JP2003186671A - 文書管理システム向けカスタマイズ画面作成方法及びそのシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 文書管理アプリケーションが利用する操作画
面を変更するときに、アプリケーションの変更を少なく
する。 【解決手段】 ユーザインタフェース部１０５は、選択
された業務プロセスに応じて標準テンプレート１０６か
ら必要なテンプレート部品を抽出し、抽出されたテンプ
レート部品を集めてカスタマイズ画面を作成するための
操作画面を作成して表示する。またこの操作画面を介し
て選択されたオプション項目を保存する。カスタマイズ
画面生成部１０８は、カスタマイズ画面を構成する表示
部品を抽出し、選択されたオプション項目に応じて抽出
された表示部品を修正し、修正された表示部品を集めて
カスタマイズ画面を作成して表示する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書管理アプリケ
ーションが利用する操作画面に係わり、特に定義情報か
らカスタマイズした画面を作成する技術に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来の文書管理システムでは、操作画面
は予めシステム固有の形態で固定されており、その一部
を変更するためにはその画面を利用するアプリケーショ
ンを作り直す必要があった。また企業内ポータルと呼ば
れるユーザ向けにカスタマイズされた画面を表示させる
ためのツールは、あるユーザ向けに表示する画面を作成
する（カスタマイズする）ために、表示する文書部品を
選択して編集画面にレイアウトし、貼り付けていくこと
によって画面生成するという方法をとる。これによって
プログラミングが不要で簡単にカスタマイズ画面が作成
できると言われるが、このようなツールでは１度生成し
た画面のデータを再利用して再度カスタマイズした画面
を作成することについては考慮されていなかった。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上記従来の技術におい
ては、一度生成されたカスタマイズ画面が別のカスタマ
イズ画面を作成するために利用されることはなかった。
また同じ文書管理システムであっても、異なるユーザが
利用するときにある一部の画面を変更しようとすればそ
の画面を利用するアプリケーションを変更するか、もし
くは画面レイアウト全体を編集しなおして、システムを
初期化しなければならないという問題があった。例えば
文書検索画面において優先される検索キーとして、文書
名を含む全文検索を初期検索するか、文書名と完全一致
する文書の検索を行うか、という細かな設定がユーザご
とに異なっていたとき、このような細かな設定の違いは
全てプログラム、もしくは編集画面内で定義、記述せね
ばならなかった。このため工数が多くかかり、かつまた
プログラム中に影響する個所が複数あった場合整合がと
れずに不良となることが多かった。

【０００４】本発明の目的は、カスタマイズ画面を変更
するときにアプリケーションの変更を少なくするととも
に、一度生成したカスタマイズ画面の再利用を容易にす
るようなカスタマイズ画面作成技術を提供することにあ
る。

【０００５】

【課題を解決するための手段】本発明は、計算機を利用
して文書管理アプリケーションのユーザインタフェース
となるカスタマイズ画面を作成する技術であって、選択
された業務と業務プロセスから決定される表示画面を生
成して表示し、この表示画面を介して選択されたオプシ
ョン項目を記憶手段に保存し、カスタマイズ画面の一部
又は全体を構成する表示部品であり選択された業務プロ
セスに応じて必要な表示部品を抽出し、抽出された表示
部品を選択されたオプション項目に応じて修正し、修正
された表示部品を集めてカスタマイズ画面を作成して表
示する文書管理システム向けカスタマイズ画面作成技術
を特徴とする。

【０００６】

【発明の実施の形態】以下、本発明によるカスタマイズ
画面作成システムの実施形態を図面により詳細に説明す
る。

【０００７】図１は、カスタマイズ画面作成システム１
０１を含む本実施形態の全体システムの構成図である。
全体システムは、カスタマイズ画面作成システム１０
１、文書管理システム１１０、文書データベース・サー
バ１１２及びサーバ１１３から構成される。カスタマイ
ズ画面作成システム１０１と他の装置とは、ネットワー
ク１２０を介して接続される。カスタマイズ画面作成シ
ステム１０１は、電子申請業務において文書を作成し、
メンテナンスするときにデータ入力操作のために使用す
るカスタマイズされた表示画面を作成する計算機システ
ムである。

【０００８】文書管理システム１１０は、カスタマイズ
画面格納部１１１と文書管理アプリケーションとを記憶
する計算機システムである。カスタマイズ画面格納部１
１１は、カスタマイズ画面作成システム１０１で作成さ
れたカスタマイズ画面をファイルとして格納する。文書
データベース・サーバ１１２は、電子申請業務に関する
文書をデータベースとして保持する計算機システムであ
る。サーバ１１３は、Ｗｅｂサーバなど社内又は外部の
サーバ計算機であり、カスタマイズ画面格納部１１４を
保持する。カスタマイズ画面格納部１１４は、カスタマ
イズ画面作成システム１０１で作成されたカスタマイズ
画面をファイルとして格納する。カスタマイズ画面作成
システム１０１、文書管理システム１１０、文書データ
ベース・サーバ１１２及びサーバ１１３の機能の一部又
は全部が同一計算機上にあってもよい。

