JP2001209750A

JP2001209750A - インターネットメイルと接続された見積・受発注コンピュータプログラム

Info

Publication number: JP2001209750A
Application number: JP2000059594A
Authority: JP
Inventors: Seiichi Mori; 成市森
Original assignee: ABLESOFT KK
Current assignee: ABLESOFT KK
Priority date: 2000-01-27
Filing date: 2000-01-27
Publication date: 2001-08-03

Abstract

(57)【要約】【課題】コンピュータによる見積・受発注はこれまで、
決められた機械と手順の使用を前提としたその業界でし
か行われていなかった。【解決手段】インターネットメイルと組み合わされて、
多くの相手先と見積依頼書、見積書、注文書、注文請書
といった見積・受発注に関する一連書類のデータフォー
マットと画面・プリンタ出力のフォーマットを共通規格
化する事により、企業間で互いにこれら一連書類の作成
・送受信・印刷・転記・再送受信する事を可能にし、そ
の結果これら一連の「見積・受発注書類データの流通」
を可能にするという新しいシステムを提供することがで
きた。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】業界ＶＡＮ（付加価値ネットワー
ク）やＥＯＳ（電子オーダーシステム）等の特別な受発
注システムを持たない世間一般の企業間では、「見積」
「受発注」などの業務は従来ＦＡＸなどで行っている。
しかし本発明のコンピュータプログラム装置があってイ
ンターネットメイル機能さえ設備していれば、例えば、
不特定多数の企業間で受け取った（受信した）見積書を
印字・保存した後、編集して注文書にして相手に返信
（送信）することが極めて簡単に実現できる。これは仕
入先から受信した「見積書」を単価組み替えなどの編集
をした後、得意先に同じく「見積書」のフォーマットで
送信する事もあるであろうし、また、受信した「注文
書」に対し同じ相手先に「注文請書」といった形で返信
するといった様にも利用される。つまり、特別な通信手
段やネットワークシステムを持たない一般企業間で日常
的に行われている見積・受発注といった基幹業務が、共
通規格化と電子化されて、さらにインターネットメイル
という共通通信機能を介して自由に通信される事によっ
て見積・受発注関連書類データの「流通」が可能にな
り、オフィスワークの基幹業務の一つである「見積・受
発注業務」の分野で大きく貢献する。

【０００２】

【従来の技術】現在、例えば大手スーパーとその取引先
との間でコンピュータ「センター」を通じたＥＯＳ（Ｅ
ｌｅｃｔｒｉｃＯｒｄｅｒＳｙｓｔｅｍ）を初め、
業界ごとのＥＤＩ、業界ＶＡＮシステムは数多くあり、
またそれなりに普及している。しかし、あくまでも業界
内のそれも加盟するかぎられた企業間における閉鎖的な
システムであり、しかもその維持費は例えば１伝票に付
き＠５円といった具合に相当額を負担しなければならな
い。また、通信インフラ（通信手順や指定機種）が古
く、その効率向上の困難性が大きな問題となっている。
一般の会社・事業所間の見積・受発注は殆どワープロや
手書きに依るＦＡＸ通信か、又は電話でのやり取りによ
るものである。これら一般の会社間における見積・受発
注業務の現状は、自社から出す書類をその都度ワープロ
・手書きで作成し、取引先から来た書類に対し相手に返
す書類もまたワープロ、若しくは手書きで作成してとい
ったものである。また、使用される単価等もその都度
調べて入力しているのが実態である。また、インターネ
ットメイルを設備している会社間も、ワープロで作成し
た見積書のファイルをインターネットメイルに添付して
送り、相手も送られた添付ファイルを自社のワープロデ
ータに取り込んでいるのが実態である。

【０００３】

【本発明が解決しようとする課題】未だに手書き・ワー
プロで見積・受発注を行なっている企業は論外として、
インターネットメイルを設備している会社間も、ワープ
ロで作成した見積書のファイルをメイルに添付して送
り、相手も自社のワープロに取り込んでいるのが実態で
ある。しかしこれでは、ＦＡＸで行っていたモノを単
にインターネットメイルに置き換えたというだけであ
り、なんらオフィスワークの改善にはならない。これら
手間の掛かり、かつミスの許されない重要な仕事である
見積・受発注業務が、本発明による不特定他社との書類
データと出力フォーマットの共通性・互換性の実現とイ
ンターネットメイルという簡便・低コストな汎用通信イ
ンフラを組み合わせる事によって、見積・受発注書類は
流通化が可能になり、依ってこれらの業務は大幅に改善
・効率化される。

