JP2002140368A

JP2002140368A - 図書管理方法および装置

Info

Publication number: JP2002140368A
Application number: JP2000334878A
Authority: JP
Inventors: Makoto Kurosa; 誠黒佐; Yoshihiko Sato; 仁彦佐藤
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2000-11-01
Filing date: 2000-11-01
Publication date: 2002-05-17

Abstract

(57)【要約】【課題】電子化した図書を効率よく管理することのでき
る図書管理方法および装置を提供する。【解決手段】管理している図書の一覧等を表示する際
に、実際の階層構造に基づくフォルダ２１、フォルダ２
２、フォルダ２３、フォルダ２４、フォルダ２５に基づ
く表示のみでなく、目的に応じた仮想的な階層構造を有
するフォルダ２６、フォルダ２７を利用して表示を行
う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、図書管理方法お
よび装置に関し、特に、建築に際して利用される図面お
よび文書を含む図書を長期に渡って活用・保管すること
に適した図書管理方法および装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】住宅やビル等の建造物を建築する際に利
用される図書（ここで、図面および文書等の建築に際し
て利用される全ての書類を含む物とする）は、１件の工
事に対して膨大な量があり、そのそれぞれが別個の担当
者により作成されるため、図書の管理に要する手間は、
大きなものであった。

【０００３】ここで、図９を参照して、住宅を建築する
際の工程の流れと、各工程で利用する図書の例を説明す
る。図９は、住宅を建築する際の工程の流れの一例を示
した図である。

【０００４】図９に示す例では、住宅の建築に際して、
営業グループ５０１とプレゼングループ５０２、設計グ
ループ５０３、積算・経理グループ５０４、施工グルー
プ５０５が連携して作業を行うものとする。なお、ここ
でのグループ分けは一例であり、プレゼングループ５０
２が営業グループ５０１に含まれる場合など、この他に
も様々な形態がある。

【０００５】営業グループ５０１は、まず、商品の宣伝
や告知を行い（ステップ５１１）、その後、情報の収集
（ステップ５１２）、資金シミュレーションを行って
（ステップ５１３）、プランを作成する（ステップ５１
４）。この際に利用される図書としては、敷地や地盤の
調査書、契約書、念書、覚書、シミュレーションシート
等がある。また、ここでの作業は、必要に応じて複数回
行われることになる。

【０００６】プレゼングループ５０２は、営業グループ
５０２によるプランニングの結果や後述する積算・経理
グループ５０３による見積等の結果を受けて、プレゼン
テーション用のＣＧ（コンピュータグラフィクス）やア
ニメーションの作成（ステップ５２１）、プレゼンボー
ドの作成を行う（ステップ５２２）。この際に利用され
る図書としては、プレゼンテーション用の各種資料等が
ある。また、ここでの作業は、必要に応じて複数回行わ
れることになる。

【０００７】設計グループ５０３は、営業グループ５０
２によるプランニング結果に応じて意匠図を作成し（ス
テップ５３１）、その後、申請図書の作成（ステップ５
３２）、実施図の作成（ステップ５３３）、構造図の作
成を行う（ステップ５３４）。この際に利用される図書
としては、意匠図等の上記したものの他、設計変更依頼
書、附近見取図、梁伏図、仕様書、平面図、立面図、配
置図、施工図等である。また、ここでの作業は、営業グ
ループ５０２からの設計変更の依頼により、複数回行わ
れる場合がある。

【０００８】積算・経理グループ５０４は、設計グルー
プ５０３が作成した意匠図等に基づいて、見積（ステッ
プ５４１）、概算見積検討（ステップ５４２）を行うと
ともに、設計グループに５０３により作成された構造図
等に基づいて、積算・大拾いを行う（ステップ５４
３）。その後、実行予算を策定する（ステップ５４
４）。ここまでの作業は、設計変更等により複数回行わ
れる場合もあり、都度、見積書等の図書が利用される。

【０００９】また、積算・経理グループ５０４は、最終
的に策定された実行予算に基づいて、受発注管理（ステ
ップ５４５）、原価管理（ステップ５４６）とともに、
会計処理全般を担当する（ステップ５４７）。この作業
に際しては、受注書、発注書、領収書、契約書等が図書
として利用される。

