JP2003186985A - 出張支援システム及び装置並びにプログラム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】出張上必要な役務又は商品の手配と、円滑に役
務の提供又は商品の引渡しを支援し、さらに、その決済
を一元化して、精算事務を省力化できる出張支援システ
ム及び装置並びにプログラムを提供すること。 【解決手段】出張支援システムのセンタ装置に以下の処
理を行わせる。１．アクセスしてくる出張者に対して、
予め支給した記録媒体に出力してある出張者ＩＤによる
認証を行う処理。２．認証成功後、予約サイトを構成す
るサーバ装置において出張上必要な商品・役務の予約を
行わせる処理。３．前記サーバ装置から、予約受付内容
を受信して、前記出張者ＩＤと関連付けて記憶保持する
処理。４．業者から出張者ＩＤについての照会を受け
て、該出張者ＩＤに関する記憶保持内容を確認して予約
内容等を返信する処理。５．商品の引渡し・役務の提供
が完了した業者から、売上明細等を受け付けて、管理情
報を更新すると共に、課金情報を出力する処理。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、出張支援システム
及び装置並びにプログラムに関し、特に、出張に係る商
品・役務の手配と、その引渡し・提供並びに決済処理を
行うシステム及び装置並びにプログラムに関する。

【０００２】

【従来の技術】出張を行う従業員等（以下、出張者とい
う）が出張を行う場合、一般に、出張者が、予め出張申
請を行い、出張に必要な経費の仮払いを受けた後、必要
な交通機関や宿泊先の予約を行い、旅行会社の窓口、各
交通機関の発券窓口やホテルのフロント等で、その都
度、個別に費用を支払い、出張が終わった場合には、利
用交通機関や利用ホテルの領収書等を経理担当部署に提
出して出張精算を依頼する方式が採用されている。そし
て、経理担当者が、出張承認書や提出された領収書等を
突合・精査し、各支払いを精算することが行われてい
る。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、こうし
た従来の出張手配・精算業務には、次のような問題点が
存在した。第１の問題点は、利用したい交通機関の予約
や乗車券、搭乗券、乗船券、指定席券等（本明細書にお
いて、切符と総称する）の受け取りに要する事務負担が
大きいことである。出張者又はその秘書若しくは総務担
当者は、利用する交通機関の運行予定の確認、切符の購
入申込又は予約、該交通機関や旅行代理店の営業所等で
の切符の受領といった一連の処理を行わなければならな
い。特に、目的とする交通機関の営業所等が近郊に存在
しない地域においては、旅行代理店を利用する場合を除
き、目的とする切符を事前に受け取ることが困難な状況
にある。第２の問題点は、出張の際に必要となったタク
シー、レンタカー、食事や物品の調達等の手配が困難な
場合があることである。特に、土地勘のない出張先で
は、こうした手配のために、貴重な時間を費やさざるを
得ないことも多い。第３の問題点は、上記した出張特有
の煩雑さや非定型性から、出張者が、出張に係る費用の
全部又は一部を立て替えざるを得ない事態が避けられな
いことである。突発的に決定した出張では、経費の仮払
いをそもそも受け取ることができず、経費の仮払いを受
けた場合であっても、上記した現地費用の発生や、不測
の事態により追加の費用が生じることがある。また、こ
うした立替金の発生は、出張者の負担になるばかりでな
く、経理担当部署における精算事務の工数を増やすもの
でもあり、ひいては、精算事務の遅延をもたらす一因と
なっている。

【０００４】そこで、例えば、特開平１１−１４３９７
７号公報には、企業内のネットワークと旅行業者等のネ
ットワークを相互接続して、業務出張支援システムを構
成し、企業の出張者が、所定の出張情報を入力すると、
出張予定者の入力情報に基づいて適当な旅程を自動構成
し、前記旅程を含んだ出張申請書を作成し、企業側の承
認者が承認を行った後、前記旅程に基づいて前記旅行業
者等に各種手配を依頼可能とし、その後、自動決済処理
を可能とする業務出張支援システムが提案されている。
しかしながら、出張おいて、現地費用や不測の事態によ
る追加の費用が発生することが多々あり、この点から、
上記した公報記載のシステムは、現地における役務・商
品の手配やその代金の立て替えによる出張者並びに経理
担当者の負担の解消には、不向きである。

【０００５】従って、本発明が解決しようとする課題
は、出張上必要な役務又は商品の手配を分け隔てなく可
能とし、円滑に役務の提供又は商品の引渡しを受けるこ
とを可能とし、さらには、その決済を一元化して、精算
事務を省力化できる出張支援システム及び装置並びにプ
ログラムを提供することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】前記課題を解決するため
の手段を提供する本発明の第１の視点によれば、出張者
側の端末と、前記出張者の出張に関連する商品の販売・
役務の提供を行う業者側の端末と、前記業者が販売・提
供する商品・役務について予約処理を行うサーバ装置
と、出張に関連する情報を管理するセンタ装置と、を含
み、記録媒体に出力された前記出張者を一意に識別する
ための識別情報をなす出張者ＩＤによって、前記出張者
の出張に関連する予約の手配と、商品・役務の引渡し・
提供を支援する出張支援システムにおけるセンタ装置で
あって、アクセスしてくる前記出張者側の端末に対し
て、前記出張者に予め支給されている前記記録媒体に記
録された出張者ＩＤの送信を要求して、認証を行う手段
と、前記認証に成功した場合、前記出張者側の端末の操
作者をして、前記業者に対する予約処理を提供するサー
バ装置へのアクセスを行わせて、出張に関連する商品・
役務の予約を行わせる手段と、前記業者に対する予約処
理を提供するサーバ装置から、予約受付内容を受信する
手段と、前記予約受付内容と前記出張者ＩＤとを関連付
けて記憶保持する記憶部と、前記業者側の端末から前記
出張者ＩＤについての照会を受けた場合には、前記記憶
部に記憶保持された前記出張者ＩＤについての情報を確
認して、前記業者の端末に対して、前記予約された商品
・役務についての指示を送信する手段と、前記商品の引
渡し・役務の提供が完了した前記業者の端末から、前記
予約された商品の引渡し・役務の提供がなされた明細を
受け付けて、前記記憶部に記憶保持された情報を更新す
ると共に、少なくとも、課金情報を出力する手段と、を
備えたこと、を特徴とする、センタ装置が提供される。
また、商品・役務についての予約がない場合にも、出張
経費の立て替えを発生させない観点からは、前記センタ
装置に、前記出張者毎に使用可能な額の入力を受け付け
て、前記記憶部に記憶保持する手段と、前記業者側の端
末から前記出張者ＩＤについての照会を受けて、前記記
憶部に記憶保持された前記出張者ＩＤについての情報を
確認した場合に、前記出張者ＩＤが存在するが、対応す
る予約が確認できない場合であっても、前記業者に対し
て、前記使用可能な額の範囲で、代金の支払保証を行う
手段と、前記業者から、前記業者側の端末を介して、前
記商品の引渡し・役務の提供がなされた明細を受け付け
て、前記記憶部に記憶保持された情報を更新すると共
に、課金情報を出力する手段と、をさらに備えることが
好ましい。

