JP2002354040A - 電子メール送信装置、方法、プログラム、および、記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 電子メール送信者の面倒な操作を必要とする
ことなく、添付ファイルが受信端末において正常に参照
できるような技術を提供することを課題とする。 【解決手段】 電子メール送信装置は、スキャナ部１３
で入力され変換処理が施される前の未加工画像データ５
６を記憶部２３に格納する。未加工画像データ５６は、
画像変換部８４によって変換データ５２に変換され、電
子メールに添付されて受信端末に送信される。このとき
履歴記録部８６は送信した添付ファイルのファイル形式
を履歴テーブル５３に記録する。受信端末からエラー通
知の返信メールが返されると、画像変換部８４は履歴テ
ーブル５３を参照し、前回とは異なるファイル形式で変
換データ５２を生成する。このとき、優先リスト５４に
従ってファイル形式が選択される。あらたに生成された
変換データ５２は電子メール添付されて再送信される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子メールの送信
装置に関する。

【０００２】

【技術背景】インターネット、ＬＡＮなどのネットワー
クを経由して電子メールを送信する際に、電子メールに
データファイルを添付することが可能である。

【０００３】たとえば、電子メールに画像ファイルを添
付して送信した場合、受信側の端末（パソコン等）にお
いて、この画像ファイルを参照することが可能である。
これにより、電子メール本文の文字情報とは別に、マル
チメディアデータなどを交換することが可能となってい
る。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかし、画像ファイル
を添付して送信した場合、受信側の端末において、この
画像ファイルの内容が参照できない場合がある。画像フ
ァイルには様々なファイル形式が存在しており、画像を
参照するためには、そのファイル形式に対応したアプリ
ケーションソフトが受信側の端末にインストールされて
いることが必要となるからである。

【０００５】あらゆるファイル形式に対応したアプリケ
ーションソフトが受信側の端末にインストールされてい
ることを望むことは現実的ではなく、また、電子メール
の送信に先立って電子メールを交換する両者が、いちい
ち、添付するデータファイルのファイル形式について確
認をとるというのも非常に面倒である。

【０００６】したがって、従来、受信側の端末で画像を
参照することができなかった場合には、何らかの方法
で、画像が参照できない旨を送信者に伝え、送信者がフ
ァイル形式を変更したうえで、再度、画像ファイルを添
付ファイルとして送信するようにしていた。

【０００７】このような面倒な作業を一部解決するため
の技術が、特開２０００−１７４９７３において提案さ
れている。この提案は、受信側の端末が、受信したデー
タファイルの参照の可否を判定し、自動的にその結果を
返信メールとして送信するというものである。

【０００８】しかし、このような対策をとった場合で
も、送信側の端末では、画像のファイル形式を変換し、
再度、データファイルを添付して電子メールを送信する
といった操作を利用者自身が行う必要があるため、やは
り、煩雑な作業となっている。

【０００９】そこで、本発明は前記問題点に鑑み、送信
側端末の利用者が面倒な作業を行うことなく、受信端末
との間で効率よくデータファイルの交換を行う技術を提
供することを目的とする。

【００１０】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するた
め、請求項１の発明は、ネットワークを介して電子メー
ルを送信する装置であって、電子メールにデータファイ
ルを添付して送信する送信手段と、送信した前記データ
ファイルの復元用データを格納する記憶手段と、送信し
た前記データファイルが受信端末において正常に参照さ
れたか否かを判定する判定手段と、前記データファイル
が受信端末において正常に参照されなかったと前記判定
手段が判定した場合、前記復元用データを前記データフ
ァイルとは異なるファイル形式に変換する変換手段とを
備え、前記送信手段は、前記変換手段によって生成され
た新たなデータファイルを電子メールに添付して前記受
信端末に送信することを特徴とする。

【００１１】請求項２の発明は、請求項１に記載の電子
メール送信装置において、さらに、前記受信端末に対し
て送信したデータファイルのファイル形式を記録する履
歴記録手段を備え、前記変換手段は、前記復元用データ
を、前記履歴記録手段によって記録されたファイル形式
とは異なるファイル形式に変換することを特徴とする。

【００１２】請求項３の発明は、請求項１または請求項
２に記載の電子メール送信装置において、送信した前記
データファイルが前記受信端末において正常に参照され
るまで、前記変換手段は、送信するデータファイルのフ
ァイル形式を変換することを特徴とする。

【００１３】請求項４の発明は、請求項１ないし請求項
３のいずれかに記載の電子メール送信装置において、さ
らに、前記変換手段が変換処理をする際、いずれのファ
イル形式を優先して選択するかを規定した優先リストを
備えることを特徴とする。

【００１４】請求項５の発明は、請求項１ないし請求項
４のいずれかに記載の電子メール送信装置において、前
記判定手段は、前記データファイルの送信後、所定の時
間内に前記受信端末から返信の電子メールを受取った場
合に、前記データファイルが正常に参照されなかったと
判定することを特徴とする。

【００１５】請求項６の発明は、請求項１ないし請求項
４のいずれかに記載の電子メール送信装置において、前
記判定手段は、前記受信端末から返信された電子メール
の内容から前記データファイルが前記受信端末において
正常に参照されたか否かを判定することを特徴とする。

【００１６】請求項７の発明は、請求項１ないし請求項
６のいずれかに記載の電子メール送信装置において、前
記復元用データは未加工の画像データであり、前記デー
タファイルは前記未加工の画像データに所定の変換処理
が施されることにより生成されることを特徴とする。

【００１７】請求項８の発明は、請求項７に記載の電子
メール送信装置において、さらに、画像読取部を備え、
前記未加工の画像データは、前記画像読取部から入力さ
れたデータであることを特徴とする。

