収集情報を利用情報ＤＢ５２，６２に格納する。機器管理サーバ５１，６１は、格納した利用状況情報収集情報から利用状況のレポートを生成し、管理端末１に向けて送信する。管理端末１は、受信した利用状況のレポートに従って、社内及び社外における利用状況を分析し、改善施策を策定する。
【選択図】 図１
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、利用状況管理システム、管理装置および利用状況収集方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、複写機やプリンタ等のＯＡ機器が会社内等に導入され、事務処理の効率化が図られている。複写機は、例えば、会社内の部署単位にそれぞれ配置され、利用者（社員等）が必要とする書類のコピー等に使用される。また、プリンタは、例えば、部署の作業グループ単位にそれぞれ配置され、利用者が端末（パーソナルコンピュータ等）から出力する文書等を印刷する。
【０００３】
近年では、複写機の機能だけでなく、スキャナ機能やプリンタ機能等を併せ持つ、「複合機」と呼ばれるＯＡ機器も知られている。この複合機は、原稿のコピー等だけでなく、プリンタとして所定の文書等を印刷でき、また、スキャナとして原稿を読み取り画像データを取り込むことができる。
また、最近では、これら種々のＯＡ機器をＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等により相互に接続し、利用者の端末から各ＯＡ機器を操作できるようになってきている。
そして、このようなＬＡＮ等により接続されたＯＡ機器の使用量情報等を管理する技術も開示されている（例えば、特許文献１参照）。
【０００４】
【特許文献１】
特開２００１−２５０００８号公報 （第９−１７頁、第１図）
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
上述した特許文献１等に開示された技術により、ＯＡ機器の使用量情報等を管理でき、例えば、システムの運用管理コスト（ＴＣＯ等）を削減することも可能となってきている。
それでも、管理される項目は、固定化されており、全ての業種の会社等にそのまま適用できない場合も多い。例えば、業務内容等の違いにより、必要な項目が管理されていなかったり、また、不要な項目が管理されているような状態も起こり得る。
そのため、会社側等にて自由に管理項目が選択でき、そして、コンサルティングに活用できる利用状況の収集手法の確立が望まれていた。
【０００６】
本発明は、上記実状に鑑みてなされたもので、利用者によるＯＡ機器の利用状況を適切に収集することのできる利用状況管理システム、管理装置および利用状況収集方法を提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、本発明の第１の観点に係る利用状況管理システムは、
複数のＯＡ機器と、各ＯＡ機器を管理する管理装置と、管理装置と通信を行う管理端末とがネットワークを介して接続された利用状況管理システムであって、
前記管理端末は、
前記管理装置にて収集させようとする管理項目を示す項目情報を入力する項目情報入力手段と、
前記項目情報入力手段が入力した項目情報を前記管理装置に送信する項目情報送信手段と、を備え、
前記各ＯＡ機器は、
利用者を識別するための識別情報を取得する識別情報取得手段と、
前記識別情報取得手段が取得した識別情報を含んだ利用内容を示す利用情報を生成する利用情報生成手段と、
前記利用情報生成手段が生成した利用情報を管理装置に送信する利用情報送信手段と、を備え、
前記管理装置は、
前記管理端末から送られた項目情報を受信する項目情報受信手段と、
前記ＯＡ機器から送られた利用情報を受信する利用情報受信手段と、
前記利用情報受信手段が受信した利用情報から、前記項目情報受信手段が受信した項目情報に指定される管理項目を抽出して、利用状況収集情報を生成する収集情報生成手段と、を備える、
ことを特徴とする。
【０００８】
この発明によれば、管理端末の項目情報入力手段が、管理装置にて収集させようとする管理項目を示す項目情報を入力し、項目情報送信手段が、入力された項目情報を管理装置に送信する。また、各ＯＡ機器の識別情報取得手段が、利用者を識別するための識別情報（例えば、利用者ＩＤ等）を取得し、利用情報生成手段が、取得された識別情報を含んだ利用内容を示す利用情報を生成する。そして、利用情報送信手段が、生成された利用情報を管理装置に送信する。更に、管理装置の項目情報受信手段が、管理端末から送られた項目情報を受信し、利用情報受信手段が、ＯＡ機器から送られた利用情報を受信する。そして、収集情報生成手段が、受信した利用情報から、受信した項目情報に指定される管理項目を抽出して、利用状況収集情報を生成する。
この結果、利用者によるＯＡ機器の利用状況を適切に収集することができる。
【０００９】
前記管理装置は、
前記収集情報生成手段が生成した利用状況収集情報から、利用者単位の利用状況を示す報告情報を生成する報告情報生成手段と、
前記報告情報生成手段が生成した報告情報を管理端末に送信する報告情報送信手段と、を更に備え、
前記管理端末は、
前記管理装置から送られた報告情報を受信する報告情報受信手段と、
前記報告情報受信手段が受信した報告情報を分析する分析手段と、
前記分析手段による分析結果に従って、改善提案を策定する策定手段と、を更に備えてもよい。
この場合、利用者によるＯＡ機器の利用状況を適切に収集し、コンサルティング等に活用することができる。
【００１０】
前記ＯＡ機器は、それぞれが社内及び社外に任意に配置されており、
前記利用情報生成手段が、社内及び社外の配置先に応じて異なる所定のフォーマットに従った利用情報を生成し、
前記管理端末は、
前記項目情報入力手段が、社内及び社外に配置された前記ＯＡ機器に応じて異なる項目情報を入力し、
前記管理装置は、
前記収集情報生成手段が、異なる利用情報から、対応する項目情報に指定される管理項目を抽出して、社内及び社外に配置された前記ＯＡ機器に応じて異なる利用状況収集情報を生成してもよい。
【００１１】
上記目的を達成するため、本発明の第２の観点に係る管理装置は、
複数のＯＡ機器、及び、管理端末と、ネットワークを介して接続された管理装置であって、
前記管理端末から送られた、収集が依頼された管理項目を示す項目情報を受信する項目情報受信手段と、
前記ＯＡ機器から送られた、利用者を識別するための識別情報を含んだ利用内容を示す利用情報を受信する利用情報受信手段と、
前記利用情報受信手段が受信した利用情報から、前記項目情報受信手段が受信した項目情報に指定される管理項目を抽出して、利用状況収集情報を生成する収集情報生成手段と、
を備えることを特徴とする。
【００１２】
この発明によれば、項目情報受信手段は、管理端末から送られた、収集が依頼された管理項目を示す項目情報を受信する。利用情報受信手段は、ＯＡ機器から送られた、利用者を識別するための識別情報（例えば、利用者ＩＤ等）を含んだ利用内容を示す利用情報を受信する。収集情報生成手段は、利用情報受信手段が受信した利用情報から、項目情報受信手段が受信した項目情報に指定される管理項目を抽出して、利用状況収集情報を生成する。
この結果、利用者によるＯＡ機器の利用状況を適切に収集することができる。
【００１３】
