JP2001195472A - 契約情報管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 契約内容の変更に伴うユーザの各種変更作業
の軽減を図ると共に契約に伴う請求金額の集計処理の自
動化を図る。 【解決手段】 契約管理処理部は、契約内容が入力され
る度にその契約内容に基づく契約情報を生成し、更に請
求単位である契約先毎契約種毎に契約情報に含まれる契
約金額を集計し、その合計請求金額を含むオーダ情報を
生成する。更に、黒データ情報を生成する。既登録の契
約内容、特に契約種又は契約先を変更する場合、入力さ
れた変更情報に基づき変更後の契約情報を生成すると共
にダミーの契約情報を生成する。そして、変更後の契約
情報に基づきオーダ情報を生成すると共に変更対象の契
約に対応したオーダ情報を更新する。その後、変更前後
のオーダ情報に基づき赤データ情報及び黒データ情報を
自動生成する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は契約情報管理システ
ム、特にいったん登録した契約情報の変更に伴う作業負
荷の軽減を図ることのできる改良されたデータ管理手法
に関する。

【０００２】

【従来の技術】例えば、冷熱機器、エレベータなどのビ
ル設備の保守管理サービス会社には、通常、契約管理を
行うための営業支援システムが導入されている。営業員
が保守管理に関する契約をとってくると、担当者は、営
業支援システムを構成するクライアント端末からその契
約内容を画面入力する。この入力作業により営業支援シ
ステムに契約情報が登録され、蓄積されていくことにな
る。そして、蓄積された契約情報を顧客毎やビル毎に所
定の期間（例えば月単位）で集計すれば、その集計デー
タを請求書発行業務等に利用することができる。

【０００３】ところで、契約内容の登録は、担当者によ
って手入力されるので、入力ミスが発生する場合があ
る。また、入力自体にはミスは発生しなかったが、契約
内容を後から変更したい場合がある。これらの場合は、
システム内に登録した契約情報を変更することになる。

【０００４】従来において契約情報を変更する場合、既
登録の契約情報をいったん削除して新たな契約情報を生
成するという処理が必要であった。すなわち、例えば契
約金額を１万円として登録したが、実際は３万円であっ
た場合、担当者は、まず、１万として生成した契約情報
を削除する処理に必要なデータを生成する。つまり、契
約金額を−１万円としたデータを生成する。なお、既登
録の契約情報による契約金額を無効にするために生成さ
れるデータを「赤データ」と称することにする。そし
て、担当者は、変更後の契約内容を入力することで契約
情報を登録し直す。なお、この変更後の契約情報による
契約金額を有効にするために生成されるデータを「黒デ
ータ」と称することにする。

【０００５】また、契約情報の請求金額の集計作業は、
担当者によって行われるが、この際、赤データがあると
合計請求金額からその分を減算する必要がある。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】以上のように、従来に
おいては、契約に伴い発生する請求金額の集計作業を担
当者が行っていたので、その作業負荷が多大であった。
特に、赤データ情報が含まれていると請求金額から差し
引いたりしなくてはならずその処理に手間がかかってい
た。

【０００７】また、契約情報の変更が必要となる場合、
担当者は、その一契約情報を変更するには、変更後の契
約内容によって黒データ情報を生成することのみならず
変更前の契約情報を取り消すために赤データ情報をも生
成しなければならなかった。このため、契約情報の変更
作業が面倒であった。

【０００８】更に、従来において契約内容の変更といえ
ば契約金額程度しかできず、契約の種類や契約先の変更
ができなかった。

【０００９】本発明は以上のような問題を解決するため
になされたものであり、その目的は、契約内容の変更に
伴うユーザの各種変更作業の軽減を図ると共に契約に伴
う請求金額の集計処理の自動化を図る契約情報管理シス
テムを提供することにある。

【００１０】

【課題を解決するための手段】以上のような目的を達成
するために、本発明に係る契約情報管理システムは、契
約先への請求書発行の元データになる契約情報が蓄積さ
れる契約情報管理システムにおいて、入力された契約内
容に基づき契約情報を自動生成する契約管理処理手段
と、前記契約管理処理手段によって生成された契約情報
が記憶される契約情報記憶手段と、前記契約管理処理手
段によって生成された請求情報が記憶される請求情報記
憶手段とを有し、前記契約管理処理手段は、契約内容が
入力された度に生成した契約情報に含まれる契約金額を
請求単位毎に集計して求めた請求金額を含む請求情報を
自動生成するものである。

