JP2002133197A

JP2002133197A - 発注代行システム

Info

Publication number: JP2002133197A
Application number: JP2000321222A
Authority: JP
Inventors: Tasuku Hoshino; 翼星野; Toshiaki Ogiwara; 利明荻原
Original assignee: Kokuyo Co Ltd
Current assignee: Kokuyo Co Ltd
Priority date: 2000-10-20
Filing date: 2000-10-20
Publication date: 2002-05-10

Abstract

(57)【要約】【課題】オフィスでの最低限の労力で当該オフィスの
ＭＲＯ品目の管理を支援すること。【解決手段】オフィスで使用する日用消耗品類である
ＭＲＯ品目を当該オフィスの在庫から当該オフィスでの
使用へと変化させるときに当該使用開始の入力を受信す
る使用開始登録部１０と、この使用開始登録部１０に登
録されるＭＲＯ品目の使用開始数量に基づいて当該ＭＲ
Ｏ品目の在庫数を更新するオフィス在庫数更新部１２
と、オフィス在庫数更新部１２によって更新される各Ｍ
ＲＯ品目別のオフィス在庫量に基づいて当該ＭＲＯ品目
の発注用データを生成する発注用データ生成部１４と、
この発注用データ生成部１４によって生成される発注用
データを各ＭＲＯ品目別の受注者へ送信する制御をする
受注者別発注制御部１６とを備えた。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、発注代行システム
に係り、特に、日用消耗品類（ＭＲＯ品目）の最終ユー
ザであるオフィスの発注作業を代行する発注代行システ
ムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来より、企業等の組織体は帳票等の印
刷物や、文具や、トナー等のＯＡ機器用品などの日用消
耗品類を消費しつつ事業活動を行っている。これらの日
用消耗品類は、事業活動や生産活動に間接的に必要とな
るものであるから、間接財とも呼ばれ、経費扱いで購入
されている。このような間接財となる日用消耗品類（MR
O: Maintenance, Repair and Operations）の品目数と
発注頻度の関係を分析し、ＡＢＣのランク分け（ＡＢＣ
分析）をすると、５０から３００品目が、Ａランクとな
る（発注頻度が高い）。このＡランクの商品又はサービ
スの結果物は、組織が経理的に処理済であるか否かにか
かわらず、オフィスでの在庫が発生している。

【０００３】これらＭＲＯ品目の購買は少額で多頻度且
つ多種膨大であり、購買先や購買条件も品目や地域ごと
に異なっている場合が多く、その購買管理が煩雑であ
る。しかし、帳票や文具やコピー用紙などは事業活動に
必須の品目であるため、定期的な購買が必要であり、ま
た、財務会計や管理会計のためにその購買実績を管理し
なければならない。このＭＲＯ品目の調達と支給に関す
る業務は、多種類、少量且つ多頻度であるため煩雑なも
のとなっている。一方、帳票や封筒やコピー用紙などオ
フィスでの在庫がゼロとなってしまうとオフィスワーク
が中断してしまう。このため、ＡランクのＭＲＯ品目に
ついては欠品のないように総務部の購買担当者やオフィ
スでの担当者が一定の注意力を用いて調達（購買）業務
と支給業務とを行っている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】このＭＲＯ品目の調
達、支給及び会計はオフィスの維持に必要なものであ
り、このＭＲＯ品目（商品及びサービス）の管理業務を
無くすことができない。そして、ＭＲＯ品目の管理につ
いては、製造原価に算入される資材や部品の購買特性と
比較して、下記の特性があるため、その省力化が進んで
いない、という不都合があった。

【０００５】ＭＲＯ品目は、調達先が多種多様な企業に
渡るため発注作業が繁雑で、また、１回当たりの調達量
や金額はごくわずかであるため、調達毎の人的なコスト
を低くしなければならず、さらに調達のタイミングは必
ずしも計画的ではなく随意で不定となっている。オフィ
スで用いるＭＲＯ品目はコーヒーやお茶からコンパスま
で多種類であり、且つサプライヤによる品目の入れ替え
もあるため、購買側企業でその商品データを登録し、ま
た管理するのではかえってＭＲＯ品目の管理コストが増
大してしまう。

【０００６】また、カタログによる通信販売やＷｅｂサ
イトを介しての購買では、本来カタログは商品の選定用
に編纂されるため、比較検討するために同種の商品が多
種類掲載されている。従って、Ａランクに属するＭＲＯ
品目をカタログで発注するには、毎回そのオフィスで使
用する品目をカタログから探索しなければならない。ま
た、オフィスで在庫切れとなったことが判明した時に注
文し、当日又は翌日に配送されるとしても、この在庫の
管理をオフィス内で行うという人的コストの削減にはな
らない。

【０００７】また、オフィスによっては、ＩＳＯ１４０
００シリーズの取得など、企業又はオフィスとしての環
境へのポリシーを定めている。ＭＲＯ品目で環境と関連
する事項としては、ＭＲＯ品自体のリサイクル可能性な
どの他に、物流頻度がある。ジャスト・イン・タイム・
システムが交通渋滞及び大気汚染を助長するという指摘
があるように、あまりに多頻度の物流は社会的なコスト
アップに繋がる。また、ＭＲＯ品目のみならず、一般的
に都市部でのトラックの積載率は低い。しかし、ＭＲＯ
品目の購買の物流の最適化は、多種類、少量、多頻度と
いうＭＲＯ品目の特性から、実質的に不可能であった。

【０００８】また、企業は、カンパニー制や分社化な
ど、事業内容別の組織体とすることで、意思決定を迅速
にし、コストに対する責任を明確化することが行われて
いる。このような分社化が促進され、また、管理会計の
単位が従来よりも小さくなると、大規模な組織の専門的
な購買担当者による購買活動を行っていたのでは、各組
織毎のコストが不明確となってしまう。特に、間接財及
びその購買等の管理に用いられる人的コストを組織の一
又は複数の部屋（オフィス）を単位として把握するに
は、膨大な伝票類を整理しなければならず、実質的に不
可能であった。

【０００９】

【発明の目的】本発明は、係る従来例の有する不都合を
改善し、特に、オフィスでの最低限の労力で当該オフィ
スのＭＲＯ品目の管理を支援することのできる発注代行
システムを提供することを、その目的とする。

【００１０】

【課題を解決するための手段】そこで、本発明では、オ
フィスで使用する日用消耗品類であるＭＲＯ品目を当該
オフィスの在庫から当該オフィスでの使用へと変化させ
るときに当該使用開始の入力を受信する使用開始登録部
と、この使用開始登録部に登録されるＭＲＯ品目の使用
開始数量に基づいて当該ＭＲＯ品目の在庫数を更新する
オフィス在庫数更新部とを備えている。しかも、このオ
フィス在庫数更新部によって更新される各ＭＲＯ品目別
のオフィス在庫量に基づいて当該ＭＲＯ品目の発注用デ
ータを生成する発注用データ生成部と、この発注用デー
タ生成部によって生成される発注用データを各ＭＲＯ品
目別の受注者へ送信する制御をする受注者別発注制御部
とを備えた、という構成を採っている。これにより前述
した目的を達成しようとするものである。

【００１１】「品目」は、商品及びサービスの双方を含
む。「ＭＲＯ品目」は、製造原価に算入されない間接財
を意味する。好ましい実施形態では、オフィス内に一定
量の在庫を有しておくべきＡランク品の間接財をＭＲＯ
品目とする。Ａランク品のＭＲＯ品目は、そのＭＲＯ品
目が完全に無くなってしまうとオフィス・ワークに支障
を生じさせる品目であり、請求書用紙、日計管理表など
の帳票類や、封筒、ノート類、ファイリング用品、また
ＯＡ機器にて使用するトナーや用紙類、来客用のお茶や
コーヒーなどが該当する。