上記の管理装置は、前記収集情報生成手段が生成した利用状況収集情報から、利用者単位の利用状況を示す報告情報を生成する報告情報生成手段と、
前記報告情報生成手段が生成した報告情報を前記管理端末に送信する報告情報送信手段と、を更に備えてもよい。
この場合、利用者によるＯＡ機器の利用状況を適切に収集し、コンサルティング等に活用することができる。
【００１４】
前記利用情報受信手段は、社内及び社外に任意に配置された前記各ＯＡ機器の配置先に応じて異なる所定のフォーマットに従った利用情報を受信し、
前記項目情報受信手段は、社内及び社外に配置された前記ＯＡ機器に応じて異なる項目情報を受信し、
前記収集情報生成手段は、異なる利用情報から、対応する項目情報に指定される管理項目を抽出して、社内及び社外に配置された前記ＯＡ機器に応じて異なる利用状況収集情報を生成してもよい。
【００１５】
上記目的を達成するため、本発明の第３の観点に係る利用状況収集方法は、
複数のＯＡ機器、及び、管理端末と、ネットワークを介して接続された管理装置における利用状況収集方法であって、
管理端末から送られた、収集が依頼された管理項目を示す項目情報を受信する項目情報受信ステップと、
ＯＡ機器から送られた、利用者を識別するための識別情報を含んだ利用内容を示す利用情報を受信する利用情報受信ステップと、
前記利用情報受信ステップにて受信した利用情報から、前記項目情報受信ステップにて受信した項目情報に指定される管理項目を抽出して、利用状況収集情報を生成する収集情報生成ステップと、
を備えることを特徴とする。
【００１６】
この発明によれば、項目情報受信ステップは、管理端末から送られた、収集が依頼された管理項目を示す項目情報を受信する。利用情報受信ステップは、ＯＡ機器から送られた、利用者を識別するための識別情報（例えば、利用者ＩＤ等）を含んだ利用内容を示す利用情報を受信する。収集情報生成ステップは、利用情報受信ステップにて受信した利用情報から、項目情報受信ステップにて受信した項目情報に指定される管理項目を抽出して、利用状況収集情報を生成する。
この結果、利用者によるＯＡ機器の利用状況を適切に収集することができる。
【００１７】
上記の利用状況収集方法は、前記収集情報生成ステップにて生成した利用状況収集情報から、利用者単位の利用状況を示す報告情報を生成する報告情報生成ステップと、
前記報告情報生成ステップにて生成した報告情報を管理端末に送信する報告情報送信ステップと、を更に備えてもよい。
この場合、利用者によるＯＡ機器の利用状況を適切に収集し、コンサルティング等に活用することができる。
【００１８】
前記利用情報受信ステップは、社内及び社外に任意に配置された各ＯＡ機器の配置先に応じて異なる所定のフォーマットに従った利用情報を受信し、
前記項目情報受信ステップは、社内及び社外に配置されたＯＡ機器に応じて異なる項目情報を受信し、
前記収集情報生成ステップは、異なる利用情報から、対応する項目情報に指定される管理項目を抽出して、社内及び社外に配置されたＯＡ機器に応じて異なる利用状況収集情報を生成してもよい。
【００１９】
【発明の実施の形態】
本発明の実施の形態にかかる利用状況管理システムについて、以下図面を参照して説明する。
【００２０】
図１は、この発明の実施の形態に適用される利用状況管理システムの構成の一例を示す模式図である。図示するように、このシステムは、管理端末１と、ＯＡ機器２，３と、社内管理装置５と、社外管理装置６とを含んで構成される。
そして、管理端末１は、社内ネットワーク８、及び、社外ネットワーク９の両方と接続されており、また、ＯＡ機器２、及び、社内管理装置５は、社内ネットワーク８と接続されており、一方、ＯＡ機器３、及び、社外管理装置６は、社外ネットワーク９と接続されている。
なお、各ＯＡ機器２，３は、利用者（社員等）が個別に所持するＩＣカード４が装着可能となっている。また、社内ネットワーク８は、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等の通信網からなり、また、社外ネットワーク９は、インターネット等の通信網からなる。
【００２１】
管理端末１は、汎用のパーソナルコンピュータ等からなり、管理者に操作される。
具体的に管理端末１は、図２に示すように、演算処理部１１と、ハードディスク１２と、メモリ１３と、指示入力部１４と、ＬＡＮユニット１５と、画像処理部１６と、表示部１７と、を含んで構成される。
【００２２】
演算処理部１１は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）及び、周辺ＬＳＩ（Ｌａｒｇｅ Ｓｃａｌｅ Ｉｎｔｅｇｒａｔｉｏｎ）等からなり、管理端末１全体を制御する。
例えば、演算処理部１１は、ＬＡＮユニット１５等を制御して、社内管理装置５及び社外管理装置６にアクセスし、利用状況を収集させるための管理項目を設定する。具体的に演算処理部１１は、後述する管理項目設定情報を機器管理サーバ５１，６１にそれぞれ送信し、社内及び社外における利用者によるＯＡ機器２，３の利用状況を収集させる。
【００２３】
ハードディスク１２は、所定容量の磁気ディスク等からなり、所定のＯＳ及び、種々のアプリケーションプログラム等を記憶する。具体的にハードディスク１２は、所定のＯＳ上にて実行可能な後述する管理項目設定処理、及び、分析・改善処理等を行うプログラムを記憶する。
【００２４】
メモリ１３は、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）等からなり、後述する管理項目設定処理等を演算処理部１１が実行する際に、必要となる情報等を記憶する。
【００２５】
指示入力部１４は、キーボードやマウス等からなり、利用者に操作され、所定の指示情報等を入力する。
例えば、指示入力部１４は、機器管理サーバ５１，６１に利用状況を収集させるための管理項目等を入力する。
【００２６】
ＬＡＮユニット１５は、社内ネットワーク８及び社外ネットワーク９の両方と通信接続するためのユニットであり、社内ネットワーク８を介して社内管理装置５との間で所定の情報を送受信し、また、社外ネットワーク９を介して社外管理装置６との間で所定の情報を送受信する。
【００２７】
画像処理部１６は、グラフィックコントローラ等からなり、演算処理部１１に制御され、表示部１７に表示するための所定の画像データや文字データ（表示データ）を生成する。
例えば、画像処理部１６は、社内管理装置５、及び社外管理装置６からそれぞれ送られる利用状況のレポートから表示データを生成し、表示部１７に供給する。
【００２８】
表示部１７は、ＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ Ｃｒｙｓｔａｌ Ｄｉｓｐｌａｙ）等からなり、画像処理部１６により生成され、そして、供給された表示データに従って、所定の表示用画像を表示する。
【００２９】
図１に戻って、ＯＡ機器２，３は、例えば、複写機や複合機等からなる。そして、ＯＡ機器２は、社内に配置されており、また、ＯＡ機器３は、社外の店舗等に配置されている。
ＯＡ機器２，３は、それぞれＩＣカード４を装着可能であり、例えば、ＩＣカード４に記憶された利用者に関する情報等を読み出して、利用可能状態となる。そして、利用者により、所定の動作（複写等）が指示されると、その動作を開始し、動作に応じて利用詳細情報を生成する。