【００１１】また、他の発明に係る契約情報管理システ
ムは、契約先への請求書発行の元データになる契約情報
が蓄積される契約情報管理システムにおいて、入力され
た契約内容に基づき契約情報を自動生成し、また、生成
した契約情報に含まれる契約金額を請求単位毎に集計し
て求めた請求金額を含む請求情報を自動生成し、更に各
契約内容に伴い発生する請求金額が含まれる請求明細情
報を自動生成する契約管理処理手段と、前記契約管理処
理手段によって生成された契約情報が記憶される契約情
報記憶手段と、前記契約管理処理手段によって生成され
た請求情報が記憶される請求情報記憶手段と、前記契約
管理処理手段によって生成された請求明細情報が記憶さ
れる請求明細情報記憶手段と、前記契約管理処理手段に
よって生成された請求取消明細情報が記憶される請求取
消明細情報記憶手段とを有し、前記契約管理処理手段
は、契約内容を変更するための変更情報が入力された場
合、変更情報に指定された契約内容に基づき契約情報を
生成し、変更対象となった既登録の契約情報に対応した
請求情報を更新し、更に変更対象となった既登録の契約
情報に対応して生成された請求明細情報を取り消すため
の請求取消明細情報を自動生成すると共に変更情報に指
定された契約内容に基づき請求明細情報を必要に応じて
自動生成するものである。

【００１２】また、前記契約管理処理手段は、契約情報
と請求情報とを別々の採番処理により割り付けられる同
一契約管理番号によって対応づけている場合、契約の種
別又は契約先を変更するための変更情報が入力されたと
きにダミーの契約情報を生成して前記契約情報記憶手段
に登録するものである。

【００１３】

【発明の実施の形態】以下、図面に基づいて、本発明の
好適な実施の形態について説明する。

【００１４】図１は、本発明に係る契約情報管理システ
ムの一実施の形態を示した概略的なブロック構成図であ
る。本実施の形態における契約情報管理システムは、共
有の各種データベースを有するサーバ１と、サーバ１が
管理するデータベースに対してアクセスを行う１乃至複
数台のクライアント端末２とで構成されている。サーバ
１は、データベースとして契約情報データベース３と請
求情報データベース４と請求明細情報データベース５と
を有している。また、データベース管理部６は、クライ
アント端末２からの要求に応じて各データベース３，
４，５へアクセスを行う。データベース管理部６は、汎
用的なデータベース管理システム（ＤＢＭＳ）で構成す
ることができる。

【００１５】一方、クライアント端末２は、ユーザイン
タフェース部７と契約管理処理部８とを有している。ユ
ーザインタフェース部７は、新規若しくは変更に関する
契約内容及び既登録の契約情報の入出力制御、画面表示
制御等を行う。契約管理処理部８は、ユーザインタフェ
ース部７を経由して受け付けた新規若しくは変更に関す
る契約内容に基づき契約情報等を生成し、サーバ１と通
信を行いながら各データベース３，４，５へ情報の登
録、更新を行う。

【００１６】図２は、本実施の形態において契約内容に
基づき生成される契約情報のデータフォーマットの例を
示した図である。本実施の形態では、このフォーマット
の契約情報が契約情報データベース３に逐次蓄積されて
いく。つまり、契約情報データベース３は、契約の履歴
データベースということができる。

【００１７】「期」は、契約がストックかフローかを識
別するための情報である。ストックというのは、保守契
約のことで、契約が終了しない限り毎月計上が自動的に
発生する。フローというのは、工事契約のことで、修理
等が発生したときにその都度その工事のためだけの計上
が発生する。本実施の形態の場合、“00”がストックに
よる契約情報であることを表し、それ以外がフローによ
る契約情報であることを表す。「建物番号」は契約を結
んだ建物（ビル）の識別情報である。「契約種」は契約
の種別である。監視員常駐、遠隔監視、ビル内全設備、
エレベータのみの保守等がこれで判別できる。「本数連
番」は、契約先毎に連番で割り振られる識別番号であ
る。「号機」は、ビルに配設されたもののうち契約対象
となったエレベータ等の設備の識別番号である。「契約
発効年月日」は、契約が有効になった開始日である。
「契約先コード」は、契約先毎に割り振られる識別情報
である。「契約金額」は、当該契約に応じて計上される
契約金額である。「契約区分」は、当該契約が新規か変
更かを識別するための情報である。「変更区分」は、変
更された契約内容は何かを示すための情報であり、本実
施の形態では、“契約金額変更”、“契約種変更”、
“契約先変更”がここに設定される。「認許年月日」に
は、営業員がとってきた契約を契約管理者（マネージ
ャ）が承認した日が登録される。「契約管理番号」は、
各契約情報を識別するために割り振られる管理番号であ
り、この番号によって請求情報との対応付けをする。契
約情報におけるキーは、「期」、「建物番号」、「契約
種」、「本数連番」、「号機」及び「契約発効年月日」
によって形成される。

