JP2003252410A - 汎用性のある簡便な書類等の管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】家庭・事務所等における書類・資料等の物品を
一定保管区域内の任意の場所に保管する際に、保管中容
易にその位置が識別できるような汎用性のある物品等の
管理。 【解決手段】対象となる物品を、識別番号等自己認証情
報を記憶しかつ外部からの発信信号によって起動もしく
は駆動し当該信号に応答する素子をこれら物品もしくは
その容器等に付して、コンピューター等の画面上で登録
ラベルに当該物品の名称、識別番号、保管区域名等必要
事項を記入した後、当該区域の任意の場所に保管・管理
し、必要に応じてコンピューター等の画面上の操作によ
り電気的、光学的もしくは電磁波的システムを介して当
該素子に発信し、当該素子がその発信信号に応答して起
動もしくは駆動して光、音波、電波等の信号を発したり
することによりその位置を容易に特定識別せしめること
を特徴とする方法。

Description

【発明の詳細な説明】 【０００１】 【発明の属する技術分野】家庭、事務所、倉庫、工場、
資材置き場、建設現場、研究所等用の物品・生物等の管
理方法 【０００２】 【従来の技術】従来、家庭、事務所、倉庫、工場、資材
置き場、建設現場、研究所等における書類・書類ファイ
ル・資料・装置・器具・製品・商品・材料・資材・美術
品・玩具・容器・衣類・試料・車両等の移動体・食物・
生物・人等一定期間保管等の管理の対象となる物品・生
物等（以下書類等と称す）は書棚、整理棚、ファイルキ
ャビネット、整理箱あるいは引き出し等に書類等の内容
に応じて整理分類し、関係者の記憶を頼りにその物理的
位置を管理されることが多い。 【０００３】しかしながら、上記のごとき管理方法で
は、書類等の増加・移動や時間の経過と共に必要な書類
等が容易に見つかり難くなり、必要な書類等を捜すため
に多くの時間、労力および神経を消耗し、生活や仕事に
多大の無駄を生じ、また心身の健康や余裕を損ねてい
る。また、使用もしくは保管中にその所在が不明となる
ことも多い。 【０００４】かかる問題を解決する手段として、一部の
図書館・美術館や倉庫等ではコンピューター等を用いた
書類等の管理が行われているが、これら大型の管理シス
テムや装置は一般の家庭や事務所等で簡便に用いるには
場所的にも経済的にも適さず、汎用性がない。 【０００５】しかもこれら従来技術は、そのほとんどが
書類等に識別番号識別番号等自己認証情報を記入もしく
はインプットした標識もしくはタグを付し、これを一定
の機械装置で読み取り、コンピューター等にインプット
し管理するものであり、一定の管理区域内の任意の位置
に保管等されている書類等の位置まで明らかにするもの
ではない。 【０００６】また、管理対象が人の場合には、ポケット
ベル（登録商標）や携帯電話による交信を介して必要と
する被管理者の位置を知ることは出来るが、当該被管理
者の操作・応答などの対応が必要である。 【０００７】 【発明が解決しようとする課題】本発明は上記のような
従来技術の課題や問題を解決し、汎用性があり、簡便か
つ安価な、また電力等のランニングコストの負担も少な
い、一般の家庭・事務所等も対象とした汎用性のある簡
便な書類等の管理方法を提供するものである。 【０００８】 【課題を解決するための手段】一定期間保管等の対象と
なる書類等を、識別番号等自己認証情報（以下識別番号
等と称す）を記憶しかつ外部からの発信によって起動も
しくは駆動し当該発信に応答する素子を直接これら書類
等に付しもしくはこれら書類等の収納容器等に付して、
一定空間の管理区域内の任意の場所に保管等を行い、当
該書類等をコンピューター等の画面上の管理・登録ラベ
ルに当該物品・生物等の管理名称、識別番号等、管理区
域、管理者名等必要事項を記入・登録することにより管
理し、必要に応じて当該コンピューター等の画面上の操
作により電気的、光学的もしくは電磁波的システムを介
して可動接触的もしくは非接触的に当該書類等もしくは
その容器に付した素子に発信し、当該素子がその発信に
応答して起動もしくは駆動して光、音波、電波等の信号
を発し、もしくは当該書類やその容器が移動・振動等を
起こしたりすることによりその位置を特定識別せしめる
ことを特徴とする方法を用いて管理する。 【０００９】可動接触的とは、発信側と受信側との相対
的な位置関係が変化をしても摺動接触や自由位置コンセ
ント等により電気的或いは光学的なエネルギーや信号が
