JP2004192654A - 簡易受発注処理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 顧客が現場などの出先のどこからでも、先に発注した内容や納品の状況をすぐに確認でき、また必要な場合には、追加発注や緊急発注／納品などをその場ですぐに手配できるようにすることにある。
【解決手段】 発注側の端末とネットワークを介して結合される簡易受発注処理装置であって、在庫商品データを管理する在庫商品データファイルと、見積データを管理する見積データファイルと、会員のユーザーＩＤデータを登録した会員情報ファイルと、会員の商流にかかわる顧客のデータを登録した商流情報ファイルとを備え、会員認証処理手段は、顧客の端末からの接続要求があったとき、ユーザーＩＤを入力させ、上記会員情報ファイルと商流情報ファイルとを参照して、会員の認証を行うと同時に、認証した会員の商流の顧客の情報を取り出す処理を行う。
【選択図】 図１

Description

本発明は、建材メーカと顧客との間で行われるような取引において、在庫照会から見積作成、発注、納品状況などの業務を、建築現場などで、携帯端末から簡単な操作で実行できるようにした簡易受発注処理装置に関する。

建材メーカは、問屋などの流通業者や工務店などの施工業者を含む多数の顧客との間で日常的に取引を行っているが、建材の種類やサイズ、納期、納品場所など、顧客からの注文は多様な組み合わせと条件で指定されるため、顧客側での発注書の作成も、建材メーカにおける見積書の作成も、複雑で手間のかかる作業となっている。たとえば、顧客側では、必要なすべての建材について種類、寸法、施工方法を確認し、種類ごとに寸法、数量、施工方法、納期、納品場所をそれぞれ指定して発注し、これを受注した建材メーカ側では、顧客が指定した種類の建材を必要数量確保するとともに、必要であれば建材を指定された寸法で切り出し、指定された期日に指定された施工現場へ届ける必要があり、それらをすべて考慮して費用、作業日数、配送方法などを見積らなければならなかった。

また建材をオンラインでの発注できる受発注システムは従来から利用されていたが、そのシステムは単純に発注のみを取り扱うものであったため、発注したい顧客は、まず商品カタログ情報を参照し、商品（建材）の詳細を知り、さらに商品の施工図面を施工図面集から取り出して発注データを作成しなければならず、作業がバラバラであった。このようにして作成された発注データは、オンラインで建材メーカへ送信され、建材メーカはそれに基づき見積書を作成して、顧客の商流、すなわち仕入れ先の流通業者や施工業者などに届けていた。そして流通業者もしくは施工業者は、その見積書に基づいて発注していたため、連絡の欠如による納品のトラブルが絶えず発生していた。

従来の建材にかかわるオンライン受発注システムでは、実質的に発注処理しか取り扱っていなかったために、情報利用が十分に行われず、次のような問題が生じていた。
（１）顧客が見積依頼のために設計データなどを建材メーカへ送っても、そのあと見積書が返されるまでにずいぶん待たされることが多く、見積書の確認や発注が遅れ、さらには納品の遅れにもつながっていた。
（２）顧客が建築現場などの出先で発注漏れに気がついたり、設計変更などで緊急に追加注文が必要になる場合があるが、先の発注内容が分からなかったり、在庫の確認や納期の問い合わせを電話で行なったのでは煩雑で時間がかかり、間違いも起きやすく、出先から迅速確実に対応することができなかった。
（３）顧客間での情報利用がないので、顧客は過去に類似の取引があっても、まったく新しく見積データを作成し、建材メーカも同じ内容の見積りを繰り返し作成しなければならず、システムとして効率が悪かった。
（４）建材の販売においてもっとも重要なことは、逐次状況が変わる建築現場にいかにジャストインタイムで商品を搬入するかということである。そのため、たとえば小売店の担当者はお客様である施工業者の現場ごとの管理表を作り、それぞれの項目（床材、建具など）についてメーカ、あるいは問屋からの納品日と現場搬入予定日を書き込み、自分で煩雑な管理をしなければならなかった。

本発明の課題は、簡易受発注処理装置において、顧客が現場などの出先のどこからでも、先に発注した内容や納品の状況をすぐに確認でき、また必要な場合には、追加発注や緊急発注／納品などをその場ですぐに手配できるようにすることにある。

