JP2002328874A - 電子メールの管理方法と管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 サーバが大勢の受信者に配信した添付ファイ
ルを集中管理でき、且つ、各受信者は添付ファイルを任
意の時間にダウンロードできるようにする。 【解決手段】 メール送信端末１が、メールソフトを起
動してメール文を作成した後に添付ファイルを指定す
る。すると、メールソフトが一定の規則に基づいて自動
的にＵＲＬを発行する。メール送信端末１が電子メール
を送信すると、メール本文はＳＭＴＰサーバ３へ、添付
ファイルはデータサーバ４へ送信される。メール受信端
末２は、所望の時間に、ＳＭＴＰサーバ３からメール本
文を受信しデータサーバ４から添付ファイルを受信す
る。そして、ブラウザソフトを用いて受信した電子メー
ルをメール受信端末２に表示させる。メール受信端末２
は、本文中にある添付ファイルのＵＲＬをクリックする
と、添付ファイルの情報がダウンロードされる。ダウン
ロードされたときのログはデータサーバ４に通知され
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、送信する電子メー
ルの管理方法及び管理装置に関し、特に、送信する電子
メールに添付されるファイルをサーバが一元管理できる
ような電子メールの管理方法と管理装置に関するもので
ある。

【０００２】

【従来の技術】通常、電子メールにファイルを添付して
送信することが行われる。そして、例えば電子メールに
ファイルを添付して複数の人に送信する場合について
は、添付ファイルは一括して送信されるが、電子メール
に複数のファイルが添付されているときは、それぞれの
受信者は複数のファイルを個別に順次ダウンロードして
いる。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】このように、電子メー
ルに複数のファイルが添付されているときは、それぞれ
の受信者は、最初のファイルをダウンロードした後に次
のファイルをダウンロードするというような操作を繰り
返さなければならない。また、大勢の人に一斉に添付フ
ァイルを送信する場合、配信を行うサーバは、全員に対
して一括して配信を行っているものの、各受信者に送付
された添付ファイルが個々にダウンロードされたか否か
などを集中管理することはできない。

【０００４】本発明は、このような事情に鑑みてなされ
たものであり、その目的は、サーバが大勢の受信者に配
信した電子メールの添付ファイルを集中管理することが
でき、且つ、各受信者が添付ファイルを任意の時間にダ
ウンロードできるようにすることにある。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記の課題を解決するた
めに、請求項１に記載の発明における電子メールの管理
方法は、サーバが、メール送信端末の送信した電子メー
ルをメール受信端末へ配信するときの電子メールの管理
方法であって、サーバが、メール送信端末が指定したフ
ァイルとメール送信端末がメールソフトを用いて発行し
たＵＲＬとを対応づけして、所定の記憶領域に保存する
手順と、保存されているＵＲＬを所望のメール受信端末
へ配信する手順と、メール受信端末が取得したＵＲＬを
クリックしたとき、このＵＲＬに対応するファイルをメ
ール受信端末へダウンロードする手順と、ファイルをダ
ウンロードしたメール受信端末の履歴情報を示すログを
保存する手順とを経て、電子メールの配信を実行するこ
とを特徴とする。

【０００６】すなわち、本発明における電子メールの管
理方法によれば、メール送信端末は、バッファとなるデ
ータサーバにファイルを送信しておけばよいので、メー
ル受信端末の回線容量や受信端末の稼動状態を意識する
ことなくファイルの送信を行うことができる。また、メ
ール受信端末は自分の好みの時間を選んでＵＲＬをクリ
ックすれば、データサーバから所望のファイルをダウン
ロードすることができる。さらに、メール送信端末は、
複数のメール受信端末へ電子メールを送信する場合で
も、一元的にファイルをデータサーバへアップロードし
ておけば、それぞれのメール受信端末は、任意の時間に
データサーバからファイルをダウンロードすることがで
きる。

【０００７】また、請求項２又は請求項４に記載の発明
における電子メールの管理方法は、サーバが、ファイル
とＵＲＬとが所定の記憶領域に保存されているときにウ
イルスチェックを行うことを特徴とする。すなわち、本
発明における電子メールの管理方法によれば、ウイルス
チェックを集中的に行うことができるので、それぞれの
メール受信端末はウイルスチェックを行わなくてもよく
なり、効率的にウイルスチェックを実施することができ
る。