伝えられる接触方式を言う。また、非接触的とは、発信
側と受信側との間に一定の間隔があり、実質的に接触し
ない状態を言うが、通常は数cm以上が有用である。 【００１０】関係者が所定の素子ないしは素子を付した
ファイルケース等の容器を使用し、コンピューター等に
所定事項をインプットすることを確実にするために、所
定事項のコンピューター等へのインプットを行うことが
使用すべき素子ないしは素子を付したファイルケース等
の容器の取り出しの前提条件となるような仕組みも有用
である。 【００１１】また、保管途中で書類等の一部もしくは全
部を取り出し、移動する場合にはファイルケース等容器
の開封に先立ちコンピューター等への所定事項のインプ
ットが必要となる仕組みも有用である。さらにこの作業
が保管区域からコンピューター等への発信によっても可
能とすることも有用である。 【００１２】また、保管途中でファイルケース等を当該
保管区域から移動する場合には、当該ファイルケース等
容器に付してある素子を保管区域の出入り口等に設けて
ある検出器にかざすことで、持ち出し等の記録等が行わ
れるようにすることも有用である。 【００１３】上記のごとき作業によって、保管区域を変
更する場合には変更先保管区域をあらかじめコンピュー
ター等にインプットするか、もしくは当該変更先保管区
域からコンピューターに発信インプットできるようにす
ることも有用である。 【００１４】当該書類等物品もしくはそのファイルケー
ス等容器に似付した素子がその位置を特定識別させるた
めに発信する光、音波、電磁波等の信号はその特定識別
を容易にするために波長を特定し、当該特定波長を検出
する専用探索機器を用いることも有用である。これによ
り、他のファイルケース等や諸物間に隠れている当該フ
ァイルケース等から発する信号の発見が容易となる。ま
た、信号は指向性のあるものでも良く、無いものでも良
く、必要性と利便性に応じて選択すれば良い。さらに、
光を用いる場合にはその発見を用意とするために当該保
管域を暗くしたり、当該光波と類似の波長の光を遮断す
るなども有用である。 【００１５】本発明で用いるコンピューター等は、いわ
ゆるパーソナルコンピューター、家電用コンピュータ
ー、マイコン、その他一定の記憶・演算・処理等の機能
を備えた電子機器であれば特に限定されない。 【００１６】当該素子が自ら発信するためには小型電池
等をそなえたICチップ等の利用が有用である。 【００１７】上記ICチップ等を利用した素子は、識別番
号等自己認証情報の記憶、外部からの認証情報に対応す
る入力による起動もしくは駆動、当該起動もしくは駆動
によって引き起こされる光・音・電波・電気等の発信等
の機能を一体化してもしくは連結する形で備えているこ
とが必要である。 【００１８】上記素子は、管理対象の書類等もしくはそ
の容器等に装着もしくは装脱着容易なものも有用であ
る。また、ファイルケース等の容器、タグ、バッチ、書
類等を束ねるバンド等に組み込まれているものも有用で
ある。 【００１９】上記ICチップ等の電力節減による長期使用
を確保するために、通常保管状態にあるときにはオフ状
態にあり、外部からの信号により起動もしくは駆動し、
発信する応答信号はパルス状態とすることも有用であ
る。 【００２０】また、上記ICチップ等は場合により外部か
らの常時あるいは必要に応じて電力等のエネルギー補給
を受ける電池もしくは配線を用いることも有用である。 【００２１】上記ICチップ等に加えてバーコード等を管
理対象の書類等もしくはその容器等に添付し、管理の補
助手段とすることも有用である。 【００２２】コンピューター上で書類等を作成時に当該
書類等のコンピューター内の保存管理とプリントアウト
した当該書類の保管管理が同時に行えるようにすること
も有用である。 【００２３】コンピューター等の画面上に当該管理区域
の地図等の画像が得られ、必要とする被管理書類等の位
置が画面上に示されることも有用である。 【００２４】 【発明の実施の形態】以下に図等を用いた実施の形態を
例示するが、本発明の範囲はこれに限定されるものでは
ない。また、本発明の適用の対象としては、書類等の保
管、書類等の製作過程における管理、書類等の出荷に関
する管理、書類等の使用における管理等に加え、定期も
しくは不定期に管理している全書類等の存在をコンピュ
ーター上で走査することによる紛失物件の検知・発見、
遊園地等における迷子の防止・発見、老人ホームや一定
の管理区域内等における人の位置管理、書類等の移動・
