JP2002063121A

JP2002063121A - データ配信装置

Info

Publication number: JP2002063121A
Application number: JP2000253191A
Authority: JP
Inventors: Yuji Shinohara; 裕二篠原; Toshiya Shirasawa; 俊哉白澤
Original assignee: Minolta Co Ltd
Current assignee: Minolta Co Ltd
Priority date: 2000-08-23
Filing date: 2000-08-23
Publication date: 2002-02-28
Also published as: US7155482B2; US20020046222A1

Abstract

(57)【要約】【目的】電子メールを用いてデータを配信する際に、
宛先に応じて送付するデータを作成するデータ配信シス
テムを提供する。【構成】受付処理部１１にて１または複数のＨＴＭＬ
ファイルを受け付け、記憶部１５に格納し、データ抽出
部９は当該ＨＴＭＬファイルを記憶部１５から読み出
し、ＨＴＭＬファイル中の宛先に対応するエリアスを検
出して、抽出するデータの範囲を記録する。データ結合
部１３は記憶部１５上に宛先毎に確保されたバッファ
に、データ抽出部９が抽出したデータを格納する。すべ
ての宛先およびＨＴＭＬファイルについて上記処理を完
了したら、送信処理部１４は記憶部１５中の前記バッフ
ァに格納されたデータを対応する宛先に送信する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、１または複数の宛先に
データを配信するデータ配信装置であって、特に所与の
ファイルから宛先毎にデータを抽出して対応する宛先に
配信するデータ配信装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】電子メールを用いてデータを配信する場
合、宛先のメールアドレスを列記し、電子メールの本文
に当該データを納めたファイルを添付するだけで、非常
に簡便に多数の宛先に同一のデータを配信することがで
きる。このため、電子メールを用いてデータを配信する
方法が広く普及しており、それに伴ってデータの配信方
法についてさまざま改善が試みられている。

【０００３】例えば、特開平１１−２１２８８４号公報
に掲載の電子メール伝送装置においては、先ずユーザは
「Ｔｏ」、「Ｃｃ」、「Ｂｃｃ」の各アドレスフィール
ドにメールアドレスを入力し、電子メールの本文および
添付する電子ファイルを入力した後、電子ファイルを添
付するアドレスフィールドを指定する（例えば、アドレ
スフィールド「Ｔｏ」を指定する。）。すると電子メー
ル伝送装置は、指定されたアドレスフィールド「Ｔｏ」
に入力されたメールアドレス宛ての電子メールには電子
ファイルを添付する。また、アドレスフィールド「Ｃ
ｃ」と「Ｂｃｃ」に入力されたメールアドレス宛ての電
子メールには、「Ｔｏ」に入力されたメールアドレス宛
ての電子メールに電子ファイルを添付した旨のメッセー
ジを付加して、それぞれのメールアドレスをもつ端末に
送信する。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述の
電子メール伝送装置においては、所与の電子ファイルを
そのまま電子メールに添付するため、受信者は受け取っ
た電子ファイル全体を参照して自らに関連する個所を探
し出さなければならず、特に当該ファイルが大きく、し
かも自らに関連する個所がファイル中に散在している場
合、必要個所を見つけ出すのに手間が掛かるという問題
がある。例えば、新製品を開発するためのプロジェクト
会議の議事録をプロジェクトのメンバに配信する場合、
プロジェクトを管理するマネージャには議事録全体を送
付し、各担当者には議事録中の関係部分のみを送付する
と有効である。特に規模が大きいプロジェクトでは、指
揮系統上位からプロジェクトマネージャ、ＳＥマネージ
ャ、担当ＳＥのように階層的人員構成をとり、全体会議
にはＳＥマネージャ以上のみを出席させ、担当ＳＥには
議事録の関係部分のみを送付したり、プロジェクトを統
括する役員には議事録の梗概のみを送付する。また、別
の例としては雑誌等の編集会議についても末端の編集員
については議事録の関係部分のみ、編集局長には梗概の
みを送り、編集長には議事録全体を送付するというよう
に、同一の文書を配布する場合でも受信者毎に必要個所
が異なることが多いのだが、前記公報の電子メール伝送
装置では必要部分だけを送信したいというニーズに応え
ることができない。

【０００５】また、受信者側で必要な情報を取捨選択す
るシステムでは、指定された受信者が一旦すべての文書
を受信しなければならないため、通信系の負荷が大きい
という問題もある。受信者数が多い場合には伝送系の負
荷も然ることながら、メールサーバのスプールに与える
負荷が大きくなり、かかる負荷が過大となるとメールサ
ーバがダウンすることもある。実際、メールを送信する
際に当該メールがどのような経路を経由して配信される
か分からないのが常であり、通信系の負荷を不用意に増
大させないように配慮することが望ましいのだが、前記
公報の電子メール伝送装置ではそれを十分に守ることが
できない。

