JP2003241931A - 文書管理プログラムおよび文書管理方法 - Google Patents

文書管理プログラムおよび文書管理方法

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Abstract

(57)【要約】 【課題】 容易な操作で所望の印刷が可能な文書管理シ
ステムを提供する。 【解決手段】 ファイル表示部1には、ファイルを示す
サムネイル3aが表示される。ユーザがポインティング
デバイスにより、表示されたプリンタアイコン2上にサ
ムネイル3aをドラッグすると、予めプリンタアイコン
2に登録されている印刷設定の一覧4が表示される。ユ
ーザはさらに印刷設定の一覧4から所望の印刷設定を選
択し、ドラッグ中のサムネイル3aを所望の印刷設定の
上にドラッグし、ドロップする。以上の操作で、所望の
印刷設定でサムネイル3aで示されるファイルを印刷す
ることが可能となる。

Description

【発明の詳細な説明】
【0001】
【発明の属する技術分野】この発明は文書管理プログラ
ムおよび文書管理方法に関し、特にユーザが簡単な操作
で印刷の設定を行ない、その設定で印刷を行なうことが
できる文書管理プログラムおよび文書管理方法に関す
る。
【0002】
【従来の技術】従来より、複数の文書を容易に管理する
ための文書管理システムが知られている。
【0003】文書管理システム上で印刷を行なうときに
は、ユーザは文書管理システム上に登録されたプリンタ
のアイコン上に、印刷したいファイルのアイコンをドラ
ッグ&ドロップしたり、登録された印刷設定ボタンを押
したりしていた。これにより、そのプリンタのデフォル
トの設定、またはユーザが登録した1つの任意の設定で
印刷が行なわれる。
【0004】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述し
た従来の文書管理システムの印刷方法においては、プリ
ンタのデフォルト設定、または1つの任意の印刷設定で
しか印刷を行なうことができないという問題があった。
すなわち、デフォルトの設定、または既に設定されてい
る1つの印刷設定以外の設定でユーザが印刷を望む場
合、その都度印刷設定を変更しなければならないのであ
る。
【0005】この発明は上述の問題点を解決するために
なされたものであり、容易な操作で所望の印刷設定を行
ない、その設定で印刷を行なうことができる文書管理プ
ログラムおよび文書管理方法を提供することを目的とし
ている。
【0006】
【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
この発明のある局面に従うと、文書管理プログラムは、
プリンタアイコンに対して、複数の印刷設定を登録する
登録ステップと、複数の印刷設定を一覧として表示する
表示ステップと、表示された複数の印刷設定の中から、
1つの印刷設定を選択する入力を受付ける受付ステップ
と、選択された印刷設定で印刷を行なうよう命令を出力
する出力ステップとをコンピュータに実行させる。
【0007】好ましくは表示ステップは、印刷の対象と
なるファイルがプリンタアイコン上にドラッグされたこ
とに応じて表示を行ない、受付ステップは、表示された
複数の印刷設定の1つにファイルがドロップされたこと
に基づいて、印刷設定を選択する入力を受付ける。
【0008】好ましくは表示ステップは、プリンタアイ
コンがユーザによって指示されたことに応じて表示を行
ない、受付ステップは、表示された複数の印刷設定の1
つがユーザによって指示されたことに基づいて、印刷設
定を選択する入力を受付ける。
【0009】この発明の他の局面に従うと、文書管理方
法は、プリンタアイコンに対して、複数の印刷設定を登
録する登録ステップと、複数の印刷設定を一覧として表
示する表示ステップと、表示された複数の印刷設定の中
から、1つの印刷設定を選択する入力を受付ける受付ス
テップと、選択された印刷設定で印刷を行なうよう命令
を出力する出力ステップとを備える。
【0010】この発明のさらに他の局面に従うと、文書
管理プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録
媒体は、プリンタアイコンに対して、複数の印刷設定を
登録する登録ステップと、複数の印刷設定を一覧として
