JPH07264237A

JPH07264237A - 電子メール送受信装置

Info

Publication number: JPH07264237A
Application number: JP6072881A
Authority: JP
Inventors: Akira Hirose; 明廣瀬
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 1994-03-18
Filing date: 1994-03-18
Publication date: 1995-10-13
Anticipated expiration: 2017-11-05
Also published as: JP3341450B2

Abstract

(57)【要約】【目的】情報処理装置についての扱いを知らない者
でも、簡単な操作によって、受信した電子メールに対す
る返信を打つことができる。【構成】電子メールのアドレス情報から、返信メー
ル用のアドレス情報と当該返信メールの識別子との対応
情報を作成し、これを記憶手段（１５）に記憶する。出
力処理手段（１４）は、返信に必要な情報のうち、少な
くとも前記識別子を読み取ることが可能な形式として、
また、残りの情報を通常の視認可能な形式として、印刷
装置に所定の返信メールフォーマットで出力する。ユー
ザが返信メールフォーマットに返信文を記入した後、読
取手段（１６）は、前記返信メールフォーマットで記入
された画像を含む返信メール画像を読み取る。メール送
信処理手段（１１、１７）は、読み取られた識別子から
前記対応情報を参照して対応するアドレス情報により記
入された画像を含む返信メール画像を送信する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、ネットワークに接続さ
れている一つの情報処理装置から他の情報処理装置に対
して、メッセージを送受信できる装置で、メッセージを
受信した後、これに対する返信メールを返信することが
できる電子メール送受信装置に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】近年、電子メールシステムは、急速に普
及、発達し、目を見張るものがある。この電子メールシ
ステムは、ネットワークを通じて、社内の業務連絡、関
連する部所へのニュース配信等、幅広く活用され、大量
の情報を流しており、有効な利用方法が求められてい
る。従来の電子メールシステムは、電子メールの読み書
きがキーボードやディスプレイを用いて行なうように構
成されている。そのため、情報処理装置を使いこなせな
い初心者は、情報処理装置の操作から習得する必要があ
った。

【０００３】たとえば、特開平４−１６０９５２号公報
における「ファクシミリ蓄積交換方式」は、ファクシミ
リ蓄積交換サービスの利用における操作を簡便にするた
め、通信種別やサービス識別コード等の指定をプッシュ
ボタンの操作でする代わりに、これらのデータがバーコ
ードで書き込まれたファクシミリエントリーシートを共
に送信することにより、蓄積交換機が、ファクシミリの
画像をファクシミリエントリーシートの指定にしたがっ
て転送している。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】上記「ファクシミリ蓄
積交換方式」は、所望の通信を行なうために、ファクシ
ミリエントリーシートを予め用意されているものとして
いる。そのため、上記「ファクシミリ蓄積交換方式」の
システムを利用するユーザは、電子メールを送信するに
際し、何らかの手段によって、必要なデータを記入した
エントリーシートを作成する必要がある。しかし、ネッ
トワークに接続された情報処理装置を扱い慣れていない
初心者は、エントリーシートを作成し、これを電子メー
ルとして送信することができない場合がある。特に、ネ
ットワークを通じて入ってきた緊急の連絡は、情報処理
装置を扱う者がいない場合、返信することができない。
また、出張先あるいは出先で電子メールを受け取った者
は、そこに設置されている情報処理装置を扱えない等の
理由により、その返信メールを発信者に送り返すことが
困難である場合が多い。

【０００５】本発明は、以上のような課題を解決するた
めのもので、情報処理装置についての扱いを知らない者
でも、簡単な操作によって、受信した電子メールに対す
る返信を打つことができる電子メール送受信装置を提供
することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】