例えば、ＯＡ機器２は、図３（ａ）に示すような利用詳細情報を生成し、社内ネットワーク８を介して社内管理装置５に送信する。一方、ＯＡ機器３は、図３（ｂ）に示すような利用詳細情報を生成し、社外ネットワーク９を介して社外管理装置６に送信する。
なお、これらの利用詳細情報の違いとして、図３（ａ）には存在しない、店舗コード（ＯＡ機器３が設置してある店舗を識別するコード）や、利用料金（ＯＡ機器３の利用により生じた金額）等が、図３（ｂ）に含まれている点が挙げられる。つまり、社内及び社外の配置先に応じて異なるフォーマットに従った利用詳細情報がＯＡ機器２，３にて生成される。
【００３０】
ＩＣ（Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ Ｃｉｒｃｕｉｔ）カード４は、ＩＣチップが埋設されたカード型の記憶媒体であり、各利用者にそれぞれ配布される。ＩＣカード４には、利用者ＩＤ（利用者を識別する情報）を含む利用者に関する情報を記憶している。そして、ＯＡ機器２，３に装着されると、利用者ＩＤ等が読み出される。
なお、ＩＣカード４は、ＯＡ機器２，３との間で、非接触に情報の送受信を行ってもよい。
【００３１】
社内管理装置５は、社内に配置されており、機器管理サーバ５１と、利用情報ＤＢ５２とから構成される。また、社外管理装置６は、社外の管理センタ等に配置されており、機器管理サーバ６１と、利用情報ＤＢ６２とから構成される。
機器管理サーバ５１、６１は、上述した管理端末１と同等の演算処理部、メモリ、及び、ＬＡＮユニット等を備えた所定のサーバ機器からなる。
【００３２】
機器管理サーバ５１は、ＬＡＮユニット等により社内ネットワーク８と接続されている。そして、社内ネットワーク８を介してＯＡ機器２から送られる上述した図３（ａ）に示すような利用詳細情報を受信する。
同様に、機器管理サーバ６１は、ＬＡＮユニット等により社外ネットワーク９と接続され、社外ネットワーク９を介してＯＡ機器３から送られる上述した図３（ｂ）に示すような利用詳細情報を受信する。
【００３３】
また、機器管理サーバ５１，６１は、管理端末１から送られる後述する管理項目設定情報を受信する。そして、受信した管理項目設定情報を利用情報ＤＢ５２，６２に記憶させ、この管理項目設定情報に従って、後述する利用状況収集情報を生成して、利用情報ＤＢ５２，６２に記憶させる。
【００３４】
利用情報ＤＢ５２，６２は、ハードディスク等からなり、管理項目設定情報、及び、利用状況収集情報等を記憶する。
具体的に、利用情報ＤＢ５２は、図４（ａ）に示すような管理項目設定情報を記憶し、一方、利用情報ＤＢ６２は、図４（ｂ）に示すような管理項目設定情報を記憶する。
これらの管理項目設定情報は、機器管理サーバ５１，６１のそれぞれが、利用状況を収集する際に、対象とする管理項目として使用される。
【００３５】
また、利用情報ＤＢ５２は、図５（ａ）に示すような利用状況収集情報を記憶し、一方、利用情報ＤＢ６２は、図５（ｂ）に示すような利用状況収集情報を記憶する。
これらの利用状況収集情報は、機器管理サーバ５１，６１が管理項目設定情報に従って、利用詳細情報から抽出した収集情報である。
つまり、機器管理サーバ５１，６１は、ＯＡ機器２，３から図３（ａ），（ｂ）に示す利用詳細情報を受信すると、利用情報ＤＢ５２，６２の図４（ａ），（ｂ）に示す管理項目設定情報を参照して、対象となる項目だけを抽出して図５（ａ），（ｂ）に示す利用状況収集情報を生成する。そして、生成した利用状況収集情報を利用情報ＤＢ５２，６２に格納する。
なお、図５（ａ），（ｂ）に示すように、利用状況収集情報は、利用者単位に集計されている。
【００３６】
以下、この発明の実施の形態にかかる利用状況管理システムの動作について、図面を参照して説明する。
最初に、社内管理装置５及び社外管理装置６に対して、管理端末１から管理項目の設定を行う際の動作について、図６を参照して説明する。図６は、管理端末１が実行する管理項目設定処理、及び、機器管理サーバ５１，６１（社内管理装置５、社外管理装置６）がそれぞれ実行する設定情報格納処理の一例を示すフローチャートである。
【００３７】
まず、管理者は、社内管理装置５にて収集させようとする管理項目を、指示入力部１４から管理端末１に入力する。なお、管理端末１は、社内ネットワーク８を介して社内管理装置５にアクセス可能な状態であるものとし、入力された管理項目に従って、社内用の管理項目設定情報を生成する（ステップＳ１１）。
そして、管理端末１は、生成した管理項目設定情報を社内管理装置５に向けて送信する（ステップＳ１２）。つまり、管理端末１は、図４（ａ）に示すような社内用の管理項目設定情報を、社内ネットワーク８を介して機器管理サーバ５１に送信する。
【００３８】
一方、機器管理サーバ５１（社内管理装置５）は、管理端末１からのアクセスに応答して、管理項目設定情報を受信する（ステップＳ２１）。
そして、受信した管理項目設定情報を利用情報ＤＢ５２に格納する（ステップＳ２２）。
【００３９】
また、管理者は、社外管理装置６にて収集させようとする管理項目を、指示入力部１４から管理端末１に入力する。なお、管理端末１は、社外ネットワーク９を介して社外管理装置６にアクセス可能な状態であるものとし、入力された管理項目に従って、社外用の管理項目設定情報を生成する（ステップＳ１３）。
そして、管理端末１は、生成した管理項目設定情報を社外管理装置６に向けて送信する（ステップＳ１４）。つまり、管理端末１は、図４（ｂ）に示すような社外用の管理項目設定情報を、社内ネットワーク８を介して機器管理サーバ５１に送信する。
【００４０】
一方、機器管理サーバ６１（社外管理装置６）は、管理端末１からのアクセスに応答して、管理項目設定情報を受信する（ステップＳ３１）。
そして、受信した管理項目設定情報を利用情報ＤＢ６２に格納する（ステップＳ３２）。
このように、図６を参照して説明した各処理により、利用情報ＤＢ５２，６２に、それぞれの管理項目設定情報が格納され、収集対象となる管理項目が、社内管理装置５及び社外管理装置６に設定される。
【００４１】
次に、利用者によるＯＡ機器２，３の利用状況を収集する際の動作について、図７を参照して説明する。図７は、ＯＡ機器２，３が実行する詳細情報送信処理、機器管理サーバ５１，６１がそれぞれ実行する利用状況収集処理、及び、管理端末１が実行する分析・改善処理の一例を示すフローチャートである。
【００４２】
まず、ＩＣカード４を所持する利用者は、社内、若しくは社外において、ＯＡ機器２、若しくはＯＡ機器３の使用を試みる。
つまり、ＯＡ機器２，３は、利用者によりＩＣカード４が装着されるまで後続の処理の実行を待機する（ステップＳ４１）。
そして、ＩＣカード４が装着されると、ＯＡ機器２，３は、ＩＣカード４から利用者ＩＤ等を読み出す（ステップＳ４２）。
ＯＡ機器２，３は、適切な利用者ＩＤ等を読み出すことができ、利用者の認証を完了すると、使用可能状態に遷移する。なお、適切な利用者ＩＤ等が読み出されない場合、ＯＡ機器２，３は、カードの情報が読み出せない旨のメッセージを表示するに止まり、使用可能状態には遷移しない。
【００４３】
ＯＡ機器２，３は、操作パネル等を介して入力された操作指示に従って、複写動作等を行う（ステップＳ４３）。
そして、ＯＡ機器２，３は、動作の完了後に動作内容に従って、利用詳細情報を生成して、機器管理サーバ５１，６１に送信する（ステップＳ４４）。