本発明は、上記課題を解決するために、受発注処理装置（ネットワーク上のサーバ機能をもつ）に対して、顧客が携帯端末（携帯電話を含む）を用いてどこからでもアクセスできるようにし、またそれとともに、携帯端末での簡単な操作により、在庫照会や、先に顧客自身あるいは商流が見積作成／発注したデータの照会および納品状況確認のための照会を可能にし、また、在庫照会画面や発注データの照会画面から簡単な操作で追加発注などができるようにしている。

図１に、本発明による簡易受発注処理装置の概要構成を例示的方法で示す。

図１において、１はメーカ営業所のパソコン／専用端末、２は小売店や問屋などの流通業者のパソコン／専用端末、３は施工業者のパソコン／専用端末、４は建築現場に出向いている施工業者や流通業者、メーカ社員などの携帯電話である。５はインターネットなどのネットワークである。６は、受発注処理を管理するメーカのホストである。７はホスト６上で運用される受発注処理システムである。

携帯電話４は、インターネット接続機能と小画面サイズの液晶表示をもつ。たとえば顧客は、携帯電話４を操作して、ホスト６にインターネット接続し、そのアプリケーションである受発注処理システム７にアクセスする。受発注処理システム７は、携帯電話４にメニュー画面を送り、顧客は、メニューの中から、在庫照会（納期問い合わせ）８や、見積データ照会・印刷９、追加材発注１０、納品状況照会１１などの処理を選択する。

在庫照会（納期問い合わせ）８が選択された場合、受発注処理システム７は品番をキーにして商品の在庫データファイル１２を検索し、携帯電話４の画面に回答表示する。さらに商品の納期について問い合わせがあった場合には、納期を回答する。また在庫がないか数量が不足している場合には、入庫予定を調べて納期を予測し、回答する。携帯電話４の顧客は、在庫照会の回答画面を見て、見積データを作成し、発注可能であればそこから発注処理を行なう。顧客が作成した見積データは、見積データファイル１２で管理され、発注された見積データは、発注データファイル１４で管理される。

顧客が発注内容の確認や追加発注をする場合には、先に顧客自身や顧客の商流上のメンバー（小売店や問屋などの取引先）が発注済みの商品の見積データを参照する必要がある。この場合は、メニューで見積データ照会要求を選択する。受発注処理システム７は、顧客のＩＤや関連する商流のメンバーの情報をファイル管理しており、そのファイルから顧客と商流メンバーの情報を得て、見積データファイル１３から必要な見積データを取り出し、携帯電話４の画面に回答する。顧客は、携帯電話４に表示された見積データを確認し、それに基づいて追加材発注１０のメニューから発注することができる。

顧客が建築現場で材料の納品を確認する必要が生じた場合には、納品状況照会１１を選択する。受発注処理システム７は、メーカが受注したデータを管理する発注データファイル１４と納品状況を管理する出荷実績データファイル１５を参照して、納品の済／未済、納品予定などの情報を携帯電話４の照会画面へ回答する。

本発明による簡易受発注処理装置は、以下の構成をとることができる。
〔１〕 発注側の端末とネットワークを介して結合される簡易受発注処理装置であって、
在庫商品データを管理する在庫商品データファイルと、
見積データを管理する見積データファイルと、
会員のユーザーＩＤデータを登録した会員情報ファイルと、
会員の商流にかかわる顧客のデータを登録した商流情報ファイルと、
顧客の端末からの接続要求があったとき、ログイン画面を表示してユーザーＩＤを入力させ、上記会員情報ファイルと商流情報ファイルとを参照して、会員の認識を行うと同時に認証した会員の商流の顧客の情報を取り出す処理を行う会員認証処理手段と、
端末からの在庫商品照会要求に応じて、上記在庫商品データファイルを検索し、照会のあった商品の情報を提示する在庫照会処理手段と、
端末からの見積データ照会要求に応じて、上記見積データファイルから、顧客自身あるいは顧客に関係する商流の顧客が先に発注したときの見積データを検索し、回答する見積データ照会処理手段と、
を備えていることを特徴とする簡易受発注処理装置の構成。