【００１０】施工グループ５０５は、設計グループ５０
３が作成した構造図に基づいて、プレカット連動（ステ
ップ５５１）、パネル図作成（ステップ５５２）、プレ
カットＣＡＤ（ステップ５５３）、プレカット（ステッ
プ５５４）を行い、その後、積算・経理グループ５０４
による受発注、原価管理結果に基づいて、工程表を作成
する（ステップ５５５）。また、工事現場の写真撮影お
よび管理等も行う（ステップ５５６）。この作業の際に
利用される図書としては、上記のパネル図等はもちろん
のこと、工事実施計画書、竣工検査書、工事契約承認願
書、工事指図書等がある。

【００１１】また、この他にも、サポート用の図書（営
業グループ５０１が管理する場合が多い）として、仕様
書、図面一式、取扱説明書、品質保証書、お客様アンケ
ート等がある。

【００１２】このように、住宅やビル等の建築の際に利
用される図書は、各担当者（グループ）毎に作成され、
その管理も各担当者が行うのが通常である。

【００１３】ところで、最近では、建築の際に利用した
図書を保存すべき期間が長くなる傾向にある。図書の保
存期間が長くなる要因としては、様々なものがあげられ
るが、その１つとして、住宅の品質確保に関する法律の
制定があげられる。住宅の品質確保に関する法律には、
「住宅性能表示制度」や「瑕疵担保保証制度」等があ
る。このうち、「瑕疵担保保証制度」は、１０年間の瑕
疵担保保証を義務づけている。したがって、この制度に
対応するためには、瑕疵担保保証に関する図書を最低１
０年間は、保存・管理する必要があることになる。図書
を長期間に渡って保存する場合には、保存場所の確保や
管理といった面から電子化した図書を保存・管理するこ
とが有効であり、このため、図書を電子化して管理する
ことが多くなった。

【００１４】一方、最近では、企業等がＩＳＯ９０００
ＳやＩＳＯ１４００１の認証取得を行う機会も増えてき
ている。これらを取得する際には、様々な書類を提出す
る必要があり、その中には、上述した図書も含まれてい
る。このような場合においても、図書を電子化して管理
することは有効であり、上述の理由と併せて、図書を電
子化して管理する需要の増大につながっている。

【００１５】

【発明が解決しようとする課題】上述したように、住宅
やビル等の建造物を建築する際に利用される図書の電子
化の要望が高まっている。しかしながら、このような図
書は、元来、担当者毎に管理されており、これを電子化
したからといって、効率よく管理が行えるわけではな
い。

【００１６】そこで、この発明は、電子化した図書を効
率よく管理することのできる図書管理方法および装置を
提供することを目的とする。

【００１７】

【課題を解決するための手段】上述した目的を達成する
ため、請求項１の発明は、建築に際して利用される図面
および文書を含む図書を電子化して管理する図書管理方
法において、電子化された図書を階層化して管理すると
ともに、該図書の一覧を表示する際に、該図書を用途別
に生成した仮想階層で表示することを特徴とする。

【００１８】また、請求項２の発明は、請求項１の発明
において、前記仮想階層は、前記図書を管理する階層と
は異なることを特徴とする。

【００１９】また、請求項３の発明は、請求項１の発明
において、前記仮想階層は、前記図書を工事別に分類し
た構造であることを特徴とする。

【００２０】また、請求項４の発明は、請求項１の発明
において、前記仮想階層は、前記図書を該図書の作成担
当者別に分類した構造であることを特徴とする。

【００２１】また、請求項５の発明は、請求項１の発明
において、前記仮想階層は、前記図書を閲覧する閲覧者
毎に異なる構造であることを特徴とする。

【００２２】また、請求項６の発明は、請求項１の発明
において、前記図書の一覧は、ウェブページとして表示
されることを特徴とする。

【００２３】また、請求項７の発明は、請求項１の発明
において、前記図書は、住宅を建築する際に利用される
住宅図書であることを特徴とする。

【００２４】また、請求項８の発明は、建築に際して利
用される図面および文書を含む図書を電子化して管理す
る図書管理装置において、電子化された図書を階層化し
て管理する管理手段と、前記管理手段が管理する図書の
一覧を表示する際に、該図書を用途別に生成した仮想階
層で表示する表示手段とを具備することを特徴とする。