例えば、利用者によって社内のＯＡ機器２が使用された場合に、ＯＡ機器２は、図３（ａ）に示すような利用詳細情報を生成して、社内ネットワーク８を介して社内管理装置５に送信する。また、社外のＯＡ機器３が使用された場合に、ＯＡ機器３は、図３（ｂ）に示すような利用詳細情報を生成して、社外ネットワーク９を介して社外管理装置６に送信する。
【００４４】
一方、機器管理サーバ５１，６１（社内管理装置５、社外管理装置６）は、ＯＡ機器２，３から送られた利用詳細情報を受信すると、受信した利用詳細情報から管理設定項目情報に従って、対象項目を抽出する（ステップＳ５１）。
例えば、機器管理サーバ５１は、図３（ａ）に示す利用詳細情報を受信した場合に、利用情報ＤＢ５２に記憶されている図４（ａ）に示す管理項目設定情報を参照して、社内用の利用詳細情報から対象項目を抽出する。また、機器管理サーバ６１は、図３（ｂ）に示す利用詳細情報を受信した場合に、利用情報ＤＢ６２に記憶されている図４（ｂ）に示す管理項目設定情報を参照して、社外用の利用詳細情報から対象項目を抽出する。
【００４５】
機器管理サーバ５１，６１は、抽出して生成した利用状況収集情報を利用情報ＤＢ５２，６２に格納する（ステップＳ５２）。
例えば、機器管理サーバ５１は、社内における利用者のＯＡ機器２の利用状況を収集した図５（ａ）に示す利用状況収集情報を利用情報ＤＢ５２に格納し、また、機器管理サーバ６１は、社外における利用者のＯＡ機器３の利用状況を収集した図５（ｂ）に示す利用状況収集情報を利用情報ＤＢ６２に格納する。
【００４６】
そして、機器管理サーバ５１，６１は、所定の報告タイミングに、若しくは、管理端末１からの要求に応答して、利用状況のレポートを生成し、管理端末１に向けて送信する（ステップＳ５３）。
例えば、機器管理サーバ５１は、図５（ａ）に示す利用状況収集情報を集計して、社内における利用者単位の利用状況のレポートを生成して、管理端末１に送信する。また、機器管理サーバ６１は、図５（ｂ）に示す利用状況収集情報を集計して、社外における利用者単位の利用状況のレポートを生成して、管理端末１に送信する。
【００４７】
一方、管理端末１は、機器管理サーバ５１，６１から送られた利用状況のレポートをそれぞれ受信する（ステップＳ６１）。
そして、管理端末１は、受信した各利用状況のレポートに従って、社内及び社外における利用状況を分析し、改善施策を策定する（ステップＳ６２）。
例えば、管理端末１は、分析結果に従って、利用状況のレポートを用いた機器利用状況の改善提案やコンサルティングに活用したり、ドキュメントフロー（業務フロー）の改善提案を行う。
具体的な改善提案として、コスト（出力枚数等）、環境（両面・集約等）、最適配置、及び、トータルな稼働状況（複数機器間での利用実績等）を視点とし、職場での要望も盛り込んだ改善提案を策定する。
また、コスト（出力枚数等）、及び、セキュリティ（不正アクセス、紙出力率等）、環境（電子化率、電子参照率等）、最適配置を視点とし、ドキュメントフロー（業務フロー）のコンサルティング等を行う。
【００４８】
上記の実施の形態では、機器管理サーバ５１，６１が利用状況のレポートを管理端末１に送信し、管理端末１が利用状況を分析し、改善施策を策定したが、機器管理サーバ５１，６１が分析や改善施策の策定等まで行うようにしてもよい。
【００４９】
上記の実施の形態では、利用者単位に利用状況を収集する場合について説明したが、他に、機器単位、組織単位、若しくは、期間単位に利用状況を収集してもよい。
【００５０】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、利用者によるＯＡ機器の利用状況を適切に収集することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係る利用状況管理システムの一例を示す模式図である。
【図２】管理端末の構成の一例を示すブロック図である。
【図３】（ａ），（ｂ）共に、ＯＡ機器から送信される利用詳細情報の一例を示す模式図である。
【図４】（ａ），（ｂ）共に、利用情報ＤＢに記憶される管理項目設定情報の一例を示す模式図である。
【図５】（ａ），（ｂ）共に、利用情報ＤＢに記憶される利用状況収集情報の一例を示す模式図である。
【図６】本発明の実施の形態に係る利用状況管理システムおける管理項目設定時の動作を説明するためのフローチャートである。
【図７】本発明の実施の形態に係る利用状況管理システムおける利用状況収集時の動作を説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
１ 管理端末
１１ 演算処理部
１２ ハードディスク
１３ メモリ
１４ 指示入力部
１５ ＬＡＮユニット
１６ 画像処理部
１７ 表示部
２，３ ＯＡ機器
４ ＩＣカード
５ 社内管理装置
５１，６１ 機器管理サーバ
５２，６２ 利用情報ＤＢ
６ 社外管理装置
８ 社内ネットワーク
９ 社外ネットワーク
【発明の属する技術分野】
本発明は、利用状況管理システム、管理装置および利用状況収集方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、複写機やプリンタ等のＯＡ機器が会社内等に導入され、事務処理の効率化が図られている。複写機は、例えば、会社内の部署単位にそれぞれ配置され、利用者（社員等）が必要とする書類のコピー等に使用される。また、プリンタは、例えば、部署の作業グループ単位にそれぞれ配置され、利用者が端末（パーソナルコンピュータ等）から出力する文書等を印刷する。
【０００３】
近年では、複写機の機能だけでなく、スキャナ機能やプリンタ機能等を併せ持つ、「複合機」と呼ばれるＯＡ機器も知られている。この複合機は、原稿のコピー等だけでなく、プリンタとして所定の文書等を印刷でき、また、スキャナとして原稿を読み取り画像データを取り込むことができる。
また、最近では、これら種々のＯＡ機器をＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等により相互に接続し、利用者の端末から各ＯＡ機器を操作できるようになってきている。
そして、このようなＬＡＮ等により接続されたＯＡ機器の使用量情報等を管理する技術も開示されている（例えば、特許文献１参照）。
【０００４】
【特許文献１】
特開２００１−２５０００８号公報 （第９−１７頁、第１図）
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
上述した特許文献１等に開示された技術により、ＯＡ機器の使用量情報等を管理でき、例えば、システムの運用管理コスト（ＴＣＯ等）を削減することも可能となってきている。
それでも、管理される項目は、固定化されており、全ての業種の会社等にそのまま適用できない場合も多い。例えば、業務内容等の違いにより、必要な項目が管理されていなかったり、また、不要な項目が管理されているような状態も起こり得る。
そのため、会社側等にて自由に管理項目が選択でき、そして、コンサルティングに活用できる利用状況の収集手法の確立が望まれていた。
【０００６】
本発明は、上記実状に鑑みてなされたもので、利用者によるＯＡ機器の利用状況を適切に収集することのできる利用状況管理システム、管理装置および利用状況収集方法を提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、本発明の第１の観点に係る利用状況管理システムは、