表示する表示ステップと、表示された複数の印刷設定の
中から、1つの印刷設定を選択する入力を受付ける受付
ステップと、選択された印刷設定で印刷を行なうよう命
令を出力する出力ステップとをコンピュータに実行させ
る。
【0011】
【発明の実施の形態】[第1の実施の形態]図1は、本
発明の第1の実施の形態における文書管理システムの構
成を示す図である。
【0012】図を参照して、文書管理システムは、LA
Nなどのネットワークに接続されたMFP(Multi Func
tion Peripheral)100a〜100cと、サーバ20
0(またはルータ)と、クライアントコンピュータ(P
C)300a,300bとから構成される。
【0013】複数の文書の管理を行なう文書管理プログ
ラムは、MFP100a〜100c、サーバ200、お
よびPC300a,300bにインストールされ、ユー
ザは文書管理プログラムを用いてMFP100a〜10
0c内に蓄積された所望の文書の印刷を行なったり、P
C300a,300bやサーバ200に蓄積された複数
の文書の中から所望のものを選択してそれをネットワー
クNを介してMFP100a〜100cに送信し、そこ
で印刷を行なうことが可能である。
【0014】図2は、図1のMFP100a〜100c
の1つのハードウェア構成を示すブロック図である。図
を参照して、MFP100は、装置全体の制御を行なう
CPU101と、一般公衆回線に接続するためのモデム
103と、インターネットやLANに接続するためのL
ANカード105と、ユーザに対して必要な情報を表示
する表示部107と、ユーザから装置の動作に必要な情
報を入力するためのキーなどにより構成される入力部1
09と、画像データなどを蓄積するハードディスクドラ
イブ111と、プログラムなどを記憶するROM113
と、データを一時的に記憶するRAM115と、原稿を
読取るためのスキャナ117と、自動原稿送り装置であ
るADF119と、画像データのプリントを行なうプリ
ントエンジン121とを備えている。
【0015】図3は、クライアントコンピュータ300
a,300bの1つのハードウェア構成を示すブロック
図である。
【0016】図を参照して、クライアントコンピュータ
は、装置全体の制御を行なうCPU301と、表示部3
03と、LANに接続するためのLANカード305
と、キーボードやマウスなどにより構成される入力部3
07と、フレキシブルディスクドライブ309と、CD
−ROMドライブ311と、ハードディスクドライブ3
13と、ROM315と、RAM317とを備えてい
る。
【0017】フレキシブルディスクドライブ309によ
り、フレキシブルディスク(F1)に記録された画像デ
ータやプログラムなどを読取ることが可能であり、CD
−ROMドライブ311によりCD−ROM(C1)に
記録された画像データやプログラムを読取ることが可能
である。
【0018】図4は、図1のサーバ200の構成を示す
ブロック図である。図を参照して、サーバ200は、装
置全体の制御を行なうCPU201と、表示部203
と、マウスやキーボードなどにより構成される入力部2
05と、LANに接続するためのLANカード207
と、フレキシブルディスクドライブ209と、CD−R
OMドライブ211と、ハードディスクドライブ213
と、ROM215と、RAM217とを備えている。
【0019】図3のクライアントコンピュータと同様
に、フレキシブルディスクドライブ209により、フレ
キシブルディスク(F2)に記録された画像データやプ
ログラムを読取ることが可能であり、CD−ROMドラ
イブ211により、CD−ROM(C2)に記録された
画像データやプログラムを読取ることが可能である。
【0020】図5は、MFP100a,100cの表示
部107、クライアントコンピュータ300の表示部3
03、またはサーバ200の表示部203に表示される
文書管理システムの基本画面を示す図である。
【0021】図を参照して、文書管理システムの基本画
面には、ファイル表示部1が設けられており、ファイル
表示部1には記録されている文書ファイルなどのファイ
ルのサムネイル3a〜3dが表示される。また、ユーザ
はマウスなどの入力部109,307,205に含まれ
るポインティングデバイスを用いてサムネイルを選択す