【００２５】また、請求項９の発明は、請求項８の発明
において、前記表示手段は、前記管理手段が図書を管理
する階層とは異なる仮想階層で前記図書の一覧を表示す
ることを特徴とする。

【００２６】また、請求項１０の発明は、請求項８の発
明において、前記表示手段は、前記図書を工事別に分類
した仮想階層で表示することを特徴とする。

【００２７】また、請求項１１の発明は、請求項８の発
明において、前記表示手段は前記図書を該図書の作成担
当者別に分類した仮想階層で表示することを特徴とす
る。

【００２８】また、請求項１２の発明は、請求項８の発
明において、前記表示手段は、前記図書を閲覧する閲覧
者毎に異なる仮想階層で表示することを特徴とする。

【００２９】また、請求項１３の発明は、請求項８の発
明において、前記表示手段は、前記図書の一覧をウェブ
ページとして表示することを特徴とする。

【００３０】また、請求項１４の発明は、請求項１３の
発明において、前記ウェブページをネットワークを介し
て送信するネットワーク接続手段をさらに具備すること
を特徴とする。

【００３１】また、請求項１５の発明は、請求項８の発
明において、前記図書は、住宅を建築する際に利用され
る住宅図書であることを特徴とする。

【００３２】

【発明の実施の形態】以下、この発明に係る図書管理方
法および装置の一実施の形態について、添付図面を参照
して詳細に説明する。

【００３３】図１は、この発明を適用した図書管理シス
テムの構成を示すブロック図である。同図に示すよう
に、図書管理システム１０は、管理サーバ１とスキャナ
２、プリンタ３、クライアント４（４−１〜４−３）、
複合機５がネットワーク６を介して接続される。

【００３４】管理サーバ１は、電子化された図書の保存
・管理を行い、クライアント４のウェブブラウザを介し
て、図書の表示や指示の受付を行う。スキャナ２は、紙
媒体の図書を電子化し、プリンタ３は、電子化された図
書を用紙上に印刷する。クライアント４は、ウェブブラ
ウザを介して管理サーバ１で管理されている図書の閲覧
を行ったり、図書の登録や変更等の指示を入力する。複
合機５は、スキャナ２とプリンタ３の両者の機能を有す
るものである。なお、ここに示した図書管理システム１
０の構成は、一例であり、管理サーバ１を除く各部の有
無や数を様々に変更することができる。また、ネットワ
ーク６には、他の装置を接続してもよく、例えば、ＲＡ
Ｓ（リモートアクセスサーバ）を接続して、クライアン
ト４をダイアルアップで接続できるようにしてもよい。

【００３５】この図書管理システム１０は、単独で使用
可能なのはもちろんのこと、同種のシステムと連携して
使用することができる。例えば、図２に示すように、図
書管理システム１０−１〜１０−３を専用線１１を介し
て接続したり、図書管理システム１０−４〜１０−６の
ようにインターネット１２を介して接続することもでき
る。

【００３６】複数の図書管理システム１０を連携する場
合、各図書管理システム１０毎に管理サーバ１を配する
が、管理サーバ１を各図書管理システム１０のいずれか
に集約して配するようにしてもよい。

【００３７】さて、図書管理システム１０では、管理サ
ーバ１が図書の保存・管理を行う。管理サーバ１は、ク
ライアント４のブラウザを介して図書の登録や更新、削
除等を受け付けるが、これらの処理は、基本的には、一
般の文書管理方法と同様であるので詳細な説明を省略
し、以下では、この管理サーバ１に特有な図書管理方法
の説明を行う。