【００１８】請求項９の発明は、ネットワークを介した
電子メールの送信を制御する方法であって、電子メール
にデータファイルを添付して送信する工程と、送信した
前記データファイルの復元用データを格納する工程と、
送信した前記データファイルが受信端末において正常に
参照されたか否かを判定する工程と、前記データファイ
ルが受信端末において正常に参照されなかったと前記判
定手段が判定した場合、前記復元用データを前記データ
ファイルとは異なるファイル形式に変換する工程と、前
記変換手段によって生成された新たなデータファイルを
電子メールに添付して前記受信端末に送信する工程とを
含むことを特徴とする。

【００１９】請求項１０の発明は、ネットワークを介し
た電子メールの送信を制御するプログラムであって、コ
ンピュータを、電子メールにデータファイルを添付して
送信する送信手段、送信した前記データファイルの復元
用データを格納する記憶手段、送信した前記データファ
イルが受信端末において正常に参照されたか否かを判定
する判定手段、前記データファイルが受信端末において
正常に参照されなかったと前記判定手段が判定した場
合、前記復元用データを前記データファイルとは異なる
ファイル形式に変換する変換手段、および、前記変換手
段によって生成された新たなデータファイルを電子メー
ルに添付して前記受信端末に送信する手段、として機能
させる。

【００２０】請求項１１の発明は、請求項１０に記載の
プログラムにおいて、さらに、前記コンピュータを、前
記受信端末に対して送信したデータファイルのファイル
形式を記録する履歴記録手段として機能させ、前記変換
手段は、前記復元用データを、前記履歴記録手段によっ
て記録されたファイル形式とは異なるファイル形式に変
換することを特徴とする。

【００２１】請求項１２の発明は、請求項１０または請
求項１１に記載のプログラムにおいて、送信した前記デ
ータファイルが前記受信端末において正常に参照される
まで、前記変換手段は、送信するデータファイルのファ
イル形式を変換することを特徴とする。

【００２２】請求項１３の発明は、請求項１０ないし請
求項１２のいずれかに記載のプログラムにおいて、前記
変換手段は、いずれのファイル形式を優先して選択する
かを規定した優先リストに従って変換処理を行うことを
特徴とする。

【００２３】請求項１４の発明は、請求項１０ないし請
求項１３のいずれかに記載のプログラムにおいて、前記
判定手段は、前記データファイルの送信後、所定の時間
内に前記受信端末から返信の電子メールを受取った場合
に、前記データファイルが正常に参照されなかったと判
定することを特徴とする。

【００２４】請求項１５の発明は、請求項１０ないし請
求項１３のいずれかに記載のプログラムにおいて、前記
判定手段は、前記受信端末から返信された電子メールの
内容から前記データファイルが前記受信端末において正
常に参照されたか否かを判定することを特徴とする。

【００２５】請求項１６の発明は、請求項１０ないし請
求項１５のいずれかに記載のプログラムを記録したコン
ピュータ読み取り可能な記録媒体である。

【００２６】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照しつつ本発明の
実施の形態について説明する。

【００２７】｛１．ＭＦＰの概略構成｝図１は、本実施
の形態におけるメール送信装置としてのマルチ・ファン
クション・ペリフェラル（以下、「ＭＦＰ」と略す
る。）１を示す外観図である。ＭＦＰ１は、スキャナ、
複写機、プリンタ、ファックス等の機能を有する複合機
であり、ネットワークを介したデータの送受信が可能で
ある。

【００２８】ＭＦＰ１は、図１に示すように、ＭＦＰ１
に対する各種操作指示、文字・数字等のデータの入力を
受け付ける操作部１１を備えている。操作部１１は、複
数の操作キー１１ａを備えている。

【００２９】また、ＭＦＰ１は、操作メニューや取得し
た画像に関する情報等の表示を行うディスプレイ１２を
備えている。ディスプレイ１２は、タッチパネル式のデ
ィスプレイであり、操作メニュー等を表示するととも
に、表示した操作ボタンの画像に対する接触操作を検知
することにより、ＭＦＰ１に対する指示操作を受け付け
るようにしている。

【００３０】また、ＭＦＰ１は、原稿を光電的に読み取
って画像データを得るスキャナ部１３、および画像デー
タに基づいて記録シート上に画像を印刷するプリンタ部
１４を備える。

【００３１】また、ＭＦＰ１は、本体上面に原稿をスキ
ャナ部１３に送るフィーダ部１７、下部にはプリンタ部
１４に記録シートを供給する給紙部１８、中央部にはプ
リンタ部１４によって画像を印刷された記録シートが排
出されるトレイ１９、内部にはネットワークを介して外
部機器と画像データ等の送受信を行う通信部１６、およ
び各種データを記憶する記憶部２３を備えている。

【００３２】スキャナ部１３は、写真、文字、絵などの
画像情報を原稿から光電的に読み取って画像データを取
得する。取得された画像データ（濃度データ）は、画像
処理部２６（図２等参照）においてデジタルデータに変
換され、周知の各種画像処理を施された後、プリンタ部
１４や通信部１６に送られ、画像の印刷やデータの送信
に供される。また、後述するが、本実施の形態において
は、デジタルデータは画像処理が施される前のＲＡＷデ
ータとして記憶部２３に保存され、電子メールに添付す
る添付ファイル用のデータとして利用される。

【００３３】プリンタ部１４は、スキャナ部１３により
取得された画像データ、通信部１６により外部機器から
受信した画像データなどに基づいて記録シート上に画像
を印刷する。