本発明の簡易受発注処理装置によれば、顧客は携帯電話などの携帯端末を用いて、現場などの出先から、先に発注した内容や納品の状況をすぐに照会して画面で確認することができ、また必要な場合には、照会した画面からデータかあら追加発注や緊急発注／納品などをその場ですぐに手配できるため、業務の迅速および円滑な処理を図ることができる。

本発明の簡易受発注処理装置を建材取引に適用した好適な１実施の形態を説明する。

図２は、システム構成図であり、４１はホスト、３８はネットワーク、３７−１は顧客の据置型端末，３７−ｎは顧客の携帯端末、３１はＣＰＵ、３２はＳＤＲＡＭなどのメモリからなる主記憶装置、３３はＨＤＤなどのファイル記憶装置、３４は表示制御インタフェース、３５はディスプレイ装置、３６はモデムやＬＡＮなどの通信制御インタフェース、３９はプリンタ、１８は２０〜２４のプログラムを含む受発注処理プログラム、１９は２６〜２９のデータファイルを含む受発注情報データベース、２０は対話制御プログラム、２１は在庫照会プログラム、２２は見積データ照会プログラム、２３は追加材発注プログラム、２４は納品状況照会プログラム、２５はインターネット通信処理プログラム、２６は在庫商品データファイル、２７は見積データファイル、２８は発注データファイル、２９は出荷実績データファイルである。

受発注処理プログラム１８は、顧客の据置型端末３７−１や携帯端末３７−ｎによりアクセスされて、要求により、在庫照会、見積データ照会、追加材発注、納品状況照会などの処理を対話形式で実行する。インターネット通信処理プログラム２５は、端末がインターネットを介して接続してきた場合の通信処理をサポートする。

対話制御プログラム２０は、プログラム２０〜２４と連携して、端末３７−１，３７−ｎからのコマンドを識別し、端末からの指示に応じてメニュー画面の提示や、処理画面とプログラムの切り替え、データの送受などの対話を制御する。 在庫照会プログラム２１は、端末７−１，７−ｎからの在庫商品照会要求に応じて、受発注情報データベース１９の在庫商品データファイル２６を検索し、照会のあった商品の情報を提示する。在庫の有無と数量、および納期を回答する処理を行う。在庫商品の照会は品番を指定して行われ、まず商品の在庫の有無と数量を回答する。端末が据置型端末３７−１である場合は、商品の詳細仕様や写真なども端末へ送信できる。商品について納期が問い合わされた場合は、在庫の状況から通常の納期を算出して回答する。

見積データ照会プログラム２２は、端末７−１，７−ｎからの見積データ照会要求に応じて、顧客自身あるいは顧客に関係する商流の得意先が先に発注したときの見積データを見積データファイル２７から検索し、回答する。これにより、顧客が発注済みの商品を確認したり、あらたな発注のための見積データを作成するのをオンラインで援助する。

なお、据置型端末に対しては、あらかじめ見積データの作成パターンあるいはテンプレートを複数種類用意し、作成したい見積データのタイプ、たとえば商品をそのまま選択指定するか、サブメニューでプレカットを指定するか、フリープランで寸法や加工条件を自由に設定するかなど、メニューから適切なパターンを選択できるように、きめ細かいサービスを用意するが、携帯電話のような端末に対しては、表示する情報を最小限にし、入力もデフォルト値を活用して、簡易な入力操作で済むようにする。

追加材発注プログラム２３は、緊急時等に携帯端末からの簡易な発注処理を可能にする。処理の詳細は、図３のフローにより説明する。

図３において、追加材発注プログラム２３は、顧客の携帯端末からの接続要求があったとき、ログイン画面を表示して、ユーザーＩＤを入力させ、会員認証処理を行なう。会員認証処理は、顧客が会員かどうかを識別して、会員の場合にのみ許可される見積データ（伝票）の照会や発注を受け付けるかどうかを決定する。そのため、会員のユーザーＩＤデータを登録した会員情報ファイルと、会員の商流にかかわる顧客のデータを登録した商流情報ファイルを参照し、ログイン時に顧客が入力したユーザーＩＤと会員情報ファイルと照合して会員の認証を行なうと同時に、認証した会員の商流の顧客の情報を商流情報ファイルから取り出す。

