JP2001101161A - 文書管理装置 - Google Patents

文書管理装置

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JP2001101161A
JP2001101161A JP27862199A JP27862199A JP2001101161A JP 2001101161 A JP2001101161 A JP 2001101161A JP 27862199 A JP27862199 A JP 27862199A JP 27862199 A JP27862199 A JP 27862199A JP 2001101161 A JP2001101161 A JP 2001101161A
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JP
Japan
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expression
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printing
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Pending
Application number
JP27862199A
Other languages
English (en)
Inventor
Hiroyasu Kurose
博靖 黒瀬
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Ricoh Co Ltd
Original Assignee
Ricoh Co Ltd
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Publication date
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Abstract

(57)【要約】 【課題】 単なる読み出し,書き込みのアクセス権だけ
でなく、より細かなアクセス権を設定することが可能な
文書管理装置を提供する。 【解決手段】 1つの文書1(11)に対して次の3つ
の表現を用意する。表現1(11a)は文書の実体(M
S−Word,PowerPoint等)、表現2(1
1b)は印刷不能PDF(表示は可能だが、印刷は不
能)、表現3(11c)はPostScript(印刷
のみ可能)とする。表現2(11b)は表現1(11
a)からPDF生成装置1を用いて自動的に生成し、表
現3(11c)は表現1(11a)からPostScr
ipt生成装置2を用いて自動的に生成する。これら3
つの表現について各ユーザに対して、それぞれ権利を与
えることにより、ユーザによっては、表現2(11b)
を利用して本文を表示できたり、表現2(11b)を利
用して本文を表示でき、かつ表現3(11c)を利用し
て印刷できたり、表示,印刷,本文の修正が自由に行え
たりする。