複数のＯＡ機器と、各ＯＡ機器を管理する管理装置と、管理装置と通信を行う管理端末とがネットワークを介して接続された利用状況管理システムであって、
前記管理端末は、
前記管理装置にて収集させようとする管理項目を示す項目情報を入力する項目情報入力手段と、
前記項目情報入力手段が入力した項目情報を前記管理装置に送信する項目情報送信手段と、を備え、
前記各ＯＡ機器は、
利用者を識別するための識別情報を取得する識別情報取得手段と、
前記識別情報取得手段が取得した識別情報を含んだ利用内容を示す利用情報を生成する利用情報生成手段と、
前記利用情報生成手段が生成した利用情報を管理装置に送信する利用情報送信手段と、を備え、
前記管理装置は、
前記管理端末から送られた項目情報を受信する項目情報受信手段と、
前記ＯＡ機器から送られた利用情報を受信する利用情報受信手段と、
前記利用情報受信手段が受信した利用情報から、前記項目情報受信手段が受信した項目情報に指定される管理項目を抽出して、利用状況収集情報を生成する収集情報生成手段と、を備える、
ことを特徴とする。
【０００８】
この発明によれば、管理端末の項目情報入力手段が、管理装置にて収集させようとする管理項目を示す項目情報を入力し、項目情報送信手段が、入力された項目情報を管理装置に送信する。また、各ＯＡ機器の識別情報取得手段が、利用者を識別するための識別情報（例えば、利用者ＩＤ等）を取得し、利用情報生成手段が、取得された識別情報を含んだ利用内容を示す利用情報を生成する。そして、利用情報送信手段が、生成された利用情報を管理装置に送信する。更に、管理装置の項目情報受信手段が、管理端末から送られた項目情報を受信し、利用情報受信手段が、ＯＡ機器から送られた利用情報を受信する。そして、収集情報生成手段が、受信した利用情報から、受信した項目情報に指定される管理項目を抽出して、利用状況収集情報を生成する。
この結果、利用者によるＯＡ機器の利用状況を適切に収集することができる。
【０００９】
前記管理装置は、
前記収集情報生成手段が生成した利用状況収集情報から、利用者単位の利用状況を示す報告情報を生成する報告情報生成手段と、
前記報告情報生成手段が生成した報告情報を管理端末に送信する報告情報送信手段と、を更に備え、
前記管理端末は、
前記管理装置から送られた報告情報を受信する報告情報受信手段と、
前記報告情報受信手段が受信した報告情報を分析する分析手段と、
前記分析手段による分析結果に従って、改善提案を策定する策定手段と、を更に備えてもよい。
この場合、利用者によるＯＡ機器の利用状況を適切に収集し、コンサルティング等に活用することができる。
【００１０】
前記ＯＡ機器は、それぞれが社内及び社外に任意に配置されており、
前記利用情報生成手段が、社内及び社外の配置先に応じて異なる所定のフォーマットに従った利用情報を生成し、
前記管理端末は、
前記項目情報入力手段が、社内及び社外に配置された前記ＯＡ機器に応じて異なる項目情報を入力し、
前記管理装置は、
前記収集情報生成手段が、異なる利用情報から、対応する項目情報に指定される管理項目を抽出して、社内及び社外に配置された前記ＯＡ機器に応じて異なる利用状況収集情報を生成してもよい。
【００１１】
上記目的を達成するため、本発明の第２の観点に係る管理装置は、
複数のＯＡ機器、及び、管理端末と、ネットワークを介して接続された管理装置であって、
前記管理端末から送られた、収集が依頼された管理項目を示す項目情報を受信する項目情報受信手段と、
前記ＯＡ機器から送られた、利用者を識別するための識別情報を含んだ利用内容を示す利用情報を受信する利用情報受信手段と、
前記利用情報受信手段が受信した利用情報から、前記項目情報受信手段が受信した項目情報に指定される管理項目を抽出して、利用状況収集情報を生成する収集情報生成手段と、
を備えることを特徴とする。
【００１２】
この発明によれば、項目情報受信手段は、管理端末から送られた、収集が依頼された管理項目を示す項目情報を受信する。利用情報受信手段は、ＯＡ機器から送られた、利用者を識別するための識別情報（例えば、利用者ＩＤ等）を含んだ利用内容を示す利用情報を受信する。収集情報生成手段は、利用情報受信手段が受信した利用情報から、項目情報受信手段が受信した項目情報に指定される管理項目を抽出して、利用状況収集情報を生成する。
この結果、利用者によるＯＡ機器の利用状況を適切に収集することができる。
【００１３】
上記の管理装置は、前記収集情報生成手段が生成した利用状況収集情報から、利用者単位の利用状況を示す報告情報を生成する報告情報生成手段と、
前記報告情報生成手段が生成した報告情報を前記管理端末に送信する報告情報送信手段と、を更に備えてもよい。
この場合、利用者によるＯＡ機器の利用状況を適切に収集し、コンサルティング等に活用することができる。
【００１４】
前記利用情報受信手段は、社内及び社外に任意に配置された前記各ＯＡ機器の配置先に応じて異なる所定のフォーマットに従った利用情報を受信し、
前記項目情報受信手段は、社内及び社外に配置された前記ＯＡ機器に応じて異なる項目情報を受信し、
前記収集情報生成手段は、異なる利用情報から、対応する項目情報に指定される管理項目を抽出して、社内及び社外に配置された前記ＯＡ機器に応じて異なる利用状況収集情報を生成してもよい。
【００１５】
上記目的を達成するため、本発明の第３の観点に係る利用状況収集方法は、
複数のＯＡ機器、及び、管理端末と、ネットワークを介して接続された管理装置における利用状況収集方法であって、
管理端末から送られた、収集が依頼された管理項目を示す項目情報を受信する項目情報受信ステップと、
ＯＡ機器から送られた、利用者を識別するための識別情報を含んだ利用内容を示す利用情報を受信する利用情報受信ステップと、
前記利用情報受信ステップにて受信した利用情報から、前記項目情報受信ステップにて受信した項目情報に指定される管理項目を抽出して、利用状況収集情報を生成する収集情報生成ステップと、
を備えることを特徴とする。
【００１６】
この発明によれば、項目情報受信ステップは、管理端末から送られた、収集が依頼された管理項目を示す項目情報を受信する。利用情報受信ステップは、ＯＡ機器から送られた、利用者を識別するための識別情報（例えば、利用者ＩＤ等）を含んだ利用内容を示す利用情報を受信する。収集情報生成ステップは、利用情報受信ステップにて受信した利用情報から、項目情報受信ステップにて受信した項目情報に指定される管理項目を抽出して、利用状況収集情報を生成する。
この結果、利用者によるＯＡ機器の利用状況を適切に収集することができる。
【００１７】
上記の利用状況収集方法は、前記収集情報生成ステップにて生成した利用状況収集情報から、利用者単位の利用状況を示す報告情報を生成する報告情報生成ステップと、
前記報告情報生成ステップにて生成した報告情報を管理端末に送信する報告情報送信ステップと、を更に備えてもよい。
この場合、利用者によるＯＡ機器の利用状況を適切に収集し、コンサルティング等に活用することができる。
【００１８】
前記利用情報受信ステップは、社内及び社外に任意に配置された各ＯＡ機器の配置先に応じて異なる所定のフォーマットに従った利用情報を受信し、
前記項目情報受信ステップは、社内及び社外に配置されたＯＡ機器に応じて異なる項目情報を受信し、