【００３８】図３は、クライアント４から管理サーバ１
へアクセスした際に、ブラウザ上に表示されるメニュー
画面を示した図である。

【００３９】同図に示すように、画面２０には、図書を
格納しているフォルダ、例えば、「０１．営業グルー
プ」フォルダ２１、「０２．プレゼングループ」フォル
ダ２２、「０３．設計グループ」フォルダ２３、「０
４．積算・経理グループ」フォルダ２４、「０５．施工
グループ」フォルダ２５、「１１．進行中顧客情報」フ
ォルダ２６、「１２．完成顧客情報」フォルダ２７が表
示される。

【００４０】ここに表示されるフォルダは、フォルダ２
１乃至フォルダ２５が図書の作成担当者の利用を容易に
する階層構造を有し、フォルダ２６およびフォルダ２７
が図書の閲覧者等の利用を容易にする階層構造を有して
いる。

【００４１】また、画面２０において、「ログイン」ボ
タン２８を押下し、ユーザＩＤとパスワードを入力する
ことで、各ユーザは、与えられたアクセス権の範囲で図
書へのアクセスが可能となる。例えば、ログインを行わ
ない状態では、各フォルダ２１乃至２７に格納されてい
る図書に対しては閲覧のみを可能とし、ログインを行っ
た後には、所定のフォルダに対して図書の登録や更新を
行えるようにすることができる。この他にも、ログイン
を行わない状態では、図書の閲覧自体を拒否するように
することもできる。

【００４２】また、画面２０においてログインを行った
際に、表示するフォルダの種類を変更することもでき
る。これは、ログインを行ったユーザのアクセス権や業
務種別に応じて表示するフォルダを設定するもので、こ
れにより、各ユーザがより容易に所望の図書へのアクセ
スを行うことができるようになる。

【００４３】次に、画面２０に表示される各フォルダ以
下の階層構造について説明する。

【００４４】フォルダ２１乃至２５の各フォルダは、図
書の作成担当者が図書の登録や更新といった処理を容易
に行うことができるような階層構造を有している。例え
ば、「０１．営業グループ」フォルダ２１を選択する
と、ブラウザには、図４に示すような画面３０が表示さ
れる。

【００４５】画面３０には、「１９９９年度」フォルダ
３１と、「２０００年度」フォルダ３２、「２００１年
度」フォルダ３３が表示されるが、これら各フォルダ
は、フォルダ２１の１階層下のフォルダである。同様
に、フォルダ３１乃至３３の各フォルダを選択すると、
さらに１階層下のフォルダが表示され、最終的には、所
望の図書にアクセスすることができる。

【００４６】フォルダ２１以下の階層構造は、図５
（ａ）に示すように、フォルダ２１の直下にフォルダ３
１乃至３３があり、フォルダ３１の下にはフォルダ４１
とフォルダ４２、フォルダ３２の下にはフォルダ４３と
フォルダ４４がある。そして、この構成では、フォルダ
４１乃至４４の中（下）に各図書が格納される。

【００４７】同様に、「０３．設計グループ」フォルダ
２３以下の階層構造は、図５（ｂ）に示すように、フォ
ルダ２３の直下にフォルダ３４乃至フォルダ３７あり、
フォルダ３５の下にはフォルダ４５とフォルダ４６、フ
ォルダ３６の下にはフォルダ４７とフォルダ４８があ
る。そして、この構成では、各図書は、フォルダ３４、
フォルダ３７、フォルダ４５乃至フォルダ４８の中
（下）に格納される。

【００４８】ここで示したフォルダ２１およびフォルダ
２３以下の構成は、実際のデータ（階層構造および図
書）の構成と同様であり、各図書の作成担当者が図書の
登録や更新、フォルダ構成の変更を行うことになる。

【００４９】なお、ここでの説明は省略するが、フォル
ダ２２とフォルダ２４、フォルダ２５の構成も、フォル
ダ２１およびフォルダ２３の構成と同様である。

【００５０】フォルダ２６およびフォルダ２７は、図書
の閲覧者等の利用を容易にする階層構造を有している。
例えば、「１１．進行中顧客情報」フォルダ２６を選択
すると、ブラウザには、図６に示すような画面５０が表
示される。