【０００８】また、請求項３に記載の発明における電子
メールの管理方法は、サーバが、メール送信端末の送信
した電子メールをメール受信端末へ配信するときの電子
メールの管理方法であって、サーバが、メール送信端末
がメールソフトを用いて発行したＵＲＬとメール送信端
末が指定したショートカット情報とを対応付けたヘッダ
情報を所定の記憶領域に保存する手順と、メール受信端
末がＩＤパスワードを用いてアクセスしたとき、ヘッダ
情報に基づいて、メール送信端末のメールソフトに対し
て、ＵＲＬとファイルの対応づけを行うように指示する
手順と、メール送信端末により対応づけられて送信され
たファイルとＵＲＬとを所定の記憶領域に保存する手順
と、保存されているＵＲＬを所望のメール受信端末へ配
信する手順と、メール受信端末が取得したＵＲＬをクリ
ックしたとき、ＵＲＬに対応するファイルをメール受信
端末へダウンロードする手順と、ファイルをダウンロー
ドしたメール受信端末の履歴情報を示すログを保存する
手順とを経て、電子メールの配信を実行することを特徴
とする。尚、サーバが、ファイルとＵＲＬが所定の記憶
領域に保存されているときにウイルスチェックを行うよ
うにしてもよい。

【０００９】すなわち、請求項３に記載の発明における
電子メールの管理方法によれば、ＨＴＴＰによるショー
トカット情報をダウンロードするような場合でも、ショ
ートカット情報のアドレスをリンクさせれば、ファイル
管理サーバが、予め登録されているヘッダ情報に基づい
てファイルに対応するＵＲＬを決定することができる。
よって、前記発明と同様に、メール受信端末がＵＲＬを
クリックすれば、データサーバから所望のファイルをダ
ウンロードすることができる。

【００１０】また、請求項５に記載の発明における電子
メールの管理方法は、サーバが、ＨＴＭＬ言語で記述さ
れたファイル管理情報を格納し、メール受信端末がＩＤ
パスワードを用いてアクセスしたとき、ファイル管理情
報に基づいて、メール受信端末に対してファイルの一覧
表を提示することを特徴とする。さらに、本発明におけ
る電子メールの管理方法は、サーバが、ＨＴＭＬ言語で
記述されたファイル管理情報を格納し、メール受信端末
がＩＤパスワードを用いてアクセスしたとき、ファイル
管理情報に基づいて、メール受信端末がＷｅｂ上でファ
イル名の検索ができるように情報を提供することを特徴
とする。

【００１１】すなわち、本発明における電子メールの管
理方法によれば、データサーバにアップロードしたファ
イルのインデックスを自動的にＨＴＭＬ形式に変換し、
Ｗｅｂサーバに転送することもできる。これによって、
Ｗｅｂ上でファイルを一覧表示することができるので、
企業内でデータを管理したり、所望のファイルを容易に
検索したりすることができる。

【００１２】また、請求項６に記載の発明における電子
メールの管理装置は、サーバが、メール送信端末の送信
した電子メールをメール受信端末へ配信する電子メール
の管理装置であって、サーバは、メール送信端末からメ
ール本文を受信し、メール本文を所定の記憶領域へ保存
するＳＭＴＰサーバと、メール送信端末が指定したファ
イルとメール送信端末がメールソフトを用いて発行した
ＵＲＬとを対応づけし、所定の記憶領域へ保存するデー
タサーバとによって構成され、メール受信端末が配信さ
れたＵＲＬをクリックしたとき、データサーバが、ＵＲ
Ｌに対応するファイルをメール受信端末へダウンロード
すると共に、ファイルをダウンロードしたメール受信端
末の履歴情報を示すログを保存することを特徴とする。
尚、請求項７に記載の発明に示すように、データサーバ
に、ウイルスチェックを行うためのウイルス検出ソフト
を搭載してもよい。

【００１３】また、請求項８に記載の発明における電子
メールの管理装置は、サーバが、メール送信端末の送信
した電子メールをメール受信端末へ配信する電子メール
の管理装置であって、サーバは、メール送信端末からメ
ール本文を受信し、メール本文を所定の記憶領域へ保存
するＳＭＴＰサーバと、メール送信端末がメールソフト
を用いて発行したＵＲＬとメール送信端末が指定したシ
ョートカット情報とを対応づけたヘッダ情報を所定の記
憶領域に保存するファイル管理サーバと、メール受信端
末がＩＤパスワードを用いてファイル管理サーバにアク
セスしたとき、ヘッダ情報に基づいてメール送信端末の
メールソフトが対応づけしたＵＲＬとファイルとを受信
し所定の記憶領域へ保存するデータサーバとによって構
成され、メール受信端末が配信されたＵＲＬをクリック
したとき、データサーバが、ＵＲＬに対応するファイル
をメール受信端末へダウンロードし、ファイル管理サー
バが、ファイルをダウンロードしたメール受信端末の履
歴情報を示すログを保存することを特徴とする。尚、請
求項９に記載の発明に示すように、データサーバに、ウ
イルスチェックを行うためのウイルス検出ソフトを搭載
してもよい。