前記収集情報生成ステップは、異なる利用情報から、対応する項目情報に指定される管理項目を抽出して、社内及び社外に配置されたＯＡ機器に応じて異なる利用状況収集情報を生成してもよい。
【００１９】
【発明の実施の形態】
本発明の実施の形態にかかる利用状況管理システムについて、以下図面を参照して説明する。
【００２０】
図１は、この発明の実施の形態に適用される利用状況管理システムの構成の一例を示す模式図である。図示するように、このシステムは、管理端末１と、ＯＡ機器２，３と、社内管理装置５と、社外管理装置６とを含んで構成される。
そして、管理端末１は、社内ネットワーク８、及び、社外ネットワーク９の両方と接続されており、また、ＯＡ機器２、及び、社内管理装置５は、社内ネットワーク８と接続されており、一方、ＯＡ機器３、及び、社外管理装置６は、社外ネットワーク９と接続されている。
なお、各ＯＡ機器２，３は、利用者（社員等）が個別に所持するＩＣカード４が装着可能となっている。また、社内ネットワーク８は、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等の通信網からなり、また、社外ネットワーク９は、インターネット等の通信網からなる。
【００２１】
管理端末１は、汎用のパーソナルコンピュータ等からなり、管理者に操作される。
具体的に管理端末１は、図２に示すように、演算処理部１１と、ハードディスク１２と、メモリ１３と、指示入力部１４と、ＬＡＮユニット１５と、画像処理部１６と、表示部１７と、を含んで構成される。
【００２２】
演算処理部１１は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）及び、周辺ＬＳＩ（Ｌａｒｇｅ Ｓｃａｌｅ Ｉｎｔｅｇｒａｔｉｏｎ）等からなり、管理端末１全体を制御する。
例えば、演算処理部１１は、ＬＡＮユニット１５等を制御して、社内管理装置５及び社外管理装置６にアクセスし、利用状況を収集させるための管理項目を設定する。具体的に演算処理部１１は、後述する管理項目設定情報を機器管理サーバ５１，６１にそれぞれ送信し、社内及び社外における利用者によるＯＡ機器２，３の利用状況を収集させる。
【００２３】
ハードディスク１２は、所定容量の磁気ディスク等からなり、所定のＯＳ及び、種々のアプリケーションプログラム等を記憶する。具体的にハードディスク１２は、所定のＯＳ上にて実行可能な後述する管理項目設定処理、及び、分析・改善処理等を行うプログラムを記憶する。
【００２４】
メモリ１３は、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）等からなり、後述する管理項目設定処理等を演算処理部１１が実行する際に、必要となる情報等を記憶する。
【００２５】
指示入力部１４は、キーボードやマウス等からなり、利用者に操作され、所定の指示情報等を入力する。
例えば、指示入力部１４は、機器管理サーバ５１，６１に利用状況を収集させるための管理項目等を入力する。
【００２６】
ＬＡＮユニット１５は、社内ネットワーク８及び社外ネットワーク９の両方と通信接続するためのユニットであり、社内ネットワーク８を介して社内管理装置５との間で所定の情報を送受信し、また、社外ネットワーク９を介して社外管理装置６との間で所定の情報を送受信する。
【００２７】
画像処理部１６は、グラフィックコントローラ等からなり、演算処理部１１に制御され、表示部１７に表示するための所定の画像データや文字データ（表示データ）を生成する。
例えば、画像処理部１６は、社内管理装置５、及び社外管理装置６からそれぞれ送られる利用状況のレポートから表示データを生成し、表示部１７に供給する。
【００２８】
表示部１７は、ＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ Ｃｒｙｓｔａｌ Ｄｉｓｐｌａｙ）等からなり、画像処理部１６により生成され、そして、供給された表示データに従って、所定の表示用画像を表示する。
【００２９】
図１に戻って、ＯＡ機器２，３は、例えば、複写機や複合機等からなる。そして、ＯＡ機器２は、社内に配置されており、また、ＯＡ機器３は、社外の店舗等に配置されている。
ＯＡ機器２，３は、それぞれＩＣカード４を装着可能であり、例えば、ＩＣカード４に記憶された利用者に関する情報等を読み出して、利用可能状態となる。そして、利用者により、所定の動作（複写等）が指示されると、その動作を開始し、動作に応じて利用詳細情報を生成する。
例えば、ＯＡ機器２は、図３（ａ）に示すような利用詳細情報を生成し、社内ネットワーク８を介して社内管理装置５に送信する。一方、ＯＡ機器３は、図３（ｂ）に示すような利用詳細情報を生成し、社外ネットワーク９を介して社外管理装置６に送信する。
なお、これらの利用詳細情報の違いとして、図３（ａ）には存在しない、店舗コード（ＯＡ機器３が設置してある店舗を識別するコード）や、利用料金（ＯＡ機器３の利用により生じた金額）等が、図３（ｂ）に含まれている点が挙げられる。つまり、社内及び社外の配置先に応じて異なるフォーマットに従った利用詳細情報がＯＡ機器２，３にて生成される。
【００３０】
ＩＣ（Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ Ｃｉｒｃｕｉｔ）カード４は、ＩＣチップが埋設されたカード型の記憶媒体であり、各利用者にそれぞれ配布される。ＩＣカード４には、利用者ＩＤ（利用者を識別する情報）を含む利用者に関する情報を記憶している。そして、ＯＡ機器２，３に装着されると、利用者ＩＤ等が読み出される。
なお、ＩＣカード４は、ＯＡ機器２，３との間で、非接触に情報の送受信を行ってもよい。
【００３１】
社内管理装置５は、社内に配置されており、機器管理サーバ５１と、利用情報ＤＢ５２とから構成される。また、社外管理装置６は、社外の管理センタ等に配置されており、機器管理サーバ６１と、利用情報ＤＢ６２とから構成される。
機器管理サーバ５１、６１は、上述した管理端末１と同等の演算処理部、メモリ、及び、ＬＡＮユニット等を備えた所定のサーバ機器からなる。
【００３２】
機器管理サーバ５１は、ＬＡＮユニット等により社内ネットワーク８と接続されている。そして、社内ネットワーク８を介してＯＡ機器２から送られる上述した図３（ａ）に示すような利用詳細情報を受信する。
同様に、機器管理サーバ６１は、ＬＡＮユニット等により社外ネットワーク９と接続され、社外ネットワーク９を介してＯＡ機器３から送られる上述した図３（ｂ）に示すような利用詳細情報を受信する。
【００３３】
また、機器管理サーバ５１，６１は、管理端末１から送られる後述する管理項目設定情報を受信する。そして、受信した管理項目設定情報を利用情報ＤＢ５２，６２に記憶させ、この管理項目設定情報に従って、後述する利用状況収集情報を生成して、利用情報ＤＢ５２，６２に記憶させる。
【００３４】
利用情報ＤＢ５２，６２は、ハードディスク等からなり、管理項目設定情報、及び、利用状況収集情報等を記憶する。
具体的に、利用情報ＤＢ５２は、図４（ａ）に示すような管理項目設定情報を記憶し、一方、利用情報ＤＢ６２は、図４（ｂ）に示すような管理項目設定情報を記憶する。
これらの管理項目設定情報は、機器管理サーバ５１，６１のそれぞれが、利用状況を収集する際に、対象とする管理項目として使用される。
【００３５】