【００１８】図３は、本実施の形態において生成された
契約情報に基づき生成された請求情報のデータフォーマ
ットの例を示した図である。本実施の形態では、このフ
ォーマットの請求情報が請求情報データベース４で保持
される。請求情報データベース４には、請求単位に１レ
コ−ドが形成される。本実施の形態では、契約先単位に
契約種毎にまとめて請求書を発行するので、契約先毎契
約種毎に１レコードが生成される。より正確には、単な
る契約先の一致（「契約先コード」の一致）だけではな
く「期」、「建物番号」、「契約種」、「本数連番」及
び「契約先コード」が同じか否かで請求単位が決まる。
同一請求単位に対して追加の契約が結ばれると、その契
約内容を反映させるために新たに生成された契約情報に
基づいて既登録のオーダ情報が更新されることになる。
なお、請求情報は受注した各契約情報を請求単位にまと
めたものであることから、各請求情報には、各契約情報
に含まれている契約金額を請求単位でまとめた値（受注
した契約金額の総計）が含まれることになる。従って、
請求情報を、以降の説明では「オーダ情報」と称するこ
とにする。

【００１９】オーダ情報において「期」、「建物番
号」、「契約種」、「本数連番」、「契約先コード」及
び「契約管理番号」は契約情報と同じなので説明を省略
する。「契約発効年月」は、契約が有効になった開始月
である。本実施の形態における契約期間は月単位として
いるので、契約情報の「契約発効年月日」と同等の情報
である。「契約終了年月」は、契約が有効であった最終
月を示す。「契約金額」には、前述したとおり契約金額
を契約先毎契約種毎にまとめた合計金額が設定される。
オーダ情報におけるキーは、「期」、「建物番号」、
「契約種」及び「本数連番」によって形成される。

【００２０】図４は、本実施の形態において請求明細情
報データベース５に登録される黒データ情報（請求明細
情報）と赤データ情報（請求取消明細情報）との例を示
した図である。本実施の形態における請求明細情報デー
タベース５は、請求明細情報記憶手段及び請求取消明細
情報記憶手段として設けられている。赤黒データ情報
は、「期」、「建物番号」、「契約種」、「本数連
番」、「計上月」及び「計上金額」で構成される。この
うち、「期」、「建物番号」、「契約種」及び「本数連
番」は、オーダ情報と同じなので説明を省略する。「計
上月」は、契約の登録、変更により計上が発生する月を
示す。「計上金額」は、請求する契約金額又は請求を取
り消す契約金額を示す。赤黒データ情報におけるキー
は、「期」、「建物番号」、「契約種」及び「本数連
番」によって形成される。

【００２１】本実施の形態において特徴的なことは、請
求情報データベース４を設けて、契約情報が登録される
度に請求情報を生成又は更新するようにしたことであ
る。これにより、本システムの後段において請求書を発
行するシステムへ請求単位にまとめたオーダ情報を出力
すれば、その請求書発行システムにかかる集計処理負荷
を軽減することができる。また、オーダ情報を生成する
ようにしたので契約内容を変更した際に赤データ情報及
び黒データ情報を容易に自動生成することがきる。これ
により、担当者が赤データ情報を入力する手間を省くこ
とができる。

【００２２】次に、本実施の形態における処理について
図５に示したフローチャートを用いて契約内容が新規の
場合と既登録の契約を変更する場合に分けて説明する。

【００２３】入力担当者は、新規の契約内容をクライア
ント端末２に表示された所定の入力画面から入力する。

【００２４】契約管理処理部８は、ユーザインタフェー
ス部７を介して入力された契約内容を受け付ける（ステ
ップ１０１）。画面から入力指定される契約内容のデー
タ項目には、契約情報のうち変更区分と認許年月日以外
のデータ項目が少なくとも含まれているので、これらの
情報に基づいて契約情報を生成し、サーバ１の契約情報
データベース３に新規登録する（ステップ１０２）。生
成した契約情報の例を図６（ａ）に示す。契約管理番号
は、各契約情報を識別するための情報であるが、本実施
の形態では、入力担当者により建物番号に続けて３桁の
連番を付加することによって各契約管理番号が重複しな
い番号となるようにしているが、契約管理処理部８によ
って自動採番するようにしてもよい。