次に追加材発注プログラム２３は、顧客がメニューで在庫照会または発注を選択し、商品の品番と発注用コードを入力してきたとき、商品の在庫状況と納期を在庫画面で回答する。そのため、在庫の確認と納期算出処理を行なう。納期算出処理には、通常便納期算出処理と緊急便到着日時算出処理がある。まず通常便納期算出処理により通常便を利用しての納期を算出して回答し、希望通りの納期が得られなかったときには緊急便到着日時算出処理に切り替えて、緊急便による納期算出を行なって回答する。なお希望通りの到着日時が得られる配送方法などに複数の候補があるときには、複数の候補を回答して、選択可能にする。

通常便納期算出処理では、通常便の配送カレンダーと、拠点間の配送に要する日数データと、拠点から顧客までの配送日数と到着時刻のデータを用いて、通常便による配送での納期日時を算出する。また緊急便到着日時算出処理では、緊急便の場合に使用される配送手段や配送ルートのパターンを記録した緊急便パターンファイルから、可能な配送手段、納期、運賃の候補を求めて提示する。また商品が在庫切れの場合には、入庫予定表を記録した入庫予定ファイルおよび生産計画ファイルを参照して納期を予測し、回答する。

次に追加材発注プログラム２３は、発注確認画面を表示して、顧客に商品、数量、金額、納期、納品先等を含む発注内容を確認させ、確定操作が行なわれたとき、発注処理を行なう。発注データは、受注ファイルで管理される。受注ファイルの商品数量は、在庫ファイルの商品数量と比較して、手当てが出来た分を引当情報ファイルで管理する。

納品状況照会プログラム２４は、発注データに基づく納品の出荷実績データを管理し、携帯端末からの納品状況照会要求に応じて、発注データおよび出荷実績データを参照し、納品状況データを作成して携帯端末へ回答し、携帯端末の画面に表示する。納品状況照会プログラム２４の処理の詳細については、図４のフローにより説明する。

図４において、納品状況照会プログラム２４は、携帯端末の顧客からログイン要求があったとき、ユーザーＩＤにより会員認証処理を行なって、顧客が会員であることを識別する。次に、発注データの検索条件として、現場名、発注日、納品先などのいずれかを入力させ、受注ファイルを対象に検索を実行する。検索条件に現場名が指定されたときは、受注ファイルから現場名を抽出して現場名一覧を作成し、携帯端末の画面に表示する。顧客が現場名一覧からある現場名を選択したならば、次にその現場の伝票を受注ファイルからすべて抽出して、伝票一覧を作成し、携帯端末の画面に表示する。顧客が伝票一覧の中からある伝票を選択したならば、その伝票番号の伝票明細を受注ファイルの受注データから取り出して携帯端末の画面に表示し、さらに納品の配送状況問い合わせ処理を行なって、同じ伝票番号により出荷ファイルを検索し、あるいは配送を担当した運送会社のホストから配送状況データを取り出し、携帯端末の画面に配送状況の詳細を表示する。携帯端末の顧客がこのあと追加材発注を要求した場合には、図３の追加材発注処理へ移る。

次に、本発明の簡易受発注処理装置において、顧客が施工業者の会員であって、インターネット接続機能をもつ携帯電話から照会あるいは発注を行なう場合の１実施の態様を説明する。

図５および図６はホストの処理フローであり、図７ないし図１３は対応する携帯電話の表示画面と操作のフローを示す。図５および図６のフローについて、ステップ（S1）ないし（S32)にしたがい、図７ないし図１３を参照しながら説明する。なお、フローは、会員顧客の処理を中心に説明される。
（S1） ホストの受発注処理プログラムは、携帯電話からのアクセス要求を受けると、図７に示すように、携帯電話にログイン画面を表示する。ログイン画面は、アクセス者が発注伝票（見積データ／発注データ）の参照資格や発注資格をもっているかどうかを会員コードや社員コードで認証するためのものである。非会員の一般顧客からのアクセスは、ログイン画面を経ずに、在庫照会のみが可能なトップメニュー画面に対して行なわれる。
（S2） ログイン画面で、会員顧客は会員コードを入力し、メーカ社員は社員コードを入力する。認証されたときに次の（S3）へ移れる。非会員の一般顧客からのアクセスは、ログイン画面を経ずに、(S19) で在庫照会のみが可能なトップメニュー画面に行なわれる。
（S3） 会員は、会員用のトップメニュー画面で、〔在庫照会／発注〕と〔伝票照会〕の２つの処理の一方を選択する。社員は、社員用のトップメニュー画面で、〔在庫照会〕と〔伝票照会〕のいずれかを選択する。