ることが可能であり、選択されたサムネイルは他のサム
ネイルと異なる色で表示される(たとえばハッチングで
示されたサムネイル3a)。
【0022】また、文書管理システムの基本画面にはプ
リンタアイコン2が表示される。また、プリンタアイコ
ンは、登録されたプリンタごとに表示されるため、プリ
ンタアイコン2が示すプリンタとは異なるプリンタが登
録されている場合には、他のプリンタアイコン2aが表
示される。この場合、ユーザはプリンタアイコン2を選
択するか、プリンタアイコン2aを選択するかにより、
使用するプリンタを使い分けることが可能である。
【0023】図6は、図5のプリンタアイコン2を選択
し、特定の指示(たとえばマウスの右ボタンクリックな
ど)が行なわれたときに表示される印刷設定登録画面の
具体例を示す図である。
【0024】図を参照して、印刷設定登録画面6におい
ては、印刷設定名称(ここでは「設定1」)、用紙サイ
ズ(ここでは「A4」)、使用するトレイ(ここでは
「トレイ1」)、印刷品質(ここでは「600×600
dpi」)、カラー/モノクロの区分(ここでは「カラ
ー」)が表示される。ユーザは、印刷設定登録画面6の
内容を操作することで、プリンタアイコンに印刷設定を
登録することができる。また、図6に表示されている設
定以外にも、2up、4upなどの設定、ステープル、
両面印刷などの設定を当該画面で行なうようにしてもよ
い。
【0025】また、ここでは印刷設定名称として「設定
1」などの名称を付しているが、この名称をユーザが自
由に変更することができるようにしてもよい。たとえ
ば、ユーザが設定内容を思い出しやすい名称とすること
も可能である。
【0026】なお、ここでは印刷設定登録画面6によっ
て、設定1と設定2の2つの印刷設定がプリンタアイコ
ン2に対して登録されているものとする。
【0027】図7は、図5の文書管理システムの基本画
面においてユーザがサムネイル3aで示されるファイル
の印刷を、「設定1」で行ないたいときの処理の具体例
を示す図である。
【0028】このとき、ユーザはファイル表示部1に表
示されたサムネイル3aを、プリンタアイコン2上に重
ねるようにドラッグする。すると、予めプリンタアイコ
ン2に登録されている印刷設定の一覧(ここでは上述の
とおり「設定1」および「設定2」)が表示される。ユ
ーザは、この印刷設定の一覧4から所望の印刷設定を選
択し、ドラッグ中のファイルのサムネイル3aを所望の
印刷設定(ここでは「設定1」が表示されている部分)
上にドラッグし、そこでファイルのサムネイル3aをド
ロップする。以上の操作で、設定1で登録されている印
刷設定の内容で、また、プリンタアイコン2が示すプリ
ンタ(またはMFP)でサムネイル3aによって示され
るファイルの印刷が行なわれる。
【0029】図8は、第1の実施の形態における文書管
理システムのプリント処理を示すフローチャートであ
る。
【0030】図を参照して、ステップS101で文書管
理システムに対して使用するプリンタの登録が行なわれ
る。ステップS103において、プリンタが登録された
ことに基づいて、文書管理システムの基本画面(図5)
にプリンタアイコン2,2aが表示される。
【0031】ステップS105において、ユーザは図6
に示される印刷設定登録画面を表示させることで、プリ
ンタアイコンへ複数の印刷設定を登録する。ステップS
107において、ユーザは文書管理システム上で印刷を
行ないたいファイルを選択する。ステップS109で、
ユーザは所望のプリンタアイコン上へ選択したファイル
のサムネイル(またはアイコン)をドラッグする。
【0032】ステップS111において、ステップS1
05で登録された印刷設定の一覧がプリンタアイコン2
の付近に表示される。
【0033】ステップS113でユーザは一覧の中から
用いたい印刷設定を選択し、選択した印刷設定の表示の
上にファイルのサムネイル(またはアイコン)をドラッ
グおよびドロップする。これにより、ステップS115
で所望の印刷設定で選択されたファイルの印刷が行なわ
れる。
【0034】本実施の形態によると、1つのプリンタア
イコンに対し、予め使用されるであろう複数の印刷設定
が登録できる。これにより、ユーザは毎回の印刷設定を
行なう必要がなくなる。また、ファイルをプリンタアイ
コン上へドラッグすることで登録された印刷設定の一覧