【０００９】カスタマイズ画面作成システム１０１の電
子申請業務定義部１０２は、電子申請業務に含まれる各
業務プロセスの名称を格納する記憶部であり、基本業務
定義部１０３と業種別カスタマイズ業務定義部１０４と
を有する。基本業務定義部１０３は、各業種に共通な基
本業務の業務プロセスの名称を格納する。業種別カスタ
マイズ業務定義部１０４は、各業種について追加される
業務プロセスの名称を格納する。

【００１０】ユーザインターフェース部１０５は、ユー
ザがカスタマイズ画面を定義するときの入出力インタフ
ェースを提供するプログラムである。標準テンプレート
１０６は、表示画面又は画面を構成するための表示部品
を標準的なテンプレート部品として記憶装置上に格納す
る。ユーザは文書管理のためのカスタマイズ画面を定義
するとき、各種のオプション条件を選択できる。オプシ
ョン定義部１０７は、ユーザによって選択されたオプシ
ョンを記憶装置上に格納する。

【００１１】カスタマイズ画面生成部１０８は、ユーザ
によってカスタマイズ画面が定義されたとき、選択され
た業務プロセス名称及びオプション定義部１０７のオプ
ション条件を基にしてカスタマイズ画面を生成するプロ
グラムである。カスタマイズ画面生成部１０８は、共通
部のプログラムと記述用言語で記述された画面表示のた
めのテンプレート部品とから成る。テンプレート部品
は、各業務の業務プロセスごとに準備される表示部品で
ある。カスタマイズ画面格納処理部１０９は、生成され
たカスタマイズ画面をユーザの指示に従って文書管理シ
ステム１１０又はサーバ１１３へ送信するプログラムで
ある。文書管理システム１１０は、受信したカスタマイ
ズ画面を記憶装置上のカスタマイズ画面格納部１１１に
格納する。またサーバ１１３は、受信したカスタマイズ
画面を記憶装置上のカスタマイズ画面格納部１１４に格
納する。

【００１２】文書管理システム１１０中の文書管理アプ
リケーションは、カスタマイズ画面格納部１１１から指
示されたカスタマイズ画面を読み出して表示装置上に表
示する。あるいはサーバ１１３からカスタマイズ画面を
取得して表示装置上に表示することもできる。文書管理
アプリケーションは、カスタマイズ画面を介してユーザ
と通信し、作成された文書を文書データベース・サーバ
１１２に登録する。また文書データベース・サーバ１１
２から取得した文書を更新して文書データベース・サー
バ１１２に再登録する。

【００１３】図２は、基本業務定義部１０３及び業種別
カスタマイズ業務定義部１０４に格納されるデータ例を
示す図である。基本業務定義部１０３は、基本業務の大
分類として、「プロジェクト管理」「申請文書準備」
「申請手続き」「文書保管管理」の４つの業務を定義し
ている。また各業務で行われる業務プロセスの名称を定
義する。例えばプロジェクト管理業務には、プロジェク
ト定義、メンバ定義、進行管理、審査・承認、終了報告
の５つの業務プロセスが含まれる。

【００１４】業種別カスタマイズ業務定義部１０４は、
医薬という業種について基本業務に追加される業務プロ
セスを定義している。この例では、「プロジェクト管
理」及び「申請文書準備」には追加の業務プロセスがな
い。「申請手続き」には整合性チェックの業務プロセス
が追加される。また「文書保管管理」には監査データ作
成の業務プロセスが追加される。このように同じ業種で
あっても企業又はシステムによって追加の業務プロセス
があり得るので、業種別カスタマイズ業務定義部１０４
はそのような追加の業務プロセスを定義する。

【００１５】図３は、オプション定義部１０７のデータ
例を示す図である。この例では、「プロジェクト管理」
画面のオプション項目として、プロジェクト定義、メン
バ定義、進行管理及び審査・承認の業務プロセスが選択
され、終了報告が選択されないことを示す。またプロジ
ェクト定義画面を介してプロジェクト名を入力するとき
のデータ形式として、コード名と日付が選択され部課コ
ードが選択されないことを示す。

【００１６】ユーザインタフェース部１０５は、操作画
面の一部または全体を構成する表示部品でありユーザに
よって選択された業務プロセスに対応するテンプレート
部品（第１のテンプレート部品と呼ぶことができる）を
標準テンプレート１０６から抽出する。次にこの第１の
テンプレート部品を集めてカスタマイズ画面を作成する
ための第１の操作画面を作成して表示装置に表示する。
このとき必要があれば、第１のテンプレート部品に基本
業務定義部１０３又は業種別カスタマイズ業務定義部１
０４の業務プロセス名称を埋め込んで表示する。次に第
１の操作画面及び入力装置を介して選択されたオプショ
ンをオプション定義部１０７に格納する。また入力され
たデータを記憶装置に保存する。