【００１２】本発明では、使用開始登録部が、オフィス
で使用する日用消耗品類であるＭＲＯ品目を当該オフィ
スの在庫から当該オフィスでの使用へと変化させるとき
に当該使用開始の入力を受信する。使用開始は、例え
ば、未開封のＭＲＯ品目を開封する際や、未使用のＭＲ
Ｏ品目を棚や一定の領域から取り出した際や、ＯＡ機器
の消耗品を当該ＯＡ機器に設置・装着したときなどであ
る。使用開始登録部は、これらの使用開始情報の入力を
受信する。オフィス在庫数更新部は、この使用開始登録
部に登録されるＭＲＯ品目の使用開始数量に基づいて当
該ＭＲＯ品目の在庫数を更新する。これにより、オフィ
ス内に蓄積されているＭＲＯ品目の数量であるオフィス
在庫量が常に最新状態で蓄積される。続いて、発注用デ
ータ生成部は、オフィス在庫数更新部によって更新され
る各ＭＲＯ品目別のオフィス在庫量に基づいて当該ＭＲ
Ｏ品目の発注用データを生成する。発注用データ生成部
は、例えば、オフィス在庫量が発注点となる在庫量へ至
ったときに、標準在庫量との差や発注単位などに従って
発注データを生成する。続いて、受注者別発注制御部
は、この発注用データ生成部によって生成される発注用
データを各ＭＲＯ品目別の受注者へ送信する制御をす
る。従って、オフィス内では、ＭＲＯ品目を未使用の状
態から使用の状態へ変化させることのみを入力するだけ
で、ＭＲＯ品目の受注者別の発注データが自動的に生成
される。

【００１３】また、好ましい実施形態では、発注用デー
タ生成部が、最小発注単位や物流頻度等の調整を行うた
めの発注タイミング制御機能や、物流頻度制御機能を備
えると良い。これらの例では、最低在庫量をオフィスに
確保しつつ、受注側が社会に与える環境的な負荷を制御
することができる。

【００１４】さらに、好ましい実施形態では、使用開始
の登録についてバーコード等の商品コードを印刷したＭ
ＲＯ品目ブックや当該商品コードを特定するためのＭＲ
Ｏ品目ブックデータを使用することで、第１に、名入れ
帳票や封筒印刷や名刺等のカスタムメイド品にダミーの
商品コードを定義し、通常の品目と共に管理することが
でき、第２に、オフィス在庫量を少なくするために品目
のパッケージを開封して商品ＪＡＮコード等が品目自体
にマークされていない状態であっても、ＭＲＯ品目ブッ
クを用いて品目の使用開始を入力することができ、第３
に、通常のカタログと異なりそのオフィスでの定番品を
集めた情報となることから、品目の特定が容易となる。

【００１５】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
を参照して説明する。図１は本発明の一実施形態の構成
例を示すブロック図である。図１に示すように、本実施
形態による発注代行システム１Ａは、オフィスで使用す
る日用消耗品類であるＭＲＯ品目を当該オフィスの在庫
から当該オフィスでの使用へと変化させるときに当該使
用開始の入力を受信する使用開始登録部１０と、この使
用開始登録部１０に登録されるＭＲＯ品目の使用開始数
量に基づいて当該ＭＲＯ品目の在庫数を更新するオフィ
ス在庫数更新部１２と、オフィス在庫数更新部１２によ
って更新される各ＭＲＯ品目別のオフィス在庫量に基づ
いて当該ＭＲＯ品目の発注用データを生成する発注用デ
ータ生成部１４と、この発注用データ生成部１４によっ
て生成される発注用データを各ＭＲＯ品目別の受注者へ
送信する制御をする受注者別発注制御部１６とを備えて
いる。

【００１６】本実施形態では、「ＭＲＯ品目」は、製造
原価に算入されない商品及びサービスの内、オフィスで
の必需品となる品目である。例えば、文房具、帳票類、
ＰＰＣ用紙やトナーなどのＯＡ機器消耗品、お茶やコー
ヒー、電球、電池、ティッシュペーパー、名刺、名入れ
封筒や名入れの請求書用紙などである。これらオフィス
の必需品は、オフィス内に在庫されている。好ましい例
では、ＭＲＯ品目は、当該オフィスで使用する品目のう
ちＡＢＣ分析した場合のＡランク品目である。

【００１７】本実施形態では、使用開始登録部１０を用
いて、オフィス内の在庫されている未使用のＭＲＯ品目
の使用開始を登録する。一般的には、文房具等の市販さ
れる商品には商品コード（ＪＡＮコード）がバーコード
としてマークされているため、バーコードリーダ等を用
いてバーコードをスキャンすることで使用開始するＭＲ
Ｏ品目を特定することができる。バーコードリーダにて
ＭＲＯ品目が特定されると、さらに使用開始する数量を
入力することで、ＭＲＯ品目の使用開始を登録すること
ができる。この場合、使用開始登録部１０は、バーコー
ドリーダと数量入力機器とを備える。また、オフィスの
構成員がコンピュータ等の端末を有する場合、オフィス
に在庫されているＭＲＯ品目の一覧をページデータとし
て各端末にて受信し、そのページデータ中の対応するＭ
ＲＯ品目を特定し、さらに数量を入力するようにしても
良い。この場合、使用開始登録部１０は、ページデータ
を表示するためのブラウザソフトウエアが導入されたコ
ンピュータ又は携帯端末にＭＲＯ品目の一覧を含むペー
ジデータを送信し、またこのページデータに対する操作
に応じて選択されたＭＲＯ品目の使用開始をデータベー
スに登録するサーバーを用いて実現できる。また、プリ
ンタやコピー機等のＯＡ機器がトナーの装着や新しい用
紙の装着を検出できる構成の場合、これらのＯＡ機器か
ら使用開始するＭＲＯ品目と数量とを自動的に受信する
ことで、ＭＲＯ品目の使用開始を登録するようにしても
良い。この場合、オフィスの構成員はＯＡ機器に消耗品
を装着するのみで他の作業を要しない。

【００１８】オフィス在庫数更新部１２は、使用開始登
録部１０によって登録される使用開始数量に基づいて、
オフィス内での各ＭＲＯ品目の在庫量を更新する。この
在庫量には、発注済であるが納品されていない数量を含
めるようにしても良い。このオフィス在庫数更新部１２
の動作により、当該オフィス内でのＭＲＯ品目の在庫数
が使用開始と共にリアルタイムで更新される。

【００１９】発注用データ生成部１４は、オフィス在庫
数更新部１２によって更新される各ＭＲＯ品目別のオフ
ィス在庫量に基づいて当該ＭＲＯ品目の発注用データを
生成する。例えば、あるＭＲＯ品目の標準在庫量を１０
個とし、３個を発注点とする場合、オフィス内での在庫
量が３個となったときに７個の発注用データを生成す
る。また、発注に関してまるめがある場合、例えば、最
低発注数量が有る場合、この最低発注単位に基づいて発
注量を算出すると良い。発注用データ生成部１４によっ
て生成される各ＭＲＯ品目別の発注データは、受注者別
発注制御部１６に入力される。

【００２０】図１に示す発注代行システム１Ａは、ネッ
トワークを介して複数の受注者端末３Ａ，３Ｂ，…３Ｎ
と接続されている。受注者別発注制御部１６は、発注用
データ生成部１４によって生成される発注用データを各
ＭＲＯ品目別の受注者の受注者端末へ送信する制御をす
る。これにより、文房具やティッシュペーパーやトナー
カートリッジなどそれぞれのＭＲＯ品目に応じて予め取
り決められた受注者（販売業者やサプライヤ）へ発注デ
ータが送信される。このように、図１に示す構成では、
オフィスの構成員は、日常作業では、ＭＲＯ品目の使用
開始を登録するのみで、一定量の在庫管理と、各受注者
への発注処理とが自動化される。すなわち、図１に示す
発注代行システムは、オフィス内のＭＲＯ品目の在庫管
理と発注処理とを代行するシステムである。

【００２１】発注代行システムは、顧客のオフィス内の
コンピュータ等に導入され、使用開始登録機能等を有す
るパッケージソフトウエアでも良いし、また、発注代行
管理サーバ２をＷｅｂサーバとしてオフィス内のコンピ
ュータにて使用開始登録用ページ等を閲覧するようにし
ても良い。商品の画像データやサプライヤによって定義
される品番等は顧客やオフィスによらず一定であるた
め、発注代行管理サーバ２側で登録しておくようにして
も良い。オフィス毎にＭＲＯ品目の品揃えは異なるた
め、このオフィス毎の品揃え及び各品目に関するデータ
の集合をオフィス別商品マスタと呼ぶ。オフィス別商品
マスタに登録された各ＭＲＯ品目について当該オフィス
がそのＭＲＯ品目を購入する販売元（サプライヤ）を唯
一に登録しておくことで、受注者別の発注の自動切り分
けが可能となる。