（第１発明）前記目的を達成するために、第１発明の電
子メール送受信装置は、受信した電子メールのアドレス
情報から、返信メール用のアドレス情報と当該返信メー
ルの識別子との対応情報を作成する作成手段（図１の１
２、１３）と、前記対応情報を記憶する記憶手段（図１
の１５）と、返信に必要な情報のうち、少なくとも前記
識別子を読み取ることが可能な形式として、かつ、残り
の情報を通常の視認可能な形式として、印刷装置によっ
て所定の返信メールフォーマットで出力させる出力処理
手段（図１の１４）と、出力された前記返信メールフォ
ーマットに記入された画像を含む返信メール画像を読み
取る読取手段（図１の１６）と、読み取られた識別子か
ら前記対応情報を参照して、対応するアドレス情報を基
にして、前記記入された画像を含む返信メールを送信す
るメール送信処理手段（図１の１１、１７）とから構成
されている。

【０００７】（第２発明）第２発明の電子メール送受信
装置は、受信した電子メールの返信に必要なアドレス情
報を含む情報を作成する作成手段（１２、１３）と、作
成された返信に必要なアドレス情報を含む情報をパター
ン認識、または文字認識により読み取り可能な形式で、
印刷装置から所定の返信メールフォーマットで出力させ
る出力処理手段（１４）と、出力された前記返信メール
フォーマットに記入された画像を含む返信メール画像を
読み取る読取手段（１６）と、前記読取手段（１６）に
よって読み取ったアドレス情報を含む情報をパターン認
識、または文字認識することにより、記入された画像を
含む返信メールを作成して送信するメール送信処理手段
（１１、１７）とから構成される。

【０００８】

【作用】

（第１発明）ネットワークに接続されている一つの情報
処理装置から送られてきた電子メールは、電子メールの
あて先である他の情報処理装置の電子メール送受信手段
によって受信される。当該情報処理装置における作成手
段は、受信した電子メールのアドレス情報から、返信メ
ール用のアドレス情報と当該返信メールの識別子との対
応情報を作成する。そして、この対応情報は、記憶手段
に記憶される。また、上記作成手段は、受信した電子メ
ールから返信するために必要なフォーマットを作成す
る。出力処理手段は、返信に必要な情報のうち、少なく
とも前記識別子を読み取ることが可能な形式、たとえ
ば、バーコードとして、また、残りの情報を通常視認可
能な形式として、印刷装置によって、所定の返信メール
フォーマットで出力する。印刷された返信メールフォー
マットに、所定の返信文等が記入され、返信メール画像
となる。そして、読取手段、たとえば、イメージスキャ
ナのような画像入力手段は、前返信メール画像を読み取
る。メール送信処理手段は、返信メール画像から自動的
に読み取られた識別子に基づいて前記記憶手段に記憶さ
れている対応情報を参照し、対応するアドレス情報を得
た後、返信メール画像と共に電子メール送受信手段に送
る。電子メール送受信手段は、前記アドレス情報を含む
返信メール画像をメールサーバを介して電子メール送信
者に返送する。以上のように、情報処理装置の扱いに詳
しい者でなくとも、たとえば、イメージスキャナ等の画
像入力手段を扱うことができれば、受信した電子メール
に対して返信することができる。

【０００９】（第２発明）作成手段は、受信した電子メ
ールの情報から、返信に必要なアドレス情報を含む情報
をパターンで認識（たとえば、バーコード）可能な形式
で、または文字を認識（たとえば、ＯＣＲで認識できる
文字）できる形式で作成する。出力処理手段は、前記作
成手段により作成された返信に必要なアドレス情報を含
む情報を印刷装置から所定の返信メールフォーマットで
出力する。次に、所定の返信文を記入した情報、および
パターン認識、または文字認識できるアドレス情報を含
む情報は、たとえば、イメージスキャナのような画像読
取手段により読み取られる。メール送信処理手段は、前
記読取手段によって読み取られたアドレス情報を含む情
報を認識して、これを基に返信メールを作成し、電子メ
ール送受信手段に送信する。電子メール送受信手段は、
前記返信メールをメールサーバを介して電子メール送信
者に返送する。第２発明は、情報処理装置の扱いに熟知
していないユーザでも、受信した電子メールに対して返
信することができると共に、返信メールに読み取り可能
なパターンまたは文字を印刷するため、アドレス情報等
を記憶する記憶手段が不要である。

