JP2002259414A - 文書管理システム、文書管理方法および文書管理手順を記録した記録媒体 - Google Patents
文書管理システム、文書管理方法および文書管理手順を記録した記録媒体Info
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- 238000000034 method Methods 0.000 title claims abstract description 22
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- 230000008520 organization Effects 0.000 description 1
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Abstract
(57)【要約】
【課題】 管理の実効性および効率性をより高めた文書
管理システム、文書管理方法および文書管理手順を記録
した記録媒体を得る。 【解決手段】 プログラムの実行を制御するＣＰＵ１
と、読み取った画像を表示する表示装置２と、プログラ
ムや登録文書のコンテンツや属性情報などを格納する記
憶装置３と、プログラムをロードするシステムメモリ４
と、画像データを格納する画像メモリ５と、版やセクシ
ョンに設定された文書間関連を制御する文書間関連制御
部７とを有する。本構成のシステムでの所定の文書の文
書管理において、セクション単位等のより小さな範囲で
文書間の関連付けの指定を行い、参照先および参照元の
管理を可能としている。よって、文書より細かい範囲で
の関連付けができるため、より的確な参照および被参照
ができ、文書を調べる際の効率が上がる。
管理システム、文書管理方法および文書管理手順を記録
した記録媒体を得る。 【解決手段】 プログラムの実行を制御するＣＰＵ１
と、読み取った画像を表示する表示装置２と、プログラ
ムや登録文書のコンテンツや属性情報などを格納する記
憶装置３と、プログラムをロードするシステムメモリ４
と、画像データを格納する画像メモリ５と、版やセクシ
ョンに設定された文書間関連を制御する文書間関連制御
部７とを有する。本構成のシステムでの所定の文書の文
書管理において、セクション単位等のより小さな範囲で
文書間の関連付けの指定を行い、参照先および参照元の
管理を可能としている。よって、文書より細かい範囲で
の関連付けができるため、より的確な参照および被参照
ができ、文書を調べる際の効率が上がる。
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、文書管理システ
ム、文書管理方法および文書管理手順を記録した記録媒
体に関し、例えば、文書管理における文書間関連付け機
能を有する文書管理システム、文書管理方法および文書
管理手順を記録した記録媒体に関する。
ム、文書管理方法および文書管理手順を記録した記録媒
体に関し、例えば、文書管理における文書間関連付け機
能を有する文書管理システム、文書管理方法および文書
管理手順を記録した記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】従来、文書管理システム、文書管理方法
および文書管理手順を記録した記録媒体は、一般に文書
間の関連付けの手法に係わるものである。
および文書管理手順を記録した記録媒体は、一般に文書
間の関連付けの手法に係わるものである。
【０００３】文書管理システムなどにおける従来の文書
間関連においては、文書間関連という名の通り、文書同
士の関連付けであった。その多くは参照元、参照先など
という関連付けによって文書同士がリンク付けされてい
た。
間関連においては、文書間関連という名の通り、文書同
士の関連付けであった。その多くは参照元、参照先など
という関連付けによって文書同士がリンク付けされてい
た。
【０００４】本発明と技術分野の類似する先願発明例と
して、特開平０５−２２５２４７号公報に開示されてい
る「文書間構造表示方法」、特開平０９−０６２６５８
号公報に開示されている「文書間リンク処理システ
ム」、特開平０９−０８１５９２号公報に開示されてい
る「文書管理装置」、特開平０９−３３０３１２号公報
に開示されている「文書管理方式」がある。
して、特開平０５−２２５２４７号公報に開示されてい
る「文書間構造表示方法」、特開平０９−０６２６５８
号公報に開示されている「文書間リンク処理システ