【００２２】この発注代行システムは、ＭＲＯ品目の在
庫を行うオフィスを単位として機能する。従って、例え
ば同一企業であっても、異なる建物に所在する場合には
その建物毎に発注代行システムを設ける。また、同一の
ビルディング内であっても、異なるフロアーであれば個
別に発注代行システムを設けるようにしても良い。発注
代行システムを運用し、標準在庫量と発注点とを制御す
ることで、より少ないスペースで適正な在庫を保管する
ことができるため、各フロアー毎や各部屋毎のＭＲＯ品
目の管理が可能となる。

【００２３】図２はＭＲＯ品目のうち文具やＯＡ機器の
消耗品類を保管する棚の一例と、使用開始登録部として
端末とバーコード・スキャナとを有する例を示す説明図
である。図２に示す例では、使用開始登録部１０が、前
記ＭＲＯ品目を未開封の状態で保管するＭＲＯ品目保管
領域に併設され当該ＭＲＯ品目のパッケージ又は本体に
付された商品コードを読み取るコードリーダ１０Ｃと、
当該使用開始するＭＲＯ品目の数量を登録する数量入力
機器１０Ｂとを備えている。

【００２４】図２に示す例では、発注代行システムは、
ハードウエアとして、オフィス内に保管用の棚等のスペ
ースと、通常使用しているコンピュータに例えばキーボ
ードエミュレーションで動作するバーコード・スキャナ
とを設置するのみで運用できる。従って、いわゆるＳＯ
ＨＯから大規模組織の各部署や各室まで顧客規模にかか
わらずＭＲＯ品目の在庫管理及び発注代行を行うことが
できる。大規模組織の場合に、調達及び支給を一括して
総務部で管理することと比較して、各部署や各部屋毎に
ＭＲＯ品目の管理を行う本実施形態では、各部署の売上
に対するＭＲＯ品目の購買額の算出など従来不可能であ
った管理会計を導入し易い。また、実際の業務とＭＲＯ
品目の調達とを関連づけやすくなるため、需要予測や使
用量の最適化などの精度を向上させることができるほ
か、ファイリングに関するワーク・フローの改善などを
行いやすい。また、ＭＲＯ品目と受注先とを関連づけて
おくことで、大規模企業と調達先販売店との関係を変化
させることなく発注代行システムの導入を行うことがで
きる。

【００２５】図１に示す例では、発注用データ生成部１
４が、各ＭＲＯ品目別に予め定められた前記オフィスで
の保管スペースに応じた標準在庫量と前記オフィス在庫
量とに基づいて前記発注用データの生成タイミングを制
御する発注タイミング制御機能１８を備えている。ま
た、発注用データ生成部１４が、各ＭＲＯ品目毎に予め
定められた最低在庫量に基づいて前記各受注者又は受注
者群からの配送頻度が予め定められた頻度以下となるよ
うに発注データを生成する物流頻度制御機能１６を備え
るようにしても良い。

【００２６】発注代行システムが機能すると、オフィス
側のみならず、サプライヤ（販売店、メーカ又は共同配
送センタなど）や、また地域の交通量などの改善にも役
立つ。すなわち、顧客の随意による発注による物流と比
較して、予め定めた標準在庫量を確保しつつ発注頻度を
減らし、物流を平準化することができ、物流のコスト・
リダクションを実現することができる。さらに、発注頻
度分析による在庫量、発注点、発注量などの指標を利用
した科学的アプローチが可能となるため、継続的で柔軟
な適正化が可能となる。例えば、オフィスの実際の業務
での売上や受注量や人員数とＭＲＯ品目の関係を多項式
の数学モデルとし、各オフィス毎の実績に基づいてパラ
メータを算出する。すると、例えば人員数や売上にかか
わらず消費するＭＲＯ品目名や、売上数に強く依存する
ＭＲＯ品目名や、人員数に依存するＭＲＯ品目名を特定
することができる。ＭＲＯ品目購買に関する数学モデル
のパラメータと、各週毎の売上や人員数等とを入力とし
て標準在庫量を変化させることで、そのオフィスの活動
に応じた最適な標準在庫量を算出することができ、ＭＲ
Ｏ品目の設置スペースの減少や、発注頻度をより少なく
し、例えば二日毎の発注を週に１回の発注等とすること
が可能となる。具体的なオフィスでのＭＲＯ品目の使用
実績調査では、次のことが判明した。すなわち、２０名
の１オフィス（ユニット）では、Ａランク品だけで見て
も、月一名当たり約１．５回の使用開始（在庫から使用
への転換）があった。従って、２０名では月３０回で、
ほぼ毎日となる。この任意の需要を単純に通販等を利用
して都度業者に発注する場合には、物流負荷が大きく膨
れ上がる。また、実際の通販では、Ａランク品及びＢラ
ンク品を含めて、２０名１オフィスで月に２．５回の発
注をしている。この場合、オフィス内で在庫を有し、ま
た、欠品がないように調整して発注していることが想定
される。従って、オフィスでの使いやすさと物流負荷の
低減とを両立させる最適解は、２０名３０回／月と２０
名２．５回／月との中間のどこかに求められると考えら
れる。その最適解はオフィスで使用するＭＲＯ品目の種
類によって異なるが、本実施形態による発注代行システ
ムでは、運用と見直しを繰り返すことで、購買実績の管
理者をオフィス内に配置する必要なく、オフィスでの使
いやすさと物流負荷の低減の両立を図ることができる。

【００２７】また、発注用データの生成は各オフィス毎
に行い、近接するオフィスの発注用データを取りまとめ
てサプライヤに送信するようにしても良い。これによ
り、物流をまとめ、トラックの積載率を高めることが可
能となる。また、ＭＲＯ品目の配送は無くなることがな
いため、最低限必要な物流となる。この最低限必要な物
流に関してどの地域にどの程度の頻度で配送する必要が
あるかのデータを経時的に取得することができると、複
数のサプライヤで共同で用いる共同配送センターなどを
構築しやすい。一定量の定期的な物流が確保できれば、
例えば、各サプライヤからＭＲＯ品目を共同配送センタ
ーに集約し、これを顧客の各オフィス毎、さらにはオフ
ィス内の位置（棚の名称や、コピー機横のスペース等）
毎に異なるサプライヤの品目をパッケージングして配送
することも可能となる。この場合、オフィスの構成員は
そのＭＲＯ品目をどこに保管しておくことと定めたかに
ついて記憶しておく必要がない。また、発注代行システ
ムを用いた発注の場合には、在庫の減少に応じて発注が
なされるため、棚毎に納品されたＭＲＯ品目をその棚に
並べることでほぼ標準在庫量となるのであれば、品目に
関する検収作業を不要とし易くなる。

【００２８】そして、各オフィスを単位とした発注代行
という仕組みによって、各オフィスでのＭＲＯ品目の調
達、使用実績が蓄積され、また物流量等のデータが蓄積
されると、社会のより高次の目的、例えば環境対応や地
域社会へ与える負荷の軽減などを実行し易くなる。

【００２９】次に、図３及び図４を参照して使用開始登
録の詳細を説明する。図２に示す例では、ＭＲＯ品目を
開封せず、ＭＲＯ品目保管領域であるＭＲＯ品目保管棚
１１に保管していた。ＭＲＯ品目を開封しない状態で
は、ほぼすべての品目に商品コード（ＪＡＮコード）が
バーコードとしてマークされている。しかし、名入れ品
などの特注品や、また開封した筆記具やバラしたセロテ
ープ（登録商標）などにはバーコードが付されていな
い。このため、図３に示す例では、図４（Ａ）に示す品
目の品番を特定するバーコードを印刷したＭＲＯ品目ブ
ックや、また、図４（Ｂ）に示す品目の品番を特定する
ためにコンピュータディスプレイに表示するデータであ
るＭＲＯ品目ブックデータを用いる。