【００１４】また、請求項１０に記載の発明における電
子メールの管理装置は、サーバが、所定の記述言語で記
述されたファイル管理情報を格納し、メール受信端末が
ＩＤパスワードを用いてアクセスしたとき、ファイル管
理情報に基づいてメール受信端末に対してファイルの一
覧表を提示するＷｅｂサーバを備えていることを特徴と
する。また、本発明における電子メールの管理装置は、
サーバが、所定の記述言語で記述されたファイル管理情
報を格納し、メール受信端末がＩＤパスワードを用いて
アクセスしたとき、ファイル管理情報に基づいて、メー
ル受信端末がＷｅｂ上でファイル名の検索ができるよう
に情報を提供するＷｅｂサーバを備えていることを特徴
とする。

【００１５】

【発明の実施の形態】以下、図面を用いて、本発明にお
ける電子メールの管理方法について説明する。本発明で
は、ＷＷＷサーバとその他の外部アプリケーションが相
互にデータのやり取りを実行するためのインタフェース
として、ＣＧＩ（Common Gateway Interface）を用いて
いる。つまり、ＷＷＷサーバは、基本的には、蓄えられ
たデータをブラウザを介して提供しているが、ＣＧＩを
用いることによって、ＷＷＷサーバによって起動された
サーバ以外のアプリケーションを実行して得られた結果
を取り込むことができる。したがって、ＷＷＷサーバ
は、クライアントのブラウザの要求に対して対応するプ
ログラム（ＣＧＩスクリプト）を起動して、このプログ
ラムで得られた結果をクライアントに送信することがで
きる。

【００１６】先ず、本発明における電子メールの管理方
法の概要について説明する。図１は、本発明に係る電子
メール送信システムの基本的な構成図であり、図２は、
本発明に係る電子メールの送信の流れを示す概念図であ
る。したがって、図１の構成図を用いて図２における電
子メールの送信の流れの概要を説明する。最初に、パソ
コンや携帯端末などのメール送信端末１が、メールソフ
トを起動してメール本文を作成した後、添付ファイルを
指定する（ステップＳ１）。すると、メールソフトが一
定の規則に基づいて自動的にＵＲＬ（Uniform Resource
Locators）を発行する。尚、このＵＲＬは添付ファイ
ル毎にユニークに発行されたものである。例えば、メー
ル本文には『ファイルはここにあげておきます。皆さん
ご覧下さいね！』と表示されると共に、添付ファイルに
は固有のＵＲＬで『http//www.xxx.com/temp.txt<』と
表示される（ステップＳ２）。これによって、パソコン
や携帯端末などのメール送信端末１は電子メールの送信
可能な状態となる。

【００１７】そして、メール送信端末１が電子メールを
送信すると、メール本文は通常の電子メール転送プロト
コルサーバであるＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Pro
tocol）サーバ（配信手段）３へ送信され、添付ファイ
ルはデータサーバ（記憶手段、第１の記憶手段、ダウン
ロード手段、チェック手段）４へ送信される。ここで、
添付ファイルはデータサーバ４においてウィルスチェッ
クを行うこともできる（ステップＳ３）。さらに、メー
ル受信端末２が、ＳＭＴＰサーバ３からメール本文を受
信しデータサーバ４から添付ファイルを受信する。そし
て、ブラウザソフトを用いて受信した電子メールをメー
ル受信端末２の画面表示させる。

【００１８】すなわち、メール受信端末２には、『ファ
イルはここにあげておきます。皆さんご覧下さいね！ h
ttp//www.xxx.com/temp.txt<』と表示される。そして、
メール受信端末２は、電子メールの本文中にある添付フ
ァイルのＵＲＬ『http//www.xxx.com/temp.txt<』をク
リックすると、添付ファイルの情報をダウンロードする
ことができる（ステップＳ４）。また、ダウンロードさ
れたとき、メール受信端末２のログはデータサーバ４に
通知される。これによって、データサーバは、それぞれ
のメール受信端末２が添付ファイルをダウンロードした
か否かを確認することができる。

【００１９】すなわち、通常の電子メールによる添付フ
ァイルの場合は、メール受信端末は、一つの添付ファイ
ルをダウンロードした後に次の添付ファイルをダウンロ
ードするというように、順次、添付ファイルをダウンロ
ードして行かなければならないが、この実施の形態によ
れば、メール受信端末２は、ＵＲＬをクリックすれば一
括して添付ファイルをダウンロードすることができる。
また、この実施の形態では、メール送信端末１が複数の
メール受信端末２に対して同時に電子メールを送信れ
ば、添付ファイルも複数のメール受信端末２に同時に配
信することができる。したがって、添付ファイルを配信
された複数のメール受信端末２は、それぞれ、ＵＲＬ
『http//www.xxx.com/temp.txt<』をクリックすれば、
任意の時間に添付ファイルの情報をダウンロードするこ
とができる。このとき、複数のメール受信端末２に添付
ファイルを配信しても、添付ファイルは、一つのデータ
サーバに一元的に管理されているので、各メール受信端
末は個別に添付ファイルを管理しておく必要はなくな
る。また、添付ファイルの公開時期を予め管理者側で指
定することで、ダウンロード可能な期間を限定したりダ
ウンロード開始時期を設定することもできる。