【００５１】画面５０には、「加藤邸増築工事」フォル
ダ５１と、「黒佐邸新築工事」フォルダ５２、「秋野邸
改築工事」フォルダ５３、「大島邸新築工事」フォルダ
５４、「田中邸新築工事」フォルダ５５が表示される。
この各フォルダには、表記されている工事に関連する図
書が格納されており、例えば、フォルダ５５を選択する
と、ブラウザには、図７に示すような画面６０が表示さ
れる。

【００５２】画面６０には、「田中邸新築工事」に関連
する図書６１乃至６７が表示される。ただし、ここに表
示された図書６１乃至６７は、実際にフォルダ５５、つ
まり、フォルダ２６以下に格納されているわけではな
く、フォルダ２６以下の階層構造は仮想的なものとな
る。

【００５３】例えば、図書６１の「平面図．ＸＤＷ」
は、設計グループにより作成された図書であり、その実
体は、上述のフォルダ２３以下のフォルダ４８（図５
（ｂ）参照）に格納されている。同様に、図書６５の
「契約書」は、営業グループにより作成された図書であ
り、その実体はフォルダ意２１以下のフォルダ４３（図
５（ａ）参照）に格納されている。このように、フォル
ダ２６以下の階層構造は、仮想的なもので、実体が分散
して格納されている図書を関連する条件、例えば、工事
毎のフォルダを構成して、その内部に該当する図書への
リンク（アクセス方法）を表示して、実体のある階層構
造を有するフォルダと同様に扱えるようにしている。

【００５４】これにより、図書の閲覧者は、関連する図
書を容易に閲覧することが可能となる。なお、ここで
は、フォルダ２６について説明したが、フォルダ２７も
同様に仮想的な階層構造を有するフォルダである。

【００５５】また、ブラウザを介して図書の閲覧を行う
際には、上述したように各ユーザがログインを行うこと
になる。ログインを行った後は、ブラウザに表示される
フォルダの構成を任意に設定することができるため、例
えば、営業グループのユーザが、ログインを行った場合
には、ブラウザには、自身が担当した工事を条件とした
仮想的な階層構造を有するフォルダを表示させることが
できる。

【００５６】このような、仮想的な階層構造を有するフ
ォルダを生成するには、様々な方法が考えられるが、こ
こでは、その一例を説明する。

【００５７】図８は、仮想的な階層構造を有するフォル
ダの生成処理の流れを示すフローチャートである。管理
サーバ１は、予め若しくはクライアント４からのアクセ
スがあった際、ユーザのログインがあった際に処理を開
始し、まず、予め指定された条件の図書を仮想的に格納
するためのフォルダを生成する（ステップ１０１）。次
に、指定された条件に合致するファイル（図書）を検索
する（ステップ１０２）。そして、検索されたファイル
に近日中に更新されたものがあれば（ステップ１０３で
ＹＥＳ）、フォルダに更新情報を付与する（ステップ１
０４）。続いて、当該ファイルへのリンクを生成し（ス
テップ１０５）、これらの処理を指定された全ての条件
に対して行うまで繰り返す（ステップ１０６でＹＥ
Ｓ）。指定された全ての条件に対して処理を終了する
と、クライアント４のブラウザに表示するためのウェブ
ページを生成し（ステップ１０７）、処理を終了する。
なお、ステップ１０３およびステップ１０４の処理は、
「ＮＥＷ」等の更新情報をウェブページ上で表示しない
場合には必要ない。

【００５８】

【発明の効果】以上説明したように、この発明によれ
ば、管理している図書の一覧等を表示する際に、実際の
階層構造に基づく表示のみでなく、目的に応じた仮想的
な階層構造を有するフォルダを利用して表示を行うよう
に構成したので、目的毎若しくはユーザ毎に関連する図
書を容易に取得・閲覧することが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明を適用した図書管理システムの構成を
示すブロック図である。