また、利用情報ＤＢ５２は、図５（ａ）に示すような利用状況収集情報を記憶し、一方、利用情報ＤＢ６２は、図５（ｂ）に示すような利用状況収集情報を記憶する。
これらの利用状況収集情報は、機器管理サーバ５１，６１が管理項目設定情報に従って、利用詳細情報から抽出した収集情報である。
つまり、機器管理サーバ５１，６１は、ＯＡ機器２，３から図３（ａ），（ｂ）に示す利用詳細情報を受信すると、利用情報ＤＢ５２，６２の図４（ａ），（ｂ）に示す管理項目設定情報を参照して、対象となる項目だけを抽出して図５（ａ），（ｂ）に示す利用状況収集情報を生成する。そして、生成した利用状況収集情報を利用情報ＤＢ５２，６２に格納する。
なお、図５（ａ），（ｂ）に示すように、利用状況収集情報は、利用者単位に集計されている。
【００３６】
以下、この発明の実施の形態にかかる利用状況管理システムの動作について、図面を参照して説明する。
最初に、社内管理装置５及び社外管理装置６に対して、管理端末１から管理項目の設定を行う際の動作について、図６を参照して説明する。図６は、管理端末１が実行する管理項目設定処理、及び、機器管理サーバ５１，６１（社内管理装置５、社外管理装置６）がそれぞれ実行する設定情報格納処理の一例を示すフローチャートである。
【００３７】
まず、管理者は、社内管理装置５にて収集させようとする管理項目を、指示入力部１４から管理端末１に入力する。なお、管理端末１は、社内ネットワーク８を介して社内管理装置５にアクセス可能な状態であるものとし、入力された管理項目に従って、社内用の管理項目設定情報を生成する（ステップＳ１１）。
そして、管理端末１は、生成した管理項目設定情報を社内管理装置５に向けて送信する（ステップＳ１２）。つまり、管理端末１は、図４（ａ）に示すような社内用の管理項目設定情報を、社内ネットワーク８を介して機器管理サーバ５１に送信する。
【００３８】
一方、機器管理サーバ５１（社内管理装置５）は、管理端末１からのアクセスに応答して、管理項目設定情報を受信する（ステップＳ２１）。
そして、受信した管理項目設定情報を利用情報ＤＢ５２に格納する（ステップＳ２２）。
【００３９】
また、管理者は、社外管理装置６にて収集させようとする管理項目を、指示入力部１４から管理端末１に入力する。なお、管理端末１は、社外ネットワーク９を介して社外管理装置６にアクセス可能な状態であるものとし、入力された管理項目に従って、社外用の管理項目設定情報を生成する（ステップＳ１３）。
そして、管理端末１は、生成した管理項目設定情報を社外管理装置６に向けて送信する（ステップＳ１４）。つまり、管理端末１は、図４（ｂ）に示すような社外用の管理項目設定情報を、社内ネットワーク８を介して機器管理サーバ５１に送信する。
【００４０】
一方、機器管理サーバ６１（社外管理装置６）は、管理端末１からのアクセスに応答して、管理項目設定情報を受信する（ステップＳ３１）。
そして、受信した管理項目設定情報を利用情報ＤＢ６２に格納する（ステップＳ３２）。
このように、図６を参照して説明した各処理により、利用情報ＤＢ５２，６２に、それぞれの管理項目設定情報が格納され、収集対象となる管理項目が、社内管理装置５及び社外管理装置６に設定される。
【００４１】
次に、利用者によるＯＡ機器２，３の利用状況を収集する際の動作について、図７を参照して説明する。図７は、ＯＡ機器２，３が実行する詳細情報送信処理、機器管理サーバ５１，６１がそれぞれ実行する利用状況収集処理、及び、管理端末１が実行する分析・改善処理の一例を示すフローチャートである。
【００４２】
まず、ＩＣカード４を所持する利用者は、社内、若しくは社外において、ＯＡ機器２、若しくはＯＡ機器３の使用を試みる。
つまり、ＯＡ機器２，３は、利用者によりＩＣカード４が装着されるまで後続の処理の実行を待機する（ステップＳ４１）。
そして、ＩＣカード４が装着されると、ＯＡ機器２，３は、ＩＣカード４から利用者ＩＤ等を読み出す（ステップＳ４２）。
ＯＡ機器２，３は、適切な利用者ＩＤ等を読み出すことができ、利用者の認証を完了すると、使用可能状態に遷移する。なお、適切な利用者ＩＤ等が読み出されない場合、ＯＡ機器２，３は、カードの情報が読み出せない旨のメッセージを表示するに止まり、使用可能状態には遷移しない。
【００４３】
ＯＡ機器２，３は、操作パネル等を介して入力された操作指示に従って、複写動作等を行う（ステップＳ４３）。
そして、ＯＡ機器２，３は、動作の完了後に動作内容に従って、利用詳細情報を生成して、機器管理サーバ５１，６１に送信する（ステップＳ４４）。
例えば、利用者によって社内のＯＡ機器２が使用された場合に、ＯＡ機器２は、図３（ａ）に示すような利用詳細情報を生成して、社内ネットワーク８を介して社内管理装置５に送信する。また、社外のＯＡ機器３が使用された場合に、ＯＡ機器３は、図３（ｂ）に示すような利用詳細情報を生成して、社外ネットワーク９を介して社外管理装置６に送信する。
【００４４】
一方、機器管理サーバ５１，６１（社内管理装置５、社外管理装置６）は、ＯＡ機器２，３から送られた利用詳細情報を受信すると、受信した利用詳細情報から管理設定項目情報に従って、対象項目を抽出する（ステップＳ５１）。
例えば、機器管理サーバ５１は、図３（ａ）に示す利用詳細情報を受信した場合に、利用情報ＤＢ５２に記憶されている図４（ａ）に示す管理項目設定情報を参照して、社内用の利用詳細情報から対象項目を抽出する。また、機器管理サーバ６１は、図３（ｂ）に示す利用詳細情報を受信した場合に、利用情報ＤＢ６２に記憶されている図４（ｂ）に示す管理項目設定情報を参照して、社外用の利用詳細情報から対象項目を抽出する。
【００４５】
機器管理サーバ５１，６１は、抽出して生成した利用状況収集情報を利用情報ＤＢ５２，６２に格納する（ステップＳ５２）。
例えば、機器管理サーバ５１は、社内における利用者のＯＡ機器２の利用状況を収集した図５（ａ）に示す利用状況収集情報を利用情報ＤＢ５２に格納し、また、機器管理サーバ６１は、社外における利用者のＯＡ機器３の利用状況を収集した図５（ｂ）に示す利用状況収集情報を利用情報ＤＢ６２に格納する。
【００４６】
そして、機器管理サーバ５１，６１は、所定の報告タイミングに、若しくは、管理端末１からの要求に応答して、利用状況のレポートを生成し、管理端末１に向けて送信する（ステップＳ５３）。
例えば、機器管理サーバ５１は、図５（ａ）に示す利用状況収集情報を集計して、社内における利用者単位の利用状況のレポートを生成して、管理端末１に送信する。また、機器管理サーバ６１は、図５（ｂ）に示す利用状況収集情報を集計して、社外における利用者単位の利用状況のレポートを生成して、管理端末１に送信する。
【００４７】
一方、管理端末１は、機器管理サーバ５１，６１から送られた利用状況のレポートをそれぞれ受信する（ステップＳ６１）。
そして、管理端末１は、受信した各利用状況のレポートに従って、社内及び社外における利用状況を分析し、改善施策を策定する（ステップＳ６２）。
例えば、管理端末１は、分析結果に従って、利用状況のレポートを用いた機器利用状況の改善提案やコンサルティングに活用したり、ドキュメントフロー（業務フロー）の改善提案を行う。
具体的な改善提案として、コスト（出力枚数等）、環境（両面・集約等）、最適配置、及び、トータルな稼働状況（複数機器間での利用実績等）を視点とし、職場での要望も盛り込んだ改善提案を策定する。