【００２０】図３は、本発明の実施の形態における電子
メール送信の流れを示すメール送信システムの構成図で
ある。このメール送信システムは、ＵＲＬを生成するこ
とのできる特別なソフトウエアを搭載し、電子メール本
文とＵＲＬで記述された添付ファイルとを配信するパソ
コンや携帯端末などのメール送信端末１１と、メール送
信端末１１が配信した電子メール本文とＵＲＬで記述さ
れた添付ファイルとを受信するメール受信端末１２と、
メール送信端末１１からメール本文を受信して保存し、
必要に応じてメール受信端末１２へメール本文を配信す
るＳＭＴＰサーバ（配信手段）１３と、メール送信端末
１１からＵＲＬと対応する添付ファイルとを受信して保
存し、必要に応じて、ＵＲＬに対応する添付ファイルを
メール受信端末１２へ配信するデータサーバ（記憶手
段、第１の記憶手段、ダウンロード手段、チェック手
段）１４と、メール送信端末１１から電子メールのヘッ
ダ情報などのファイル管理情報を受信して蓄積し、メー
ル受信端末１２からの問い合わせ要求に応じて識別情報
をリンクさせるファイル管理サーバ（第２の記憶手段、
指示手段）１５と、添付ファイルの有料や無料（決済処
理の有無）、添付ファイルの公開時期などの情報をファ
イル管理サーバ１５に設定する管理端末１５ａと、ファ
イル管理サーバ１５からＨＴＭＬ形式で記述されたファ
イルを受信して保存し、メール受信端末１２に対してフ
ァイルの一覧表を提示したり、メール受信端末１２に対
してＷｅｂ上でファイル検索を行わせるためのＷｅｂサ
ーバ（格納手段、提示手段）１６とによって構成されて
いる。

【００２１】次に、図３のように構成されたメール送信
システムにおける電子メールの送信処理の流れを説明す
る。先ず、メール送信端末１１が、メールソフトを起動
して作成したメール本文をＳＭＴＰサーバ１３に送信し
（Ａ１１）、メールソフトによってＵＲＬで記述した添
付ファイルをデータサーバ１４に送信する（Ａ１２）。
さらに、メール送信端末１１は、添付ファイルを特定す
るためのファイル管理情報をファイル管理サーバ１５へ
送信する（Ａ１３）。

【００２２】ここで、メール送信端末１１は、インター
ネット上で一意のＵＲＬを発行しているが、ＨＴＭＬで
記述された情報をＨＴＴＰ（Hyper Text Transfer Prot
ocol）によって情報提供することもある。このように、
ＨＴＴＰによるショートカットの情報をダウンロードす
る場合は、ショートカットの情報のアドレスをリンクさ
せて所定の識別を行う必要がある。そこで、ファイル管
理サーバ１５は、メール送信端末１１から送られてきた
ショートカット情報をヘッダ情報に関連付けて予め登録
しておく。

【００２３】つまり、ファイル管理サーバ１５は、ＵＲ
Ｌで記述されたファイルとショートカット情報とを関連
付けして、ファイル管理情報（Ａ１３）としてデータ記
憶領域に保存しておく。このように、メール送信端末１
１のユーザがファイルを指定したときは、その指定情報
をヘッダ情報に関連付けしてファイル管理サーバ１５に
保存しておく。尚、メール受信端末１２からのファイル
保存先の問い合わせに際して、ＵＲＬとショートカット
情報とのひも付けを行うヘッダ情報は、メール送信端末
１１のユーザＩＤやパスワード、メール受信端末１２の
ユーザＩＤやパスワード、ファイル名、添付ファイルの
有料や無料（決済処理の有無）、添付ファイルの公開時
期などである。

【００２４】一方、メール受信端末１２がＩＤパスワー
ドなどのヘッダ情報を用いて、ファイル管理サーバ１５
に対してファイル保存先の問い合わせを行うと（Ａ１
４）、ファイル管理サーバ１５は自動的にＩＤパスワー
ドなどのヘッダ情報に対応するＵＲＬを検索する。そし
て、ファイル管理サーバ１５上のＣＧＩが、メール受信
端末１２のアクセスに対して、ＵＲＬに対応する添付フ
ァイルをデータサーバ１４へ送信するように、メール送
信端末１１のメールソフトに対して指示する。これによ
って、データサーバ１４はＵＲＬと添付ファイルを対応
づけて格納するので、メール受信端末１２は、ＳＭＴＰ
サーバ１３からメール本文をダウンロードし（Ａ１
５）、データサーバ１４からＵＲＬに対応する添付ファ
イルをダウンロードすることができる（Ａ１６）。