【０００６】本発明は、上述のような問題点に鑑みてな
されたものであって、電子メールを用いてデータを配信
する際に、宛先毎に送付するデータを変えることができ
るデータ配信システムを提供することを目的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明にかかるデータ配信装置は、１または複数の
宛先にデータを配信するデータ配信装置であって、所定
のファイルから各宛先に配信するデータを宛先毎に抽出
するデータ抽出手段と、前記データ抽出手段により抽出
したデータを対応する宛先に配信するデータ配信手段と
を備えることを特徴とする。このようにすれば、宛先毎
に関連するデータのみを配信することができるので、当
該データの受信者は自らに関連しない部分を含むデータ
から自らに関連する部分を探し出す手間を省くことがで
きる。

【０００８】また、前記データ抽出手段は、前記ファイ
ルから前記各宛先を指標する符号を含む部分データを抽
出することを特徴とする。このようにすれば、人手を煩
わせることなく、自動的に宛先毎に関連するデータを抽
出することができる。更に、前記部分データの抽出ルー
ルを受け付けるルール受付手段を備え、前記データ抽出
手段はルール受付手段が受け付けた抽出ルールに従って
データを抽出することを特徴とする。このようにすれ
ば、ファイル毎に異なる文書形態に応じた抽出ルールを
指定することができるので、宛先毎により適切なデータ
を抽出し、配信することができる。

【０００９】また、本発明にかかるデータ配信方法は、
１または複数の宛先にデータを配信するデータ配信方法
であって、所定のファイルから各宛先に配信するデータ
を宛先毎に抽出するデータ抽出ステップと、前記データ
抽出ステップにおいて、抽出したデータを対応する宛先
に配信するデータ配信ステップを含むことを特徴とす
る。

【００１０】また、前記データ抽出ステップは、前記フ
ァイルから前記各宛先を指標する符号を含む部分データ
を抽出することを特徴とする。更に、前記部分データの
抽出ルールを受け付けるルール受付ステップを含み、前
記データ抽出ステップはルール受付ステップが受け付け
た抽出ルールに従ってデータを抽出することを特徴とす
る。

【００１１】本発明に係るコンピュータ読取り可能な記
録媒体は、上述のデータ配信方法をコンピュータに実行
させるデータ配信プログラムを記録している。また、本
発明に係るデータ抽出設定方法は、１または複数の宛先
に文書データを配信するためのデータ抽出設定方法であ
って、所定の文書ファイルから部分文書データを宛先毎
に抽出する部分文書データ抽出ステップと、前記部分文
書データ抽出ステップにおいて、抽出した部分データ毎
に送信宛先を設定する送信宛先設定ステップとを含むこ
とを特徴とする。

【００１２】更に、本発明に係るコンピュータ読取り可
能な記録媒体は、上述のデータ抽出設定方法をコンピュ
ータに実行させるデータ抽出設定プログラムを記録して
いる。

【００１３】

【発明の実施の形態】以下、本発明に係る文書配信シス
テムの実施の形態について説明する。図１は、本実施の
形態に係る文書配信システムを搭載したパーソナルコン
ピュータ（以下、これを「ＰＣ」という。）２を含む通
信システム１の構成図である。通信システム１におい
て、ＰＣ２は、通信網３に接続されたメールサーバ４、
６を介してメール端末５と電子メールを送受信する。Ｐ
Ｃ２とメールサーバ６、メール端末５とメールサーバ４
はそれぞれＰＯＰ（Post Office Protocol）を用いて電
子メールを送受信し、またメールサーバ４とメールサー
バ６はＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）を
用いて電子メールを送受信する。

【００１４】図２は、ＰＣ２に搭載されたソフトウェア
の構成を示した図である。ＰＣ２には文書を作成するた
めのワープロソフト７、表計算ソフト８が搭載されてお
り、これらを用いて作成された文書はＨＴＭＬ（Hyper
Text Mark-up Language）で記述されたファイル（以
下、このファイルを「ＨＴＭＬファイル」という。）と
して保存される。送信管理ソフト９は指定されたＨＴＭ
Ｌファイルから、指定された宛先に関連する部分を抽出
して電子メールに添付し、当該電子メールをメーラ１０
に送信させる。メーラ１０はＰＯＰを用いてメールサー
バ６に電子メールを送信する。

【００１５】図３は、前記送信管理ソフト９の機能構成
を示す図である。送信管理ソフト９において、受付処理
部１１は１または複数のファイルを受け付けて記憶部１
５に格納する。受付処理部１１はＨＴＭＬファイルのみ
を受け付ける。データ抽出部１２は、記憶部１５からＨ
ＴＭＬファイルを読み出して、後述のように各宛先に対
応するエリアスを検出して、データを抽出する範囲とし
てそのエリアスを含む所定の範囲を記録する。データ結
合部１３は、記憶部１５にデータを配信すべき宛先毎に
確保されたバッファに、データ抽出部１２が抽出したデ
ータを格納する。送信処理部１４は記憶部１５中の前記
バッファに格納されたデータを対応する宛先に送信す
る。なお、送信処理部１４は文書をＨＴＭＬメール形式
で送信する。

