JPH11328292A - 掛金消込みシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 買掛金明細データや売掛金明細データの量が
多くなると消込み処理の終了までに長時間がかかるの
で、そのような消込み処理プログラムは、買掛管理シス
テムや売掛管理システムの効率化の妨げの一つになって
いる。 【解決手段】 買掛金明細データと請求データとが総合
計、中計および小計に分類された場合、各分類での買掛
金明細データと請求データとの集計のチェック結果が正
しいときにはその分類に含まれる全てのデータを消込み
済とし、ある分類におけるチェック結果が正しくない場
合には、さらに細かい分類で買掛金明細データと請求デ
ータの集計のチェックを行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、買掛金または売掛
金の明細データに対して消込み処理を行う掛金消込み方
法およびその掛金消込みプログラムを記録したコンピュ
ータ読み取り可能な記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】買掛金の支払い処理において、まず、買
掛金明細データの一覧と仕入先から送付されてきた請求
書の明細とを突き合わせ、一致した請求書の明細にチェ
ック済マーク等を付すとともに買掛金明細データに印を
付ける消込み処理を行う。そして、チェックが終了した
請求書にもとづいて支払い処理がなされる。また、売掛
金回収処理において、売掛金明細データの一覧と入金デ
ータとを突き合わせ、売掛金明細データの消込み処理を
行う。

【０００３】消込み処理を人間の手作業によって行うの
では、膨大な労力と時間を要する。また、ミスも多発す
る。そこで、消込み処理を効率化するために、コンピュ
ータを利用した消込み処理が採用されている。例えば、
特開平５−２９８３４２号公報には、売掛金明細データ
と掛金回収済の取引データとをコンピュータが突き合わ
せ、一致したデータに対して消込みを行うとともに、未
回収の売掛金明細データをプリントアウトする消込み処
理プログラムが開示されている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】そのような方法による
と人間の目視処理と手作業が減るため、労力と時間が節
減されるとともに、ミスが低減することが期待される。
しかし、コンピュータ処理によるとはいっても売掛金明
細データと取引データとを１件１件照合しているので、
消込み処理に時間がかかる。買掛金明細データや売掛金
明細データの量が多くなると消込み処理の終了までに長
時間がかかるので、そのような消込み処理プログラム
は、買掛管理システムや売掛管理システムの効率化の妨
げの一つになっている。

【０００５】そこで、本発明は、人間の目視処理や手作
業をなくしつつ、消込み処理に要する時間を短縮して買
掛管理システムや売掛管理システムをより効率化できる
掛金消込み方法および掛金消込みプログラムを記録した
記録媒体を提供することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明による掛金消込み
方法は、掛金明細データ（買掛金明細データまたは売掛
金明細データ）と取引データ（請求データまたは入金デ
ータ）とが階層構造に分類された場合、各階層での掛金
明細データの集計と取引データとの集計のチェック結果
が正しいときにはその階層に含まれる全てのデータを消
込み済とし、ある階層におけるチェック結果が正しくな
い場合には、その下の階層で掛金明細データの集計と取
引データとの集計のチェックを行うことを特徴とする。
この掛金消込み方法において、最も下の階層におけるチ
ェックは、各掛金明細データと各取引データの明細との
チェックである。また、最も上の階層におけるチェック
は、取引先の組織全体（例えば会社）に関する掛金明細
データの集計と取引データとの集計のチェックである。
そして、最も上の階層と最も下の階層の間に、少なくと
も１つの中間階層があってもよい。

【０００７】本発明による掛金消込みプログラムを記録
した記録媒体は、掛金明細データと取引データとが階層
構造に分類された場合の各階層での掛金明細データの集
計と取引データとの集計のチェック結果が正しいときに
はその階層に含まれる全てのデータを消込み済とし、あ
る階層におけるチェック結果が正しくないときにはその
下の階層で掛金明細データの集計と取引データとの集計
のチェックを行うプログラムが記録されたものである。

【０００８】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
を参照して説明する。図１は、本発明による掛金消込み
方法を実行するデータ処理システムの一構成例を示す概
念図である。ここでは、買掛金の処理を行う例が示され
ている。コンピュータ等のデータ処理装置１における記
憶装置には掛金消込みプログラムがロードされている。
掛金消込みプログラムは、例えば磁気記録媒体からデー
タ処理装置１にロードされる。掛金消込みプログラム
は、消込み処理を実行するプログラム部分、買掛金の総
合計のチェック処理を行うプログラム部分、買掛金の中
計のチェック処理を行うプログラム部分および買掛金の
小計のチェック処理を行うプログラム部分を含む。