【０００７】また、前記センタ装置に、予め定められた
間隔で、前記記憶部に記憶保持された、提供がなされた
商品の引渡し・役務の明細に基づいて、各出張者の属す
る団体毎に、請求する費用を集計すると共に、前記集計
結果とその明細を出力する手段、を備えることも好まし
い。

【０００８】また、より簡便な予約処理を実現する観点
からは、前記記憶部は、利用可能な業者についての予約
処理を提供するサーバ装置のアドレス情報と、前記業者
の営業所所在地情報とを含む業者情報を、記憶保持する
ものとすると共に、前記商品・役務の予約を行わせる手
段を、前記出張者側の端末操作者に対して、少なくと
も、出張目的地を問い合わせて、前記目的地に営業所を
有する業者情報を提供して、前記業者についての予約処
理を提供するサーバ装置へのアクセスを誘引するよう構
成することが好ましい。さらに、前記予約処理の対象
が、旅客運送業者についての予約である場合には、前記
記憶部は、利用可能な旅客運送業者についての予約処理
を提供するサーバ装置のアドレス情報を含む業者情報
と、さらに、旅客運送業者の提供する路線図情報と、運
行予定情報とを、記憶保持するものとすると共に、前記
商品・役務の予約を行わせる手段を、前記出張者側の端
末操作者に対して、出張経路と出張日程とを問い合わせ
て、前記出張経路と出張日程に応じた業者情報を提供し
て、前記旅客運送業者についての予約処理を提供するサ
ーバ装置へのアクセスを誘引するものと構成することが
好ましい。

【０００９】また、前記記憶部は、各業者についての商
品・役務の種類を区分けしてなる区分情報を、さらに、
記憶保持するものとして、前記商品・役務の予約を行わ
せる手段は、前記出張者側の端末操作者に対して、前記
区分情報で区分けされた商品・役務毎に、予約を行わせ
るものと構成することが好ましい。

【００１０】また、前記各センタ装置は、出張者により
予約がなされた業者から、前記出張者ＩＤについての照
会を受けた場合において、前記記憶部に記憶保持された
予約内容に、商品の引渡し地・役務の提供地に関する情
報が含まれている場合には、前記商品の引渡し地・役務
の提供地を含んだ指示を、前記業者に対して与えること
で、切符類の車内引渡し等を可能とするよう構成しても
よい。

【００１１】また、本発明の第２の視点によれば、前記
センタ装置を構成するコンピュータに実行させるプログ
ラムが提供される。

【００１２】また、本発明の第３の視点によれば、前記
各センタ装置と、出張者側の端末と、前記出張者の出張
に関連する商品の販売・役務の提供を行う業者側の端末
と、前記業者が販売・提供する商品・役務について予約
処理を行うサーバ装置と、を含んだ出張支援システムが
提供される。より好ましくは、前記出張者側の端末並び
に業者側の端末は、移動体端末を含むものとする。

【００１３】また、本発明の第４の視点によれば、前記
各センタ装置にアクセス可能な端末であって、前記記録
媒体として使用されるカード媒体を読み出す手段を備え
て、前記センタ装置によって行われる出張者ＩＤによる
認証処理は、前記カード媒体に記憶保持された出張者Ｉ
Ｄを送信することによって行われること、を特徴とする
端末が提供される。

【００１４】

【発明の実施の形態】続いて、本発明の一実施の形態に
ついて図面を参照して説明する。本発明の出張支援シス
テムは、その好ましい一実施の形態において、出張者側
の端末（図１の１０）と、出張者の出張に関連する商品
の販売・役務の提供を行う業者側の端末（図１の２０）
と、業者が販売・提供する商品・役務について予約処理
を行うサーバ装置（図１の３０）と、出張に関連する情
報を管理するセンタ装置（図１の４０）とをネットワー
ク（図１の５０）に接続して構成される。