また、コスト（出力枚数等）、及び、セキュリティ（不正アクセス、紙出力率等）、環境（電子化率、電子参照率等）、最適配置を視点とし、ドキュメントフロー（業務フロー）のコンサルティング等を行う。
【００４８】
上記の実施の形態では、機器管理サーバ５１，６１が利用状況のレポートを管理端末１に送信し、管理端末１が利用状況を分析し、改善施策を策定したが、機器管理サーバ５１，６１が分析や改善施策の策定等まで行うようにしてもよい。
【００４９】
上記の実施の形態では、利用者単位に利用状況を収集する場合について説明したが、他に、機器単位、組織単位、若しくは、期間単位に利用状況を収集してもよい。
【００５０】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、利用者によるＯＡ機器の利用状況を適切に収集することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係る利用状況管理システムの一例を示す模式図である。
【図２】管理端末の構成の一例を示すブロック図である。
【図３】（ａ），（ｂ）共に、ＯＡ機器から送信される利用詳細情報の一例を示す模式図である。
【図４】（ａ），（ｂ）共に、利用情報ＤＢに記憶される管理項目設定情報の一例を示す模式図である。
【図５】（ａ），（ｂ）共に、利用情報ＤＢに記憶される利用状況収集情報の一例を示す模式図である。
【図６】本発明の実施の形態に係る利用状況管理システムおける管理項目設定時の動作を説明するためのフローチャートである。
【図７】本発明の実施の形態に係る利用状況管理システムおける利用状況収集時の動作を説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
１ 管理端末
１１ 演算処理部
１２ ハードディスク
１３ メモリ
１４ 指示入力部
１５ ＬＡＮユニット
１６ 画像処理部
１７ 表示部
２，３ ＯＡ機器
４ ＩＣカード
５ 社内管理装置
５１，６１ 機器管理サーバ
５２，６２ 利用情報ＤＢ
６ 社外管理装置
８ 社内ネットワーク
９ 社外ネットワーク
Claims (9)
- 複数のＯＡ機器と、各ＯＡ機器を管理する管理装置と、管理装置と通信を行う管理端末とがネットワークを介して接続された利用状況管理システムであって、
前記管理端末は、
前記管理装置にて収集させようとする管理項目を示す項目情報を入力する項目情報入力手段と、
前記項目情報入力手段が入力した項目情報を前記管理装置に送信する項目情報送信手段と、を備え、
前記各ＯＡ機器は、
利用者を識別するための識別情報を取得する識別情報取得手段と、
前記識別情報取得手段が取得した識別情報を含んだ利用内容を示す利用情報を生成する利用情報生成手段と、
前記利用情報生成手段が生成した利用情報を管理装置に送信する利用情報送信手段と、を備え、
前記管理装置は、
前記管理端末から送られた項目情報を受信する項目情報受信手段と、
前記ＯＡ機器から送られた利用情報を受信する利用情報受信手段と、
前記利用情報受信手段が受信した利用情報から、前記項目情報受信手段が受信した項目情報に指定される管理項目を抽出して、利用状況収集情報を生成する収集情報生成手段と、を備える、
ことを特徴とする利用状況管理システム。 - 前記管理装置は、
前記収集情報生成手段が生成した利用状況収集情報から、利用者単位の利用状況を示す報告情報を生成する報告情報生成手段と、
前記報告情報生成手段が生成した報告情報を前記管理端末に送信する報告情報送信手段と、を更に備え、
前記管理端末は、
前記管理装置から送られた報告情報を受信する報告情報受信手段と、
前記報告情報受信手段が受信した報告情報を分析する分析手段と、
前記分析手段による分析結果に従って、改善提案を策定する策定手段と、を更に備える、
ことを特徴とする請求項１に記載の利用状況管理システム。 - 前記各ＯＡ機器は、それぞれが社内及び社外に任意に配置されており、
前記利用情報生成手段が、社内及び社外の配置先に応じて異なる所定のフォーマットに従った利用情報を生成し、
前記管理端末は、
前記項目情報入力手段が、社内及び社外に配置された前記ＯＡ機器に応じて異なる項目情報を入力し、
前記管理装置は、
前記収集情報生成手段が、異なる利用情報から、対応する項目情報に指定される管理項目を抽出して、社内及び社外に配置された前記ＯＡ機器に応じて異なる利用状況収集情報を生成する、
ことを特徴とする請求項１又は２に記載の利用状況管理システム。 - 複数のＯＡ機器、及び、管理端末と、ネットワークを介して接続された管理装置であって、
前記管理端末から送られた、収集が依頼された管理項目を示す項目情報を受信する項目情報受信手段と、
前記ＯＡ機器から送られた、利用者を識別するための識別情報を含んだ利用内容を示す利用情報を受信する利用情報受信手段と、
前記利用情報受信手段が受信した利用情報から、前記項目情報受信手段が受信した項目情報に指定される管理項目を抽出して、利用状況収集情報を生成する収集情報生成手段と、
を備えることを特徴とする管理装置。 - 前記収集情報生成手段が生成した利用状況収集情報から、利用者単位の利用状況を示す報告情報を生成する報告情報生成手段と、
前記報告情報生成手段が生成した報告情報を前記管理端末に送信する報告情報送信手段と、を更に備える、
ことを特徴とする請求項４に記載の管理装置。 - 前記利用情報受信手段は、社内及び社外に任意に配置された前記各ＯＡ機器の配置先に応じて異なる所定のフォーマットに従った利用情報を受信し、
前記項目情報受信手段は、社内及び社外に配置された前記ＯＡ機器に応じて異なる項目情報を受信し、
前記収集情報生成手段は、異なる利用情報から、対応する項目情報に指定される管理項目を抽出して、社内及び社外に配置された前記ＯＡ機器に応じて異なる利用状況収集情報を生成する、
ことを特徴とする請求項４又は５に記載の管理装置。 - 複数のＯＡ機器、及び、管理端末と、ネットワークを介して接続された管理装置における利用状況収集方法であって、
管理端末から送られた、収集が依頼された管理項目を示す項目情報を受信する項目情報受信ステップと、
ＯＡ機器から送られた、利用者を識別するための識別情報を含んだ利用内容を示す利用情報を受信する利用情報受信ステップと、
前記利用情報受信ステップにて受信した利用情報から、前記項目情報受信ステップにて受信した項目情報に指定される管理項目を抽出して、利用状況収集情報を生成する収集情報生成ステップと、
を備えることを特徴とする利用状況収集方法。 - 前記収集情報生成ステップにて生成した利用状況収集情報から、利用者単位の利用状況を示す報告情報を生成する報告情報生成ステップと、
前記報告情報生成ステップにて生成した報告情報を管理端末に送信する報告情報送信ステップと、を更に備える、
ことを特徴とする請求項７に記載の利用状況収集方法。 - 前記利用情報受信ステップは、社内及び社外に任意に配置された各ＯＡ機器の配置先に応じて異なる所定のフォーマットに従った利用情報を受信し、
前記項目情報受信ステップは、社内及び社外に配置されたＯＡ機器に応じて異なる項目情報を受信し、
前記収集情報生成ステップは、異なる利用情報から、対応する項目情報に指定される管理項目を抽出して、社内及び社外に配置されたＯＡ機器に応じて異なる利用状況収集情報を生成する、
ことを特徴とする請求項７又は８に記載の利用状況収集方法。
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