【０００９】そして、データ処理装置１のプロセッサ
は、それらの処理を実行する。従って、図１に示された
消込み処理部１０、総合計処理部１１、中計処理部１２
および小計処理部１３は、掛金消込みプログラムを構成
する各プログラム部分とデータ処理装置１のプロセッサ
とで実現されるものである。データ処理装置１には、オ
ペレータが各種情報を入力するためのキーボード等の入
力装置２と、処理結果を出力するためのディスプレイや
プリンタ等の出力装置が接続されている。

【００１０】また、データ処理装置１の記憶装置には、
総合計４１、中計４２および明細４３に分かれた請求デ
ータ４と、総合計５１、中計５２および明細５３に分か
れた買掛データ５とが格納されている。買掛データ５
は、例えば、仕入れ伝票に応じたデータであり、請求デ
ータ４は、例えば、仕入先からオンラインで送られてき
たデータである。

【００１１】図２は、記憶装置内での請求データ４およ
び買掛データ５の記憶方式の一例を示す説明図である。
ここでは、仕入先として、Ａ，Ｂの２社があり、Ａ社に
はａ１，ａ２の支店があり、ａ１支店にはａ１１，ａ１
２営業所があり、ａ２支店にはａ２１，ａ２２営業所が
あるとする。また、Ｂ社にはｂ１，ｂ２の支店があり、
ｂ１支店にはｂ１１，ｂ１２営業所があり、ｂ２支店に
はｂ２１，ｂ２２営業所があるとする。

【００１２】そして、例えば、Ａ社のａ１支店に属する
ａ１１営業所から仕入れを行ったときに発生した買掛の
明細データは、買掛データ５におけるＡディレクトリの
下のａ１ディレクトリ下のａ１１ディレクトリに格納さ
れる。また、ａ１１営業所から送られてきた請求書の明
細データは、請求データ４におけるＡディレクトリの下
のａ１ディレクトリ下のａ１１ディレクトリに格納され
る。Ｂ社の明細および明細データについても同様であ
る。ただし、このようなデータ構造は一例であって、他
のデータ構造を採用してもよい。

【００１３】次に、図３のフローチャートを参照して動
作について説明する。オペレータは、入力装置２から、
消込み処理の条件と処理対象キーを入力する。条件とし
て、例えば支払日がある。また、処理対象キーは、この
例では会社に対応した仕入先コードである。条件と処理
対象キーが入力されると、まず、総合計処理部１１が、
仕入先コードをキーとして、請求データ４におけるその
仕入先の対象期間内の明細を抽出し、それらの明細の総
合計金額を算出する。また、買掛データ５におけるその
仕入先の対象期間内の明細データを抽出し、それらの明
細データの総合計金額を算出する（ステップＳ１）。

【００１４】そして、総合計処理部１１は、双方の総合
計４１，５１を照合し、一致しているか否かチェックす
る（ステップＳ２）。一致していた場合には、消込み処
理部１０は、請求データ４におけるその仕入先の対象期
間内の明細および買掛データ５におけるその仕入先の対
象期間内の明細データを、消込み済とする消込み処理を
行う（ステップＳ３）。具体的には、請求データ４にお
ける各明細および買掛データ５における各明細データに
対応したフラグをセットする。

【００１５】総合計が一致しなかった場合には、中計処
理部１２が中計の抽出処理を行う（ステップＳ４）。具
体的には、請求データ４におけるフラグがセットされて
いない明細を検出し、その明細に対応した仕入先コード
および支店コードをキーとしてその支店が発行した請求
書の各明細を抽出し、それらの合計金額を中計４２とし
て算出する。また、買掛データ５におけるフラグがセッ
トされていない明細データを検出し、その明細データに
対応した支店に対する買掛の各明細データを抽出し、そ
れらの合計金額を中計５２として算出する。

【００１６】そして、中計処理部１２は、双方の中計４
２，５２を照合し、一致しているか否かチェックする
（ステップＳ５）。一致していた場合には、消込み処理
部１０は、請求データ４におけるその仕入先の支店につ
いての対象期間内の明細および買掛データ５におけるそ
の仕入先の支店についての対象期間内の明細データを、
消込み済とする消込み処理を行う（ステップＳ３）。