ム」、特開平０９−０８１５９２号公報に開示されてい
る「文書管理装置」、特開平０９−３３０３１２号公報
に開示されている「文書管理方式」がある。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来技術においては、何れのものも文書という大きなくく
りで関連付けを行うと、その文書のどの部分が関連する
のかおおざっぱすぎて該当個所を探すのが大変な場合も
多い。この問題点のより具体的な例を挙げると下記とな
る。
来技術においては、何れのものも文書という大きなくく
りで関連付けを行うと、その文書のどの部分が関連する
のかおおざっぱすぎて該当個所を探すのが大変な場合も
多い。この問題点のより具体的な例を挙げると下記とな
る。
【０００６】版管理機能をもつ文書管理システムなどに
おいてのセクション指定では、どの版のセクションなの
か指定がなく曖昧になってしまう。
おいてのセクション指定では、どの版のセクションなの
か指定がなく曖昧になってしまう。
【０００７】特定の版、セクションを参照先、参照元と
に分類できるが、文書が更新され版が上がった場合には
旧版に対して参照、被参照がなされることになり、少々
不便である。
に分類できるが、文書が更新され版が上がった場合には
旧版に対して参照、被参照がなされることになり、少々
不便である。
【０００８】本発明は、管理の実効性および効率性をよ
り高めた文書管理システム、文書管理方法および文書管
理手順を記録した記録媒体を提供することを目的とす
る。
り高めた文書管理システム、文書管理方法および文書管
理手順を記録した記録媒体を提供することを目的とす
る。
【０００９】
【課題を解決するための手段】かかる目的を達成するた
め、請求項１記載の発明の文書管理システムは、プログ
ラムの実行を制御するＣＰＵと、読み取った画像を表示
する表示装置と、プログラムや登録文書のコンテンツや
属性情報などを格納する記憶装置と、プログラムをロー
ドするシステムメモリと、画像データを格納する画像メ
モリと、版やセクションに設定された文書間関連を制御
する文書間関連制御部とを有し、所定の文書の文書管理
において、セクション単位等のより小さな範囲で文書間
の関連付けの指定を行い、参照先および参照元の管理を
行うことを特徴としている。
め、請求項１記載の発明の文書管理システムは、プログ
ラムの実行を制御するＣＰＵと、読み取った画像を表示
する表示装置と、プログラムや登録文書のコンテンツや
属性情報などを格納する記憶装置と、プログラムをロー
ドするシステムメモリと、画像データを格納する画像メ
モリと、版やセクションに設定された文書間関連を制御
する文書間関連制御部とを有し、所定の文書の文書管理
において、セクション単位等のより小さな範囲で文書間
の関連付けの指定を行い、参照先および参照元の管理を
行うことを特徴としている。
【００１０】請求項２記載の発明の文書管理方法は、版
やセクションに設定された文書間の関連付けを行い、所
定の文書の文書管理において、参照先および参照元を文
書全体ではなく、より小さな範囲（例えば、文書をセク
ションの列からなるとすればセクション単位）で文書間
の関連付けを指定を行うことを特徴としている。
やセクションに設定された文書間の関連付けを行い、所
定の文書の文書管理において、参照先および参照元を文
書全体ではなく、より小さな範囲（例えば、文書をセク
ションの列からなるとすればセクション単位）で文書間
の関連付けを指定を行うことを特徴としている。
【００１１】また、上記所定の文書の文書管理におい
て、版管理機能を持つ文書管理等の場合、参照先および
参照元として、単にセクションを指定するのではなく、
特定の版のセクションを指定でき、参照先、参照元とし
て指定された文書が更新されて版が上がる場合には、こ
の参照先および参照元を自動的に最新版に付け直し、最
新版において該当セクションが削除された場合には関連
自体も削除されることとするとよい。
て、版管理機能を持つ文書管理等の場合、参照先および
参照元として、単にセクションを指定するのではなく、
特定の版のセクションを指定でき、参照先、参照元とし
て指定された文書が更新されて版が上がる場合には、こ
の参照先および参照元を自動的に最新版に付け直し、最
新版において該当セクションが削除された場合には関連
自体も削除されることとするとよい。
【００１２】請求項６記載の発明の文書管理手順を記録
した記録媒体は、版やセクションに設定された文書間の