が表示されるため、ユーザは容易に所望の印刷設定を選
択することができる。
【0035】また、その設定一覧に表示された所望の印
刷設定へファイルをドロップすることで印刷を実行する
ことができるため、ユーザは容易な操作で所望の印刷設
定で印刷を行なうことができる。
【0036】[第2の実施の形態]第2の実施の形態に
おける文書管理システムのハードウェア構成は、第1の
実施の形態におけるそれと同じであるためここでの説明
は繰返さない。また、第2の実施の形態における文書管
理システムにおいても、図5に示されるものと同様の基
本画面が表示される。
【0037】図9は、第2の実施の形態における文書管
理システムの基本画面におけるユーザの操作の具体例を
説明するための図である。
【0038】文書管理システムは、登録されたプリンタ
をプリンタアイコン2として画面に表示する。ユーザ
が、このプリンタアイコン2を選択し、指示が行なわれ
ると、図6に示される印刷設定登録画面が表示される。
ここでプリンタアイコン2に複数の印刷設定を登録する
ことができる点は、第1の実施の形態と同様である。
【0039】ユーザは、文書管理システムのファイル表
示部1に表示された所望のファイルのサムネイル(ここ
ではサムネイル3a)を入力部のポインティングデバイ
スで選択する。その後、ユーザがプリンタアイコン2を
入力部で指示(たとえばマウスのポインタをプリンタア
イコン2上に重ねるなど)すると、予めプリンタアイコ
ン2に登録されている印刷設定の一覧4が表示される。
ユーザは、ここでさらに印刷設定の一覧4から所望の印
刷設定(ここでは「設定1」であるものとする)を選択
し、それを指示(たとえばクリックなど)する。
【0040】以上の操作で、所望する印刷設定(ここで
は「設定1」)でサムネイル3aに示されるファイルを
印刷することが可能となる。
【0041】図10は、本発明の第2の実施の形態にお
ける文書管理システムで実行されるプリント処理を示す
フローチャートである。
【0042】図を参照して、ステップS201で、文書
管理システムへプリンタの登録が行なわれる。ステップ
S203で、登録されたプリンタがアイコンとして文書
管理システムの基本画面に表示される。
【0043】ステップS205において、ユーザは図6
に示される印刷設定登録画面を表示させることで、プリ
ンタアイコンへ印刷設定の登録を行なう。ステップS2
07で、ユーザはポインティングデバイスなどにより、
文書管理システム上のファイル表示部1に表示されたフ
ァイルから印刷を行ないたいファイルを選択する。
【0044】ステップS209で、ユーザはプリンタア
イコンを選択する。ステップS211で、ステップS2
05で登録された印刷設定の一覧が画面に表示される。
ステップS213で、ユーザは表示された一覧の中から
所望する印刷設定を選択し、選択した印刷設定を指示
(クリックなど)する。
【0045】これにより、ステップS215で、所望の
印刷設定で選択されたファイルの印刷が行なわれる。
【0046】本実施の形態によると、1つのプリンタア
イコンに対し、予め使用するであろう複数の印刷設定が
登録できる。これにより、ユーザは毎回の印刷設定を行
なう必要がない。また、プリンタアイコン上へマウスポ
インタなどを重ねることで登録された印刷設定の一覧を
表示させることができるため、ユーザは容易に所望の印
刷設定を選択することができる。また、その設定一覧に
表示された所望の印刷設定を指示(クリックなど)する
ことで印刷を実行することができるため、ユーザは容易
な操作で所望の印刷設定で印刷を行なうことができる。
【0047】なお、上述の実施の形態におけるフローチ
ャートの処理を実行するプログラムを提供することもで
きるし、そのプログラムをCD−ROM、フレキシブル
ディスク、ハードディスク、ROM、RAM、メモリカ
ードなどの記録媒体に記録してユーザに提供することに
してもよい。また、プログラムはインターネットなどの
通信回線を介して装置にダウンロードするようにしても
よい。
【0048】さらに、本発明の他の構成例として以下の
ものが挙げられる。プリンタアイコンに対して、複数の
印刷設定を登録する登録手段と、前記複数の印刷設定を
一覧として表示する表示手段と、前記表示された複数の
印刷設定の中から、1つの印刷設定を選択する入力を受
