JP2002269326A - 顧客管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 顧客等のユーザはハガキの郵送などによらず
に、ネットワークを経由してユーザ登録データの登録を
自動化し、登録作業に要していたユーザ側とサービス側
の時間と負荷を軽減し、不正なデータが入力された場合
でも的確に対応することができる顧客管理システムであ
る。 【解決手段】 画像入出力装置と顧客情報を管理するサ
ービスセンターとこれらと通信可能に接続したネットワ
ークにおいて、該画像入出力装置が入力した画像データ
の指定の部分に描かれたデータを文字データとして認識
する文字認識手段と、認識した文字データを登録用のデ
ータ形式に変換する変換手段と、画像入力装置固有のデ
ータを登録データに付加する装置データの付加手段を有
し、前記変換手段によるデータと前記付加手段によるデ
ータよりなる登録データをネットワークを経由してサー
ビスセンターに送信し、自動的に顧客データを登録する
顧客管理システムである。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ネットワークを経
由して自動的に顧客データを登録する顧客管理システム
の技術に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来、顧客データを登録する顧客管理
は、顧客であるユーザ側からハガキを郵送するなどの手
段を用い、センター側は登録内容を管理用に再入力して
いた。また、特開2000-194775号公報には、顧客データ
の作成方法として、顧客の財務諸表のデータをＯＣＲで
読みとり、処理可能な顧客データを自動的に変換するこ
とが開示されている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、ハガキ
の郵送は顧客であるユーザにとって煩わしいばかりでな
く、サービスセンター側でもハガキのデータの登録内容
を管理用に再入力する必要があり、また、ユーザ側も装
置固有のデータを調べてから記入し、郵送するという煩
わしさがあった。また、上記特開2000-194775号に記載
の先行技術は、ＯＣＲで読みとりでデータを入力が自動
化できるものの、ユーザがハガキを郵送するのは煩わし
い事であった。

【０００４】本発明は、上記の問題の解決を目的になさ
れたものであって、ユーザはハガキの郵送などによらず
に、ネットワークを経由してユーザ登録データの登録を
自動化し、登録作業に要していたユーザ側とサービス側
の消費時間と労力負荷を軽減し、不正なデータが入力さ
れた場合でも的確に対応することができる顧客管理シス
テムである。

【０００５】

【課題を解決するための手段】請求項１の発明は、画像
入出力装置と顧客情報を管理するサービスセンターとこ
れらと通信可能に接続したネットワークにおいて、該画
像入出力装置が入力した画像データの指定の部分に描か
れたデータを文字データとして認識する文字認識手段
と、認識した文字データを登録用のデータ形式に変換す
る変換手段と、画像入力装置固有のデータを登録データ
に付加する装置データの付加手段を有し、前記変換手段
によるデータと前記付加手段によるデータよりなる登録
データをネットワークを経由してサービスセンターに送
信し、自動的に顧客データを登録することを特徴とする
顧客管理システムである。

【０００６】請求項２の発明は、請求項１に記載された
顧客管理システムにおいて、サービスセンターは登録
後、その登録メールアドレスに登録完了通知を送信する
メールホストを設けたことを特徴とする顧客管理システ
ムである。

【０００７】請求項３の発明は、請求項２に記載された
顧客管理システムにおいて、メールホストにメールアド
レスが正常であるか否かを判断させる判断手段を設け、
メールアドレスが不正であると判断した場合には、不正
であるとの通知をした画像入出力装置に対して、登録さ
れた電話回線により不正であることを送信する送信手段
を設けたことを特徴とする顧客管理システムである。

【０００８】請求項４の発明は、請求項２ないし３のい
ずれかに記載された顧客管理システムにおいて、メール
アドレスが不正であった場合に、不正である通知を登録
された画像入出力装置に対してネットワークを経由して
印刷を指令する指令手段を設けたことを特徴とする顧客
管理システムである。