【００１０】

【実施例】図１は本発明の第１実施例で、ネットワ
ークに接続され、電子メールを送受信することができる
情報処理装置を説明するためのブロック構成図である。
図１において、コンピュータやワークステーション等の
ような複数の情報処理装置２がネットワーク１に接続さ
れており、各情報処理装置間でやりとりする電子メール
は、ネットワーク１に接続されている図示されていない
メールサーバを介して処理される。そして、情報処理装
置２は、たとえば、MHS(CCITTX,400) が適用される電子
メールシステムで、テキストやイメージデータのファイ
ル等を電子メールとして、ネットワーク１を介してやり
取りする電子メール送受信手段１１と、受信した電子メ
ールから、その電子メールの返信を打つために必要なあ
て名等を取り出し、所定のフォーマットで自動生成する
返信メール情報生成手段１２と、返信を打つために、必
要なアドレス情報を含むデータを読み取り、読み取り可
能な文字または画像等の所定のフォーマットで書き込ん
だ返信指示書を生成する返信指示書生成手段１３と、前
記返信指示書生成手段１３によって生成された返信指示
書を印刷する印刷手段１４と、返信を打つために必要な
データ、たとえば返信メールの識別子と返信メール用の
アドレス情報との対応情報、を記憶する記憶手段１５
と、前記印刷手段１４によって印刷された返信指示書に
所定の返信事項を記入した後、これを読み込むための画
像入力手段１６と、前記画像入力手段１６によって読み
取った返信指示書の画像から、返信指示書生成手段１３
によって書き込まれた識別子を読み取ると共に、読み取
った識別子を基に、記憶手段１５に格納されている対応
情報から返信アドレス情報を取り出す返信指示読み取り
手段１７と、上述の各手段を制御する制御手段１８とか
ら構成されている。

【００１１】上記構成の情報処理装置２は、ネットワー
ク１を介して送られてきた電子メールを電子メール送受
信手段１１によって受信する。ユーザは、電子メールが
受信されていることを知り、印刷手段１４から所定の書
式と返信メールの識別子を印刷した返信メールが印刷さ
れるように指示する。ユーザは、印刷された返信メール
に所定の返信文を記入した後、これを画像入力手段１６
（たとえば、イメージスキャナ）によって読み取らせ
る。返信指示読み取り手段１７は、画像入力手段１６に
よって読み取った画像から返信メールの識別子を認識し
て、記憶手段１５の対応情報に基づいて返信を打つため
に必要な情報を生成する。返信アドレス情報を含む返信
メールは、電子メール送受信手段１１に送られ、電子メ
ール送信者に返送される。

【００１２】図２は本発明の第１実施例に使用された電
子メールの例を説明するための図である。図２におい
て、電子メール２０における件名の欄２１には、たとえ
ば、「ＵＳＯ−８００印字トラブル」が記載されてい
る。送信者の欄２２には、送信者であるK.Koisumi が、
あて名の欄２３には、受信者であるT.Yamada の名前が
記載されている。写しの欄２４には、送信者であるK.Ko
isumi が記載されている。返信先の欄２５は、空欄にな
っている。また、コメントの欄２６には、図２に示すよ
うに、コメントが記載されている。

【００１３】図３は本発明の第１実施例における返信メ
ール情報生成手段の処理を説明するためのフローチャー
トである。図４は本発明の第１実施例である返信メール
情報生成手段によって作成された返信メール情報を説明
するための図である。以下、返信メール情報を生成する
際の処理を図３にしたがって説明する。電子メール送受
信手段１１によって受信された電子メールは、制御手段
１８の制御の基に、返信メール情報生成手段１２に渡さ
れる。返信メール情報生成手段１２は、図４に示す件名
の欄４１に「返信：」と件名「ＵＳＯ−８００印字トラ
ブル」とを代入する（ステップ３１）。返信メール情報
生成手段１２は、図２に示す受信された電子メール２０
の返信先の欄２５が空いているか否かを調べる（ステッ
プ３２）。返信メール情報生成手段１２は、返信先の欄
２５が空いていると判断した場合、図４に示す送信者の
欄４２に図２に示すあて名を代入する（ステップ３
３）。返信メール情報生成手段１２は、返信先の欄２５
が空いていないと判断した場合、図２に示す返信先の欄
２５を図４に示すあて名４３の欄に代入する（ステップ
３４）。