付ける受付手段と、前記選択された印刷設定で印刷を行
なうよう命令を出力する出力手段とを備えた、文書管理
装置。
【0049】今回開示された実施の形態はすべての点で
例示であって制限的なものではないと考えられるべきで
ある。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求
の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味お
よび範囲内でのすべての変更が含まれることが意図され
る。
【図面の簡単な説明】
【図1】 本発明の第1の実施の形態における文書管理
システムの構成を示す図である。
【図2】 MFPの回路構成を示すブロック図である。
【図3】 クライアントコンピュータの回路構成を示す
ブロック図である。
【図4】 サーバの回路構成を示すブロック図である。
【図5】 文書管理システムの基本画面を示す図であ
る。
【図6】 印刷設定登録画面の具体例を示す図である。
【図7】 第1の実施の形態におけるファイルの印刷手
順を説明するための図である。
【図8】 第1の実施の形態における文書管理システム
で実行される処理を示すフローチャートである。
【図9】 第2の実施の形態における文書管理システム
での操作を説明するための図である。
【図10】 第2の実施の形態における文書管理システ
ムでの処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
1 ファイル表示部、2,2a プリンタアイコン、3
a〜3d ファイルのサムネイル、4 設定一覧、5
設定の表示、6 印刷設定登録画面、100a〜100
c MFP、200 サーバ、300a,300b ク
ライアントコンピュータ。

Claims (5)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項1】 プリンタアイコンに対して、複数の印刷
    設定を登録する登録ステップと、 前記複数の印刷設定を一覧として表示する表示ステップ
    と、 前記表示された複数の印刷設定の中から、1つの印刷設
    定を選択する入力を受付ける受付ステップと、 前記選択された印刷設定で印刷を行なうよう命令を出力
    する出力ステップとをコンピュータに実行させる、文書
    管理プログラム。
  2. 【請求項2】 前記表示ステップは、印刷の対象となる
    ファイルが前記プリンタアイコン上にドラッグされたこ
    とに応じて表示を行ない、 前記受付ステップは、前記表示された複数の印刷設定の
    1つに前記ファイルがドロップされたことに基づいて、
    印刷設定を選択する入力を受付ける、請求項1に記載の
    文書管理プログラム。
  3. 【請求項3】 前記表示ステップは、前記プリンタアイ
    コンがユーザによって指示されたことに応じて表示を行
    ない、 前記受付ステップは、前記表示された複数の印刷設定の
    1つがユーザによって指示されたことに基づいて、印刷
    設定を選択する入力を受付ける、請求項1に記載の文書
    管理プログラム。
  4. 【請求項4】 プリンタアイコンに対して、複数の印刷
    設定を登録する登録ステップと、 前記複数の印刷設定を一覧として表示する表示ステップ
    と、 前記表示された複数の印刷設定の中から、1つの印刷設
    定を選択する入力を受付ける受付ステップと、 前記選択された印刷設定で印刷を行なうよう命令を出力
    する出力ステップとを備えた、文書管理方法。
  5. 【請求項5】 プリンタアイコンに対して、複数の印刷
    設定を登録する登録ステップと、 前記複数の印刷設定を一覧として表示する表示ステップ
    と、 前記表示された複数の印刷設定の中から、1つの印刷設
    定を選択する入力を受付ける受付ステップと、 前記選択された印刷設定で印刷を行なうよう命令を出力
    する出力ステップとをコンピュータに実行させる文書管
    理プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒
    体。
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