JP2003016239A - 電話番号を利用した勤怠状況、給与算出管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 新たな設備投資をすることなく、従業員の出
退勤状況を管理し、且、該状況をもとにした給与の算出
までもを自動化するシステムを提供せんとするものであ
る。 【解決手段】 従業員を特定する電話番号、パスワード
をデータとして蓄積する認証データベースと、日付、時
刻及び電話番号をデータとして蓄積する出退勤データベ
ースと、前記出退勤データベースのデータを管理サーバ
へ送信する通信処理機能を備えた入力端末と、端末ＩＤ
とパスワードをデータとして蓄積する認証データベース
と日付、時刻、端末ＩＤ及び前記入力端末から送られた
出退勤データを蓄積する出退勤データベースと、給与体
系データベースを備えた管理サーバより構成されること
を特徴とする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【従来の技術】従来、従業員の出退勤状況を管理するた
めには、タイムレコーダを利用し紙製のタイムカードに
打刻された時刻を経理担当者が計算し勤務時間を算出し
たり、データをコンピュータへ入力して従業員各人の勤
務時間の算出を行っている。又、給与が固定されていな
い者、例えばアルバイトやパート等の従業員に至って
は、前記算出された勤務時間を元にして、時給を当ては
め給与の手作業による算出を行う必要がある。

【０００２】前記した方法では、タイムカードの時刻デ
ータをもとに勤務時間の算出を行い、且つ算出された時
刻データをもとにして従業員の給与を算出するため経理
担当者の負担が大きかった。そこで、従業員にＩＤカー
ドを発行し、出退勤時にカードリーダにカードを通すこ
とにより、従業員各人の勤務時間の自動算出を可能とし
たシステムが開発されているが、このシステムを利用す
るには従業員各々にＩＤカードを発行する費用、カード
リーダの設置費用等の設備投資が必要となっていた。
又、給与計算に至っては依然経理担当者による手作業に
よる算出が必要であった。

【０００３】

【解決しようとする課題】本願発明では、新たな設備投
資をすることなく、従業員の出退勤状況を管理し、且、
該状況をもとにした給与の算出までもを自動化するシス
テムを提供せんとするものである。

【０００４】

【課題を解決するための手段】上記課題を課題を解決す
るためにこの発明が採った手段は、従業員を特定する電
話番号、パスワードをデータとして蓄積する社員情報デ
ータベースと、日付、時刻及び電話番号をデータとして
蓄積する出退勤データベースと、前記出退勤データベー
スのデータを管理サーバへ送信する通信処理機能を備え
た入力端末と、端末ＩＤとパスワードをデータとして蓄
積する認証データベースと日付、時刻、端末ＩＤ及び前
記入力端末から送られた出退勤データを蓄積する出退勤
データベースと、給与体系データベースを備えた管理サ
ーバより構成されることを特徴とする。

【０００５】

【発明の実施の形態】以下に図面を参照しつつ、本願シ
ステムの詳細を説明する。図１は本願発明の管理システ
ムの概略図を示すものである。(１)は出退勤を登録する
ための入力端末であり、通信手段を備え通信回線(２)を
介して、管理サーバ(３)へ接続することができる。該入
力端末(１)は本願発明のために専用に設計されたもので
はなく、市販のパーソナルコンピュータを利用し、 従業員に対する出退勤データの入力支援動作 従業員のデータを蓄積するための社員情報データベース 従業員により入力された電話番号及びパスワードの認証
処理 出退勤時刻の蓄積を行う出退勤データベース 端末管理者による 認証データベースへの従業員情報の登録、時刻の設定 出退勤データベースに登録されている出退勤データの確
認・修正 出退勤データベースに登録されている出退勤データの管
理サーバへ送信 等のクライアントシステム運営の為の処理を備えるクラ
イアントソフトウェアをインストールして利用する。

【０００６】(３)は前記入力端末(１)から送られてきた
データを蓄積・処理するための管理サーバであり、通信
手段を備え通信回線(２)へ接続されている。該管理サー
バ(３)は本願発明のために専用に設計されたものではな
く、市販のパーソナルコンピュータを利用し、前記入力
端末(１)の情報を蓄積する認証データベース 入力端末(１)から送られてきた出退勤データを蓄積する
出退勤データベース 入力端末管理者より別途提供された従業員の給与体系デ
ータを蓄積する給与体系データベース 等のサーバシステム運営の為の処理機能を備えるサーバ
ソフトウェアをインストールして利用する。尚、接続し
てくる端末数によっては、サーバ専用に設計されたコン
ピュータを利用するのが好ましい。