Description

【発明の詳細な説明】
【0001】
【発明の属する技術分野】本発明は、文書の保存,閲
覧,編集,機密性を管理する文書管理装置に関する。
【0002】
【従来の技術】特開平7−191975号公報には、ク
ラス分けした利用者に対し、文書及び文書フィールドご
とにアクセスの不許可、あるいは許可を設定できる文書
処理装置の機密保護方式が記載されている。特開平7−
191975号公報では、文書処理装置に文書加工装置
を設け、文書あるいは文書の各フィールドに対するアク
セスの不許可あるいは許可を利用者クラスごとに登録す
るフィールド管理情報および文書管理情報に、文書保護
設定部と、文書保護解除部と、フィールド保護設定部
と、フィールド保護解除部とによってアクセスの不許
可、あるいは許可の設定を行っている。
【0003】特開平10−187542号公報には、文
書データを効率よく共有しつつ、機密文書のアクセス権
範囲を柔軟に対応することが可能な文書セキュリティ管
理システムが記載されている。特開平10−18754
2号公報では、データサーバ、LANに接続された全文
検索サービスサーバ、および全文検索サービスサーバお
よびデータサーバ間に配置されたファイアウォールを有
する文書セキュリティ管理システムにおいて、データサ
ーバが蓄積している文書・文書イメージデータを参照し
たい場合、クライアント端末は参照したい文書・文書イ
メージデータに含まれる文字列を指定することにより検
索処理を行っている。また、アクセス制限文字列を検索
語に指定したい場合、同時にそれへのパスワードを指定
することとなる。従って、アクセス制限文字列とそのパ
スワードの指定が無い場合、そのアクセス制限文字列を
含む文書は検索結果として表示されず、あたかもそのア
クセス制限文字列を含む文書は存在しないようにみえる
ようになっている。
【0004】特開平11−25076号公報には、文書
の閲覧や編集を管理する文書管理装置およびそのための
文書管理プログラムが格納されてなる文書管理プログラ
ム記憶媒体が記載されている。特開平11−25076
号公報では、構造化された文書を採用し、その構造化文
書の各構造化部分毎に、その構造に対応させてアクセス
権を設定することにより、1つの文書を複数の人がアク
セスする場合にそれら複数の人に適切にアクセス権を与
えている。
【0005】図5は、従来の文書管理装置内の文書管理
状態を説明するための図で、従来の文書管理装置内のあ
る文書フォルダ30中の文書31,32は、文書単位で
アクセス権が設定されていた。さらに、従来の文書管理
システムにおいては、文書内容のアクセスについては、
読み出し可能、書き込み可能の2つしかアクセス権がな
かった。MS−Wordのファイルを管理する場合を例
にあげると、そのファイルを読む権利を持つ人は、その
ファイルを閲覧できるばかりではなく、ファイルを自分
のパソコンなどにダウンロードして修正し、再利用する
ことが可能であった。単に表示させるだけで再利用させ
ないという手段がなかった。また文書本体の修正は許さ
ないが、文書にコメントを追加したいというようなこと
も従来方法ではその文書をまるごと修正できるか、また
はできないかとなってしまうため実現が困難であった。
【0006】
【発明が解決しようとする課題】本発明は、上述のごと
き実情に鑑みてなされたものであり、単なる読み出し、
書き込みのアクセス権だけでなくより細かなアクセス権
を設定することが可能な文書管理装置を提供することを
その目的とする。さらに、文書に対してアクセス権を設
定する形をとるものの、個々の表現に対して機密性レベ
ルに応じたアクセス権を設定でき、簡単に管理すること
が可能な文書管理装置を提供することを他の目的とす
る。
【0007】
【課題を解決するための手段】請求項1の発明は、保管
される1つの文書につき、2以上の表現形式を持つこと
を許し、各々の前記表現形式に対して個別にアクセス権
を設定することで、読み出し、書き込みのアクセス権だ
けでなくそれ以降のアクセス権を設定することを特徴と
したものである。
【0008】請求項2の発明は、1つの文書に2以上の
表現形式が付属する文書管理装置において、各々の前記
表現形式に対して読み出し及び/又は書き込みの機密性
レベルを有し、該機密性レベルに応じたアクセス権を付
与することによりアクセス権を管理することを特徴とし
たものである。
【0009】
【発明の実施の形態】(請求項1に対する実施形態)図
1は、本発明の第1の実施形態による文書管理装置の文
書管理状態を説明するための図、図2は、図1における
文書の各表現の生成を説明するための図で、図中、10
はデータベース内の1文書フォルダ、11,12は文書
フォルダ10内の文書1,文書2、11a,11b,1
1cは文書1(11)に対する表現1,2,3である。
本実施形態においては、各保管される1つの文書につ
き、各2つ以上のデータ表現形式を持つことを許す。そ
の各々の表現形式に対して個別にアクセス権を設定する
ことで、単なる読み出し、書き込みのアクセス権だけで
なくそれ以降の(より細かな)アクセス権を設定するこ
とができる。
【0010】1つの文書1(11)に対して次の3つの
表現11a,11b,11cを用意する。表現1(11
a)は文書の実体(MS−Word, PowerPo
int等)、表現2(11b)は印刷不能PDF(表示
は可能だが、印刷は不能)、表現3(11c)はPos
tScript(印刷のみ可能)とする。表現2(11
b)は表現1(11a)からPDF生成装置1を用いて
自動的に生成し、表現3(11c)は表現1(11a)
からPostScript生成装置2を用いて自動的に
生成するものとする。
【0011】これら3つの表現について各ユーザに対し
て、それぞれユーザA,B,Cに次のような権利を与え
るものとする。
【0012】
【表1】
【0013】つまり、ユーザAは表現2を利用して本文
を表示できる。ユーザBは表現2を利用して本文を表示
でき、表現3を利用して印刷できる。ユーザCは表示,