【００１４】次に、返信メール情報生成手段１２は、写
しの欄４４を自分のメールアドレス（たとえば、登録さ
れている自分の名前）に代える（ステップ３５）。返信
メール情報生成手段１２は、送信者の欄４２を自分のメ
ールアドレスに代える（ステップ３６）。返信メール情
報生成手段１２は、返信先の欄４５を自分のメールアド
レスに代える（ステップ３７）。０返信メール情報生成
手段１２は、以上のようにして、図４に示す返信メール
情報を生成する。このようにして生成された返信メール
情報は、ＩＤ番号が付けられて記憶手段１５に記憶され
る。図５は本発明の第１実施例で、記憶手段１５に記憶
された返信メール情報の一例を示す図である。返信メー
ル情報は、それぞれの件名５２ないし５４に対して、た
とえば、図５に示すように、ＩＤ番号「１」、「２」、
「３」、・・・が付けられて、記憶手段１５にテーブル
として格納されている。

【００１５】制御手段１８は、返信メール情報生成手段
１２が返信メール情報を生成したと判断した際に、返信
メール情報をそのＩＤ番号と共に、返信指示書生成手段
１３に与え、印刷指示書の印刷を指示する。図６は本発
明の第１実施例に使用する返信指示書の書式例を説明す
るための図である。図７は本発明の第１実施例で、印刷
された返信指示書の一例を説明するための図である。図
８は本発明の第１実施例で、印刷された返信指示書に返
信内容を記入した一例を説明するための図である。図６
において、返信指示書６１は、たとえば、返信メール情
報のＩＤを記載する所定の位置６２と、件名およびあて
名等を記入する欄６３と、メッセージ等の返信文を記入
する欄６４とから構成されている。制御手段１８の指示
により、返信指示書生成手段１３は、予め記憶手段１５
に記憶されている返信メール情報のＩＤ番号を、たとえ
ば、図７に示すようなフォームの所定位置６２に、機械
によって読み取り可能なバーコード６５が印刷されるた
めの情報を生成する。また、返信指示書生成手段１３
は、返信指示書６１の所定項目の位置に、ユーザが見
て、その内容を判別できるように、件名やあて名等を差
し込んで、返信指示書を完成させる。そして、制御手段
１８の指示により、印刷手段１４は、返信指示書生成手
段１３が生成した情報を印刷して、図７に示すような返
信指示書を出力する。

【００１６】ユーザは、上記のようにして作成された返
信指示書６１の通信文の欄６４に返信文を記入する。図
８において、返信指示書６１の通信文の欄６４は、たと
えば、ユーザが記入した文字列６６と、図面６７とから
構成されている。図９は本発明の第１実施例で、返信メ
ール情報と通信文の画像とから構成された返信メールを
説明するための図である。図１０は本発明の第１実施例
で、返信指示書の画像入力から返信メールが送信される
までのフローチャートである。以下、返信メールを読み
取ってから返信メールを送信するまでを図１０に示すフ
ローチャートにしたがって説明する。画像入力手段１６
は、返信指示書６１が入力されるのを常時待っている
（ステップ１０１）。制御手段１８は、画像入力手段１
６によって読み込まれた返信指示書６１を返信指示読み
取り手段１７に渡す。返信指示読み取り手段１７は、返
信指示書６１から返信メール情報の識別子ＩＤを読み取
る（ステップ１０２）。返信指示読み取り手段１７は、
記憶手段１５から、読み取った返信メール情報の識別子
の返信メール情報を取り出す（ステップ１０３）。制御
手段１８は、記憶手段１５から取り出した返信メール情
報と、返信指示読み取り手段１７によって切り出された
通信文の画像とから、図９に示すような返信メールを作
成する（ステップ１０４）。電子メール送受信手段１１
は、前記返信メール情報にしたがって、図９に示す返信
メールの画像を電子メールとして送信する（ステップ１
０５）。