【００１６】以下、まず送信管理ソフト９のＧＵＩ（Gr
aphical User Interface）を示しながら処理の流れを説
明する。図４は、送信管理ソフト９の初期ウィンドウ、
すなわち起動時に表示されるウィンドウであるファイル
選択ウィンドウ１６である。ファイル選択ウィンドウ１
６はタイトルバー１７等からなり、ユーザはファイル一
覧サブウィンドウ１９に表示された各ファイルのアイコ
ンのうち、送信したいファイルのアイコンをマウスでド
ラッグして選択結果サブウィンドウ１８に置く。すると
選択結果サブウィンドウ１８に当該ファイルのファイル
名が表示される。ユーザは送信したいファイルをすべて
選択し終えると、ＯＫボタン２０をクリックして選択操
作を終了する。

【００１７】ユーザがＯＫボタン２０をクリックする
と、次に図５に示すような宛先選択ウィンドウ２１が表
示される。宛先選択ウィンドウ２１は、タイトルバー２
２等を備えている。ユーザは新規追加と表示された２つ
のサブウィンドウ、エリアスサブウィンドウ２６とメー
ルアドレスサブウィンドウ２７に宛先のエリアスとメー
ルアドレスを入力してから、追加ボタン２５をクリック
すると、当該エリアスが選択結果サブウィンドウ２３に
網掛け表示される。この宛先情報は送信管理ソフト９が
管理する宛先テーブルに格納され、以後、宛先選択ウィ
ンドウ２１が起動されると自動的に選択結果サブウィン
ドウ２３に表示される。ただし、自動的に表示する際は
網掛けにはしないが、ユーザが当該宛先をクリックする
と網掛け表示に変わり、当該宛先が選択された旨を表示
する。また、網掛け表示された宛先をクリックすると選
択解除されて網掛けがなくなる。ユーザが削除ボタン２
４をクリックすると選択結果サブウィンドウで網掛け表
示されているアドレスが宛先テーブルから削除される。
オプションボタン２９は送信管理ソフト９が所定のファ
イルから宛先毎にデータを抽出する条件を指定するため
のデータ抽出条件設定ウィンドウを表示するためのボタ
ンである。

【００１８】図６は、オプションボタン２９がクリック
されると表示されるデータ抽出条件設定ウィンドウ３０
を示した図である。データ抽出条件設定ウィンドウ３０
は、タイトルバー３１等を備え、ユーザは主にチェック
ボックス３３〜３８をクリックすることによりデータを
抽出するための条件を設定する。チェックボックス３３
は宛先に対応するデータを所与のファイルから段落単位
で抽出するように条件を設定するチェックボックスであ
る。送信管理ソフト９は当該チェックボックス３３がチ
ェックされている場合、ファイル選択ウィンドウ１６に
て指定されたファイルを精査し、宛先選択ウィンドウ２
１にて指定されたエリアスを含む段落を宛先毎に抽出す
る。チェックボックス３４から３６は表に関するデータ
抽出条件を指定するもので、チェックボックス３４は指
定されたエリアスを含む行を、チェックボックス３５は
指定されたエリアスを含む列を、またチェックボックス
３６は指定されたエリアスを含むセルを、それぞれ抽出
させる。チェックボックス３７は、指定されたエリアス
から始まる文字列をテキストボックス３２にて指定され
た文字数だけ抽出させる条件設定である。これは、エリ
アスを主語とする文を抽出するための設定である。チェ
ックボックス３８はサブウィンドウ３９にて選択された
制御文字に挟まれた文字列を抽出させる条件設定であ
る。ユーザは、これらの設定を済ませるとＯＫボタン４
１またはキャンセルボタン４０をクリックして設定操作
を完了する。ＯＫボタン４１は新規の設定を有効にする
ボタンであり、キャンセルボタン４０は新規設定を無視
して旧設定を温存するボタンである。

【００１９】図７は、送信管理ソフト９が受け付けるＨ
ＴＭＬファイルの一例であるＨＴＭＬファイル４２を示
した図である。図７において、ＨＴＭＬファイル４２は
議事録の一部を示したものであって、議事録中のＨＴＭ
Ｌタグ「＜Ｐ＞」４３〜４５で区切られた各段落は担当
者Ａ、Ｂ、Ｃの業務予定を書いた箇所である。なお、
「＜Ｐ＞」は段落（Paragraph）を意味するＨＴＭＬタ
グであり、１または複数の文に続いてこのタグ「＜Ｐ
＞」を配置すると、その位置で改行され段落が終了す
る。さて、前記データ抽出条件設定ウィンドウ３０のチ
ェックボックス３３をチェックすると、送信管理ソフト
９はＨＴＭＬタグ「＜Ｐ＞」に挟まれた部分をひとつの
段落と見做してデータを抽出する。例えば、宛先「××
担当（Ｂ）」に対しては、ＨＴＭＬタグ４３と４４に挟
まれた部分を抽出して送信する。また、宛先「△△担当
（Ｃ）」に対しては、ＨＴＭＬタグ４４と４５に挟まれ
た段落を抽出して送信する。