【００１５】上記したシステム構成において、センタ装
置（図１の４０）は、アクセスしてくる出張者側の端末
（図１の１０）に対して、前記出張者に予め支給されて
いる前記記録媒体に記録された出張者ＩＤの送信を要求
して、認証を行う手段と、前記認証に成功した場合、前
記出張者側の端末の操作者をして、前記業者に対する予
約処理を提供するサーバ装置（図１の３０）へのアクセ
スを行わせて、出張に関連する商品・役務の予約を行わ
せる手段と、前記業者に対する予約処理を提供するサー
バ装置（図１の３０）から、予約受付内容を受信する手
段と、前記予約受付内容と前記出張者ＩＤとを関連付け
て記憶保持する記憶部（図１の４１）と、業者側の端末
（図１の２０）から前記出張者ＩＤについての照会を受
けた場合には、記憶部（図１の４１）に記憶保持された
前記出張者ＩＤについての情報を確認して、業者の端末
（図１の２０）に対して、前記予約された商品・役務に
ついての指示を送信する手段と、前記商品の引渡し・役
務の提供が完了した業者の端末（図１の２０）から、前
記予約された商品の引渡し・役務の提供がなされた明細
を受け付けて、記憶部（図１の４１）に記憶保持された
情報を更新すると共に、少なくとも、課金情報を出力す
る手段と、を備えて、記録媒体に出力された前記出張者
を一意に識別するための識別情報をなす出張者ＩＤによ
って、前記出張者の出張に関連する予約の手配と、商品
・役務の引渡し・提供を支援する。

【００１６】以下、上記した出張支援システムにより提
供される、出張に関連する商品・役務の予約機能と、出
張上必要となった商品の引渡し・役務の提供を支援する
機能と、前記出張に係る費用の課金管理機能について説
明する。

【００１７】出張に関連する商品・役務の予約機能は、
以下の処理手順によって実現される。まず、出張者が在
社中、出張中を問わず、出張者側の端末（図１の１０）
を用いて、センタ装置（図１の４０）に対して、アクセ
スすると、センタ装置（図１の４０）は、出張者側の端
末（図１の１０）に対して、前記出張者ＩＤの入力を要
求する。これに応じて、出張者側の端末（図１の１０）
において、予め出張者に支給された記録媒体に記録され
た出張者ＩＤが入力され、送信が行われると、センタ装
置（図１の４０）は、前記出張者ＩＤが、正当なもので
あるか否かを確認して認証する。ここで、正当な出張者
ＩＤが送信された場合には、出張者側の端末（図１の１
０）に対して、予約を行う商品・役務の選択を要求す
る。例えば、所望の出張経路を実現する交通手段の予約
をしたい旨の選択がなされた場合には、出張者側の端末
（図１の１０）に対して、予め設置されている予約処理
を行うサーバ装置（図１の３０）により構成される、鉄
道、バス、船舶、航空機等の予約サイトへのＵＲＬ（Ｕ
ｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）を
提供する。また、例えば、出張中の宿泊先の予約をした
い旨の選択がなされた場合には、予め設置されているサ
ーバ装置（図１の３０）により構成される、ホテル、旅
館の予約サイトへのＵＲＬを提供する。前記予約処理を
行うサーバ装置（図１の３０）と出張者側の端末（図１
の１０）の間において、予約処理が完了すると、出張者
側の端末（図１の１０）に加え、センタ装置（図１の４
０）に対しても、前記予約内容が通知され、センタ装置
（図１の４０）は、前記予約内容を記憶部（図１の４
１）に、前記出張者ＩＤと関連付けて記憶保持する。こ
のようにして、出張者が出張中に必要となる商品や役務
の予約をすることで、その内容を、センタ装置（図１の
４０）に対して、照会可能な状態が実現される。

【００１８】出張上必要となった商品の引渡し・役務の
提供を支援する機能は、以下の処理手順によって実現さ
れる。まず出張者は、予約をなした商品の引渡し・役務
の提供を受けたい場合には、前記商品の引渡し・役務の
提供を行う店舗等にて、出張者ＩＤを提示して、予約し
た商品の引渡し・役務の提供を受けたい旨を表示する。
前記出張者ＩＤに提示を受けた業者側は、前記出張者Ｉ
Ｄを読み取って、センタ装置（図１の４０）に対して送
信する。これを受けたセンタ装置（図１の４０）は、前
記出張者ＩＤについての予約内容を記憶部（図１の４
１）から検索し、アクセスしてきた業者側の端末（図１
の２０）に応じた予約内容を取り出して、該予約内容を
応答する。前記応答を受けた業者側の端末（図１の２
０）は、前記応答に基づいて、出張者から要求された商
品の引渡し・役務の提供の実行を行うこととなる。例え
ば、業者側の端末（図１の２０）が、券売所・発券カウ
ンター等に設置する発券手段付端末として構成されてい
る場合には、切符類について予約をしておくことで、出
張先の券売所・発券カウンターで、速やかに所望の切符
類を受け取ることが可能となる。上記処理の結果、商品
の引渡し・役務の提供が完了した場合には、業者側の端
末（図１の２０）は、その旨をセンタ装置（図１の４
０）に送信し、センタ装置（図１の４０）は、記憶部
（図１の４１）の前記予約を管理するための管理情報を
更新する。

【００１９】また、予約をしていない場合には、上記し
た出張支援システムは、以下の処理手順によって、商品
の引渡し・役務の提供を支援する機能を実現する。まず
出張者は、所望の商品の引渡し・役務の提供を行う店舗
等にて、出張者ＩＤを提示して、予約した商品の引渡し
・役務の提供を受けたい旨を表示する。例えば、業者側
の端末（図１の２０）に前記出張者ＩＤを記録した記録
媒体を読み込ませて、所定の釦等の操作手段を押下する
と、業者側の端末（図１の２０）から、センタ装置（図
１の４０）に対して、前記出張者ＩＤについての予約内
容の照会がなされる。これを受けたセンタ装置（図１の
４０）は、記憶部（図１の４１）から、前記出張者ＩＤ
についての予約内容が検索できなかった場合であって
も、前記出張者ＩＤについての支払保証額を検索し、ア
クセスしてきた業者側の端末（図１の２０）に対して、
該支払保証額を応答する。前記応答を受けた業者側の端
末（図１の２０）は、前記支払保証額に基づいて、出張
者から要求された商品の引渡し・役務の提供の実行を行
うこととなる。例えば、業者側の端末（図１の２０）
が、券売所・発券カウンター等に設置する発券手段付端
末として構成されている場合には、前記支払保証額を超
えない切符類に限り、出張先の券売所・発券カウンター
で、速やかに所望の切符類を受け取ることが可能とな
る。上記処理の結果として、商品の引渡し・役務の提供
が完了した場合には、業者側の端末（図１の２０）は、
引渡しないし提供を行った商品・役務の明細をセンタ装
置（図１の４０）に送信し、センタ装置（図１の４０）
は、記憶部（図１の４１）の支払保証額情報等を更新す
る。