【００２５】契約管理処理部８は、契約情報を生成する
と、その契約情報に基づいてオーダ情報を生成し、サー
バ１の請求情報データベース４に登録する（ステップ１
０５）。生成したオーダ情報の例を図６（ｂ）に示す。
オーダ情報のうち「期」、「建物番号」、「契約種」、
「本数連番」及び「契約先コード」は、契約情報からそ
のままコピーすればよい。「契約発効年月」は、契約情
報の「契約発効年月日」から日の情報を除いてから書き
込む。一方、「契約管理番号」は、既登録のオーダ情報
と重複しない番号を割り振る。本実施の形態では、契約
情報と同様に建物番号に続けて３桁の連番を付加する。

【００２６】実務では、入力担当者が契約内容を所定の
画面から入力することで契約情報が契約情報データベー
ス３へ登録された後、マネージャが既登録の契約情報を
契約情報データベース３から読み出してその契約内容を
確認するという承認処理を行う。このため、図５に示し
た処理フローは、実際には前述した処理（ステップ１０
１〜１０５）と後述する処理（ステップ１０６以降）と
で分離されることになるが、本実施の形態では、便宜的
に一連の処理として説明する。

【００２７】次に、契約管理処理部８は、契約が新規な
ものか否かを判断する（ステップ１０６）。これは、契
約情報の契約区分を参照することで容易に判断すること
ができる。なお、フローの場合は契約内容が変更される
ことのない１回きりの契約なので無条件に新規と判断さ
れる。そして、契約管理処理部８は、請求明細情報、い
わゆる黒データ情報を生成した後、請求明細情報データ
ベース５へ登録する（ステップ１０７）。黒データ情報
の「計上月」には、オーダ情報の「契約発効年月」を設
定する。仮に、「契約発効年月」とシステム日付の月が
一致しないときには、一契約によって契約発効年月から
システム日付の月までの期間全体の黒データ情報を自動
生成することになる。「計上金額」には、契約によって
発生した契約金額を設定する。つまり、新たに発生した
契約金額が設定される。黒データ情報の生成が確認され
た後、マネージャにより新規の契約情報に対する承認処
理によりその時点における年月日が当該契約情報の認許
年月日に書き込まれる（ステップ１０８）。

【００２８】異なる契約先に対して新規の契約がとれる
度に以上の処理が繰り返し行われることによって契約情
報、オーダ情報及び黒データ情報が各データベース３，
４，５に逐次登録される。次に、新規契約がとれている
契約先に対して更に同一契約種の契約が新規にとれた場
合、具体的には契約情報データベース３における行番１
と同一の契約先に対して同一契約種の異なる号機の契約
がとれた場合の処理について説明する。

【００２９】ステップ１０２における契約情報の生成、
登録に関する処理は、上記と同じなので説明を省略す
る。このときに生成した契約情報の例を図７（ａ）に示
す。契約管理番号は、各契約情報を識別するための情報
であるため行番１と重複しない番号が割り振られる。

【００３０】ステップ１０５において、契約管理処理部
８は、オーダ情報を生成することになる。前述したよう
に、オーダ情報は、請求単位に１レコードのみ生成され
る。請求先が同じか否かは「期」、「建物番号」、「契
約種」、「本数連番」及び「契約先コード」が一致する
か否かで判断するが、ここでは一致するオーダ情報（行
番１１）が存在するので、当該オーダ情報を新たに生成
された契約情報（行番２）に基づき更新することにな
る。なお、図７（ｂ）には、説明の便宜上、更新される
前のオーダ情報と更新した後のオーダ情報とを示してい
るが、更新前のオーダ情報は、更新後のオーダ情報によ
って上書きされるので当然ながら同時に存在することは
ない。当該オーダ情報の更新処理は、以下のように行
う。

【００３１】「期」、「建物番号」、「契約種」、「本
数連番」及び「契約先コード」については、一致するの
でそのまま上書きする。若しくは何も書き込まない。更
新後の「契約管理番号」は、新たに生成した対応する契
約情報に含まれている契約管理番号で更新する。「契約
発効年月」は、新たに生成した契約情報の契約発効年月
日に基づき更新する。そして、「契約金額」は、更新前
に更新後の契約金額を加算することによって求める。こ
の処理の結果、新たな行番１１のオーダ情報が請求情報
データベース４に設定される。

【００３２】以上のようにして、既登録の契約先及び契
約種と同一の契約が新規にとれた場合、契約情報はその
契約内容に基づき新たに生成されるが、オーダ情報はそ
の新たに生成された契約情報に基づき更新されることに
なる。