【００３４】通信部１６は、公衆電話回線を介してファ
クシミリデータの送受信を行う他、ＬＡＮ、インターネ
ット等のネットワークを介して、該ネットワークに接続
された外部機器との間で電子メール等を用いてデータの
送受信を行う。これにより、ＭＦＰ１は、通常のファク
シミリ通信を行うファクシミリ装置としての機能のみな
らず、電子メールの送受信端末としての機能も有する。
したがって、電子メールの添付ファイルとして、各種画
像データを送受信することもできる。なお、ＭＦＰ１が
行うネットワーク通信は有線でもよく無線でもよいが、
図示例では有線による通信方式が採用されている。

【００３５】｛２．データの保存形式｝次に、電子メー
ルに添付される画像データの保存形式について説明する
とともに、各処理過程における画像データの名称につい
て必要な定義を行う。図２は、ＭＦＰ１における画像デ
ータの流れを示す図である。

【００３６】スキャナ部１３において原稿（写真、文
書、図など）が読み込まれると、スキャナ部１３から出
力された濃度データ５０が画像処理部２６に転送され
る。濃度データ５０は、画像処理部２６においてデジタ
ルデータに変換される。このデジタルデータに圧縮処理
などの非可逆の変換処理を施す前のデータ（ＲＡＷデー
タ）を未加工画像データ５６とする。

【００３７】未加工画像データ５６は、記憶部２３に保
存される。ＭＦＰ１では、電子メールに添付して送信す
る画像データをＲＡＷデータとして記憶部２３に保存す
るようにしているのである。

【００３８】記憶部２３に保存された未加工画像データ
５６は、メール送信時に読み出され、画像変換部８４に
おいて指定されたファイル形式に従った変換処理が行わ
れる。この変換処理が行われた画像データを変換データ
５２とする。変換データ５２は、ＪＰＥＧ、ＴＩＦＦな
どの画像ファイル形式や、ＰＤＦなどの文書ファイル形
式で生成されており、これらのファイルは電子メールに
添付され、メール送信部８１により受信端末に対して送
信されるのである。

【００３９】このように、本実施の形態においては、電
子メールに添付する変換データ５２自体を記憶部２３に
保存するのではなく、その変換データ５２を生成するた
めの復元用のデータとして未加工画像データ５６を保存
するようにしているのである。

【００４０】｛３．ＭＦＰの内部機能構成｝次に、図３
を参照しながら、ＭＦＰ１の内部機能構成について説明
する。ＭＦＰ１は、各種演算処理を行うとともに、ＭＦ
Ｐ１全体の動作を制御するＣＰＵ２０を備え、各種デー
タを記憶するＲＡＭ２１、およびプログラム５１を記憶
するＲＯＭ２２がＣＰＵ２０に接続される。また、ＣＰ
Ｕ２０には、操作部１１、ディスプレイ１２、スキャナ
部１３、および記憶部２３も接続される。記憶部２３
は、履歴テーブル５３等を保存するハードディスクから
構成されている。ただし、記憶部２３は、フラッシュメ
モリなどの書き換えが可能なＲＯＭであってもよい。な
お、ＲＡＭ２１は、不揮発性メモリ（ｎｏｎｖｏｌａｔ
ｉｌｅ ＲＡＭ）である。

【００４１】これにより、ＣＰＵ２０の制御の下にＲＡ
Ｍ２１、スキャナ部１３、記憶部２３との間で各種デー
タの受け渡しを可能としており、ディスプレイ１２に
は、ＣＰＵ２０の制御により、ＲＡＭ２１、記憶部２３
に記憶されている情報の表示が行われる。

【００４２】さらに、ＣＰＵ２０には、ネットワークを
介して接続される外部機器との間でデータの送受信を行
うための通信部１６も接続される。通信部１６はネット
ワーク・インターフェイス（ネットワークＩ／Ｆ）２５
を介してネットワークに接続されており、外部機器との
間で各種データの送受信が可能となっている。

【００４３】ＲＯＭ２２に記憶されたプログラム５１
は、基本的機能としてメールクライアントプログラムと
しての機能を備えており、その他に、本実施の形態に特
有の機能を備えている。

【００４４】ＣＰＵ２０がプログラム５１に従って、Ｒ
ＡＭ２１や記憶部２３などのハードウェア資源を利用し
ながら動作することにより実現される機能を、メール送
信部８１、メール受信部８２、参照可否判定部８３、画
像変換部８４、表示制御部８５、履歴記録部８６として
図示している。

【００４５】メール送信部８１は、電子メールをメール
サーバに送信する機能のほか、変換データ５２を添付フ
ァイルとして電子メールに付加する機能などを含んでい
る。また、メール送信部８１は、一度送信した添付ファ
イルが受信端末において参照できなかった場合には、他
のファイル形式に変換された変換データ５２を添付ファ
イルとして再送信する機能も備える。

【００４６】メール受信部８２は、ＰＯＰを利用して、
設定されたメールサーバに対して電子メールの受信問合
せを行うとともに、受信メールが存在する場合には、受
信処理を実行する。

【００４７】参照可否判定部８３は、電子メールに付加
して送信した添付ファイルが、受信端末において参照す
ることができたか否かを判定する機能部である。この判
定方法については後述する。

【００４８】画像変換部８４は、記憶部２３に記録され
た未加工画像データ５６に対して、圧縮処理等の変換処
理を行い、変換データ５２を生成する機能部である。ま
た、画像変換部８４は、一度送信した添付ファイルが受
信端末において参照できなかった場合には、未加工画像
データ５６を他のファイル形式に変換する機能も備え
る。

【００４９】表示制御部８５は、ディスプレイ１２に対
して操作メニューなどの表示指示を行う。履歴記録部８
６は、記憶部２３に格納されている履歴テーブル５３へ
の書込み処理を行う。