【００３０】具体的には、オフィスで使用するＭＲＯ品
目の商品コードの一覧をＭＲＯ品目ブックとして印刷す
るＭＲＯ品目ブック印刷制御部２２を備えている。この
ＭＲＯ品目ブック印刷制御部２２は、当該ＭＲＯ品目に
ついての使用履歴や特注品であるか否か等の属性情報に
基づいて前記ＭＲＯ品目の並び順を編集するＭＲＯ品目
ブック編集機能２４を備えると良い。図４（Ａ）に示す
例では、オフィスの構成員が品目を探索し易くするため
に、ＭＲＯ品目ブックを品目のカテゴリー別としてい
る。カテゴリーとしては、例えば、フラットファイルや
チューブファイルを含むファイリング用品や、お茶やコ
ーヒー等を含む給仕関係や、ＥＰカートリッジや、ディ
スプレイのクリーナやファクシミリ感熱用紙などを含む
ＯＡ機器サプライや、名入れ封筒や、帳票類及びノート
や、筆記具及びタックメモなどのメモ類などである。Ｍ
ＲＯ品目は一般的に５０から３００品目であるため、全
てのバーコード及び図示しないＭＲＯ品目の外観を示す
画像データを印刷しても、通常のカタログと比較して薄
くなり、品目の探索が容易である。

【００３１】ＭＲＯ品目ブックを用いて使用開始の登録
を行うことで、名入れ品等の特注品を発注代行システム
で容易に扱うことが可能となる。さらに、ＭＲＯ品目を
開封した状態での保管を行うことで保管スペースを縮小
し、在庫量の適正化を図ったとしても、バーコードを用
いた簡易な使用開始登録を行うことができる。

【００３２】また、ＯＡ機器の消耗品などについて、Ｏ
Ａ機器から新たな消耗品の装着を行った旨の信号を受信
できる場合には、人手による使用開始登録を省略し、Ｏ
Ａ機器から送信される信号をＭＲＯ品目の商品コードと
して扱い、使用開始を自動登録するようにしても良い。
また、図２に示すようなＭＲＯ保管棚１１に併設された
使用開始登録部１０を用いるのではなく、オフィスの各
構成員が使用する端末にて使用開始の登録を行うように
しても良い。

【００３３】この例では、使用開始登録部１０が、前記
オフィスに設置されたＯＡ機器やコンピュータや携帯端
末等の端末からＭＲＯ品目の商品コード及び数量を受信
する商品コード受信機能２６と、この商品コード受信機
能２６にて受信する商品コード及び数量を当該ＭＲＯ品
目の使用開始として登録する受信データ登録機能２８と
を備える。商品コード受信機能２６は、例えばＴＣＰ／
ＩＰ等のネットワークを介して接続されているプリンタ
装置等から特定のトレーの用紙なし信号を受信し、続い
てこの用紙なし信号が出力されなくなった場合に、当該
トレーでのサイズの用紙が予め定められた枚数装着され
たとして、当該サイズのＰＰＣ用紙の所定枚数の使用開
始信号を受信したこととしても良い。また、商品コード
受信機能２６は、オフィス内のコンピュータからコンピ
ュータ名（又は、ログインユーザ名）とＭＲＯ品目名と
数量とが送信されたときに、これを使用開始信号として
受信する。受信データ登録機能２８は、これらネットワ
ークを介してオフィス内の他の端末から入力される使用
開始信号に基づいて各ＭＲＯ品目の使用開始を登録す
る。

【００３４】また、オフィスの構成員によって使用され
る端末にて各品目の使用開始の登録を行う例では、使用
開始登録部１０Ａが、オフィスで使用するＭＲＯ品目の
商品コードの一覧をＭＲＯ品目ブックデータとして前記
端末へ送信するＭＲＯ品目ブックデータ送信機能３０を
備える。ＭＲＯ品目ブックデータ送信機能３０は、例え
ば、図４（Ｂ）に示すようなＭＲＯ品目ブックデータを
送信する。このＭＲＯ品目ブックデータは、端末のブラ
ウザ・ソフトウエア等で表示される。図４（Ｂ）に示す
例では、ＭＲＯ品目ブックデータは、ブックデータのカ
テゴリを選択するためのカテゴリ・フレーム４７と、品
目リスト・フレーム４７Ｂとを備える。品目リスト・フ
レーム４７Ｂは、品目の表示毎に、使用開始する品目を
選択するためのチェックボックス５０と、その数量を入
力する数量入力フィールド４９とを備えている。チェッ
クボックス５０をチェックし、数量が入力された後に、
登録ボタン４８が押し下されると、当該端末は商品コー
ド受信機能２６にチェックされたＭＲＯ品目の商品コー
ド及び数量を送信する。

【００３５】図５は、オフィスのレイアウトの一例を示
す説明図である。オフィスのスペースには、ファイリン
グ用品その他の文具類を保管しておくＭＲＯ保管棚１１
と、このＭＲＯ保管棚１１に併設された符号１００で示
す端末１と、名入れ封筒や請求書用紙等を保管する封筒
ケース１０１と、お茶や洗剤やゴミ袋等を保管する給仕
関連棚１０２と、符号１０４で示すＯＡ機器１にて使用
する消耗品を配置する消耗品スペース１と、同様に符号
１１２で示すＯＡ機器２にて使用する消耗品を配置する
消耗品スペース２とが設けられている。

【００３６】また、オフィス内には、図２に示すような
端末１の他、郵送や請求書の発行の担当者によって使用
される端末２と、業務遂行者によって使用される端末
３，４が設けられている。図５に示す例では、プリンタ
やコピー機等で使用する用紙やカートリッジは未使用の
状態でそれぞれの消耗品スペース１，２に配置される。
そして、未開封のお茶や洗剤等は給仕関連棚１０２に、
未使用の封筒は封筒ケース１０１に配置される。そし
て、各ＯＡ機器１，２に消耗品を装着すると、装着した
消耗品の商品コードと数量を特定する信号を端末１にて
受信する。封筒が数十の単位にて保管されている場合に
は、これらの単位で使用開始となった場合に、端末２を
用いて使用開始を登録する。図面用品や、デジタルカメ
ラの電池や、名刺などオフィスの構成員が各個人で在庫
管理するＭＲＯ品目については、各構成員によって使用
される端末３，４等を用いて登録される。給仕関連棚に
て未使用のＭＲＯ品目の使用を開始した場合には、いず
れかの端末を用いて使用開始を登録する。さらに、使用
開始の登録については、例えばオフィスの構成員がそれ
ぞれ所持する携帯電話を用いて使用開始の登録を行うよ
うにしても良いし、また、オフィス内に携帯可能なバー
コード・スキャナ機能付きのハンディ・ターミナルを設
置し、このハンディ・ターミナルを用いて各ＭＲＯ品目
の登録を行うようにしても良い。ハンディ・ターミナル
を用いる例では、ＭＲＯ品目の保管領域である保管棚１
１や消耗品スペース１等に当該領域名を示すバーコード
を付しておき、領域名の読取に続いてＭＲＯ品目名を直
接又はＭＲＯ品目ブックを用いて間接に読み取る。続い
て、ハンディ・ターミナルからオフィス内の端末に読み
取ったデータを登録することで、ＭＲＯ品目の使用開始
を登録する。

【００３７】図３に示す発注代行システムを図５に示す
レイアウトのオフィスに適用することで、洗剤、トナー
カートリッジ、名入れ封筒まで「使用開始」の登録を行
うのみで在庫管理及び発注処理を行うことができる。ま
た、発注用のデータとして各品目毎に保管位置を特定し
ておくことで、例えばＯＡ機器１にて使用する用紙が納
品されたときに消耗品スペース１に納入する例では、Ｍ
ＲＯ品目の保管場所が安定し、特別の整理を行う必要が
なくなる。また、ＯＡ機器１で使用する用紙とＯＡ機器
２で使用する用紙の在庫を仮想的に分離することで、例
えばファクシミリでのＡ４用紙の使用量とコピー機での
Ａ４用紙の使用量とを分けて管理することができる。