(S4) トップメニュー画面で〔在庫照会／発注〕が選択されると(S5)で品番入力画面を表示し、〔伝票照会〕が選択されると、(S20) で伝票照会画面を表示する。

(S5) 携帯電話に、図８に示す品番入力画面を表示する。

(S6) 品番入力画面で、知りたい商品の品番と分類／検索用のＪコード、数量を入力し、最後に、品番入力画面で在庫〔照会〕か、〔発注〕か、〔キャンセル〕のいずれかのボタンをＯＮして選択する。つまり、品番入力画面から直ちに発注することができ、また在庫照会を行なって、在庫や納期を確認してから発注することもできる。

(S7) 品番入力画面で在庫〔照会〕が選択されたときは、 (S10)へ進む。

(S8) 品番入力画面で〔発注〕が選択されたときは、 (S14)へ進む。

(S9) 品番入力画面で〔キャンセル〕が選択されたときは、(S3)へ戻る。

(S10) 品番入力画面の設定データを用いて在庫商品の照会を実行して、図８に示す在庫照会結果画面を表示する。在庫照会結果画面には、商品の希望数量に対する在庫の有無と、倉庫の場所、納期や価格が表示される。在庫の状況を確認したら、〔メニュー〕、〔発注〕、〔戻る〕のいずれかのボタンをＯＮして選択する。〔発注〕を選択すれば、 (S14)から在庫照会結果画面のデータに基づく発注処理に移ることが出来、〔戻る〕を選択すれば、(S12) から品番入力画面へ戻り、入力をやり直すことが出来る。また〔メニュー〕を選択すれば、 (S13)を経てトップメニューへ戻ることができる。

(S11) 在庫照会結果画面で〔発注〕が選択されたら、 (S14)へ進む。

(S12) 在庫照会結果画面で〔戻る〕が選択されたら、 (S6) の品番入力画面へ戻る。

(S13) 在庫照会結果画面で〔メニュー〕が選択されたら、（S3）のトップメニュー画面へ戻る。

(S14) 品番入力画面か在庫照会結果画面で〔発注〕が選択されたとき、図９に示す発注画面を表示する．発注画面は、発注の元になる見積データの作成画面ともなるもので、発注商品の品番のほか、届（納入）日や時間帯、受取人、車などの納品の配送方法を設定し、さらに〔次へ〕か〔キャンセル〕のボタンのいずれかをＯＮして配送方法の詳細の設定や変更を行なう。 (S15)と (S17)で〔キャンセル〕か〔次へ〕かを判定する。

(S15) 発注画面で〔キャンセル〕を選択すると、 (S16)へ進み、便選択画面を表示する。

(S16) 図９に示す便選択画面を表示し、定期便か緊急便かを選択させる。発注画面では初期値にデフォルトとして定期便が用いた設定が行なわれるので、緊急納品を希望するときは、便選択画面で緊急便に変更する。 (S17) 発注画面で〔次へ〕を選択すると、 (S18)へ進み、配送パターン選択画面を表示する。

(S18) 図１０に示す配送パターン選択画面を表示する。配送パターン選択画面では、路線便か、ターミナル引き取りかなど、希望する納品条件を満たす配送方法を選択する。最後に〔戻る〕を選択すれば全画面の発注画面に戻り、〔次へ〕を選択すると、図１３の発注確認画面を経て、発注確定が可能となる。

(S19) 非会員顧客に対する在庫商品の照会応答処理を行なう。

(S20) トップメニュー画面で〔伝票照会〕が選択されたなら、図１２に示す伝票照会画面を表示する。伝票照会は、顧客自身か顧客に関連する商流の小売店、問屋、施工業者などが発注した取引にかかわる伝票を参照できる。このような伝票は、追加発注や納品確認を行なう場合に有用である。たとえば伝票のデータを用いて追加発注すれば、配送条件などを再設定する手間を省くことができる。