【００２５】また、メール受信端末１２は、メール本文
とＵＲＬに対応する添付ファイルとをダウンロードする
と、その履歴情報であるログをファイル管理サーバ１３
に取得させる。つまり、メール受信端末１２のアクセス
時に、データサーバ１４が添付ファイルをダウンロード
した場合は、データサーバ１４は、ダウンロードしたメ
ール受信端末１２のログを保存する。これによって、デ
ータサーバ１４は、メール送信端末１１が送信した添付
ファイルはどのメール受信端末１２に配信されたかを管
理することができる。したがって、このような電子メー
ルの管理方法によれば、システムを企業内で構築した場
合、大勢の人へ配信するファイルをデータサーバ１４に
よって一元管理することができる。

【００２６】また、Ｗｅｂサーバ１６は、ファイル管理
サーバ１５からＨＴＭＬ形式で記述されたファイルを受
信して保存しており（Ａ１７）、メール受信端末１２が
ＩＤパスワードなどを用いてファイル情報の問い合わせ
を行ったとき（Ａ１８）、メール受信端末１２に対して
従来のファイルを一覧表にしたテーブルを提示したり、
メール受信端末１２がＷｅｂ上でファイル名の検索がで
きるように情報を提供している（Ａ１９）。

【００２７】次に、フローチャートを用いて、本発明に
おける電子メールの管理方法について、さらに詳細に説
明する。図４は、図３のメール送信システムの構成にお
いて、ＳＭＴＰサーバとデータサーバのみを経由した場
合の電子メール送信の流れを示すフローチャートであ
る。先ず、メール送信端末１１がメールソフトを起動し
てメール本文を作成し、添付ファイルを指定する（ステ
ップＳ１１）。さらに、メール送信端末１１が、メール
ソフトの規則に基づいてユニークなＵＲＬのパスを発行
する。例えば、ＵＲＬ（パス）の発行規則の一例とし
て、『http://○○○/ユーザ名/日付/ファイル名』、お
よび『ユーザＩＤ＋番号』などを発行する。このような
形式でパスを発行し、パスを管理しているサーバに問合
せ正式なＵＲＬ及びパスを取得する（ステップＳ１
２）。尚、前記ＵＲＬ（パス）の『○○○』はサーバに
より固定された符号である。

【００２８】次に、作成されたメール本文はＳＭＴＰサ
ーバ１３に保存され（ステップＳ１３ａ）、添付ファイ
ルとＵＲＬは対応づけられてデータサーバ１４の所定領
域に保存される（ステップＳ１３ｂ）。そして、メール
受信端末１２が、ＳＭＴＰサーバ１３にアクセスしてメ
ール本文を受信し、データサーバ４にアクセスして添付
ファイルのＵＲＬを受信する（ステップＳ１４）。ここ
で、添付ファイルが有料の場合は、メール受信端末１２
からのダウンロード要求に対する決済処理を行う（ステ
ップＳ１５）。この決済処理では、ファイル管理サーバ
１５がメール受信端末１２のユーザの口座から所定の料
金の引き落としを行う。料金の引き落としができ、決済
が完了すると添付ファイルのダウンロードが可能にな
り、メール受信端末１２はメール本文中のＵＲＬをクリ
ックして添付ファイルの情報をダウンロードする（ステ
ップＳ１６）。なお、添付ファイルが無料の場合はステ
ップＳ１５の処理は行われない。そして、添付ファイル
がダウンロードされたときに、データサーバ１４が、該
当するメール受信端末１２に対応するログを取得して保
存する（ステップＳ１７）。これによって、データサー
バ１４は、メール受信端末１２が添付ファイルをダウン
ロードしたか否かを管理することができる。

【００２９】図５は、図３のメール送信システムの構成
において、ＳＭＴＰサーバとデータサーバとファイル管
理サーバとを経由した場合の電子メール送信の流れを示
すフローチャートである。つまり、図５の電子メール送
信の流れは、メール送信端末１１が、ＨＴＴＰによるシ
ョートカットの情報をダウンロードする場合の流れを示
している。したがって、図５の電子メール送信の処理の
流れでは、ＵＲＬではなく、ショートカット情報のアド
レスをリンクさせて所定の識別を行う必要がある。先
ず、メール送信端末１１がメールソフトを起動してメー
ル本文を作成し、添付ファイルを指定する（ステップＳ
２１）。さらに、メール送信端末１１が、メールソフト
の規則に基づいてユニークなＵＲＬのパスを発行する
（ステップＳ２２）。そして、メール本文はＳＭＴＰサ
ーバ１３に保存する（ステップＳ２３）。