【００３８】図６は、あるビル管理会社にて当該ビル内
へのＭＲＯ品目の共同発注を実施する例や、また、個別
の組織が共同発注に同意した場合の例を示す説明図であ
る。図６に示すビルでは、例えば図５に示すようなレイ
アウトを有する○×会社と、ＡＢ商事第１部及び第２部
と、Ｃ財団とが所在する。従来は、当然、○×会社への
ＭＲＯ品目の配送とＣ財団へのＭＲＯ品目の配送とは個
別に行われていた。一方、２階のＡＢ商事と３階のＡＢ
商事とは、１カ所の事業所としてＭＲＯ品目が納品され
ていた。このため、ＰＰＣ用紙等を３Ｆから２Ｆに取り
に来なければならなかった。

【００３９】本実施形態による発注代行システムを個別
に用いることで、ＭＲＯ品目の在庫管理が適正化し、少
ない在庫で欠品のない状態を構築できる。このときに
は、例えば週に一度の納品で全ての在庫の保持が可能と
なっているとする。○×会社と、ＡＢ商事と、Ｃ財団そ
れぞれと取引があるサプライヤ（販売店又はメーカ）
は、それぞれ品目が発注される毎に翌日等の納品を行う
ため、個別のトラックにて配送を行っていたものを、図
６に示す共同発注制御装置６０を用いることで物流を共
同とすることができる。例えば、図６に示すビルへの納
品を毎週火曜日とする。図５に示すレイアウトの○×会
社向けのパッケージは、消耗品スペース１などの各領域
別とする。ＡＢ商事第１部及び第２部さらにＣ財団に
は、それぞれの階の所定スペースに納品するようにパッ
ケージングする。すると、毎日又は二日に一度の配送を
週一度とすることができる。

【００４０】共同発注制御部６０は、具体的には、発注
用データ生成部１４にて生成される発注データをオフィ
ス別に格納しておき、各地域に属するオフィスの発注デ
ータを関連させながら受注者端末３（販売店やメーカの
端末）に送信する。配送者側では、このように複数の発
注データが関連した状態で受信することができるため、
配送側での特別な機能を付加せずに物流頻度を減少させ
ることができる。また、ＡＢ商事第２部にて使用量が急
激に増加した品目があり、次の配送予定日よりも前に配
送を行うとする。この場合、当該ＡＢ商事第２部への配
送は避けられないため、○×会社への納品を同時に行う
ようにしても良い。すなわち、共同発注制御部は、共同
発注を行うタイミングで、各発注代行システムに発注用
データの生成を要求する機能を備えても良い。これによ
っても、トラックの積載率を向上させ、オフィスの所属
地域での社会的な環境負荷の減少を図ることができ、且
つ、ＭＲＯ品目の欠品のない在庫を確保することができ
る。

【００４１】また、複数のサプライヤの共同配送センタ
６２を構築できると、例えば○×株式会社の消耗品スペ
ース１向けのＭＲＯ品目として、Ａ社によるトナーカー
トリッジと、Ｂ社によるＰＰＣ用紙を同一の梱包にて配
送することができる。さらに、共同発注制御部６０と共
同配送センタ６２とが機能することで、物流頻度をさら
に減少させることができる。これは、環境負荷の低減の
他、物流コストの低下によるＭＲＯ品目の価格低下とい
うメリットをオフィスにもたらすことができる。

【００４２】また、ビルの管理会社が発注代行システム
の利用をテナントに勧める例では、各オフィスに在庫し
ないが、急激に使用量が増加する可能性のある品目をビ
ル内の共同スペースに配置するようにしても良い。この
共同スペースへの事務用品等の配置については、例えば
特開平９１５０９９２号公報に開示した手法を用いるこ
とができる。

【００４３】図６に示すように、一又は複数の発注代行
システムを有するコンピュータ・システムを発注代行セ
ンタと呼ぶ。発注代行センタは、共同発注制御部装置等
を備えるようにしても良い。発注代行センタは、オフィ
ス内のコンピュータに各種の機能を提供することで、当
該コンピュータを発注代行システムとして機能させるサ
ーバを備えるようにしても良いし、また、オフィス内の
コンピュータに使用開始登録部１０等として機能するパ
ッケージ・ソフトウエアを導入し、このコンピュータと
ネットワークを介して接続されるサーバとしても良い。
発注代行センタの管理者は、一又は複数の発注代行シス
テムを管理し、オフィスの構成員やサプライヤに対して
種々のサービスを提供する。この発注代行センタは、Ｎ
個の顧客とＮ個のサプライヤを結びつける働きをする。
この発注代行センタは、さまざまな方面に適用すること
ができる。（１）．Ｎ個のそれぞれ独立した顧客を、第
三者の「発注代行センタ」がＮ個のサプライヤを仲介す
る。（２）．官公庁や自治体において、本庁の中に「発
注代行センタ」を持ち、そこが各出先機関を顧客として
Ｎ個の入札等で選定されたサプライヤを仲介する。
（３）．各地に支社支店等を分散して持つ組織体におい
て、本社の中に「発注代行センタ」を持ち、そこが各支
社支店を顧客としてＮ個のサプライヤを仲介する。
（４）．多角的な事業を展開し多数の子会社や関連会社
を持つ組織体において、一つの組織が「発注代行セン
タ」を持ち、そこが各関連会社を顧客としＮ個のサプラ
イヤを仲介する。（５）．テナントビルのように、複数
の組織体が一つのビルをシェアしているケースや、ビル
の集積エリアにおいて特定の組織体やビルの管理会社デ
ベロッパー等が「発注代行センタ」となり、各組織体を
顧客としてＮ個のサプライヤを仲介する。

【００４４】上述したように本実施形態によると、次の
効果を奏する。顧客の発注代行エイジェント機能面につ
いて、まず、使用開始登録制御部１０を備え、ＭＲＯ品
目の使用開始の登録を行うのみで複数の受注者への発注
を行うため、発注プロセスにかかる手間の削減とリード
タイムの短縮とを安定化させることができ、人件費と在
庫高（ストック量）とを減少させることができる。発注
用データ生成部１４と受注者別発注制御部１６とを備
え、ＭＲＯ品目別にそれぞれの受注者端末へ発注データ
を送信するため、必要なＭＲＯニーズに関連する商品と
サービスの供給業者をとりまとめた状態での個々の発注
作業を代行することができ、これにより、業務コストの
削減に寄与することができる。また、本実施形態ではＭ
ＲＯ品目の在庫を所持するオフィス毎に発注代行を行う
ため、このオフィスを単位として明細レベルで購買及び
在庫の実績把握が可能となり、これにより、ＭＲＯ品目
コストの売上に対する比率など、従来不可能であったオ
フィスを単位とした管理会計を行うための基礎資料をＭ
ＲＯ品目の使用開始を登録するという簡単な作業のみで
作成することができる。さらに、オフィス毎の購買実績
に基づいて、デットストックの減少によるオフィス内の
スペースの有効利用や、また各ＭＲＯ品目の消費の速度
に応じた標準在庫量及び発注点の適正化を実施しやす
く、これらにより、物流に関して、定常状態での発注間
隔をより長くすることができる。発注間隔を長くするこ
とができると、受注者から当該発注者であるオフィスま
での物流頻度を減少させることができ、これにより、Ｍ
ＲＯ品目の消費と関連する環境負荷の一つである物流の
社会的コストを減少させることが可能となる。本実施形
態では特に、ＭＲＯ品目を現に利用するユーザがそのＭ
ＲＯ品目の使用を開始するときに当該使用開始を登録す
ることで発注をコントロールするため、使用しない品目
の発注が無く、さらにＭＲＯ品目を取りに来ることがで
きる範囲内での購買管理となるため、購買履歴がそのま
まそのオフィスでの使用実績となるため、ＭＲＯ品目の
需要予測を立案し易くなる。すると、例えばＭＲＯ品目
を環境対応品目へ順次変更したり、書類のファイリング
用品を共通化し点数を少なくすることでオフィスのワー
クフローの改善及びコスト低減の立案したり、カスタマ
イズしたＭＲＯ品目の利用によるオフィス内のメンバー
の作業量の減少を模索するなどのＭＲＯ品目の利用の最
適解を得やすくなる。