印刷,本文の修正が自由に行える。
【0014】さらに、表現2のPDFにおいては表示フ
ァイルにコメントを追加する機能が存在する。これら3
つの表現についてユーザD,E,Fに次のような権利を
与えるものとする。
【0015】
【表2】
【0016】つまり、ユーザDは表現2を利用して本
文,コメントを表示できる。ユーザEは表現2を利用し
て本文,コメントを表示でき、コメントを追加できる。
ユーザFはコメントを含めた表示,印刷,本文の修正が
自由に行える。
【0017】請求項1で構成された装置は、従来よりき
め細かなアクセス権の設定ができるようになったが、個
々の表現に対して各々アクセス権を利用者が設定しなけ
ればならない。そこで文書に対してアクセス権を設定す
る形をとるものの、個々の表現に対して機密性レベルを
もつ機構を次に説明する。
【0018】(請求項2に対する実施形態)図3は、本
発明の第2の実施形態による文書管理装置の文書管理状
態を説明するための図、図4は、図3における文書の各
表現の生成を説明するための図で、図中、20はデータ
ベース内の1文書フォルダ、21,22は文書フォルダ
20内の文書1,文書2、21a,21b,21cは文
書1(21)に対する表現1,2,3である。本実施形
態においては、1つの文書に2つ以上のデータ表現形式
が付属する文書管理装置において、表現間に機密性の順
序をいれ、アクセス権を管理する。特に表現形式毎に文
書に対する読み出し機密性のレベル,書き込みの機密性
レベルを例えば数値で付与しておくことによりアクセス
権を管理する。
【0019】文書管理装置において、1つの文書1(2
1)に対して次の3つの表現21a,21b,21cを
用意する。表現1(21a)は文書の実体(MS−Wo
rd, PowerPoint等)、表現2(21b)
はPDF(表示,印刷,コメント付与は可能だが、本文
修正は不能)、表現3(21c)は印刷不能PDF(表
示,コメント付与のみ可能)とする。表現2(21b)
及び表現3(21c)は表現1(21a)からPDF生
成装置1を用いて自動的に生成する。アクセス権レベル
とそれに対応する権利を次のように設定するものとす
る。
【0020】
【表3】
【0021】これにより次のようなアクセス権設定が可
能となる。最高機密の設定であるレベル0としてアクセ
ス一切不能、高機密の設定であるレベル1として表示,
表示のみ可能なコメント書き込み可能、中機密の設定で
あるレベル2として表示,印刷,コメント書き込み可
能、低機密の設定であるレベル3としてreadないし
writeに関する全てのことが可能、といった設定が
可能となる。
【0022】
【発明の効果】請求項1の文書管理装置においては、文
書の読み出し,印刷,表示等をわけて権利設定を行うこ
とができるので、従来よりもきめ細かなアクセス権設定
を行うことができる。そのため、ユーザによってディス
プレイ上で公開はするが文書のコピー再利用は許さな
い、という運用が可能になる。
【0023】請求項2の文書管理装置においては、1つ
の文書に付属する各表現形式に対して読み出し、書き込
みの機密性レベルを割り当てることにより、機密性に応
じたアクセス権の管理が可能となる。
【0024】本発明の文書管理装置においては、文書に
対する各種のアクセス権の設定を非常に容易に行うこと
ができる。そのため、文書登録や管理業務に関するコス
トが削減される。
【図面の簡単な説明】
【図1】 本発明の第1の実施形態による文書管理装置
の文書管理状態を説明するための図である。
【図2】 図1における文書の各表現の生成を説明する
ための図である。
【図3】 本発明の第2の実施形態による文書管理装置
の文書管理状態を説明するための図である。
【図4】 図3における文書の各表現の生成を説明する
ための図である。
【図5】 従来の文書管理装置内の文書管理状態を説明
するための図である。
【符号の説明】
1…PDF生成装置、2…PostScript生成装
置、10,20,30…文書フォルダ、11,12,2
1,22,31,32…文書、11a,11b,11
c,21a,21b,21c…表現。

Claims (2)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項1】 保管される1つの文書につき、2以上の
    表現形式を持つことを許し、各々の前記表現形式に対し
    て個別にアクセス権を設定することで、読み出し、書き
    込みのアクセス権だけでなくそれ以降のアクセス権を設
    定することを特徴とする文書管理装置。
  2. 【請求項2】 1つの文書に2以上の表現形式が付属す
    る文書管理装置において、各々の前記表現形式に対して
    読み出し及び/又は書き込みの機密性レベルを有し、該
    機密性レベルに応じたアクセス権を付与することにより
    アクセス権を管理することを特徴とする文書管理装置。
JP27862199A 1999-09-30 1999-09-30 文書管理装置 Pending JP2001101161A (ja)

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Cited By (4)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JP2007115192A (ja) * 2005-10-24 2007-05-10 Chial & Associates:Kk ファイル管理システム、情報処理装置、認証システム、およびファイル利用権限設定システム
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JP2023066030A (ja) * 2021-10-28 2023-05-15 エヌ・ティ・ティ・アドバンステクノロジ株式会社 文書審査支援装置、文書審査支援方法及びコンピュータプログラム

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