【００１７】ステップＳ４，Ｓ５の処理が全ての支店に
ついて実行された後に、一致しない中計があった場合に
は、小計処理部１３が小計の抽出処理を行う（ステップ
Ｓ４）。具体的には、請求データ４におけるフラグがセ
ットされていない明細を検出し、その明細の仕入先コー
ド、支店コードおよび伝票番号をキーとして対応する買
掛データ５における明細データを抽出し、請求データ４
における明細と照合する。それらが一致していれば、消
込み処理部１０は消込み処理を行う（ステップＳ３）。
この結果、一致しないものや、対応する買掛データ５に
おける明細データが存在しないものがあれば、フラグが
セットされない明細として残る。

【００１８】そして、データ処理装置１は、請求データ
４におけるフラグがセットされていない明細と買掛デー
タ５におけるフラグがセットされていない明細データと
を、エラーリストとして出力装置３に出力する。オペレ
ータは、エラーリストを見て、仕入先からの請求と買掛
明細データとの不一致の原因を特定することができる。
そこで、不一致の原因となった請求データ４もしくは買
掛データ５に修正を加え、再度ステップＳ１の処理を行
わせる。

【００１９】ある仕入先についてのステップＳ１〜Ｓ８
の処理が終了すると、オペレータは、次の仕入先コード
を入力装置２に入力する。データ処理装置１は、次の仕
入先についてステップＳ１〜Ｓ８の処理を行う。全ての
仕入先についてステップＳ１〜Ｓ８の処理が完了する
と、消込み動作が完了する。

【００２０】ここでは、説明を簡単にするために、オペ
レータが順次仕入先コードを入力しデータ処理装置１が
順次各仕入先について消込み動作を行うようにしたが、
消込み処理プログラムが起動されると、オペレータによ
る仕入先コードの入力なしで自動的に、各仕入先コード
等をキーにして全仕入先について消込み動作を行うよう
にしてもよい。また、各仕入先について順次消込み動作
を行うのではなく、まず、全ての仕入先についてステッ
プＳ１，Ｓ２の総合計に関する処理を行い、その後、全
ての仕入先について中計の処理を行い、その後に、全て
の仕入先について小計の処理を行うようにしてもよい。

【００２１】以上のように、この実施の形態では、総合
計のチェックで正しかったデータについて消込みを行っ
て各データに対応したフラグをセットする。そして、フ
ラグがセットされていないデータに関してのみ中計のチ
ェックを行い、正しかったデータについて消込みを行っ
て各データに対応したフラグをセットする。さらに、フ
ラグがセットされていないデータに関してのみ小計のチ
ェックを行い、正しかったデータについて消込みを行
う。よって、全ての請求データ４における明細と買掛デ
ータ５における明細データとを突き合わせる場合に比べ
て、消込みの処理に要する時間を短縮することができ
る。また、請求データ４におけるフラグがセットされて
いない明細と買掛データ５におけるフラグがセットされ
ていない明細データとがエラーリストとして出力装置３
に出力されるので、オペレータは、不明なデータを容易
に発見できる。

【００２２】なお、この実施の形態では、ステップＳ１
の総合計の抽出処理およびステップＳ３の中計の抽出処
理において総合計４１，５１および中計４２，５２を算
出したが、仕入先から送られてくる請求書データにおい
て総合計および中計が既に算出されている場合には、そ
れらをそのまま使用してよい。また、請求書データにお
いてそれらが算出されていなくても、例えば、請求書デ
ータがデータ処理装置１に入力されたときに総合計４３
および中計４２を算出するようにした場合にも、ステッ
プＳ１，Ｓ３の処理において、それらをそのまま使用し
てよい。また、買掛データ５において総合計５３および
中計５２が既に算出されている場合、例えば、仕入れ伝
票をデータ処理装置１に入力する度に買掛データ５にお
ける総合計５３および中計５２を算出するようにした場
合には、ステップＳ１，Ｓ３の処理において、それらを
そのまま使用してよい。

【００２３】図４は、本発明の他の実施の形態を示す概
念図である。この実施の形態では、請求データ１は、総
合計４１、中計４２、中小計４４および明細４３に分か
れている。また、買掛データ５は、総合計５１、中計５
２、中小計５４および明細５３に分かれている。中小計
４４，５４は、例えば、仕入先の営業所単位で集計され
たものである。データ処理装置１には、中小計のチェッ
クを行う中小計処理部１４が設けられている。