【図２】図書管理システム１０を連携する場合の構成を
示すブロック図である。

【図３】クライアント４から管理サーバ１へアクセスし
た際に、ブラウザ上に表示されるメニュー画面を示した
図である。

【図４】フォルダ２１の選択時にブラウザ上に表示され
る画面を示した図である。

【図５】フォルダ２１およびフォルダ２３の階層構造を
示した図である。

【図６】フォルダ２６の選択時にブラウザ上に表示され
る画面を示した図である。

【図７】フォルダ５５の選択時にブラウザ上に表示され
る画面を示した図である。

【図８】仮想的な階層構造を有するフォルダの生成処理
の流れを示すフローチャートである。

【図９】住宅を建築する際の工程の流れの一例を示した
図である。

【符号の説明】

１管理サーバ２スキャナ３プリンタ４、４−１〜４−３クライアント５複合機１０、１０−１〜１０−６図書管理システム１１専用線１２インターネット２０画面２１〜２７フォルダ２８「ログイン」ボタン３０画面３１〜３７フォルダ４１〜４８フォルダ５０画面５１〜５５フォルダ６０画面６１〜６７図書

フロントページの続き (51)Int.Cl.⁷ 識別記号ＦＩテーマコート゛(参考）Ｇ０６Ｆ 12/00 ５１５Ｇ０６Ｆ 12/00 ５１５Ｂ 17/50 ６１４ 17/50 ６１４Ａ 17/60 １０４ 17/60 １０４５０４５０４Ｆターム(参考） 5B046 AA03 CA06 HA05 KA08 5B049 AA06 BB05 CC44 FF01 GG00 5B075 ND20 ND35 NR12 PP03 PQ02 PQ46 UU21 5B082 EA01 GA20 GC06 HA05

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】建築に際して利用される図面および文書
を含む図書を電子化して管理する図書管理方法におい
て、電子化された図書を階層化して管理するとともに、該図
書の一覧を表示する際に、該図書を用途別に生成した仮
想階層で表示することを特徴とする図書管理方法。
【請求項２】前記仮想階層は、前記図書を管理する階層とは異なることを特徴とする請
求項１記載の図書管理方法。
【請求項３】前記仮想階層は、前記図書を工事別に分類した構造であることを特徴とす
る請求項１記載の図書管理方法。
【請求項４】前記仮想階層は、前記図書を該図書の作成担当者別に分類した構造である
ことを特徴とする請求項１記載の図書管理方法。
【請求項５】前記仮想階層は、前記図書を閲覧する閲覧者毎に異なる構造であることを
特徴とする請求項１記載の図書管理方法。
【請求項６】前記図書の一覧は、ウェブページとして表示されることを特徴とする請求項
１記載の図書管理方法。
【請求項７】前記図書は、住宅を建築する際に利用される住宅図書であることを特
徴とする請求項１記載の図書管理方法。
【請求項８】建築に際して利用される図面および文書
を含む図書を電子化して管理する図書管理装置におい
て、電子化された図書を階層化して管理する管理手段と、前記管理手段が管理する図書の一覧を表示する際に、該
図書を用途別に生成した仮想階層で表示する表示手段と
を具備することを特徴とする図書管理装置。
【請求項９】前記表示手段は、前記管理手段が図書を管理する階層とは異なる仮想階層
で前記図書の一覧を表示することを特徴とする請求項８
記載の図書管理装置。
【請求項１０】前記表示手段は、前記図書を工事別に分類した仮想階層で表示することを
特徴とする請求項８記載の図書管理装置。
【請求項１１】前記表示手段は、前記図書を該図書の作成担当者別に分類した仮想階層で
表示することを特徴とする請求項８記載の図書管理装
置。
【請求項１２】前記表示手段は、前記図書を閲覧する閲覧者毎に異なる仮想階層で表示す
ることを特徴とする請求項８記載の図書管理装置。
【請求項１３】前記表示手段は、前記図書の一覧をウェブページとして表示することを特
徴とする請求項８記載の図書管理装置。
【請求項１４】前記ウェブページをネットワークを介
して送信するネットワーク接続手段をさらに具備するこ
とを特徴とする請求項１３記載の図書管理装置。
【請求項１５】前記図書は、住宅を建築する際に利用される住宅図書であることを特
徴とする請求項８記載の図書管理装置。