【００２０】図８は、ＨＴＭＬファイルの別の例である
ＨＴＭＬファイル４６を示した図である。ＨＴＭＬファ
イル４６は担当者Ａ、Ｂ、Ｃの経費の推移を示す表を含
んでおり、表のこの部分をブラウザで表示すると図９の
ようになる。この時、チェックボックス３４がチェック
されていると、送信管理ソフト９はＨＴＭＬタグ「＜Ｔ
Ｒ＞」と「＜／ＴＲ＞」で挟まれた部分を表の一行とし
て抽出する。例えば、宛先「○○担当（Ａ）」に対して
は、ＨＴＭＬタグ４７と４９で挟まれた部分を抽出して
送信する。また、チェックボックス３５をチェックされ
て列単位の抽出が要求されていると、送信管理ソフト９
はＨＴＭＬタグ「＜ＴＲ＞」と「＜／ＴＲ＞」で挟まれ
た各部分のうちの、ＨＴＭＬタグ「＜ＴＤ＞」と「＜／
ＴＤ＞」で挟まれた部分（ＨＴＭＬで言うところの「セ
ル」）であって、互いに対応する部分を抽出する。例え
ば、図８において、宛先「○○担当（Ａ）」に対して
は、ＨＴＭＬタグ「＜ＴＤ＞」４８、５０、５１を含む
各行を抽出して一列となして送信する。また、チェック
ボックス３６をチェックされてセル単位で抽出するよう
に指定されている場合には、指定された宛先文字列（エ
リアス）を含む各セルを抽出して所定の宛先に送信す
る。

【００２１】さて、前記宛先選択ウィンドウでＯＫボタ
ン２８をクリックすると、図１０に示すような送信確認
ウィンドウ５２が表示される。送信確認ウィンドウ５２
はタイトルバー５３等を備え、宛先サブウィンドウ５４
には、ユーザが宛先選択ウィンドウ３０で選択した宛先
が表示される。この宛先サブウィンドウ５４に表示され
た宛先に新たに宛先を追加したり、あるいは逆に宛先を
削除したい場合、ユーザは宛先変更ボタン５５をクリッ
クして宛先選択ウィンドウ３０に戻る。また、送信した
いファイルを追加、削除したい場合、ユーザはファイル
変更ボタン５８をクリックしてファイル選択ウィンドウ
１６を表示させて、ファイルを選択し直す。更に、各宛
先に送信する内容を確認したい場合には、ユーザは内容
確認ボタン５７をクリックして送信する電子メールの内
容を確認する。そうして何も問題がなければユーザはＯ
Ｋボタン５６をクリックしてメールを送信する。

【００２２】図１１は、内容確認ボタン５７がクリック
された際に表示される内容確認ウィンドウ５９を示した
図である。内容確認ウィンドウ５９はタイトルバー６
０、メニューバー６１、エディットボックス６２を備
え、メニューバー６１にはファイルボタン６３と編集ボ
タン６４が配されている。送信管理ソフト９は、内容確
認ウィンドウ５９が起動されると、サブウィンドウ５４
にて選択された宛先に送付するデータをエディットボッ
クス６２に表示する。ユーザはエディットボックス６２
に表示されたデータを見て、内容に問題がなければメニ
ューバー６１のファイルボタン６３をクリックしてプル
ダウンメニューを表示させ、「終了」をクリックして、
操作を終了する。また、ユーザは内容確認ウィンドウ５
９において、必要に応じてデータの内容を編集すること
ができ、更にメニューバー６１のファイルボタン６３を
クリックしてプルダウンメニューにはファイル選択ウィ
ンドウ１６にて選択されたファイルのファイル名が表示
される。所望のファイル名をクリックすれば、当該ファ
イルの内容を別ウィンドウに表示させることができ、必
要に応じて表示したファイルからデータを追加コピーす
る等、データの編集に役立てることができる。編集ボタ
ン６４をクリックすると表示されるプルダウンメニュー
には、「コピー」、「ペースト」、「削除」および［検
索］の各ボタンが配され、ファイル編集に必要な機能を
提供する。

【００２３】以上が送信管理ソフト９のＧＵＩと処理の
概要である。次に、前記の各ウィンドウ１６、２１、３
０、５２、５９に対応する送信管理ソフトの動作をフロ
ーチャートを参照しながら説明する。図１２は、ファイ
ル選択ウィンドウ１６に対応する送信管理ソフト９の動
作を示すフローチャートである。送信管理ソフト９は起
動されると先ず、ファイル選択ウィンドウ１６のファイ
ル一覧サブウィンドウ１９にファイルを一覧表示する
（ステップＳ１）。次にＯＫボタン２０が押下されたか
をチェックし、押下されていなければ（ステップＳ２の
ＮＯ）、ファイル一覧サブウィンドウ１９に表示された
ファイルのアイコンが選択結果サブウィンドウにドラッ
グされたかどうかをチェックする。ドラッグされていれ
ば（ステップＳ３のＹＥＳ）、ドラッグされたファイル
のファイル名を選択結果サブウィンドウに表示する（ス
テップＳ４）。ドラッグされていなければ（ステップＳ
３のＮＯ）、ステップＳ２に進む。ステップＳ２でＯＫ
ボタンが押下されていたら、ファイル選択ウィンドウ１
６の処理を終了して、宛先選択ウィンドウ２１を起動す
る。