【００３０】次に、ＵＲＬとショートカット情報とを対
応づけたヘッダ情報をファイル管理情報として、ファイ
ル管理サーバ１５の所定の領域に保存する（ステップＳ
２４）。そして、メール受信端末１２がＩＤパスワード
を用いてファイル管理サーバ１５へアクセスし、ファイ
ル保存先の問い合わせを行う（ステップＳ２５）。する
と、ファイル管理サーバ１５上のＣＧＩが、アクセスし
たメール受信端末１２を特定し、メール送信端末１１の
メールソフトに対して添付ファイルとＵＲＬを対応付け
してデータサーバ１４に送信するように指示する（ステ
ップＳ２６）。

【００３１】これによって、データサーバ１４は添付フ
ァイルとＵＲＬを対応付けして、自己の所定領域へ保存
する（ステップＳ２７）。そして、メール受信端末１２
が、ＳＭＴＰサーバ１３にアクセスしてメール本文を受
信し、データサーバ４にアクセスして添付ファイルのＵ
ＲＬを受信する（ステップＳ２８）。さらに、メール受
信端末１２がメール本文中のＵＲＬをクリックすると添
付ファイルがダウンロードされる（ステップＳ２９）。
そして、添付ファイルがダウンロードされたときに、フ
ァイル管理サーバ１５が、該当するメール受信端末１２
に対応するログを取得して保存する（ステップＳ３
０）。これによって、ファイル管理サーバ１５は、メー
ル受信端末１２が添付ファイルをダウンロードしたか否
かを管理することができる。なお、ステップＳ２８にお
いて添付ファイルが有料の場合、図４のステップＳ１５
と同様に決済処理を行った後、ステップＳ２９により添
付ファイルのダウンロードが行われる。

【００３２】図６は、図３のメール送信システムの構成
において、Ｗｅｂサーバがメール受信端末にファイル一
覧を提供する処理の流れを示すフローチャートである。
先ず、Ｗｅｂサーバ１６は、ＨＴＭＬ形式で記述された
ファイル管理情報をファイル管理サーバ１５から受信
し、このファイル管理情報を保存する（ステップＳ３
１）。ファイル管理情報とは、例えば、ユーザ毎に記録
されたショートカット情報をリストアップしたテーブル
である。次に、メール受信端末１２が、ＩＤパスワード
を用いて、Ｗｅｂサーバ１６に対してファイル管理情報
の問い合わせを行うと（ステップＳ３２）、Ｗｅｂサー
バ１６がメール受信端末１２に対してファイルの一覧表
をテーブルにして提示する（ステップＳ３３）。

【００３３】以上述べたように、本発明による電子メー
ルの管理方法によれば、メール送信端末は、バッファと
なるデータサーバに添付ファイルを送信しておけばよい
ので、メール受信端末の回線容量や受信端末の稼動状態
を意識することなく、添付ファイルの送信を行うことが
できる。また、メール受信端末は自分の好みの時間を選
んでＵＲＬをクリックすれば、データサーバから所望の
添付ファイルをダウンロードすることができる。さら
に、メール送信端末は、複数のメール受信端末へ電子メ
ールを送信する場合でも、一元的に添付ファイルをデー
タサーバへアップロードしておけば、それぞれのメール
受信端末は、任意の時間にデータサーバから添付ファイ
ルをダウンロードすることができる。

【００３４】また、メール受信端末は、通常のメール受
信方法を選択すれば、電子メール受信時に自動的に添付
ファイルをダウンロードすることもできる。さらに、メ
ール受信端末は、添付ファイルを自動受信するか否かの
ダウンロード時間を、自己のファイル容量とダウンロー
ドする時点での回線混雑状況によって決めることができ
る。これによって、回線の輻輳状態を避けてトラフィッ
クを均等化することができる。

【００３５】また、本発明の電子メールの管理方法によ
れば、電子メール送信システムを企業内で構築した場
合、大勢の人へ配信するファイルをデータサーバによっ
て一元管理することができる。すなわち、本発明の電子
メールの管理方法によれば、ファイル管理サーバがファ
イルを一元管理しているので、メール送信端末毎に送信
された特定ファイルはどのメール受信端末へ配信された
かを調査することもできる。つまり、ファイル管理サー
バは、メール送信端末毎に、特定のファイルを何れのメ
ール受信端末へ送信したかをログに基づいて一定期間毎
に調査している。したがって、メール受信端末から取得
したダウンロード時のログ情報に基づいて、メール受信
端末の全員がダウンロードしたか（つまり、ファイルを
閲覧したか）を調査することができる。また、メール受
信端末がファイルをダウンロードした場合は、該当する
ファイルをデータサーバから自動的に削除し、未だダウ
ンロードしていない場合は、該当するファイルをデータ
サーバに残して警告を発信することもできる。