【００５０】｛４．履歴テーブルおよび優先順リスト｝
記憶部２３には、履歴テーブル５３と優先順リスト５４
が格納されている。

【００５１】図４は、履歴テーブル５３に記録されたジ
ョブの一例を示す図である。履歴テーブル５３は、電子
メールの送信履歴を記録したテーブルであり、各ジョブ
には、メッセージＩＤ、送信先メールアドレス、添付フ
ァイルのファイル名、添付ファイルのサイズ、送信時間
が記録されるとともに、添付ファイルとして添付した変
換データ５２のファイル形式が記録される。

【００５２】また、一度送信した添付ファイルが受信端
末において参照できなかった場合には、前述のごとく、
未加工画像データ５６は別のファイル形式に変換されて
再送信されることとなるが、履歴テーブル５６には、過
去に送信したファイル形式も履歴として記録される。

【００５３】図中、先頭のジョブ（メッセージＩＤが４
３２−Ｊ１１０２３のジョブ）については、１回目にフ
ァイル形式をＰＤＦとして送信したが、受信端末で参照
できなかったため、２回目にファイル形式をＪＰＥＧと
して再送信した状態を表している。

【００５４】図５は、優先順リスト５４の内容の一例を
示す図である。優先順リスト５４は、未加工画像データ
５６を変換する際に、どのファイル形式を優先するかを
規定したリストである。

【００５５】ただし、１回目の送信時には、オペレータ
が操作部１１、もしくは、タッチパネル（ディスプレイ
１２）において入力したファイル形式に従って、画像変
換部８４が変換処理を行う。

【００５６】図６は、ディスプレイ１２の表示例を示
す。ディスプレイ１２には、スキャニング画像を電子メ
ールに添付して送信する際のメニュー画面６０が表示さ
れている。メニュー画面６０には、スキャンボタン６
１、ストップボタン６２の画像が表示され、これら画像
に指で触れることで操作指示が行われる。

【００５７】また、メニュー画面６０には、各種情報を
入力する入力フィールドが表示されている。送信先入力
フィールド６３、送信元入力フィールド６４には、それ
ぞれ送信先と送信元の電子メールアドレスが入力され
る。また、設定情報入力フィールド６５には、原稿サイ
ズ、ファイル形式、解像度、カラーの設定情報が入力さ
れる。

【００５８】これら入力フィールドへの入力は、入力フ
ィールドの端部に表示されたプルダウンボタン７０を利
用することで可能である。プルダウンボタン７０に指で
触れると、メニュー画面６０上にプルダウンメニューが
表示され、それぞれの入力フィールドへ入力する情報と
して登録されている情報が一覧表示される。そして、一
覧表示された情報の中から所望の情報に触れることで、
当該情報が入力フィールドに表示されるとともに、当該
情報が設定されるのである。たとえば、送信先入力フィ
ールド６３のプルダウンボタン７０に触れると、アドレ
ステーブル５５に登録されている送信先電子メールアド
レスの一覧が表示されるようになっている。なお、アド
レステーブル５５は記憶部２３に格納されている。

【００５９】同様に、添付ファイルのファイル形式を指
定する際にも、オペレータは、入力フィールド６５のう
ち、ファイル形式の入力フィールドの側部に表示された
プルダウンメニュー７０を選択する。そして、変換する
ファイル形式の一覧表を表示させ、この中から所望のフ
ァイル形式を選択して指で触れることによりファイル形
式を指定することができるのである。なお、この一覧表
示されるファイル形式は、優先順リスト５４を利用すれ
ばよい。

【００６０】このようにして、１回目のメール送信時に
は、オペレータ操作によりファイル形式が指定される
が、２回目以降は、優先順リスト５４の優先順位に従っ
て変換処理が行われる。つまり、２回目以降の処理にお
いては、オペレータ操作は不要となっている。画像変換
部８４は、履歴テーブル５３と優先順リスト５４を参照
し、過去に送信した添付ファイルのファイル形式以外で
あって、最も優先順位の高いファイル形式を選択して変
換処理を行うのである。

【００６１】なお、優先順リスト５４の内容は、操作部
１１、タッチパネルを用いることにより、自由に変更で
きるようにしておけばよい。

【００６２】図中、優先順位の４番目はＴＥＸＴ形式と
している。画像変換部８４は、ＯＣＲ機能を備えてお
り、未加工画像データ５６の画像中に文字が含まれてい
る場合には、これをＴＥＸＴデータとして抽出し、変換
データ５２を生成することが可能である。たとえば、受
信端末には、画像表示アプリケーションが何もインスト
ールされていない場合などであって、画像が主に文字情
報を多く含んでいる場合などに有効である。

【００６３】｛５．参照可否の判定方法｝前述のごと
く、ＭＦＰ１は、送信した添付ファイルが受信端末にお
いて参照できなかった場合には、別のファイル形式にて
添付ファイルを再送信する。ここで、送信した添付ファ
イルが受信端末において参照できたか否かを判定する方
法について説明する。

【００６４】図７は、一般的な電子メールのヘッダ情報
５８を示している。ヘッダ情報５８は、送信元メールア
ドレス５８１、送信先メールアドレス５８２、送信時間
５８３、件名（Ｓｕｂｊｅｃｔ）５８４、メッセージＩ
Ｄ５８５の情報を含んでいる。さらに、電子メールが、
ある送信メールに対する返答のメールである場合には、
もとの送信メールのメッセージＩＤの情報を含んでい
る。このもとの送信メールのメッセージＩＤを関連メッ
セージＩＤ５８６とする。

【００６５】メール受信部８２において、電子メールが
受信され、その電子メールがＭＦＰ１から送信した電子
メールに対する返信メールであると判明した場合には、
そのヘッダ情報５８が参照可否判定部８３に受け渡され
る。