【０００７】サーバ(３)は出退勤管理を行いたい企業・
事業所が個々に設置するものではなく、本システム提供
者が設置し、通信回線(２)により入力端末(１)と接続さ
れていればよい。通信回線(２)は公衆回線のみでなく、
インターネットを用いても良い。この為入力端末(１)に
備える通信手段は通信回線(２)の種類により異なるた
め、特に限定されるものではない。又、いかなる通信回
線(２)による場合でもサーバ(３)へのアクセス時には不
正なアクセスによる被害を防止するためサーバ(３)によ
る入力端末(１)の認証が行われる。尚、この認証方法は
特に限定されるものではない。

【０００８】

【実施例】以下に、本願システムの出退勤管理システム
の利用例を説明する。図２、３を参照して、まず、本シ
ステムを運営するために端末管理者はクライアントソフ
トウェア(以後端末ソフトと呼ぶ)が表示(STEP101)する
図３に示される初期画面で、[メニュー]ボタンを選択す
る。（ここで選択とは、例えばタッチパネル式のスクリ
ーンを使用しているならば、直接画面を押下し、又、キ
ーボードやマウス等を入力機器として使用してる場合に
は、当該箇所にマウスカーソルをセットしたり、対応す
るキーを押下することを示し、以下説明でも同様であ
る。）端末ソフトは管理者用のパスワードが要求され
る。パスワード入力後、認証(STEP201)されると、図４
に示される管理者メニューが表示(STEP202)される。シ
ステム管理者は[社員登録]ボタンを選択し、図５に示さ
れる社員登録画面に従い、管理対象となる社員の情報で
ある、社員番号・名前・社員固有の識別番号となる電話
番号・パスワード・住所等を入力する。入力後は画面下
の[登録・更新]ボタンを選択することにより、端末ソフ
ト内の社員情報データベースに情報が蓄積される。この
作業は、管理対象となる社員全員に関して行う必要があ
る。また、同時に端末ソフトの現在の時刻・日時の設定
も行う。

【０００９】引き続き、管理サーバの設定を行う。図４
で示される管理者メニューから[サーバ設定]を選択して
管理サーバの情報を入力する。例えば管理サーバへイン
ターネットを介して接続するのであれば、管理サーバの
管理者より予め提示されているサーバのIPアドレスを設
定する。又、インターネットを介さず、管理サーバへ直
接公衆回線を介してダイアルアップ接続を行うのであれ
ば、ダイアルアップ先の電話番号を入力する。尚、サー
バソフトウェアをクライアントソフトウェアと同じコン
ピュータにセットアップした際には該コンピュータのIP
アドレスを設定してすればよい。この場合のIPアドレス
はインターネットへ接続されていないコンピュータであ
ればプライベートアドレスを用いる。以上の設定に使用
した管理者用電話番号は、クライアントソフトウェアを
インストールした際に一つだけ予めセットされており、
この番号を使用して設定を行う。

【００１０】以上のシステム運営に必要な初期データの
設定が完了したら、図４で示される管理者メニューで
[キャンセル]を選択し、設定を終了する。端末ソフトは
通常の出退社記録モードへ復帰し図３の初期画面を表示
(STEP101)する。尚、本システムで得られる出退勤デー
タを基にした従業員の給与を算出するために、別途、サ
ーバ管理者へ従業員の給与体系データ詳細を書面にて提
出しておく。このデータには従業員の電話番号、基本給
・諸手当・交通費等を記載し、アルバイト・パート等の
非常勤人員については昼間・夜間等の時間区分による時
給単価や手当等を記載しておくのが好ましいが、特に限
定されるものではない。