【００２４】次に、図５のフローチャートを参照して動
作について説明する。オペレータは、入力装置２から、
消込み処理の条件と処理対象キーを入力する。条件と処
理対象キーが入力されると、まず、総合計処理部１１
が、請求データ４におけるその仕入先の対象期間内の明
細の総合計４１と、買掛データ５におけるその仕入先の
対象期間内の明細データの総合計５２を抽出する（ステ
ップＳ１）。

【００２５】そして、総合計処理部１１は、双方の総合
計４１，５１を照合し、一致しているか否かチェックす
る（ステップＳ２）。一致していた場合には、消込み処
理部１０は、請求データ４における明細および買掛デー
タ５における明細データに対応したフラグをセットする
（ステップＳ３）。

【００２６】総合計４１，５１が一致しなかった場合に
は、中計処理部１２が請求データ４および買掛データ５
における中計４２，５２の抽出処理を行う（ステップＳ
４）。そして、中計処理部１２は、双方の中計４２，５
２を照合し、一致しているか否かチェックする（ステッ
プＳ５）。一致していた場合には、消込み処理部１０
は、請求データ４における明細および買掛データ５にお
ける明細データに対応したフラグをセットする（ステッ
プＳ３）。

【００２７】中計４２，５２が一致しなかった場合に
は、中小計処理部１４が請求データ４および買掛データ
５における中小計４４，５４の抽出処理を行う（ステッ
プＳ９）。例えば、中計４２，５２は仕入先の支店単位
の集計であり、中小計４４，５４は仕入先の営業所単位
の集計である。そして、中小計処理部１２は、双方の中
小計４４，５４を照合し、一致しているか否かチェック
する（ステップＳ１０）。一致していた場合には、消込
み処理部１０は、請求データ４における明細および買掛
データ５における明細データに対応したフラグをセット
する（ステップＳ３）。

【００２８】一致しない中小計４４，５４があった場合
には、小計処理部１３が小計の抽出処理を行う（ステッ
プＳ４）。すなわち、請求データ４におけるフラグがセ
ットされていない明細を検出し、対応する買掛データ５
における明細データと照合する。それらが一致していれ
ば、消込み処理部１０は消込み処理を行う（ステップＳ
３）。

【００２９】そして、データ処理装置１は、請求データ
４におけるフラグがセットされていない明細と買掛デー
タ５におけるフラグがセットされていない明細データと
を、エラーリストとして出力装置３に出力する。オペレ
ータは、エラーリストを見て、仕入先からの請求と買掛
明細データとの不一致の原因を特定することができる。
そこで、不一致の原因となった請求データ４もしくは買
掛データ５に修正を加え、再度ステップＳ１の処理を行
わせる。

【００３０】以上のように、この実施の形態では、先の
実施の形態の場合に比べてより細かい段階を踏んでチェ
ック処理が行われている。よって、大量のデータを処理
しなければならない明細データの処理（すなわち小計処
理）における処理量をより低減することができる。

【００３１】なお、上記の各この実施の形態では、３段
階または４段階のチェック処理が行われたが、データ量
やデータパターンの種類に応じて段階数を任意に設定し
てよい。

【００３２】また、上記の各実施の形態では、買掛管理
システムに適用される場合について説明したが、売掛金
明細データと入金データとの消込みを行う売掛管理シス
テムに本発明を適用することもできる。

【００３３】

【発明の効果】以上のように、本発明によれば、掛金消
込み方法および掛金消込みプログラムを記録した記録媒
体におけるプログラムを、掛金明細データと取引データ
とが階層構造に分類された場合の各階層での掛金明細デ
ータの集計と取引データとの集計のチェック結果が正し
いときにはその階層に含まれる全てのデータを消込み済
とし、ある階層におけるチェック結果が正しくないとき
にはその下の階層で掛金明細データの集計と取引データ
との集計のチェックを行うように構成したので、人間の
目視処理や手作業をなくしつつ、消込み処理に要する時
間を短縮できる効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明による掛金消込み方法を実行するデー
タ処理システムの一構成例を示す概念図である。