【００４５】上述した実施形態では、ＭＲＯ品目で、且
つ１個以上の在庫をオフィス内に保管するものを例とし
たが、例えば名刺であれば１ケース毎であり、１ケース
の内半分程度まで消費した段階で発注を行っていたとす
る。この場合、オフィスに１ケースの在庫を有する訳で
はない。また、オフィスの人員が増加したときに必要と
なる品目については、在庫しておくよりは、人員増が判
明した段階で購入する例が多い。このように、オフィス
内に常時ストックしておくほどでもないが、品目もサプ
ライヤも特定でき、たまに発注しなければならない商品
やサービスにつても、標準在庫量を０とし、発注点を１
とすることで、必要数を「使用開始」の登録をすること
で発注代行システムにて他の品目と同様に管理すること
ができる。一方、ほとんど発注したことのない品目や、
コンピュータのようにライフサイクルが短く次々と新製
品が現れる品目については、本実施形態による発注代行
システムではなく、他のカタログ通販や外商セールス等
によって都度対応し、それらのシステムや制度による利
益を享受すると良い。

【００４６】

【実施例】次に、ＭＲＯ品目の使用開始の登録をパッケ
ージソフトウエア及びバーコードリーダを用いて実施す
る実施例を説明する。図７は、本実施例の構成例を示す
ブロック図である。本実施例では、使用開始登録部１０
は、バーコードリーダ１０Ｃと、使用開始登録パッケー
ジソフト１０Ｅが動作するコンピュータとを備えてい
る。また、発注用データ生成部１４として、発注用デー
タ作成ジョブ用プログラム１４Ａを備えている。そし
て、発注用データをネットワーク５を介して受注者端末
等に送信する通信制御部５Ａを備えている。

【００４７】まず、従来何らかの方法で調達購買してい
た顧客が、発注代行システムを導入し運用する例を説明
する。

【００４８】１．顧客は、まず実際にオフィス内にスト
ックされているＭＲＯ商品について洗い出し、整理整頓
し、リスト化する。リスト項目はバーコード（ＪＡＮコ
ード）、品目、品名、在庫数、購入先、購入価格などと
する。また、同様な項目で別途１年間程度の経理上の購
買実績を伝票データ等から集計し、品目別にまるめ、金
額の多い順などでランキングリストを作成する。これら
のリストとオフィス内の意見により、オフィス内に常時
ストックしておくべき品目リストを作成する。

【００４９】２．発注代行センタの管理者は、今までに
蓄積されたノウハウや事例を参考にして、また、商品知
識を用いて発注代行システムの導入者にアドバイスを行
う。このアドバイスは、発注代行システムの導入時のみ
ならず購買実績のレビューや各種の提案としてなされ
る。例えば、オフィスの業種や社員数、オフィススペー
スの形態、ファイリングシステムの種類、利用中のＯＡ
機器のタイプ等を勘案し、何を定番品とし、オフィスの
どの位置にどのような保管方法をとり、どの位の数量を
標準在庫量とすべきか、発注点をどうするかなどの適正
化を図る。標準在庫量は、オフィスの購買履歴に応じて
変更する他、たとえば特定の名入れ帳票のリードタイム
が短縮されると、その名入れ帳票サービスを利用してい
るオフィスの標準在庫量を縮小することができる。これ
らの顧客（オフィス）側の実績と品目の提供者（サプラ
イヤ）の製品生成改廃情報とに応じて、発注代行センタ
の管理者は各オフィスの標準在庫量や発注点の変更によ
るＭＲＯ購買の最適化を提案する。また、在庫量の適正
化を図ることもできる。例えば、オフィスの中の机の引
き出しや、収納キャビネットや、保管書庫や、正規の用
度品室に至るまで全ストックを集計するとスペース的に
も物量的にもかなりの大きさを占めていることがある。
例えば、そのスペースの賃貸料相当分を算出すると、ス
トックしている品目の総額よりも賃貸料相当分の方が高
いこともある。在庫量を適正化することで、オフィス内
のスペースを有効活用し、賃料相当分のコスト負担項目
をＭＲＯ品目から他の机配置スペースなどより業務の遂
行に必要な項目へシフトさせることができる。

【００５０】３．オフィスに、使用開始登録部等として
機能するコンピュータを確保する。バーコードスキャナ
を利用する場合には、各種オペレーティングシステムで
動作するバーコードスキャナ利用型の使用開始登録ソフ
トウエアを提供するようにしても良い。また、Ｗｅｂブ
ラウザを用いて使用開始の登録を行う場合には、オフィ
スにはＷｅｂブラウザソフトウエアが動作するパーソナ
ルコンピュータや携帯端末があれば良い。このオフィス
に設置される端末は、発注代行センタの発注代行管理サ
ーバ等とネットワークを介して接続される。

【００５１】４．顧客は、発注代行センタの管理会社等
と標準在庫量をストックするための発注処理の代行に関
する契約を行う。発注代行センタの管理会社には、発注
代行センタの運用会社の他、ビルのテナントに共同購入
を勧めるビル管理会社や、文具等の販売店や、大規模の
組織での購買管理会社などが該当する。

【００５２】５．発注代行システムの導入準備として、
顧客と発注代行センタの管理者との間でマスターファイ
ルにセットすべき項目の情報を確定する。この各種マス
タの例を図８に示す。マスタとしては、例えば、オフィ
スＩＤと商品コード（ＭＲＯ品目を特定する品番）毎に
定義されるオフィス別商品マスタ７１と、オフィスＩＤ
と商品コード別に当該オフィスでの標準在庫数等を管理
する発注在庫マスタ７２と、販売店やメーカ等のサプラ
イヤへ発注データを送信する際の発注データの形式等を
サプライヤ（仕入発注先）毎に特定する仕入発注マスタ
７３と、顧客のオフィス毎に当該オフィスの所属地域
（又は、物流での配送ルート）やオフィス内のＭＲＯ品
目の設置スペース（納品エリア）を指定するオフィスマ
スタとを備えている。その他、図示しないシステム管理
マスタや、複数のオフィスを有する顧客に関する情報を
定義する顧客マスタなどを備えると良い。

【００５３】システム管理マスタは、顧客（オフィス）
のソフトウエアや端末を特定し、運用条件等を定めるた
めに利用する。顧客マスタは、顧客を特定し、オフィス
毎の送り先情報や予算管理等に用いるデータを管理す
る。オフィス別商品マスタは、商品の属性である商品コ
ード、品名、分類コード、単価、仕入発注先コード、納
品エリアコードなどを管理する。オフィス別商品マスタ
７１の分類コードは、そのＭＲＯ品目のカテゴリ（ファ
イリング用品、ＯＡ機器サプライ等）や、または、リサ
イクル可能か否か等の商品の属性情報となる。仕入先発
注コードは、そのオフィスでの当該品目の発注先を示
す。納品エリアコードは、ＯＡ機器１横のスペースな
ど、オフィス内でのＭＲＯ品目の保管位置を示す。

【００５４】発注在庫マスタには、標準在庫量、発注
点、発注単位数などが登録される。仕入発注マスタは、
サプライヤ（販売店又はメーカー）の名称や、受注受信
のメディアとアドレスなどを格納する。この仕入発注マ
スタは、発注代行システム側で利用するもので、顧客
（オフィス）側で直接利用することはない。この仕入発
注マスタに登録されたデータに基づいて発注情報を受注
先毎に切り分けることで、オフィスの購買管理を容易と
する。発注代行センタの管理者は、ＪＡＮコードがソー
スマーキングされていない商品の登録管理や、フォロー
の方法や、顧客の部署を分類しコード化する時の方法な
どを顧客に提供する。オフィスマスタには、オフィス内
の納品エリアが定義される。

【００５５】６．これらのマスター情報は、発注代行セ
ンタの管理サーバや、または、顧客のオフィス内のコン
ピュータに登録され、以後維持管理される。その中には
定期的なバックアップの実施や品目が廃番となった場合
の注意喚起のための処理などを含む。

【００５６】７．これらマスタ情報にアクセスできる又
はセットされたパッケージソフトウエアをオンライン又
はオフラインで顧客のオフィス内の端末にインストール
する。この際、顧客には、マニュアル冊子またはネット
ワークを介して運用方法が提示される。