【００１１】次に従業員が行う必要手続について説明す
る。図２、３を参照して、出社した従業員は端末ソフト
が表示(STEP101)する現在の時刻・日付を確認した後、
自分のＩＤナンバー、パスワードを入力し、[出勤]ボタ
ンを選択する。端末ソフトは前記管理者により作成され
た図６に示される社員情報データベースを参照し、社員
の認証を行う。認証(SETP102)されれば、端末ソフト内
の出退勤データベースに現在の時刻・入力された電話番
号・出退社の区別を記録(STEP103)し入力動作を完了し
て、次の入力を待つ。この一連の動作により図７に示さ
れる出退勤データベースが作成される。尚、退社時にも
同様にＩＤナンバー、パスワードを入力して[退勤]ボタ
ンを選択すれば、退社時刻が出退勤データベースへ記録
される。

【００１２】以上が、従業員が出退社毎に行う手続であ
る。前記手続により蓄積された出退勤データベースは管
理者によりいつでも参照することが出来る。入力端末
(１)の端末管理者は端末ソフトの初期画面(Step101)で
[メニュー]を選択し、パスワード認証後[月次処理]を選
択する。端末ソフトは参照したい社員の選択画面を表示
(図示せず)して社員番号もしくはＩＤナンバーの入力を
要求する。入力された番号に対応する出退勤データがあ
れば、図８に示される出退勤データを表示する。管理者
はこの画面で、社員一人一人の出退勤データについて、
勤務時間の修正や、休日・有給・欠勤の扱い等の設定が
容易にできる。修正・確認後は[修正・更新]ボタンを選
択し、修正データを出退勤データベースへ反映させる。

【００１３】以上、端末ソフトはＧＵＩ(Graphical Use
r Interface)を利用することを前提に説明したが、これ
に限られず、同一の処理を文字列(ＣＵＩ：Character U
serInterface)のみを用いて運用することも可能であ
る。また、サーバソフトウェアでは特にＧＵＩを用いな
くても特定の者だけが使用することが考えられるため、
ＣＵＩを利用した構成で説明を行う。尚、サーバソフト
についてもＧＵＩを利用した構成とすることは勿論可能
である。又、実施例に記載した画面表示例は一例にすぎ
ず、これに限定されるものではない。

【００１４】図９を参照して、まず、サーバを運営する
ためにサーバ管理者はサーバソフトウェアの表示する画
面に管理者専用の端末ＩＤを入力する(Step501)。サー
バソフトウェアから更にパスワードを要求され(Step50
2)、パスワードを入力し認証されれば(Step503)、管理
メニューが表示される。ここで[１]を選択し、図１０を
参照して、日付・時刻の設定を行う(Step511,512,51
3)。終了後は管理メニューが再度表示される。次に[２]
を選択すると図１１に示されるように接続端末データを
要求される。サーバ管理者は本サーバへ接続してくる端
末ＩＤ・管理者名・パスワード・住所を入力する(Step5
21)と管理者として設定するか要求され(Step522)任意に
選択する。設定を記録するため端末ソフトは入力された
事項を表示して実行の可否を要求する(Step523)。ここ
で[０]を入力すれば記録が完了し図１４に示す認証デー
タベースが作成される。

【００１５】引き続き、図９に示すメニュー表示から
[３]を選択し、図１２、１３を参照して予め端末管理者
より提出を受けた、端末管理者が管理する従業員の個別
の給与体系データをサーバへ登録する(Step531)。登録
事項は端末ＩＤ・電話番号・給与体系の詳細であるが、
該給与体系の詳細については、基本給・諸手当・交通費
のみではなく、図示していないが、例えば、アルバイ
ト、パート等非常勤の人員に対しては、昼間・夜間等の
時間区分による時給単価や手当を登録することも可能で
ある。入力が完了すると確認表示をして(Step532)記録
の実行を要求する。尚、この給与体系データについては
一人一人データの入力を行う必要がある。