【００１７】カスタマイズ画面生成部１０８のテンプレ
ート部品は、ＨＴＭＬ，ＸＭＬ，ＪＡＶＡ Ｓｃｒｉｐ
ｔなどの記述用言語で記述され、記述文中で入力データ
によって決まる値又はオプション項目を示す変数は仮変
数名となっている（（注）ＪＡＶＡ Ｓｃｒｉｐｔは、
米国Ｓｕｎ Ｍｉｃｒｏｓｙｓｔｅｍｓ，Ｉｎｃ．の商
標である）。カスタマイズ画面生成部１０８の共通プロ
グラム部は、選択された業務プロセスに対応するテンプ
レート部品（第２のテンプレート部品と呼ぶことができ
る）を記憶装置から抽出して取得する。次にカスタマイ
ズ画面の定義画面を介して入力されたデータによって記
述文中の対応する仮変数名を置き換える。またオプショ
ン定義部１０７を参照して記述文中のオプション項目の
仮変数名を選択されたオプション名称に置き換えて１つ
のテンプレート部品を完成させる。このような１つ又は
複数の第２のテンプレート部品を集めることによって１
つの表示画面を表示するための記述文を生成することが
できる。このようにして生成された画面記述文がカスタ
マイズ画面である。画面生成用のテンプレート部品は、
それぞれ独立して管理されるので、表示部品の表示内容
変更や新しい部品の追加、削除を行うことは容易であ
る。

【００１８】なおカスタマイズ画面生成部１０８が生成
したカスタマイズ画面を文書管理システム１１０又はサ
ーバ１１３に格納するとき、そのカスタマイズ画面を生
成する元になった選択された業務プロセス名称及びオプ
ション定義部１０７のオプション条件をカスタマイズ画
面とともに文書管理システム１１０又はサーバ１１３に
保存する。ユーザインタフェース部１０５は、文書管理
システム１１０又はサーバ１１３からカスタマイズ画面
とともにカスタマイズ画面生成の基になった定義情報を
取得する。これによって生成されたカスタマイズ画面を
基にして元の画面定義の画面を再現でき、オプション条
件や入力データを変更することによって別のカスタマイ
ズ画面を生成できる。

【００１９】図４は、カスタマイズ画面を定義すると
き、ユーザインタフェース部１０５が表示装置上に表示
する初期画面の例を示す。この初期画面は、標準テンプ
レート１０６中の１つのテンプレート部品である。この
例では業種として医薬、行政、特許のうちのいずれかが
選択可能である。また電子申請を行うための業種共通の
基本業務として４つの業務を定義している。

【００２０】図５は、医薬業種を選択し、「プロジェク
ト管理」業務を選択した際の業務プロセス一覧を表示す
る画面例を示す。医薬業で電子申請を行う場合、プロジ
ェクト管理業務を遂行するために想定される業務プロセ
スとして、「プロジェクト定義」「メンバ定義」「進行
管理」「審査・承認」「終了報告」の手順が選択肢とし
て予め定義されている。テンプレート３０１は、標準テ
ンプレート１０６から選択されたテンプレート部品であ
る。また業務プロセスの名称は基本業務定義部１０３か
ら取得され、このテンプレート部品に埋め込まれる。オ
プション選択３０２でチェックされた業務プロセスは、
カスタマイズされた情報としてオプション定義部１０７
に記憶される。例えばこの例のユーザの場合は「終了報
告」部分の業務プロセスは不要なので、チェックをはず
して業務プロセスのカスタマイズをしている。「画面作
成」ボタンが押下されると、次のプロジェクト管理画面
作成用の画面を作成して表示する。

【００２１】図６は、プロジェクト管理画面作成用の画
面例である。４０１はプロジェクト定義画面のためのテ
ンプレート部品であり、４０２はメンバ定義画面のため
のテンプレート部品、４０３は進行管理画面用のテンプ
レート部品、４０４は審査・承認画面用のテンプレート
部品である。なお終了報告用のテンプレートも用意され
ているが、この例では「終了報告」業務プロセスを不要
としたので表示されていない。このように必要に応じて
選択した業務プロセスのみテンプレートを組み合わせて
プロジェクト管理画面を作成し、ユーザに提示してい
る。以下のカスタマイズ画面作成用の画面についてはす
べて同様である。

【００２２】このようにして構成された画面を利用し
て、選択された各業務プロセスについて、さらに細かい
オプション定義を行う。例えば、プロジェクト名のつけ
方は各社の慣習、文化などによって異なる場合が多い。
図６の例ではプロジェクト名に４桁のコード名と８桁の
日付を含めて定義しているが、別のユーザの場合には部
課コードを含めることもある。どちらも「プロジェクト
名をある法則にのっとった文字列で定義する」という基
本方針が同じでありながら、微妙に異なった名づけ方を
しているので、これまでのシステムではそれぞれを全く
別の各社仕様としてプログラム作成しなければならなか
った。本実施例では予め限られた選択肢が想定されるバ
リエーションについては一括してオプションとして提示
し、どの値を使うかはユーザであるシステム作成者が選
択している。画面表示における各社固有の細かな設定を
一括してオプションとして設定することができれば、シ
ステムが出来上がってから細かな表示のカスタマイズの
ためにプログラム全体を作り直す必要がない。オプショ
ンの項目名は予めオプション定義部１０７で定義されて
いるので、項目を増やしたいときや変更したいときには
オプション定義部１０７に追加変更を加えることで容易
にメンテナンスできる。チェックされて選択されたオプ
ション項目は、オプション定義部１０７でオンと定義さ
れ、以後有効値として利用される。