【００２０】前記出張に係る費用の課金管理機能は、上
記のように商品の引渡し・役務の提供が行われる毎に、
業者側の端末（図１の２０）から送信される内容（引渡
し・提供がなされた商品・役務の明細）が、センタ装置
（図１の４０）により、課金情報として出力されること
によって、実現される。前記課金情報は、その都度紙媒
体、磁気媒体等に出力するものとして、出張者の属する
団体への請求書等として用いてもよいが、予め定められ
た間、記憶部（図１の４１）等の記憶手段に記憶保持す
るよう出力して、所望の期間の出張費用をまとめて請求
することとしてもよい。例えば、出張者の属する団体の
支払い請求締切日前に前月の該団体の出張者の出張経費
を集計して、まとめて請求する等の運用を行ってもよ
い。爾後、出張者の属する団体の経理担当者は、前記請
求明細として出力された課金情報と、個々の出張者の出
張伺い書ないし出張報告書等を照合し、センタ装置（図
１の４０）側から送られた請求書等に対する支払いの確
認を行う。上記したとおり、本出張支援システムを用い
て行う出張には、出張経費の立て替えが、原則として生
じないこととなっているので、出張者の立て替え負担が
ないばかりでなく、出張者の属する団体の経理担当者の
事務負担も著しく軽減されるものとなっている。

【００２１】

【実施例】続いて、本発明の一実施例について、図面を
参照して詳細に説明する。図１は本発明出張手配一括自
動決済管理システムの全体構成を示す概略図である。図
１を参照すると、本実施例のシステム構成は、出張者側
の端末１０と、出張者の出張に関連する商品の販売・役
務の提供を行う業者側の端末２０と、前記業者が販売・
提供する商品・役務について予約処理を行うサーバ装置
３０と、出張に関連する情報を管理するセンタ装置４０
と、と含み、それぞれがインターネット５０に接続され
ている。

【００２２】出張者側の端末１０は、特に限定するもの
ではないが、パーソナル・コンピュータ（ＰＣ；Ｐｅｒ
ｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏ
ｎａｌ Ｄｉｇｉｔａｌ Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）、携帯
電話機等の情報処理端末である。さらに、出張者側の端
末１０は、ブラウザを備えて、サーバ装置３０、センタ
装置４０に、アクセスできるものとなっている。もちろ
ん、出張者ＩＤによるアクセス権限が与えられている者
であれば、ブラウザを備えた所望の端末を用いて、出張
者側の端末１０として、利用することが可能である。

【００２３】業者側の端末２０は、特に限定するもので
はないが、パーソナル・コンピュータ（ＰＣ；Ｐｅｒｓ
ｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）、ＰＤＡ、携帯電話機等
の情報処理端末、或いは、発券手段や商品引渡し手段が
備えられた端末装置である。もちろん、センタ装置４０
の管理者によりアクセス権限が与えられている業者であ
れば、ブラウザを備えた所望の端末を用いて、業者側の
端末２０として、利用することが可能である。例示すれ
ば、本システムに参画する鉄道会社、バス会社、航空会
社等の旅客運送業者、ホテル業等の宿泊施設提供業者の
営業所又はフロントに置かれた端末、端末機能付券売
機、或いは、前記各業者の従業員が携帯する端末であ
る。また、この他にも、タクシー会社、レンタカー会
社、レストラン等の飲食物の提供業者、宅配業者、百貨
店・スーパーマーケット・コンビニエンスストア・駅売
店等の小売業者等、本システムに参画する業者の営業所
又はフロントに置かれた端末、或いは、前記各業者の従
業員が携帯する端末も含まれる。

【００２４】前記業者が販売・提供する商品・役務につ
いて予約処理を行うサーバ装置３０は、インターネット
５０上に置かれた旅客運送会社各社、宿泊施設提供業
者、飲食物の提供業者、レンタカー会社、小売業者等の
予約受付サイトを構成するサーバである。サーバ装置３
０は、出張者ＩＤを入力した者からの予約を受け付ける
と、本システムの利用者と判定して、センタ装置４０に
対して予約受付内容を送信する手段を備えている。ま
た、サーバ装置３０は、空席情報、空室情報、混雑状況
等の付帯情報を提供できるよう構成してもよい。

【００２５】出張に関連する情報を管理するセンタ装置
４０は、データベース等で構成された記憶部４１を備
え、出張者側の端末１０並びに業者側の端末２０からの
アクセスを受け付けて、記憶部４１への照会、登録等を
行うサーバである。記憶部４１には、本システムを利用
できる出張者の属性情報（出張者ＩＤ、所属企業コー
ド、所属部署、氏名、連絡先等）を含む出張者情報、出
張者が予約をなしたサーバ装置３０から送信される予約
受付内容（出張者ＩＤ、予約番号、予約日時、参画業者
コード、オプション情報）を格納する予約情報、業者側
の端末２０から商品の引渡し・役務の提供に関する管理
情報（切符類の引渡しの完了有無等）、課金情報（参画
業者コード、参画業者のへの支払い金額・明細、参画業
者コード、出張者の属する企業等への請求額・明細等）
が格納され、出張者ＩＤ、参画業者コード、所属企業コ
ード等により、予め定めら得た権限に応じて照会できる
よう構成されている。さらに、記憶部４１には、本シス
テムに参画する業者の予約サーバのＵＲＬ、前記業者の
営業所所在地情報、業種区分コード等を含む業者情報、
旅客運送業者のサービスエリアを示す路線図情報と、運
行予定情報とが、記憶保持されている。