【００３３】その後、同一契約先に対してフローによる
契約がとれた場合の契約情報データベース３と請求情報
データベース４の内容例を図８に示す。

【００３４】次に、既登録の契約を変更する場合につい
て説明する。

【００３５】契約管理処理部８は、ユーザインタフェー
ス部７を介して入力された契約内容を受け付ける（ステ
ップ１０１）。契約内容には、新規の場合には「新規」
を示す契約区分が設定されているが、変更の場合には
「変更」を示す契約区分が設定されており、更に「変更
区分」には変更対象とするデータ項目が設定されてい
る。

【００３６】ステップ１０２において、契約管理処理部
８は、受け付けた契約内容に基づき契約情報を生成し、
サーバ１の契約情報データベース３に新規登録する。生
成した契約情報の例を図９（ａ）に示す。契約情報は、
行番４に示すように契約の新規、変更の別に関係なく入
力された契約内容に基づき生成される。この例を参照す
ると、契約の新規登録（“1999/1/1”）の１月後（“19
99/2/1”）に契約内容が変更されたということがわか
る。

【００３７】行番４の契約情報を参照すると、入力担当
者は契約区分を「変更」として契約先コードが“000000
1-001-1”の建物番号“5100200”の号機“001”の契約
種を“E2M-MP”とする内容の契約を入力したことが把握
できる。従って、契約管理処理部８は、該当する号機
“001”の契約契約情報（行番１）を参照すると、シス
テムの内部処理として当該号機の契約種を“E2M-MF”か
ら“E2M-MP”に変更するという処理が必要になる。本実
施の形態では、この変更に伴いオーダ情報を自動更新
し、更に赤黒データ情報を自動生成することによって入
力担当者の負荷を軽減することを特徴としている。

【００３８】契約内容の変更、特に契約種又は契約先の
変更の場合、契約管理処理部８は、ステップ１０２にお
いて更に図１０（ａ）の行番５に示したようなダミーの
契約情報（以下「ダミーデータ」）を自動的に生成して
契約情報データベース３に登録する（ステップ１０３，
１０４）。ダミーデータには、「契約種」にダミーであ
る旨を表す記号（図１０（ａ）の例では“EZM”）を付
与し、また、新たな「契約管理番号」を割り付ける。そ
の他は変更対象の行番１の契約情報の設定内容をコピー
する。ダミーデータを生成する理由については後述す
る。

【００３９】続いてステップ１０５において、契約管理
処理部８は、オーダ情報を生成する。前述したように、
オーダ情報は、請求単位の異同をキー、すなわち
「期」、「建物番号」、「契約種」、「本数連番」及び
「契約先コード」が一致するか否かで判断する。ここで
は一致するオーダ情報が存在しない場合には、オーダ情
報を新たに生成することになる。このときに生成したオ
ーダ情報の例を図９（ｂ）の行番１３に示す。新規のオ
ーダ情報の生成、登録処理は、新規契約の場合と同じな
ので説明を省略する。仮に、キーが一致した場合でも上
記新規契約のときと同じである。

【００４０】契約内容の変更の場合、契約管理処理部８
は、ステップ１０５において更に図１０（ｂ）の行番１
４に示したようなオーダ情報を生成する。これは、次の
理由による。

【００４１】変更対象の契約内容に対応した行番１１の
オーダ情報は、変更対象となった契約情報（行番１）と
変更対象でない契約情報（行番２）を合致させたもので
ある。すなわち、行番１１のオーダ情報自体は、契約金
額が２つの契約情報（行番１と２）の総計である“20
0”から行番２の契約情報のみに基づく“100”に変更す
る必要がある。本実施の形態では、この契約内容を変更
する場合、行番１１のオーダ情報によって管理されてい
た契約金額“200”の契約をいったん終了させ、その翌
月から変更対象でない行番２の契約情報のみに基づくオ
ーダ情報を新たに生成し契約を有効にするように処理し
ている。そして、更に、契約変更のために入力された契
約内容に基づくオーダ情報を生成する必要がある。な
お、契約変更のために入力された契約内容に基づくオー
ダ情報は生成済みである（行番１３）。