【００２３】このような詳細なオプション選択の手順
は、メンバ定義についても同様である。この例の会社で
はプロジェクト管理者として課長１人、文書作成者とし
て職員３人を割り当てることにしている。しかし他社で
は割り当てる役職や人数が異なることがある。また進行
状況表示＝有りを選択しているので、プロジェクトの開
始日と終了日を入力すれば現在そのプロジェクトがどの
ような進捗にあるかを表示する機能を持つ。審査・承認
を行う際には、この会社では審査を課長職が、承認を部
長職が行うとしているが、やはり他社の場合は役職が異
なることがある。しかし審査・承認を行うプロセスにつ
いては当社、他社とも同じである。

【００２４】以上のように各社ごとの要望に沿って画面
内のオプション選択を行った後、「画面イメージを見
る」ボタンを押して文書管理画面の出来上がり具合を確
認することができる。

【００２５】図７は、上記のオプション選択に基づいて
カスタマイズ画面生成部１０８が生成したカスタマイズ
されたプロジェクト管理画面の例である。実際に文書管
理作業を行うユーザが利用するのがこの画面である。５
０１はプロジェクト定義用のテンプレート部品を実行す
ることによって表示され、５０２はメンバ定義用テンプ
レート、５０３は進行管理用テンプレート、５０４は審
査・承認用テンプレートによって表示される。以下のカ
スタマイズ画面についてすべて同様である。例えば５０
１のプロジェクト定義において、「プロジェクト名を入
力して目的を選択してください」の固定部分５０５はこ
の画面で常に表示される標準テンプレートの要素として
予め用意されている。ここに上記のように選択したオプ
ションである「コード名」「日付」をプロジェクト名の
中に含めるようにプロジェクト名を定義するため、入力
エリア５０６が配置される。なおこの例では日付は自動
的に利用時に入力される。もし仮にコード名でなく部課
コードがオプション選択された場合には、入力エリアは
部課コードになるのである。ユーザに提供されるプロジ
ェクト定義にはどのような法則でプロジェクト名が定義
されるかのガイダンス表示とともに入力を促す表示形態
になっている。ここでは「コード名」「日付」が選択さ
れているので「コード名」「日付」「通番（デフォル
ト）」の順に定義されることを示している。またプロジ
ェクトの目的を入力する欄があるが、この場合カスタマ
イズに関係なく常に必要な情報なので予め標準テンプレ
ートとして提供されている。

【００２６】同様にして、「メンバ定義」では、プロジ
ェクト管理者には課長職から、文書作成者には職員から
それぞれに必要な人数を選択して入力することができる
ようになっている。「課長」の文字列は定義画面から取
得されたものである。このようにユーザレベルで選択入
力の値が統一されていて、例えばプロジェクト管理者を
課長職以外から選択することはできないので、ユーザは
自動的に各社の運用基準に則って作業を行うことにな
る。会社の運用基準が何かの理由で変更される時には、
システム作成者がオプション選択の値を選択しなおして
画面を再作成すれば対応可能であり、ユーザレベルで変
更を意識する必要はない。

【００２７】ユーザは図７の画面を確認して、これで良
い場合は「決定」を、修正する場合は「画面定義に戻
る」を選択してプロジェクト管理画面作成を終了する。
図示していないが生成されたカスタマイズ画面を保存す
る場所として、文書管理システム１１０又はサーバ１１
３を指定可能である。「決定」が選択されると、生成さ
れたカスタマイズ画面はカスタマイズ画面格納処理部１
０９によって指定された格納先に格納され保存される。
この格納処理は各業務の画面決定後、独立して逐次実行
してもよいが、全業務の定義が終わってからまとめて格
納するように実行しても良い。

【００２８】一般ユーザ向けのカスタマイズ画面では、
「画面定義に戻る」を表示しないか、または表示しても
押下した場合に無効である。上記のようにカスタマイズ
画面とともにそのカスタマイズ画面を生成する元になっ
た定義情報を保存すれば、画面設計者がユーザインタフ
ェース部１０５を介して文書管理システム１１０又はサ
ーバ１１３に保存したカスタマイズ画面とその定義情報
を取得し、「画面定義に戻る」ボタンを活用して元の画
面定義用の画面を再現することができる。

【００２９】図８は、「プロジェクト定義」部分のテン
プレート部品の例を示す図である。テンプレート部品は
仮想的な記述言語で記述されている。この例では、まず
「プロジェクト名を入力して目的を選択してください」
の文字列を表示し、改行した後に、入力エリア１を設定
し、入力された値をオプション１とする。次に「／オプ
ション２／」を表示した後に通番を表示する。オプショ
ン２は日付に相当し、プロジェクト管理画面を表示した
日の日付を取得して表示する。文書管理アプリケーショ
ンには、オプション１＋オプション２＋通番の値がプロ
ジェクト名として渡される。

【００３０】図９は、「申請文書準備」業務を選択した
時の業務プロセスメニューの例を示す。ここで選択され
た業務プロセスは「プロジェクト一覧」「文書名定義」
「必要書類チェック」「文書検索」である。次にこれら
の業務プロセスについてカスタマイズ画面を作成するた
めにオプション選択を行う。