【００５７】８．オフィスでの利用方法は、次の通りシ
ンプルなものであり、システムの動作を図９に示す。ま
ず、オフィスに所属する利用者が直接に、または係りの
者が仲介して必要な時に必要な物を必要な分量だけＭＲ
Ｏ品を取り出して使用開始する。このとき、「利用者の
部門コード」をプルダウンメニューからの選択、数字キ
ーからの入力又はバーコード化している場合にはスキャ
ンニングにより入力する（ステップＳ１）。ＭＲＯ品目
には現物にマークされているか、別途ＭＲＯ品目ブック
として印刷されたバーコードをスキャニングし、数量は
キー入力により入力する。これを必要な回数繰り返し、
払出（使用開始）登録終了キーで登録を完了する。使用
開始が登録されると、そのＭＲＯ品目の使用開始した数
量である発注累積値を更新する（ステップＳ２）。

【００５８】この使用開始登録パッケージ・ソフトウエ
アは、デスクトップ画面からアイコンのダブルクリック
等で「払出（使用開始）登録画面」が自動的に立ち上が
り、以後は本システムの終了キーが押されるまで「登録
終了キー」の押下によって新たな払出（使用開始）登録
画面を表示する。このため、コンピュータに不慣れな利
用者であっても使用開始の登録を簡便に行うことができ
る。システムの管理者は、払出（使用開始）登録画面に
て特殊なキーを操作することでシステムのメインメニュ
ーを呼び出す。メインメニューからは、払出以外の各種
機能を利用することができる。

【００５９】９．オフィス内の利用者が使用開始を順次
登録すると、使用開始登録パッケージ・ソフトウエア
は、発注データ作成ジョブを起動して発注データを自動
的に作成し、保存する。発注データ作成ジョブは、例え
ば本システムの終了キーが押し下された時などシステム
の画面が変わるときや、又は毎日定時に起動される。ま
た、共同発注制御部等から発注用データの作成が要求さ
れたときに、発注データ作成ジョブを起動するようにし
ても良い。この発注データの作成タイミングとなると
（ステップＳ３）、日々記録された使用開始済の数量で
ある発注累積値と、発注点とに基づいて発注用データを
作成する。発注データの計算方法には種々のものがある
が、最も簡単な方法は図９に示す通りである。まず、日
々ランダムに記録された「使用開始」の数量が、オフィ
ス別商品マスタ７１内の特定の項目（発注累積値）に加
算累積されている（ステップＳ２）。発注データ作成ジ
ョブが起動されると、商品マスタ内の全ての商品につい
て商品毎に次の計算を行う。「発注累積値」は、「発注
点」に等しいか、または大きいか（ステップＳ４）Ｎｏ
の場合には、なにも処理せず、次のＭＲＯ品目への処理
に移行する。Ｙｅｓの場合には、「発注累積値」を「発
注単位」で除算し、「商の整数部分」と「余り」とを算
定する（ステップＳ５）。更に「商の整数部分」に「発
注単位」を乗算して、「発注数」を算定し（ステップＳ
６）、「余り」の数値で「発注累積値」を書き換える
（ステップＳ７）。

【００６０】この発注データ作成ジョブで作成された
「発注数」データは、発注先別に発注番号が付与され、
発注データファイルとして保存される。ファイルは、汎
用のＴｅｘｔ形式や、又はＸＭＬ等のマークアップラン
ゲージで記述する。ファイル名は、例えば、顧客識別コ
ード、月日、発注先識別コードなどで構成すると良い。

【００６１】１０．以上の８及び９のステップは、発注
代行センタの管理サーバとはオフライン状態で処理され
るため、通信コストがかからない。

【００６２】１１．発注データの自動送信機能は、送信
タイミングが管理マスタで、送信先が発注先マスタで登
録指定されている。発注データは、クライアント側から
サーバ側に送信するようにしても良いし、また、サーバ
側からクライアント側に取得する方式としても良い。発
注データの送信タイミングは、発注データが作成された
ら即たれ流しされる方式での多頻度通信のコストと手
間、及び受注側の多頻度納品の段取りや物流コストの負
荷などを適正化させるように設定する。従って、顧客と
発注代行システムの管理者は、品切れ率や欠品率を改善
するために、標準在庫量、発注点を操作する他に、この
タイミングを見直すことでも適正化を図ることができ
る。送信タイミングは、毎日、隔日、週１回（例えば、
特定曜日）などから選択する。また送信時刻を設定す
る。時刻の設定は、その時刻になれば送信ジョブが起動
されることの他に、受け手であるサプライヤ側の受注締
め時間に合わせたり、受注の有無がその時間帯で判るな
どの受け手側の適正化にも反映できる。受注代行システ
ムでの仲介役割は、１つの顧客のＮ個の宛先のデータを
同一形式で且つ一括で効率的に受け取ることと、Ｎ個の
顧客とＮ個のサプライヤとの交信の集中を適切に分散さ
せることである。

【００６３】１２．通信手段はさまざま考えられるが、
例えば公衆回線を経由するダイアルアップ方式とする。
送信は、数回のリトライを設定して、送信トラブルをカ
バーする。それでも送信が不可であった場合には、次回
の送信に合算される。

【００６４】１３．発注代行センタは、Ｎ個の顧客とＮ
個のサプライヤーとの受発注のデータ及び通信方法の標
準化と効率的な処理を支援し、全体最適な適正化を推進
することにある。たとえば品揃えの全体最適化という意
味では、環境問題に関連して「グリーン購入」という考
え方があるが、現状ではさまざまな組織や団体やメーカ
ーがそれぞれ独自の判断基準で「グリーン商品」を認定
し推奨している状態であるし、日々それらが改定変更さ
れているような状態である。発注センターでは、多くの
サプライヤーから情報を継続的に収集することで、でき
るだけ共通で汎用的な基準を策定し、改善することがで
きるし、それに基づいた「グリーン購買推奨品」を定番
品としてアドバイスすることが可能となる。さらに、実
際に多くの顧客の実績データの集計により、数量的・金
額的な継続的評価を行うことができ、それらを顧客やサ
プライヤにフィードバックすることで社会全体の環境負
荷やその他のコストを低減させることができる。また、
オフィスの構成員とサプライヤとのコミュニティの場を
発注代行センタ側で提供するようにしても良い。さら
に、発注代行機能の遂行上の問い合わせに対する応答
や、情報や各種レポート等の提供を行うようにしても良
い。また、顧客同士を含め、多数の顧客と多数のサプラ
イヤー間のコミュニケーションを活性化させる。このＷ
ｅｂ上での顧客間のコミュニケーションにより、共同発
注の導入の促進も期待できる。

【００６５】１４．本実施例による発注代行センタの機
能は、大きく三つに分類される。（１）クライアントに関するデータの管理、およびクラ
イアントとのデータの送受信を管理する機能。これは、
クライアント登録管理機能や、自動受信機能や、受信確
認フィードバック機能や、全取引履歴・契約内容保持保
全機能や、マスターファイル管理機能や、発注残管理機
能や、これらの照会対応機能である。（２）サプライヤとのやりとりの管理機能。これは、サ
プライヤー登録管理機能や、サプライヤー別にデータを
切り分ける機能や、メディアに応じた送信機能や、送信
完了確認とリカバリィ機能や、またそれらの照会対応機
能である。（３）情報センター機能。これは、顧客からの問い合わ
せ応答機能や、情報の分析とレポート機能や、情報交換
の場の提供機能などである。

【００６６】１５．各顧客の各発注代行システムから一
括受信した発注データを、発注代行センタの管理サーバ
は契約に基づいた発注送信先へそれぞれのメディアに対
応し、切り分けて送信する。これらの受信、送信の記録
は顧客へフィードバックされる。各サプライヤに対する
発注代行システムは、最低段階の何ら意識することのな
いレベルから、顧客の発注代行者として積極的に取引の
信頼性と迅速化のために関与するレベルまで進化させ
る。例えば、ＥＤＩやＷｅｂＥＤＩの導入を顧客を代行
して推進することもできる。また、業界によっては共同
配送などが実施されており、物流の適正化のために、デ
ータ送信を共同配送センタ等にダイレクトに行うことも
できる。