関連付けを行う工程を有し、所定の文書の文書管理にお
いて、参照先および参照元を文書全体ではなく、より小
さな範囲（例えば、文書をセクションの列からなるとす
ればセクション単位）で文書間の関連付けの指定を行う
処理手順を記録したことを特徴としている。
した記録媒体は、版やセクションに設定された文書間の
関連付けを行う工程を有し、所定の文書の文書管理にお
いて、参照先および参照元を文書全体ではなく、より小
さな範囲（例えば、文書をセクションの列からなるとす
ればセクション単位）で文書間の関連付けの指定を行う
処理手順を記録したことを特徴としている。
【００１３】また、上記所定の文書の文書管理におい
て、版管理機能を持つ文書管理等の場合、参照先および
参照元として、単にセクションを指定するのではなく、
特定の版のセクションを指定でき、参照先、参照元とし
て指定された文書が更新されて版が上がる場合には、こ
の参照先および参照元を自動的に最新版に付け直す処理
手順を記録するとよい。
て、版管理機能を持つ文書管理等の場合、参照先および
参照元として、単にセクションを指定するのではなく、
特定の版のセクションを指定でき、参照先、参照元とし
て指定された文書が更新されて版が上がる場合には、こ
の参照先および参照元を自動的に最新版に付け直す処理
手順を記録するとよい。
【００１４】
【発明の実施の形態】次に、添付図面を参照して本発明
による文書管理システム、文書管理方法および文書管理
手順を記録した記録媒体の実施の形態を詳細に説明す
る。図１から図８を参照すると、本発明の文書管理シス
テム、文書管理方法および文書管理手順を記録した記録
媒体の一実施形態が示されている。
による文書管理システム、文書管理方法および文書管理
手順を記録した記録媒体の実施の形態を詳細に説明す
る。図１から図８を参照すると、本発明の文書管理シス
テム、文書管理方法および文書管理手順を記録した記録
媒体の一実施形態が示されている。
【００１５】図１は、本発明の文書管理システム、文書
管理方法および文書管理手順を記録した記録媒体の実施
形態が適用されるシステム構成図である。本図１におい
て、実施形態の文書管理システムは、ＣＰＵ１、表示装
置２、記憶装置３、システムメモリ４、画像メモリ５、
入力装置６、文書間関連制御部７、を有して構成され
る。
管理方法および文書管理手順を記録した記録媒体の実施
形態が適用されるシステム構成図である。本図１におい
て、実施形態の文書管理システムは、ＣＰＵ１、表示装
置２、記憶装置３、システムメモリ４、画像メモリ５、
入力装置６、文書間関連制御部７、を有して構成され
る。
【００１６】ＣＰＵ１はプログラムにより処理を行う。
表示装置２は読み取った画像を表示する表示装置であ
る。記憶装置３はプログラムや登録文書のコンテンツや
属性情報などを格納したりしておく記憶装置であり、大
容量のハード磁気記憶装置などが使われる。システムメ
モリ４はプログラムをロードなどに使用するメモリであ
り、画像メモリ５は画像データを格納するメモリであ
る。入力装置６は登録等の指示をするキーボード等の入
力装置（ポインティングデバイスを含む）であり、文書
間関連制御部７は版やセクションに設定された文書間関
連を制御する。
表示装置２は読み取った画像を表示する表示装置であ
る。記憶装置３はプログラムや登録文書のコンテンツや
属性情報などを格納したりしておく記憶装置であり、大
容量のハード磁気記憶装置などが使われる。システムメ
モリ４はプログラムをロードなどに使用するメモリであ
り、画像メモリ５は画像データを格納するメモリであ
る。入力装置６は登録等の指示をするキーボード等の入
力装置（ポインティングデバイスを含む）であり、文書
間関連制御部７は版やセクションに設定された文書間関
連を制御する。
【００１７】図２〜図４は、動作例１〜３を示すフロー
チャートである。また、図５〜図８は、これらの動作例
１〜３における、文書間関連付けの動作を説明するため
の概念図である。以下に、動作例１、２、３を詳述す
る。
チャートである。また、図５〜図８は、これらの動作例
１〜３における、文書間関連付けの動作を説明するため
の概念図である。以下に、動作例１、２、３を詳述す
る。
【００１８】（動作例１）文書管理システムに登録され
た複数セクションを持つ（セクションとはページと読み
替えてもよい）文書に対して、文書間関連付けを行う例
を記す。関連付けを行う（ステップＳ１）対象は、セク
ション単位とする。文書間関連付けを行う場合、文書と