【００３１】図１０は、申請文書準備画面作成用の画面
例である。この例ではプロジェクト一覧画面について
は、ログインしたときそのユーザが所属するプロジェク
トの一覧を表示するか、ログインユーザの部課が抱えて
いるプロジェクト一覧を表示するか、どちらか選択する
ようになっている。また文書名定義画面では、文書名を
どのように定義するかを定めている。文書名の定義の際
に利用する情報として「プロジェクト名」「申請書類
名」「コード名」「日付」「部課コード」などの情報が
選択肢として与えられている。この会社のオプション選
択では、「プロジェクト名」と「申請書類名」とを組み
合わせて文書名を定義することにしている。

【００３２】文書格納先とは、準備する文書のデータを
どこに格納するかを選択するものである。ここではプロ
ジェクトごとにフォルダを作って文書をまとめて格納す
るか、申請書類の種類によってまとめて格納するかを選
択するようになっている。この例では、「プロジェクト
ごとにまとめる」が選択されているが、これは文書管理
システムの動作を設定しており、カスタマイズ画面を介
してユーザが選択するものではないので、これについて
図１１のカスタマイズ画面には何も表示されない。「必
要書類チェック＝有」とは、申請文書を準備する画面に
おいて、このプロジェクトが目的とする電子申請時に必
要な書類のチェック（必要か不要か）を自動的に行う機
能をオンにすることを選択している。必要書類は業務対
応に設けられる申請書リストに設定されている。チェッ
ク有が指定されると、チェックの結果として図１１に示
すように必要な申請書の入力領域のみが表示される。文
書検索では、全文検索と概念検索を両方行うように選択
しており、全文検索での検索キーは文書名とすることが
設定されている。

【００３３】図１１は、上記のオプション設定に基づい
て生成されるカスタマイズ画面を示している。この画面
は、ユーザが「申請文書準備」業務にログインした時の
カスタマイズ画面を示している。プロジェクト一覧の各
ＸＸＸＸは、ログインユーザが所属しているプロジェク
トのプロジェクト名である。文書管理アプリケーション
は、データベースを参照してログインユーザが所属して
いるプロジェクトの名称を取得する。ユーザはこのリス
トの中から自分が準備するプロジェクトを選択する。こ
の後文書名については、自動的にプロジェクト名を含
み、またこの後定義される各申請書類名を含んだ文書名
が定義されることになる。ユーザは申請書１に対して申
請書類名を入力して定義する。名称が定義されたら、こ
の文書に対して「編集」ボタンを押すと、ワープロによ
る編集作業を行うことができる。あるいは既にある文書
に対して編集しないとき、「参照」のみを行うこともで
きる。申請書１から申請書３はこのプロジェクトに必要
な書類なので、文書名を定義して編集するようになって
いる。申請書４は、必要書類のチェックの結果、本プロ
ジェクトの目的では不要な書類であるため表示されてい
ない。このように必要な書類のみを定義して、編集作業
を行うことによってユーザの作業支援を行うことがで
き、ユーザは文書管理に係わる負荷を軽減させることが
できる。

【００３４】予め登録されている文書を検索したいとき
は、下の検索エリア内に文書名を入力すると検索ボタン
の押下によって検索結果が別画面で一覧表示される。詳
細検索機能を利用すれば文書名以外でも検索は可能であ
る。例えば図１０の定義画面でチェックしておいた概念
検索の利用もできる。申請書にそのまま再利用する文書
があった場合には、検索結果をもとにして申請書類名に
指定すれば、このプロジェクトの申請書として登録さ
れ、文書の再利用ができる。

【００３５】以上のような流れで文書の作成、準備及び
管理が行えるが、これで良いときは、画面の「決定」ボ
タンを押下し、改良したいときは「画面定義に戻る」を
押下して作業を行う。「決定」が選択されると、生成さ
れたカスタマイズ画面はカスタマイズ画面格納処理部１
０９によって格納先に格納され保存される。

【００３６】図１２は、「申請手続き」業務が選択され
た時の画面例を示している。この例では業務プロセスメ
ニューとして「プロジェクト一覧」「申請先選択」「整
合性チェック」「申請手続き」「申請結果通知」が提示
され、そのすべてが選択されている。

【００３７】図１３は、申請手続き画面作成のための画
面例を示す。プロジェクト一覧画面では、ログインユー
ザが所属するプロジェクトを表示するか、ログインユー
ザが審査可能なプロジェクトを表示するかのいずれかが
選択可能である。ここでは申請できるプロジェクトとし
てログインユーザが所属するプロジェクト一覧を表示す
る、を選択している。また申請先選択では申請国一覧を
表示する、を選択しているが、場合によっては申請機関
の一覧を表示するオプションが定義されることもある。
「整合性チェック＝有」は、出来上がった申請書類を提
出する前に内容の整合性チェックを行う機能をオンにす
るよう設定している。整合性チェックとは、例えば文書
間での変更履歴の整合性確認や、複数文書に含まれるデ
ータの整合性の確認などである。