【００６６】参照可否判定部８３は、ヘッダ情報５８か
ら関連メッセージＩＤ５８６を取得し、この関連メッセ
ージＩＤ５８６に対応するジョブを履歴テーブル５３の
中から検索する。そして、該当するジョブが存在した場
合には添付ファイルが受信端末において正常に参照され
なかったと判定するのである。つまり、履歴テーブル５
３の各ジョブは所定時間が経過すると削除されるように
しており、その所定時間が経過する前に返信メールがあ
った場合には、添付ファイルが参照されなかった旨を通
知する返信メールであると判断するのである。

【００６７】この判定方法が、最も簡易的な判定方法で
あるが、判定の精度を上げるためには、もちろん別の方
法を採用してもよい。

【００６８】たとえば、返信メールの件名５８４にエラ
ー通知を示すキーワードが含まれている場合を条件とし
てもよいし、返信メールのメール本文５９（図８に電子
メールのフォーマットを図示）を参照し、エラー通知を
示すキーワードが含まれている場合を条件としてもよ
い。また、これらの条件を組み合わせることでより精度
の高い判定をすることが可能である。

【００６９】受信端末側に自動返信機能が存在する場合
には、より有効に判定処理を機能させることが可能であ
る。自動返信機能は、受信した電子メールに添付ファイ
ルが存在した場合、その添付ファイルを参照することの
できるアプリケーションが、受信した端末（パソコン
等）内に存在するかを判定し、対応するアプリケーショ
ンが存在しない場合には、自動的にエラー通知の返信メ
ールを送信するのである。

【００７０】したがって、受信端末が自動返信機能を備
えている場合には、短期間で返信メールが戻ってくるこ
とになるので、上述した判定方法のうち、所定時間内に
返信のあった場合にエラー通知であると判定する方法も
有効に機能する。

【００７１】また、自動返信機能により返信された返信
メールには、件名５８４、もしくは、メール本文５９に
エラー通知を示すメッセージが含まれることになるの
で、上述した判定方法のうち、エラー通知を示すキーワ
ードが含まれている場合を条件とする方法も有効に機能
する。

【００７２】｛６．処理フロー｝ ＜６−１ 送信処理＞次に、図９ないし図１１のフロー
チャートを参照しながら、ＭＦＰ１における添付ファイ
ルの再送信処理にかかる一連の動作について説明する。

【００７３】まず、図９を用いて添付ファイルを付加し
た電子メールの送信処理について説明する。ディスプレ
イ１２に図６で示したメニュー画面６０が表示された状
態で、ＭＦＰ１は、操作待ちの状態となっている。ここ
で、オペレータにより、画像の入力条件の設定操作が行
われる。具体的には、各入力フィールド６３〜６６に、
送信先、送信元メールアドレスや、添付ファイルのファ
イル形式などが入力される。また、添付ファイルのファ
イル名が入力フィールド６６に入力される。添付ファイ
ルのファイル名は、操作キー１１ａを操作することによ
り入力可能であるが、入力操作がされない場合には、自
動的にファイル名が設定される。ファイル名はシーケン
シャル番号や、日時などを付加してファイル名が重複し
ないようにすればよい。

【００７４】オペレータにより、画像の入力条件の設定
操作が行われると（ステップＳ１１でＹｅｓ）、スキャ
ンボタン６１の選択操作待ち状態となる（ステップＳ１
２）。そして、オペレータによりスキャンボタン６１が
選択操作されると、スキャナ部１３によって原稿の読取
動作が行われ、画像処理部２６においてデジタルデータ
に変換される。このデジタルデータが未加工画像データ
（ＲＡＷデータ５６）として記憶部２３に記録される
（ステップＳ１３）。なお、ストップボタン６２を選択
することにより、処理を中止することができる。

【００７５】続いて、画像変換部８４は、入力フィール
ド６５において設定された添付ファイルのファイル形式
に従って未加工画像データ５６を変換し、変換データ５
２を生成する。変換データ５２はＲＡＭ２１に記憶され
る（ステップＳ１４）。

【００７６】次に、履歴記録部８６によって、履歴テー
ブルにジョブが記録される（ステップＳ１５）。具体的
には、送信する電子メールに付けられたメッセージＩ
Ｄ、送信先メールアドレス、添付ファイル名、添付ファ
イルのファイル形式が記録される。なお、この時点で
は、オペレータによって設定されたファイル形式が１つ
記録されていることになる。

【００７７】履歴テーブルへの記録が行われると、メー
ル送信部８１は、変換データ５２を添付ファイルとして
電子メールに添付し、メールサーバに対して電子メール
の送信処理を行う（ステップＳ１６）。

【００７８】＜６−２ 受信端末における処理＞このよ
うにして、ＭＦＰ１から添付ファイルを付加した電子メ
ールが送信される。この電子メールを受信した端末にお
いては、オペレータにより添付ファイルの参照の可否が
試される。もしくは、前述した自動返信機能により受信
端末の電子メールソフトが参照の可否を自動判定する。
そして、添付ファイルを参照することができない場合に
は、オペレータ操作により、もしくは、自動返信機能に
よりエラー通知の返信メールが返される。

【００７９】ここで、受信端末側の処理の一例として自
動返信機能を備えた電子メールソフトによって行われる
エラー通知の返信処理について図１２を参照しながら説
明する。

【００８０】パソコン上で動作している電子メールソフ
トは、メールサーバに対して定期的に受信メールの確認
を行っている。この所定の時間が経過すると（ステップ
Ｓ５１でＹｅｓ）、ＰＯＰを利用して受信処理を行う
（ステップＳ５２）。