は別に文書間関連というオブジェクトを生成する（ステ
ップＳ２）。その文書間関連オブジェクトがプロパティ
として参照先、参照元を設定する（ステップＳ３、ステ
ップＳ４）。設定した参照先、参照元を記憶しておくこ
とで文書間関連付けの機能を実現する（ステップＳ
５）。
た複数セクションを持つ（セクションとはページと読み
替えてもよい）文書に対して、文書間関連付けを行う例
を記す。関連付けを行う（ステップＳ１）対象は、セク
ション単位とする。文書間関連付けを行う場合、文書と
は別に文書間関連というオブジェクトを生成する（ステ
ップＳ２）。その文書間関連オブジェクトがプロパティ
として参照先、参照元を設定する（ステップＳ３、ステ
ップＳ４）。設定した参照先、参照元を記憶しておくこ
とで文書間関連付けの機能を実現する（ステップＳ
５）。
【００１９】図５は、文書Ａの第２セクションから文書
Ｂの第１セクションを参照する場合の例である。まず文
書Ａおよび文書Ｂを生成する（文書Ａは３つのセクショ
ン、、からなり、文書Ｂは２つのセクション、
からなる）。両者の間で文書間関連を付けるため、文
書間関連オブジェクトを生成する。文書間関連オブジェ
クトの参照元プロパティとして文書Ａの第２セクション
を設定し、参照先プロパティとして文書Ｂの第１セクシ
ョンを設定する。これにより文書Ａと文書Ｂは親子関係
ができあがる。
Ｂの第１セクションを参照する場合の例である。まず文
書Ａおよび文書Ｂを生成する（文書Ａは３つのセクショ
ン、、からなり、文書Ｂは２つのセクション、
からなる）。両者の間で文書間関連を付けるため、文
書間関連オブジェクトを生成する。文書間関連オブジェ
クトの参照元プロパティとして文書Ａの第２セクション
を設定し、参照先プロパティとして文書Ｂの第１セクシ
ョンを設定する。これにより文書Ａと文書Ｂは親子関係
ができあがる。
【００２０】（動作例２）動作例１に版管理が加わった
場合（ステップＳ１３）を、図３および図６に示す。図
６は、文書Ａの第２版の第２セクションから、文書Ｂ
の第１版の第１セクションを参照する例である。本動
作例１では、版が存在している場合（ステップＳ１１〜
ステップＳ１３／Ｙｅｓ）、文書間関連オブジェクトの
参照元プロパティには文書Ａの第２版の第２セクション
を設定し（ステップＳ１６）、参照先プロパティには文
書Ｂの第１版の第１セクションを設定する（ステップＳ
１７）。
場合（ステップＳ１３）を、図３および図６に示す。図
６は、文書Ａの第２版の第２セクションから、文書Ｂ
の第１版の第１セクションを参照する例である。本動
作例１では、版が存在している場合（ステップＳ１１〜
ステップＳ１３／Ｙｅｓ）、文書間関連オブジェクトの
参照元プロパティには文書Ａの第２版の第２セクション
を設定し（ステップＳ１６）、参照先プロパティには文
書Ｂの第１版の第１セクションを設定する（ステップＳ
１７）。
【００２１】（動作例３）動作例２同様、版管理されて
いる文書管理システムにおける例を記す。図４および図
７は、文書Ａの第１版の第２セクションから文書Ｂの
第１版の第１セクションを参照する文書間関連が存在
したとき、参照元文書の文書Ａが更新されて、第２版と
して第３セクションが加わる場合の例である。文書Ａが
更新されると、（ステップＳ２１）、システムはこの文
書に文書間関連が作成されていることを検知し、文書間
関連の参照元プロパティを更新する（ステップＳ２２、
ステップＳ２４、ステップＳ２５）。文書Ａの第２セク
ションになっているもの（図７における破線矢印）
を、第２版の第２セクションに変更する（図７の実践
矢印）。
いる文書管理システムにおける例を記す。図４および図
７は、文書Ａの第１版の第２セクションから文書Ｂの
第１版の第１セクションを参照する文書間関連が存在
したとき、参照元文書の文書Ａが更新されて、第２版と
して第３セクションが加わる場合の例である。文書Ａが
更新されると、（ステップＳ２１）、システムはこの文
書に文書間関連が作成されていることを検知し、文書間
関連の参照元プロパティを更新する（ステップＳ２２、
ステップＳ２４、ステップＳ２５）。文書Ａの第２セク
ションになっているもの（図７における破線矢印）
を、第２版の第２セクションに変更する（図７の実践
矢印）。
【００２２】また、参照元文書が更新され該当するセク
ションが削除されてしまった場合の例を図８に記す。当
初は文書Ａの第２セクションから文書Ｂの第１セクシ
ョンを参照していたため、文書間関連オブジェクトの