【００２６】続いて、本実施例の作用について、図面を
参照して詳細に説明する。図２は、出張者が、本システ
ムを利用して、予約を行うまでの流れの一例を示すフロ
ーチャートである。

【００２７】図２を参照すると、まず、出張の承認を受
けた出張者の操作を受けた出張者側の端末１０が、セン
タ装置にアクセスすると、センタ装置４０は、出張者Ｉ
Ｄの入力を要求する（ステップＳ００１）。ここで、出
張者の操作を受けた出張者側の端末１０は、予め支給さ
れている記憶媒体（本システムへのアクセス専用カード
や社員カード）に記録された出張者ＩＤを送信する（ス
テップＳ００２）。正当な出張者ＩＤが送信された場
合、センタ装置４０は、出張者に対して、記憶部４１か
ら前記出張者ＩＤに対応する出張者の属性情報を取得す
ると共に、出張経路や出張日程を問い合わせる（ステッ
プＳ００３）。出張者の操作を受けた出張者側の端末１
０から前記各情報の入力・送信がなされると（ステップ
Ｓ００４）、センタ装置４０は、記憶部４１の路線図情
報、日程情報、業者情報を検索して、前記出張経路を実
現するための推奨経路や交通手段の表示と共に、関連す
る旅客運送会社や宿泊施設提供業者の予約サイト一覧を
表示する（ステップＳ００５）。続いて、出張者が、前
記予約サイト一覧を参照して、所望のサーバ装置３０に
アクセスし（ステップＳ００６）、該サーバ装置３０が
構成する予約サイトにおいて、予約処理を行うこととな
る（ステップＳ００７）。ここで、サーバ装置３０にお
いて、出張者により予約申込が完了すると、サーバ装置
３０は、出張者側の端末１０に対して予約の受付内容を
送信して正常に予約受付処理が完了した旨を送信する
が、サーバ装置３０は、予約時に出張者ＩＤが入力され
ている場合には、センタ装置４０に対しても、前記予約
の受付内容を送信する（ステップＳ００８）。前記予約
受付内容を受信したセンタ装置４０は、前記予約受付内
容を記憶部４１に予約情報として格納する（ステップＳ
００９）。

【００２８】図３は、出張者が、本システムを利用し
て、出張時に商品の引渡し・役務の提供を受け取る流れ
の一例を示すフローチャートである。図３を参照する
と、出張者が出張の際に、前記予約した商品・役務の引
渡し・提供を受ける場合、出張者が、前記出張者ＩＤが
記録された記憶媒体を業者に対して提示すると、業者の
従業員等が業者側の端末２０を介して、センタ装置４０
にアクセスして、前記出張者ＩＤについて、予約内容を
照会する（ステップＳ０１０）。前記照会を受けたセン
タ装置４０は、前記出張者ＩＤをキーとして、記憶部４
１の予約情報を検索し、前記照会をなした業者における
予約情報を送信する（ステップＳ０１１）。ここで、正
しく予約がなされている場合には、前記業者は、予約が
なされた商品の引渡し・役務の提供を行うこととなる
（ステップＳ０１２）。商品の引渡し・役務の提供が完
了した後、前記業者は、業者側の端末２０を介して、商
品の引渡し・役務の提供がなされた明細と前記明細に基
づいた請求額をセンタ装置４０に対して送信し（ステッ
プＳ０１３）、センタ装置４０は、前記各情報を記憶部
４１に記憶保持させる（ステップＳ０１４）。

【００２９】このようにして、出張者は、なんら費用を
立て替えることなく、出張の予約を行い、出張先での商
品の引渡し並びに役務の提供を受け取ることが可能とな
る。

【００３０】また、予約の対象が切符類等、あるいは、
商品である場合には、次のような運用が可能となる。上
記ステップＳ００７（サーバ装置３０での予約）におい
て、出張者が、サーバ装置３０にて構成される鉄道会社
の予約サイトが切符類の引渡し場所の指定可能とする場
合に、前記引渡し場所を「車内（乗務員手渡し）」と指
定する。鉄道会社では、特定の列車の出発前等の予め定
められた間隔で、予約がなされた切符類を発券してお
き、当該列車の乗務員に所持させておく。前記乗務員が
切符を確認する際に、前記出張者から出張者ＩＤが記録
された記録媒体の提示がなされた場合には、前記乗務員
が、その所持する携帯端末を業者側の端末２０として用
いて、センタ装置４０にアクセスして、前記出張者ＩＤ
について、予約内容を照会した後、前記切符類の受け渡
しを行うことが可能となる。爾後、前記乗務員は、引渡
した切符類の明細をセンタ装置４０に送信し、記録部４
１に記憶保持された情報の更新を行うことで、上記した
営業所や窓口と同等の処理がなされることとなる。この
ような運用は、前記切符類の受取りを予め済ませておく
ことが困難な出張者にとって、簡便に交通機関を利用す
るための一手段として、有用である。

【００３１】また、本システムは、商品・役務の性質
上、或いは、業者の経営方針上、予約をすることができ
ない、或いは、予約することが好ましくない商品や役務
についても利用可能である。例えば、出張者毎、出張者
の所属する企業等毎、出張先、出張期間、若しくは、こ
れらの組み合わせに応じた支払い保証額を定めておき、
前記出張者情報と共に記憶部４１に登録しておく。出張
者は、出張先にて、予約をしていない商品・役務等の受
けることが、出張目的上必要となった場合に、利用した
い業者の営業所、窓口等において、前記出張者ＩＤが記
録された記録媒体を提示し、前記業者が、業者側の端末
２０から、センタ装置４０にアクセスして、前記支払保
証額を照会し、その額の範囲で、商品を引き渡し、或い
は、役務を提供する。爾後、前記業者は、前記出張者か
ら料金を徴収する代わりに、センタ装置４０にアクセス
して、請求明細を送信し、記憶部４１の管理情報並びに
課金情報を更新させる。そして、前記料金は、センタ装
置４０の管理者等により立て替えられ、センタ装置４０
の管理者等が、前記料金相当額を前記出張者の属する企
業等に請求する。