【００２４】図１３は、宛先選択ウィンドウ２１に対応
する送信管理ソフト９の動作を示すフローチャートであ
る。送信管理ソフト９は宛先選択ウィンドウ２１が起動
されると、選択結果サブウィンドウ２３に宛先テーブル
に格納された宛先情報のうちエリアス情報を表示する
（ステップＳ５）。なお、この宛先テーブルはメールア
ドレスと当該メールアドレスのエリアスの対を格納した
テーブルであって、送信管理ソフト９は当該テーブルを
先頭から精査し、読み出したエリアスを選択結果サブウ
ィンドウ２３に表示する。次に送信管理ソフト９はエリ
アスサブウィンドウ２６に入力されたエリアスを受け付
け、テンポラリバッファに格納する（ステップＳ６）。
また、メールアドレスサブウィンドウ２７に入力された
メールアドレスを受け付け、同じくテンポラリバッファ
に格納する（ステップＳ７）。送信管理ソフト９は選択
結果サブウィンドウ２３に表示したエリアスがクリック
されたら（ステップＳ８でＹＥＳ）、クリックされたエ
リアスの表示を網掛け表示に変更する（ステップＳ１
４）。なお、デフォルトの表示の背景は白地である。ス
テップＳ８でＮＯの場合、送信管理ソフト９は追加ボタ
ン２５がクリックされたら（ステップＳ９のＹＥＳ）、
エリアスサブウィンドウ２６に入力されたエリアスとメ
ールアドレスサブウィンドウ２７に入力されたメールア
ドレス２７を宛先テーブルに追加し（ステップＳ１
５）、選択結果サブウィンドウ２３に追加された前記エ
リアスを追加表示する（ステップＳ１６）。この時、追
加表示したエリアスは網掛け表示する。ステップＳ９で
ＮＯの場合、削除ボタン２４が押下されたら（ステップ
Ｓ１０のＹＥＳ）、送信管理ソフト９は選択結果サブウ
ィンドウ２３に表示したエリアスのうち、網掛け表示し
ているエリアスとそれと対をなすメールアドレスを宛先
テーブルから削除する（ステップＳ１７）。ステップＳ
１０でＮＯの場合、オプションボタン２９が押下された
ら、送信管理ソフト９はデータ抽出条件設定ウィンドウ
３０を起動する（ステップＳ１９）。ステップＳ１１で
ＮＯの場合、送信管理ソフト９はＯＫボタン２８が押下
されたかチェックし、押下されていたら（ステップＳ１
２のＹＥＳ）、宛先毎にデータを抽出して電子メールを
作成した後（ステップＳ１３）、宛先選択ウィンドウ２
１を閉じて、送信確認ウィンドウ５２を起動する。ステ
ップＳ１２でＮＯの場合、およびステップＳ１３、Ｓ１
５、Ｓ１７、Ｓ１８を終えた後は、ステップＳ６に進
む。

【００２５】図１４は、ステップＳ１３の電子メール作
成処理の詳細を示したフローチャートである。送信管理
ソフト９は、電子メール作成処理（ステップＳ１３）に
おいて、まず宛先選択ウィンドウ２１にて選択された宛
先をひとつ選び（ステップＳ２０）、選んだ宛先に送付
する電子メールを格納するためのバッファを記憶部１５
に確保する（ステップＳ２１）。次に、ファイル選択ウ
ィンドウ１６にて選択されたファイルを順次ひとつ選び
（ステップＳ２２）、選んだファイル中で前記宛先に対
応するエリアスを探索する（ステップＳ２３）。そうし
て、当該エリアスを発見したら（ステップＳ２４でＹＥ
Ｓ）、そのエリアスを含むデータ抽出範囲を記録する
（ステップＳ２５）。

【００２６】ここでいうデータ抽出範囲とは、前記エリ
アスを含む文字列であって、データ抽出条件設定ウィン
ドウ３０にて指定された抽出条件のうちもっとも広いも
のをいう。例として、データ抽出条件設定ウィンドウ３
０にて、「段落単位で抽出」と「所定文字数だけ抽出」
がチェックされており、かつ後者の指定文字数が１００
文字の場合について説明する。送信管理ソフト９は、図
７のＨＴＭＬ文書４２において、宛先に対応するエリア
ス「××担当（Ｂ）」を検出すると、「段落単位で抽
出」という条件により定まる範囲、すなわち＜Ｐ＞４３
と＜Ｐ＞４４に挟まれた範囲と、＜Ｐ＞４３に続く文字
列で丁度１００文字となる範囲を比較して広い方を抽出
範囲として記録する。