【００３８】申請手続きについては、社内の審査者へ送
付して社内審査をした後、まとめて申請される場合と、
コーポレートＩＤを利用してユーザが直接申請する場合
のオプション設定をしている。例えば現段階では社内の
審査者へ送付していたシステムであっても、コーポーレ
ートＩＤを使った申請手続きに将来的に変更される場
合、この部分のオプション選択を変更するだけで手順の
切り替えが容易にできる。申請結果通知については結果
通知を個人メールで受信するよう選択している。

【００３９】図１４は、上記のオプション設定に基づい
て生成される申請手続き画面を示している。申請手続き
を行うログインユーザが申請可能なプロジェクトの一覧
として、ここではユーザが所属しているプロジェクトの
一覧が表示されており、ユーザはこの中から選択して申
請する。次に申請先国を選択するための画面領域が表示
される。整合性チェックの実行が指定されると、このプ
ロジェクトに含まれる文書間での変更歴やデータの整合
性チェックが行われる。チェックの結果問題なければ、
申請のためのコーポレートＩＤとパスワードを入力し、
申請ボタンを押下して申請することになる。申請結果は
予めユーザの社内アドレスにメールで通知されるように
デフォルト設定されているが、例えば出張のため出先で
受取りたい場合、転送などの設定変更を行うこともでき
る。この申請手続き画面では、申請に必要な手順だけが
順に提示されているので、ユーザが不慣れな場合であっ
ても会社で決められた一定の手順に則って申請手続きを
行うことができ、操作の負担が軽減するとともに、申請
時の漏れをなくし申請書類に一定の水準を保つことがで
きる。

【００４０】図１５に「文書保管管理」業務を選択した
時のオプションメニューを示す。医薬の場合、基本業務
プロセスの「検索」「非公開設定」「廃棄・圧縮」の他
に「監査データ作成」という業務プロセスも付加業務と
して存在する。これは医薬業で特に監査が重要であり、
そのための資料やデータ作成は業務において非常に大き
な比重を占めているからである。

【００４１】図１６は、文書保管管理画面のオプション
設定画面である。文書保管管理業務では、必ずしもユー
ザが文書作成者と同一とは限らない。他人も含めてこれ
までに作成され蓄積された文書の検索や管理を行うの
で、ここで設定される検索オプションは、文書準備の時
の検索とは検索範囲が異なる。全文検索の主キーとなる
のも、ここでは既に申請済みの文書名を対象としてい
る。これはユーザの希望の主キーに変更可能であるの
で、もちろん未申請の文書名としても差し支えない。

【００４２】監査データの作成は、文書ごととプロジェ
クトごとの作成の選択肢があり、ここでは「プロジェク
トごとに作成する」が選択されている。従って選択され
たプロジェクト全体の文書についてまとめて監査データ
が作成されることになる。監査データの保管は、作成し
た監査データをどこのデータベースに格納するかを選択
するものである。これは文書管理システムに対して設定
する項目であるので、文書保管を行うユーザ向けの画面
図１７には表示されていない。

【００４３】公開設定については、プロジェクトごと内
部での公開と、全体（企業内、あるいは社外）に対して
公開設定のオプションがあり、ここでは全体が選択され
ている。廃棄・圧縮は両方とも行えるようにしている
が、場合によっては同じ業種であっても書類の廃棄を行
わない会社も有り得る。

【００４４】図１７は、上記のオプション設定に基づい
て生成される文書保管管理画面である。検索エリアで
は、文書名入力領域に申請済み文書名（デフォルト）を
入力するか、あるいは詳細検索設定によって文書を検索
し、得られた検索結果の文書を「開く」ことで参照する
ことができる。ここでは文書の編集は行わず参照だけで
ある。

【００４５】「監査データ作成」では、上記の検索エリ
アにより検索して得られた文書について監査用データを
作成するかどうか指定できる。「データ作成」を指定す
ると、選択された文書が含まれるプロジェクトＸＸＸの
全文書に関する監査用データを作成する。作成されたデ
ータはここではＸＸＸＸＸ．ｋａｎｓａという識別子を
もつデータである。なおこの監査用データとは、例えば
各文書の更新・変更履歴、利用者、文書関連、申請時の
手続きの記録、申請結果の記録、など各企業が監査に必
要であると定義したデータに関して全ての記録を一括し
てデータ化するものである。企業では監査の時にはこの
監査用データを提出すれば、プロジェクトに関して監査
に必要な情報を全て入手することができる。またこの監
査用データは重要であるので、まとめて他のデータベー
スへバックアップをとって保管することもある。

【００４６】「公開設定」では、監査データを公開にす
るか、非公開にするか選択する。非公開とすると、権限
のある人にしか参照されないことになり、機密保護を図
ることができる。

【００４７】「廃棄・圧縮」では既に古くなってしまっ
た監査データを圧縮して保管するか、あるいは廃棄して
しまうかを選択することができる。例えば５年以上前の
監査に使用したデータは、圧縮して保管することでデー
タベース資源を節約したり、２０年以上前の監査に使用
したデータは媒体へ退避させた後、廃棄してシステムか
ら消去して資源を節約してシステムの有効活用を行う。
図１７の画面で良ければここで「決定」を、改良する場
合は「画面定義に戻る」を押下して作業を行う。