【００１７】図１１は本発明の第２実施例で、ネットワ
ークに接続され、電子メールを送受信することができる
情報処理装置を説明するためのブロック構成図である。
図１１において、図１と相違するところは、返信指示書
生成手段１3 ′と、図１における返信指示読み取り手段
１７の代わりに返信情報読み取り手段１９とが設けられ
ていることである。返信指示書生成手段１３′は、たと
えば、返信メールに必要なアドレス、発信人、受信人等
の情報をバーコードを用いた返信指示書を生成する。印
刷手段（図１参照）１４は、前記返信指示書にバーコー
ドを用いて返信メール情報を印刷する。この返信指示書
は、所定の通信文が記入された後、画像入力手段１６に
よって画像として入力される。そして、返信情報読み取
り手段１９は、前記画像からバーコードによって記入さ
れている返信メール情報を読み取り、これに基づいて画
像を返信する。

【００１８】図１２は本発明の第３実施例で、ネットワ
ークに接続され、電子メールを送受信することができる
情報処理装置を説明するためのブロック構成図である。
図１２において、図１１と相違するところは、返信メー
ル情報をバーコードの代わりに通常の文字を使用する点
にある。返信指示書生成手段１３″は、たとえば、返信
メールに必要なアドレス、発信人、受信人等の情報を通
常の文字を用いた返信指示書を生成する。印刷手段（図
１参照）１４は、前記返信指示書に通常の文字を用いて
返信メール情報を印刷する。この返信指示書は、所定の
通信文が記入された後、画像入力手段１６によって画像
として入力される。そして、返信情報読み取り手段２０
は、たとえば、光学的文字認識（ＯＣＲ）部を有し、前
記画像から文字によって記入されている返信メール情報
を読み取り、これに基づいて画像を返信する。

【００１９】図１３は本発明の第４実施例で、画像入力
手段としてファクシミリを使用する例を説明するための
図である。図１３において、第１ないし第３実施例と相
違するところは、画像入力手段１６の代わりにファクシ
ミリを使用した点にある。図１３に示すファクシミリ１
３１は、電話回線１３２およびモデム１３３を介してコ
ンピュータシステム１３４に接続されている。また、コ
ンピュータシステム１３４は、ネットワーク１３５を介
して複数のワークステーション１３６に接続されてい
る。たとえば、出張先で第１ないし第３実施例の返信指
示書からなる電子メールを受け取って、返信文を記入し
ても、ワークステーション２を操作する者がいなくて、
返信できない場合がある。このような場合でも、ファク
シミリ１３１が電話回線１３２およびモデム１３３を介
してコンピュータシステム１３４に接続されていると、
通常のファクシミリと同様な操作、すなわち、電話番号
を押すだけで、コンピュータシステム１３４に接続でき
る。コンピュータシステム１３４は、ファクシミリで送
られた返信指示書の画像を解釈して、所定のワークステ
ーション１３６に電子メールを送ることができる。第４
実施例の場合、直線コンピュータシステムを操作できな
いため、返信メールを送ることができない状態であって
も、ファクシミリという画像入力手段を使用することで
簡単に解決できる。

【００２０】以上、本発明の実施例を詳述したが、本発
明は、前記実施例に限定されるものではない。そして、
特許請求の範囲に記載された本発明を逸脱することがな
ければ、種々の設計変更を行うことが可能である。たと
えば、返信指示書の所定位置には、バーコードによっ
て、返信メール情報のＩＤ番号が記載されているが、バ
ーコードの代わりになる画像、たとえば、垂直線が
「１」で、傾斜線が「０」といったパターンによるコー
ドであってもよい。