取り扱いの状況把握、その他多種多様であり、特に限定
されない。 【００２５】図１に書類等を収納したファイルケース等
（以下ファイルケースと称する。図２以下も同様）が一
定の管理区域（室内）に各種書類・書籍・その他諸物件
に取り紛れて任意の場所に保管されている場合を示す。 【００２６】保管を行うとする書類は書類収納ファイル
ケース1に収納されて、事務室（保管区域3）に保管され
る場合、収納に先立って当該書類の管理名称をパソコン
（以下PCと称する）4の画面上で識別番号を付したファ
イルケースラベル5に記入・登録する。記入は6に示すよ
うに保管区域としての部屋名称等必要事項と共に行いPC
への登録が行われる。PCは当該保管域（部屋）内にあっ
てもよく、その外部（他の部屋）にあってもよい。 【００２７】上記登録を行うことによって識別番号に相
当するファイルケース1が使用可能となり、当該書類を
入れて当該保管区域に保管する。ファイルケースには識
別番号と共に識別用素子2が装着されている。識別番号
は目視可能な状態のものと共にバーコード等の一定の機
器で読み取り対象となる形式を併用することもできる。 【００２８】保管した書類等は一覧表の形でPC4上で管
理される。当該一覧表は必要に応じて収納日付順、内容
別、類似タイトル別、所有者別、関係者別等の整理され
た表示が可能であり、有用である。また同様に上記のご
とき分類にしたがって適宜まとめて画面上のホルダーに
仕分けすることも可能である。 【００２９】当該書類等を必要とする場合には、PC画面
上で当該書類を検索し、該当するファイルケースラベル
5をクリックすることにより、PCと有線あるいは無線8で
接続され保管区域内に設定されている探索機器7が作動
し、電磁波信号9が発信される。 【００３０】信号9によって当該ファイルケースの素子2
が起動し、音、光ないしはその他の電磁波等の応答信号
10によりその所在を探索機器7に知らせる。素子2は小型
電池を電源とするもので、常時通電状態となっているも
のでもよいが、長期の保管を前提とする場合には電力を
節減するために通常はオフの状態で外部からの発信によ
り起動する型が好ましい。 【００３１】ファイルケースの所在は、その発信信号
（例えば赤外線）をモニターが感知し、モニターテレビ
画面上に発信位置を発光点として映し出したり、PC画面
上の家屋図面や事務所図面、地図等にその位置を示すこ
とも可能である。探索機器と一体化されているモニター
用受信機も有用である。 【００３２】当該ファイルケースからの発信による位置
の特定は探索機器が検知する方式でもよく、また人間が
その位置を認知してもよい。 【００３３】探索機器7は当該保管区域に常設されてい
てもよく、また持ち運び可能な懐中電灯のごとき形状の
ものでもよい。また、探索機器７を介さずに直接PC４か
ら当該ファイルケースの素子を作動させる方式も考えら
れる。 【００３４】当該書類もしくはファイルケースを持ち出
す場合にはその都度PC画面上のファイルケースラベル6
に必要な事項を記入するなどの管理が望ましく、必要が
あれば管理区域の出入り口11にセンサー12を設置し、当
該ファイルケースの搬出を検知する仕組みを加えること
も有用である。同様に検出器を設置して当該書類等を持
ち出す際にファイルケースの素子を検出器読み取らせる
ことにより、その出入を管理することも有用である。さ
らに、当該ファイルケースの開封・持ち出し等がセンサ
ー或いは検出器12ないし探索機器7を通してPC４にイン
プットされファイルケースラベル6に一定の自動記入が
行われる形式も有用である。これらはこのシステムと装
置を用いる目的によって適宜採用することが望ましい。 【００３５】図２には、書類を収納したファイルケース
13がファイルケースキャビネット（以下キャビネットと
称する）14の任意の位置に収納され保管される場合を示
す。 【００３６】ファイルケースには図１の場合と同様に識
別用素子15が装着されている。 【００３７】図１の場合と同様に、書類のファイルケー
スへの収納に先立って、当該書類の識別番号に従って管
理名称等をPC16の画面上で識別番号を付した登録ラベル
17に、18に示すように書類名称等必要事項と共に記入・
登録する。PCは当該キャビネットに隣接していてもよ
く、離れていてもよい。 【００３８】上記登録を行うことによってファイルケー
ス13が使用可能となり、当該書類を入れてキャビネット
に保管可能となる。 【００３９】当該キャビネットはPCと外部電源によりコ
ネクター20を通して電力を供給され、その電力は電力供