【０００４】

【課題を解決するための手段】１．現在主にＦＡＸで
やり取りしている会社の基幹業務である「見積・受発
注」業務を、コンピュータプログラムにより電子化し、
書類の中味・内容と明細データの持ち方と出力フォーマ
ットを共通規格化することによりこれら見積・受発注書
類の流通化が実現する。２．「共通規格を持った電子見積・受発注プログラ
ム」と通信インフラに最新技術の「インターネットメイ
ル」との組合わせで、通信データの共通性・互換性と、
通信面でその高速性、簡便性、汎用性を得て、書類の流
通化が実現する。３．さらにコスト面では、基本的にインターネットメ
イルの機能を使うことによって、新たな設備負担と維持
・管理コストを含めた通信コストや、オーダーセンター
負担経費を大幅に削減できる。

【０００５】

【具体的な入力・出力例】１．本発明は、端的に述べ
るならば「共通規格を持った電子見積・受発注プログラ
ム」と、「インターネットメイルとの連動機能」が組み
合わされたものであり、内容も大きくこの二つに分かれ
る。２．「共通規格を持った電子見積・受発注プログラ
ム」の具体的な入力・出力例は下記の通りである。 −１．当然の事ながら、商品・分類・得意先・仕入先・
単価等、各種マスタの構成項目、コード桁数、名称桁数
などの規格を決め、それを共通規格とする。さらに各書
類の中味データとプリンタ出力フォーマットも規格を決
め、いくつかを共通規格とする。 −２．具体的に作成・校正・編集・書類間転記・送受信
・保存・削除・入出力される書類は下記のような見積・
受発注関連書類（以下書類と呼ぶ）となる。見積依頼書見積書注文書注文請書書類の基本的な流れは、何処からでも、どちらからでも
送受信が可能であり、また、どの書類からどの書類へで
も転記（複写・編集・校正の為の展開）が可能である。 −３．標準フォームとして、外枠、条件、明細等に罫線
の入った下記のような標準フォームを初期提供する。
又、出力フォームデータ付の書類として送ることもでき
る。フォームＡ４縦型フォームＡ４横型フォームＢ５縦型フォームＢ５横型 −４．見積書や注文書など他社から受けたものが自社内
で他書類に変換されたり、また、別の他社に送信され、
それがまた変化して返信される。しかし、書類のパソコ
ン画面上の入出力は同一プログラムにより共通であり、
プリンタ出力フォーマットは上記標準フォーム提供によ
り共通化される。または、出力フォームデータ付きの
データとして送付されることもある。つまり、一つの書
類が形や単価を変えて不特定多数の企業に次々に渡り、
謂うならば書類の「流通」が可能になる。３．「インターネットメイルとの連動機能」の具体的入
出力例：すると即、予めマスタ登録された相手先のメイルアドレ
スに送信され、相手先のメイルボックスに受信メイルと
して受信される。送信済の書類は、送信済のマークが付
いて自社内に保存される。 −２．送られて来た書類のメイルデータは「受信トレ
イ」の中に一旦、通常メイルのとおり格納されるが、メ
イルの中の添付ファイルを開くと、自動的に本コンピュ
ータプログラムによる書類の画面になり、他書類への展
開（転記）、印字、編集後再返送などの業務を自在に扱
うことができる。

【０００６】

【発明の効果】企業の基幹業務である「見積依頼書−見
積書−注文書−注文請書」などの見積・受発注一連書類
が、業種・会社が異なっていても構うことなく広く多く
の会社・事業所間で共通の規格によって作成・出力・印
字・保存され、且つ、それらの書類が、通信面では２１
世紀の汎用通信インフラであるインターネットメイルと
連動することが出来れば「見積・受発注書類の流通」と
いった経済面における新しいシステムを提供できる事に
なり、オフィスの業務改善に極めて大きなメリットとな
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】書類データの具体的流通フロー

【図２】データと出力の共通規格の具体例

【図３】実際の運用例

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】「見積依頼書、見積書、注文書、注文請書
といった見積・受発注関連書類に関し、内容データと出
力のフォーマットを共通規格化して、インターネットメ
イル機能と結んで相互通信する事によりそれらの書類を
それぞれの企業間で作成、送受信、印刷、書類間転記、
編集、返信を可能にし、結果として見積・受発注一連書
類データの流通を実現させるためのプログラムを記録し
たコンピュータ読み取り可能な記録媒体」