【００３２】図４は、本システムを用いた出張を行った
後の精算処理の流れの一例を示すフローチャートであ
る。図４を参照すると、まず、センタ装置４０が、出張
者の属する企業等毎に定められた請求締切日が到来した
場合に、前記企業の企業コードをキーとして、記憶部４
１に記憶保持された課金情報を抽出し、所属部署等によ
り適宜階層化する等して集計を行った後、請求書並びに
請求明細を出力する（ステップＳ１０１）。所望の手段
により、前記請求締切日が到来した企業に対して、前記
請求書並びに請求明細が送られる（ステップＳ１０
２）。続いて、前記企業の経理担当者は、出張者側の端
末１０より、センタ装置４０にアクセスし、出張者から
の報告と、前記請求明細とを照合し、前記請求額が妥当
なものであるか否かを調査する（ステップＳ１０３）。
請求内容に、誤りがない場合には、センタ装置４０に対
して、前記企業の経理担当者は、出張者側の端末１０よ
り、確認が完了した旨を送信し（ステップＳ１０４）、
請求内容に疑義がある場合には、センタ装置４０に対し
て、疑義項目についての、詳細情報の提供を依頼し（ス
テップＳ１０５）、又は、請求内容の調査及び再集計を
依頼する（ステップＳ１０６）。

【００３３】上記のとおり、本発明によれば、出張経費
の請求が所望の時期に一本化されて出力され、さらに、
その内容の確認も、出張者からの報告等との突合を行う
ことのみで、完了することが可能となる。また、疑義が
生じた場合であっても、上記のステップＳ１０５に示し
たとおり、詳細情報をセンタ装置４０から取り寄せて、
予約の有無、切符類の引渡し日時、商品の引渡し役務の
提供の日時を確認することで、その精査を容易に行うこ
とが可能となる。即ち、従来のように、不定期に出張精
算が集中する事態が回避され、さらに、伝票一件毎に、
経路・内容の妥当性、立て替えの有無等を精査する作業
が廃されることとなる。

【００３４】なお、上記した実施例では、センタ装置４
０の記憶部４１に、予め出張者に関する出張者情報が記
憶保持されているものとして説明したが、出張者が、初
回のアクセスを行う毎に、前記出張者情報を記憶部４１
に登録させる方式を採用してもよい。この場合には、出
張者ＩＤを記録した記憶媒体を数人で共有する等して、
各人に出張者ＩＤ及び記憶媒体を支給しなくとも、本シ
ステムを利用することが可能となる。

【００３５】また、上記した実施例では、出張者ＩＤを
記録した記憶媒体として、本システムを利用するための
専用カード又は社員カードを利用することとして説明し
たが、加入者識別モジュールカード（ＳＩＭカード；Ｓ
ｕｂｓｃｒｉｂｅｒ ｉｄｅｎｔｉｔｙ Ｍｏｄｕｌｅ
Ｃａｒｄ）、ユーザ識別モジュールカード（ＵＩＭカ
ード；Ｕｓｅｒ Ｉｄｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ Ｍｏ
ｄｕｌｅ Ｃａｒｄ）、スマートカード等を用いること
も好ましい。この場合には、前記出張者ＩＤを暗号化し
て記憶保持させることが容易となり、セキュリティの向
上が期待できるほか、出張者側の端末１０でのセンタ装
置４０に対する認証処理、業者側の端末２０での出張者
ＩＤの照会処理をこれらのメディアを介して、行わせる
ことも、可能となる。

【００３６】

【発明の効果】本発明によれば、出張上必要な役務又は
商品の手配と、役務の提供又は商品の引渡しを受けるこ
とを、滞りなく進めることが可能となる。また、各企業
等での精算事務を大きく省力化できることとなる。

【００３７】その理由は、一枚の記録媒体で、出張者が
出張中に必要とされる商品や役務を享受できるよう構成
すると共に、こうした出張中の出張者の支払いを、一元
化して、立替払いや個別の費用精算が廃することができ
るよう構成したためである。