【００８１】次に、電子メールソフトは、受信した電子
メールに添付ファイルが付加されているか否かの判定を
行い（ステップＳ５３）、添付ファイルが存在する場合
には（ステップＳ５３でＹｅｓ）、当該添付ファイルが
参照可能であるか否かの判定を行う（ステップＳ５
４）。具体的には、受信端末（パソコン）にインストー
ルされているアプリケーションソフトの中に、受信した
添付ファイルを開くことができるものが存在するかどう
かの判定を行うのである。

【００８２】そして、添付ファイルを開くことのできる
アプリケーションソフトが存在しない場合には、自動的
にエラー通知である返信メールを送信するのである（ス
テップＳ５５）。

【００８３】このように、電子メールソフトの自動返信
機能によって、もしくは、オペレータの操作によって、
受信端末から添付ファイルが参照できなかったことを示
す返信メールが返される。

【００８４】＜６−３ 判定処理および再送信処理＞次
に、図１０のフローチャートを参照しながら、ＭＦＰ１
における電子メールの受信処理と判定処理について説明
する。メール受信部８２は、定期的にメールサーバに対
して問合せを行い、電子メールの受信確認を行う。そし
て、電子メールを受信している場合には、電子メールの
受信処理を行う。そして、メール受信部８２は、受信し
た電子メールが返信メールであるか否かの判定を行う
（ステップＳ２１）。返信メールであるか否かは、電子
メールのヘッダを参照することによって判定可能であ
る。

【００８５】受信した電子メールの中に返信メールが存
在する場合（ステップＳ２１でＹｅｓ）、参照可否判定
部８３が返信メールのヘッダ情報５８を参照し、ヘッダ
情報から関連メッセージＩＤ５８６、すなわち、ＭＦＰ
１から送信した電子メールのメッセージＩＤを読み込む
（ステップＳ２２）。

【００８６】次に、参照可否判定部８３は、読み込んだ
情報と履歴テーブル５３とを照合し（ステップＳ２
３）、ステップＳ２２で取得したメッセージＩＤと同一
のメッセージＩＤが記録されているジョブの検索を行う
（ステップＳ２４）。

【００８７】履歴テーブル５３に該当するジョブが存在
する場合（ステップＳ２４でＹｅｓ）には、再送信処理
を行う（ステップＳ２５）。

【００８８】図１１は、再送信処理のフローチャートで
ある。

【００８９】メール送信部８１は、まず、履歴テーブル
５３と優先順リスト５４とを照合する（ステップＳ２５
１）。そして、ステップＳ２４において検索した該当ジ
ョブに記録されたファイル形式を全て読み込み、優先順
リスト５４と比較することによって、未変換のファイル
形式が存在するか否かの判定を行う（ステップＳ２５
２）。

【００９０】ここで、未変換のファイル形式が存在する
場合（ステップＳ２５２でＹｅｓ）には、画像変換部８
４は、記憶部２３から未加工画像データ５６を読み込
み、未変換のファイル形式の中で最も優先順位の高いフ
ァイル形式に変換し、変換データ５２を生成する。生成
された変換データ５２はＲＡＭ２１に格納される（ステ
ップＳ２５３）。

【００９１】たとえば、図４で示した履歴テーブル５３
の先頭に記録されたジョブ（メッセージＩＤが４３２−
Ｊ１１０２３のジョブ）であれば、既に、ＰＤＦとＪＰ
ＥＧのファイル形式は変換に使用されていることがわか
る。しかし、優先順リスト５４における３番目と４番目
のファイル形式（ＴＩＦＦ形式、ＴＥＸＴ形式）は未だ
変換に使用されていない。そこで、画像変換部８４は、
未加工画像データ５６を、ＴＩＦＦ形式とＴＥＸＴ形式
のうち、優先順位の高いＴＩＦＦ形式に変換し、変換デ
ータ５２を生成するのである。

【００９２】再送信用の変換データ５２を生成すると、
次に、履歴記録部８６が履歴テーブル５３にジョブを記
録する（ステップＳ２５４）。この際、再送信を行う原
因となった元の送信メールのジョブに記録されていたフ
ァイル形式を、再送信にかかる送信履歴のジョブにも記
録する。これにより、再送信した送信メールのジョブに
は、過去に送信した全ての添付ファイルのファイル形式
が記録されることとなる。

【００９３】そして、メール送信部８１は、あらたに生
成された変換データ５２を添付ファイルとして電子メー
ルに添付し、電子メールを再送信するのである（ステッ
プＳ２５５）。

【００９４】一方、ステップＳ２５２において、未変換
のファイル形式が存在していないと判定した場合には、
「変換不可能である」旨のメッセージを含む電子メール
を送信する（ステップＳ２５６）。

【００９５】再び、図１０のフローチャートに戻る。再
送信処理が終了した場合、また、ステップＳ２１で電子
メールを受信しなかった場合、もしくは、ステップＳ２
４において履歴テーブル５３に対応するジョブが存在し
ないと判定された場合には、次に、履歴テーブル５３に
記録された各ジョブの送信時間と現在時間を比較する
（ステップＳ２６）。そして、所定の時間が経過したジ
ョブが存在するか否かの判定を行う（ステップＳ２
７）。所定の時間とは、送信した添付ファイルが受信端
末において正常に参照されたと判断する基準時間であ
る。

【００９６】所定時間が経過しているジョブが存在する
場合（ステップＳ２７でＹｅｓ）には、その送信メール
に添付された添付ファイルが受信端末において正常に参
照されたものと判定し、履歴テーブル５３から該当ジョ
ブを削除する。さらに、不要となった対応する未加工画
像データ５６を記憶部２３から削除する（ステップＳ２
８）。未加工画像データ５６の削除処理が終了すると判
定処理が終了する。