給ライン21を通してファイルケース1の素子15に供給さ
れる。 【００４０】保管した書類は一覧表の形でPC16上で管理
される。当該一覧表は必要に応じて収納日付順、内容
別、類似タイトル別、所有者別、関係者別等の整理され
た表示が可能である。また同様に上記のごとき分類にし
たがって適宜まとめて画面上のホルダーに仕分けするこ
とも可能である。 【００４１】当該書類を保管後に取り出し等必要とする
場合には、PC16の画面上で当該書類を検索し、該当する
登録ラベル17をクリックすることにより、当該ファイル
ケース上の素子15の表示ランプ等が点灯し当該ファイル
ケースの位置を知らせる。識別の方法は点灯に限らず容
易に識別できる方法であれば如何なる方法でも差し支え
ない。 【００４２】当該書類またはファイルケースをキャビネ
ットから持ち出す場合には、PC16の登録ラベルに18に示
すような持ち出し者等必要事項を記入する。この操作を
行わずにファイルケースの取出しを行うとキャビネット
から警報等が発生する仕組みとなっている。 【００４３】持ち出し等を行った後、再び収納を行う場
合にもPC16の登録ラベル17に18のごとき所定の事項を記
入もしくは消去することによって、キャビネットへの再
収納が可能となる。 【００４４】ファイルケースのキャビネットへの収納な
らびに持ち出し後の再収納のキャビネット内の位置は任
意であり、またファイルケースの持ち出し後のキャビネ
ットの空いている場所はそのまま放置してもよく、また
順次ファイルケースを移動して詰めてもよい。この際電
力供給ライン21からファイルケース上の素子への電力供
給はファイルケースの位置にかかわりなく行われるよう
にスライド方式の電力供給ラインとするように設計・製
作されている。 【００４５】図３および図４に書類等の収納ファイルケ
ースがPCの画面上の指示により自動的にせり出し、取り
出し容易になる場合を示す。 【００４６】書類等を収納したファイルケース22はファ
イルキャビネット23に図２に示した場合と同様の方法で
収納・保管・管理する。 【００４７】ファイルキャビネット23内のファイルケー
ス22に収納された書類等を必要とする場合には、当該フ
ァイルケースをPC画面上で一覧表から検索し、画面上で
指示を与えることにより、図２に示した仕組みと同様に
当該ファイルケースに装着された素子24が応答する。当
該素子の応答に伴い当該ファイルケースの背後のせり出
し用治具26が駆動し、当該ファイルケースを押し出し
て、当該ファイルを取り出し容易な状態にする。 【００４８】詳しく述べれば、PCの指示により当該ファ
イルケース上の素子24（図４の35、以下同様）が応答
し、ピン収納ケース27（37）から当該ファイルケースに
該当する位置のピン28（39）が降下し回転ロッド29（4
0）に空けてあるピン孔に収まり、ロッドの当該ファイ
ルケースに対応する位置にあるカム30（41）をロッドに
固定する。（その他のケースに対応する位置にあるカム
はピンが挿入されていないためロッドの動きに空回りす
るようになっている。）次いでロッド29（40）が適当な
速度で回転を始めファイルケースせり出し用治具26（3
7）を支点31（42）を回転中心として押し出し、ファイ
ルケース22（33）がローラー25（36）の上を滑り出し、
受け板32（43）の上に移動する。ロッドが一回転した後
ピンは電磁的に引き上げられピンホルダーに収納され、
カムはロッドの回転と切り離された状態に復する。 【００４９】ファイルケースに装着された素子へ電力供
給は、ローラー25（36）もしくは他の手段により、当該
ファイルケースと上記移動の間常時接触を保ち中断しな
いような仕組みになっている。 【００５０】必要があれば、上記取り出し容易な状態に
された収納ファイルケースはフック、バックル等の治具
により、搬送ケーブル、搬送ベルト、搬送シュート等の
設備を介して書類を必要としている場所へ移動させるこ
とも可能である。 【００５１】本発明に用いるファイルケース等の材質・
形状等は特に限定されるものではなく、上記実施形態に
記載されたような方式に応じて、軽量性、形状安定性、
堅牢性、素子装着容易性等の観点から適したものが適宜
選択される。また、実施形態の例示にあるような場合、
必要に応じてフッ素樹脂等の摩擦抵抗の少ない材質やコ
ーティング等が用いられる。 【００５２】PCの能力、仕様等に関しても、必要なソフ
トが搭載できる能力を有していればよく、特段に大容量
の特別なコンピューターは必要としない。また、家電シ