【図面の簡単な説明】

【図１】図１は本発明出張手配一括自動決済管理システ
ムの全体構成を示す概略図である。

【図２】出張者が、本システムを利用して、予約を行う
までの流れの一例を示すフローチャートである。

【図３】出張者が、本システムを利用して、出張時に商
品の引渡し・役務の提供を受け取る流れの一例を示すフ
ローチャートである。

【図４】本システムを用いた出張を行った後の精算処理
の流れの一例を示すフローチャートである。

【符号の説明】

１０ 出張者側端末 ２０ 業者側端末 ３０ サーバ装置 ４０ センタ装置 ４１ 記憶部 ５０ インターネット

Claims (18)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】出張者側の端末と、前記出張者の出張に関
   連する商品の販売・役務の提供を行う業者側の端末と、
   前記業者が販売・提供する商品・役務について予約処理
   を行うサーバ装置と、出張に関連する情報を管理するセ
   ンタ装置と、を含み、記録媒体に出力された前記出張者
   を一意に識別するための識別情報をなす出張者ＩＤによ
   って、前記出張者の出張に関連する予約の手配と、商品
   ・役務の引渡し・提供とを支援する出張支援システムに
   おけるセンタ装置であって、 アクセスしてくる前記出張者側の端末に対して、前記出
   張者に予め支給されている前記記録媒体に記録された出
   張者ＩＤの送信を要求して、認証を行う手段と、 前記認証に成功した場合、前記出張者側の端末の操作者
   をして、前記業者に対する予約処理を提供するサーバ装
   置へのアクセスを行わせて、出張に関連する商品・役務
   の予約を行わせる手段と、 前記業者に対する予約処理を提供するサーバ装置から、
   予約受付内容を受信する手段と、 前記予約受付内容と前記出張者ＩＤとを関連付けて記憶
   保持する記憶部と、 前記業者側の端末から前記出張者ＩＤについての照会を
   受けた場合には、前記記憶部に記憶保持された前記出張
   者ＩＤについての情報を確認して、前記業者の端末に対
   して、前記予約された商品・役務についての指示を送信
   する手段と、 前記商品の引渡し・役務の提供が完了した前記業者の端
   末から、前記予約された商品の引渡し・役務の提供がな
   された明細を受け付けて、前記記憶部に記憶保持された
   情報を更新すると共に、少なくとも、課金情報を出力す
   る手段と、を備えたこと、 を特徴とする、センタ装置。
2. 【請求項２】請求項１に記載のセンタ装置において、 前記出張者毎に使用可能な額の入力を受け付けて、前記
   記憶部に記憶保持する手段と、 前記業者側の端末から前記出張者ＩＤについての照会を
   受けて、前記記憶部に記憶保持された前記出張者ＩＤに
   ついての情報を確認した場合に、前記出張者ＩＤが存在
   するが、対応する予約が確認できない場合であっても、
   前記業者に対して、前記使用可能な額の範囲で、代金の
   支払保証を行う手段と、 前記業者から、前記業者側の端末を介して、前記商品の
   引渡し・役務の提供がなされた明細を受け付けて、前記
   記憶部に記憶保持された情報を更新すると共に、課金情
   報を出力する手段と、を備えたこと、 を特徴とする、センタ装置。
3. 【請求項３】請求項１又は２に記載のセンタ装置におい
   て、さらに、 予め定められた間隔で、前記記憶部に記憶保持された、
   提供がなされた商品の引渡し・役務の明細に基づいて、
   各出張者の属する団体毎に、請求する費用を集計すると
   共に、前記集計結果とその明細を出力する手段、を備え
   たこと、 を特徴とする、センタ装置。
4. 【請求項４】請求項１ないし３いずれか一に記載のセン
   タ装置において、 前記記憶部は、利用可能な業者についての予約処理を提
   供するサーバ装置のアドレス情報と、前記業者の営業所
   所在地情報とを含む業者情報を、さらに、記憶保持する
   ものであって、 前記認証に成功した場合に前記出張者側の端末の操作者
   をして、前記業者に対する予約処理を提供するサーバ装
   置へのアクセスを行わせて、出張に関連する商品・役務
   の予約を行わせる手段は、さらに、 前記出張者側の端末操作者に対して、少なくとも、出張
   目的地を問い合わせて、前記目的地に営業所を有する業
   者情報を提供して、前記サーバ装置へのアクセスを誘引
   すること、 を特徴とする、センタ装置。
5. 【請求項５】請求項１ないし４いずれか一に記載のセン
   タ装置において、 前記記憶部は、利用可能な旅客運送業者についての予約
   処理を提供するサーバ装置のアドレス情報を含む業者情
   報と、さらに、各旅客運送業者の路線図情報と、運行予
   定情報とを、記憶保持するものであって、 前記認証に成功した場合に、前記出張者側の端末の操作
   者をして、前記業者に対する予約処理を提供するサーバ
   装置へのアクセスを行わせて、出張に関連する商品・役
   務の予約を行わせる手段は、さらに、 前記出張者側の端末操作者に対して、出張経路と出張日
   程とを問い合わせて、前記出張経路と出張日程に応じた
   業者情報を提供して、前記サーバ装置へのアクセスを誘
   引すること、 を特徴とする、センタ装置。
6. 【請求項６】請求項１ないし５に記載のセンタ装置にお
   いて、 前記記憶部は、各業者についての商品・役務の種類を区
   分けしてなる区分情報を、さらに、記憶保持するもので
   あって、 前記認証に成功した場合に、前記出張者側の端末の操作
   者をして、前記業者に対する予約処理を提供するサーバ
   装置へのアクセスを行わせて、出張に関連する商品・役
   務の予約を行わせる手段は、さらに、 前記出張者側の端末操作者に対して、前記区分情報で区
   分けされた商品・役務毎に、予約を行わせること、 を特徴とする、センタ装置。
7. 【請求項７】請求項１ないし６いずれか一に記載のセン
   タ装置において、 出張者により予約がなされた業者から、前記出張者ＩＤ
   についての照会を受けた場合において、 前記記憶部に記憶保持された予約内容に、商品の引渡し
   地・役務の提供地に関する情報が含まれている場合に
   は、前記商品の引渡し地・役務の提供地を含んだ指示
   を、前記業者に対して与えること、 を特徴とする、センタ装置。
8. 【請求項８】請求項１ないし７いずれか一に記載のセン
   タ装置と、出張者側の端末と、前記出張者の出張に関連
   する商品の販売・役務の提供を行う業者側の端末と、前
   記業者が販売・提供する商品・役務について予約処理を
   行うサーバ装置と、を含んだ出張支援システム。
9. 【請求項９】請求項８に記載の出張管理システムにおい