参照元プロパティは文書Ａの第１版の第２セクション
で、参照先プロパティは文書Ｂの第１版の第１セクショ
ンであった。その後、文書Ａが更新され、第２セクシ
ョンが削除された（ステップＳ２２／Ｙｅｓ）。その
際、システムは文書間関連が設定されていることを検知
し、文書間関連オブジェクトを削除する（ステップＳ２
３）。なお、最新版において該当セクションが削除され
た場合には関連自体も削除される。
ションが削除されてしまった場合の例を図８に記す。当
初は文書Ａの第２セクションから文書Ｂの第１セクシ
ョンを参照していたため、文書間関連オブジェクトの
参照元プロパティは文書Ａの第１版の第２セクション
で、参照先プロパティは文書Ｂの第１版の第１セクショ
ンであった。その後、文書Ａが更新され、第２セクシ
ョンが削除された（ステップＳ２２／Ｙｅｓ）。その
際、システムは文書間関連が設定されていることを検知
し、文書間関連オブジェクトを削除する（ステップＳ２
３）。なお、最新版において該当セクションが削除され
た場合には関連自体も削除される。
【００２３】
【発明の効果】以上の説明より明らかなように、本発明
の文書管理システム、文書管理方法または文書管理手順
を記録した記録媒体によれば、文書より細かい範囲での
関連付けができるため、より的確な参照および被参照が
でき、文書を調べる際の効率を上げることができる。
の文書管理システム、文書管理方法または文書管理手順
を記録した記録媒体によれば、文書より細かい範囲での
関連付けができるため、より的確な参照および被参照が
でき、文書を調べる際の効率を上げることができる。
【００２４】また、版管理機能を持つ文書管理システム
においても特定の版およびセクションを指定して参照
先、参照元を指定できるのでより正確な関連付けが可能
となる。
においても特定の版およびセクションを指定して参照
先、参照元を指定できるのでより正確な関連付けが可能
となる。
【００２５】さらに、一度版に対して参照先、参照元を
設定すると該当文書に対して版の更新があった場合でも
自動的に更新され非常に管理がし易くなる。
設定すると該当文書に対して版の更新があった場合でも
自動的に更新され非常に管理がし易くなる。
【図１】本発明による文書管理システム、文書管理方法
および文書管理手順を記録した記録媒体の実施形態を示
すブロック図である。
および文書管理手順を記録した記録媒体の実施形態を示
すブロック図である。
【図２】本発明による実施形態の動作例１を示すフロー
チャートである。
チャートである。
【図３】本発明による実施形態の動作例２を示すフロー
チャートである。
チャートである。
【図４】本発明による実施形態の動作例３を示すフロー
チャートである。
チャートである。
【図５】文書Ａの第２セクションから文書Ｂの第１セク
ションを参照する場合の文書間関連付けの動作を説明す
るための概念図である。
ションを参照する場合の文書間関連付けの動作を説明す
るための概念図である。
【図６】動作例２における文書間関連付けの動作を説明
するための概念図である。
するための概念図である。
【図７】動作例３における文書間関連付けの動作を説明
するための概念図である。
するための概念図である。
【図８】動作例３において、参照元文書が更新された場
合の文書間関連付けの動作を説明するための概念図であ
る。
合の文書間関連付けの動作を説明するための概念図であ
る。
１ ＣＰＵ ２ 表示装置 ３ 記憶装置 ４ システムメモリ ５ 画像メモリ ６ 入力装置 ７ 文書間関連制御部
Claims (8)
- 【請求項１】 プログラムの実行を制御するＣＰＵと、 読み取った画像を表示する表示装置と、 前記プログラムや登録文書のコンテンツや属性情報など
を格納する記憶装置と、 前記プログラムをロードするシステムメモリと、 前記画像データを格納する画像メモリと、 版やセクションに設定された文書間関連を制御する文書
間関連制御部とを有し、 所定の文書の文書管理において、セクション単位等のよ
り小さな範囲で文書間の関連付けの指定を行い、参照先
および参照元の管理を行う管理手段を有することを特徴
とする文書管理システム。 - 【請求項２】 所定の文書の文書管理において、 版やセクションに設定された文書間の関連付けを行い、 参照先および参照元を文書全体ではなく、より小さな範
囲（例えば、文書をセクションの列からなるとすればセ
クション単位）で、文書間の関連付けの指定を行う指定
工程を有することを特徴とする文書管理方法。 - 【請求項３】 前記所定の文書の文書管理において、版