【００４２】そこで、本実施の形態においては、まず、
契約金額“200”の当該契約先との契約をいったん終了
させるために、行番１１のオーダ情報の「契約終了年
月」に契約終了月を設定する。そして、その翌月から行
番２の契約情報のみに基づくオーダ情報（行番１４）
を、「契約発効年月」に前記契約終了月の翌月を、「契
約金額」に行番２の契約情報の契約金額をそれぞれ設定
して生成する。更に、このオーダ情報に「契約管理番
号」を設定しなくてはならないが、ここで、本実施の形
態において注目すべきことは、契約情報にダミーデータ
を生成したことである。契約管理番号は、契約情報とオ
ーダ情報とを対応づけるための情報であるが、本実施の
形態では、契約情報とオーダ情報の各契約管理番号をそ
れぞれ独自に採番している。そのため、採番のずれを防
止し、対応する契約情報とオーダ情報に同一番号が割り
当てられるようにダミーデータを契約情報データベース
３に登録するようにしている。このダミーデータを生成
したことで本システムが正常に動作することに関しては
追って説明する。

【００４３】なお、「変更前のオーダ情報」というの
は、契約変更により契約内容が変更させられる、いわゆ
る変更対象のオーダ情報である。「変更後のオーダ情
報」というのは、入力された契約内容により新たに生成
されるオーダ情報である。図１０（ｂ）に示した例によ
ると、行番１４が変更前のオーダ情報であり、行番１３
が変更後のオーダ情報ということができる。

【００４４】以上のようにして、契約の変更時における
契約情報とオーダ情報とを生成して各データベース３，
４への登録が終了すると、次に、本実施の形態において
特徴的な赤黒データ情報の自動生成を行う。まず、処理
対象とする契約情報の「変更区分」に“契約金額変更”
と設定されていた場合（ステップ１０９）、その契約情
報に設定されている契約管理番号と同じ番号のオーダ情
報を請求情報データベース４から抽出する。この処理に
より変更後のオーダ情報を特定する。更に、抽出したオ
ーダ情報の他にキー、すなわち「期」、「建物番号」、
「契約種」及び「本数連番」が同一のオーダ情報も抽出
する。この処理により変更前のオーダ情報を特定する。
なお、ステップ１０１〜１０５の処理とステップ１０６
以降の処理とが分離されていても、認許年月日にデータ
が設定されていない先頭のものを処理対象とする契約情
報と特定することができる。

【００４５】前述したように、契約内容を変更する場
合、変更前の契約をいったん終了させて、変更後の契約
を登録し直す処理が必要になる。従って、契約管理処理
部８は、変更前のオーダ情報に基づき赤データ情報を生
成し、請求明細情報データベース５へ登録する（ステッ
プ１１０）。赤データ情報は、契約した内容を取り消す
ための情報なので、変更前のオーダ情報に設定されてい
る請求金額から終了した契約金額分を差し引くことにな
る。よって、赤データ情報に登録される計上金額は負の
値として計上する。更に、本実施の形態では、契約に基
づく計上が月単位に発生するので、契約発効年月からシ
ステム日付の月までの各月の赤データ情報を自動生成す
る必要がある。実際には、契約の変更がある度に入力処
理が行われるので、複数月の赤データ情報が生成される
ことはない。

【００４６】契約管理処理部８は、赤データ情報と同様
にして黒データ情報を生成し、請求明細情報データベー
ス５へ登録する（ステップ１１１）。黒データ情報に関
しては、赤データ情報が変更前のオーダ情報に基づき生
成されるのに対して変更後のオーダ情報に基づき生成さ
れること以外に相違はないため詳細な処理の説明は省略
する。

【００４７】一方、変更対象の契約情報の「変更区分」
に“契約種変更”又は“契約先変更”と設定されていた
場合（ステップ１０９）、その契約情報に設定されてい
る契約管理番号と同じ番号のオーダ情報を請求情報デー
タベース４から抽出する。この処理により変更後のオー
ダ情報を特定する。更に、契約金額の変更の場合と同じ
ように変更前のオーダ情報を抽出しなくてはならない。
契約金額の変更の場合は、契約種も契約先も変更されて
いないので、上述したように変更後のオーダ情報と同一
キーを持つオーダ情報をみつければよいが、ここでは、
キーを構成するデータ項目（「契約種」又は「本数連
番」）が変更されているので変更前のオーダ情報を上記
方法では見つけることができない。

【００４８】そこで、本実施の形態では、契約情報にダ
ミーデータを登録するようにした。すなわち、契約情報
データベース３から処理対象の契約情報に続くダミーデ
ータに設定されている契約管理番号と同じ番号のオーダ
情報を請求情報データベース４から抽出する。この処理
により変更前のオーダ情報を特定する（ステップ１１
２）。