【００３６】さらに、データサーバにウイルス検出ソフ
トを搭載して、データサーバによって適宜ウイルスチェ
ックを行えば、ファイルのウイルスチェックを効率的に
行うことができる。また、データサーバにアップロード
したファイルのインデックスを自動的にＨＴＭＬ形式に
変換し、Ｗｅｂサーバに転送することもできる。これに
よって、Ｗｅｂ上でファイルを一覧表示することができ
るので、企業内でデータを管理したり、所望のファイル
を容易に検索したりすることができる。また、添付ファ
イルをダウンロードする人にパスワードを発行すること
もできる。さらに、添付ファイルをメール受信端末に残
さないように設定することもできるので、セキュリティ
確保できると共に情報の悪用などの２次利用を防ぐこと
もできる。

【００３７】また、本発明における電子メールの管理方
法は、種々のビジネスモデルを構築することもできる。
例えば、メール受信端末が添付ファイルをダウンロード
するとき、もしくは、メール送信端末がファイルをアッ
プロードするとき、Ｉ−ＣＭが起動して、社内情報など
のＣＭを再生させるなどに利用することもできる。さら
には、ＣＭを流すことにより、データサーバを無償で提
供することも可能である。もしくは、本発明の電子メー
ルの管理システムそのものを無償で提供することも可能
である。また、このシステムをグループウエアに組込ん
で利用することも可能である。また、本システムは、所
謂Ｗｅｂメールと称される所定のＷｅｂ上にアクセスし
てメールの送受信が可能なサービスに利用することも可
能である。

【００３８】以上述べた実施の形態は本発明を説明する
ための一例であり、本発明は、上記の実施の形態に限定
されるものではなく、発明の要旨の範囲で種々の変形が
可能である。すなわち、上記の実施の形態は、ＳＭＴＰ
サーバとデータサーバとファイル管理サーバとＷｅｂサ
ーバとを設けた場合について述べたが、ＳＭＴＰサーバ
とデータサーバだけでも本発明を実現することもできる
し、ＳＭＴＰサーバとデータサーバとファイル管理サー
バとによっても本発明を実現することができる。あるい
は、個別のサーバを設ける形態ではなく、一つのサーバ
の中にそれぞれの機能を実現するデータベースを設ける
形態としても本発明を実現することができる。また、メ
ール送信端末に、複数のファイルを添付する場合にそれ
らを自動的に圧縮する機能を設け、一方、メール受信端
末に、ダウンロードした添付ファイルが圧縮されている
場合にそれらを自動的に解凍する機能を設けるようにし
てもよい。このようにすることで、添付ファイルの容量
が小さくなり、アップロードまたはダウンロードにかか
る時間を短縮できる。

【００３９】

【発明の効果】以上説明したように、本発明における電
子メールの管理方法によれば、送信端末が大勢の受信者
に添付ファイルを配信しても、サーバは、各受信者が添
付ファイルを閲覧した否かを確認することができる。す
なわち、サーバが配信した添付ファイルを集中管理して
いるので、各受信者への情報の通知を徹底させることの
できる情報通知システムを構築することができる。ま
た、各受信者は添付ファイルを任意の時間にダウンロー
ドすることができるので、自己のファイル容量とダウン
ロードする時点での回線混雑状況によってダウンロード
するか否かを決めることができる。これによって、回線
の輻輳状態を避けてトラフィックを均等化すること可能
となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明に係る電子メール送信システムの基本
的な構成図である。

【図２】 本発明に係る電子メールの送信の流れを示す
概念図である。

【図３】 本発明の実施の形態における電子メール送信
の流れを示すメール送信システムの構成図である。

【図４】 図３のメール送信システム構成において、Ｓ
ＭＴＰサーバとデータサーバのみを経由した場合の電子
メール送信の流れを示すフローチャートである。

【図５】 図３のメール送信システムの構成において、
ＳＭＴＰサーバとデータサーバとファイル管理サーバと
を経由した場合の電子メール送信の流れを示すフローチ
ャートである。

【図６】 図３のメール送信システムの構成において、
Ｗｅｂサーバがメール受信端末にファイル一覧を提供す
る処理の流れを示すフローチャートである。

【符号の説明】

１、１１ メール送信端末 ２、１２ メール受信端末 ３、１３ ＳＭＴＰサーバ（配信手段） ４、１４ データサーバ（記憶手段、第１の記憶手段、
ダウンロード手段、チェック手段） １５ ファイル管理サーバ（第２の記憶手段、指示手
段） １６ Ｗｅｂサーバ（格納手段、提示手段）