   て、 前記出張者側の端末は、移動体端末であること、を特徴
   とする出張支援システム。
10. 【請求項１０】請求項８又は９に記載の出張管理システ
    ムにおいて、 前記出張者の出張に関連する商品の販売・役務の提供を
    行う業者側の端末は、移動体端末を含むこと、を特徴と
    する出張支援システム。
11. 【請求項１１】請求項１ないし７いずれか一に記載のセ
    ンタ装置にアクセス可能な端末であって、 前記記録媒体として使用されるカード媒体を読み出す手
    段を備えて、 前記センタ装置によって行われる出張者ＩＤによる認証
    処理は、前記カード媒体に記憶保持された出張者ＩＤを
    送信することによって行われること、 を特徴とする端末。
12. 【請求項１２】出張者側の端末と、前記出張者の出張に
    関連する商品の販売・役務の提供を行う業者側の端末
    と、前記業者が販売・提供する商品・役務について予約
    処理を行うサーバ装置と、出張に関連する情報を管理す
    るセンタ装置と、を含み、記録媒体に出力された前記出
    張者を一意に識別するための識別情報をなす出張者ＩＤ
    によって、前記出張者の出張に関連する予約の手配と、
    商品・役務の引渡し・提供とを支援する出張支援システ
    ムにおけるセンタ装置を構成するコンピュータに実行さ
    せるプログラムであって、 アクセスしてくる前記出張者側の端末に対して、前記出
    張者に予め支給されている前記記録媒体に記録された出
    張者ＩＤの送信を要求して、認証を行う処理と、 前記認証に成功した場合、前記出張者側の端末の操作者
    をして、前記業者に対する予約処理を提供するサーバ装
    置へのアクセスを行わせて、出張に関連する商品・役務
    の予約を行わせる処理と、 前記業者に対する予約処理を提供するサーバ装置から、
    予約受付内容を受信する処理と、 前記予約受付内容と前記出張者ＩＤとを関連付けて前記
    記憶部に記憶保持する処理と、 前記業者側の端末から前記出張者ＩＤについての照会を
    受けた場合には、前記記憶部に記憶保持された前記出張
    者ＩＤについての情報を確認して、前記業者側の端末に
    対して、前記予約された商品・役務についての指示を送
    信する処理と、 前記商品・役務の販売・提供が完了した前記業者の端末
    から、前記予約された商品・役務の販売・提供がなされ
    た明細を受け付けて、前記記憶部に記憶保持された情報
    を更新すると共に課金情報を出力する処理との、 前記各処理を前記コンピュータに実行させるプログラ
    ム。
13. 【請求項１３】請求項１２に記載のプログラムにおい
    て、 前記出張者毎に使用可能な額の入力を受け付けて、前記
    記憶部に記憶保持する処理と、 前記業者側の端末から前記出張者ＩＤについての照会を
    受けて、前記記憶部に記憶保持された前記出張者ＩＤに
    ついての情報を確認した場合に、前記出張者ＩＤが存在
    するが、対応する予約が確認できない場合であっても、
    前記業者に対して、前記使用可能な額の範囲で支払保証
    額を送信して、代金の支払保証を行う処理と、 前記業者側の端末から、前記業者側の端末を介して、前
    記商品・役務の販売・提供がなされた明細を受け付け
    て、前記記憶部に記憶保持された情報を更新すると共に
    課金情報を出力する処理との各処理を、さらに、 前記コンピュータに実行させるプログラム。
14. 【請求項１４】請求項１２又は１３に記載のプログラム
    において、 予め定められた間隔で、前記記憶部に記憶保持された、
    提供がなされた商品の引渡し・役務の明細に基づいて、
    各出張者の属する団体毎に、出張に係る費用を集計する
    と共に、前記集計結果と、その明細を出力する処理を、
    さらに、前記コンピュータに実行させるプログラム。
15. 【請求項１５】請求項１２ないし１４いずれか一に記載
    のプログラムにおいて、 前記認証に成功した場合に、前記出張者側の端末の操作
    者をして、前記業者に対する予約処理を提供するサーバ
    装置へのアクセスを行わせて、出張に関連する商品・役
    務の予約を行わせる処理は、 前記出張者の端末操作者に対して、少なくとも、出張目
    的地を問い合わせる処理と、 利用可能な業者についての予約処理を提供するサーバ装
    置のアドレス情報と、前記業者の営業所所在地情報と、
    を含む業者情報を記憶保持する記憶部から、前記目的地
    に営業所を有する業者情報を取り出し、提供して、前記
    サーバ装置へのアクセスを、誘引する処理と、を含むこ
    と、 を特徴とする、前記コンピュータに実行させるプログラ
    ム。
16. 【請求項１６】請求項１２ないし１５いずれか一に記載
    のプログラムにおいて、 前記認証に成功した場合に、前記出張者側の端末の操作
    者をして、前記業者に対する予約処理を提供するサーバ
    装置へのアクセスを行わせて、出張に関連する商品・役
    務の予約を行わせる処理は、 前記出張者に対して、出張経路と出張日程とを問い合わ
    せる処理と、 利用可能な旅客運送業者についての予約処理を提供する
    サーバ装置のアドレス情報を含む業者情報と、旅客運送
    業者の路線図情報と、運行予定情報とを記憶保持する記
    憶部から、前記出張経路と出張日程に応じた業者情報を
    取り出し、提供して、前記旅客運送業者についての予約
    処理を提供するサーバ装置へのアクセスを、誘引する処
    理と、を含むこと、 を特徴とする、前記コンピュータに実行させるプログラ
    ム。
17. 【請求項１７】請求項１２ないし１６いずれか一に記載
    のプログラムにおいて、 前記認証に成功した場合に、前記出張者側の端末の操作
    者をして、前記業者に対する予約処理を提供するサーバ
    装置へのアクセスを行わせて、出張に関連する商品・役
    務の予約を行わせる処理は、 各業者についての商品・役務の種類を区分けしてなる商
    品・役務の区分情報を記憶保持する記憶部に格納された
    前記区分情報に従って、前記商品・役務の区分毎に、予
    約を行わせるものであること、 を特徴とするプログラム。
18. 【請求項１８】請求項１２ないし１７いずれか一に記載
    のプログラムにおいて、 出張者により予約がなされた業者から、前記出張者ＩＤ
    についての照会を受けた場合において、 前記記憶部に記憶保持された予約内容に、商品の引渡し
    地・役務の提供地に関する情報が含まれている場合に
    は、前記商品の引渡し地・役務の提供地を含んだ指示
    を、前記業者に対して送信すること、を特徴とするプロ
    グラム。