【００１６】端末ソフトで得られた出退勤データを基に
各従業員の給与を算出するため、通信回線(２)を介して
管理サーバ(３)へデータを送信する必要がある。管理サ
ーバ(３)は通信回線(２)を介して入力端端末(１)から接
続された際にはまず、端末ＩＤの入力を要求し、更にパ
スワードを要求する。入力されたＩＤ、パスワードにつ
いて認証データベースを参照し、登録があれば、入力端
末(１)に対し、出退勤データの送信を許可する。端末ソ
フトはこれを受けデータをサーバ(３)へ送信する。管理
サーバ(３)ではデータを送信した端末ＩＤ・日付・時刻
を出退勤データと共に記憶する。又、管理サーバ(３)は
同時に給与体系データを反映させた従業員の給与額の算
出及びデータ印刷の要否を要求する。端末管理者は任意
に回答をすればよい。尚、別途サーバ管理者へ給与デー
タの印刷を依頼することももちろん可能である。この場
合サーバ管理者は管理メニューより印刷処理を別途行う
(Step541,542)

【００１７】尚、前記処理で得た出退勤データを基にし
た給与データについては基本的に管理サーバ(３)の側で
プリントし事業者へ送付するものであるが、印刷データ
をデジタルデータのまま入力端末管理者へ送付し、端末
管理者側で印刷することも可能である。尚、このデータ
の提供形成に関しては特に限定されず、端末管理者側の
希望する形での提供も可能である。

【００１８】以上が、本システムを利用した出退勤デー
タの蓄積及び該データを基にした給与算出方法である
が、入力端末(１)は出勤している従業員のリアルタイム
な情報を表示する機能を備えることも可能である。この
場合、入力端末(１)の画面上で現在出勤している従業員
のリストを表示することが容易に出来る。又、出退勤デ
ータが管理サーバ上のみに存在するわけではないので、
管理者(雇用者)が適宜に各従業員の勤務実績を把握する
ことが容易となる。

【００１９】上記の説明では入力端末とサーバを別途に
設置し管理するものとしてあるが、小規模な事業所、出
張所等においては一台のパーソナルコンピュータにクラ
イアントソフトウェアとサーバソフトウェアをインスト
ールして本システムを運用することも可能である。この
場合、従業員の給与体系データや各ソフトウェアに必要
なデータの入力についてはシステム管理者が行うことに
なるが、クライアントソフトウェアとサーバソフトウェ
アの運用については前述のものと何等の変わりもなく、
システム運営上は通信回線(２)を介すか介さないか程度
の差異をもって、容易に本システムを運営することも可
能である。

【００２０】

【発明の効果】この発明によれば、新たな設備投資をす
ることなく、従業員の出退勤状況を把握することが容易
となるだけでなく、従来経理担当者が行っていた各従業
員の給与の算出処理を大幅に減少させることが出来るも
のである。

【図面の簡単な説明】

【図１】本願システムの概略図

【図２】クライアントソフトウェアのフローチャート

【図３】同ソフトウェアの初期画面の例

【図４】同ソフトウェアの管理者メニュー画面の例

【図５】同ソフトウェアの社員登録入力画面の例

【図６】同ソフトウェアの社員情報データベースに蓄積
されているデータを示す画面の例

【図７】同ソフトウェアの出退勤データベースに蓄積さ
れているデータを示す図

【図８】社員を基に抽出した出退勤データの詳細を表示
する画面の例

【図９】サーバソフトウェアのフローチャート

【図１０】同ソフトウェアの時刻設定フローチャート

【図１１】同ソフトウェアの接続端末データ入力フロー
チャート

【図１２】同ソフトウェアの給与体系データ入力フロー
チャート

【図１３】同ソフトウェアのデータ印刷フローチャート

【図１４】同ソフトウェアの認証データベースに蓄積さ
れているデータを示す図

【符号の説明】

(１)入力端末 (２)通信回線 (３)管理サーバ

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 従業員を特定する電話番号、パスワード
   をデータとして蓄積する社員情報データベースと、 日付、時刻及び電話番号をデータとして蓄積する出退勤
   データベースと、 前記出退勤データベースのデータを管理サーバへ送信す
   る通信処理機能を備えた入力端末及び、 端末ＩＤとパスワードをデータとして蓄積する認証デー
   タベースと、 日付、時刻、端末ＩＤ及び前記入力端末から送られた出
   退勤データを蓄積する出退勤データベースと、 給与体系データベースを備えた管理サーバより構成され
   ることを特徴とする勤怠状況、給与算出管理システム。
2. 【請求項２】 前記入力端末及び管理サーバは市販のパ
   ーソナルコンピュータを用いることを特徴とする請求項
   １記載の勤怠状況、給与算出管理システム。