【００２７】ステップＳ２４でＮＯの場合、またはステ
ップＳ２５の後、ＥＯＦ（End Of File）すなわちファ
イルの末尾に達していなければ（ステップＳ２６でＮ
Ｏ）、ステップＳ２３に進む。ステップＳ２６でＹＥＳ
の場合、ステップＳ２５で記録したすべての抽出範囲の
和をとり、これをデータ抽出範囲とする（ステップＳ２
７）。このデータ抽出範囲にあるデータをバッファに格
納する（ステップＳ２８）。その後、未処理のファイル
があれば（ステップＳ２９でＹＥＳ）、ステップＳ２２
に進む。ステップＳ２９でＮＯの場合、未処理の宛先が
あれば（ステップＳ３０でＹＥＳ）、ステップＳ２０に
進む。ステップＳ３０でＮＯの場合、電子メール作成処
理を終了する。

【００２８】図１５は、送信管理ソフト９で処理するフ
ァイルの一例である。図中、ステップＳ２５で記録した
範囲６５、６６、６７をステップＳ２７で和をとって、
データ抽出範囲とする。図１５では範囲６５、６６、６
７は互いに重複していないが、例えば一つの段落に複数
の同一エリアスが含まれている場合、これらのエリアス
から決まる抽出範囲は互いに重複する。このような場合
に、ステップ２７で同一データを重複してバッファにコ
ピーしないように抽出範囲の和をとる。

【００２９】図１６は、データ抽出条件設定ウィンドウ
３０に対応する送信管理ソフト９の動作を示すフローチ
ャートである。送信管理ソフト９は、データ抽出条件設
定ウィンドウ３０が起動されると、設定入力を受け付け
る（ステップＳ３１）。受け付けた設定入力はテンポラ
リバッファに格納する。送信管理ソフト９はＯＫボタン
４１が押下されると（ステップＳ３２のＹＥＳ）、テン
ポラリバッファから設定を読み出して、設定テーブルに
格納する（ステップＳ３４）。送信管理ソフト９はこの
設定テーブルに格納された設定内容にしたがって、後述
の処理を行う。ステップ３２でＮＯの場合、送信管理ソ
フト９は、キャンセルボタン４０も押下されなければ
（ステップＳ３３でＮＯ）、ステップＳ３１に進む。ス
テップＳ３３でＹＥＳの場合およびステップＳ３４の終
了後、送信管理ソフト９はデータ抽出条件設定ウィンド
ウ３０の処理を終了して、ステップＳ６に進む。

【００３０】図１７は、送信確認ウィンドウ５２に対応
する送信管理ソフト９の動作を示すフローチャートであ
る。送信管理ソフト９は、送信確認ウィンドウ５２が起
動されると、宛先選択ウィンドウ２１で指定された宛先
のエリアスを宛先サブウィンドウ５４に一覧表示する
（ステップＳ３５）。送信管理ソフト９は宛先サブウィ
ンドウ５４に表示したエリアスがクリックされたら（ス
テップＳ３６でＹＥＳ）、クリックされたエリアスを網
掛け表示に変更する（ステップＳ４２）。この時、クリ
ックされたエリアス以外のエリアスはすべて下地を白色
表示とし、クリックされたエリアスのみが網掛け表示と
なるようにする。ステップＳ３７でＮＯの場合、ファイ
ル変更ボタン５８が押下されたのを検出すると（ステッ
プＳ３７でＹＥＳ）、ファイル選択ウィンドウ１６を起
動する（ステップＳ４３）。ステップＳ３７でＮＯの場
合、宛先変更ボタン５５が押下されたのを検出すると
（ステップＳ３８でＹＥＳ）、宛先選択ウィンドウ２１
を起動する（ステップＳ４４）。ステップＳ３８でＮＯ
の場合、送信管理ソフト９は、内容確認ボタン５７が押
下されたのを検出すると（ステップＳ３９でＹＥＳ）、
宛先サブウィンドウ５４に表示したエリアスのいずれか
が網掛け表示となっていたら（ステップＳ４５でＹＥ
Ｓ）、内容確認ウィンドウを起動する（ステップＳ４
６）。ステップＳ３９でＮＯの場合、ＯＫボタン５６が
押下されたのを検出すると、作成した電子メールを各宛
先に送信する（ステップＳ４１）。ステップＳ４０また
はステップＳ４５でＮＯの場合、およびステップＳ４
２、Ｓ４３、Ｓ４４、Ｓ４６を終了後はすべてステップ
Ｓ３６に進む。