【００６７】１６．各サプライヤ側は、おのおのの受注
データにより、出荷配送納品を行う。この納品事実が顧
客とサプライヤとの売買の成立となる。

【００６８】１７．荷受けした商品を、顧客は、棚等に
保管する。入品データの処理については、入庫データを
登録するのが一般的であるが、最も簡便な方法として、
入庫登録を行わない運用も可能である。入庫データの登
録方法としては、発注データを画面に再現し、入品伝票
と参照して数値をアジャストさせる方法等がある。ま
た、入庫登録をしない運用とは、９．に記述したように
「使用開始」の実績を基にして発注データを作成し、発
注したものは必ず入品が保証されるという運用の方法で
ある。

【００６９】

【発明の効果】本発明は以上のように構成され機能する
ので、これによると、オフィス在庫数更新部が、この使
用開始登録部に登録されるＭＲＯ品目の使用開始数量に
基づいて当該ＭＲＯ品目の在庫数を更新するため、オフ
ィス内に蓄積されているＭＲＯ品目の数量であるオフィ
ス在庫量を最新状態で蓄積することができ、さらに、発
注用データ生成部が、オフィス在庫数更新部によって更
新される各ＭＲＯ品目別のオフィス在庫量に基づいて当
該ＭＲＯ品目の発注用データを生成し、受注者別発注制
御部が、この発注用データ生成部によって生成される発
注用データを各ＭＲＯ品目別の受注者へ送信する制御を
するため、オフィス内では、ＭＲＯ品目を未使用の状態
から使用の状態へ変化させることのみを入力するだけ
で、ＭＲＯ品目の受注者別の発注データを自動的に生成
することができ、これにより、一定量の在庫をオフィス
にて確保しつつ、物流の最適化等を行うことが可能とな
り、そして、オフィスの必需品であるＭＲＯ品目の管理
をそのオフィスを単位として行うことで管理会計や人的
コストの管理を当該オフィス毎に行うことができる、と
いう従来にない優れた発注代行システムを提供すること
ができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施形態の構成を示すブロック図で
ある。

【図２】本実施形態で利用するＭＲＯ品目保管棚及び使
用開始登録部の一例を示す説明図である。

【図３】本実施形態にてＭＲＯ品目ブック又はブックデ
ータを用いる構成を示すブロック図である。

【図４】図４（Ａ）はＭＲＯ品目ブックの一例を示す図
で、図４（Ｂ）はＭＲＯ品目ブックデータの表示例を示
す図である。

【図５】オフィス内のＭＲＯ保管スペース（納品エリ
ア）等の一例を示す説明図である。

【図６】同一のビルに所属する異なる組織にて発注を共
同に行う場合の例を示すブロック図である。

【図７】本発明の実施例の構成例を示すブロック図であ
る。

【図８】本実施例でのデータ構造の一例を示すブロック
図である。

【図９】本実施例での発注用データ作成処理の一例を示
すフローチャートである。

【符号の説明】

１Ａ，１Ｂ発注代行システム２発注代行管理サーバ３Ａ，３Ｂ受注者端末１０使用開始登録部１０Ａ使用開始登録制御部１０Ｂ数量入力部（例えば、コンピュータのキーボー
ド）１０Ｃコードリーダ（例えば、バーコード・リーダ）

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】オフィスで使用する日用消耗品類である
ＭＲＯ品目を当該オフィスの在庫から当該オフィスでの
使用へと変化させるときに当該使用開始の入力を受信す
る使用開始登録部と、この使用開始登録部に登録される
ＭＲＯ品目の使用開始数量に基づいて当該ＭＲＯ品目の
在庫数を更新するオフィス在庫数更新部とを備えると共
に、このオフィス在庫数更新部によって更新される各ＭＲＯ
品目別のオフィス在庫量に基づいて当該ＭＲＯ品目の発
注用データを生成する発注用データ生成部と、この発注
用データ生成部によって生成される発注用データを各Ｍ
ＲＯ品目別の受注者へ送信する制御をする受注者別発注
制御部とを備えたことを特徴とする発注代行システム。
【請求項２】前記ＭＲＯ品目が、当該オフィスで使用
する品目のうちＡＢＣ分析した場合のＡランク品目であ
ることを特徴とする請求項１記載の発注代行システム。
【請求項３】前記発注用データ生成部が、各ＭＲＯ品
目別に予め定められた前記オフィスでの保管スペースに
応じた標準在庫量と前記オフィス在庫量とに基づいて前
記発注用データの生成タイミングを制御する発注タイミ
ング制御機能を備えたことを特徴とする請求項１又は２
記載の発注代行システム。
【請求項４】オフィスで使用する日用消耗品類である
ＭＲＯ品目を当該オフィスの在庫から当該オフィスでの
使用へと変化させるときに当該使用開始の入力を受信す
る使用開始登録部と、この使用開始登録部に登録される
ＭＲＯ品目の使用開始数量に基づいて当該ＭＲＯ品目の
在庫数を更新するオフィス在庫数更新部と、このオフィ
ス在庫数更新部によって更新される各ＭＲＯ品目別のオ
フィス在庫量に基づいて当該ＭＲＯ品目の発注用データ
を生成する発注用データ生成部とを備え、前記使用開始登録部が、前記ＭＲＯ品目を未開封の状態
で保管するＭＲＯ品目保管領域に併設され当該ＭＲＯ品
目のパッケージ又は本体に付された商品コードを読み取
るコードリーダと、当該使用開始するＭＲＯ品目の数量
を登録する数量入力機器とを備えたことを特徴とする発
注代行システム。
【請求項５】オフィスで使用する日用消耗品類である
ＭＲＯ品目を当該オフィスの在庫から当該オフィスでの
使用へと変化させるときに当該使用開始の入力を受信す
る使用開始登録部と、この使用開始登録部に登録される
ＭＲＯ品目の使用開始数量に基づいて当該ＭＲＯ品目の
在庫数を更新するオフィス在庫数更新部と、このオフィ
ス在庫数更新部によって更新される各ＭＲＯ品目別のオ
フィス在庫量に基づいて当該ＭＲＯ品目の発注用データ
を生成する発注用データ生成部と、前記オフィスで使用
するＭＲＯ品目の商品コードの一覧をＭＲＯ品目ブック
として印刷するＭＲＯ品目ブック印刷制御部とを備え、前記使用開始登録部が、前記ＭＲＯ品目ブック印刷制御
部の制御に応じて作成されるＭＲＯ品目ブックに印刷さ
れた商品コードを読み取るコードリーダと、当該使用開
始するＭＲＯ品目の数量を登録する数量入力機器とを備
えたことを特徴とする発注代行システム。
【請求項６】前記ＭＲＯ品目ブック印刷制御部が、当
該ＭＲＯ品目についての使用履歴や特注品であるか否か
等の属性情報に基づいて前記ＭＲＯ品目の並び順を編集
するＭＲＯ品目ブック編集機能を備えたことを特徴とす
る請求項５記載の発注代行システム。
【請求項７】オフィスで使用する日用消耗品類である
ＭＲＯ品目を当該オフィスの在庫から当該オフィスでの
使用へと変化させるときに当該使用開始の入力を受信す
る使用開始登録部と、この使用開始登録部に登録される
ＭＲＯ品目の使用開始数量に基づいて当該ＭＲＯ品目の
在庫数を更新するオフィス在庫数更新部と、このオフィ
ス在庫数更新部によって更新される各ＭＲＯ品目別のオ
フィス在庫量に基づいて当該ＭＲＯ品目の発注用データ
を生成する発注用データ生成部とを備え、前記使用開始登録部が、前記オフィスに設置された端末
からＭＲＯ品目の商品コード及び数量を受信する商品コ
ード受信機能と、この商品コード受信機能にて受信する
商品コード及び数量を当該ＭＲＯ品目の使用開始として
登録する受信データ登録機能とを備えたことを特徴とす
る発注代行システム。
【請求項８】前記使用開始登録部が、オフィスで使用
するＭＲＯ品目の商品コードの一覧をＭＲＯ品目ブック
データとして前記端末へ送信するＭＲＯ品目ブックデー
タ送信機能を備えたことを特徴とする請求項７記載の発
注代行システム。
【請求項９】前記発注用データ生成部が、各ＭＲＯ品
目毎に予め定められた最低在庫量に基づいて前記各受注
者又は受注者群からの配送頻度が予め定められた頻度以
下となるように発注データを生成する物流頻度制御機能
を備えたことを特徴とする請求項１乃至８いずれか１記
載の発注代行システム。