(S21) 伝票照会画面では、検索条件として、現場名か、仕入先か、発注日かを入力し、さらにパスワードを入力してから、〔検索〕か〔キャンセル〕を選択する。

(S22) 伝票照会画面で〔検索〕が選択されると、 (S24)へ進み、現場選択画面を表示する。

(S23) 伝票照会画面で〔キャンセル〕が選択されると、トップメニュー画面へ戻る。

(S24) 図１２に示す現場選択画面を表示する。現場選択画面は、発注伝票を建築現場（物件名）をキーにして迅速に取り出すことを可能にする。

(S25) 現場選択画面で現場（物件名）を指定し、〔物件〕ボタンをＯＮすると、その現場（物件）にかかわる伝票が検索され、検索結果が図１２の伝票選択画面に表示される。

(S26) 現場選択画面で〔戻る〕ボタンをＯＮすると、 (S24)の現場選択画面へ戻り、現場選択のやり直しを可能にする。

(S27) 伝票選択画面に、指定された現場に関係する伝票の一覧が表示される。 (S28) 伝票選択画面で、必要な伝票の番号を選択し、〔明細〕ボタンをＯＮすると、伝票の内容を図１２の発注明細画面で参照できる。

(S29) 伝票選択画面で〔戻る〕ボタンをＯＮしたときは、 (S24)の現場選択画面へ戻り、現場選択のやり直しを可能にする。

(S30) 図１２の発注明細画面には、伝票の内容明細が表示されるので、内容を確認したら、〔メニュー〕あるいは〔戻る〕ボタンをＯＮする。

(S31) 〔メニュー〕がＯＮされたときは、トップメニュー画面に戻る。

(S32) 〔戻る〕がＯＮされたときは、前の伝票選択画面へ戻り、伝票番号の選択のやり直しを可能にする。

(S33) (S18)のパターン選択画面で〔次へ〕ボタンをＯＮすると、図１3 に示す発注確認画面が表示される。

(S34) 発注確認画面で、パスワードを入力し、〔確定〕ボタンをＯＮすると、図１3 の発注確定画面が表示され、発注番号が通知されて完了となる。

本発明による簡易受発注処理装置の基本構成図である。 本発明による簡易受発注処理装置の１実施の形態のシステム構成図である。 追加材発注プログラムの処理フロー図である。 納品状況照会プログラムの処理フロー図である。 携帯電話による受発注処理のフロー図（その１）である。 携帯電話による受発注処理のフロー図（その２）である。 ログイン画面の説明図である。 在庫照会処理の操作の説明図である。 発注画面の操作の説明図である。 緊急便による発注操作の説明図である。 伝票照会画面の条件入力操作の説明図である。 伝票照会画面の伝票選択操作の説明図である。 発注確認操作の説明図である。

符号の説明

１： メーカ営業所のパソコン／専用端末
２： 小売店や問屋などの流通業者のパソコン／専用端末
３： 施工業者のパソコン／専用端末
４： 建築現場に出向いている施工業者や流通業者の携帯電話
５： インターネットなどのネットワーク
６： 受発注処理を管理するメーカのホスト
７： ホスト上で運用される受発注処理システム

Claims (1)

1. 発注側の端末とネットワークを介して結合される簡易受発注処理装置であって、
   在庫商品データを管理する在庫商品データファイルと、
   見積データを管理する見積データファイルと、
   会員のユーザーＩＤデータを登録した会員情報ファイルと、
   会員の商流にかかわる顧客のデータを登録した商流情報ファイルと、
   顧客の端末からの接続要求があったとき、ログイン画面を表示してユーザーＩＤを入力させ、上記会員情報ファイルと商流情報ファイルとを参照して、会員の認識を行うと同時に認証した会員の商流の顧客の情報を取り出す処理を行う会員認証処理手段と、
   端末からの在庫商品照会要求に応じて、上記在庫商品データファイルを検索し、照会のあった商品の情報を提示する在庫照会処理手段と、
   端末からの見積データ照会要求に応じて、上記見積データファイルから、顧客自身あるいは顧客に関係する商流の顧客が先に発注したときの見積データを検索し、回答する見積データ照会処理手段と、
   を備えていることを特徴とする簡易受発注処理装置。

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