【００９７】このように、ＭＦＰ１は、送信した添付フ
ァイルが受信端末において参照できなかったと判定した
場合に、ファイル形式を変換して添付ファイルの再送信
を行う。そして、再送信した添付ファイルが、再び、受
信端末において参照できなかった場合にも、同様に、判
定処理および再送信処理を行う。このようにして、受信
端末において添付ファイルが参照できるまで、優先順リ
スト５４にしたがって、複数回の再送信を行うのであ
る。この間の処理は、全てＭＦＰ１が自動的に行うの
で、オペレータ操作が必要となることはない。

【００９８】また、ＭＦＰ１は、変換データ５２を添付
ファイルとして送信するが、その変換データ５２を保存
しておくのではなく、変換前の未加工画像データ５６を
記憶部２３に保存するようにしている。したがって、再
送信時、画像変換部８４は未加工画像データ５６をもと
にして新たな変換データ５２を生成するので、複数回に
渡る再送信を行う場合であっても画像の品質を維持する
ことが可能である。

【００９９】｛７．変形例｝上述のごとく、ＭＦＰ１
は、送信した添付ファイルについて未加工画像データ５
６を保存するようにしているが、未加工画像データ５２
は保存せず、変換データ５２を記憶部２３に保存してお
くようにすることも可能である。つまり、変換データ５
２の復元用のデータとして、変換データ５２自体を保存
しておくようにするのである。この場合、画像変換部８
４は、再送信時に記憶部２３に保存された変換データ５
２をもとに変換処理を行い、あらたな変換データを生成
する。この場合でも、上述した実施の形態と同様、オペ
レータの操作を必要とすることなく、添付ファイルのフ
ァイル形式を変更しながら再送信する機能を自動化する
ことは可能である。

【０１００】また、本実施の形態においては、電子メー
ル送信装置として複写機、ＦＡＸ等の機能を有する複合
機であるＭＦＰ１を例にとって説明したが、電子メール
送信装置は、パソコンおよびパソコン上で動作する電子
メールソフトで実現することも可能である。この場合に
は、未加工画像データは、ネットワークや記録媒体を介
してパソコン内に取り込むようにしてもよいし、パソコ
ンにスキャナ装置を接続して、未加工画像データを取り
込むようにしてもよい。

【０１０１】また、本実施の形態においては、送信相手
に関係なく、優先順リストは５４は共通のリストを使用
することとしているが、送信先メールアドレスごとに個
別の優先順リストを保有するようにしてもよい。

【０１０２】

【発明の効果】以上説明したように、請求項１、請求項
９、請求項１０の発明は、電子メールに添付して送信し
たデータファイルが受信端末において参照できなかった
と判定した場合、ファイル形式を変更したうえで電子メ
ールを再送信する。これにより、オペレータによる面倒
な操作を行うことなく、ファイル形式を変更したあらた
なデータファイルを送信することができる。

【０１０３】請求項２、請求項１１の発明は、送信した
データファイルのファイル形式を記録しておくので、受
信端末が参照することのできないファイル形式を判断す
ることができる。

【０１０４】請求項３、請求項１２の発明は、受信端末
がデータファイルを参照できるまで、変換処理を行うの
で、目的を達成するまでの処理が自動化される。

【０１０５】請求項４、請求項１３の発明は、ファイル
形式の優先順位に従って、変換処理を行うので、目的を
達成するまでの再送回数をできるだけ少なくすることが
できる。

【０１０６】請求項５、請求項１４の発明は、所定時間
内に返信メールを受信した場合に、受信端末がデータフ
ァイルを参照することができなかったと判定するので、
より簡易的な方法で処理の自動化を図ることができる。

【０１０７】請求項６、請求項１５の発明は、返信メー
ルの内容からデータファイルの参照の可否を判定するの
で、判定の精度を向上させることができる。

【０１０８】請求項７の発明は、データファイルの復元
用データとして画像の未加工データを保存しているの
で、再送信する場合にも、画像の品質を維持することが
できる。

【０１０９】請求項８の発明は、メール送信装置は画像
読取部を備え、画像読取部から読み取った画像の未加工
データを保存するので、再送信する場合にも、画像の品
質を維持することができる。

【０１１０】請求項１６の発明は、請求項１０ないし請
求項１５のいずれかに記載のプログラムを記録した記録
媒体であり、コンピュータで読み取ることにより、上記
機能を実行させることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】メール送信装置を含む複合機（ＭＦＰ）の概観
図である。

【図２】原稿のスキャニングから添付ファイルとして画
像データが送信されるまでのデータの流れを示す図であ
る。

【図３】メール送信装置を含むＭＦＰの内部ブロック構
成図である。

【図４】履歴テーブルに記録されたジョブの一例を示す
図である。

【図５】優先順リストの内容を示す図である。

【図６】タッチパネル式のディスプレイに表示されたメ
ニューを示す図である。

【図７】電子メールのヘッダ情報を示す図である。

【図８】電子メールのデータ構成を示す図である。

【図９】電子メール装置における送信処理を示すフロー
チャートである。

【図１０】電子メール装置における判定処理を示すフロ
ーチャートである。

【図１１】電子メール装置における再送信処理を示すフ
ローチャートである。

【図１２】受信端末側の処理を示すフローチャートであ
る。

【符号の説明】

１２ （タッチパネル式）ディスプレイ １３ スキャナ部 ５１ プログラム ５２ 変換データ ５３ 履歴テーブル ５４ 優先順リスト ５６ 未加工画像データ ８１ メール送信部 ８２ メール受信部 ８３ 参照可否判定部 ８４ 画像変換部 ８６ 履歴記録部

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き Ｆターム(参考） 5K030 GA17 HA05 HB02 HC01 JT03 KA01 KA06 KA13 LD11 MB18