【０００９】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施例を図に基づ
いて詳細に説明する。図１で基本的なシステム環境構成
について説明するが、従来、画像入出力装置はネットワ
ークから独立したスタンドアロンで１対１接続で利用さ
れてきたが、近年はネットワークを介し、多対多に接続
される利用方法も増えてきており、複数の顧客等のユー
ザからのデータをセンター側でも多対多に接続すること
ができ、図１はその概略を示す図である。顧客等のユー
ザ環境としての画像入出力装置[１０００]は、複写機、
ファクシミリ、プリンタ、スキャナ等の複数のイメージ
の入出力を行う機器や、データを蓄積するデータベース
[１１００]等が設けられ、このデータベース[１１００]
には、複数のイメージ入出力装置１から３に関する画像
入出力装置[１０００]自体に装置固有のＩＤ等の装置情
報[１１００]や、入力したユーザ登録情報等が格納され
ていおり、ユーザ環境だけでＯＣＲ処理が可能な環境下
にあり、ネットワーク[３０００]を経由して多対多に接
続されている。また、ベンダーもサービスセンター[２
０００]に設け、リモートで各ユーザの装置の動作状況
や利用状況に関するデータを提供するサービスをしてお
り、上記の既存のシステム環境の外に、本発明の実施例
では、サービスセンターは各ユーザ登録情報や装置情報
の管理情報のデータベース[２１００]を設けて管理して
いる。また、後述するように、請求項２、３、４に対応
では、登録メールアドレスに届くメールを保存するメー
ルホスト[４０００]が設けられている。

【００１０】次に、図２に沿って、上記のシステム環境
におけるハードウエア構成を説明する。画像入出力装置
(イメージ入出力装置)[１０００]において、基本処理装
置であるプロセッサ(ＣＰＵ)[６００１]は、装置全体の
制御を司るものであり、その制御下に(１)ＲＯＭ[６０
０２]、(２)ＲＡＭ[６００３]、(３)ＮＶＲＡＭ[６００
４]、(４)操作パネル[６００７]とパネル制御部[６００
６]、(５)スキャン／プリントエンジン[６００９]とエ
ンジン制御部[６００８]、(６)記憶装置[６０１１]とデ
ィスクドライバ[６０１０]、(７)通信制御部[６０１
２]、(８)モデム[６００５]が接続されている。

【００１１】そして、各ハードの機能は次のとおりであ
る。 (１)ＲＯＭ[６００２]は、プログラムコード、フォン
ト、及びその他の静的なデータが格納されている。 (２)ＲＡＭ[６００３]は、一時的な記憶場所として利用
される。 (３)ＮＶＲＡＭ[６００４]は、不揮発性のデータを格納
しておく。 (４)操作パネル[６００７]とパネル制御部[６００６]
は、ユーザとのインターフェイスを司る。 (５)スキャン／プリントエンジン[６００９]とエンジン
制御部[６００８]は、イメージデータの入出力ユニット
として、紙原稿の読み取りと転写紙への印刷を実行す
る。 (６)記憶装置とディスクドライバ[６０１０]は、大量の
イメージデータなどを蓄積したり、データベースの記憶
場所として利用される。 (７)通信制御部[６０１２]は、イーサネット等のネット
ワークに接続され、外部の機器との通信を可能とする。 (８)モデム[６００５]は、公衆回線と接続され、外部の
機器との通信を可能とする。

【００１２】図２に示すブローカ[５０００]は、ネット
ワークに接続されている入出力装置に必要な機能情報や
管理情報を維持し、クライアント(本実施例ではＰＣ)と
サーバ(同イメージ入出力装置)の接続を確立する役目を
請け負うミドルウエアである。このブローカ[５０００]
は、ＣＰＵ[５００３]、ＲＯＭ[５００４]、ＲＡＭ[５
００５]、通信制御部[５００１]及びデータベース[５０
０２]を有しているものであり、ＰＣあるいはイメージ
入出力装置のどちら側に存在していてもよい。ブローカ
のデータベースには、利用者登録のための各種データが
格納されている。

【００１３】次に、図３に沿って、これらのハードウエ
ア内に組み込れたソフトウエアの構成を説明する。組み
込まれたソフトウエアの構造は、大きく分けると、アプ
リケーション層[７１００]、カーネル層[７２００]、ド
ライバ層[７３００]の、ハードウエア層[７４００]４層
の構造からなる。