Claims (10)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 メール送信端末が所定の添付ファイルの
   アクセス先を含む電子メールと当該添付ファイルとを送
   信した場合における電子メールの管理方法であって、 前記添付ファイルを前記アクセス先に対応する所定の記
   憶領域に保存する手順と、 前記電子メールを所望のメール受信端末へ配信する手順
   と、 前記メール受信端末が前記電子メールに含まれるアクセ
   ス先へアクセスしたとき、対応する添付ファイルを前記
   メール受信端末へダウンロードする手順と、 前記添付ファイルをダウンロードしたメール受信端末の
   履歴情報を示すログを保存する手順とを有することを特
   徴とする電子メールの管理方法。
2. 【請求項２】 前記保存手順を行うときにウイルスチェ
   ックを行うことを特徴とする請求項１に記載の電子メー
   ルの管理方法。
3. 【請求項３】 メール送信端末が所定の添付ファイルに
   関する情報を含む電子メールと当該添付ファイルとを送
   信した場合における電子メールの管理方法であって、 前記添付ファイルを該添付ファイルのアクセス先に対応
   する所定の記憶領域に保存する手順と、 前記添付ファイルに関する情報を前記アクセス先に対応
   して別の記憶領域に保存する手順と、 前記電子メールを所望のメール受信端末へ配信する手順
   と、 前記メール受信端末が前記別の記憶領域にアクセスした
   とき、前記メール受信端末に前記アクセス先へアクセス
   するように指示する手順と、 前記メール受信端末が前記電子メールから取得したアク
   セス先へアクセスしたとき、対応する添付ファイルを前
   記メール受信端末へダウンロードする手順と、 前記添付ファイルをダウンロードしたメール受信端末の
   履歴情報を示すログを保存する手順とを有することを特
   徴とする電子メールの管理方法。
4. 【請求項４】 前記保存手順を行うときにウイルスチェ
   ックを行うことを特徴とする請求項３に記載の電子メー
   ルの管理方法。
5. 【請求項５】 所定の記述言語で記述され、前記添付フ
   ァイルのダウンロード状況を示すファイル管理情報を格
   納する手順と、 前記メール受信端末が前記アクセス先へアクセスしたと
   き、前記ファイル管理情報を提示する手順とを有するこ
   とを特徴とする請求項３または請求項４に記載の電子メ
   ールの管理方法。
6. 【請求項６】 メール送信端末が所定の添付ファイルの
   アクセス先を含む電子メールと当該添付ファイルとを送
   信した場合における電子メールの管理装置であって、 前記アクセス先に対応し、前記添付ファイルを保存する
   記憶手段と、 前記電子メールを所望のメール受信端末へ配信する配信
   手段と、 前記メール受信端末が前記記憶手段へアクセスしたと
   き、対応する添付ファイルを前記メール受信端末へダウ
   ンロードするダウンロード手段と、 前記添付ファイルをダウンロードしたメール受信端末の
   履歴情報を示すログを保存するログ保存手段とを具備し
   たことを特徴とする電子メールの管理装置。
7. 【請求項７】 前記記憶手段に、前記添付ファイルを保
   存するときにウイルスチェックを行うチェック手段を設
   けたことを特徴とする請求項６に記載の電子メールの管
   理装置。
8. 【請求項８】 メール送信端末が所定の添付ファイルに
   関する情報を含む電子メールと当該添付ファイルとを送
   信した場合における電子メールの管理装置であって、 前記アクセス先に対応し、前記添付ファイルを保存する
   第１の記憶手段と、 前記添付ファイルに関する情報を前記アクセス先に対応
   して保存する第２の記憶手段と、 前記メール受信端末が前記別の記憶手段にアクセスした
   とき、前記メール受信端末に前記第１の記憶手段へアク
   セスするように指示する指示手段と、 前記メール受信端末が前記第１の記憶手段へアクセスし
   たとき、対応する添付ファイルを前記メール受信端末へ
   ダウンロードするダウンロード手段と、 前記添付ファイルをダウンロードしたメール受信端末の
   履歴情報を示すログを保存するログ保存手段とを具備し
   たことを特徴とする電子メールの管理装置。
9. 【請求項９】 前記第１の記憶手段に、前記添付ファイ
   ルを保存するときにウイルスチェックを行うチェック手
   段を設けたことを特徴とする請求項８に記載の電子メー
   ルの管理装置。
10. 【請求項１０】 所定の記述言語で記述され、前記添付
    ファイルのダウンロード状況を示すファイル管理情報を
    格納する格納手段と、 前記メール受信端末が前記アクセス先へアクセスしたと
    き、前記ファイル管理情報を提示する提示手段とを具備
    したことを特徴とする請求項８または請求項９に記載の
    電子メールの管理装置。