ステムの一部に組み込んでもよく、マイコンや携帯電子
機器を用いることができる。 【００５３】ファイルの駆動方法に関しては、電動ロッ
ドカム方式、傾斜方式等種々考えられ、特定する必要は
ないが、一般家庭用等を対象とするので、できるだけ電
力等のエネルギーコストの掛からない方式が望ましい。 【００５４】 【発明の効果】本発明は、一般家庭や事務所等において
も適用可能な、汎用性のある簡便な、書類・書類ファイ
ル・資料・装置・器具・製品・商品・材料・資材・美術
品・玩具・容器・衣類・試料・車両等の移動体・食物・
生物・人等一定期間保管等の管理の対象となる物品・生
物等（以下書類等と称す）を保管・管理するためのシス
テムおよびその装置を提供するものであり、（１）上記
物品等の保管・管理に要する労力・時間が格段に軽減さ
れる、（２）保管・管理している物品等を必要に応じて
探し出す労力・時間が激減する、（３）保管・管理して
いる物品等の紛失防止・検知・発見が容易になる、
（４）特別な大型コンピューターや大型の装置を必要と
せず、一般家庭で用いるものと同様のPC等や一般的な家
具と同等のスペースや初期投資で十分であり、（５）電
力等のエネルギーコストも安く、（６）生産現場等での
資材管理等にも使え、（７）生物や子供・老人等、人の
管理・安全管理対応等への応用も可能であるなど、広い
分野にわたる経済的・精神的な利点は多大である。

【図面の簡単な説明】 【図１】位置識別容易な書類の管理方法（保管区域内任
意位置保管の場合） 【図２】位置識別容易な書類の管理方法（キャビネット
内任意位置収納保管の場合） 【図３】キャビネット内ファイルケースのせり出し方法
および装置（ファイル格納状態断面図） 【図４】キャビネット内ファイルケースのせり出し方法
および装置（ファイルせり出し状態断面図） 【符号の説明】 1：書類収納用ファイルケース 2：識別用素子 3：保管区域 4：パソコン 5：書類登録ラベル 6：登録ラベル記入欄 7：探索機器 8：コネクター 9：探索用信号 10：素子からの応答信号 11：保管区域出入り口 12：センサー或いは検出器 13：書類収納用ファイルケース 14：ファイルケースキャビネット 15：識別素子 16：パソコン 17：書類登録ラベル 18：登録ラベル記入欄 19：コンピューターから素子への発信信号 20：電源コネクター 21：電力供給ライン 22：書類等収納用ファイルケース 23：ファイルケースキャビネット 24：ファイルケース上の識別素子 25：ローラー 26：ファイルケースせり出し治具 27：ピンホルダー 28：カム固定ピン 29：回転ロッド 30：ファイルケースせり出し用カム 31：ファイルケースせり出し治具支点 32：ファイルケース受け板 33：書類等収納用ファイルケース 34：ファイルケースキャビネット 35：識別素子 36：ローラー 37：ファイルケースせり出し治具 38：ピンホルダー 39：カム固定ピン 40：回転ロッド 41：ファイルケースせり出し用カム 42：ファイルケースせり出し治具支点 43：ファイルケース受け板

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 【請求項１】 書類・書類ファイル・資料・装置・器具
   ・製品・商品・材料・資材・美術品・玩具・容器・衣類
   ・試料・車両等の移動体・食物・生物・人等一定期間保
   管等の管理の対象となる物品・生物等を、識別番号等自
   己認証情報を記憶しかつ外部からの発信によって起動も
   しくは駆動し当該発信に応答する素子を直接これら物品
   ・生物等に付しもしくはこれら物品・生物等の収納容器
   等に付して、一定空間の管理区域内の任意の場所に管理
   し、当該物品・生物等をコンピューター等の画面上の管
   理・登録ラベルに当該物品・生物等の管理名称、識別番
   号等自己認証情報、管理区域および管理者名等必要事項
   を記入・登録することにより管理し、必要に応じて当該
   コンピューター等の画面上の操作により電気的、光学的
   もしくは電磁波的システムを介して可動接触的もしくは
   非接触的に当該物品・生物等もしくはその容器等に付し
   た素子に発信し、当該素子がその発信に応答して起動も
   しくは駆動して光、音波、電波等の信号を発しもしくは
   当該物品やその容器が移動・振動等を起こしたりするこ
   とによりその位置を特定識別せしめることを特徴とする
   汎用性のある簡便な物品・生物等の管理方法。