【００１４】(１)アプリケーション層[７１００] アプリケーション層[７１００]は、コピー・ファクシミ
リ・プリンタ・スキャナなどのアプリケーションを形成
するレイヤーであり、インストーラ[７１０１]、オペレ
ーションマネージャ[７１０２]、ドキュメントマネージ
ャは[７１０３]、サービスマネージャ[７１０４]、デバ
イスマネージャ[７１０５]、データベースマネージャ
[７１０６]、プログラムファクトリ[７１０７]からな
る。そして、インストーラ[７１０１]は、イメージ入出
力装置におけるソフトウエアのインストール及びバージ
ョンアップを行ない、オペレーションマネージャ[７１
０２]は、装置に付属している操作パネルを制御するも
のであり、ボタンの表示・ボタンオペレーションのノー
ティファイ・アラートの通知などを行う。ここで、ドキ
ュメントマネージャは[７１０３]、コピー・ファクシミ
リ・プリンタ・スキャナなどのシナリオに沿ってドキュ
メントをハンドリングするアプリケーションとしては中
心となる機能ブロックであり、サービスマネージャ[７
１０４]は、ドキュメントハンドリングの際に共通に必
要となる機能ブロックであり、各種サービスの管理・実
行を行い、デバイスマネージャ[７１０５]は、スキャナ
・プロッタ・画像バスといった物理デバイスの動作を決
定する機能ブロックであり、各種デバイスの管理・実行
を行う。また、データベースマネージャ[７１０６]は、
フォント・定形フォーム・ファクス受信履歴・装置の利
用履歴・などの永続データの維持管理を行い、プログラ
ムファクトリ[７１０７]は、ソフトウエア部品からプロ
グラム実行のための初期化を行う。すなわち、静的に存
在するソフトウエア部品をＲＡＭ上へ展開し(オブジェ
クト指向プログラミングにおけるインスタンスの生
成)、何らかのメッセージを受け取る(オブジェクト指向
プログラミングにおけるメソッドコール)ことにより動
作可能な状態にしておくソフトである。

【００１５】(２)カーネル層[７２００] カーネル層[７２００]は通常ＯＳの機能のうちで最も基
本的な部分で、核(kernel)として組み込まれ、各種デバ
イスを抽象化してアプリケーションに対しサービスを提
供するものであり、アプリケーション層はカーネル層に
対しシステムコールすることにより動作するものであ
る。

【００１６】(３)ドライバ層[７３００] ドライバ層[７３００]は、各種ハードウエアを駆動する
ための制御を実行(driver)する機能ブロックの集まりで
ある。

【００１７】(４)ハードウエア層[７４００] ハードウエア層[７４００]は、装置内に存在する制御可
能なリソースの集合である。

【００１８】以上のようなシステム環境およびハードウ
エア構成を有しており、本実施例は、次のような動作を
する。図４および図５は、請求項１に係る実施例の動作
を説明する図である。まず、図４において、ユーザは指
定フォーマットがなされた指定用紙に、個人の住所やメ
ールアドレスなど、個人の管理データを指定フォーマッ
トに予め記入しておく。この指定用紙に記載されたユー
ザ登録情報の管理データは、画像入出力装置[１０００]
のイメージ入出力装置１から３のいずれかによって画像
を読み込んで画像データを取得し、この画像データをＯ
ＣＲ処理して、テキストデータ等の文字データに自動的
に変換し、得られた文字データに各画像入出力装置[１
０００]の固有の識別番号であるＩＤやＴＣＰ／ＩＰプ
ロトコルのネットワークのＩＰアドレス等の装置データ
を付加処理して登録データを作成して、登録データとし
てサービスセンター[２０００]に伝送し、サービスセン
ター[２０００]では登録処理を行う。

【００１９】このフローを図示したのが、図５のフロー
図であるが、ステップ１(Ｓ１)ではユーザが画像入出力
装置[１０００]の操作パネル[６００７]を操作して、登
録の処理をするような命令作業を行い登録開始する。ス
テップ２(Ｓ２)では、住所やメールアドレスなど、ユー
ザ登録に必要なデータが指定フォーマットに記入された
用紙を画像入出力装置[１０００]にセットし、パネル制
御部[６００６]の指令により登録用紙の画像を画像デー
タとして一旦ＲＡＭ[６００３]等に読み込ませ、ステッ
プ３(Ｓ３)では、画像入出力装置[１０００]の記憶装置
[６０１１]等に格納されているＯＣＲソフトを稼働さ
せ、ＯＣＲ処理をして画像データを文字データに変換す
る。ステップ４(Ｓ４)では、変換された文字データか
ら、必要事項が記載されているか否かを自動的に判断
し、必要事項が記載されていなければ操作パネル[６０
０７]上にそのことを表示し、必要な処理を行うことを
促すべく、ステップ１(Ｓ１)に戻す。