【００４９】続いて、契約管理処理部８は、変更前のオ
ーダ情報に設定されている契約金額が０か否かをチェッ
クする（ステップ１１３）。ここで、本実施の形態にお
いて着目すべきことは、契約種又は契約先の変更により
元の契約がなくなった場合でもオーダ情報を生成してお
くことである。図１０に示した行番１１のオーダ情報
は、２つの契約情報に基づき生成されており、このうち
１つの契約種を変更した例なので、行番１１に代わって
契約金額が０でない行番１４のオーダ情報が生成され、
オーダ情報が１つの契約情報に基づき生成されている場
合は、契約内容の変更によりその契約金額は０になるは
ずである。つまり、変更対象となった契約からしてみれ
ば解約と同じはずである。しかしながら、本実施の形態
では、契約金額が０となる場合でも契約金額を０とした
オーダ情報を生成するようにしている。契約金額が０だ
からといってオーダ情報を生成しないと、契約管理番号
のずれを防止するためにダミーデータを契約情報データ
ベース３に登録したことがかえって弊害となるからであ
る。

【００５０】ステップ１１３に戻り、変更前のオーダ情
報に設定されている契約金額が０であった場合、契約管
理処理部８は、変更前のオーダ情報に基づき赤データ情
報を生成し、請求明細情報データベース５へ登録する
（ステップ１１４）。このステップ１１４の処理はステ
ップ１１０と同じなので説明を省略する。また、契約金
額が０ということは、変更対象となった契約がなくなっ
たことを意味するので、変更前のオーダ情報に基づく黒
データは発生しない。続いて、契約管理処理部８は、変
更後のオーダ情報に基づき黒データ情報を生成し、請求
明細情報データベース５へ登録する（ステップ１１
５）。このステップ１１５の処理はステップ１１１と同
じなので説明を省略する。

【００５１】一方、変更前のオーダ情報に設定されてい
る契約金額が０でない場合、これは行番１１に代わり行
番１４のオーダ情報を生成した図１０に示した例に相当
するが、変更前のオーダ情報に対して契約金額“200”
に対する赤データ情報を生成し、かつ契約金額“100”
に対する黒データ情報を生成する必要があるのは前述し
たとおりである。従って、契約管理処理部８は、変更前
のオーダ情報に基づき赤データ情報を生成し、請求明細
情報データベース５へ登録する（ステップ１１６）。こ
のステップ１１６の処理はステップ１１０と同じなので
説明を省略する。

【００５２】続いて、契約管理処理部８は、変更前のオ
ーダ情報に基づき黒データ情報を生成し、請求明細情報
データベース５へ登録する（ステップ１１７）。これ
は、行番１４のオーダ情報により計上が新たに発生する
ためである。このステップ１１７は、赤データ情報とし
て契約が終了した変更前のオーダ情報（行番１１）を処
理対象としているが、ここでは契約の変更により変更さ
れた変更前のオーダ情報（行番１４）を処理対象として
いる点が異なるだけで処理自体は同じである。そして、
契約管理処理部８は、変更後のオーダ情報に基づき黒デ
ータ情報を生成し、請求明細情報データベース５へ登録
する（ステップ１１５）。このステップ１１５の処理
は、変更後のオーダ情報（行番１３）を処理対象として
いる点が異なるだけで処理自体は赤データ情報の場合と
同じである。

【００５３】なお、契約の解約の場合は、「契約種」に
解約である旨を表す記号（例えば“EXM”）を付与し、
また、新たな「契約管理番号」を割り付けて契約情報を
生成する。これに応じてオーダ情報を更新又は生成し、
赤データ情報を生成する処理を行えばよい。

【００５４】本実施の形態によれば、請求単位に求めた
請求金額が設定されるオーダ情報を設けるようにし、契
約内容が変更される度に該当するオーダ情報を逐次更新
するようにしたので、請求書を発行する際に要する処理
負荷を軽減することができる。また、契約内容を変更す
る入力がされると、その入力に応じて赤データ情報及び
黒データ情報を自動生成するようにしたので、担当者が
契約変更に伴い行うべき赤データ情報の生成処理に要す
る負荷を軽減することができる。更に、契約種又は契約
先の変更の場合、ダミーデータを契約情報データベース
３に登録するようにし、オーダ情報との対応付けに不都
合が生じないようにしたので、契約金額のみならず契約
種又は契約先の変更をもすることができる。

【００５５】なお、本実施の形態では、一般的なクライ
アントサーバシステムによって契約情報管理システムを
構築した場合を例にして説明したが、他のシステム形態
においても実現することができる。