【００２１】

【発明の効果】以上、詳細に説明したように、第１発明
によれば、電子メールを受信した際に、返信メール用の
アドレス情報と返信メールの識別子とが対応情報として
記憶手段に記憶されているため、ユーザは、返信メール
用のアドレス情報を打ち込まなくても、返信文を記入し
た返信メール画像が上記アドレス情報を基にして自動的
に返信される。また、返信に必要な情報が返信メールの
識別子と共に、返信メールフォーマットで印刷されるた
め、ユーザは、必要な返信文を記入して、読み込ませる
だけで自動的にこれを返信することができる。第２発明
によれば、返信に必要なアドレス情報を含む情報を読み
取り可能な形式で、印刷装置から返信メールフォーマッ
トで出力するため、ユーザは、これに必要な返信文を記
入して、読み込ませるだけで自動的にこれを返信するこ
とができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１実施例で、ネットワークに接続
され、電子メールを送受信することができる情報処理装
置を説明するためのブロック構成図である。

【図２】本発明の第１実施例に使用された電子メール
の例を説明するための図である。

【図３】本発明の第１実施例における返信メール情報
生成手段の処理を説明するためのフローチャートであ
る。

【図４】本発明の第１実施例である返信メール情報生
成手段によって作成された返信メール情報を説明するた
めの図である。

【図５】本発明の第１実施例で、記憶手段に記憶され
た返信メール情報の一例を示す図である。

【図６】本発明の第１実施例に使用する返信指示書の
書式例を説明するための図である。

【図７】本発明の第１実施例で、印刷された返信指示
書の一例を説明するための図である。

【図８】本発明の第１実施例で、印刷された返信指示
書に返信内容を記入した一例を説明するための図であ
る。

【図９】本発明の第１実施例で、返信メール情報と通
信文の画像とから構成された返信メールを説明するため
の図である。

【図１０】本発明の第１実施例で、返信指示書の画像
入力から返信メールが送信されるまでのフローチャート
である。

【図１１】本発明の第２実施例で、ネットワークに接
続され、電子メールを送受信することができる情報処理
装置を説明するためのブロック構成図である。

【図１２】本発明の第３実施例で、ネットワークに接
続され、電子メールを送受信することができる情報処理
装置を説明するためのブロック構成図である。

【図１３】本発明の第４実施例で、画像入力手段とし
てファクシミリを使用する例を説明するための図であ
る。

【符号の説明】

１・・・ネットワーク２・・・情報処理装置１１・・・電子メール送受信手段１２・・・返信メール情報生成手段１３・・・返信指示書生成手段１４・・・印刷手段１５・・・記憶手段１６・・・画像入力手段１７・・・返信指示読み取り手段１８・・・制御手段１９・・・返信情報読み取り手段（パターン認識部）２０・・・返信情報読み取り手段（光学的文字認識部）

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】受信した電子メールのアドレス情報か
ら、返信メール用のアドレス情報と当該返信メールの識
別子との対応情報を作成する作成手段と、前記対応情報を記憶する記憶手段と、返信に必要な情報のうち、少なくとも前記識別子を読み
取ることが可能な形式として、かつ、残りの情報を通常
の視認可能な形式として、印刷装置によって所定の返信
メールフォーマットで出力させる出力処理手段と、出力された前記返信メールフォーマットに記入された画
像を含む返信メール画像を読み取る読取手段と、読み取られた識別子から前記対応情報を参照して対応す
るアドレス情報を基にして、前記記入された画像を含む
返信メールを送信するメール送信処理手段と、を具備することを特徴とする電子メール送受信装置。
【請求項２】受信した電子メールの返信に必要なアド
レス情報を含む情報を作成する作成手段と、作成された返信に必要なアドレス情報を含む情報をパタ
ーン認識、または文字認識により読み取り可能な形式
で、印刷装置によって所定の返信メールフォーマットで
出力させる出力処理手段と、出力された前記返信メールフォーマットに記入された画
像を含む返信メール画像を読み取る読取手段と、前記読取手段によって読み取ったアドレス情報を含む情
報をパターン認識、または文字認識することにより、前
記記入された画像を含む返信メールを作成して送信する
メール送信処理手段と、を具備することを特徴とする電子メール送受信装置。