【００２０】必要事項が記載されていれば、ステップ５
(Ｓ５)に進み、登録用データ形式に変換し、ステップ６
(Ｓ６)で各画像入出力装置[１０００]の固有の装置情報
のデータを、自動的に付加する付加手段で処理して、ス
テップ７(Ｓ７)でサービスセンター[２０００]に送信
し、自動的に顧客登録を完了(Ｓ８)する。即ち、本実施
例は、複写機・ファクシミリ・プリンタ・スキャナや、
それらの複合機能を持つ複合機などの画像入出力装置
［１０００］と、それら画像入出力装置とユーザ登録情
報等のデータベース［２１００］を管理するサービスセ
ンター［２０００］と、各画像入出力装置とサービスセ
ンターに通信可能な環境を提供するネットワーク回線や
公衆通信回線等のネットワーク［３０００］において、
画像入出力装置が［１０００］、入力した画像の指定の
部分に描かれたものを文字として認識する手段と、認識
した文字を登録用のデータ形式に変換する手段と、ＩＤ
やＩＰアドレスなど画像入力装置固有のデータ［１１０
０］を登録データに付加する手段を有し、作成されたデ
ータをサービスセンターに送信し、自動的に顧客登録す
るシステムである。したがって、本実施例では、ＯＣＲ
処理によりユーザ登録情報の登録を自動化することによ
り、データ書き換えやデータ入力等のマニュアルによる
登録作業に要していたサービス側の時間と負荷が軽減さ
れ、また、登録に必要なデータのうち、装置固有の付加
データは画像入出力装置[１０００]により自動的に登録
情報に付加して送信するため、ユーザの負担が軽減され
る。

【００２１】図６は、請求項２に係る動作例を説明する
図である。上述した構成および動作にメールホスト[４
０００]を設けられたものが、図６のフローである。こ
のメールホスト[４０００]は、図１において、ネットワ
ーク[３０００]に接続して、登録メールアドレスに届く
メールを保存するものである。請求項１に係る動作で説
明したように、図５に示すフローチャートでは自動的に
顧客登録を完了(Ｓ８)するが、この自動登録を行った
後、サービスセンター[２０００]は、登録されているメ
ールアドレスに対して、登録完了通知のメールをメール
ホスト[４０００]に送信する。そして、ユーザはメール
ホスト[４０００]に接続し、メールが届いていることを
確認することにより、登録が完了したことを認識でき
る。即ち、メールホスト[４０００]が無いと、ユーザー
は自動登録が正常に完了したかどうかの情報を得ること
ができないが、メールホスト[４０００]を設けることに
より、登録完了通知のメールを受け取ることにより、ユ
ーザは登録が正常に完了したことを認識できる。

【００２２】図７は、請求項３および請求項４に係る動
作例を説明する図である。図６で説明した構成におい
て、メールホスト[４０００]にメールアドレスが正常で
あるか否かを判断させる判断手段を構築したのが図７の
図であり、判断手段(後述の送信手段、指令手段も同じ)
は上述したハードウエア構成やソフトウエア構成から容
易に構築することができるが、この判断手段によりメー
ルホスト[４０００]において登録メールアドレスが正常
であると判断した場合にはそのまま終了し、登録メール
アドレスが不正であると判断した場合、メールホスト
[４０００]から不正であることを通知するメールを、発
信元のサービスセンター[２０００]に送る送信手段を設
けて送信する。ここで、サービスセンター[２０００]
は、この通知を受けると、登録完了を解除する処理を行
い、サービスセンター[２０００]から登録されている電
話番号を使用して、電話回線を介してユーザの画像入出
力装置[１０００]に対して、メールアドレスが不正であ
る旨を通知する文書を送付する。これにより、利用者は
メールアドレスが不正であったことを認識する。即ち、
登録メールアドレスが不正であった場合、不正であるこ
とをメールで通知することができないが、不正である通
知を登録された画像入出力装置[１０００]の電話番号に
送信することにより、ユーザに通知することが可能とな
る。

【００２３】この場合に、電話番号自体が不正である場
合には、この電話番号に送信することよりユーザへ通知
することができない。そこで、メールホスト[４０００]
からメールアドレスが不正であることを通知されたサー
ビスセンター[２０００]は、登録完了を解除する処理を
行い、登録されているＩＰアドレスの画像入出力装置に
対して、ネットワークを経由して、メールアドレスが不
正である旨を通知する文書の印刷物を画像入出力装置
[１０００]から出力する指令手段を設けて不正である旨
を通知する文書をプリントアウトし、利用者はメールア
ドレスが不正であったことを認識できる。勿論、電話番
号に不正があっても、不正がなくても、メールアドレス
が不正であれば、直ちに、不正である通知を登録された
画像入出力装置に対してコンピュータネットワークを経
由して印刷出力をしてもよい。即ち、電話番号も不正で
あった場合、不正であることをメールで通知することが
できないが、ＩＰアドレスは登録時に装置が自動で負荷
する情報であるため、登録時の記入ミスで不正となるこ
とはなく、登録されたIPアドレスにネットワーク印刷す
ることが出来、ユーザに必ず通知することが可能とな
る。