【００５６】

【発明の効果】本発明によれば、契約内容が入力される
度に請求情報を生成又は更新するようにしたので、本シ
ステムの後段において請求書の発行に要する処理負荷を
軽減することができる。

【００５７】また、契約内容を変更した際に生成される
べく請求明細情報及び請求取消明細情報を容易に自動生
成することがきる。これにより、担当者が赤データ情報
を入力する手間を省くことができる。

【００５８】また、契約内容、特に契約の種類又は契約
先が変更される場合にはダミーの契約情報を生成するよ
うにしたので、契約情報と請求情報との対応付けを容易
に行うことができる。これにより、契約種又は契約先の
変更をも行うことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明に係る契約情報管理システムの一実施
の形態を示した概略的なブロック構成図である。

【図２】 本実施の形態において契約内容に基づき生成
される契約情報のデータフォーマットの例を示した図で
ある。

【図３】 本実施の形態において生成された契約情報に
基づき生成された請求情報のデータフォーマットの例を
示した図である。

【図４】 本実施の形態において請求明細情報データベ
ースに登録される黒データ情報と赤データ情報との例を
示した図である。

【図５】 本実施の形態における動作を示したフローチ
ャートである。

【図６】 本実施の形態において新規の契約内容が入力
されることによって登録される契約情報及び請求情報の
内容例を示した図である。

【図７】 本実施の形態において新規の契約内容が入力
されることによって登録される契約情報及び請求情報の
内容例を示した図である。

【図８】 本実施の形態において新規の契約内容が入力
されることによって登録される契約情報及び請求情報の
内容例を示した図である。

【図９】 本実施の形態において契約の変更に関する契
約内容が入力されることによって登録、変更される契約
情報及び請求情報の内容例を示した図である。

【図１０】 本実施の形態において契約の変更に関する
契約内容が入力されることによって登録、変更される契
約情報及び請求情報の内容例を示した図である。

【符号の説明】

１ サーバ、２ クライアント端末、３ 契約情報デー
タベース、４ 請求情報データベース、５ 請求明細情
報データベース、６ データベース管理部、７ユーザイ
ンタフェース部、８ 契約管理処理部。

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 契約先への請求書発行の元データになる
   契約情報が蓄積される契約情報管理システムにおいて、 入力された契約内容に基づき契約情報を自動生成する契
   約管理処理手段と、 前記契約管理処理手段によって生成された契約情報が記
   憶される契約情報記憶手段と、 前記契約管理処理手段によって生成された請求情報が記
   憶される請求情報記憶手段と、 を有し、 前記契約管理処理手段は、契約内容が入力された度に生
   成した契約情報に含まれる契約金額を請求単位毎に集計
   して求めた請求金額を含む請求情報を自動生成すること
   を特徴とする契約情報管理システム。
2. 【請求項２】 契約先への請求書発行の元データになる
   契約情報が蓄積される契約情報管理システムにおいて、 入力された契約内容に基づき契約情報を自動生成し、ま
   た、生成した契約情報に含まれる契約金額を請求単位毎
   に集計して求めた請求金額を含む請求情報を自動生成
   し、更に各契約内容に伴い発生する請求金額が含まれる
   請求明細情報を自動生成する契約管理処理手段と、 前記契約管理処理手段によって生成された契約情報が記
   憶される契約情報記憶手段と、 前記契約管理処理手段によって生成された請求情報が記
   憶される請求情報記憶手段と、 前記契約管理処理手段によって生成された請求明細情報
   が記憶される請求明細情報記憶手段と、 前記契約管理処理手段によって生成された請求取消明細
   情報が記憶される請求取消明細情報記憶手段と、 を有し、 前記契約管理処理手段は、契約内容を変更するための変
   更情報が入力された場合、変更情報に指定された契約内
   容に基づき契約情報を生成し、変更対象となった既登録
   の契約情報に対応した請求情報を更新し、更に変更対象
   となった既登録の契約情報に対応して生成された請求明
   細情報を取り消すための請求取消明細情報を自動生成す
   ると共に変更情報に指定された契約内容に基づき請求明
   細情報を必要に応じて自動生成することを特徴とする契
   約情報管理システム。
3. 【請求項３】 前記契約管理処理手段は、契約情報と請
   求情報とを別々の採番処理により割り付けられる同一契
   約管理番号によって対応づけている場合、契約の種別又
   は契約先を変更するための変更情報が入力されたときに
   ダミーの契約情報を生成して前記契約情報記憶手段に登
   録することを特徴とする請求項２記載の契約情報管理シ
   ステム。