【００３１】図１８は、内容確認ウィンドウ５９に対応
する送信管理ソフト９の動作を示すフローチャートであ
る。送信管理ソフト９は、内容確認ウィンドウ５９が起
動されると、送信確認ウィンドウ５２で指定されたエリ
アスを宛先として送付する電子メールの内容をエディッ
トボックス６２に表示する（ステップＳ４７）。メニュ
ーバー６１の編集ボタン６４が押下されると（ステップ
Ｓ４８でＹＥＳ）、編集処理を行う（ステップＳ４
２）。すなわち、前述のような「コピー」等のボタンを
含むプルダウンメニューを表示し、これらのボタンから
の入力に従って編集処理を実行する。ステップＳ４８で
ＮＯの場合、ファイルボタン６３が押下されたら（ステ
ップＳ４９でＹＥＳ）、プルダウンメニューを表示する
（ステップＳ５０）。なお、このプルダウンメニューに
は、ファイル選択ウィンドウ１６にて選択されたファイ
ルのファイル名、保存ボタン、終了ボタンを表示する。
プルダウンメニューを表示したいずれかのファイル名を
クリックされると（ステップＳ５１のＹＥＳ）、新たに
ウィンドウを起動し、そのウィンドウに当該ファイルの
内容を表示する（ステップＳ５５）。ステップＳ５１で
ＮＯの場合、プルダウンメニューで保存ボタンがクリッ
クされたら、エディットボックス６２に表示したメール
内容をテンポラリバッファに保存する（ステップＳ５
６）。ステップＳ５２でＮＯの場合、終了ボタンをクリ
ックされたら（ステップＳ５３でＹＥＳ）、内容確認ウ
ィンドウ５９の処理を終了する。ステップＳ５３または
Ｓ４９でＮＯの場合、およびステップＳ５４、Ｓ５５、
Ｓ５６の動作を終了した後はステップＳ４８に進む。

【００３２】このようにすれば、１または複数のＨＴＭ
Ｌファイルから宛先毎に送信すべき文書を自動的に編集
して一度に送信することができる。また、データ抽出範
囲内に画像データファイルや音声データファイルに対す
るリンク文、すなわち＜IMG＞や＜BGSOUND＞を含めるこ
とができるので、本実施の形態によれば文字データのみ
ならず画像データや音声データについても、宛先に応じ
て抽出、送信することができる。

【００３３】以上、本発明を実施の形態に基づいて説明
してきたが、本発明は、上述の実施の形態に限定されな
いのは勿論であり、以下のような変形例を実施すること
ができる。（変形例）（１）上記実施の形態においては、送信管理ソフト９の
処理するファイルの記述言語がＨＴＭＬである場合につ
いて述べたが、例えば、ＨＴＭＬの代えてにＸＭＬ（eX
tensible Mark-up Language）を用いてもよい。また、
ワープロソフト７、表計算ソフト８、およびメーラ１０
が処理する記述言語が互いに異なっていても、送信管理
ソフト９がそれらすべてを処理することができれば、本
発明を実施することができる。

【００３４】また、上記実施の形態においては、送信管
理ソフト９がＨＴＭＬファイルを直接処理する場合につ
いて述べたが、ワープロソフト７等が編集処理等の処理
依頼を受け付けるインタフェースを有する場合、当該イ
ンタフェースを介して送信管理ソフト９が必要な処理を
依頼するようにすればよい。このようなインタフェース
を構築するためには、プロセス間通信を用いたコマンド
インタフェースや関数インタフェース等、公知のインタ
フェース技術によれば足る。このようにすれば、ワープ
ロソフト７等が処理する記述言語を送信管理ソフト９が
処理できない場合であっても、本発明を実施することが
できる。

【００３５】（２）また、上記では送信管理ソフト９を
ＰＣ２に搭載する場合について述べたが、ＰＣに限らず
送信管理ソフト９を搭載することができさえすれば、Ｅ
ＷＳ等、ＰＣ以外のメール端末を用いても本発明の効果
を奏することができる。（３）更に、ＰＣ２にＦＡＸモデムを搭載して電話網に
接続させ、送信管理ソフト９にて作成した電子メールを
ファックス形式に変換するフィルタを用いれば、メール
端末のみならずＦＡＸに対しても、送信管理ソフト９に
て作成した文書を送付することができる。このときファ
クシミリの形式（Ｇ３形式、Ｇ４形式等）に関わらず本
発明の効果を得ることができる。

【００３６】このようにファクシミリを利用してデータ
を送付する場合、電子メールのヘッダに付与される件
名、宛先、送信者等の情報をファックスの各頁のヘッダ
やフッタ部分に付加させてもよい。また、送信管理ソフ
ト９にファックスヘッダ（ファックスの最初の頁）を自
動生成させ、これらの情報をファックヘッダとして送付
してもよい。

【００３７】（４）また、本発明は、上記に示す方法で
あるとしてもよい。また、これらの方法をコンピュータに
より実現するコンピュータプログラムであるとしてもよ
い。また、本発明は、前記コンピュータプログラムをコン
ピュータ読み取り可能な記録媒体、例えば、フロッピー
（登録商標）ディスク、ハードディスク、ＣＤ−ＲＯ
Ｍ、ＭＯ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、半導体メ
モリなど、に記録したものとしてもよい。また、本発明
は、前記コンピュータプログラムを、電気通信回線、無
線または有線通信回線、インターネットを代表とするネ
ットワークなどを経由して伝送するものとしてもよい。
また、前記プログラムまたはデジタル信号を前記記録媒
体に記録して移送することにより、または前記プログラ
ムまたは前記デジタル信号を前記ネットワークなどを経
由して移送することにより、独立した他のコンピュータ
システムにより実施するとしてもよい。さらに、上記実
施の形態及び上記変形例をそれぞれ組み合わせるとして
もよい。