Claims (16)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ネットワークを介して電子メールを送信
   する装置であって、 電子メールにデータファイルを添付して送信する送信手
   段と、 送信した前記データファイルの復元用データを格納する
   記憶手段と、 送信した前記データファイルが受信端末において正常に
   参照されたか否かを判定する判定手段と、 前記データファイルが受信端末において正常に参照され
   なかったと前記判定手段が判定した場合、前記復元用デ
   ータを前記データファイルとは異なるファイル形式に変
   換する変換手段と、を備え、 前記送信手段は、前記変換手段によって生成された新た
   なデータファイルを電子メールに添付して前記受信端末
   に送信することを特徴とする電子メール送信装置。
2. 【請求項２】 請求項１に記載の電子メール送信装置に
   おいて、さらに、 前記受信端末に対して送信したデータファイルのファイ
   ル形式を記録する履歴記録手段、を備え、 前記変換手段は、前記復元用データを、前記履歴記録手
   段によって記録されたファイル形式とは異なるファイル
   形式に変換することを特徴とする電子メール送信装置。
3. 【請求項３】 請求項１または請求項２に記載の電子メ
   ール送信装置において、 送信した前記データファイルが前記受信端末において正
   常に参照されるまで、前記変換手段は、送信するデータ
   ファイルのファイル形式を変換することを特徴とする電
   子メール送信装置。
4. 【請求項４】 請求項１ないし請求項３のいずれかに記
   載の電子メール送信装置において、さらに、 前記変換手段が変換処理をする際、いずれのファイル形
   式を優先して選択するかを規定した優先リスト、を備え
   ることを特徴とする電子メール送信装置。
5. 【請求項５】 請求項１ないし請求項４のいずれかに記
   載の電子メール送信装置において、 前記判定手段は、前記データファイルの送信後、所定の
   時間内に前記受信端末から返信の電子メールを受取った
   場合に、前記データファイルが正常に参照されなかった
   と判定することを特徴とする電子メール送信装置。
6. 【請求項６】 請求項１ないし請求項４のいずれかに記
   載の電子メール送信装置において、 前記判定手段は、前記受信端末から返信された電子メー
   ルの内容から前記データファイルが前記受信端末におい
   て正常に参照されたか否かを判定することを特徴とする
   電子メール送信装置。
7. 【請求項７】 請求項１ないし請求項６のいずれかに記
   載の電子メール送信装置において、 前記復元用データは未加工の画像データであり、前記デ
   ータファイルは前記未加工の画像データに所定の変換処
   理が施されることにより生成されることを特徴とする電
   子メール送信装置。
8. 【請求項８】 請求項７に記載の電子メール送信装置に
   おいて、さらに、画像読取部、を備え、 前記未加工の画像データは、前記画像読取部から入力さ
   れたデータであることを特徴とする電子メール送信装
   置。
9. 【請求項９】 ネットワークを介した電子メールの送信
   を制御する方法であって、 電子メールにデータファイルを添付して送信する工程
   と、 送信した前記データファイルの復元用データを格納する
   工程と、 送信した前記データファイルが受信端末において正常に
   参照されたか否かを判定する工程と、 前記データファイルが受信端末において正常に参照され
   なかったと前記判定手段が判定した場合、前記復元用デ
   ータを前記データファイルとは異なるファイル形式に変
   換する工程と、 前記変換手段によって生成された新たなデータファイル
   を電子メールに添付して前記受信端末に送信する工程
   と、を含むことを特徴とする方法。
10. 【請求項１０】 ネットワークを介した電子メールの送
    信を制御するプログラムであって、 コンピュータを、 電子メールにデータファイルを添付して送信する送信手
    段、 送信した前記データファイルの復元用データを格納する
    記憶手段、 送信した前記データファイルが受信端末において正常に
    参照されたか否かを判定する判定手段、 前記データファイルが受信端末において正常に参照され
    なかったと前記判定手段が判定した場合、前記復元用デ
    ータを前記データファイルとは異なるファイル形式に変
    換する変換手段、および、 前記変換手段によって生成された新たなデータファイル
    を電子メールに添付して前記受信端末に送信する手段、
    として機能させるためのプログラム。
11. 【請求項１１】 請求項１０に記載のプログラムにおい
    て、さらに、前記コンピュータを、 前記受信端末に対して送信したデータファイルのファイ
    ル形式を記録する履歴記録手段、として機能させ、 前記変換手段は、前記復元用データを、前記履歴記録手
    段によって記録されたファイル形式とは異なるファイル
    形式に変換することを特徴とするプログラム。
12. 【請求項１２】 請求項１０または請求項１１に記載の
    プログラムにおいて、 送信した前記データファイルが前記受信端末において正
    常に参照されるまで、前記変換手段は、送信するデータ
    ファイルのファイル形式を変換することを特徴とするプ
    ログラム。
13. 【請求項１３】 請求項１０ないし請求項１２のいずれ
    かに記載のプログラムにおいて、 前記変換手段は、いずれのファイル形式を優先して選択
    するかを規定した優先リストに従って変換処理を行うこ
    とを特徴とするプログラム。
14. 【請求項１４】 請求項１０ないし請求項１３のいずれ
    かに記載のプログラムにおいて、 前記判定手段は、前記データファイルの送信後、所定の
    時間内に前記受信端末から返信の電子メールを受取った
    場合に、前記データファイルが正常に参照されなかった
    と判定することを特徴とするプログラム。
15. 【請求項１５】 請求項１０ないし請求項１３のいずれ
    かに記載のプログラムにおいて、 前記判定手段は、前記受信端末から返信された電子メー
    ルの内容から前記データファイルが前記受信端末におい
    て正常に参照されたか否かを判定することを特徴とする
    プログラム。
16. 【請求項１６】 請求項１０ないし請求項１５のいずれ
    かに記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り
    可能な記録媒体。