【００４８】本実施形態によれば、文書管理の際の操作
画面を変更するとき、カスタマイズ画面を作成し直せば
よく、文書管理アプリケーションの変更を極力少なくす
ることができる。例えばカスタマイズ画面作成時にオプ
ション項目の設定を変更することにより、アプリケーシ
ョンを変更することなく操作画面を変更できる。また例
えば審査・承認の職制が変更になったとき、カスタマイ
ズ画面作成時に入力データを変更すればよく、アプリケ
ーションが保持するデータを変更する必要はない。同様
に電子申請に必要な書類の数が変更になってもアプリケ
ーションを変更する必要はない。

【００４９】また本実施形態によれば、新しい文書管理
アプリケーションを作成するとき、既存のカスタマイズ
画面を再利用でき、新しい操作画面を設計する工数を削
減できる。すなわち既存のカスタマイズ画面を基にして
オプション項目の設定を変更したり、カスタマイズ画面
作成時の入力データを変更することにより、新しいアプ
リケーション向けのカスタマイズ画面を作成することが
できる。

【００５０】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、カ
スタマイズ画面はユーザが選択したオプションおよび入
力したデータに基づいて生成されるので、オプション又
はデータにあらかじめ予想される範囲内での表示内容の
変更が生じる場合に、少ない工数で多くのユーザ要望に
見合うカスタマイズ画面を数多く生成することができ
る。またこのときこのカスタマイズ画面を利用するアプ
リケーションの変更を少なくすることができる。さらに
一度作成したカスタマイズ画面の再利用が容易である。

【図面の簡単な説明】

【図１】実施形態のカスタマイズ画面作成システムを含
む全体システムの構成図である。

【図２】業務定義リストの例を示す図である。

【図３】オプション定義リストの例を示す図である。

【図４】カスタマイズ画面作成システムの初期画面の例
を示す図である。

【図５】カスタマイズ画面作成システムの業務選択時画
面の例を示す図である。

【図６】プロジェクト管理画面作成時の画面の例を示す
図である。

【図７】プロジェクト管理画面の例を示す図である。

【図８】カスタマイズ画面の要素となるテンプレート部
品の例を示す図である。

【図９】申請文書準備選択時の画面の例を示す図であ
る。

【図１０】申請文書準備画面作成時の画面の例を示す図
である。

【図１１】申請文書準備画面の画面の例を示す図であ
る。

【図１２】申請手続き選択時の画面の例を示す図であ
る。

【図１３】申請手続き画面作成時の画面の例を示す図で
ある。

【図１４】申請手続き画面の例を示す図である。

【図１５】文書保管管理選択時の画面の例を示す図であ
る。

【図１６】文書保管管理画面作成時の画面の例を示す図
である。

【図１７】文書保管管理画面の例を示す図である。

【符号の説明】

１０１：カスタマイズ画面作成システム、１０２：電子
申請業務定義部、１０３：基本業務定義部、１０４：業
種別カスタマイズ業務定義部、１０５：ユーザインター
フェース部、１０６：標準テンプレート、１０７：オプ
ション定義部、１０８：カスタマイズ画面生成部、１１
０：文書管理システム、１１３：サーバ

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 原間井 直樹 神奈川県横浜市戸塚区戸塚町5030番地 株 式会社日立製作所ソフトウェア事業部内 (72)発明者 山田 雅則 神奈川県横浜市戸塚区戸塚町5030番地 株 式会社日立製作所ソフトウェア事業部内 Ｆターム(参考） 5B076 DC02 DF08 5E501 AA01 AC13 AC24 AC34 AC35 BA05 DA14