【００３８】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
複数のファイルから宛先毎に必要なデータを抽出し、こ
れらを結合したファイルをメールに添付して、対応する
宛先に送信するので、当該データを受信する受信者は自
らに関連する部分のみを受信することができ、したがっ
て、冗長なデータから必要なデータを探し出す手間を省
くことができるという効果がある。

【００３９】また、宛先毎に必要な情報のみを送信し、
不要なデータは送信しないため、メールサーバを含むネ
ットワークの負荷を低減することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の形態に係る通信システム１の構
成を表す図である。

【図２】ＰＣ２に搭載されたソフトウェアの構成を示す
図である。

【図３】送信管理ソフト９の機能構成を示す図である。

【図４】送信管理ソフト９のファイル選択ウィンドウ１
６を示す図である。

【図５】送信管理ソフト９の宛先選択ウィンドウ２１を
示す図である。

【図６】送信管理ソフト９のデータ抽出条件設定ウィン
ドウ３０を示す図である。

【図７】送信管理ソフト９が受け付けるＨＴＭＬファイ
ルの一例であるＨＴＭＬファイル４２を示す図である。

【図８】送信管理ソフト９が受け付けるＨＴＭＬファイ
ルの別の一例であるＨＴＭＬファイル４６を示す図であ
る。

【図９】前記ＨＴＭＬファイル４６のブラウザによる表
示（一部）を示す図である。

【図１０】送信管理ソフト９の送信確認ウィンドウ５２
を示す図である。

【図１１】送信管理ソフト９の内容確認ウィンドウ５９
を示す図である。

【図１２】ファイル選択ウィンドウ１６に対応する送信
管理ソフト９の動作を示すフローチャートである。

【図１３】宛先選択ウィンドウ２１に対応する送信管理
ソフト９の動作を示すフローチャートである。

【図１４】ステップＳ１３の電子メール作成処理の詳細
を示したフローチャートである。

【図１５】送信管理ソフト９で処理するファイルの一例
である。

【図１６】データ抽出条件設定ウィンドウ３０に対応す
る送信管理ソフト９の動作を示すフローチャートであ
る。

【図１７】送信確認ウィンドウ５２に対応する送信管理
ソフト９の動作を示すフローチャートである。

【図１８】内容確認ウィンドウ５９に対応する送信管理
ソフト９の動作を示すフローチャートである。

【符号の説明】

１通信システム２ＰＣ３通信網４、６メールサーバ５メール端末７ワープロソフト８表計算ソフト９送信管理ソフト１０メーラ１１受付処理部１２データ抽出部１３データ結合部１４送信処理部１５記憶部１６ファイル選択ウィンドウ２１宛先選択ウィンドウ３０データ抽出条件設定ウィンドウ４２、４６ＨＴＭＬファイル５２送信確認ウィンドウ５９内容確認ウィンドウ

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】１または複数の宛先に文書データを配信
するデータ配信装置であって、所定の文書ファイルから各宛先に配信する文書データを
宛先毎に抽出するデータ抽出手段と、前記データ抽出手段により抽出した文書データを対応す
る宛先に配信するデータ配信手段とを備えることを特徴
とするデータ配信装置。
【請求項２】前記データ抽出手段は、前記文書ファイ
ルから前記各宛先を指標する符号を含む部分文書データ
を抽出することを特徴とする請求項１に記載のデータ配
信装置。
【請求項３】前記部分文書データの抽出ルールを受け
付けるルール受付手段を備え、前記データ抽出手段はルール受付手段が受け付けた抽出
ルールに従って文書データを抽出することを特徴とする
請求項２に記載のデータ配信装置。
【請求項４】１または複数の宛先に文書データを配信
するデータ配信方法であって、所定の文書ファイルから各宛先に配信する文書データを
宛先毎に抽出するデータ抽出ステップと、前記データ抽出ステップにおいて、抽出した文書データ
を対応する宛先に配信するデータ配信ステップを含むこ
とを特徴とするデータ配信方法。
【請求項５】前記データ抽出ステップは、前記文書フ
ァイルから前記各宛先を指標する符号を含む部分文書デ
ータを抽出することを特徴とする請求項４に記載のデー
タ配信方法。
【請求項６】前記部分文書データの抽出ルールを受け
付けるルール受付ステップを含み、前記データ抽出ステップはルール受付ステップが受け付
けた抽出ルールに従って文書データを抽出することを特
徴とする請求項５に記載のデータ配信方法。
【請求項７】請求項４から請求項６のいずれかに記載
のデータ配信方法をコンピュータに実行させるデータ配
信プログラムを記録したコンピュータ読取り可能な記録
媒体。
【請求項８】１または複数の宛先に文書データを配信
するためのデータ抽出設定方法であって、所定の文書ファイルから部分文書データを宛先毎に抽出
する部分文書データ抽出ステップと、前記部分文書データ抽出ステップにおいて、抽出した部
分データ毎に送信宛先を設定する送信宛先設定ステップ
とを含むことを特徴とするデータ抽出設定方法。
【請求項９】請求項８に記載のデータ抽出設定方法を
コンピュータに実行させるデータ抽出設定プログラムを
記録したコンピュータ読取り可能な記録媒体。