【００２４】

【発明の効果】請求項１に対応する効果：顧客等のユー
ザ登録情報の入力をネットワークを経由して自動的に登
録することにより、登録作業に要していたサービス側の
時間と負荷が軽減される。また、登録に必要なデータの
うち、画像入出力装置の固有のＩＤ等の装置情報等も自
動的に登録情報に付加するため、ユーザの負担が軽減さ
れる。 請求項２に対応する効果：メールホストを設けることに
より、ユーザは登録完了通知のメールを受け取ることに
より、登録が正常に完了したことを認識できる。 請求項３に対応する効果：登録メールアドレスが不正で
あった場合、不正であることをメールで通知することが
できないが、登録された電話番号に送信することによ
り、ユーザに通知することを可能とした。 請求項４に対応する効果：登録メールアドレスや電話番
号が不正であった場合、不正であることをメールで通知
することができないが、IPアドレスは登録時に装置が自
動で負荷する情報であるため、登録時の記入ミスで不正
となることはないことから、登録されたIPアドレスにネ
ットワーク印刷することにより、ユーザに通知すること
を可能とした。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の実施例を適用する基本的なシステム
環境の構成図である。

【図２】 本発明の実施例に使用するハードウエアの構
成図である。

【図３】 本発明の実施例に使用するソフトウエアの構
成図である。

【図４】 本発明の請求項１に係る実施例の動作を説明
する図である。

【図５】 本発明の請求項１に係る実施例の動作を説明
するフローチャート図である。

【図６】 本発明の請求項２に係る実施例の動作を説明
する図である。

【図７】 本発明の請求項３および４に係る実施例の動
作を説明する図である。

【符号の説明】

1000…画像入出力装置、1100…データベース、2000…サ
ービスセンター、2100…データベース、3000…ネットワ
ーク、4000…メールホスト、5000…ブローカ、5001…通
信制御部、5002…データベース、5003…ＣＰＵ、5004…
ＲＯＭ、5005…ＲＡＭ、6001…ＣＰＵ、6002…ＲＯＭ、
6003…ＲＡＭ、6004…ＮＶＲＡＭ、6005…モデム、6006
…パネル制御部、6007…操作パネル、6008…エンジン制
御部、6009…スキャン／プリントエンジン、7100…アプ
リケーション層、7101…インストーラ、7102…オペレー
ションマネージャ、7103…ドキュメントマネージャ、71
04…サービスマネージャ、7105…デバイスマネージャ、
7106…データベースマネージャ、7107…プログラムファ
クトリ、7200…カーネル層、7300…ドライバ層、7400…
ハードウエア層

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 画像入出力装置と顧客情報を管理するサ
   ービスセンターとこれらと通信可能に接続したネットワ
   ークにおいて、該画像入出力装置が入力した画像データ
   の指定の部分に描かれたデータを文字データとして認識
   する文字認識手段と、認識した文字データを登録用のデ
   ータ形式に変換する変換手段と、画像入力装置固有のデ
   ータを登録データに付加する装置データの付加手段を有
   し、前記変換手段によるデータと前記付加手段によるデ
   ータよりなる登録データをネットワークを経由してサー
   ビスセンターに送信し、自動的に顧客データを登録する
   ことを特徴とする顧客管理システム。
2. 【請求項２】 請求項１に記載された顧客管理システム
   において、サービスセンターは登録後、その登録メール
   アドレスに登録完了通知を送信するメールホストを設け
   たことを特徴とする顧客管理システム。
3. 【請求項３】 請求項２に記載された顧客管理システム
   において、メールホストにメールアドレスが正常である
   か否かを判断させる判断手段を設け、メールアドレスが
   不正であると判断した場合には、不正であるとの通知を
   した画像入出力装置に対して、登録された電話回線によ
   り不正であることを送信する送信手段を設けたことを特
   徴とする顧客管理システム。
4. 【請求項４】 請求項２ないし３のいずれかに記載され
   た顧客管理システムにおいて、メールアドレスが不正で
   あった場合に、不正である通知を登録された画像入出力
   装置に対してネットワークを経由して印刷を指令する指
   令手段を設けたことを特徴とする顧客管理システム。