Claims (10)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】計算機を利用して文書管理アプリケーショ
   ンのユーザインタフェースとなるカスタマイズ画面を作
   成する方法であって、選択された業務と業務プロセスか
   ら決定される表示画面を生成して表示し、前記表示画面
   を介して選択されたオプション項目を記憶手段に保存
   し、前記カスタマイズ画面の一部又は全体を構成する表
   示部品であり選択された前記業務プロセスに応じて必要
   な表示部品を抽出し、抽出された前記表示部品を選択さ
   れた前記オプション項目に応じて修正し、修正された前
   記表示部品を集めて前記カスタマイズ画面を作成して表
   示することを特徴とする文書管理システム向けカスタマ
   イズ画面作成方法。
2. 【請求項２】前記業務は、電子申請業務であることを特
   徴とする請求項１記載の文書管理システム向けカスタマ
   イズ画面作成方法。
3. 【請求項３】計算機を利用して文書管理アプリケーショ
   ンの操作画面となるカスタマイズ画面を作成する方法で
   あって、表示画面の一部又は全体を構成する表示部品で
   あり選択された業務プロセスに応じて必要な第１のテン
   プレート部品を抽出し、抽出された前記第１のテンプレ
   ート部品を集めて前記カスタマイズ画面を作成するため
   の第１の操作画面を作成して表示し、前記第１の操作画
   面を介して選択されたオプション項目及び入力されたデ
   ータを記憶手段に保存し、前記カスタマイズ画面の一部
   又は全体を構成する表示部品であり選択された前記業務
   プロセスに応じて必要な第２のテンプレート部品を抽出
   し、選択された前記オプション項目及び前記入力された
   データに応じて抽出された前記第２のテンプレート部品
   を修正し、修正された前記第２のテンプレート部品を集
   めて前記カスタマイズ画面を作成して表示することを特
   徴とする文書管理システム向けカスタマイズ画面作成方
   法。
4. 【請求項４】前記カスタマイズ画面とともに前記カスタ
   マイズ画面生成の元になった選択された前記オプション
   項目及び前記入力されたデータを記憶装置に保存し、選
   択された前記オプション項目及び前記入力されたデータ
   に基づいて前記カスタマイズ画面に対応する前記第１の
   操作画面の表示を再現することを特徴とする請求項３記
   載の文書管理システム向けカスタマイズ画面作成方法。
5. 【請求項５】計算機を利用して文書管理アプリケーショ
   ンのユーザインタフェースとなるカスタマイズ画面を作
   成するシステムであって、選択された業務と業務プロセ
   スから決定される表示画面を生成して表示する手段と、
   前記表示画面を介して選択されたオプション項目を記憶
   手段に保存する手段と、前記カスタマイズ画面の一部又
   は全体を構成する表示部品であり選択された前記業務プ
   ロセスに応じて必要な表示部品を抽出する手段と、抽出
   された前記表示部品を選択された前記オプション項目に
   応じて修正する手段と、修正された前記表示部品を集め
   て前記カスタマイズ画面を作成して表示する手段とを有
   することを特徴とする文書管理システム向けカスタマイ
   ズ画面作成システム。
6. 【請求項６】計算機を利用して文書管理アプリケーショ
   ンの操作画面となるカスタマイズ画面を作成するシステ
   ムであって、表示画面の一部又は全体を構成する表示部
   品であり選択された業務プロセスに応じて必要な第１の
   テンプレート部品を抽出する手段と、抽出された前記第
   １のテンプレート部品を集めて前記カスタマイズ画面を
   作成するための第１の操作画面を作成して表示する手段
   と、前記第１の操作画面を介して選択されたオプション
   項目及び入力されたデータを記憶手段に保存する手段
   と、前記カスタマイズ画面の一部又は全体を構成する表
   示部品であり選択された前記業務プロセスに応じて必要
   な第２のテンプレート部品を抽出する手段と、選択され
   た前記オプション項目及び前記入力されたデータに応じ
   て抽出された前記第２のテンプレート部品を修正する手
   段と、修正された前記第２のテンプレート部品を集めて
   前記カスタマイズ画面を作成して表示する手段とを有す
   ることを特徴とする文書管理システム向けカスタマイズ
   画面作成システム。
7. 【請求項７】さらに前記カスタマイズ画面とともに前記
   カスタマイズ画面生成の元になった選択された前記オプ
   ション項目及び前記入力されたデータを記憶装置に保存
   する手段と、選択された前記オプション項目及び前記入
   力されたデータに基づいて前記カスタマイズ画面に対応
   する前記第１の操作画面の表示を再現する手段とを有す
   ることを特徴とする請求項６記載の文書管理システム向
   けカスタマイズ画面作成システム。
8. 【請求項８】計算機に文書管理アプリケーションのユー
   ザインタフェースとなるカスタマイズ画面を作成させる
   ためのプログラムであって、選択された業務と業務プロ
   セスから決定される表示画面を生成して表示する機能、
   前記表示画面を介して選択されたオプション項目を記憶
   手段に保存する機能、前記カスタマイズ画面の一部又は
   全体を構成する表示部品であり選択された前記業務プロ
   セスに応じて必要な表示部品を抽出する機能、抽出され
   た前記表示部品を選択された前記オプション項目に応じ
   て修正する機能、および修正された前記表示部品を集め
   て前記カスタマイズ画面を作成して表示する機能を実現
   させるためのプログラム。
9. 【請求項９】計算機に文書管理アプリケーションの操作
   画面となるカスタマイズ画面を作成させるためのプログ
   ラムであって、表示画面の一部又は全体を構成する表示
   部品であり選択された業務プロセスに応じて必要な第１
   のテンプレート部品を抽出する機能、抽出された前記第
   １のテンプレート部品を集めて前記カスタマイズ画面を
   作成するための第１の操作画面を作成して表示する機
   能、前記第１の操作画面を介して選択されたオプション
   項目及び入力されたデータを記憶手段に保存する機能、
   前記カスタマイズ画面の一部又は全体を構成する表示部
   品であり選択された前記業務プロセスに応じて必要な第
   ２のテンプレート部品を抽出する機能、選択された前記
   オプション項目及び前記入力されたデータに応じて抽出
   された前記第２のテンプレート部品を修正する機能、お
   よび修正された前記第２のテンプレート部品を集めて前
   記カスタマイズ画面を作成して表示する機能を実現させ
   るためのプログラム。
10. 【請求項１０】さらに前記カスタマイズ画面とともに前
    記カスタマイズ画面生成の元になった選択された前記オ
    プション項目及び前記入力されたデータを記憶装置に保
    存する機能、および選択された前記オプション項目及び
    前記入力されたデータに基づいて前記カスタマイズ画面
    に対応する前記第１の操作画面の表示を再現する機能を
    実現させるための請求項９記載のプログラム。