【図２】 記憶装置内での請求データおよび買掛データ
の記憶方式の一例を示す説明図である。

【図３】 図１に示された形態における動作を示すフロ
ーチャートである。

【図４】 本発明による掛金消込み方法を実行するデー
タ処理システムの他の構成例を示す概念図である。

【図５】 図４に示された形態における動作を示すフロ
ーチャートである。

【符号の説明】

１ データ処理装置 ２ 入力装置 ３ 出力装置 ４ 請求データ ５ 買掛データ ４１，５１ 総合計 ４２，５２ 中計 ４３，５３ 小計 ４４，５４ 中小計

─────────────────────────────────────────────────────

【手続補正書】

【提出日】平成１１年４月９日

【手続補正１】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】発明の名称

【補正方法】変更

【補正内容】

【発明の名称】 掛金消込みシステム

【手続補正２】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】特許請求の範囲

【補正方法】変更

【補正内容】

【特許請求の範囲】

【手続補正３】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】０００１

【補正方法】変更

【補正内容】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、買掛金または売掛
金の明細データに対して消込み処理を行う掛金消込みシ
ステムに関する。

【手続補正４】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】０００５

【補正方法】変更

【補正内容】

【０００５】そこで、本発明は、人間の目視処理や手作
業をなくしつつ、消込み処理に要する時間を短縮して買
掛管理システムや売掛管理システムをより効率化できる
掛金消込みシステムを提供することを目的とする。

【手続補正５】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】０００６

【補正方法】変更

【補正内容】

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明による掛金消込み
システムは、掛金明細データ（買掛金明細データまたは
売掛金明細データ）と取引データ（請求データまたは入
金データ）とが階層構造に分類されて記憶される記憶手
段を備え、各階層での掛金明細データの集計と取引デー
タとの集計のチェック結果が正しいときにはその階層に
含まれる全てのデータを消込み済とし、ある階層におけ
るチェック結果が正しくない場合には、その下の階層で
掛金明細データの集計と取引データとの集計のチェック
を行うことを特徴とする。この掛金消込みシステムにお
いて、最も下の階層におけるチェックは、各掛金明細デ
ータと各取引データの明細とのチェックである。また、
最も上の階層におけるチェックは、取引先の組織全体
（例えば会社）に関する掛金明細データの集計と取引デ
ータとの集計のチェックである。そして、最も上の階層
と最も下の階層の間に、少なくとも１つの中間階層があ
ってもよい。

【手続補正６】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】０００７

【補正方法】削除

【手続補正７】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００３３

【補正方法】変更

【補正内容】

【００３３】

【発明の効果】以上のように、本発明によれば、掛金消
込みシステムを、掛金明細データと取引データとが階層
構造に分類された場合の各階層での掛金明細データの集
計と取引データとの集計のチェック結果が正しいときに
はその階層に含まれる全てのデータを消込み済とし、あ
る階層におけるチェック結果が正しくないときにはその
下の階層で掛金明細データの集計と取引データとの集計
のチェックを行うように構成したので、人間の目視処理
や手作業をなくしつつ、消込み処理に要する時間を短縮
できる効果がある。

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 掛金明細データと取引データとを照合し
   て消込み処理を行う掛金消込み方法において、 掛金明細データと取引データとが階層構造に分類された
   場合の各階層での掛金明細データの集計と取引データと
   の集計のチェック結果が正しいときにはその階層に含ま
   れる全てのデータを消込み済とし、 ある階層におけるチェック結果が正しくない場合には、
   その下の階層で掛金明細データの集計と取引データとの
   集計のチェックを行うことを特徴とする掛金消込み方
   法。
2. 【請求項２】 最も下の階層におけるチェックは、各掛
   金明細データと各取引データの明細とのチェックである
   請求項１記載の掛金消込み方法。
3. 【請求項３】 最も上の階層におけるチェックは、取引
   先の組織全体に関する掛金明細データの集計と取引デー
   タとの集計のチェックである請求項２記載の掛金消込み
   方法。
4. 【請求項４】 最も上の階層と最も下の階層の間には、
   少なくとも１つの中間階層がある請求項３記載の掛金消
   込み方法。
5. 【請求項５】 掛金明細データと取引データとを照合し
   て消込み処理を行う掛金消込みプログラムを記録した記
   録媒体であって、 前記掛金消込みプログラムは、 掛金明細データと取引データとが階層構造に分類された
   場合の各階層での掛金明細データの集計と取引データと
   の集計のチェック結果が正しいときにはその階層に含ま
   れる全てのデータを消込み済とし、ある階層におけるチ
   ェック結果が正しくないときにはその下の階層で掛金明
   細データの集計と取引データとの集計のチェックを行う
   ことを特徴とする掛金消込みプログラムを記録した記録
   媒体。