管理機能を持つ文書管理等の場合、前記参照先および参
照元として、単にセクションを指定するのではなく、特
定の版のセクションを指定する指定手段を有することを
特徴とする請求項１記載の文書管理システム。 - 【請求項４】 前記参照先または／および参照元として
指定された文書が更新されて版が上がる場合には、該参
照先および参照元を自動的に最新版に付け直すことを特
徴とする請求項２記載の文書管理方法。 - 【請求項５】 前記最新版において該当セクションが削
除された場合には関連自体も削除されることを特徴とす
る請求項４記載の文書管理方法。 - 【請求項６】 所定の文書の文書管理において、 版やセクションに設定された文書間の関連付けを行う工
程を有し、 参照先および参照元を文書全体ではなく、より小さな範
囲（例えば、文書をセクションの列からなるとすればセ
クション単位）で文書間の関連付けの指定を行う処理手
順を記録したことを特徴とする、文書管理手順を記録し
た記録媒体。 - 【請求項７】 前記所定の文書の文書管理において、版
管理機能を持つ文書管理の場合、前記参照先および前記
参照元として、単にセクションを指定するのではなく、
特定の版のセクションを指定する処理手順を記録したこ
とを特徴とする、請求項６記載の、文書管理手順を記録
した記録媒体。 - 【請求項８】 前記参照先または／および前記参照元と
して指定された文書が更新されて版が上がる場合には、
該参照先および該参照元を自動的に最新版に付け直す処
理手順を記録したことを特徴とする、請求項７記載の、
文書管理手順を記録した記録媒体。
Priority Applications (2)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2001054776A JP2002259414A (ja) | 2001-02-28 | 2001-02-28 | 文書管理システム、文書管理方法および文書管理手順を記録した記録媒体 |
| US10/079,422 US20020120612A1 (en) | 2001-02-28 | 2002-02-22 | Document management system, document management method, and computer-readable storage medium including the same |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2001054776A JP2002259414A (ja) | 2001-02-28 | 2001-02-28 | 文書管理システム、文書管理方法および文書管理手順を記録した記録媒体 |
Publications (2)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2002259414A true JP2002259414A (ja) | 2002-09-13 |
| JP2002259414A5 JP2002259414A5 (ja) | 2005-08-25 |
Family
ID=18915058
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP2001054776A Pending JP2002259414A (ja) | 2001-02-28 | 2001-02-28 | 文書管理システム、文書管理方法および文書管理手順を記録した記録媒体 |
Country Status (2)
| Country | Link |
|---|---|
| US (1) | US20020120612A1 (ja) |
| JP (1) | JP2002259414A (ja) |
Cited By (1)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2008027074A (ja) * | 2006-07-19 | 2008-02-07 | Toshiba Corp | 情報管理プログラム及び知識情報共有システム |
Families Citing this family (6)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
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